Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 7420-2:2004 Thông tin và tư liệu - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn

• Số hiệu: TCVN7420-2:2004
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: Bộ Khoa học và Công nghệ
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: 02/02/2005

TCVN 7420-1:2004 (ISO15489-1) [Tiêu chuẩn chung]		TCVN 7420 -2:2004 (ISO/TR 15489-2) (Hướng dẫn)
Điều	Mô tả	Điều	Mô tả
1	Phạm vi áp dụng của TCVN 7420-1 (ISO15489-1)	1	Phạm vi áp dụng của TCVN 7420 - 2 (ISO/TR 15489-2)
2	Tài liệu viện dẫn Danh mục các tiêu chuẩn được viện dẫn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489-1)	-	Thư mục tài liệu tham khảo Danh mục các xuất bản phẩm sử dụng trong tiêu chuẩn
3	Thuật ngữ và định nghĩa		Không có các định nghĩa và thuật ngữ bổ sung
4	Những lợi ích của quản lý hồ sơ		Không có hướng dẫn bổ sung
5	Môi trường chế định		Không có hướng dẫn bổ sung
6	Chính sách và trách nhiệm	2	Chính sách và trách nhiệm
6.1	Yêu cầu chung Thiết lập nhu cầu về chính sách quản lý hồ sơ	2.1	Giới thiệu Lưu ý những hướng dẫn mở rộng các loại hình trách nhiệm đã được xác định và ấn định
6.2	Chính sách Bao gồm các mục tiêu và các mối quan hệ đối với các hoạt động và môi trường chế định	2.2	Bản công bố về chính sách quản lý hồ sơ Bao gồm các chức năng, mối quan hệ với các tài liệu khác và sự hỗ trợ
6.3	Trách nhiệm Bao gồm việc xác định và định vị trách nhiệm đối với các chính sách	2.3	Trách nhiệm
		2.3.1	Mục tiêu của việc xác định trách nhiệm và quyền hạn Bao gồm mục tiêu và phạm vi của các quy tắc công việc cần thiết để xác định trách nhiệm đối với hồ sơ quản lý
		2.3.2	Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức Bao gồm các loại trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức đối với quản lý hồ sơ
7	Yêu cầu quản lý hồ sơ	-	Không có hướng dẫn bổ sung
8	Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ		Không có tiêu đề tương ứng
8.1	Yêu cầu chung		Không có hướng dẫn bổ sung
8.2	Đặc tính của hệ thống hồ sơ		Không có hướng dẫn bổ sung
8.3	Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ		Không có hướng dẫn bổ sung
8.4	Phương pháp luận thiết kế và thực hiện	3	Chiến lược, thiết kế và thực hiện
		3.1	Giới thiệu Chỉ ra rằng điều 3 mở rộng 8.4
		3.2	Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ Lưu ý sự tương ứng giữa các đoạn ở 8.4 và tên các bước trong 3.2
8.4 a)	Điều tra sơ bộ	3.2.2 Bước A	Điều tra sơ bộ Mở rộng mục tiêu từng bước và mối liên hệ với các bước khác
8.4 b)	Phân tích hoạt động tác nghiệp	3.2.3 Bước B	Phân tích hoạt động tác nghiệp Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4 c)	Nhận biết các yêu cầu về hồ sơ	3.2.4 Bước C	Xác định các yêu cầu đối với hồ sơ Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4 d)	Đánh giá các hệ thống hiện hành	3.2.5 Bước D	Đánh giá hệ thống hiện hành Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4 e)	Xác định các chiến lược để đáp ứng những yêu cầu về hồ sơ	3.2.6 Bước E	Xác đinh chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ Danh mục các yếu tố ảnh hưởng tới các chiến lược, các chiến lược mang tính khả thi và các tài liệu cần thiết
8.4 f)	Thiết kế hệ thống hồ sơ	3.2.7 Bước F	Thiết kế hệ thống hồ sơ Giải thích mối quan hệ giữa bước F và các bước khác và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4 g)	Thực hiện hệ thống hồ sơ	3.2.8 Bước G	Thực hiện hệ thống hồ sơ Mở rộng mục đích của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng
8.4 h)	Xem xét sau khi thực hiện	3.2.9 Bước H	Xem xét sau khi thực hiện Danh mục các hoạt động đã áp dụng và mô tả mức lợi nhuận
8.5	Hệ thống hồ sơ gián đoạn	-	Không có hướng dẫn bổ sung
9	Các quá trình quản lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát Tiêu đề	4	Quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát
		4.1	Giới thiệu Giải thích các trình tự của quá trình xử lý tài liệu, sự khác biệt giữa siêu dữ liệu trong hệ thống hồ sơ giấy và trong hệ thống hồ sơ điện tử và sự sắp xếp của điều 4 trong hướng dẫn
		4.2	Công cụ
		4.2.1	Công cụ chính Danh mục các công cụ sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và các lựa chọn được trình bày trong hướng dẫn (phân loại hoạt động tác nghiệp, quyền xác định giá trị hồ sơ, khung phân loại cách tiếp cận và bảo mật, từ điển từ chuẩn và từ vựng)
		4.3	Quá trình quản lý hồ sơ Giới thiệu và Danh mục các quá trình
9.1	Xác định các tài liệu cần đưa vào hệ thống hồ sơ Phân tích rủi ro trong thu nhận, bản chất động của hồ sơ và nhu cầu siêu dữ liệu	4.2.4	Quyền xác định giá trị hồ sơ Giải thích việc thu nhận hồ sơ phải theo hệ thống
		4.2.4.2	Xác định tài liệu cần đưa vào hệ thống hồ sơ Bao gồm việc xác định các yêu cầu thu nhận các chức năng và hoạt động Danh mục các quá trình xác định các nhu cầu thu nhận Lưu ý việc sử dụng phân tích rủi ro để quyết định loại hồ sơ cần thu nhận
		4.3.6	Xác định tình trạng xác định giá trị hồ sơ Danh mục các quá trình để xác định tình trạng xác định giá trị tại các điểm thu nhận hồ sơ, đặc biệt là trong môi trường điện tử
9.2	Xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ Mô tả các nhân tố ảnh hưởng tới quá trình lưu giữ, lý do lưu giữ và loại hồ sơ cần tiếp tục lưu giữ	4.2	Công cụ
		4.2.1	Công cụ chính Đề cập tới quyền xác định giá trị
		4.2.2	Phân loại hoạt động tác nghiệp Lưu ý xây dựng quyền xác định giá trị từ khung phân loại hoạt động tác nghiệp
		4.2.4	Quyền xác định giá trị hồ sơ Mô tả quyền xác định giá trị
		4.2.4.2	Xác định tài liệu cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ Giải thích việc xác định thời gian duy trì hồ sơ phải được yêu cầu trên sự phân định chức năng và hoạt động Lưu ý nhu cầu cần có một thời hạn lưu giữ rõ ràng
		4.2.4.3	Xác định thời hạn lưu giữ hồ sơ Mô tả yêu cầu phân tích để xác định hồ sơ được lưu giữ trong bao lâu, các ví dụ. Cung cấp bản mô tả thời hạn lưu giữ
		4.3.6	Xác định tình trạng xác định giá trị Danh mục các quá trình liên kết các hoạt động dựa trên phân loại tình trạng xác định giá trị, đặc biệt trong một môi trường điện tử
		4.3.9	Áp dụng việc xác định giá trị Giải thích quyền áp dụng việc xác định giá trị
9.3	Thu nhận hồ sơ Danh mục các mục đích và công nghệ	-	Xem 4.2.4.2 Xác định tài liệu cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ
		4.3.2	Thu nhận Mô tả các quá trình thu nhận, kể cả các ví dụ về tài liệu không cần thu nhận vào hồ sơ, phương pháp thu nhận được yêu cầu trong hệ thống hồ sơ giấy và hệ thống hồ sơ điện tử và siêu dữ liệu.
9.4	Đăng ký Xác định quá trình đăng ký và giải thích các mục đích	4.3.3	Đăng ký Mở rộng các quá trình, Danh mục các siêu dữ liệu và quy định siêu dữ liệu
9.5	Phân loại	3.2.2	Bước A: Điều tra sơ bộ Bao gồm dấu hiệu biết trước để xây dựng khung phân loại công việc
9.5.1	Phân loại các hoạt động tác nghiệp Giải thích cách sử dụng khung phân loại công việc	3.2.3	Bước B: Phân tích hoạt động tác nghiệp Giải thích mục đích của việc phân tích công việc trong thiết kế hệ thống hồ sơ; khung phân loại hoạt động tác nghiệp liên quan tới các tài liệu khác của quá trình tác nghiệp và danh mục các công cụ được xây dựng từ khung phân loại hoạt động tác nghiệp
9.5.2	Hệ thống phân loại Lưu ý mối quan hệ với các hoạt động tác nghiệp	4.2.1	Công cụ chính Đề cập tới những công cụ chính
		4.2.2	Phân loại hoạt động tác nghiệp Giải thích bản chất và mục đích của khung phân loại hoạt động tác nghiệp
		4.2.2.2	Xây dựng hệ thống phân loại hoạt động tác nghiệp Giải thích yêu cầu phân tích và cấu trúc khung Cung cấp danh mục các điểm hướng dẫn trong việc xây dựng khung phân loại công việc
9.5.3	Kiểm soát từ vựng Lưu ý sự hỗ trợ đối với sơ đồ phân loại và đánh chỉ số.	4.2.3	Từ vựng
		4.2.3.1	Kiểm soát từ vựng - danh mục các tiêu đề quy định Mô tả danh mục tiêu đề quy định
		4.2.3.2	Từ điển từ chuẩn Mô tả từ điển từ chuẩn
		4.3.4.2	Kiểm soát từ vựng Bàn luận mức yêu cầu kiểm soát từ vựng trong những tình huống khác nhau.
9.5.4	Đánh chỉ số Lưu ý tới khả năng đánh chỉ số tự động hoặc bằng tay và đề cập tới các tiêu chuẩn quốc tế	4.3.4.3	Đánh chỉ số Bao gồm các mục tiêu và phương tiện đánh chỉ số Nguồn danh mục thuật ngữ đánh chỉ số
9.5.5	Cáp số hiệu và mã hiệu Mô tả giá trị các mã hiệu để nhận dạng	-	Không có hướng dẫn bổ sung
9.6	Lưu giữ và xử lý Mô tả khung duy trì hồ sơ trong một điều kiện có thể sử dụng được	4.3.7	Lưu trữ
		4.3.7.1	Quyết định lưu trữ hồ sơ Giải thích các lý do đưa ra quyết định lưu giữ và sử dụng phân tích rủi ro. Danh mục các yếu tố để xem xét lựa chọn trong việc lưu trữ và xử lý các lựa chọn
		4.3.7.2	Xem xét các phương tiện Danh mục các yếu tố để tiếp cận khi lựa chọn phương tiện lưu trữ
		4.3.7.3	Lưu giữ bằng kỹ thuật số Danh mục các yếu tố bổ sung khi xem xét việc lưu giữ bằng kỹ thuật số
9.7	Tiếp cận Sự tiếp cận liên quan khung chế định và giải thích các nhu cầu về các nguyên tắc tiếp cận Danh mục các yêu cầu kiểm soát tiếp cận	4.2.5	Khung phân loại tiếp cận và bảo mật Xác định khung phân loại tiếp cận và bảo mật
		4.2.5.2	Xây dựng phân loại hướng tiếp cận và bảo mật Danh mục các lý do hạn chế tiếp cận Danh mục các nguồn thông tin về yêu cầu bảo mật và tiếp cận hồ sơ Giải thích nhu cầu đối với khung nhận dạng nhân viên, mức tiếp cận hồ sơ và áp dụng kiểm soát tiếp cận và bảo mật
		4.3.5	Phân loại tiếp cận và bảo mật Danh mục các bước áp dụng khung phân loại tiếp cận và bảo mật và lưu ý nhu cầu giám sát liên tục của việc kiểm soát hồ sơ
		4.3.8	Sử dụng và theo dõi Giải thích nhu cầu theo dõi sử dụng và mối quan hệ sử dụng bảo mật
9.8	Theo dõi	4.3.8	Sử dụng và theo dõi Cung cấp một khung quản lý việc sử dụng thông qua theo dõi Giải thích cách thức để phát huy tác dụng của việc theo dõi vào quá trình bảo mật hồ sơ và chỉ ra các loại hình sử dụng Lưu ý nhu cầu theo dõi hệ thống để định vị hồ sơ và tìm kiếm
9.8.1	Yêu cầu chung Cung cấp lý do theo dõi
9.8.2	Theo dõi áp dụng công việc Giải thích cơ sở theo dõi hoạt động
9.8.3	Theo dõi vị trí Giải thích cơ sở theo dõi vị trí
9.9	Thực hiện việc xác định giá trị Bao gồm việc thực hiện các quyết định xác định giá trị bằng việc tiêu hủy hoặc chuyển giao sự lưu trữ hoặc lưu giữ khác nhau Danh mục các nguyên tắc quan sát khi tiêu hủy hồ sơ	4.3.9	Thực hiện việc xác định giá trị Mô tả quá trình xác định giá trị hồ sơ
		4.3.9.2	Sự lưu giữ liên tục Trách nhiệm và chiến dịch đối với việc lưu giữ liên tục
		4.3.9.3	Tiêu hủy Mô tả quá trình tiêu hủy
		4.3.9.4	Chuyển giao lưu giữ hoặc sở hữu hồ sơ Giải thích điều kiện chuyển giao quyền sở hữu và lưu giữ tài liệu Danh mục trách nhiệm và kiểm soát việc xuất bản phải được xem xét
9.10	Lập văn bản các quá trình quản lý hồ sơ Các yêu cầu về lập văn bản và quyền hạn đối với các quá trình xử lý hồ sơ	4.2.4	Quyền xác định giá trị hồ sơ Lưu ý nhu cầu quyền hạn về xác định giá trị hồ sơ chính thức
		4.2.4.3	Xác định thời gian duy trì hồ sơ Đề cập đến quyền xác định giá trị hồ sơ và xác định giá trị hồ sơ nhanh
		4.3.2	Thu nhận Đề cập quyền xác định giá trị hồ sơ chính thức
10	Giám sát và đánh giá Lưu ý các yêu cầu	5	Giám sát và đánh giá
		5.1	Yêu cầu chung Đưa lý do về lợi ích và trách nhiệm trong các chương trình giám sát
		5.2	Đánh giá sự tuân thủ Lưu ý các nhu cầu để chỉ ra rằng hệ thống hồ sơ vận hành tốt
		5.3	Giá trị của bằng chứng Mô tả nhu cầu để đảm bảo rằng hồ sơ được chấp nhận tại tòa
		5.4	Giám sát kết quả áp dụng Đề cập nhu cầu để thiết lập các mức tiến hành trong việc đánh giá quá trình áp dụng hệ thống
11	Đào tạo Lưu ý các yêu cầu	6	Đào tạo
		6.1	Giới thiệu Trình bày mục đích của các chương trình đào tạo
		6.2	Các yêu cầu của chương trình đào tạo Mô tả ý nghĩa của chương trình đào tạo
		6.3	Các đối tượng cần được đào tạo Danh mục danh sách nhân sự
		6.4	Đào tạo chuyên gia quản lý hồ sơ Trình bày chi tiết việc đào tạo các nhân viên quản lý hò sơ
		6.4.2	Phương pháp đào tạo Danh mục các phương pháp đào tạo
		6.5	Đánh giá và xem xét việc đào tạo Phương pháp và lợi ích

Phụ lục B
(Tham khảo)

So sánh TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489 - 2) và TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1)

Phụ lục này liệt kê các điều của TCVN 7420-2 (ISO/TR 15489-2) (Hướng dẫn) và chỉ ra mối liên quan với các điều trong TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1).

Các điều trong TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1) không có các hướng dẫn bổ sung trong TCVN 7420-2: (ISO/TR 15489-2) sẽ được trình bày ở cuối bảng B.1.

Bảng B.1

TCVN 7420 -2 (ISO/TR 15489-2)

(Hướng dẫn)

TCVN 7420-1 (ISO15489-1)

...

...

...

Điều

Mô tả

Điều

Mô tả

1

Phạm vi áp dụng

của hướng dẫn

1

Phạm vi áp dụng

...

...

...

2

Các chính sách và trách nhiệm

6

Chính sách và trách nhiệm

2.1

Giới thiệu

Lưu ý những hướng dẫn mở rộng các loại hình trách nhiệm đã được xác định và ấn định

6.1

Yêu cầu chung

...

...

...

2.2

Bản công bố về chính sách quản lý hồ sơ

Bao gồm các chức năng, mối quan hệ với các tài liệu khác và sự hỗ trợ

6.2

Chính sách

Bao gồm các mục tiêu và các mối quan hệ đối với các hoạt động và môi trường chế định

2.3

Các trách nhiệm

6.3

...

...

...

Bao gồm việc xác định và định vị trách nhiệm đối với các chính sách

2.3.1

Mục tiêu của việc xác định trách nhiệm và quyền hạn

Bao gồm mục tiêu và phạm vi của các quy tắc công việc cần thiết để xác định trách nhiệm đối với hồ sơ quản lý

2.3.2

Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức

Bao gồm các loại trách nhiệm của nhân viên trong tổ chức đối với quản lý hồ sơ

3

Chiến lược, thiết kế và thực hiện

...

...

...

Phương pháp luận thiết kế và thực hiện

3.1

Giới thiệu

Chỉ ra rằng điều 3 mở rộng 8.4

3.2

Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ

Lưu ý sự tương ứng giữa các đoạn ở 8.4 và tên các bước trong 3.2

3.2.2

Bước A

...

...

...

Mở rộng mục tiêu từng bước và mối liên hệ với các bước khác

8.4 a)

Điều tra sơ bộ

3.2.3

Bước B

Phân tích hoạt động tác nghiệp

Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng

8.4 b)

Phân tích hoạt động tác nghiệp

...

...

...

Bước C

Xác định các yêu cầu đối với hồ sơ

Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng

8.4 c)

Nhận biết các yêu cầu về hồ sơ

3.2.5

Bước D

Đánh giá hệ thống hiện hành

Mở rộng mục tiêu của từng bước và danh mục các tài liệu có thể áp dụng

...

...

...

Đánh giá các hệ thống hiện hành

3.2.6

Bước E

Xác đinh chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ

Danh mục các yếu tố ảnh hưởng tới các chiến lược, các chiến lược mang tính khả thi và các tài liệu cần thiết

8.4 e)

Xác định các chiến lược để đáp ứng những yêu cầu về hồ sơ

3.2.7

Bước F

...

...

...

Giải thích mối quan hệ giữa bước F và các bước khác và danh mục các tài liệu có thể áp dụng

8.4 f)

Thiết kế hệ thống hồ sơ

3.2.8

Bước G

Thực hiện hệ thống hồ sơ

Mở rộng mục đích của từng bước và danh mục các tài liệu có thể thực hiện

8.4 g)

Thực hiện hệ thống hồ sơ

...

...

...

Bước H

Xem xét sau khi thực hiện

Danh mục các hoạt động đã áp dụng và mô tả mức lợi nhuận

8.4 h)

Xem xét sau khi thực hiện

4

Quá trình xử lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát

9

Các quá trình quản lý hồ sơ và biện pháp kiểm soát

...

...

...

Giới thiệu

Cấu trúc các quá trình xử lý hồ sơ và hướng dẫn

-

Không tương ứng

4.2

Công cụ

-

Xem 9.10 Lập văn bản các quá trình quản lý hồ sơ

Lưu ý các yêu cầu đối với tài liệu

...

...

...

Công cụ chính

Danh mục các công cụ sử dụng trong quá trình quản lý hồ sơ và các lựa chọn được trình bày trong hướng dẫn (phân loại hoạt động tác nghiệp, quyền xác định giá trị hồ sơ, khung phân loại cách tiếp cận và bảo mật, từ điển từ chuẩn và từ vựng)

4.2.2

Phân loại hoạt động tác nghiệp

Bao gồm phân tích các chức năng, hoạt động và giao dịch để mô tả, quản lý và truy tìm hồ sơ và hỗ trợ lưu giữ và xác định giá trị hồ sơ

9.5

Phân loại

9.5.1

Phân loại các hoạt động tác nghiệp

...

...

...

4.2.2.2

Xây dựng hệ thống phân loại hoạt động tác nghiệp

Bao gồm các phân tích để hỗ trợ sự phân loại hoạt động tác nghiệp và các phương pháp xây dựng khung phân loại. Xem 8.3 Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ.

9.5.2

Hệ thống phân loại

Lưu ý yêu cầu cơ sở và mức phân loại.

4.2.3

Từ vựng

9.5.3

...

...

...

Lưu ý mục đích của kiểm soát từ vựng.

4.2.3.1

Kiểm soát từ vựng - danh mục các tiêu đề quy định.

Trình bày một danh sách tiêu đề.

4.2.3.2

Từ điển từ chuẩn

Mô tả từ điển từ chuẩn.

-

Xem thêm 9.5.3 Kiểm soát từ vựng

...

...

...

Quyền xác định giá trị hồ sơ.

Mô tả yêu cầu đối với các công cụ chính thức

9.2

Xác định thời gian lưu trữ hồ sơ

Giải thích cơ sở của việc lưu trữ và tiếp tục lưu trữ.

4.2.4.2

Xác định tài liệu cần thu nhận vào hệ thống hồ sơ.

Bao gồm yêu cầu phân tích và phân tích rủi ro

4.2.4.3

...

...

...

Bao gồm quyết định thời hạn lưu giữ hồ sơ dựa trên các yêu cầu bên trong và bên ngoài, sử dụng và nối kết với các hệ thống khác và quy cách về thời gian lưu giữ.

9.10

Lập văn bản quá trình quản lý hồ sơ.

Mô tả quyền xác định giá trị hồ sơ

4.2.5

Khung phân loại việc tiếp cận và bảo mật

Mô tả yêu cầu và mức độ phức tạp cần thiết.

9.7

Tiếp cận

...

...

...

4.2.5.2

Xây dựng phân loại hướng tiếp cận và bảo mật

Bao gồm sự phân tích và phân tích rủi ro để xây dựng khung và các quá trình áp dụng

4.3

Quá trình quản lý hồ sơ

Danh mục các quá trình (thu nhận, đăng ký, phân loại, xác định tình trạng xác định giá trị, phân loại tiếp cận, lưu giữ, sử dụng và định vị, áp dụng việc xác định giá trị hồ sơ).

-

Không tương ứng.

4.3.2

...

...

...

Mô tả các yếu tố tác động tới thu nhận, phương pháp và mức cụ thể

9.1

Xác định các tài liệu cần đưa vào hệ thống hồ sơ

Phân tích và giải thích việc thu nhận

9.3

Thu nhận hồ sơ

Danh mục mục đích và công nghệ

4.3.3

Đăng ký

...

...

...

9.4

Đăng ký

Giải thích mục đích

4.3.4

Phân loại

Gồm các định nghĩa, các bước và yếu tố ảnh hưởng tới mức phân loại.

9.5

Phân loại

9.5.1

...

...

...

Mô tả lợi ích của việc phân loại hoạt động tác nghiệp

9.5.2

Hệ thống phân loại

Lưu ý yêu cầu về cơ sở và mức phân loại

4.3.4.2

Kiểm soát từ vựng

Lưu ý các nhân tố ảnh hưởng tới mức giới hạn.

9.5.3

Kiểm soát từ vựng

...

...

...

4.3.4.3

Đánh chỉ số

Bao gồm các mục đích và phương tiện đánh chỉ số. Danh mục các nguồn thuật ngữ đánh chỉ số.

9.5.4

Đánh chỉ số

Lưu ý khả năng đánh chỉ số thủ công hoặc tự động dựa theo tiêu chuẩn quốc tế

4.3.5

Phân loại tiếp cận và bảo mật

Phân tích việc ấn định các quyền tiếp cận và trách nhiệm đối với việc hạn chế

...

...

...

Tiếp cận

Trình bày khung chế định và quá trình hỗ trợ

4.3.6

Xác định tình trạng xác định giá trị

Giải thích các quá trình xác định

9.9

Thực hiện việc xác định giá trị hồ sơ

Danh mục loại hành động xác định giá trị và các nguyên tắc tiêu hủy tài liệu.

4.3.7

...

...

...

9.6

Lưu trữ và xử lý

Trình bày xem xét về các yêu cầu

4.3.7.1

Quyết định lưu giữ hồ sơ

Bao gồm phân tích rủi ro để quyết định các lưu trữ tùy chọn và các khía cạnh liên quan đến hồ sơ cần xem xét.

4.3.7.2

Xem xét các phương tiện

...

...

...

4.3.7.3

Lưu giữ bằng kỹ thuật số

Danh mục các chiến lược bổ sung về lưu giữ kỹ thuật số.

4.3.8

Sử dụng và theo dõi

Đề cập quá trình được yêu cầu để quản lý sử dụng và kiểm soát

9.8

...

...

...

9.8.1

Yêu cầu chung

Danh mục các mục đích của việc lưu chuyển và sử dụng hồ sơ

9.8.2

Theo dõi thực hiện công việc

Danh mục các lợi ích của việc kiểm soát lưu chuyển hồ sơ qua các quá trình công việc

9.8.3

Theo dõi vị trí

Trình bày các lợi ích và yêu cầu đối với quá trình định vị hồ sơ

...

...

...

Thực hiện việc xác định giá trị hồ sơ

Mô tả các quá trình xác định giá trị.

9.9

Thực hiện việc xác định giá trị

Bao gồm quá trình áp dụng các quyết định xác định giá trị hồ sơ bằng cách tiêu hủy hoặc chuyển giao tới kho tài liệu hoặc tổ chức giữ tài liệu

Các nguyên tắc để quan sát khi tiêu hủy tài liệu khác.

Danh mục các nguyên tắc khi tiêu hủy hồ sơ.

4.3.9.2

Lưu giữ liên tục

...

...

...

4.3.9.3

Tiêu hủy

Trình bày các quá trình tiêu hủy

4.3.9.4

Chuyển giao quyền lưu giữ hoặc sở hữu hồ sơ

Trình bày các trường hợp chuyển giao quyền sở hữu và lưu giữ hồ sơ.

Danh mục trách nhiệm và kiểm soát cần xem xét.

5

Giám sát và đánh giá

...

...

...

Giám sát và đánh giá

Lưu ý tới các yêu cầu.

5.1

Yêu cầu chung

Đưa ra lý do giám sát chương trình

5.2

Kiểm soát việc áp dụng

Giải thích các nhu cầu để chỉ ra rằng hệ thống hồ sơ vẫn vận hành tốt.

5.3

...

...

...

Giải thích rằng các hồ sơ được chấp nhận tại tòa

5.4

Kiểm soát quá trình áp dụng

Lưu ý tới các nhu cầu đánh giá quá trình áp dụng hệ thống.

6

Đào tạo

11

Đào tạo

Lưu ý tới các yêu cầu

...

...

...

Giới thiệu.

Lưu ý mục đích của chương trình đào tạo

6.2

Các yêu cầu của chương trình đào tạo

Lưu ý các cách thức quản lý một chương trình đào tạo

6.3

Các đối tượng cần được đào tạo

Danh mục danh sách nhân viên

6.4

...

...

...

Lưu ý các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết của một chuyên gia tốt

6.4.2

Phương pháp đào tạo

Danh mục các phương pháp

6.5

Đánh giá và xem xét việc đào tạo

Lưu ý phương pháp và lợi ích

-

Thư mục tài liệu tham khảo

...

...

...

2

Tài liệu tham khảo

Danh mục các tiêu chuẩn viện dẫn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489 - 1)

-

Lưu ý rằng các điều và điều nhỏ sau đây có lời văn trong TCVN 7420-1 (ISO 15489-1) nhưng không có các điều và điều nhỏ tương ứng trong hướng dẫn

3

Thuật ngữ và định nghĩa

4

Những lợi ích của việc quản lý hồ sơ

...

...

...

Môi trường chế định

7

Yêu cầu quản lý hồ sơ

8

Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ

8.1

Yêu cầu chung

8.2

Đặc tính của hệ thống hồ sơ

...

...

...

Thiết kế và thực hiện hệ thống hồ sơ

8.5

Hệ thống hồ sơ gián đoạn

9.5.5

Cấp số hiệu và mã hiệu

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] ISO 690-2, Information and documentation - Bibligraphic references - Part 2: Electronic documents or parts thereof

[2] ISO 2788, Documentation - Guidelines for the establishment and development of monolingual thesauri

...

...

...

MỤC LỤC

1. Phạm vi áp dụng

2. Chính sách và trách nhiệm.

2.1. Giới thiệu

2.2. Công bố về chính sách quản lý hồ sơ

2.3. Trách nhiệm

3. Chiến lược, thiết kế và thực hiện

3.1. Giới thiệu

...

...

...

3.2.1. Yêu cầu chung

3.2.2. Bước A: Điều tra sơ bộ

3.2.3. Bước B: Phân tích hoạt động kinh doanh

3.2.4. Bước C: Xác định các yêu cầu đối với hồ sơ

3.2.5. Bước D: Đánh giá hệ thống hiện hành

3.2.6. Bước E: Xác định chiến lược để đáp ứng yêu cầu về hồ sơ

3.2.7. Bước F: Thiết kế hệ thống hồ sơ

3.2.8. Bước G: Thực hiện hệ thống hồ sơ

3.2.9. Bước H: Xem xét sau khi thực hiện

...

...

...

4.1. Giới thiệu

4.2. Công cụ

4.3. Quá trình quản lý hồ sơ

5. Giám sát và đánh giá

5.1. Yêu cầu chung

5.2. Đánh giá sự tuân thủ

5.3. Giá trị của bằng chứng

5.4. Giám sát kết quả thực hiện

6. Đào tạo

...

...

...

6.2. Các yêu cầu của chương trình đào tạo

6.3. Các đối tượng cần được đào tạo

6.4. Đào tạo chuyên gia quản lý hồ sơ

6.5. Đánh giá và xem xét việc đào tạo

Phụ lục A (tham khảo)

Phụ lục B (tham khảo)

Thư mục tài liệu tham khảo