Tiêu chuẩn quốc gia TCVN 12874:2020 về Mua sắm bền vững - Hướng dẫn

• Số hiệu: TCVN12874:2020
• Loại văn bản: Tiêu chuẩn Việt Nam
• Nơi ban hành: ***
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: Năm 2020

TIÊU CHUẨN QUỐC GIA

TCVN 12874:2020

ISO 20400:2017

MUA SẮM BỀN VỮNG - HƯỚNG DẪN

Sustainable procurement - Guidance

Lời nói đầu

TCVN 12874:2020 hoàn toàn tương đương với ISO 20400:2017;

TCVN 12874:2020 do Ban kỹ thuật tiêu chuẩn quốc gia TCVN/TC/COPOLCO Vấn đề chung về người tiêu dùng biên soạn, Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng đề nghị, Bộ Khoa học và Công nghệ công bố.

Lời giới thiệu

...

...

...

Mua sắm là một công cụ mạnh mẽ đối với các tổ chức muốn thể hiện một cách có trách nhiệm và đóng góp vào sự phát triển bền vững để đạt được các mục tiêu phát triển bền vững của Liên Hợp Quốc. Bằng cách lồng ghép tính bền vững trong các chính sách và thực tiễn mua sắm, bao gồm cả chuỗi cung ứng, các tổ chức có thể quản lý những rủi ro (bao gồm cả các cơ hội) để phát triển kinh tế, xã hội và môi trường bền vững.

Mua sắm bền vững là cơ hội để cung cấp nhiều giá trị hơn cho tổ chức thông qua nâng cao năng suất, đánh giá giá trị và kết quả công việc cho phép người mua, nhà cung ứng và tất cả các bên liên quan trao đổi thông tin với nhau và bằng cách khuyến khích sự đổi mới.

Tiêu chuẩn này hỗ trợ các tổ chức trong việc đáp ứng các trách nhiệm bền vững bằng cách cung cấp sự hiểu biết về:

- khái niệm mua sắm bền vững;

- những tác động của sự bền vững và các xem xét về các khía cạnh khác nhau trong hoạt động mua sắm:

- chính sách;

- chiến lược;

- tổ chức;

- quá trình;

...

...

...

Hình 1 thể hiện cấu trúc của tiêu chuẩn này.

Tiêu chuẩn này áp dụng cho mọi tổ chức, công hay tư, bất kể quy mô và địa điểm. Tiêu chuẩn này nhằm tạo sự thông hiểu cho các bên liên quan tham gia vào, hoặc chịu tác động bởi, các quyết định và quá trình mua sắm. Việc áp dụng tiêu chuẩn này có tính đến bối cảnh và đặc điểm cụ thể của từng tổ chức, phạm vi áp dụng các khái niệm cho phù hợp với quy mô của tổ chức. Việc các tổ chức lớn chấp nhận tiêu chuẩn này sẽ thúc đẩy cơ hội cho các tổ chức quy mô nhỏ và vừa trong chuỗi cung ứng của họ.

Điều 4 trình bày tổng quan về mua sắm bền vững. Trong đó mô tả các nguyên tắc và chủ đề cốt lõi của mua sắm bền vững và kiểm tra lý do tại sao các tổ chức thực hiện mua sắm bền vững. Xem xét quan trọng được đưa ra đối với việc quản lý các rủi ro (bao gồm cả các cơ hội), giải quyết các tác động bất lợi về tính bền vững nhờ những nỗ lực thích đáng, thiết lập các ưu tiên, tạo ảnh hưởng tích cực và tránh sự phức tạp.

Điều 5 đưa ra hướng dẫn về cách thức gắn kết các xem xét về tính bền vững ở cấp chiến lược trong thực tiễn mua sắm của tổ chức, để đảm bảo rằng mục đích, định hướng và các ưu tiên chính về tính bền vững của tổ chức đều đạt được. Điều này nhằm hỗ trợ lãnh đạo cao nhất trong việc xác định chính sách và chiến lược mua sắm bền vững.

Điều 6 mô tả các điều kiện về tổ chức và kỹ thuật quản lý cần thiết để áp dụng thành công và cải tiến liên tục việc mua sắm bền vững. Tổ chức đảm bảo rằng những điều kiện và thực tiễn như vậy sẵn có để hỗ trợ các cá nhân chịu trách nhiệm mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ lồng ghép các xem xét về tính bền vững vào quá trình mua sắm.

Điều 7 đề cập đến quá trình mua sắm và dành cho các cá nhân chịu trách nhiệm về mua sắm thực tế trong tổ chức. Điều này cũng hữu ích cho nhân sự của các phòng ban chức năng liên quan để hiểu về cách thức lồng ghép tính bền vững vào các quá trình mua sắm hiện tại.

Hình 1 - Sơ đồ tổng quan về nội dung của TCVN 12874 (ISO 20400)

...

...

...

Sustainable procurement - Guidance

1  Phạm vi áp dụng

Tiêu chuẩn này cung cấp hướng dẫn cho các tổ chức về việc tích hợp tính bền vững vào hoạt động mua sắm như mô tả trong TCVN ISO 26000 (ISO 26000), không phụ thuộc vào hoạt động hay quy mô của tổ chức đó. Tiêu chuẩn này áp dụng cho các bên liên quan tham gia vào, hoặc chịu tác động bởi, các quyết định và quá trình mua sắm.

2  Tài liệu viện dẫn

Tiêu chuẩn này không có tài liệu viện dẫn.

3  Thuật ngữ và định nghĩa

Tiêu chuẩn này sử dụng các thuật ngữ và định nghĩa dưới đây.

3.1

Nền kinh tế tuần hoàn (circular economy)

...

...

...

[NGUỒN: Lấy từ Ellen MacArthur Foundation ^[24^]]

3.2

Công việc tốt (decent work)

Công việc thực hiện trong điều kiện tự do, công bằng, an ninh và nhân phẩm.

[NGUỒN: Lấy từ TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 6.4.1.1, Box 8]

3.3

Nỗ lực thích đáng (due diligence)

Quá trình mà thông qua đó tổ chức (3.16) chủ động nhận biết, đánh giá, ngăn ngừa, giảm thiểu và đưa ra cách thức xử lý các tác động tiêu cực thực tế và tiềm ẩn như một phần không thể tách rời của việc ra quyết định và quản lý rủi ro (3.22).

3.4

...

...

...

Công bố chỉ ra các khía cạnh môi trường của hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23).

CHÚ THÍCH: Nhãn môi trường hoặc công bố môi trường có thể ở dạng bản công bố, biểu tượng hoặc hình ảnh trên nhãn sản phẩm hoặc bao bì, trong tài liệu sản phẩm, trong tạp chí kỹ thuật, trong quảng cáo hoặc hình thức khác.

[NGUỒN: TCVN ISO 14020:2009 (ISO 14020:2000), 2.1, có sửa đổi - Bỏ thuật ngữ “công bố môi trường”, từ “sản phẩm hoặc dịch vụ” được thay bằng “hàng hóa hoặc dịch vụ” trong phần định nghĩa]

3.5

Hành vi đạo đức (ethical behaviour)

Hành vi phù hợp với những nguyên tắc đạo đức đúng hay tốt được thừa nhận trong tình huống cụ thể và nhất quán với chuẩn mực ứng xử quốc tế (3.9).

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.7]

3.6

Thực tiễn hoạt động công bằng (fair operating practices)

...

...

...

CHÚ THÍCH: Trong ngữ cảnh mua sắm bền vững (3.38), thực tiễn hoạt động công bằng có thể mở rộng ra cả các mối quan hệ giữa tổ chức, nhà cung ứng của tổ chức và tổ chức với các đối tượng khác có tương tác với nhà cung ứng. Điều này bao gồm cả mối tương tác với các cơ quan chính phủ, các đối tác, nhà cung ứng, nhà thầu phụ và cộng đồng, với mục đích thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các công ty mua hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) và bên cung cấp.

[NGUỒN: Lấy từ TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 6.6]

3.7

Hàng hóa (goods)

Vật phẩm hoặc nguyên vật liệu, khi được đặt mua, được sản xuất, gia công, xử lý hoặc vận chuyển trong chuỗi cung ứng (3.32) để cho tổ chức (3.16) sử dụng hoặc tiêu thụ.

[NGUỒN: TCVN ISO 28001:2014 (ISO 28001:2007), 3.11, có sửa đổi - Từ “người mua” được thay bằng “tổ chức”]

3.8

Chỉ số (indicator)

Sự thể hiện có thể đo lường được của điều kiện hoặc trạng thái của các hoạt động, quản lý hoặc điều kiện.

...

...

...

3.9

Chuẩn mực ứng xử quốc tế (international norms of behaviour)

Những mong muốn về hành vi của tổ chức về trách nhiệm xã hội xuất phát từ luật pháp quốc tế, những nguyên tắc luật pháp quốc tế được thừa nhận chung hoặc các hiệp định liên chính phủ được thừa nhận ở phạm vi rộng hoặc gần như toàn cầu.

CHÚ THÍCH 1: Hiệp định liên chính phủ bao gồm các hiệp ước và công ước.

CHÚ THÍCH 2: Mặc dù luật pháp quốc tế, những nguyên tắc luật pháp quốc tế được thừa nhận chung hoặc các hiệp định liên chính phủ chủ yếu ở phạm vi quốc gia nhưng chúng thể hiện những mục đích và nguyên tắc mà mọi tổ chức (3.16) đều mong muốn.

CHÚ THÍCH 3: Chuẩn mực ứng xử quốc tế được đúc rút qua thời gian.

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.11]

3.10

Chỉ số kết quả hoạt động chính (key performance indicator)

...

...

...

[NGUỒN: TCVN ISO 14031:2015 (ISO 14031:2013), 3.17]

3.11

Thực hành lao động (labour practices)

Các thực hành bao trùm tất cả các chính sách và thực tiễn liên quan đến công việc trong phạm vi tổ chức do tổ chức hay đại diện của tổ chức thực hiện, bao gồm cả công việc thầu phụ.

[NGUỒN: Lấy từ TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 6.4]

3.12

Vòng đời (life cycle)

Các giai đoạn liên tiếp và liên quan với nhau của hệ thống hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23), từ thu thập hoặc tạo ra nguyên liệu thô từ nguồn tài nguyên thiên nhiên đến thải bỏ cuối cùng.

[NGUỒN: TCVN ISO 14044:2011 (ISO 14044:2006), 3.1, có sửa đổi - Từ “sản phẩm” được thay bằng “hàng hóa hoặc dịch vụ”]

...

...

...

Cách tiếp cận vòng đời (life cycle approach)

Việc xem xét đến vòng đời (3.12) trong các quá trình ra quyết định hoặc quá trình phát triển.

3.14

Tính chi phí vòng đời (life cycle costing)

LCC

Phương pháp tính chi phí của hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) trong toàn bộ vòng đời (3.12) của chúng.

3.15

Mục tiêu (objective)

Kết quả cần đạt được.

...

...

...

3.16

Tổ chức (organization)

Cá nhân hoặc nhóm người với chức năng riêng có trách nhiệm, quyền hạn và mối quan hệ để đạt được mục tiêu (3.15).

CHÚ THÍCH: Khái niệm tổ chức bao gồm nhưng không giới hạn ở thương nhân độc quyền, công ty, tập đoàn, hãng, xí nghiệp, cơ quan quản lý, câu lạc bộ, hiệp hội, hội từ thiện hay viện, hay một phần hoặc sự kết hợp của những loại hình trên dù có được hợp nhất hay không, là tổ chức công hay tư.

[NGUỒN: TCVN ISO 9000:2015, 3.2.1, có sửa đổi - Bỏ chú thích 2]

3.17

Chính sách (policy)

Ý đồ và định hướng của tổ chức (3.16) được lãnh đạo cao nhất của tổ chức công bố một cách chính thức.

[NGUỒN: TCVN ISO 9000:2015, 3.5.8, có sửa đổi - Bỏ chú thích]

...

...

...

Mua sắm (procurement)

Hoạt động để có được hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) từ nhà cung ứng (3.30).

CHÚ THÍCH 1: Quá trình mua sắm xem xét toàn bộ chu trình từ xác định nhu cầu đến khi kết thúc hợp đồng dịch vụ hoặc kết thúc vòng đời của hàng hóa, bao gồm cả việc thải bỏ.

CHÚ THÍCH 2: Tìm nguồn cung ứng là một phần của quá trình mua sắm bao gồm hoạch định, xác định các quy định (3.26) và lựa chọn nhà cung ứng.

3.19

Yêu cầu (requirement)

Điều khoản nêu ra các chuẩn mực mà hàng hóa (3.7), quá trình hoặc dịch vụ (3.23) cần đáp ứng.

[NGUỒN: TCVN ISO 6450:2007 (ISO/IEC Guide 2:2004), 9.5, có sửa đổi - Từ “hàng hóa, quá trình hoặc dịch vụ” được thêm vào định nghĩa]

3.20

...

...

...

Tác động của sự không chắc chắn lên mục tiêu (3.15).

CHÚ THÍCH 1: Tác động là một sai lệch so với dự kiến - tích cực và/hoặc tiêu cực.

CHÚ THÍCH 2: Mục tiêu bao gồm cả việc tối đa hóa đóng góp vào sự phát triển bền vững (3.37).

CHÚ THÍCH 3: Rủi ro thường đặc trưng bởi sự dẫn chiếu đến các sự kiện và hệ quả tiềm ẩn, hoặc sự kết hợp giữa chúng.

CHÚ THÍCH 4: Rủi ro thường thể hiện theo cách kết hợp các hệ quả của một sự kiện (bao gồm cả những thay đổi về hoàn cảnh) và khả năng xảy ra kèm theo.

CHÚ THÍCH 5: Sự không chắc chắn là tình trạng thiếu, thậm chí là một phần thông tin liên quan tới việc hiểu hoặc nhận thức về một sự kiện, hệ quả của sự kiện đó, hoặc khả năng xảy ra của nó.

[NGUỒN: TCVN 9788:2013 (ISO Guide 73:2009), 1.1, có sửa đổi - Chú thích 2 được thay đổi]

3.21

Đánh giá rủi ro (risk assessment)

...

...

...

[NGUỒN: TCVN 9788:2013 (ISO Guide 73:2009), 3.4.1]

3.22

Quản lý rủi ro (risk management)

Các hoạt động có phối hợp để định hướng và kiểm soát một tổ chức (3.16) về mặt rủi ro (3.20).

[NGUỒN: TCVN 9788:2013 (ISO Guide 73:2009), 2.1]

3.23

Dịch vụ (service)

Kết quả của các hoạt động chung giữa nhà cung ứng (3.30) với khách hàng và của các hoạt động nội bộ của nhà cung ứng nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng.

[NGUỒN: TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), 5.5.01]

...

...

...

Tổ chức nhỏ và vừa (small and medium-sized organization)

SMO

Tổ chức (3.16) được xác định bởi số lượng người lao động hoặc quy mô tài chính theo những ngưỡng giới hạn nhất định khác nhau giữa các quốc gia.

3.25

Trách nhiệm xã hội (social responsibility)

Trách nhiệm của tổ chức (3.16) đối với những tác động của các quyết định và hoạt động của tổ chức đến xã hội và môi trường thông qua sự minh bạch và hành vi đạo đức (3.5) mà

- đóng góp cho sự phát triển bền vững (3.37), bao gồm cả sự lành mạnh và thịnh vượng của xã hội;

- tính đến những mong muốn của các bên liên quan (3.28);

- phù hợp với luật pháp và nhất quán với chuẩn mực ứng xử quốc tế (3.9); và

...

...

...

CHÚ THÍCH 1: Hoạt động bao gồm cả hàng hóa (3.7), dịch vụ (3.23) và quá trình.

CHÚ THÍCH 2: Mối quan hệ đề cập đến các hoạt động của tổ chức trong phạm vi ảnh hưởng (3.27) của tổ chức.

[NGUỒN: Lấy từ TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.18, có sửa đổi - Từ “sản phẩm” được thay bằng “hàng hóa” trong chú thích 1]

3.26

Quy định (specification)

Tài liệu nêu các yêu cầu (3.19).

[NGUỒN: TCVN ISO 9000:2015, 3.8.7, có sửa đổi - Bỏ ví dụ và các chú thích]

3.27

Phạm vi ảnh hưởng (sphere of influence)

...

...

...

CHÚ THÍCH 1: Khả năng ảnh hưởng không có nghĩa là trách nhiệm tạo ra ảnh hưởng.

CHÚ THÍCH 2: Đòn bẩy trong bối cảnh các nguyên tắc hướng dẫn của Liên Hợp Quốc về Kinh doanh và Quyền con người là một dạng ảnh hưởng cụ thể được coi là tồn tại, trong đó một tổ chức có thể thực hiện thay đổi trong thực tiễn sai trái của một thực thể gây ra nguy hại.

[NGUỒN: Lấy từ TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.19, có sửa đổi - Chú thích 2 được thay đổi]

3.28

Bên liên quan (stakeholder)

Cá nhân hoặc nhóm người có mối quan tâm đến bất kỳ quyết định hoặc hoạt động nào của tổ chức (3.16).

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.20]

3.29

Nhà thầu phụ (subcontractor)

...

...

...

3.30

Nhà cung ứng (supplier)

Tổ chức (3.16) cung cấp hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23).

[NGUỒN: TCVN ISO 9000:2015, 3.2.5, có sửa đổi - Từ “sản phẩm hoặc dịch vụ” được thay bằng “hàng hóa hoặc dịch vụ”]

3.31

Nhà cung ứng địa phương (local supplier)

Nhà cung ứng (3.30) cho tổ chức (3.16) nằm trong cùng một thị trường địa lý.

CHÚ THÍCH: Thuật ngữ “địa phương” có thể đề cập đến các hoạt động cộng đồng xung quanh, đến một vùng trong một quốc gia hoặc một quốc gia.

3.32

...

...

...

Trình tự các hoạt động hoặc các bên cung cấp hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) cho tổ chức (3.16).

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.22, có sửa đổi - Từ “sản phẩm” được thay bằng “hàng hóa”]

3.33

Tính bền vững (sustainability)

Trạng thái của hệ thống toàn cầu, bao gồm các khía cạnh môi trường, xã hội và kinh tế, trong đó nhu cầu của hiện tại được đáp ứng mà không làm tổn hại đến khả năng đáp ứng nhu cầu của các thế hệ tương lai.

CHÚ THÍCH 1: Các khía cạnh môi trường, xã hội và kinh tế tương tác với nhau đều phụ thuộc lẫn nhau và thường được xem là ba khía cạnh của tính bền vững.

CHÚ THÍCH 2: Tính bền vững là mục tiêu của phát triển bền vững (3.37).

[NGUỒN: TCVN 11458:2016 (ISO Guide 82:2014), 3.1]

3.34

...

...

...

Khía cạnh tích cực hoặc tiêu cực của một hoạt động hoặc hàng hóa (3.7) hay dịch vụ (3.23) mà trong vòng đời (3.12) của hoạt động hoặc hàng hóa hay dịch vụ đó có liên quan đến tính bền vững (3.33).

3.35

Công bố về tính bền vững (sustainability claim)

Công bố chỉ ra các khía cạnh bền vững (3.34) của hàng hóa (3.7) hay dịch vụ (3.23).

CHÚ THÍCH: Công bố có thể ở dạng nhãn, bản công bố, tuyên bố, biểu tượng hoặc hình ảnh trên nhãn sản phẩm hoặc bao bì, trong tài liệu sản phẩm, trong tạp chí kỹ thuật, trong quảng cáo hoặc hình thức khác.

3.36

Vấn đề tính bền vững (sustainability issue)

Chủ đề nằm trong khía cạnh bền vững (3.34).

3.37

...

...

...

Sự phát triển đáp ứng các nhu cầu hiện tại mà không làm tổn hại đến khả năng đáp ứng các nhu cầu bản thân của thế hệ tương lai.

CHÚ THÍCH: Phát triển bền vững là sự tích hợp các mục tiêu về chất lượng cuộc sống cao, sức khỏe, thịnh vượng với công bằng xã hội đồng thời duy trì khả năng hỗ trợ sự sống của trái đất trong mọi sự đa dạng của nó. Những mục tiêu xã hội, kinh tế và môi trường này là phụ thuộc và củng cố lẫn nhau. Phát triển bền vững có thể được coi như một cách thức thể hiện những mong muốn rộng hơn của toàn thể xã hội.

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.23]

3.38

Mua sắm bền vững (sustainable procurement)

Việc mua sắm (3.18) có tác động tích cực nhất về môi trường, xã hội và kinh tế có thể có trong toàn bộ vòng đời (3.12).

CHÚ THÍCH 1: Mua sắm bền vững bao gồm các khía cạnh bền vững (3.34) liên quan đến hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) và đến nhà cung ứng (3.30) trong toàn chuỗi cung ứng (3.32).

CHÚ THÍCH 2: Mua sắm bền vững đóng góp vào việc đạt được các mục tiêu (3.15) và mục đích về tính bền vững của tổ chức cũng như vào sự phát triển bền vững (3.37) nói chung.

3.39

...

...

...

Nhà cung ứng (3.30) trực tiếp cung cấp hàng hóa (3.7) hoặc dịch vụ (3.23) cho thực thể mua sắm.

3.40

Tính minh bạch (transparency)

Sự công khai về những quyết định và hoạt động ảnh hưởng đến xã hội, nền kinh tế và môi trường, cũng như sẵn sàng trao đổi những vấn đề này một cách rõ ràng, chính xác, kịp thời, trung thực và đầy đủ.

[NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), 2.24]

3.41

Thiết kế phổ quát (universal design)

Thiết kế hàng hóa (3.7), môi trường, chương trình và dịch vụ (3.23) để tất cả mọi người đều có thể sử dụng tới mức tối đa mà không cần chỉnh sửa lại hoặc thiết kế chuyên biệt.

CHÚ THÍCH 1: Thiết kế phổ quát không được loại trừ những thiết bị hỗ trợ cho các nhóm riêng biệt hoặc những người khuyết tật nếu cần thiết.

...

...

...

[NGUỒN: TCVN 11457:2016 (ISO Guide 71:2014), 2.18, có sửa đổi - Từ “sản phẩm” được thay bằng “hàng hóa”]

4  Hiểu về các vấn đề cơ bản

4.1  Khái niệm về mua sắm bền vững

Mua sắm bền vững là việc mua sắm có tác động tích cực nhất về môi trường, xã hội và kinh tế có thể có trong toàn bộ vòng đời và hướng đến việc giảm thiểu các tác động bất lợi.

Mua sắm bền vững là công cụ mạnh mẽ khi tổ chức xem xét các yêu cầu về tính bền vững và đóng góp của tổ chức vào sự phát triển bền vững.

4.2  Các nguyên tắc mua sắm bền vững

Các nguyên tắc chính về mua sắm bền vững được nêu dưới đây.

- Trách nhiệm giải trình: Tổ chức cần chịu trách nhiệm về những tác động của mình đối với xã hội, nền kinh tế và môi trường. Trong ngữ cảnh mua sắm, điều này đặc biệt bao gồm trách nhiệm giải trình đối với các tác động và đối với những gì về chuỗi cung ứng của tổ chức, với quan điểm vòng đời của hàng hóa hoặc dịch vụ.

- Tính minh bạch: Tổ chức cần minh bạch trong các quyết định và hoạt động có tác động đến môi trường, xã hội và nền kinh tế. Trong ngữ cảnh mua sắm, điều này đặc biệt bao gồm minh bạch trong các quyết định và hoạt động mua sắm, đồng thời khuyến khích các nhà cung ứng cũng minh bạch. Minh bạch là cơ sở cho bên liên quan đối thoại và hợp tác.

...

...

...

- Cơ hội đầy đủ và công bằng: Tổ chức cần tránh sự thiên vị và thành kiến trong tất cả các quyết định mua sắm. Mọi nhà cung ứng, bao gồm cả nhà cung ứng địa phương và các tổ chức nhỏ và vừa (SMO) đều cần có cơ hội đầy đủ và công bằng để cạnh tranh.

- Tôn trọng quyền lợi của bên liên quan: Tổ chức cần tôn trọng, xem xét và đáp ứng quyền lợi của các bên liên quan chịu ảnh hưởng bởi các hành động mua sắm của tổ chức.

- Tôn trọng quy tắc luật pháp và các chuẩn mực ứng xử quốc tế: Tổ chức cần cố gắng nhận biết về mọi vi phạm trong toàn bộ chuỗi cung ứng của tổ chức. Tổ chức cần tích cực khuyến khích các nhà cung ứng tuân thủ các quy tắc này đồng thời đánh giá và giải quyết sự tuân thủ khi tình huống đòi hỏi.

- Tôn trọng quyền con người: Tổ chức cần tôn trọng những quyền con người đã được thừa nhận quốc tế.

- Giải pháp đổi mới: Tổ chức cần tìm kiếm các giải pháp để giải quyết các mục tiêu về tính bền vững và khuyến khích thực hành mua sắm đổi mới nhằm thúc đẩy các kết quả bền vững hơn trong toàn bộ chuỗi cung ứng.

- Hướng vào nhu cầu: Tổ chức cần xem xét nhu cầu, chỉ mua những gì cần thiết và tìm kiếm những thay thế bền vững hơn.

- Sự lồng ghép: Tổ chức cần đảm bảo rằng tính bền vững được lồng ghép trong tất cả các thực hành mua sắm hiện có nhằm tối đa hóa các kết quả bền vững.

- Phân tích mọi chi phí: Tổ chức cần xem xét chi phí phát sinh trong vòng đời, giá trị tiền tệ thu được, các chi phí và lợi ích đối với xã hội, môi trường và nền kinh tế do các hoạt động mua sắm của tổ chức tạo ra.

- Cải tiến liên tục: Tổ chức cần hoạt động hướng tới việc cải tiến liên tục các thực hành và kết quả của tính bền vững, đồng thời khuyến khích các tổ chức trong chuỗi cung ứng cũng hành xử tương tự.

...

...

...

Bảy chủ đề cốt lõi của mua sắm bền vững là:

- điều hành tổ chức: các quá trình và cơ cấu ra quyết định;

- quyền con người: nỗ lực thích đáng, tình huống rủi ro về quyền con người, tránh đồng lõa, giải quyết khiếu nại, phân biệt đối xử và nhóm dễ bị tổn thương, quyền công dân và chính trị, quyền kinh tế, xã hội và văn hóa, các nguyên tắc và quyền cơ bản tại nơi làm việc;

- thực hành lao động: việc làm và các mối quan hệ việc làm, điều kiện làm việc và bảo trợ xã hội, đối thoại xã hội, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc, phát triển và đào tạo con người tại nơi làm việc;

- môi trường: phòng ngừa ô nhiễm, sử dụng tài nguyên bền vững, giảm nhẹ và thích nghi với biến đổi khí hậu, bảo vệ môi trường, đa dạng sinh học và khôi phục môi trường sống tự nhiên;

- thực tiễn hoạt động công bằng: chống tham nhũng, tham gia chính trị có trách nhiệm, cạnh tranh bình đẳng, thúc đẩy tính bền vững trong chuỗi giá trị, tôn trọng quyền sở hữu;

- các vấn đề người tiêu dùng: thực hành marketing công bằng, thông tin xác thực, không định kiến và hợp đồng công bằng, bảo vệ sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng, tiêu dùng bền vững, dịch vụ, hỗ trợ người tiêu dùng và giải quyết khiếu nại, tranh chấp, bảo vệ dữ liệu và sự riêng tư của người tiêu dùng, quyền sử dụng các dịch vụ thiết yếu, giáo dục và nhận thức;

- sự tham gia và phát triển của cộng đồng: sự tham gia của cộng đồng, giáo dục và văn hóa, tạo việc làm và phát triển kỹ năng, phát triển và tiếp cận công nghệ, tạo ra của cải và thu nhập, sức khỏe, đầu tư xã hội.

CHÚ THÍCH: Phụ lục A và Phụ lục B trình bày thông tin chi tiết hơn.

...

...

...

Động lực của các tổ chức trong việc thực hành mua sắm bền vững sẽ khác nhau tùy thuộc vào loại hình tổ chức và bối cảnh hoạt động của tổ chức. Yếu tố tác động đối với tính bền vững cần được phân tích để giúp xác định các mục tiêu và mục đích về tính bền vững đối với chuỗi cung ứng và để hỗ trợ việc trao đổi thông tin nội bộ.

VÍ DỤ: Nếu một tổ chức được thúc đẩy bởi lợi thế cạnh tranh, chính sách công, bảo vệ môi trường hoặc quyền con người, thì các mục tiêu và mục đích về tính bền vững cần phải gắn kết với những yếu tố này.

Khi lãnh đạo cao nhất đã thiết lập được mức độ mà tổ chức có động lực hướng đến mua sắm bền vững nhờ những yếu tố tác động cụ thể thì có thể kết nối đến các chủ đề cốt lõi (xem 4.3), các vấn đề và khía cạnh rồi sau đó xây dựng các mục tiêu và mục đích.

Ví dụ về các yếu tố tác động của mua sắm bền vững là:

- khách hàng: đáp ứng mong đợi về tính bền vững của khách hàng và người tiêu dùng, như an toàn, lợi ích về môi trường và thiết kế phổ quát trong toàn bộ chuỗi cung ứng;

- lợi thế cạnh tranh: ở các thị trường cạnh tranh, khả năng cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ xem xét đến đề xuất đưa ra giá trị bền vững được hỗ trợ bởi các chuỗi cung ứng có thể là một sự khác biệt;

CHÚ THÍCH 1: Đây cũng có thể là lợi thế cho nhà cung ứng cũng như tổ chức mua hàng.

- đổi mới: sử dụng mua sắm bền vững để thúc đẩy đổi mới từ chuỗi cung ứng nhằm đạt được giá trị thị phần lớn hơn và tạo lập các thị trường mới;

- mong đợi của bên liên quan: đáp ứng mong đợi ngày càng cao của bên liên quan để tính đến yếu tố môi trường và xã hội, ví dụ, để duy trì giấy phép hoạt động xã hội;

...

...

...

CHÚ THÍCH 2: Các tổ chức ngày càng được yêu cầu hoạt động bền vững hơn, ví dụ: thông qua các hạn chế về chất thải chôn lấp, cải thiện sự đa dạng của nhà cung ứng, công khai phát thải cacbon, chống buôn người, chống chế độ nô lệ.

- chính sách công: việc đạt được những mục tiêu mong muốn như thúc đẩy tính cạnh tranh, tạo lập cơ hội cho các SMO, quản lý hiệu quả nguồn lực công, quản trị tốt hoặc hòa nhập xã hội;

- quản lý rủi ro: các vấn đề về tính bền vững có thể ảnh hưởng đến giá trị thương hiệu và danh tiếng, thị phần, vốn hóa thị trường, tiếp xúc pháp lý, vi phạm về giá và tiếp cận nguồn cung, nghĩa vụ tài chính, tiếp xúc vấn đề đạo đức và rủi ro gắn với giấy phép hoạt động;

- an ninh của chuỗi cung ứng: tránh gián đoạn do thu hồi sản phẩm, hình phạt tài chính hoặc sai lỗi của nhà cung ứng, thực hiện các quá trình cải tiến liên tục, tránh làm cạn kiệt nguồn tài nguyên;

- niềm tin của nhà đầu tư: mua sắm bền vững có thể cải thiện điểm số của các cơ quan xếp hạng và thu hút đầu tư;

- công nhân: chú ý đến các vấn đề về tính bền vững, bao gồm cả việc thúc đẩy công việc tốt, có thể dẫn đến năng suất cao hơn và thu hút, khuyến khích và giữ chân nhân tài;

- cam kết của nhà cung ứng: chú ý đến các vấn đề về tính bền vững có thể dẫn đến cải thiện mối quan hệ với nhà cung ứng, dẫn đến những đóng góp tốt hơn của nhà cung ứng vào mục tiêu của tổ chức;

- tối ưu hóa chi phí: tối ưu việc sử dụng tài nguyên có thể dẫn đến tiết kiệm chi phí, giảm tác động môi trường, lợi thế quy mô và cải thiện thu hồi vốn đầu tư;

- tạo ra giá trị kinh tế: đánh giá chi tiết hơn về chi phí vòng đời và thông tin về lợi ích có thể giúp tổ chức hoạt động hiệu quả hơn;

...

...

...

- đạo đức tổ chức: chú ý đến những vấn đề tính bền vững có thể tăng cường hành vi đạo đức của tổ chức và gia tăng tính thống nhất với văn hóa và giá trị của tổ chức.

4.5  Những xem xét chính về mua sắm bền vững

4.5.1  Quản lý rủi ro (bao gồm cả cơ hội)

Quản lý rủi ro có tính động, lặp đi lặp lại và đáp ứng với sự thay đổi. Các tổ chức cần quản lý rủi ro (bao gồm cả cơ hội) về tính bền vững liên quan đến hoạt động mua sắm.

Mục tiêu của quản lý rủi ro trong bối cảnh mua sắm bền vững là xác định, ưu tiên và quản lý rủi ro (bao gồm cả cơ hội) nội bộ và bên ngoài liên quan đến hoạt động mua sắm. Điều này bao gồm việc xem xét cách các nhà cung ứng trong chuỗi cung ứng có khả năng đáp ứng các yêu cầu về tính bền vững như các yêu cầu liên quan đến theo dõi và đánh giá.

Khi được thực hiện một cách đúng đắn, quản lý rủi ro cần đảm bảo rằng các tác động về tính bền vững quan trọng được quản lý một cách thích hợp, các nguồn lực được áp dụng hiệu quả và các quyết định có thể được xác minh.

Quản lý rủi ro bao gồm đánh giá rủi ro (nhận dạng, phân tích, đánh giá) và xử lý rủi ro. Nó cần được tích hợp vào quản trị của tổ chức, bao gồm cả các quy trình mua sắm.

Nỗ lực thích đáng là một cách để áp dụng quản lý rủi ro đối với các tác động bất lợi về tính bền vững.

4.5.2  Giải quyết các tác động bất lợi về tính bền vững thông qua nỗ lực thích đáng

...

...

...

- thực hành mua sắm hoặc các hoạt động của nhà cung ứng, nhà thầu, đối tác kinh doanh, công ty đầu tư hoặc các đơn vị trung gian trong toàn bộ chuỗi cung ứng;

- thiết kế, mua sắm, sử dụng hoặc thải bỏ hàng hóa hoặc dịch vụ của tổ chức và chuỗi cung ứng của tổ chức.

Nỗ lực thích đáng là một cách để giải quyết các tác động bất lợi:

- khi tổ chức xác định được các tác động bất lợi tiềm ẩn về tính bền vững trong chuỗi cung ứng, tổ chức cần tìm cách ngăn chặn hoặc kiểm soát chúng;

- khi tổ chức xác định được các tác động bất lợi thực tế về tính bền vững trong chuỗi cung ứng, họ cần tìm cách xử lý, sửa chữa hoặc kiểm soát chúng.

Tổ chức cần áp dụng một quá trình nỗ lực thích đáng để giải quyết những tác động bất lợi và chịu trách nhiệm giải trình.

4.5.3  Thiết lập ưu tiên cho các vấn đề về tính bền vững

Thiết lập ưu tiên cho phép tổ chức tập trung nỗ lực vào việc quản lý rủi ro (bao gồm cả cơ hội) và mang lại đóng góp tối đa cho sự phát triển bền vững.

Tổ chức cần ưu tiên các vấn đề (ví dụ: các vấn đề được liệt kê trong Phụ lục A) khi tham vấn các bên liên quan bằng cách sử dụng quá trình lặp lại dưới đây.

...

...

...

1) kết nối với các hoạt động cốt lõi (quá trình, hàng hóa hoặc dịch vụ) của tổ chức;

2) liên kết với luật pháp, các quy định và chuẩn mực ứng xử quốc tế;

3) các hoạt động trong chuỗi cung ứng hoặc trong phạm vi ảnh hưởng của tổ chức;

4) các sáng kiến ngành/lĩnh vực bao gồm cả các quy phạm đạo đức.

b) Ý nghĩa: Phân tích những vấn đề về tính bền vững có liên quan nào bị ảnh hưởng nhiều nhất bởi các hoạt động và quyết định của tổ chức, xác định bởi các yếu tố như:

1) mức độ nghiêm trọng của các tác động bất lợi về tính bền vững liên quan đến cường độ, tần suất xuất hiện và phân bố qua các chuỗi cung ứng;

2) tác động tiềm ẩn của việc hành động hoặc không hành động lên tính bền vững và các bên liên quan;

3) kỳ vọng xã hội về ứng xử có trách nhiệm và mức độ quan tâm của các bên liên quan về các tác động.

c) Các cân nhắc khác có thể giúp tổ chức ưu tiên các vấn đề về tính bền vững có liên quan và quan trọng, bao gồm:

...

...

...

2) kết quả thực hiện liên quan đến tuân thủ pháp lý, tiêu chuẩn quốc tế, chuẩn mực ứng xử quốc tế, thực hành tốt nhất;

3) đóng góp vào mục tiêu tổ chức;

4) khả năng ảnh hưởng;

5) mức độ ảnh hưởng của các tổ chức hoặc cá nhân khác lên chính bản thân tổ chức.

Tổ chức cần xem xét các vấn đề về tính bền vững một cách tích hợp và có chuẩn bị để quản lý các tình huống khi việc giải quyết một vấn đề có thể liên quan đến sự đánh đổi một vấn đề khác.

4.5.4  Tạo ảnh hưởng

Tổ chức cần sử dụng năng lực của mình ở mức tối đa có thể để gây ảnh hưởng lên hành vi của các nhà cung ứng và các bên liên quan khác đối với tính bền vững.

Ảnh hưởng có thể xuất phát từ các yếu tố như:

a) mức độ kiểm soát trực tiếp giữa tổ chức và nhà cung ứng;

...

...

...

c) tỷ lệ doanh thu mà tổ chức đại diện cho nhà cung ứng;

d) khả năng của tổ chức trong việc khuyến khích các nhà cung ứng cải thiện kết quả thực hiện công việc về doanh số bán hàng trong tương lai, lợi thế uy tín, hỗ trợ nâng cao năng lực, v.v;

e) các lợi ích về uy tín đối với nhà cung ứng khi làm việc với tổ chức, và tác hại về uy tín khi mất đi mối quan hệ đó;

f) khả năng của tổ chức trong việc cộng tác với những người mua khác, bao gồm các tổ chức đồng đẳng trong ngành, để khuyến khích cải thiện kết quả thực hiện công việc;

g) khả năng của tổ chức trong việc gắn kết chính phủ vào việc yêu cầu nhà cung ứng cải thiện kết quả thực hiện công việc thông qua việc thực thi các chính sách công, giám sát, chế tài, v.v...

Các yếu tố như vậy được coi là nằm trong phạm vi ảnh hưởng của tổ chức.

4.5.5  Tránh sự đồng lõa

Thông qua hoạt động mua sắm, tổ chức cần tránh bị đồng lõa trong các hành vi sai trái của các tổ chức khác gây ra tác động bất lợi về tính bền vững.

Mặc dù ranh giới của chúng mơ hồ và phát triển nhưng có thể mô tả được ba dạng đồng lõa:

...

...

...

- đồng lõa vì lợi ích: điều này xảy ra khi một tổ chức hưởng lợi trực tiếp từ các hành vi sai trái;

- đồng lõa âm thầm: điều này xảy ra khi một tổ chức không nói ra hành vi sai trái.

CHÚ THÍCH: Phụ lục A cung cấp thêm thông tin.

5  Lồng ghép tính bền vững vào chính sách và chiến lược mua sắm của tổ chức

5.1  Cam kết mua sắm bền vững

Cam kết của lãnh đạo cao nhất tổ chức là điều quyết định để mua sắm bền vững thành công và quan trọng là lãnh đạo cao nhất hiểu việc mua sắm có thể hỗ trợ cho các mục tiêu tổ chức và cải thiện kết quả thực hiện công việc như thế nào.

Không có cam kết chính thức này, các cá nhân tham gia vào việc mua sắm không có sự ủy nhiệm chính thức để lồng ghép tính bền vững vào các chiến lược hoặc quá trình mua sắm của họ. Mua sắm bền vững do đó vẫn là một hoạt động đặc biệt không có nguồn lực và sự thừa nhận ở cấp độ tổ chức.

Các cân nhắc về tính bền vững cần được tích hợp ở cấp độ cao nhất và chiến lược nhất của chức năng mua sắm để nêu rõ các ý định, định hướng và ưu tiên cho toàn bộ tổ chức về việc mua sắm bền vững.

Khi tồn tại, hai tài liệu mua sắm chính thường bị ảnh hưởng và cần được liên kết với các chính sách và chiến lược tổng thể của tổ chức, bao gồm các tài liệu bao trùm tính bền vững:

...

...

...

- kế hoạch bằng văn bản, thường được gọi là “chiến lược”, nêu rõ ý định và định hướng mua sắm của tổ chức sẽ được thực hiện như thế nào: tài liệu này cần phác thảo các mục tiêu và mục đích chính và bao gồm một kế hoạch làm việc cơ bản.

Một số tổ chức có thể không tạo lập ra các tài liệu riêng rẽ. Mục tiêu cuối cùng cần là gắn tính bền vững vào các tài liệu mua sắm hiện có.

5.2  Làm rõ trách nhiệm giải trình

Cần xác định rõ ràng các trách nhiệm giải trình về mua sắm bền vững. Một ví dụ có thể được thấy trên Hình 2. Trách nhiệm giải trình ở cấp lãnh đạo cao nhất thường thuộc về người đứng đầu mua sắm. Sự sắp xếp này cộng với việc tích hợp tính bền vững vào các mục tiêu và mô tả công việc của các đội có thể là đủ.

Trong một SMO, chủ sở hữu hoặc người quản lý đóng một vai trò quan trọng hơn, đặc biệt là trong trường hợp không có bộ phận mua sắm và/hoặc người quản lý riêng.

Hình 2 - Ví dụ về các vai trò và cấp độ về trách nhiệm giải trình đối với việc mua sắm bền vững

5.3  Gắn kết việc mua sắm với mục tiêu và mục đích của tổ chức

Khi thiết lập các ưu tiên mua sắm bền vững, lãnh đạo cần thích ứng mục đích và giá trị của tổ chức vào các mục tiêu bền vững rõ ràng đối với chính sách và chiến lược mua sắm. Điều này cần tính đến các lựa chọn chiến lược của tổ chức như sự ngoại hóa, tăng thầu phụ ở nước ngoài và tăng cường các quan hệ đối tác, sáp nhập và mua lại, có thể có tác động đáng kể đến cách tổ chức hoạt động trong tương lai. Điều này sẽ dẫn đến việc thiết lập các mục tiêu cụ thể, có thể đo được, đạt được, thực tế và kịp thời cho các vấn đề chính được xác định cho mua sắm bền vững hỗ trợ đầy đủ và phù hợp với mục tiêu của tổ chức. Mua sắm cần đặt ra những mục tiêu rõ ràng và đo lường kết quả thực hiện công việc dựa trên các mục tiêu phát triển bền vững cấp cao.

...

...

...

- phản ánh các giá trị, nguyên tắc, mục tiêu và mục đích của tổ chức;

- phản ánh cam kết của tổ chức về tính bền vững;

- gắn kết rõ ràng và chính xác với các chính sách của tổ chức;

- xem xét ba khía cạnh của tính bền vững: các cân nhắc về môi trường, xã hội và kinh tế;

- giải quyết các nguyên tắc mua sắm bền vững.

Nếu chính sách hoặc chiến lược của tổ chức không tồn tại thì lãnh đạo cao nhất cần tham gia để hiểu rõ nhu cầu lồng ghép tính bền vững, để xác định chính thức mục đích và mục tiêu chiến lược và làm rõ cách thức tiệm cận với các ưu tiên của tổ chức.

5.4  Hiểu biết về thực hành mua sắm và chuỗi cung ứng

Chức năng mua sắm cần làm sáng tỏ chính sách và các mục tiêu chiến lược về tính bền vững của tổ chức và gắn các mục tiêu với mục đích mua sắm, áp dụng quản lý rủi ro.

Để đặt ra các ưu tiên cho mua sắm bền vững, tổ chức cần có cái nhìn tổng quan về:

...

...

...

- chuỗi cung ứng của tổ chức.

Điều quan trọng là phải thừa nhận rằng các thực hành của tổ chức có ảnh hưởng đến việc mua sắm có thể tự làm phát sinh các tác động bất lợi về tính bền vững.

VÍ DỤ: Thanh toán chậm, yêu cầu giao hàng không thực tế, đàm phán giá quá quyết liệt, coi thường hoặc lạm dụng tranh chấp về sở hữu trí tuệ của bên thứ ba, cạnh tranh không bình đẳng, hình phạt và không tôn trọng các chuẩn mực ứng xử quốc tế.

Điều này, có thể làm tổn hại danh tiếng của tổ chức với những tác động tiềm ẩn đến lòng tin của bên liên quan, sự tin cậy của nhà đầu tư, sự hài lòng và giữ chân người lao động, sự hài lòng của khách hàng và sự liên tục của nguồn cung. Việc quản lý hiệu quả các vấn đề này có thể làm tăng hiệu quả thực hiện công việc của nhà cung ứng và sự hài lòng của bên liên quan.

Tổng quan về chuỗi cung ứng có thể đạt được bằng cách xem xét những điều sau đây:

- các quá trình cốt lõi;

- tính phức tạp và số cấp trong chuỗi cung ứng;

- tính minh bạch trong chuỗi cung ứng;

- các tác nhân và đối tác quan trọng;

...

...

...

- tác động của tính bền vững.

5.5  Quản lý việc triển khai

Khi thực hiện các mục tiêu về tính bền vững của chính sách mua sắm, tổ chức cần:

- xác nhận giá trị của các mục tiêu chiến lược thông qua việc ra quyết định phù hợp;

- thiết lập các mục tiêu cụ thể, đo lường được, đạt được, thực tế, theo thời gian (SMART) cho từng mục tiêu;

- nhận được sự cho phép và tài trợ của lãnh đạo cao nhất;

- trao đổi thông tin hiệu quả với tất cả các bên có liên quan, cả bên trong và bên ngoài tổ chức (xem Bảng 1);

- triển khai chính sách và chiến lược trong toàn tổ chức (xem Điều 6) và quá trình mua sắm (xem Điều 7), đảm bảo các vai trò và trách nhiệm rõ ràng được thiết lập và các nguồn lực cần thiết để đạt được các mục tiêu là có sẵn;

- đánh giá và theo dõi việc thực hiện;

...

...

...

- xem xét việc thực hiện và cố gắng cải tiến liên tục.

Lãnh đạo cao nhất cần nêu rõ tầm nhìn về các kết quả bền vững lâu dài và cần thử thách và trao quyền cho các cá nhân chịu trách nhiệm về việc mua sắm thực tế để tìm kiếm các giải pháp sáng tạo và bền vững. Các nhà lãnh đạo cần có khả năng và sẵn lòng đưa ra hướng dẫn, cố vấn và tư vấn. Lưu ý là sự lãnh đạo có thể tồn tại ở tất cả các cấp của tổ chức.

6  Tổ chức hoạt động mua sắm hướng đến tính bền vững

6.1  Quản trị mua sắm

6.1.1  Quản trị

Chức năng mua sắm cần được phân tích kỹ trước khi tập trung vào việc thực hiện mua sắm bền vững. Điều này bao gồm đánh giá sự trưởng thành của chức năng mua sắm và cách thức chức năng này được thể hiện trong tổ chức.

Điều quan trọng là lồng ghép tính bền vững vào các bố trí quản trị hiện tại mà không phải xây dựng một chương trình quản trị mới. Các tổ chức thường có một nhóm người lo liệu việc quản trị về các vấn đề như phê duyệt các chiến lược mua sắm, giao tiếp và cam kết, theo dõi các khoản tiết kiệm và các chỉ số kết quả hoạt động chính khác (KPI). Cần có mối liên hệ rõ ràng giữa cách thức quản trị việc mua sắm với các vấn đề và tác động của tính bền vững được mô tả trong tiêu chuẩn này. Nhân sự đảm trách việc mua sắm cũng cần được bao gồm trong nhóm về tính bền vững hiện có hoặc ban nội bộ.

6.1.2  Các quy trình và hệ thống

Quản trị đòi hỏi một tập hợp quy tắc mà mọi người cần phải tuân theo. Đối với hầu hết các tổ chức, điều này được hỗ trợ bởi một bộ các quy trình và công cụ, tức là các chính sách, điều lệ, hệ thống, tiêu chuẩn và khuôn mẫu, v.v... phù hợp với mục tiêu về tính bền vững và mua sắm của tổ chức. Ngoài ra, một số tổ chức sử dụng các hệ thống (ví dụ: đấu thầu điện tử, hệ thống quản lý hợp đồng, hệ thống hoạch định nguồn lực của tổ chức) để hỗ trợ cho tiến trình và quy trình làm việc của tổ chức.

...

...

...

6.2.1  Văn hóa tổ chức

Thực hiện hiệu quả chính sách và chiến lược mua sắm bền vững đòi hỏi các cá nhân tham gia mua sắm, bao gồm các bên liên quan nội bộ (ví dụ: công nhân sản xuất, chủ ngân sách hoặc những người khác tham gia với các nhà cung ứng ở mọi mức độ), phải hiểu lý do thực hiện mua sắm bền vững. Điều quan trọng nữa là tất cả các bên liên quan nội bộ đều hiểu họ đóng vai trò như thế nào trong việc thực hiện đó và được cung cấp các phương tiện để thực hiện điều đó. Điều này có thể liên quan đến việc tư vấn cho lãnh đạo cao nhất, để giúp họ hiểu rõ hơn và hỗ trợ tính bền vững. Hành vi cá nhân cũng có tầm quan trọng căn bản để thực hiện thành công việc mua sắm bền vững. Những cá nhân được giao nhiệm vụ thực thi công việc mua sắm bền vững cần được tạo điều kiện để làm như vậy thông qua các biện pháp mang tính trợ giúp như văn hóa tổ chức, quản lý kết quả thực hiện công việc, giáo dục, đào tạo và sự hỗ trợ.

Việc giới thiệu một khái niệm tương đối mới cho nhân viên đòi hỏi sự lồng ghép được quản lý một cách cẩn trọng vào văn hóa tổ chức. Tổ chức cần xây dựng văn hóa bao trùm thay đổi và môi trường khuyến khích sự hợp tác, đổi mới, giao tiếp hiệu quả và chấp nhận rủi ro (bao gồm cả cơ hội) thích hợp. Các bên liên quan chính cần được khuyến khích kết nối và tham gia vào các nhóm nội bộ và bên ngoài. Điều này có thể cung cấp cơ hội học tập, đối sánh chuẩn và nắm bắt những lợi ích chung.

Tổ chức cần xác định nhu cầu học tập và phát triển của những người tham gia vào quá trình mua sắm. Tuy nhiên, những người tham gia mua sắm không phải là những chuyên gia về tính bền vững; và cần cung cấp cho họ các tư vấn và hỗ trợ về tính bền vững nghề nghiệp.

6.2.2  Quản lý kết quả thực hiện công việc

Đảm bảo rằng việc mua sắm bền vững được kết hợp với quản lý kết quả thực hiện công việc sẽ giúp đạt được sự thay đổi văn hóa. Các mục tiêu và mục đích mua sắm bền vững cần được bao gồm trong ví dụ như:

- các thỏa thuận và mục tiêu kết quả thực hiện công việc tập thể và/hoặc cá nhân;

- xem xét và đánh giá sự phát triển của nhân viên;

- các kế hoạch khích lệ hoặc các thỏa thuận khen thưởng và công nhận khác.

...

...

...

Điều quan trọng là tổ chức duy trì nhận thức về các vấn đề về tính bền vững và thực hành tốt mà những điều này có thể thay đổi nhanh chóng. Các tổ chức có thể cộng tác với các tổ chức đồng đẳng và chuỗi cung ứng trong ngành để chia sẻ kiến thức và phát triển thực hành tốt hơn. Ví dụ xấu hoặc kịch bản trường hợp xấu nhất cũng có thể hữu ích để rút ra bài học. Báo cáo từ các tổ chức phi chính phủ, các tổ chức tài chính hoặc các nguồn truyền thông chuyên biệt cũng có thể hữu ích.

6.2.4  Hướng dẫn

Các công cụ và hướng dẫn phù hợp có thể giúp các chuyên gia mua sắm đạt được các mục tiêu về tính bền vững, ví dụ:

- các hướng dẫn về tính bền vững cho mỗi loại hình hoặc tĩnh vực;

- hướng dẫn về giấy chứng nhận xã hội và môi trường;

- các tiêu chuẩn hệ thống quản lý, công cụ phân tích và báo cáo kết quả thực hiện công việc;

- các công cụ đánh giá, chẳng hạn như chi phí vòng đời (LCC);

- nghiên cứu điển hình;

- đánh giá vòng đời về tác động môi trường và xã hội.

...

...

...

6.3.1  Xác định các bên liên quan chính

Tổ chức cần xem xét lập sơ đồ các bên liên quan có liên quan đến mua sắm bền vững.

Bảng 1 xác định phạm vi các bên liên quan điển hình từ quan điểm mua sắm và tại sao cần gắn kết họ.

Bảng 1 - Các loại hình bên liên quan khác nhau với các ví dụ về lợi ích và tác động của họ đối với tổ chức

Loại hình bên liên quan

Ví dụ về bên liên quan

Ví dụ về lợi ích của bên liên quan

Các chức năng nội bộ

Lãnh đạo/doanh nhân cấp cao

...

...

...

Cải thiện uy tín thương hiệu

Đạt được lợi thế cạnh tranh

Hỗ trợ đổi mới

Tăng lòng tin của nhà đầu tư

Nhân viên mua sắm

Quản lý rủi ro mua sắm (bao gồm cả cơ hội)

Giảm chi phí

Duy trì sự đổi mới

Thúc đẩy người mua

...

...

...

Mua hoặc sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ bền vững hơn

Đảm bảo hàng hóa và dịch vụ phù hợp với mục đích

Đảm bảo hàng hóa là hàng thật

Nhân viên sản xuất

Tuân thủ kế hoạch sản xuất

Cải thiện hiệu quả

Kiểm tra chất lượng sản phẩm

Người làm về trách nhiệm xã hội/tính bền vững

Cải thiện hiệu suất tính bền vững

...

...

...

Tạo ra giá trị thông qua trách nhiệm xã hội

Nhân sự nội bộ khác (tài chính, sức khỏe và an toàn, nguồn nhân lực, các nhà quản lý hoạt động, v.v...)

Cải thiện sức khỏe và an toàn

Theo dõi các thời hạn thanh toán

Thu hồi vốn đầu tư

Chuỗi cung ứng

Các nhà cung ứng (cấp 1, 2 và sau đó)

Nhận thanh toán nhanh chóng

Nhận giá hợp lý

...

...

...

Đạt được điều kiện hợp đồng công bằng

Tạo lập nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ bền vững hơn

Nhà thầu phụ/công nhân

Tiếp nhận điều kiện hợp đồng công bằng

Được cung cấp điều kiện làm việc lành mạnh và an toàn

Đối tác kinh doanh, nhà tư vấn

Cải thiện sự cộng tác

Đổi mới

Tạo dựng lợi ích chung

...

...

...

Bên mua, khách hàng và người sử dụng

Mua hoặc sử dụng hàng hóa hoặc dịch vụ bền vững hơn

Cộng đồng địa phương

Hỗ trợ việc làm tại địa phương

Thúc đẩy sự thịnh vượng và tạo thu nhập

Tận hưởng môi trường lành mạnh

Chính phủ, khu vực công, cơ quan nghiên cứu, cơ quan quốc tế

Bảo vệ quyền con người

Thúc đẩy sự tiếp cận với các dịch vụ thiết yếu

...

...

...

Khuyến khích nghiên cứu hợp tác

Các tổ chức phi chính phủ (NGO)

Tạo nhận thức cho một xã hội bền vững hơn

Tổ chức công đoàn/công nhân

Đạt được điều kiện làm việc tốt hơn

Nhà đầu tư, tổ chức tài chính, tổ chức đánh giá xếp hạng

Giảm thiểu các tác động tiêu cực về tài chính

Giảm độ không chắc chắn

Hỗ trợ thu hồi vốn đầu tư có trách nhiệm

...

...

...

Thúc đẩy các tổ chức tham gia trong ngành

Thúc đẩy các thực hành bền vững tốt

6.3.2  Gắn kết các chuỗi cung ứng

Để quản lý đầy đủ các rủi ro (bao gồm cả cơ hội) về tính bền vững trong toàn bộ những chuỗi cung ứng của mình, tổ chức có thể cần gắn kết một hoặc một nhóm các nhà cung ứng, đối tác hoặc nhà thầu phụ trong các sáng kiến nằm ngoài các yêu cầu của hợp đồng (xem Điều 7). Điều này có thể bao gồm:

- các sáng kiến dài hạn vượt quá thời hạn của hợp đồng hoặc cam kết; và/hoặc

- phạm vi hoạt động rộng hơn, tức là trên nhiều hợp đồng và cam kết khác nhau, nếu cần, vượt ra ngoài các nhà cung ứng cấp 1.

Những sáng kiến doanh nghiệp với doanh nghiệp này dựa trên niềm tin tốt và vượt ra ngoài quan hệ công chúng. Những sáng kiến này có nhiều khả năng thành công hơn nếu:

- các lợi ích, nhu cầu và năng lực của các nhà cung ứng (ngoài cấp 1), các nhà thầu phụ, đối tác và tổ chức đã được xác định;

- mối quan hệ mà các lợi ích này thiết lập giữa tổ chức và nhà cung ứng là trực tiếp hoặc quan trọng;

...

...

...

- tổ chức và các nhà cung ứng của tổ chức có thông tin và sự hiểu biết cần thiết để đưa ra quyết định; và

- quá trình công bằng, toàn diện và giao tiếp hai chiều cân bằng được thiết lập.

Các kỹ thuật gắn kết khác nhau có thể được tổ chức sử dụng trong việc phát triển, tích hợp và quản lý các mục tiêu về tính bền vững trong chuỗi cung ứng của tổ chức. Ví dụ bao gồm:

- các sáng kiến bền vững dựa trên ngành hàng hoặc hàng hóa;

- kế hoạch phát triển nhà cung ứng, khi tổ chức hỗ trợ một cách riêng rẽ các nhà cung ứng để phát triển khả năng của họ theo thời gian, bao gồm cả tính bền vững;

- các sáng kiến quản lý quan hệ nhà cung ứng, nhằm phát triển mối quan hệ có cấu trúc với các nhà cung ứng, nhà thầu phụ hoặc đối tác quan trọng/chiến lược để đạt được mức độ lợi ích và đổi mới cao hơn, bao gồm cả tính bền vững;

- các chương trình xây dựng năng lực, có thể cần thiết để cải thiện sự liên kết giữa tổ chức và nhà cung ứng, với sự xem xét cụ thể đối với các SMO;

- các sáng kiến đa dạng nhà cung ứng, nhằm mục đích tăng cơ hội kinh doanh cho các nhóm nhà cung ứng chưa được tận dụng hết bằng cách đưa họ vào các quyết định mua sắm.

6.3.3  Gắn kết các bên liên quan khác

...

...

...

Chính phủ có thể là một bên liên quan quan trọng hỗ trợ và ủng hộ một sân chơi bình đẳng vì các nhà quản lý có thể đưa ra các biện pháp khuyến khích để cải thiện thực hành bền vững, đặc biệt trong trường hợp các sáng kiến bền vững không đủ tính cạnh tranh. Trong những trường hợp này, tổ chức có thể sử dụng ảnh hưởng bằng cách phối hợp với chính phủ để xây dựng các chính sách và tiêu chuẩn. Ngoài ra, với tư cách là người mua công, chính phủ cũng có thể đóng vai trò quan trọng trong việc thúc đẩy hành vi của các bên liên quan bên ngoài hướng đến tính bền vững.

Các tổ chức phi chính phủ, công đoàn và đại diện cho công nhân có thể là những bên liên quan quan trọng trong việc hỗ trợ tổ chức nâng cao nhận thức về thực hành bền vững. Việc gắn kết các bên liên quan này có thể tạo điều kiện cho một cuộc đối thoại tích cực với các bên liên quan khác bao gồm cả cộng đồng địa phương.

Sự tham gia bên ngoài có thể trên cơ sở một - một hoặc có thể có hiệu quả hơn thông qua hợp tác với các nhóm như tổ chức thương mại/ngành, nhóm được chính phủ hỗ trợ và các tổ chức phi chính phủ bao gồm các tổ chức tập trung vào cải thiện kết quả thực hiện công việc về tính bền vững.

Khi tham gia vào cuộc đối thoại ngang hàng trực tiếp, cần thận trọng để đảm bảo rằng mọi tham gia đều có đạo đức và không thể được coi là chống cạnh tranh. Cũng cần phải xem xét việc bảo vệ thông tin bí mật hoặc sở hữu trí tuệ, bảo vệ chống hối lộ hoặc gian lận để tránh sự đồng lõa (xem 4.5.5).

6.4  Thiết lập các ưu tiên mua sắm bền vững

6.4.1  Áp dụng quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro (bao gồm cả cơ hội) về tính bền vững có thể bao gồm ba hoạt động bổ sung:

- xác định các rủi ro (bao gồm cả cơ hội) ngắn hạn, trung hạn và dài hạn và đánh giá mức độ quan trọng của chúng đối với tổ chức, bao gồm cả những rủi ro có nguồn gốc từ thực tiễn tổ chức ảnh hưởng đến việc mua sắm;

- tích hợp các hoạt động thích hợp để xử lý các rủi ro (bao gồm cả cơ hội) về tính bền vững này trong quá trình quản lý rủi ro;

...

...

...

Nỗ lực thích đáng liên kết tốt với cấu trúc của các khuôn khổ quản lý rủi ro chung. Sự liên kết này cho phép tích hợp trực tiếp nỗ lực thích đáng vào các thực hành quản lý rủi ro hiện có cùng với các phạm vi rủi ro khác mà tổ chức quyết định giải quyết.

6.4.2  Sử dụng các cách tiếp cận khác nhau để thiết lập ưu tiên

6.4.2.1  Xem xét các cách tiếp cận khác nhau

Mục tiêu về tính bền vững của chính sách và chiến lược mua sắm cần được chuyển đổi thành các ưu tiên hoạt động cho chức năng mua sắm thông qua quản lý rủi ro. Điều này có thể được thực hiện bằng nhiều cách tiếp cận, ví dụ:

- các hạng mục, tức là các nhóm hàng hóa hoặc dịch vụ tương tự nhau;

- nhà cung ứng, nghĩa là trên nhiều hợp đồng và vị trí địa lý;

- các vấn đề về tính bền vững trong các danh mục, nhà cung ứng và hợp đồng;

- thực tiễn tổ chức ảnh hưởng đến việc mua sắm, bao gồm hợp đồng, phân tích bối cảnh, v.v...

6.4.2.2  Sử dụng cách tiếp cận hạng mục

...

...

...

Nhiều chức năng mua sắm thực hiện một phương pháp tiếp cận quản lý hạng mục. Phương pháp tiếp cận này thường dẫn đến một kế hoạch hạng mục, bao gồm cả những cân nhắc về tính bền vững.

Kế hoạch hạng mục này cần là một kế hoạch thực hiện tập thể giữa các cá nhân có liên quan trong tổ chức. Kế hoạch này có thể bao gồm các cá nhân kỹ thuật chịu trách nhiệm về việc mua sắm thực tế có hiểu biết sâu sắc về hạng mục cung cấp, chuyên gia về tính bền vững hoặc khách hàng tiếp xúc với những người hiểu nhu cầu và kỳ vọng của khách hàng. Tổ chức cần xem xét:

- khối lượng mua và/hoặc chi phí của hạng mục, trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn;

- các rủi ro (bao gồm cả cơ hội) liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ, thực tiễn của nhà cung ứng và các vấn đề về tính bền vững quan trọng;

- mức độ quan trọng đối với các hoạt động;

- bối cảnh quốc gia;

- áp dụng các chính sách công có liên quan đến tính bền vững, bao gồm cả những thay đổi dự kiến;

- các yêu cầu hoạt động trong tương lai.

6.4.2.3  Sử dụng cách tiếp cận nhà cung ứng

...

...

...

Phân tích này có thể được xem xét theo một số cách tùy thuộc vào hệ thống quản trị hiện tại và sự sẵn có của các nguồn lực tổ chức.

a) Hiểu về chuỗi cung ứng. Khi làm như vậy, có thể hữu ích để:

1) hiểu nguồn nguyên liệu thô, hàng hóa hoặc dịch vụ quan trọng nhất đến từ đâu;

2) hiểu được nguồn lao động từ đâu;

3) xác minh hàng hóa được vận chuyển bằng cách nào và bởi ai;

4) xem xét kết quả thực hiện công việc trong quá khứ của nhà cung ứng.

Hiểu được các chuỗi cung ứng dưới cấp 1 có thể được tạo điều kiện bằng cách xem xét những điều sau đây:

- hiểu các nhà cung ứng dưới cấp 1 có độ trưởng thành về tính bền vững mức cao và có thể đóng góp tích cực hoặc các nhà cung ứng dưới cấp 1 nào có độ trưởng thành về tính bền vững mức thấp và có thể là một trở ngại;

- đánh giá và làm việc một cách minh bạch với các nhà cung ứng dưới cấp 1 để xác định những rủi ro (bao gồm các cơ hội) quan trọng làm chuỗi cung ứng giảm khả năng cải thiện năng lực nhà cung ứng (xem 6.3.2);

...

...

...

- phân tích cách thức giá cả và điều kiện thương mại của tổ chức giúp các nhà cung ứng quản lý chuỗi cung ứng dễ dàng hơn;

- kiểm tra xem nhà cung ứng nào tổ chức đã xây dựng mối quan hệ chiến lược, bao gồm cả chất lượng và chiều sâu của mối quan hệ.

b) Xem xét khả năng ảnh hưởng có thể có khi tổ chức có khả năng tác động thay đổi các thực tiễn của chuỗi cung ứng.

c) Tập trung vào các rủi ro (bao gồm cả cơ hội).

d) Lập sơ đồ tất cả các nhà cung ứng trong danh mục ưu tiên cao.

e) Nếu tổ chức có chiến lược chọn các nhà cung ứng quan trọng để quản lý quan hệ nhà cung ứng, thì lập sơ đồ những nhà cung ứng đó và giải quyết các vấn đề về tính bền vững được ưu tiên.

6.4.2.4  Sử dụng cách tiếp cận vấn đề tính bền vững

Việc xác định các danh mục ưu tiên hàng đầu, nhà cung ứng, hợp đồng và thực tiễn tổ chức ảnh hưởng đến mua sắm cho mỗi vấn đề tính bền vững có thể hỗ trợ việc tham vấn các bên liên quan quan trọng như những người tham gia vào quản lý rủi ro, trách nhiệm xã hội, sức khỏe và an toàn nghề nghiệp, môi trường, tính đa dạng và sở hữu trí tuệ.

Hình 3 là một ví dụ về việc lập sơ đồ các hạng mục với các vấn đề tính bền vững

...

...

...

Hình 3 - Ví dụ về các vấn đề tính bền vững trên mỗi hạng mục và mức độ tác động của chúng

Mỗi vấn đề về tính bền vững cần:

- phù hợp với các chủ đề mua sắm bền vững cốt lõi (xem 4.3); và/hoặc

- phù hợp với các vấn đề chính như được xác định bởi chính sách về tính bền vững của tổ chức.

Khi thực hiện xong việc lập sơ đồ này, có thể củng cố bằng đánh giá vòng đời nếu thích hợp. Phạm vi đánh giá vòng đời cần được quyết định bởi tổ chức có tính đến mục đích và nguồn lực sẵn có.

Cũng có thể hữu ích khi thực hiện cùng một loại phân tích bao gồm cả nhà cung ứng, hợp đồng hoặc thực tiễn tổ chức ảnh hưởng đến mua sắm.

CHÚ THÍCH: Phụ lục C đưa ra các ví dụ chi tiết hơn.

6.5  Đo lường và cải tiến kết quả thực hiện công việc

6.5.1  Xác định số liệu và chỉ số

...

...

...

- thiết lập phép đo cơ sở, các mục tiêu bền vững và KPI kèm theo;

- theo dõi, đánh giá và liên tục cải tiến kết quả thực hiện công việc, thực hiện hành động khắc phục nếu cần;

- hỗ trợ trong việc lựa chọn nhà cung ứng phù hợp;

- truyền đạt kết quả và gắn kết người ra quyết định và các bên liên quan nội bộ;

- đối sánh tổ chức với các đối thủ cạnh tranh và các nhà lãnh đạo về tính bền vững;

- trao đổi thông tin với các bên liên quan bên ngoài.

Số liệu là dữ liệu thô được thu thập để hiểu kết quả thực hiện công việc. Các chỉ số là thông tin được sử dụng để hỗ trợ việc ra quyết định, ví dụ: các số liệu liên quan đến nguồn và sử dụng năng lượng có thể được chuyển đổi thành chỉ số liên quan đến phát thải cacbon.

Có nhiều loại chỉ số khác nhau có thể được xem xét. Bao gồm:

- các chỉ số quá trình: liên quan đến việc đo lường và theo dõi tiến độ hướng tới đạt được chính sách, mục tiêu và mục đích tổ chức, v.v...

...

...

...

- các chỉ số kết quả: liên quan đến kết quả thực hiện công việc của tổ chức, đặc biệt là các khía cạnh bị ảnh hưởng bởi quá trình mua sắm bền vững: các chỉ số này có thể phù hợp với các vấn đề về tính bền vững trong toàn tổ chức để cho phép tổ chức theo dõi tốt hơn tác động của các thực hành bền vững;

- các chỉ số tác động: liên quan đến các tác động kinh tế, môi trường và xã hội đáng kể: tích cực/tiêu cực, thực tế/tiềm ẩn, trực tiếp/gián tiếp, ngắn hạn/dài hạn, dự kiến/ngoài dự kiến.

Việc đo lường có thể định tính hoặc định lượng và có thể áp dụng cho cả thực hành và kết quả mua sắm. Cần cân nhắc đến các cuộc khảo sát và phản hồi được cung cấp bởi các cá nhân chịu trách nhiệm về việc mua sắm thực tế và phản hồi do các nhà cung ứng đưa ra.

Cần có thời gian cho tác động của một chương trình mua sắm bền vững tiến triển từ các chỉ số tổ chức thành kết quả, và cuối cùng là tác động của tổ chức lên xã hội, môi trường và nền kinh tế rộng hơn.

6.5.2  Báo cáo

Việc báo cáo có thể tiến hành ở một số cấp độ (xem Bảng 4) và liên quan đến một số lượng lớn các bên liên quan, bao gồm các nhà cung ứng đang ngày càng được nhiều khách hàng khác nhau yêu cầu dữ liệu về tính bền vững.

Tổ chức cần đảm bảo rằng:

- thông tin chuyển qua các cấp này được kết nối với nhau và có thể chuyển giao được;

- giảm thiểu gánh nặng của công việc báo cáo cho các nhà cung ứng.

...

...

...

Cấp độ báo cáo

Ví dụ về các hoạt động báo cáo

Các bên liên quan bên ngoài

Báo cáo thường niên, báo cáo về tính bền vững

Lãnh đạo cao nhất của tổ chức

Báo cáo lãnh đạo cao nhất tóm tắt tiến độ về các sáng kiến chính, trang tổng quan

Chức năng mua sắm

Báo cáo với quản lý mua sắm về các sáng kiến cụ thể, tổng quan về nhà cung ứng

Nhà cung ứng/Hợp đồng

...

...

...

Một số biện pháp có thể được thực hiện để giảm gánh nặng này, ví dụ:

- xác định một số lượng giới hạn các chỉ số và số liệu quan trọng đáng kể có thể truyền đạt hiệu quả các vấn đề quan trọng cho tổ chức và các bên liên quan;

- từ các khung báo cáo tính bền vững được quốc tế chấp nhận rút ra các chỉ số về tính bền vững, có thể đảm bảo rằng dữ liệu mà tổ chức đề nghị nhất quán trên toàn thế giới, do đó tạo ra một ngôn ngữ toàn cầu thông qua đó dữ liệu về tính bền vững được trao đổi.

Cần thận trọng để đảm bảo việc báo cáo đúng. Điều này bao gồm:

- báo cáo kết quả và thành tích tích cực cũng như tiêu cực;

- đảm bảo khả năng so sánh giữa các năm báo cáo và không thay đổi các chỉ số cơ bản hoặc trình bày thông tin theo từng năm;

- đảm bảo tính chính xác trong dữ liệu được báo cáo;

- nêu rõ khoảng thời gian dữ liệu được báo cáo và báo cáo khoảng thời gian đều đặn (ví dụ: hàng năm);

- đảm bảo rằng thông tin rõ ràng và không có từ ngữ khó hiểu;

...

...

...

Trao đổi thông tin cần đầy đủ, dễ hiểu, có trách nhiệm, chính xác, cân bằng, kịp thời và dễ tiếp cận.

6.5.3  Đối sánh chuẩn

Tổ chức có thể chọn để đối sánh chuẩn với các tổ chức đồng đẳng và ghi lại kết quả. Một cách để thực hiện điều này là so sánh với các chỉ số được thiết lập chính thức, ví dụ: một số chỉ số đo lường tính bền vững ngay thẳng có sẵn, có tính đến nhiều khía cạnh của thực hành tổ chức, bao gồm cách thức tổ chức quản lý chuỗi cung ứng. Điều này không giới hạn ở các hoạt động chuỗi cung ứng nhưng có tính đến nhiều khía cạnh của thực hành tổ chức, bao gồm các hoạt động liên quan đến chuỗi cung ứng của tổ chức đó.

Những lợi ích của đối sánh chuẩn liên quan đến việc hiểu xu hướng hiện tại và so sánh các hệ thống, quá trình và kết quả thực hiện công việc của tổ chức với các tổ chức cùng ngành. Tuy nhiên, đối sánh chuẩn cũng có thể dẫn đến tăng sự tập trung ra khỏi các vấn đề quan trọng của tổ chức, do sự tập trung được đặt vào các vấn đề được coi là quan trọng bởi những người khác bên ngoài tổ chức.

6.6  Thiết lập cơ chế khiếu nại

Các bên liên quan, đặc biệt là những người dễ bị tổn thương, có thể đưa sự chú ý của tổ chức đến các vấn đề, khiếu nại và/hoặc đề xuất của họ và tìm kiếm đền bù. Tổ chức cần tạo điều kiện thuận lợi cho việc này bằng cách thiết lập một cơ chế khiếu nại thông qua các kênh khác nhau, tùy thuộc vào các vấn đề tính bền vững được báo cáo.

Cơ chế này có thể cung cấp thêm cơ hội để cầu viện và khắc phục, ngoài các kênh có sẵn từ trước.

Các cơ chế ngoài nhà nước cũng có thể góp phần tăng cường các thể chế nhà nước.

Để các cơ chế khiếu nại có hiệu quả, chúng cần:

...

...

...

b) hợp pháp: để tạo sự tin tưởng từ các nhóm bên liên quan mà mục đích sử dụng nhóm định hướng tới và chịu trách nhiệm về việc tiến hành công bằng các quá trình khiếu nại;

c) tiếp cận được và dễ hiểu: được biết đến với tất cả các nhóm bên liên quan mà mục đích sử dụng nhóm định hướng tới, cung cấp hỗ trợ đầy đủ cho những người có thể gặp phải các rào cản tiếp cận cụ thể;

d) an toàn: để bảo vệ các bên liên quan khỏi các mối đe dọa và trả đũa tiềm ẩn thông qua hệ thống liên lạc hai chiều độc lập, ẩn danh và an toàn;

e) dự đoán được: cung cấp một quy trình rõ ràng và được biết đến với khung thời gian biểu thị cho từng giai đoạn và sự rõ ràng về các loại quá trình, kết quả có sẵn và phương tiện theo dõi việc thực hiện;

f) công bằng: để đảm bảo rằng các bên bị thiệt hại có quyền tiếp cận chính đáng tới các nguồn thông tin, tư vấn và chuyên môn cần thiết để tham gia vào một quá trình khiếu nại về các điều khoản công bằng, có hiểu biết và tôn trọng;

g) minh bạch: duy trì cho các bên khiếu nại được thông báo về tiến trình và cung cấp đầy đủ thông tin về hiệu quả thực hiện của cơ chế để xây dựng lòng tin vào tính hiệu lực và đáp ứng mọi lợi ích công bị đe dọa;

h) tương thích về quyền: bảo đảm kết quả và đền bù phù hợp với các chuẩn mực ứng xử quốc tế;

i) nguồn học tập liên tục: dựa trên các biện pháp có liên quan để xác định các bài học cho cải thiện cơ chế và ngăn ngừa các khiếu nại và tổn hại trong tương lai.

Trong việc góp phần vào mua sắm bền vững, cơ chế khiếu nại có thể đóng vai trò quan trong cho việc giảm nhẹ các tác động tiêu cực trong chuỗi cung ứng và trong việc tiếp cận sự đền bù cho các bên liên quan bị ảnh hưởng.

...

...

...

7.1  Xây dựng trên quá trình hiện có

Điều 7 đề cập đến quá trình mua sắm và cách thức mà mỗi bước của quá trình có thể kết hợp các thực hành mua sắm bền vững. Điều này dành cho những cá nhân chịu trách nhiệm về việc mua sắm thực tế. Cá nhân chịu trách nhiệm mua sắm trong các chức năng liên kết cũng có thể thấy điều này là có liên quan. Tính bền vững cần được tích hợp vào các quá trình mua sắm hiện có và cần tránh việc tạo ra một quá trình song song.

Hình 4 minh họa quá trình mua sắm điển hình và được sử dụng như cấu trúc của điều này.

Hình 4 - Tổng quan về Điều 7: Lồng ghép tính bền vững vào quá trình mua sắm

CHÚ THÍCH: Thành phần thiết yếu của quá trình mua sắm là thu thập thông tin tổ chức để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. Như được định nghĩa trong Điều 3, yêu cầu có nghĩa là một điều khoản rộng chuyển tải các tiêu chí được đáp ứng bởi hàng hóa hoặc dịch vụ, trong khi quy định kỹ thuật có nghĩa là tài liệu, thường là kỹ thuật, quy định các yêu cầu được đáp ứng bởi hàng hóa, quá trình hoặc dịch vụ.

7.2  Lập kế hoạch

7.2.1  Lồng ghép các thành phần chính của mua sắm bền vững

Lồng ghép tính bền vững vào chiến lược tìm nguồn cung ứng cho phép tổ chức:

...

...

...

- bắt đầu một chương trình hợp tác làm việc với các bên liên quan (ví dụ: khách hàng nội bộ, người sử dụng, người tiêu dùng, khách hàng, nhà cung ứng sau cấp 1);

- xác định các tiêu chí về tính bền vững mà các nhà cung ứng có thể đáp ứng, trong khi vẫn đạt được giá trị về tài chính.

Những thành phần này sau đó cần được tích hợp trong chiến lược tìm nguồn. Điều này cho phép các xem xét tính bền vững trở thành một phần của việc ra quyết định chiến lược. Các yếu tố chính của kế hoạch mua sắm bền vững được thể hiện trên Hình 5.

Hình 5 - Các đầu vào trong chiến lược tìm nguồn

7.2.2  Đánh giá rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội)

Rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) có thể khác nhau đáng kể giữa các loại hàng hóa hoặc dịch vụ và giữa các nhà cung ứng. Các cân nhắc liên quan bao gồm các khía cạnh kỹ thuật, văn hóa tuân thủ, địa điểm tìm nguồn và cấu trúc chuỗi cung ứng, đặc biệt chú ý đến các nhà cung ứng dưới cấp 1.

Do đó, tổ chức cần đánh giá và ưu tiên các rủi ro về tính bền vững có liên quan và quan trọng nhất (bao gồm cả cơ hội) cho từng hoạt động mua sắm. Các định hướng thiết lập trước đó, ví dụ: chính sách và chiến lược mua sắm của tổ chức, cũng như các thiết lập ưu tiên, cần được xem xét (xem Điều 5 và 6.4).

Phân tích này dẫn đến chiến lược tìm nguồn cung ứng không nên thực hiện một cách độc lập. Việc xác định các vấn đề về tính bền vững có liên quan đòi hỏi một cách tiếp cận đa ngành để nắm bắt kiến thức từ:

...

...

...

- các chuyên gia về tính bền vững có thể tư vấn kỹ thuật về các vấn đề như lao động và nhân quyền, sức khỏe và an toàn, quản lý môi trường và các vấn đề pháp lý;

- những người có kiến thức về cách thức mà hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ được tổ chức sử dụng.

Cùng với đánh giá rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội), các cách tiếp cận khác nhau có thể được sử dụng, chẳng hạn như cách tiếp cận vòng đời và LCC.

Cách tiếp cận vòng đời bao gồm đánh giá tác động về tính bền vững liên quan đến tất cả các giai đoạn của vòng đời sản phẩm từ lúc sản xuất đến khi phế hỏng, ví dụ: khai thác nguyên liệu thô, xử lý vật liệu, sản xuất, phân phối, sử dụng, sửa chữa và bảo trì, thanh lý hoặc tái chế.

7.2.3  Phân tích chi phí

Điều quan trọng là xem xét tất cả các chi phí sẽ phát sinh trong suốt thời gian tồn tại của hàng hóa hoặc dịch vụ. LCC là một phương pháp có thể được sử dụng để phân tích chi phí. Bao gồm:

a) tổng chi phí sở hữu, bao gồm:

1) giá mua và tất cả các chi phí liên quan (giao hàng, lắp đặt, bảo hiểm, v.v...);

2) chi phí vận hành, bao gồm năng lượng, nhiên liệu và sử dụng nước, linh kiện thay thế và bảo trì;

...

...

...

b) các tác động bên ngoài tích cực hoặc tiêu cực có thể tiền tệ hóa, bao gồm:

1) đối với tổ chức: chi phí và lợi ích của rủi ro (bao gồm cả cơ hội), tức là đánh giá chi phí liên quan đến giảm thiểu rủi ro (bao gồm cả cơ hội) và nhận biết lợi ích;

2) đối với xã hội: chi phí của các tác động bên ngoài về môi trường và chi phí của các tác động bên ngoài về xã hội (ví dụ như tạo việc làm hoặc mất việc làm).

Khi đánh giá các chi phí bằng cách sử dụng cách tiếp cận LCC, tổ chức cần chỉ ra trong tài liệu mua sắm các dữ liệu được cung cấp bởi bên dự thầu và phương pháp được sử dụng để xác định chi phí vòng đời dựa trên cơ sở dữ liệu đó.

Hình 6 cung cấp tổng quan về LCC.

Hình 6 - Tổng quan về LCC

7.2.4  Phân tích nhu cầu của tổ chức

Khi phân tích nhu cầu của tổ chức đối với hàng hóa hoặc dịch vụ cụ thể, tổ chức cần xem xét các tùy chọn thay thế nào có thể có để mang lại cùng một kết quả theo cách tốt hơn, ví dụ:

...

...

...

- giảm tần suất sử dụng/tiêu thụ;

- xác định các phương pháp thay thế để đáp ứng nhu cầu, chẳng hạn như dịch vụ thuê ngoài hoặc cho thuê thay vì sở hữu;

- tổng hợp và/hoặc hợp nhất nhu cầu;

- chia sẻ việc sử dụng giữa các bộ phận hoặc tổ chức;

- khuyến khích tái chế, sửa chữa, tái sử dụng hoặc tái mục đích sử dụng hàng hóa cũ;

- xác định việc có cần thuê ngoài hay không và cách mở rộng phạm vi trách nhiệm đối với các thực hành môi trường và lao động trong suốt chuỗi cung ứng;

- sử dụng vật liệu tái chế/tái tạo.

Điều này minh họa khái niệm về một nền kinh tế tuần hoàn.

Tổ chức cần tham khảo ý kiến các bên liên quan nội bộ quan trọng để đánh giá tính khả thi của các giải pháp bền vững tiềm năng và điều chỉnh các khuyến nghị và gắn kết chung để hỗ trợ các thay đổi cần thiết. Trong trường hợp các bên liên quan bên ngoài tham gia vào việc xác định nhu cầu (ví dụ: các tổ chức chính phủ), có thể cần phải gắn kết họ trước khi kiểm tra các tùy chọn.

...

...

...

Mục tiêu là để hiểu rõ hơn về khả năng hiện tại và tương lai của thị trường cung cấp để hỗ trợ nhu cầu về tính bền vững của tổ chức, đồng thời cung cấp cùng một mức giá, chức năng và chất lượng dịch vụ hoặc được cải thiện. Phân tích thị trường có thể cho phép tổ chức hiểu việc các tiêu chí phát triển bền vững có làm giảm hoặc tăng mức độ cạnh tranh và/hoặc sức mua của tổ chức hay không.

Tổ chức có thể là một bên có quyền lực về kinh tế bao trùm tất cả các loại hình nhà cung ứng. Nếu các nhà cung ứng địa phương, SMO và cộng đồng dân cư và cộng đồng yếu thế (ví dụ như các nhà cung ứng sở hữu và/hoặc sử dụng người khuyết tật hoặc cộng đồng bản địa) được xác định là quan trọng trong việc ưu tiên thì tổ chức cần đảm bảo rằng nghiên cứu thị trường tập trung đặc biệt vào các nhóm này.

Các nhà cung ứng thường có thể tiến bộ hơn khách hàng về sự sáng tạo và đổi mới. Điều quan trọng là phải sớm gắn kết với một loạt các nhà cung ứng khác nhau trong quá trình này để xác định liệu các yêu cầu kinh doanh có thể đáp ứng được hay vượt quá bởi:

- công nghệ mới;

- hàng hóa hoặc dịch vụ mới;

- nhà cung ứng mới;

- những tiến bộ trong thực hành kinh doanh bền vững;

- mô hình kinh doanh mới;

- mối quan hệ đổi mới giữa người mua/nhà cung ứng;

...

...

...

Xem xét vị thế của tổ chức mua hàng trên thị trường. Ma trận trong Hình 7 có thể được sử dụng làm hướng dẫn.

Hình 7 - Ma trận gắn kết thị trường

Ma trận này nhằm mục đích giúp các cá nhân chịu trách nhiệm về việc mua sắm thực tế hiểu kết quả tính bền vững nào có thể đạt được từ thị trường cung ứng, tùy thuộc vào ảnh hưởng thị trường của tổ chức mua hàng và tham vọng về tính bền vững.

- Dẫn dắt thị trường: Ở những khu vực có ảnh hưởng đáng kể kết hợp với tham vọng lớn, có thể ảnh hưởng đáng kể đến các nhà cung ứng hoặc thậm chí đưa thị trường lên một mức độ cao hơn về hành vi bền vững và thiết lập một mức độ thực hành tốt nhất.

- Đẳng cấp cao nhất: Trường hợp tham vọng về tính bền vững lớn nhưng ảnh hưởng trên thị trường cung cấp thấp, có khả năng việc chọn mức độ thực hành tốt nhất hiện tại sẽ đạt được kết quả bền vững nhất.

- Gây ảnh hưởng thị trường: Tham vọng ở mức thấp và ảnh hưởng đáng kể, có khả năng sẽ có ít sự khao khát đưa thị trường lên một tầm cao mới; tuy nhiên, ảnh hưởng này có thể được sử dụng để khuyến khích các chuỗi cung ứng cải thiện các thực hành và kết quả bền vững.

- Tiếp nhận thị trường: Trường hợp ảnh hưởng thấp và tham vọng cũng thấp, chiến lược thích hợp sẽ là chấp nhận thực hành bền vững tiêu chuẩn được cung cấp bởi thị trường.

Ảnh hưởng không nên chỉ được xem xét về mặt tài chính. Một số nhà cung ứng có thể bị thu hút bởi ý tưởng phát triển hàng hóa hoặc dịch vụ bền vững hơn cho khách hàng nhỏ, nhằm tạo ra lợi thế cạnh tranh bổ sung với những khách hàng lớn hơn. Ảnh hưởng cũng có thể được cải thiện thông qua sự hợp tác với các tổ chức mua khác, với sự xem xét thích đáng đối với các vấn đề đạo đức và luật cạnh tranh. Nghiên cứu thị trường không nên giới hạn đối với các nguồn bên ngoài: các nguồn lực nội bộ của chính tổ chức có thể cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về các tiêu chí và cơ hội phát triển bền vững.

...

...

...

Chiến lược tìm nguồn cung ứng mô tả cách mang lại kết quả tốt nhất cho dự án mua sắm. Đối với dự án mua sắm đơn giản (ví dụ: một lưu ý tóm tắt), chiến lược có thể chỉ bằng một trang giấy hoặc dài hơn đáng kể đối với một dự án mua sắm phức tạp.

Chiến lược tìm nguồn cung ứng cần bao gồm:

- những phát hiện chính về rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội), nhu cầu và thị trường cung ứng;

- các hành động cần thiết để quản lý rủi ro về tính bền vững quan trọng (bao gồm cả cơ hội);

- cách tiếp cận liên quan đến nhu cầu được khuyến nghị (ví dụ: loại bỏ, giảm, tái sử dụng, tái chế);

- cách tiếp cận tìm nguồn cung ứng mang lại các mục tiêu về tính bền vững;

- cách thức các yêu cầu về tính bền vững được đưa vào quy định bao gồm bất kỳ tiêu chí đạt/không đạt nào ở giai đoạn đánh giá sơ bộ hoặc đấu thầu: cần thận trọng để đảm bảo tất cả các nhà cung ứng đều có cơ hội đầy đủ và công bằng để cạnh tranh;

- cách thức các khía cạnh về tính bền vững được kết hợp vào dự thảo hợp đồng hoặc điều khoản và điều kiện;

- trọng số được đưa ra đối với tính bền vững trong các tiêu chí đánh giá, với sự cân nhắc cẩn thận để tìm ra sự cân bằng tốt nhất với các tiêu chí khác, chẳng hạn như giá cả hoặc chất lượng;

...

...

...

- tác động của các cách tiếp cận tính bền vững đối với kế hoạch và ngân sách dự án.

Một số hàng hóa, thiết bị và tài sản đòi hỏi phải xây dựng chiến lược thanh lý khi kết thúc vòng đời hữu ích của chúng. Tuy nhiên, quyết định thanh lý không nên thực hiện riêng rẽ. Trong khi thanh lý được coi là giai đoạn cuối cùng trong quản lý vòng đời của hàng hóa, thiết bị và tài sản, thì điều phổ biến là hành động thải bỏ để kích hoạt việc mua lại một tài sản thay thế. Các chiến lược thanh lý cần được xem xét trong cách tiếp cận tìm nguồn cung ứng và các tiêu chí đánh giá, nếu thích hợp. Các chiến lược như vậy cần tập trung vào việc tối ưu hóa các tác động xã hội, môi trường và kinh tế của tài sản không còn đủ về chức năng hoặc sử dụng chưa đúng mức, cũng như về việc ngừng hoạt động, vận chuyển và kho bãi an toàn của chúng.

Các quyết định được đưa ra ở giai đoạn này ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình mua sắm. Các quyết định cần được hỗ trợ và thống nhất bởi các bên liên quan chính, và cuối cùng phải được lập thành văn bản. Nhiều tổ chức sử dụng xem xét cổng ở giai đoạn này cùng với sự phê duyệt của các bên liên quan cấp cao trước khi tiến tới giai đoạn tiếp theo.

7.3  Tích hợp các yêu cầu về tính bền vững vào các quy định

7.3.1  Xác định tiêu chí mua sắm bền vững

Khi đưa ra quyết định về chiến lược tìm nguồn cung ứng, các tiêu chí về tính bền vững cần được xác định và lập thành văn bản. Đôi khi chỉ có một tài liệu (quy định kỹ thuật), nhưng trong các trường hợp khác, có các tài liệu khác nhau đề cập đến các yêu cầu, phù hợp với văn hóa của tổ chức (ví dụ: dự thảo hợp đồng, tóm tắt, phạm vi công việc hoặc thiết lập tiêu chí đánh giá sơ bộ). Quyết định này cần bao gồm việc xem xét tác động của các thay đổi về thỏa thuận hợp đồng, ví dụ: mất một tỷ lệ lớn việc kinh doanh hoặc không có khả năng đối phó với các yêu cầu mở rộng.

Việc lồng ghép các khía cạnh bền vững vào các tài liệu này là phương tiện hiệu quả nhất để đảm bảo rằng các rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) được đưa vào việc ra quyết định mua sắm. Điều này cần được thực hiện phối hợp với các bên liên quan nội bộ chính, để phản ánh các cân nhắc thực tế và kỹ thuật.

Một số trong các yêu cầu này áp dụng trực tiếp cho hàng hóa hoặc dịch vụ được mua. Một số có thể áp dụng cho các phương pháp sản xuất và quá trình sử dụng để cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ và một số khác cho tổ chức của nhà cung ứng.

Khi đưa tiêu chí tính bền vững vào quá trình mua sắm, tổ chức cần chú ý rằng các tiêu chí về tính bền vững:

...

...

...

- là khách quan và có thể xác minh được;

- được xác định rõ ràng mà không có bất kỳ rủi ro thiên vị hay cấu kết nào;

- được trao đổi một cách minh bạch và hiệu quả với các nhà cung ứng tiềm năng;

- cho phép cạnh tranh công bằng và, khi làm như vậy, đảm bảo rằng chú ý đặc biệt đến các SMO và phát triển năng lực đáp ứng các tiêu chí của SMO;

- xác định các chuỗi cung ứng cần đi bao xa để đánh giá tác động đầy đủ.

Khi thích hợp, dự thảo hợp đồng cần bao gồm các điều khoản cho phép tổ chức tăng quyền kiểm soát của mình đối với những gì xảy ra trong chuỗi cung ứng. Ví dụ về các điều khoản có thể bao gồm:

- điều khoản để đánh giá/kiểm tra tất cả các bên tham gia vào chuỗi cung ứng;

- nghĩa vụ đối với nhà cung ứng thông báo cho tổ chức về bất kỳ tác động đáng kể nào trong chuỗi cung ứng;

- các tiêu chuẩn tối thiểu cần đáp ứng bởi các nhà cung ứng ở các cấp thấp hơn của chuỗi cung ứng;

...

...

...

7.3.2  Chọn các loại yêu cầu

Các loại yêu cầu khác nhau có thể được sử dụng:

- các yêu cầu về vật chất hoặc mô tả: xác định rõ đặc tính của hàng hóa hoặc dịch vụ;

VÍ DỤ 1: Hàm lượng tái chế hoặc tái tạo, không có thủy ngân hoặc cách sản phẩm được sản xuất hoặc phân phối (ví dụ: quá trình), ví dụ: gỗ và thủy sản được quản lý bền vững hoặc hữu cơ.

- các yêu cầu về kết quả thực hiện công việc: xác định các tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc cần được đáp ứng bởi hàng hóa hoặc dịch vụ, bao gồm xác định cách thức hàng hóa hoặc dịch vụ cần được phân phối để tối ưu hóa các tác động xã hội và môi trường liên quan đến kết quả thực hiện công việc trong tương lai;

VÍ DỤ 2: Tiêu chuẩn chăm sóc và số lượng bệnh nhân đối với dịch vụ chăm sóc xã hội, thời gian giao hàng, giảm chất thải và lượng phát thải cacbon.

- các yêu cầu chức năng: xác định chức năng đề xuất cần đáp ứng bởi hàng hóa hoặc dịch vụ yêu cầu.

VÍ DỤ 3: Sức chịu đựng và độ bền của bê tông được cung cấp, hoặc hiệu suất năng lượng/nhiên liệu.

Nói chung, việc kết hợp các yêu cầu về hiệu năng và chức năng được ưu tiên khi chúng cho phép các nhà cung ứng đưa ra giải pháp kỹ thuật hiệu quả nhất cho hiệu năng hoặc chức năng yêu cầu, dẫn đến các lợi ích bền vững tiềm năng như hiệu suất năng lượng tốt hơn, giảm lãng phí, an toàn hơn cho người dùng, thiết kế phổ quát, quản lý thanh lý và hết tuổi thọ. Khi sử dụng các yêu cầu kỹ thuật, tổ chức cần thận trọng không quy định các thương hiệu cụ thể trừ khi điều này là không thể tránh khỏi.

...

...

...

Yêu cầu có thể là:

- tối thiểu, khi chúng thiết lập mức hiệu suất tối thiểu chấp nhận được, loại trừ một cách tích cực các tính năng không mong muốn;

- tùy chọn, khi chúng xác định các giải pháp bền vững ưu tiên: trong trường hợp này, chúng cần liên quan đến tiêu chí đánh giá được sử dụng để thưởng hiệu suất vượt quá tiêu chuẩn tối thiểu và có thể liên quan đến KPI cần được quản lý trong quá trình thực hiện hợp đồng.

Ngoài hai sự lựa chọn chính này, tổ chức có thể sử dụng các kỹ thuật bổ sung như các phương án để khuyến khích các giải pháp thay thế tốt hơn.

Việc phân tích thị trường được thực hiện trước đó trong quá trình mua sắm thông báo quyết định về yêu cầu nào là tối thiểu và tùy chọn. Ví dụ, mức độ mà các nhà cung ứng có thể đáp ứng các tiêu chí bền vững của tổ chức có thể không phải lúc nào cũng được biết khi viết hồ sơ thầu hoặc phân tích thị trường có thể tiết lộ khoảng cách đáng kể giữa kết quả thực hiện công việc về tính bền vững của nhà cung ứng. Trong trường hợp đó, cần tránh rủi ro về hạn chế cạnh tranh và loại trừ các nhà cung ứng có khả năng, trừ khi yêu cầu đó là thực sự cần thiết đối với tổ chức.

Nếu một nhà cung ứng có kết quả thực hiện công việc về tính bền vững thấp hơn được lựa chọn, thì cần thực hiện các thỏa thuận về cách nhà cung ứng có thể triển khai để tăng hiệu suất bền vững trong tương lai. Điều này cần được theo dõi trong giai đoạn hợp đồng.

7.3.4  Tìm thông tin để thiết lập các yêu cầu

Trên thị trường, có nhiều nhãn hiệu, nhãn mác hoặc chứng nhận để xác định hàng hóa hoặc dịch vụ phù hợp với tiêu chí bền vững cụ thể. Các tiêu chí này được nêu trong các tiêu chuẩn kỹ thuật có thể là công hoặc riêng, quốc gia, khu vực hoặc quốc tế.

Sẽ hữu ích khi xem xét các tiêu chuẩn đó như là nguồn thông tin có giá trị khi thiết lập các yêu cầu mua sắm. Tiêu chí trong các tiêu chuẩn này được thiết lập trong một hoặc nhiều giai đoạn vòng đời của hàng hóa hoặc dịch vụ và liên quan đến một hoặc nhiều khía cạnh tính bền vững.

...

...

...

Sử dụng cách tiếp cận này, mọi hàng hóa hoặc dịch vụ đáp ứng được các yêu cầu này đều có thể được mua, ngay cả khi chúng chưa chính thức được cấp nhân hiệu, nhãn mác hoặc chứng nhận về tính bền vững, cần lưu tâm đến hướng dẫn về đánh giá sự phù hợp nêu trong 7.3.5.

Một cách tiếp cận khác là quy định trong các yêu cầu mua sắm là hàng hóa hoặc dịch vụ cần có giấy chứng nhận, nhãn hiệu hoặc nhãn mác được chỉ định (chính sách mua sắm công có thể có hạn chế đối với cách tiếp cận này). Cần xem xét thích đáng về số lượng nhà cung ứng đủ điều kiện để không vô tình giới hạn sự cạnh tranh, vì tính sẵn có của các nhãn hiệu và nhãn mác đó sẽ khác nhau giữa các ngành.

7.3.5  Đánh giá việc đáp ứng các yêu cầu về tính bền vững

Mỗi yêu cầu về tính bền vững cần được kiểm tra xác nhận thông qua một quy trình đánh giá được tổ chức đưa ra trong các tài liệu đấu thầu. Khi chọn một quy trình đánh giá thích hợp, tổ chức cần tính đến các yếu tố sau:

- tầm quan trọng của vấn đề/yêu cầu (bao gồm các vấn đề về tính bền vững) đối với tổ chức;

- những rủi ro không phù hợp với các tiêu chí về tính bền vững;

- chi phí của quy trình đánh giá;

- sự sẵn có của cơ sở hạ tầng kỹ thuật để hỗ trợ quy trình đánh giá;

- năng lực của bên đánh giá;

...

...

...

Quy trình đánh giá bao gồm các hoạt động như xem xét tài liệu, thử nghiệm, kiểm tra, đánh giá, chứng nhận, các hệ thống quản lý, đánh giá, các tuyên bố về tính bền vững, nhãn và công báo hoặc kết hợp của chúng.

Các hoạt động này có thể được thực hiện bởi nhà cung ứng hoặc đại diện của họ (bên thứ nhất), tổ chức mua hoặc cơ quan bên ngoài thay mặt họ (bên thứ hai) hoặc cơ quan hay tổ chức độc lập bên ngoài (bên thứ ba). Khi xác định quy trình đánh giá cho từng yêu cầu, tổ chức cần thiết lập những hoạt động nào cần được thực hiện và ai thực hiện.

Các tiêu chuẩn đề cập đến đánh giá sự phù hợp cần được sử dụng nếu phù hợp khi thiết lập các quy trình đánh giá. Khi lựa chọn quy trình đánh giá, tổ chức cần cân bằng chi phí liên quan với mức độ đảm bảo mong muốn. Chi phí có thể khác nhau giữa các quy trình đánh giá. Tổ chức cũng cần xem xét những người chịu chi phí, có tính đến bối cảnh của nhà cung ứng (ví dụ: quy mô, vị trí).

Tổ chức cần xem xét mức độ đảm bảo được cung cấp bởi mỗi loại quy trình đánh giá. Nói chung, các chương trình chứng nhận thường mang lại mức độ tin cậy cao hơn với nỗ lực ít hơn cho tổ chức mua hàng.

Tổ chức cũng cần xác định việc cơ sở hạ tầng kỹ thuật có liên quan đến quy trình đánh giá có đủ khả năng và có tuân thủ các tiêu chuẩn, hướng dẫn áp dụng có liên quan hay không.

Khi sử dụng cơ quan bên ngoài, tổ chức cần xem xét việc họ có hoạt động theo các tiêu chuẩn liên quan hay không (ví dụ: TCVN ISO/IEC 17020 (ISO/IEC 17020), TCVN ISO/IEC 17021 (ISO/IEC 17021), TCVN ISO/IEC 17025 (ISO/IEC 17025), TCVN ISO/IEC 17024 (ISO/IEC 17024) và TCVN ISO/IEC 17065 (ISO/IEC 17065).

Vì lợi ích công, công nhận là một phương tiện đánh giá năng lực kỹ thuật và tính toàn vẹn của tổ chức cung cấp dịch vụ đánh giá. Các tổ chức có thể muốn xem xét việc đảm bảo bổ sung có thể đạt được bằng cách sử dụng một tổ chức đánh giá được công nhận.

Cụ thể, khi xử lý các quy trình đánh giá kết hợp nhãn môi trường, có thể hữu ích khi xem xét ba loại nhãn môi trường phổ biến:

- Ghi nhãn môi trường Loại I theo ISO 14024: liên quan đến chứng nhận của bên thứ ba và cáp nhãn (ví dụ như được công nhận bởi Mạng lưới Nhãn sinh thái toàn cầu), tiếp sau đánh giá sản phẩm và chứng tỏ sự phù hợp với các tiêu chí đi đầu về hiệu quả hoạt động môi trường được thỏa thuận dựa trên các xem xét về vòng đời;

...

...

...

- Ghi nhãn môi trường Loại III theo ISO 14025: liên quan đến việc xác nhận của bên thứ ba về EPD (công bố sản phẩm môi trường), là thông tin môi trường vòng đời được định lượng của sản phẩm để cho phép so sánh với các sản phẩm khác dự kiến thực hiện chức năng tương tự.

Các nhãn khác có quá trình kiểm tra xác nhận và chứng nhận tập trung vào các vấn đề đơn lẻ (ví dụ: tiêu thụ năng lượng, lâm nghiệp bền vững). Ngay cả khi sự phù hợp về môi trường tổng thể của nhân sinh thái là quan trọng hơn vì chúng xem xét toàn bộ vòng đời của sản phẩm, thì nhãn phát hành một lần của bên thứ ba và đáng tin cậy vẫn có thể hiệu quả trong việc nhắm tới các vấn đề cụ thể.

Quy trình đánh giá có thể được tiến hành như là một phần của việc đánh giá sơ bộ hoặc là một bước trong quá trình đấu thầu. Sau khi hợp đồng đã được trao, việc đánh giá liên tục bổ sung cần được tiến hành theo kế hoạch đã được thiết lập trong đấu thầu. Việc đánh giá liên tục này có thể được đơn giản hóa và bao gồm các hoạt động có thể khác với các hoạt động được thiết lập trong đấu thầu, miễn là chúng nhất quán, có tính đến lịch sử cung cấp và tập trung vào các vấn đề có liên quan nhất.

7.4  Lựa chọn nhà cung ứng

7.4.1  Đánh giá năng lực của nhà cung ứng

Tổ chức cần đánh giá năng lực của nhà cung ứng trong việc đóng góp vào các yêu cầu và mong đợi của tổ chức về tính bền vững thông qua việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.

Việc lựa chọn nhà cung ứng thường bao gồm đánh giá sơ bộ và đấu thầu. Khác biệt chính giữa giai đoạn đánh giá sơ bộ và đấu thầu như sau:

- đánh giá sơ bộ thường tập trung vào năng lực tổng thể của nhà cung ứng trong việc mang lại kết quả mong đợi, bao gồm cả kết quả về tính bền vững;

- đấu thầu thường tập trung vào năng lực và cam kết của nhà cung ứng trong việc cung cấp các yêu cầu chi tiết và cụ thể, bao gồm cả những yêu cầu liên quan đến tính bền vững, đối với hàng hóa hoặc dịch vụ.

...

...

...

- đạo đức, ngăn ngừa tham nhũng, xung đột lợi ích, tôn trọng tài sản, vi phạm sở hữu trí tuệ và kiểm soát nội bộ;

- tính minh bạch và trách nhiệm giải trình của toàn bộ quá trình lựa chọn;

- xác định nhà cung ứng đủ điều kiện hay không đủ điều kiện;

- bao gồm tất cả các tổ chức thuộc mọi quy mô, tình trạng hoặc vị thế có năng lực đáp ứng yêu cầu.

7.4.2  Đánh giá sơ bộ nhà cung ứng

Mục đích của việc đánh giá sơ bộ là thu thập thông tin liên quan về năng lực của các nhà cung ứng để tham gia đấu thầu và, trong một số trường hợp, để đánh giá các nhà thầu dựa trên các tiêu chí đạt/không đạt. Các yêu cầu về đánh giá sơ bộ cần được thiết lập rõ ràng và cần tính đến các vấn đề về tính bền vững có liên quan với việc cân nhắc thích đáng đến các rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) có liên quan đến tổ chức của nhà cung ứng. Nhiều tiêu chuẩn cụ thể, quy phạm đạo đức của nhà cung ứng và hệ thống quản lý được sử dụng trong đánh giá sơ bộ, ví dụ: việc tuân thủ các tiêu chuẩn của Tổ chức Lao động Quốc tế về điều kiện làm việc và quyền con người có thể là một tiêu chí bắt buộc. Tổ chức cũng cần quyết định xem có nên khuyến khích các nhà cung ứng ký một quy phạm đạo đức hoặc điều lệ và/hoặc tham gia một sáng kiến bền vững hay không và, trong khi đưa ra quyết định này, cần xem xét ý nghĩa đối với nhà cung ứng khi làm như vậy.

Ở giai đoạn đánh giá sơ bộ, có thể đủ để yêu cầu bằng chứng về sự tôn trọng quyền con người, kinh doanh có đạo đức, chính sách lao động và môi trường thông qua công bố về sự phù hợp (tự công bố) của nhà cung ứng đối với các đối tượng đó. Tuy nhiên, khi quá trình tiến triển và các nhà cung ứng tiềm năng được đánh giá thêm thông qua quá trình đấu thầu, đánh giá, các chuyến khảo sát cơ sở và các cách thức thu thập bằng chứng khác (đánh giá của bên thứ hai hoặc bên thứ ba) có thể được sử dụng để đảm bảo thêm. Việc lựa chọn phương pháp đánh giá sự phù hợp thích hợp nhất cần là kết quả của việc đánh giá rủi ro về hậu quả của việc không tuân thủ đầy đủ các yêu cầu.

Một số tiêu chí đánh giá sơ bộ có thể là tùy chọn và có thể được sử dụng để thông báo một đánh giá có trọng số về các nhà cung ứng được rút gọn tuân thủ tất cả các tiêu chí bắt buộc.

VÍ DỤ: Nhà cung ứng có hồ sơ theo dõi đã được chứng minh trong việc giảm phát thải cacbon có thể được chọn ở tốp trên so với nhà cung ứng có ít kinh nghiệm hơn trong lĩnh vực này.

...

...

...

Hình 8 - Ví dụ về câu hỏi đánh giá sơ bộ và tiêu chí

Nếu các nhà cung ứng đã được liên hệ trong quá trình đánh giá sơ bộ và bị loại, thông lệ tốt là chính thức thông báo cho họ và cung cấp các bản tóm tắt. Các nhà cung ứng cần được nhận thức nếu và làm thế nào mà thông tin của họ không đáp ứng được yêu cầu (bao gồm cả các thông tin liên quan đến vấn đề về tính bền vững), điều này sẽ gửi một tín hiệu rõ ràng đến thị trường về tầm quan trọng của hoạt động kinh doanh bền vững.

7.4.3  Quản lý đấu thầu

Các nhà cung ứng có thể được mời tham dự một cuộc họp báo trước đấu thầu để phác thảo quá trình đấu giá và đảm bảo trao đổi thông tin liên tục, tùy thuộc vào quy mô, thị trường và sự phức tạp của việc mua hàng. Đây là cơ hội để xác nhận rằng các nhà cung ứng hiểu đầy đủ về kỳ vọng thương mại và tính bền vững và để khuyến khích các đề xuất chung từ các công ty với các tính năng bền vững bổ sung (ví dụ: một tổ chức lớn có thể thành lập liên doanh với một tổ chức nhỏ và có định hướng đến tính bền vững).

Tính minh bạch, trách nhiệm giải trình và đạo đức là chìa khóa cho giai đoạn đấu thầu: tất cả các tiêu chí đánh giá thầu, phương pháp đánh giá và đánh giá lợi ích cần được thống nhất trước về vấn đề đấu thầu và trao đổi rõ ràng với các nhà cung ứng. Tổ chức cần đảm bảo rằng các nhà cung ứng hiểu rõ tầm quan trọng của tất cả các khía cạnh của đề xuất, bao gồm các yêu cầu bền vững.

Tiêu chí có thể được đánh giá theo nhiều cách, bao gồm:

- thiết lập các yêu cầu tối thiểu hoặc các tiêu chuẩn hiệu suất (các tiêu chí qua/trượt);

- đặt trọng số cho tiêu chí;

...

...

...

- tiền tệ hóa các tác động nhất định, chẳng hạn như tiêu thụ năng lượng và chất thải.

Nhà cung ứng có kết quả thực hiện công việc tốt nhất về các vấn đề về tính bền vững có thể không phải lúc nào cũng thắng thầu nếu không cạnh tranh trong các lĩnh vực khác. Trong trường hợp này, có thể thích hợp để trao một hợp đồng có điều kiện khi đạt được tiêu chuẩn tối thiểu trong một khung thời gian cụ thể. Trong ví dụ ở Hình 9, hợp đồng có thể được trao có điều kiện khi nhà cung ứng đạt được tiêu chuẩn “Tốt” sau một khoảng thời gian.

Hình 9 - Ví dụ về câu hỏi đấu thầu và tiêu chí đánh giá

Giá thấp có thể đạt được bởi các nhà cung ứng có kết quả thực hiện công việc tốt. Tuy nhiên, các nhà cung ứng với thực hành không bền vững có thể đưa ra giá thấp bất thường có thể phản ánh một thiếu sót về mặt xã hội và môi trường, so với các nhà cung ứng có điều kiện tốt hơn. Trừ khi có quá trình đánh giá sơ bộ ngay thẳng và tiêu chí để đảm bảo các tiêu chuẩn tối thiểu tốt trước khi nhà cung ứng được chỉ định, tổ chức có thể hủy hoại các chính sách bền vững của chính mình, phơi bày nhiều rủi ro và đưa ra tín hiệu cho thị trường rằng tổ chức đánh giá tính bền vững thấp hơn các vấn đề khác.

7.4.4  Trao cho hợp đồng

Bốn phương pháp phổ biến có thể được sử dụng để thúc đẩy kết quả bền vững ở giai đoạn đánh giá.

a) Khen thưởng các tiêu chuẩn và kết quả thực hiện công việc vượt trội: Điều này có thể bao gồm việc công nhận khả năng của hàng hóa hoặc dịch vụ để nâng cao tính bền vững của hàng hóa hoặc dịch vụ của tổ chức, như được nêu trong 7.3.2.

b) Đánh giá định tính có thể được sử dụng trong một số hoàn cảnh cụ thể. Các nhà cung ứng, đặc biệt là trong các ngành dịch vụ, có thể được yêu cầu tóm tắt kinh nghiệm và phương pháp liên quan đến các tiêu chí tính bền vững trong phản hồi đấu thầu của họ. Điều này cho phép tổ chức đánh giá cách tiếp cận của họ trong quản lý rủi ro lớn về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) được xác định trong giai đoạn lập kế hoạch. Thường nên tiến hành các cuộc phỏng vấn trực tiếp với nhân viên chủ chốt và thực hiện các chuyến viếng thăm địa điểm nơi các dịch vụ tương tự diễn ra để đảm bảo các đánh giá định tính được hỗ trợ bởi bằng chứng tốt nhất có thể.

...

...

...

d) Phương pháp tính toán chi phí để đảm bảo giá trị tiền tệ thực của sự đạt được, dẫn đến việc lựa chọn nhà cung ứng tốt nhất trong suốt thời hạn của hợp đồng: Nếu áp dụng đúng, kỹ thuật này giúp tính toán chi phí sử dụng và chi phí cuối tuổi thọ như tiêu thụ năng lượng, thay thế sớm hoặc sửa chữa hàng hóa ít bền và thanh lý cuối cùng. Nếu có thể, chi phí dự kiến trong tương lai (ví dụ: thuế môi trường và xã hội dự kiến) cần được tính vào.

Các tổ chức thuộc khu vực tư nhân và một số cơ quan nhà nước có thể thương thảo sau khi đánh giá hồ sơ dự thầu. Giai đoạn này thể hiện nguy cơ giảm các cam kết về tính bền vững của nhà cung ứng, đặc biệt nếu chỉ tập trung vào chi phí. Giai đoạn này cũng có thể tạo cơ hội để cải thiện mức độ gắn kết của nhà cung ứng.

Mọi yêu cầu về tính bền vững nổi bật đều cần được đưa vào trong quá trình chuẩn bị cho cuộc họp đàm phán và/hoặc chiến lược thương lượng và được đưa ra thảo luận trong quá trình đàm phán.

Các kết quả chính của thương lượng có thể bao gồm:

- thống nhất được yêu cầu liên quan đến các vấn đề về tính bền vững đã được bảo mật và báo cáo (ví dụ: giám sát và hành động, các KPI);

- thống nhất được kế hoạch hành động để quản lý rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) được xác định trong giai đoạn đánh giá thầu hoặc đánh giá sơ bộ trước đó;

- đạt được ảnh hưởng chủ động đến chương trình tính bền vững trong tương lai của nhà cung ứng.

Khi có thể, các cam kết về tính bền vững cần được ghi trong hợp đồng nhằm đảm bảo rằng nhà cung ứng bị ràng buộc theo hợp đồng để thực hiện các cam kết này hoặc cải thiện kết quả thực hiện công việc theo thời gian. Nếu không thể đàm phán các cam kết theo hợp đồng, có thể cần cách tiếp cận không chính thức và linh hoạt hơn để thuyết phục các nhà cung ứng lồng ghép các sáng kiến về tính  bền vững. Những sáng kiến này thường nằm trong kế hoạch cải tiến của nhà cung ứng hoặc biên bản ghi nhớ riêng. Ví dụ về các sáng kiến bao gồm cam kết chuyển sang (hoặc tăng cường sử dụng) gỗ được quản lý bền vững, giảm hoặc loại bỏ việc sử dụng hóa chất độc hại, tăng việc sử dụng SMO địa phương hoặc đảm bảo điều kiện làm việc được cải thiện hơn trong chuỗi cung ứng.

Sau khi kết thúc đảm phán, nhà cung ứng cần được chính thức ký hợp đồng, điều này cần được chấp thuận hoàn toàn bởi các bên liên quan chính và các cơ quan được ủy quyền (các tổ chức có thể có xem xét cổng chính thức tại điểm này). Các bên liên quan nội bộ phù hợp cần được thông báo về các thỏa thuận mới.

...

...

...

7.5  Quản lý hợp đồng

7.5.1  Quản lý mối quan hệ nhà cung ứng

Cam kết về tính bền vững của tổ chức cần được phản ánh trong chất lượng của mối quan hệ với các nhà cung ứng. Đạt được kết quả bền vững thường đòi hỏi phải xây dựng một tầm nhìn dài hạn. Tầm nhìn này có cơ hội thành công tốt hơn nếu được chia sẻ bởi nhà cung ứng coi tổ chức mua hàng là khách hàng ưu tiên.

Chất lượng của mối quan hệ nhà cung ứng có thể được tăng cường thông qua sự kết hợp các thực hành. Bao gồm việc:

- đưa các nghĩa vụ tương hỗ giữa các nhà cung ứng và khách hàng vào hợp đồng kết nối các bên;

- các điều khoản cân bằng, điều kiện công bằng (ví dụ: đảm bảo, thời hạn), KPI và các thiệt hại ước tính hoặc hình phạt khi được phép;

- các quy trình ngay thẳng (ví dụ: hợp đồng cơ sở, bảo vệ sở hữu trí tuệ) và các điều kiện (ví dụ: thanh toán nhanh) tăng cường các bên liên quan của chuỗi cung ứng;

- phát hành đơn đặt hàng nhanh chóng bất cứ khi nào tổ chức khách hàng và nhà cung ứng đồng ý bắt đầu công việc để tránh chi phí ẩn và giảm rủi ro cho cả hai bên khi đặt hàng;

- hiệu suất thanh toán được kiểm soát và cải thiện, liên quan đến các điều khoản hợp đồng: ngay cả khi nhà cung ứng chịu trách nhiệm về các chậm trễ, việc theo dõi hiệu suất thanh toán là yếu tố quan trọng để duy trì mối quan hệ cân bằng và bền vững, vì vậy việc này cần được thực hiện trên cơ sở thường xuyên dựa vào mục tiêu hoặc/và dữ liệu đối sánh chuẩn;

...

...

...

- chú ý tập trung vào các loại hình nhà cung ứng khác nhau (ví dụ: nhà cung ứng chiến lược, SMO, nhà cung ứng yếu thế);

- một mối quan hệ song phương dựa trên sự tin cậy, tính minh bạch và lập kế hoạch hợp tác trong tương lai và rộng hơn là việc sử dụng các hướng dẫn và thực hành tốt nhất hiện có trong lĩnh vực của họ.

7.5.2  Thực thi hợp đồng

Có một giai đoạn chuyển đổi khi bắt đầu bất kỳ thỏa thuận hợp đồng mới nào và thường thì ảnh hưởng và sự tham gia của các bên liên quan thay đổi khi hợp đồng bắt đầu triển khai. Từ quan điểm hoạt động bền vững, điều quan trọng là nhận thức và tập trung vào các yếu tố bền vững và mục tiêu hiệu suất liên quan được trao đổi và thông hiểu bởi các bên liên quan nội bộ phù hợp để đảm bảo rằng mọi cam kết về tính bền vững trong hợp đồng được thực thi đầy đủ.

Nhà cung ứng cũng cần hỗ trợ đầy đủ việc thực hiện các thực hành bền vững, ngay từ khi bắt đầu hợp đồng. Vai trò của người quản lý hợp đồng là đảm bảo rằng tính bền vững được duy trì vững chắc trong chương trình hoạt động của nhà cung ứng.

7.5.3  Sử dụng kế hoạch quản lý hợp đồng

Kế hoạch quản lý hợp đồng phản ánh các mục tiêu về tính bền vững của tổ chức và các KPI có liên quan cần được thiết lập.

Người quản lý hợp đồng và nhà cung ứng cần xem xét lai mọi phân tích rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) được tổ chức hoàn thành trong suốt giai đoạn lập kế hoạch và lựa chọn. Kế hoạch hành động tương ứng cần được xem xét lại hoặc phát triển để đảm bảo sự đồng thuận của nhà cung ứng, gắn kết và tiếp tục tập trung vào các rủi ro chính về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội). Những điều này cần được đề cập trong các kế hoạch quản lý hợp đồng và, khi thích hợp, được đưa vào kế hoạch phát triển của nhà cung ứng.

Trong một số trường hợp, có thể có việc cạnh tranh về các ưu tiên và việc cải thiện các thực hành về tính bền vững có thể không nằm trong lợi ích tài chính ngắn hạn của nhà cung ứng.

...

...

...

Trong những trường hợp như vậy, một sự kết hợp các biện pháp khích lệ và biện pháp đền bù có thể được áp dụng để gắn kết lại khả năng thu lời với tính bền vững, ví dụ:

- các biện pháp khích lệ của nhà cung ứng để đạt được kết quả thực hiện công việc cao hơn mục tiêu dự kiến hoặc đã thỏa thuận;

- các hợp đồng giá cố định có thể được thỏa thuận (trong trường hợp này việc giảm rác thải hoặc cải tiến hiệu quả sẽ cải thiện biên lợi nhuận của nhà cung ứng);

- các thỏa thuận chia sẻ lợi nhuận có thể được đưa ra trong đó khách hàng và nhà cung ứng được chia bất kỳ lợi nhuận nào từ các cải tiến về tính bền vững.

7.5.4  Quản lý kết quả thực hiện công việc và các mối quan hệ

Việc liên tục theo dõi kết quả thực hiện công việc là điều cần thiết trong suốt thời gian của hợp đồng để đảm bảo rằng nhà cung ứng luôn phân phối theo các yêu cầu, điều khoản hợp đồng và/hoặc các kế hoạch hành động riêng rẽ. Các cuộc đánh giá hai chiều là cần thiết để quản lý kết quả thực hiện công việc hiệu quả và thúc đẩy mối quan hệ tốt đẹp giữa các tổ chức và nhà cung ứng. Thực hành tốt đòi hỏi:

- tổ chức thông báo cho nhà cung ứng cách họ được đánh giá (ví dụ: tiêu chí, KPI, điều khoản đánh giá);

- các nhà cung ứng có khả năng cung cấp phản hồi và công khai trao đổi cảm nhận của họ về tổ chức.

Nhiều tổ chức áp dụng các phương pháp luận trong đó các tiêu chí về tính bền vững có thể được theo dõi cùng với các yêu cầu về dịch vụ, chất lượng, phân phối, chi phí và kỹ thuật. Phương pháp ghi điểm cân bằng là một ví dụ về cách tiếp cận này. Nếu bất kỳ kết quả riêng hoặc kết quả kết hợp nào cho thấy xu hướng tiêu cực hoặc giảm xuống dưới ngưỡng đã thỏa thuận, thì nhà cung ứng cần được yêu cầu thực hiện hành động khắc phục.

...

...

...

Điều quan trọng là phải xem xét các rủi ro về sự phụ thuộc từ cả hai phía, giữa tổ chức và các nhà cung ứng. Mọi tình huống cần phải được phân tích chặt chẽ (ví dụ như nhà cung ứng có năng lực cụ thể hoặc công ty mới thành lập) và thực hiện các hành động thích hợp (ví dụ: chấp nhận, ngăn chặn, hạn chế hoặc rút lui) để giảm sự phụ thuộc quá mức và ngăn ngừa các tác động bất lợi cho bên kia.

Thực hành tốt là các tổ chức thực hiện đánh giá định kỳ nhà cung ứng trong suốt thời hạn của hợp đồng, đặc biệt là đối với các hợp đồng quan trọng và phức tạp, để xác minh rằng tuyên bố về tính bền vững và thực tiễn công việc đáp ứng các yêu cầu đã nêu. Các đánh giá rất hữu ích cho việc tập trung vào các vấn đề cụ thể, ví dụ: các yêu cầu về tính bền vững và chúng tạo ra nhận thức về các tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc mong đợi. Tuy nhiên, chỉ riêng các cuộc đánh giá không thể đảm bảo việc tuân thủ đầy đủ các tiêu chuẩn. Cũng cần sử dụng các kỹ thuật khác để theo dõi việc tuân thủ các yêu cầu về tính bền vững.

Các nhà cung ứng có kết quả thực hiện công việc vượt trội về tính bền vững có thể được công nhận thông qua việc tạo điều kiện cho họ tiếp cận với các cơ hội phát triển kinh doanh và có thể là các giải thưởng hoặc sáng kiến tương tự, để tặng thưởng và thúc đẩy nỗ lực cải tiến liên tục. Điều này cũng nêu ra một ví dụ về thực hành tốt cho các nhà cung cấp khác.

Chính sách mua sắm bền vững có thể thúc đẩy việc sử dụng thương lượng, dàn xếp, hòa giải hoặc phân xử để giải quyết mọi tranh chấp giữa tổ chức và nhà cung ứng. Vì mục đích đó, cần phải xây dựng một quá trình giải quyết tranh chấp để vạch ra các bước giải quyết và phân công trách nhiệm cho việc thực hiện.

7.5.5  Khuyến khích các sáng kiến chung giữa nhà cung ứng và khách hàng

Các tổ chức cần bảo vệ các sáng kiến để cải thiện tính bền vững và điều này thường liên quan đến các nhà cung ứng và tổ chức mua hàng trong các cách tiếp cận chung. Chuỗi cung ứng có thể dài và phức tạp và những nỗ lực để cải thiện các thực hành bền vững ngược dòng đòi hỏi sự hỗ trợ chủ động của các nhà cung ứng cấp 1 chính.

VÍ DỤ: Nỗ lực của các tổ chức mua trong việc cải thiện điều kiện làm việc hoặc đạt được sự đảm bảo tính toàn vẹn của nguyên vật liệu nguồn hoặc tính xác thực của hàng hóa có thể được tạo điều kiện rất nhiều nhờ sự hỗ trợ chủ động từ các nhà cung ứng này.

Khi thích hợp, cần có các sáng kiến chung cần để cải thiện các vấn đề về tính bền vững được xác định khi các ưu tiên được đặt ra. Trong một số trường hợp, thị trường có thể không có khả năng cung cấp các tiêu chuẩn bền vững mới hoặc đầy thách thức. Trong trường hợp này, các chương trình phát triển chuỗi cung ứng có thể cần thiết để cải thiện khả năng và năng lực (xem 6.3.2).

Ví dụ về sáng kiến chung là các sáng kiến của ngành nhằm giải quyết các điều kiện lao động trong chuỗi cung ứng, tìm kiếm và phát triển các lựa chọn thay thế bền vững hơn và chia sẻ dữ liệu đánh giá.

...

...

...

Trong một số trường hợp, có thể cần phải từ bỏ mối quan hệ với nhà cung ứng khi nhà cung ứng không đáp ứng các yêu cầu và điều kiện đã thỏa thuận. Điều quan trọng là phải xử lý sai lỗi để đáp ứng các yêu cầu về tính bền vững theo cùng một cách với mọi nhà cung ứng.

Trong trường hợp không đáp ứng tính bền vững của nhà cung ứng, các tổ chức có thể xem xét các hành động sau:

- đề xuất hỗ trợ xây dựng năng lực cho nhà cung ứng để giúp họ giải quyết các vấn đề;

- làm việc cộng tác với các tổ chức khác có mối quan hệ với cùng nhà cung ứng đó để khuyến khích các cải tiến;

- làm việc với các tổ chức khác trên cơ sở ngành hoặc lĩnh vực rộng lớn hơn để khuyến khích cải tiến;

- làm việc với chính quyền địa phương hoặc trung ương với cùng mục đích.

Phương sách cuối cùng là từ bỏ mối quan hệ. Điều này chỉ xảy ra sau khi tổ chức đã nỗ lực hỗ trợ nhà cung ứng đáp ứng các yêu cầu thỏa thuận, nhưng khi nhà cung ứng thực hiện ít hoặc không nỗ lực cải thiện hoặc nhà cung ứng đã chứng tỏ là không có khả năng cải thiện hoặc không thể cải thiện.

Mức độ không đáp ứng cần được xác định dựa trên cách tổ chức tham gia cùng nhà cung ứng, các cam kết thực hiện hợp đồng ban đầu được thỏa thuận và các phép đo tiến độ được thực hiện, v.v... Để tiếp tục lấy nguồn từ nhà cung ứng như vậy có thể chỉ ra cho thị trường cung ứng rằng tổ chức không nghiêm túc với các cam kết về tính bền vững của mình trong các chuỗi cung ứng.

7.5.7  Quản lý việc thải bỏ và hết tuổi thọ

...

...

...

7.6  Xem xét và học hỏi từ hợp đồng

Tổ chức mua sắm cần tiến hành xem xét thường xuyên hợp đồng trong suốt thời gian thực hiện, cũng như khi hoàn thành hợp đồng. Điều này rất quan trọng để đảm bảo rằng các bài học kinh nghiệm trong suốt thời hạn của hợp đồng có thể được chia sẻ và việc cải tiến liên tục có thể diễn ra để đạt được kết quả thực hiện về tính bền vững tốt hơn.

Sau khi hợp đồng được hoàn thành, sẽ rất hữu ích khi nắm bắt những bài học này trong tài liệu báo cáo để đưa vào chiến lược mua sắm và tìm nguồn cung tiếp theo. Tài liệu này cần chứa thông tin xem xét hợp đồng bao gồm:

- chi tiết về các rủi ro về tính bền vững (bao gồm cả cơ hội) đã xảy ra và cách chúng được quản lý;

- chi tiết về việc đạt được các mục đích và mục tiêu về tính bền vững có trong hợp đồng;

- tổng quan về kết quả thực hiện công việc về tính bền vững;

- phân tích các tiêu chí thành công quan trọng;

- những bài học quan trọng cho các hợp đồng trong tương lai.

Mỗi chiến lược tìm nguồn cung ứng mới cần rút ra bài học từ chiến lược trước. Điều này cho phép tư duy mới được đưa vào quá trình cùng với việc xem xét các ưu tiên và mục tiêu để thúc đẩy cải tiến liên tục và đem lại các kết quả bền vững hơn. Bài học rút ra từ việc xem xét hợp đồng riêng lẻ có thể được tổng hợp định kỳ để xem xét kết quả thực hiện chiến lược mua sắm bền vững.

...

...

...

Phụ lục A

(tham khảo)

Các vấn đề mua sắm bền vững

Tổ chức và chức năng mua sắm của tổ chức cần xem xét các vấn đề về tính bền vững một cách toàn diện. Lấy TCVN ISO 26000 (ISO 26000) làm khởi điểm, điều này có nghĩa là tổ chức cần xem xét tất cả bảy chủ đề cốt lõi và 37 vấn đề về tính bền vững và sự phụ thuộc lẫn nhau của chúng khi xây dựng chính sách mua sắm bền vững. Tổ chức và đặc biệt là chức năng mua sắm của tổ chức cần lưu ý rằng những nỗ lực giải quyết một vấn đề có thể liên quan đến việc cân bằng với các vấn đề khác. Các cải tiến cụ thể nhắm vào một vấn đề cụ thể sẽ không ảnh hưởng xấu đến các vấn đề khác hoặc tạo ra tác động bất lợi đến vòng đời hàng hóa hoặc dịch vụ của tổ chức, đến các bên liên quan hoặc các chuỗi cung ứng và giá trị của nó.

Bảng A.1 trình bày các vấn đề về tính bền vững của TCVN ISO 26000 (ISO 26000) liên quan đến các hành động mua sắm có thể có.

Bảng A.1 - Mối liên quan giữa các vấn để về tính bền vững của TCVN ISO 26000 (ISO 26000) và các hành động mua sắm có thể có

TCVN ISO 26000

Chủ đề cốt lõi và vấn đề về tính bền vững liên quan

...

...

...

Chủ đề cốt lõi: Điều hành tổ chức

Một chủ đề cốt lõi bao trùm, liên quan đến hệ thống không chính thức hoặc chính thức mà một tổ chức đưa ra và thực hiện các quyết định bao gồm cả việc thực hiện trách nhiệm xã hội của mình.

Các quá trình và cơ cấu ra quyết định

Xây dựng chính sách mua sắm phản ánh cam kết về tính bền vững, với các mục tiêu và tham vọng rõ ràng.

Áp dụng các nguyên tắc mua sắm bền vững (xem 4.2) cho các hoạt động mua sắm và làm rõ việc áp dụng thông qua dẫn dắt bằng ví dụ và hoạt động trong khuôn khổ thi hành và cam kết, ví dụ: bộ quy tắc ứng xử đạo đức của nhà cung ứng.

Thiết lập các quá trình giao tiếp hai chiều với các nhà cung ứng, nhà thầu, đối tác kinh doanh và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng và giá trị về các vấn đề tính bền vững có liên quan và có nhiều ý nghĩa.

Khuyến khích nhận thức về phát triển bền vững đối với tất cả người lao động tham gia vào quá trình mua sắm.

Nghiên cứu các giải pháp đổi mới cho hàng hóa hoặc dịch vụ bằng cách áp dụng các cách tiếp cận như LCC, hệ thống hàng hóa như dịch vụ (sử dụng thay vì quyền sở hữu) và nền kinh tế tuần hoàn.

Chủ đề cốt lõi: Quyền con người

...

...

...

Nỗ lực thích đáng

Thiết lập một quá trình nỗ lực thích đáng với cách tiếp cận chủ động để xác định các tác động quyền con người bất lợi thực tế và tiềm ẩn của quyết định và hoạt động mua sắm, với mục đích tránh và giảm thiểu các tác động đó.

Xác định, ngăn chặn và giải quyết các tác động tiêu cực thực tế hoặc tiềm ẩn đối với quyền con người, xuất phát từ các hoạt động bằng đánh giá ban đầu nhà cung ứng.

Tình huống rủi ro về quyền con người

Phân tích các tác động bất lợi tiềm ẩn đối với quyền con người trong chuỗi cung ứng.

Chức năng mua sắm cần cảnh giác đối với việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ từ các khu vực xung đột hoặc bất ổn chính trị, với các hoạt động kinh doanh tham nhũng đã biết, không có quyền công dân hoặc bảo vệ pháp lý, nghèo đói cùng cực và tiêu chuẩn y tế kém, với cộng đồng người bản địa, và sử dụng lao động trẻ em.

Tránh đồng lõa

Chức năng mua sắm cần tránh đồng lõa trong việc hỗ trợ ủy thác hành động của các nhà cung ứng hoặc nhà thầu không tuân thủ hoặc không tôn trọng quyền con người.

Giải quyết khiếu nại

...

...

...

Quá trình khắc phục cần được thiết kế để đưa ra các giải pháp thống nhất đối với khiếu nại thông qua sự tham gia giữa các bên bị ảnh hưởng, chức năng mua sắm và nhà cung ứng.

Phân biệt đối xử và nhóm dễ bị tổn thương

Đảm bảo trao đổi thông tin với các nhà cung ứng để đảm bảo rằng việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ không có sự phân biệt đối xử với công nhân, cộng đồng địa phương, người bản địa, phụ nữ và bé gái, người khuyết tật, các nhóm dễ bị tổn thương khác như người già và người nghèo, hoặc phân biệt đối xử dựa trên chủng tộc, tôn giáo hoặc đẳng cấp.

Quyền công dân và quyền chính trị

Phối hợp với các nhà cung ứng, tôn trọng quyền công dân và quyền chính trị của các bên liên quan trong chuỗi cung ứng để sản xuất hàng hóa hoặc dịch vụ, ví dụ: quyền có một cuộc sống có nhân phẩm, quyền an ninh cá nhân, không bị tra tấn, tự do hiệp hội, tự do ý kiến.

Quyền kinh tế, quyền xã hội và quyền văn hóa

Phối hợp với các nhà cung ứng, tôn trọng quyền của các bên liên quan trong chuỗi cung ứng để:

- thực hành văn hóa địa phương;

- làm việc trong điều kiện công bằng và thuận lợi;

...

...

...

- tận hưởng một mức sống đầy đủ để duy trì sức khỏe thể chất và tinh thần;

- thực phẩm đầy đủ, quần áo, nhà ở, chăm sóc y tế và bảo trợ xã hội.

Không giới hạn mà tạo điều kiện tiếp cận các dịch vụ thiết yếu như nước, điện và chăm sóc y tế.

Các nguyên tắc và quyền cơ bản tại nơi làm việc

Phối hợp với các nhà cung ứng, đảm bảo các quyền cơ bản của con người trong các vấn đề lao động được duy trì, ví dụ: tự do hiệp hội và thương lượng tập thể, không có lao động cưỡng bức, cơ hội bình đẳng và không phân biệt đối xử, không có lao động trẻ em.

Chủ đề cốt lõi: Thực hành lao động

Dựa trên các Khuyến nghị và Công ước của Tổ chức Lao động Quốc tế

Việc làm và mối quan hệ việc làm

Phối hợp với các nhà cung ứng và nhà thầu, đảm bảo rằng các vấn đề lao động được giải quyết, ví dụ: sự công nhận hợp pháp của các nhà thầu và người lao động, cơ hội bình đẳng cho người lao động, sự phản đối của các hành vi lao động không công bằng, bóc lột hoặc lạm dụng.

...

...

...

Phối hợp với các nhà cung ứng, đảm bảo công việc phù hợp được cung cấp (ví dụ: tiền lương công bằng và các hình thức bồi thường khác, giới hạn thời gian làm việc, thời gian nghỉ: ngày lễ, hành vi kỷ luật và sa thải, bảo vệ thai sản) và phúc lợi của người lao động được đảm bảo bởi sự cung cấp, ví dụ, nước uống an toàn, vệ sinh, căng tin và tiếp cận các dịch vụ y tế.

Đối thoại xã hội

Nhận thức được tầm quan trọng của đối thoại xã hội giữa các nhà cung ứng, người lao động, nhân viên, công đoàn và chính phủ về các khía cạnh như thương lượng tập thể và tự do hiệp hội, hoặc minh bạch trong các điều kiện xã hội của nhà thầu phụ.

Sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc

Phối hợp với các nhà cung ứng, đóng góp đối với sự phát triển và duy trì các hệ thống an toàn và sức khỏe nghề nghiệp, đối với lợi ích về thể chất, tinh thần và xã hội của người lao động và sự phòng ngừa tác hại đối với sức khỏe gây ra do điều kiện làm việc

Phát triển và đào tạo con người tại nơi làm việc

Phối hợp với các nhà cung ứng, đóng góp để tạo điều kiện cho người lao động tiếp cận với phát triển kỹ năng, đào tạo, cơ hội để cải thiện năng lực để hoạt động và phát triển nghề nghiệp.

Chủ đề cốt lõi: Môi trường

Trách nhiệm với môi trường là tiền đề cho sự sống còn và thịnh vượng của con người và những sinh vật khác. TCVN ISO 14001 (ISO 14001) và các tiêu chuẩn liên quan có thể hỗ trợ giải quyết các vấn đề môi trường.

...

...

...

Phối hợp với các nhà cung ứng, cải thiện phòng ngừa ô nhiễm khí thải vào không khí và thải vào nước, quản lý rác thải, sử dụng và xử lý các hóa chất và thuốc trừ sâu nguy hiểm và độc hại, và quản lý các hình thức ô nhiễm khác như tiếng ồn, mùi, rung, phát xạ điện từ, bức xạ và lây nhiễm vi rút hoặc vi khuẩn.

Cải thiện chất lượng môi trường.

Sử dụng tài nguyên bền vững

Cùng với các nhà cung ứng, đánh giá mức độ phù hợp và tính khả thi của các chiến lược môi trường như phân tích vòng đời và LCC, đánh giá tác động môi trường, sản xuất sạch hơn và hiệu quả sinh thái, và cách tiếp cận hệ thống hàng hóa - dịch vụ.

Thúc đẩy các nguyên tắc môi trường cùng với nhà cung ứng và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng, khuyến khích cách tiếp cận phòng ngừa, trách nhiệm với môi trường, quản lý và vận hành rủi ro môi trường theo nguyên tắc chi trả cho việc gây ô nhiễm.

Phối hợp với các nhà cung ứng, cải thiện sử dụng bền vững các nguồn năng lượng chính (tài nguyên tái tạo như năng lượng mặt trời, năng lượng gió, sóng và địa nhiệt) để thúc đẩy an toàn năng lượng lớn hơn, bảo tồn nước, sử dụng và tiếp cận với nước (nước uống an toàn, tái sử dụng nước), sử dụng hiệu quả vật liệu (tái sử dụng - tái chế, nền kinh tế tuần hoàn, phương pháp tiếp cận vòng đời) và yêu cầu tài nguyên tối thiểu cho hàng hóa và dịch vụ. Cần chú ý đặc biệt đến các vật liệu quan trọng để giảm thiểu các hạn chế về nguồn cung và các hệ quả kinh tế tiêu cực liên quan.

Giảm nhẹ và thích nghi với biến đổi khí hậu

Phối hợp với các nhà cung ứng, giảm thiểu tác động bất lợi của biến đổi khí hậu của khí thải nhà kính trực tiếp và gián tiếp và xem xét hướng tới trung hòa cacbon thông qua việc tham gia các chương trình phù hợp với các tổ chức khác. Xem xét dấu vết cacbon lồng ghép (không chỉ phát thải cacbon) liên quan đến hàng hóa hoặc dịch vụ.

Cùng với nhà cung ứng và các bên liên quan khác, xác định cơ hội để ngăn chặn hoặc giảm thiểu thiệt hại liên quan đến biến đổi khí hậu, như lũ lụt, hạn hán và khan hiếm nước, lạnh hoặc nóng dữ dội, và để đảm bảo an toàn nước uống, vệ sinh, thực phẩm và các tài nguyên khác quan trọng đến sức khỏe con người.

...

...

...

Thúc đẩy và áp dụng các thực hành nông nghiệp, ngư nghiệp và làm nghiệp bền vững, bao gồm các khía cạnh liên quan đến chăm sóc động vật.

Phối hợp với nhà cung ứng và các bên liên quan khác, xác định giá trị và bảo vệ đa dạng sinh học, dịch vụ hệ sinh thái, sử dụng đất đai và tài nguyên thiên nhiên một cách bền vững và thúc đẩy phát triển đô thị và nông thôn lành mạnh về mặt môi trường.

Coi trọng chăm sóc động vật, khi ảnh hưởng đến sự sống và sự tồn tại của chúng, và đảm bảo các điều kiện tốt để chăm sóc, nuôi dưỡng, sinh đẻ, vận chuyển và tiêu thụ động vật.

Chủ đề cốt lõi: Thực tiễn hoạt động công bằng

Áp dụng và thúc đẩy hành vi đạo đức trong các giao dịch của tổ chức với các tổ chức khác, chẳng hạn như nhà cung ứng, nhà thầu, đối tác, khách hàng, đối thủ cạnh tranh, chính phủ và hiệp hội doanh nghiệp.

Chống tham nhũng

Phối hợp với các nhà cung ứng, ngăn chặn và chống tham nhũng, được chứng minh, ví dụ, trong việc hối lộ (xúi giục, đề nghị hoặc nhận hối lộ bằng tiền hoặc hiện vật) trong cả lĩnh vực công và tư, gian lận, rửa tiền, tham ô, che giấu hoặc cản trở công lý.

Ngăn chặn tham nhũng bằng cách nâng cao nhận thức, hỗ trợ và đào tạo các cá nhân chịu trách nhiệm mua sắm thực tế, đại diện nhà cung ứng và nhà thầu và khuyến khích báo cáo đối xử không công bằng và vi phạm chính sách chống tham nhũng của tổ chức.

Tham gia chính trị có trách nhiệm

...

...

...

Cạnh tranh bình đẳng

Có nhiều dạng hành vi chống cạnh tranh, ví dụ như: cố định về giá (trong đó các bên thông đồng để bán cùng một sản phẩm hoặc dịch vụ với cùng một mức giá), gian lận thầu (trong đó các bên thông đồng để thao túng một giá thầu cạnh tranh) và bán phá giá (trong đó sản phẩm hoặc dịch vụ với giá rất thấp nhằm mục đích loại đối thủ cạnh tranh ra khỏi thị trường và buộc đối thủ cạnh tranh phải chịu những trừng phạt không công bằng).

Chức năng mua sắm cần hỗ trợ và thúc đẩy cạnh tranh bình đẳng giữa các nhà cung ứng trong toàn chuỗi cung ứng.

Hỗ trợ thực hành chống độc quyền và chống bán phá giá với các nhà cung ứng và không lợi dụng các điều kiện xã hội không phù hợp, như nghèo khó hoặc điều kiện thị trường và tài chính, để đạt được lợi thế cạnh tranh không bình đẳng.

Đối xử với SMO một cách bình đẳng bằng cách giảm sự phụ thuộc của nhà cung ứng - khách hàng và bằng cách chấp nhận linh hoạt hơn cho các công ty khởi nghiệp và đang phát triển nhỏ, tạo điều kiện tiếp cận không phân biệt đối xử từ SMO đến thị trường và tránh các chi phí và rủi ro không cần thiết cho SMO.

Cạnh tranh bình đẳng bao gồm các thực tiễn thanh toán kịp thời có lợi cho nhà cung ứng mà không ảnh hưởng đến công ty.

Thúc đẩy trách nhiệm xã hội trong chuỗi giá trị

Khi thích hợp, cung cấp hỗ trợ cho các nhà cung ứng SMO bao gồm nâng cao nhận thức về các vấn đề về tính bền vững và thực hành tốt nhất và cung cấp hỗ trợ bổ sung cần thiết (ví dụ: tư vấn kỹ thuật, nâng cao năng lực) hoặc các nguồn lực khác.

Tôn trọng quyền sở hữu

...

...

...

Chức năng mua sắm cần thúc đẩy sự tôn trọng quyền sở hữu với nhà cung ứng và các bên liên quan khác trong chuỗi cung ứng và không tham gia vào các hoạt động vi phạm quyền sở hữu, gồm cả việc lạm dụng vị trí có ảnh hưởng, làm hàng giả, vi phạm bản quyền và hành vi kiện tụng sở hữu trí tuệ.

Chủ đề cốt lõi: Vấn đề người tiêu dùng

Các tổ chức cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng, cũng như cho các khách hàng khác, có trách nhiệm đối với những người tiêu dùng và khách hàng đó. Căn cứ vào Hướng dẫn của Liên hiệp Quốc về Bảo vệ Người tiêu dùng.

Thực hiện marketing công bằng, thông tin xác thực, không định kiến và hợp đồng công bằng

Thúc đẩy các nguyên tắc quyền của người tiêu dùng với nhà cung ứng, ví dụ: được thông báo, quản lý an toàn, đề nghị khắc phục, áp dụng cách tiếp cận phòng ngừa, tôn trọng quyền riêng tư, đảm bảo bình đẳng giới và sử dụng thiết kế phổ quát. Phối hợp với các nhà cung ứng, đưa ra thông tin rõ ràng và đầy đủ về giá cả, đặc điểm, điều khoản, điều kiện, chi phí, thời hạn của hợp đồng và thời gian hủy bỏ. Phối hợp với các nhà cung ứng, đưa ra thông tin về các vấn đề và tác động của tính bền vững trong chuỗi cung ứng hàng hóa hoặc dịch vụ.

Bảo vệ sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng

Đảm bảo với các nhà cung ứng rằng sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ bảo vệ sức khỏe và an toàn của người tiêu dùng, bao gồm tránh việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ xâm phạm sở hữu trí tuệ, trong tiêu dùng, sử dụng, lưu trữ, bảo trì, sửa chữa và trả lại.

Tiêu dùng bền vững

Khuyến khích thiết kế sản phẩm và bao gói sao cho có thể dễ dàng sử dụng, tái sử dụng, sửa chữa hay tái chế và, nếu có thể, cung cấp hay gợi ý các dịch vụ tái chế và hủy bỏ. Cung cấp cho người tiêu dùng thông tin về sản phẩm và dịch vụ, bao gồm nước xuất xứ, hiệu suất năng lượng (khi có thể), hàm lượng hoặc thành phần (khi thích hợp gồm cả việc sử dụng sinh vật và phân tử nano biến đổi gen) và thông tin liên quan đến chăm sóc động vật.

...

...

...

Dịch vụ, hỗ trợ người tiêu dùng và giải quyết khiếu nại, tranh chấp

Cung cấp đầy đủ dịch vụ tiêu dùng, cơ chế hỗ trợ và khiếu nại, bao gồm lắp đặt, bảo đảm và bảo hành thích hợp, và hỗ trợ kỹ thuật liên quan đến việc sử dụng, cũng như cung cấp các quy định để trả lại, sửa chữa và bảo trì.

Sử dụng các thủ tục về giải quyết tranh chấp, giải quyết xung đột và bồi thường dựa trên các tiêu chuẩn quốc gia hay quốc tế, miễn phí hay ở mức chi phí tối thiểu với người tiêu dùng.

Bảo vệ dữ liệu và sự riêng tư của người tiêu dùng

Cung cấp bảo vệ dữ liệu và sự riêng tư của người tiêu dùng nhằm bảo vệ quyền riêng tư của người tiêu dùng bằng việc giới hạn các loại thông tin thu thập cũng như cách thức thông tin được lấy, sử dụng và bảo mật. Sự gia tăng việc sử dụng truyền thông điện tử (bao gồm cả các giao dịch tài chính) và thử nghiệm gen, cũng như sự tăng trưởng về cơ sở dữ liệu quy mô rộng, làm gia tăng mối quan ngại về sự riêng tư của người tiêu dùng có thể được bảo vệ như thế nào, đặc biệt là về thông tin nhận dạng cá nhân.

Quyền sử dụng các dịch vụ thiết yếu

Kích thích và khuyến khích các chuỗi cung ứng theo đuổi cơ hội (địa phương) để thực hiện quyền đối với các dịch vụ tiện ích thiết yếu, ví dụ: điện, khí đốt, nước, nước thải, hệ thống thoát nước, rác thải và truyền thông.

Giáo dục và nhận thức

Góp phần vào giáo dục người tiêu dùng bằng cách cùng với các nhà cung ứng, cung cấp thông tin về tiêu dùng bền vững, sức khỏe và an toàn và tác động môi trường, ví dụ: bằng cách cung cấp nhãn, hướng dẫn, hướng dẫn sử dụng và truyền thông khác.

...

...

...

“Cộng đồng” dùng để chỉ các khu dân cư hoặc khu định cư xã hội khác nằm trong khu vực địa lý gần với các địa điểm của tổ chức hoặc trong khu vực ảnh hưởng của tổ chức (ví dụ: nơi tổ chức mua hàng hóa hoặc dịch vụ trong chuỗi cung ứng). Hỗ trợ các Mục tiêu Phát triển Bền vững của Liên Hiệp Quốc.

Sự tham gia của cộng đồng

Đóng góp cho sự tham gia của cộng đồng, phối hợp với các nhà cung ứng, tôn trọng các quyền văn hóa, xã hội và chính trị của cộng đồng (ví dụ: truyền thống hoặc bản địa) bằng cách tham khảo ý kiến của đại diện cộng đồng, tham gia các hiệp hội địa phương và đóng góp cho các chương trình phát triển.

Giáo dục và văn hóa

Thúc đẩy và hỗ trợ giáo dục cộng đồng ở tất cả các cấp, đặc biệt là giáo dục trẻ em, phụ nữ và các nhóm dễ bị tổn thương, trong các lĩnh vực mà hàng hóa được mua sắm đang được sản xuất.

Tạo việc làm và phát triển kỹ năng

Cùng với các nhà cung ứng, phân tích tác động của các quyết định đầu tư và mua sắm đến việc tạo việc làm, nâng cao năng lực, và xóa đói giảm nghèo.

Xem xét hỗ trợ xây dựng hay cải tiến các chương trình phát triển kỹ năng trong cộng đồng khi các chương trình này không thỏa đáng, có thể trong quan hệ đối tác với nhà cung ứng và các tổ chức khác trong cộng đồng.

Xem xét tác động tích cực của các quyết định mua sắm bền vững, sử dụng các nhà cung ứng địa phương, đến việc tạo việc làm cho SMO.

...

...

...

Phát triển và tiếp cận công nghệ

Nếu có thể, đóng góp vào sự phát triển các công nghệ đổi mới hoặc chi phí thấp có thể giúp giải quyết các vấn đề xã hội và môi trường ở cộng đồng địa phương hoặc có thể có tác động tích cực lớn tới việc xóa đói, nghèo.

Thiết lập quan hệ đối tác với nhà cung ứng và các tổ chức khác, như các trường đại học hay các phòng thí nghiệm nghiên cứu, để tăng cường sự phát triển khoa học và công nghệ với các đối tác ở cộng đồng và tuyển dụng nhân sự địa phương cho việc này.

Khi khả thi về mặt kinh tế, xem xét phát triển tri thức cũng như công nghệ địa phương và truyền thống tiềm năng trong khi vẫn bảo vệ quyền của cộng đồng đối với tri thức và công nghệ đó.

Tạo ra của cải và thu nhập

Khi tham khảo ý kiến các nhà cung ứng, xem xét tác động kinh tế và xã hội của việc gia nhập hay rời khỏi cộng đồng, bao gồm cả các tác động tới nguồn lực cơ bản cần thiết cho sự phát triển bền vững của cộng đồng.

Xem xét ưu tiên cho các nhà cung ứng sản phẩm và dịch vụ địa phương cũng như đóng góp vào sự phát triển của nhà cung ứng địa phương khi có thể.

Nhấn mạnh cho các nhà cung ứng tầm quan trọng của việc hoàn thành các trách nhiệm về thuế và cung cấp cho các cơ quan chức năng thông tin cần thiết để xác định đúng nghĩa vụ thuế.

Sức khỏe

...

...

...

Nếu có thể, hỗ trợ tiếp cận các dịch vụ chăm sóc sức khỏe thiết yếu, nước sạch và vệ sinh phù hợp lâu dài và phổ cập như những phương cách ngăn ngừa bệnh, ví dụ: bằng cách tham gia các chiến dịch y tế cộng đồng cùng với các nhà cung ứng.

Đầu tư xã hội

Tính đến việc thúc đẩy phát triển cộng đồng trong hoạch định các dự án đầu tư xã hội với các nhà cung ứng. Tất cả các hành động cần mở rộng cơ hội cho người dân, ví dụ bằng việc tăng cường mua sắm tại địa phương và thuê ngoài để hỗ trợ phát triển địa phương.

Nếu có thể, đóng góp vào các chương trình của nhà cung ứng mang lại khả năng tiếp cận với thực phẩm và các sản phẩm thiết yếu khác cho các nhóm dễ bị tổn thương hay bị phân biệt đối xử và những người có thu nhập thấp, có tính đến tầm quan trọng của sự đóng góp vào việc nâng cao năng lực, nguồn lực và cơ hội cho họ.

Phụ lục B

(tham khảo)

Tổng quan về TCVN ISO 26000 (ISO 26000)

Hình B.1 đưa ra tổng quan về TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010) và cùng hướng dẫn được đưa ra dưới đây, nhằm hỗ trợ các tổ chức trong việc hiểu về cách thức sử dụng tiêu chuẩn này.

...

...

...

Trước khi phân tích các chủ đề cốt lõi và các vấn đề về trách nhiệm xã hội, cũng như mỗi hành động và mong đợi liên quan (xem TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Điều 6), tổ chức cần xem xét hai thực tiễn cơ bản của trách nhiệm xã hội:

- thừa nhận trách nhiệm xã hội của tổ chức trong phạm vi ảnh hưởng của mình;

- nhận biết và gắn kết với các bên liên quan [xem TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Điều 5].

Khi các nguyên tắc đã được thông hiểu, các chủ đề cốt lõi cũng như các vấn đề liên quan và quan trọng về trách nhiệm xã hội đã được nhận biết, tổ chức cần tìm cách tích hợp trách nhiệm xã hội trong toàn bộ các quyết định và hoạt động của mình, bằng cách sử dụng hướng dẫn trong TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Điều 7. Điều này bao gồm các thực tiễn như:

- kết hợp trách nhiệm xã hội vào các chính sách, cơ cấu tổ chức, chiến lược và hoạt động;

- nâng cao năng lực nội bộ đối với trách nhiệm xã hội;

- thực hiện truyền thông nội bộ và bên ngoài về trách nhiệm xã hội;

- thường xuyên xem xét các hành động và thực tiễn liên quan đến trách nhiệm xã hội.

Các nguồn được liệt kê trong TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Thư mục tài liệu tham khảo và các sáng kiến và công cụ tự nguyện khác nhau (ví dụ được đưa ra trong TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Phụ lục A) cung cấp hướng dẫn thêm về các chủ đề cốt lõi và thực hành tích hợp trách nhiệm xã hội.

...

...

...

CHÚ THÍCH: Các tham chiếu điều tham khảo TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010).

NGUỒN: TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010).

Hình B.1 -Tổng quan về TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010)

Phụ lục C

(tham khảo)

Ví dụ về cách tiếp cận vấn đề tính bền vững

Hình C.1 cung cấp ví dụ về cách tiếp cận vấn đề tính bền vững cho các sản phẩm điện tử

...

...

...

Hình C.1 - Ví dụ: Các sản phẩm điện tử

Hình C.2 cung cấp ví dụ về cách tiếp cận vấn đề tính bền vững cho các sản phẩm thực phẩm.

Hình C.2 - Ví dụ: Các sản phẩm thực phẩm

Thư mục tài liệu tham khảo

[1] TCVN 5453:2009 (ISO 5127:2001), Thông tin và tư liệu - Từ vựng

[2] TCVN ISO 9000:2015 (ISO 9000:2015), Hệ thống quản lý chất lượng - Cơ sở và từ vựng

[3] TCVN ISO 14001 (ISO 14001), Hệ thống quản lý môi trường - Các yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

...

...

...

[5] TCVN ISO 14021 (ISO 14021), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Tự công bố về môi trường (Ghi nhãn môi trường kiểu II)

[6] TCVN ISO 14024 (ISO 14024), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Ghi nhãn môi trường kiểu I - Nguyên tắc và thủ tục

[7] TCVN ISO 14025 (ISO 14025), Nhãn môi trường và công bố môi trường - Công bố môi trường kiểu III - Nguyên tắc và thủ tục

[8] TCVN ISO 14031:2015 (ISO 14031:2013), Quản lý môi trường - Đánh giá kết quả hoạt động môi trường - Hướng dẫn chung

[9] TCVN ISO 14040 (ISO 14040), Quản lý môi trường - Đánh giá vòng đời của sản phẩm - Nguyên tắc và khuôn khổ

[10] TCVN ISO 14044:2011 (ISO 14044:2006), Quản lý môi trường - Đánh giá vòng đời của sản phẩm - Yêu cầu và hướng dẫn

[11] TCVN ISO/IEC 17020 (ISO/IEC 17020), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với hoạt động của tổ chức tiến hành giám định

[12] TCVN ISO/IEC 17021-2 (ISO/IEC 17021-2), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 2: Yêu cầu về năng lực đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý môi trường

[13] TCVN ISO/IEC 17021-3 (ISO/IEC 17021-3), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý - Phần 3: Yêu cầu về năng lực đánh giá và chứng nhận hệ thống quản lý chất lượng

...

...

...

[15] TCVN ISO/IEC 17025 (ISO/IEC 17025), Yêu cầu chung về năng lực của các phòng thử nghiệm và hiệu chuẩn

[16] TCVN ISO/IEC 17065 (ISO/IEC 17065), Đánh giá sự phù hợp - Yêu cầu đối với tổ chức chứng nhận sản phẩm, quá trình và dịch vụ

[17] TCVN ISO 26000:2013 (ISO 26000:2010), Hướng dẫn về trách nhiệm xã hội

[18] TCVN ISO 28001:2014 (ISO 28001:2007), Hệ thống quản lý an toàn chuỗi cung ứng - Thực hành tốt áp dụng an toàn chuỗi cung ứng, đánh giá và hoạch định - Yêu cầu và hướng dẫn sử dụng

[19] TCVN 31000 (ISO 31000), Quản lý rủi ro - Nguyên tắc và hướng dẫn

[20] TCVN 6450:2007 (ISO/IEC Guide 2:2004), Tiêu chuẩn hóa và các hoạt động có liên quan - Thuật ngữ chung và định nghĩa

[21] TCVN 11457:2016 (ISO/IEC Guide 71:2014), Hướng dẫn đề cập đến khả năng tiếp cận trong tiêu chuẩn

[22] TCVN 9788:2013 (ISO Guide 73:2009), Quản lý rủi ro - Từ vựng

[23] TCVN 11458:2016 (ISO Guide 82:2014), Hướng dẫn đề cập đến tính bền vững trong tiêu chuẩn

...

...

...

[25] INTERNATIONAL LABOUR ORGANIZATION RECOMMENDATIONS AND CONVENTIONS. http://www.ilo.org/global/standards/

[26] UNITED NATIONS GUIDELINES FOR CONSUMER PROTECTION. 2003: http://www.un.org/esa/sustdev/publications/consumption_en.pdf

[27] UNITED NATIONS GUIDING PRINCIPLES ON BUSINESS AND HUMAN RIGHTS. 2011: http://www.ohchr.org/Documents/Publication/GuidingPrinciplesBusinessHR_EN.pdf

[28] UNITED NATIONS. Transforming our world: The 2030 agenda for Sustainable Development: http://sustainabledevelopment.un.org/post2015/transformingourworld

MỤC LỤC

Lời nói đầu

Lời giới thiệu

1  Phạm vi áp dụng

...

...

...

3  Thuật ngữ và định nghĩa

4  Hiểu về các vấn đề cơ bản

4.1  Khái niệm về mua sắm bền vững

4.2  Các nguyên tắc mua sắm bền vững

4.3  Các chủ đề cốt lõi của mua sắm bền vững

4.4  Yếu tố thúc đẩy mua sắm bền vững

4.5  Những xem xét chính về mua sắm bền vững

5  Lồng ghép tính bền vững vào chính sách và chiến lược mua sắm của tổ chức

5.1  Cam kết mua sắm bền vững

...

...

...

5.3  Gắn kết việc mua sắm phù hợp với mục tiêu và mục đích của tổ chức

5.4  Hiểu biết về thực hành mua sắm và chuỗi cung ứng

5.5  Quản lý việc triển khai

6  Tổ chức hoạt động mua sắm hướng đến tính bền vững

6.1  Quản trị mua sắm

6.2  Tạo điều kiện cho mọi người

6.3  Xác định và gắn kết các bên liên quan

6.4  Thiết lập các ưu tiên mua sắm bền vững

6.5  Đo lường và cải tiến kết quả thực hiện công việc

...

...

...

7  Lồng ghép tính bền vững vào quá trình mua sắm

7.1  Xây dựng trên quá trình hiện có

7.2  Lập kế hoạch

7.3  Tích hợp các yêu cầu về tính bền vững vào các quy định

7.4  Lựa chọn nhà cung ứng

7.5  Quản lý hợp đồng

7.6  Xem xét và học hỏi từ hợp đồng

Phụ lục A (tham khảo) Các vấn đề về mua sắm bền vững

Phụ lục B (tham khảo) Tổng quan về TCVN ISO 26000 (ISO 26000)

...

...

...

Thư mục tài liệu tham khảo