Thông tư 09/2007/TT-BXD hướng dẫn xác định quản lý chi phí thuê tư vấn nước ngoài hoạt động xây dựng Việt Nam

• Số hiệu: 09/2007/TT-BXD
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Xây dựng
• Người ký: Đinh Tiến Dũng
• Ngày ban hành: 02/11/2007

BỘ XÂY DỰNG *****	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ******
Số: 09/2007/TT-BXD	Hà Nội, ngày 02 tháng 11 năm 2007

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH VÀ QUẢN LÝ CHI PHÍ THUÊ TƯ VẤN NƯỚC NGOÀI TRONG HOẠT ĐỘNG XÂY DỰNG TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 36/2003/NĐ-CP ngày 04/4/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Căn cứ Nghị định số 99/2007/NĐ-CP ngày 13/6/2007 của Chính phủ về quản lý chi phí đầu tư xây dựng công trình;
Căn cứ Quyết định số 131/2007/QĐ-TTg ngày 09/8/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc ban hành Quy chế thuê tư vấn nước ngoài trong hoạt động xây dựng tại Việt Nam;
Bộ Xây dựng hướng dẫn xác định và quản lý chi phí thuê tư vấn nước ngoài trong hoạt động xây dựng tại Việt Nam như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thông tư này áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thuê tư vấn nước ngoài thực hiện các dịch vụ tư vấn của dự án đầu tư xây dựng công trình và đồ án quy hoạch xây dựng sử dụng vốn nhà nước (vốn ngân sách nhà nước, bao gồm vốn hỗ trợ phát triển chính thức-gọi tắt là ODA, vốn tín dụng đầu tư phát triển của Nhà nước, vốn tín dụng do Nhà nước bảo lãnh và vốn đầu tư khác của Nhà nước).

2. Khuyến khích các tổ chức, cá nhân liên quan đến việc thuê tư vấn nước ngoài thực hiện các dịch vụ tư vấn của dự án đầu tư xây dựng công trình và đồ án quy hoạch xây dựng sử dụng vốn khác áp dụng các quy định của Thông tư này.

3. Các dịch vụ tư vấn trong hoạt động xây dựng được thuê tư vấn nước ngoài thực hiện bao gồm lập quy hoạch xây dựng, khảo sát xây dựng, lập dự án đầu tư xây dựng công trình, thiết kế xây dựng công trình, lựa chọn nhà thầu, giám sát thi công xây dựng, quản lý dự án và một số dịch vụ tư vấn xây dựng khác.

4. Chi phí thuê tư vấn nước ngoài được xác định trên cơ sở thoả thuận giữa chủ đầu tư hoặc cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng với tư vấn nước ngoài thông qua hợp đồng thuê tư vấn. Chi phí được xác định phải đảm bảo đủ chi phí để thuê nhưng phải phù hợp với khả năng chi trả của bên thuê, khả năng nguồn vốn của dự án, khả năng nguồn vốn sử dụng để lập đồ án quy hoạch xây dựng, phù hợp với trình độ và loại chuyên gia tư vấn, đồng thời phải đảm bảo nguyên tắc cạnh tranh, tính hiệu quả của dự án đầu tư xây dựng công trình, tính khả thi của đồ án quy hoạch xây dựng. Việc xác định chi phí phải phù hợp với các quy định của thông lệ quốc tế và các quy định của Việt Nam.

5. Chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng có trách nhiệm xác định loại công việc tư vấn cần thuê tư vấn nước ngoài khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình, lập nhiệm vụ quy hoạch xây dựng. Chi phí thuê tư vấn nước ngoài phải được dự tính ngay trong tổng mức đầu tư của dự án, trong nhiệm vụ lập quy hoạch xây dựng làm cơ sở để dự trù và quản lý vốn theo quy định.

6. Trường hợp tư vấn nước ngoài là nhà thầu chính thuê tư vấn trong nước thực hiện một số công việc thì chi phí do các bên thoả thuận nhưng phải đảm bảo chi phí tiền lương chuyên gia tư vấn trong nước xác định không thấp hơn mức tiền lương của chuyên gia Việt Nam làm việc theo các hợp đồng với nhà thầu quốc tế đã trúng thầu tại Việt Nam theo hướng dẫn của Bộ Lao động Thương binh và Xã hội hoặc mức tiền lương tư vấn trong nước làm việc cho các dự án sử dụng vốn ODA theo hướng dẫn của Bộ Tài chính .

7. Trường hợp Điều ước quốc tế mà nước Cộng hoà Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc gia nhập có quy định cách xác định chi phí thuê tư vấn khác với quy định tại Thông tư này thì thực hiện theo các quy định của Điều ước quốc tế đó.

II. HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH CHI PHÍ THUÊ TƯ VẤN NƯỚC NGOÀI

1. Xác định chi phí cần thuê tư vấn nước ngoài khi lập dự án đầu tư xây dựng công trình, lập nhiệm vụ quy hoạch xây dựng:

1.1 Khi lập dự án đầu tư đầu tư xây dựng công trình, lập nhiệm vụ quy hoạch xây dựng, chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng phải xác định (dự kiến trước) chi phí thuê tư vấn nước ngoài trong tổng mức đầu tư của dự án, trong nhiệm vụ lập quy hoạch xây dựng trên cơ sở khối lượng và loại công việc tư vấn cần thuê tư vấn nước ngoài thực hiện.

1.2 Tuỳ theo điều kiện cụ thể của dự án đầu tư xây dựng công trình, của đồ án quy hoạch xây dựng, chi phí thuê tư vấn nước ngoài được ước tính trong tổng mức đầu tư của dự án, trong nhiệm vụ lập quy hoạch xây dựng theo một trong các cách sau:

a) Theo chi phí của loại công việc tư vấn của các dự án đầu tư xây dựng công trình, của các đồ án quy hoạch xây dựng tương tự do tư vấn nước ngoài đã thực hiện.

b) Theo tỉ lệ % của chi phí xây dựng và chi phí thiết bị trong tổng mức đầu tư của dự án, theo đơn giá một đơn vị diện tích (hoặc dân số) của đồ án quy hoạch xây dựng. Việc ước tính chi phí thuê tư vấn nước ngoài theo tỉ lệ % dựa trên cơ sở phạm vi, nội dung công việc tư vấn cần thuê tư vấn nước ngoài thực hiện và các thông tin liên quan đến chi phí tư vấn của các dự án đầu tư xây dựng công trình, đồ án quy hoạch xây dựng tương tự do tư vấn nước ngoài đã thực hiện.

c) Theo dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người). Việc xác định theo dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người) dựa trên cơ sở dự tính số lượng tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người), đơn giá tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người), thời gian thực hiện công việc tư vấn, các khoản chi phí cần thiết để thực hiện công việc tư vấn và các quy định khác có liên quan.

1.3 Trường hợp thuê tư vấn nước ngoài lập dự án đầu tư đầu tư xây dựng công trình, chi phí thuê tư vấn nước ngoài được ước tính trong dự toán chi phí chuẩn bị dự án.

2. Xác định chi phí thuê tư vấn nước ngoài khi lựa chọn nhà thầu tư vấn nước ngoài:

2.1 Trường hợp đấu thầu tuyển chọn nhà thầu tư vấn nước ngoài:

- Chủ đầu tư xác định giá gói thầu thuê tư vấn nước ngoài trên cơ sở chi phí thuê tư vấn nước ngoài đã dự tính trong tổng mức đầu tư của dự án đầu tư xây dựng công trình làm cơ sở để tổ chức lựa chọn nhà thầu tư vấn nước ngoài theo quy định của pháp luật đấu thầu.

- Nhà thầu tư vấn nước ngoài đề xuất chi phí thực hiện dịch vụ tư vấn xây dựng tính theo tỉ lệ % của chi phí xây dựng và chi phí thiết bị trong tổng mức đầu tư của dự án hoặc theo dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người) nhưng phải phù hợp với nội dung công việc, chất lượng, tiến độ và các yêu cầu khác của hồ sơ mời thầu.

- Chi phí thuê tư vấn nước ngoài được xác định thông qua kết quả lựa chọn nhà thầu và kết quả thương thảo, đàm phán giữa chủ đầu tư với nhà thầu tư vấn nước ngoài, không vượt giá gói thầu đã được duyệt.

2.2 Trường hợp chỉ định nhà thầu tư vấn nước ngoài:

- Chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng căn cứ mức chi phí đã dự kiến trong tổng mức đầu tư của dự án, trong nhiệm vụ lập quy hoạch xây dựng để xác định giá gói thầu làm cơ sở để chỉ định nhà thầu tư vấn nước ngoài theo quy định hiện hành.

- Nhà thầu tư vấn nước ngoài đề xuất chi phí thực hiện dịch vụ tư vấn xây dựng theo tỉ lệ % của chi phí xây dựng và chi phí thiết bị trong tổng mức đầu tư của dự án, theo đơn giá tính cho một đơn vị diện tích (hoặc dân số) của đồ án quy hoạch xây dựng hoặc theo dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ- người) phù hợp với yêu cầu của hồ sơ yêu cầu (loại của công việc tư vấn, hình thức thuê tư vấn, trình độ chuyên gia tư vấn, khối lượng, tiến độ thực hiện công việc và các yêu các yêu cầu khác). Việc xác định dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người) thực hiện theo hướng dẫn của phụ lục kèm theo Thông tư này.

- Chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng tổ chức việc xem xét, đánh giá chi phí do tư vấn nước ngoài đề xuất theo yêu cầu của hồ sơ yêu cầu, yêu cầu của công việc tư vấn và hình thức thuê tư vấn. Trường hợp tư vấn nước ngoài đề xuất chi phí thực hiện dịch vụ tư vấn theo dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người), chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng tổ chức thẩm định dự toán này để trình người quyết định đầu tư phê duyệt (hoặc người được uỷ quyền đối với các dự án, đồ án quy hoạch xây dựng do Thủ tướng Chính phủ quyết định). Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương phê duyệt dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người) lập đồ án quy hoạch xây dựng trên địa bàn của tỉnh, thành phố.

- Giá hợp đồng thuê tư vấn nước ngoài được xác định thông qua kết quả đàm phán, thương thảo giữa chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng với nhà thầu tư vấn nước ngoài.

- Trường hợp thuê liên danh giữa tư vấn nước ngoài và tư vấn trong nước, chi phí xác định trên cơ sở việc phân chia trách nhiệm và khối lượng công việc giữa các bên trong liên danh. Chi phí của tư vấn trong nước được xác định trên cơ sở khối lượng công việc do tư vấn trong nước đảm nhận và thoả thuận giữa các bên. Riêng mức chi phí tiền lương chuyên gia tư vấn trong nước có thể vận dụng hướng dẫn tại điểm 6 mục I của Thông tư này.

- Trường hợp thuê cá nhân chuyên gia tư vấn nước ngoài, chi phí có thể bao gồm toàn bộ hoặc một phần các khoản chi phí như chi phí tiền lương của chuyên gia, chi phí đi lại của chuyên gia, chi phí văn phòng làm việc, một số khoản chi phí khác có liên quan và các khoản thuế phải nộp. Chi phí tiền lương của chuyên gia, chi phí đi lại của chuyên gia, chi phí văn phòng làm việc, một số khoản chi phí khác có liên quan xác định theo hướng dẫn của Thông tư này. Các khoản thuế phải nộp bao gồm thuế giá trị tăng và một số loại thuế khác phải nộp, nếu có, xác định theo quy định định hiện hành.

III. QUẢN LÝ CHI PHÍ THUÊ TƯ VẤN NƯỚC NGOÀI

1. Tư vấn nước ngoài phải có trách nhiệm cung cấp đầy đủ các tài liệu chứng minh các căn cứ xác định chi phí thực hiện dịch vụ tư vấn được thuê và các thông tin liên quan đến chi phí của các dịch vụ tư vấn xây dựng tương tự đã thực hiện. Mức tiền lương cơ bản của chuyên gia và các chi phí tính theo mức tiền lương cơ bản của chuyên gia như chi phí xã hội, chi phí quản lý, chi phí bảo hiểm, các khoản phụ cấp khác và lợi nhuận cần phải được thể hiện trong báo cáo kết quả hoạt động tài chính của tổ chức tư vấn thực hiện trong những năm liền kề đã được kiểm toán hoặc trong các hợp đồng thực hiện công việc tư vấn tương tự đã thực hiện hoặc các quy định khác có liên quan. Chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng có trách nhiệm xem xét, đánh giá các tài liệu nêu trên, khi cần thiết có thể trực tiếp kiểm tra các thông tin liên quan đến chi phí của dự án đầu tư xây dựng công trình, của đồ án quy hoạch xây dựng do tư vấn nước ngoài đã thực hiện.

2. Trường hợp kết quả đàm phán, thương thảo xác định chi phí thuê tư vấn nước ngoài lớn hơn chi phí thuê tư vấn nước ngoài đã dự tính trong tổng mức đầu tư của dự án, trong nhiệm vụ lập quy hoạch xây dựng, chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng có trách nhiệm báo cáo người quyết định đầu tư (hoặc người được uỷ quyền đối với các dự án do Thủ tướng Chính phủ quyết định) đối với dự án đầu tư hoặc cấp phê duyệt đồ án quy hoạch đối với công việc lập quy hoạch xây dựng (hoặc cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng đối với các đồ án quy hoạch xây dựng thuộc thẩm quyền Thủ tướng Chính phủ phê duyệt) xem xét quyết định điều chỉnh chi phí thuê tư vấn nước ngoài nói trên.

3. Việc lựa chọn tư vấn nước ngoài phải thực hiện theo quy định của pháp luật về đấu thầu và thông qua hợp đồng giữa chủ đầu tư hoặc cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng với nhà thầu tư vấn nước ngoài. Nội dung hợp đồng ngoài các nội dung theo quy định của pháp luật về hợp đồng, cần phải ghi rõ số lượng tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người), trình độ chuyên gia, tiến độ thực hiện, sản phẩm hoàn thành.

4. Chủ đầu tư, cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng chịu trách nhiệm giám sát quá trình thực hiện hợp đồng thuê tư vấn nước ngoài, đảm bảo tiến độ, khối lượng và chất lượng sản phẩm của dịch vụ tư vấn xây dựng theo hợp đồng đã ký kết.

5. Việc thanh toán chi phí thuê tư vấn nước ngoài phải phù hợp với nội dung của hợp đồng đã ký kết và các quy định khác có liên quan.

6. Chủ đầu tư hoặc cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng được thuê tổ chức, cá nhân tư vấn có đủ kinh nghiệm, năng lực để xác định chi phí thuê tư vấn nước ngoài. Trường hợp chỉ định thầu tư vấn nước ngoài, chủ đầu tư hoặc cơ quan tổ chức lập đồ án quy hoạch xây dựng được thuê tổ chức tư vấn có đủ kinh nghiệm, năng lực thẩm tra dự toán trước khi trình phê duyệt. Tổ chức, cá nhân tư vấn chịu trách nhiệm trước pháp luật về kết quả xác định, thẩm tra chi phí thuê tư vấn nước ngoài.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày đăng Công báo.

2. Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Chủ tịch UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương, Hội đồng quản trị các Tổng công ty Nhà nước, các Tập đoàn kinh tế và Thủ trưởng các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư này.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề nghị phản ánh kịp thời về Bộ Xây dựng để nghiên cứu, giải quyết.

Nơi nhận: - Thủ tướng CP và các Phó Thủ tướng CP. - Văn phòng Chính phủ. - Văn phòng Trung ương Đảng. - Văn phòng Quốc hội. - Văn phòng Chủ tịch nước. - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ. - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương. - Toà án Nhân dân Tối cao. - Viện Kiểm soát Nhân dân Tối cao. - Cơ quan TW các đoàn thể. - Các Tập đoàn kinh tế, Tcty 91. - Cục Kiểm tra văn bản Bộ Tư pháp. - Công báo, Website Chính phủ. - Lưu VP, Vụ PC, Vụ KTTC, Viện KTXD, 250b.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đinh Tiến Dũng

PHỤ LỤC

HƯỚNG DẪN XÁC ĐỊNH CHI PHÍ THUÊ TƯ VẤN NƯỚC NGOÀI THEO DỰ TOÁN THÁNG-NGƯỜI (HOẶC NGÀY-NGƯỜI, GIỜ-NGƯỜI)
(Kèm theo Thông tư số: 09/2007/TT-BXD ngày 02 tháng 11 năm 2007 của Bộ Xây dựng)

1. Nội dung dự toán tháng-người (hoặc ngày-người, giờ-người) bao gồm:

- Chi phí chuyên gia;

- Chi phí khác;

- Thuế;

- Chi phí dự phòng.

2. Các khoản mục chi phí trên xác định như sau:

2.1 Chi phí chuyên gia: xác định trên cơ sở loại chuyên gia, số lượng và thời gian làm việc của chuyên gia (số lượng tháng-người), chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia và các khoản chi phí tính theo mức tiền lương cơ bản của chuyên gia:

- Loại, số lượng và thời gian làm việc của chuyên gia (số lượng tháng-người): xác định trên cơ sở yêu cầu khối lượng, chất lượng công việc, tiến độ thực hiện, khả năng đảm nhận công việc của từng chuyên gia.

- Chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia: căn cứ mức chi phí tiền lương thực tế đã chi trả chuyên gia. Mức chi phí tiền lương thực tế của chuyên gia căn cứ báo cáo kết quả hoạt động tài chính của tổ chức tư vấn thực hiện trong những năm liền kề đã được kiểm toán hoặc trong các hợp đồng thực hiện công việc tư vấn tương tự đã thực hiện hoặc các quy định khác có liên quan.

- Các khoản chi phí tính theo mức tiền lương cơ bản của chuyên gia bao gồm chi phí xã hội, chi phí quản lý, chi phí bảo hiểm, các khoản phụ cấp khác và lợi nhuận:

+ Chi phí xã hội là khoản chi phí liên quan đến trách nhiệm đóng góp quỹ bảo hiểm xã hội theo quy định của nước mà tư vấn nước ngoài đăng ký hoạt động kinh doanh. Chi phí xã hội tính bằng tỉ lệ % của chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia. Chi phí xã hội căn cứ theo quy định của nước mà tư vấn nước ngoài đăng ký hoạt động kinh doanh.

+ Chi phí quản lý là khoản chi phí liên quan đến chi phí tiền lương của bộ phận quản lý, nhân viên giúp việc và chi phí duy trì hoạt động của tổ chức tư vấn nước ngoài. Chi phí quản lý quản lý tính bằng tỉ lệ % của chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia. Tỉ lệ % của chi phí quản lý xác định trên cơ sở mức tỉ lệ thực tế đã thực hiện của tổ chức tư vấn thông qua báo cáo kết quả hoạt động tài chính đã thực hiện trong những năm liền kề đã được kiểm toán hoặc trong các hợp đồng thực hiện công việc tư vấn tương tự đã thực hiện.

+ Chi phí bảo hiểm là khoản chi phí liên quan đến trách nhiệm bảo hiểm sản phẩm tư vấn và các loại bảo hiểm bắt buộc khác. Chi phí bảo hiểm tính theo tỉ lệ % của chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia. Chi phí bảo hiểm xác định theo kết quả thực tế hoạt động của tổ chức tư vấn và các quy định khác có liên quan.

+ Các khoản phụ cấp khác của chuyên gia như phụ cấp làm việc quốc tế, phụ cấp xa gia đình, và các khoản phụ cấp khác, nếu có. Các khoản phụ cấp này xác định theo tỉ lệ % của chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia.

+ Lợi nhuận là khoản chi phí dự tính để đảm bảo sự phát triển của tổ chức tư vấn trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh. Lợi nhuận xác định theo tỉ lệ % của chi phí tiền lương cơ bản của chuyên gia.

2.2 Các khoản chi phí khác: gồm chi phí đi lại của chuyên gia, chi phí văn phòng làm việc, chi phí hội nghị, hội thảo và một số khoản chi phí khác, nếu có. Các khoản chi phí khác xác định như sau:

+ Chi phí đi lại của chuyên gia gồm chi phí đi lại quốc tế và chi phí đi lại tại Việt Nam của chuyên gia. Số lượng lượt đi lại quốc tế và loại phương tiện đi lại phải phù hợp với nhu cầu thực hiện công việc. Trường hợp sử dụng máy bay thì chi phí vé máy bay phải thấp hơn vé hạng nhất. Đối với chi phí đi lại tại Việt Nam phải được xác định phù hợp với nhu cầu công việc, loại phương tiện và mặt bằng giá cho thuê phương tiện phổ biến tại Việt Nam.

+ Chi phí văn phòng làm việc tại Việt Nam xác định trên cơ sở diện tích văn phòng cần thiết để bố trí chỗ làm việc của chuyên gia tư vấn, thời gian thực hiện công việc tư vấn và giá thuê văn phòng làm việc theo mặt bằng giá tại Việt Nam.

+ Chi phí hội nghị, hội thảo xác định theo yêu cầu của nội dung công việc cần thực hiện, các chi phí cần thiết để tổ chức hội nghị, hội thảo theo quy định hiện hành.

- Các chi phí khác như chi phí thông tin liên lạc quốc tế, chi phí nhận, gửi, sử dụng công cụ theo yêu cầu của dịch vụ tư vấn, các dịch vụ kỹ thuật khác theo của dịch vụ tư vấn. Các khoản chi phí này xác định theo yêu cầu thực tế thực hiện từng loại công việc tư vấn của từng dự án.

2.3 Thuế: bao gồm thuế giá trị gia tăng và các khoản thuế phải nộp khác xác định theo quy định của Việt Nam và quy định của nước mà tư vấn nước ngoài đăng ký hoạt động kinh doanh.

2.4 Chi phí dự phòng: là khoản chi phí dự tính cho những công việc phát sinh trong quá trình thực hiện công việc tư vấn và yếu tố trượt giá. Chi phí dự phòng xác định tối đa không quá 10% của chi phí chuyên gia và chi phí khác.

3. Tuỳ theo đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh của từng tổ chức tư vấn nước ngoài, chi phí tiền lương chuyên gia có thể bao gồm một số hoặc toàn bộ các khoản chi phí tính theo mức tiền lương cơ bản của chuyên gia nêu tại khoản 2.1 điểm 2 trong phụ lục này.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF CONSTRUCTION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No.09/2007/TT-BXD	Hanoi, November 02, 2007

CIRCULAR

GUIDING THE DETERMINATION AND MANAGEMENT OF EXPENSES FOR HIRING FOREIGN CONSULTANTS IN CONSTRUCTION ACTIVITIES IN VIETNAM

Pursuant to the Government’s Decree No. 36/2003/ND-CP dated April 4, 2003, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Construction;
Pursuant to the Government’s Decree No. 99/2007/ND-CP dated June 13, 2007, on management of expenses for work construction investment;
Pursuant to the Prime Minister’s Decision No. 131/2007/QD-TTg dated August 9, 2007, promulgating the Regulation on hiring foreign consultants in construction activities in Vietnam;
The Ministry of Construction guides the determination and management of expenses for hiring foreign consultants in construction activities in Vietnam as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. This Circular applies to organizations and individuals related to the hiring of foreign consultants for the provision of consultancy services for work construction investment projects and construction planning schemes funded with state capital (state budget capital, including official development assistance (ODA) capital, credit capital of the State for development investment, credit capital guaranteed by the State and other investment capital of the State).

2. Organizations and individuals involved in the hiring of foreign consultants for the provision of consultancy services for work construction investment projects and construction planning schemes funded with capital of other sources are encouraged to apply the provisions of this Circular.

3. Consultancy services in construction activities for which foreign consultants may be hired include elaboration of construction plannings, construction surveys, elaboration of investment projects on work construction, work construction design, selection of contractors, supervision of work construction,

4. Expenses for hiring of foreign consultants are determined on the basis of the agreement between investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes and foreign consultants in consultant hiring contracts. The determined expenses must be enough to cover expenditures for hiring consultants and suitable to the hiring party's payment capacity, capital sources of the projects and capital sources used for elaboration of construction planning schemes, and the qualifications and types of to-be-hired consultants and, at the same time, ensure competitiveness and efficiency of work construction investment projects and feasibility of construction planning schemes. The determination of expenses must conform

...

...

...

6. In case foreign consultants that are principal contractors hire domestic consultants to perform some tasks, expenses shall be agreed upon by the parties but the salaries of domestic consultants must not be lower than the salaries of Vietnamese experts working under contracts with international contractors winning bids in Vietnam as guided by the Ministry of Labor, War Invalids and Social Affairs or salaries of domestic consultants working for ODA-funded projects as guided by the Ministry of Finance.

7. When treaties to which the Socialist Republic of Vietnam has signed or acceded otherwise provide for the determination of expenses for hiring consultants, the provisions of these treaties prevail.

II. GUIDANCE ON DETERMINATION OF EXPENSES FOR HIRING FOREIGN CONSULTANTS

1. The determination of expenses for hiring foreign consultants when formulating work construction investment projects or elaborating construction planning tasks:

1.1. When formulating work construction investment projects or elaborating construction planning tasks, investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall determine (estimate) expenses for hiring foreign consultants in the projects' total investment amounts or construction planning tasks on the basis of the volume and kinds of consultancy jobs for which foreign consultants must be hired.

12. Depending on specific conditions of work construction investment projects or construction planning schemes, expenses for hiring foreign consultants shall be estimated within the projects' total investment amounts or construction planning tasks by one of the following methods:

a) According to expenses for consultancy jobs of similar work construction investment projects or similar construction planning schemes which have been performed by foreign consultants.

b) According to the proportion (%) of construction expenses and equipment expenses in the projects' total investment amounts or according to the unit price of each acreage (or population) unit of the construction planning schemes. The estimation of expenses for hiring foreign consultants in a pro rata basis is based on the scope and contents of consultancy jobs for which foreign consultants must be hired and information on consultancy expenses of similar work construction investment projects or similar construction planning schemes already performed by foreign consultants.

1.3. In case of hiring foreign consultants for formulation of work construction investment projects, expenses for hiring foreign consultants shall be estimated in the total expenses for project preparation.

...

...

...

2.1. In case of bidding for selection of foreign consultancy contractors:

- Investors shall determine the price of bidding packages for hiring foreign consultancy on the basis of expenses for hiring foreign consultants already determined in the total investment amounts of work construction investment projects, which will serve as a basis for the selection of foreign consultancy contractors in accordance with the bidding law.

- Foreign consultancy contractors shall propose expenses for the provision of construction consultancy services calculated in a percentage of construction expenses and equipment expenses in the projects' total investment amounts or the person-per-month (person-per-day, person-per-hour) estimates, which, however, must be suitable to work contents, quality schedule and other requirements of bidding dossiers.

- Expenses for hiring foreign consultants shall be determined based on the results of selection of contractors and results of negotiations between investors and foreign consultancy contractors, which, however, must not exceed the approved prices of bidding packages.

2.2. In case of appointment of foreign consultancy contractors:

- Investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall base on the estimated expenses in the projects' total investment amounts or construction planning tasks to determine the prices of bidding packages which will serve as a basis for the appointment of foreign consultancy contractors in accordance with current regulations.

- Foreign consultancy contractors shall propose expenses for the provision of construction consultancy in a percentage of construction expenses and equipment expenses in the projects' total investment amounts or the unit price for each acreage (population) unit of construction planning schemes or according to the person-per-month (person-per-day, person-per-hour) estimates in conformity with the requirements of bidding dossiers (kinds of consultancy tasks, forms of hiring consultants, qualifications of consultants, work volume and implementation schedule and other requirements). Person-per-month (person-per-day, person-per hour) estimates are determined under the guidance in the Appendix to this Circular.

- Investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall consider and evaluate expenses proposed by foreign consultants according to requirements of bidding dossiers, requirements of consultancy jobs and forms of hiring consultants. In case foreign consultants propose expenses for the provision of consultancy services according to person-per-month (person-per-day, person-per-hour) estimates, investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall evaluate these estimates for submission to the investment deciders (or authorized persons for projects or construction planning schemes decided by the Prime Minister) for approval. Provincial/municipal People's Committees shall approve the person-per-month (person-per-day, person-per-hour) estimates for the elaboration of construction planning schemes in their localities.

- The prices of contracts on hiring foreign consultants shall be determined based on the results of negotiations between investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes and foreign consultancy contractors.

...

...

...

- In case of hiring foreign consultants, expenses may cover wholly or partially such expenses as those for salaries and travel expenses of experts, expenses for working offices, some related expenses and payable taxes. Expenses for salaries travel expenses of experts, expenses for working offices and some other related expenses shall be determined under the guidance in this Circular. The payable taxes include value added tax and some other taxes, if any, which are determined according to current regulations.

III. MANAGEMENT OF EXPENSES FOR HIRING FOREIGN CONSULTANTS

1. Foreign consultants shall supply adequate documents to prove the grounds for determination of expenses for the provision of consultancy services and other information relating to expenses for similar construction consultancy services they have provided. The levels of experts' base salary and expenses calculated based on base salaries, such as social expenses, management expenses, insurance expenses and other allowances and profits, must be shown in the audited reports on the results of financial activities of consultancy organizations in preceding years or performed contracts on the provision of similar consultancy services and relevant regulations. Investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall appraise these documents, when

2. When expenses for hiring foreign consultancy agreed by the involved parties through negotiations are higher than expenses already estimated in the projects' total investment amounts or construction planning tasks, investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall report the case to investment deciders (or authorized persons for projects decided by the Prime Minister), for investment projects, or the authorities which have approved planning schemes, for construction planning tasks (or agencies in charge of elaborating construction planning schemes, for construction plannings schemes approved by the Prime Minister), for consideration and decision on the adjustment of expenses for hiring foreign consultants.

3. Foreign consultancy shall be selected in accordance with the bidding law and under contracts between investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes and foreign consultancy contractors. Apart from contents prescribed by the law on contracts, these contracts must clearly show the number of months, days or hours for their performance, number and qualifications of experts, implementation schedules and products.

4. Investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes shall supervise the performance of contracts on hiring foreign consultants, ensuring implementation schedule, work volume and the quality of construction consultancy services in accordance with signed contracts.

5. Expenses for hiring foreign consultants shall be paid according to signed contracts and relevant regulations.

6. Investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes may hire capable consultancy organizations or individuals to determine expenses for hiring foreign consultants.

In case of appointment of foreign consultancy contractors, investors or agencies in charge of elaborating construction planning schemes may hire capable consultancy organizations to appraise cost estimates before submission for approval.

...

...

...

IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular takes effect 15 days after its publication in CONG BAO.

2. Ministers, heads of ministerial-level agencies, presidents of provincial/municipal People’s Committees, boards of directors of state corporations and economic groups, and heads of concerned units shall implement this Circular.

3. Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the Ministry of Construction for study and settlement.

FOR THE MINISTER OF CONSTRUCTION
VICE MINISTER




Dinh Tien Dung

APPENDIX

...

...

...

1. A person-per-month (person-per-day, person-per-day) estimate includes:

- Expenses for experts;

- Other expenses;

- Taxes;

- Contingency expenses.

2. The above expenses are determined as follows:

2.1. Expenses for experts are determined according to types and number of experts and their working time (person-per-month), expenses for experts' base salary and expenses based on base salary;

- Types, number and working time of experts (person-per-month) are determined based on the volume of work to be done, work quality and schedule requirement and each expert's capability to handle work.

- Expenses for experts' base salary are determined based on the salary levels actually paid to experts. Experts' actual salary levels are based on the audited reports on the results of financial activities of consultancy organizations in preceding years or the performed contracts on the provision of similar consultancy services and other relevant regulations.

...

...

...

+ Social expenses are expenses related to the responsibility to make contributions to the social insurance fund according to regulations of the countries where foreign consultants register their business activities. Social expenses are calculated in a percentage of experts' base salary. Social expenses are based on regulations of the countries where foreign consultants register their business activities.

+ Management expenses are expenses for salaries of managers and assistants and expenses for the regular operation of foreign consultancy organizations. Management expenses are calculated in a percentage of expenses for experts' base salary based on the percentage actually paid by consultancy organizations as stated in the audited reports on the results of financial activities in preceding years and the performed contracts on the provision of similar consultancy services.

+ Insurance' expenses are expenses related to the responsibility to provide insurance for consultancy products and other compulsory insurance. Insurance expenses are calculated in a percentage of expenses for experts' base salary. Insurance expenses are determined according to actual operation results of consultancy organizations and other relevant regulations.

+ Other allowances of experts such as allowances for international work, allowances for living away from home and other allowances, if any. These allowances are determined in a percentage of expenses for experts' base salary.

+ Profits are amounts estimated to ensure the development of consultancy organizations in the course of doing production and business activities. Profits are determined in a percentage of expenses for experts' base salary.

2.2. Other expenses include travel expenses for experts, expenses for working offices, expenses for meetings and workshops, and other expenses, if any.

Other expenses are determined as follows:

+ Travel expenses include expenses for international travel and expenses for travel within Vietnam. The number of international trips and types of vehicles must suit actual work demands. In case of travel by air, expenses for air tickets must be lower than the prices of first-class tickets. Expenses for travel within Vietnam must be determined based on work demands, types of vehicles and prices for hiring vehicles in Vietnam.

+ Expenses for working offices in Vietnam are determined on the basis of the office space necessary for consultants, time for performance of consultancy jobs and prices for hiring working offices in Vietnam.

...

...

...

- Other expenses such as expenses for international communication, expenses for sending and receiving documents or using facilities as required by consultancy services, and other technical services. These expenses are determined based on actual demands for the performance of consultancy jobs of each project.

2.3. Taxes include value added tax and other payable tax amounts determined according to Vietnamese regulations and regulations of the countries where foreign consultants register their business activities.

2.4. Contingency expenses are expenses estimated for jobs unexpectedly arising in the performance of consultancy services, with the inflation factor taken into consideration. Contingency expenses must not exceed 10% of expenses for experts plus other expenses.

3. Depending on the characteristics of production and business activities of each foreign consultancy organization, expenses for experts' salary may cover several or all expenses calculated based on experts' base salary stated at Clause 2.1, Point 2 of this Appendix.