Quyết định 12/2008/QĐ-BXD Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) của Bộ Xây dựng

• Số hiệu: 12/2008/QĐ-BXD
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Xây dựng
• Người ký: Nguyễn Hồng Quân
• Ngày ban hành: 26/09/2008

BỘ XÂY DỰNG -------	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc ---------------
Số: 12/2008/QĐ-BXD	Hà Nội, ngày 26 tháng 9 năm 2008

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA) CỦA BỘ XÂY DỰNG

BỘ TRƯỞNG BỘ XÂY DỰNG

Căn cứ Nghị định số 17/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 2 năm 2008 của Chính phủ qui định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Xây dựng;
Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ trưởng Vụ Pháp chế,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “ Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) của Bộ Xây dựng’’.

Điều 2. Quyết định này thay thế Quyết định số 24/2006/QĐ-BXD ngày 21 tháng 8 năm 2006 và có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo.

Điều 3. Vụ trưởng Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ trưởng Vụ Pháp chế, Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ Xây dựng có trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận : -Như điều 3; -Văn phòng Chính phủ; -Thanh tra Nhà nước; -Ban Kinh tế TW; -Văn phòng Quốc hội; -Hội đồng Dân tộc và các Uỷ ban của Quốc hội; -Các Bộ, CQ ngang Bộ; cơ quan thuộc Chính phủ; -HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; -Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); -Website Chính phủ; Công báo; -Lưu VP, HTQT, PC .

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Hồng Quân

QUY CHẾ

QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC (ODA) CỦA BỘ XÂY DỰNG

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 12/2008/QĐ-BXD ngày 26 tháng 9 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Xây dựng)

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng

1. Quy chế này điều chỉnh hoạt động quản lý và sử dụng nguồn Hỗ trợ Phát triển Chính thức (bao gồm viện trợ không hoàn lại và vốn cho vay ưu đãi của các Nhà tài trợ quốc tế, sau đây gọi tắt là ODA).

2. Quy chế này áp dụng cho tất cả các đơn vị thuộc Bộ Xây dựng trong việc quản lý và sử dụng nguồn ODA.

3. Việc quản lý và sử dụng nguồn ODA của Bộ Xây dựng đồng thời phải tuân thủ các quy định hiện hành của Nhà nước về quản lý và sử dụng nguồn ODA.

Điều 2. Các nguyên tắc cơ bản về vận động, tiếp nhận, quản lý và sử dụng ODA của Bộ Xây dựng

Hoạt động vận động, tiếp nhận, quản lý và sử dụng ODA dựa trên các nguyên tắc sau:

1. Khuyến khích các đơn vị, tổ chức, cá nhân thuộc Bộ, căn cứ theo chức năng nhiệm vụ của mình, tích cực và chủ động trong việc vận động thu hút các dự án ODA phục vụ cho nhiệm vụ quản lý nhà nước của Ngành và sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp;

2. Tiếp nhận, quản lý và sử dụng ODA phải đi đôi với việc nâng cao hiệu quả sử dụng và khả năng trả nợ, phù hợp với khả năng tiếp nhận của các đơn vị thực hiện;

3. Các chương trình, dự án ODA phải được tiếp nhận, quản lý và sử dụng theo đúng quy định của pháp luật nhằm hỗ trợ thực hiện các mục tiêu phát triển kinh tế xã hội của Chính phủ và mục tiêu phát triển của Ngành Xây dựng;

4. Phân định rõ trách nhiệm, đảm bảo sự phối hợp chặt chẽ giữa các đơn vị và phát huy tính chủ động của đơn vị thực hiện chương trình, dự án;

5. Bộ Xây dựng thống nhất quản lý chương trình, dự án do các đơn vị thuộc Bộ thực hiện.

Chương II

XÂY DỰNG DANH MỤC VÀ VẬN ĐỘNG  CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA

Điều 3. Các lĩnh vực ưu tiên sử dụng ODA của Ngành Xây dựng

1. Nguồn vốn ODA không hoàn lại được ưu tiên cho các chương trình, dự án thuộc các lĩnh vực sau:

a. Chiến lược, định hướng phát triển Ngành Xây dựng;

b. Nâng cao năng lực quản lý nhà nước cho Bộ Xây dựng và hỗ trợ cải cách hành chính; nâng cao năng lực thể chế (tổ chức, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực, soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật);

c. Quy hoạch và phát triển đô thị; nâng cấp đô thị;

d. Các chương trình, dự án thuộc các lĩnh vực xử lý nước thải, xử lý chất thải rắn, vệ sinh môi trường, cấp nước, thoát nước và các chương trình, dự án có quy mô lớn, thu hồi vốn chậm;

đ. Quản lý nhà ở và thị trường bất động sản; nhà ở cho người có thu nhập thấp;

e. Hỗ trợ nghiên cứu và chuyển giao công nghệ mới;

g. Một số lĩnh vực khác theo quyết định của Bộ trưởng Bộ Xây dựng;

Điều 4. Xây dựng Danh mục chương trình, dự án ODA          

1. Đề xuất chương trình, dự án ODA:

Hàng năm, căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch phát triển của ngành và chức năng, nhiệm vụ mình, các đơn vị trực thuộc Bộ (bao gồm các Cục, Vụ thuộc Cơ quan Bộ, các doanh nghiệp, các đơn vị hành chính sự nghiệp) chủ động đề xuất danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động viện trợ ODA kèm theo đề cương sơ bộ gửi về Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Kế hoạch-Tài chính và Vụ chuyên ngành để tổng hợp và vận động tài trợ.

2. Lựa chọn chương trình, dự án ODA:

Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch-Tài chính và các Vụ chuyên ngành, tổng hợp danh mục chương trình, dự án ODA báo cáo lãnh đạo Bộ xem xét và có văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư đề nghị xin tài trợ ODA.

Điều 5. Vận động ODA

Vụ Hợp tác Quốc tế là đơn vị đầu mối, phối hợp với Vụ Kế hoạch-Tài chính, các Vụ chuyên ngành và các đơn vị thuộc Bộ tiến hành vận động ODA trên cơ sở:

a. Các lĩnh vực ưu tiên sử dụng vốn ODA của Ngành Xây dựng;

b. Danh mục chương trình, dự án ODA ưu tiên thu hút, vận động đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt;

c. Các lĩnh vực ưu tiên của các Nhà tài trợ song phương và đa phương đối với Ngành Xây dựng;

d. Các dự án đột xuất không nằm trong danh mục phê duyệt có nhu cầu sử dụng nguồn viện trợ ODA của các đơn vị thuộc Bộ.

Chương III

CHUẨN BỊ, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA

Điều 6. Chuẩn bị chương trình, dự án

1. Sau khi nhận được thông báo phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ về danh mục chương trình, dự án ODA, Vụ Hợp tác Quốc tế phối hợp với Vụ Tổ chức Cán bộ, Vụ Kế hoạch-Tài chính và Vụ chuyên ngành đề xuất trình Bộ trưởng ban hành quyết định về Chủ dự án.

2. Nhiệm vụ của Chủ dự án trong việc chuẩn bị nội dung chương trình, dự án trong Danh mục tài trợ chính thức:

a. Chuẩn bị dự án đầu tư:

- Đối với dự án quan trọng quốc gia: Chủ dự án thực hiện theo những quy định hiện hành của pháp luật đối với dự án quan trọng quốc gia;

- Đối với các dự án còn lại: Chủ dự án tuyển chọn tư vấn lập dựa án đầu tư; kiểm tra đánh giá, chịu trách nhiệm toàn diện về hồ sơ dự án khi trình duyệt; xin ý kiến của các Bộ, ngành, địa phương liên quan để hoàn chỉnh dự án; trình cơ quan có thẩm quyền để tổ chức thẩm định và quyết định đầu tư dự án;

Trong trường hợp nhà tài trợ hỗ trợ phía Việt Nam chuẩn bị dự án đầu tư thông qua dự án hỗ trợ kỹ thuật, ngoài việc tuân thủ những quy định nêu trên, chủ dự án còn phải tuân thủ những thoả thuận trong văn kiện hỗ trợ kỹ thuật theo những nguyên tắc quy định tại Khoản 5, Điều 2 – Nghị định 131/2006/NĐ-CP về ban hành Quy chế quản lý và sử dụng Nguồn hỗ trợ phát triển chính thức.

b. Chuẩn bị chương trình:

- Chủ dự án lập chương trình sử dụng nguồn vốn ODA; kiểm tra đánh giá, chịu trách nhiệm toàn diện về nội dung chương trình, lấy ý kiến các Bộ, ngành, địa phương và những chủ thể khác liên quan hoặc tham gia thực hiện và thụ hưởng lợi ích của chương trình;

- Chủ dự án thoả thuận với nhà tài trợ về nội dung văn kiện chương trình và triển khai quy trình và thủ tục về thẩm định và phê duyệt chương trình phù hợp Điều 19 – Nghị định 131.

c. Chuẩn bị dự án hỗ trợ kỹ thuật:

- Chủ dự án chủ động hoặc với sự hỗ trợ của nhà tài trợ lập văn kiện dự án hỗ trợ kỹ thuật; xin ý kiến các cơ quan liên quan, đặc biệt là cơ quan quản lý ngành, về những nội dung của chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật;

- Chủ dự án thoả thuận với nhà tài trợ về nội dung văn kiện dự án hỗ trợ kỹ thuật và trình cơ quan có thẩm quyền để tổ chức thẩm định và phê duyệt dự án.

Điều 7. Thẩm định, phê duyệt chương trình, dự án ODA

1. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ: Vụ Kế hoạch-Tài chính là đầu mối, phối hợp với Chủ dự án, Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ chuyên ngành và đơn vị liên quan, làm việc với cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định là Bộ Kế hoạch và Đầu tư và các bộ, ngành liên quan. Vụ chuyên ngành chịu trách nhiệm chính về nội dung chuyên môn trong quá trình thẩm định.

2. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Xây dựng: Vụ Kế hoạch-Tài chính là đầu mối chủ trì tổ chức thẩm định dự án, phối hợp với Vụ chuyên ngành (thẩm định phần nội dung chuyên môn) thẩm định phần dự toán và tổng hợp kết quả trình Bộ trưởng phê duyệt, đồng thời thông báo Bộ Kế hoạch Đầu tư theo quy định; Vụ Hợp tác Quốc tế thông báo cho Nhà tài trợ.

Chương IV

ĐÀM PHÁN, KÝ ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ VỀ ODA

Điều 8. Đàm phán, ký kết điều ước quốc tế khung về ODA

Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch-Tài chính và các đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung và tham gia cùng Bộ Kế hoạch và Đầu tư trong quá trình đàm phán, ký kết với Nhà tài trợ các điều ước quốc tế khung về ODA.

Đối với các khoản ODA do Nhà tài trợ cung cấp theo chương trình hoặc dự án riêng lẻ không nằm trong kế hoạch và không ký kết điều ước quốc tế khung về ODA, Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì, phối hợp với Vụ Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành làm việc với Bộ Kế hoạch và Đầu tư để có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt bổ sung.

Điều 9. Đàm phán, ký kết điều ước quốc tế cụ thể về ODA

1. Đối với dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt và ký kết của Thủ tướng Chính phủ; dự án với các tổ chức tài chính quốc tế và các dự án vốn vay: Vụ Hợp tác Quốc tế là đầu mối, phối hợp với Chủ dự án, Vụ Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành và các đơn vị liên quan tổ chức đàm phán với Nhà tài trợ. Kết thúc đàm phán, Vụ Hợp tác Quốc tế lập văn bản đề nghị Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Ngân hàng Nhà nước (các dự án với các tổ chức tài chính Quốc tế WB, IMF, ADB), Bộ Tài chính (các dự án vốn vay) trình Chính phủ ký kết điều ước cụ thể về ODA.

2. Đối với dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt và ký kết của Bộ trưởng Bộ Xây dựng: Vụ Hợp tác Quốc tế chủ trì, phối hợp với Chủ dự án, Vụ Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành và các đơn vị liên quan tổ chức đàm phán với Nhà tài trợ. Kết thúc đàm phán, Vụ Hợp tác Quốc tế lập văn bản trình Chính phủ ký kết điều ước cụ thể về ODA.

Điều 10. Lưu trữ văn bản ký kết

1. Các điều ước quốc tế được Chính phủ uỷ quyền cho Bộ Xây dựng ký kết, bản chính được gửi lưu trữ tại Bộ Ngoại giao; bản sao được lưu tại Văn phòng Bộ và gửi Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành, Chủ dự án, Ban chuẩn bị dự án để triển khai thực hiện.

2. Các điều ước quốc tế do Bộ Xây dựng ký kết:

a. Bản gốc gửi lưu tại Văn phòng Bộ;

b. Văn phòng Bộ sao gửi cho các đơn vị liên quan để thực hiện.

3. Khi kết thúc chương trình, dự án, Chủ dự án phải lưu trữ tất cả văn bản, hồ sơ, tài liệu của chương trình, dự án.

Chương V

QUẢN LÝ THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA

Điều 11. Phân công trách nhiệm

1. Vụ Hợp tác Quốc tế:

a. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng kế hoạch vận động thu hút ODA hàng năm phù hợp với chiến lược phát triển Ngành và lĩnh vực ưu tiên của các Nhà tài trợ;

b. Thông báo danh mục tài trợ chính thức được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt đến các đơn vị có chương trình, dự án để chuẩn bị các nội dung tiếp theo;

c. Chủ trì, phối hợp với các đơn vị liên quan hướng dẫn Chủ dự án xây dựng văn kiện dự án.

d. Là đầu mối chung quản lý, theo dõi toàn bộ quá trình thực hiện chương trình, dự án ODA của Ngành Xây dựng và các dự án thuộc Bộ.

đ. Là đầu mối, phối hợp với Vụ Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành hướng dẫn, hỗ trợ Ban quản lý dự án (được Bộ quyết định thành lập) rà soát, cập nhật kế hoạch thực hiện tổng thể chương trình, dự án ODA;

e. Kiểm tra định kỳ hoặc bất thường đối với các Ban quản lý dự án theo chỉ đạo của Bộ trưởng;

g. Theo dõi, tổng hợp tình hình thực hiện chương trình, dự án ODA, lập báo cáo tổng hợp định kỳ (6 tháng, một năm), báo cáo đánh giá hiệu quả chương trình, dự án và các báo cáo đột xuất theo yêu cầu gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư và Bộ Tài chính theo quy định;

h. Hàng tháng lập báo cáo về tình hình thực hiện, tiến độ giải ngân và các khó khăn vướng mắc của các chương trình, dự án gửi về Vụ Kế hoạch-Tài chính để tổng hợp chung vào báo cáo tình hình sản xuất kinh doanh và đầu tư của Bộ.

2. Vụ Kế hoạch-Tài chính:

a. Hướng dẫn Chủ dự án các nội dung về kinh tế, phân kỳ đầu tư, hiệu quả dự án, các khoản đóng góp của phía Việt Nam (vốn đối ứng) và xem xét tính hợp lý nội dung các khoản chi từ khoản nước ngoài tài trợ trong quá trình xây dựng văn kiện đự án;

b. Đầu mối về nghiệp vụ kế hoạch, đầu tư, tài chính, tổng hợp kế hoạch ngân sách hàng năm của các chương trình, dự án gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính theo quy định;

c. Đầu mối tổ chức thẩm định các dự án thuộc thẩm quyền của Bộ;

d. Bố trí vốn đối ứng thực hiện dự án, hướng dẫn Ban quản lý dự án sử dụng vốn theo đúng quy định;

đ. Chủ trì, phối hợp với Vụ chuyên ngành, Vụ Hợp tác Quốc tế và các Vụ có liên quan tổ chức thẩm định hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu của các nhà thầu tham gia các chương trình, dự án do Bộ Xây dựng quản lý;

e. Hướng dẫn Ban quản lý dự án xây dựng quy chế quản lý tài chính, định mức chi tiêu đối với chương trình, dự án ODA;

g. Hướng dẫn Ban quản lý dự án lập kế hoạch tài chính, giải ngân, chế độ kế toán, báo cáo tài chính trình Bộ Xây dựng và Bộ Tài chính theo nội dung đã phê duyệt;

h. Thẩm định trình Bộ trưởng phê duyệt dự toán và quyết toán chương trình, dự án;

i. Hướng dẫn việc quản lý, bàn giao tài sản và kết quả dự án cho các đơn vị quản lý, sử dụng theo quy định ;

3. Vụ Tổ chức Cán bộ:

a. Chủ trì, phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế và các Vụ liên quan đề xuất Chủ dự án, Ban chỉ đạo dự án, Ban quản lý dự án, Giám đốc dự án, trình Bộ trưởng quyết định;

b. Hỗ trợ Ban quản lý dự án trong việc tuyển chọn nhân sự để thực hiện chương trình, dự án;

c. Hướng dẫn Ban quản lý dự án xây dựng quy chế tổ chức, hoạt động, theo dõi kiểm tra việc thực hiện quy chế.

4. Vụ chuyên ngành:

a. Hướng dẫn Chủ dự án phần nội dung chuyên ngành trong quá trình xây dựng văn kiện dự án ;

b. Chủ trì hoặc tham gia thẩm định chương trình, dự án theo sự phân công của Bộ trưởng;

c. Tham gia thẩm định hồ sơ mời thầu, kết quả đấu thầu của các chương trình, dự án;

d. Chủ trì theo dõi, chỉ đạo thực hiện chương trình, dự án ODA về lĩnh vực chuyên môn có liên quan.

5. Các Vụ chức năng:

Các Vụ chức năng có trách nhiệm phối hợp, hỗ trợ Ban quản lý, Chủ dự án theo chức năng, nhiệm vụ được phân công.

Điều 12. Tổ chức bộ máy thực hiện chương trình, dự án

1. Ban chỉ đạo chương trình, dự án:

a. Ban chỉ đạo chương trình, dự án được thành lập khi có yêu cầu trên cơ sở nội dung, quy mô hoặc theo thoả thuận với Nhà Tài trợ đối với từng chương trình, dự án, Trưởng ban chỉ đạo có thể là một Thứ trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị, thành viên Ban chỉ đạo bao gồm đại diện của các bộ ngành, địa phương và đơn vị có liên quan và đại diện của các Nhà tài trợ (nếu có).

b. Ban chỉ đạo chương trình, dự án có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Đề ra chủ trương, kế hoạch phối hợp hoạt động thực hiện chương trình, dự án;

- Quyết định những biện pháp cơ bản bảo đảm thực hiện thành công chương trình, dự án;

- Chỉ đạo việc kiểm tra, giám sát, sơ kết và tổng kết chương trình, dự án;

- Xem xét điều chỉnh nội dung chương trình, dự án khi cần thiết,

- Các nhiệm vụ khác theo quy định tại văn kiện dự án hoặc quyết định thành lập.

2. Chủ dự án:

a. Trường hợp Bộ Xây dựng là Chủ chương trình, dự án ODA thì Bộ trưởng giao nhiệm vụ cho một Ban quản lý hoặc một đơn vị thuộc Bộ làm Chủ dự án;

b. Chủ dự án có nhiệm vụ trực tiếp quản lý và sử dụng nguồn vốn ODA và vốn đối ứng (nếu có) để thực hiện nội dung chương trình, dự án và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng và trước pháp luật về tiến độ, chất lượng và hiệu quả của chương trình, dự án.

3. Ban quản lý dự án:

a. Ban quản lý dự án được Bộ trưởng hoặc Chủ dự án quyết định thành lập và được giao nhiệm vụ quản lý thực hiện một hoặc một số chương trình, dự án;

b. Ban quản lý dự án có các nhiệm vụ chủ yếu sau:

- Tuyển chọn cán bộ, nhân viên đủ số lượng và năng lực theo yêu cầu của chương trình, dự án;

- Xây dựng kế hoạch hoạt động và dự toán ngân sách (tháng, quý, năm và dài hạn) của chương trình, dự án trình cấp có thẩm quyền phê duyệt;

- Lập kế hoạch và thủ tục rút vốn đối ứng trong nước và vốn nước ngoài theo tiến độ của chương trình, dự án;

- Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ hoặc bất thường (khi có yêu cầu) về Bộ, các Bộ ngành liên quan và nhà tài trợ theo quy định và thoả thuận với nhà tài trợ;

- Chủ trì việc tuyển chọn chuyên gia trong nước và chuyên gia nước ngoài làm việc cho dự án theo kế hoạch của chương trình, dự án;

- Tổ chức đấu thầu tuyển chọn tư vấn, nhà thầu xây dựng, mua sắm thiết bị cho dự án theo các quy định hiện hành của Nhà nước và thoả thuận với Nhà tài trợ;

- Tổ chức theo dõi, đôn đốc thực hiện các hoạt động của chương trình, dự án;

- Quản lý hoạt động của các chuyên gia làm việc cho chương trình, dự án;

- Tổ chức giám sát, đánh giá tiến độ thực hiện chương trình, dự án và sơ kết, tổng kết tiến độ triển khai dự án theo định kỳ và khi kết thúc chương trình, dự án; báo cáo kết quả thực hiện với Bộ Xây dựng và Nhà tài trợ.

- Các nhiệm vụ khác theo quy định tại văn kiện dự án hoặc quyết định thành lập.

c. Ban quản lý dự án có Giám đốc (hoặc Trưởng ban), các Phó giám đốc (hoặc Phó trưởng ban), Kế toán trưởng và các viên chức chuyên môn, nghiệp vụ giúp việc.

Cấp quyết định thành lập Ban quản lý dự án quyết định việc bổ nhiệm, miễn nhiệm các chức danh Giám đốc (hoặc Trưởng ban), Phó giám đốc (hoặc Phó trưởng ban) và Kế toán trưởng của Ban quản lý dự án.

d. Giám đốc (hoặc Trưởng ban) là người đứng đầu Ban quản lý dự án, chịu trách nhiệm trước Chủ dự án, Bộ trưởng và trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Ban quản lý dự án và mọi vấn đề liên quan đến việc quản lý thực hiện chương trình, dự án thuộc trách nhiệm của Ban quản lý dự án.

Chương VI

THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ, NGHIỆM THU, BÀN GIAO CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

Điều 13. Chế độ báo cáo và theo dõi, đánh giá

Ban quản lý dự án có trách nhiệm theo dõi, đánh giá chương trình, dự án ODA theo kế hoạch ghi trong văn kiện chương trình, dự án; tổ chức các cuộc họp kiểm điểm giữa các bên theo định kỳ hoặc đột xuất; lập báo cáo thực hiện, báo cáo kết thúc và tổ chức tổng kết chương trình, dự án theo các quy định hiện hành.

Ban quản lý dự án gửi các báo cáo định kỳ, đột xuất và báo cáo tổng kết đến các cơ quan liên quan theo quy định; đối với Bộ Xây dựng là các vụ: Hợp tác Quốc tế, Kế hoạch-Tài chính, Vụ chuyên ngành.

Điều 14. Nghiệm thu, bàn giao kết quả chương trình, dự án

1. Chủ dự án tổ chức nghiệm thu, khai thác, sử dụng và có biện pháp để duy trì, phát huy kết quả của chương trình, dự án.

2. Vụ Kế hoạch-Tài chính chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác Quốc tế, Vụ chuyên ngành và các đơn vị liên quan tổ chức nghiệm thu, bàn giao, quyết toán và quản lý tài sản chương trình, dự án.

Chương VII

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 15. Trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và thực hiện

1. Vụ Hợp tác Quốc tế có trách nhiệm chủ trì hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện Quy chế này.

2. Các đơn vị chức năng của Bộ Xây dựng có trách nhiệm hướng dẫn phần nội dung thuộc phạm vi chức năng nhiệm vụ của mình theo Quy chế này.

3. Các đơn vị trực thuộc Bộ, các Chủ dự án, Ban Quản lý dự án và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thực hiện Quy chế này.

Điều 16. Hiệu lực thi hành

Quy chế có hiệu lực thi hành kể từ ngày quyết định ban hành và thay thế các quy định trước đây của Bộ Xây dựng về quản lý và sử dụng nguồn ODA.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề phát sinh hoặc có khó khăn, vướng mắc, các đơn vị cần phản ánh kịp thời về Bộ Xây dựng để xem xét, giải quyết./.

Tiếng Anh (English)

THE MINISTER OF CONSTRUCTION -----	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 12/2008/QD-BXD	Hanoi, september 26, 2008

DECISION

PROMULGATING THE REGULATION ON MANAGEMENT AND USE OF OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) OF THE MINISTRY OF CONSTRUCTION

THE MINISTER OF CONSTRUCTION

Pursuant to the Government's Decree No. 17/ 2008/ND-CP of February 4, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Construction;
At the proposal of the director of the International Cooperation Department and the director of the Legal Department,

DECIDES:

Article 1.- To promulgate together with this Decision the Regulation on management and use of official development assistance (ODA) of the Ministry of Construction.

Article 2.- This Decision replaces Decision No. 24/2006/QD-BXD of August 21,2006, and takes effect 15 days after its publication in "CONG BAO."

Article 3.- The director of the International Cooperation Department, the director of the Legal Department, the director of the Ministry's Office, and heads of units under the Ministry of Construction shall implement this Decision.

...

...

...

MINISTER OF CONSTRUCTION




Nguyen Hong Quan

REGULATION

ON MANAGEMENT AND USE OF OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE (ODA) OF THE MINISTRY OF CONSTRUCTION
(Promulgated together with the Construction Minister's Decision No. 12/2008/QD-BXD of September 26, 2008)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Governing scope and subjects of application

1. This Regulation governs the management and use of official development assistance (including non-refundable aid and concessional loans granted by international donors, which are below collectively referred to as ODA).

...

...

...

3. The management and use or ODA of the

Ministry of Construction must concurrently comply with the State's current regulations on ODA management and use.

Article 2.- Basic principles of mobilization, receipt, management and use of ODA of the Ministry of Construction

ODA mobilization, receipt, management and use must adhere to the following principles:

1. Units, organizations and individuals under the Ministry are encouraged to proactively and actively participate, within the ambit of their functions and tasks, in mobilizing and attracting ODA projects to serve the construction sector's state management tasks and enterprises' production and business activities;

2. ODA receipt, management and use must be associated with raising ODA use efficiency and repayment capability and suitable to the ODA-receiving capability of implementing units;

3. ODA programs and projects must be received, managed and used in accordance with law to support the achievement of the Government's socio-economic development objectives and the construction sector's development objectives;

4. Clearly defining responsibilities, ensuring close collaboration among and promoting autonomy of ODA program- and project-implementing units;

5. The Ministry of Construction shall uniformly manage ODA programs and projects implemented by its units.

...

...

...

LISTING AND MOBILIZATION OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

Article 3.- The construction sector's domains in which ODA use is prioritized

1. Non-refundable ODA shall be prioritized for programs and projects in the following domains

a/ Strategies and orientations for the construction sector development;

b/ Enhancing the Construction Ministry's state management capacity and supporting administrative reform; building institutional capacity (organization, training, human resource development; elaboration of legal documents);

c/ Urban planning and development; urban upgrading;

d/ Programs and projects in the domains of wastewater treatment, solid waste treatment, environmental sanitation, water supply and drainage; and large-scale programs and projects with slow capital recovery;

e/ Management of houses and the real estate market, and houses for low-income earners;

f/ Supporting new technology research and transfer;

...

...

...

Article 4.- Making of lists of ODA programs and projects

1. Proposal of ODA programs and projects:

Annually, based on the construction sector's development planning and plans and their functions and tasks, units under the Ministry of Construction (including all departments and bureaus, enterprises and administrative and nonbusiness units) shall take the initiative in proposing lists of programs and projects in need of ODA mobilization and attraction, enclosed with their outlines, then send these lists to the International Cooperation Department, the Planning-Finance Department and specialized departments for sum-up and mobilization of financial supports.

2. Selection of ODA programs and projects:

The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning-Finance Department and specialized departments in, summing up lists of ODA programs and projects and reporting them to the Ministry's leaders for consideration and sending of written requests for ODA to the Ministry of Planning and Investment.

Article 5.- ODA mobilization

The International Cooperation Department shall act as the focal point to collaborate with the Planning-Finance Department, specialized departments and units under the Ministry in mobilizing ODA on the basis of:

a/The construction sector's domains in which ODA use is prioritized;

b/ List of priority ODA programs and projects, already approved by competent authorities;

...

...

...

d/ Unplanned projects outside the approved list of projects of the Ministry's units in need of ODA.

Chapter III

PREPARATION, EVALUATION AND APPROVAL OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

Article 6.- Preparation of programs and projects

1. After receiving the notice of the Prime Minister's approval of the list of ODA programs and projects, the International Cooperation Department shall collaborate with the Organization and Personnel Department, the Planning-Finance Department and specialized departments in proposing project owners to the Minister of Construction for decision.

2. Tasks of project owners in preparing contents of programs and projects on the official ODA-funding list:

a/ Preparation of investment projects:

- For projects of national importance: Project owners shall abide by current legal provisions applicable to projects of national importance:

- For other projects: Project owners shall select consultants to formulate investment projects; inspect, assess, and take full responsibility for, project dossiers submitted for approval; consult concerned ministries, branches and localities for finalization of projects; submit projects to competent agencies for evaluation and decision on their investment:

...

...

...

b/ Preparation of programs:

- Projects owners shall formulate ODA-funded programs; inspect, assess, and take full responsibility for, contents of the programs, and consult ministries, branches, localities and other stakeholders involved in, or benefiting from, the programs;

- Project owners shall reach agreement with donors on the contents of program documents and carry out the process of and procedures for evaluation and approval of programs in accordance with Article 19 of Decree No. 131.

c/ Preparation of technical assistance projects:

- Project owners shall themselves, or with the assistance of donors, make documents of technical assistance projects; consult concerned agencies, especially line agencies, on contents of technical assistance programs or projects;

- Project owners shall reach agreement with donors on the contents of documents of technical assistance projects and submit the project documents to competent agencies for evaluation and approval.

Article 7.- Appraisal and approval of ODA programs and projects

1. With regard to programs and projects to be approved by the Prime Minister: The Planning-Finance Department shall act as the focal point to collaborate with project owners, the International Cooperation Department specialized departments and concerned units in working with the Ministry of Planning and Investment - the agency in charge of evaluation, and concerned ministries and branches. Specialized departments shall take main responsibility for professional matters in the process of evaluation.

2. With regard to.programs and projects to be approved by the Minister of Construction: The Planning-Finance Department shall act as the sole body to organize the evaluation of projects and collaborate with specialized departments (in evaluating professional matters) in evaluating cost estimates, then synthesize evaluation results and submit programs and projects to the Minister of Construction for approval and, at the same time, notify the Ministry of Planning and Investment according to regulations; the International Cooperation Department shall notify donors.

...

...

...

NEGOTIATION AND CONCLUSION OF ODA TREATIES

Article 8.- Negotiation and conclusion of framework ODA treaties

The International Cooperation Depanment shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning-Finance Depanment and concerned units in, preparing contents of. and joining the Ministry of Planning and Investment in negotiating and concluding with donors, framework ODA treaties.

For ODA amounts granted by donors under single programs or projects which are not included in any plan or for which no framework ODA treaty is concluded, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and collaborate with the Planning-Finance Department and specialized departments in, working with the Ministry of Planning and Investment to submit documents on these amounts to the Prime Minister for consideration and additional approval.

Article 9.- Negotiation and conclusion of specific ODA treaties

1. With regard to projects to be approved and concluded by the Prime Minister; projects with international financial institutions and loan projects: The International Cooperation Department shall act as the focal point to collaborate with project owners, the Planning-Finance Department, specialized departments and concerned units in negotiating with donors. Upon finishing negotiation, the International Cooperation Depanment shall propose in writing the Ministry of Planning and Investment, the State Bank (for projects with international financial institutions such as WB, IMF and ADB), or the Ministry of Finance (for loan projects) to submit specific ODA treaties to the Government for conclusion.

2. With regard to projects to be approved and concluded by the Minister of Construction: The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and collaborate with project owners, the Planning-Finance Department, specialized departments and concerned units in, negotiating with donors. Upon finishing negotiation, the International Cooperation Department shall prepare and submit specific ODA treaties to the Government for conclusion.

Article 10.- Archive of concluded documents

1. With regard to treaties concluded by the Ministry of Construction under the Government's authorization, their originals shall be archived at the Ministry of Foreign Affairs while their copies shall be kept at the Construction Ministry's Office and sent to the International Cooperation Department, the Planning-Finance Department, specialized departments, project owners and project preparation boards for implementation.

...

...

...

a/ Their originals shall be archived at the Ministry's Office:

b/ The Ministry's Office shall make copies thereof and send them to concerned units for implementation.

3. Upon completion of programs or projects, project owners shall archive all dossiers and documents of these programs or projects.

Chapter V

MANAGEMENT OF IMPLEMENTATION OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

Article 11.- Assignment of responsibilities

1. The International Cooperation Department shall:

a/ Assume the prime responsibility for. and collaborate with concerned units in. working out annual plans to mobilize and attract ODA in line with the construction sector's development strategy and donors' priority areas;

b/ Notify the Prime Minister-approved official lists of ODA programs and projects to program-or project-proposing units for preparing subsequent contents;

...

...

...

d/ Act as the focal point to manage and monitor the whole process of implementing the construction sector's ODA programs and projects and the Ministry's projects;

e/ Act as the focal point to coordinate with the Planning-Finance Department and specialized departments in. guiding and supporting project management units (set up under the Ministry's decisions) to review and update the overall plan, on implementation of ODA programs and projects;

f/ Regularly or irregularly inspect project management units under the Construction Minister's direction;

g/ Monitor and sum up the implementation of ODA programs and projects, make regular (biannual and annual) review reports, reports on assessment of the efficiency of programs and projects, and irregular reports upon request, then send them to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance according to regulations;

h/ Make monthly reports on the implementation, fund disbursement progress and problems of programs and projects and send these reports to the Planning-Finance Department for incorporation into the Ministry's reports on the production, business and investment situation.

2. The Planning-Finance Department shall:

a/ Provide project owners with guidance on economic issues, investment phasing, project efficiency and the Vietnamese side's contributions (domestic capital), and consider the reasonableness of expenses financed by foreign donors in the course of drafting project documents;

b/ Act as the focal point to guide planning, investment and financial operations and sum up annual budget plans of programs and projects, then send them to the Ministry of Planning and investment and the Ministry of Finance according to regulations;

c/ Act as the focal point to evaluate projects falling within the Ministry's competence;

...

...

...

e/ Assume the prime responsibility for. and collaborate with specialized departments, the International Cooperation Department and concerned departments in. evaluating bidding dossiers and bidding results of contractors participating in programs and projects managed by the Ministry of Construction;

f/ Guide project management units to elaborate financial management regulations and expense norms for ODA programs and projects;

g/ Guide project management units to work out financial and disbursement plans, accounting regulations and financial statements, then submit them to the Ministry of Construction and the Ministry of Finance according to approved contents;

h/ Evaluate and submit cost estimates and financial settlement reports of programs and projects to the Minister of Construction for approval;

i/ Guide the management of project assets and outcomes and transfer them to managing and using units according to regulations.

3. The Organization and Personnel Department shall:

a/ Assume the prime responsibility for. and collaborate with the International Cooperation Department and concerned departments in, proposing and submitting project owners, project steering committees, project management units and project directors to the Minister of Construction for decision;

b/ Assisting project management units in selecting staff members to implement programs and projects;

c/ Guide project management units in drafting organization and operation regulations, monitor and inspect the implementation of these regulations.

...

...

...

a/ Provide project owners with guidance on specialized matters in the course of drafting project documents;

b/ Assume the prime responsibility for, or join in. evaluating programs and projects as assigned by the Minister of Construction;

c/ Join in evaluating bidding dossiers and bidding results of programs and projects;

d/ Assume the prime responsibility for monitoring and directing the implementation of ODA programs and projects in relevant specialized domains.

5. Functional departments shall collaborate with and support project management units and project owners according to their assigned functions and tasks.

Article 12.- Organizational apparatuses for program and project implementation

1. Program or project steering boards:

a/ A program or project steering board shall be set up upon request, based on the contents or size of. or agreement with donors on. each program or project. Its head may be a vice minister or the head of a concerned unit. Its members include representatives of concerned ministries, branches, localities and units, and of donors (if any).

b/ Program or project steering boards have the following major tasks:

...

...

...

- To decide on major measures to ensure the successful implementation of programs or projects:

- To direct the inspection, supervision preliminary and final review of programs or projects',

- To consider and adjust contents of programs or projects when necessary;

- Other tasks specified in project documents or their establishment decisions.

2. Project owners:

a/ In case the Ministry of Construction is the owner of an ODA program or project, the Minister of Construction shall assign to a project management unit or a unit under the Ministry to act as the project owner;

b/ Project owners shall directly manage and use ODA and domestic capital (if any) for program or project implementation and take responsibility before the Minister of Construction and law for the progress, quality and efficiency of programs and projects.

3. Project management units:

a/ Project management units shall be set up under decisions of the Minister of Construction or project owners to manage the implementation of one or more than one program or project;

...

...

...

- To select sufficient and capable staff members to meet the requirements of programs and projects;

- To work out (monthly, quarterly, annual and long-term) activity plans and prepare budget estimates for programs and projects and submit them to competent authorities for approval;

- To devise plans on and carry out procedures for the withdrawal of domestic and foreign capital according to the progress of programs and projects;

- To send regular or irregular (upon request) reports to concerned ministries and branches and donors as prescribed and agreed with donors;

- To assume the prime responsibility for selecting domestic and foreign experts to work for projects according to plans of programs and projects;

- To organize bidding for the selection of consultants and construction contractors and the procurement of equipment for projects as prescribed by the State and agreed with donors;

- To monitor and urge the implementation of activities of programs and projects;

- To manage experts working for programs and projects;

- To supervise and assess the implementation progress of programs and projects and review the implementation of projects periodically and upon the completion of programs and projects; to report implementation results to the Ministry of Construction and donors;

...

...

...

c/ A project management unit is composed of the director (or head), deputy directors (or deputy heads), the chief accountant and assisting professional officers.

The authority which has decided to set up a project management unit shall decide to appoint or relieve from office the titles of director (or head), deputy director (or deputy head) and chief accountant of such project management unit.

d/ The director (or head) shall lead the project management unit and take responsibility before the project owner, the Minister of Construction and law for all activities of the project management unit and all matters related to the management of program or project implementation which fall within the project management unit's responsibilities.

Chapter VI

MONITORING, EVALUATION, CHECK AND HANDOVER OF PROGRAMS AND PROJECTS

Article 13.- Regulations on reporting, monitoring and evaluation

Project management units shall monitor and evaluate ODA programs and projects according to plans indicated in program and project documents; organize regular or irregular review meetings between concerned parties; make implementation and completion reports, and organize final reviews of programs and projects according to current regulations.

Project management units shall send regular, irregular and wrap-up reports to concerned agencies according to regulations; for projects under the Ministry of Construction, to the International Cooperation Department, the Planning-Finance Department and specialized departments.

Article 14.- Check and handover of program and project outcomes

...

...

...

2. The Planning-Finance Department shall assume the prime responsibility for, and collaborate with the International Cooperation Department, specialized departments and concerned units in, organizing the check, handover, financial settlement and asset management of programs and projects.

Chapter VII

ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

Article 15.- Guidance, inspection and implementation responsibilities

1. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for guiding and inspecting the implementation of this Regulation.

2. The Construction Ministry's functional units shall guide the contents which fall within their functions and tasks according to this Regulation.

3. The Construction Ministry's units, project owners, project management units and concerned organizations and individuals shall implement this Regulation.

Article 16.- Implementation effect

This Regulation takes effect on the date of its promulgation and replaces the Construction Ministry's previous regulations on ODA management and use.

...

...

...