|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH BẮC KẠN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 2161/QĐ-UBND
|
Bắc Kạn, ngày 01
tháng 12 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ KHAI THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC
VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC KẠN
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BẮC KẠN
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban
nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng
01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
Căn cứ Nghị định số: 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng
3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà
nước;
Căn cứ Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng
10 năm 2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
Xét đề nghị của Sở Nội vụ tại Tờ trình số:
2009/TTr-SNV ngày 18 tháng 11 năm 2014,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ lịch sử tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Thủ
trưởng các Sở, Ban, Ngành, Chủ tịch Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã, các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có liên quan và Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Lý Thái Hải
|
QUY CHẾ
KHAI
THÁC, SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ LỊCH SỬ TẠI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ TỈNH BẮC KẠN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2161/QĐ-UBND ngày 01 tháng 12 năm 2014 của
Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy chế này quy định về thủ tục, trình tự, thẩm
quyền và trách nhiệm của các cơ quan và cá nhân trong việc phục vụ sử dụng và sử
dụng tài liệu tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.
2. Quy chế này được áp dụng đối với các cơ quan, tổ
chức, cá nhân trong nước và nước ngoài (sau đây gọi chung là độc giả) sử dụng
tài liệu lưu trữ tại Phòng đọc của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.
Điều 2. Thành phần tài liệu bảo
quản tại Kho lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
1. Tài liệu của Ủy ban hành chính tỉnh Bắc Kạn từ
năm 1950 đến năm 1965.
2. Tài liệu của Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn từ năm
1997 trở về sau.
3. Tài liệu của các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Kạn theo quy định của pháp luật.
4. Các tài liệu khác có giá trị lịch sử đối với tỉnh
Bắc Kạn.
Điều 3. Các hình thức khai
thác và sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ lịch sử thuộc Chi cục Văn thư -
Lưu trữ tỉnh
1. Sử dụng tài liệu tại Phòng đọc.
2. Thông báo, giới thiệu tài liệu lưu trữ.
3. Triển lãm, trưng bày, công bố tài liệu lưu trữ.
4. Cấp bản chứng thực, bản sao, sao lục, trích sao
tài liệu lưu trữ.
5. Trích dẫn tài liệu lưu trữ trong công trình
nghiên cứu.
6. Cho mượn tài liệu lưu trữ.
Điều 4. Trách nhiệm của các cá
nhân trong việc phục vụ sử dụng tài liệu và sử dụng tài liệu tại phòng đọc của
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Lưu trữ lịch sử
a) Tổ chức thực hiện việc phục vụ sử dụng tài liệu
tại Phòng đọc.
b) Ban hành các văn bản quy định về sử dụng tài liệu
phù hợp với đặc điểm, thành phần tài liệu và đặc thù công việc của Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tỉnh.
c) Bảo đảm trang thiết bị phục vụ cho việc sử dụng
tài liệu. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin cho hoạt động phục vụ độc giả.
d) Niêm yết tại trụ sở cơ quan và đăng tải trên
Trang thông tin điện tử của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Kạn.
2. Trách nhiệm của viên chức Phòng đọc
a) Làm thẻ độc giả.
b) Thực hiện các thủ tục phục vụ độc giả sử dụng
tài liệu.
c) Hướng dẫn độc giả sử dụng công cụ tra tìm tài liệu.
d) Quản lý tài liệu đưa ra phục vụ độc giả.
đ) Quản lý hệ thống sổ, biểu mẫu đăng ký, quản lý
phục vụ độc giả sử dụng tài liệu.
e) Lập hồ sơ quản lý việc sử dụng tài liệu của độc
giả tại Phòng đọc.
3. Trách nhiệm của độc giả.
a) Thực hiện đầy đủ các thủ tục, chấp hành các quy
định của pháp luật và của cơ quan Lưu trữ lịch sử về sử dụng tài liệu.
b) Không được phép chụp ảnh tài liệu; tẩy xóa, viết,
đánh dấu, vẽ lên tài liệu; làm nhàu, gấp, xé rách, làm bẩn, làm đảo lộn trật tự
tài liệu trong hồ sơ trong quá trình sử dụng tài liệu.
c) Bảo vệ an toàn tài liệu, nếu có hành vi gây thiệt
hại về tài sản, làm hư hỏng tài liệu phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp
luật hiện hành.
d) Trả phí, lệ phí sử dụng tài liệu theo quy định của
pháp luật hiện hành.
Chương II
QUY ĐỊNH CỤ THỂ
Điều 5. Thủ tục và trình tự xét
duyệt tài liệu
1. Thủ tục đăng ký sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
a) Độc giả đến sử dụng tài liệu tại Lưu trữ lịch sử
phải có Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu; trường hợp sử dụng tài liệu để phục
công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ chức
nơi công tác.
b) Độc giả ghi các thông tin và Phiếu đăng ký sử dụng
tài liệu. Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu được thực hiện theo mẫu tại Phụ lục số I (Thông tư số:
10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).
2. Trình tự phục vụ việc sử dụng tài liệu
a) Độc giả hoàn thành thủ tục đăng ký, viên chức Phòng
đọc đăng ký độc giả vào sổ, mẫu sổ đăng ký độc giả thực hiện theo Phụ lục số II (Thông tư số:
10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ). Viên chức Phòng đọc hướng dẫn độc
giả tra tìm tài liệu và viết phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
b) Viên chức Phòng đọc trình hồ sơ đề nghị sử dụng
tài liệu của độc giả cho người đứng đầu Lưu trữ lịch sử phê duyệt.
c) Sau khi hồ sơ đề nghị sử dụng tài liệu của độc
giả được duyệt, viên chức Phòng đọc giao tài liệu cho độc giả sử dụng. Độc giả
kiểm tra tài liệu và ký nhận vào sổ giao nhận tài liệu.
Điều 6. Thẩm quyền cho phép sử
dụng tài liệu
1. Người đứng đầu Lưu trữ lịch sử cho phép đọc tài
liệu tại Phòng đọc và chứng thực tài liệu đối với tài liệu thuộc thẩm quyền quản
lý.
2. Thẩm quyền cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
liên quan đến cá nhân, trong một số trường hợp đặc biệt, thực hiện theo quy định
tại Điều 16, 17 của Nghị định số: 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của
Chính Phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Sử dụng tài liệu lưu trữ của cá nhân hiến tặng,
ký gửi vào Lưu trữ lịch sử phải được cá nhân hoặc người đại diện hợp pháp của
cá nhân đó cho phép bằng văn bản.
Điều 7. Thẻ độc giả
1. Độc giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc từ 05
ngày trở lên phải làm Thẻ độc giả.
2. Thời hạn sử dụng Thẻ độc giả do người đứng đầu
Lưu trữ lịch sử theo quy định.
3. Mẫu Thẻ độc giả được thực hiện theo hướng dẫn tại
Phụ lục số III (Thông tư số:
10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).
Điều 8. Yêu cầu và thời hạn
cung cấp tài liệu
1. Các loại phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu tại
Phòng đọc: Phiếu yêu cầu đọc tài liệu, Phiếu yêu cầu sao chụp và Phiếu yêu cầu
chứng thực tài liệu.
a) Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu thực hiện theo Phụ lục số IV và được đăng ký vào sổ
theo mẫu tại Phụ lục số V.
b) Mẫu phiếu yêu cầu sao tài liệu thực hiện theo Phụ lục số VI và được đăng ký vào sổ
theo mẫu tại Phụ lục số V.
c) Mẫu phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu thực hiện
theo Phụ lục số VIII và được đăng ký
vào Sổ chứng thực tài liệu. Mẫu sổ chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số IX.
Các phụ lục trong Điểm a, b, c được thực hiện theo
Thông tư số: 10/2014/TT-BNV ngày 01 tháng 10 năm 2014 của Bộ Nội vụ.
2. Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu cho độc
giả
a) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận phiếu yêu
cầu.
b) Thời hạn phê duyệt và cung cấp tài liệu thuộc diện
hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất là 04 ngày làm việc, kể
từ ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu.
c) Thời hạn phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ được thực hiện theo ngày làm việc, bắt đầu từ
thứ 2 đến thứ 6 hàng tuần. Trong trường hợp đặc biệt, theo yêu cầu của Chủ tịch,
các Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, lãnh đạo Sở Nội vụ, Chi cục Văn thư -
Lưu trữ sẽ bố trí cán bộ, viên chức thực hiện việc khai thác và sử dụng tài liệu
lưu trữ ngoài giờ làm việc.
3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân sử dụng tài liệu được ủy
quyền cho người khác đến nhận bản sao tài liệu. Người được ủy quyền phải xuất
trình văn bản ủy quyền và Chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu.
Điều 9. Sử dụng công cụ tra cứu
tại Phòng đọc
1. Độc giả được sử dụng các công cụ tra cứu theo hướng
dẫn của Viên chức Phòng đọc.
2. Độc giả không được sao chụp nội dung thông tin
trong công cụ tra cứu tài liệu.
Điều 10. Sử dụng tài liệu tại
Phòng đọc
1. Mỗi lần đến đọc tài liệu, độc giả phải xuất
trình Thẻ độc giả (đối với độc giả sử dụng tài liệu từ 05 ngày trở lên).
2. Số lượng tài liệu đưa ra phục vụ độc giả trong mỗi
lần đọc không quá 10 hồ sơ (đơn vị bảo quản).
3. Mỗi lần nhận tài liệu độc giả được sử dụng tại
Phòng đọc tối đa là hai tuần. Độc giả đọc xong phải trả tài liệu cho Phòng đọc
mới được nhận lần tiếp theo.
4. Viên chức Phòng đọc giao hồ sơ, tài liệu cho độc
giả phải ký vào Sổ giao, nhận tài liệu. Mẫu sổ giao, nhận tài liệu thực hiện
theo Phụ lục số X (Thông tư số:
10/2014/TT-BNV ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).
5. Đối với những tài liệu đã được số hóa chỉ phục vụ
độc giả bản số hóa, không sử dụng bản chính, bản gốc.
6. Tài liệu thuộc diện quý, hiếm chỉ được sử dụng bản
sao.
7. Tài liệu chưa đưa ra phục vụ sử dụng trong các
trường hợp sau:
a) Tài liệu có tình trạng vật lý yếu;
b) Tài liệu đang xử lý nghiệp vụ như: Chỉnh lý, tu
bổ phục chế, khử trùng, khử axít, số hóa, đóng quyển, biên tập để công bố ấn phẩm
lưu trữ, phục vụ trưng bày triển lãm.
8. Việc sử dụng tài liệu lưu trữ thuộc Danh mục tài
liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật
về bảo vệ bí mật nhà nước. Tài liệu được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp
sau đây:
- Được giải mật theo quy định của pháp luật về bảo
vệ bí mật nhà nước.
- Sau 40 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với
tài liệu có đóng dấu Mật nhưng chưa được giải mật.
- Sau 60 năm, kể từ năm công việc kết thúc đối với
tài liệu có đóng dấu Tối mật, tuyệt mật nhưng chưa được giải mật.
Điều 11. Sao tài liệu
1. Tài liệu được sao dưới các hình thức: Sao chụp,
in từ bản số hóa nguyên văn toàn bộ hoặc một phần nội dung thông tin của văn bản,
tài liệu từ nguyên bản tài liệu lưu trữ.
2. Độc giả có nhu cầu cấp bản sao tài liệu phải
đăng ký vào Phiếu yêu cầu sao tài liệu.
3. Việc sao tài liệu do Lưu trữ lịch sử thực hiện.
Điều 12. Chứng thực tài liệu
1. Hình thức chứng thực tài liệu bao gồm: Chứng thực
bản sao nguyên văn toàn bộ văn bản, tài liệu và chứng thực bản sao một phần nội
dung thông tin của văn bản, tài liệu.
2. Nội dung chứng thực tài liệu.
a) Viên chức Phòng đọc xác nhận thông tin về nguồn
gốc, địa chỉ lưu trữ của tài liệu đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, gồm: Tờ số,
số hồ sơ, số Mục lục hồ sơ, tên phông, số chứng thực được đăng ký trong Sổ chứng
thực. Các thông tin về chứng thực tài liệu được thể hiện trên Dấu chứng thực. Mẫu
Dấu chứng thực thực hiện theo quy định tại Phụ lục số XI (Thông tư số: 10/2014/TT-BNV
ngày 01/10/2014 của Bộ Nội vụ).
b) Viên chức Phòng đọc điền đầy đủ các thông tin
vào Dấu chứng thực đóng trên bản sao, ghi ngày, tháng, năm chứng thực, trình
người đứng đầu Lưu trữ lịch sử ký xác nhận và đóng dấu Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh.
c) Trang đầu tiên của bản sao đóng dấu bản sao vào
chỗ trống phía trên bên phải. Đối với văn bản, tài liệu có 02 tờ trở lên, sau
khi chứng thực phải được đóng dấu giáp lai. Chi cục Văn thư - Lưu trữ lưu 01 bản
chứng thực để làm căn cứ đối chiếu khi cần thiết.
3. Dấu chứng thực được đóng vào chỗ trống, phần cuối
cùng của bản sao tài liệu.
4. Việc thực hiện chứng thực lưu trữ phải đảm bảo
trung thực, khách quan, chính xác. Người chứng thực phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật về việc chứng thực.
5. Độc giả có nhu cầu cấp chứng thực tài liệu phải
đăng ký vào Phiếu yêu cầu chứng thực.
6. Hồ sơ thực hiện chứng thực tài liệu được bảo quản
ít nhất 20 năm, kể từ ngày chứng thực. Hồ sơ chứng thực tài liệu, gồm có:
- Phiếu
Yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.
Điều 13. Các công cụ phục vụ độc
giả sử dụng tài liệu tại Phòng đọc
1. Thẻ độc
giả.
2. Phiếu
đăng ký sử dụng tài liệu.
3. Phiếu
yêu cầu đọc tài liệu.
4. Sổ đăng
ký Phiếu yêu cầu đọc tài liệu.
5. Phiếu
yêu cầu sao tài liệu.
6. Phiếu
yêu cầu chứng thực tài liệu.
7. Sổ đăng
ký Phiếu yêu cầu sao, chứng thực
tài liệu.
8. Sổ đăng
ký độc giả.
9. Sổ
giao, nhận tài liệu giữa Phòng đọc và độc giả.
10. Sổ
đăng ký chứng thực tài liệu.
11. Mẫu dấu
chứng thực tài liệu.
12. Sổ đóng góp ý kiến của độc giả.
13. Hồ sơ độc giả.
Các loại công cụ nêu tại Khoản 4, 7, 8, 9, 10, 12,
13 của Điều này được lập và đăng ký theo từng năm, hết năm các sổ này được giao
nộp vào bộ phận lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh để quản lý.
Chương III
KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM
Điều 14. Khen thưởng
Trong công tác khai thác và sử dụng tài liệu tại
Chi cục Văn thư - Lưu trữ cơ quan, tổ chức, cá nhân có thành tích sau đây sẽ được
khen thưởng theo chế độ chung của nhà nước.
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân hoàn thành xuất sắc
các nhiệm vụ thu thập, bổ sung, quản lý, bảo quản an toàn, phục vụ khai thác và
sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.
2. Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những
tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm.
3. Phát hiện, tố giác kịp thời các hành vi chiếm đoạt,
làm lộ bí mật, mất tài liệu, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ.
Điều 15. Xử lý vi phạm
Cơ quan, tổ chức, cá nhân nào chiếm giữ tiêu hủy
trái phép, làm hư hại, mất tài liệu lưu trữ, làm lộ thông tin hoặc có những
hành vi khác vi phạm những điều của Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ
vi phạm sẽ xử lý kỷ luật hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại
thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.
Chương VI
TRÁCH NHIỆM THỰC HIỆN
Điều 16. Trách nhiệm thực hiện
Giám đốc Sở Nội vụ chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai thực hiện và hướng dẫn cơ
quan, tổ chức, cá nhân đến khai thác và sử dụng thông tin tài liệu lưu trữ theo
Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về lưu trữ.
Trong quá trình thực hiện, tùy theo tình hình thực
tế hoặc yêu cầu công tác, Quy chế sẽ được điều chỉnh, bổ sung cho phù hợp./.