Quyết định 60/2006/QĐ-NHNN Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

• Số hiệu: 60/2006/QĐ-NHNN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Phụng
• Ngày ban hành: 27/12/2006

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số : 60/2006/QĐ-NHNN	Hà Nội, ngày  27 tháng 12 năm 2006

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH CHẾ ĐỘ GIAO NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ  Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 1997, và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam năm 2003;
Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng năm 1997 và Luật sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Các tổ chức tín dụng năm 2004;
Căn cứ Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam;
Căn cứ Nghị định số 81/1998/NĐ-CP ngày 01/10/1998 của Chính phủ về In, đúc, bảo quản, vận chuyển và tiêu huỷ tiền giấy, tiền kim loại; bảo quản vận chuyển tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng;
Căn cứ  Nghị định số 87/1998/NĐ-CP ngày 31/10/1998 của Chính phủ về Phát hành, thu hồi và thay thế tiền giấy, tiền kim loại;
Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này “Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày đăng công báo và thay thế Quyết định số 269/2002/QĐ-NHNN ngày 01 tháng 4 năm 2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành Chế độ giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ, Giám đốc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc (Giám đốc) tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như điều 3;   - Ban Lãnh đạo NHNN;     - Văn phòng đại diện NHNN tại TP HCM; - Bộ Công an (để phối hợp); - Bộ Quốc phòng (để phối hợp); - KBNN (để phối hợp); - Văn phòng Chính phủ (2 bản) - Bộ Tư Pháp (để kiểm tra) - Lưu: VP,  PC,  PHKQ.

KT.THỐNG ĐỐC PHÓ THỐNG ĐỐC Nguyễn Thị Kim Phụng

CHẾ ĐỘ GIAO NHẬN, BẢO QUẢN,VẬN CHUYỂN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ
 (Ban hành theo Quyết định số  60  ngày  27  tháng 12 năm 2006 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Chương 1:

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Chế độ này qui định việc giao nhận, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống Ngân hàng; việc thu, chi tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng và khách hàng.

2. Chế độ này được áp dụng đối với:

a) Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Kho tiền Trung ương.

b) Tổ chức tín dụng thành lập và hoạt động theo Luật Các tổ chức tín dụng.

c) Khách hàng trong quan hệ giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng.

Điều 2. Giải thích từ ngữ

Trong Chế độ này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:

1. Tiền mặt: tiền giấy, tiền kim loại do Ngân hàng Nhà nước Việt Nam phát hành.

2 Tiền giấy: tiền cotton và tiền polymer.

3. Tài sản quý: ngoại tệ, kim khí quý, đá quý và các loại tài sản quý khác.

4. Giấy tờ có giá: ngân phiếu thanh toán, tín phiếu, trái phiếu và các loại giấy tờ có giá khác theo quy định của pháp luật.

5. Tờ: từng đơn vị riêng lẻ (về số lượng) của tiền giấy, ngoại tệ, giấy tờ có giá.

6. Miếng: từng đơn vị riêng lẻ (về số lượng) của tiền kim loại.

7. Bó tiền: bó tiền giấy đóng gói theo quy định.

8. Túi tiền: túi tiền kim loại (tiền đã qua lưu thông) đóng gói theo quy định.

9. Hộp tiền: hộp tiền kim loại (tiền mới đúc) đóng gói theo quy định.

10. Bao tiền: bao tiền giấy đóng gói theo quy định.

11. Thùng tiền: thùng tiền kim loại (tiền đã qua lưu thông) đóng gói theo quy định.

12. Niêm phong bó, túi, hộp, bao tiền: đóng gói bó, túi, hộp, bao tiền theo quy định và ghi dấu hiệu (dán giấy niêm phong hoặc kẹp chì) để không cho phép tự tiện mở; đảm bảo bó, túi, bao tiền được giữ nguyên, đầy đủ.

13. Kẹp chì: là một phương pháp niêm phong túi, bao, thùng tiền; hai đầu dây đã buộc miệng túi, bao, thùng tiền bị kẹp chặt qua viên chì bằng một loại kìm chuyên dùng; dấu hiệu của đơn vị có tiền phải nổi rõ, đầy đủ trên bề mặt viên chì sau khi kẹp.

14. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh: Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc Sở Giao dịch Ngân hàng Nhà nước.

15. Chi nhánh tổ chức tín dụng: chi nhánh tổ chức tín dụng, sở giao dịch tổ chức tín dụng.

16. Khách hàng: cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp (ngoài hệ thống ngân hàng) có giao dịch tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá với Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng.

Chương 2:

KIỂM ĐẾM, ĐÓNG GÓI VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT,TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Mục 1:

QUY ĐỊNH VỀ ĐÓNG GÓI, NIÊM PHONG TIỀN MẶT,TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 3. Đóng gói tiền mặt

1. Một bó tiền giấy gồm 10 (mười) thếp tiền cùng mệnh giá. Một thếp tiền gồm 100 (một trăm) tờ tiền cùng mệnh giá. Một bó tiền giấy có 1.000 tờ cùng mệnh giá.

2. Một bao tiền gồm 20 bó tiền cùng mệnh giá.

3. Một túi tiền kim loại gồm 20 (hai mươi) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền kim loại gồm 50 (năm mươi) miếng cùng mệnh giá. Một túi tiền kim loại có 1.000 miếng cùng mệnh giá.

4. Một hộp tiền kim loại gồm 40 (bốn mươi) thỏi cùng mệnh giá. Một thỏi tiền gồm 50 (năm mươi) miếng cùng mệnh giá.

5. Một thùng tiền kim loại gồm 10 túi tiền cùng mệnh giá.

Điều 4. Niêm phong tiền mặt

1. Giấy niêm phong bó tiền: in sẵn một số yếu tố, giấy mỏng, kích thước phù hợp với từng loại tiền. Giấy niêm phong bó (hoặc túi) tiền của tổ chức tín dụng có màu giấy hoặc màu mực riêng.

2. Trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền phải có đầy đủ, rõ ràng các yếu tố sau: tên ngân hàng; loại tiền; số lượng (tờ, miếng, bó, túi) tiền; số tiền; họ tên và chữ ký của người kiểm đếm, đóng gói; ngày, tháng, năm đóng gói niêm phong.

3. Người có họ và tên, chữ ký trên giấy niêm phong phải chịu trách nhiệm tài sản về bó, túi, hộp hay bao, thùng tiền đã niêm phong.

4. Quy định niêm phong bao, túi, thùng tiền của Ngân hàng Nhà nước:

a) Kẹp chì đối với tiền mới in;

b) Kẹp chì kèm giấy niêm phong đối với tiền đã qua lưu thông.

5. Niêm phong tiền mới in , đúc có quy định riêng.

Điều 5. Đóng gói, niêm phong tài sản quý, giấy tờ có giá

1. Đóng bó, niêm phong ngoại tệ, giấy tờ có giá thực hiện như đóng bó, niêm phong tiền giấy.

2. Việc đóng gói, niêm phong, kiểm đếm, giao nhận các loại kim khí quý, đá quý và các tài sản quý khác được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định tại một văn bản riêng.

Mục 2:

KIỂM ĐẾM VÀ GIAO NHẬN TIỀN MẶT, NGOẠI TỆ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 6. Nguyên tắc thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá

1. Mọi khoản thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước hay tổ chức tín dụng phải thực hiện thông qua quỹ của đơn vị.

2. Thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải căn cứ vào chứng từ kế toán. Trước khi thu, chi phải kiểm soát tính chất hợp lệ, hợp pháp của chứng từ kế toán.

 Tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá thu vào hay chi ra phải đủ, đúng với tổng số tiền (bằng số và bằng chữ), khớp đúng về thời gian (ngày, tháng, năm) trên chứng từ kế toán, sổ kế toán, sổ quỹ. Sau khi thu hay chi tiền mặt, chứng từ kế toán phải có chữ ký của người nộp (hay lĩnh tiền) và thủ quỹ hoặc thủ kho tiền.

Điều 7. Bảng kê các loại tiền thu (chi) của Ngân hàng Nhà nước

Mỗi chứng từ kế toán thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá của Ngân hàng Nhà nước phải kèm theo một Bảng kê các loại tiền thu (chi) hoặc một biên bản giao nhận. Bảng kê, biên bản giao nhận được bảo quản trong thời hạn 2 năm.

Điều 8. Kiểm đếm tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá

Khi thu, chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm chính xác.

Người nộp tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải chứng kiến khi ngân hàng kiểm đếm.

Người lĩnh tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá phải kiểm đếm lại trước khi rời khỏi quầy chi của ngân hàng.

Điều 9. Thu, chi tiền mặt với khách hàng

1. Các khoản thu, chi tiền mặt của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng với khách hàng phải thực hiện kiểm đếm tờ hoặc kiểm đếm miếng và theo đúng quy trình nghiệp vụ.

 Tổ chức tín dụng và khách hàng có thể thoả thuận áp dụng phương thức thu nhận tiền mặt theo túi niêm phong.

2. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định và hướng dẫn thực hiện trong hệ thống, hướng dẫn khách hàng về quy trình thu, chi tiền mặt đối với khách hàng (cả khi ứng dụng công nghệ mới như: thu, chi tiền mặt qua máy gửi, rút tiền tự động; thu, chi tiền mặt trong giao dịch một cửa, ngân hàng bán lẻ.. ), quy trình thu tiền mặt theo túi niêm phong.

 3. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ hướng dẫn quy trình thu, chi tiền mặt áp dụng đối với Ngân hàng Nhà nước.

Điều 10. Giao nhận tiền mặt trong ngành Ngân hàng

1. Giao nhận tiền mặt trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước

Giao nhận tiền mặt theo lệnh điều chuyển giữa Kho tiền Trung ương với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và ngược lại; giữa các Kho tiền Trung ương với nhau; giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì.

 Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nhận tiền thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ (miếng) và kiểm đếm xong trong phạm vi 30 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm.

Trường hợp có người chứng kiến thì Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có thể giao theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì đã nhận cho tổ chức tín dụng trong cùng tỉnh, thành phố; việc tổ chức kiểm đếm số tiền này thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều này.

 Giao Cục Phát hành và Kho quỹ xem xét gia hạn kiểm đếm tiền điều chuyển trong các trường hợp do nguyên nhân khách quan phải kéo dài thời hạn kiểm đếm.

2. Giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với chi nhánh tổ chức tín dụng (tổ chức tín dụng không có chi nhánh) và ngược lại; giữa các tổ chức tín dụng (chi nhánh tổ chức tín dung) trong cùng tỉnh, thành phố với nhau thực hiện kiểm đếm theo bó tiền đủ 10 thếp, nguyên niêm phong hoặc túi tiền nguyên niêm phong kẹp chì .

Trường hợp tổ chức tín dụng kiểm đếm tờ (miếng) số tiền đã nhận, thì phải thành lập Hội đồng kiểm đếm và kiểm đếm xong trong phạm vi 15 ngày làm việc, đơn vị giao cử người chứng kiến; trường hợp tín nhiệm bên nhận, đơn vị giao uỷ quyền bằng văn bản cho đơn vị nhận tổ chức Hội đồng kiểm đếm.

3. Các loại tiền mới in, đúc giao nhận theo bao, hộp, thùng nguyên niêm phong hoặc kiện hàng nguyên niêm phong của Nhà máy in, đúc tiền hoặc của Ngân hàng Nhà nước trong các trường hợp quy định tại Khoản 1, 2 Điều này.

Các loại tiền được kiểm đếm, phân loại, đóng gói bằng hệ thống máy kiểm đếm, phân loại, đóng bó (túi) liên hoàn, trực tuyến của Trung tâm xử lý tiền Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng thì được giao nhận như tiền mới in, đúc quy định tại Khoản này”.

4. Việc giao nhận tiền mặt trong nội bộ tổ chức tín dụng do Chủ tịch Hội đồng quản trị quy định.

Điều 11. Giao nhận ngoại tệ, giấy tờ có giá

1. Các khoản thu, chi ngoại tệ giữa tổ chức tín dụng với khách hàng; giữa các tổ chức tín dụng; giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với tổ chức tín dụng thực hiện kiểm đếm tờ và theo đúng quy trình thu chi tiền mặt.

Việc giao nhận ngoại tệ trong nội bộ tổ chức tín dụng do Chủ tịch Hội đồng quản trị quy định.

2. Giao nhận giấy tờ có giá thực hiện như sau:

a) Giao nhận giữa tổ chức tín dụng, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và khách hàng; giữa Ngân hàng Nhà nước và tổ chức tín dụng; giữa các tổ chức tín dụng phải kiểm đếm tờ và thực hiện theo quy trình thu chi tiền mặt.

b) Giao nhận giữa Nhà máy in, đúc tiền với Kho tiền Trung ương, giữa Kho tiền Trung ương và Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, giữa các Kho tiền Trung ương thực hiện như sau:

- Giấy tờ có giá mới in giao nhận theo bao nguyên niêm phong kẹp chì như đối với tiền mặt hoặc bó nguyên niêm phong (nếu không chẵn bao); giấy tờ có giá đã qua lưu thông thì giao nhận theo bó đủ 10 thếp, nguyên niêm phong của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ.

Ngân hàng Nhà nước chi nhánh nhận thành lập Hội đồng kiểm đếm tờ trước khi chi cho tổ chức tín dụng hay khách hàng.

- Giấy tờ có giá hết thời hạn lưu hành: giao nhận theo bó nguyên niêm phong của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh hoặc giao nhận theo tờ (trường hợp không đủ bó).

 c) Giấy tờ có giá do tổ chức tín dụng, Kho bạc Nhà nước lưu ký tại Ngân hàng Nhà nước để tham gia các nghiệp vụ trị trường tiền tệ, thực hiện giao nhận theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong, trường hợp không đủ bó thì giao nhận theo tờ.

Chương 3:

QUẢN LÝ TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ VÀ KHO TIỀN

 Điều 12. Trách nhiệm của Giám đốc

 Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ, Chi Cục trưởng Chi Cục Phát hành và Kho quỹ, Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Giám đốc chi nhánh tổ chức tín dụng, Giám đốc tổ chức tín dụng (dưới đây gọi chung là Giám đốc) chịu trách nhiệm về công tác tổ chức quản lý, đảm bảo an toàn, bí mật toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và hoạt động của kho tiền tại đơn vị mình; phải trang bị những phương tiện, thiết bị đảm bảo an toàn theo quy định;chỉ đạo áp dụng những biện pháp cần thiết chống mất mát, nhầm lẫn; đề phòng trộm cướp, cháy nổ, lụt bão, ẩm mốc, mối mọt và các nguyên nhân khác, đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền.

Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Giám đốc chi nhánh tổ chức tín dụng, Giám đốc tổ chức tín dụng (trường hợp tổ chức tín dụng không có chi nhánh) quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khoá cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền.

Đối với Kho tiền Trung ương: một Phó Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ hay Chi Cục trưởng Chi Cục Phát hành và Kho quỹ quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền; trực tiếp mở, khoá cửa để giám sát việc xuất, nhập, bảo quản tài sản trong kho tiền Trung ương.

Điều 13. Trách nhiệm của Trưởng phòng Kế toán

Trưởng phòng Kế toán (hoặc Kế toán trưởng) chịu trách nhiệm quản lý, giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền, có nhiệm vụ:

1.Tổ chức hạch toán tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo chế độ kế toán - thống kê; hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách của thủ quỹ, thủ kho tiền;

2. Quản lý và giữ chìa khoá một ổ khoá lớp cánh ngoài cửa kho tiền, trực tiếp mở, khoá cửa kho tiền để giám sát việc xuất, nhập và bảo quản tài sản trong kho tiền;

3. Kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán và sổ quỹ đảm bảo sự khớp đúng;

4. Trực tiếp tham gia kiểm kê tài sản định kỳ hoặc đột xuất đảm bảo sự khớp đúng giữa tồn quỹ thực tế với sổ kế toán và sổ quỹ; ký xác nhận tồn quỹ thực tế trên sổ quỹ, sổ theo dõi từng loại tài sản, sổ kiểm kê, thẻ kho.

5. Ở Kho tiền Trung ương, Trưởng phòng Kế toán- Tài vụ Cục Phát hành và Kho quỹ hoặc Trưởng phòng Kế toán- Tài vụ Chi Cục Phát hành và Kho quỹ thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Điều này.

Điều 14.Trách nhiệm của Thủ kho tiền 

Thủ kho tiền chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tài sản bảo quản trong kho tiền.

 1. Thủ kho tiền có nhiệm vụ:

 a) Thực hiện việc xuất- nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá chính xác, kịp thời, đầy đủ theo đúng lệnh của cấp có thẩm quyền, đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp;

 b) Mở sổ quỹ; sổ theo dõi từng loại tiền, từng loại tài sản; thẻ kho; các sổ sách cần thiết khác; ghi chép và bảo quản các sổ sách, giấy tờ đầy đủ, rõ ràng, chính xác;

 c) Tổ chức sắp xếp tiền mặt, tài sản trong kho tiền gọn gàng khoa học, đảm bảo vệ sinh kho tiền; áp dụng các biện pháp cần thiết để đảm bảo chất lượng tiền, tài sản bảo quản trong kho tiền;   

 d) Quản lý, giữ chìa khoá một ổ khoá của lớp cánh trong cửa kho tiền bảo quản tài sản được giao, các ổ khoá cửa gian kho và các phương tiện bảo quản tài sản trong kho tiền (két, tủ sắt).

2. Thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh bảo quản tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành và vàng bạc, kim loại quý, đá quý và một số tài sản khác.

Kho tiền Trung ương có một số thủ kho: thủ kho Quỹ dự trữ phát hành, thủ kho tài sản quý, thủ kho giấy tờ có giá. Từng thủ kho chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao và thực hiện nhiệm vụ theo quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Giúp thủ kho tiền trong việc kiểm đếm, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có một số nhân viên phụ kho.

Điều 15. Trách nhiệm của Thủ quỹ

1. Thủ quỹ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, thủ quỹ tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn tuyệt đối các loại tiền mặt thuộc Quỹ nghiệp vụ phát hành (đối với Ngân hàng Nhà nước), Quỹ tiền mặt (đối với tổ chức tín dụng), tài sản quý, giấy tờ có giá; thực hiện thu chi tiền mặt, ngoại tệ, giấy tờ có giá theo đúng chứng từ kế toán hợp lệ, hợp pháp; quản lý, ghi chép sổ quỹ và các sổ sách cần thiết khác đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

2. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh thành phố trực thuộc Trung ương có thể bố trí một số tổ thu, tổ chi. Mỗi tổ thu (hoặc tổ chi) do một thủ quỹ phụ trách và chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao. Trong trường hợp này, bố trí một Trưởng quỹ kiêm thủ kho tiền bảo quản Quỹ nghiệp vụ phát hành.

3. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có kho tiền bảo quản riêng Quỹ nghiệp vụ phát hành, ngoại tệ, giấy tờ có giá thì bố trí thủ quỹ kiêm thủ kho tiền bảo quản các tài sản được giao. Trong trường hợp này thủ quỹ được hưởng các quyền lợi như thủ kho tiền.

 4. Tổ chức tín dụng không có chi nhánh hoặc chi nhánh tổ chức tín dụng có một hoặc một số thủ quỹ, giao dịch viên...Từng thủ quỹ, giao dịch viên chịu trách nhiệm tài sản trong phạm vi được giao; trong đó, bố trí một thủ quỹ kiêm thủ kho tiền hoặc một thủ kho tiền chuyên trách.

 Điều 16. Trách nhiệm của Trưởng Kho tiền Trung ương, Trưởng phòng Tiền tệ-Kho quỹ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh

Trưởng Kho tiền Trung ương, Trưởng phòng Tiền tệ- Kho quỹ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có trách nhiệm:

1. Hướng dẫn, kiểm tra nghiệp vụ quản lý an toàn kho quỹ;

2. Tổ chức việc thu, chi (xuất, nhập), bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo quy định;

3. Tham gia kiểm tra, kiểm kê, bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

Điều 17. Trách nhiệm của kiểm ngân

Kiểm ngân có nhiệm vụ kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói, bốc xếp, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Kiểm ngân chịu trách nhiệm tài sản đối với tiền mặt, tài sản quí, giấy tờ có giá trong phạm vi được giao kiểm đếm, chọn lọc, đóng gói.

Điều 18. Nhiệm vụ của nhân viên an toàn kho tiền

1. Kiểm tra tại chỗ các điều kiện đảm bảo an toàn cho việc xuất, nhập tài sản trong kho tiền và khi tổ chức bốc xếp, vận chuyển đi, đến theo lệnh của cấp có thẩm quyền; kiểm tra công tác an toàn kho tiền trong giờ làm việc;

2. Kiểm soát và giám sát những người được vào làm việc trong kho tiền; được quyền kiểm tra, soát xét những người ra, vào kho tiền khi có nghi vấn.

3. Kiểm tra việc chấp hành quy định ra vào kho tiền;

4. Đề xuất và kiến nghị với Giám đốc về các biện pháp tổ chức bảo vệ an toàn trong kho tiền.

Trường hợp không bố trí nhân viên an toàn kho chuyên trách thì thủ kho tiền kiêm nhiệm.

Điều 19. Tiêu chuẩn chức danh thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân

1. Thủ kho tiền, thủ quỹ, kiểm ngân của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Kho tiền Trung ương phải đủ tiêu chuẩn chức danh theo quy định của Nhà nước và được quản lý theo Quy chế cán bộ công chức, viên chức Ngân hàng Nhà nước.

2. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng căn cứ tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền Ngân hàng Nhà nước và các quy định khác của pháp luật để quy định tiêu chuẩn chức danh kiểm ngân, thủ quỹ, thủ kho tiền trong hệ thống.

Điều 20. Các trường hợp không được bố trí làm cán bộ quản lý kho quỹ ngân hàng

 Không bố trí vợ hoặc chồng, bố, mẹ, con, anh, chị, em ruột (kể cả anh, chị, em ruột vợ hoặc chồng) của Giám đốc, Phó Giám đốc làm thủ quỹ, thủ kho tiền. Không bố trí những người có quan hệ vợ chồng, bố mẹ, con, anh chị em ruột cùng tham gia giữ chìa khoá cửa kho tiền; cùng tham gia kiểm kê, kiểm đếm tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá hoặc cùng công tác trên một xe hay một đoàn xe vận chuyển hàng đặc biệt.

Điều 21.Quy định uỷ quyền của các thành viên tham gia quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền

1. Giám đốc NHNN chi nhánh, Giám đốc tổ chức tín dụng được uỷ quyền bằng văn bản cho các Phó Giám đốc; Chi Cục Trưởng Chi Cục Phát hành và Kho quỹ uỷ quyền cho các Phó Chi Cục trưởng; Phó Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ (được phân công quản lý kho tiền) được uỷ quyền cho Trưởng kho tiền Trung ương thực hiện nhiệm vụ quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định. Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Giám đốc, Chi Cục trưởng và Phó Cục trưởng về việc quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, kho tiền theo Chế độ này và theo quy định của pháp luật.

2. Trưởng phòng Kế toán được uỷ quyền bằng văn bản cho Phó trưởng phòng thay mình quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong một thời gian nhất định (văn bản uỷ quyền phải được Giám đốc chấp thuận). Người được uỷ quyền chịu trách nhiệm trước Trưởng phòng và Giám đốc về quản lý tài sản và kho tiền theo Chế độ này và theo quy định của pháp luật.

3. Mỗi lần thủ kho tiền cần nghỉ làm việc theo chế độ, đi công tác, đi họp, đi học phải có văn bản đề nghị và được Giám đốc chấp thuận. Giám đốc có văn bản cử người thay thế và tổ chức kiểm kê, bàn giao tài sản. Người thay thế chịu trách nhiệm đảm bảo bí mật, an toàn tuyệt đối tài sản và hoạt động nghiệp vụ bình thường trong thời gian được giao nhiệm vụ.

4. Khi hết thời hạn uỷ quyền và bàn giao lại tài sản, người được uỷ quyền phải báo cáo công việc đã làm về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, kho tiền cho người uỷ quyền. Người được uỷ quyền không được uỷ quyền tiếp cho người khác.   

Người thay thế thủ kho tiền cũng thực hiện theo quy định tại Khoản này

5. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định việc uỷ quyền của Giám đốc (Giám đốc chi nhánh, Sở giao dịch,...) tổ chức tín dụng về quản lý tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và kho tiền trong các trường hợp đặc biệt như: do lãnh đạo vắng mặt hoặc thiếu cán bộ lãnh đạo.

Chương 4:

BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Mục 1

SẮP XẾP BẢO QUẢN TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ,GIẤY TỜ CÓ GIÁ TẠI QUẦY GIAO DỊCH VÀ TRONG KHO TIỀN

Điều 22. Nội quy kho tiền, quầy giao dịch tiền mặt

1. Những người có nhiệm vụ vào quầy giao dịch tiền mặt hoặc kho tiền phải mặc bảo hộ lao động không có túi hoặc trang phục giao dịch không có túi.

2. Người không có nhiệm vụ không được vào trong quầy giao dịch hoặc kho tiền.

3. Quầy giao dịch, kho tiền phải có nội quy do Giám đốc quy định.

Điều 23. Sắp xếp, bảo quản tài sản trong kho tiền

1. Hết giờ làm việc hàng ngày, toàn bộ tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải được bảo quản trong kho tiền.

Việc bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong thời gian nghỉ buổi trưa (nếu có) do Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh (đối với Ngân hàng Nhà nước), Chủ tịch Hội đồng quản trị (đối với tổ chức tín dụng) quy định .

 2. Các loại tài sản bảo quản trong kho tiền phải được phân loại, kiểm đếm, đóng gói, niêm phong, được sắp xếp gọn gàng, khoa học.

3. Trong kho tiền Ngân hàng Nhà nước: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải đóng gói niêm phong đúng quy định và được sắp xếp riêng ở từng khu vực trong kho tiền hoặc riêng từng gian kho.

4. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng có trách nhiệm ban hành quy định, hướng dẫn thực hiện việc bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong hệ thống và có các biện pháp cần thiết để tăng cường đảm bảo an toàn tuyệt đối tài sản.

Điều 24. Bảo quản tài sản khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác

Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định những điều kiện, quy trình nhận, giao trả tài sản cho khách hàng; trách nhiệm cụ thể của các bộ phận có liên quan (kế toán, ngân quỹ) để đảm bảo an toàn tài sản tại các đơn vị khi làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, giấy tờ có giá hoặc dịch vụ cho thuê két, tủ sắt đối với tổ chức, cá nhân Việt Nam và nước ngoài hoặc khi thực hiện các dịch vụ ngân quỹ khác như: giữ hộ tiền mặt của khách hàng qua đêm; thu, phát tiền mặt tại doanh nghiệp...; quy định việc giao nhận và bảo quản giấy tờ có giá thế chấp, cầm cố các khoản vay hoặc các trường hợp lưu ký giấy tờ có giá khác.

Mục 2:

SỬ DỤNG VÀ BẢO QUẢN CHÌA KHOÁ KHO TIỀN, KÉT SẮT

Điều 25. Chìa khoá kho tiền, két sắt

Mỗi ổ khoá cửa kho tiền, cửa gian kho, két sắt phải luôn luôn có đủ và đúng hai chìa: một chìa sử dụng hàng ngày và một chìa dự phòng. Chìa khoá của ổ khoá số là một tổ hợp gồm mã số và chìa định vị (nếu có).

Điều 26. Bảo quản chìa khoá cửa kho tiền

Từng thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền phải bảo quản an toàn chìa khoá sử dụng hàng ngày trong két sắt riêng đặt tại nơi làm việc trong trụ sở cơ quan.

Điều 27. Bảo quản chìa khoá gian kho, két sắt

1. Chìa khoá sử dụng hàng ngày của các két sắt (nếu có) của gian kho nào thì được để trong một hộp sắt nhỏ bảo quản ở một trong những két sắt đặt tại gian kho đó.

2. Chìa khóa sử dụng hàng ngày của khoá gian kho, chìa khoá két sắt bảo quản hộp chìa khoá quy định tại Khoản 1 Điều này, chìa khoá đang dùng của két sắt bảo quản tài sản tại quầy giao dịch được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.

Điều 28. Bàn giao chìa khoá cửa kho tiền

1. Mỗi lần bàn giao chìa khoá cửa kho tiền, người giao và người nhận trực tiếp giao nhận chìa khoá và ký nhận vào Sổ bàn giao chìa khoá kho tiền. Đối với khoá số, khi bàn giao chìa khoá cửa kho tiền người nhận phải đổi mã số.

2. Những trường hợp đặc biệt (do sử dụng các loại khoá mã số khác nhau) của tổ chức tín dụng do Chủ tịch Hội đồng quản trị (Giám đốc) quy định.

Điều 29. Niêm phong và gửi chìa khoá dự phòng khoá cửa kho tiền

Việc niêm phong chìa khoá dự phòng cửa kho tiền được các thành viên giữ chìa khoá và cán bộ kiểm soát chứng kiến, lập biên bản, cùng ký tên trên niêm phong. Hộp chìa khoá dự phòng được gửi vào kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng khác, chi nhánh khác cùng hệ thống tổ chức tín dụng hay Kho bạc Nhà nước ngay trong ngày. Đơn vị nhận gửi có trách nhiệm bảo quản an toàn, nguyên vẹn niêm phong hộp chìa khoá dự phòng trong kho tiền của mình.

 Kho tiền Trung ương gửi chìa khóa dự phòng của cửa kho tiền vào kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh gần nhất. Ngân hàng Nhà nước chi nhánh gửi chìa khoá dự phòng vào Kho tiền Trung ương trên địa bàn (nếu có) hay kho tiền Kho bạc Nhà nước tỉnh, thành phố.

Hộp bảo quản chìa khoá dự phòng của cửa kho tiền có 2 ổ khoá, Giám đốc và thủ kho tiền mỗi người quản lý một ổ; chìa khoá hộp này được bảo quản như chìa khoá đang dùng của cửa kho tiền.

Điều 30. Quản lý chìa khoá dự phòng khoá cửa gian kho, két sắt

Chìa khoá dự phòng cửa gian kho, két sắt được làm thủ tục niêm phong như đối với chìa khoá dự phòng khoá cửa kho tiền và bảo quản tại két của Giám đốc.

Điều 31.Các trường hợp mở hộp chìa khoá dự phòng

1. Khi mất chìa khoá đang dùng hàng ngày hoặc cần phải mở cửa kho trong trường hợp khẩn cấp mà người giữ chìa khoá vắng mặt.

2. Cất thêm các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá mới, thay mã số khác.hoặc các trường hợp thay đổi người quản lý, giữ chìa khoá.

3. Rút các chìa khoá dự phòng của các ổ khoá đã được thay mới.

4. Kiểm tra, kiểm kê chìa khóa dự phòng theo lệnh bằng văn bản của Giám đốc hoặc Thủ trưởng cấp trên.

Khi mở hộp chìa khoá dự phòng của khoá cửa kho tiền phải có sự chứng kiến của Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ kho tiền, cán bộ kiểm soát. Mỗi lần mở hộp chìa khoá dự phòng quy định tại Khoản 1, 2, 3 Điều này phải có văn bản được Giám đốc chấp thuận.

Điều 32. Sửa chữa thay thế khoá cửa kho tiền

 Nghiêm cấm làm thêm hoặc sao chụp chìa khoá cửa kho tiền, két sắt. Trường hợp ổ khoá hoặc chìa khoá cửa kho tiền bị hỏng, cần sửa chửa, thay thế phải có văn bản được Giám đốc chấp nhận. Giám đốc chịu trách nhiệm khi quyết định chọn đối tác (thợ) sửa chữa, thay thế khoá cửa kho tiền, két sắt. Khi thực hiện thay thế, sửa chữa khoá cửa kho tiền phải có sự chứng kiến của người giữ chìa khoá hoặc người được uỷ quyền. .

Điều 33. Trách nhiệm của cán bộ được giao nhiệm vụ quản lý, sử dụng chìa khoá kho tiền, két sắt

 1. Bảo đảm an toàn bí mật chìa khoá được giao, không làm thất lạc, mất mát, hư hỏng. Tuyệt đối không cho người khác xem, cầm, cất giữ hộ.

2. Không mang chìa khoá ra ngoài trụ sở cơ quan.

3. Trường hợp chìa khoá cửa kho tiền đang dùng hàng ngày bị mất, người làm mất chìa khoá phải báo cáo ngay với Giám đốc (và báo cáo ngân hàng cấp trên) bằng văn bản, nêu rõ nguyên nhân, thời gian và địa điểm mất chìa khoá. Đối với Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, nếu chìa khoá cửa kho tiền bị mất thì Giám đốc còn phải báo ngay với cơ quan công an cùng cấp; sau đó lập biên bản về việc mất chìa khoá và làm thủ tục xin lấy hộp chìa khoá dự phòng để sử dụng. Việc thay khoá mới phải thực hiện kịp thời trong thời gian không quá 36 giờ; trong thời gian này, phải tăng cường các biện pháp bảo vệ bảo đảm tuyệt đối an toàn tài sản.

Điều 34. Trách nhiệm tổ chức bảo mật chìa khoá cửa kho tiền

Tuyệt đối không để xảy ra tình trạng vì điều động cán bộ hay bất cứ nguyên nhân nào khác mà lần lượt các chìa của các ổ khoá cửa kho tiền giao vào tay một người. Nếu xảy ra tình trạng này (coi như tất cả các ổ khoá cửa kho tiền đã bị lộ bí mật, bị mất chìa) thì Giám đốc phải chịu trách nhiệm như chính mình đã làm lộ, làm mất chìa khoá cửa kho tiền.

Điều 35. Xử lý khi làm mất, lộ bí mật chìa khoá kho tiền, két sắt

Các chìa khoá cửa kho tiền, gian kho, két sắt... không bảo quản theo đúng quy định tại chế độ này được coi là đã bị lộ bí mật. Khi bị lộ bí mật chìa khoá phải thay thế ổ khoá mới hoặc mã số mới. Người làm lộ, làm mất chìa khoá phải kiểm điểm nghiêm túc và phải bồi thường chi phí thay ổ khoá mới; phải chịu kỷ luật hành chính hoặc bị xử lý theo quy định của pháp luật.

Điều 36. Xử lý cửa kho tiền trong trường hợp khẩn cấp

Trường hợp khẩn cấp, nếu thiếu một hay hai người giữ chìa khoá cửa kho tiền, thì Giám đốc cho phép sử dụng chìa khoá dự phòng; nếu quá khẩn cấp thì Giám đốc cho phá kho để cứu tài sản và báo cáo ngân hàng cấp trên kịp thời.

Mục 3:

VÀO, RA KHO TIỀN

Điều 37. Đối tượng được vào kho tiền

 Khi thực hiện nhiệm vụ, những đối tượng sau được phép vào kho tiền:

1. Giám đốc và các thành viên có trách nhiệm giữ chìa khoá cửa kho tiền.

2. Thống đốc, Phó Thống đốc Ngân hàng Nhà nước kiểm tra các kho tiền trong ngành Ngân hàng.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc tổ chức tín dụng kiểm tra kho tiền thuộc hệ thống.

4. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ vào kho tiền hệ thống Ngân hàng Nhà nước để thực hiện các nhiệm vụ được giao.

Cán bộ được Thống đốc Ngân hàng Nhà nước cho phép bằng văn bản vào kiểm tra kho tiền trong ngành ngân hàng. Cán bộ được Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền tổ chức tín dụng.

5. Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, cán bộ được Giám đốc Ngân hàng Nhà nước chi nhánh có văn bản cho phép kiểm tra kho tiền của tổ chức tín dụng trên địa bàn tỉnh, thành phố.

6. Cán bộ kiểm soát vào kho tiền để giám sát việc xuất nhập tài sản; kiểm tra kho tiền theo kế hoạch công tác đã được Giám đốc duyệt.

7. Cán bộ, nhân viên được giao nhiệm vụ tổ chức và bốc xếp, vận chuyển tài sản bảo quản trong kho tiền.

8. Các thành viên của Hội đồng kiểm kê tài sản kho quỹ định kỳ, đột xuất.

9. Cán bộ giám sát và cán bộ kỹ thuật, công nhân sửa chữa kho tiền; sửa chữa, lắp đặt, bảo dưỡng các thiết bị, các ổ khoá trong kho tiền, có giấy đề nghị, được Giám đốc chấp thuận cho phép vào kho tiền.

Điều 38. Các trường hợp được vào kho tiền

1. Thực hiện lệnh, phiếu xuất, nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá.

2. Nhập tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá vào bảo quản trong kho tiền hoặc xuất ra để sử dụng trong ngày;

3. Kiểm tra, kiểm kê tài sản trong kho tiền theo định kỳ hoặc đột xuất;

4. Vệ sinh kho tiền, bốc xếp, đảo kho;

5. Sửa chữa, lắp đặt trang thiết bị trong kho tiền;

6. Cứu tài sản trong kho tiền trong các trường hợp khẩn cấp.

7. Xuất, nhập tài sản tạm gửi kho Ngân hàng Nhà nước; xuất nhập tài sản làm dịch vụ bảo quản hiện vật quý, dịch vụ ngân quỹ khác của tổ chức tín dụng.

Điều 39. Quy định vào, ra kho tiền

Mỗi lần vào kho tiền phải đăng ký vào Sổ đăng ký vào kho tiền. Khi vào, thủ kho tiền vào đầu tiên; khi ra, thủ kho tiền ra cuối cùng. Việc mở và đóng các ổ khoá cửa kho tiền theo nguyên tắc từng người một và theo đúng thứ tự, khi mở cửa kho tiền: Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ kho tiền; ngược lại, khi đóng cửa kho tiền: thủ kho tiền, Trưởng phòng Kế toán, Giám đốc. Ra khỏi kho tiền mọi người phải ký tên xác nhận trên Sổ đăng ký vào kho tiền.

Điều 40. Kiểm tra trước khi vào, ra kho tiền

1. Trước khi mở khoá, nhân viên an toàn kho, các thành viên giữ chìa khoá kho tiền phải quan sát kỹ tình trạng bên ngoài ổ khoá và cửa kho tiền.

a) Nếu thấy có vết tích nghi vấn, phải ghi đầy đủ nghi vấn trước khi mở khoá;

b) Nếu thấy vết tích đã có kẻ gian xâm nhập kho tiền, phải giữ nguyên hiện trường và thông báo cho cơ quan công an đến xem xét, lập biên bản; sau đó mới mở khoá vào kho tiền.

2. Trước khi ra khỏi kho tiền

a) Kiểm tra các hiện vật cần mang ra ngoài kho;

b) Kiểm tra lại các hệ thống thiết bị an toàn;

c) Thủ kho tiền và nhân viên an toàn kho phải kiểm tra lại lần cuối cùng trước khi đóng cửa kho tiền.

Mục 4:

CANH GÁC, BẢO VỆ KHO TIỀN, QUẦY GIAO DỊCH

Điều 41. Về làm việc ngoài giờ tại trụ sở kiêm kho tiền

Hết giờ làm việc, phải khoá cửa quầy giao dịch và các cửa thuộc khu vực kho tiền; ngoài lực lượng bảo vệ, nhân viên trực điều khiển thiết bị an toàn kho tiền đã được phân công (nếu có), không ai được tự ý ở lại một mình tại nơi làm việc trong trụ sở kiêm kho tiền. Nếu có yêu cầu làm việc ngoài giờ, ít nhất phải có 2 người, được Giám đốc cho phép bằng văn bản và thông báo cho bộ phận bảo vệ biết.

Điều 42. Canh gác, bảo vệ kho tiền

 Kho tiền phải được canh gác, bảo vệ thường xuyên đảm bảo an toàn 24 giờ/ngày. Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng phối hợp chặt chẽ với lực lượng công an liên quan xây dựng phương án bảo vệ kho tiền.

Kho tiền Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Kho tiền Trung ương có lực lượng cảnh sát bảo vệ.

Điều 43. Trách nhiệm của bảo vệ

 Những người có nhiệm vụ bảo vệ kho tiền phải chịu trách nhiệm về an toàn kho tiền trong phạm vi được phân công.

Chương 5:

VẬN CHUYỂN HÀNG ĐẶC BIỆT

Điều 44. Quy trình vận chuyển hàng đặc biệt

 Hàng đặc biệt qui định trong chương này bao gồm: tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

 Việc tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải tuân theo quy trình: bắt đầu từ khi nhận, đóng gói niêm phong tài sản và phương tiện bảo quản; bốc xếp lên phương tiện vận chuyển; vận chuyển trên đường, đến địa điểm nhận; giao hàng và hoàn thành đầy đủ các thủ tục giao nhận mới kết thúc.

 Điều 45. Trách nhiệm tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt

 1. Cục Phát hành và Kho quỹ có nhiệm vụ tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt từ nhà máy in, đúc tiền, sân bay, bến cảng, nhà ga về Kho tiền Trung ương; giữa các Kho tiền Trung ương; từ Kho tiền Trung ương đến các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh và ngược lạị; giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh.

Trường hợp cần thiết, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh cử người áp tải và giao hàng đặc biệt tại Kho tiền Trung ương hoặc nhận, áp tải hàng đặc biệt từ Ngân hàng Nhà nước chi nhánh khác.

Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh Bình Định có nhiệm vụ tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt giữa chi nhánh tỉnh Bình Định và Kho tiền Trung ương, giữa các Ngân hàng Nhà nước chi nhánh tỉnh, thành phố miền Trung, Tây Nguyên với nhau (những chi nhánh cụ thể do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định trong từng thời kỳ).

2. Ngân hàng Nhà nước vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài phải có Lệnh của Thống đốc.

3. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định thủ tục và thẩm quyền cấp lệnh vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài, lệnh điều chuyển tiền mặt giữa các chi nhánh và quy định việc vận chuyển hàng đặc biệt của hệ thống.

Điều 46. Giấy uỷ quyền vận chuyển hàng đặc biệt

Khi giao nhận và vận chuyển hàng đặc biệt, người áp tải hàng phải có giấy uỷ quyền của cấp có thẩm quyền. Vận chuyển ngoại tệ ra nước ngoài nộp vào tài khoản, người áp tải phải có giấy uỷ quyền của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (đối với ngoại tệ của Ngân hàng Nhà nước) hoặc Giám đốc tổ chức tín dụng (đối với ngoại tệ của tổ chức tín dụng).

Điều 47. Phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt

Vận chuyển hàng đặc biệt phải sử dụng xe chuyên dùng hoặc phương tiện vận chuyển chuyên dùng. Trường hợp sử dụng phương tiện khác do Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quyết định và quy định quy trình vận chuyển, bảo vệ, các biện pháp đảm bảo an toàn tài sản.

Trường hợp đột xuất hoặc khối lượng vận chuyển và giá trị tài sản lớn, vận chuyển đường dài, phải thuê phương tiện khác như: máy bay, tàu hoả, tàu biển do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quyết định (đối với tài sản của Ngân hàng Nhà nước) hoặc do Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quyết định (đối với tài sản của tổ chức tín dụng).

Điều 48. Đảm bảo bí mật thông tin vận chuyển hàng đặc biệt

1. Hàng đặc biệt khi vận chuyển phải được đóng gói, niêm phong.

2. Những người tổ chức và tham gia vận chuyển hàng đặc biệt phải tuyệt đối giữ bí mật các thông tin về thời gian, hành trình, loại hàng, khối lượng, giá trị, phương tiện vận chuyển, phương tiện bảo quản tài sản theo quy định bảo đảm bí mật Nhà nước..

3. Người không có nhiệm vụ không được đi trên phương tiện vận chuyển hàng đặc biệt.

Điều 49. Đảm bảo an toàn trên đường vận chuyển hàng đặc biệt

Phải tổ chức vận chuyển vào ban ngày (trừ trường hợp đặc biệt như vận chuyển bằng tàu hoả, máy bay...), hạn chế giao nhận hàng vào ban đêm.

Vận chuyển đường dài, cần nghỉ dọc đường tránh đỗ xe ở nơi đông người. Trường hợp nghỉ trên đường qua đêm, phải đưa xe hàng vào trụ sở Ngân hàng Nhà nước, tổ chức tín dụng hoặc đơn vị công an, quân đội để có điều kiện đảm bảo an toàn, phối hợp bố trí trực canh gác xe hàng hoặc gửi hàng vào bảo quản trong kho tiền.

Điều 50. Phối hợp bảo vệ trên tuyến đường vận chuyển hàng đặc biệt

 Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng nhận được thông báo xe vận chuyển hàng đặc biệt của ngành Ngân hàng có sự cố trên tuyến đường của địa phương mình, phải chủ động liên lạc, phối hợp với cơ quan cảnh sát, cùng lực lượng của xe vận chuyển có biện pháp đảm bảo an toàn tài sản. Trường hợp cần thiết, phải đề nghị Uỷ ban nhân dân địa phương phối hợp và có trách nhiệm xử lý kịp thời những sự cố xảy ra.

Điều 51. Tổ chức tiếp nhận hàng đặc biệt

Khi hàng đặc biệt vận chuyển đến nơi nhận, đơn vị nhận hàng phải huy động lực lượng lao động trong đơn vị tiếp nhận hàng nhanh nhất (kể cả ngoài giờ làm việc hoặc ngày nghỉ) đưa hàng vào kho tiền bảo quản an toàn.

Điều 52. Lực lương lao động vận chuyển hàng đặc biệt và trách nhiệm của người áp tải

1. Khi vận chuyển hàng đặc biệt phải có đủ lực lượng điều khiển phương tiện, áp tải, bảo vệ.

2. Người áp tải là người phụ trách chung trên đường vận chuyển, chịu trách nhiệm đảm bảo an toàn hàng đặc biệt; tổ chức thực hiện việc giao nhận, vận chuyển theo đúng những quy định tại Chế độ này.

Trường hợp khối lượng, giá trị hàng đặc biệt vận chuyển lớn phải tổ chức thành đoàn xe, có một số người áp tải, thì Giám đốc chỉ định một cán bộ áp tải làm trưởng đoàn.

Điều 53. Trách nhiệm bảo vệ vận chuyển hàng đặc biệt

Xe vận chuyển hàng đặc biệt của Ngân hàng Nhà nước, do cảnh sát có vũ trang bảo vệ; tuỳ theo khối lượng, giá trị và tính chất của mỗi chuyến hàng mà ngân hàng bàn bạc, thống nhất với đơn vị cảnh sát để quyết định số lượng người đi bảo vệ. Trường hợp có một xe hàng thì ít nhất có hai cảnh sát bảo vệ.

Lực lượng bảo vệ hoặc cảnh sát bảo vệ hàng đặc biệt có trách nhiệm: có phương án bảo vệ hàng, người và phương tiện từ khi bắt đầu nhận hàng đến khi giao hàng xong và trở về trụ sở cơ quan an toàn; chấp hành đúng quy định trong vận chuyển theo chế độ này; xử lý các trường hợp cụ thể xảy ra, không để xe bị kiểm tra, khám xét dọc đường. Khi xảy ra sự cố mất an toàn, phải trực tiếp chiến đấu và phân công các thành viên trong đoàn cùng phối hợp bảo vệ người, hàng đặc biệt và phương tiện.

Điều 54.Trách nhiệm của người điều khiển phương tiện

Người điều khiển phương tiện chịu trách nhiệm về kỹ thuật của phương tiện vận chuyển; chấp hành đúng quy định vận chuyển hàng đặc biệt theo Chế độ này; chấp hành luật lệ giao thông; chủ động xin giấy ưu tiên hoặc mua vé qua cầu, phà nhanh chóng.

Điều 55. Sổ sách theo dõi vận chuyển hàng đặc biệt

Đơn vị tổ chức vận chuyển hàng đặc biệt phải mở sổ theo dõi từng chuyến hàng, từ bố trí nhân lực, phương tiện, lịch trình vận chuyển.

Chương 6:

KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO,XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Mục 1:

KIỂM TRA, KIỂM KÊ, BÀN GIAO TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 56. Định kỳ kiểm tra, kiểm kê

1. Kiểm tra toàn diện công tác đảm bảo an toàn kho quỹ và tổng kiểm kê tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá mỗi năm 2 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7.

2. Kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành và các tài sản khác bảo quản trong kho tiền mỗi tháng 1 lần, thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng.

3. Kiểm kê tiền mặt thuộc Quỹ tiền mặt của tổ chức tín dụng, Quỹ nghiệp vụ phát hành của Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, giấy tờ có giá, tài sản quý vào cuối giờ làm việc hàng ngày.

4. Kiểm tra, kiểm kê đột xuất trong các trường hợp:

a) Khi thay đổi các thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền;

b) Khi thay đổi ổ khoá hoặc bị mất chìa khoá cửa kho tiền;

c) Khi nghi có kẻ gian xâm nhập kho tiền, quầy thu chi tiền mặt hoặc hàng đặc biệt vận chuyển trên đường; phát hiện có nhầm lẫn về tài sản trong khi xuất nhập kho tiền và thu chi tiền mặt;

d) Khi có lệnh hoặc văn bản kiểm tra kho tiền của cấp có thẩm quyền quy định tại Khoản 2, 3, 4, 5 Điều 37 Chế độ này.

e) Kiểm tra việc kiểm đếm, tuyển chọn tiền mặt.

5. Giám đốc có quyền tổ chức kiểm kê, tổng kiểm kê đột xuất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bất kỳ lúc nào.

Điều 57. Bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá

Khi thay đổi một trong ba thành viên giữ chìa khoá cửa kho tiền (Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, thủ kho tiền) phải tiến hành bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá. Tuỳ theo yêu cầu công việc, thời gian nghỉ, Giám đốc có thể quyết định bằng văn bản việc bàn giao từng phần hay toàn bộ tài sản.

Người nhận phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, kiểm đếm, không được uỷ quyền cho người khác làm thay.

Điều 58. Hội đồng kiểm kê, Hội đồng kiểm đếm tiền

Khi thực hiện kiểm kê định kỳ theo quy định tại Khoản 1, 2 Điều 56 của Chế độ này và các trường hợp bàn giao tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá phải có Quyết định của Giám đốc thành lập Hội đồng kiểm kê.

 Mỗi lần tổ chức kiểm đếm tờ các loại tiền, giấy tờ có giá đã nhận theo bao, thùng hay bó, túi, hộp nguyên niêm phong, Giám đốc có Quyết định thành lập Hội đồng kiểm đếm tiền.

1. Thành phần của Hội đồng kiểm kê hay Hội đồng kiểm đếm tiền:

- Giám đốc: Chủ tịch Hội đồng

- Các uỷ viên: Trưởng phòng Kế toán (hoặc Kế toán trưởng), Trưởng phòng Tiền tệ-kho quỹ (Trưởng phòng Ngân quỹ), Kiểm soát trưởng (hoặc cán bộ kiểm soát).

Hội đồng trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch Hội đồng quyết định.

Hội đồng lập biên bản kiểm đếm hay biên bản kiểm kê và xử lý thừa, thiếu tài sản theo quy định hiện hành.

2. Trường hợp cần kiểm kê, kiểm tra đột xuất phải thành lập Hội đồng kiểm kê, thành phần Hội đồng do Thủ trưởng cấp quyết định kiểm tra, kiểm kê quy định, nhưng không được ít hơn thành phần quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Việc kiểm kê cuối ngày do Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán (Kế toán trưởng) hoặc người được Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán uỷ quyền (theo Điều 21 của Chế độ này) thực hiện. Giám đốc có thể huy động một số cán bộ nhân viên giúp việc kiểm kê cuối ngày. Việc giám sát kiểm kê cuối ngày thực hiện theo Quy chế kiểm soát nội bộ, kiểm toán nội bộ của Ngân hàng Nhà nước hoặc tổ chức tín dụng.

Việc kiểm kê tiền mặt tại máy rút tiền, gửi tiền tự động, tại các phòng nghiệp vụ có quĩ do Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng quy định.

Điều 59. Hội đồng kiểm kê Kho tiền Trung ương

1. Hội đồng kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Kho tiền Trung ương định kỳ ngày 01 tháng 01 và ngày 01 tháng 7 gồm các thành viên sau:

- Chủ tịch Hội đồng: Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát;

- Các uỷ viên: Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính, Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ.

Hội đồng được trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch hội đồng quyết định.

2. Hội đồng kiểm kê Quỹ dự trữ phát hành, tài sản quý, giấy tờ có giá tại Kho tiền Trung ương thời điểm 0 giờ ngày 01 hàng tháng, gồm có các thành viên:

- Chủ tịch Hội đồng: Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ hoặc Chi Cục trưởng Chi Cục Phát hành và Kho quỹ;

- Các uỷ viên: Trưởng phòng Kế toán, Trưởng Kho tiền, cán bộ kiểm soát.

Hội đồng được trưng tập một số cán bộ giúp việc do Chủ tịch hội đồng quyết định.

Mục 2:

XỬ LÝ THỪA THIẾU TIỀN MẶT, TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ

Điều 60. Xử lý thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong khâu kiểm đếm, đóng gói

1. Trường hợp thiếu tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá theo Biên bản của Hội đồng kiểm đếm, Hội đồng kiểm kê theo quy định của Chế độ này, người có tên trên niêm phong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền, tài sản quý, giấy tờ có giá phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu .Nếu tái phạm thì tuỳ mức độ, phải chịu kỷ luật theo quy định hiện hành. Trường hợp nghiêm trọng sẽ bị xử lý theo pháp luật. Các trường hợp thừa tiền trong bó, túi, hộp, bao, thùng tiền được ghi thu nghiệp vụ cho ngân hàng có tên trên niêm phong.

2. Đối với tổ chức tín dụng: Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng căn cứ vào Khoản 1 Điều này để quy định trong hệ thống việc xử lý thừa, thiếu tờ (miếng) trong các bó tiền đã giao nhận trong hệ thống ngân hàng theo bó đủ 10 thếp nguyên niêm phong hoặc túi tiền kim loại nguyên niêm phong.

Điều 61. Trình tự xử lý các trường hợp thừa (thiếu) tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá bảo quản trong kho tiền, quầy giao dịch, trên đường vận chuyển

Các trường hợp phát hiện thiếu hoặc thừa tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá trong kho tiền, quầy giao dịch, trong quá trình vận chuyển, Giám đốc phải quyết định kiểm kê toàn bộ tài sản có liên quan. Giám đốc, Trưởng phòng Kế toán, Kiểm soát trưởng, Trưởng phòng Tiền tệ phải trực tiếp xem xét, kiểm tra, lập biên bản, ghi sổ sách và truy cứu trách nhiệm cá nhân của người được giao nhiệm vụ bảo quản tài sản, trách nhiệm của những người có liên quan để kịp thời thu hồi toàn bộ giá trị tài sản thiếu, mất.

Những vụ thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá có giá trị từ mười triệu đồng trở lên hoặc các trường hợp thiếu, mất tiền mặt thuộc Quỹ dự trữ phát hành, phải điện báo cáo cấp trên theo hệ thống dọc (nếu có); tổ chức tín dụng báo cáo Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, Ngân hàng Nhà nước chi nhánh điện báo cáo Ngân hàng Nhà nước (Cục Phát hành và Kho quỹ ) trong 24 giờ.

Những vụ mất tiền có dấu hiệu do kẻ gian đột nhập lấy cắp, cướp tài sản; do tham ô, lợi dụng (có yếu tố cấu thành tội phạm), phải giữ nguyên hiện trường và báo cáo cơ quan Công an.

Điều 62. Xử lý thiếu mất tiền do sơ xuất trong nghiệp vụ

Trường hợp do sơ xuất trong giao nhận, kiểm đếm, bảo quản dẫn đến thiếu, mất tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá; qua xác minh không có biểu hiện tham ô, lợi dụng tài sản thì phải bồi thường toàn bộ thiệt hại và xử lý theo quy định của pháp luật hiện hành.

 Đối với vụ việc thuộc Ngân hàng Nhà nước, phải thành lập Hội đồng giải quyết việc bồi thường thiệt hại để xử lý trách nhiệm vật chất.

Điều 63. Xử lý trường hợp thiếu mất tiền do nguyên nhân chủ quan

1. Giám đốc và những người có trách nhiệm quản lý, giám sát, bảo quản an toàn tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá, nếu không hoàn thành nhiệm vụ để xảy ra thiếu mất tiền trong kho quỹ hoặc để cán bộ thuộc quyền quản lý tham ô, lợi dụng, lấy cắp tài sản thì bị xử lý kỷ luật theo quy định của pháp luật; có liên đới trách nhiệm vật chất đến vụ mất tiền, mất tài sản thì phải bồi hoàn; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.

2. Đối với cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ, nếu tham ô, lợi dụng tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá thì phải bồi thường 100% giá trị tài sản thiếu và buộc thôi việc; trường hợp nghiêm trọng phải chịu trách nhiệm hình sự.

Điều 64. Khen thưởng và quyền lợi của cán bộ kho quỹ

1. Những cán bộ, nhân viên làm nhiệm vụ quản lý, bảo quản, vận chuyển tiền mặt, tài sản quý, giấy tờ có giá và chiến sĩ cảnh sát làm nhiệm vụ bảo vệ có thành tích xuất sắc, dũng cảm bảo vệ tài sản thì được khen thưởng.

 2. Những cán bộ, nhân viên làm công tác kho quỹ quy định ở Chế độ này được hưởng phụ cấp trách nhiệm; phụ cấp độc hại, nặng nhọc; bồi dưỡng độc hại bằng hiện vật; trang bị phương tiện bảo vệ cá nhân… theo quy định của Nhà nước và của ngành.

Điều 65. Báo cáo công tác an toàn kho quỹ

 Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng có báo cáo hàng năm về việc thực hiện Chế độ này. Báo cáo của tổ chức tín dụng gửi về Ngân hàng Nhà nước chi nhánh trên địa bàn và tổ chức tín dụng cấp trên (nếu có). Ngân hàng Nhà nước chi nhánh, tổ chức tín dụng tổng hợp báo cáo gửi Ngân hàng Nhà nước.

Chương 7:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 66. Trách nhiệm của các đơn vị có liên quan

1. Cục trưởng Cục Phát hành và Kho quỹ có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra thực hiện Chế độ này.

2. Vụ trưởng Vụ Tổng kiểm soát chịu trách nhiệm hướng dẫn kiểm soát việc tổ chức thực hiện trong hệ thống Ngân hàng Nhà nước. Chủ tịch Hội đồng quản trị tổ chức tín dụng tổ chức công tác kiểm soát việc tổ chức thực hiện trong hệ thống.

3. Chánh Thanh tra Ngân hàng Nhà nước có trách nhiệm triển khai công tác thanh tra việc tổ chức thực hiện của tổ chức tín dụng.

Điều 67. Giao nhận tiền mặt với Kho bạc Nhà nước

Việc giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh hay tổ chức tín dụng với Kho bạc Nhà nước và ngược lại thực hiện giống như việc giao nhận tiền mặt giữa Ngân hàng Nhà nước chi nhánh với tổ chức tín dụng quy đinh tại Chế độ này./.

KT.THỐNG ĐỐC  PHÓ THỐNG ĐỐC Nguyễn Thị Kim Phụng

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK OF VIETNAM ----------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence – Freedom- Happiness ---------------
No. 60/2006/QD-NHNN	Hanoi, December 27, 2006

DECISION

ON THE ISSUANCE OF THE REGIME ON DELIVERY AND RECEIPT, PRESERVATION, TRANSPORT  OF CASH, PRECIOUS ASSETS AND VALUABLE PAPERS

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

- Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam issued in 1997, and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on the State Bank of Vietnam issued in 2003;
- Pursuant to the Law on Credit Institutions issued in 1997 and the Law on the amendment, supplement of several articles of the Law on Credit Institutions issued in 2004;
- Pursuant to the Decree No.52/2003/ND-CP dated 19/5/2003 of the Government on the function, assignment, authority and organizational structure of the State Bank of Vietnam;
- Pursuant to the Decree No.81/1998/ND-CP dated 01/10/1998 of the Government on the print, coinage, preservation, transport and destroying of paper money and coins; preservation and transport of precious assets, valuable papers in the Banking system;
- Pursuant to the Decree No. 87/1998/ND-CP dated 31/10/1998 of the Government on the issuance, revocation and replacement of paper money, coins;
Upon the proposal of the Director of Issuing and Vault Department,

DECIDES:

Article 1. To issued in conjunction with this Decision the “Regime on the delivery and receipt, preservation, transport of cash, precious assets, valuable papers”.

Article 2. This Decision shall be effective after 15 days since its publication in the Official Gazette and replace the Decision No.269/2002/QD-NHNN dated 1st April 2002 of the Governor of the State Bank on the issuance of the Regime on the delivery and receipt, preservation, transport of cash, precious assets, valuable papers.

Article 3. Director of Administrative Department, Director of the Issuing and Vault Department, Director of Banking Operation Department, Heads of units of the State Bank, Managers of State Bank branches in provinces, cities under the Central Government’s management, Chairpersons of the Board of Directors, General Directors (Directors) of credit institutions shall be responsible for the implementation of this Decision.

...

...

...

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK OF VIETNAM
DEPUTY GOVERNOR




Nguyen Thi Kim Phung

REGIME

ON THE DELIVERY AND RECEIPT, PRESERVATION, TRANSPORT OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS
(Issued in conjunction with the Decision No.60 dated 27 December 2006 of the Governor of the State Bank)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Governed scope and subjects of application

1. This Regime provides for the delivery and receipt, preservation, transport of cash, precious assets and valuable papers in Banking system; the collection and payment in cash between the State Bank, credit institutions and customers.

...

...

...

a. State Bank branches in provinces, cities under the Central Government’s management, Banking Operation Department, Central Vault.

b. Credit institutions which are established and operate in accordance with the Law on Credit Institutions.

c. Customers who engage in the transaction of cash, precious assets, valuable papers with the State Bank, credit institutions.

Article 2. Interpretation

In this Regime, following terms shall be construed as follows:

1. Cash means paper money, coins issued by the State Bank of Vietnam.

2. Paper money means money made from cotton and polymer.

3. Precious asset means foreign currency, precious metal, precious stone and other precious assets.

4. Valuable papers shall be payment cheque, bills, bonds and other valuable papers in accordance with provisions of applicable laws.

...

...

...

6. Piece shall be the separate unit (in quantity) of coins.

7. Bundle of money means a bundle of paper money, which is packaged in accordance with the regulation.

8. Money bag shall be a bag of coins (having been put into circulation) to be packaged in accordance with regulation.

9. Money box shall be a box of coins (newly coined) to be packaged in accordance with regulation.

10. Pack of money means a pack of paper money to be packaged in accordance with regulation.

11. Money cask shall be the cask of coins (having been put into circulation) to be packaged in accordance with regulation.

12. Sealing up the bundle, bag, box, pack of money means to package the bundle, bag, box, pack of money in accordance with provisions and mark it (by sealing up or leading) to prohibit any one from arbitrary opening; to ensure the bundle, bag, pack of money to be kept intact and full.

13. Leading is a method of sealing up the bag, pack, cask of money; two ends of the string tying the bag, pack, cask of money are closely pinned through a piece of lead by specialized pincers; the signal of the money owner must be stood out in relief clearly and fully on the surface of the piece of the lead after pinning.

14. State Bank branches shall be the State Bank branches in provinces, cities under the Central Government’s management or the Banking Operation Department.

...

...

...

16. Customers shall be the individual, organization, enterprise (outside the banking system) engaging in transaction of cash, precious assets and valuable papers with the State Bank, credit institutions.

Chapter II

COUNTING, PACKAGING, DELIVERY AND RECEIPT OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Section 1. PROVISIONS ON PACKAGING, SEALING UP OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Article 3. Packaging of cash

1. A bundle of money shall consist of 10 (ten) reams of money of the same face value. A ream of money shall consist of 100 (one hundred) notes of the same face value. A bundle of paper money shall consist of 1000 notes of the same face value.

2. A pack of money shall consist of 20 bundles of money of the same face value.

3. A bag of coins shall consist of 20 (twenty) bars of the same face value. A bar of coins shall consist of 50 (fifty) pieces of the same face value. A bag of coins shall consist of 1000 pieces of the same face value.

4. A box of coins shall consist of 40 (forty) bars of the same face value. A bar of coins shall consist of 50 (fifty) pieces of the same face value.

...

...

...

Article 4. Sealing up of cash

1. The paper used for sealing up money bundle shall contain several already printed elements, be thin paper and have the dimension correspondent to each type of money. The paper for sealing up money bundle (or bag) of credit institutions shall have a separate colour of paper or colour of ink.

2. On the seal of a bundle, bag, box, pack, cask of money, following elements must be stated fully and clearly: the name of bank; type of money; quantity (notes, pieces, bundles, bags) of money; amount of money; full name and signature of persons who perform the counting or packaging; date of packaging and sealing.

3. The person whose name and signature are presented on the seal shall be responsible, in terms of asset, for the sealed bundle, bag, box or pack and cask of money.

4. Provisions of the State Bank on sealing up the pack, bag, cask of money:

a. Leading for newly printed money;

b. Leading together with sealing paper for money that has been put into circulation.

5. Sealing up of the newly printed, coined money shall be particularly stipulated.

Article 5. Packaging, sealing up of precious assets, valuable papers

...

...

...

2. The packaging, sealing up, counting, delivery and receipt of precious metals, precious stones and other precious assets shall be provided for by the Governor of the State Bank in a separate document.

Section 2. COUNTING, DELIVERY AND RECEIPT OF CASH, FOREIGN CURRENCY, VALUABLE PAPERS

Article 6. Principles of the collection, payment of cash, foreign currency, valuable papers

1. Any collection, payment of cash, foreign currency, valuable papers by the State Bank or credit institutions must be made through the funds of the unit.

2. The collection, payment of cash, foreign currency, valuable papers shall be based on the accounting documents. The validity, legality of the accounting documents must be verified prior to the collection, payment.

The cash, foreign currency and valuable papers collected or paid must be sufficient and correct with the total amount (in number and in words), correct in terms of time (date) stated on the accounting documents, accounting book, cash book. After the cash collection or cash payment, the accounting documents must be supported by the signature of the payer (or the payee) and the cashier or the treasurer.

Article 7. List of the money types collected (paid) of the State Bank

Each accounting document on the collection, payment of cash, foreign currency, valuable papers of the State Bank must be enclosed with a list of the collected (paid) money types or a delivery minutes. The list, delivery minutes shall be preserved within 2 years.

Article 8. Counting cash, foreign currency, valuable papers

...

...

...

The payer of cash, foreign currency, valuable papers must witness when the bank makes the counting.

The payee of cash, foreign currency, valuable papers must tally before leaving the payment counter of the bank.

Article 9. Cash collection, payment with the customers

1. Cash collections from, cash payments to the customers of State Bank branches, credit institutions must be counted by notes or by pieces and in accordance with operational process.

Credit institutions and customers may negotiate for application of the method of receiving cash in sealed bags.

2. Chairperson of the Board of Directors of credit institutions shall stipulate and provide guidance on the implementation in the system, provide guidance to the customers on the process of cash collection, payment (even when new technologies are applied, such as: collection, payment of cash through the ADM, ATM; cash collection, payment in one-door transaction, retail banking service..), the process of cash collection in sealed bags.

3. Director of the Issuing and Vault Department shall provide guidance to the process of cash collection, payment applicable to the State Bank.

Article 10. Delivery and receipt of cash in Banking area

1. Delivery and receipt of cash in the system of State Bank

...

...

...

Within a period of 30 working days, the State Bank branch, which receives the money shall establish a Counting Council and complete the counting by notes (pieces), the money delivering unit shall appoint a witness; in case of trust in the receiving party, the delivering unit shall authorize in writing the receiving unit to organize the Counting Council.

In case of being witnessed, the State Bank branch may deliver the cash received in bundle with full 10 reams, with seal, or in money bags with leaded seal to credit institutions in the same province or city; the organization of counting of this amount shall be performed in accordance with provisions in Paragraph 2 of this Article.

The Issuing and Vault Department shall be assigned to verify and extend the counting period for the money transferred in cases where the counting period is extended due to objective reasons.

2. The delivery and receipt of cash between State Bank branches and credit institution branches (or credit institutions which do not have a branch) and vice versa; among credit institutions (credit institution branches) in the same province or city, the counting shall be made by money bundles with full 10 reams, with seal, or money bag with leaded seal.

In case where the credit institution conducts the counting of the cash received by notes (pieces), a Counting Council must be established and the counting must be completed within a period of 15 working days, the money delivering unit shall appoint a witness; in case of trust in the receiving party, the delivering unit shall authorize in writing the receiving unit to organize the Counting Council.

3. Newly printed, coined money shall be delivered and received in pack, box, cask with seal or in package with seal of the money printing, coining factory or of the State Bank for cases stipulated in Paragraph 1, 2 of this Article.

Money which is counted, classified, packaged by a chain, online system of counting, classification, (bundles (bag)) packaging machine of the Money treatment center of the State Bank, credit institutions, shall be delivered and received as newly printed, coined money provided for in this Paragraph”.

4. The delivery and receipt of cash within a credit institution shall be stipulated by the Chairperson of the Board of Directors of that credit institution.

Article 11. Delivery, receipt of foreign currency, valuable papers

...

...

...

The delivery and receipt of foreign currency within a credit institution shall be stipulated by the Chairperson of the Board of Directors of that credit institution.

2. Delivery and receipt of valuable papers shall be performed as follows:

a. For the delivery and receipt between credit institutions, State Bank branches and customers; between the State Bank and credit institutions; among credit institutions, the counting shall be made by notes and in compliance with the process of cash collection and payment.

b. Delivery and receipt between the money printing, coining factory with the Central Vault, between the Central Vault and the State Bank branches, among State Bank branches, among Central Vaults shall be performed as follows:

- Newly printed valuable papers shall be delivered and received in packs with leaded seal like the case of cash or in bundles with seal (if it is not round for a pack); the valuable papers that have been put into circulation shall be delivered, receipt in bundle with full 10 reams, with the seal of State Bank branches, in case where it is insufficient for a bundle, the delivery and receipt shall be made by notes.

The receiving State Bank branch shall establish a Counting Council prior to the payment to credit institutions or customers.

- Valuable papers of which the circulation period has expired shall be delivered, received by bundles with seal of State Bank branch or by notes (in case where it is insufficient for a bundle).

c. The valuable papers which are deposited at the State Bank by credit institutions, State Treasury to engage in the operations of the monetary market, shall be delivered and received in bundles with full 10 reams and seal, in case where it is insufficient for a bundle, the delivery, receipt shall be made by notes.

Chapter III

...

...

...

Article 12. Responsibility of Managers

Director of the Issuing and Vault Department, Chief of Issuing and Vault branches, Managers of State Bank branches, Directors of credit institution branches, Directors of credit institutions (hereinafter collectively referred to as Managers) shall be responsible for the organization of management, assurance of security, confidentiality for the entire cash, precious assets, valuable papers and the operation of the vault at their units; equipping devices, equipment to ensure the security in accordance with applicable provisions; conducting the application of essential measures to prevent from losses, mistakes; preventing from stealing, robbing, fire and explosion, flooding, humidity and mould, worm-eating and other reasons, ensuring the quality of the money, assets preserved in the vault.

Managers of State Bank branches, Directors of credit institutions branches, Directors of credit institutions (where the credit institution does not have a branch) shall manage and keep the key of the vault's outside door; directly open and lock the door to supervise the delivery, receipt, preservation of assets in the vault.

In respect of the Central Vault: A Deputy Director of the Issuing and Vault Department or Chief of the Issuing and Vault branch shall manage and keep the key of the vault’s outside door; directly open and lock the door to supervise the delivery, receipt, preservation of assets in the Central vault.

Article 13. Responsibility of the Chief of Accounting Division

Chief of the Accounting Division (or Chief Accountant) shall be responsible for the management, supervision for the delivery, receipt and preservation of assets in the vault and assume following duties:

1. To organize the accounting of cash, precious assets, valuable papers in accordance with the accounting regime; to guide, examine the opening and record of books by the cashier, treasurer;

2. To manage and keep key of the vault’s outside door, directly open, lock the door to supervise the delivery, receipt and preservation of assets in the vault;

3. To examine, reconcile the data between the accounting book and the cash book to ensure the correctness.

...

...

...

5. In Central vault, the Chief of Finance - Accounting Division of the Issuing and Vault Department, or Chief of the Finance – Accounting Division of the Issuing and Vault branch shall perform their duties as provided for in this Article.

Article 14. Responsibility of the Treasurer

The treasurer shall be responsible for the absolute security of the assets preserved in the vault.

1. Treasurer shall have following duties:

a. To perform the delivery – receipt of cash, precious assets, valuable papers on an accurate, timely, full basis and in accordance with the order of the competent level with valid, legal accounting documents;

b. To open cash book; books for following up each type of money, assets; inventory card and other necessary books; to record and preserve books, documents fully, clearly and accurately;

c. To arrange cash, assets in vault tidily, scientifically and keep the vault clean; to apply necessary measures to secure the quality of the money, assets preserved in the vault;

d. To manage, keep the key of a lock of the vault’s inside door to preserve the assigned assets, locks of the vault’s door and means for preservation of assets in the vault (safe, strong box).

2. Treasurers of State Bank branches shall preserve cash of the Issuing Reserve Fund, gold, silver, precious metals, precious stones and other assets.

...

...

...

3. There are some treasurer assistants to help the treasurer of the vault in counting, packaging, loading, transporting cash, precious assets and valuable papers.

Article 15. Responsibility of the Cashier

1. Cashiers of State Bank branches, cashiers of credit institutions shall be responsible for the absolute security of cash in the Issuing Operation Fund (for the State Bank), Cash Fund (for credit institutions), precious assets, valuable papers; performing the collection, payment of cash, foreign currency, valuable papers in accordance with valid and legal accounting documents; managing and recording in cash book and other necessary books fully, clearly and accurately.

2. State Bank branch in cities under the Central Government’s management may arrange some collection and payment groups. Each cashier shall be in charge of a collection (payment) group and responsible for the assigned assets. In this case, a Chief cashier concurrently being the treasurer shall be appointed to preserve the Issuing Operation Fund.

3. State Bank branches which have private vault for preserving the Issuing Operation Fund, foreign currency and valuable papers, a cashier concurrently being the treasurer of the vault shall be appointed to preserve the assigned assets. In this case, the cashier shall be entitled to enjoy rights as for the treasurer.

4. A credit institution which does not have a branch, or a branch of the credit institution shall have one or several cashiers, transactors … Each cashier, transactor shall be responsible for the assigned assets; of which a cashier concurrently being the treasurer or a treasurer shall be appointed to be in charge.

Article 16. Responsibility of the Chief Treasurer of the Central Vault, Chief of the Monetary and Vault Division of the State Bank branches

Chief Treasurer of the Central Vault, Chief of the Monetary and Vault Division of the State Bank branches shall be responsible:

1. To provide guidance to, examine the operation of management to the vault security;

...

...

...

3. To participate in the examination, inventory, handover of cash, precious assets, valuable papers.

Article 17. Responsible of the counting person

The counting person shall be responsible for counting, selection, packaging, loading, transporting cash, precious assets, valuable papers. The counting person shall be responsible for the cash, precious assets, valuable papers within the scope assigned to perform the counting, selection, packaging.

Article 18. Responsibility of the security officers of the vault

1. To examine, on the spot, the security conditions for the delivery, receipt of assets in vault and upon the loading, transport in and away in accordance with the order of competent level; to examine safety work of the vault during working hours;

2. To control and supervise persons entitled to work in the vault; entitled to examine and check suspicious persons who come in and go out of the vault;

3. To inspect the compliance with provisions on coming in and going out of the vault;

4. To suggest and propose the Director on measures of organization for the security of the vault.

In the event where there is not a specialized security officer for the vault, the treasurer shall take concurrent responsibility.

...

...

...

1. The treasurer, cashier, counting person of the State Bank branches, Central Vault must fully satisfy the standards of the title as provided for by the State and shall be managed in accordance with the Regulation on officers, civil servants of the State Bank.

2. Chairperson of the Board of Directors of credit institutions shall base on the standards of such titles as counting person, cashier, treasurer of the State Bank and other provisions of applicable laws to stipulate the standards of such titles as counting person, cashier, treasurer in the system.

Article 20. Persons who are not appointed to be the management officers of the bank’s vault

Wife or husband, father, mother, sons, daughters, brothers and sisters (including brothers and sisters of wife or husband) of the Manager, Deputy Manager shall not be appointed for positions of cashier, treasurer of the vault. Persons who are wife and husband; father, mother and sons, daughters; brothers and sisters shall not be appointed for jointly holding the keys of the vault's doors, jointly participating in the inventory, counting of cash, precious assets, valuable papers or jointly working in the same vehicle or group of vehicles that transport special assets.

Article 21. Provisions on authorization by participants to the management of cash, precious assets, valuable papers and vaults:

1. The Managers of State Bank branches, Directors of credit institutions shall be entitled to authorize in writing Deputy Managers; Chief of the Issuing and Vault branches shall authorize Deputy Chiefs; Deputy Director of the Issuing and Vault Department (who is assigned to manage the vault) shall be entitled to authorize the Chief Treasurer of the Central Vault to perform the duties of managing cash, precious assets, valuable papers and vault in a specific period of time. The authorized persons shall be responsible to the Managers, Chief of the Issuing and Vault branch and Deputy Director of the Issuing and Vault Department for the management of cash, precious assets, valuable papers and vault in accordance with this Regime and provisions of applicable laws.

2. Chief of the Accounting Division shall be entitled to authorize in writing the Deputy Chief to manage cash, precious assets, valuable papers and vault on his behalf in a specific period of time (the written authorization thereof must be approved by Managers). The authorized person shall be responsible to the Chief and the Manager for the management of assets and vault in accordance with this Regime and provisions of applicable laws.

3. The treasurer must submit a written proposal to the Manager for his approval if he wants to be on leave under the regulated regime or goes on business, goes to a meeting, wants to join a training course. The Manager shall appoint in writing a substitute person and organize the inventory, handing over of the assets. The substitute person shall be responsible for confidentiality, absolute security of the assets and usual operational activities during the assigned period.

4. Upon terminating the authorized period and having handed over assets, the authorized person must report the works he has done, relating to the management of cash, precious assets, valuable papers and vaults to the authorizer. The authorized person shall not be entitled to re-authorize another person.

...

...

...

5. Chairperson of the Board of Directors of credit institutions shall stipulate the authorization of the Directors (Director of branches, Director of Operation Department…) of the credit institutions for the management of cash, precious assets, valuable papers and the vault in special cases where the leader is absent or lack of leader.

Chapter IV

PRESERVATION OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Section 1. ARRANGEMENT AND PRESERVATION OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS IN TRANSACTION COUNTERS AND IN THE VAULT

Article 22. Regulations of the vault, cash transaction counters

1. People who have duties to enter into the cash transaction counter or vault must wear labour safety clothing without pockets or working uniforms without pockets.

2. People without duties shall not be entitled to enter into the cash transaction counter or vault.

3. There must be the regulation for cash transaction counter and vault provided for by the Manager.

Article 23. Arrangement, preservation of assets in the vault

...

...

...

The preservation of cash, precious assets and valuable papers during the siesta (if any) shall be stipulated by the Manager of State Bank branches (for the State Bank), the Chairperson of the Board of Directors (for the credit institutions).

2. Assets which are preserved in the vault must be classified, counted, packaged, sealed up, tidily and scientifically arranged.

3. In the vault of the State Bank: cash, precious assets, valuable papers must be packaged and sealed up in compliance with applicable provisions and be arranged in private area in the vault or in private apartment of the store.

4. Chairperson of the Board of Directors of credit institutions shall be responsible for the issuance of provisions, guidance to the performance of the preservation of cash, precious assets, valuable papers in their system and take necessary measures to enhance the absolute security of the assets.

Article 24. Preservation of assets in the performance of other treasury services

Chairpersons of the Board of Directors of credit institutions shall stipulate conditions, process of the assets receipt from, delivery to the customers; specific responsibility of related divisions (accounting, treasury) for the security of assets at the units upon conducting the service of preserving precious kinds, valuable papers or leasing safes, strong boxes to Vietnamese and foreign organizations, individuals or upon conducting other treasury services, such as: keeping cash overnight in lieu of the customers; collection, payment of cash at the enterprises…; stipulate the delivery, receipt and preservation of valuable papers which are mortgaged, pledged for the loans or the custody of other valuable papers.

Section 2. USE AND PRESERVATION OF KEY OF THE VAULT, SAFES

Article 25. Key of the vault, safes

Each lock of the vault’s door, apartment store’s door, safe shall always have two and only two keys: one for daily use and another for reserve. Key of the digital lock shall be a combination of the code and the located key (if any).

...

...

...

Each person who keeps the key of the vault's doors must preserve the daily used key in a private strong box which is placed in the working place at the head office.

Article 27. Preservation of the key of apartment store’s door, safes

1. The daily used keys of safes (if any), of which apartment store shall be kept in a small iron box which is preserved in one of safes placed in that apartment.

2. The daily used key of apartment store, key of the safe where the key box mentioned in Paragraph 1 of this Article is preserved; the key being in use of the safe for preservation of assets at the transaction counter shall be preserved like the keys in use of vault's doors.

Article 28. Handing over the key of the vault’s door

1. Each time when the key of the vault’s door is handed over, the deliverer and the receiver shall directly deliver and receive the key and sign in the Book of handing over keys of vault. In respect of digital lock, upon handing over the key of vault's doors, the receiver must change the code.

2. Special cases (due to the use of locks with different codes) of the credit institutions shall be provided for by the Chairperson of the Board of Directors (Managers).

Article 29. Sealing up and sending the backup key of the vault’s doors

Persons who keep keys and controller shall supervise the sealing up of backup key of the vault's doors, draw up minutes and together sign on the seal. The box of the backup key shall be sent to vault of another State Bank branch, another credit institution, and another branch in the same system of credit institution or at the State Treasury on the same day. The receiving unit shall be responsible for the safe and intact preservation of the seal of the backup key box in its vault.

...

...

...

Box preserving the backup key of the vault’s doors shall have two locks, each lock shall be kept by the Manager and the treasurer; keys of this box shall be preserved like keys in use of vault's doors.

Article 30. Management of the backup key of the apartment store’s door, safe

The backup key of the apartment store’s door, safe shall be sealed up in accordance with the procedures provided for the sealing up of backup key of the vault’s door and preserved in the safe of the Manager.

Article 31. Cases where the box of the backup key is opened

1. Where the key being daily used is lost or where the door of vault needs to be opened in urgent cases but the key keeper is absent.

2. The box is added with backup keys of new locks or where the code of the lock is changed, or where management officer, keeper of the key is changed.

3. Where the backup keys of the locks, which have been changed, are taken out.

4. For the inspection, inventory of backup keys in accordance with the written order of the Manager or the Heads of superior level.

The opening of the box of backup keys must be witnessed by the Manager, Chief of the Accounting Division, treasurer, and controller. Each time of opening the box of backup keys as provided for in Paragraph 1, 2, 3 in this Article must be accepted in writing by the Manager.

...

...

...

Making more keys or copying keys of vault’s doors, safes shall be strictly prohibited. In case where the lock or the key of vault's door is damaged and need to be repaired or replaced, it must be accepted in writing by the Manager. The Manager shall be responsible for choosing the partner (repairer) to repair, replace the key of vault’s door, safe. The replacement, repair of the key of vault’s door must be witnessed by the key keeper or the authorized person.

Article 33. Responsibility of the officer who is assigned to manage, sue the key of the vault, safe

1. To secure the confidentiality of the assigned key, not to mislay, lose, damage the key. It shall be strictly prohibited to allow other people to see, hold, and keep the key.

2. Not to bring the keys out of the office.

3. In case where the daily used key is lost, the person who loses the key must immediately make a written report to the Manager (and report to the bank of superior level), which clearly state the reason, the time and place where the key was lost. In respect of the State Bank branches, if the key of vault's door is lost, the Manager shall immediately inform the public security agency at the same level; after that, drawing up minutes on the loss of the key and carrying out the procedures to apply for the backup key box for use. The replacement of a new lock shall be timely made within a period of 36 hours at the maximum, protection measures must be intensified to ensure the absolute security for the assets during this time.

Article 34. Responsibility for organizing the preservation of security for the key of vault’s door

The circumstance of holding in turn all keys of vault's doors by a person due to the appointment of officers or any other reasons shall absolutely be avoided. In the event where this circumstance happens (it is considered that all of locks of vault's doors have been revealed or their keys are lost), the Manager shall take responsibility like in the case where the locks of vault's doors are revealed or the keys are lost by his own fault.

Article 35. Dealing with the cases where the keys of the vault’s door, safe are lost or revealed

Keys of doors of vault, apartment store, safe, etc., which are not preserved in compliance with provisions in this Regime, shall be considered as being exposed. Where confidentiality of keys is revealed, the new locks or codes must be replaced. The person who causes the revelation or loss of keys shall be strictly criticized and subject to the compensation for the expense of the new lock replacement and subject to administrative punishment or be dealt with in accordance with provisions of applicable laws.

...

...

...

In urgent cases, if lacking one or two key keepers of the vault’s door, the Manager shall permit the use of backup key; where it is too urgent, the Manager shall permit to break the door to save the asset and timely report to the bank of the superior level.

Section 3. ENTRANCE AND EXIT OF THE VAULT

Article 37. Subjects that are authorize to enter into and exit from the vault

Upon the performance of duties, following subjects shall be authorized to enter into the vault:

1. Managers and the people who are responsible for keeping the key of the vault’s door.

2. Governor, Deputy Governor of the State Bank upon the inspection of the vaults in Banking area.

3. Chairpersons of the Board of Directors, General Directors of credit institutions upon the inspection of the vault in their system.

4. Director of the Issuing and Vault Department entering into the vault in the system of the State Bank to perform the assigned duties.

Officers who are authorized in writing by the Governor of the State Bank to enter into the vault for the inspection of the vault in banking area. Officers who are authorized in writing by the Chairperson of the Board of Directors of credit institutions to enter into for the inspection of the vault of the credit institution.

...

...

...

6. Controllers entering into the vault to supervise the delivery and receipt of assets; to inspect the vault in accordance with the working plan approved by the Manager.

7. Officers, staffs who are assigned to organize, load and transport assets preserved in vault.

8. Members of the periodical, unexpected Asset Inventory Council.

9. Supervisors and technicians, workers who repair the vault who repair, install, maintain equipment, locks in the vault, have an application approved by the Manager to enter into the vault.

Article 38. Cases authorized to enter into the vault

1. To perform the order or note of delivery, receipt of cash, precious assets and valuable papers.

2. Receiving cash, precious assets, valuable papers for preservation in the vault or delivering for the daily use.

3. Carrying out the periodical or unexpected inspection, inventory of assets in the vault.

4. Cleaning the vault, loading, re-arranging the vault;

...

...

...

6. Saving assets in the vault in urgent cases.

7. Delivering, receiving assets for temporary preservation at the State Bank’s store; delivering, receiving assets to perform the service of precious kinds preservation, other treasury services of the credit institutions.

Article 39. Provisions on the entrance into, exit from the vault

Persons who enter into the vault shall register in the Registration Book upon each entrance into the vault. Upon entering, the treasurer shall enter first; and he shall be the last exiting from the vault. The opening and closing of locks of vault's doors shall be made under the principle of person by person and in accordance with the right order, when opening the vault's doors, the order shall be Manager, Head of the Accounting Division, treasurer; upon the close of the vault's doors, the order shall be vise versa: treasurer, Head of the Accounting Division, Director. At the exit from the vault, they shall be required to sign in the Registration Book for entering into the vault.

Article 40. Examining before the entrance into, exit from the vault

1. Before opening the door, security officer, key keepers of the vault must observe carefully the situation outside the locks and vault's doors.

a. If there is any doubtful sign, they must record fully them before opening the door;

b. If there are signs proving that the vault has been broken into by evildoers, the scene must be kept intact and informing the public security agency to examine and draw up minutes; then the vault's doors may be opened.

2. Before exiting from the vault

...

...

...

b. Checking security equipment system;

c. Treasurer and security officers of the vault must perform final examination before closing the door.

Section 4. GUARDING, PROTECTION OF THE VAULT, TRANSACTION COUNTER

Article 41. Working overtime at the office which is also the vault

At the end of the working day, all transaction counters and doors in the area of the vault must be locked; apart from the guardian force, assigned employees on duty for controlling security equipment of the vault (if any), nobody is entitled to stay alone arbitrarily in the working place of the office concurrently being the vault. If there is requirement of working overtime, there must be at least 2 people who are permitted in writing by the Manager and the guardians must be informed.

Article 42. Guarding, protection of the vault

The vault must be guarded regularly for safety in 24 hours per day. The State Bank, credit institutions shall closely coordinate with the related police to set up the plan for guarding the vault.

Vaults of State Bank branches, Central Vault shall be guarded by security police.

Article 43. Responsibility of the guardian

...

...

...

Chapter V

TRANSPORT OF SPECIAL ASSETS

Article 44. Process of the transport of special assets

Special assets as stipulated in this Chapter include cash, precious assets, valuable papers.

The organization of transporting special assets must comply with the process: beginning from the receipt, packaging and sealing up of assets and preservation means; loading to the means of transport; transporting on the way and arriving at the receiving place; delivering the assets and it shall be ended where all procedures of delivery and receipt have been completed.

Article 45. Responsibility for organizing the transport of special assets

1. The Issuing and Vault Department shall be responsible for organizing the transport of special assets from the printing, coinage factory, airport, port, railway station to the Central Vault; between Central Vaults; from the Central Vault to State Bank branches and vice versa; between State Bank branches.

In necessary cases, State Bank branches shall appoint a person to escort and deliver special assets at the Central Vault, or to receive, escort special assets from the another State Bank branch.

State Bank branch in Binh Dinh province shall be responsible for organizing the transport of special assets between the State Bank - Binh Dinh branch and the Central Vault, between State Bank branches in provinces, cities in Central area and Western Highlands (specific branch shall be stipulated by the Governor of the State Bank from time to time).

...

...

...

3. Chairpersons of the Board of Directors of credit institutions shall stipulate the procedures and competence to issue order of transporting foreign currencies to abroad, order of transferring cash between branches and regulation on the transport of special assets in the system.

Article 46. Written authorization of transporting special assets

Upon the deliver, receipt and transport of special assets, the escort must possess a written authorization of the competent level. In case of transporting foreign currencies to abroad for paying into account, the escort must have a written authorization of the Governor of the State Bank (for foreign currencies of the State Bank) or the Director of the credit institution (for foreign currencies of the credit institution).

Article 47. Means of transport of special assets

Special assets shall be transported by specialized vehicles or specialized transport means. In case of using another vehicle, Chairperson of the Board of Directors of the credit institution shall decide on and provided for the process of transport, protection, security measures for the assets.

In unexpected cases or where the amount of transport and value of assets are large, or in case of the long way transport, hiring other means such as: planes, trains, ships, they shall be decided upon by the Governor of the State Bank (for assets of the State Bank) or by the Chairperson of the Board of Directors of the credit institution (for assets of the credit institution).

Article 48. Ensuring the confidentiality for the transport of special assets

1. Special assets must be packaged, sealed up upon the transport.

2. People who organize and participate in the transport of special assets must absolutely keep confidentiality of the time, itinerary and type of assets, volume, value, means of transport, preservation means of the assets in accordance with provisions on the assurance of State confidentiality.

...

...

...

Article 49. Ensuring the security on the way of transport of special assets

The transport must be performed in the daytime (except for special cases such as: transport by trains, planes, etc.), the delivery and receipt of assets in the night should be restrained.

In case of long way transport, it is required to have a rest on the way, and avoid stopping the vehicle in crowded places. In case of taking a rest overnight on the way, the vehicle must be parked in the office of the State Bank, credit institutions or units of public security, army to ensure the security, coordinating to arrange guarding the vehicle or sending assets to the vault for preservation.

Article 50. Security coordination on the way of transport of special assets

State Bank branches, credit institutions, at the receipt of the notice that the vehicle which transports special assets of the Banking area faces the break down on the route of their local area, shall take initiative in communicating, coordinating with public security agency and the transport vehicle’s force to take measures for the safety of the assets, in case of necessity, ask local People's committee to coordinate and be responsible to timely settle the breakdowns.

Article 51. Organizing the receipt of special assets

At the arrival of the special assets, the receiving unit must mobilize the labour force at the unit to receive the assets as quick as possible (even working overtime or in holidays) to move the assets into the vault for preservation.

Article 52. Labour force transporting the special assets and responsibility of the escort

1. In the transport of special assets, there must be available of sufficient forces for steering the vehicle, escorting, guarding.

...

...

...

In case where the volume, value of transported special assets are large and the transport needs to be organized by team of vehicles and escorted by several persons, the Manager shall appoint an escort to be the team leader.

Article 53. Responsibility for the protection of the transport of special assets

The vehicle transporting special assets of the State Bank shall be protected by the armed police; upon the volume, value and nature of each lot, the bank shall discuss, agree with the police unit to make decision on the number of guardians. In case of having only one vehicle, there shall be two guarding policemen at the minimum.

The guarding force or guarding police shall be responsible for working out the plan for guarding assets, persons and means from the time of receiving assets to the time of completing the delivery and coming back to the office safely; correctly complying with provisions on transport provided for in this Regime; dealing with specific cases that happen and not letting the vehicle be examined, searched on the way. Where any unsafe case occurs, they shall directly fight and assign members of the team to jointly protect persons, special assets and means.

Article 54. Responsibility of the vehicle driver

The vehicle driver shall be responsible for the technique of the transport means; correctly complying with provisions on the transport of special assets in accordance with this Regime; complying with the traffic law; taking initiative in asking for a preferential permit or buying bridge, ferry toll promptly.

Article 55. Book for following up the transport of special assets

The unit that organizes the transport of special assets must open a book for following up each lot, from the arrangement of personnel, means to the schedule of transport.

Chapter VI

...

...

...

Section 1. EXAMINATION, INVENTORY, HANDING OVER CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Article 56. Periodical examination, inventory

1. The comprehensive examination of the security work for the vault and the general inventory of cash, precious assets, valuable papers shall be carried out twice per year, at 0 o'clock 01st January and 0 o'clock 01st July.

2. The inventory of the Issuing Reserve Fund and other assets which are preserved in vault shall be performed on monthly basis, at 0 o'clock on the first day every month.

3. The inventory of cash in Cash Fund of the Credit Institutions and the Issuing Operation Fund of State Bank branches, valuable papers, precious assets shall be carried out at the closing time of every working day.

4. The unexpected examination, inventory shall be carried out in following cases:

a. Where there is any change in the key keepers of vault’s door;

b. Where there is any change in the lock or key of the vault’s door is lost;

c. Where it is doubted that the vault, cash collection/payment counter or the special assets on transport are broken into by evildoer; it is found out that there is a mistake in assets in the process of delivery from or receipt into the vault and cash collection, payment;

...

...

...

e. Upon the examination of the counting, selection of cash.

5. The Manager shall have the right to organize the inventory, unexpected general inventory of cash, precious assets, valuable papers at any time.

Article 57. Handing over cash, precious assets, valuable papers

Where there is a change in one of three key keepers of the vault’s door (Manager, Chief of Accounting Division, treasurer), it is required to hand over cash, precious assets, valuable papers. Upon the requirement of the work, closing time, the Manager may issue a decision on the handing over of a part of or the entire of assets.

The receiver must directly check, examine, count the assets and shall not be entitled to authorize others to do that on his behalf.

Article 58. Inventory Council, Counting Council

Upon the performance of the periodical inventory as stipulated in Paragraphs 1, 2, Article 56 of this Regime and in cases of handing over cash, precious assets and valuable papers, a Decision of the Manager on establishment of the Inventory Council shall be required.

Each time of organizing the counting by notes of cash, valuable papers received in packs, casks, bundles, bags or boxes sealed up, the Manager shall make a Decision on establishment of the Counting Council.

1. Members of the Inventory Council or Counting Council shall include:

...

...

...

- Members: Chief of Accounting Division (or Chief Accountant), Chief of the Monetary – Vault Division (Chief of Treasury Division), Chief Controller (or controllers).

The employment of assistant officers for the Council shall be decided upon by the Council’s Chairperson.

The Council shall draw up counting minutes or minutes on inventory and deal with the excess or deficiency of assets in accordance with current provisions.

2. In the event where an unexpected inventory or unexpected examination is required, the Inventory Council shall be established, the Council’s members shall be decided upon by the Head of the level competent to make decision on the examination, inventory, but shall not be permitted to be less than the number of members as provided for in Paragraph 1 in this Article.

3. The inventory at the end of a day shall be performed by the Manager, Chief of Accounting Division (Chief Accountant) or the person authorized by the Manager, Chief of Accounting Division (in accordance with the Article 21 of this Regime). The Manager may mobilize some officers to assist him in the inventory at the end of the working day. The supervision over the inventory at the end of the working day shall be performed in accordance with the Regulation on the internal control, auditing of the State Bank, or of the credit institution.

The inventory of cash at the ATM, ADM at operation divisions with Fund shall be stipulated by the Chairperson of the Board of Directors of the credit institution.

Article 59. Inventory Council of the Central Vault

1. The Inventory Council of the Issuing Reserve Fund, precious assets, valuable papers at the Central Vault periodically on 01 January and 01 July shall consist of:

- Chairperson of the Council: Director of the General Control Department;

...

...

...

The Council shall be entitled to employ several assistant officers under the decision of the Chairperson of the Council.

2. The Inventory Council of the Issuing Reserve Fund, precious assets, valuable papers at the Central Vault at 0 o'clock 01 January and 01 July shall consist of following members:

- Chairperson of the Council: Director of the Issuing and Vault Department or Chief of Issuing and Vault branches;

- Members: Chief of the Accounting Division, Chief Treasurer, Controllers.

The Council shall be entitled to employ several assistants under the decision of the Chairperson of the Council.

Section 2. SETTLEMENT OF THE EXCESS, DEFICIENCY OF CASH, PRECIOUS ASSETS, VALUABLE PAPERS

Article 60. Settlement of the excess (deficiency) of cash, precious assets, valuable papers in the counting and packaging

1. In case where cash, precious assets and valuable papers are deficient according to the minutes of the Counting Council, Inventory Council provided for in this Regime, the persons whose names are stated on the seal of the bundle, bag, box, pack, cask of cash, precious assets and valuable papers shall be subject to the compensation for 100% of the deficient amount. Those who continue to violate shall, upon the seriousness of the violation, be subject to discipline in accordance with current provisions. Serious cases shall be dealt with in accordance with applicable laws. For case where the amount of money in the cash bundle, bag, box, pack, cask is excessive, that excessive amount shall be recorded as an operational receipt of the bank whose name is stated in the seal.

2. For the credit institution: Chairperson of the Board of Directors of credit institutions shall base on Paragraph 1 in this Article to stipulate, in their system, the settlement of the excess, deficiency of notes (pieces) in the bundles of money delivered, received with full sealed 10 reams or coin bags with seal in the banking system.

...

...

...

Upon detecting any case of excess or deficiency of cash, precious assets and valuable papers in vault, transaction counter or in the transport process, the Manager must decide on the inventory of the entire related assets. The Manager, Chief of the Accounting Division, Chief Controller, Chief of the Monetary Division shall directly check, examine, draw up minutes, record in books and prosecute for individual responsibility of the person who is assigned to preserve assets and responsibilities of related persons for timely and full recovery of the entire lost and deficient assets.

The cases of deficiency, loss of cash, precious assets and valuable papers with the value of ten million dong and more or cases of deficiency, loss of cash in the Issuing Reserve Fund must be reported by telegraph to the superior level of the dependent system (if any); credit institutions shall report to State Bank branches, State Bank branches shall report by telegraph to the State Bank (the Issuing and Vault Department) within 24 hours.

For the cases of loss of money of which there are signs proving that evildoers have broken into to steal, rob assets; or due to the embezzlement or taking advantage (with component elements of a crime), the place of action must be kept intact and reported to the public security agency.

Article 62. Settlement of the deficiency, loss of money due to the negligence in the operation

In the event where the deficiency, loss of cash, precious assets and valuable papers are caused by the negligence during the delivery, receipt, counting, preservation; and the investigation reveals that there is no sign of embezzlement or taking advantage of assets, the negligent persons shall be subject to the compensation for the entire loss and be dealt with in accordance with current provisions of applicable laws.

For the case of the State Bank, the State Bank shall establish the compensation settlement Council to deal with material responsibilities.

Article 63. Settlement of the deficiency, loss of money due to subjective reason

1. In case where the Manager and persons, who are responsible for the management, supervision, security assurance of cash, precious assets, valuable papers, fail to complete their duties, resulting in the deficiency, loss of money in the vault or enable their employees to embezzle, take advantage or steal assets, they shall be disciplined under provisions of laws; where they have jointly material responsibility in the loss of money, assets, they must compensate; in serious cases, they shall be prosecuted for criminal liability.

2. If the officers, employees who are in charge of treasury work, embezzle, take advantage of cash, precious assets, valuable papers, they shall be subject to the compensation for 100% of the value of the deficiency assets and be dismissed; in serious cases, they shall be prosecuted for criminal liability.

...

...

...

1. Officers, employees who are responsible for the management, preservation, transport of cash, precious assets, valuable papers and guarding policemen who achieve merit, protect assets bravely shall be awarded.

2. Officers, employees who are in charge of treasury work as stipulated in this Regime shall be entitled to enjoy responsibility allowance; harmful and heavy work allowance; feeding-up allowances for harmfulness in kind; be equipped with personal protection equipment… in accordance with provisions of the State and the branch.

Article 65. Reporting the vault security activity

State Bank branches, credit institutions shall prepare annual report on the performance of this Regime. Report of the credit institutions shall be sent to the State Bank branch in the local area and the credit institution of the superior level (if any). State Bank branches, credit institutions shall sum up reports and send to the State Bank.

Chapter VII

IMPLEMENTING PROVISIONS

Article 66. Responsibility of related units

1. Director of the Issuing and Vault Department shall be responsible for guiding and inspecting the performance of this Regime.

2. Director of the General Control Department shall be responsible for guiding, controlling the implementing organization in the system of the State Bank. Chairpersons of the Board of Directors of credit institutions shall organize the control of the implementing organization in their systems.

...

...

...

Article 67. The delivery and receipt of cash with the State Treasury

The delivery and receipt of cash between State Bank branches or credit institutions with the State Treasury and vice versa shall be performed like in the case of delivery and receipt of cash between the State Bank branches and credit institutions as stipulated in this Regime.