Quyết định 829/QĐ-TCT 2018 Quy trình bán lẻ cấp lẻ hóa đơn

• Số hiệu: 829/QĐ-TCT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Tổng cục Thuế
• Người ký: Bùi Văn Nam
• Ngày ban hành: 16/04/2018

BỘ TÀI CHÍNH TỔNG CỤC THUẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 829/QĐ-TCT	Hà Nội, ngày 16 tháng 04 năm 2018

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH BÁN LẺ, CẤP LẺ HÓA ĐƠN

TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC THUẾ

Căn cứ Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 về sửa đổi bổ sung một số điều Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ Quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Quyết định số 115/2009/QĐ-TTG ngày 28/9/2009 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Tổng cục Thuế trực thuộc Bộ Tài chính và các văn bản quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trực thuộc Tổng cục Thuế, Cục Thuế và Chi cục Thuế;

Căn cứ Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành một số Điều của Luật Quản lý thuế; Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Quản lý thuế và Nghị định số 83/2013/NĐ-CP ngày 22/7/2013 của Chính phủ;

Căn cứ Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Thông tư số 151/2014/TT-BTC ngày 10/10/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 91/2014/TT-BTC ngày 01/10/2014 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số Điều tại các Nghị định quy định về thuế;

Căn cứ Thông tư số 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của các Luật về thuế số 71/2014/QH13 và Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số Điều của các nghị định về thuế;

Thông tư số 84/2016/TT-BTC ngày 17/6/2016 của Bộ Tài chính về việc hướng dẫn thủ tục thu nộp ngân sách nhà nước đối với các khoản thuế và thu nội địa;

Căn cứ Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của bộ Tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính;

Căn cứ Quyết định số 106/2010/QĐ-BTC ngày 14/01/2010 của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chức năng, nhiệm, vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của các Vụ và Văn phòng thuộc Tổng cục Thuế;

Căn cứ Quyết định số 566/QĐ-TCT ngày 05/4/2010 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc tổ chức làm việc vào ngày thứ bảy hàng tuần để tiếp nhận, giải quyết thủ tục hành chính về thuế;

Căn cứ Quyết định số 747/QĐ-TCT ngày 20/4/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình Quản lý Ấn chỉ;

Căn cứ Quyết định số 1403/QĐ-TCT ngày 28/7/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình kiểm tra hóa đơn;

Căn cứ Quyết định số 2351/QĐ-TCT ngày 11/12/2015 của Tổng cục trưởng. Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình tiếp nhận và giải quyết thủ tục hành, chính thuế của người nộp thuế theo cơ chế một cửa tại cơ quan Thuế;

Căn cứ Quyết định số 2371/QĐ-TCT ngày 18/12/2015 của Tổng cục Trưởng Tổng cục Thuế về việc ban hành Quy trình Quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh;

Xét đề nghị của Vụ trưởng Vụ Tài vụ Quản trị, Tổng cục Thuế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn của cơ quan Thuế các cấp.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký. Bãi bỏ các nội dung hướng dẫn về Quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn tại điểm 15, điểm 16, Mục I, Phần II Quy trình Quản lý ấn chỉ ban hành kèm theo Quyết định số 747/QĐ-TCT ngày 20/4/2015 và Bước 1, Bước 2 Khoản 3.4, Điểm 3, Mục II, Phần II Quy trình quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh ban hành kèm theo Quyết định số 2371/QĐ-TCT ngày 18/12/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Các nội dung khác thực hiện theo quy định tại Quyết định số 747/QĐ-TCT ngày 20/4/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế.

Điều 3. Thủ trưởng các Vụ, đơn vị tương đương thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; Cục trưởng Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; Chi cục trưởng Chi cục Thuế các quận, huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Lãnh đạo Tổng cục Thuế (để b/c); - Các Vụ, đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Thuế; - ĐD VP TCT tại tp HCM; - Website Tổng cục Thuế; - Lưu VT, TVQT(AC).

TỔNG CỤC TRƯỞNG Bùi Văn Nam

QUY TRÌNH

BÁN LẺ, CẤP LẺ HÓA ĐƠN CỦA CƠ QUAN THUẾ CÁC CẤP
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 829/QĐ-TCT ngày 16 tháng 4 năm 2018 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế)

Phần I

QUY ĐỊNH CHUNG

I. MỤC ĐÍCH, YÊU CẦU

- Nâng cao chất lượng công tác quản lý và tăng cường sự giám sát giữa các bộ phận tham gia Quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn; ý thức chấp hành chính sách, pháp luật về thuế; từng bước hiện đại hóa công tác quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn.

- Tăng cường tính hiệu quả đối với công tác quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn, góp phần đề cao ý thức tự giác chấp hành pháp luật về thuế và chế độ kế toán của các tổ chức, cá nhân khi mua, bán hàng hóa, dịch vụ; tăng cường công tác quản lý, giám sát của cơ quan Thuế cấp trên đối với cấp dưới và cơ quan Thuế đối với các đơn vị, cá nhân liên quan trong việc sử dụng hóa đơn được bán lẻ, cấp lẻ,

- Quy trình quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn áp dụng thống nhất trong toàn ngành, góp phần cải cách thủ tục hành chính thuế, tạo thuận lợi cho người nộp thuế.

- Phân định rõ trách nhiệm quản lý, kiểm tra theo đúng chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận trong cơ quan Thuế đối với công tác quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn.

- Quy định các bước công việc cụ thể trong quy trình Quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn để công chức thuế thực hiện thống nhất, đúng trách nhiệm, quyền hạn.

II. PHẠM VI, ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG

1. Phạm vi điều chỉnh:

Quy trình này quy định các bước công việc trong việc: Bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn tại cơ quan Thuế các cấp Cục Thuế, Chi cục Thuế và Chế độ thông tin, báo cáo.

2. Đối tượng áp dụng:

- Quy trình quản lý bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn được áp dụng thống nhất trong cơ quan Thuế các cấp (Tổng cục Thuế, Cục Thuế, Chi cục Thuế).

- Các bộ phận trong cơ quan Thuế tham gia thực hiện Quy trình:

2.1. Phòng Quản lý ấn chỉ thuộc Vụ Tài vụ - Quản trị - Tổng cục Thuế, Bộ phận Ấn chỉ thuộc Đại diện Văn phòng Tổng cục Thuế tại thành phố Hồ Chí Minh; Phòng Quản lý ấn chỉ thuộc Cục Thuế thành phố Hà Nội và Thành phố Hồ Chí Minh; Bộ phận Ấn chỉ thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Cục Thuế; Bộ phận Ấn chỉ thuộc Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế (Phòng/Bộ phận ấn chỉ).

2.2. Bộ phận Hành chính thuộc Phòng Hành chính - Quản trị - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Cục Thuế; Đội Hành chính - Nhân sự - Tài vụ - Ấn chỉ thuộc Chi cục Thuế.

2.3. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả thuộc Cục Thuế và Chi cục Thuế.

2.4. Phòng Thanh tra Thuế, Phòng Kiểm tra Thuế, Phòng Kiểm tra nội bộ thuộc Cục Thuế; Đội Kiểm tra Thuế, Đội Kiểm tra nội bộ thuộc Chi cục Thuế (Phòng/Bộ phận Kiểm tra); Đội Thuế liên xã, phường, thị trấn.

2.5. Phòng Kê khai & kế toán thuế thuộc Cục Thuế; Đội kê khai & kế toán thuế thuộc Chi cục Thuế (Phòng/Bộ phận Kê khai & kế toán thuế).

2.6. Cục Công nghệ thông tin thuộc Tổng cục Thuế; Phòng Tin học thuộc Cục Thuế; Bộ phận tin học thuộc Đội Kê khai - Kế toán thuế và tin học hoặc bộ phận được giao nhiệm vụ tin học tại Chi cục Thuế.

III. GIẢI THÍCH TỪ NGỮ

1. KBNN: Kho bạc Nhà nước.

2. NSNN: Ngân sách Nhà nước.

3. MST: Mã số thuế.

4. Bán hóa đơn lẻ: Là việc cơ quan bán lẻ từng số hóa đơn cho hộ, cá nhân kinh doanh từ quyển hóa đơn do cơ quan thuế tạo, phát hành (bao gồm hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo từng lần phát sinh và hộ, cá nhân cho thuê tài sản thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn lẻ).

5. Cấp hóa đơn lẻ: là việc cơ quan Thuế cấp lẻ từng số hóa đơn cho tổ chức không kinh doanh từ quyển hóa đơn do cơ quan thuế tạo, phát hành (bao gồm tổ chức không phải là doanh nghiệp nhưng có phát sinh hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; doanh nghiệp sau khi đã giải thể, phá sản, đã quyết toán thuế, đã đóng mã số thuế, phát sinh thanh lý tài sản cần có hóa đơn để giao cho người mua và tổ chức, cơ quan nhà nước không thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ có bán đấu giá tài sản).

Phần II

QUY TRÌNH BÁN LẺ, CẤP LẺ HÓA ĐƠN

1. Trình tự, thủ tục bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh tại Chi cục Thuế.

1.1. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Chi cục Thuế thực hiện:

Bước 1:

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh:

+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, cụ thể:

++ Đơn đề nghị mua hóa đơn theo mẫu tại Điểm 3.3, Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC;

++ Xuất trình giấy chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân) còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật về giấy chứng minh nhân dân (thẻ căn cước công dân);

++ Văn bản cam kết (Mẫu số CK01/AC, Phụ lục 3 ban hành kèm theo Thông tư số 39/2014/TT-BTC) về địa chỉ sản xuất, kinh doanh phù hợp với giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc giấy phép đầu tư (giấy phép hành nghề) hoặc quyết định thành lập của cơ quan có thẩm quyền (đối với hộ, cá nhân kinh doanh mua hóa đơn lẻ lần đầu);

++ Giấy ủy quyền (đối với trường hợp ủy quyền).

+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ khai thuế theo quy định tại Khoản 2 Điều 7 hoặc Điểm b Khoản 1 Điều 8 Thông tư số 92/2015/TT-BTC thuộc đối tượng được cơ quan thuế bán hóa đơn lẻ và các thông tin của hộ, cá nhân kinh doanh do cơ quan Thuế đang quản lý trên hệ thống quản lý thuế tập trung;

+ Kiểm tra CMND hoặc thẻ căn cước công dân của người có tên trong hồ sơ đề nghị mua hóa đơn hoặc người được hộ, cá nhân kinh doanh ủy quyền bằng giấy ủy quyền theo quy định của pháp luật về: Thời hạn sử dụng; Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên CMND hoặc thẻ căn cước công dân đối với người đến mua hóa đơn và các thông tin ghi trên Đơn đề nghị mua hóa đơn.

+ Rà soát, đối chiếu các thông tin, tài liệu trong hồ sơ (hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ và hồ sơ khai thuế) với các chỉ tiêu tại Điều 4 và Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, đảm bảo hộ, cá nhân kinh doanh có đủ thông tin để lập đúng, đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn: Thông tin về người mua hàng hóa, dịch vụ, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.

- Hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh kê khai, xác định các khoản thuế, phí (nếu có) phải nộp theo quy định.

Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh có sai sót hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng các thông tin trên hệ thống cơ quan Thuế đang quản lý hộ, cá nhân kinh doanh, phải thông báo và hướng dẫn ngay cho hộ, cá nhân kinh doanh hoàn thiện, bổ sung.

Trường hợp khi kiểm tra hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh mà chưa có MST, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh bổ sung hồ sơ cấp MST đối với hộ, cá nhân kinh doanh theo hồ sơ khai thuế quy định tại Điểm 7 Điều 7 Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 và các văn bản sửa đổi có liên quan.

Công chức thuế không được khai thay, ký thay hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ của hộ, cá nhân kinh doanh.

- Nhận hồ sơ cấp MST kèm theo Tờ khai thuế cho hộ, cá nhân kinh doanh do Đội thuế gửi, chuyển cho các bộ phận có liên quan thực hiện cấp MST theo quy định tại Quy trình Quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh.

Bước 2: Sau khi hộ, cá nhân kinh doanh cung cấp hồ sơ đầy đủ, thực hiện đóng dấu tiếp nhận hồ sơ; ghi sổ nhận hồ sơ tại ứng dụng QHS (ứng dụng Quản lý hồ sơ) ngay đối với hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 3: Lập Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ (kèm theo hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh), trình Lãnh đạo Chi cục Thuế phụ trách phê duyệt Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ ngay trong ngày làm việc (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy trình này).

Bước 4: Ngay khi được Lãnh đạo Chi cục Thuế phê duyệt Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ, thực hiện đồng thời các công việc sau:

- Chuyển bản gốc Tờ khai thuế gửi Bộ phận Kê khai và Kế toán thuế để cập nhập thông tin tờ khai thuế vào ứng dụng quản lý thuế tập trung (ứng dụng TMS) theo quy định tại Quy trình quản lý thuế đối với cá nhân kinh doanh.

- Hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh:

+ Lập chứng từ nộp thuế bằng giấy hoặc điện tử theo quy định tại Thông tư số 84/2016/TT-BTC ngày 17/6/2016 của Bộ Tài chính hoặc theo quy định của các văn bản có liên quan.

+ Nộp tiền thuế vào Kho bạc Nhà nước theo quy định.

Bước 5: Ngay khi nhận được chứng từ nộp thuế bằng giấy, thực hiện đối chiếu với Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà hộ, cá nhân kinh doanh phải nộp theo quy định.

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh nộp thuế bằng chứng từ giấy và giữ bản gốc chứng từ nộp thuế, cơ quan Thuế thực hiện lưu trữ bản chụp chứng từ nộp thuế vào NSNN.

Trường hợp hộ, cá nhân kinh doanh lập chứng từ nộp thuế điện tử thì công chức thuế thực hiện tra cứu trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế, đối chiếu với Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà hộ, cá nhân kinh doanh phải nộp theo quy định.

Bước 6: Ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo chuyển Bộ phận Ấn chỉ: Toàn bộ hồ sơ kèm theo Bản chụp Tờ khai thuế, bản chụp Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ và chứng từ nộp thuế bằng giấy của hộ, cá nhân kinh doanh.

1.2. Bộ phận Ấn chỉ của Chi cục Thuế thực hiện:

Bước 1: Nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chuyển sang.

Bước 2: Thực hiện bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh ngay sau khi nhận hồ sơ và không thu tiền bán hóa đơn lẻ.

Loại hóa đơn bán lẻ: Hóa đơn bán hàng, mẫu số 02GTTT... do Cục Thuế tạo, phát hành (Bộ phận ấn chỉ dùng riêng quyển hóa đơn để thực hiện việc bán lẻ hóa đơn). Hóa đơn lẻ được đóng dấu của cơ quan Thuế quản lý trực tiếp tại góc trên, bên trái của các liên hóa đơn.

Bước 3: Hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh lập đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn theo quy định tại Điều 4 và Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hoặc các văn bản sửa đổi có liên quan, trong đó phải đảm bảo đầy đủ chữ ký người bán và người mua theo quy định.

Công chức thuế không được lập các nội dung trên hóa đơn lẻ thay cho hộ, cá nhân kinh doanh.

Bước 4: Trước khi giao hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh, phải thực hiện kiểm tra lại các thông tin do hộ, cá nhân kinh doanh đã lập trên hóa đơn đảm bảo khớp đúng với thông tin trên Tờ trình do Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Chi cục Thuế chuyển sang.

- Khi giao hóa đơn, hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh: Liên 1 giao cho hộ, cá nhân kinh doanh để lưu, Liên 2 giao cho hộ, cá nhân kinh doanh để chuyển cho người mua. Liên 3 lưu tại Bộ phận Ấn chỉ của Chi cục Thuế cùng với hồ sơ do Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chuyển sang.

Bước 5: Ngay sau khi hoàn thành việc bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh, nhập ngay và đầy đủ các thông tin trên hóa đơn bán lẻ và số thuế, phí (nếu có) của hộ, cá nhân kinh doanh đã hộp vào Chương trình Quản lý ấn chỉ (bao gồm các thông tin trên hồ sơ do Đội trưởng Đội thuế chuyển tới Bộ phận Ấn chỉ trong trường hợp Đội thuế không có kết nối mạng nhưng thực hiện bán hóa đơn lẻ):

+ Ngày/tháng/năm hộ, cá nhân kinh doanh đề nghị mua hóa đơn.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế hộ, cá nhân kinh doanh.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế của người mua hàng.

+ Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn lẻ, số hóa đơn lẻ, ngày bán hóa đơn lẻ.

+ Tên hàng hóa, dịch vụ.

+ Doanh thu.

+ Số thuế đã nộp.

- Đồng thời gửi lên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) một số thông tin trên hóa đơn lẻ như:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế hộ, cá nhân kinh doanh.

+ Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn lẻ, số hóa đơn lẻ, ngày bán hóa đơn lẻ.

+ Cơ quan Thuế bán lẻ.

- Đối với hóa đơn bán lẻ do hộ, cá nhân kinh doanh viết sai, xóa bỏ, thực hiện xóa bỏ hóa đơn trên chương trình Quản lý ấn chỉ (chương trình tự động chuyển dữ liệu số hóa đơn xóa bỏ vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC)).

- Trường hợp hóa đơn bán lẻ đã giao cho hộ, cá nhân kinh doanh và đã đưa lên Website Tra cứu hóa đơn sau đó hộ, cá nhân kinh doanh đề nghị điều chỉnh nội dung, thông tin trên hóa đơn đã lập, cơ quan Thuế căn cứ quy định tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh xử lý đối với hóa đơn đã lập.

Căn cứ các nội dung điều chỉnh và biên bản xác nhận của người bán và người mua, cơ quan Thuế bán hóa đơn lẻ để thay thế, điều chỉnh cho hóa đơn đã lập; đồng thời cập nhật ngay lại các thông tin trên hóa đơn thay thế, điều chỉnh lên chương trình Quản lý ấn chỉ theo các quy định nêu trên.

- Chương trình Quản lý ấn chỉ đưa ra cảnh báo trong trường hợp các số hóa đơn bán lẻ không nhập liên tục theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.

- Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi và truyền dữ liệu trên Sổ quản lý bán hóa đơn lẻ (Mẫu sổ ST13/AC) của Chi cục Thuế lên chương trình Quản lý ấn chỉ của Cục Thuế để phục vụ cho công tác khai thác, phân tích, đánh giá rủi ro dữ liệu về hóa đơn bán lẻ, trong đó:

+ Chương trình hỗ trợ in và theo dõi được riêng sổ quản lý đối với bán hóa đơn lẻ của Chi cục Thuế (Mẫu sổ ST13/AC).

+ Sổ Quản lý bán hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC) có chức năng lọc tạo sổ Quản lý bán hóa đơn lẻ có dấu hiệu rủi ro (mẫu sổ ST13.1/AC) theo mã số thuế của hộ, cá nhân kinh doanh đã mua hóa đơn lẻ từ 02 lần/ngày trở lên hoặc từ 05 lần/tháng trở lên hoặc có doanh thu trên 01 hóa đơn lẻ từ 20 triệu đồng trở lên.

Bước 6: Đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo:

- Truy cập chương trình Quản lý ấn chỉ tra cứu Sổ Quản lý bán hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC) và Sổ Quản lý hóa đơn bán lẻ có dấu hiệu rủi ro (mẫu sổ ST13.1/AC).

- Chương trình hỗ trợ hiển thị sổ ST13/AC và ST13.1/AC đã tự động đối chiếu với các thông tin công khai trên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế, để xác định các số hóa đơn đã gửi thành công, chưa gửi hoặc đã gửi nhưng lỗi truyền nhận khi truyền lên Website Tra cứu hóa đơn từ chương trình Quản lý ấn chỉ:

+ Trường hợp các số hóa đơn bán lẻ đã nhập vào chương trình Quản lý ấn chỉ nhưng chưa gửi lên Website tra cứu hóa đơn (chưa nhấn nút gửi), bộ phận Ấn chỉ thực hiện gửi lên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.

+ Trường hợp các số hóa đơn bán lẻ đã gửi nhưng lỗi truyền nhận, bộ phận Ấn chỉ chuyển ngay yêu cầu sang bộ phận Tin học hỗ trợ, khắc phục để cập nhật thông tin các số hóa đơn lẻ lên Website Tra cứu hóa đơn trong ngày.

Bước 7: Sau khi nhập các thông tin trên hồ sơ do Đội trưởng Đội thuế chuyển tới trong trường hợp Đội thuế không có kết nối mạng nhưng thực hiện bán hóa đơn lẻ, Bộ phận Ấn chỉ thực hiện:

- In Sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC và sổ ST13.1/AC) đối với các hồ sơ do Đội thuế thực hiện bán hóa đơn lẻ.

- Chuyển 01 bản tới Đội trưởng Đội thuế (sau khi Đội trưởng Đội thuế ký Sổ ST13/AC và ST13.1AC) để theo dõi, phục vụ công tác quản lý thuế thường xuyên tại địa bàn đối với trường hợp Đội thuế thực hiện bán hóa đơn lẻ do Chi cục Thuế giao.

1.3. Lãnh đạo Chi cục Thuế thực hiện:

(1) Kiểm tra các thông tin trong Tờ trình do Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trình, nếu phát hiện sai sót, chưa đầy đủ thông tin phải chuyển ngay cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để sửa, bổ sung thông tin.

(2) Phê duyệt Tờ trình và chuyển ngay Tờ trình cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả,

(3) Đầu giờ ngày làm việc tiếp theo, truy cập chương trình Quản lý Ấn chỉ xem các nội dung trên sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ (Mẫu sổ ST13/AC và Sổ ST13.1/AC) và chỉ đạo Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn phân tích, đánh giá rủi ro (bằng văn bản, thư điện tử...), theo quy định tại Quyết định 1403/QĐ-TCT ngày 28/7/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế hoặc các văn bản sửa đổi có liên quan.

Chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ hiển thị “Nhật ký xem sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ” gồm: tên người đã xem, ngày giờ xem để ghi nhận theo thời gian Lãnh đạo Chi cục Thuế truy cập chương trình kiểm tra dữ liệu về hóa đơn bán lẻ.

(4) Trường hợp giao nhiệm vụ bán hóa đơn lẻ cho các Đội Thuế liên xã, phường, thị trấn có địa bàn rộng, đi lại khó khăn, xa điểm thu của Kho bạc để bán lẻ hóa đơn cho hộ, cá nhân kinh doanh có nhu cầu sử dụng hóa đơn lẻ, thực hiện các nội dung sau:

- Đảm bảo việc bán hóa đơn lẻ phải có ít nhất từ 03 công chức trở lên, trong, đó 01 công chức thực hiện việc tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin trong hồ sơ, hướng dẫn kê khai, nộp thuế (gọi tắt là công chức tiếp nhận hồ sơ); Đội trưởng Đội thuế thực hiện việc phê duyệt hồ sơ; 01 công chức thực hiện việc bán hóa đơn lẻ và thu tiền thuế (gọi tắt là công chức bán hóa đơn lẻ).

- Có văn bản giao việc bán hóa đơn lẻ cho Đội trưởng Đội Thuế chịu trách nhiệm trong việc bán hóa đơn lẻ; trong đó quy định hướng dẫn Đội trường Đội thuế thủ tục về mua, nhận, sử dụng, báo cáo tình hình sử dụng các loại hóa đơn, quyết toán biên lai thuế.

- Yêu cầu Đội trưởng Đội thuế chuyển hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ của hộ, cá nhân kinh doanh ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất ngày hôm sau về Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Chi cục Thuế để luân chuyển hồ sơ cho các bộ phận:

+ Chuyển Bộ phận Kê khai và Kế toán thuế của Chi cục Thuế: bản gốc Tờ khai thuế của hộ, cá nhân kinh doanh.

+ Chuyển Bộ phận Ấn chỉ của Chi cục Thuế: Toàn bộ hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh kèm theo Bản gốc Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ đã được Đội trưởng Đội thuế phê duyệt, Bản chụp Tờ khai thuế, chứng từ đã nộp tiền thuế vào KBNN và biên lai thu tiền thuế.

- Căn cứ tình hình thực tế tại địa bàn, quy định thời gian Đội trưởng Đội thuế quyết toán Biên lai thu thuế và thời gian thực hiện nộp tiền vào KBNN, đảm bảo thực hiện đúng theo quy định tại Điều 28 Thông tư số 156/2013/TT-BTC ngày 06/11/2013 và Thông tư 84/2016/TT-BTC ngày 17/6/2016 của Bộ Tài chính: Thời hạn nộp tiền vào Kho bạc nhà nước tối đa không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày thu được tiền thuế của hộ, cá nhân kinh doanh đối với địa bàn thu thuế là miền núi, vùng sâu, vùng xa, hải đảo, vùng đi lại khó khăn. Trường hợp số tiền thuế thu được vượt quá mười (10) triệu đồng thì phải nộp vào Kho bạc Nhà nước ngay trong ngày hoặc chậm nhất là sáng ngày làm việc tiếp theo.

2. Trình tự, thủ tục bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh tại các Đội thuế thuộc Chi cục Thuế.

Đội thuế thực hiện bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh theo quy định tại tiết (4), Khoản 1.3, Điểm 1, Phần II Quy trình này, cụ thể:

2.1. Công chức tiếp nhận hồ sơ Đội thuế thực hiện:

Bước 1: Thực hiện việc tiếp nhận, kiểm tra, hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh cung cấp đầy đủ hồ sơ, tài liệu và kê khai nộp thuế theo đúng quy định tại Bước 1 và Bước 2 Khoản 1.1, Điểm 1, Phần II Quy trình này.

- Trường hợp khi kiểm tra hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh mà chưa có MST, công chức tiếp nhận hồ sơ hướng dẫn hộ, cá nhân kinh doanh bổ sung hồ sơ cấp MST đối với hộ, cá nhân kinh doanh theo hồ sơ khai thuế quy định tại Điểm 7 Điều 7 Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 và các văn bản sửa đổi có liên quan.

- Sau khi hộ, cá nhân kinh doanh bổ sung đầy đủ hồ sơ cấp MST, chuyển bản chụp Tờ khai thuế kèm theo hồ sơ cấp MST (chuyển trực tiếp hoặc qua thư điện tử) về Chi cục Thuế (Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả) ngay trong ngày làm việc hoặc đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.

Bước 2: Ngay sau khi hộ, cá nhân kinh doanh cung cấp đầy đủ hồ sơ, lập Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ và trình Đội trưởng Đội thuế phê duyệt Tờ trình đề nghị bán hóa đơn lẻ (Mẫu số 01 kèm theo Quy trình này) ngay trong ngày làm việc.

Bước 4: Ngay sau khi được Đội trưởng Đội thuế phê duyệt Tờ trình, chuyển ngay hồ sơ của hộ, cá nhân kinh doanh (kèm theo Tờ trình) cho công chức thực hiện việc bán hóa đơn lẻ.

2.2. Công chức bán hóa đơn lẻ Đội thuế thực hiện:

Bước 1: Nhận hồ sơ từ công chức tiếp nhận hồ sơ; lập Biên lai thu thuế để thu các khoản tiền thuế phải nộp theo quy định của Luật Quản lý thuế và các văn bản hướng dẫn có liên quan.

Bước 2: Thực hiện bán hóa đơn lẻ hộ, cá nhân kinh doanh và không thu tiền bán hóa đơn lẻ; đồng thời hướng dẫn, kiểm tra hộ, cá nhân kinh doanh lập đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn và sử dụng quyển hóa đơn bán hàng dùng cho việc bán lẻ hóa đơn để bán cho hộ, cá nhân kinh doanh ngay trong ngày làm việc theo quy định tại Bước 2 và Bước 3 Khoản 1.2, Điểm 1, Phần II Quy trình này.

Bước 3: Trước khi giao hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh, kiểm tra lại các thông tin do hộ, cá nhân kinh doanh đã lập trên hóa đơn đảm bảo khớp đúng với thông tin trên Tờ trình do công chức tiếp nhận hồ sơ chuyển sang theo quy định tại Bước 4 Khoản 1.2, Điểm 1, Phần II Quy trình này.

Bước 4:

- Chuyển số tiền thuế thu được và toàn bộ hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ của hộ, cá nhân kinh doanh tới Đội trưởng Đội thuế ngay sau khi thực hiện, bán hóa đơn lẻ và thu tiền thuế (ký xác nhận số tiền chuyển trên bản chụp tờ Biên lai thu thuế hoặc trên Biên bản xác nhận giữa công chức bán hóa đơn lẻ và Đội trưởng Đội thuế).

- Trường hợp Đội Thuế có hệ thống mạng kết nối được với chương trình Quản lý ấn chỉ của Chi cục Thuế thì thực hiện:

+ Ngay sau khi hoàn thành việc bán hóa đơn lẻ cho hộ, cá nhân kinh doanh, nhập ngay và đầy đủ các thông tin trên hóa đơn bán lẻ và số thuế, phí (nếu có) thu được vào chương trình Quản lý ấn chỉ theo quy định tại Bước 5 Khoản 1.2, Điểm 1, Phần II Quy trình này.

+ Chương trình tự động hỗ trợ cập nhật thông tin trên sổ ST13/AC; truyền thông tin hóa đơn lẻ lên Website tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế; hỗ trợ in sổ ST13/AC và ST13.1/AC theo mã số thuế của hộ, cá nhân kinh doanh phục vụ công tác khai thác, phân tích, đánh giá rủi ro của Đội thuế.

2.3. Đội trưởng Đội thuế liên xã, phường; thị trấn thực hiện:

- Kiểm tra các thông tin trong Tờ trình do công chức tiếp nhận hồ sơ Đội thuế trình, nếu phát hiện sai sót, chưa đầy đủ thông tin phải chuyển ngay công chức tiếp nhận hồ sơ để sửa, bổ sung thông tin.

- Phê duyệt Tờ trình và chuyển ngay tờ trình cho công chức tiếp nhận hồ sơ.

- Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ đề nghị mua hóa đơn lẻ do công chức bán hóa đơn lẻ chuyển sang, thực hiện việc luân chuyển hồ sơ và nộp tiền thuế vào KBNN theo quy định của Chi cục trưởng Chi cục Thuế tại Khoản 1.3, Điểm 1, Phần II Quy trình này.

- Tiếp nhận Sổ ST13/AC và Sổ ST13.1/AC do Chi cục Thuế chuyển tới để thực hiện phân tích, đánh giá rủi ro hóa đơn lẻ trên địa bàn.

3. Trình tự, thủ tục cấp hóa đơn lẻ cho tổ chức không kinh doanh tại Cục Thuế/Chi cục Thuế.

3.1. Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Bước 1:

- Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ:

+ Kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 39/2014/TT-BTC và hồ sơ khai thuế theo quy định tại Điểm c Khoản 5 Điều 11 Thông tư số 156/2013/TT-BTC, Điều 16 Thông tư số 151/2014/TT-BTC (sửa đổi Khoản 5 Điều 12 Thông tư số 156/2013/TT-BTC) và các thông tin của tổ chức không kinh doanh do cơ quan thuế quản lý trên hệ thống quản lý thuế tập trung;

+ Kiểm tra CMND hoặc thẻ căn cước công dân của người được tổ chức không kinh doanh giao đi nhận hóa đơn (gọi tắt là người nhận hóa đơn) còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật: Thời hạn sử dụng; Kiểm tra, đối chiếu các thông tin trên CMND hoặc thẻ căn cước công dân với người đến mua hóa đơn và các thông tin ghi trên Đơn đề nghị mua hóa đơn.

+ Rà soát, đối chiếu các thông tin, tài liệu trong hồ sơ (hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ và hồ sơ khai thuế) với các chỉ tiêu tại Điều 4 và Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC, đảm bảo người nhận hóa đơn có đủ thông tin để lập đúng, đầy đủ các tiêu thức trên hóa đơn: Thông tin về người mua hàng hóa, dịch vụ, tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng.

- Đồng thời hướng dẫn người nhận hóa đơn kê khai, xác định các khoản thuế, phí (nếu có) phải nộp theo quy định.

Trường hợp các thông tin trong hồ sơ của tổ chức không kinh doanh có sai sót hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng các thông tin trên hệ thống cơ quan Thuế đang quản lý tổ chức không kinh doanh, phải thông báo và hướng dẫn ngay cho người nhận hóa đơn của tổ chức không kinh doanh hoàn thiện, bổ sung.

Trường hợp khi kiểm tra hồ sơ của tổ chức không kinh doanh mà chưa có MST, Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả hướng dẫn người nhận hóa đơn bổ sung hơ sơ cấp MST đối với tổ chức không kinh doanh theo quy định tại Thông tư số 95/2016/TT-BTC ngày 28/6/2016 và các văn bản sửa đổi có liên quan.

Công chức thuế không được khai thay, ký thay hồ sơ đề nghị cấp hóa đơn lẻ của tổ chức không kinh doanh.

Bước 2: Sau khi người nhận hóa đơn cung cấp hồ sơ đầy đủ, thực hiện đóng dấu tiếp nhận hồ sơ; ghi sổ nhận hồ sơ tại ứng dụng QHS (ứng dụng Quản lý hồ sơ) ngay đối với hồ sơ đầy đủ theo quy định.

Bước 3: Lập Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ, trình Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế phê duyệt Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ ngay trong ngày làm việc (Mẫu số 01 ban hành kèm theo Quy trình này).

Bước 4: Ngay khi được Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế phê duyệt Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ, thực hiện đồng thời các công việc sau:

- Chuyển bản gốc Tờ khai thuế gửi Bộ phận Kê khai&Kế toán thuế để cập nhập thông tin tờ khai thuế vào ứng dụng quản lý thuế tập trung (ứng dụng TMS) theo quy định tại Quy trình quản lý khai thuế, nộp thuế và kế toán thuế.

- Hướng dẫn người nhận hóa đơn:

+ Lập chứng từ nộp thuế bằng giấy hoặc điện tử theo Thông tư số 84/2016/TT-BTC ngày 17/6/2016 của Bộ Tài chính hoặc theo quy định của các văn bản có liên quan.

+ Nộp tiền thuế vào Kho bạc Nhà nước theo quy định.

Bước 5: Ngay khi nhận được chứng từ nộp thuế bằng giấy, thực hiện đối chiếu với Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà tổ chức không kinh doanh phải nộp theo quy định.

Trường hợp, người nhận hóa đơn nộp thuế bằng chứng từ giấy và giữ lại bản gốc chứng từ nộp thuế vào NSNN, cơ quan Thuế thực hiện lưu trữ bản chụp chứng từ nộp thuế vào NSNN.

Trường hợp người nhận hóa đơn lập chứng từ nộp thuế điện tử thì công chức thuế thực hiện tra cứu trên cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế để đối chiếu với Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ đảm bảo khớp đúng loại thuế, số tiền thuế mà tổ chức không kinh doanh phải nộp theo quy định.

Bước 6: Ngay trong ngày làm việc hoặc chậm nhất vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo chuyển Bộ phận Ấn chỉ: Toàn bộ hồ sơ kèm theo bản chụp Tờ khai thuế, Bản chụp Tờ trình đề nghị cấp hóa đơn lẻ và chứng từ nộp thuế bằng giấy của tổ chức không kinh doanh.

3.2. Phòng/Bộ phận Ấn chỉ của Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

Bước 1: Nhận hồ sơ từ Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chuyển sang.

Bước 2: Thực hiện cấp hóa đơn lẻ cho người nhận hóa đơn ngay sau khi nhận hồ sơ và không thu tiền cấp hóa đơn lẻ.

Loại hóa đơn cấp lẻ: Hóa đơn bán hàng, mẫu số 02GTTT... hoặc hóa đơn giá trị gia tăng, mẫu số 01GTKT... do Cục Thuế tạo, phát hành dùng cho việc cấp lẻ (Bộ phận ấn chỉ dùng riêng quyển hóa đơn để thực hiện việc cấp lẻ hóa đơn). Hóa đơn lẻ được đóng dấu của cơ quan Thuế quản lý trực tiếp tại góc trên, bên trái của các liên hóa đơn.

Bước 3: Hướng dẫn người nhận hóa đơn lập đầy đủ các chỉ tiêu trên hóa đơn theo quy định tại Điều 4 và Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC hoặc các văn bản sửa đổi có liên quan, trong đó phải đảm bảo đầy đủ chữ ký người bán và người mua theo quy định.

Công chức thuế không được lập các nội dung trên hóa đơn lẻ thay cho người nhận hóa đơn.

Bước 4: Trước khi giao hóa đơn lẻ cho người nhận hóa đơn, phải thực hiện kiểm tra lại các thông tin do người nhận hóa đơn đã lập trên hóa đơn đảm bảo khớp đúng với thông tin trên Tờ trình do Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả của Cục Thuế/Chi cục Thuế chuyển sang.

- Khi giao hóa đơn, hướng dẫn người nhận hóa đơn: Liên 1 giao cho tổ chức không kinh doanh để lưu, Liên 2 giao cho tổ chức không kinh doanh để chuyển cho người mua. Liên 3 lưu tại Bộ phận Ấn chỉ của Cục Thuế/Chi cục Thuế cùng với hồ sơ do bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả chuyển sang.

Bước 5: Ngay sau khi cấp hóa đơn lẻ cho người nhận hóa đơn, nhập ngay và đầy đủ các thông tin trên hóa đơn cấp lẻ và số thuế, phí (nếu cố) người nhận hóa đơn đã nộp vào chương trình Quản lý ấn chỉ:

+ Ngày/tháng/năm Đơn đề nghị cấp hóa đơn lẻ.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức không kinh doanh.

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế người mua hàng.

+ Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn lẻ, số hóa đơn lẻ, ngày cấp hóa đơn lẻ.

+ Tên hàng hóa, dịch vụ.

+ Doanh thu.

+ Số thuế đã nộp.

- Đồng thời gửi lên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế (gdt.gov.vn) một số thông tin trên hóa đơn lẻ như:

+ Tên, địa chỉ, mã số thuế tổ chức không kinh doanh.

+ Ký hiệu mẫu, ký hiệu hóa đơn lẻ, số hóa đơn lẻ, ngày cấp hóa đơn lẻ.

+ Cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ.

- Đối với hóa đơn cấp lẻ do người nhận hóa đơn viết sai, xóa bỏ, thực hiện xóa bỏ hóa đơn vào chương trình Quản lý ấn chỉ (chương trình tự động chuyển dữ liệu số hóa đơn xóa bỏ vào báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC)).

- Trường hợp hóa đơn cấp lẻ đã giao cho người nhận hóa đơn và đã đưa lên Website Tra cứu hóa đơn sau đó người nhận hóa đơn đề nghị điều chỉnh nội dung, thông tin trên hóa đơn đã lập, cơ quan Thuế căn cứ quy định tại Điều 20 Thông tư số 39/2014/TT-BTC hướng dẫn người nhận hóa đơn xử lý đối với hóa đơn đã lập.

Căn cứ các nội dung điều chỉnh và biên bản xác nhận của người bán và người mua, cơ quan Thuế cấp hóa đơn lẻ để thay thế, điều chỉnh cho hóa đơn đã lập; đồng thời cập nhật ngay lại các thông tin trên hóa đơn thay thế, điều chỉnh lên chương trình Quản lý ấn chỉ theo các quy định nêu trên.

- Chương trình Quản lý ấn chỉ đưa ra cảnh báo trong trường hợp các số hóa đơn cấp lẻ không nhập liên tục theo thứ tự từ nhỏ đến lớn.

- Chương trình Quản lý ấn chỉ tự động ghi và truyền dữ liệu trên Sổ quản lý cấp hóa đơn lẻ (Mẫu sổ ST13/AC) của Chi cục Thuế lên hương trình Quản lý ấn chỉ của Cục Thuế để phục vụ cho công tác khai thác, phân tích, đánh giá rủi ro dữ liệu về hóa đơn cấp lẻ, trong đó:

+ Chương trình hỗ trợ in và theo dõi được riêng sổ quản lý đối với cấp hóa đơn lẻ của Cục Thuế/Chi cục Thuế (Mẫu sổ ST13/AC).

+ Sổ Quản lý cấp hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC) có chức năng lọc tạo Sổ Quản lý cấp hóa đơn lẻ có dấu hiệu rủi ro (mẫu sổ ST13.1/AC) theo mã số thuế đối với tổ chức không kinh doanh đã được cấp hóa đơn lẻ từ 02 lần/ngày trở lên hoặc từ 05 lần/tháng trở lên hoặc có doanh thu trên 01 hóa đơn lẻ từ 20 triệu đồng trở lên.

Bước 6: Đầu giờ sáng ngày làm việc tiếp theo hôm sau:

- Truy cập chương trình Quản lý ấn chỉ tra cứu Sổ Quản lý cấp hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC) và Sổ Quản lý hóa đơn cấp lẻ có dấu hiệu rủi ro (mẫu sổ ST13.1/AC).

- Chương trình hỗ trợ hiển thị sổ ST13/AC và ST13.1/AC đã tự động đối chiếu với các thông tin công khai trên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế, để xác định các số hóa đơn đã gửi thành công, chưa gửi hoặc đã gửi nhưng lỗi truyền nhận khi truyền lên Website Tra cứu hóa đơn từ chương trình Quản lý ấn chỉ.

+ Trường hợp các số hóa đơn cấp lẻ đã nhập vào chương trình Quản lý ấn chỉ nhưng chưa gửi lên Website tra cứu hóa đơn (chưa nhấn nút gửi), bộ phận Ấn chỉ thực hiện gửi lên Website Tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế.

+ Trường hợp các số hóa đơn cấp lẻ đã gửi nhưng lỗi truyền nhận, bộ phận Ấn chỉ chuyển ngay yêu cầu sang bộ phận Tin học hỗ trợ, khắc phục để cập nhật thông tin các số hóa đơn lẻ lên Website Tra cứu hóa đơn trong ngày.

3.3. Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế thực hiện:

(1) Kiểm tra các thông tin trong tờ trình do Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả trình, nếu phát hiện sai sót, chưa đầy đủ thông tin phải chuyển ngay cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả để sửa, bổ sung thông tin.

(2) Phê duyệt tờ trình và chuyển ngay tờ trình cho Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả.

(3) Đầu giờ ngày làm việc tiếp theo, truy cập chương trình Quản lý ấn chỉ xem các nội dung trên sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ (Mẫu sổ ST13/AC và sổ ST13.1/AC) và chỉ đạo Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn phân tích, đánh giá rủi ro (bằng văn bản, thư điện tử...) theo quy định tại Quyết định 1403/QĐ-TCT ngày 28/7/2015 của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế hoặc các văn bản sửa đổi có liên quan.

chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ hiển thị “Nhật ký xem sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ” gồm: tên người đã xem, ngày giờ xem để ghi nhận theo thời gian Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế truy cập chương trình kiểm tra dữ liệu về hóa đơn cấp lẻ.

4. Phân quyền tra cứu hệ thống Quản lý ấn chỉ.

- Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả, Bộ phận Kê khai và kế toán thuế, Bộ phận chủ trì kiểm tra hóa đơn được Lãnh đạo phụ trách của Cục Thuế/Chi cục Thuế phân quyền truy cập hệ thống Quản lý ấn chỉ để tra cứu, xem, in sổ ST13/AC và sổ ST13.1/AC phục vụ công tác quản lý theo chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận.

Chương trình hỗ trợ hiển thị “Nhật ký xem sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ” gồm: tên người đã xem, ngày giờ xem.

- Phòng/Bộ phận Tin học Cục Cục Thuế/Chi cục Thuế hỗ trợ việc phân quyền cho từng Phòng/Bộ phận có liên quan đến khai thác dữ liệu hóa đơn bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn theo sự phân công của Lãnh đạo Cục/Chi cục Thuế phụ trách.

5. Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn để bán lẻ, cấp lẻ:

- Phòng/Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế, Đội Thuế thực hiện: Hàng quý, lập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) theo quy định tại Điều 27, Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính. Báo cáo này được gửi, truyền cho Bộ phận Ấn chỉ cấp trên.

- Phòng/Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế/Chi cục Thuế: Nhận, nhập Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn (mẫu BC26/AC) vào chương trình Quản lý ấn chỉ và đưa thông tin lên Website Tra cứu hóa đơn.

6. Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn bán lẻ, cấp lẻ:

- Trên cơ sở Sổ Quản lý cấp, bán hóa đơn lẻ (mẫu sổ ST13/AC và Sổ ST13.1/AC), chương trình Quản lý ấn chỉ hỗ trợ tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng cấp/bán lẻ hóa đơn (mẫu ST13TH/AC) và tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng cấp/bán lẻ hóa đơn có dấu hiệu rủi ro (ST13.1TH/AC) tại Chi cục Thuế/Cục Thuế (bao gồm dữ liệu tại Đội thuế).

- Phòng/Bộ phận Ấn chỉ Cục Thuế thực hiện:

Gửi Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng cấp/bán lẻ hóa đơn (mẫu ST13TH/AC) và Tổng hợp báo cáo tình hình sử dụng cấp/bán lẻ hóa đơn có dấu hiệu rủi ro (ST13.1TH/AC) về Tổng cục Thuế trên ứng dụng Quản lý ấn chỉ chậm nhất là ngày 30 của tháng đầu tháng liền kề tháng báo cáo.

- Các Vụ/Đơn vị thuộc Tổng cục Thuế thực hiện:

Vụ Thanh tra, Vụ Kiểm tra nội bộ, Vụ Tài vụ Quản trị (Phòng Quản lý Ấn chỉ), Vụ Quản lý thuế Thu nhập cá nhân và các Vụ/Đơn vị có liên quan được phân quyền kiểm tra dữ liệu để thực hiện việc kiểm tra, phân tích, đánh giá rủi ro trong công tác cấp, bán hóa đơn lẻ trên cả nước.

Phần III

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Vụ Tài vụ Quản trị (Phòng Quản lý ấn chỉ) Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo, kiểm tra cơ quan Thuế các cấp thực hiện quy hình này; Phối hợp với Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế trong việc hướng dẫn, hỗ trợ cơ quan Thuế các cấp triển khai Quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn trên hệ thống máy tính và xử lý các vướng mắc trong quá trình thực hiện đáp ứng yêu cầu quản lý hóa đơn theo hướng dẫn tại Quy trình này.

2. Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm chỉ đạo xây dựng chức năng quản lý hóa đơn cấp lẻ, bán lẻ trên ứng dụng Quản lý ấn chỉ và hướng dẫn, xử lý các vướng mắc trong quá trình triển khai thực hiện.

3. Cục trưởng Cục Thuế chịu trách nhiệm trong việc tổ chức thực hiện quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn tại Văn phòng Cục Thuế và các Chi cục Thuế trực thuộc theo quy định tại Quy trình này. Nắm bắt toàn diện tình hình và danh sách có dấu hiệu rủi ro để chỉ đạo, chấn chỉnh kịp thời công tác bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn trong toàn Cục Thuế.

4. Chi cục trưởng Chi cục Thuế chịu trách nhiệm toàn diện trong việc tổ chức thực hiện, quán triệt tới từng bộ phận tham gia thực hiện bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn theo quy định của Cục trưởng Cục Thuế và quy định tại Quy trình này.

5. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương báo cáo kịp thời về Tổng cục Thuế (qua Vụ Tài vụ Quản trị) để được giải quyết hoặc nghiên cứu để sửa đổi, bổ sung Quy trình bán lẻ, cấp lẻ hóa đơn cho phù hợp./.

		Mẫu số 01 (Ban hành kèm theo Quyết định số 829/QĐ-TCT ngày 16/4/2018 của Tổng cục Thuế)
TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ......... -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------

TỜ TRÌNH HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ BÁN (CẤP) HÓA ĐƠN LẺ

Kính gửi: Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế/Đội trưởng Đội thuế LXP

Căn cứ Luật Quản lý thuế, Luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của Luật Quản lý thuế, Luật thuế Giá trị gia tăng, Luật thuế Thu nhập cá nhân và các văn bản quy định chi tiết, hướng dẫn thi hành Luật;

Căn cứ Thông tư 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14 tháng 5 năm 2010 và Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17 tháng 01 năm 2014 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ;

Căn cứ Thông tư 92/2015/TT-BTC ngày 15/6/2015 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân đối với cá nhân cư trú có hoạt động kinh doanh; hướng dẫn thực hiện một số nội dung sửa đổi, bổ sung về thuế thu nhập cá nhân quy định tại luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của các luật về thuế số 71/2014/QH13 và Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 của chính phủ quy định chi tiết thi hành luật sửa đổi, bổ sung một số Điều của các luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số Điều của các nghị định về thuế;

Căn cứ Thông tư số 37/2017/TT-BTC ngày 27/4/2017 của Bộ Tài chính sửa đổi, bổ sung Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính, Thông tư số 26/2015/TT-BTC ngày 27/02/2015 của Bộ Tài chính.

Căn cứ số liệu kê khai của tổ chức (cá nhân) đề nghị cấp (bán) hóa đơn lẻ tại tờ khai thuế ngày..../..../...

Bộ phận Tiếp nhận và trả kết quả/Cán bộ tiếp nhận hồ sơ Đội thuế trình Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế/Đội trưởng Đội thuế……………… phê duyệt hồ sơ cấp (bán) hóa đơn lẻ của hộ, cá nhân kinh doanh (hoặc tổ chức không phải là doanh nghiệp hoặc hộ, cá nhân không kinh doanh) như sau (kèm theo hồ sơ khai thuế của tổ chức, cá nhân):

1. Tên hộ cá nhân kinh doanh (hoặc tên tổ chức; hộ, cá nhân không kinh doanh) đề nghị bán (cấp) hóa đơn lẻ:…………………………………………………………………..

2. Tên người nhận hóa đơn:……………………………………………………………………..

3. Địa chỉ (đối với cá nhân kinh doanh là địa chỉ trụ sở chính ghi theo đăng ký thuế): …………………………………………………………………………………………………….

4. Mã số thuế (hoặc số chứng minh nhân dân): ………………………………………………..

5. Ngành nghề:……………………………………………………………………………………..

6. Tên hàng hóa, dịch vụ đề nghị bán (cấp) hóa đơn lẻ:……………………………………….

7. Số lượng hóa đơn lẻ đề nghị bán (cấp) trong ngày:………………………số hóa đơn.

8. Số lượng hóa đơn lẻ đã bán (cấp) trong tháng:………….số hóa đơn.

9. Doanh thu khoán trong tháng (đối với hộ, cá nhân kinh doanh):…………………………..

10. Phần tính thuế:

STT	Loại thuế	Doanh thu	Tỷ lệ	Số thuế phải nộp
1	Thuế GTGT
2	Thuế TNDN (đối với tổ chức)
3	Thuế TNCN (đối với cá nhân)
4	…
5	…
Tổng cộng	…

Ý kiến phế duyệt của Lãnh đạo Cục Thuế/Chi cục Thuế/Đội trưởng Đội thuế Liên xã, phường, thị trấn:………………………………………………………………………………

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ/CÁN BỘ TIẾP NHẬN HỒ SƠ ĐỘI THUẾ LXP (Ký và ghi rõ họ tên)

…….., ngày.....tháng.....năm.... LÃNH ĐẠO CỤC THUẾ/CHI CỤC THUẾ/ĐỘI TRƯỞNG ĐỘI THUẾ LXP (Ký và ghi rõ họ tên)

TỔNG CỤC THUẾ CỤC THUẾ:…………. -------		Mẫu: ST13TH/AC

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CẤP/BÁN HÓA ĐƠN LẺ

Từ ngày..... tháng... đến ngày.... tháng..... năm...

STT	Cơ quan Thuế	Số lượng NNT đã cấp/bán lẻ hóa đơn	Số lượng hóa đơn cấp/bán lẻ	Trong đó: Số lượng hóa đơn bán lẻ xóa bỏ	Doanh thu	Số thuế

NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ TRÁCH ẤN CHỈ (ký, ghi rõ họ tên)

…… ngày ….. tháng …. năm ….. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

TỔNG CỤC THUẾ		Mẫu sổ: ST13.1TH/AC
CỤC THUẾ:…………. -------

TỔNG HỢP TÌNH HÌNH SỬ DỤNG CẤP/BÁN HÓA ĐƠN LẺ CÓ DẤU HIỆU RỦI RO

Từ ngày..... tháng... đến ngày.... tháng..... năm...

STT	Cơ quan Thuế	Số lượng NNT đã cấp/bán lẻ từ 02 số hóa đơn/ngày	Số lượng NNT đã cấp/bán lẻ từ 05 số hóa đơn/tháng	Số lượng NNT đã cấp/bán lẻ có doanh thu trên 20 triệu/hóa đơn	Tổng doanh thu	Ghi chú:
						Số lượng NNT vừa có tại cột (3), cột (4) và cột (5)
1	2	3	4	5	6

NGƯỜI LẬP BIỂU (ký, ghi rõ họ tên)

PHỤ TRÁCH ẤN CHỈ (ký, ghi rõ họ tên)

…… ngày ….. tháng …. năm ….. THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

CỤC THUẾ……………… CHI CỤC THUẾ:………. -------

Mẫu sổ: ST13/AC

SỔ QUẢN LÝ CẤP, BÁN HÓA ĐƠN LẺ

Từ ngày..... tháng... đến ngày.... tháng..... năm...

Ngày/tháng/năm Văn bản (Đơn) đề nghị

Người bán hàng

Người mua hàng

Ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn

Số hóa đơn

Trạng thái: xóa bỏ

Ngày cấp, bán hóa đơn

Tên hàng hóa, dịch vụ

Doanh thu

Tổng số thuế đã nộp

Trạng thái Web tra cứu hóa đơn (Đã gửi thành công; chưa gửi; đã gửi nhưng lỗi truyền nhận)

Tên

Địa chỉ

Mã số thuế

Tên

Địa chỉ

Mã số thuế

Thuế GTGT

Thuế TNCN

Thuế TNDN

Thuế TTĐB

Thuế TN

Thuế BVMT

Phí BVMT

Tổng cộng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

I- Tại Văn phòng Cục Thuế

…………

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

II- Tại Văn phòng Chi cục Thuế

………..

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

III- Tại Đội Thuế

…………

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Tổng cộng (I+II+II)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Ghi chú: trường hợp Chi cục Thuế giao nhiệm vụ cấp/bán hóa đơn lẻ cho Đội thuế thì bổ sung Đội trưởng Đội thuế ký xác nhận vào Sổ ST13/AC.

BỘ PHẬN ẤN CHỈ CỤC THUẾ /CHI CỤC THUẾ/ĐỘI THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN & TRẢ KQ CỤC THUẾ/CHI CỤC THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

BỘ PHẬN KÊ KHAI & KẾ TOÁN THUẾ CỤC THUẾ/CHI CỤC THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

..., ngày....tháng...năm.... LÃNH ĐẠO CỤC THUẾ/ CHI CỤC THUẾ (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

CỤC THUẾ………………… CHI CỤC THUẾ:…………. -------

Mẫu sổ: ST13.1/AC

SỔ QUẢN LÝ HÓA ĐƠN CẤP, BÁN LẺ CÓ DẤU HIỆU RỦI RO

Từ ngày..... tháng... đến ngày…. tháng..... năm...

(Theo dõi NNT phát sinh đã mua, cấp từ 02 số hóa đơn/ngày hoặc 05 hóa đơn/tháng hoặc có doanh thu trên 20 triệu đồng/hóa đơn)

Ngày/tháng/năm Văn bản (Đơn) đề nghị

Người bán hàng

Người mua hàng

Ký hiệu mẫu hóa đơn

Ký hiệu hóa đơn

Số hóa đơn

Trạng thái: xóa bỏ

Ngày cấp, bán hóa đơn

Tên hàng hóa, dịch vụ

Doanh thu

Tổng số thuế đã nộp

Trạng thái Web tra cứu hóa đơn (Đã gửi thành công; chưa gửi; đã gửi nhưng lỗi truyền nhận)

Tên

Địa chỉ

Mã số thuế

Tên

Địa chỉ

Mã số thuế

Thuế GTGT

Thuế TNCN

Thuế TNDN

Thuế TTĐB

Thuế TN

Thuế BVMT

Phí BVMT

Tổng cộng

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

22

23

I- Tại Văn phòng Cục Thuế

…………

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

II- Tại Văn phòng Chi cục Thuế

………..

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

III- Tại Đội Thuế

…………

Cộng

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Tổng cộng (I+II+II)

x

x

x

x

x

x

x

x

x

Ghi chú: trường hợp Chi cục Thuế giao nhiệm vụ cấp/bán hóa đơn lẻ cho Đội thuế thì bổ sung Đội trưởng Đội thuế ký xác nhận vào Sổ ST13.1/AC.

BỘ PHẬN ẤN CHỈ CỤC THUẾ/ CHI CỤC THUẾ/ĐỘI THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

BỘ PHẬN TIẾP NHẬN & TRẢ KQ CỤC THUẾ/CHI CỤC THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

BỘ PHẬN KÊ KHAI & KẾ TOÁN THUẾ CỤC THUẾ/CHI CỤC THUẾ (Ký và ghi rõ họ tên)

…..., ngày....tháng...năm.... LÃNH ĐẠO CỤC THUẾ/ CHI CỤC THUẾ (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 829/QD-TCT	Hanoi, April 16, 2018

DECISION

PROMULGATING PROCEDURE FOR SALE AND ISSUE OF SEPARATE INVOICES

DIRECTOR OF THE GENERAL DEPARTMENT OF TAXATION

Pursuant to Government's Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 on invoices for goods sold and services provided; Government's Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014 on amendments to Government's Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 on invoices for goods sold and services provided;

Pursuant to Decision No. 115/2009/QD-TTg of September 28, 2009, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the General Department of Taxation affiliated to the Ministry of Finance and guiding documents on functions, tasks, power of units affiliated to General Department of Taxation, Departments of Taxation and Sub-departments of Taxation;

Pursuant to Circular No. 156/2013/TT-BTC dated November 6, 2013 of the Ministry of Finance on guidelines for the Law on Tax administration; Law on amendments to the Law on Tax administration and Government's Decree No. 83/2013/ND-CP dated July 22, 2013;

Pursuant to Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2014 of the Ministry of Finance on guidelines for Decree No. 51/2010/ND-CP dated May 14, 2010 and Government's Decree No. 04/2014/ND-CP dated January 17, 2014 on invoices for goods sold and services provided;

Pursuant to Circular No. 151/2014/TT-BTC dated October 10, 2014 of the Ministry of Finance on guidelines for Government's Decree No. 91/2014/TT-BTC dated October 1, 2014 on amendments to certain articles in Decrees on taxation;

...

...

...

Pursuant to Circular No. 37/2017/TT-BTC dated April 27, 2017 of the Ministry of Finance on amendments to Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2014 of the Ministry of Finance, Circular No. 26/2015/TT-BTC dated February 27, 2015 of the Ministry of Finance;

Pursuant to Decision No. 106/2010/QD-BTC dated January 14, 2010 of the Minister of Finance defining the functions, tasks, entitlements and organizational structure of Departments and Offices affiliated to General Department of Taxation;

Pursuant to Decision No. 566/QD-TCT dated April 5, 2010 of the Director of the General Department of Taxation on working every Saturday to receive and process tax administrative procedure;

Pursuant to Decision No. 747/QD-TCT dated April 20, 2015 of the Director of the General Department of Taxation promulgating procedure for management of printed papers;

Pursuant to Decision No. 1403/QD-TCT dated July 28, 2015 of the Director of the General Department of Taxation promulgating procedure for management of invoices; Pursuant to Decision No. 2531/QD-TCT dated December 11, 2015 of the Director of the General Department of Taxation promulgating procedure for receiving and processing tax administrative procedure of taxpayers according to single-window system at tax authorities;

Pursuant to Decision No. 2371/QD-TCT dated December 18, 2015 of the Director of the General Department of Taxation promulgating procedure for tax administration regarding self-employed individuals;

At the request of Director of Department of Finance and Administration affiliated to General Department of Taxation,

HEREBY DECIDES:

Article 1. To issue together with this Decision procedure for sale or issue of separate invoices applied to tax authorities.

...

...

...

Other matters shall be done in accordance with Decision No. 747/QD-TCT dated April 20, 2015 of the Director of the General Department of Taxation.

Article 3. Heads of Departments and units affiliated to General Department of Taxation; Directors of Departments of Taxation of provinces and central-affiliated cities; Managers of Sub-departments of Taxation of districts, district-level towns, cities shall implement this Decision./.

DIRECTOR GENERAL




Bui Van Nam

PROCEDURE

SALE OR ISSUE OF SEPARATE INVOICES OF TAX AUTHORITIES
(Issued together with this Decision No. 829/QD-TCT dated April 16, 2018 of the Director of the General Department of Taxation)

Part I

...

...

...

I. PURPOSES, REQUIREMENTS

- Improve quality of management and enhance oversight between units participating in procedure for sale or issue of separate invoices; sense of compliance with laws and regulations on taxation; steadily modernizing management of sale or issue of separate invoices.

- Strengthen effectiveness in management of sale or issue of separate invoices, heightening self-awareness of compliance with laws and regulations on taxation and accounting system of entities associated with goods sold and services provided; enhance management and oversight of superior tax authorities over subordinates and tax authorities over relevant entities in using separate invoices sold or issued.

- Procedure for sale or issue of separate invoices shall be managed consistently in the whole sector, contributing reform of tax administrative procedure, facilitates the tax payment.

- Assign management and inspection responsibilities according to functions and duties of units in tax authorities regarding management of sale or issue of separate invoices.

- Set out specific tasks in the procedure for management of sale or issue of separate invoices in order for tax officers to perform their duties consistently and properly.

II. SCOPE AND REGULATED ENTITIES

1. Scope:

This procedure sets forth tasks in sale or issue of separate invoices at tax authorities at Departments of Taxation, Sub-departments of Taxation and reporting.

...

...

...

- The procedure for management of sale or issue of separate invoices shall apply consistently in tax authorities (General Department of Taxation, Departments of Taxation, and Sub-departments of Taxation).

- Units in tax authorities participating in the procedure:

2.1. Division of Management of Printed Papers affiliated to Department of Finance and Administration of General Department of Taxation, Sub-division of Printed Papers affiliated to Representative of General Department of Taxation Office at Ho Chi Minh City; Division of Management of Printed Papers affiliated to Department of Taxation of Hanoi and Ho Chi Minh City; Sub-division affiliated to Division of Administration – Management - Finance – Printed Papers affiliated to Department of Taxation; Sub-division of Printed Papers affiliated to Team of Administration – Management - Finance – Printed Papers affiliated to Sub-department of Taxation (Division/Sub-division of printed papers).

2.2. Sub-division of Administration affiliated to Division of Administration – Management - Finance – Printed Papers affiliated to Department of Taxation; Team of Administration – Management - Finance – Printed Papers affiliated to Sub-department of Taxation.

2.3. Sub-division of Reception and Result Return affiliated to Department of Taxation and Sub-department of Taxation.

2.4. Division of Tax Inspection, Division of Tax Examination, Division of Internal Examination affiliated to Department of Taxation; Team of Tax Examination, Team of Internal Examination affiliated to Sub-department of Taxation (Examination Division/Sub-division); Tax Team of intercommune, interward, intercommune-level town (hereinafter referred to as intercommune).

2.5. Division of Tax Declaration and Accounting affiliated to Department of Taxation; Team of Tax Declaration and Accounting affiliated to Sub-department of Taxation (Division/Sub-division of Tax Declaration and Accounting).

2.6. Department of Information Technology affiliated to General Department of Taxation; Division of Informatics affiliated to Department of Taxation; Sub-division of Informatics affiliated to Team of Tax Declaration - Accounting – Informatics or sub-division which is given informatics assignment at Sub-department of Taxation.

III. INTERPRETATION OF TERMS

...

...

...

2. State budget.

3. TIN: Taxpayer Identification Number.

4. Sale of separate invoices means a tax authority sells separate invoice to a household business or self-employed individual from an invoice book made and issued by the tax authority (including household businesses or self-employed individuals that pay tax every time the tax is incurred and households or individuals leasing assets entitled to buy separate invoices from tax authorities).

5. Issue of separate invoices means a tax authority issues separate invoice from an invoice book made and issued by the tax authority (including organizations other than enterprises but sell goods or provide services; enterprises which were dissolved, went bankrupt, have tax statement completed or have TIN cancelled need dispose of assets requiring in invoice given to the buyer, and regulatory bodies that sell property in an auction not required to pay VAT using credit-invoice method).

Part II

PROCEDURE FOR SALE AND ISSUE OF SEPARATE INVOICES

1. Procedures for sale of separate invoices to household businesses and self-employed individuals at Sub-department of taxation.

1.1. Sub-division of Reception and Result Return of Sub-department of taxation shall:

Step 1:

...

...

...

+ Verify if the application for purchase of separate invoices is complete and valid as prescribed in Article 12 of Circular No. 39/2014/TT-BTC , in specific:

++ An application for purchase of invoices using Form in Point 3.3, Appendix 3 issued together with Circular No. 39/2014/TT-BTC ;

++ Present ID card (citizen ID card) remaining valid as prescribed in laws and regulations on ID card (citizen ID card);

++ Written declaration (using form No. CK01/AC, Appendix 3 issued together with Circular No. 39/2014/TT-BTC) in terms of business facilities in conformity with business registration certificate or investment license (practice certificate) or establishment decision of competent authority (apply to household business/self-employed individual buying separate invoices for the first time);

++ Power of attorney (in case of authority).

+ Verify if the tax return is complete and valid as prescribed in Clause 2 Article 7 or Point b Clause 1 Article 8 of Circular No. 92/2015/TT-BTC filed by entities entitled to buy separate invoices from tax authorities and information of household businesses and self-employed individuals managed by tax authorities in the Tax Management System (TMS);

+ Check ID card or citizen ID card of those named in the application for purchase of invoices or authorized by household business/self-employed individual through power of attorney as prescribed by law in terms of: Validity period; inspection and reconciliation of information in ID card or citizen ID card of invoice buyers and information stated in the application for purchase of invoices.

+ Review and collate information and documents in the application (application for purchase of invoices and tax return) with entries prescribed in Point 4 and Article 16 of Circular No. 39/2014/TT-BTC , ensuring that household business/self-employed individual has sufficient information to fill in the invoice completely: Details of buyer/user, description of goods/services, unit price, quantity.

- Guide the household business/self-employed individual to declare and determine taxes and fees (if any) payable as prescribed.

...

...

...

If the household business/self-employed individual is found not having a TIN, the Sub-division of Reception and Result Return shall guide it to submit additional application for issue of TIN for household business/self-employed individual as prescribed in Point 7 Article 7 of the Circular No. 95/2016/TT-BTC dated June 28, 2016 and relevant amending documents.

Each tax officer may not declare or sign the application for purchase of invoices on behalf of the household business/self-employed individual.

- Receive the application for issue of TIN enclosed with a tax form for household business/self-employed individual sent by the Tax Team, and then forward it to the Sub-division in charge of issue of TIN as prescribed in Procedure for tax administration applied to self-employed individuals.

Step 2: Upon receipt of complete application, affix the receipt acknowledgement stamp to the application; record it in the Application Management software as soon as possible in case of complete applications.

Step 3: Prepare a request for sale of separate invoices (enclosed with the application of household business/self-employed individual) and submit it to the head of Sub-department of Taxation for approval on the same working day (using Form No. 01 issued herewith).

Step 4: As soon as possible after receiving the approval for request for sale of separate invoices, the Sub-division of Receipt and Result Return:

- Transfer the original of tax form to the Sub-division of Tax Declaration and Accounting to update the tax form to the TMS as prescribed in Procedure for tax administration applied to self-employed individuals.

- Guide household business/self-employed individual to:

+ Prepare physical or electronic tax payment receipt as prescribed in Circular No. 84/2016/TT-BTC dated June 17, 2016 of the Ministry of Finance or relevant documents.

...

...

...

Step 5: As soon as possible after receiving physical tax payment receipt, compare it to the request for sale of separate invoices to ensure that category of tax and amount of tax payable is matched as prescribed.

If the household business/self-employed individual pays tax using physical receipt and keeps the original of the tax payment receipt, the tax authority shall maintain its photocopy.

If the household business/self-employed individual makes an electronic tax payment receipt, the tax officer shall search on the website of tax authority, and then compare the found information with the request for sale of separate invoices to ensure the match in terms of type of tax, amount payable as regulated.

Step 6: Within the working day or no later than early subsequent working day, the tax officer shall forward the following to the Sub-division of Printed Papers: All documents enclosed with photocopy of tax form, photocopy of request for sale of separate invoices and physical tax payment receipt of the household business/self-employed individual.

1.2. The Sub-division of Printed Papers affiliated to Sub-department of Taxation shall:

Step 1: Receive documents forwarded from Sub-division of Reception and Result Return.

Step 2: Sell separate invoices to the household business/self-employed individual as soon as practicable after receiving the required documents and collect no fee for sale of separate invoices.

Types of separate invoices: Sales invoices, form No. 02GTTT, etc. made and issued by Departments of Taxation (Sub-division of Printed Papers uses separate invoice books to sell separate invoices). The separate invoice shall bear the seal of supervisory tax authority at the top-left corner of invoice copies.

Step 3: Guide the household business/self-employed individual to completely fill in the invoice as prescribed in Article 4 and Article 16 of Circular No. 39/2014/TT-BTC or relevant amendments provided that both signatures of the seller and the buyer are required as per the law.

...

...

...

Step 4: Before giving the separate invoices to household business/self-employed individual, the tax officer must re-check all entries filled in the invoice to ensure that they are matched with those stated in the request forwarded by the Sub-division of Reception and Result Return affiliated to Sub-department of Taxation.

- When giving invoices, the tax officer guides the household business/self-employed individual as follows: Copy 1 shall be kept to itself, copy 2 shall be given to buyers. Copy 3 shall be kept at Sub-division of Printed Papers affiliated to Sub-department of Taxation in conjunction with the required documents forwarded by Sub-division of Reception and Result Return.

Step 5: As soon as possible after selling separate invoices to the household business/self-employed individual, the tax officer shall insert sufficient information on the separate invoice in terms of amount of tax, fee (if any) paid by the household business/self-employed individual to the Printed Paper Management Program (including entries made on the documents forwarded to the Sub-division of Printed Papers by the Tax Team Leader if the Tax Team has no network connection and has sold separate invoices):

+ Date stated on the application for purchase of invoices made by household business/self-employed individual.

+ Name, address and TIN of household business/self-employed individual.

+ Name, address and TIN of buyer.

+ Template symbol, mark of separate invoice, number of separate invoice, date of sale of separate invoices.

+ Description of good(s) or service(s).

+ Revenue.

...

...

...

- Furthermore, the tax officer shall post certain entries made on the separate invoice on the Invoice Search website of General Department of Taxation (gdt.gov.vn) as follows:

+ Name, address and TIN of household business/self-employed individual.

+ Template symbol, mark of separate invoice, number of separate invoice, date of sale of separate invoices.

+ Tax authority that sells separate invoices.

- Regarding a separate invoice which contains erasures, the tax officer shall remove it from the Printed Paper Management Program (it shall automatically transfer the digital data of removed invoice to the report on use of invoices (form No. BC26/AC)).

- If household business/self - employed individual requests to revise certain entries in a separate invoice which has been given and posted on the Invoice Search website, the tax authority shall, pursuant to Article 20 of Circular No. 39/2014/TT-BTC , guide the household business/self-employed individual to take appropriate actions against the invoice that was filled in.

According to the revision and document confirmed by the seller and the buyer, the tax authority shall sell other separate invoices for replacement or revision; and update replaced or revised entries in the Printed Paper Management Program in accordance with above regulations.

- The Printed Paper Management Program should give a warning if the number order of separate invoice is not inserted continuously in the order from least to greatest.

- The Printed Paper Management Program shall automatically record and transmit data from the register of sale of separate invoices (Form No. ST13/AC) of Sub-department of Taxation to the Printed Paper Management Program of Departments of Taxation for further analysis and risk assessment of data related to separate invoices, in which:

...

...

...

+ Register of sale of separate invoices (Form No. ST13/AC) that has a filter function to create a sub-register of separate invoices showing potential risk (of illegal sale/purchase of separate invoices) (form No. ST13.1/AC) according to TIN of household business/self-employed individual that buys separate invoices at least twice a day or at least 5 times a month or earns revenue of at least VND 20 million for 1 separate invoice.

Step 6: Early morning of subsequent working day:

- Access Printed Paper Management Program to look up register of sale of separate invoices (form No. ST13/AC) and sub-register of separate invoices showing potential risk (form No. ST13.1/AC).

- The program displaying ST13/AC and ST13.1/AC shall automatically refer to information publicly on the Invoice Search website of General Department of Taxation to determine which number of invoice that has been successfully sent, has not been sent, or has been sent but failed in transmission to the Invoice Search website from the Printed Paper Management Program:

+ If the number of a separate invoice has been inserted in the Printed Paper Management Program but has not been sent to the Invoice Search website (the send button has not been pressed), the Sub-division of Printed Papers shall send it to the Invoice Search website of General Department of Taxation.

+ If the number of a separate invoice has been sent but failed in transmission, the Sub-division of Printed Papers shall request the Sub-division of Information Technology to update it on the Invoice Search website on the same day.

Step 7: After inserting all entries in applications forwarded by Tax Team Leader in case the Tax Team has no network connection and has sold separate invoices, the Sub-division of Printed Papers shall:

- Print the register of issue or sale of separate invoices (form No. ST13/AC and form No. ST13.1/AC) for applications received by the Tax Team.

- Send 1 copy to the Tax Team Leader (after the Tax Team Leader signs the register ST13/AC and ST13.1/AC) for management purpose in case the Tax Team has assigned to sell separate invoices by Sub-department of Taxation.

...

...

...

(1) Check whether a request forwarded by Sub-division of Reception and Result Return have deficiencies or mistakes, if yes, forward it to Sub-division of Reception and Result Return for correcting deficiencies and mistakes.

(2) Approve request and forward it as quickly as possible to Sub-division of Reception and Result Return,

(3) Early morning of subsequent working day, assess the Printed Paper Management Program to examine entries in the register of issue and sale of separate invoices (form No. ST13/AC and form No. ST13.1/AC) and direct the Sub-division in charge of inspecting invoices and risk analysis and evaluation (in writing or email, etc.), as prescribed in Decision No. 1403/QD-TCT dated July 28, 2015 of the Director of the General Department of Taxation or relevant amendments.

The Printed Paper Management Program shall display “History of visiting register of issue and sale of separate invoices”, which contains names of viewers and date to document the time when leaders of Sub-department of Taxation accesses the program which inspecting data of separate invoices.

(4) If a Tax Team of intercommune which has wide area, rough terrain, and far from the State Treasury is assigned to sell separate invoices to household businesses/self-employed individuals that wish to use separate invoices, the leaders of Sub-department of Taxation shall:

- ensure that the sale of separate invoices must be joined by at least 3 officials, in which 1 official receives and verifies applications and guides the filing of tax return and tax payment (hereinafter referred to as receiving official); Tax Team Leader takes charge of approving applications; and the remaining official takes charge of selling separate invoices and collect tax payment (hereinafter referred to as selling official).

- issue a document stating that the Tax Team Leader shall be in charge of sale of separate invoices and enabling the Tax Team Leader to buy, receive, use, and report the use of invoices, tax statement receipts.

- require the Tax Team Leader to forward the application for purchase of invoices submitted by household business/self-employed individual on the same working day or no later than the subsequent day to Sub-division of Reception and Result Return affiliated to Sub-department of Taxation for further circulation to other Sub-divisions:

+ The original of tax form shall be circulated to Sub-division of Tax Declaration and Accounting affiliated to Sub-department of Taxation.

...

...

...

- Depending upon the real circumstances in administrative division, set forth time limit for Tax Team Leader to prepare statement of tax receipts and time limit for payment to State Treasury, in accordance with Article 28 Circular No. 156/2013/TT-BTC dated November 6, 2013 and Circular No. 84/2016/TT-BTC dated June 17, 2016 of the Ministry of Finance: Time limit for payment to State Treasury is 5 working days from the date of collecting tax payment from household business/self-employed individual associated with mountainous area, remote and isolated areas, rough terrain areas. If the paid tax exceeds VND 10 billion, it must be paid to Vietnam State Treasury on the same day or no later than morning of subsequent day.

2. Procedures for sale of separate invoices to household businesses and self-employed individuals at Tax Teams affiliated to Sub-departments of Taxation.

A Tax Team shall sell separate invoices to household businesses/self-employed individuals as prescribed in sub-point (4), Clause 1.3, Point 1, and Section II of this document as follows:

2.1. The receiving official of Tax Team shall:

Step 1: Receive, verify and guide the household business/self-employed individual to provide complete documents and file tax return and remit payment in accordance with Step 1 and Step 2 Clause 1.1, Point 1, Part II of this document.

- If the household business/self-employed individual is found not having a taxpayer identification number, the receiving official shall guide household business/self-employed individual to submit additional application for issue of taxpayer identification number for household business/self-employed individual as prescribed in Point 7 Article 7 of the Circular No. 95/2016/TT-BTC dated June 28, 2016 and relevant amending documents.

- After complete application for issuance of TIN is provided, the photocopy of tax form enclosed with the application shall be forwarded (in person or via email) to Sub-division of Reception and Result Return affiliated to Sub-department of Taxation on the same working day or early subsequent day.

Step 2: Promptly after receiving complete application, prepare a request for sale of separate invoices and request the Tax Team Leader to approve it (form No. 01 enclosed with this document) on the same day.

Step 4: As soon as possible after receiving the approval for request from the Tax Team Leader, forward the application (enclosed with the request) to the selling official.

...

...

...

Step 1: Receive application from the receiving official; make a tax receipt to collect all taxes payable as prescribed in the Law on Tax Administration and guiding documents.

Step 2: Sell separate invoices to the household business/self-employed individual and not collect payment from sale of separate invoices; and guide the household business/self-employed individual to fill in sufficient entries of the invoice and use the invoice book to sell invoices to the household business/self-employed individual on the same day as prescribed in Step 2 and Step 3 Clause 1.2, Point 1, Part II of this document.

Step 3: Before giving separate invoices to the household business/self-employed individual, re-check entries filled in by the household business/self-employed individual in the invoices to ensure that they match with those stated in the request forwarded by the receiving official as prescribed in Step 4 Clause 1.2, Point 1, Part II of this document.

Step 4:

- Transfer all paid tax and documents in applications for purchase of invoices to the Tax Team Leader as soon as possible after sale of separate invoices and collection of taxes (bearing signature(s) to confirm the transferred amount of taxes in the photocopy of tax receipt or in a confirmation note between the selling official and Tax Team Leader).

- If the Tax Team has a network system connected with the Printed Paper Management Program of Sub-department of Taxation:

+ After selling separate invoices, the selling official shall insert adequate entries in the separate invoice and the amount of taxes or fees (if any) to the Printed Paper Management Program as prescribed in Step 5, Clause 1.2, Point 1, Part II of this document.

+ The Program shall automatically keep ST13/AC updated; transmit data of separate invoices to Invoice Search website of General Department of Taxation; enable printing of registers ST13/AC and ST13.1/AC according to TIN of the household business/self-employed individual for further analysis and evaluation of risks by the Tax Team.

2.3. The Tax Team Leader of intercommune shall:

...

...

...

- Approve the request and forward it as soon as possible to the receiving official.

- After receiving a complete application for sale of separate invoices forwarded by the selling official, circulate it and remit tax payment to State Treasury as prescribed by Manager of Sub-department of Taxation in Clause 1.3, Point 1, Part II of this document.

- Receive registers ST13/AC and ST13.1/AC sent by Sub-department of Taxation for further analysis and evaluation of risks related to separate invoices in the administrative division.

3. Procedures for issue of separate invoices to non-business entities at Departments of Taxation/Sub-department of Taxation.

3.1. Sub-division of Reception and Result Return of Sub-department of taxation shall:

Step 1:

- Receive and verify the application:

+ Check if the application for issue of separate invoices is complete and valid as prescribed in Article 13 of Circular No. 39/2014/TT-BTC and tax return prescribed in Point c Clause 5 Article 11 of Circular No. 156/2013/TT-BTC , Article 16 of Circular No. 151/2014/TT-BTC (amending Clause 5 Article 12 of Circular No. 156/2013/TT-BTC) and information about the non-business entity in the Tax Management System (TMS);

+ Check if the ID card or citizen identification card of the person who is assigned by the non-business entity to receive invoices (hereinafter referred to as recipient) remains valid as per the law; and compare entries in the card with such recipient and entries in the request for purchase of invoices.

...

...

...

- Guide the recipient to declare and determine taxes and fees (if any) payable as prescribed.

If the application is incomplete, misstated, or inaccurate compared with information in the system of tax authority, it shall notify the recipient of correcting deficiencies.

If the non-business entity is found not having a taxpayer identification number, the Sub-division of Reception and Result Return shall guide the recipient to submit additional application for issue of taxpayer identification number for non-business entity as prescribed in the Circular No. 95/2016/TT-BTC dated June 28, 2016 and relevant amending documents.

Each tax officer may not declare or sign the application for issue of invoices on behalf of the non-business entity.

Step 2: Upon receipt of complete application, affix the receipt acknowledgement stamp to the application; record it in the Application Management software as soon as possible in case of complete applications.

Step 3: Prepare a request for issue of separate invoices and submit it to the head of Departments of Taxation/Sub-department of Taxation for approval on the same working day (using Form No. 01 issued herewith).

Step 4: Do the following tasks as soon as possible after receiving approval for the request for issue of separate invoices from Departments of Taxation/Sub-department of taxation:

- Transfer the original of tax form to the Sub-division of Tax Declaration and Accounting to update the tax form to the TMS as prescribed in Procedure for tax administration applied to self-employed individuals.

- Guide the recipient to:

...

...

...

+ Pay taxes to State Treasury as prescribed.

Step 5: As soon as possible after receiving physical tax payment receipt, compare it to the request for issue of separate invoices to ensure that category of tax and amount of tax payable is matched as prescribed.

If the recipient pays tax using physical receipt and keeps the original of the tax payment receipt, the tax authority shall maintain its photocopy.

If the recipient makes an electronic tax payment receipt, the tax officer shall search on the website of tax authority, then compare the found information with the request for issue of separate invoices to ensure the match in terms of type of tax, amount payable as regulated.

Step 6: Within the working day or no later than early subsequent working day, the tax officer shall forward the tax payment receipt to the Sub-division of printed papers: All documents enclosed with photocopy of tax form, photocopy of request for issue of separate invoices and physical tax payment receipt of the non-business entity.

3.2. The Division/Sub-division of printed papers affiliated to Department/Sub-department of Taxation shall:

Step 1: Receive documents forwarded from Sub-division of Reception and Result Return.

Step 2: Issue separate invoices to the recipient as soon as practicable after receiving the required documents and collect no fee for issue of separate invoices.

Types of separate invoices: Sales invoices, form No. 02GTTT, etc., VAT invoices, 01GTKT, etc. made and issued by Departments of Taxation (Sub-division of Printed Papers uses separate invoice books to issue separate invoices). The separate invoice shall bear the seal of supervisory tax authority at the top-left corner of invoice copies.

...

...

...

The tax officer may not fill in the separate invoice on behalf of the recipient.

Step 4: Before giving the separate invoices to the recipient, the tax officer must re-check all information made on the invoice the ensure that they are matched with those stated in the request forwarded by the Sub-division of Reception and Result Return affiliated to Sub-department of Taxation.

- Guide the recipient as follows, upon giving invoices: Copy 1 shall be kept by non-business entity, copy 2 shall be given to buyers. Copy 3 shall be kept at Sub-division of Printed Papers affiliated to Department/Sub-department of Taxation in conjunction with the required documents forwarded by Sub-division of Reception and Result Return.

Step 5: Promptly insert entries in the separate invoices and amount of taxes and fees (if any) paid by the recipient to the Printed Paper Management Program after issuing separate invoices:

+ Date of request for issue of separate invoices.

+ Name, address and TIN of non-business entity.

+ Name, address and TIN of buyer.

+ Template symbol, mark of separate invoice, number of separate invoice, date of issue of separate invoices.

+ Description of good(s) or service(s).

...

...

...

+ Paid tax.

- Furthermore, the tax officer shall post certain entries made on the separate invoice on the invoice search website of General Department of Taxation (gdt.gov.vn) as follows:

+ Name, address and TIN of non-business entity.

+ Template symbol, mark of separate invoice, number of separate invoice, date of issue of separate invoices.

+ Tax authority that issues separate invoices.

- Regarding a separate invoice which contains erasures, the tax officer shall remove it from of the Printed Paper Management Program (it shall automatically transfer the digital data of removed invoice to the report on use of invoices (form No. BC26/AC)).

- If the recipient requests to revise certain entries in a separate invoice which has been given and posted on the invoice search website, the tax authority shall, pursuant to Article 20 of Circular No. 39/2014/TT-BTC , guide the recipient to take appropriate actions against the invoice that was made.

According to the revision and document confirmed by the seller and the buyer, the tax authority shall issue other separate invoices for replacement or revision; and update replaced or revised entries in the Printed Paper Management Program in accordance with above regulations.

- The Printed Paper Management Program should give a warning if the number order of separate invoice is not inserted continuously in the order from least to greatest.

...

...

...

+ The program that supports printing and exclusively monitoring register of issue of separate invoices of Department/Sub-department of Taxation (Form ST13/AC).

+ Register of issue of separate invoices (Form No. ST13/AC) that has a filter function to create a sub-register of sale of separate invoices showing potential risk (of illegal sale/purchase of separate invoices) (form No. ST13.1/AC) according to TIN of non-business entity that is issued with separate invoices at least twice a day or at least 5 times a month or earns revenue of at least VND 20 million for 1 separate invoice.

Step 6: Early morning of subsequent working day:

- Access Printed Paper Management Program to look up register of sale of separate invoices (form No. ST13/AC) and sub-register of separate invoices showing potential risk (form No. ST13.1/AC).

- The program displaying ST13/AC and ST13.1/AC shall automatically refer to information publicly on the invoice search website of General Department of Taxation to determine which number of invoice that has been successfully sent, has not been sent, or has been sent but failed in transmission to the invoice search website from the Printed Paper Management Program:

+ If the number of a separate invoice has been inserted in the Printed Paper Management Program but has not been sent to the Invoice Search website (the send button has not been pressed), the Sub-division of Printed Papers shall send it to the Invoice Search website of General Department of Taxation.

+ If the number of a separate invoice has been sent but failed in transmission, the Sub-division of Printed Papers shall request the Sub-division of Information Technology to update it on the Invoice Search website on the same day.

3.3. The leaders of Department/Sub-department of Taxation shall:

(1) Check whether requests forwarded by Sub-division of Reception and Result Return have deficiencies or mistakes, if yes, forward them to Sub-division of Reception and Result Return for correcting deficiencies and mistakes.

...

...

...

(3) Early morning of subsequent working day, assess the Printed Paper Management Program to examine entries in the register of issue and sale of separate invoices (form No. ST13/AC and form No. ST13.1/AC) and direct the Sub-division in charge of inspecting invoices and risk analysis and evaluation (in writing or email, etc.), as prescribed in Decision No. 1403/QD-TCT dated July 28, 2015 of the Director of the General Department of Taxation or relevant amendments.

The Printed Paper Management Program shall display “History of visiting register of issue and sale of separate invoices”, including: names of viewers and date to document the time when leaders of Department/Sub-department of Taxation accesses the program which inspecting data of separate invoices.

4. Authorization in Printed Paper Management System.

- Sub-division of Reception and Result Return, Sub-division of Tax Declaration and Accounting, or Sub-division in charge of inspecting invoices is entitled to obtain authorization to access the Printed Paper Management System to search, view and print registers ST13/AC and ST13.1/AC for management purpose depending on its functions and tasks.

The program shall display “History of visiting register of issue and sale of separate invoices”, including: names of viewers, date.

- Division/Sub-division of Information Technology affiliated to Departments of Taxation/Sub-department of Taxation shall authorize relevant divisions/sub-divisions to access to data of sale or issue of separate invoices as assigned by the leaders.

5. Report on use of invoices to be sold separately or issue separately:

- The Division/Sub-division of printed papers affiliated to Department/Sub-department of Taxation shall: Prepare quarterly reports on use of invoices (form No. BC26/AC) as prescribed in Article 27, Circular No. 39/2014/TT-BTC dated March 31, 2014 of the Ministry of Finance. These reports shall be sent to superior Sub-division of Printed Papers thereafter.

- The Division/Sub-division of printed papers affiliated to Department/Sub-department of Taxation shall: Receive and insert reports on use of invoices (form No. BC26/AC) to the Printed Paper Management Program and post them on the Invoice Search website.

...

...

...

- According to the registers of issue and sale of separate invoices (form No. ST13/AC and ST13.1/AC), the Printed Paper Management Program shall make a consolidated report on issue or sale of invoices (form no. ST13TH/AC) and a consolidated report on issue or sale of invoices showing potential risk (ST13.1TH/AC) at Department/Sub-department of Taxation (including data at the Tax Team).

- The Division/Sub-division of Printed Papers affiliated to Department/Sub-department of Taxation shall:

Send a consolidated report on issue or sale of invoices (form no. ST13TH/AC) and a consolidated report on issue or sale of invoices showing potential risk (ST13.1TH/AC) to General Department of Taxation through the Printed Paper Management System no later than 30th day of the month succeeding the reporting month.

- Departments/Units affiliated to General Department of Taxation:

Department of Inspection, Department of Internal Inspection, Division of Management of Printed Papers affiliated to Department of Finance and Administration, Department of Personal Income Tax Administration and relevant departments/units may obtain authorization to inspect data related to issue and sale of separate invoices nationwide for further inspection, analysis and evaluation of risk.

Part III

IMPLEMENTATION

1. Division of Management of Printed Papers of Department of Finance and Administration affiliated to General Department of Taxation shall direct tax authorities to comply with document; cooperate with Department of Information Technology affiliated to General Department of Taxation to instruct tax authorities to initiate procedures for sale or issue of separate invoices in computer system and handle difficulties arising during management of invoices as prescribed in this document.

2. Director of Department of Information Technology affiliated to General Department of Taxation shall build the function of managing invoice to be issued or sold separately in the Printed Paper Management System and provide guidelines for implementation.

...

...

...

4. Manager of Sub-department of Taxation shall take full responsibilities for implementing and heightening involved units’ awareness in sale or issue of separate invoices as prescribed by Director of Departments of Taxation and regulations hereof.

5. Difficulties that arise during the implementation of this Circular should be reported to Department of Finance and Administration affiliated to General Department of Taxation for consideration and further amendments to procedures for sale or issue of separate invoices./.