Quyết định 1313/QĐ-BYT năm 2013 hướng dẫn quy trình khám bệnh tại Khoa Khám bệnh

• Số hiệu: 1313/QĐ-BYT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Tiến
• Ngày ban hành: 22/04/2013

BỘ Y TẾ --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 1313/QĐ-BYT	Hà Nội, ngày 22 tháng 4 năm 2013

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH HƯỚNG DẪN QUY TRÌNH KHÁM BỆNH TẠI KHOA KHÁM BỆNH CỦA BỆNH VIỆN

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Nghị định số 63/2012/NĐ-CP ngày 31 tháng 8 năm 2012 của Chính phủ Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục Quản lý khám, chữa bệnh, Vụ trưởng Vụ Bảo hiểm Y tế,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Hướng dẫn quy trình khám bệnh tại Khoa Khám bệnh của bệnh viện.

Hướng dẫn này nhằm mục đích rút gọn thời gian chờ đợi khám chữa bệnh, giảm thủ tục phiền hà cho người bệnh và nâng cao chất lượng khám chữa bệnh.

Điều 2. Hướng dẫn áp dụng cho bệnh viện, viện có giường bệnh nhà nước và tư nhân.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký, ban hành.

Điều 4. Các ông, bà: Chánh Văn phòng Bộ, Cục trưởng Cục Quản lý Khám, chữa bệnh, Vụ trưởng Vụ Bảo hiểm Y tế, Chánh Thanh tra Bộ, Vụ trưởng các vụ, Cục trưởng các cục thuộc Bộ Y tế, Giám đốc các bệnh viện, viện có giường bệnh trực thuộc Bộ Y tế, Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Thủ trưởng y tế ngành và các đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Văn phòng Chính phủ (để báo cáo); - Các Thứ trưởng (để biết); - Bảo hiểm xã hội Việt Nam (để phối hợp); - Cổng TTĐT Bộ Y tế; website Cục QLKCB; - Lưu: VT, KCB (03b), BH (02b).

BỘ TRƯỞNG Nguyễn Thị Kim Tiến

HƯỚNG DẪN

QUY TRÌNH KHÁM BỆNH TẠI KHOA KHÁM BỆNH CỦA BỆNH VIỆN
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 1313/QĐ-BYT ngày 22 tháng 4 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

I. MỤC ĐÍCH

1. Thống nhất quy trình khám bệnh tại Khoa Khám bệnh của các bệnh viện.

2. Hướng dẫn các bệnh viện thực hiện các giải pháp cải tiến quy trình và thủ tục trong khám bệnh, rút ngắn thời gian chờ, tránh gây phiền hà và tăng sự hài lòng của người bệnh, đặc biệt đối với người bệnh bảo hiểm y tế khi đến khám tại bệnh viện.

3. Người bệnh biết rõ quy trình để cùng phối hợp với bệnh viện trong quá trình khám bệnh.

II. NGUYÊN TẮC CHUNG

1. Người bệnh đến khám được tiếp cận thăm khám lâm sàng, cận lâm sàng và dịch vụ kỹ thuật theo đúng yêu cầu chuyên môn.

2. Bảo đảm tính hợp lý và công bằng giữa người bệnh có bảo hiểm y tế và không có bảo hiểm y tế.

3. Phải đơn giản hóa thủ tục liên quan đến chi trả và đồng chi trả viện phí, tránh nộp viện phí nhiều lần.

III. CHỈ TIÊU PHẤN ĐẤU

1. Thời gian khám bệnh

a) Khám lâm sàng đơn thuần: Thời gian khám trung bình dưới 2 giờ.

b) Khám lâm sàng có làm thêm 01 kỹ thuật xét nghiệm/chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng (xét nghiệm cơ bản, chụp xquang thường quy, siêu âm): Thời gian khám trung bình dưới 3 giờ.

c) Khám lâm sàng có làm thêm 02 kỹ thuật phối hợp cả xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh hoặc xét nghiệm và thăm dò chức năng (xét nghiệm cơ bản, chụp xquang thường quy, siêu âm): Thời gian khám trung bình dưới 3,5 giờ.

d) Khám lâm sàng có làm thêm 03 kỹ thuật phối hợp cả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và thăm dò chức năng (xét nghiệm cơ bản, chụp xquang thường quy, siêu âm, nội soi): Thời gian khám trung bình dưới 4 giờ.

2. Lưu lượng khám

- Đến năm 2015, trung bình mỗi buồng khám phấn đấu tối đa chỉ khám 50 người bệnh/8 giờ và đến năm 2020 chỉ khám 35 người bệnh/8 giờ. Trong trường hợp số lượng người bệnh tăng đột biến do các nguyên nhân khác nhau thì phấn đấu tối đa mỗi buồng khám không tăng quá 30% chỉ tiêu trên.

IV. QUY TRÌNH KHÁM BỆNH

1. Bước 1: Tiếp đón người bệnh

1.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Lấy số thứ tự để làm thủ tục khám bệnh.

- Xuất trình thẻ Bảo hiểm y tế (BHYT), giấy tờ tùy thân có ảnh, hồ sơ chuyển viện hoặc giấy hẹn tái khám.

- Nhận phiếu khám bệnh và số thứ tự tại buồng khám.

- Đối với những trường hợp vượt tuyến, trái tuyến, người bệnh có nguyện vọng khám bệnh, chữa bệnh theo yêu cầu thì người bệnh tạm ứng tiền khám bệnh, chữa bệnh.

1.2. Trách nhiệm của bệnh viện

- Bố trí các quầy để tiếp đón, kiểm tra thẻ BHYT và các giấy tờ liên quan.

- Nhập thông tin của người bệnh vào máy vi tính, xác định buồng khám phù hợp, in phiếu khám bệnh và phát số thứ tự khám.

- Giữ thẻ BHYT, hồ sơ chuyển viện và hẹn tái khám (và chuyển tập trung về bộ phận thanh toán ra viện).

- Thu tiền tạm ứng đối với những trường hợp người bệnh vượt tuyến, trái tuyến, người bệnh có nguyện vọng khám bệnh, chữa bệnh theo yêu cầu (theo quy định cụ thể của bệnh viện).

2. Bước 2: Khám lâm sàng và chẩn đoán

Tùy theo tình trạng bệnh, thầy thuốc có thể chỉ định xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng hoặc chẩn đoán xác định và kê đơn điều trị mà không cần chỉ định xét nghiệm cận lâm sàng.

2.1. Khám lâm sàng, chẩn đoán và chỉ định điều trị

2.1.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Chờ khám theo số thứ tự đã được ghi trên phiếu khám bệnh.

- Vào khám khi được thông báo.

2.1.2. Trách nhiệm của bệnh viện

- Thông báo người bệnh vào khám theo số thứ tự.

- Bố trí buồng khám lâm sàng, chuyên khoa,

- Khám, ghi chép thông tin về tình trạng bệnh, chẩn đoán, chỉ định điều trị.

- Kê đơn thuốc, in đơn thuốc (in 3 liên cho người bệnh, kế toán và khoa dược), in và ký phiếu thanh toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh (mẫu 01/BV) và hướng dẫn người bệnh đến bộ phận thanh toán.

- Nếu người bệnh phải nhập viện lưu theo dõi hoặc điều trị nội trú: Làm bệnh án lưu, nhập viện và tạm ứng viện phí.

Phụ lục 1: Sơ đồ Quy trình khám lâm sàng và kê đơn điều trị.

2.2. Khám lâm sàng, xét nghiệm, chẩn đoán và chỉ định điều trị

2.2.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Chờ khám theo số thứ tự đã được ghi trên phiếu khám bệnh.

- Vào khám khi được thông báo.

- Nhận phiếu chỉ định xét nghiệm từ bác sĩ khám.

- Đến nơi lấy mẫu xét nghiệm, nộp phiếu chỉ định xét nghiệm và chờ đến lượt.

- Phối hợp với kỹ thuật viên xét nghiệm để lấy mẫu xét nghiệm.

- Quay về buồng khám bệnh, chờ đến lượt.

- Nhận chỉ định điều trị, đơn thuốc và về nơi làm thủ tục chi trả viện phí hoặc đồng chi trả bảo hiểm y tế.

2.2.2. Trách nhiệm của bệnh viện

a) Tại buồng khám bệnh

- Thông báo người bệnh vào khám theo số thứ tự.

- Khám lâm sàng, ghi chép thông tin về tình trạng bệnh, chỉ định xét nghiệm, in phiếu xét nghiệm.

- Chỉ dẫn người bệnh đến địa điểm làm xét nghiệm theo chỉ định.

b) Tại nơi lấy mẫu xét nghiệm

- Bố trí đủ điểm lấy mẫu xét nghiệm phù hợp với lưu lượng người bệnh. Nơi lấy mẫu được đặt tại khoa khám bệnh.

- Nhận phiếu chỉ định từ người bệnh.

- Hướng dẫn người bệnh chuẩn bị và lấy mẫu xét nghiệm.

- Chuyển mẫu về khoa xét nghiệm.

c) Tại khoa xét nghiệm

- Thực hiện xét nghiệm.

- Chuyển trả kết quả xét nghiệm cận lâm sàng về buồng khám nơi chỉ định.

Phụ lục 2: Sơ đồ Quy trình khám lâm sàng có xét nghiệm.

2.3. Khám lâm sàng, thực hiện kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh, chẩn đoán bệnh và chỉ định điều trị

2.3.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Chờ khám theo số thứ tự đã được ghi trên phiếu khám bệnh.

- Vào khám khi được thông báo.

- Nhận phiếu chỉ định kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh từ bác sĩ khám.

- Đến nơi làm kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh, nộp phiếu chỉ định và chờ đến lượt.

- Phối hợp theo chỉ dẫn của kỹ thuật viên chẩn đoán hình ảnh để thực hiện kỹ thuật.

- Chờ nhận kết quả chẩn đoán hình ảnh, quay lại buồng khám và nộp kết quả chẩn đoán hình ảnh cho buồng khám, chờ bác sĩ khám chẩn đoán và chỉ định điều trị.

- Nhận chỉ định điều trị hoặc đơn thuốc và về nơi làm thủ tục chi trả viện phí hoặc đồng chi trả bảo hiểm y tế.

2.3.2. Trách nhiệm của bệnh viện

a) Tại buồng khám bệnh

- Thông báo người bệnh vào khám theo số thứ tự.

- Khám lâm sàng, ghi chép thông tin về tình trạng bệnh, chỉ định kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh và in phiếu chỉ định.

- Chỉ dẫn người bệnh đến nơi thực hiện kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh.

- Bác sĩ xem kết quả, chẩn đoán và chỉ định điều trị, kê đơn.

b) Tại nơi thực hiện kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh

- Nơi thực hiện kỹ thuật tốt nhất là được đặt tại khoa khám bệnh nhằm tạo thuận lợi cho người bệnh, giảm khoảng cách di chuyển và thuận tiện cho người bệnh. Trường hợp chưa thể bố trí được thì có sơ đồ hướng dẫn cụ thể cho người bệnh.

- Kỹ thuật viên chẩn đoán hình ảnh nhận phiếu chỉ định từ người bệnh.

- Hướng dẫn người bệnh chuẩn bị và phối hợp thực hiện kỹ thuật.

- Trả kết quả chẩn đoán hình ảnh, kèm phim, ảnh (nếu có) cho người bệnh.

* Khuyến khích các bệnh viện chuyển trả thẳng kết quả chẩn đoán hỉnh ảnh, phim, ảnh về buồng khám.

Phụ lục 3: Sơ đồ Quy trình khám lâm sàng có xét nghiệm và chẩn đoán hình ảnh.

2.4. Khám lâm sàng, thực hiện kỹ thuật thăm dò chức năng, chẩn đoán bệnh và chỉ định điều trị

2.4.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Chờ khám theo số thứ tự đã được ghi trên phiếu khám bệnh.

- Vào khám khi được thông báo.

- Nhận phiếu chỉ định kỹ thuật thăm dò chức năng từ bác sĩ khám.

- Đến nơi làm kỹ thuật thăm dò chức năng, nộp phiếu chỉ định và chờ đến lượt.

- Phối hợp theo chỉ dẫn của bác sĩ, kỹ thuật viên để thực hiện kỹ thuật.

- Chờ nhận kết quả thăm dò chức năng và quay lại buồng khám.

- Nộp kết quả chẩn đoán hình ảnh cho buồng khám, chờ bác sĩ khám chẩn đoán và chỉ định điều trị.

- Nhận chỉ định điều trị hoặc đơn thuốc và về nơi làm thủ tục chi trả viện phí hoặc đồng chi trả bảo hiểm y tế.

2.4.2. Trách nhiệm của bệnh viện

a) Tại buồng khám bệnh

- Thông báo người bệnh vào khám theo số thứ tự.

- Khám lâm sàng, ghi chép thông tin về tình trạng bệnh, chỉ định kỹ thuật thăm dò chức năng và in phiếu chỉ định.

- Chỉ dẫn người bệnh đến nơi thực hiện kỹ thuật thăm dò chức năng.

- Bác sĩ xem kết quả thăm dò chức năng, chẩn đoán, chỉ định điều trị, kê đơn.

b) Tại nơi thực hiện kỹ thuật thăm dò chức năng

- Nơi thực hiện kỹ thuật tốt nhất là được đặt tại khoa khám bệnh nhằm tạo thuận lợi cho người bệnh, giảm khoảng cách di chuyển và thuận tiện cho người bệnh. Trường hợp chưa thể bố trí được thì có sơ đồ hướng dẫn cụ thể cho người bệnh.

- Bác sĩ, kỹ thuật viên thăm dò chức năng nhận phiếu chỉ định từ người bệnh.

- Hướng dẫn người bệnh chuẩn bị và phối hợp thực hiện kỹ thuật.

- Trả kết quả thăm dò chức năng, kèm phim, ảnh (nếu có) cho người bệnh.

Phụ lục 4: Sơ đồ Quy trình khám lâm sàng có xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh và thăm dò chức năng.

2.5. Các trường hợp thực hiện khám lâm sàng và có chỉ định làm 1, 2 hoặc 3 kỹ thuật cận lâm sàng phối hợp (xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng), thực hiện kỹ thuật hoặc chuyển khám chuyên khoa

Người bệnh và bệnh viện phải thực hiện theo trình tự các bước như trên, đồng thời, bác sĩ khoa khám bệnh hoặc nhân viên tại buồng khám phải hướng dẫn cụ thể trình tự làm các kỹ thuật cận lâm sàng phù hợp. Sau khi có đủ kết quả cận lâm sàng thì người bệnh quay lại buồng khám, nộp kết quả cho bác sĩ khám và bác sĩ xem xét kết quả, chẩn đoán và chỉ định, kê đơn điều trị. Trưởng hợp thực hiện dịch vụ kỹ thuât hoặc cần khám chuyên khoa khác, người bệnh được làm dịch vụ kỹ thuật hoặc khám chuyên khoa theo yêu cầu chuyên môn.

Người bệnh nhận chỉ định điều trị, đơn thuốc và về nơi làm thủ tục chi trả viện phí hoặc đồng chi trả bảo hiểm y tế.

3. Bước 3: Thanh toán viện phí

3.1. Trách nhiệm của người bệnh

* Người bệnh có bảo hiểm y tế

- Nộp phiếu thanh toán (mẫu 01/BV).

- Xếp hàng chờ đến lượt thanh toán.

- Nộp tiền cùng chi trả và nhận lại thẻ BHYT.

* Người bệnh không có bảo hiểm y tế nộp viện phí theo quy định.

3.2. Trách nhiệm của bệnh viện

- Kiểm tra nội dung thống kê trong mẫu 01/BV, ký xác nhận.

- Thu tiền thanh toán.

4. Bước 4: Phát và lĩnh thuốc

4.1. Trách nhiệm của người bệnh

- Nộp đơn thuốc tại quầy phát thuốc.

- Kiểm tra, so sánh thuốc trong đơn và thuốc đã nhận.

- Nhận đơn thuốc, thuốc và ký nhận.

4.2. Trách nhiệm của bệnh viện

- Kiểm tra đơn thuốc, phát thuốc.

- Tư vấn người bệnh về đơn thuốc và thuốc đã cấp.

IV. CÁC GIẢI PHÁP CẢI TIẾN QUY TRÌNH KHÁM BỆNH TẠI BỆNH VIỆN

Tùy theo điều kiện thực tế, bệnh viện lựa chọn 1 hoặc nhiều giải pháp cải tiến như sau:

1. Các giải pháp tổng thể của bệnh viện

1.1. Cải tạo cơ sở hạ tầng khoa khám bệnh

Bố trí mặt bằng đủ rộng, tăng số lượng bàn khám bệnh, tăng ô làm thủ tục, mở rộng nơi tiếp đón, nơi chờ, sắp xếp khoa khám bệnh liên hoàn, số điểm lấy bệnh phẩm, nơi thực hiện kỹ thuật chẩn đoán hình ảnh, thăm dò chức năng, thu viện phí, giải quyết thủ tục bảo hiểm y tế đáp ứng lưu lượng người bệnh đến khám tại bệnh viện. Tổ chức nhiều điểm hướng dẫn người bệnh đến khám làm thủ tục và khám bệnh theo đúng quy trình.

1.2. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin

- Kết nối mạng giữa khoa khám bệnh, xét nghiệm, khoa dược, thu viện phí, lãnh đạo bệnh viện và các bộ phận có liên quan giúp giảm thời gian chờ, tăng cường quản lý, giảm sai sót, nhầm lẫn, nâng cao chất lượng khám, chữa bệnh, giảm nhân lực trực tiếp tham gia quy trình khám bệnh.

- Ứng dụng một số phần mềm hỗ trợ cho thầy thuốc nhằm nâng cao chất lượng chẩn đoán, kê đơn và điều trị.

- Áp dụng mã vạch, thẻ từ trong việc xác định người bệnh, tránh nhầm lẫn, sai sót và thuận tiện trong việc trao đổi thông tin về người bệnh giữa các khoa, phòng, bộ phận trong bệnh viện.

1.3. Nhân lực đủ và có chất lượng

- Tăng cường nhân lực làm việc tại các khâu tiếp đón, khám bệnh, lấy mẫu xét nghiệm, thực hiện kỹ thuật, thu viện phí, thủ tục BHYT, cấp phát thuốc;

- Nhân viên được huấn luyện nắm vững chuyên môn, thái độ giao tiếp ứng xử phù hợp và thân thiện.

1.4. Bổ sung các trang thiết bị cần thiết tại khoa khám bệnh

Tăng cường các thiết bị bổ sung bao gồm cả thiết bị chẩn đoán hình ảnh, xét nghiệm, thăm dò chức năng để phục vụ người bệnh ngay tại khoa khám bệnh.

1.5. Xây dựng phương án đáp ứng linh hoạt khi lưu lượng người bệnh tăng đột biến.

2. Các giải pháp cải tiến cụ thể tại các bộ phận tham gia quy trình khám bệnh

Ngoài các giải pháp lớn mang tính tổng thể như trên, bệnh viện cần nghiên cứu áp dụng một số giải pháp sau:

2.1. Tiếp đón người bệnh

- Khuyến khích sử dụng máy phát số tự động.

- Bệnh viện không để người bệnh tự photo giấy tờ tùy thân, thẻ bảo hiểm y tế, giấy chuyển viện, … . Nếu có nhu cầu, bệnh viện tự thực hiện (áp dụng cho bệnh viện đã thu viện phí theo khung giá mới).

- Bố trí đủ quầy tiếp đón với sự phối hợp giữa bộ phận tiếp đón, thu viện phí và hướng dẫn thủ tục bảo hiểm y tế.

- Bố trí đủ bàn và người hướng dẫn người bệnh tại khoa khám bệnh.

- Đặt lịch hẹn khám qua điện thoại, qua tổng đài 1080, qua mạng internet.

- Công khai giờ khán bệnh, quy trình khám bệnh, bảng giá viện phí, đối tượng ưu tiên.

- Có sơ đồ khoa khám bệnh.

2.2. Khám lâm sàng, cận lâm sàng, chẩn đoán, chỉ định điều trị

- Ứng dụng bảng số điện tử, bảng thông báo điện tử.

- Phiếu hẹn giờ trả kết quả xét nghiệm, chẩn đoán hình ảnh.

- Nhân viên khoa xét nghiệm trả kết quả cho khoa khám bệnh (các buồng khám).

2.3. Thu viện phí, trả thẻ bảo hiểm y tế

- Bố trí nhiều quầy thu viện phí.

- Ứng dụng thẻ thanh toán điện tử.

2.4. Phát và lĩnh thuốc

- Kết nối bộ phận cấp phát thuốc với khoa dược, buồng khám tạo thuận lợi cho công tác dược lâm sàng và chủ động trong cấp-phát thuốc.

- Sắp xếp nơi cấp phát thuốc trật tự, ngăn nắp, theo nhóm thuốc chuyên khoa.

V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Giám đốc bệnh viện

a) Căn cứ hướng dẫn này, giám đốc bệnh viện phải quy định cụ thể quy trình khám bệnh của bệnh viện và công khai để người bệnh, nhân viên biết và thực hiện.

b) Liên tục thực hiện cải tiến quy trình khám bệnh qua các bước sau

- Thành lập nhóm cải tiến chất lượng gồm đại diện khoa khám bệnh và các phòng, khoa có liên quan để phối hợp triển khai các giải pháp cải tiến quy trình khám bệnh.

- Đánh giá lại toàn bộ quy trình khám bệnh tại bệnh viện và xây dựng Đề án cải tiến quy trình khám bệnh của bệnh viện.

- Xác định những nội dung, các vấn đề ưu tiên cải tiến nhằm rút ngắn thời gian chờ và tăng sự hài lòng của người bệnh.

- Phê duyệt đề án, triển khai các giải pháp can thiệp, đánh giá hiệu quả, duy trì thực hiện giải pháp cải tiến.

2. Cục Quản lý Khám, chữa bệnh chủ trì phối hợp với Vụ Bảo hiểm y tế và các đơn vị có liên quan chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá việc triển khai thực hiện hướng dẫn tại các bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế.

3. Thủ trưởng y tế ngành chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá việc triển khai thực hiện hướng dẫn tại các bệnh viện trực thuộc Bộ, Ngành.

4. Giám đốc Sở Y tế tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chỉ đạo, kiểm tra, đánh giá việc triển khai thực hiện hướng dẫn tại các bệnh viện trực thuộc sở y tế, bệnh viện tư nhân trên địa bàn.

PHỤ LỤC 1

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KHÁM BỆNH LÂM SÀNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BYT ngày 22 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

PHỤ LỤC 2

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KHÁM BỆNH LÂM SÀNG CÓ XÉT NGHIỆM
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BYT ngày 22 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

PHỤ LỤC 3

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KHÁM BỆNH LÂM SÀNG CÓ XÉT NGHIỆM VÀ CHẨN ĐOÁN HÌNH ẢNH
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BYT ngày 22 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

PHỤ LỤC 4

SƠ ĐỒ QUY TRÌNH KHÁM BỆNH LÂM SÀNG CÓ XÉT NGHIỆM, CHẨN ĐOÁN HỈNH ẢNH VÀ THĂM DÒ CHỨC NĂNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1313/QĐ-BYT ngày 22 tháng 04 năm 2013 của Bộ trưởng Bộ Y tế)

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ------------------
No.1313/QD-BYT	Hanoi, April 22, 2013

DECISION

GUIDANCE ON PROCEDURES FOR MEDICAL EXAMINATION AT OUTPATIENT DEPARTMENTS OF HOSPITALS

MINISTER OF HEALTH

Pursuant to the Decree No. 63/2012/ND-CP on functions, tasks, entitlement and the organizational structure of the Ministry of Health dated August 31, 2012 by the Government;

At the requests of Directors of the Agencies of Medical Services Administration and Directors of the Departments of Health Insurance.

DECISION

Article 1. This Decision is issued together with the guidance on procedures for medical examination at Outpatient Departments of hospitals.

This guidance is promulgated with the purposes of simplifying cumbersome procedures, saving time and improving quality of medical examination and treatment.

...

...

...

Article 3. This Decision comes into effect from the date of signature and issue.

Article 4. The Chief of the Ministry Office , Directors of Agencies of Medical Services Administration, Directors of Departments of Health Insurance, the Chief Inspector of the Ministry of Health, Director of Departments and Agencies affiliated to the Ministry of Health, Directors of hospitals or clinics having sickbeds affiliated to the Ministry of Health, Director of Departments of Health of provinces and centrally-affiliated cities (hereinafter referred to as provinces), Heads of medical specialties and relevant agencies shall be responsible for the implementation of this Decision.

MINISTER




Nguyen Thi Kim Tien

GUIDANCE

PROCEDURES FOR MEDICAL EXAMINATION AT OUTPATIENT DEPARTMENTS OF HOSPITALS
(Promulgated together with the Decision No.1313/QD-BYT dated April 22, 2013 by the Minister of Health)

I. PURPOSES

...

...

...

2. Provide hospitals with instructions on simplification of cumbersome procedures for medical examination, especially for patients having health insurance cards (hereinafter referred to as insured patients).

3. Clarify procedures for medical examination to patients.

II. GENERAL RULES

1. Provide patients with clinical and subclinical examinations and techniques for medical examinations according to specialties.

2. Ensure the reasonability and equality between insured patients and uninsured patients.

3. Simplify procedures regarding to payment and co-payment for hospital charges.

III. OBJECTIVES

1. Duration of medical examinations:

a) Physical examination: average duration of under 02 hours

...

...

...

b) Physical examination with 02 techniques of medical testing and imaging or testing and functional diagnosing (common testing, X-raying using conventional radiology, ultrasound scaning): average duration of under 3.5 hours.

b) Physical examination with 03 techniques of testing and medical imaging and functional diagnosing (common testing, X-raying using conventional radiology, ultrasound scanning, endoscopying): average duration of under 4 hours.

2. Capacity of medical examination:

- By 2015: the maximum capacity of an examination room is expected to be 50 patients/08 hours
By 2020: the maximum capacity of an examination room is expected to be reduced to 35 patients/08 hours. In case the number of patients rockets for any reasons, the number is expected to increase by no more than 30%.

IV. PROCEDURES FOR MEDICAL EXAMINATION

1. Step 1: Patient reception

1.1. Responsibilities of patients

- Take a check-in slip.

- Present the health insurance card, ID card or identity documents having photos, referral letter or appointment slip.

...

...

...

- Request patients bypassing the referral system or patients requiring on-demand services to make payment in advance.

1.2. Responsibilities of hospitals

- Arrange patient reception counters to receive patients, check health insurance cards and relevant documents.

- Input patients’ information into computers, designate respective examination rooms print medical examination forms and provide patients with check-in slip.

- Retain health insurance cards, referral letters and appointment slips (and transfer them to hospital’s billing departments).

- Collect payments of patients bypassing referral facilities or on-demand services in advance (specified in regulations of each hospital).

2. Step 2: Physical examination and diagnosis

According to the severity of illness, doctors may request the patient to take medical tests, medical imaging or functional tests, or may give diagnosis of the illness and make up prescriptions without any subclinical test.

2.1: Physical examination, diagnosis and indications for treatment

...

...

...

- Wait for their turn according to the number on the check-in slip.

- Enter the examination room as informed.

2.1.2. Responsibilities of hospitals

- Call patients, in numerical order.

- Designate clinical examination rooms and specialty rooms

- Examine, record patients’ illness, make diagnosis and prescribe treatment.

- Make up and print prescriptions (03 copies, each patient, accountant and the hospital pharmacy shall keep one), print and sign payment slips (form 01/BV) and direct patients to the hospital’s billing department.

- Make medical records for inpatients and residential patients, instruct such patients or their guardians to go through procedures for hospitalization and payment for hospital and medical fees in advance.

Annex 1: Diagram of procedures for physical examination and prescription

...

...

...

2.2.1. Responsibilities of patients

- Wait for their turn according to the number on the check-in slip.

- Enter the examination room as informed.

- Receive medical test order forms, if required.

- Submit medical test order forms to the specimen collection room and wait for their turn.

- Follow the instructions of medical laboratories technicians .

- Return to the medical room, and wait for their turn.

- Receive prescriptions, treatment indications and go through the formalities of payment or co-payment.

2.2.2. Responsibilities of hospitals

...

...

...

- Call patient, in numerical order.

- Administer clinical examinations, record information on the illness, request patient to take medical tests and print medical test order forms .

- Direct patients to the specimen collection room.

b) At specimen collection rooms

- Provide adequate sampling rooms for patients. Sampling rooms shall be located at outpatient departments.

- Receive medical test order forms from patients.

- Provide patients with instruction on preparation for sampling and take specimens for medical tests

- Transfer specimens to the medical laboratories

c) At medical laboratories

...

...

...

- Transfer subclinical test results to the examination rooms where the medical test is required

Annex 2: Diagram of procedures for subclinical examination required medical tests

2.3: Physical examination, medical imaging, diagnosis and indications for treatment

2.3.1. Responsibilities of patients

- Wait for their turn according to the number on the check-in slip.

- Enter the examination room as informed.

- Receive imaging order forms if required.

- Present at medical imaging rooms, submit imaging order forms and wait for their turn.

- Follow instructions of imaging physicians.

...

...

...

- Receive prescriptions, treatment indications and go through the formalities of payment or co-payment.

2.3.2. Responsibilities of hospitals

a) At examination rooms

- Call patients according to their numbers on the check-in slips.

- Provide physical examinations, record information on the illness, indicate imaging techniques, and print imaging order forms.

- Direct patients to the designated imaging room.

- Receive medical imaging results, make diagnosis and give indications for treatment and prescriptions.

b) At imaging rooms

- Imaging rooms should be located at the outpatient departments. Where imaging rooms are not located in the outpatient rooms, the hospital shall put up the route map.

...

...

...

Receive imaging order forms from patients.

- Provide patients with instruction on preparation for imaging and carry out the imaging.

- Give patients their imaging results enclosed with films or images (if any).

Hospitals are encouraged to directly transfer imaging results and films or images to the examination rooms.

Annex 3: Diagram of procedures for physical examination required medical imaging.

2.4. Physical examination, functional diagnosis, medical diagnosis and indications for treatment

2.4.1. Responsibilities of patients

- Wait for their turn according to the number on the check-in slip.

- Enter the examination room, as informed.

...

...

...

- Present at functional diagnostic rooms, submit the forms and wait for their turns.

- Follow instructions of fuctional diagnosis specialists.

- Receive the functional results and return to the medical room.

- Submit the functional results to the examination room and receive medical diagnosis and indications for treatment.

- Receive prescriptions, treatment indications and go through the formalities of payment or co-payment.

2.4.2. Responsibilities of hospitals

a) At examination rooms

- Call patients according to their numbers on the check-in slips.

- Provide physical examinations, record the information on the illnesses, designate functional diagnostic techniques and print functional diagnostic order forms.

...

...

...

- Receive functional diagnosis results, diagnose, give indications for treatment and make up prescriptions.

b) At diagnostic rooms

- Diagnostic rooms should be located at the outpatient departments. Where diagnostic rooms are not located in the outpatient departments, the hospital shall put up a route map.

- Functional diagnostic physicians and doctors shall receive functional diagnostic order forms from patients.

- Provide patients with instruction on preparation for diagnosis and carry out the functional diagnosis.

- Give patients their functional results enclosed with films or images (if any).

Annex 4: Diagram of procedures for physical examination required medical tests, diagnostic imaging and functional diagnosis

2.5. Patients undergoing physical examination and combined subclinical examination (medical tests, diagnostic imaging, and functional diagnosis) , medical techniques or referral to specialties

All patients and hospitals shall follow the aforesaid procedures. Doctors or workers at examination rooms shall provide patients with procedures for taking subclinical examinations. After obtaining the subclinical results, the patient shall submit such results to his/her treating doctor. The treating doctor shall make medical diagnosis, make up prescriptions give indications for treatment. If patients require to take other specialty examinations or techniques, such patient shall be provided with on-demand services or specialty examinations.

...

...

...

3. Step 3: Payment for hospital charges

3.1. Responsibilities of patients

Insured patients

- Submit the payment slip (form 01/BV).

- Wait for their turns.

- Co-pay the hospital and medical fee and get their health insurance cards back.

* Uninsured patients shall pay the hospital and medical fees in accordance regulations of the hospital.

3.2. Responsibilities of hospitals

- Verify contents of the form 01/BV and countersign the form.

...

...

...

4. Step 4: Dispensing drugs

4.1. Responsibilities of patients

- Submit the prescription to pharmacies

- Check and compare received drugs with that in the prescription.

- Receive drugs, the prescription and sign the receipt

4.2. Responsibilities of hospitals

- Check prescriptions and provide patients with drugs .

- Give indications of the provided drugs and prescription.

IV. REFORMS IN PROCEDURES FOR MEDICAL EXAMINATION AT HOSPITALS

...

...

...

1. Comprehensive reforms:

1.1. Reforms in facilities of outpatient departments

Provide adequate areas, place more patient reception counters, lounges and registration areas, medical tables and specimen collection rooms, design interconnected outpatient departments, and accommodate imaging rooms, functional diagnostic rooms and hospital’s billing departments. Provide patients with instructions on procedures for medical examination and exercise medical examination in accordance with provisions hereof.

1.2. Enhancement of application of information technology

- Create network amongst outpatient departments, medical laboratories, pharmacies, billing departments, Directorate of the hospital and relevant departments.

- Apply software that is designed for physicians in order to improve the accuracy of diagnosis results, prescriptions and treatment .

- Utilize barcodes, magnetic strip cards for patient identity.

1.3. Employment of high-qualified and adequate personnel

- Allocate adequate personnel in reception counters, outpatient departments, specimen collection rooms or personnel specialized in techniques, collection of payments, health insurance cards and provision of drugs.

...

...

...

1.4. Addition of necessary equipment to outpatient departments

Equip necessary equipment including equipment for diagnostic imaging, medical tests and functional diagnosis for outpatient departments.

1.5. Development of flexible procedures for medical examination responsive to increases in number of patients

2. Reforms in procedures for medical examination introduced to relevant departments

In addition to the aforesaid comprehensive reforms, the hospital shall consider applying the following measures:

2.1: Patient reception

- Apply automatic numbering machines.

- Do not allow patients to photocopy their personal identity cards or equivalent documents, health insurance cards and referral letters etc.themselves. The hospital shall photocopy the aforesaid documents , if necessary (for hospitals that apply the new schedule of medical and hospital fees).

- Provide adequate reception counters and reception personnel, collect medical and hospital fees and provide insured patients with instructions on procedures for medical examination .

...

...

...

- Allow to book medical appointments via telephone, online or the telephone exchange 1080.

- Publish working hours, procedures for medical examination, schedules of medical and hospital fees and prioritized entities.

- Have diagrams of outpatient departments available.

2.2: Clinical and subclinical examinations, medical diagnosis and treatment indications

- Use electronic spreadsheets and electronic bulletin boards.

- Make appointments for giving medical test results or imaging results.

- Transfer medical test results to the examination rooms of the outpatient departments.

2.3. Collection of medical and hospital fees and return of health insurance cards

- Arrange adequate billing departments.

...

...

...

2.4: Dispensing drugs

- Create networks between drug dispensaries with pharmacies and examination rooms to facilitate the clinical pharmacology and drug dispensing.

- Keep drug cabinets in order and according to types of specialty drugs

V. IMPLEMENTATION ORGANIZATION

1. Directors of hospitals

a) According to this guidance, directors of hospitals shall specify their procedures for medical examination and make such procedures publicly available to patients.

b) Continuously reform the procedures for medical examination as follows:

- Set up a broad of innovation including representatives of outpatient departments and relevant departments.

- Review the procedure for medical examination and propose reforms in such procedures.

...

...

...

- Consider approving and implementing reforms, evaluate the effectiveness and keep executing such reforms.

2. Agency of Medical Services Administration shall take charge of and cooperate with Departments of Health Insurance and relevant agencies to direct, inspect and evaluate the implementation of this guidance of hospitals affiliated to the Ministry of Health.

3. Heads of specialties shall direct, inspect and evaluate the implementation of this guidance of hospitals affiliated to the Ministry of Health.

4. Director of Departments of Health of provinces shall direct, inspect and evaluate the implementation of this guidance of hospitals affiliated to the Department of Health and private clinics within their province.