Thông tư liên tịch 12/2007/TTLT-BYT-BTC hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính đối với thuốc và thiết bị y tế viện trợ khẩn cấp phòng, chống HIV/AIDS

• Số hiệu: 12/2007/TTLT-BYT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính, Bộ Y tế
• Người ký: Trần Xuân Hà, Trịnh Quân Huấn
• Ngày ban hành: 19/11/2007

BỘ Y TẾ - BỘ TÀI CHÍNH *****	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *******
Số: 12/2007/TTLT-BYT-BTC	Hà Nội, ngày 19 tháng 11 năm 2007

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH ĐỐI VỚI THUỐC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ THUỘC CHƯƠNG TRÌNH VIỆN TRỢ KHẨN CẤP CỦA TỔNG THỐNG HOA KỲ (PEPFAR) CHO PHÒNG, CHỐNG HIV/AIDS

Căn cứ Nghị định số 49/2003/NĐ-CP ngày 15/05/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;
Căn cứ Nghị định số 77/2003/NĐ-CP ngày 01/07/2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;
Căn cứ Quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài ban hành kèm theo Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ;
Căn cứ Hiệp định khung ký ngày 22/6/2005 giữa Chính phủ nước Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam và Chính phủ Hợp chủng quốc Hoa Kỳ;
Thực hiện ý kiến chỉ đạo của Thủ tướng Chính phủ tại công văn số 2595/VPCP-QHQT ngày 16/5/2007 của Văn phòng Chính phủ;
Căn cứ tính chất đặc thù của quá trình chuyển giao, tiếp nhận, quản lý sử dụng thuốc và thiết bị y tế của Chương trình PEPFAR, Liên tịch Bộ Y tế - Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính đối với thuốc và thiết bị y tế thuộc Chương trình PEPFAR như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thuốc và thiết bị y tế viện trợ không hoàn lại thuộc chương trình viện trợ khẩn cấp của tổng thống hoa kỳ cho phòng, chống HIV/AIDS (sau đây gọi tắt là chương trình Pepfar), là nguồn thu của ngân sách trung ương, phải được quản lý phù hợp với những quy định của luật ngân sách nhà nước và các cam kết trong hiệp định khung đã ký kết giữa chính phủ nước cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam và chính phủ hợp chủng quốc hoa kỳ.

2. Thuốc và thiết bị y tế thuộc chương trình Pepfar chỉ được nhập khẩu vào việt nam khi có quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền (quy định tại điều 6, quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài, ban hành kèm theo quyết định số 64/2001/QĐ-TTG ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ).

3. Cơ quan chủ dự án là cục phòng, chống HIV/AIDS việt nam có trách nhiệm tiếp nhận, quản lý, sử dụng thuốc và thiết bị y tế đúng các quy định quản lý tài chính nhà nước hiện hành và các quy định tại thông tư này.

II. CHUẨN BỊ HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ PHÊ DUYỆT VIỆN TRỢ

Do đặc điểm của khoản viện trợ và phương thức chuyển giao viện trợ đối với thuốc và thiết bị y tế thuộc chương trình Pepfar, hồ sơ để trình cấp có thẩm quyền phê duyệt viện trợ là kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế được xây dựng theo từng năm. hàng năm, chủ dự án có trách nhiệm chủ trì phối hợp với nhà tài trợ và các đơn vị liên quan thực hiện việc lập kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế.

1. Căn cứ xây dựng kế hoạch:

a) Kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar cho phòng, chống HIV/AIDS tại việt nam được xây dựng và tổng hợp từ các cơ sở điều trị người bệnh AIDS.

b) Hàng năm, chủ dự án phối hợp với nhà tài trợ xây dựng kế hoạch cung ứng, phân phối thuốc, thiết bị y tế của chương trình Pepfar tại việt nam dựa trên các tiêu chí:

- Tình hình và kết quả sử dụng thuốc và thiết bị năm trước (tình hình nhập, xuất, sử dụng và tồn kho theo phụ lục 1 ban hành kèm theo thông tư này);

- Nhu cầu sử dụng thuốc và thiết bị trong năm tiếp theo;

- Khả năng cung ứng của nhà tài trợ.

2. Quy trình:

a) Các cơ sở y tế trực tiếp điều trị người bệnh AIDS căn cứ nhu cầu điều trị của người bệnh và khả năng tiếp nhận của cơ sở điều trị để xác định nhu cầu thuốc và thiết bị y tế của từng tháng và cả năm;

b) tham khảo ý kiến tư vấn của cơ sở điều trị người bệnh AIDS thuộc các chương trình, dự án khác trong khu vực;

c) Cơ quan chuyên trách về phòng, chống HIV/AIDS của các tỉnh, thành phố (trung tâm phòng, chống HIV/AIDS hoặc trung tâm y tế dự phòng/uỷ ban phòng, chống AIDS đối với các tỉnh/thành phố chưa thành lập trung tâm phòng, chống AIDS) xem xét, cân đối, điều chỉnh và tổng hợp nhu cầu thuốc và thiết bị y tế gửi cho sở y tế tỉnh, thành phố, cục phòng, chống HIV/AIDS việt nam và các dự án khác thuộc chương trình Pepfar;

d) Chủ dự án phối hợp với tổ chức đại diện của nhà tài trợ tổng hợp nhu cầu thuốc và thiết bị y tế cho phòng chống HIV/AIDS của tất cả các tỉnh, thành phố thuộc chương trình Pepfar để xây dựng kế hoạch năm về cung ứng thuốc và thiết bị y tế (kèm theo bản phân tích về kinh tế, kỹ thuật và các yếu tố khác liên quan đến quá trình nhập khẩu, cung ứng thuốc và thiết bị y tế).

đ) Cục phòng, chống HIV/AIDS việt nam phối hợp với vụ kế hoạch tài chính, vụ điều trị, cục quản lý dược việt nam trình bộ trưởng bộ y tế để thực hiện phê duyệt viện trợ theo quy định.

3. Nội dung của kế hoạch cung ứng thuốc:

Kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế phải phản ánh được các chỉ tiêu về số lượng, chủng loại, giá trị của hàng hoá tồn kho thực tế đầu năm; nhập khẩu trong năm; phân phối, sử dụng trong năm và hàng dự trữ cần thiết gối đầu cho năm sau (tổng hợp theo phụ lục 2 ban hành kèm theo thông tư này).

4. Trách nhiệm của các đơn vị liên quan trong việc xây dựng kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế:

Bộ y tế chỉ đạo các đơn vị, các cơ sở y tế trong ngành y tế xây dựng kế hoạch cung ứng, phân phối thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar để ký kết thoả thuận viện trợ cho năm kế hoạch, trong đó:

a) Chủ dự án có trách nhiệm:

- Tổng hợp tình hình, đánh giá kết quả tiếp nhận, phân phối, sử dụng thuốc và thiết bị y tế của năm trước năm kế hoạch;

- Chủ trì phối hợp với đại diện của nhà tài trợ chỉ định hướng dẫn các đơn vị cơ sở y tế thuộc chương trình Pepfar xây dựng kế hoạch sử dụng thuốc và thiết bị y tế cho năm kế hoạch, tổng hợp trình bộ y tế như quy định tại điểm đ), khoản 2, mục ii của thông tư này;

b) Các đơn vị liên quan có trách nhiệm:

- Các cơ sở y tế điều trị người bệnh HIV/AIDS, các cơ quan chuyên trách về phòng, chống HIV/AIDS và sở y tế các tỉnh, thành phố thuộc chương trình Pepfar chủ động phân công trách nhiệm cụ thể xác định nhu cầu thuốc và thiết bị y tế phù hợp với tình hình thực tế của từng đơn vị, địa phương, tổng hợp báo cáo kịp thời với chủ dự án.

- Vụ kế hoạch tài chính, vụ điều trị, cục quản lý dược việt nam trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ của mình phối hợp chặt chẽ với cục phòng, chống HIV/AIDS việt nam phân tích, đánh giá nhu cầu nhập khẩu thuốc và thiết bị y tế phù hợp với phác đồ điều trị, danh mục thuốc được phép nhập khẩu nhằm tăng cường hiệu quả của chương trình viện trợ.

5. Quy trình đề nghị phê duyệt viện trợ đối với thuốc và thiết bị y tế thuộc chương trình Pepfar:

a) Sau khi kế hoạch thuốc và thiết bị y tế hằng năm của chương trình Pepfar đã được nhà tài trợ và bộ y tế thống nhất, bộ y tế gửi bộ tài chính để bộ tài chính trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt viện trợ cho cả năm kế hoạch theo quy chế quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài ban hành kèm theo quyết định số 64/2001/QĐ-TTG ngày 26/4/2001 của Thủ tướng Chính phủ.

b) Hồ sơ trình phê duyệt viện trợ gồm:

- Thoả thuận viện trợ ký kết giữa bộ y tế với phía hoa kỳ (hoặc thư thông báo viện trợ của phía hoa kỳ);

- Kế hoạch cung ứng thuốc và thiết bị y tế cho năm kế hoạch đã thống nhất giữa bộ y tế và nhà tài trợ;

- Báo cáo tình hình và kết quả sử dụng thuốc năm trước của chương trình Pepfar;

- Danh mục thuốc, đơn giá và tổng giá trị xin phê duyệt (tính bằng USD). cần nêu rõ thuốc nhập khẩu cho chương trình Pepfar theo tiêu chuẩn của cơ quan thực phẩm và thuốc hoa kỳ (FDA) hoặc đã được tổ chức y tế thế giới (WHO) khuyến cáo sử dụng.

c) Quyết định phê duyệt viện trợ của Thủ tướng Chính phủ là căn cứ pháp lý để thực hiện việc tiếp nhận, phân phối và sử dụng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar.

6. Xử lý các trường hợp phát sinh:

sau khi Thủ tướng Chính phủ có quyết định phê duyệt viện trợ hàng năm về thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar, nếu thực tế phát sinh trường hợp khác, được xử lý như sau:

a) Trường hợp có sự thay đổi về danh mục thuốc và thiết bị y tế, bộ y tế phải có quyết định điều chỉnh danh mục đó. danh mục được điều chỉnh theo quyết định của bộ y tế là căn cứ để bộ tài chính thực hiện xác nhận viện trợ và báo cáo Thủ tướng Chính phủ;

b) Trường hợp giá trị viện trợ cho kế hoạch năm tăng lên so với giá trị viện trợ ghi trong văn bản phê duyệt viện trợ của Thủ tướng Chính phủ với mức tăng trên 200.000 USD, bộ y tế có trách nhiệm làm văn bản giải trình và đề nghị Thủ tướng Chính phủ phê duyệt bổ sung.

c) Trường hợp giá trị viện trợ cho năm kế hoạch tăng lên so với giá trị viện trợ ghi trong văn bản phê duyệt viện trợ của Thủ tướng Chính phủ với mức tăng dưới 200.000 USD, bộ y tế thực hiện phê duyệt viện trợ theo quy định.

III. QUẢN LÝ QUÁ TRÌNH TIẾP NHẬN, BẢO QUẢN, VẬN CHUYỂN, SỬ DỤNG THUỐC VÀ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ

Ngoài trách nhiệm quy định trong thông tư số 82/2007/TT-BTC ngày 12/7/2007 của bộ tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính nhà nước đối với viện trợ không hoàn lại của nước ngoài thuộc nguồn thu ngân sách nhà nước; quá trình tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển, sử dụng thuốc và thiết bị y tế, chủ dự án, đơn vị tiếp nhận viện trợ còn có các trách nhiệm sau:

1. Chủ dự án:

a) Phối hợp với đại diện của nhà tài trợ lựa chọn đơn vị đủ năng lực cung cấp dịch vụ tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển, cung ứng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar.

b) Cùng với đại diện của nhà tài trợ (đồng bên a) ký kết hợp đồng cung cấp các dịch vụ tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển, cung ứng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar với các đơn vị được lựa chọn (bên b).

c) Ký tờ khai xác nhận hàng viện trợ để làm thủ tục thông quan.

d) Giám sát, kiểm tra toàn bộ quá trình tiếp nhận, phân phối sử dụng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar.

đ) Định kỳ tổng hợp, báo cáo tiến độ thực hiện chương trình Pepfar với bộ y tế và bộ tài chính.

e) Chủ trì việc điều chuyển, xử lý thuốc arv.

g) Thực hiện quyết toán tài chính viện trợ chương trình Pepfar theo đúng quy định của luật kế toán.

2. Đơn vị cung cấp dịch vụ tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển, cung ứng thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar:

a) Thực hiện đầy đủ trách nhiệm của Bên B quy định trong các điều khoản của hợp đồng ký kết với bên a.

b) Cung cấp đầy đủ, kịp thời chứng từ hàng hoá nhập khẩu cho chủ dự án để lập tờ khai đề nghị xác nhận viện trợ.

c) Định kỳ, thực hiện báo cáo đầy đủ, chính xác và kịp thời về tình hình, kết quả tiếp nhận, cung ứng thuốc và thiết bị y tế với chủ dự án.

d) Cung cấp đầy đủ thông tin, số liệu theo yêu cầu của chủ dự án để thực hiện quyết toán tài chính viện trợ của chương trình Pepfar.

đ) Đề xuất với chủ dự án xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh ngoài hợp đồng.

3. Các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS:

các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS khi nhận thuốc và thiết bị y tế của chương trình Pepfar có trách nhiệm:

a) Thực hiện việc giao nhận thuốc và thiết bị y tế đúng thủ tục giao nhận hàng viện trợ (có biên bản giao nhận ghi rõ số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị thuốc, thiết bị của mỗi lần giao nhận, theo phụ lục 3 ban hành kèm theo thông tư này)

b) Làm thủ tục nhập kho, xuất kho và thực hiện kế toán kho vật tư, có sổ kế toán chi tiết theo dõi riêng thuốc và thiết bị y tế theo quy định của chế độ kế toán hiện hành.

c) Thực hiện cấp phát thuốc miễn phí điều trị cho người bệnh AIDS theo đúng phác đồ điều trị do bộ y tế ban hành.

d) Mở sổ theo dõi tình hình cấp phát thuốc cho người bệnh, phân tích đánh giá hiệu quả phác đồ điều trị, đề xuất các phác đồ điều trị người bệnh AIDS.

đ) Hàng năm và từng quý trong năm thực hiện việc quyết toán thuốc và thiết bị y tế báo cáo bộ y tế (đối với các cơ sở y tế trực thuộc bộ y tế) hoặc sở y tế (đối với các cơ sở y tế trực thuộc sở y tế) theo đúng chế độ kế toán hiện hành.

IV. HẠCH TOÁN QUA NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC NGUỒN VỐN VIỆN TRỢ VỀ THUỐC VÀ THIẾT BỊ Y TẾ CỦA CHƯƠNG TRÌNH PEPFAR

1. Hàng quý, bộ tài chính căn cứ giá trị viện trợ ghi trên giấy xác nhận viện trợ đối với thuốc và thiết bị y tế nhập khẩu (do chủ dự án thực hiện) làm thủ tục ghi thu ngân sách trung ương và ghi chi cho bộ y tế.

2. Khi kết thúc năm kế hoạch của chương trình Pepfar, chủ dự án tiến hành quyết toán dự án hoàn thành, lập báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, chứng từ kế toán để lập quyết toán là biên bản giao nhận cuối cùng về thuốc và thiết bị y tế giữa các đơn vị cung ứng với các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS.

3. Bộ y tế thực hiện việc thẩm định, phê duyệt và thông báo phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành cho chủ dự án, trong đó bao gồm cả nội dung xử lý tài sản khi dự án kết thúc theo quy định tại thông tư số 116/2005/TT-BTC ngày 19/12/2005 của bộ tài chính hướng dẫn việc quản lý và xử lý tài sản của các dự án sử dụng vốn ngân sách nhà nước khi dự án kết thúc. căn cứ kết quả phê duyệt quyết toán dự án hoàn thành và xử lý tài sản, bộ y tế ra quyết định bàn giao tài sản và nguồn vốn cho các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS.

4. Căn cứ quyết định của bộ y tế về bàn giao tài sản và nguồn vốn cho các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS, chủ dự án ghi giảm tài sản và giảm nguồn vốn viện trợ; các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS ghi tăng tài sản và nguồn vốn viện trợ. trên cơ sở đó, các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS thực hiện quyết toán viện trợ của chương trình Pepfar và tổng hợp vào quyết toán chung của cơ sở y tế, báo cáo sở y tế và sở tài chính để sở tài chính thẩm tra, phê duyệt và thông báo phê duyệt quyết toán cho sở y tế, đồng thời ghi tăng thu ngân sách địa phương. cơ sở điều trị là các cơ sở ngoài công lập hạch toán tăng tài sản và nguồn vốn cho đơn vị; thực hiện quản lý, kế toán, quyết toán tài chính minh bạch, kịp thời, đầy đủ theo quy định hiện hành về chế độ quản lý tài chính và kế toán đối với cơ sở ngoài công lập.

5. Chủ dự án, đơn vị sử dụng viện trợ phải tổ chức công tác kế toán dự án theo đúng các quy định pháp luật về kế toán hiện hành.

V. THỰC HIỆN KIỂM TRA

Định kỳ hoặc đột xuất bộ y tế thực hiện việc kiểm tra về tình hình lập kế hoạch, tiếp nhận, quản lý, sử dụng thuốc và thiết bị y tế đối với chủ dự án, các cơ sở y tế điều trị người bệnh AIDS, các đơn vị cung cấp dịch vụ tiếp nhận, bảo quản, vận chuyển, cung ứng cho chương trình Pepfar nhằm đảm bảo việc thực hiện đúng cam kết với nhà tài trợ và quản lý chặt chẽ, có hiệu quả, đúng quy định của pháp luật hiện hành. bộ tài chính thực hiện kiểm tra tài chính của chương trình theo các quy định hiện hành.

VI. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng công báo.

trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, các cơ quan liên quan phản ánh kịp thời về bộ tài chính, bộ y tế để nghiên cứu bổ sung, sửa đổi cho phù hợp./.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ THỨ TRƯỞNG Trịnh Quân Huấn

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG Trần Xuân Hà

Nơi nhận: - VPCP; - VPTW đảng; - VP chủ tịch nước; - VP Quốc hội; các ủy ban của Quốc hội - Các Bộ, CQ ngang bộ, CQ thuộc CP; - UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Cơ quan TW của các tổ chức, đoàn thể; - TAND tối cao; - VKSND tối cao; - Kiểm toán NN; - Sở y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Tw; - Sở Tài chính, KBNN tỉnh, TP trực Thuộc TW; - Cục kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Công báo; - Website Chính phủ; - Các đơn vị thuộc Bộ Y tế: - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Website Bộ Tài chính, Bộ Y tế; - Lưu: vt, btc, byt.

PHỤ LỤC SỐ 1

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******

BÁO CÁO

VỀ KẾT QUẢ SỬ DỤNG THUỐC VÀ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ CHƯƠNG TRÌNH PEPFAR
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2007/TTLT-BYT-BTC ngày 19 tháng 11 năm 2007)

Tên đơn vị thực hiện:.................................................................................................................................

Kết quả thực hiện năm....................................... từ ngày.......................đến ngày.....................................

Tên hàng hóa	Đơn giá	Tồn kho đầu năm		Nhập khẩu trong năm		Phân phối sử dụng trong năm		Tồn kho cuối năm
		Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền

	.............., ngày ...........tháng..........năm ...........
Người lập (Ký, họ tên)	THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ (Ký, họ tên và đóng dấu)

PHỤ LỤC SỐ 2

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******

DỰ KIẾN KẾ HOẠCH

TIẾP NHẬN THUỐC VÀ TRANG THIẾT BỊ Y TẾ CHƯƠNG TRÌNH PEPFAR
NĂM………………
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2007/TTLT-BYT-BTC ngày 19 tháng 11 năm 2007)

Tên đơn vị thực hiện:.......................................................................................................……………………

Kế hoạch dự kiến từ ngày....................................................................đến ngày....................………..........

Tên hàng hoá	Đơn giá	Tồn kho đầu năm		Nhập khẩu trong năm		Phân phối sử dụng trong năm		Dự trữ cuối năm
		Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền	Số lượng	Thành tiền

	.............., ngày ...........tháng..........năm ...........
	ĐƠN VỊ LẬP BÁO CÁO (Ký tên và đóng dấu

PHỤ LỤC SỐ 3

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
*******

BIÊN BẢN GIAO NHẬN HÀNG CHƯƠNG TRÌNH PEPFAR
(Ban hành kèm theo Thông tư liên tịch số 12/2007/TTLT-BYT-BTC ngày 19 tháng 11 năm 2007)

Tên đơn vị nhận hàng: …………………………………………………............................................................

Địa chỉ: .........................................................................................................................................................

Tên đơn vị giao hàng: ..................................................................................................................................

Địa chỉ: .........................................................................................................................................................

SốTT

Phiếu xuất kho

Tên hàng

Quy cách

Nhà SX

Đơn vị tính

Số lượng

Lô sản xuất

Hạn dùng

Đơn giá (VNĐ)

Thành tiền (VNĐ)

Ghi chú

Sô

Ngày

Tổng cộng:

........., ngày.....tháng.....năm.........	........, ngày......tháng......năm..........
BÊN GIAO HÀNG (Ký tên, đóng dấu)	BÊN NHẬN HÀNG (Ký tên, đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF HEALTH THE MINISTRY OF FINANCE	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence Freedom Happiness
No. 12/2007/TTLT-BYT-BTC	Hanoi, November 19, 2007

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISM APPLICABLE TO DRUGS AND MEDICAL EQUIPMENT UNDER THE U.S. PRESIDENTS EMERGENCY PLAN FOR AIDS RELIEF (PEPFAR)

Pursuant to the Governments Decree No. 49/2003/ND-CP of May 15, 2003, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Health Ministry;
Pursuant to the Governments Decree No. 77/2003/ND-CP of JuIy  1, 2003. defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Finance Ministry;
Pursuant to the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid, promulgated together with the Prime Ministers Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001:
Pursuant to the Framework Agreement signed on June 22, 2005, between the Socialist Republic of Vietnam Government and the United States Administration;
In furtherance of the Prime Ministers instructions in the Government Offices Official Letter No. 2595/VPCP-QHQT of May 16, 2007:
Depending on the particularities of the process of transfer, receipt, use management of drugs and medical equipment under the PEPFAR, the Health Ministry and the Finance Ministry jointly guide the financial management regime applicable to drugs and medical equipment under the PEPFAR as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Drugs and medical equipment being non-refundable aid under the US Presidents emergency plan for AIDS relief (PEPFAR) constitute a source of central budget revenue, which must be managed in accordance with the State Budget Law and the commitments in the Framework Agreement signed between the Socialist Republic of Vietnam Government and the United States Administration.

2. Drugs and medical equipment under the PEPFAR will be imported into Vietnam only when approving decisions are issued by competent authorities (defined in Article 6 of the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid, promulgated together with the Prime Ministers Decision No. 6472001/QD-TTg of April 26, 2001).

3. The Vietnam HIV/AIDS Prevention and Control Department being the project owner shall receive, manage and use dings and medical equipment strictly according to current regulations on state finance management and the provisions of this Circular.

II. PREPARATION OF DOSSIERS REQUESTING APPROVAL OF AID

...

...

...

1. Grounds for formulation of plans:

a/ Plans on supply of drugs and medical equipment under the PEPFAR for HIV/AIDS prevention and control in Vietnam are formulated and synthesized from establishments hospitalizing HIV/AIDS patients.

b/ Annually, the project owners shall coordinate with donors in formulating plans on supply and distribution of drugs and medical equipment under the PEPFAR in Vietnam, based on the following criteria:

- The situation and results of the use of drugs and medical equipment in the preceding year (the warehousing, delivery, use and stock, made according to Appendix I to this Circular, not primed herein);

- The demand for drugs and medical equipment in the following year;

- The supply capability of donors.

2. Process:

a/ Medical establishments directly hospitalizing AIDS patients shall base themselves on the patients treatment demands and their respective reception capabilities to determine monthly and yearly drug and medical equipment demands:

b/ To consult AIDS patient-hospitalizing establishments under other programs and projects in the region.

...

...

...

d/ The project owner shall coordinate with organizations representing the donors in summing up the HIV/AIDS drug and medical equipment demands of all provinces and cities covered by the PEPFAR in order to work out annual plans on drug and medical equipment supply (enclosed with the written analysis of economic, technical and other elements related to the process of importing and supplying drugs and medical equipment).

dd/ The Vietnam HIV/AIDS Prevention and Control Department shall coordinate with the Planning and Finance Department, the Therapy Department and the Vietnam Drug Administration in submitting them to the Health Minister for aid approval according to regulations.

3. Contents of drug supply plans:

Drug and medical equipment supply plans must reflect the norms on quantity, category and value of actual goods in stock at the beginning of the year; being imported in the year; being distributed and used in the year and the necessary reserves for early use next year pending the new supply (summed up according to Appendix 2 to this Circular, not primed herein).

4. Responsibilities of units involved in the formulation of drug and medical equipment supply plans:

The Health Ministry shall direct units and medical establishments in the health service to formulate plans on supply and distribution of drugs and medical equipment of the PEPFAR in order to sign aid agreements in the plan year, in which:

a/ The project owner has the responsibilities:

- To sum up the situation and evaluate the results of receipt, distribution and use of drugs and medical equipment in the year preceding the plan year;

- To take the initiative in coordinating with donors representatives in guiding medical establishments covered by the PEPFAR to formulate plans on the use of drugs and medical equipment for the plan year, synthesize them for submission to the Health Ministry as provided for at Point e, Clause 2, Section II of this Circular:

...

...

...

- Medical establishments hospitalizing HIV/AIDS patients, specialized HIV/AIDS Prevention and Control Agencies and Health Services of provinces and cities covered by the PEPFAR shall lake the initiative in defining their responsibilities and identifying their respective drug and medical equipment demands suitable to the practical situation of each unit, locality and sum them up for timely report to the project owner.

The Planning and Finance Department, the Therapy Department and the Vietnam Drug Administration shall, within the ambit of their respective functions and tusks, closely coordinate with the Vietnam HIV/AIDS Prevention and Control Department in analyzing and evaluating the demands for import of drugs and medical equipment suitable to the therapy process and the list of drugs permitted for import in order to enhance the efficiency of the aid program.

5. Process of proposing the approval of aid being drugs and medical equipment under the PEPFAR:

a/ After the annual drug and medical equipment plans under the PEPFAR are agreed upon by the donors and the Health Ministry, the Health Ministry shall send them to the Finance Ministry for submission to the Prime Minister for approval of aid for the whole plan year according to the Regulation on management and use of foreign non-governmental aid. promulgated together with the Prime Ministers Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001.

b/ A dossier submitted for aid approval comprises:

- The aid agreement signed between the Health Ministry and the U.S. side (or the U.S. sides aid notification letter);

- The plan on drug and medical equipment supply for the plan year, already agreed upon between the Health Ministry and the donors;

- The previous years report on the situation and use of drugs of the PEPFAR;

- The list of drugs, unit prices and total value asked for approval (in USD) It should be clearly stated that drugs are imported for the PEPFAR under the standards of the US Food and Drug Agency (FDA) or recommended for use by the World Health Organization (WHO).

...

...

...

6. Handling of arising circumstances:

Circumstances actually arising after the Prime Minister issues decisions approving the annual aid being drugs and medical equipment of the PEPFAR will be handled as follows:

a/ In case of changes in the list of drugs and medical equipment, the Health Ministry shall issue a decision adjusting such list. The list adjusted under the Health Ministry’s decision serves as a basis for the Finance Ministry to certify the aid and report thereon to the Prime Minister;

b/ If the aid value for the plan year is over USD 200.000 higher than the aid value stated in the Prime Ministers written approval of aid. the Health Ministry shall send a written explanation requesting the Prime Minister to make additional approval.

c/ If the aid value for the plan year is less than USD 200.000 higher than the aid value stated in the Prime Ministers written approval of aid, the Health Ministry shall approve the aid according to regulations.

III. MANAGEMENT OF THE PROCESS OF RECEIPT. PRESERVATION, TRANSPORTATION AND USE OF DRUGS AND MEDICAL EQUIPMENT

In addition to the responsibilities defined in the Finance Ministry’s Circular No. 82/2007HT-BTC of July 12, 2007, guiding the slate finance management regime applicable to foreign non-refundable aid belonging to the state budget revenue sources, in the process of receiving, preserving, transporting and using drugs and medical equipment, the project owner and aid-receiving units also have the following responsibilities:

1. The project owner:

a/ To coordinate with representatives of donors in selecting units fully capable of providing the services of receiving, preserving, transporting and supplying drugs and medical equipment of the PEPFAR

...

...

...

c/ To sign the written certification of aid goods for completion of customs-clearance procedures.

d/ To supervise and inspect the entire process of receiving, distributing and using drugs and medical equipment of the PEPFAR.

e/ To periodically sum up and report on the progress of implementation of the PEPFAR to the Health Ministry and the Finance Ministry.

f/ To assume the prime responsibility for transfer and handling of ARV drugs.

g/ To conduct financial settlement of the PEPFAR in accordance with the provisions of the Accountancy Law.

2. Units providing services of receiving, preserving, transporting and supplying drugs and medical equipment of the PEPFAR shall:

a/ Fulfill Party Bs responsibilities specified in the contracts signed with Party A.

b/ Fully and promptly supply vouchers on goods import to the project owner for making declaration to request certification of aid.

c/ Periodically report fully, accurately and promptly on the situation and results of drug and medical equipment receipt and supply to the project owner.

...

...

...

dd/ propose the project owner to handle in time matters arising beyond contracts.

3. Medical establishments hospitalizing AIDS patients

Medical establishments hospitalizing AIDS patients, when receiving drugs and medical equipment of the PEPFAR, have the responsibility

a/ To conduct the hand-over and receipt of drugs and medical equipment in strict accordance with aid hand-over and receipt procedures (with hand-over and receipt records clearly stating the quantity, quality, categories, value of drugs and equipment for each time of hand-over and receipt, made according to the form in Appendix 3 to this Circular, not printed herein).

b/ To carry out w are housing and ex-warehousing procedures and account the supplies storehouses, with detailed accounting books monitoring separately drugs and medical equipment according to current accounting regimes.

c/ To supply treatment drugs free of charge to AIDS patients strictly according to the treatment guidelines promulgated by the Health Ministry.

d/ To open books to monitor the ding supply to patients, to analyze and evaluate the effect of the treatment guidelines and propose various treatment guidelines for treatment of AIDS patients.

dd/ Quarterly and annually, to make the final settlement of drugs and medical equipment and report thereon to the Health Ministry (for medical establishments attached to the Health Ministry) or provincial/municipal Health Services (for medical establishments attached to Health Services) strictly according to current accounting regimes.

IV. VIA-STATE BUDGET ACCOUNTING OF AID CAPITAL SOURCES IN TERMS OF DRUGS AND MEDICAL EQUIPMENT OF THE PEPFAR

...

...

...

2. At the end of a plan year of the PEPFAR, the project owner shall make final settlement of completed projects and reports thereon. Accounting vouchers for making final settlement are the final drug and medical equipment hand-over and receipt records between supplying units and medical establishments hospitalizing AIDS patients.

3. The Health Ministry shall appraise, approve and notify the approval of final settlement of completed projects for the project owner, clearly staling the handling of assets upon project completion according to the Finance Ministry’s Circular No. 116/2005/TT-BTC of December 19, 2005, guiding the management and use of assets of state budget-financed projects upon project completion. Based on the approval of final settlement of completed projects and the handling of assets, the Health Ministry shall issue decisions on hand-over of assets and capital sources to medical establishments hospitalizing AIDS patients.

4. Based on the Health Ministry’s decisions on asset and capital-source hand-over to medical establishments hospitalizing AIDS patients, the project owner shall record asset decrease and capital source decrease; medical establishments hospitalizing AIDS patients shall record asset increase and capital source increase. On that basis, medical establishments hospitalizing AIDS patients shall make final settlement of aid of the PEPFAR and synthesize them into their general final settlement and report thereon to provincial/ municipal Health Services and Finance Services so that the Finance Services verify, approve and notify the approval of final settlement for the Health Services and, at the same lime, credit local budgets. Non-public hospitalizing establishments shall account the increase of assets and carnal sources for their units; make financial management, accounting and final settlement in a transparent, timely and full manner according to current regulations on financial management and accounting regimes applicable to non-public establishments.

5. The project owner and aid-using units shall account projects strictly according to current legal provisions on accounting.

V. INSPECTION

Periodically or extraordinarily, the Health Ministry shall inspect the plan formulation, receipt, management and use of drugs and medical equipment by the project owner, medical establishments hospitalizing AIDS patients, units providing services of receipt, preservation, transportation and supply for the PEPFAR with a view to strictly observing the commitments with the donors and strictly and efficiently manage them in accordance with current provisions of law. The Finance Ministry shall conduct the financial inspection of the Program undercurrent regulations.

VI. IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes effect 15 days after its publication in CONG BAO.

If problems arise in the course of implementation, concerned agencies shall report them in time to the Finance Ministry and the Health Ministry for appropriate supplements or amendments.

...

...

...

FOR THE HEALTH MINISTER
VICE MINISTER





Trinh Quan Huan