Thông tư 49/2009/TT-BNNPTNT quản lý sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài Bộ Nông nghiệp Phát triển nông thôn

• Số hiệu: 49/2009/TT-BNNPTNT
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
• Người ký: Cao Đức Phát
• Ngày ban hành: 04/08/2009

BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ------------
Số: 49/2009/TT-BNNPTNT	Hà Nội, ngày 4 tháng 8 năm 2009

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ CỦA NƯỚC NGOÀI THUỘC BỘ NÔNG NGHIỆP VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

Căn cứ Nghị định số 01/2008/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn;
Căn cứ Nghị định số 131/2006/NĐ-CP ngày 09 tháng 11 năm 2006 của Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức;
Căn cứ Quyết định số 64/2001/QĐ-TTg ngày 26 tháng 4 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng viện trợ phi chính phủ nước ngoài;
Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn hướng dẫn Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn như sau:

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này hướng dẫn về thu hút, vận động, quản lý và sử dụng các nguồn hỗ trợ của nước ngoài bao gồm nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (gọi tắt là ODA) và nguồn viện trợ phi chính phủ nước ngoài (gọi tắt là PCPNN) do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý và sử dụng.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

Tất cả các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước và các đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ (sau đây gọi chung là đơn vị) có quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý.

Điều 3. Nguồn hỗ trợ của nước ngoài

1. Nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) gồm:  

a. Chương trình, dự án ODA không hoàn lại: là hình thức cung cấp ODA không phải hoàn trả lại cho nhà tài trợ;

b. Chương trình, dự án ODA vay ưu đãi (tín dụng ưu đãi): là khoản vay với các điều kiện ưu đãi về lãi suất, thời gian ân hạn và trả nợ, bảo đảm “yếu tố không hoàn lại” (còn gọi là “thành tố hỗ trợ”) đạt ít nhất 35% đối với các khoản vay có ràng buộc và 25% đối với các khoản vay không ràng buộc;

c. Chương trình, dự án ODA vay hỗn hợp: là các khoản viện trợ không hoàn lại hoặc các khoản vay ưu đãi được cung cấp đồng thời với các khoản tín dụng thương mại, nhưng tính chung lại có “yếu tố không hoàn lại” đạt ít nhất 35% đối với các khoản vay có ràng buộc và 25% đối với các khoản vay không ràng buộc;

2. Nguồn hỗ trợ của các tổ chức PCPNN gồm:

a. Viện trợ thông qua các chương trình, dự án;

b. Viện trợ phi dự án (bao gồm cả khoản cứu trợ khẩn cấp) do các tổ chức và cá nhân nước ngoài, người Việt Nam ở nước ngoài hỗ trợ dưới các hình thức: Hỗ trợ tài chính, hiện vật, cung cấp trang thiết bị, công nghệ (máy móc, bí quyết vận hành), vật tư (hàng hoá, giống cây, giống con và sinh vật), nghiên cứu phát triển, hỗ trợ kỹ thuật, cung cấp chuyên gia và đào tạo;

Điều 4. Nguyên tắc thu hút, quản lý và sử dụng các nguồn hỗ trợ của nước ngoài

1. Việc thu hút, quản lý và sử dụng các nguồn hỗ trợ của nước ngoài phải tuân theo các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, đảm bảo an ninh quốc gia, hiệu quả huy động và tuân thủ các điều ước, thoả thuận quốc tế mà Việt Nam là một bên tham gia;

2. Bảo đảm tính đồng bộ và nhất quán của các quy định về quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài; bảo đảm sự tham gia rộng rãi của các bên có liên quan; đơn giản hóa, hài hoà quy trình thủ tục giữa Bộ và nhà tài trợ; phân cấp quản lý và thực hiện, làm rõ trách nhiệm,  tăng cường giám sát, nâng cao hiệu quả nguồn hỗ trợ của nước ngoài.

Chương II

VẬN ĐỘNG, CHUẨN BỊ TIẾP NHẬN NGUỒN HỖ TRỢ CỦA NƯỚC NGOÀI

Điều 5. Lĩnh vực ưu tiên vận động tài trợ của Bộ.

Phát triển hạ tầng nông thôn (nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy sản và thủy lợi) kết hợp xoá đói, giảm nghèo;

Phòng chống và giảm nhẹ hậu quả thiên tai, dịch bệnh và thích ứng với biến đổi khí hậu toàn cầu;

An ninh lương thực và vệ sinh an toàn thực phẩm;

Bảo vệ môi trường, tài nguyên thiên nhiên khu vực nông thôn;

Tăng cường năng lực, thể chế, quản lý, kỹ thuật và phát triển nguồn nhân lực, chuyển giao công nghệ, nâng cao năng lực nghiên cứu và triển khai;

Một số lĩnh vực khác trên cơ sở chiến lược, quy hoạch phát triển ngành, các quy định của Chính phủ và của Bộ.

Điều 6. Căn cứ đề xuất danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động sử dụng vốn ODA căn cứ Chiến lược phát triển kinh tế - xã hội, Chiến lược toàn diện về tăng trưởng và xoá đói giảm nghèo (CPRGS), Chiến lược quốc gia vay và trả nợ nước ngoài và Chương trình quản lý nợ trung hạn của quốc gia, Chiến lược, chương trình hợp tác phát triển giữa Việt Nam và các nhà tài trợ và quy hoạch, kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia và của ngành (ngắn hạn, trung hạn, dài hạn), Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn lập đăng ký danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động sử dụng vốn ODA của Bộ hàng năm.

Điều 7. Lựa chọn danh mục chương trình, dự án ưu tiên thu hút và vận động sử dụng vốn ODA

1. Các đơn vị chủ động đề xuất danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động ODA và gửi đề cương sơ bộ của từng chương trình, dự án về Vụ Hợp tác quốc tế kèm theo hồ sơ đăng ký danh mục yêu cầu tài trợ ODA gồm: Văn bản chính thức của đơn vị đề nghị đăng ký danh mục chương trình, dự án cần thu hút, vận động ODA cùng với 08 bộ đề cương sơ bộ của từng chương trình, dự án (mỗi bộ gồm văn bản bằng tiếng Việt và tiếng Anh).

2. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan rà soát, tập hợp trình Bộ trưởng xem xét và có văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư danh mục đăng ký chương trình, dự án yêu cầu tài trợ.

3. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị đề xuất tiến hành chuẩn bị, xây dựng đề cương chi tiết và trao đổi với nhà tài trợ về danh mục các chương trình, dự án ưu tiên vận động tài trợ của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn để trình Bộ gửi các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt.

4. Đề cương chi tiết chương trình, dự án đăng ký danh mục cần có các nội dung cơ bản sau:

a. Tên chương trình, dự án và nhà tài trợ.

b.  Cơ quan chủ quản chương trình, dự án.

c. Chủ chương trình, dự án (chủ đầu tư) và các cơ quan phối hợp (nếu có).

d. Mục tiêu dài hạn, các mục tiêu ngắn hạn và kết quả chủ yếu của chương trình, dự án.

đ. Vị trí, vai trò và đóng góp của chương trình, dự án vào quy hoạch, kế hoạch, chương trình phát triển của ngành.

e. Địa điểm thực hiện chương trình, dự án.

g. Thời gian bắt đầu và kết thúc chương trình, dự án.

h. Nội dung chính, các hoạt động, đầu ra và kết quả của các hợp phần, cấu phần hoặc các tiểu dự án.

i. Nội dung trao đổi với nhà tài trợ về những cam kết, điều kiện đối với khoản viện trợ của bên tài trợ, nghĩa vụ của bên tiếp nhận.

k. Dự kiến hạn mức, loại vốn của chương trình, dự án.

l. Nguồn và cơ chế tài chính trong nước của chương trình, dự án.

m. Dự kiến kế hoạch tổng thể và kế hoạch thực hiện năm đầu tiên, kế hoạch  theo dõi và giám sát chương trình, dự án.

n. Năng lực tổ chức thực hiện, quản lý dự án, tính bền vững khi kết thúc, phân tích rủi ro,các tác động của chương trình, dự án và cách khắc phục (nếu có).

Điều 8. Chuẩn bị chương trình, dự án

1. Chuẩn bị chương trình, dự án sử dụng vốn ODA

Trong thời hạn 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận được văn bản thông báo phê duyệt danh mục tài trợ chính thức của Thủ tướng Chính phủ, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các đơn vị liên quan trình Bộ trưởng ra quyết định về Chủ dự án thực hiện các nhiệm vụ chuẩn bị dự án. Các đơn vị quản lý nhà nước thuộc Bộ chỉ thực hiện các dự án hỗ trợ kỹ thuật về chiến lược, chính sách chuyên ngành, các dự án tăng cường năng lực, thể chế. Các dự án hỗ trợ kỹ thuật xây dựng dự án để phục vụ cho các dự án vốn vay sẽ do cơ quan chủ dự án vốn vay chủ trì thực hiện.

Việc chuẩn bị nội dung chương trình, dự án trong danh mục tài trợ chính thức do Chủ dự án thực hiện tuân thủ các quy định tại Điều 9.

2. Chuẩn bị chương trình, dự án và các khoản viện trợ phi dự án sử dụng vốn PCPNN

a. Thông qua Vụ Hợp tác quốc tế, các đơn vị chủ động đề xuất, trao đổi và chuẩn bị các nội dung cơ bản, văn bản ghi nhớ sơ bộ của nhà tài trợ, hồ sơ tiếp nhận viện trợ và có văn bản trình Bộ trưởng xem xét, phê duyệt hoặc báo cáo xin ý kiến Chính phủ.

b. Nội dung văn kiện chương trình, dự án do các tổ chức PCPNN hỗ trợ cần thể hiện đầy đủ thông tin dự án và các nội dung cơ bản theo quy định tại Quy chế quản lý PCPNN, các văn bản hướng dẫn và yêu cầu của nhà tài trợ. Các nội dung cơ bản của Văn kiện hỗ trợ cần có gồm:

- Mô tả tóm tắt dự án;

- Sự cần thiết phải có dự án (vị trí của dự án và những vấn đề đặt ra trong bối cảnh chung của ngành, của địa phương...);

- Các mục tiêu của dự án: gồm các mục tiêu dài hạn và các mục tiêu ngắn hạn;

- Các kết quả của dự án;

- Các hoạt động của dự án;

- Ngân sách của dự án: (phân bổ cụ thể cho từng hoạt động và theo từng năm)

- Kế hoạch triển khai thực hiện dự án (trong trường hợp cần thiết phân thành các giai đoạn thực hiện);

- Phân tích hiệu quả dự án: Sơ bộ đánh giá hiệu quả tài chính; Hiệu quả xã hội, nhất là tăng cường và phát triển nguồn nhân lực; Hiệu quả môi trường; Tính bền vững của dự án trong quá trình phát triển tiếp theo.

c. Các đơn vị có sử dụng nguồn hỗ trợ phi dự án, dưới hình thức hỗ trợ trực tiếp ngân sách, viện trợ theo gói hoặc qua các quỹ uỷ thác, viện trợ PCPNN dự án cho nghiên cứu, trao đổi thông tin, kinh nghiệm, bồi dưỡng, tập huấn về kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ phải làm báo cáo gửi về Bộ thông qua Vụ Hợp tác quốc tế. Trong đó cần nêu rõ phương thức, mục tiêu, nội dung, đối tượng viện trợ và tiếp nhận viện trợ, thời gian thực hiện và tổng kinh phí. Viện trợ dưới dạng hiện vật (hàng hoá, vật tư, thiết bị) hoặc tiền mặt cần nêu rõ số lượng, danh mục hàng viện trợ và ước tính tổng giá trị hàng viện trợ bằng hiện vật hoặc tiền mặt.

3. Xác định vốn nước ngoài và vốn đối ứng để chuẩn bị chương trình, dự án

Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Vụ Kế hoạch và Vụ Tài chính xây dựng kế hoạch vốn trên cơ sở đề xuất của chủ dự án hoặc đơn vị tiếp nhận hỗ trợ và ý kiến thống nhất sơ bộ với nhà tài trợ.

Điều 9. Nội dung văn kiện chương trình, dự án sử dụng vốn ODA

1. Chương trình, dự án đầu tư

a. Nội dung báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, khả thi, dự án đầu tư tuân thủ Quy chế quản lý và sử dụng ODA của Chính phủ, các quy định về Quản lý đầu tư và xây dựng của Chính phủ tại các Luật Ngân sách, Luật Đầu tư, Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, Luật Ngân sách và các văn bản hướng dẫn của Nhà nước và quy định của nhà tài trợ;

b. Văn kiện chương trình, dự án cần bám sát đề cương chi tiết đã được phê duyệt, thể hiện đầy đủ các nội dung cơ bản tại Khoản 4, Điều 7.

2. Chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật

Nội dung văn kiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA của Chính phủ, các văn bản hướng dẫn và yêu cầu của nhà tài trợ và bám sát đề cương chi tiết đã được phê duyệt, thể  hiện đầy đủ các nội dung cơ bản tại Khoản 4, Điều 7.

Điều 10. Nội dung chương trình, dự án sử dụng nguồn PCPNN

Nội dung văn kiện chương trình, dự án cần chuẩn bị đầy đủ theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng nguồn viện trợ PCPNN và có những nội dung cơ bản sau:

- Mục tiêu của chương trình, dự án  phù hợp với ưu tiên của Chính phủ;

- Tính khả thi của chương trình, dự án về: năng lực quản lý và thực hiện dự án; cơ chế phối hợp trong quá trình thực hiện và khả năng đóng góp của phía Việt Nam, đặc biệt là nguồn vốn đối ứng;

- Tính hợp lý trong cơ cấu ngân sách của chương trình, dự án dành cho chuyên gia trong và ngoài nước; đào tạo trong và ngoài nước; trang thiết bị và vật tư; chi phí quản lý và các chi phí khác;

- Những cam kết, điều kiện tiên quyết và các điều kiện khác của Bên tài trợ đối với khoản viện trợ (nếu có); cũng như những cam kết của Bên Việt Nam để thực hiện chương trình, dự án;

- Hiệu quả và tính bền vững của chương trình, dự án sau khi kết thúc;

Điều 11. Mã số chương trình, dự án

Các chương trình, dự án sau khi được tổng hợp vào danh mục chương trình, dự án ưu tiên chính thức của Bộ được cấp mã số dự án của Bộ. Mã số cấp cho từng chương trình, dự án được lưu giữ thông tin tại Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp, theo dõi nguồn hỗ trợ của nước ngoài thuộc Bộ.

Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp xây dựng trình Bộ trưởng ban hành Quy định về mã số chương trình, dự án sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn quản lý.

Chương III

THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN SỬ DỤNG VỐN ODA

Điều 12. Thẩm định, phê duyệt nội dung chương trình, dự án ODA

1. Điều kiện thẩm định

a) Chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, thuộc danh mục chương trình, dự án ưu tiên vận động của Bộ, có văn bản thoả thuận của nhà tài trợ. Chương trình, dự án nằm ngoài danh mục chỉ được thẩm định sau khi có ý kiến bằng văn bản đồng ý về chủ trương của Bộ trưởng.

Bộ trưởng phê duyệt các chương trình, dự án không phải là chương trình, dự án quan trọng quốc gia hoặc chương trình, dự án có kèm theo khung chính sách. Đối với các chương trình, dự án ODA thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để trình cơ quan đầu mối thẩm định của Chính phủ theo quy định.

b) Hồ sơ thẩm định hợp lệ bao gồm:

- Văn bản thông báo của cơ quan có thẩm quyền về danh mục tài trợ chính thức;

- Tờ trình đề nghị phê duyệt chương trình, dự án của đơn vị;

- Văn kiện chương trình, dự án (bằng cả tiếng Việt và tiếng nước ngoài, nếu có) số lượng 05 bộ (có ít nhất 01 bộ gốc). Nội dung văn kiện thể hiện bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài (nếu có) và phải phù hợp với Đề cương chi tiết chương trình, dự án đã được phê duyệt.

- Các văn bản và ý kiến trả lời của các cơ quan liên quan trong quá trình chuẩn bị chương trình, dự án và các văn bản thoả thuận, bản ghi nhớ với nhà tài trợ (hoặc đại diện), báo cáo của đoàn chuyên gia thẩm định thực hiện theo yêu cầu của nhà tài trợ (nếu có);

- Báo cáo tài chính của chủ dự án trong ba năm gần nhất, có xác nhận của cơ quan chủ quản (đối với chương trình, dự án theo cơ chế cho vay lại).

- Dự thảo hiệp định hoặc văn bản thoả thuận về dự án sẽ được ký kết giữa đại diện của Việt Nam và đại diện của nhà tài trợ (nếu có).

2. Nội dung, quy trình và thời hạn thẩm định

a) Nội dung, quy trình và thời hạn thẩm định chương trình, dự án đầu tư  thực hiện theo Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của Chính phủ và các quy định của pháp luật hiện hành về quản lý đầu tư, xây dựng của Chính phủ như Luật Xây dựng, Luật Đấu thầu, các văn bản hướng dẫn và các quy định của nhà tài trợ.

b) Nội dung, quy trình và thời hạn thẩm định văn kiện chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật thực hiện đầy đủ theo Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn của các Bộ, ngành.

c) Việc thẩm định và phê duyệt văn kiện hỗ trợ tiếp cận theo chương trình hoặc ngành, các chương trình dự án ô, các chương trình dự án khu vực trong đó Việt Nam là một bên tham gia thực hiện theo quy trình quy định tại Điểm đ của Điều này.

d) Chủ dự án không được làm nhiệm Vụ thẩm định dự án hỗ trợ kỹ thuật của mình.

đ) Quy trình thẩm định:

- Bước 1: Đánh giá tính hợp lệ của hồ sơ trình thẩm định.

Tính hợp lệ của hồ sơ thẩm định phải tuân thủ Quy định Quy chế quản lý và sử dụng ODA  và các văn bản hướng dẫn. Các nội dung văn kiện phải phù hợp với các nội dung trong Văn bản phê duyệt danh mục yêu cầu tài trợ của Bộ.

- Bước 2: Tham vấn các cơ quan, đơn vị có liên quan.

Sau khi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ của chủ dự án, Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất hình thức thẩm định, thành lập hội đồng thẩm định và gửi bộ hồ sơ kèm văn bản xin ý kiến tới các cơ quan, đơn vị liên quan trước khi thẩm định.

- Bước 3: Thẩm định.

Đơn vị chủ trì thẩm định lựa chọn một trong hai hình thức thẩm định (tổng hợp ý kiến góp ý bằng văn bản hoặc góp ý trực tiếp tại hội nghị thẩm định) và tiến hành tổ chức thẩm định các nội dung văn kiện.

- Bước 4: Phê duyệt.

Sau khi thực hiện đầy đủ các bước 1, 2, 3, đơn vị chủ trì thẩm định lập báo cáo thẩm định chương trình, dự án và tập hợp, gửi các văn bản liên quan cùng với dự thảo Quyết định phê duyệt nội dung dự án trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt.

e) Thời hạn thẩm định chương trình, dự án.

Thời hạn thẩm định không quá 45 ngày làm việc đối với chương trình, dự án đầu tư và không quá 15 ngày làm việc đối với các dự án hỗ trợ kỹ thuật kể từ khi nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Điểm b, Khoản 1 của Điều này.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày chương trình, dự án được phê duyệt, đơn vị chủ trì thẩm định phối hợp với Chủ dự án lập hồ sơ gồm báo cáo thẩm định, quyết định phê duyệt chương trình, dự án (bản sao có công chứng), kèm theo văn kiện chương trình, dự án đã được phê duyệt có đóng dấu giáp lai đến Văn phòng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và các cơ quan liên quan.

3. Tổ chức thẩm định

a) Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính và các đơn vị có chức năng quản lý nhà nước tổ chức thẩm định.

b) Các thành viên tham gia thẩm định chịu trách nhiệm trước pháp luật và trước Bộ trưởng về nội dung những ý kiến đóng góp của mình đối với các chương trình, dự án có nguồn hỗ trợ nước ngoài.

c) Kết quả thẩm định được thể hiện bằng Biên bản thẩm định kèm theo hồ sơ quy định tại điểm b, khoản 2, Điều này và Dự thảo Quyết định trình Bộ trưởng phê duyệt.

Điều 13. Kinh phí chuẩn bị, xây dựng và thẩm định chương trình, dự án

1. Vốn chuẩn bị chương trình, dự án thực hiện theo Quy chế Quản lý và sử dụng ODA của Chính phủ, quy định cụ thể như sau:

a) Vốn chuẩn bị xây dựng chương trình, dự án ODA thuộc diện Nhà nước cấp phát từ ngân sách do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn lập kế hoạch và tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung hàng năm của Bộ; Vụ Kế hoạch tổng hợp nhu cầu, cân đối, bố trí vốn đối với các dự án có tính chất đầu tư, Vụ Tài chính tổng hợp nhu cầu , cân đối, bố trí vốn đối với các dự án hỗ trợ kỹ thuật có tính chất hành chính sự nghiệp;

Trường hợp chương trình, dự án không trùng kỳ lập kế hoạch, tuỳ thuộc vào tính chất dự án, Vụ Kế hoạch hoặc Vụ Tài chính chuẩn bị văn bản trình Bộ trưởng gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính xin tạm ứng vốn từ nguồn dự phòng ngân sách Trung ương;

b) Vốn chuẩn bị chương trình, dự án thuộc diện Nhà nước cho vay lại từ ngân sách hoặc cấp phát một phần: Vụ Kế hoạch tổng hợp nhu cầu, cân đối, bố trí vốn đối với các dự án có tính chất đầu tư, Vụ Tài chính tổng hợp nhu cầu, cân đối, bố trí vốn đối với các dự án hỗ trợ kỹ thuật có tính chất hành chính sự nghiệp.

c) Vốn chuẩn bị dự án hỗ trợ kỹ thuật (tài trợ toàn bộ hoặc một phần kinh phí chuẩn bị chương trình, dự án): Đơn vị thụ hưởng dự án chuẩn bị, trình Bộ đưa vào kế hoạch vốn chuẩn bị hàng năm;

d) Vốn ODA thông qua dự án hỗ trợ kỹ thuật để chuẩn bị, xây dựng chương trình, dự án đầu tư sử dụng do Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với chủ dự án chuẩn bị  trình Bộ theo kế hoạch;

2. Việc sử dụng vốn đối ứng để chuẩn bị các chương trình, dự án tuân thủ theo quy định của Luật Ngân sách và nghị định của Chính phủ về phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước. Tùy theo từng chương trình, dự án, vốn đối ứng có thể sử dụng  cho toàn bộ hoặc một phần chi phí theo quy định và Văn kiện được ký kết.

3. Kinh phí xây dựng và thẩm định lấy từ nguồn hỗ trợ của nước ngoài hoặc vốn ngân sách nhà nước đã bố trí cho dự án hoặc từ kinh phí hợp pháp của đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án.

Kinh phí thẩm định,chế độ thu, nộp và sử dụng lệ phí thẩm định đầu tư các dự án đầu tư thực hiện theo Định mức tư vấn đầu tư và xây dựng do Bộ trưởng Bộ Xây dựng và Bộ trưởng Bộ Tài chính  ban hành.

5. Chủ chương trình, dự án quản lý kinh phí chuẩn bị, xây dựng và thẩm định các chương trình, dự án và chi trả cho đơn vị xây dựng và thẩm định dự án theo quy định.

Chương IV

THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT NỘI DUNG CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN VÀ VIỆN TRỢ PHI DỰ ÁN SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ PCPNN

Điều 14. Thẩm định, phê duyệt.

1. Hồ sơ trình thẩm định phê duyệt văn kiện chương trình, dự án gồm:

a) Tờ trình đề nghị phê duyệt của chủ chương trình, dự án (cơ quan, đơn vị, tổ chức tiếp nhận viện trợ);

b) Văn kiện chương trình, dự án gốc bằng ngôn ngữ được bên viện trợ sử dụng và bản dịch tiếng Việt đã được thống nhất giữa chủ chương trình, dự án và bên viện trợ;

c) Văn bản thông báo cam kết viện trợ hoặc cam kết xem xét tài trợ cho chương trình, dự án của bên viện trợ;

d) Biên bản ghi nhớ hoặc Thoả thuận viện trợ giữa đại diện cơ quan, đơn vị, tổ chức tiếp nhận viện trợ và đại diện bên viện trợ (nếu có);

đ) Văn bản tham gia ý kiến của các cơ quan, đơn vị, tổ chức liên quan đối với chương trình, dự án viện trợ (nếu có);

e) Bản sao Giấy phép do Uỷ ban công tác về các tổ chức phi chính phủ cấp cho các tổ chức PCPNN; bản sao Giấy đăng ký hoạt động đối với các tổ chức PCPNN (nếu có). Trong trường hợp chưa có giấy phép, chủ dự án có văn bản giải trình cụ thể trình Bộ trưởng xem xét.

2. Thẩm định phê duyệt các khoản viện trợ phi dự án

a. Trên cơ sở trao đổi, thống nhất với nhà tài trợ, Thủ trưởng đơn vị có báo cáo Bộ thông qua Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp và tổ chức thực hiện, chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng, trước Pháp luật về các công việc liên quan đến tiếp nhận các khoản viện trợ phi dự án. Việc quản lý tài chính dự án đối với các khoản viện trợ phải tuân thủ quy định tại Luật Ngân sách Nhà nước, Luật kế toán, pháp luật về thuế và các cam kết đã ký với nhà tài trợ.

b. Trường hợp Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một bên ký kết thoả thuận quốc tế, cần chuẩn bị các hồ sơ  gồm:

- Tờ trình đề nghị phê duyệt tiếp nhận viện trợ của  đơn vị;

- Dự thảo Văn bản thoả thuận viện trợ giữa bên viện trợ và Bộ (hoặc đơn vị tiếp nhận viện trợ) trong đó nêu rõ nội dung viện trợ, tên tổ chức viện trợ và tên đơn vị tiếp nhận viện trợ, danh mục hàng hoá, vật tư viện trợ và trị giá ước tính, hoặc tổng giá trị bằng tiền mặt.

c. Đối với khoản viện trợ khẩn cấp, ngoài những yêu cầu nêu trên cần nêu rõ mức độ thiệt hại, những nhu cầu thiết yếu, trước mắt cần giải quyết ngay trong thời gian xảy ra trường hợp khẩn cấp.

3. Quy trình, thời hạn thẩm định, phê duyệt

a. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối giúp Bộ trưởng tiếp nhận hồ sơ, thẩm định, trình phê duyệt các khoản viện trợ PCPNN cho các đơn vị thuộc Bộ theo quy định.

b. Quy trình và thời hạn thẩm định, phê duyệt các chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng thực hiện theo Quy chế quản lý PCPNN và các văn bản hướng dẫn và được quy định cụ thể như sau:

- Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ khi nhận được hồ sơ đầy đủ và hợp lệ; tùy theo tính chất và quy mô chương trình, dự án, Vụ Hợp tác quốc tế gửi văn bản (kèm theo hồ sơ chương trình, dự án) tới các cơ quan, đơn vị, tổ chức có liên quan xin ý kiến tham gia và tổ chức họp thẩm định chương trình, dự án;

- Trường hợp tổ chức thẩm định bằng văn bản, trong vòng 15 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản đề nghị của Vụ Hợp tác quốc tế, các đơn vị liên quan phải có ý kiến bằng văn bản. Quá thời hạn nói trên nếu không có ý kiến trả lời bằng văn bản thì đựoc xem là đồng ý với nội dung các tài liệu.

- Trong vòng 10 ngày làm việc sau khi nhận được văn bản trả lời ý kiến tham gia thẩm định của các cơ quan, tổ chức có liên quan, Vụ Hợp tác quốc tế tổng hợp ý kiến thẩm định, trình Bộ trưởng xem xét phê duyệt chương trình, dự án; hoặc tham mưu để trình Bộ trưởng thông báo lý do không phê duyệt và hoàn trả hồ sơ cho chủ chương trình, dự án.

c. Quy trình và thời hạn thẩm định, phê duyệt các khoản viện trợ phi dự án: Trong vòng 05 ngày sau khi nhận được văn bản đề nghị (kèm hồ sơ hợp lệ) của đơn vị đầu mối tiếp nhận, Vụ Hợp tác quốc tế lập báo cáo trình Bộ trưởng phê duyệt hoặc có văn bản đề nghị các đơn vị liên quan xem xét hồ sơ xin tiếp nhận.

Các khoản viện trợ phi dự án được triển khai dưới dạng chương trình, dự án, quy trình và thủ tục thẩm định, phê duyệt được áp dụng như khoản b nêu trên.

Điều 15. Kinh phí chuẩn bị, xây dựng và thẩm định chương trình, dự án

1. Vốn chuẩn bị chương trình, dự án thực hiện theo Quy chế Quản lý PCPNN của Chính phủ, quy định cụ thể như sau:

a) Vốn chuẩn bị xây dựng chương trình, dự án PCPNN do đơn vị đề xuất và trình Bộ thông qua Vụ Kế hoạch hoặc Vụ Tài chính để xem xét, tổng hợp vào kế hoạch ngân sách chung hàng năm của Bộ;

Trường hợp chương trình, dự án không trùng kỳ lập kế hoạch, tuỳ vào tính chất của dự án, Vụ Kế hoạch hoặc Vụ Tài chính chuẩn bị văn bản trình Bộ trưởng gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính xin tạm ứng vốn từ nguồn dự phòng ngân sách Trung ương;

b) Vốn chuẩn bị chương trình, dự án thuộc diện Nhà nước cho vay lại từ ngân sách hoặc cấp phát một phần: tuỳ vào tính chất dự án Vụ Kế hoạch hoặc Vụ Tài chính chủ trì phối hợp với các đơn vị cân đối và bố trí vốn theo quy định của Bộ Tài chính; 

2. Vốn đối ứng các chương trình, dự án theo quy định của Luật Ngân sách và nghị định của Chính phủ về phân cấp quản lý, lập, chấp hành và quyết toán ngân sách nhà nước. Tùy theo từng chương trình, dự án, vốn đối ứng có thể sử dụng cho toàn bộ hoặc một phần chi phí theo quy định và Văn kiện được ký kết.

3. Kinh phí xây dựng và thẩm định lấy từ nguồn hỗ trợ của nước ngoài hoặc vốn ngân sách nhà nước đã bố trí cho dự án hoặc từ kinh phí hợp pháp của đơn vị chuẩn bị dự án hoặc đơn vị chủ dự án.

Tuỳ tính chất của từng chương trình, dự án và khoản viện trợ, Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính cân đối, bố trí vốn trên cơ sở đề xuất của đơn vị được giao chuẩn bị chương trình, dự án theo quy định của Luật Ngân sách.

Điều 16. Thẩm quyền phê duyệt của Bộ trưởng.

Bộ trưởng phê duyệt các chương trình, dự án, các khoản viện trợ phi dự án có địa chỉ cụ thể, có giá trị không vượt quy định phân cấp phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, không có nội dung liên quan đến thể chế, chính sách, luật pháp, cải cách hành chính, văn hoá thông tin, tôn giáo, quốc phòng, an ninh, có nhập khẩu những mặt hàng đã qua sử dụng hoặc thuộc diện hạn chế nhập khẩu của Chính phủ.

Đối với các chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với các đơn vị chuẩn bị hồ sơ, tài liệu đầy đủ theo quy định để trình cơ quan đầu mối thẩm định của Chính phủ theo quy định.

Chương V

ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT ĐIỀU ƯỚC, THOẢ THUẬN QUỐC TẾ VÀ CÁC VĂN KIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

Điều 17. Thẩm quyền và cấp ký kết

1. Việc tiến hành đàm phán và ký điều ước quốc tế về các nguồn hỗ trợ của nước ngoài phải tuân thủ pháp luật về ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế, các Văn bản hướng dẫn và các quy định khác của pháp luật.

2. Các đơn vị đàm phán và ký điều ước, thỏa thuận quốc tế với danh nghĩa Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về các nguồn hỗ trợ phát triển của nước ngoài phải được Bộ trưởng uỷ quyền bằng văn bản.

3. Các chương trình, dự án hợp tác có nhiều quốc gia tham gia thực hiện (hoặc dự án vùng có sự tham gia của nhiều ngành và địa phương), trong đó, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là một bên tham gia, Bộ trưởng có thể uỷ quyền cho Thủ trưởng các đơn vị trực tiếp tham gia thoả thuận nội dung liên quan đến các lĩnh vực của Bộ quản lý.

Điều 18. Trình tự đàm phán, ký kết và phê duyệt

1. Các đơn vị xây dựng văn kiện chương trình, dự án, trình Bộ trưởng thông qua Vụ Hợp tác quốc tế để tiến hành trao đổi với nhà tài trợ để xác định chương trình, dự án, nguồn hỗ trợ để xây dựng văn kiện. Những văn bản không thuộc thẩm quyền ký kết của Bộ trưởng, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì chuẩn bị hồ sơ, văn kiện để trình cấp thẩm quyền xem xét.

2. Những văn bản ký kết thuộc thẩm quyền ký kết của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn, Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì tiếp xúc với nhà tài trợ để xác định loại Hiệp ước hoặc Thoả thuận.

3. Tuỳ vào loại văn bản ký kết, căn cứ vào các quy định pháp luật tại “Luật ký kết, gia nhập và thực hiện điều ước quốc tế” hoặc “Pháp lệnh ký kết và thực hiện thoả thuận quốc tế” cùng với các văn bản hướng dẫn, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với các đơn vị liên quan đề xuất trình Bộ trưởng thành lập đoàn đàm phán và chuẩn bị các văn bản liên quan.

4. Hồ sơ cần thiết để trình phê duyệt và ký kết gồm có một trong những văn bản sau: Hiệp định, Thỏa thuận, Bản ghi nhớ, Biên bản thỏa thuận, Biên bản trao đổi, Chương trình hợp tác, Kế hoạch hợp tác (hoặc tên gọi khác) cùng với thư cam kết của nhà tài trợ, hồ sơ dự án, thư uỷ nhiệm (trường hợp người ký được cấp trên uỷ quyền).

5. Sau khi kết thúc đàm phán, Trưởng đoàn đàm phán phải báo cáo bằng văn bản gửi các cơ quan có thẩm quyền phê duyệt kết quả đàm phán, nội dung và các văn bản đã thoả thuận, ký kết với đối tác bên nước ngoài.

6. Đối với các chương trình, dự án đoàn đàm phán là cơ quan khác ngoài Bộ chủ trì, Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn chỉ là một thành viên tham gia, Vụ Hợp tác quốc tế phối hợp với Chủ dự án chuẩn bị nội dung văn kiện có liên quan đến ngành, đề xuất danh sách đoàn đàm phán của Bộ trình Lãnh đạo Bộ phê duyệt để làm cơ sở tham gia đàm phán. Sau khi kết thúc đàm phán có báo cáo Bộ và sao văn kiện gửi các thành viên tham gia và các đơn vị liên quan thực hiện.

7. Vụ Hợp tác quốc tế chủ trì phối hợp với Chủ dự án và các đơn vị liên quan tổ chức ký kết các văn bản chương trình, dự án theo phân công của Bộ trưởng.

Điều 19. Quản lý văn bản ký kết, trao đổi tài liệu

1. Các văn bản do Thủ tướng Chính phủ uỷ quyền cho Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ký kết, được lưu giữ bản gốc tại Văn phòng Bộ và các bản sao tại Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị liên quan.

2. Việc lưu giữ, tiếp xúc, trao đổi, cung cấp thông tin, hồ sơ, tài liệu, mẫu vật với bên nước ngoài được thực hiện theo qui định pháp luật hiện hành của nhà nước và Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

3. Sau khi chương trình, dự án được ký kết và phê duyệt và giám đốc dự án được bổ nhiệm, chủ dự án chịu trách nhiệm bàn giao tất cả các văn bản, giấy tờ có liên quan đến thực hiện chương trình, dự án cho giám đốc dự án.

4. Khi chương trình, dự án đã kết thúc, đưa vào sử dụng, Giám đốc dự án phải nộp lưu trữ tại Bộ các văn bản ký kết và hồ sơ của dự án theo quy định của pháp luật.

Chương VI

QUẢN LÝ VIỆC THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN

Điều 20. Phân công trách nhiệm Vụ Hợp tác quốc tế

Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn đối với nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo đúng quy định tại Quyết định số 11/2008/QĐ-BNN, ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Vụ Hợp tác quốc tế và các quy định tại Quy chế này, trong đó có:

a) Chủ trì xây dựng trình Bộ trưởng ban hành các văn bản quy phạm pháp luật, điều ước quốc tế liên quan đến nguồn hỗ trợ của nước ngoài trong ngành;

b) Chủ trì phối hợp với nhà tài trợ và các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị, xây dựng, thẩm định, phê duyệt đàm phán đề xuất cơ quan thực hiện và giám đốc các chương trình, dự án có nguồn hỗ trợ của nước ngoài trong ngành. Đối với các dự án vốn vay, do các cơ quan khác ngoài Bộ chủ trì đàm phán với nhà tài trợ (theo văn bản phân công của Thủ tướng Chính phủ), Vụ Hợp tác Quốc tế trình lãnh đạo Bộ danh sách đoàn đàm phán phía Bộ và là Trưởng đoàn của Bộ tham gia đàm phán với các Bộ ngành;

c) Đề xuất cơ quan thực hiện và giám đốc các chương trình, dự án từ nguồn hỗ trợ của nước ngoài trong ngành;

d) Hướng dẫn, theo dõi, đánh giá và tổng hợp và định kỳ báo cáo Lãnh đạo Bộ và Ban Cán sự việc quản lý, thực hiện nguồn hỗ trợ nước ngoài trong các lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý của Bộ;

đ) Phối hợp với nhà tài trợ và các cơ quan, đơn vị liên quan theo dõi, đánh giá và tổng hợp và định kỳ báo cáo theo quy định;

2. Vụ Kế hoạch

Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn đối với nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo đúng quy định tại Quyết định số 08/2008/QĐ-BNN, ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Vụ Kế hoạch;

Chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trong việc thực hiện Quy chế về lĩnh vực chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, đầu tư phát triển thuộc phạm vi quản lý nhà nước của Bộ. Bố trí vốn đối ứng cho các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài có tính chất đầu tư của Bộ.

3. Vụ Tài chính

Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn đối với nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo đúng quy định tại Quyết định số 09/2008/QĐ-BNN, ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Vụ Tài chính;

Chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trong việc thực hiện Quy chế về lĩnh vực tài chính, kế toán, vật giá thuộc phạm vị quản lý nhà nước của Bộ. Chủ trì bố trí vốn đối ứng cho các dự án sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài có tính chất hành chính sự nghiệp của Bộ. Xây dựng ban hành các quy định, hướng dẫn về quản lý tài chính nguồn hỗ trợc nước ngoài thuộc phạm vi quản lý Nhà nước của Bộ. Thẩm tra quyết toán các chương trình, dự án và các khoản hỗ trợ phi dự án hàng năm và khi kết thúc chương trình, dự án.

4. Vụ Tổ chức cán bộ

Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn đối với nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo đúng quy định tại Quyết định số 13/2008/QĐ-BNN, ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Vụ Tổ chức cán bộ;

Chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế trong việc thực hiện Quy chế về lĩnh vực tổ chức bộ máy, biên chế, cán bộ, đào tạo bồi dưỡng, thi đua khen thưởng, kỷ luật và chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức, viên chức thuộc phạm vị quản lý nhà nước của Bộ.

5. Thanh tra bộ

Thực hiện nhiệm vụ quyền hạn đối với nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo đúng quy định tại Quyết định số 14/2008/QĐ-BNN, ngày 28/1/2008 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Thanh tra Bộ;

Chủ trì phối hợp với vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị chức năng trong công tác thanh tra, kiểm tra, phòng chống tham nhũng trong việc thực hiện các nguồn vốn nước ngoài.

6. Các đơn vị quản lý nhà nước thuộc Bộ

Theo chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn, các đơn vị quản lý chuyên ngành có trách nhiệm chủ trì hoặc phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế và các đơn vị có liên quan thực hiện theo quy định tại Quy chế này;

7. Các đơn vị được giao làm chủ chương trình, dự án (chủ đầu tư với các dự án đầu tư)

Các đơn vị được Bộ trưởng giao làm chủ chương trình, dự án chịu trách nhiệm tổ chức quản lý, thực hiện các chương trình, dự án có trách nhiệm  thành lập bộ phận quản lý thực hiện chương trình, dự án. Thủ trưởng đơn vị chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về mọi vấn đề liên quan đến việc quản lý và thực hiện chương trình, dự án được giao;

Các Ban quản lý dự án Nông nghiệp, Ban Quản lý dự án Lâm nghiệp và Ban quản lý Trung ương các dự án thuỷ lợi (gọi tắt là Ban) được giao làm chủ dự án (chủ đầu tư) các chương trình, dự án  vốn vay và các dự án hỗ trợ kỹ thuật hỗ trợ thực hiện chương trình, dự án vốn vay sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo phân công của Bộ trưởng.  

Điều 21. Tổ chức bộ máy và nhân lực thực hiện chương trình, dự án ODA

1. Ban Chỉ đạo dự án (còn gọi là Ban Điều hành chương trình, dự án)

Căn cứ yêu cầu, nội dung và quy mô của từng dự án, Bộ trưởng ra quyết định thành lập Ban Chỉ đạo dự án. Vụ Tổ chức cán bộ chủ trì phối hợp với Vụ Hợp tác quốc tế đề xuất thành phần, nhiệm vụ chức năng của Ban Chỉ đạo dự án trình Bộ trưởng ra quyết định.

2. Chủ chương trình, dự án (Chủ dự án)

Sau khi được thông báo Danh mục tài trợ chính thức, Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng quyết định giao nhiệm vụ cho một đơn vị trực thuộc Bộ làm Chủ dự án (Chủ đầu tư với các dự án đầu tư). Chức năng nhiệm vụ của chủ dự án quy định cụ thể tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA của Chính phủ và các quy định hiện hành khác.

3. Ban Quản lý chương trình, dự án (Ban quản lý dự án)

a. Ban Quản lý chương trình, dự án (đối với chương trình, dự án ODA) hoặc Đơn vị đầu mối (đối với dự án PCPNN) do Bộ trưởng, Chủ dự án thành lập, chịu trách nhiệm quản lý, thực hiện dự án. BQLDA được thành lập căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Cơ quan chủ quản và của Chủ dự án, căn cứ vào Quyết định đầu tư hoặc Quyết định phê duyệt chương trình, dự án và căn cứ vào Điều ước hoặc thoả thuận quốc tế ký kết với nhà tài trợ;

b. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Ban Quản lý dự án (BQLDA) theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA và Văn bản hướng dẫn liên quan.

c. Nhân sự chủ chốt của Ban Quản lý dự án gồm Giám đốc (hoặc gọi Trưởng Ban Quản lý dự án), Phó Giám đốc (nếu có), kế toán trưởng do Cơ quan quyết định thành lập Ban QLDA bổ nhiệm và miễn nhiệm. Những cán bộ, nhân viên khác trong Ban Quản lý dự án do Giám đốc dự án tuyển chọn và quyết định theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA, Quy chế Quản lý PCPNN và các văn bản hướng dẫn.

4. Giám đốc Ban quản lý dự án

Giám đốc Ban quản lý dự án (giám đốc dự án) là người đứng đầu Ban Quản lý dự án, chịu trách nhiệm toàn bộ các hoạt động của Ban quản lý dự án trước chủ dự án và trước pháp luật về việc quản lý, tổ chức thực hiện dự án theo văn kiện đã ký, các quy định của Nhà nước và của nhà tài trợ. Chủ dự án bổ nhiệm và miễn nhiệm giám đốc Ban quản lý dự án sau khi tham khảo ý kiến của Vụ Hợp tác quốc tế và Vụ Tổ chức cán bộ.

5. Chủ quản tiểu dự án thành phần (hoặc hợp phần - nếu có) của các dự án do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chủ quản: Là cấp quyết định đầu tư các tiểu dự án trên địa bàn địa phương hoặc trong lĩnh vực phụ trách có trách nhiệm chỉ đạo và chịu trách nhiệm toàn bộ từ việc chuẩn bị, xây dựng, thẩm định, phê duyệt tiểu dự án và các khâu thực hiện.

6. Chủ dự án thành phần thuộc các dự án ô do Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn là cơ quan chủ quản: do Chủ quản tiểu dự án thành lập và giao nhiệm vụ quản lý, tổ chức thực hiện toàn bộ các nhiệm vụ, quyền hạn và  chịu trách nhiệm của chủ dự án (chủ đầu tư) đối với tiểu dự án hoặc hợp phần dự án được giao theo quy định tại Văn kiện dự án, các quy định của Nhà nước và các quy định của nhà tài trợ.

Điều 22. Tổ chức thực hiện chương trình, dự án PCPNN

Căn cứ yêu cầu, nội dung và quy mô của từng chương trình, dự án và thỏa thuận với nhà tài trợ, chủ dự án xây dựng quy chế quản lý chương trình, dự án đảm bảo cho việc thực hiện và chịu trách nhiệm đối với việc quản lý hiệu quả nguồn lực huy động, nếu cần thiết Chủ dự án có văn bản  thông qua Vụ Hợp tác quốc tế trình Bộ trưởng xem xét, quyết định.

Sau khi chương trình, dự án được phê duyệt, Chủ dự án có trách nhiệm hoàn thành hồ sơ, thủ tục đăng ký xác nhận viện trợ theo đúng quy trình, thời điểm do Bộ Tài chính quy định.

Điều 23. Điều chỉnh, sửa đổi nội dung các chương trình, dự án

Trong quá trình triển khai thực hiện chương trình, dự án, nếu có yêu cầu thay đổi, điều chỉnh thì thực hiện như sau:

a. Chủ dự án (hoặc đơn vị tiếp nhận viện trợ) có văn bản giải trình về nội dung, kế hoạch cần điều chỉnh thông qua Vụ Hợp tác quốc tế  tổ chức thẩm định và trình Bộ trưởng phê duyệt hoặc xin ý kiến các cơ quan có thẩm quyền.

b. Hình thức thẩm định được tiến hành theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA, Quy chế quản lý PCPNN của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn.

c. Việc ra quyết định điều chỉnh chương trình, dự án thực hiện theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA, Quy chế quản lý PCPNN của Chính phủ và các văn bản hướng dẫn. Trường hợp phải sửa đổi, bổ sung điều ước hoặc thoả thuận quốc tế đã ký thì thực hiện theo quy định của “Luật gia nhập, ký kết và thực hiện điều ước quốc tế” và các văn bản hướng dẫn trình tự, thủ tục ký kết và thực hiện điều ước quốc tế, “Pháp lệnh ký kết và thực hiện thỏa thuận quốc tế” và các văn bản hướng dẫn.

Chương VII

THEO DÕI, ĐÁNH GIÁ VIỆC THỰC HIỆN

Điều 24. Theo dõi và đánh giá việc thực hiện

1. Vụ Hợp tác quốc tế là đầu mối của Bộ tổ chức theo dõi, hướng dẫn các chủ dự án tiến hành kiểm tra, đánh giá, hoặc khi cần thiết đề xuất với Lãnh đạo Bộ quyết định thuê tư vấn (hoặc phối hợp với nhà tài trợ) đánh giá việc thực hiện các chương trình, dự án do Bộ là cơ quan chủ quản và quản lý, thực hiện.

2. Chủ dự án chịu trách nhiệm chỉ đạo Ban Quản lý Dự án thực hiện đúng nội dung chương trình, dự án đã được phê duyệt; theo dõi, kiểm tra hoạt động của chương trình, dự án về tiến độ thực hiện, kết quả giải ngân, về hiệu quả dự án, định kỳ báo cáo Bộ trưởng (thông qua Vụ Hợp tác quốc tế) và các cơ quan quản lý nhà nước về ODA và về PCPNN, đề xuất biện pháp giải quyết các trường hợp cần thiết theo quy định.

3. Ban Quản lý Dự án chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý thực hiện dự án, tổ chức đánh giá hàng năm, giữa kỳ, cuối kỳ; theo dõi tiến độ thực hiện, kết quả giải ngân, hiệu quả và định kỳ báo cáo Chủ dự án và các cơ quan quản lý nhà nước theo quy định.

4. Nguồn kinh phí bố trí cho hoạt động kiểm tra, đánh giá và nghiệm thu từ nguồn hỗ trợ phát triển của nước ngoài hay từ nguồn vốn đối ứng của Việt Nam cần được quy định rõ trong Văn kiện chương trình, dự án.

Chi phí cho các hoạt động kiểm tra, giám sát, đánh giá của cơ quan chủ quản do Vụ Tài chính bố trí trên cơ sở đề xuất của Vụ Hợp tác quốc tế theo kế hoạch hàng năm được Bộ trưởng phê duyệt.

Điều 25. Chế độ báo cáo

Chủ dự án phải định kỳ hoặc đột xuất báo cáo tình hình thực hiện, báo cáo tài chính của các  chương trình, dự án theo chế độ và biểu mẫu quy định của các cơ quan chức năng gửi về Vụ Hợp tác quốc tế, Vụ Kế hoạch, Vụ Tài chính và các cơ quan, đơn vị liên quan.

Thời hạn báo cáo các chương trình, dự án ODA theo quý, 6 tháng, hàng năm, giữa kỳ và khi kết thúc dự án bằng văn bản và thư điện tử theo đúng chế độ và mẫu báo cáo; các dự án đầu tư nhóm A cần chuẩn bị báo cáo hàng tháng theo mẫu gửi đến các Vụ Hợp tác quốc tế và các cơ quan, đơn vị liên quan của Bộ và các cơ quan tổng hợp Nhà nước.

Thời hạn báo cáo các chương trình, dự án PCPNN theo 6 tháng, hàng năm và khi kết thúc dự án. Chủ dự án cần chuẩn bị báo cáo bằng văn bản và thư điện tử theo đúng chế độ và mẫu báo cáo gửi về Vụ Hợp tác quốc tế và các cơ quan, đơn vị liên quan và các cơ quan tổng hợp Nhà nước.

Điều 26. Nghiệm thu, khai thác sử dụng kết quả chương trình, dự án

1. Chương trình, dự án về đầu tư xây dựng:

Chủ Dự án phải thực hiện đúng quy định của Nhà nước về nghiệm thu, bàn giao từng phần hay bàn giao toàn phần, kiểm kê, lập phương án xử lý, đăng ký tài sản và quyết toán các nguồn hỗ trợ theo quy định của pháp luật về đầu tư xây dựng cơ bản và Luật ngân sách Nhà nước, các quy định hiện hành khác của Nhà nước và quy định của nhà tài trợ.

2. Chương trình, dự án về hỗ trợ kỹ thuật:

Chủ dự án phải tổ chức nghiệm thu, quyết toán bàn giao, khai thác, sử dụng theo quy định của pháp luật; phải có biện pháp để duy trì, phát huy hiệu quả của chương trình, dự án.

3. Tất cả các chương trình, dự án trước khi hoàn thiện đưa vào sử dụng (dự án đầu tư xây dựng) hoặc sau khi kết thúc thực hiện (dự án hỗ trợ kỹ thuật) đều phải thực hiện việc nghiệm thu, quyết toán, tổng kết đưa vào sử dụng đúng quy định trong Điều này và quy định của pháp luật về sử dụng các nguồn đầu tư của nước ngoài đảm bảo tính bền vững của chương trình, dự án.

4. Kinh phí nghiệm thu chương trình, dự án phải được ghi trong văn kiện dự án theo quy định tại Quy chế Quản lý và sử dụng ODA và Quy chế quản lý PCPNN của Chính phủ.

Điều 27. Kiểm tra, thanh tra việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài.

1. Các Chủ dự án và các Ban quản lý dự án phải có trách nhiệm thường xuyên và định kỳ kiểm tra, việc tiếp nhận, quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ nước ngoài đối với các chương trình, dự án theo quy định của pháp luật và quy định của Bộ.

2. Khi cần thiết, Bộ trưởng quyết định thành lập đoàn kiểm tra, thanh tra việc thực hiện các chương trình, dự án có nguồn hỗ trợ của nước ngoài theo quy định của pháp luật.

3. Đơn vị và cá nhân được giao trách nhiệm vận động, thu hút và sử dụng các nguồn hỗ trợ nước ngoài để xẩy ra tiêu cực, vi phạm các quy định về quản lý ODA, quản lý PCPNN và quản lý các hoạt động phi dự án, tuỳ theo mức độ sai phạm sẽ bị kỷ luật, xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương VIII

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 28. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau bốn mươi lăm ngày, kể từ ngày ký và thay thế các nội dung có liên quan đến Quyết định số 45/2004/QĐ-BNN ngày 30 tháng 9 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn ban hành Quy chế Quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ của nước ngoài trong ngành Nông nghiệp và Phát triển nông thôn.

2. Những chương trình, dự án có nguồn hỗ trợ của nước ngoài đang thực hiện kết thúc trước ngày Quy chế có hiệu lực tiếp tục áp dụng theo quy định tại Quyết định số 45/2004/QĐ-BNN ngày 30 tháng 9 năm 2004 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn. Các nội dung công việc thực hiện sau khi Thông tư này có hiệu lực, chủ dự án có trách nhiệm, đề xuất điều chỉnh cần thiết và thực hiện theo Quy chế mới.

Điều 29. Trách nhiệm thi hành

Chánh Văn phòng Bộ, Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc tế và Thủ trưởng các đơn vị thuộc Bộ chịu trách nhiệm thi hành Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc, các đơn vị có trách nhiệm phản ánh kịp thời về Vụ Hợp tác quốc tế để tổng hợp trình Bộ trưởng xem xét, quyết định sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với tình hình thực tế./.

Nơi nhận: - Như điều 29; - Văn phòng Chính phủ; - Các Bộ, Cơ quan ngang Bộ; - HĐND, UBND, Sở NN và PTNT các Tỉnh, Thành phố trực thuộc TW; - Cục kiểm tra VBQPPL-BTP; - Website Chính phủ, Công báo;             - Các đơn vị trực thuộc Bộ; - Lưu: VT, HTQT (Hoan-150);

BỘ TRƯỞNG Cao Đức Phát

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 49/2009/TT-BNNPTNT	Hanoi, August 4, 2009

CIRCULAR

GUIDING THE MANAGEMENT AND USE OF FOREIGN AID SOURCES OF THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT

THE MINISTRY OF AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT

Pursuant to the Government's Decree No. 01/2008/ND-CP of January 3, 2008, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Agriculture and Rural Development;
Pursuant to the Government's Decree No. 131/2006/ND-CP of November 9, 2006, promulgating the Regulation on Management and Use of Official Development Assistance Sources;
Pursuant to the Prime Minister's Decision No. 64/2001/QD-TTg of April 26, 2001, promulgating the Regulation on Management and Use of Foreign Non-Governmental Aid;
The Ministry of Agriculture and Rural Development guides the management and use of foreign aid sources under its management as follows;

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Governing scope

This Circular guides the attraction, mobilization, management and use of various foreign aid sources, including official development assistance (ODA) sources and foreign non-governmental (FNG) aid sources, which are managed and used by the Ministry of Agriculture and Rural Development.

...

...

...

This Circular applies to all state management units and non-business units under the Ministry (below collectively referred to as units), which manage and use foreign aid sources managed by the Ministry of Agriculture and Rural Development.

Article 3. Foreign aid sources

1. ODA sources include:

a/ Non-refundable ODA programs and projects, which are a form of provision of ODA which shall not be refunded to the donors;

b/ Preferential ODA loan programs and projects (preferential credit), which are loans with preferential conditions on interest rate, grace period and debt payment, ensuring that the "non­refundable element" (also called the support component) represents at least 35%. for binding loans, and 25%, for non-binding loans;

c/ Mixed ODA loan programs and projects, which are non-refundable aid amounts or preferential loan amounts provided simultaneously with commercial credits, which are aggregated with the "non-refundable element" representing at least 35%, for binding loans, and 25%, for non-binding loans;

2. FNG aid sources include:

a/ Aid provided through programs or projects;

b/ Non-project aid (including emergency relief) provided as supports by foreign organizations and individuals or overseas Vietnamese in the forms of financial support, assistance in kind, supply of equipment and technology (machinery and operation secrets), supplies (commodities, plant varieties, animal breeds), research and development, technical assistance, provision of specialists and training.

...

...

...

1. The attraction, management and use of foreign aid sources comply with current Vietnamese laws, ensuring national security and effectiveness, and comply with treaties or international agreements to which Vietnam is a contracting party;

2. Ensuring the uniformity and consistency of regulations on management and use of foreign aid sources; ensuring wide participation of parties concerned; simplifying and harmonizing procedures between the Ministry and donors; decentralizing management and implementation, clearly defining responsibilities, intensifying supervision and raising the effectiveness of foreign aid sources.

Chapter II

MOBILIZATION AND PREPARATION FOR RECEIPT OF FOREIGN AID SOURCES

Article 5. Aid mobilization priority domains of the Ministry

1. Development of rural infrastructure (agriculture, forestry and irrigation) in combination with hunger elimination and poverty reduction;

2. Prevention, combat and mitigation of consequences of natural disasters and epidemics, and adaptability to global climate change;

3. Food security, hygiene and safety;

4. Protection of the environment and natural resources in rural areas;

...

...

...

6. Some other domains, based on strategies and planning for the sector's development, regulations of the Government and the Ministry.

Article 6. Grounds for the proposed lists of programs and projects requiring ODA capital attraction, mobilization and use

Based on the strategy for socio-economic development, the comprehensive strategy on growth and hunger elimination and poverty reduction (CPRGS), the national strategy on foreign loans and debt payment and the national program on management of medium-term debts, the strategies and programs on development cooperation between Vietnam and donors and the (short-term, medium-term and long-term) socio­economic development plannings and plans of the nation and sectors, the Ministry of Agriculture and Rural Development shall draw up and register the lists of its annual programs and projects requiring ODA capital attraction, mobilization and use.

Article 7. Selection of lists of programs, projects prioritized for ODA attraction, mobilization and use

1. Units shall take the initiative in proposing lists of programs and projects requiring ODA attraction and mobilization and send the outline of every program or project to the International Cooperation Department, which is enclosed with the dossier for registration of lists of ODA requests, including an official letter of the unit requesting the registration of lists of programs and projects requiring ODA attraction and mobilization together with 8 sets of the outline of every program or project (each set will comprise documents made in Vietnamese and English).

2. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with concerned units in, scrutinizing and collecting the registered lists of aid-requiring programs and projects and submit them to the Minister for consideration and send documents to the Ministry of Planning and Investment.

3. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with proposing units in. preparing and formulating detailed schemes and discussing with donors on the lists of programs and projects prioritized for aid mobilization of the Ministry of Agriculture and Rural Development to be submitted to the Ministry for sending to competent agencies for approval.

4. The detailed schemes of programs or projects on the registered lists shall each contain the following principal details:

a/ The names of the program or project and the donor.

...

...

...

c/ The program/project owner (investor) and coordinating agencies (if any).

d/ The short-term and long-term objectives and major outcomes of the program or project.

e/ The position, role and contributions of the program or project to the sector development planning, plan and program.

f/ Location for program or project implementation.

g/ The program or project- commencing and -completing time.

h/ Main contents, operations, outputs and results of components or sub-projects.

i/ The contents of discussions with donors on commitments, conditions on aid of donors, and obligations of the recipients.

j/ The projected level and type of capital of the program or project.

k/ Domestic financial sources and mechanisms of the program or project.

...

...

...

m/ The capability to organize the project implementation and management, the sustainability upon project completion, analysis of risks and impacts of the program or project and remedies (if any).

Article 8. Program or project preparation

1. ODA capital-funded program or project preparation

Within 5 working days after the receipt of the written notice on the Prime Minister's approval of the official aid lists, the International Cooperation Department shall coordinate with concerned units in proposing the Minister to issue decisions allowing project owners to perform the task of project preparation. The state management units of the Ministry shall only implement projects on technical assistance to specialized strategies and policies, and projects on capacity and institution building. Projects on technical assistance to the formulation of loan projects will be implemented by loan project owners.

The preparation of contents of programs and projects on the official aid lists by project owners complies with Article 9.

2. Preparation of FNG capital-funded programs, projects and non-project aid amounts

a/ Through the International Cooperation Department, units shall take the initiative in proposing, discussing and preparing basic k contents and preliminary memorandum of understanding of donors, dossiers for aid receipt and submit the documents to the Minister for consideration and approval or report to the Government for comment.

b/ FNG aid program or project documents must fully express the project information and basic contents prescribed in the Regulation on Management of FNG aid sources, guiding documents and donors' requests. The basic contents of an aid document include:

- The brief description of the project;

...

...

...

- The project's long-term and short-term objectives;

- The outcomes of the project;

- The project's activities;

- The project's budget (allocated specifically for every activity and every year).

- The implementation plan (in case of necessity to phase out the project implementation);

- Analysis of the project effectiveness: Preliminary assessment of financial and social effectiveness, particularly the human resource development; environmental effectiveness; and the sustainability of the project in the subsequent development process.

c/ Units using non-project aid sources in the forms of direct budgetary support, package aid or via trust funds, FNG aid for research, exchange of information and experience, and professional knowledge and skill training, shall send reports to the Ministry via the International Cooperation Department, clearly stating the methods, objectives, contents and beneficiaries of aid and aid receipt, the implementation duration and total fund. Aid in kind (commodities, supplies and equipment) or cash must be clarified in quantity, list of aid commodities and estimated total value of aid in kind or cash.

3. Determination of foreign capital and domestic capital for program or project preparation

The International Cooperation Department shall coordinate with the Planning Department and the Finance Department in formulating capita] plans, based on proposals of project owners or aid recipients and preliminary agreements with donors.

...

...

...

1. Investment programs or projects

a/ The contents of pre-feasibility and feasibility study reports and investment projects comply with the Government's Regulation on ODA Management and Use. Regulations on investment and construction management in the State Budget Law, the Investment Law, the Construction Law, the Bidding Law and their guiding documents and the regulations of donors;

b/ The program or project documents should be consistent with the approved detailed schemes, expressing fully the basic contents defined in Clause 4 of Article 7.

2. Technical assistance programs or projects

The contents of technical assistance programs or projects should be prepared with adequate dossiers prescribed in the Government's Regulation on ODA Management and Use, guiding documents and donors' requests and comply with the approved detailed schemes, fully expressing the basic contents defined in Clause 4 of Article 7.

Article 10. Contents of FNG capital- funded programs and projects

The contents of program or project documents should be fully prepared in accordance with the Regulation on Management and Use of FNG aid sources with the following principal details:

- The program's or project's objectives in conformity with the Government's priority.

- The feasibility of the program, project, with regard to project management and implementation capability; mechanisms of coordination in the course of implementation and capability of the Vietnamese side, especially in contributing domestic capital;

...

...

...

- Commitments, preconditions and other conditions (if any) of donors on aid amounts as well as commitments of the Vietnamese party to implementing the program or project;

- The effectiveness and sustainability of the program or project after completion.

Article 11. Program and project codes

Programs and projects, after being incorporated into the official list of priority programs and projects of the Ministry, will be granted project codes by the Ministry. Codes granted to every program or project will be stored at the International Cooperation Department for synthesis and monitoring of foreign aid sources of the Ministry.

The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for coordinating the formulation and submission to the Minister for promulgation of a Regulation on codes of programs and projects funded by foreign aid sources managed by the Ministry of Agriculture and Rural Development.

Chapter III

APPRAISAL AND APPROVAL OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

Article 12. Appraisal and approval of ODA programs and projects

1. Appraisal conditions

...

...

...

The Minister shall approve programs and projects other than national important programs and projects or programs and projects accompanied with policy frameworks. For ODA programs and projects falling under the approving competence of the Prime Minister, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for coordinating the prepation of adequate dossiers and documents for submission to the appraising agencies of the Government according to regulations.

b/ A valid appraisal dossier comprises:

- The written notice of the competent body on the official assistance list;

- The unit's written request for approval of the program or project;

- The program or project document (in both Vietnamese and a foreign language, if any), with 5 sets (at least one original set). The document contents shall be expressed in Vietnamese and a foreign language (if any) and conform to the approved detailed program or project scheme.

- Documents and written replies of concerned bodies in the course of program or project preparation and written consent and memoranda minutes of understanding with donors (or their representatives), reports of the expert teams conducting the appraisal at donors' request (if any);

- The project owner's financial statement for the last three years, with the certification of the managing agency (for programs and projects under the re-lending mechanism).

- The draft treaty or agreement on the project, which will be concluded between Vietnam's representative and donor's representative (if any).

2. Appraisal contents, process and time limits

...

...

...

b/ The contents, process and time limits of appraising technical assistance program or project documents comply with the Government's Regulation on Management and Use of ODA Sources and guiding documents of ministries or sectors.

c/ The appraisal and approval of documents on program- or sector-approached supports umbrella programs or projects, regional programs or projects of which Vietnam is a contracting party comply with the process defined at Point e of this Article.

d/ Project owners may not appraise their own technical assistance projects.

e/ The appraisal process:

- Step 1: Assessment of the validity of the submitted appraisal dossiers.

The validity of appraisal dossiers complies with the Regulation on ODA Management and Use and guiding documents. The document contents must conform to the contents of the documents approving the Ministry's list of aid requests.

- Step 2: Consultation with concerned agencies or units

After receiving adequate valid dossiers of project owners, the International Cooperation Department shall propose the from of appraisal, set up appraisal councils and send dossier sets enclosed with documents asking for comments to concerned agencies or units before the appraisal.

- Step 3: Appraisal

...

...

...

- Step 4: Approval

After completing steps 1, 2 and 3, the units assuming the prime responsibility for appraisal shall make reports on program or project appraisal and gather and send relevant documents together with the draft decisions approving the project contents to the Ministry's leadership for approval.

f/ Program and project appraisal time limits

The appraisal time limit must is 45 working days for investment programs and projects or 15 working days, for technical assistance projects after the receipt of complete and valid dossiers as prescribed at Point b. Clause 1 of this Article.

Within 10 days after a program or project is approved, the appraising unit shall coordinate with the project owner in compiling a dossier comprising the appraisal report, the program or project-approving decision (the notarized copies) and the approved program or project documents appended with a stamp on every two adjoining pages to the Government Office, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance and concerned agencies.

3. Organization of appraisal

a/ The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the Planning Department, the Finance Department and units with the state management function in, organizing the appraisal.

b/ Appraisal participants are answerable to law and the Minister for their comments on programs and projects with foreign aid sources.

c/ Appraisal results will be expressed in the appraisal records enclosed with the dossiers prescribed at Point b. Clause 2 of this Article, and the draft decisions for submission to the Minister for approval.

...

...

...

1. Funds for program or project preparation comply with the Government's Regulation on ODA Management and Use, specifically as follows:

a/ Fund for ODA program, project preparation and formulation to be allocated from the state budget will be estimated by the Ministry of Agriculture and Rural Development and included in its annual budget plan; the Planning Department will sum up funding needs, balance and arrange funds for projects of investment nature; the Finance Department will sum up funding needs, balance and arrange funds for technical assistance projects of administrative and non-business nature;

For programs or projects falling beyond the planning period, the Planning Department or the Finance Department shall, depending on their characteristics, prepare and submit documents to the Minister for sending to the Ministry of Planning and Investment or the Ministry of Finance, requesting capital advances from the central budget reserve sources;

b/ Funds for the preparation of programs and projects eligible for budget re-lending or lump­sum allocation by the State: The Planning Department will sum up funding needs, balance and arrange funds for projects of investment nature; the Finance Department will sum up funding needs, balance and arrange funds for technical assistance projects of administrative and non-business nature.

c/ Funds for the preparation of technical assistance projects (whole or partial funding support for program or project preparation): Project beneficiaries will prepare and submit funding estimates to the Ministry for inclusion in annual preparation capital plans;

d/ ODA capital via technical assistance projects for the preparation of investment programs and projects will be prepared by the International Cooperation Department in coordination with project owners and submitted to the Ministry according to plan;

2. The use of domestic capital for the preparation of programs and projects complies with the State Budget Law and the Government's decree on decentralization of management, estimation, implementation and settlement of the state budget. Depending on each program or project, domestic capital can be used for all or some of the expenses according to regulations and concluded documents.

3. Formulation and appraisal funds will be channeled from foreign aid sources or state budget capital already arranged for projects or from lawful funds of project-preparing units or project owners.

The appraisal fund, the regime of collection, remittance and use of fees for appraisal of investment projects comply with the investment and construction consultancy norms promulgated by the Minister of Construction and the Minister of Finance.

...

...

...

Chapter IV

APPRAISAL AND APPROVAL OF PROGRAMS AND PROJECTS AND FNG AID-FUNDED NON-PROJECT AID

Article 14. Appraisal and approval

1. A dossier submitted for appraisal and approval of program or project documents comprises:

a/ The written request of the program or project owner (aid-receiving agency, unit or organization) for approval;

b/ The original program or project documents in languages used by donors and the Vietnamese versions agreed upon between the program or project owner and the donor:

c/ The donor's written notification on commitments to provide aid or to consider provision of aid for the program or project;

d/ The memorandum of understanding or aid agreement between representative of aid-receiving agency, unit or organization and the donor's representative (if any);

e/ The written comments of concerned agencies, units and organizations on the aid program or project (if any);

...

...

...

2. Appraisal and approval of non-project aid amounts

a/ Based on discussions and agreements with donors, the unit heads shall send reports to the Ministry via the International Cooperation Department for sum up and implementation and take responsibility before the Minister and law for activities related to the receipt of non-project aid amounts. The project- finance management of aid amounts complies with the State Budget Law, the Accounting Law, tax laws and the commitments already signed with donors.

b/ If the Ministry of Agriculture and Rural Development is a contracting party to the international agreement, to be- prepared documents include:

- The unit's written request for approval of aid receipt;

- The draft aid agreement between the donor and the Ministry (or the aid-receiving unit), clearly stating the aid contents, the names of the aid-providing organization and the aid-receiving unit, the list of aid goods, supplies and equipment and their estimated value or the total cash value.

c/ For emergency aid amounts, apart from the above requirements, the extent of damage and the essential demands to be immediately met should be clearly stated, in case of emergency.

3. Appraisal and approval process and time limits

a/ The International Cooperation Department shall act as the focal point assisting the Minister in receiving dossiers, appraising, submitting for approval FNG aid amounts for units of the Ministry according to regulations.

b/ The process and time limits of appraising and approving programs and projects under the approving competence of the Minister comply with the Regulation on Management of FNG Aid and guiding documents and are specified as follows:

...

...

...

- If appraisal is organized in the form of collecting written comments, within 15 working days after receiving the written requests of the International Cooperation Department, the concerned units shall give their written comments. If past the above-said time limit, they fail to give their written replies, they will be considered having agreed with the contents of documents.

- Within 10 working days after receiving the written comments of concerned agencies and organizations, the International Cooperation Department shall sum up the appraising opinions and propose the Minister to consider and approve the programs or projects or advise the Minister on the notification of reasons for disapproval and return the dossiers to program or project owners.

c/ The process and time limits of appraising and approving non-project aid amounts: Within 5 days after receiving the written requests (enclosed with valid dossiers) of the aid-receiving units, the International Cooperation Department shall make reports and propose the Minister to approve or send written requests to concerned units for examination of their dossiers of request for aid receipt.

The process and procedures for appraisal and approval of non-project aid amounts provided in the form of programs or projects comply with Item b above.

Article 15. Funds for program and project preparation, formulation and appraisal

1. Funds for program and project preparation comply with the Government's Regulation on Management of FNG Aids, specifically as follows:

a/ Fund for the preparation and formulation of FNG programs or projects will be proposed and submitted by units to the Ministry via the Planning Department or the Finance Department for consideration and inclusions in the Ministry's annual budget plan.

For programs or projects falling beyond the planning period, depending on their respective nature, the Planning Department or the Finance Department shall prepare and submit documents to the Minister for sending to the Ministry of Planning and Investment or the Ministry of Finance, requesting capital advances from the central budget reserve sources;

b/ Funds for the preparation of programs and projects entitled to state re-lending from the budget or lump-sum allocation: Depending on the characteristics of programs or projects, the Planning Department or the Finance Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with units, in balancing and allocating funds according to regulations of the Ministry of Finance.

...

...

...

3. Formulation and appraisal funds will be channeled from foreign aid sources or state budget capital already allocated to projects or from lawful funds of project-preparing units on project owners.

Depending on the characteristics of each program, project and aid amounts, the Planning Department and the Finance Department shall balance and allocate funds, based on the proposals of units assigned to prepare programs or projects, according to the State Budget Law.

Article 16. Approving competence of the Minister

The Minister shall approve programs, projects and non-project aid amounts with specific addresses, with a value not beyond the approval decentralization under the Prime Minister's regulations, without contents related to policy, law, administrative reform, culture and information, religion, defense and security, the import of used commodities or goods restricted from import under the Government's regulations.

For programs and projects falling under the approving competence of the Prime Minister, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for. and coordinate with units in. fully preparing the prescribed dossiers and documents for submission to the appraising bodies of the Government according to regulations.

Chapter V

NEGOTIATION ON AND CONCLUSION OF TREATIES AND INTERNATIONAL AGREEMENTS AND PROGRAM OR PROJECT DOCUMENTS

Article 17. Concluding competence and authorities

1. The negotiation on and conclusion of treaties on foreign aid comply with the law on conclusion, accession to, and implementation of, treaties, guiding documents and other provisions of Liu.

...

...

...

3. Multilateral cooperation programs or projects (or regional projects involving various sectors and localities), of which the Ministry of Agriculture and Rural Development is a contracting party, can be authorized by the Minister to heads of units directly participating in negotiations on the contents related to the domains managed by the Ministry.

Article 18. Process of negotiation, conclusion and approval

1. Units compiling program or project documents shall submit them to the Minister via the International Cooperation Department for discussion with donors in order to identify programs, projects and aid sources for document compilation. For documents not falling under the concluding competence of the Minister, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for preparing the dossiers and documents to be submitted to competent authorities for consideration.

2. For documents to be concluded under the competence of the Minister of Agriculture and Rural Development, the International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for contacting donors in order to determine types of treaty or agreement.

3. Depending on types of to be concluded documents, based on the provisions of the Law on Conclusion. Accession to and Implementation of Treaties or the Ordinance on Conclusion and Enforcement of International Agreements and their guiding documents, the International Cooperation Department shall coordinate with concerned units in proposing the Minister to set up negotiation delegations and preparation of relevant documents.

4. Necessary dossiers to be submitted for approval and conclusion include any of the following documents: Treaty, Agreement, Memorandum of Understanding, Minutes of Agreement, Minutes of Discussions. Cooperation Program, Cooperation Plan (or otherwise titled) together with a letter of commitment of donor, project dossier and letter of authorization (if the signatory is authorized by his/her superior).

5. After conclusion of negotiations, the heads of negotiation delegations shall send reports to competent bodies for approval of negotiation results, contents and documents already agreed or concluded with foreign partners.

6. For programs or projects with negotiation delegations headed by agencies other than the Ministry of Agriculture and Rural Development, which is just a member, the International Cooperation Department shall coordinate with the project owners in preparing document contents related to the sector and recommend a list of negotiation participants of the Ministry for the Ministry leadership to approve, serving as a basis for participation in negotiations. After the conclusion of negotiations, it shall report to the Ministry and copy relevant documents and send them to participating members and concerned units for implementation.

7. The International Cooperation Department shall assume the prime responsibility for. and coordinate with project owners and concerned units in. organizing the signing of program, project documents as assigned by the Minister.

...

...

...

1. Documents concluded by the Minister of Agriculture and Rural Development under the Prime Minister's authorization will have their originals archived at the Ministry's Office and their copies archived at the International Cooperation Department and related units.

2. The archival of, access to, exchange and provision of information, dossiers, documents and specimen articles with foreign parties comply with current state laws and regulations of the Ministry of Agriculture and Rural Development.

3. After programs or projects are concluded and approved and project directors are appointed, the project owners shall hand over all documents and papers related to the program or project implementation to the project directors.

4. When programs or projects are completed and put to use, project directors shall deposit at the Ministry the concluded documents and project dossiers according to law.

Chapter VI

MANAGEMENT OF PROGRAM AND PROJECT IMPLEMENTATION

Article 20. Division of responsibilities

1. The International Cooperation Department

To perform the tasks and exercise the powers over foreign aid sources as defined in the Minister of Agriculture and Rural Development's Decision No. 11/2008/QD-BNN of January 28, 2008, on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the International Cooperation Department and the provisions of this Regulation, specifically:

...

...

...

b/ To assume the prime responsibility for. and coordinate with donors as well as concerned agencies and units in, preparing, formulating, appraising and approving negotiations, recommending implementing agencies and directors of foreign aid-financed programs and projects within the sector. For loan projects negotiated with donors by agencies other than the Ministry (according to documents on responsibility division by the Prime Minister), the International Cooperation Department shall submit to the Ministry's leadership lists of the Ministry's negotiation team members and act as the Ministry's chief delegate to join other ministries or sectors in negotiations:

c/ To recommend implementing agencies and directors of foreign aid-financed programs and projects within the sector;

d/ To guide, monitor, evaluate, sum up and periodically report to the Ministry's leadership and caucus commission on the management and use of foreign aid sources in the domains managed by the Ministry;

e/ To coordinate with donors and concerned agencies or units in the monitoring, evaluation, sum-up and periodical report according to regulations.

2. The Planning Department

To perform the tasks and exercise the powers over foreign aid sources as defined in the Minister of Agriculture and Rural Development's Decision No. 08/2008/QD-BNN, on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the Planning Department;

To assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department in. implementing the Regulation on strategies, planning, plans and development investment falling within the scope of management of the Ministry. To allocate domestic capital for foreign aid- financed investment projects of the Ministry.

3. The Finance Department

To perform the tasks and exercise the powers over foreign aid sources as defined in the Minister of Agriculture and Rural Development's Decision No. 09/2008/QD-BNN of January 28, 2008, on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the Finance Department;

...

...

...

4. The Organization and Personnel Department

To perform the tasks and exercise the powers over foreign aid sources as defined in the Minister of Agriculture and Rural Development's Decision No. 13/2008/QD-BNN of January 28, 2008, on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the Organization and Personnel Department;

To assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department in, implementing the Regulation on organizational apparatus, payroll, personnel, training and retraining, emulation and commendation, disciplining and policies towards cadres, officials, public servants under the Ministry's management.

5. The Ministry's Inspectorate

To perform the tasks and exercise the powers over foreign aid sources as defined in the Minister of Agriculture and Rural Development's Decision No. 14/2008/QD-BNN of January 28, 2008, on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the Ministry's Inspectorate;

To assume the prime responsibility for and coordinate with the International Cooperation Department and functional bodies in, conducting inspection and, examination to prevent and combat corruption in the use of foreign capital sources.

6. State management agencies under the Ministry

Depending on their respective functions, tasks and powers, specialized management units shall assume the prime responsibility for. or coordinate with the International Cooperation Department and concerned units in. performing their tasks defined in this Regulation.

7. Units assigned to act as program or project owners (investors for investment projects)

...

...

...

The Agricultural Project Management Unit, the Forestry Project Management Unit and the Central Irrigation Project Management Unit, which are assigned to act as owners (investors) of loan programs or projects and technical assistance projects shall assist in the implementation of loan capital programs and projects financed by foreign aid sources according to the Minister's assignment.

Article 21. Organization of apparatuses and human resources for implementation of ODA programs and projects

1. The Project Steering Committee (also referred to as the Program or Project Management Board)

Depending on the requirements, contents and scale of each project, the Minister shall issue a decision to set up the Project Steering Committee. The Organization and Personnel Department shall assume the prime responsibility for, and coordinate with the International Cooperation Department in. recommending the composition, tasks and functions of the Project Steering Committee and submitting them to the Minister for decision.

2. Program or project owners (project owners)

After being notified of the official aid list, the International Cooperation Department shall propose the Minister to decide to assign a unit of the Ministry to act as project owner (investors for investment projects). The functions and tasks of project owners comply with the Government's Regulation on Management and Use of ODA and other current regulations.

3. Program or project management units (project management units)

a/ The program or project management units (for ODA programs or projects) or the coordinating units (for FNG projects) set up by the Minister or project owners shall manage and implement the projects. The project management units will be set up, based on the functions, tasks and powers of the managing agencies and project owners, on investment decisions or program or project-approving decisions and on international treaties or agreements concluded with donors.

b/ The functions, tasks and organizational structure of project management units comply with the Regulations on ODA Management and Use and relevant guiding documents.

...

...

...

4. Project management unit directors

Project Management Unit directors (project directors) are heads of Project management units, taking full responsibility for activities of the project management units before project owners and law, regarding the management and organization of the implementation of projects under concluded documents, regulations of the State and donors. Project owners shall appoint and relieve from duty project management unit directors after consulting the International Cooperation Department and the Organization and Personnel Department.

5. Owners of sub-projects (or components, if any) of projects managed by the Ministry of Agriculture and Rural Development: Being authorities deciding on investment in sub-projects in localities or domains, they shall direct and take full responsibility for the preparation, formulation, appraisal and approval of mini-projects and the implementation thereof.

6. Owners of component projects of umbrella projects managed by the Ministry of Agriculture and Rural Development: To be set up by sub-project owners and tasked to manage and organize the performance of all tasks and powers, and take responsibility before project owners (investors) for the assigned sub-projects or project components according to project documents, regulations of the State and rules of donors.

Article 22. Organization of implementation of FNG programs and projects

Based on the requirements, contents and scale of their respective programs or projects as well as on the agreements with donors, project owners shall formulate regulations on program or project management to ensure their implementation and take responsibility for the management of raised resources; if necessary, they can send documents via the International Cooperation Department to the Minister for consideration and decision.

After programs or projects are approved, project owners shall complete the dossiers and procedures for aid certification according to the order and time set by the Ministry of Finance.

Article 23. Adjustment and modification of contents of programs, projects

In the course of program or project implementation, modifications or adjustments, if so required, will be effected as follows:

...

...

...

b/ The forms of appraisal comply with the Government's Regulation on ODA Management and Use and Regulation on FNG Aid Management and guiding documents.

c/ The decision on program or project adjustment complies with the Government's Regulation on ODA Management and Use and Regulation on FNG Aid Management and guiding documents. The modification or adjustment of concluded international treaties or agreements must comply with the Law on Accession to. Conclusion and Enforcement of Treaties and the documents guiding the order and procedures for conclusion and enforcement of treaties, the Ordinance on Conclusion and Enforcement of International Agreements, and its guiding documents.

Chapter VII

IMPLEMENTATION MONITORING AND EVALUATION

Article 24. Implementation monitoring and evaluation

1. The International Cooperation Department shall act as the Ministry's local point body in organizing monitoring, guiding project owners to conduct examination and evaluation, or, when necessary, proposing the Ministry's leadership to decide on hiring consultants (or coordinating with donors) to evaluate the implementation programs and projects managed and implemented by the Ministry.

2. Project owners shall direct Project Management Units to strictly realize the contents of approved programs or projects; monitor and inspect operations of programs or projects in terms of implementation schedule, capital disbursement and effectiveness, periodically report thereon to the Minister (via the International Cooperation Department) and agencies performing the state management of ODA and FNG aids and propose solutions, if necessary, according to regulations.

3. Project Management Units shall directly manage the project implementation, organize annual, mid-term and final evaluation; monitor the implementation progress, capital disbursement and effectiveness and periodically report thereon to the project owners and state management bodies according to regulations.

4. The fund for inspections, evaluation and pre-acceptance checks coming from foreign development assistance sources or Vietnamese domestic capital should be specified in program or project documents.

...

...

...

Article 25. Reporting regime

Project owners shall make periodical or extraordinary reports on the program or project implementation and financial reports according to regimes and forms set by functional bodies and send them to the International Cooperation Department, the Planning Department, the Finance Department and concerned agencies or units.

Reports on ODA programs and projects will be made on the quarterly, biannual, annual, mid­term and project completion basis in writing and electronically according to regulations and set forms. Group-A investment projects shall prepare annual reports according to set forms and send them to the International Cooperation Department and concerned bodies and units of the Ministry and concerned state agencies for summing up.

Reports on FNG programs and projects will be made biannually, annually and upon project completion. Project owners shall prepare reports in writing and electronically according to regulations and set forms and send them to the International Cooperation Department, concerned agencies and units and state agencies for sum-ups.

Article 26. Pre-acceptance check, exploitation of program and project results

1. Construction investment programs and projects

Project owners shall strictly observe state regulations on pre-acceptance check, handover of parts or all, inventory, draw up plans for the handling of, register assets and settle aid sources according to the law on investment in capital construction and the State Budget Law, other current regulations of the State and rules of donors.

2. Technical assistance programs and projects

Project owners shall organize the pre-acceptance check, settlement, handover, exploitation and use thereof according to law; and apply measures to maintain and bring into full play the effectiveness of these programs or projects.

...

...

...

4. Funds for the pre-acceptance check of programs and projects must be stated in project documents according to the Government's Regulation on ODA Management and Use and Regulation on Management of FNG Aids.

Article 27. Examination and inspection of the receipt, management and use of foreign aid sources

1. Investors and project management units shall regularly and periodically examine the receipt, management and use of foreign aid sources for programs and projects according to law and regulations of the Ministry.

2. When necessary, the Minister shall decide to set up teams to examine and inspect the implementation of programs and projects financed by foreign aid sources according to law.

3. Units and individuals assigned to mobilize, attract and use foreign aid sources, that let negative practices happen or violate regulations on the management of ODA. FNG aid and non-project activities, shall, depending on the severity of their violations, be disciplined, administra­tively handled or examined for penal liability according to law.

Chapter VIII

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 28. Effect

1. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing and replaces the contents related to Decision No. 45/2004/QD-BNN of September 30, 2004, of the Minister of Agriculture and Rural Development, promulgating the Regulation on Management and Use of Foreign Aid Sources within the agriculture and rural development sector.

...

...

...

Article 29. Implementation responsibilities

The director of the Ministry Office, the director of the International Cooperation Department and heads of units under the Ministry shall implement this Circular.

Any problems arising in the course of implementation should be promptly reported to the International Cooperation Department for sum-up and submission to the Minister who shall consider and decide on amendments and supplements to suit the practical situation.

MINISTER OF
AGRICULTURE AND RURAL DEVELOPMENT




Cao Duc Phat