Thông tư 100/2000/TT-BTC quy định chế độ chi tiêu tiếp khách ngước ngoài làm việc tại Việt Nam và chi tiêu tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại VN

• Số hiệu: 100/2000/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Nguyễn Thị Kim Ngân
• Ngày ban hành: 16/10/2000

BỘ TÀI CHÍNH ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 100/2000/TT-BTC	Hà Nội, ngày 16 tháng 10 năm 2000

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 100/2000/TT/BTC NGÀY 16 THÁNG 10 NĂM 2000 QUI ĐỊNH CHẾ ĐỘ CHI TIÊU TIẾP KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀO LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM VÀ CHI TIÊU TỔ CHỨC CÁC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TẠI VIỆT NAM

Căn cứ vào Nghị định số 12/CP ngày 1/12/1992 của Chính phủ về " Qui chế quản lý các đoàn của ta ra nước ngoài và các đoàn nước ngoài vào nước ta ";
Căn cứ Chỉ thị số 297 - CT ngày 26/11/1986 của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ) " về việc chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài ";
Căn cứ Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg ngày 24/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ " về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam ".
Thực hiện Pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí; để thống nhất chế độ chi tiêu trong sử dụng kinh phí ngân sách Nhà nước, Bộ Tài chính qui định chế độ chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài và chi tiêu tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế được tổ chức tại Việt Nam như sau:

Chương 1

QUI ĐỊNH CHUNG:

1/ Các Bộ, ngành và địa phương khi mời các đoàn khách nước ngoài, các tổ chức quốc tế đến thăm và làm việc tại Việt nam; tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thực hiện theo quy định tại Nghị định số 12/CP ngày 1/12/1992 của Thủ tướng Chính phủ về " qui chế quản lý các đoàn của ta ra nước ngoài và các đoàn nước ngoài vào nước ta" và Quyết định số 236/1999/QĐ-TTg ngày 24/12/1999 của Thủ tướng Chính phủ " về tổ chức và quản lý hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam ".

2/ Các cơ quan, đơn vị, tổ chức Đảng, đoàn thể, hội quần chúng (dưới đây gọi tắt là cơ quan, đơn vị) thụ hưởng kinh phí từ ngân sách Nhà nước tiếp khách nước ngoài đến công tác tại cơ quan, đơn vị; tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam thực hiện theo tiêu chuẩn, chế độ chi tiêu quy định tại Thông tư này. Riêng hội nghị quốc tế ASEAN tại Việt Nam áp dụng theo Thông tư số 149/1998/TT/BTC ngày 17/11/1998 của Bộ Tài chính.

3/ Cơ quan, đơn vị đón tiếp các đoàn khách nước ngoài, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế cần tận dụng nhà khách, phương tiện đi lại và cơ sở vật chất sẵn có để phục vụ khách. Trường hợp cần thiết phải thuê dịch vụ bên ngoài thì cơ quan, đơn vị phải thực hiện theo mức chi qui định tại Thông tư này.

4/ Kinh phí đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế do cơ quan, đơn vị sắp xếp trong dự toán ngân sách Nhà nước được duyệt hàng năm. Ngân sách nhà nước chỉ xem xét, bổ sung kinh phí đón tiếp khách nước ngoài, tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế khi được Thủ tướng Chính phủ hoặc Ban đối ngoại TW ( đối với các cơ quan đơn vị trực thuộc TW ) , Chủ tịch UBND tỉnh, thành phố trực thuộc TW ( đối với cơ quan, đơn vị trực thuộc địa phương ) cho phép bằng văn bản .

5/ Cấp hạng khách quốc tế :

- Mức chi đón tiếp khách quốc tế được phân biệt theo cấp hạng khách. Cấp hạng khách quốc tế được quy định tại Chỉ thị số 297-CT ngày 26/11/1986 của Hội đồng Bộ trưởng ( nay là Chính phủ ) " về việc chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài", bao gồm: Khách Hạng đặc biệt, khách Hạng A, khách Hạng B, khách Hạng C (Xem phụ lục đính kèm).

- Đối với một số chức danh của các tổ chức quốc tế chưa được xếp hạng trong Chỉ thị số 297-CT ngày 26/11/1986 của Hội đồng Bộ trưởng, được xếp hạng như sau:

+ Xếp vào khách hạng B đối với khách là các quan chức là Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức liên Chính phủ (EU, ASEAN, APEC ), Chủ tịch hoặc Tổng thư ký các tổ chức tài chính quốc tế (WB,IMF, ADB), Chủ tịch Uỷ ban hỗn hợp.

+ Xếp vào khách hạng C đối với khách là Phó chủ tịch hoặc Phó tổng thư ký các tổ chức liên Chính phủ, các tổ chức tài chính quốc tế.

Chương 2

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I/ ĐỐI VỚI CÁC ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀO LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM DO VIỆT NAM ĐÀI THỌ TOÀN BỘ CHI PHÍ:

1/ Chi đón tiếp tại sân bay:

- Chi tặng hoa: Tặng hoa cho các thành viên đoàn đối với khách hạng đặc biệt và khách hạng A, tặng hoa cho trưởng đoàn và đoàn viên là nữ đối với khách hạng B; tặng hoa cho trưởng đoàn là nữ đối với khách hạng C.

- Chi thuê phòng chờ tại sân bay: Trong trường hợp cần thiết mới thuê phòng chờ và chỉ áp dụng đối với khách hạng đặc biệt, khách hạng A và B.

2/ Tiêu chuẩn xe ô tô:

a/ Khách hạng đặc biệt: Sử dụng xe lễ tân Nhà nước theo quy chế của Bộ Ngoại giao.

b/ Đoàn là khách hạng A: Trưởng đoàn bố trí một xe riêng; Phó đoàn và đoàn viên: 2-3 người/ một xe; đoàn tuỳ tùng đi xe nhiều chỗ ngồi.

c/ Đoàn là khách hạng B, C: Trưởng đoàn bố trí một xe riêng; các đoàn viên trong đoàn đi xe nhiều chỗ ngồi.

Giá thuê xe được thanh toán căn cứ vào hợp đồng thuê xe và hoá đơn thu tiền của các đơn vị Nhà nước có chức năng kinh doanh vận tải.

3/ Tiêu chuẩn về thuê chỗ ở:

a/ Khách hạng đặc biệt: Bố trí ở nhà khách Trung ương Đảng và Chính phủ, trường hợp không đủ chỗ phải thuê khách sạn thì mức chi do Thủ trưởng cơ quan được giao nhiệm vụ đón tiếp phê duyệt.

b/ Đoàn là khách hạng A: Bố trí ở nhà khách Trung ương Đảng và Chính phủ. Trường hợp không đủ chỗ phải thuê khách sạn thì mức chi để thuê phòng ( có bao gồm cả bữa ăn sáng) như sau:

- Trưởng đoàn: Mức tối đa: 2.000.000 đ/người/ngày.

Phó đoàn và đoàn viên: Mức tối đa: 1.600.000 đ/người/ngày.

c/ Đoàn là khách hạng B (giá thuê phòng có bao gồm cả bữa ăn sáng):

Trưởng đoàn: Mức tối đa: 1.600.000 đ/người/ngày.

Đoàn viên: Mức tối đa: 1.000.000 đ/người/ngày.

d/ Đoàn khách hạng C (giá thuê phòng có bao gồm cả bữa ăn sáng):

Trưởng đoàn: Mức tối đa: 1.000.000 đ/người/ngày.

Đoàn viên: Mức tối đa: 700.000 đ/người/ngày.

4/ Tiêu chuẩn ăn hàng ngày: ( bao gồm 2 bữa: trưa, tối ):

Khách hạng đặc biệt: do Thủ trưởng cơ quan được giao nhiệm vụ đón tiếp phê duyệt.

Đoàn là khách hạng A: Mức tối đa: 300.000 đ/ngày/người.

Đoàn là khách hạng B: Mức tối đa : 200.000 đ/ngày/người

Đoàn là khách hạng C: Mức tối đa: 150.000 đ/ngày/người

5/ Tổ chức chiêu đãi:

Đối với khách từ hạng B trở lên, mỗi đoàn khách được tổ chức chiêu đãi một lần. Mức chi chiêu đãi cho khách bao gồm cả đại diện và phiên dịch phía Việt Nam

tối đa không vượt quá mức tiền ăn một ngày của khách ( qui định tại điểm 4 mục I nói trên).

Khách hạng C không tổ chức chiêu đãi, được chi để mời một bữa cơm thân mật hoặc tiệc trà, bao gồm cả đại diện và phiên dịch phía Việt Nam, mức chi không vượt quá 150.000 đ/người.

6/ Tiêu chuẩn tiếp xã giao và các buổi làm việc:

Khách hạng đặc biệt: do Thủ trưởng cơ quan được giao nhiệm vụ đón tiếp phê duyệt.

Khách các hạng còn lại: mức chi cho nước uống, hoa quả hoặc bánh ngọt, tối đa là 20.000 đ/ người/buổi và 40.000 đ/người/ngày ( áp dụng cho cả đại biểu và phiên dịch của ta ).

7/ Chi văn hoá văn nghệ và tặng phẩm:

Về nguyên tắc không khuyến khích bố trí chi ngân sách cho khách xem văn hoá văn nghệ và tặng phẩm đối với tất cả các đoàn khách quốc tế vào làm việc tại Việt nam. Tuy nhiên, tuỳ theo yêu cầu đối ngoại và tính chất công việc của từng đoàn, thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm đón đoàn quyết định chi hoạt động văn hoá và quà tặng như sau:

Đối với khách hạng đặc biệt: do Thủ trưởng cơ quan được giao nhiệm vụ đón tiếp phê duyệt.

Đối với khách hạng A, B và C:

+ Chi xem biểu diễn nghệ thuật dân tộc 1 lần theo giá vé tại rạp.

+ Chi về tặng phẩm: Mức chi tối đa không quá 250.000 đ/ người.

Trong một số trường hợp đặc biệt mà mức chi tặng phẩm cần vượt quá mức quy định nêu trên thì thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm đón đoàn phải có quyết định bằng văn bản.

8/ Đi công tác địa phương và cơ sở:

Trường hợp cần thiết phải đưa khách đi thăm, làm việc tại các địa phương hoặc cơ sở theo chương trình, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền quyết định thì tiêu chuẩn đón tiếp như sau:

Cơ quan chủ trì đón tiếp khách chịu trách nhiệm chi toàn bộ chi phí đưa đón khách từ nơi ở chính tới địa phương, cơ sở và chi phí ăn, nghỉ cho khách trong những ngày khách làm việc tại địa phương, cơ sở theo các mức chi quy định tại điểm 3, 4 và 5, Mục I nêu trên.

Cơ quan đơn vị ở địa phương hoặc cơ sở nơi khách tới thăm và làm việc chi tiếp khách gồm nước uống, hoa quả, bánh ngọt mức chi theo quy định tại điểm 6, Mục I nêu trên.

9/ Trường hợp đoàn vào làm việc với nhiều cơ quan, đơn vị:

Trường hợp đoàn vào làm việc với nhiều cơ quan, đơn vị theo chương trình, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt, thì cơ quan chủ trì trong việc đón đoàn chịu trách nhiệm về chi phí đón, tiễn, tiền ăn, tiền thuê chỗ ở, đi lại của đoàn theo mức chi quy định tại các điểm 1, 2, 3, 4 và 5 nêu trên. Các cơ quan đơn vị nằm trong chương trình làm việc với đoàn sẽ chịu trách nhiệm chi phí tiếp đoàn trong thời gian khách làm việc với cơ quan đơn vị mình theo kế hoạch được cấp có thẩm quyền phê duyệt. Mức chi tiếp khách áp dụng theo quy định tại điểm 6 nêu trên.

II/ ĐỐI VỚI CÁC ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀO LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM DO KHÁCH TỰ TÚC ĂN, Ở; VIỆT NAM CHI CÁC KHOẢN CHI PHÍ LỄ TÂN, CHI PHÍ ĐI LẠI TRONG NƯỚC:

- Cơ quan chủ trì đón tiếp đoàn vào được chi để đón tiếp đoàn như sau: Chi đón tiếp tại sân bay; chi phí về phương tiện xe ô tô đi lại trong thời gian đoàn làm việc tại Việt Nam; chi phí tiếp xã giao các buổi làm việc. Tiêu chuẩn chi đón tiếp và mức chi theo từng hạng khách như quy định tại điểm 1; điểm 2; điểm 6 mục I nêu trên.

- Trường hợp cần thiết phải đưa khách đi thăm, làm việc tại các địa phương hoặc cơ sở theo chương trình, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền quyết định thì thực hiện chi đón tiếp như quy định tại điểm 8 mục I nêu trên.

- Trường hợp đoàn làm việc với nhiều cơ quan, đơn vị theo chương trình, kế hoạch đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì thực hiện chi đón tiếp như quy định tại điểm 6 mục I nêu trên.

III/ ĐỐI VỚI CÁC ĐOÀN KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀO LÀM VIỆC TẠI VIỆT NAM DO KHÁCH TỰ TÚC MỌI CHI PHÍ:

Cơ quan, đơn vị có đoàn đến làm việc chỉ được chi phí để tiếp xã giao các buổi đoàn đến làm việc, mức chi như quy định tại điểm 6 mục I nêu trên.

IV/ ĐỐI VỚI HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ TỔ CHỨC TẠI VIỆT NAM:

1/ Hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức tại Việt nam do phía Việt Nam chịu toàn bộ chi phí được chi như sau:

- Đối với khách mời là đại biểu Quốc tế do phía Việt Nam đài thọ được áp dụng các mức chi quy định tại Mục I nêu trên.

- Chi giải khát giữa giờ (áp dụng cho cả đại biểu và phiên dịch của ta): thực hiện mức chi cho nước uống, hoa quả hoặc bánh ngọt, tối đa là 20.000 đ/ người/buổi và 40.000 đ/người/ngày theo quy định tại điểm 6, Mục I nêu trên.

- Đối với khách mời là đại biểu phía Việt Nam được áp dụng mức chi quy định trong việc tổ chức các hội thảo khoa học, hội nghị trong nước.

- Đối với các khoản chi phí khác như: Chi giấy bút, văn phòng phẩm, in ấn tài liệu, tuyên truyền, trang trí, thuê hội trường hoặc phòng họp, thuê thiết bị (nếu có), tiền làm cờ, phù hiệu hội nghị, chi thuê phiên dịch, bảo vệ, thuốc y tế, các khoản chi cần thiết khác ( nếu có) phải trên cơ sở thực sự cần thiết và trong dự toán được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt .

2/ Hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức tại Việt Nam do phía Việt Nam và phía nước ngoài phối hợp tổ chức:

Đối với các hội nghị, hội thảo này khi xây dựng dự toán cần làm rõ những nội dung phía nước ngoài chi, những nội dung phía Việt Nam chi để tránh chi trùng lắp. Phía Việt Nam chỉ chi đối với các nội dung không được phía nước ngoài tài trợ. Đối với những nội dung chi do phía Việt Nam tài trợ thì thực hiện phải căn cứ vào chế độ chi tiêu hiện hành và các mức chi được quy định tại điểm 1, Mục IV nêu trên .

3/ Đối với hội nghị, hội thảo quốc tế tổ chức tại Việt Nam do phía nước ngoài chịu toàn bộ chi phí:

Đối với các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam do các tổ chức quốc tế đài thọ mọi chi phí, thì cơ quan, đơn vị nơi phối hợp với các tổ chức quốc tế để tổ chức hội nghị, hội thảo không được sử dụng kinh phí của ngân sách nhà nước để chi thêm cho các hội nghị, hội thảo quốc tế này.

V/ VỀ CHẾ ĐỘ ĐỐI VỚI CÁN BỘ VIỆT NAM THAM GIA ĐÓN, TIẾP KHÁCH QUỐC TẾ:

Cán bộ Việt Nam tham gia đón, tiếp khách quốc tế, phục vụ các hội nghị, hội thảo quốc tế được thanh toán công tác phí theo qui định tại Thông tư số 94/1998/TT-BTC ngày 30/6/1998 của Bộ Tài chính " quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước". Trường hợp làm thêm giờ thì được thanh toán theo chế độ qui định hiện hành.

VI. LẬP DỰ TOÁN, CẤP PHÁT VÀ QUYẾT TOÁN KINH PHÍ ĐÓN ĐOÀN VÀO VÀ TỔ CHỨC HỘI NGHỊ, HỘI THẢO QUỐC TẾ:

1/ Căn cứ vào chương trình đón các đoàn khách nước ngoài và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế tại Việt Nam được cấp có thẩm quyền giao, các cơ quan, đơn vị căn cứ vào dự toán ngân sách hàng năm đã được thông báo và chế độ chi tiêu quy định tại Thông tư này lập dự toán chi tiêu gửi kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch.

Kho bạc Nhà nước kiểm tra hồ sơ chứng từ, lệnh chuẩn chi của thủ trưởng đơn vị, bảo đảm tính hợp pháp của chứng từ và phù hợp với hạn mức kinh phí chi đón đoàn vào và chi hội nghị, hội thảo quốc tế của đơn vị, làm thủ tục thanh toán kinh phí cho đơn vị theo quy định.

2/ Cơ quan, đơn vị tổ chức đón tiếp khách nước ngoài và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế có trách nhiệm quyết toán chi đón tiếp khách nước ngoài và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế theo từng đoàn khách, theo từng hội nghị, hội thảo và tổng hợp vào báo cáo quyết toán quý, năm của đơn vị. Kinh phí chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế được bố trí trong dự toán hàng năm của cơ quan, đơn vị cuối năm chi không hết được điều chỉnh chi cho các nội dung công việc khác.

Cơ quan tài chính các cấp có trách nhiệm kiểm tra quyết toán chi tiêu đón tiếp khách nước ngoài và tổ chức các hội nghị, hội thảo quốc tế của cơ quan, đơn vị bảo đảm chi đúng chế độ qui định, trường hợp chi sai chế độ hoặc vượt mức chi qui định, thì cơ quan tài chính có quyền xuất toán khoản chi sai chế độ, vượt mức chi qui định. Người nào ra lệnh chi sai phải bị xử phạt theo qui định tại Pháp lệnh thực hành tiết kiệm, chống lãng phí .

Chương 3

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

1/ Các doanh nghiệp Nhà nước vận dụng chế độ qui định tại Thông tư này để chi tiêu cho việc đón tiếp các đoàn khách nước ngoài và chi tiêu cho những hội nghị, hội thảo quốc tế phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp theo quy chế tài chính doanh nghiệp Nhà nước do Chính phủ ban hành.

2/ Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Thông tư này thay thế cho Thông tư số 56 TC/HCVX ngày 30/4/1994 của Bộ Tài chính quy định chế độ chi tiêu tiếp khách nước ngoài. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc, đề nghị phản ánh về Bộ Tài chính để nghiên cứu giải quyết.

PHỤ LỤC VỀ PHÂN LOẠI KHÁCH
(Căn cứ theo phụ lục đính kèm Chỉ thị 297-CT ngày 26/11/1986 của Hội đồng Bộ trưởng)

PHÂN LOẠI KHÁCH NƯỚC NGOÀI VÀO THĂM NƯỚC TA

- Khách đặc biệt: Gồm có các vị Tổng thống và Phó Tổng thống, Chủ tịch và Phó Chủ tịch nước, Chủ tịch Quốc hội, Thủ tướng Chính phủ, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Đảng, Tổng Bí thư Đảng.

- Hạng A: Gồm các vị Tổng thư ký và Phó Chủ tịch Hội đồng Nhà nước, Phó Thủ tướng, Phó Chủ tịch Quốc hội, Uỷ viên Bộ Chính trị và những chức vụ tương đương như: Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp thanh niên và sinh viên thế giới, Chủ tịch và Phó Chủ tịch Liên hiệp phụ nữ thế giới, Chủ tịch Uỷ ban Bảo vệ Hoà bình thế giới, Tổng thư ký Liên hiệp quốc, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng.

- Hạng B: Gồm các vị Bộ trưởng, thứ trưởng và những chức vụ tương đương như: Chủ tịch Tổng Công đoàn, Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp thanh niên, Chủ tịch Trung ương Hội Liên hiệp phụ nữ, Uỷ viên Trung ương Đảng.

- Hạng C: Gồm tất cả các khách từ cấp Vụ, Cục trở xuống và những chức vụ tương đương, phi công, hoa tiêu, các đoàn nghệ thuật và thể dục thể thao.

Riêng các đoàn nghệ thuật, thể dục thể thao ăn theo tiêu chuẩn loại B; hoa tiêu và phi công ăn theo tiêu chuẩn loại A.

Nguyễn Thị Kim Ngân (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 100/2000/TT-BTC	Hanoi, October 16, 2000

CIRCULAR

PROVIDING FOR THE REGIME OF EXPENDITURES IN RECEIVING FOREIGN GUESTS ARRIVING TO WORK IN VIETNAM AND EXPENDITURES IN ORGANIZING INTERNATIONAL CONFERENCES AND SEMINARS IN VIETNAM

Pursuant to Decree No.12/CP of December 1st, 1992 of the Government on the Regulation on managing Vietnamese delegations going abroad and foreign delegations entering Vietnam;
Pursuant to Directive No.297/CT of November 26, 1986 of the Chairman of the Council of Ministers (now the Prime Minister) on expenditures in receiving foreign guests;
Pursuant to Decision No. 236/1999/QD-TTg of December 24, 1999 of the Prime Minister on organizing and managing international conferences and seminars in Vietnam;
In execution of the Ordinance on Thrift Practice and Wastefulness Combat; in order to unify the regime of expenditures in the use of State budget fund, the Ministry of Finance provides for the following regime of expenditures in receiving foreign guests and expenditures in organizing international conferences and seminars in Vietnam:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

1. When inviting foreign delegations and international organizations to visit and work in Vietnam or organizing international conferences and seminars in Vietnam, the ministries, branches and localities shall abide by the stipulations of Decree No.12/CP of December 1st, 1992 of the Government on the Regulation on managing our delegations going abroad and foreign delegations entering our country and Decision No. 236/1999/QD-TTg of December 24, 1999 of the Prime Minister on organizing and managing international conferences and seminars in Vietnam.

2. The agencies, units, Party organizations, social organizations and mass organizations (hereafter called agencies and units for short) receiving State budgetary funding for receiving foreign guests arriving to work at the agencies and units; or organizing international conferences and seminars in Vietnam, shall comply with the norms and regimes of expenditures stipulated in this Circular. In particular for ASEAN international conferences in Vietnam, Circular No. 149/1998/TT/BTC of November 17, 1998 of the Ministry of Finance shall apply.

3. Agencies and units receiving foreign delegations or organizing international conferences and seminars must make the fullest use of the existing guest-houses and transport means and material facilities to cater for the guests. When it is necessary to hire outside services, the agencies and units must comply with the levels of expenditures stipulated in this Circular.

...

...

...

5. Classification of international guests:

- The level of expenditures in receiving international guests shall be based on the ranks of the guests stipulated in Directive No. 297-CT of November 26, 1986 of the Chairman of the Council of Ministers (now the Prime Minister) on expenditures in receiving foreign guests. These ranks are: Special guests, Class A guests, Class B guests and Class C guests (see attached Appendix).

- For a number of titles of international organizations that are not yet classed in Directive No. 297-CT of November 26, 1986 of the Chairman of the Council of Ministers, they are now classed as follows:

+ Are ranked Class B guests Presidents or General Secretaries of intergovernmental organizations (EU, ASEAN, APEC), Presidents or General Secretaries of international financial organizations (WB, IMF, ADB), Presidents of Mixed Commissions.

+ Are ranked Class C guests Vice Presidents or Deputy General Secretaries of intergovernmental organizations and international financial institutions.

Chapter II

SPECIFIC PROVISIONS

I. FOR THE FOREIGN DELEGATIONS THAT ARRIVE TO WORK IN VIETNAM AND WHOSE SPENDING IS ENTIRELY COVERED BY VIETNAM

1. Expenditures on welcome at the airport:

...

...

...

- Lounges at the airport shall be hired only in case of necessity and only for special and Class A and Class B guests.

2. Criteria of car use:

a/ Special guests: Use of State protocol cars according to the regime prescribed by the Ministry for Foreign Affairs.

b/ For delegations of Class A guests: A separate car for the heads of delegations; deputy heads and members of the delegation: 2-3 persons per car; attendants shall use a car with many seats.

c/ For delegations of Class B and Class C guests: a separate car for the heads of delegations; members of the delegations shall use a car with many seats.

Car rents shall be paid for according to the car renting contracts and the receipts of the State units conducting the transport business.

3. Criteria in lodging:

a/ Special guests: To be lodged at the guest houses of the Party Central Committee and the Government; if there is not enough room and the guests must be lodged in a hotel, the rent rate shall be approved by the head of the agency which is tasked with receiving the guests.

b/ Class A guests delegations: to be lodged at the guest-houses of the Party Central Committee and the Government. If there is not enough room and the guests must be lodged at a hotel, the room rate at the hotel (including breakfast) shall be as follows:

...

...

...

- Deputy head delegate and members of the delegation: Maximum: VND 1,600,000/person/day.

c/ Class B guests delegations: (room rate including breakfast):

- Head delegate: Maximum: VND 1,600,000/person/day.

Members: Maximum: VND 1,000,000/person/day.

d/ Class C guests delegations: (room rate including breakfast):

- Head delegate: Maximum: VND 1,000,000/person/day.

- Members: Maximum: VND 700,000/person/day.

4. Boarding criteria: (lunch and dinner):

- Special guests: to be approved by the head of the agency assigned with reception.

...

...

...

- Class B guests delegations: Maximum: VND 200,000/day/person

- Class C guests delegations: Maximum: VND 150,000/day/person.

5. Reception:

One reception can be given once to delegations from Class B upward. Expenditures for the reception including representatives and interpreters from Vietnam shall not exceed the daily food rate for the guests (stipulated at Point 4, Section I above).

For Class C guests, no expenditures shall be made for reception, but a cordial party or a cocktail party including the representatives and interpreters of Vietnam may be organized at the rate of no more than VND 150,000/person.

6. Expenditures for protocol receptions and working sessions:

- Special guests: The expenditures shall be approved by the head of the receiving agency.

- Guests of other classes: Expenditures for refreshment, fruit or cakes, maximum VND 20,000/person/session and VND 40,000/person/day (applied also to delegates and interpreters of Vietnam).

7. Expenditures on cultural and artistic activities and gifts

...

...

...

- For special guests: the budget shall be approved by the head of the receiving agency.

- For Classes A, B and C guests:

+ Expenditures for one performance of folk art at box office rate.

+ Expenditures on gifts: Maximum shall not exceed VND 250,000/person.

In a number of special cases where expenditures on gifts exceed the level prescribed above, the head of the receiving agency shall have to make a written decision.

8. The delegation’s working visits to localities

In case of necessity to take the guests on sight-seeing or working visit to a locality or to an establishment according to the schedule or plan already approved by the competent authority, the expenditures are stipulated as follows:

- The agency entrusted with receiving the guests shall have to cover all the expenditures in taking the guests from the main residence to the locality or establishment and the accommodation for the guests during the time of their work in the locality or establishment at the rate stipulated at Points 3, 4 and 5, Section I above.

- The agency or unit in the locality or the establishment where the guests visit or come to work shall spend for the reception including refreshment, fruit and cakes at the rate stipulated in Point 6, Section I above.

...

...

...

In case the delegation enters Vietnam to work with many agencies and units according to a program or schedule approved by the competent authority, the receiving agency shall have to bear all the expenditures in receiving and sending off, boarding, lodging and traveling of the delegation at the rate prescribed at Points 1, 2, 3, 4 and 5 above. The agencies and units mentioned in the working program with the delegation shall have to bear the expenditures in receiving the delegation while the guests work with their agencies and units according to the schedule approved by the competent authority. The rate of expenditures in receiving the guests shall follow the prescriptions at Point 6 above.

II. FOR FOREIGN DELEGATIONS WHICH ASSUME BOARDING AND LODGING EXPENDITURES BY THEMSELVES WHILE VIETNAM BEARS THE COST OF PROTOCOL AND TRAVELING OF THE DELEGATION IN THE COUNTRY

- The host agency shall be allowed to spend the following in receiving the guests: reception at the airport; expenditures in car service while the delegation works in Vietnam; expenditures in protocol at working sessions. The rate of expenditures varies with the classes of guests as stipulated in Points 1, 2 and 6, Section I above.

- When it is necessary to take the guests for visit and work in the localities or establishments according to the program and schedule already approved by the competent authority, the expenditures in reception shall comply with Point 8, Section I above.

- In case the delegation works with many agencies and units according to a program or plan approved by the competent authority, the expenditures shall comply with Point 6, Section I above.

III. FOR FOREIGN DELEGATIONS THAT ENTER VIETNAM AND ASSUME ALL EXPENDITURES

The receiving agency or unit shall be allocated expenditures in protocol reception during the working sessions of the delegation, the rate of expenditures shall comply with Point 6, Section I above.

IV. FOR INTERNATIONAL CONFERENCES AND SEMINARS HELD IN VIETNAM

1. International conferences and seminars held in Vietnam for which Vietnam bears all expenditures:

...

...

...

- Refreshment during breaks (applied also to Vietnamese delegates and interpreters): The expense level for refreshment, fruit or cakes, shall be VND 20,000/person/session and VND 40,000/person/day at most as stipulated in Point 6, Section I above.

- For guests who are delegates of Vietnam, the rate of expenditures is the same as for the organization of domestic scientific seminars and conferences.

- Other expenditures such as writing pens and paper, stationery, printing of documents, popularization, decoration, renting of meeting hall or room, hiring of equipment (if any), banners and badges of the conferences, hiring of interpreters, guards, medicaments, and other necessary expenditures (if any) shall be based on practical needs and included in the draft budget approved by the competent authority.

2. International conferences and seminars held in Vietnam and jointly organized by Vietnam and the foreign party:

For these conferences and seminars, when drawing up the draft budget, it is necessary to clearly indicate what expenditures shall be borne by the foreign party and what expenditures by Vietnam in order to avoid overlapping. Vietnam shall spend only on what is not funded by the foreign party. The expenditures on the items covered by Vietnam shall be based on the current regime of expenditures and the rates of expenditures stipulated at Point 1, Section IV above.

3. For international conferences and seminars held in Vietnam and entirely funded by the foreign party:

For the international conferences and seminars held in Vietnam and entirely funded by the international organizations, the agencies or units that coordinate with international organizations to organize them must not use the State budget fund to make additional expenditures for such conferences and seminars.

V. ON THE EXPENDITURES FOR VIETNAMESE OFFICIALS TAKING PART IN THE RECEPTION OF INTERNATIONAL GUESTS

Vietnamese officials taking part in the reception of international guests or in serving international conferences and seminars shall receive work allowances as stipulated in Circular No. 94/1998/TT-BTC of June 30, 1998 of the Ministry of Finance providing for the regime of work allowances for State officials and employees. In case of overtime work they shall be paid according to current regime.

...

...

...

1. On the basis of the program of receiving foreign delegations and organizing international conferences and seminars in Vietnam assigned by the competent authority, the agencies and units shall base themselves on the annual draft budgets already notified and the regime of expenditures prescribed in this Circular to draw up the draft budget and send it to the State Treasuries where the units conduct their transactions.

The State Treasuries shall check the dossiers and vouchers and the spending orders of the heads of the units, ensure their legality and conformity with the levels of expenditures for the reception of foreign delegations and for international conferences and seminars, and complete procedures for payment of expenditures to the units as prescribed.

2. The agencies or units receiving foreign guests and organizing international conferences and seminars shall have to settle the payment for the expenditures in receiving the foreign guests and organizing international conferences and seminars according to each delegation and each conference or seminar and shall integrate them into the quarterly and annual final account settlements of the units. The expenditures in receiving foreign guests and organizing international conferences and seminars shall be included in the annual draft budget of the agencies or units. Any amounts left unspent at the year’s end shall be transferred to other expenditures.

Finance agencies at all levels shall have to check the accounts of expenditures on receiving foreign guests and organizing international conferences and seminars by the agencies and units in order to ensure that the expenditures are made according to the prescribed regime. In case of expenditures at variance with the regime or overspending compared to the regime the finance agencies can cancel them. Those who order the wrong expenditures shall be penalized under provisions of the Ordinance on Thrift Practice and Wastefulness Combat.

Chapter III

IMPLEMENTATION PROVISIONS

1. State enterprises shall apply the regime stipulated in this Circular to spend on receiving foreign delegations and on international conferences and seminars in service of production and business of the enterprises according to the financial regulations of State enterprises promulgated by the Government.

2. This Circular takes effect 15 days after its signing. It replaces Circular No. 56/TC-HCVX of April 30, 1994 of the Ministry of Finance providing for the regime of expenditures in receiving foreign guests. In the process of implementation, if any difficulties arise, they should be reported to the Ministry of Finance for study and settlement.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Nguyen Thi Kim Ngan

APPENDIX

ON CLASSIFICATION OF GUESTS

(based on the Appendix attached to Directive No. 297-CT of November 26, 1986 of the Chairman of the Council of Ministers)

Classification of foreign guests visiting Vietnam

- Special guests: include Presidents and Vice Presidents of the countries, Chairmen of the National Assembly, Prime Ministers, Presidents and Vice Presidents of the political parties, General Secretaries of the political parties.

- Class A guests: include General Secretaries and Vice Presidents of the State Council, Vice Premiers, Vice Chairmen of the National Assembly, members of the Political Bureau and equivalent posts such as President and Vice Presidents of the World Youth and Students Confederation, President and Vice Presidents of the World Confederation of Women, President of the World Peace Council, General Secretary of the United Nations, Ministers for Foreign Affairs, Ministers of Defense.

- Class B guests: Ministers, Vice Ministers, and equivalent posts such as President of General Confederation of Trade Union, Presidents of the Central Committees of the Youth Unions, Presidents of the Central Committees of the Women’s Unions, members of the Party Central Committee.

...

...

...

In particular, the food rates for art troupes and sport teams are the same as for Class B guests; and for ship and air pilots they are the same as for Class A guests.-