Thông tư 06/2001/TT-BKH hưóng dẫn thực hiện quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức kèm Nghị định 17/2001/NĐ-CP

• Số hiệu: 06/2001/TT-BKH
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Kế hoạch và Đầu tư
• Người ký: Trần Xuân Giá
• Ngày ban hành: 20/09/2001

THÔNG TƯ

CỦA BỘ KẾ HOẠCH VÀ ĐẦU TƯ SỐ 06/2001/TT-BKH
NGÀY 20 THÁNG 9 NĂM 2001 HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN QUY CHẾ
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG NGUỒN HỖ TRỢ PHÁT TRIỂN CHÍNH THỨC
BAN HÀNH KÈM THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 17/2001/NĐ-CP
NGÀY 04 THÁNG 5 NĂM 2001 CỦA CHÍNH PHỦ

Căn cứ Nghị định số 75/CP ngày 01 tháng 11 năm 1995 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

Thực hiện Điều 4 tại Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 04 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (sau đây gọi tắt là Quy chế).

Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 04 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phạm vi điều chỉnh

Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) điều chỉnh các hoạt động thu hút, quản lý, sử dụng nguồn lực này được cung cấp bởi các Nhà tài trợ và theo các hình thức nêu dưới đây:

1.1. Nhà tài trợ cung cấp ODA bao gồm:

1.1.1. Chính phủ nước ngoài;

1.1.2. Các tổ chức liên Chính phủ hoặc liên quốc gia, bao gồm:

a. Các tổ chức phát triển của Liên Hợp Quốc (LHP) như: Chương trình Phát triển của Liên hiệp quốc (UNDP); Quỹ Nhi đồng Liên hiệp quốc (UNICEF); Chương trình Lương thực Thế giới (WFP); Tổ chức Lương thực và Nông nghiệp của Liên hiệp quốc  (FAO); Quỹ Dân số Liên hiệp quốc (UNFPA); Quỹ Trang thiết bị của Liên hiệp quốc (UNDCF); Tổ chức Phát triển Công nghiệp của Liên hiệp quốc (UNIDO); Cao uỷ Liên hiệp quốc về người tị nạn (UNHCR); Tổ chức Y tế Thế giới (WHO); Cơ quan Năng lượng Nguyên tử Quốc tế (IAEA); Tổ chức Văn hoá, Kho học và Giáo dục của Liên hiệp quốc (UNESCO); Quỹ Quốc tế về Phát triển Nông nghiệp (IFAD); Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF); Hiệp hội Phát triển Quốc tế (IDA) và Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế (IBRD) thuộc Nhóm Ngân hàng Thế giới (WB).

b. Liên minh Châu Âu (EU), Tổ chức hợp tác Kinh tế và Phát triển (OECD), Hiệp hội các nước Đông Nam Á (ASEAN).

c. Các  Tổ chức Tài chính Quốc tế: Ngân hàng Phát triển Châu Á (ADB); Quỹ các nước xuất khẩu dầu mỏ (OPEC); Ngân hàng Đầu tư Bắc Âu (NIB); Quỹ Phát triển Bắc Âu (NDF); Quỹ Kuwait.

1.2. Hình thức cung cấp ODA gồm:

1.2.1. ODA không hoàn lại: là hình thức cung cấp ODA không phải hoàn lại cho Nhà tài trợ.

1.2.2. ODA cho vay ưu đãi (hay còn gọi là tín dụng ưu đãi): Chính phủ Việt Nam vay với lãi suất và điều kiện ưu đãi sao cho "yếu tố không hoàn lại" (còn gọi là "thành tố hỗ trợ") đạt không dưới 25% của tổng trị giá khoản vay.

1.2.3. ODA hỗn hợp: là các khoản viện trợ không hoàn lại hoặc các khoản vay ưu đãi được cung cấp đồng thời với các khoản tín dụng thương mại nhưng tính chung lại, "yếu tố không hoàn lại" đạt không dưới 25% của tổng giá trị của các khoản đó.

Cách tính "yếu tố không hoàn lại" nêu tại Phụ lục 1 của Thông tư này.

1.3. Các hoạt động thu hút, quản lý và sử dụng các khoản vốn vay từ các Tổ chức Tài chính Quốc tế có thành tố hỗ trợ dưới 25% bao gồm các khoản vay của Quỹ Tiền tệ Quốc tế (IMF), các khoản vay từ Ngân hàng Tái thiết Phát triển Quốc tế (IBRD) thuộc WB và Quỹ Nguồn vốn thông thường (OCR) thuộc  ADB cũng thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy chế và Thông tư này.

2. Lĩnh vực ưu tiên sử dụng ODA:

Hỗ trợ một số lĩnh vực sản xuất nhằm giải quyết các vấn đề kinh tế - xã hội bằng vốn vay ODA nêu tại Điểm d, Khoản 2, Điều 3 của Quy chế được hiểu là chương trình, dự án sản xuất, kinh doanh song với mục tiêu chủ yếu là hỗ trợ giải quyết một vấn đề xã hội cụ thể như tạo ra công ăn việc làm, tăng thu nhập cho người nghèo, khắc phục các tệ nạn xã hội v.v...

II. VẬN ĐỘNG, ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT ĐIỀU ƯỚC
QUỐC TẾ KHUNG VỀ ODA

1. Danh mục chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA tại Hội nghị thường niên Nhóm tư vấn các Nhà tài trợ (Hội nghị CG).

1.1. Trong tuần thứ nhất của tháng 8 hàng năm, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản hướng dẫn các Cơ quan chủ quản chuẩn bị danh mục các chương trình, dự án để lựa chọn đưa vào Danh mục các chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA tại Hội nghị CG thường niên.

1.2. Trước cuối tháng 9 hàng năm, các Cơ quan chủ quản gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư Danh mục các chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA tại Hội nghị CG thường niên. Đề cương sơ bộ mỗi chương trình, dự án như mẫu Phụ lục 2 của Thông tư này.

2. Phối hợp vận động ODA

Việc phối hợp vận động ODA quy định tại Điều 8 Quy chế được hướng dẫn như sau:

2.1. Hội nghị điều phối ODA theo ngành

Hội nghị điều phối ODA theo ngành (gọi tắt là Hội nghị ODA ngành) được tổ chức nhằm tăng cường vận động và bảo đảm sử dụng có hiệu quả nguồn vốn ODA theo cách tiếp cận ngành, lĩnh vực phù hợp với chiến lược phát triển kinh tế - xã hội của quốc gia, chiến lược và quy hoạch phát triển ngành, kế hoạch 5 năm của ngành, lĩnh vực.

Hội nghị ODA ngành phải được tiến hành phù hợp với các quy định hiện hành của Nhà nước về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ban hành ngày 21 tháng 8 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ.

2.1.1. Hội nghị ODA ngành do cơ quan cấp Bộ, ngành chủ trì chuẩn bị và tổ chức, Bộ Kế hoạch và Đầu tư phối hợp chuẩn bị và đồng chủ trì.

2.1.2. Chuẩn bị Hội nghị ODA ngành:

- ít nhất 30 ngày làm việc trước ngày dự kiến khai mạc hội nghị, cơ quan cấp Bộ, ngành tổ chức hội nghị có văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư để nghị tổ chức hội nghị và kèm theo kế hoạch phối hợp tổ chức hội nghị.

- Không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của cơ quan cấp Bộ, ngành, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản trả lời, trong đó nêu rõ ý kiến của mình về hội nghị này và kế hoạch phối hợp tổ chức hội nghị.

- ít nhất 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến khai mạc hội nghị, cơ quan cấp Bộ, ngành chủ trì tổ chức hội nghị thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư về nội dung các tài liệu do phía Việt Nam chuẩn bị và trình bày tại hội nghị.

2.2. Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ:

Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ được tổ chức nhằm tăng cường cơ hội thu hút nguồn vốn ODA để phát triển kinh tế - xã hội của một hay một số đơn vị cấp tỉnh. Nội dung vận động ODA cấp tỉnh phải phù hợp với chiến lược và quy hoạch kế hoạch 5 năm phát triển kinh tế - xã hội của một tỉnh hay một vùng lãnh thổ.

Việc tổ chức Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ phù hợp các quy định hiện hành của Nhà nước về tổ chức hội nghị, hội thảo quốc tế quy định tại Quyết định số 122/2001/QĐ-TTg ban hành ngày 21 tháng 8 năm 2001 của Thủ tướng Chính phủ. Bộ Kế hoạch và Đầu tư có trách nhiệm hướng dẫn tổ chức Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ.

2.2.1. Chủ trì Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ:

- Hội nghị vận động ODA cho một vùng lãnh thổ bao gồm từ hai đơn vị cấp tỉnh trở lên do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì.

- Hội nghị vận động ODA của một tỉnh, thành phố do Uỷ ban nhân dân (UBND) tỉnh, thành phố chủ trì.

2.2.2.  Chuẩn bị Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ:

a. Đối với Hội nghị vận động ODA cấp tỉnh do UBND tỉnh chủ trì:

- ít nhất 30 ngày làm việc trước ngày dự kiến khai mạc hội nghị, UBND tỉnh gửi văn bản tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư đề nghị tổ chức hội nghị và kèm theo kế hoạch chuẩn bị tổ chức hội nghị.

- Không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của UBND tỉnh, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản hướng dẫn tổ chức hội nghị.

- ít nhất 10 ngày làm việc, trước ngày dự kiến khai mạc hội nghị, Uỷ ban nhân dân tỉnh chủ trì tổ chức hội nghị thống nhất với Bộ Kế hoạch và Đầu tư về nội dung các tài liệu do phía Việt Nam chuẩn bị và trình bày tại hội nghị.

b. Đối với Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì:

- ít nhất 30 ngày làm việc, trước ngày dự kiến khai mạc hội nghị, Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi văn bản tới UBND các tỉnh liên quan đề nghị phối hợp tổ chức hội nghị và kế hoạch tổ chức hội nghị.

- Không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Bộ Kế hoạch và Đầu tư, UBND các tỉnh liên quan có văn bản trả lời, trong đó nêu rõ ý kiến về hội nghị và kế hoạch phối hợp của mình.

2.3. Nội dung kế hoạch chuẩn bị hội nghị bao gồm: mục đích hội nghị; kết quả hội nghị cần đạt được; nội dung hội nghị; thành phần tham dự; thời gian và địa điểm tiến hành; chương trình hội nghị; đề cương các tài liệu, văn kiện được phát hành trong hội nghị; kinh phí tổ chức hội nghị; các hoạt động cần thiết để chuẩn bị hội nghị; và lịch biểu thực hiện các hoạt động, phân công các công việc chuẩn bị (dự kiến Cơ quan chủ trì, Cơ quan phối hợp).

2.4. Báo cáo kết quả hội nghị:

Không quá 20 làm việc, kể từ khi kết thúc Hội nghị ODA ngành hay Hội nghị vận động ODA của các tỉnh, cơ quan cấp Bộ, UBND cấp tỉnh chủ trì tổ chức hội nghị gửi báo cáo kết quả hội nghị về Bộ Kế hoạch và Đầu tư, trong đó nêu rõ diễn biến và kết quả của hội nghị so với mục tiêu đền ra, các thoả thuận đã đạt được và những vấn đề chưa thống nhất giữa các bên (nếu có) và kiến nghị xử lý trong trường hợp này. Đối với Hội nghị vận động ODA theo lãnh thổ do Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì, cũng trong thời hạn nêu trên, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản thông báo kết quả hội nghị cho các tỉnh có liên quan.

2.5. Các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài vận động ODA.

2.5.1. Cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài vận động ODA theo chiến lược, quy hoạch, kế hoạch thu hút và sử dụng nguồn vốn ODA, Danh mục các chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA tại Hội nghị CG cũng như của các Nhà tài trợ tương ứng.

2.5.2. Bộ Kế hoạch và Đầu tư cung cấp tài liệu về chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, thu hút và sử dụng nguồn vốn ODA, Danh mục chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA, các văn bản pháp quy về ODA, báo cáo định kỳ hàng năm về ODA và các thông tin liên quan theo yêu cầu cho  Bộ Ngoại giao, các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài để tiến hành vận động ODA.

2.5.3. Bộ Ngoại giao, cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam tại nước ngoài thông báo kịp thời cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư những thông tin liên quan tới ODA để phối hợp công tác vận động.

3. Danh mục chương trình, dự án ODA đối với Nhà tài trợ tương ứng

3.1. Danh mục chương trình, dự án ODA đối với Nhà tài trợ tương ứng bao gồm một hay một số chương trình, dự án được lựa chọn, sắp xếp theo thứ tự ưu tiên và được Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt và cho phép yêu cầu Nhà tài trợ cung cấp ODA dể thực hiện.

3.2. Đối  với từng Nhà tài trợ cụ thể, căn cứ vào cơ chế cung cấp ODA được thoả thuận với Nhà tài trợ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có hướng dẫn riêng về thể thức và tiến độ lập Danh mục các chương trình dự án ODA yêu cầu tài trợ.

Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp và sắp xếp Danh mục chương trình, dự án ODA yêu cầu tài trợ để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt dựa vào:

- Danh mục các chương trình, dự án ưu tiên vận động ODA tại các Hội nghị CG.

- Các chương trình, dự án ODA do các Cơ quan chủ quản đề xuất.

- Các chương trình, dự án ODA do Nhà tài trợ đề xuất.

3.3. Chương trình, dự án ODA đề xuất đưa vào Danh mục phải được chuẩn bị theo mẫu Đề cương chi tiết tại Phụ lục 3 của Thông tư này.

3.4. Theo lịch biểu đối với từng Nhà tài trợ cụ thể do Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn, các Cơ quan chủ quản gửi Đề cương chương trình, dự án cùng với văn bản đề nghị chính thức tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư kèm theo 08 bộ tài liệu viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

3.5. Không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày các Cơ quan chủ quản hết hạn gửi văn bản đề nghị theo hướng dẫn của Bộ Kế hoạch và Đầu tư nêu tại Điểm 3.4 Mục II của Thông tư này, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ gửi Dự thảo danh mục trình Thủ tướng Chính phủ kèm theo Đề cương các dự án tới Văn phòng Chính phủ, Bộ Ngoại giao, Bộ Tài chính và các cơ quan chức năng liên quan góp ý kiến về danh mục chương trình, dự án này.

3.6. Trên cơ sở nghiên cứu và tổng hợp ý kiến của Văn phòng Chính phủ, Bộ Tài chính, Bộ Ngoại giao và các cơ quan chức năng liên quan, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tổng hợp Danh mục các chương trình, dự án yêu cầu Nhà tài trợ tương ứng cung cấp ODA và trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt.

4. Các khoản ODA do Nhà tài trợ cung cấp theo chương trình hoặc dự án riêng lẻ nêu tại Khoản 6 Điều 9 của Quy chế được hiểu là một trong những hình thức sau:

- Các khoản ODA được Nhà tài trợ đồng ý cung cấp, nhưng không nằm trong Danh mục các chương trình, dự án ODA đối với Nhà tài trợ tương ứng đã được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

- Các khoản ODA được sự đồng ý cung cấp của các Nhà tài trợ không có tập quán cam kết với Việt Nam bằng Điều ước quốc tế khung.

Đây là những trường hợp riêng và được xử lý như sau:

a. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Cơ quan chủ quản, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tham khoả ý kiến của các cơ quan có liên quan và trình Thủ tướng Chính phủ cho tiếp nhận chương trình, dự án và giao cho Cơ quan chủ quản phê duyệt.

b. Đối với chương trình, dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thực hiện thẩm định và trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt dự án theo quy định tại Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng ODA.

III. CHUẨN BỊ, THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT NỘI DUNG
CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA

1. Kế hoạch chuẩn bị chương trình, dự án ODA:

Không quá 30 ngày làm việc, kể từ ngày có quyết định thành lập Ban chuẩn bị chương trình, dự án, Trưởng Ban chuẩn bị chương trình, dự án phải trình Cơ quan chủ quản hoặc Chủ dự án phê duyệt Kế hoạch chuẩn bị chương trình, dự án ODA.

2. Thẩm định chương trình, dự án ODA hỗ trợ kỹ thuật (HTKT)

Việc thẩm định các chương trình, dự án ODA HTKT thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ nêu tại Khoản 5 Điều 19 của Quy chế được hướng dẫn như sau:

2.1. Bộ Kế hoạch và Đầu tư là cơ quan chủ trì tổ chức thẩm định.

2.2. Các cơ quan hữu quan tham gia thẩm định các chương trình, dự án HTKT do Bộ Kế hoạch và Đầu tư mời tham gia thẩm định căn cứ vào chức năng quản lý Nhà nước về ODA nêu tại các Điều 37, 38, 39, 40, 41, 42, 43, 44, 45 của Nghị định 17/2001/NĐ-CP ban hành ngày 04 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng ODA và tuỳ theo tính chất của từng chương trình, dự án cụ thể. Các cơ quan này chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung ý kiến đóng góp của mình đối với các chương trình, dự án HTKT.

2.3. Chuẩn bị thẩm định các chương trình, dự án HTKT:

2.3.1. Hồ sơ chương trình, dự án HTKT gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư yêu cầu thẩm định được coi là hợp lệ gồm:

a. Văn bản trình Thủ tướng Chính phủ của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản.

b. Văn kiện chương trình, dự án gốc viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh đã được thoả thuận với Nhà tài trợ (08 bộ).

c. Dự thảo thoả thuận (hoặc Hiệp định) về dự án sẽ được ký kết giữa đại diện Bên Việt Nam và đại diện Nhà tài trợ gồm 08 bộ viết bằng tiếng Việt và tiếng Anh hoặc một ngôn ngữ khác do hai bên thoả thuận (nếu có).

2.3.2. Điều kiện thẩm định:

Dự án HTKT đủ điều kiện thẩm định khi đáp ứng đủ các điều kiện sau:

- Dự án HTKT nằm trong Danh mục chương trình, dự án ODA được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

- Có bộ hồ sơ hợp lệ quy định tại Điểm 2.3.1 Mục III của Thông tư này.

2.3.3. Trong trường hợp hồ sơ thẩm định chương trình, dự án HTKT không phù hợp theo Điểm 2.3.1 và không đủ điều kiện theo Điểm 2.3.2, trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận được hồ sơ nói trên, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo và yêu cầu Cơ quan chủ quản tiến hành các bổ sung hay sửa đổi cần thiết để hồ sơ thẩm định hợp lệ.

2.3.4. Trong vòng 05 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đầy đủ (08 bộ) hồ sơ hợp lệ của Cơ quan chủ quản và dự án có đủ điều kiện thẩm định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi văn bản tới các cơ quan được mời tham gia thẩm định nêu tại Điểm2.2 Mục III của Thông tư này đề nghị có ý kiến chính thức về chương trình, dự án HTKT.

2.3.5. Trong vòng 15 ngày làm việc, kể từ ngày Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi văn bản, các cơ quan tham gia thẩm định phải có ý kiến chính thức bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Sau thời hạn trên, nếu các cơ quan không có ý kiến bằng văn bản thì được coi là đồng ý với nội dung của chương trình, dự án HTKT.

2.3.6. Căn cứ vào nội dung, quy mô và tính chất của chương trình, dự án HTKT cần thẩm định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ quyết định hình thức thẩm định các chương trình, dự án này theo một trong hai hình thức sau:

a. Tổng hợp ý kiến (bằng văn bản) từ các cơ quan tham gia thẩm định và trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt đối với các chương trình, dự án HTKT có nội dung được sự đồng thuận của các cơ quan tham gia thẩm định.

b. Tổ chức hội nghị để thẩm định chương trình, dự án HTKT để trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt khi nội dung phức tạp và còn có ý kiến khác nhau giữa các cơ quan tham gia thẩm định.

2.4. Thẩm định các chương trình, dự án HTKT

2.4.1. Trường hợp việc thẩm định được tổ chức theo hình thức nêu tại Điểm 2.3.6.a Mục III của Thông tư này, trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn góp ý kiến của các cơ quan, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành tổng hợp ý kiến trình Thủ tướng Chính phủ  xem xét, quyết định.

2.4.2. Trường hợp việc thẩm định được tổ chức theo hình thức nêu tại Điểm 2.3.6.b Mục III của Thông tư này, trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn góp ý của các cơ quan tham gia thẩm định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành tổ chức Hội nghị thẩm định.

Trong những trường hợp đặc biệt, việc tổ chức Hội nghị thẩm định đối với các chương trình, dự án HTKT có thể tổ chức sau thời hạn nêu trên, nhưng không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày hết hạn góp ý kiến của các cơ quan.

2.4.3. Quá trình thẩm định các chương trình, dự án HTKT phải làm rõ các nội dung sau:

a. Tính phù hợp của mục tiêu chương trình, dự án HTKT với ưu tiên của Chính phủ; sự rõ ràng và tính phù hợp của kết quả dự kiến (hoặc sản phẩm đầu ra) của chương trình, dự án với mục tiêu đề ra.

b. Tính khả thi của phương thức tổ chức thực hiện chương trình, dự án trên các khía cạnh năng lực quản lý và thực hiện dự án và cơ chế phối hợp trong quá trình thực hiện.

c. Khả năng đóng góp của phía Việt Nam, đặc biệt là nguồn vốn đối ứng và tính hợp lý trong cơ cấu ngân sách của chương trình, dự án dành cho chuyên gia trong và ngoài nước, đào tạo trong và ngoài nước, trang thiết bị và vật tư, chi phí quản lý và các chi phí khác.

d. Những cam kết, điều kiện tiên quyết và các điều kiện khác của Nhà tài trợ đối với khoản viện trợ (nếu có); cũng như những cam kết của Bên Việt Nam để thực hiện chương trình, dự án HTKT.

đ. Hiệu quả và tính bền vững của chương trình, dự án HTKT sau khi kết thúc.

e. Những ý kiến đã được thống nhất hoặc còn khác nhau giữa các bên.

2.4.4. Kết quả hội nghị thẩm định được thể hiện bằng Báo cáo thẩm định, trong đó nêu rõ: những nội dung đã được các cơ quan thẩm định thống nhất; những nội dung cần bổ sung, điều chỉnh (nếu có); Thời hạn hoàn thành các bổ sung, điều chỉnh; các ý kiến còn chưa thống nhất, đề nghị bảo lưu (nếu có);

2.5. Sau Hội nghị thẩm định:

2.5.1. Trường hợp Hội nghị thẩm định kết luận chương trình, dự án HTKT đủ điều kiện phê duyệt, không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức Hội nghị thẩm định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư trình Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chương trình, dự án HTKT.

2.5.2. Trường hợp Hội nghị thẩm định yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình, không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày tổ chức Hội nghị thẩm định, Bộ Kế hoạch và Đầu tư gửi thông báo kết luận và yêu cầu của hội nghị tới Cơ quan chủ quản. Căn cứ vào nội dung và tính chất cụ thể của các yêu cầu bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ quy định thời hạn cho việc hoàn thành các yêu cầu nói trên. Cơ quan chủ quản khi nhận được thông báo kết luận và yêu cầu của hội nghị, có trách nhiệm tiến hành các bổ sung, điều chỉnh hoặc giải trình cần thiết nêu tại thông báo. Trường hợp cần phải đàm phán với Nhà tài trợ để thực hiện các bổ sung, điều chỉnh hay giải trình này, Cơ quan chủ quản có trách nhiệm tiến hành đàm phán và khi trình lại Văn kiện chương trình, dự án HTKT đã được hoàn chỉnh, phải có báo cáo bằng văn bản về kết quả đàm phán nêu rõ các nội dung bổ sung, điều chỉnh hay giải trình được và không được Nhà tài trợ chấp thuận.

2.5.3. Trường hợp sau khi thẩm định, các cơ quan tham gia thẩm định có ý kiến khác với văn bản đã góp ý kiến trước đây thì phải có văn bản bổ sung gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư để bổ sung và hiệu chỉnh báo cáo thẩm định trình Thủ tướng Chính phủ.

2.5.4. Trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ ngày Thủ tướng Chính phủ duyệt chương trình, dự án HTKT, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo cho Nhà tài trợ và Cơ quan chủ quản về kết quả phê duyệt để tiến hành ký kết và thực hiện chương trình, dự án.

IV. ĐÀM PHÁN, KÝ KẾT ĐIỀU ƯỚC QUỐC TẾ CỤ THỂ VỀ ODA

Không quá 05 ngày làm việc sau ngày kết thúc đàm phán, cơ quan chủ trì đàm phán phải có văn bản thông báo kết quả đàm phán như nêu tại Điều 23 Quy chế theo các nội dung sau đây:

1. Cơ quan chủ trì đàm phán và các cơ quan tham gia đàm phán

2. Địa điểm và thời gian tiến hành đàm phán

3. Cơ sở pháp lý cho đàm phán

4. Tóm tắt diễn biến và kết quả của quá trình đàm phán trong đó nêu rõ các thoả thuận đã đạt được và những vấn đề chưa thống nhất giữa các bên (nếu có) và kiến nghị xử lý trong trường hợp này.

V.  QUẢN LÝ, THỰC HIỆN CHƯƠNG TRÌNH, DỰ ÁN ODA

1. Ban quản lý chương trình, dự án ODA

1.1. Quyết định thành lập Ban Quản lý chương trình, dự án ODA

1.1.1. Không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày báo cáo nghiên cứu khả thi hay Văn kiện chương trình, dự án ODA được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Cơ quan chủ

quản phải ra quyết định thành lập trên cơ sở đề nghị của Chủ dự án hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án ra quyết định thành lập Ban Quản lý chương trình, dự án ODA (gọi tắt là Ban Quản lý dự án).

Cơ quan chủ quản và Chủ dự án có thể giao trách nhiệm quản lý dự án mới được phê duyệt cho một Ban quản lý dự án hiện đang quản lý chương trình, dự án ODA khác. Trong trường hợp này, không quá 15 ngày làm việc kể từ ngày Báo cáo nghiên cứu khả thi hay Văn kiện chương trình, dự án ODA được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Cơ quan chủ quản phải ra quyết định hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án ra quyết định điều chỉnh, bổ sung Quyết định thành lập Ban quản lý dự án hiện có về toàn bộ nội dung (hoặc một phần nội dung) nêu tại Điểm 1.1.2 Mục V của Thông tư này; điều chỉnh, bổ sung về Quy chế hoạt động của Ban quản lý dự án hiện có về toàn bộ nội dung (hoặc một phần…

a. Tên chương trình, dự án

b. Những căn cứ pháp lý để thành lập Ban quản lý dự án

c. Tên Cơ quan chủ quản dự án, tên Chủ dự án

d. Đối tượng và phạm vi quản lý của Ban quản lý dự án

đ. Mục tiêu cần đạt được đối với Ban quản lý dự án

e. Chức năng và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án

g. Quyền hạn của Ban quản lý dự án

h. Tư cách pháp nhân của Ban quản lý dự án

i. Cơ cấu tổ chức và nhân sự của Ban quản lý dự án

1.2. Chức năng và nhiệm vụ của Ban quản lý dự án

Trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ dự án, Ban quản lý dự án là cơ quan đại diện cho Chủ dự án, được toàn quyền thay mặt Chủ dự án thực hiện các quyền hạn và nhiệm vụ được giao. Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm với Chủ dự án và trước pháp luật về các hành vi của mình.

Ban quản lý dự án có các chức năng và nhiệm vụ sau:

a. Đại diện cho Chủ dự án tham gia các quan hệ pháp luật và trong các quan hệ với các cơ quan quản lý Nhà nước, Nhà tài trợ, các doanh nghiệp, các cá nhân và tổ chức khác trong và ngoài nước trong phạm vi được Chủ dự án uỷ quyền.

b. Phối hợp với Nhà tài trợ xây dựng và triển khai kế hoạch thực hiện chương trình, dự án đảm bảo thực hiện đúng mục tiêu, đối tượng, tiến độ và các cam kết ghi trong Điều ước quốc tế về ODA đã ký kết và những nội dung của chương trình, dự án ODA đã được phê duyệt. Sau khi thành lập, Ban quản lý dự án phải tập hợp đầy đủ và hệ thống hoá các quy định liên quan đến ODA của Nhà nước Việt Nam, các quy định về quản lý, thực hiện chương trình dự án của Nhà tài trợ hữu quan, nghiên cứu, nắm vững các tài liệu này và Điều ước quốc tế về chương trình, dự án do mình phụ trách, trên cơ sở đó xây dựng kế hoạch chi tiết cho quá trình thực hiện dự án, trong đó chú trọng đến thời gian và các biện pháp cần thiết để bảo đảm hài hoà giữa thủ tục của phía Việt Nam và thủ tục của Nhà tài trợ liên quan.

c. Phối hợp với Nhà tài trợ xác định công việc cho từng chức danh trong Ban quản lý dự án, tổ chức và tuyển chọn người làm việc trong Ban quản lý dự án theo uỷ quyền của Chủ dự án.

d. Căn cứ vào kế hoạch và tiến độ thực hiện của chương trình, dự án, phối hợp Nhà tài trợ điều hành kịp thời, sử dụng hiệu quả các nguồn lực của công trình, dự án; xử lý các bất đồng về mặt kỹ thuật giữa các đơn vị tham gia thực hiện chương trình, dự án.

đ. Xây dựng kế hoạch rút vốn đối ứng và vốn ODA hàng năm theo cơ chế tài chính trong nước và quy định của Nhà tài trợ đối với chương trình, dự án của mình và làm thủ tục rút vốn này theo tiến độ thực hiện kế hoạch.

e. Phối hợp với Nhà tài trợ tuyển chọn tư vấn thực hiện chương trình, dự án.

g. Chuẩn bị các yêu cầu và chỉ tiêu kỹ thuật của các hàng hoá, xây lắp, dịch vụ cần mua sắm cho chương trình, dự án và tổ chức đấu thầu, tuyển chọn nhà thầu phù hợp với quy định của Nhà nước Việt Nam và Điều ước quốc tế về ODA đã thoả thuận với Nhà tài trợ.

h. Chuẩn bị và ký kết các hợp đồng trong khuôn khổ chương trình, dự án và tổ chức thực hiện hợp đồng đã được ký kết; giám sát bên liên quan thực hiện nghĩa vụ nêu trong hợp đồng.

i. Chấp hành nghiêm chỉnh chế độ báo cáo tình hình thực hiện như quy định tại Điều 35 của Quy chế và các thể chế tài chính, chế độ thống kê kế toán, kiểm toán theo quy định hiện hành của Nhà nước và thực hiện các yêu cầu (nếu có) của Nhà tài trợ về báo cáo tài chính, kiểm toán.

k. Tổ chức thực hiện các quyết định và chịu sự  thanh tra, kiểm tra của Chủ dự án và cơ quan cấp trên có thẩm quyền phù hợp với quy định của pháp luật.

1. Dự liệu các rủi ro có thể xảy ra cho chương trình, dự án, đề xuất và thực hiện các biện pháp nhằm chủ động phòng tránh và hạn chế các rủi ro.

m. Phát hiện các trường hợp cần điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chương trình, dự án của mình; chuẩn bị các tài liệu cần thiết và làm thủ tục đề nghị cấp có thẩm quyền phê duyệt.

n. Làm đầu mối của Chủ dự án và các cơ quan tham gia thực hiện chương trình, dự án trong việc liên hệ với Nhà tài trợ về các vấn đề trong quá trình thực hiện chương trình, dự án.

o. Thực hiện các công việc khác mà Điều ước quốc tế cụ thể về ODA đã quy định là thuộc phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của Chủ dự án.

p. Bàn giao chương trình, dự án đã hoàn thành cho đơn vị tiếp nhận theo quy định để vận hành, khai thác, thực hiện trách nhiệm hoàn trả ngân sách Nhà nước các khoản vay theo nghĩa vụ nêu trong hợp đồng vay lại đã ký.

q. Những nhiệm vụ khác trong khuôn khổ chương trình, dự án do Chủ dự án giao.

Riêng Ban quản lý dự án đối với các chương trình, dự án có xây dựng còn cần được trao thêm các nhiệm vụ và quyền hạn sau:

r. Đại diện cho Chủ dự án làm việc với chính quyền địa phương và các tổ chức, cá nhân có liên quan để giải quyết các vấn đề về giải phóng mặt bằng, đền bù, tái định cư phù hợp với tiến độ và các điều kiện được quy định tại Điều ước quốc tế với Nhà tài trợ.

s. Chuẩn bị mặt bằng xây dựng, mặt bằng thi công, tài liệu thiết kế, các tiêu chuẩn kỹ thuật để bàn giao cho nhà thầu theo đúng các điều kiện hợp đồng.

t. Cử người có đủ năng lực chuyên môn và thẩm quyền hành chính tại hiện trường để giải quyết các vấn đề nảy sinh trong thi công.

Tuỳ thuộc vào quy mô, tính chất của chương trình, dự án (đầu tư hay HTKT, cấp phát hay cho vay lại hoặc hỗn hợp...), độ phức tạp của chương trình, dự án (số lượng các cấu phần, các sản phẩm đầu vào, đầu ra, các hoạt động, chủ thể tham gia, địa bàn thực hiện, phạm vi tác động v.v...) và bối cảnh của Cơ quan Chủ dự án, năng lực cán bộ, Chủ dự án có thể trao cho Ban quản lý dự án toàn bộ hoặc một phần các nhiệm vụ, quyền hạn nói trên.

Nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của Ban quản lý dự án nêu tại Quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

1.3. Trường hợp Ban quản lý dự án không được giao toàn bộ các nhiệm vụ, quyền hạn nêu tại Điểm 1.2 Mục V của Thông tư này, để thực hiện những nhiệm vụ và quyền hạn còn lại, Cơ quan chủ quản dự án ban hành đồng thời Quyết định về tổ chức thực hiện chương trình, dự án đối với các bộ phận chức năng thuộc Cơ quan chủ quản phụ trách hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án ban hành Quyết định về tổ chức thực hiện chương trình, dự án đối với các bộ phận chức năng thuộc Chủ dự án phụ trách như nêu tại Điểm 2 Mục V của Thông tư này.

1.4. Về tổ chức của Ban quản lý dự án

Tổ chức Ban quản lý dự án bao gồm nội dung chủ yếu sau:

1.4.1. Những chức danh chủ chốt của Ban quản lý dự án như nêu tại Điểm 1.5.1 Mục V của Thông tư này, các bộ phận trực thuộc Ban quản lý dự án và chức năng nhiệm vụ của các chức danh chủ chốt cũng như của các bộ phận trực thuộc.

1.4.2. Mối quan hệ giữa các chức danh chủ chốt với các bộ phận trong Ban quản lý dự án; Mối quan hệ giữa các bộ phận trong Ban quản lý dự án.

1.4.3. Biên chế của Ban quản lý dự án, trong đó:

a. Số cán bộ, nhân viên biên chế chính thức

b. Số cán bộ, nhân viên kiêm nhiệm

c. Số nhân viên hợp đồng dài hạn và ngắn hạn trong khuôn khổ hoạt động của Ban quản lý dự án.

1.5. Nhân sự của Ban quản lý dự án

Ban quản lý dự án phải có đủ nhân sự để đáp ứng nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Tuỳ theo quy mô chương trình, dự án, nội dung và phạm vi hoạt động, trách nhiệm và quyền hạn được giao, cơ cấu tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án, nhân sự của Ban quản lý dự án được xác định theo nguyên tắc sau:

1.5.1. Những vị trí do Cơ quan chủ quản quyết định và bổ nhiệm hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án quyết định và bổ nhiệm

a. Trưởng Ban quản lý dự án (hoặc Giám đốc dự án hoặc Tổng giám đốc dự án đối với Ban quản lý dự án có quy mô vốn lớn thuộc diện trọng điểm của quốc gia): là người thay mặt cho Chủ dự án để quản lý, điều hành các hoạt động của chương trình, dự án. Trưởng Ban quản lý dự án chịu trách nhiệm trước Chủ dự án đối với các hoạt động và kết quả thực hiện chương trình, dự án theo chức năng nhiệm vụ nêu tại Quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

b. Phó Ban quản lý dự án: Ban quản lý dự án có thể có một hoặc một số Phó Ban. Phó Ban là người giúp Trưởng ban trong các công việc do Trưởng Ban giao; Phó Ban do Trưởng ban lựa chọn và đề nghị Chủ dự án bổ nhiệm.

c. Kế toán trưởng dự án: Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Chủ dự án và trước Trưởng Ban về toàn bộ công tác quản lý tài chính, kế toán của chương trình, dự án. Kế toán trưởng do Chủ dự án bổ nhiệm sau khi tham khảo ý kiến của Trưởng Ban.

d. Những chức danh chủ chốt khác (nếu cần)

1.5.2. Những cán bộ, nhân viên do Trưởng Ban quản lý dự án tuyển chọn và quyết định.

Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức Ban quản lý dự án và biên chế cho Ban quản lý dự án nêu trong Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, Trưởng Ban quản lý dự án tuyển chọn và quyết định các cán bộ, nhân viên không thuộc đối tượng do Cơ quan chủ quản hay Chủ dự án quyết định.

1.5.3. Tuyển chọn cán bộ, nhân viên cho Ban quản lý dự án.

Cán bộ, nhân viên của Ban quản lý dự án (kể cả những người được điều động từ bộ máy của Chủ dự án và những người được tuyển dụng từ bên ngoài) đều phải được tuyển chọn theo những tiêu chuẩn (về lĩnh vực chuyên môn, trình độ, kinh nghiệm, phẩm chất cá nhân) được xác định cụ thể trong "Bản mô tả công việc" hoặc " Điều khoản giao việc" do Trưởng Ban lập và công khai trước khi tuyển chọn.

1.6. Đảm bảo hoạt động của Ban quản lý dự án:

1.6.1. Ban quản lý dự án phải có trang thiết bị văn phòng, trang thiết bị thông tin liên lạc, diện tích văn phòng đủ đáp ứng yêu cầu công tác quản lý, thực hiện chương trình, dự án.

1.6.2. Ban quản lý dự án có kinh phí để thực hiện công tác quản lý dự án; kinh phí trả lương cho cán bộ, nhân viên được quy định tại Quy chế tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án.

1.6.3. Đối với các chương trình, dự án cho vay lại, trong trường hợp xét thấy cần thiết, Chủ dự án căn cứ vào các quy định hiện hành được chủ động sử dụng nguồn vốn chủ sở hữu để bổ sung vào kinh phí hoạt động của Ban quản lý dự án nhằm thúc đẩy và nâng cao hiệu quả hoạt động của Ban.

1.7. Quy chế tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án

1.7.1. Không quá 15 ngày làm việc, kể từ ngày có Quyết định thành lập Ban quản lý dự án, cơ quan chủ quản ra quyết định hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án ban hành Quy chế tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án.

1.7.2. Quy chế tổ chức hoạt động của Ban quản lý dự án được ban hành trên cơ sở đề nghị của Ban quản lý dự án và phải bao gồm những nội dung sau:

a. Những căn cứ pháp lý để ban hành Quy chế

b. Điều kiện vật chất, kỹ thuật đảm bảo các hoạt động của Ban quản lý dự án.

c. Quy định về các chế độ hoạt động: chế độ điều hành, chế độ phối hợp trong nội bộ Ban quản lý dự án và đối với các cơ quan bên ngoài Ban quản lý; Chế độ phối hợp với Nhà tài trợ về các công việc liên quan đến hoạt động của dự án; chế độ báo cáo của Ban quản lý dự án.

d. Những quy định khác.

2. Quyết định về tổ chức thực hiện chương trình, dự án

2.1. Quyết định về tổ chức thực hiện chương trình, dự án được Cơ quan chủ quản dự án ban hành hoặc uỷ quyền cho Chủ dự án ban hành đồng thời với Quyết định thành lập Ban quản lý dự án.

2.2. Quyết định về tổ chức thực hiện chương trình, dự án phải bao gồm những nội dung sau:

a. Những căn cứ pháp lý để ban hành Quyết định

b. Tên Cơ quan chủ quản dự án, tên Chủ dự án

c. Đối tượng và phạm vi điều chỉnh của Quyết định

d. Cơ cấu tổ chức hoạt động của các bộ phận thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định và quan hệ của các bộ phận này với các cơ quan liên quan; quan hệ với Nhà tài trợ.

e. Nhiệm vụ và quyền hạn của các bộ phận hoặc nhân sự thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định.

g. Điều kiện vật chất, kỹ thuật đảm bảo cho hoạt động của bộ phận chức năng thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định.

h. Những quy định khác

3. Điều chỉnh, sửa đổi bổ sung nội dung chương trình, dự án ODA trong quá trình thực hiện

3.1. Việc điều chỉnh, bổ sung các chương trình, dự án ODA thuộc thẩm quyền phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ nêu tại điểm a, Khoản 1 Điều 31 của Quy chế được hiểu như sau:

3.1.1. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án dẫn đến thay đổi mục tiêu đã được duyệt.

3.1.2. Điều chỉnh, bổ sung nội dung chương trình dự án làm tăng tổng vốn (đối với một lần điều chỉnh hoặc luỹ kế nhiều lần điều chỉnh) vượt quá 10% so với tổng vốn đã được duyệt hoặc chưa quá 10% những vượt quá 1 triệu đô la Mỹ đối với chương trình, dự án đầu tư và quá 100 nghìn đô la Mỹ đối với chương trình, dự án HTKT (nếu là tiền của Nhà tài trợ thì phải quy đổi ra đô la Mỹ theo tỷ giá quy định của Nhà tài trợ).

3.1.3. Điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung về thời hạn hoàn thành, thời hạn rút vốn lần cuối của chương trình, dự án dẫn đến việc phải điều chỉnh Hiệp định đã ký giữa Chính phủ Việt Nam và Nhà tài trợ.

3.2. Hồ sơ đề nghị điều chỉnh, bổ sung chương trình, dự án ODA.

3.2.1. Đối với đề nghị điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chương trình, dự án như nêu tại Điểm 3.1.1 và Điểm 3.1.2 của Mục V thuộc Thông tư này, hồ sơ gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư gồm:

a. Văn bản của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản đề nghị điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chương trình, dự án.

b. Đối với các chương trình, dự án ODA đã được điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung thuộc thẩm quyền của Cơ quan chủ quản theo quy định nêu tại Điểm b, Khoản 1, Điều 31 của Quy chế là bản sao Báo cáo nghiên cứu khả thi (hay Văn kiện chương trình, dự án HTKT) đã điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung lần cuối và quyết định phê duyệt Báo cáo nghiên cứu khả thi (hay Văn kiện chương trình, dự án HTKT) đó của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản; bản giải trình các lần điều chỉnh, bổ sung, sửa đổi.

c. Văn bản thông báo cam kết điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung của Nhà tài trợ (bản sao bằng ngôn ngữ được hai bên thoả thuận sử dụng và bản dịch tiếng Việt) nếu có.

d. Dự thảo thoả thuận điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung ODA sẽ ký kết giữa đại diện Bên Việt Nam và đại diện Nhà tài trợ (bản sao bằng ngôn ngữ được hai bên thoả thuận sử dụng và bản dịch tiếng Việt).

e. Trong trường hợp hồ sơ thẩm định điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung chương trình, dự án ODA không hợp lệ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo và yêu cầu Cơ quan chủ quản tiến hành các bổ sung hay sửa đổi cần thiết để hồ sơ thẩm định hợp lệ. Không quá 05 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư tiến hành các thủ tục thẩm định.

3.2.2. Đối với đề nghị điều chỉnh về thời hạn hoàn thành, thời hạn rút vốn lần cuối của chương trình, dự án như nêu tại Điểm 3.1.3 thuộc Mục V của Thông tư này, hồ sơ gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư gồm:

a. Văn bản của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản đề nghị điều chỉnh thời hạn hoàn thành, thời hạn rút vốn lần cuối của chương trình, dự án. Trong đó nêu rõ: lý do xin điều chỉnh; những vấn đề liên quan do việc điều chỉnh (nếu có).

b. Thoả thuận của Nhà tài trợ về việc điều chỉnh thời hạn hoàn thành, thời hạn đóng tài khoản của chương trình, dự án.

3.3. Hình thức và quy trình, thời hạn thẩm định điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung như nêu tại Điểm 3.1.1 và Điểm 3.1.2 thuộc Mục V của Thông tư này đối với chương trình, dự án đầu tư bằng nguồn vốn ODA theo quy định thẩm định trong Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng.

3.4. Hình thức và quy trình, thời hạn thẩm định điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung như nêu tại Điểm 3.1.1 và Điểm 3.1.2 thuộc Mục V của Thông tư này đối với chương trình, dự án HTKT theo quy định tại Điểm 2 Mục III của Thông tư này.

3.5. Việc trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định các điều chỉnh, bổ sung về thời hạn hoàn thành, thời hạn rút vốn lần cuối của chương trình, dự án như nêu tại Điểm 3.1.3 thuộc Mục V của Thông tư này như sau: Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày Bộ Kế hoạch và Đầu tư nhận đủ hồ sơ hợp lệ, tuỳ theo nội dung của hồ sơ, Bộ Kế hoạch và Đầu tư sẽ chủ trì thực hiện theo một trong hai hình thức sau:

3.5.1. Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định

3.5.2. Gửi văn bản tới các cơ quan liên quan (kèm theo hồ sơ xin điều chỉnh, bổ sung của Cơ quan chủ quản) đề nghị có ý kiến chính thức về việc bổ sung, điều chỉnh:

- Không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản đề nghị, các cơ quan liên quan có ý kiến bằng văn bản gửi Bộ Kế hoạch và Đầu tư.

- Không quá 05 ngày làm việc, kể từ ngày các cơ quan liên quan hết hạn có văn bản góp ý, Bộ Kế hoạch và Đầu tư có văn bản trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định.

4. Phê duyệt điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án ODA của Cơ quan chủ quản, Chủ dự án.

Phê duyệt điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung nội dung chương trình, dự án nêu tại Điểm 3.1.1 và Điểm 3.1.2 tại Mục V của Thông tư này thuộc quyền của Cơ quan chủ quản quy định tại Điểm a, Khoản 2 và Điểm b, Khoản 1 Điều 31 của Quy chế và quyền phê duyệt của Chủ dự án tại Điểm b, Khoản 2 Điều 31 của Quy chế, phải đảm bảo tính quản lý thống nhất về ODA. ít nhất 10 ngày làm việc trước ngày phê duyệt, cơ quan ra quyết định phê duyệt phải gửi tới Bộ Kế hoạch và Đầu tư văn bản thoả thuận hoặc đề nghị điều chỉnh của Nhà tài trợ.

VI. THEO DÕI VÀ ĐÁNH GIÁ DỰ ÁN

1. Ban quản lý dự án báo cáo tình hình thực hiện chương trình, dự án ODA:

Trong quá trình thực hiện chương trình, dự án ODA, Ban quản lý dự án phải gửi các báo cáo định kỳ theo quy định tới Cơ quan chủ quản, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và UBND cấp tỉnh liên quan, Bộ quản lý ngành như sau:

1.1. Báo cáo tháng:

Đối với các chương trình, dự án đầu tư do Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, thuộc diện trọng điểm quốc gia, không quá 10 ngày làm việc sau ngày kết thúc tháng, Ban quản lý dự án phải gửi báo cáo theo mẫu như Phụ lục 6 của Thông tư này. Riêng báo cáo thực hiện của tháng đầu tiên, ngay sau khi Hiệp định có hiệu lực, ngoài báo cáo như mẫu Phụ lục 6 nêu trên, phải gửi kèm theo "Thông tin cơ bản về dự án" như mẫu Phụ lục 4 của Thông tư này.

1.2. Báo cáo quý:

Không quá 15 ngày làm việc sau ngày kết thúc quý, tất cả các Ban Quản lý dự án ODA phải gửi báo cáo như mẫu Phụ lục 5 của Thông tư này. Đối với các chương trình, dự án không thuộc diện trọng điểm quốc gia, riêng báo cáo thực hiện của quý đầu tiên, ngay sau khi Hiệp định có hiệu lực, ngoài báo cáo như mẫu Phụ lục 5 nêu trên, phải gửi kèm theo "thông tin cơ bản về dự án" như mẫu Phụ lục 4 của Thông tư này.

1.3. Báo cáo năm:

Không quá ngày 31 tháng 01 năm sau, Ban quản lý dự án phải gửi báo cáo như mẫu Phụ lục 7 của Thông tư này.

1.4. Báo cáo kết thúc:

Không quá 6 tháng sau ngày kết thúc thực hiện chương trình, dự án ODA, Ban quản lý dự án phải gửi báo cáo như mẫu Phụ lục 9 của Thông tư này.

2. Cơ quan chủ quản báo cáo:

Hàng quý, không quá 20 ngày làm việc sau ngày kết thúc quý và 40 ngày làm việc sau ngày kết thúc năm. Cơ quan chủ quản phải lập báo cáo tổng hợp của quý và cả năm về kết quả vận động ODA, báo cáo đánh giá tình hình thực hiện chương trình, dự án ODA thuộc thẩm quyền quản lý gửi cho Bộ Kế hoạch và Đầu tư; Bộ Tài chính như mẫu Phụ lục 8 của Thông tư này.

3. Xử lý vi phạm chế độ báo cáo:

Đối với các cơ quan không chấp hành chế độ báo cáo theo quy định, tuỳ theo mức độ vi phạm, theo chức năng của mình, Cơ quan chủ quản hoặc Bộ Kế hoạch và Đầu tư chủ trì phối hợp với các cơ quan liên quan có thể:

3.1. Yêu cầu cơ quan có trách nhiệm báo cáo phải trực trực tiếp giải trình chi tiết về những nội dung đã được quy định trong chế độ báo cáo.

3.2. Trong quyền hạn của mình, xử lý những vi phạm đối với các cơ quan vi phạm chế độ báo cáo hoặc thông báo tới cơ quan có thẩm quyền để xử lý đối với những vấn đề vượt quá quyền hạn của mình.

4. Xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá chương trình, dự án ODA

Việc xây dựng hệ thống theo dõi và đánh giá chương trình, dự án ODA tại các Cơ quan chủ quản nêu tại Khoản 5 Điều 45 của Quy chế được hướng dẫn như sau:

4.1. Tại các Sở Kế hoạch và Đầu tư thuộc các UBND tỉnh, thành phố, các Vụ Kế hoạch và Đầu tư (hay các đơn vị đầu mối về quản lý ODA) thuộc các Bộ, ngành cần tổ chức bộ phận chuyên trách (hoặc kiêm nhiệm) làm đầu mối về theo dõi và đánh giá các chương trình, dự án ODA thuộc Cơ quan chủ quản phụ trách.

4.2. Chức năng, nhiệm vụ của Bộ phận làm đầu mối về theo dõi và đánh giá dự án như sau:

-  Theo dõi tình hình thực hiện các chương trình, dự án ODA thuộc cơ quan chủ quản phụ trách; cập nhật các vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện của các chương trình, dự án ODA và phối hợp cùng các cơ quan liên quan để giải quyết các vướng mắc này.

- Theo dõi, đôn đốc việc xử lý các vấn đề vướng mắc trong quá trình thực hiện các chương trình, dự án ODA; tổng hợp báo cáo Thủ trưởng đơn vị tình hình thực hiện dự án và kiến nghị các biện pháp giải quyết những vấn đề tồn đọng.

- Đôn đốc các Ban quản lý dự án thuộc Cơ quan chủ quản phụ trách và các Ban quản lý dự án liên quan theo chức năng quản lý Nhà nước (đối với tỉnh, thành phố là các dự án do Bộ, ngành làm chủ quản nhưng thực hiện trên địa bàn của tỉnh, thành phố; đối với các Bộ, ngành là các dự án thuộc ngành mình quản lý nhưng do các tỉnh, thành phố làm chủ quản) thực hiện chế độ báo cáo theo quy định.

- Lập các báo cáo theo quy định đối với Cơ quan chủ quản.

- Chủ trì tổ chức thực hiện đánh giá các chương trình, dự án ODA theo đề nghị của Thủ trưởng Cơ quan chủ quản.

- Xây dựng, vận hành, ứng dụng công nghệ thông tin và hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác quản lý, theo dõi và đánh giá các Chương trình, dự án ODA thuộc Cơ quan chủ quản phụ trách.

VII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này thay thế cho Thông tư số 15/1997/TT-BKH ngày 24 tháng 10 năm 1997 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Nghị định số 87/CP ngày 5 tháng 8 năm 1997.

2. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày kể từ ngày ký. Trong quá trình thực hiện nếu có những vướng mắc, các Bộ, địa phương và các đơn vị liên quan cần

phản ánh kịp thời về Bộ Kế hoạch và Đầu tư để tiếp tục bổ sung và hoàn chỉnh Thông tư hướng dẫn này.

PHỤ LỤC 1

PHƯƠNG PHÁP TÍNH YẾU TỐ KHÔNG HOÀN LẠI
(THÀNH TỐ HỖ TRỢ) CỦA KHOẢN VAY

Yếu tố không hoàn lại là tỷ lệ phần trăm giá trị danh nghĩa của khoản vay phản ánh mức ưu đãi của khoản vay ODA. Trong đàm phán dự án vốn vay ODA, ta cần phải tính toán các phương án ưu đãi của khoản vay tối ưu (mức ưu đãi cao nhất) dựa trên tổ hợp các yếu tố đầu vào như sau:

(i) Lãi suất

(ii) Thời gian ân hạn

(iii) Thời gian trả nợ vốn vay

Công thức tính:

Yếu tố không hoàn lại (thành tố hỗ trợ) của từng khoản vay được xác định dựa trên các yếu tố: lãi suất, thời hạn cho vay, thời gian ân hạn, số lần trả nợ trong năm và tỷ lệ chiết khấu.

Công thức tính

				r/a		1 (1 + d)^aG	-	1 (1 + d)^aM
GE	=	100% .	1 -	d	.  1 -	d (aM - aG)

Trong đó:

GE          : Yếu tố không hoàn lại (thành tố hỗ trợ) (%)

r                               : Tỷ lệ lãi suất hàng năm

a                              : Số lần trả nợ trong năm (theo điều kiện của bên cho vay)

d                              : Tỷ lệ chiết khấu của mỗi kỳ: d = (1 + d') ^1/a -1

d'             : Tỷ lệ chiết khấu của cả năm (theo thông báo của OECD hoặc các thoả
                          thuận của bên cho vay)

G             : Thời gian ân hạn

M            : Thời hạn cho vay

Trả nợ theo nguyên tắc chia đều cho mỗi kỳ.

Để tiện cho việc xác định yếu tố không hoàn lại, căn cứ vào công thức tính nêu trên, yếu tố không hoàn lại của các khoản vay với điều kiện: a là số lần trả nợ theo nửa năm và tỷ lệ chiết khấu của năm d' = 10% được tính sẵn như bảng phụ lục kèm theo.

Bảng kèm theo phụ lục 1

BẢNG YẾU TỐ KHÔNG HOÀN LẠI (TRẢ NỢ THEO NỬA NĂM)

Thời gian hoàn trả (năm)	10			13			15			17		20		21		25			28		30
Ân hạn (năm)	3	4	5	3	4	5	3	4	5	3	5	5	7	5	7	5	7	10	7	10	10	10	10	10
Tỷ lệ lãi suất (%)
0	45.03	47.86	50.51	51.38	53.98	56.42	55.04	57.51	59.82	58.3	62.84	66.78	70.43	70.12	73.51	72.06	75.3	79.37	77.66	81.44	82.65	85.18	87.16	89.98
0.25	43.87	46.63	49.22	50.06	52.6	54.97	53.63	56.04	58.28	56.81	61.23	65.07	68.63	68.32	71.63	70.22	73.37	77.34	75.67	79.36	80.54	83	84.92	87.68
0.5	42.72	45.41	47.92	48.75	51.22	53.53	52.22	54.56	56.75	55.32	59.62	63.36	66.83	66.53	69.75	68.37	71.45	75.3	73.68	77.27	78.42	80.82	82.69	85.37
0.75	41.57	44.18	46.63	47.43	49.84	52.08	50.81	53.09	55.22	53.82	58.01	61.65	65.02	64.73	67.87	66.53	69.52	73.27	71.69	75.19	76.3	78.46	80.46	83.07
1	40.41	42.96	45.34	46.11	48.45	50.64	49.94	51.62	53.69	52.33	56.4	59.94	63.22	62.93	65.98	64.68	67.59	71.24	69.7	73.1	74.18	76.45	78..23	80.76
1.25	39.26	41.73	44.04	44.8	47.07	49.19	47.99	50.14	52.16	50.84	54.79	58.23	61.41	61.14	64.10	62.84	65.66	69.21	67.71	71.01	72.04	74.27	75.99	78.46
1.5	38.11	40.5	42.75	43.48	45.69	47.75	46.58	48.67	50.62	49.34	53.18	56.52	59.61	59.34	62.22	60.99	63.73	67.17	65.72	68.93	69.95	72.09	73.76	76.16
1.75	36.95	39.28	41.45	42.17	44.31	46.3	45.17	47.2	49.09	47.85	51.57	54.87	57.81	57.55	60.33	59.14	61.8	65.14	63.73	66.84	67.83	69.91	71.53	73.85
2	35.8	38.05	40.16	40.85	42.92	44.86	43.76	45.72	47.56	46.36	49.96	53.1	56	55.75	58.45	57.3	59.87	63.11	61.74	64.76	65.72	67.73	69.3	71.55
2.25	34.65	36.83	38.87	39.53	41.54	43.1	42.35	44.25	46.03	44.86	48.35	51.39	54.2	53.96	56.57	55.45	57.95	61.08	59.76	62.67	63.6	65.55	67.07	69.24
2.5	33.49	35.6	37.57	38.22	40.16	41.97	40.94	42.78	44.5	43.37	46.74	49.68	52.39	52.16	54.69	53.61	96.02	59.04	57.77	60.58	61.48	63.63	64.83	66.94
2.75	32.34	34.38	36.28	36.9	38.78	40.52	39.53	41.31	42.96	41.88	45.14	47.97	50.59	50.36	52.80	51.76	54.09	57.01	55.78	58.5	59.37	61.18	62.6	64.63

3	31.19	33.15	34.99	35.59	37.39	39.08	18.12	39.83	41.43	40.38	43.53	46.25	48.79	48.57	50.92	49.92	52.16	54.98	53.79	56.41	57.25	59	60.37	62.33
3.25	30.03	31.92	33.69	34.27	36.01	37.63	36.71	38.36	39.9	38.89	41.92	44.54	46.98	46.77	49.04	48.07	50.23	52.94	51.8	54.33	55.13	56.82	58.14	60.02
3.5	28.88	30.7	32.4	32.95	34.63	36.19	35.3	36.89	38.37	37.4	40.31	42.83	45.18	44.98	47.15	46.22	48.3	50.91	49.81	52.24	53.02	54.64	55.91	57.72
3.75	27.73	29.47	31.4	31.44	33.24	34.74	33.89	35.41	36.84	35.9	38.7	41.42	43.37	43.18	45.27	44.38	46.37	48.88	47.52	50.16	50.9	52.46	53.67	55.41
4	26.57	28.25	29.81	30.32	31.86	33.3	32.48	33.94	35.3	34.41	37.09	39.41	41.57	41.38	43.39	42.53	44.45	46.85	45.83	48.07	48.78	50.27	51.44	53.11
4.25	25.42	27.03	28.52	29.01	30.48	31.85	31.07	32.47	33.77	32.92	35.48	37.7	39.77	39.59	41.51	40.69	42.52	44.81	43.84	45.98	46.67	48.09	49.21	50.8
4.5	24.27	25.79	27.22	27.69	29.1	30.41	29.66	31	32.24	31.42	33.87	35.99	37.96	37.79	39.62	38.84	40.59	42.78	41.86	43.9	44.55	45.91	46.98	48.5
4.75	23.11	24.57	25.93	26.38	27.71	28.96	28.25	29.52	30.71	29.93	32.26	34.28	36.16	36	37.74	37	38.66	40.75	39.87	41.81	42.43	43.73	44.74	46.2
5	21.96	23.34	24.64	25.06	26.33	27.52	26.84	28.05	29.18	28.44	30.65	32.57	34.36	34.2	35.86	35.15	36.73	38.71	37.88	39.73	40.32	41.55	42.51	43.89
5.25	20.81	22.12	23.34	25.74	24.95	26.07	25.43	26.58	27.64	26.94	29.04	30.86	32.55	32.41	33.97	33.3	34.8	36.68	35.89	37.64	38.2	39.37	40.28	41.59
5.5	19.65	20.89	22.05	22.13	23.57	24.63	24.02	25.1	26.11	25.45	27.43	29.15	30.75	30.61	32.09	31.46	32.87	34.65	33.9	35.55	36.08	37.18	38.05	39.28
5.75	18.5	19.67	20.75	21.11	22.18	23.18	22.62	23.63	24.58	23.96	25.82	27.44	28.94	28.81	30.21	29.61	30.94	32.62	31.91	33.47	33.96	35	35.82	36.98
6	17.85	18.44	19.46	19.8	20.98	21.74	21.21	22.16	23.05	22.46	24.21	25.73	27.14	27.02	28.33	27.77	29.02	30.58	29.92	31.38	31.85	32.82	33.58	34.67
6.25	16.79	17.21	18.17	18.48	19.42	20.29	19.8	20.69	21.52	20.97	22.6	24.02	25.34	25.22	26.44	25.92	27.09	26.55	27.93	29.3	29.73	30.64	31.35	32.37
6.5	15.04	15.99	16.87	17.16	18.03	18.85	18.39	19.21	19.98	19.48	20.99	22.31	23.53	23.43	24.56	24.08	25.16	26.52	25.94	27.21	27.61	28.46	29.12	30.06
6.75	13.89	14.75	15.57	15.85	16.65	17.4	16.98	17.74	18.45	17.8	19.38	20.6	27.73	21.63	22.68	22.23	23.23	24.48	23.96	25.12	25.5	26.28	26.89	27.76
7	12.74	13.54	14.29	14.53	15.27	15.96	15.57	16.27	16.92	16.49	17.77	18.89	19.92	19.83	20.79	20.38	21.3	22.45	21.97	23.03	23.38	24.1	24.65	25.45
7.25	11.58	12.31	12.99	13.22	13.89	14.51	14.16	14.79	15.39	15	16.17	17.18	18.12	18.04	18.91	18.54	19.37	20.42	19.98	20.95	21.26	21.91	22.42	23.15
7.5	10.43	11.09	11.7	11.9	12.5	13.07	12.75	13.32	13.86	13.5	14.56	15.47	16.32	16.24	17.03	16.69	17.44	18.39	17.99	18.87	19.15	19.73	20.19	20.84

PHỤ LỤC 2

(Tên Cơ quan chủ quản)                   

(Tên Cơ quan đề xuất dự án)

...., ngày…. tháng… năm…

ĐỀ CƯƠNG SƠ BỘ

(tên chương trình dự án)...........

1. Cơ quan đề xuất dự án:

a) Tên:      

b) Địa chỉ liên lạc:                               c) Số điện thoại/fax:

2. Mục tiêu dự án:

a) Mục tiêu dài hạn

b) Mục tiêu ngắn hạn

3. Loại hình dự án:

(điều dấu 3 vào ô trống thích hợp)

a) Hỗ trợ kỹ thuật

b) Dự án đầu tư

4. Mô tả tóm tắt nội dung và các hoạt động chủ yếu của chương trình, dự án

5. Địa điểm dự kiến thực hiện

6. Tổng vốn chương trình, dự án:........... USD (theo tỷ giá chuyển đổi do Ngân hàng Ngoại thương công bố tại thời điểm xây dựng đề cương chương trình, dự án)

Trong đó:

a) Tổng vốn ODA: .............. USD (làm rõ loại vốn ODA vay hoặc vốn ODA viện trợ không hoàn lại)

b. Tổng vốn trong nước (TN):…… USD Dự kiến thời gian bắt đầu và kết thúc dự án

7. Đề xuất nhà tài trợ

Tên 01 hay  một số nhà tài trợ (nếu có); nếu không có thì bỏ trống

Thủ trưởng Cơ quan đề xuất dự án

(ký tên đóng dấu)

PHỤ LỤC 3

(Tên Cơ quan chủ quản)

(Tên Cơ quan đề xuất chương trình, dự án)

..., ngày..... tháng.... năm....

ĐỀ CƯƠNG CHI TIẾT

(tên chương trình/dự án).......................

I. Thông tin khái quát về dự án:

1. Tên dự án:

2. Cơ quan chủ quản:

a) Địa chỉ liên lạc:                                               b) Số điện thoại/Fax:

3. Chủ dự án:

a) Địa chỉ liên lạc:                                               b) Số điện thoại/Fax:

4. Cơ quan đề xuất chương trình, dự án:

a) Địa chỉ liên lạc:                                               b) Số điện thoại/Fax:

5. Thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc chương trình, dự án:

6. Địa điểm thực hiện chương trình, dự án:

7. Tổng vốn cho dự án:.................... USD

(theo tỷ giá chuyển đổi do Ngân hàng Ngoại thương Việt Nam công bố tại thời điểm xây dựng Đề cương dự án)

7.1. Vốn ODA:............................USD

7.2. Vốn TN:............................…VND, tương đương với.......... USD

8. Hình thức cung cấp ODA: (vốn vay ODA hay ODA không hoàn lại)

II. Nội dung chương trình, dự án

1. Sự cần thiết phải có chương trình, dự án

1.1. Bối cảnh

1.2. Chiến lược của Chính phủ hay của ngành, của địa phương về ngành, lĩnh vực hay vấn đề mà chương trình, dự án quan tâm

1.3. Khái quát về những vấn đề cần giải quyết

2. Các mục tiêu của chương trình, dự án:

2.1. Mục tiêu dài hạn:

2.2. Mục tiêu ngắn hạn:

3. Năng lực, quy mô dự án hay những đầu ra chủ yếu của chương trình, dự án ^(1)

4. Nội dung cụ thể của dự án 

4.1. Mô tả sơ bộ hiện trạng các đối tượng cần giải quyết trong khuôn khổ chương trình, dự án

4.2. Những vấn đề cần giải quyết trong khuôn khổ chương trình, dự án ^(2)

4.3. Các hạng mục hay các hoạt động chủ yếu ^(3)

5. Cơ sở đề xuất nhà tài trợ:

5.1. Tính hợp lý của mục tiêu chương trình, dự án đối với các lĩnh vực quan tâm của nhà tài trợ

5.2. Thế mạnh (Lợi thế so sánh) của nhà tài trợ về công nghệ, tài chính, kinh nghiệm quản lý...

6. Đề xuất cơ chế tài chính trong nước:

6.1. Đối với vốn ODA

Sử dụng ODA theo một hoặc một số trong các hình thức sau:

a) Ngân sách cấp phát XDCB...............................% tổng vốn ODA

b) Ngân sách cấp phát hành chính sự nghiệp:...…% tổng vốn ODA

c) Vay lại ..............................................................% tổng vốn ODA

6.2. Vốn trong nước

Nguồn vốn được huy động theo một hoặc một số trong các hình thức sau:

a) Vốn ngân sách Nhà nước cấp phát:..….. % tổng vốn trong nước

(trong đó: Vốn ngân sách Trung ương..…. %; Vốn ngân sách địa phương....%)

b) Vốn vay tín dụng ưu đãi:....……….% tổng vốn trong nước

c) Vốn tự cân đối của chủ dự án: ........% tổng vốn trong nước

d) Vốn đóng góp của các đối tượng được thụ hưởng (nếu có):....% tổng vốn trong nước

7. Tổ chức thực hiện chương trình, dự án^(4)

III. Phân tích hiệu quả dự án

1. Sơ bộ đánh giá hiệu quả về kinh tế - tài chính

2. Sơ bộ đánh giá hiệu quả về xã hội

3. Sơ bộ đánh giá tác động môi trường

4. Sơ bộ đánh giá tính bền vững của chương trình, dự án

Thủ trưởng Cơ quan đề xuất dự án

(ký tên đóng dấu)

Ghi chú:

(1): Năng lực, quy mô dự án hay những đầu ra chủ yếu của chương trình, dự án:

(i): Là năng lực thiết kế, quy mô, công suất đạt được khi hoàn thành chương trình, dự án

PHỤ LỤC 4

THÔNG TIN CƠ BẢN VỀ DỰ ÁN (*)

Tên dự án (tiếng Việt): ....................................

Tên dự án (Tiếng Anh) ....................................

1. Địa điểm thực hiện: .........................……….

2. Nhà tài trợ:................................…………….

3. Cơ quan chủ quản:..................…. Điện thoại: .............. Fax:..........

4. Chủ dự án:............................…… Điện thoại: .............. Fax:..........

5. Cơ quan thụ hưởng chủ yếu:…..^(a) Điện thoại: .............. Fax:..........

6. Cơ quan chủ trì thực hiện (Vụ, Viện, Sở, Ban Quản lý dự án):....…

                                                          Điện thoại: .............. Fax:...........

7. Mô tả tóm tắt dự án^(b)

8. Số quyết định đầu tư (hay quyết định phê duyệt Văn kiện dự án):........

9. Thời gian (theo Hiệp định):

- Ngày ký Hiệp định: ...........                                                - Ngày Hiệp định có hiệu lực: ........

- Ngày bắt đầu thực hiện: .....                                             - Ngày kết thúc: ..............................

10. Nguồn vốn:

- Tổng số: .......................... nghìn USD

(tỷ giá quy đổi ra 1 USD =….. nguyên tệ; 1USD =…… VNĐ, ghi rõ thời điểm quy đổi theo Ngân hàng Ngoại thương công bố)

10.1. Vốn ODA

- Tổng số: ....................... (đơn vị nguyên tệ)

Tương đương:..............…  nghìn USD (ghi rõ tỷ giá 1 USD = ......

nguyên tệ phù hợp với tổng số vốn dự

án tại Điểm 10 của Phụ lục này)

- Hình thức cung cấp ODA (đánh dấu 3 vào ô thích hợp)  

 Không hoàn lại                    Vay ưu đãi

- Lãi suất: ...............% năm

- Thời hạn trả: ............ năm

- Ân hạn: ..................... năm

- Cơ chế tài chính trong nước ^(c)  

+ XDCB nguồn cấp phát:.............. nghìn USD

+ Hành chính sự nghiệp:...........… nghìn USD

+ Cho vay lại:.............................. nghìn USD

10.2. Vốn đối ứng:

- Tổng số:.............................…..  Triệu VNĐ^(d)

Tương đương:.....................……   nghìn USD (ghi rõ tỷ giá quy đổi

1 USD = ... VNĐ tại thời điểm

như Điểm 10.1 của phụ lục này)

- Cơ chế tài chính trong nước^(đ)

+ XDCB nguồn cấp phát:...................        triệu VNĐ

+ Hành chính sự nghiệp:....................        triệu VNĐ

+ Tín dụng ưu đãi:..............................        triệu VNĐ

- Nguồn khác ^(e)

+ Lãi suất ...............................     % năm

+ Thời hạn vay: .....................          năm

+ Ân hạn: ...............................          năm

11. Dự kiến rút vốn ^(g) : (biểu kèm theo Phụ lục 4)

Trưởng Ban quản lý Dự án

(ký tên đóng dáu)

Ghi chú:

(*) Phụ lục này chỉ gửi một lần, kèm với báo cáo thực hiện chương trình, dự án ODA:

- Là báo cáo thực hiện của tháng đầu tiên (ngay sau khi Hiệp định có hiệu lực) đối với các chương trình, dự án trọng điểm quốc gia.

- Là báo cáo thực hiện của quý đầu tiên (ngày sau khi Hiệp định có hiệu lực) đối với các chương trình, dự án khác.

(a) Cơ quan thực hiện chủ yếu: chỉ nêu số lượng cơ quan thụ hưởng và tên một số cơ quan thụ hưởng chủ yếu.

(b) Mô tả tóm tắt dự án: (i) là năng lực thiết kế, quy mô công suất, hạng mục chủ yếu đối với các chương trình, dự án đầu tư.

(ii): Là các hoạt động chủ yếu đối với các chương trình, dự án hỗ trợ kỹ thuật

(c) Được xác định trong quyết định phê duyệt văn kiện, chương trình, dự án ODA như quy định tại Điều 11 của Nghị định 17/2001/NĐ-CP

(d) Làm rõ thêm các đóng góp của Việt Nam bằng hiện vật (nếu có)

(đ) Được xác định trong quyết định phê duyệt Văn kiện chương trình dự án ODA như quy định tại Điều 26 của Nghị định 17/2001/NĐ-CP.

(e) Nguồn khác: Vốn tự có, vốn dân đóng góp….

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PLANNING AND INVESTMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 06/2001/TT-BKH	Hanoi, September 20, 2001

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE REGULATION ON THE MANAGEMENT AND USE OF OFFICIAL DEVELOPMENT ASSISTANCE
(Issued together with the Government’s Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001)

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/CP of November 1, 1995 on the functions, tasks, powers and organizational apparatus of the Ministry of Planning and Investment;
In furtherance of Article 4 of the Government’s Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 issuing the Regulation on the management and use of official development assistance (hereinafter referred to as the Regulation for short).
The Ministry of Planning and Investment hereby guides the implementation of the Government’s Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 issuing the Regulation on the management and use of official development assistance as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Scope of regulation

The Regulation on the management and use of official development assistance (ODA) regulates activities of attracting, managing and using this resource which is provided by the following donors and in the following forms:

1.1. ODA-providing donors include:

1.1.1. Foreign governments;

...

...

...

a/ Development organizations of the United Nations (UN) such as: The United Nations Development Program (UNDP); the United Nations Children�s Fund (UNICEF); the World Food Program (WFP), the United Nations Food and Agriculture Organization (FAO); the United Nations Fund for Population Activities (UNFPA); the United Nations Development Capital Fund (UNDCF); the United Nations Industrial Development Organization (UNIDO); the United Nations High Commissioner for Refugees (UNHCR); the World Health Organization (WHO); the International Atomic Energy Agency (IAEA); the United Nations Educational, Scientific and Cultural Organization (UNESCO); the International Fund for Agricultural Development (IFAD); the International Monetary Fund (IMF); the International Development Association (IDA) and the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) under the World Bank (WB) group.

b/ The European Union (EU), the Organization for Economic Cooperation and Development (OECD), the Association of South-East Asian Nations (ASEAN).

c/ International financial organizations: The Asian Development Bank (ADB); the Organization of Petroleum Exporting Countries (OPEC); the Northern Europe Investment Bank (NIB); the Northern Europe Development Fund (NDF); the Kuwait Fund.

1.2. Forms of ODA provision include:

1.2.1. Non-refundable ODA, which is the ODA not to be refunded to the donors.

1.2.2. Preferential ODA loans (also called preferential credit), which are borrowed by the Vietnamese Government at concessional interest rates and under preferential conditions with the "non-refundable component" (also called "support component") accounting for at least 25% of the total value of each loan.

1.2.3. Mixed ODA, which are non-refundable aid amounts or preferential loans provided simultaneously together with commercial credit amounts with the "non-refundable component" accounting for at least 25% of the total value of these amounts.

The method of calculating the "non-refundable component" is provide for in Appendix I to this Circular (not printed herewith).

1.3. The activities of attracting, managing and using loans with a support component of under 25% from international financial organizations, including loans from the International Monetary Fund (IMF), loans from the International Bank for Reconstruction and Development (IBRD) under the WB, and the Ordinary Capital Resource Fund (OCR) under the ADB, also fall under the governance scope of the Regulation and this Circular.

...

...

...

Support with ODA loans for a number of manufacturing domains in order to solve socio-economic problems mentioned at Point e, Clause 2, Article 3 of the Regulation is construed as production and business programs and projects which primarily aim to support the solution of a particular social matter such as job creation, increase of incomes for the poor, tackling of social vices, etc.

II. MOBILIZATION, NEGOTIATION, CONCLUSION OF INTERNATIONAL FRAMEWORK AGREEMENTS ON ODA

1. Lists of priority programs and projects for ODA mobilization at the annual conferences of donors consulting group (CG conferences).

1.1. In the first week of August every year, the Ministry of Planning and Investment shall send written guidance to the managing agencies on how to prepare lists of programs and projects for selection and incorporation in the lists of priority programs and projects for ODA mobilization to be presented at the annual CG conferences.

1.2. Prior to the end of September every year, the managing agencies shall send to the Ministry of Planning and Investment the lists of priority programs and projects for ODA mobilization at the CG conferences. The outline of each program or project shall be made according to the set form.

2. Coordination in ODA mobilization

The coordination in ODA mobilization provided for in Article 8 of the Regulation is guided as follows:

2.1. Branch-based ODA coordination meetings

The branch-based ODA coordination meetings (called the branch-based ODA meetings for short) are organized to promote the mobilization and ensure the efficient use of ODA according to the approach to each branch or field in line with the national socio-economic development strategy, the development strategy and planning of each branch and the five-year plan of each branch or field.

...

...

...

2.1.1. The ministerial-level agencies and branches shall assume the prime responsibility for preparing and organizing branch-based ODA meetings. The Ministry of Planning and Investment shall coordinate with them in preparing for and co-preside over, such meetings.

2.1.2. Preparation for branch-based ODA meetings:

- At least 30 working days before the expected opening of a meeting, the ministerial or branch-level agency organizing such meeting shall send a written request to the Ministry of Planning and Investment regarding the organization of the meeting, attaching therewith a plan on coordination in organizing the meeting.

- Within 10 working days after receiving the written request of the ministerial-level agency or branch, the Ministry of Planning and Investment shall issue a written reply, clearly stating its opinions on the meeting and the plan for coordination in organizing the meeting.

- At least 10 working days before the expected opening of the meeting, the ministerial-level agency or branch with the prime responsibility for organizing the meeting shall consult with the Ministry of Planning and Investment on the contents of the documents to be prepared and presented by the Vietnamese side at the meeting.

2.2. Territory-based ODA mobilization meetings

Territory-based ODA mobilization meetings are organized to increase the opportunity to attract ODA for socio-economic development of one or several provincial-level units. The contents of provincial-level ODA mobilization must be in line with the five-year socio-economic development strategy, planning and plan of each province or territory.

The organization of territory-based ODA mobilization meetings shall comply with the State�s current regulations on the organization of international meetings and seminars in the Prime Minister’s Decision No. 122/2001/QD-TTg of August 21, 2001. The Ministry of Planning and Investment shall have the responsibility to guide the organization of territory-based ODA mobilization meetings.

2.2.1. Presidency over territory-based ODA mobilization meetings

...

...

...

- For a meeting on ODA mobilization for a single province or city, it shall be presided over by the provincial/municipal Peoples Committee.

2.2.2. Preparation for territory-based ODA mobilization meetings:

a/ For provincial-level ODA mobilization meetings presided over by the provincial/municipal Peoples Committees:

- At least 30 working days before the expected opening of a meeting, the provincial/municipal People�s Committee shall send a written request to the Ministry of Planning and Investment for the organization of the meeting, attaching therewith a meeting-preparation plan.

- Within 10 working days after receiving the written request of the provincial/municipal Peoples Committee, the Ministry of Planning and Investment shall issue a written guidance on the organization of the meeting.

- At least 10 working days before the expected opening of the meeting, the provincial/municipal People’s Committee with the prime responsibility for organizing the meeting shall consult with the Ministry of Planning and Investment on the contents of the documents to be prepared and presented by the Vietnamese side at the meeting.

b/ For territory-based ODA mobilization meetings presided over by the Ministry of Planning and Investment:

- At least 30 working days before the expected opening of a meeting, the Ministry of Planning and Investment shall send written requests to the concerned provincial/municipal Peoples Committees for the latters coordination in organizing the meeting, attaching therewith the plan for organizing the meeting.

- Within 10 working days after receiving the written requests of the Ministry of Planning and Investment, the concerned provincial/municipal Peoples Committees shall issue written replies, clearly stating their opinions on the meeting and their respective plans for coordination.

...

...

...

2.4. Reporting on the meeting results:

Within 20 working days after the end of a branch-based ODA meeting or provincial-level ODA mobilization meeting, the ministerial-level agency or provincial/municipal People’s Committee, which has assumed the prime responsibility for organizing such meeting, shall send to the Ministry of Planning and Investment a report on the meeting results, clearly stating the meeting’s proceedings and results against the set objectives, agreements already reached, matters (if any) on which the parties still have divergent opinions and proposed solutions thereto. For a territory-based ODA mobilization meeting presided over by the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Planning and Investment shall, also within the above-said time-limit, issue written notices on the meeting’s results to the concerned provinces.

2.5. ODA mobilization by Vietnam’s overseas diplomatic missions

2.5.1. Vietnam’s overseas diplomatic missions shall mobilize ODA in line with the strategy, planning and plan on ODA attraction and use, the lists of priority programs and projects for ODA mobilization publicized at CG Conferences and by corresponding donors.

2.5.2. The Ministry of Planning and Investment shall supply documents on the strategy, planning and plans on ODA attraction and use, the lists of priority programs and projects for ODA mobilization, legal documents on ODA, annual reports on ODA and relevant information at the requests of the Ministry for Foreign Affairs and Vietnam’s overseas diplomatic missions for carrying out ODA mobilization activities.

2.5.3. The Ministry for Foreign Affairs and Vietnam’s overseas diplomatic missions shall notify in time the Ministry of Planning and Investment of ODA-related information for coordination in the mobilization work.

3. Lists of ODA programs and projects for corresponding donors

3.1. Lists of ODA programs and projects for corresponding donors include one or several programs and/or projects selected and arranged in the priority order which the Prime Minister has considered, approved and permitted the calling of ODA from donors for their implementation.

3.2. For each particular donor, on the basis of the ODA provision mechanism agreed with the donor, the Ministry of Planning and Investment shall issue a separate guidance on the mode and tempo of listing ODA programs and projects calling for financial support.

...

...

...

- The lists of priority programs and projects for ODA mobilization at CG Conferences;

- ODA programs and projects proposed by the managing agencies;

- ODA programs and projects proposed by the donors.

3.3. ODA programs and projects which are proposed to be included in the lists must be prepared according to the detailed outline form.

3.4. According to the schedule for each particular donor as guided by the Ministry of Planning and Investment, the managing agencies shall send the Ministry of Planning and Investment the program and/or project outlines together with their written proposals and 08 document sets in Vietnamese and English also as guided by the Ministry of Planning and Investment.

3.5. Within 15 working days after the end of the time limit for the managing agencies to send their written proposals as guided by the Ministry of Planning and Investment at Point 3.4, Section II of this Circular, the Ministry of Planning and Investment shall send a draft list of programs and projects for submission to the Prime Minister together with their outlines to the Government Office, the Ministry for Foreign Affairs, the Ministry of Finance and concerned functional agencies for the latter’s comments.

3.6. After studying and summing up the opinions of the Government Office, the Ministry of Finance, the Ministry for Foreign Affairs and concerned functional agencies, the Ministry of Planning and Investment shall make a general list of programs and projects calling for ODA from the corresponding donors and submit it to the Prime Minister for consideration and approval.

4. ODA amounts provided by the donors for separate programs or projects mentioned in Clause 6, Article 9 of the Regulation are construed as falling in one of the following forms:

- ODA amounts which the donors have agreed to provide but are not on the lists of ODA programs and projects for the corresponding donors, already approved by the Prime Minister.

...

...

...

These are peculiar cases and dealt with as follows:

a/ For programs and projects falling under the approving competence of the managing agencies, the Ministry of Planning and Investment shall consult with the concerned agencies and submit them to the Prime Minister for consent on their reception and assignment to the managing agencies for approval thereof.

b/ For programs and projects falling under the approving competence of the Prime Minister, the Ministry of Planning and Investment shall appraise them before submitting them to the Prime Minister for approval according to the provisions of the Government�s Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 on the ODA management and use.

III. PREPARATION, APPRAISAL AND APPROVAL OF THE CONTENTS OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

1. ODA program or project preparation plans

Within 30 working days after the issuance of decisions on setting up Program or Project Preparation Boards, the chairmen of the Boards shall have to submit the ODA program or project preparation plans to the managing agencies or project owners for approval.

2. Appraisal of technical support ODA programs and projects

The appraisal of technical support ODA programs or projects that fall under the approving competence of the Prime Minister as stated in Clause 5, Article 19 of the Regulation is guided as follows:

2.1. The Ministry of Planning and Investment is the agency assuming the prime responsibility for organizing the appraisal.

...

...

...

2.3. Preparation for appraisal of technical support programs and projects:

2.3.1. Dossiers of to-be-appraised technical support programs or projects, which are sent to the Ministry of Planning and Investment, shall be deemed valid if they comprise:

a/ The document on the submission of the program or project to the Prime Minister, endorsed by the head of the managing agency;

b/ The original document of the program or project in Vietnamese and English, already agreed with the donor (8 sets).

c/ The draft agreement (or treaty) on the project to be signed between the representatives of the Vietnamese side and the donor, 8 sets in Vietnamese and in either English or another language as agreed upon by the two sides (if any).

2.3.2. Appraisal conditions:

To be eligible for appraisal, a technical support project must satisfy all the following conditions:

- It is on the list of ODA programs and projects already approved by the Prime Minister.

- It has a valid dossier set as provided for at Point 2.3.1, Section III of this Circular.

...

...

...

2.3.4. Within five working days after receiving the complete and valid dossiers (8 sets each) from the managing agencies and if the projects are eligible for appraisal, the Ministry of Planning and Investment shall send documents to the agencies which are invited to participate in the appraisal as stated at Point 2.2, Section III of this Circular, requesting them to give their official opinions on the technical support programs or projects.

2.3.5. Within 15 working days after the Ministry of Planning and Investment sends its written requests, the appraising agencies must send their official written opinions to the Ministry of Planning and Investment. Past this time limit, if they have no written opinions, they shall be deemed to have agreed to the contents of the technical support programs or projects.

2.3.6. Basing itself on the contents, size and nature of each technical support program or project to be appraised, the Ministry of Planning and Investment shall decide on the form of appraisal in either of the two following ways:

a/ Summing up (written) opinions of the appraising agencies and submitting them to the Prime Minister for consideration and approval, for technical support programs or projects having their contents unanimously agreed upon by the appraising agencies.

b/ Organizing a meeting to appraise the technical support program or project and submitting its results to the Prime Minister for consideration and approval, for technical programs or projects having complicated contents on which there remain divergent opinions among the appraising agencies.

2.4. Appraisal of technical support programs and projects

2.4.1. Where the appraisal is organized in the form specified at Point 2.3.6.a, Section III of this Circular, within 10 working days after the end of the time limit for the agencies to give their opinions, the Ministry of Planning and Investment shall sum up opinions and submit them to the Prime Minister for consideration and decision.

2.4.2. Where the appraisal is organized in the form specified at Point 2.3.6.b, Section III of this Circular, within 10 working days after the end of the time limit for the appraising agencies to give their opinions, the Ministry of Planning and Investment shall organize the appraisal meeting(s).

In special cases, the appraisal meetings for technical support programs or projects may be organized after the end of the above-said time limit but must be within 20 working days after the end of the time limit for the agencies to give their opinions.

...

...

...

a/ The conformity of the technical support program’s or project’s objectives with the Government’s priorities; the explicitness and compatibility of the expected results (or output products) of the program or project with the set objectives.

b/ The feasibility of the mode of organizing the implementation of the program or project in terms of the project management and implementation capacity and the coordination mechanism in the implementation process.

c/ The contributing capability of the Vietnamese side, especially the reciprocal capital source and the rationality of the program’s or project’s budgetary structure earmarked for foreign and Vietnamese experts, domestic and overseas training, equipment and supplies, managerial costs and other expenses.

d/ The donor’s commitments, prerequisites and other conditions (if any) on the aid amounts as well as the Vietnamese side’s commitments to implementing the technical support program or project.

e/ The effectiveness and sustainability of the technical support program or project after its completion.

f/ Opinions which have been unanimous or remain divergent between the sides.

2.4.4. The results of the appraisal meetings shall be recorded in appraisal reports which clearly state: The contents already agreed upon by the appraising agencies; the contents which should be supplemented and/or adjusted (if any); the time limit for finishing such supplements and/or adjustments; and opinions which remain divergent and are proposed to be reserved (if any).

2.5. After the appraisal meetings:

2.5.1. Where an appraisal meeting concludes that the technical support program or project satisfies all conditions for approval, within five working days after its organization, the Ministry of Planning and Investment shall submit the technical support program or project to the Prime Minister for approval.

...

...

...

2.5.3. Where after the appraisal the appraising agencies have opinions different from the written opinions they made earlier, they must send to the Ministry of Planning and Investment an additional document to supplement and revise the appraisal reports to be submitted to the Prime Minister.

2.5.4. Within 10 working days after the Prime Minister approves the technical support programs or projects, the Ministry of Planning and Investment shall notify the donors and the managing agencies of such approval for the latter to proceed with the signing and implementation of the programs or projects.

IV. NEGOTIATION AND SIGNING OF SPECIFIC ODA INTERNATIONAL AGREEMENTS

Within five working days after the end of the negotiation, the agencies with the prime responsibility for the negotiation shall issue written notices on the negotiation results as mentioned in Article 23 of the Regulation with the following contents:

1. The names of the agency with the prime responsibility for the negotiation and the negotiation-participating agencies.

2. The place and time of the negotiation.

3. Legal grounds for the negotiation.

4. A summary of the developments and results of the negotiating process, clearly stating the agreements already reached and matters (if any) not yet agreed upon between the sides and proposed solutions thereto.

V. MANAGEMENT AND IMPLEMENTATION OF ODA PROGRAMS AND PROJECTS

...

...

...

1.1. Decisions on the establishment of the Management Boards of ODA programs or projects

1.1.1. Within 15 working days after the feasibility study reports or the documents of the ODA programs or projects are approved by competent authorities, the managing agencies must issue decisions on the basis of the proposals of the project owners, or authorize the project owners to issue decisions, to establish the Management Boards of the ODA programs or projects (called the Project Management Boards for short).

The managing agencies and project owners may assign the responsibility to manage the newly-approved project to the Project Management Board which is managing another ODA program or project. In this case, within 15 working days after the feasibility study reports or the documents of the ODA programs or projects are approved by competent authorities, the managing agencies shall issue decisions or authorize the project owners to issue decisions to adjust or supplement all (or some) contents of the decisions on the establishment of the existing Project Management Boards as stated at Point 1.1.2, Section V of this Circular; to adjust or supplement all (or some) contents of the Operation Regulations of the existing Project Management Boards as stated at Point 1.7.2, Section V of this Circular.

1.1.2. A decision on the establishment of a Project Management Board must contain the following contents:

a/ The program or project title;

b/ Legal grounds for the establishment of the Project Management Board;

c/ The names of the managing agency and the project owner;

d/ Subjects and scope of management of the Project Management Board;

e/ Objectives to be achieved by the Project Management Board;

...

...

...

g/ Powers of the Project Management Board;

h/ Legal person status of the Project Management Board;

i/ Organizational structure and personnel of the Project Management Board.

1.2. Functions and tasks of the Project Management Boards

Within the scope of the tasks and powers of the project owners, the Project Management Boards are project owners representative bodies, have the right to perform the assigned powers and tasks on behalf of the project owners. The Project Management Boards shall be responsible to the project owners and before law for their activities.

The Project Management Boards shall have the following functions and tasks:

a/ Representing the project owners in legal relations and in relations with State management bodies, donors, enterprises, individuals and other organizations inside and outside the country within the scope authorized by the project owners.

b/ Coordinating with the donors in formulating and deploying the program or project implementation plans, ensuring the right objectives, objects, tempo and commitments inscribed in the signed ODA international agreements as well as the approved ODA program or project contents. After establishment, the Project Management Boards must collect and systemize all ODA-related regulations of the Vietnamese State, the concerned donors regulations on the program or project management and implementation, study and thoroughly understand these documents and the international agreements on the programs and/or projects under their charge, thereby to work out detailed project implementation plans, attaching importance to the timetable and necessary measures to ensure harmony between the Vietnamese sides and concerned donors procedures.

c/ Coordinating with the donors in determining the tasks for each post in the Project Management Boards, organizing and selecting people to work in the Project Management Boards under the authorization of the project owners.

...

...

...

e/ Making annual plans on the withdrawal of reciprocal capital and ODA capital according to the domestic financial mechanism and the donors’ regulations for their programs and/or projects and carrying out procedures for withdrawing such capital in line with the project implementation tempo.

f/ Coordinating with the donors in selecting consultants for the program or project implementation.

g/ Preparing technical requirements and criteria of goods, construction and installation and services to be procured for the programs and/or projects and organizing bidding to select contractors in accordance with the Vietnamese State’s regulations and the ODA international agreements already agreed upon with the donors.

h/ Preparing and signing contracts within the frameworks of the programs and/or projects and organizing the performance of the signed contracts; supervising the concerned parties’ performance of their contractual obligations.

i/ Strictly observing the regime of reporting on the implementation situation as prescribed in Article 35 of the Regulation, financial mechanisms, statistical, accounting and auditing regimes according to the State’s current regulations and satisfying requirements (if any) of the donors on financial reporting and auditing.

j/ Organizing the execution of decisions and submitting to the inspection and supervision of the project owners and competent superior agencies according to the provisions of law.

k/ Projecting risks which may occur to the programs or projects; proposing and taking measures in order to proactively prevent and mitigate such risks.

l/ Detecting cases where adjustments, modifications and/or supplements should be made to their programs and/or projects; preparing necessary documents and filling in procedures to propose them to the competent authorities for approval.

m/ Acting as coordinators for the project owners and agencies participating in the program or project implementation in contacting the donors on various matters arising in the program or project implementation course.

...

...

...

o/ Handing over the completed programs or projects to the receiving units according to regulations for operation and exploitation; discharging the responsibility to repay to the State budget loans as stated in the already signed lending contracts.

p/ Other tasks within the frameworks of the programs or projects as assigned by the project owners.

Particularly, the Project Management Boards of the programs or projects involving construction shall be assigned the following additional tasks and powers:

q/ Representing the project owners to work with the local administrations and concerned organizations and individuals to settle matters related to ground clearance, compensation and resettlement according to schedule and under the conditions set forth in the international agreements with the donors.

r/ Preparing the construction grounds, blue-print materials and technical standards to be handed over to the contractors according to the contractual conditions.

s/ Sending persons who have professional capability and administrative competence to the construction sites to settle matters arising during the construction.

Depending on the size and nature of each program or project (investment or technical support, allocated or re-lent loans or mixed loans’), the complexity of the program or project (number of components, input and output products, activities, participants, implementation place, impact scope, etc.) as well as its conditions and staff, the project owner may assign the Project Management Board all or some of the above-said tasks and powers.

The tasks, powers and responsibilities of a Project Management Board shall be stated in its establishment decision.

1.3. Where a Project Management Board is not assigned all the tasks and powers specified at Point 1.2, Section V of this Circular, in order to perform the remaining tasks and powers, the project-managing agency shall simultaneously issue decisions on the organization of the program or project implementation for various functional sections of the managing agency or authorize the project owners to issue decisions on the organization of the program or project implementation for various functional sections under the project owner’s charge as mentioned at Point 2, Section V of this Circular.

...

...

...

The organization of a Project Management Board principally covers the following:

1.4.1. The key posts in the Project Management Board as mentioned at Point 1.5.1, Section V of this Circular, the sections attached to the Project Management Board and the functions and tasks of the key posts and the attached sections.

1.4.2. The relationships between the key posts and the sections in the Project Management Board; the relationship among the sections in the Project Management Board.

1.4.3. The official payroll of a Project Management Board, including:

a/ Number of officials and employees on the official payroll;

b/ Number of officials and employees working on a part-time basis;

c/ Number of employees working under long-term and short-term contracts within the scope of operation of the Project Management Board.

1.5. Staff of the Project Management Boards

Each Project Management Board must have enough staff to discharge the assigned tasks and powers. Depending on the size of each program or project, the contents and scope of operation, the assigned responsibilities and powers, the organizational structure and operation of a Project Management Board and its staff shall be determined on the following principles:

...

...

...

a/ The chairman of the Project Management Board (or project director or general director for the Management Board of a large-scale key national project) who manages and administers on behalf of the project owner all activities of the program or project. The chairman of the Project Management Board shall be responsible to the project owner for the program or project implementation activities and results according to the functions and tasks prescribed in the Project Management Board establishment decision.

b/ Vice-chairmen of the Project Management Board: A Project Management Board may have one or several vice-chairmen who assist the chairman in the tasks assigned by the chairman; vice-chairmen shall be selected by the chairman and appointed by the project owner at the proposal of the chairman.

c/ The project’s chief-accountant, who shall be responsible to the project owner and the chairman for all financial and auditing management work of the project or program. He/she shall be appointed by the project owner after consulting with the chairman.

d/ Other key posts (if necessary).

1.5.2. Officials and employees who are selected and decided by the Project Management Board chairmen

Basing themselves on the functions, tasks and organizational structures as well as payroll limits of the Project Management Boards as stated in the Project Management Board establishment decisions, the Project Management Board chairmen shall select and decide on officials and employees who do not fall under the deciding competence of the managing agencies or project owners.

1.5.3. Selection of officials and employees for the Project Management Boards

Officials and employees of the Project Management Boards (including those who are transferred from the project owner’s apparatus or recruited from elsewhere) must be selected according to the criteria (for professional fields, qualifications, experiences and personal qualities) which are specified in the "job descriptions" or "job assignment terms" determined and publicized by the chairmen prior to selection.

1.6. Assurance of the operations of the Project Management Boards

...

...

...

1.6.2. The Project Management Boards shall have fundings for the project management work; fundings for payment of officials’ and employees’ salaries as prescribed in their Organization and Operation Regulations.

1.6.3. For programs and projects involving re-lent loans, if deeming it necessary, the project owners shall base themselves on the current regulations to add the owner’s capital source to the operation fundings of the Project Management Boards in order to step up, and enhance the effectiveness of, their activities.

1.7. Regulations on the Organization and Operation of the Project Management Board

1.7.1. Within 15 working days after the Project Management Board establishment decisions are issued, the managing agencies shall decide or authorize the project owners to issue Regulations on the Organization and Operation of the Project Management Boards.

1.7.2. A Regulation on the Organization and Operation of the Project Management Board shall be issued at the proposal of the Project Management Board and must contain the following contents:

a/ Legal grounds for the issuance of the Regulation;

b/ Material and technical conditions ensuring the operations of the Project Management Board;

c/ Stipulations on the operation regimes: administering regime, regime on coordination within the Project Management Board and with outside agencies, regime on coordination with the donor regarding matters related to the project activities; reporting regime of the Project Management Board;

d/ Other regulations.

...

...

...

2.1. Decisions on the organization of program or project implementation shall be issued by the project-managing agencies or by the project owners under the authorization of the project-managing agencies simultaneously with the Project Management Board establishment decisions.

2.2. A decision on the organization of program or project implementation must contain the following contents:

a/ Legal grounds for the issuance of the decision;

b/ The names of the project-managing agency and project owner;

c/ The subjects and scope of regulation of the decision;

d/ The organizational structures and operations of the sections regulated by the decision and the relationships between these sections with the concerned agencies and with the donor;

e/ Tasks and powers of the sections or personnel regulated by the decision;

f/ Material and technical conditions ensuring the operation of the functional sections regulated by the decision;

g/ Other regulations.

...

...

...

3.1. The adjustment of and supplement to ODA programs and projects falling under the approving competence of the Prime Minister as stated at Point a, Clause 1, Article 31 of the Regulation are understood as follows:

3.1.1. Any adjustment of, amendment or supplement to the program or project contents which results in a change in the approved objective.

3.1.2. Any adjustment of or supplement to program or project contents, which increases the approved total capital amount (for one adjustment or accumulated adjustments) by more than 10% or by 10% or less but the increased amount exceeds USD one million for investment programs and projects, or USD 100,000 for technical support programs and projects (for amounts in the donor’s currency, they must be converted into the US dollar at the exchange rate set by the donor).

3.1.3. Adjustment of, amendment or supplement to, the completion deadline, the deadline for the final withdrawal of capital of the program or project, which leads to the readjustment of the agreement signed between the Vietnamese Government and the donor.

3.2. Dossiers of application for adjustment of and/or supplement to ODA programs or projects

3.2.1. For requests for adjustment of, amendment and/or supplement to programs or projects mentioned at Points 3.1.1 and 3.1.2, Section V of this Circular, the dossiers thereof sent to the Ministry of Planning and Investment shall consist of:

a/ The written request for the adjustment of, amendment and/or supplement to the program or project, endorsed by the head of the managing agency;

b/ For once adjusted, amended and/or supplemented ODA programs and projects which fall under the competence of the managing agencies as prescribed at Point b, Clause 1, Article 31 of the Regulation, the copies of the feasibility study report (or the document of the technical support program or project) already adjusted, amended and/or supplemented at the last time and the decision approving such feasibility study report (or the document of the technical support program or project), which is issued by the head of the managing agency; the written explanation on the previous adjustments, supplements and/or amendments;

c/ The written notice on the donor’s commitment to the adjustment, amendment and/or supplement (a copy written in a language agreed upon by the two sides and its Vietnamese version), if any;

...

...

...

e/ Where the dossier of appraisal of the adjustment, amendment and/or supplement to the ODA program or project is not valid, the Ministry of Planning and Investment shall notify such to the managing agency and ask the latter to make necessary supplements or amendments to validate the dossier. Within five working days after receiving the complete and valid dossiers, the Ministry of Planning and Investment shall complete the appraisal procedures.

3.2.2. As for requests for adjustment of the completion deadline and/or the deadline for the final withdrawal of capital of the program or project as mentioned at Point 3.1.3, Section V of this Circular, the dossiers thereof sent to the Ministry of Planning and Investment shall consist of:

a/ The written request for adjustment of the completion deadline and/or the deadline for the final withdrawal of capital of the program or project, endorsed by the head of the managing agency, clearly stating the reasons therefor and related matters arising from the adjustment (if any);

b/ The donor’s consent on the adjustment of the completion deadline and/or the time limit for closing the account of the program or project.

3.3. The form, process and time limit for appraisal of the content adjustment, amendment and/or supplement stated at Points 3.1.1 and 3.1.2, Section V of this Circular for ODA-funded investment programs and projects shall comply with the evaluation provisions in the Regulation on Investment and Construction Management.

3.4. The form, process and time limit for evaluation of the content adjustment, amendment and/or supplement stated at Points 3.1.1 and 3.1.2, Section V of this Circular for technical support programs and projects shall comply with the provisions of Point 2, Section III of this Circular.

3.5. The submission to the Prime Minister for consideration and decision of the adjustments of and/or supplements to the completion deadline and/or the deadline for the final withdrawal of capital of the programs or projects as stated at Point 3.1.3, Section V of this Circular is as follows: Within five working days after the Ministry of Planning and Investment receives the complete and valid dossiers, it shall, depending on the dosier contents, assume the prime responsibility for submitting them in either of the following two forms:

3.5.1. Submitting them to the Prime Minister for consideration and decision.

3.5.2. Sending documents to the concerned agencies (attaching therewith the managing agencies’ dossiers of application for adjustment and/or supplement) requesting them to give their official opinions on the adjustment and/or supplement:

...

...

...

- Within five working days after the end of the time limit for the concerned agencies to give their written opinions, the Ministry of Planning and Investment shall submit them in writing to the Prime Minister for consideration and decision.

4. Approval of adjustments of, amendments and/or supplements to the contents of ODA programs and projects by the managing agencies and project owners

The approval of adjustments of, amendments and/or supplements to the contents of programs and projects as mentioned at Points 3.1.1 and 3.1.2, Section V of this Circular by the managing agencies as prescribed at Point a, Clause 2, and Point b, Clause 1, Article 31 of the Regulation and by the project owners as prescribed at Point b, Clause 2, Article 31 of the Regulation must ensure the uniform management over ODA. At least 10 working days prior to approval, the agencies that issue approval decisions must send to the Ministry of Planning and Investment the written agreements or adjustment requests of the donors.

VI. PROJECT MONITORING AND EVALUATION

1. The Project Management Boards’ reporting on the situation of ODA program and project implementation

In the course of implementing ODA programs and projects, the Project Management Boards must send the following periodical reports according to regulations to the managing agencies, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance, the concerned provincial-level People’s Committees and the branch-managing ministries:

1.1. Monthly reports:

For investment programs and projects which have been approved by the Prime Minister and are key national ones, within 10 working days after the end of each month, the Project Management Boards must send reports made according to the set form. Particularly for the first month’s implementation reports, right after the agreements come into force, these reports must be sent together with the "Basic information on the project" made according to the set form.

1.2. Quarterly reports:

...

...

...

1.3. Annual reports:

Not later than January 31 of the subsequent year, the Project Management Boards must send reports made according to the set form.

1.4. Completion reports:

Within six months after the completion of the implementation of the ODA programs or projects, the Project Management Boards must send reports made according to the set form.

2. The managing agencies’ reports

Quarterly, within 20 working days after the end of the quarter, and 40 days after the end of the year, the managing agencies must make sum-up reports for the whole quarter and the whole year on the ODA mobilization results, reports evaluating the situation of the implementation of ODA programs and projects under their respective management, made according to the set forms, and send them to the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance.

3. Handling of breaches of the reporting regime

For agencies that fail to abide by the prescribed reporting regime, depending on the seriousness of their breaches, the managing agencies or the Ministry of Planning and Investment shall assume the prime responsibility in coordinating with the concerned agencies according to their functions to:

3.1. Request the agencies with the reporting responsibility to directly present in detail the contents required by the reporting regime.

...

...

...

4. Formulation of the systems of monitoring and evaluating ODA programs and projects

The formulation of the systems of monitoring and evaluating ODA programs and projects at the managing agencies mentioned in Clause 5, Article 45 of the Regulation is guided as follows:

4.1. At the Planning and Investment Services of the provincial/municipal People’s Committees and the Planning and Investment Departments (or departments in charge of ODA management) of the ministries and branches, there should be full-time (or part-time) sections in charge of monitoring and evaluating ODA programs and projects under the management by the managing agencies.

4.2. Functions and tasks of the sections in charge of project monitoring and evaluation are as follows:

- Monitoring the situation of the implementation of ODA programs and projects under the management of the managing agencies; updating problems arising in the course of implementation of ODA programs and projects and coordinating with the concerned agencies in solving them.

- Monitoring and urging the handling of problems in the course of implementation of ODA programs and projects; summing up and reporting to the unit heads the situation of the project implementation and proposing measures to solve problems.

- Urging the Project Management Boards under the managing agencies and concerned Project Management Boards according to the State management functions (for the provinces and cities, they are projects managed by the ministries or branches but implemented in these provinces or cities; for the ministries and branches, they are projects under their management but implemented by the provinces or cities) to abide by the prescribed reporting regime.

- Making reports according to regulations and sending them to the managing agencies.

- Assuming the prime responsibility for organizing the evaluation of ODA programs and projects at the requests of the heads of the managing agencies.

...

...

...

VII. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. This Circular replaces Circular No. 15/1997/TT-BKH of October 24, 1997 of the Ministry of Planning and Investment guiding the implementation of Decree No. 87/CP of August 5, 1997.

2. This Circular takes effect 15 days after its signing. In the course of implementation if there arise any problems, the ministries, localities and concerned units should promptly report them to the Ministry of Planning and Investment for further supplements to and finalization of this guiding Circular.

MINISTER OF PLANNING AND INVESTMENT




Tran Xuan Gia