|
CỤC
LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
------
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------
|
|
Số:
02/QĐ-QHTK
|
Hà
Nội, ngày 12 tháng 01 năm 1990
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ VIỆC BAN HÀNH MẪU "SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ" ÁP
DỤNG CHO CÁC TRUNG TÂM VÀ CÁC KHO LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC CÁC CẤP
CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
Căn cứ Nghị định số 34/HĐBT
ngày 01-03-1984 của Hội đồng Bộ trưởng quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và tổ chức của Cục Lưu trữ Nhà nước;
Căn cứ Quyết định 168/HĐBT ngày 26-12-1981 của Hội đồng Bộ trưởng về việc thành
lập Phông lưu trữ Quốc gia của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam;
Căn cứ vào Lệnh số 8/CT-HĐNN ngày 11-12-1982 của Hội đồng Nhà nước về việc công
bố Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia;
Thực hiện chế độ thống kê Nhà nước đối với tài liệu lưu trữ Quốc gia trong phạm
vi cả nước;
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1.
Nay ban hành kèm theo quyết định này mẫu "Sổ nhập
tài liệu lưu trữ" và bản hướng dẫn sử dụng sổ nhập (đính kèm), áp dụng cho
các Trung tâm và các Kho lưu trữ Nhà nước các cấp.
Điều 2.
Các Trung tâm và các Kho Lưu trữ Nhà nước các cấp có
trách nhiệm tổ chức đăng ký tài liệu nhập vào "Sổ nhập tài liệu lưu trữ"
kể từ ngày 01-01-1990.Tất cả các mẫu "Sổ nhập tài liệu" trái với quy
định này đều bãi bỏ.
Điều 3.
Giám đốc các Trung tâm lưu trữ và Trưởng các Kho Lưu trữ
Nhà nước các cấp có trách nhiệm thi hành quyết định này kể từ ngày ký.
|
|
KT.
CỤC TRƯỞNG CỤC LƯU TRỮ NHÀ NƯỚC
PHÓ CỤC TRƯỞNG
Dương Văn Khảm
|
|
STT
|
Ngày
tháng năm nhập
|
Văn
bản giao nộp
|
Tên
cơ quan (cá nhân) nộp tài liệu
|
Tên
phông (sưu tập, bộ tài liệu)
|
Số
phông
|
Thời
gian của tài liệu
|
Số
lượng
|
Đặc
điểm tình hình tài liệu
|
Ghi
chú
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
9
|
10
|
|
2
cm
|
4
cm
|
4
cm
|
5
cm
|
5
cm
|
3
cm
|
4
cm
|
4
cm
|
7
cm
|
4
cm
|
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG
"SỔ NHẬP TÀI LIỆU LƯU TRỮ"
Sổ nhập tài liệu dùng để thống
kê theo lần nhập toàn bộ tài liệu lưu trữ đang bảo quản tại Trung tâm, Kho Lưu
trữ Nhà nước các cấp. Thông qua sổ nhập tài liệu, các cơ quan quản lý công tác
lưu trữ và quản lý tài liệu lưu trữ nắm được những số liệu chính xác về:
- Đơn vị hoặc cá nhân đã nộp lưu
tài liệu
- Lưu lượng và nguồn nộp lưu tài
liệu lưu trữ hằng năm
- Số lượng phông và số lượng tài
liệu lưu trữ hiện có
- Tình trạng tài liệu lưu trữ
đang bảo quản.
Các số liệu thống kê tuyệt đối
trên giúp cán bộ lưu trữ đề ra những kế hoạch, biện pháp thích hợp trong công
tác quản lý cũng như bảo quản và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
Quốc gia.
Nhằm đáp ứng những yêu cầu trên,
sau khi đã áp dụng thử ở một số Bộ, Ngành, Cục Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn cách
sử dụng sổ nhập tài liệu lưu trữ như sau:
1. Đối
tượng thi hành:
Tất cả các trung tâm, kho lưu trữ
Nhà nước các cấp sau đây (trừ các kho lưu trữ của các cơ quan Đảng, Đoàn Thanh
niên Cộng sản Hồ Chí Minh) đều thuộc đối tượng thực hiện Quyết định của Cục Lưu
trữ Nhà nước số 02-QĐ/QHTK ngày 12-1-1990 về việc ban hành sổ nhập tài liệu lưu
trữ.
a) Các Trung tâm lưu trữ Quốc
gia thuộc Cục Lưu trữ Nhà nước.
b) Các Trung tâm lưu trữ chuyên
ngành và các kho lưu trữ cơ quan các cấp trực thuộc các cơ quan Bộ (Bộ, Uỷ ban
Nhà nước, các cơ quan khác trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng) được phép lập lưu trữ
chuyên ngành theo Điều 30 Nghị định số 142/CP ngày 28-9-1963.
c) Các Kho lưu trữ Bộ và các kho
lưu trữ cơ quan các cấp thuộc Bộ (Bộ, Uỷ ban Nhà nước, các cơ quan khác thuộc
HĐBT).
d) Các Trung tâm (hoặc kho) lưu
trữ tỉnh và các kho lưu trữ cơ quan các cấp thuộc tỉnh (tỉnh, thành phố, đặc
khu trực thuộc TW).
đ) Các kho lưu trữ huyện và các
kho lưu trữ các cấp trực thuộc huyện (huyện, quận, thị xã....).
2. Nội
dung và kích thước các cột mục:
Kích thước sổ nhập:
- Trang đầu (bìa của sổ nhập):
khổ A4 (210mm x 297mm)
- Trang nội dung: khổ A3 (297 mm
x 420mm) chia thành 10 cột như sau:
+ Cột 1: "Số thứ tự"
kích thước 20mm. Ghi số thứ tự lần nhập. Các số liệu về phông, đơn vị nộp lưu
trữ hay tài liệu của một lần nhập sẽ được ghi cụ thể ở các cột 4, 5, 6, 7...
trên cơ sở có chung một số thứ tự lần nhập.
+ Cột 2: "Ngày, tháng, năm
nhập" 40mm, ghi ngày, tháng, năm nhập tài liệu.....
+ Cột 3: 40mm ghi số, ký hiệu,
ngày tháng năm của biên bản giao nộp tài liệu.
+ Cột 4: Ghi "Tên cơ quan
(cá nhân) nộp tài liệu, "50mm, ghi tên cơ quan đã có trách nhiệm giao nộp
tài liệu. Nếu là tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ ghi tên người nộp
tài liệu. Đối với lưu trữ trong một cơ quan, cột này có thể thay bằng "Tên
đơn vị nộp tài liệu" (đơn vị cơ cấu trực thuộc cơ quan).
+ Cột 5: "Tên phông (sưu tập,
bộ tài liệu, " 50mm, ghi tên đầy đủ, chính thức của cơ quan (hoặc cá nhân,
gia đình, dòng họ) hình thành phông (hoặc sưu tập, bộ tài liệu). Đối với lưu trữ
cơ quan cột này có thể thay bằng "Đơn vị có tài liệu".
+ Cột 6: "Số phông",
30mm, ghi số thống kê của phông đã được đăng ký trong danh sách phông của cơ
quan có thẩm quyền thu nhận tài liệu lưu trữ.
+ Cột 8: "Số lượng",
40mm. Nếu là tài liệu đã chỉnh lý ghi số lượng đơn vị bảo quản. Nếu tài liệu
chưa chỉnh lý hoặc tài liệu có vật mang tin khác ghi số lượng theo đơn vị giao
nộp cụ thể, đối với từng loại hình tài liệu. Nhưng đối với lưu trữ có thành phần
tài liệu bảo quản cố định chỉ thu nhận tài liệu đã lập hồ sơ, chỉnh lý hoàn chỉnh.
+ Cột 9: "Đặc điểm, tình
hình tài liệu", 70mm. Ghi nhận xét khái quát khối tài liệu nhập về: tình
trạng vật lý và chất lượng tổ chức sắp xếp bên trong của khối tài liệu giao nộp.
+ Cột 10: "Ghi chú",
40mm, ghi ngắn gọn những điều cần thiết khác tuỳ theo yêu cầu của quản lý.
3. Mấy
điểm cần chú ý:
a) 3 dòng trên cùng của trang
bìa sổ nhập dùng để ghi đầy đủ tên cơ quan theo thứ tự từ cơ quan chủ quản cao
nhất đến cơ quan quản lý trực tiếp kho tài liệu.
b) Vào sổ nhập theo thứ tự lần
nhập, không sót, không tách một lần nhập thành nhiều lần, ngược lại không nhập
nhiều lần nhập vào một lần.
c) Những tài liệu đã có trong
kho trước ngày 01-01-1990 được đăng ký vào sổ nhập, nhằm phản ánh số lượng tài
liệu đã nhập từ trước đến ngày 31-12-1989. Cách ghi cụ thể đối với khối tài liệu
có tính đến hết ngày 31-12-1989 như sau:
+ Cột "Số thứ tự": bỏ
trống
+ Cột "Ngày, tháng, năm nhập":
ghi có trước ngày 01-01-1990
+ Các cột khác: ghi như hướng dẫn.
d) Cuối mỗi quyển, cần phải tổng
hợp các số liệu đã được đăng ký vào sổ nhập:
+ Tổng số lần nhập
+ Tổng số phông
+ Tổng số tài liệu tính theo từng
loại hình tài liệu (tài liệu hành chính, tài liệu khoa học kỹ thuật, tài liệu
phim ảnh, ghi âm...)
+ Ký tên và đóng dấu của thủ trưởng
cơ quan.
Trên đây là những cột mục cơ bản
cần thiết cho yêu cầu quản lý Nhà nước về tài liệu lưu trữ. Nếu phạm vi biểu mẫu
không thoả mãn cho một số thông tin về tài liệu giao nộp thì có thể ghi thêm
vào cột "ghi chú" của biểu mẫu.