Thông tư 120/2002/TT-BTC in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn hướng dẫn thi hành Nghị định 89/2002/NĐ-CP

• Số hiệu: 120/2002/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Trương Chí Trung
• Ngày ban hành: 30/12/2002

BỘ TÀI CHÍNH --------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 120/2002/TT-BTC	Hà Nội, ngày 30 tháng 12 năm 2002

THÔNG TƯ

CỦA BỘ TÀI CHÍNH SỐ 120/2002/TT-BTC NGÀY 30 THÁNG 12 NĂM 2002 HƯỚNG DẪN THI HÀNH NGHỊ  ĐỊNH SỐ 89/2002/NĐ-CP NGÀY 07/11/2002 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ VIỆC IN, PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HOÁ ĐƠN

Căn cứ Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07 tháng 11 năm 2002 của Chính phủ về việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn, Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện cụ thể như sau:

A- NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

I. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI ÁP DỤNG

Đối tượng, phạm vi áp dụng việc in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn gồm:

1- Tổ chức, cá nhân bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.

2- Tổ chức, cá nhân mua, trao đổi hàng hoá, dịch vụ.

3- Tổ chức, cá nhân đặt in, nhận in hoá đơn.

4- Tổ chức, cá nhân thu mua, bán hàng hoá nông, lâm, thuỷ sản chưa qua chế biến.

5- Tổ chức, cá nhân không kinh doanh khi thanh lý, nhượng bán tài sản thuộc Ngân sách Nhà nước, bán hàng tịch thu sung công quỹ Nhà nước thì áp dụng theo quy định riêng của Bộ Tài chính.

II. LOẠI, HÌNH THỨC VÀ NỘI DUNG CỦA HOÁ ĐƠN

1- Loại hóa đơn quy định tại Thông tư này gồm:

- Hóa đơn Giá trị gia tăng.

- Hóa đơn bán hàng thông thường.

- Hoá đơn cho thuê tài chính.

- Hoá đơn thu mua hàng.

- Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền).

- Các loại hoá đơn khác, tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá và các loại: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, Phiếu thu tiền dịch vụ hàng không, vận đơn vận chuyển hàng hoá...

2- Hình thức hoá đơn:

Hình thức hoá đơn phải phù hợp với các hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá dịch vụ được thể hiện bằng một trong các hình thức như sau:

- Hoá đơn được in thành mẫu: Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành để bán cho các tổ chức, cá nhân sử dụng; hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự in theo quy định.

- Các loại tem, vé, thẻ in sẵn mệnh giá.

3- Nội dung hoá đơn phải có đủ các chỉ tiêu sau đây thì mới có giá trị pháp lý: Họ, tên; địa chỉ; mã số thuế (nếu có), tài khoản thanh toán (nếu có) của người mua và người bán; tên hàng hoá dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất, tiền thuế giá trị gia tăng - GTGT (nếu có); tổng số tiền thanh toán; chữ ký người bán, người mua hàng. Trường hợp người mua hàng không ký khi lập hoá đơn được quy định tại khoản 1.11 mục VI Phần B Thông tư này.

B- NHỮNG QUY ĐỊNH VỀ IN, PHÁT HÀNH, SỬ DỤNG, QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

I. TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN IN HOÁ ĐƠN

1- Bộ Tài chính uỷ quyền cho Tổng cục Thuế chịu trách nhiệm in, phát hành hoá đơn để bán cho các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn theo quy định của pháp luật và cho phép các tổ chức, cá nhân tự in hoá đơn để sử dụng đảm bảo yêu cầu quản lý.

Hóa đơn do Tổng cục thuế in, phát hành được bán để bù đắp chi phí in, phát hành, quản lý. Giá bán hóa đơn do Tổng cục Thuế quy định thống nhất trong toàn quốc.

2- Tổ chức, cá nhân được phép tự in hoá đơn đã được chấp thuận của cơ quan thuế có thẩm quyền, trường hợp thay đổi mẫu hoá đơn phải đăng ký lại.

Trước khi in hoá đơn đợt mới tổ chức, cá nhân phải báo cáo sử dụng hoá đơn in đợt cũ và đăng ký in mới về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hoá đơn, nơi in với cơ quan thuế.

3- Các loại hoá đơn được in, phát hành như sau (theo mẫu kèm theo):

- Hóa đơn Giá trị gia tăng, mẫu 01GTKT (Gia tăng khấu trừ).

- Hóa đơn bán hàng thông thường, mẫu 02GTTT (Gia tăng trực tiếp).

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, mẫu 03PXK (Phiếu xuất kho).

- Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý, mẫu 04HDL (Hàng đại lý).

- Hoá đơn cho thuê tài chính, mẫu 05TTC (Thuê tài chính).

- Hoá đơn thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản, mẫu 06TMH (Thu mua hàng).

- Hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền), mẫu 07MTT (Máy tính tiền).

4- Hoá đơn phải có ký hiệu và ký hiệu được sử dụng 20 chữ cái tiếng Việt in hoa (A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y), ký hiệu gồm 2 chữ cái và năm in hoá đơn. Hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành, ký hiệu hoá đơn được thêm chữ B hoặc N sau năm in hoá đơn. Hoá đơn tự in được thêm chữ T sau năm in hoá đơn.

Ví dụ: AA/2002N, AB/2002B, AA/2002T; AA, AB là ký hiệu; 2002 là năm in hoá đơn; N,B là hoá đơn do Bộ Tài chính phát hành; T là hoá đơn tự in.

5- Liên hoá đơn:

Mỗi số hoá đơn phải có từ 3 liên trở lên, trường hợp sử dụng hoá đơn có 2 liên phải được cơ quan thuế chấp thuận; chức năng sử dụng của từng liên. Liên 1: Lưu, liên 2: Giao khách hàng, liên 3: Nội bộ. Trường hợp xuất khẩu hàng hoá, dịch vụ thì liên 3 được lưu tại cơ quan hải quan. Đối với hoá đơn bằng hình thức tem, vé, thẻ thì có thể áp dụng số liên phù hợp nhưng phải được chấp thuận của cơ quan thuế.

6- Số của hoá đơn phải in theo dãy số tự nhiên liên tục, tối đa không quá 7 chữ số trong 1 ký hiệu hoá đơn.

7 - Hoá đơn bán lẻ sử dụng cho máy tính tiền:

Tổ chức, cá nhân sử dụng máy tính tiền để bán lẻ hàng hoá, dịch vụ tại các cửa hàng, quầy hàng, siêu thị phải sử dụng hoá đơn bán lẻ (sử dụng cho máy tính tiền). Hoá đơn bán lẻ sử dụng cho máy tính tiền do Bộ Tài chính phát hành hoặc do tổ chức, cá nhân tự in đăng ký với Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc TW. Mẫu hóa đơn bán lẻ in từ máy tính tiền phải có các chỉ tiêu như: Tên, địa chỉ, mã số thuế đơn vị bán hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất GTGT, tiền thuế GTGT. Hóa đơn phải có từ 2 liên trở lên, liên 1: Lưu, liên 2: Giao khách hàng.

II. TRÁCH NHIỆM CỦA TỔ CHỨC, CÁ NHÂN ĐẶT IN HOÁ ĐƠN ĐÃ ĐƯỢC PHÉP TỰ IN

1- Tổ chức, cá nhân đặt in các loại hoá đơn được phép tự in phải căn cứ mẫu hoá đơn đã được duyệt có xác nhận của người đứng đầu tổ chức, cá nhân trên mẫu hoá đơn đặt in. Khi in phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, ghi cụ thể số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn đặt in, sau mỗi lần in hoặc kết thúc hợp đồng in phải thực hiện thanh lý hợp đồng giữa bên đặt in và bên nhận in.  Nghiêm cấm đặt in hoá đơn ngoài hợp đồng đã ký kết.

2- Tổ chức, cá nhân đặt in hóa đơn được lựa chọn nhà in phù hợp, thuận tiện theo danh sách các nhà in đã đăng ký với Tổng cục Thuế.

III. TRÁCH NHIÊM CỦA TỔ CHỨC NHẬN IN HOÁ ĐƠN ĐÃ ĐƯỢC CƠ QUAN THUẾ CHẤP THUẬN

1- Tổ chức nhận in hoá đơn phải có đủ các điều kiện như: Giấy phép hành nghề in của cơ quan có thẩm quyền; có đủ thiết bị, năng lực để in hoá đơn theo quy định của pháp luật.

2- Theo danh sách các nhà in đã được Tổng cục Thuế chỉ định, nếu nhu cầu cần bổ sung thêm nhà in thì Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW phải xem xét năng lực thực tế của nhà in để hướng dẫn nhà in có công văn đề nghị Tổng cục Thuế chấp nhận. Thủ tục đăng ký với Tổng cục Thuế để được chỉ định in hoá đơn gồm có:

- Công văn đề nghị, cam kết việc tổ chức in hoá đơn.

- Thống kê thiết bị và năng lực in hiện có.

- Giấy chứng nhận đăng ký thuế (bản sao).

- Giấy phép đăng ký kinh doanh ngành in (bản sao).

Khi in hoá đơn tổ chức nhận in phải căn cứ mẫu hoá đơn đã được Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) chấp thuận bằng văn bản, đối chiếu với mẫu hoá đơn đặt in đã được người có thẩm quyền duyệt, phải in hoá đơn theo đúng hợp đồng đã ký với bên đặt in, trong đó ghi cụ thể số lượng, ký hiệu, số thứ tự hoá đơn; khi in xong phải thực hiện thanh lý hợp đồng, thanh huỷ các bản in, bản kẽm, sản phẩm in thừa, in hỏng. Trường hợp hoá đơn in số lượng ít muốn lưu giữ bản kẽm hoặc bản in để in cho các lần sau thì phải niêm phong lưu giữ tại nhà in.

3-  Mở sổ theo dõi tình hình đặt in hoá đơn, định kỳ hàng quý lập và gửi báo cáo cho cơ quan Thuế về số lượng hoá đơn đã in của từng tổ chức, cá nhân đặt in.

IV. PHÁT HÀNH HOÁ ĐƠN

1- Hoá đơn do Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) phát hành.

1.1- Hoá đơn khi đưa ra sử dụng phải thông báo phát hành bằng văn bản gửi Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; phản ảnh về loại hoá đơn, đặc điểm thiết kế kỹ thuật của mẫu hoá đơn và thời gian có giá trị lưu hành.

1.2- Hoá đơn được bán cho tổ chức, cá nhân không tự in được hoá đơn để sử dụng. Khi thực hiện bán hoá đơn, cơ quan thuế phải hướng dẫn, kiểm tra tổ chức, cá nhân ghi hoặc đóng dấu: Tên, địa chỉ, mã số thuế trên liên 2 của mỗi số hoá đơn trước khi mang ra khỏi cơ quan thuế nơi mua hoá đơn. Trường hợp bán lẻ hoá đơn được áp dụng theo quy định tại khoản 1.8 điểm 1 mục VI Phần B Thông tư này.

2- Đối với hoá đơn tự in.

Tổ chức, cá nhân sau 5 ngày đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in phải thông báo phát hành bằng văn bản (kèm theo mẫu hoá đơn) gửi cơ quan thuế quản lý và phải dán thông báo phát hành tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch. Thông báo phát hành hoá đơn phải nêu rõ về mẫu hoá đơn, loại, hình thức, kích thước, hoa văn, logo, các đặc điểm về cấu trúc của mẫu hoá đơn và thời gian có giá trị lưu hành.

Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải thông báo công khai loại hoá đơn, ký hiệu, số hoá đơn, thời gian hết hiệu lực sử dụng với cơ quan thuế quản lý và dán thông báo, mẫu hoá đơn tại trụ sở, nơi bán hàng, nơi giao dịch về loại hoá đơn hết giá trị sử dụng, thực hiện thanh, quyết toán, nộp lại hoá đơn không sử dụng cho cơ quan thuế quản lý.

V. THỦ TỤC MUA HOÁ ĐƠN, ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN TỰ IN

1- Thủ tục mua hoá đơn.

1.1- Thủ tục mua hóa đơn lần đầu, tổ chức, cá nhân phải thực hiện đầy đủ quy định sau:

a- Giấy giới thiệu kèm theo công văn đề nghị được mua hoá đơn do người đứng đầu tổ chức ký hoặc đơn đề nghị được mua hoá đơn của chủ hộ sản xuất, kinh doanh (theo mẫu đính kèm).

b- Xuất trình chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người trực tiếp mua hoá đơn.

c- Giấy phép đăng ký kinh doanh kèm theo bản Photocopy.

d- Giấy chứng nhận đăng ký thuế kèm theo bản Photocopy.

đ- Sơ đồ các địa điểm sản xuất, kinh doanh; văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố (đối với thành phố, thị xã) và thôn, xã... (đối với nông thôn) để có căn cứ theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải gửi cho cơ quan thuế sơ đồ địa điểm mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà, có xác nhận của UBND phường, xã, thị trấn để đối chiếu.

Cơ quan thuế sau khi nhận hồ sơ mua hoá đơn lần đầu của tổ chức, cá nhân, trong vòng 05 ngày (ngày làm việc) phải có trách nhiệm kiểm tra sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân để thực hiện bán hoá đơn theo quy định; số lượng bán hoá đơn mua lần đầu không quá 02 quyển. Nội dung kiểm tra theo quy định tại tiết a khoản này của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh theo một số nội dung kê khai về nhân thân tại công văn, đơn đề nghị mua hoá đơn và tiết đ khoản này.

Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế, đội trưởng Đội thuế các địa phương phải có trách nhiệm chỉ đạo cán bộ thuế tại địa phương kiểm tra và trả lời các nội dung theo yêu cầu của cơ quan thuế địa phương khác trong thời gian không quá 03 ngày để phục vụ cho việc bán hoá đơn được chính xác, kịp thời.

Cơ quan thuế quản lý mở sổ theo dõi tổ chức, cá nhân mua hoá đơn và cấp cho đơn vị 1 sổ ST-22/HĐ (theo mẫu đính kèm).

1.2- Thủ tục mua hóa đơn các lần tiếp sau:

a- Giấy giới thiệu kèm theo công văn đề nghị được mua hoá đơn do người đứng đầu tổ chức ký hoặc đơn đề nghị được mua hoá đơn của chủ hộ sản xuất, kinh doanh (theo mẫu đính kèm).

b- Xuất trình Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người trực tiếp mua hoá đơn.

c- Sổ mua hoá đơn do cơ quan thuế cấp.

d- Bảng kê hoá đơn hàng hoá, dịch vụ bán ra theo mẫu số: 02/GTGT (kể cả tổ chức, cá nhân tính thuế theo phương pháp trực tiếp) có xác nhận đã kê khai thuế của cơ quan thuế quản lý. Trường hợp thời điểm mua hoá đơn không trùng với thời điểm kê khai nộp thuế thì tổ chức, cá nhân tự kê khai số lượng hoá đơn đã sử dụng theo mẫu số: 02/GTGT và tự chịu trách nhiệm về nội dung kê khai của mình. Căn cứ bảng kê, số lượng hoá đơn đã sử dụng, đã kê khai thuế, cơ quan thuế xác định số lượng hoá đơn cần bán cho tổ chức, cá nhân lần tiếp sau cho phù hợp.

Riêng đối với chủ hộ sản xuất, kinh doanh phải trực tiếp mua hoá đơn lần đầu và các lần tiếp theo. Trường hợp chủ hộ sản xuất, kinh doanh không trực tiếp mua hoá đơn được phải có giấy uỷ quyền có xác nhận cơ quan địa phương nơi chủ hộ kinh doanh.

2- Thủ tục đăng ký sử dụng hoá đơn tự in.

2.1- Thủ tục đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Đối với Tổng công ty, tập đoàn, liên hiệp có nhiều Công ty, xí nghiệp, đơn vị, chi nhánh đóng ở nhiều tỉnh, thành phố trực thuộc TW thì đăng ký sử dụng hoá đơn tự in với Tổng cục Thuế, đối với các tổ chức, cá nhân khác đăng ký tại các Cục Thuế tỉnh, thành phố trực thuộc TW (theo mẫu đính kèm).

Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in theo quy định sau:

a- Công văn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (đối với tổ chức sản xuất, kinh doanh) hoặc đơn đăng ký sử dụng hoá đơn tự in (đối với hộ sản xuất, kinh doanh) - theo mẫu đính kèm.

b- Mẫu hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự thiết kế, mẫu hoá đơn phải có các chỉ tiêu như: Tên tổ chức, cá nhân; địa chỉ, mã số thuế, ký hiệu, số hoá đơn; tên, địa chỉ, mã số thuế của đơn vị mua hàng; tên hàng hoá, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, tiền hàng; thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT (nếu có), tổng cộng tiền thanh toán, in theo văn bản số:... ngày... tháng... năm... của cơ quan thuế và tên nhà in hoá đơn. Những nội dung đặc thù, biểu tượng của đơn vị có thể được đưa vào mẫu hoá đơn. Nếu tổ chức, cá nhân cần sử dụng hoá đơn song ngữ thì in tiếng Việt trước, tiếng nước ngoài sau.

c- Sơ đồ địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch do tổ chức, cá nhân tự vẽ có xác nhận và cam kết của người đứng đầu tổ chức, cá nhân về: Địa chỉ, số nhà, đường phố (đối với thành phố, thị xã), địa điểm thôn, xã... (đối với  nông thôn) để theo dõi giao dịch, quản lý. Khi thay đổi địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch, trong vòng 10 ngày, tổ chức, cá nhân phải lập lại sơ đồ mới. Nếu tổ chức, cá nhân thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh, văn phòng giao dịch thì phải xuất trình hợp đồng thuê nhà, có xác nhận của UBND phường, xã, thị trấn (để đối chiếu) và bản Photocopy để cơ quan thuế lưu.

d-  Các bản sao không phải công chứng:

- Giấy phép đăng ký kinh doanh.

- Chứng minh nhân dân (còn trong thời hạn sử dụng theo quy định của pháp luật) của người đứng đầu tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh.

đ- Giấy chứng nhận đăng ký thuế bản chính kèm theo bản Photocopy.

Cơ quan thuế sau khi nhận hồ sơ đăng ký sử dụng hoá đơn tự in của tổ chức, cá nhân, trong vòng 05 ngày (ngày làm việc) phải có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ theo quy định về sự tồn tại thực tế của tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hoá đơn để làm thủ tục chấp thuận việc đăng ký mẫu hoá đơn tự in.

Khi thay đổi mẫu hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải đăng ký lại.

2.2- Đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in.

Hoá đơn do tổ chức, cá nhân tự in phải đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn với cơ quan thuế nơi đăng ký sử dụng hoá đơn gồm: Ký hiệu, số lượng, số hoá đơn (từ số... đến số...). Cơ quan thuế căn cứ vào nhu cầu sử dụng hoá đơn và việc chấp hành quy định về quản lý, sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân mà quy định số lượng hoá đơn tự in được đăng ký lưu hành sử dụng theo từng kỳ từ 1 tháng đến 3 tháng. Trước khi in hoá đơn đợt mới phải báo cáo việc sử dụng hoá đơn in đợt cũ và đăng ký in mới với cơ quan thuế về ký hiệu, số lượng, số thứ tự hoá đơn.

Cơ quan thuế quản lý mở sổ theo dõi tổ chức, cá nhân đăng ký lưu hành mẫu hoá đơn tự in và cấp cho đơn vị 1 sổ ST-25/HĐ (theo mẫu đính kèm).

VI. SỬ DỤNG HOÁ ĐƠN

1- Đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn.

1.1- Tổ chức, cá nhân khi bán, trao đổi hàng hoá, dịch vụ phải lập hoá đơn theo quy định và giao cho khách hàng.

1.2- Thời điểm lập hoá đơn: Hoá đơn phải được lập ngay khi cung cấp hàng hoá, dịch vụ và các khoản thu tiền phát sinh theo quy định. Khi lập hoá đơn, bên bán phải phản ảnh đầy đủ các nội dung, chỉ tiêu in sẵn trên mẫu hoá đơn, gạch chéo phần bỏ trống (nếu có) từ trái qua phải. Việc lập hoá đơn có thể viết bằng tay, đánh máy 1 lần in sang các liên có nội dung như nhau. Trường hợp viết sai cần hủy bỏ hoá đơn thì gạch chéo để huỷ bỏ và không được xé rời khỏi quyển hoá đơn và phải lưu đầy đủ các liên của số hoá đơn.

Trường hợp mẫu hoá đơn có chỉ tiêu thủ trưởng đơn vị ký duyệt thì không nhất thiết thủ trưởng đơn vị phải ký duyệt mà có thể uỷ quyền cho người bán hàng ký, ghi rõ họ, tên khi lập và giao hoá đơn cho khách hàng. Việc uỷ quyền người ký duyệt hoá đơn bán hàng phải có quyết định của thủ trưởng đơn vị và hoá đơn này phải được đóng dấu của tổ chức, cá nhân vào góc trên, bên trái của liên 2 hoá đơn.

1.3- Hoá đơn phải sử dụng theo thứ tự, từ số nhỏ đến số lớn, không được dùng cách số.

1.4- Các trường hợp bán hàng hóa, dịch vụ sau đây không bắt buộc phải lập hoá đơn:

a- Trường hợp bán lẻ hàng hoá, cung ứng dịch vụ cho người tiêu dùng có giá trị dưới 100.000 đồng mỗi lần thu tiền nếu người mua không yêu cầu lập và giao hoá đơn. Nếu người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người bán hàng vẫn phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cho người tiêu dùng có giá trị dưới mức quy định tuy không phải lập hoá đơn nhưng phải lập bảng kê bán lẻ hàng hóa, dịch vụ theo quy định.

b- Đối với tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh kê khai nộp thuế, các đơn vị thụ hưởng tiền từ Ngân sách Nhà nước, các đơn vị thực hiện dự án và các khoản chi khác, cần phải hạch toán kế toán thì khi mua hàng hoá có giá trị dưới mức quy định không bắt buộc phải lập hoá đơn vẫn phải yêu cầu người bán lập và giao hoá đơn theo đúng quy định để làm cơ sở kê khai tính thuế, thanh toán tiền theo quy định.

1.5- Tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn khi sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngừng hoạt động, phải báo cáo thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn và nộp lại toàn bộ số hoá đơn chưa sử dụng cho cơ quan thuế nơi cung cấp hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn trong thời hạn chậm nhất là 5 ngày làm việc, kể từ khi có quyết định sáp nhập, hợp nhất, giải thể, chuyển đổi hình thức sở hữu, phá sản, ngưng hoạt động.

1.6- Đối tượng sử dụng hoá đơn:

a- Đối với hoá đơn Giá trị gia tăng gồm:

- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

- Tổ chức, cá nhân làm đại lý bán đúng giá hàng hoá chịu thuế GTGT áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ.

b- Đối với hoá đơn bán hàng thông thường gồm:

- Tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

- Tổ chức, cá nhân làm đại lý bán đúng giá hàng hoá chịu thuế tiêu thụ đặc biệt.

- Tổ chức, cá nhân làm đại lý bán đúng giá hàng hoá chịu thuế GTGT áp dụng tính thuế Giá trị gia tăng theo phương pháp trực tiếp.

- Các hộ sản xuất, kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp, ấn định ổn định 6 tháng, cả năm, các hoạt động kinh doanh không thường xuyên được sử dụng hoá đơn lẻ do cơ quan thuế lập. Việc lập hoá đơn lẻ được quy định tại khoản 1.8 điểm này.

c- Tổ chức, cá nhân hoạt động thu mua hàng hoá nông, lâm, thuỷ sản chưa qua chế biến được sử dụng hoá đơn thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản.

1.7- Hóa đơn được dùng để khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, tính chi phí hợp lý, thanh toán tiền phải là:

a- Hoá đơn mua hàng hoá, dịch vụ.

- Hóa đơn mua hàng hoá, dịch vụ bản gốc, liên 2 (liên giao khách hàng).

- Hóa đơn ghi đầy đủ các chỉ tiêu, nội dung theo quy định và phải nguyên vẹn.

- Số liệu, chữ viết, đánh máy hoặc in trên hóa đơn phải rõ ràng, đầy đủ, chính xác theo đúng quy định, không bị tẩy xóa, sửa chữa.

b- Các trường hợp khác:

- Tổ chức, cá nhân mua hàng làm mất hoá đơn mua hàng bản gốc (liên 2) do hoàn cảnh khách quan như: Thiên tai, hoả hoạn, bị mất cắp; khi xẩy ra mất hoá đơn trong các trường hợp nêu trên, tổ chức, cá nhân phải khai báo, lập biên bản về số hoá đơn bị mất, lý do mất có xác nhận của cơ quan thuế đối với trường hợp thiên tai, hoả hoạn, xác nhận của cơ quan công an địa phương đối với trường hợp bị mất cắp. Hồ sơ liên quan đến hành vi làm mất hoá đơn gồm:

+ Công văn, đơn của tổ chức, cá nhân về việc làm mất hoá đơn.

+ Biên bản mất hoá đơn mua hàng.

+ Bản sao hoá đơn mua hàng (liên 1) có xác nhận ký tên, đóng dấu (nếu có) của bên bán hàng.

Khi tiếp nhận hồ sơ mất hoá đơn mua hàng, cơ quan thuế phải thực hiện thông báo số hoá đơn mua hàng không còn giá trị sử dụng và tiến hành xử phạt vi phạm hành chính đối với tổ chức, cá nhân có hành vi làm mất hoá đơn.

-  Tổ chức, cá nhân mua tài sản thuộc loại phải đăng ký sử dụng (xe ô tô, xe máy...) mà liên 2 của hoá đơn phải lưu tại cơ quan quản lý tài sản (Công an) được thay thế hoá đơn mua hàng gồm các chứng từ sau: Phiếu thu tiền (liên 2, bản gốc) - Mẫu CTT 41, Biên lai trước bạ (bản Photocopy liên 2), hoá đơn (bản Photocopy liên 2) liên quan đến tài sản phải đăng ký.

1.8- Đối với cấp hoá đơn lẻ:

Các trường hợp cấp hoá đơn lẻ (không thu tiền) theo quy định tại khoản 1.2, mục IV, phần B của Thông tư này cho tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn, kể cả trường hợp bán hàng của hộ sản xuất, kinh doanh đã nộp thuế ấn định cần sử dụng hoá đơn thì đều phải có đơn đề nghị sử dụng hoá đơn lẻ; loại hoá đơn cấp lẻ là: Hoá đơn bán hàng thông thường. Căn cứ đề nghị của tổ chức, cá nhân, cơ quan thuế phải tổ chức kiểm tra thực tế số hàng hoá, dịch vụ để cấp hoá đơn và thu thuế GTGT, thuế TNDN theo mức ấn định trên từng số hoá đơn. Hoá đơn được lập tại cơ quan thuế, liên 1, 2: Giao cho người được cấp hoá đơn; liên 3: Lưu tại cơ quan thuế. Hoá đơn cấp lẻ phải được đóng dấu của cơ quan thuế nơi lập hoá đơn vào phía trên bên trái của từng liên hoá đơn. Cơ quan Thuế phải mở sổ theo dõi riêng các tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn lẻ như một tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn.

1.9- Đối với các hoạt động bán đấu giá tài sản: Hội đồng giải thể doanh nghiệp, phá sản, cơ quan thi hành án được sử dụng hoá đơn để bán tài sản, hàng hoá thu tiền. Căn cứ công văn đề nghị, cơ quan thuế bán hóa đơn cho các tổ chức  bán tài sản, hàng hoá sử dụng. Số hoá đơn sử dụng được đóng dấu của tổ chức bán hàng vào phía trên bên trái hoá đơn và thực hiện thanh, quyết toán số hoá đơn theo quy định với cơ quan thuế nơi bán hoá đơn.

1.10- Trường hợp lập lại hoá đơn:

Trường hợp mua, bán hàng hoá, khi người bán hàng đã xuất hoá đơn, người mua đã nhận hàng nhưng do hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng phải trả lại toàn bộ hay một phần hàng hoá, khi xuất hàng trả lại cho người bán, tổ chức, cá nhân mua hàng phải lập hoá đơn theo đúng quy định nhưng hoá đơn ghi rõ hàng hoá trả lại người bán, số tiền hàng, tiền thuế GTGT kèm theo Phiếu nhập kho, xuất kho (nếu có) làm căn cứ để bên bán, bên mua điều chỉnh tiền hàng, số thuế GTGT khi kê khai thuế.

Những trường hợp hoá đơn đã được xé rời khỏi quyển, sau đó phát hiện sai phải huỷ bỏ thì tổ chức, cá nhân phải lập biên bản có chữ ký xác nhận của bên mua hàng, bên bán hàng, nếu là tổ chức phải có ký xác nhận (đóng dấu) của người đứng đầu tổ chức; bên mua hàng, bên bán hàng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hoá đơn huỷ bỏ.

1.11- Tổ chức, cá nhân mua hàng hoá, dịch vụ:

Tổ chức, cá nhân khi mua, trao đổi  hàng hoá, dịch vụ có quyền và trách nhiệm yêu cầu người bán hàng lập, giao liên 2 hoá đơn để sử dụng theo nhu cầu thực tế của người mua hàng.

Đối với tổ chức, cá nhân sản xuất, kinh doanh kê khai nộp thuế, đơn vị thụ hưởng tiền từ Ngân sách Nhà nước, đơn vị thực hiện dự án khi mua hàng (kể cả trường hợp mua hàng hoá có giá trị dưới mức quy định không phải lập hoá đơn), người mua hàng phải nhận hoá đơn và kiểm tra nội dung ghi trên hoá đơn, ký, ghi rõ họ, tên người mua hàng, từ chối không nhận hoá đơn ghi sai các chỉ tiêu, ghi chênh lệch giá trị với thực tế số tiền thanh toán.

Riêng đối với việc mua hàng không trực tiếp như: Mua hàng qua điện thoại, FAX thì bên mua hàng không phải ký trên hoá đơn nhưng ghi rõ là hàng mua qua điện thoại, FAX...

Đối với người tiêu dùng có hoá đơn mua hàng, kể cả hoá đơn thu mua hàng nông, lâm, thủy sản phải lưu giữ để được hưởng các quyền lợi theo quy định như: Bảo hành sản phẩm, xác nhận tài sản hợp pháp, đăng ký sở hữu tài sản, dự bốc thăm hoá đơn trúng thưởng, kê khai chi phí khi tính thuế...

2- Đối với việc sử dụng hoá đơn thu mua hàng nông, lâm, thuỷ sản thực hiện theo quy định tại Điều 10 Nghị định số 89/2002/NĐ-CP .

VII. QUẢN LÝ HÓA ĐƠN

1- Đối với cơ quan thuế.

1.1- Cơ quan thuế các cấp phải thực hiện việc quản lý, sử dụng hoá đơn thống nhất, mở sổ theo dõi nhập, xuất, bán hoá đơn, đăng ký sử dụng hoá đơn, theo dõi báo cáo sử dụng hoá đơn, thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn theo đúng quy định:

- Mở sổ theo dõi nhập, xuất hoá đơn tại cơ quan thuế.

- Theo dõi các tổ chức, cá nhân đăng ký sử dụng hoá đơn tự in theo mẫu sổ ST-25/HĐ, mẫu ST-27/HĐ (theo mẫu đính kèm).

- Lập báo cáo, tổng hợp Báo cáo hàng quý gửi cơ quan thuế cấp trên theo mẫu BC-27/HĐ, BC-20/HĐ, BC-24/HĐ (theo mẫu đính kèm).

- Mở sổ theo dõi tổ chức, cá nhân mua hoá đơn (theo mẫu đính kèm).

- Mở sổ theo dõi mất hoá đơn và xử lý mất hoá đơn (theo mẫu đính kèm).

- Mở sổ theo dõi việc xác minh hoá đơn.

- Mở sổ theo dõi việc sử dụng hoá đơn giả, hoá đơn không đúng quy định.

- Mở sổ theo dõi hoá đơn của các doanh nghiệp bỏ trốn.

1.2- Hoá đơn phải có kho để bảo quản an toàn tránh mối, mọt; phải có thủ kho và phải mở sổ, quản lý theo dõi đúng quy định, thực hiện bảo quản, quản lý hoá đơn không được để hư hỏng, mất hoá đơn.

1.3- Thực hiện thông báo mất hoá đơn, từ chối bán hoá đơn; đình chỉ sử dụng hoá đơn; thu hồi hoá đơn của tổ chức, cá nhân không sử dụng do: Sáp nhập, giải thể, ngừng hoạt động, đổi mẫu hoá đơn, hoá đơn thông báo mất nhưng đã tìm thấy, hoá đơn in trùng ký hiệu, in trùng số hoá đơn, rách nát không sử dụng được. Khi thu hồi hoá đơn phải lập bảng kê chi tiết của từng tổ chức, cá nhân: Ký hiệu, mẫu số, số lượng, số thứ tự hoá đơn.

1.4- Thực hiện thanh hủy hoá đơn không còn giá trị sử dụng (kể cả các loại hoá đơn bị mất đã thu hồi lại được). Lập bảng kê hoá đơn thanh hủy và phải được chấp thuận bằng văn bản của Tổng cục Thuế. Việc thanh huỷ hoá đơn không còn giá trị sử dụng phải thành lập Hội đồng thanh hủy bao gồm: Đại diện Sở Tài chính, Lãnh đạo Cục thuế, đại diện phòng Thanh tra xử lý tố tụng về thuế, phòng Quản lý ấn chỉ, Phòng kế hoạch tổng hợp, kế toán ấn chỉ, thủ kho ấn chỉ.

1.5- Cơ quan quản lý hoá đơn phải thường xuyên có kế hoạch cụ thể để kiểm tra tình hình sử dụng, quản lý hoá đơn của tổ chức, cá nhân nhận in, đặt in, phát hành, sử dụng hoá đơn và xử lý vi phạm (nếu có).

1.6- Tổ chức công tác xác minh hoá đơn.

Cơ quan quản lý hoá đơn các cấp có trách nhiệm tổ chức công tác xác minh hoá đơn. Việc xác minh hoá đơn của các cơ quan, các ngành, các đoàn thể và cơ quan thuế các cấp phải căn cứ vào công văn đề nghị xác minh kèm theo bản sao hoá đơn. Các trường hợp trả lời xác minh phải bằng văn bản trong thời hạn 15 ngày kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh. Tổ chức, cá nhân được yêu cầu xác minh phải có trách nhiệm thông báo kết quả xác minh cho cơ quan yêu cầu xác minh và chịu trách nhiệm về kết quả xác minh.

1.7- Theo dõi xử lý mất hoá đơn.

Khi nhận được báo cáo của tổ chức, cá nhân làm mất hóa đơn, cơ quan thuế phải thực hiện thông báo theo mẫu BC-23/HĐ (mẫu đính kèm) cho Tổng cục Thuế, Cục Thuế các tỉnh, thành phố trực thuộc TW, đồng thời phải cập nhật vào mạng thông tin máy tính trong toàn quốc để truy tìm hoá đơn mất.

Cơ quan thuế các cấp phải lập biên bản vi phạm về hành vi làm mất hoá đơn và tiến hành xử phạt trong vòng 10 ngày làm việc, kể từ khi ra thông báo mất hoá đơn. Việc xử phạt phải có quyết định xử lý theo đúng thẩm quyền của Cục trưởng Cục Thuế, Chi cục trưởng Chi cục Thuế. Quyết định xử phạt phải gửi về cơ quan Thuế cấp trên (đối với trường hợp do Chi cục Thuế xử lý thì phải báo cáo Tổng cục Thuế và Cục Thuế). Hàng tháng Chi cục Thuế phải tổng hợp báo cáo Cục Thuế về xử lý mất hoá đơn vào ngày 10 tháng sau. Hàng quý Cục Thuế phải tổng hợp chung báo cáo Tổng cục Thuế vào ngày 15 tháng đầu quý sau (theo mẫu đính kèm).

1.8- Quản lý tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in.

Cơ quan Thuế các cấp phải thực hiện theo dõi quản lý tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn tự in:

a- Lưu giữ hồ sơ: Hồ sơ của các tổ chức, cá nhân đăng ký tự in hoá đơn phải được lưu giữ theo từng đơn vị về: Công văn chấp thuận việc đăng ký sử dụng hoá đơn của cơ quan thuế, mẫu hoá đơn được duyệt và mẫu hoá đơn đã đăng ký sử dụng (mẫu Photocopy). Việc mở sổ theo dõi quản lý, lập báo cáo đều phải thực hiện bằng máy vi tính.

b- Thực hiện huỷ bỏ hiệu lực việc chấp thuận sử dụng hoá đơn tự in khi phát hiện tổ chức, cá nhân đưa hoá đơn ra sử dụng nhưng không thông báo phát hành mẫu hoá đơn, không đăng ký lưu hành sử dụng hoá đơn. Hoá đơn in trùng số, trùng ký hiệu.

1.9- Quản lý việc nhận in hoá đơn.

Cơ quan Thuế theo dõi, quản lý các Nhà in in hoá đơn cho tổ chức, cá nhân tự in, có kế hoạch kiểm tra, phát hiện, ngăn chặn các hành vi vi phạm về đặt in, nhận in hoá đơn.

2- Đối với tổ chức, cá nhân sử dụng hoá đơn.

2.1- Tổ chức, cá nhân hoạt động sản xuất, kinh doanh hàng hoá, dịch vụ phải sử dụng hoá đơn theo đúng quy định, nghiêm cấm việc mua, bán, cho, sử dụng hoá đơn của tổ chức, cá nhân khác; không được ghi khống hoá đơn để kê khai khấu trừ thuế GTGT, hoàn thuế GTGT, chi phí hợp lý, thanh toán tiền, thanh quyết toán tài chính và sử dụng hoá đơn vào các mục đích khác. Nếu các hành vi vi phạm xảy ra trong đơn vị thì người đứng đầu tổ chức phải chịu trách nhiệm liên đới về số hoá đơn vi phạm đã được ký duyệt.

2.2- Thực hiện mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý và phương tiện bảo quản, lưu giữ hoá đơn theo quy định của pháp luật cụ thể như sau:

a- Hàng tháng thực hiện báo cáo tình hình sử dụng hoá đơn mẫu BC-26/HĐ (theo mẫu đính kèm), chậm nhất vào ngày 10 của đầu tháng sau. Riêng một số ngành đặc thù có thể báo cáo sử dụng hoá đơn hàng quý nhưng phải được sự chấp thuận của Tổng cục Thuế.

b- Báo cáo thanh, quyết toán sử dụng hoá đơn hàng năm (theo mẫu đính kèm) gửi cơ quan thuế trực tiếp quản lý trước ngày 25 tháng 02 năm sau.

2.3- Tổ chức, cá nhân làm mất hoá đơn phải báo cáo ngay bằng văn bản với cơ quan thuế nơi cung cấp hoặc đăng ký sử dụng hoá đơn mẫu BC-21/HĐ (theo mẫu đính kèm). Trường hợp hoá đơn đã thông báo mất nhưng tìm thấy được thì tổ chức, cá nhân phải thực hiện nộp lại cho cơ quan thuế nơi mua hoặc nơi đăng ký sử dụng hoá đơn.

2.4- Hóa đơn chưa sử dụng hoặc đã sử dụng phải được bảo quản, lưu giữ theo quy định của pháp luật về Thuế và pháp luật về Kế toán - thống kê. Hóa đơn phải được bảo quản an toàn không để mất mát, hư hỏng. Mọi trường hợp để mất hoá đơn, tổ chức, cá nhân phải có trách nhiệm báo cáo ngay với cơ quan thuế nơi trực tiếp quản lý để có biện pháp xử lý theo quy định. Tổ chức, cá nhân sử dụng hóa đơn phải xuất trình hóa đơn chưa sử dụng, đang sử dụng, đã sử dụng cho cơ quan thuế và các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền khi kiểm tra.

2.5- Tổ chức sử dụng hoá đơn phải thường xuyên kiểm tra các cá nhân được giao lập hoá đơn khi bán hàng của đơn vị để theo dõi, chấn chỉnh, ngăn chặn kịp thời những hành vi vi phạm quy định về sử dụng hoá đơn; những cá nhân có hành vi vi phạm về sử dụng hoá đơn thì phải chuyển công việc khác. Người đứng đầu tổ chức phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hoá đơn đã mua, đã đăng ký sử dụng, đã sử dụng, đã kê khai thuế, đã thanh, quyết toán.

C- XỬ LÝ VI PHẠM HÀNH CHÍNH

1- Những trường hợp vi phạm các quy định tại Điều 12, 13, 14, 15, 16 của Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ, cơ quan thuế và cơ quan thanh tra chuyên ngành tài chính phải lập biên bản vi phạm hành chính theo đúng quy định và xử lý theo đúng thẩm quyền đã được quy định tại Điều 36, 38 của Pháp lệnh xử phạt hành chính số 44/2002/PL-UBTVQH10 ngày 02/7/2002.

2- Các biện pháp khắc phục hậu quả về thuế.

Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm quy định tại Điều 12, 13, 14, 15, 16 của Nghị định số 89/2002/NĐ-CP ngày 07/11/2002 của Chính phủ, ngoài việc bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại các Điều trên nếu làm thất thoát tiền thuế của Ngân sách Nhà nước thì:

2.1- Bị truy thu đủ số thuế trốn.

2.2- Bị xử phạt về thuế theo quy định tại các Luật thuế. Trường hợp vi phạm nghiêm trọng thì bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

3- Các biện pháp khắc phục khác.

3.1- Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm  quy định tại điểm 1, 2 nêu trên thì các hoá đơn vi phạm đó không được kê khai để tính khấu trừ thuế GTGT hoặc hoàn thuế GTGT, không được tính vào chi phí hợp lý. Trường hợp đã thanh toán thì buộc tổ chức, cá nhân phải hoàn trả toàn bộ số tiền đã thanh toán, đã khấu trừ, đã hoàn, đã tính vào chi phí; đối với các đơn vị thụ hưởng kinh phí từ NSNN thì không được quyết toán chi ngân sách, đơn vị thực hiện dự án thì không được thanh, quyết toán chi; đối với các chủ đầu tư thì không được tính quyết toán giá trị công trình xây dựng cơ bản hoàn thành.

Trường hợp phát hiện có sự khác nhau về số lượng, giá trị giữa các liên của hoá đơn thì bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định, truy thu số thuế chênh lệch giữa các liên đó và được phép lập lại hoá đơn kèm theo biên bản xử phạt vi phạm hành chính.

Đối với tổ chức, cá nhân đã mua hoá đơn nhưng sử dụng bất hợp pháp (bỏ trốn) thì hoá đơn đó không được chấp nhận kê khai để tính khấu trừ thuế GTGT hoặc hoàn thuế GTGT và không được tính vào chi phí hợp lý.

3.2- Trường hợp từ chối bán hoá đơn, tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn.

a- Cơ quan thuế các cấp có quyền từ chối việc bán hoá đơn đối với tổ chức, cá nhân mua hoá đơn trong các trường hợp như sau:

- Không đảm bảo đủ thủ tục quy định tại mục V phần B Thông tư này.

- Không kê khai thuế hoặc có kê khai thuế nhưng không có doanh thu tính thuế sau 01 tháng mua hoá đơn.

- Không thực hiện báo cáo sử dụng hoá đơn theo quy định.

b- Cơ quan thuế các cấp có quyền tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn đối với tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm:

- Đình chỉ ngay đối với tổ chức, cá nhân có hành vi bán hoá đơn khống (hoá đơn trắng) và lập hoá đơn khống.

- Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm dưới đây, đã bị cơ quan thuế xử lý nhưng vẫn tiếp tục vi phạm như:

+ Tẩy xoá hoá đơn, ghi hoá đơn có số lượng, giá trị hàng hoá, dịch vụ không thống nhất giữa các liên hoá đơn.

+ Cơ sở kinh doanh mất hoá đơn nhưng không khai báo kịp thời theo quy định hiện hành với cơ quan thuế.

+ Không thực hiện các quyết định xử phạt vi phạm hành chính về hoá đơn và thuế của cơ quan có thẩm quyền.

Trường hợp tổ chức, cá nhân đã khắc phục các hành vi vi phạm nêu trên thì tiếp tục được cơ quan thuế xem xét để bán hoá đơn; thời hạn tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn tối đa không quá 3 tháng (90 ngày), kể từ khi có quyết định tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn của cơ quan thuế. Nếu các hành vi vi phạm được khắc phục sớm hơn 3 tháng thì cơ quan thuế có biên bản để chấm dứt hiệu lực tạm đình chỉ sử dụng hoá đơn. Trường hợp quá thời hạn 3 tháng mà các hành vi vi phạm chưa được khắc phục thì cơ quan thuế có thể kiến nghị với cơ quan cấp giấy phép kinh doanh đình chỉ rút giấy phép đăng ký kinh doanh của tổ chức, cá nhân vi phạm.

3.3- Cơ quan thuế có quyền thu hồi: Hoá đơn hết hạn sử dụng, hoá đơn đổi mẫu, hoá đơn đã thông báo mất nhưng tìm lại được; hoá đơn in trùng ký hiệu, trùng số; hoá đơn rách, nát, hoá đơn sử dụng không đúng quy định; số tiền thu được do bán hoá đơn trái quy định tại Thông tư này.

4- Nguyên tắc, thủ tục xử lý vi phạm, các tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng,  cưỡng chế và thời hiệu thi hành quyết định xử phạt.

Nguyên tắc xử lý vi phạm, thủ tục xử phạt, các tình tiết giảm nhẹ, tình tiết tăng nặng đối với hành vi vi phạm, thời hiệu xử phạt được thực hiện theo quy định tại Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính.

Tổ chức, cá nhân bị xử phạt vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn phải thi hành quyết định trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày cơ quan có thẩm quyền ra quyết định xử phạt; trường hợp cố tình không chấp hành quyết định xử phạt vi phạm thì tổ chức, cá nhân đó bị cưỡng chế chấp hành theo quy định của pháp luật.

5- Thẩm quyền xử lý vi phạm.

Cơ quan thuế, cơ quan thanh tra chuyên ngành tài chính có thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn; thẩm quyền xử lý các hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn được thực hiện theo quy định tại Điều 36, Điều 38 Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính.

6- Xác định thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn.

6.1- Nguyên tắc xác định thẩm quyền xử lý vi phạm hành chính về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn tại Thông tư này thực hiện theo quy định tại Điều 42 Pháp lệnh xử lý vi phạm hành chính.

Trong quá trình kiểm tra, thanh tra, cơ quan thanh tra chuyên ngành tài chính phát hiện các tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn dẫn đến khai man, trốn thuế thì sau khi xử lý vi phạm hành chính phải chuyển hồ sơ cho cơ quan thuế để xử lý theo các mức xử phạt đối với hành vi khai man, trốn thuế.

6.2- Các hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn dẫn đến trốn thuế, nếu đến mức theo quy định của pháp luật phải truy cứu trách nhiệm hình sự thì cơ quan kiểm tra, thanh tra chuyên ngành phải lập hồ sơ chuyển cho cơ quan có thẩm quyền để truy cứu trách nhiệm hình sự.

6.3- Cơ quan tiến hành tố tụng có trách nhiệm thông báo kết quả xử lý đối với các hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn cho cơ quan đã đề nghị truy cứu trách nhiệm  hình sự.

D- KHIẾU NẠI, TỐ CÁO VÀ KHEN THƯỞNG

Khiếu nại và giải quyết khiếu nại, tố cáo đối với hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn quy định tại Thông tư này thực hiện theo quy định của pháp luật về  khiếu nại, tố cáo.

Tổ chức, cá nhân có công phát hiện, tố giác, kiểm tra, xử lý các hành vi vi phạm về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn được khen thưởng theo quy định của Chính phủ.

Đ- ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế Chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng ban hành kèm theo Quyết định số: 885/1998/QĐ-BTC ngày 16/7/1998, Quyết định số: 31/2001/QĐ-BTC ngày 13/4/2001 và Quyết định số: 110 /2002/QĐ-BTC ngày 18/9/2002 về việc sửa đổi, bổ sung Chế độ phát hành, quản lý, sử dụng hoá đơn bán hàng của Bộ trưởng Bộ Tài chính và các quy định khác về in, phát hành, sử dụng, quản lý hoá đơn trái với quy định tại Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, đề nghị các tổ chức, cá nhân phản ánh về Bộ Tài chính để giải quyết kịp thời.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG Trương Chí Trung

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ------------
No: 120/2002/TT-BTC	Hanoi, December 30, 2002

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT’S DECREE No. 89/2002/ND-CP OF NOVEMBER 7, 2002 ON THE PRINTING, ISSUANCE, USE AND MANAGEMENT OF INVOICES

Pursuant to the Government’s Decree No. 89/2002/ND-CP of November 7, 2002 on the printing, issuance, use and management of invoices, the Ministry of Finance hereby guides in detail the implementation thereof as follows:

A. GENERAL PROVISIONS

I. SUBJECTS AND SCOPE OF APPLICATION

The subjects and scope of application of the printing, issuance, use and management of invoices include:

1. Organizations and individuals selling and/or exchanging goods and services.

2. Organizations and individuals buying and/or exchanging goods and services.

...

...

...

4. Organizations and individuals buying and selling unprocessed agricultural, forestry and/or aquatic products.

5. For organizations and individuals not engaged in business activities, when liquidating and/or selling properties belonging to the State budget or selling goods confiscated into State funds, they shall comply with separate regulations of the Ministry of Finance.

II. TYPES, FORMS AND CONTENTS OF INVOICES

1. Invoice types prescribed in this Circular include:

- The value-added invoice.

- The common sales invoice.

- The financial-leasing invoice.

- The purchase invoice.

- The retail invoice (used for cash registers).

...

...

...

2. Forms of invoices:

The forms of invoices must be suitable to activities of goods production and business as well as service provision and presented in either of the followings:

- Invoices printed in set forms: invoices issued by the Ministry of Finance for sale to organizations and individuals for use; invoices printed by organizations and individuals themselves according to regulations.

- Assorted stamps, tickets and cards pre-printed with par values.

3. Legally valid invoices must fully contain the following details: Full names; addresses; tax code (if any), payment accounts (if any) of buyer and seller; name of goods or service, calculation unit, quantity, unit price and money amount of goods; tax rate, VAT amount (if any); total amount payable; signatures of the seller and buyer. Cases where buyers do not sign invoices are prescribed in Clause 1.11, Section VI, Part B of this Circular.

B. PROVISIONS ON THE PRINTING, ISSUANCE, USE AND MANAGEMENT OF INVOICES

I. RESPONSIBILITIES OF INVOICE-PRINTING ORGANIZATIONS AND INDIVIDUALS

1. The Ministry of Finance shall authorize the General Department of Tax to print and issue invoices for sale to invoice-using organizations and individuals according to the provisions of law, and permit organizations and individuals to print by themselves invoices for use, ensuring the management requirements.

Invoices printed and issued by the General Department of Tax shall be sold in order to offset the printing, issuance and management costs. The selling price of invoices shall be uniformly set by the General Department of Tax for nationwide application.

...

...

...

Before printing invoices of a new batch, organizations and individuals must report on the use of invoices of the old batch and register the sign, quantity and serial numbers of invoices and invoice-printing place with the tax offices.

3. Invoices shall be printed and issued as follows:

- Value-added invoices, form 01GTKT (deducted added value).

- Common sales invoices, form 02GTTT (direct added value).

- Delivery-cum-internal transport cards, form 03PXK (Goods delivery cards).

- Cards for delivery of goods for sale agency consignment, form 04HDL (goods consigned to agents).

- Financial-leasing invoices, form 05TTC (Financial leasing).

- Invoices for purchase of agricultural, forestry and/or aquatic commodities, form 06TMH (commodity purchase).

- Retail invoices (used for cash registers), form 07MTT (Cash registers).

...

...

...

For example: AA/2002N, AB/2002B, AA/2002T; AA and AB are signs; 2002 is the invoice-printing year; N and B indicate invoices issued by the Ministry of Finance; T indicates self-printed invoices.

5. Invoices copies:

Each invoice must have at least 3 copies; for cases of using invoices with 2 copies, the approval of the tax office is required; each copy shall be used as follows: copy 1: For archival; copy 2: Handed to the customer; and copy 3: For internal use. For invoices of exported goods or services, their copies 3 shall be archived at the customs offices. For invoices in the forms of stamps, tickets or cards, an appropriate number of copies may be used provided that it is approved by the tax offices.

6. Serial numbers of invoices must be printed with the natural and consecutive number sequence, with each having no more than 7 numerals in one invoice sign.

7. Retail invoices used for cash registers:

Organizations and individuals using cash registers for retailing goods or services at shops, stalls or department stores must use retail invoices (used for cash registers). Retail invoices used for cash registers shall be issued by the Ministry of Finance or registered for self-printing by organizations or individuals with the Tax Departments of the provinces or centrally-run cities. The form of retail invoices printed from cash registers must have such details as: name, address and tax code of the selling unit, quantity, unit price, amount to be paid, VAT rate, and VAT amount. Such an invoice must have at least two copies: copy 1 for archival and copy 2 for handing to customer.

II. RESPONSIBILITIES OF ORGANIZATIONS AND INDIVIDUALS ORDERING THE PRINTING OF INVOICES ALREADY PERMITTED FOR SELF-PRINTING

1. Organizations and individuals that order the printing of assorted invoices already permitted for self-printing must base themselves on the invoice forms already approved and with the certification of the heads of the organizations or individuals thereon. Invoice-printing contracts must be signed with the printing organizations, clearly stating the quantity, sign and serial numbers of invoices to be printed on order. After each printing round or the termination of each printing contract, the contracts between the party ordering the printing and the printing party must be liquidated. It is strictly forbidden to order the printing of invoices outside the signed contracts.

2. Organizations and individuals ordering the printing of invoices may select appropriate and convenient printing houses on the list of printing houses already registered with the General Department of Tax.

...

...

...

1. Invoice-printing organizations must fully meet such conditions as having the printing practice permits issued by the competent agencies, adequate equipment and capability for printing invoices as prescribed by law.

2. If wishing to add more printing houses to the list of those already designated by the General Department of Tax, the provincial/municipal Tax Departments must consider the actual capabilities of such printing houses, so as to guide them to send requesting official dispatches to the General Department of Tax for approval. The procedures for registration with the General Department of Tax for being designated to print invoices include:

- The official request, committing to organize the invoice printing.

- A description of the existing printing equipment and capability.

- The tax registration certificate (a copy)

- The printing business registration certificate (a copy).

When printing invoices, the printing organizations must base themselves on the invoice forms already approved in writing by the Ministry of Finance (the General Department of Tax) to compare them with the invoice forms to be printed on order, which have been already approved by competent authorities. they must print invoices according to the contracts signed with the printing- ordering party, which clearly state the invoice quantity, sign and serial numbers. After finishing the printing of invoices, they must liquidate the contracts, destroy printing plates, zincographs as well as excessively or erroneously printed products. Where invoices are printed in small quantities and their printing plates or zincographs need to be retained for subsequent printing, they must be sealed up and kept at the printing houses.

3. To open books to keep track of the situation of invoice-printing orders, make and send quarterly reports to the tax offices on the quantities of printed invoices of each organization or individual ordering the invoice printing.

IV. ISSUANCE OF INVOICES

...

...

...

1.1. When invoices are put into use, written announcements thereon must be sent to the provincial/municipal Tax Departments, describing the invoice types, the technical design characteristics of the invoice forms and the valid duration of their circulation.

1.2. Invoices shall be sold to organizations and individuals that cannot print invoices by themselves for use. When selling invoices, the tax offices must guide and inspect the organizations and individuals to write or stamp their names, addresses and tax codes on copy 2 of each invoice before they can take them out of the tax offices where invoices are purchased. The sale of loose invoices shall comply with the provisions at Point 1, Clause 1.8, Section VI, Part B of this Circular.

2. For self-printed invoices:

Five days after making registration for the circulation of the forms of self-printed invoices, organizations and individuals must send written notices on such circulation (enclosed with the invoice forms) to the managing tax offices and post up them at their head offices, sale and transaction places. Such a notice must clearly describe the invoice set form, type, presentation, size, pattern, logo, design features of the invoice form and the valid duration of circulation.

When changing the invoice set forms, organizations and individuals must announce publicly the invoice type, sign, serial numbers and the expiry time of their use to the managing tax offices and post up such notices and the forms of expired invoices at their head offices, sale and transaction places, effect the payment, settlement and return the unused quantities of invoices to the managing tax offices.

V. PROCEDURES FOR PURCHASING INVOICES, REGISTERING THE USE OF SELF-PRINTED INVOICES

1. Procedures for purchasing invoices

1.1. Organizations and individuals must fully carry out the following procedures for the first-time purchase of invoices:

a/ The paper of introduction together with the official dispatch applying for purchase of invoices, signed by the head of the organization, or the application for purchase of invoices, made by the head of the production and/or business household (made according to set forms).

...

...

...

c/ The business registration certificate together with a copy thereof.

d/ The tax registration certificate together with a copy thereof.

e/ The chart of production and business locations, transaction offices, drawn by the organization or individual, with the certification and commitments by the head of the organization or the individual, including the addresses, house numbers and streets (for cities and provincial capitals) and villages, communes… (for the countryside), which shall serve as a basis for transaction monitoring and management. Within 10 days after changing their production and/or business locations- or transaction offices, organizations and individuals must send new location charts to the tax offices. If organizations or individuals rent production and/or business locations or transaction offices, they must produce the house-renting contracts, with the certification of the People’s Committees of communes, wards or township for comparison.

Within five working days after receiving the dossiers of application for first-time purchase of invoices from organizations or individuals, the tax offices shall have to check the existence of such organizations or individuals in order to effect the sale of invoices according to regulations; the quantity of invoices sold for the first time must not exceed two books. The to be-checked contents shall be a number of personal details of the heads of the business and/or production organizations or individuals declared in their official dispatches or applications for the purchase of invoices at Item a, and the contents at Item e of this Clause.

The directors of the Tax Departments, the heads of the Tax Sub-Departments, and the leaders of the local tax teams must direct tax officers in the localities to check and reply on the contents as requested by tax offices in other localities within three days in order to ensure the accurate and timely invoice sale.

The managing tax offices shall open books to monitor invoice-purchasing organizations and individuals and grant to each unit one book ST-22/HD.

1.2. Procedures for subsequent purchases of invoices:

a/ The paper of introduction together with the official dispatch applying for the purchase of invoices, signed by the head of the organization, or the application for the purchase of invoices, made by the head of the production and/or business household (made according to set forms).

b/ The production by the person directly purchasing invoice of his/her identity card (still in the law-prescribed use duration).

...

...

...

d/ The list of invoices of sold goods or services, made according to form No. 02/GTGT (applicable also to organizations and individuals calculating tax according to the direct method), with the managing tax office’s certification that tax declaration has been made. Where the time of purchasing invoices does not coincide with the time of tax declaration, organizations and individuals shall declare by themselves the quantities of invoices already used according to form No. 02/GTGT and be responsible for their declared contents. Basing themselves on the lists, quantities of used invoices, and tax declarations, the tax offices shall determine appropriate quantities of invoices to be subsequently sold to organizations and individuals.

The heads of production and/or business households must directly buy invoices for the first and subsequent times. Where they cannot directly purchase invoices, the written authorizations with the certification of the administration of the localities where the heads of the households do business shall be required.

2. Procedures for making registration of the use of self-printed invoices

2.1. Procedures for making registration of forms of self-printed invoices

For corporations, business groups and unions having many companies, enterprises, units and/or branches, based in many provinces and/or centrally-run cities, they shall make registration for the use of self-printed invoices with the General Department of Tax; other organizations and individuals shall make registration at the provincial/municipal Tax Departments.

Organizations and individuals engaged in the goods production and trading and/or the service provision shall make registration of the use of self-printed invoices according to the following provisions:

a/ The official dispatch applying for registration of the use of self-printed invoices (for production and/or business organizations) or the application for registration of the use of self-printed invoices (for production and/or business households), made according to set forms.

b/ The invoice forms shall be designed by organizations and individuals themselves. An invoice form must include such details as name of the organization or individual, address, tax code, sign, serial number of the invoice; name, address and tax code of the goods purchaser, name of goods or service, calculation unit, quantity, unit price and the amount paid for the goods, VAT rate, VAT amount (if any), total sum payable, printed according to document No.: and dated…. of the tax office and the name of the invoice-printing house. The typical contents or logos of the units may be inserted into the invoice forms. If organizations or individuals wish to use bilingual invoices, the details shall be printed in Vietnamese first, then in the foreign language.

c/ The chart of production and business locations, transaction offices, drawn by the organization or individual, with the certification and commitment by the head of the organization or the individual, including the addresses, house numbers and streets (for cities and provincial capitals) and villages, communes… (for the countryside), which shall serve as a basis for monitoring transactions and management Within 10 days after changing their production and/or business locations or transaction offices, organizations and individuals must draw up new charts thereof. If organizations or individuals rent production and/or business locations or transaction offices, they must produce the house-renting contracts, with the certification of the People’s Committees of communes, wards or township (for comparison) together with a copy thereof for archival by the tax offices.

...

...

...

- The business registration certificate.

- The identity card (still in the law-prescribed use duration) of the head of the production and/or business organization or individual.

e/ The original tax registration certificate, together with a copy.

Within five working days after receiving the dossiers of application for registration of the use of self-printed invoices from organizations or individuals, the tax offices shall have to check the existence of organizations or individuals having registered for self-printing of invoices in order to carry out the procedures for approving the registration of self-printed invoice forms.

When changing their invoice forms, organizations and individuals must make re-registration therefor.

2.2. Making registration for circulation of self-printed invoice forms

Organizations and individuals using self-printed invoices must make registration for circulation of their invoice forms with the tax offices where they have registered for the use of invoices, regarding the sign, quantity and serial numbers of invoices (from serial number … to serial number…). The tax offices shall base themselves on the organizations’ or individuals’ demands for invoices and their observance of the regulations on management and use of invoices to prescribe the quantities of self-printed invoices registered for circulation and use in each period of from one to three months. Before printing invoices of a new batch, organizations and individuals must report on the use of invoices printed in the previous batches to, and make registration for the new printing with, the tax offices regarding the sign, quantity and serial numbers of invoices.

The managing tax offices shall open books to monitor organizations and individuals that have made registration for circulation of forms of self-printed invoices and grant each unit one book ST-25/HD.

VI. USE OF INVOICES

...

...

...

1.1. When selling or exchanging goods and/or services, organizations and individuals must make out invoices according to regulations and hand them to customers.

1.2. Time of making out invoices: Invoices must be made out immediately when goods or services are delivered and other receivable amounts arise according to regulations. When making out invoices, the sellers must fully fill in the contents and details pre-printed in the invoice forms, and cross from left to right blank sections (if any). Invoices can be handwritten or typewritten with their copies having the same contents. Where invoices are erroneously inscribed and need to be destroyed, they should be crossed but not torn off from invoice books and all copies thereof must be archived.

Where invoice forms have a section for the unit head’s signature for approval, the unit heads may not necessarily sign for approval but can authorize the sellers to sign and inscribe their full names on invoices and hand them to customers. The authorization of the signing for approval of sales invoices must be decided in writing by the unit heads and copies 2 of these invoices must be affixed with the units’ or individuals’ seals on the upper left corner.

1.3. Invoices must be used according to their serial numbers, from small to big ones, without skipping any number.

1.4. Invoices shall not be required to be made out in the following cases of goods sale and service provision:

a/ Cases of retail of goods or provision of services to consumers, with the value being under VND 100,000 per payment, where buyers do not ask for the making out and handing of invoices. If buyers ask for invoices, the sellers must make out and hand invoices according to regulations. Though retail invoices for values lower than the prescribed level are not required to be handed to consumers, the lists of retailed goods or services must be drawn up according to regulations.

b/ For production and/or business organizations and individuals that make tax payment declaration, units enjoying State budget funding, units implementing projects, involving other expenditures which need to be accounted, when they buy goods valued at below the prescribed level for which invoices are not compulsory, they must still ask the sellers to make out and hand invoices to them according to regulations, which shall serve as a basis for tax declaration and for payment as prescribed.

1.5. When invoice-using organizations and individuals are merged, consolidated, dissolved, transform their ownership form, go bankrupt or cease operation, they must report on the payment and settlement of the use of invoices and return all unused invoices to the tax offices that have supplied invoices or effected the registration of the use of invoices within five working days as from the date of issuance of the decisions on their merger, consolidation, dissolution, ownership transformation, bankruptcy or operation cessation.

1.6. Invoice users:

...

...

...

- Production and/or business organizations and individuals applying the deduction method for VAT calculation.

- Organizations and individuals acting as agents selling VAT-liable goods at right prices and applying the deduction method for VAT calculation.

b/ For common sales invoices, they include:

- Production and/or business organizations and individuals applying the direct method for VAT calculation.

- Organizations and individuals acting as agents selling special consumption tax-liable goods at right prices.

- Organizations and individuals acting as agents selling VAT-liable goods at right prices and applying the direct method for VAT calculation.

- Production and/or business households applying the method of direct payment of tax amounts kept stable for six months or the whole year and engaged in business activities not regularly requiring loose invoices made out by the tax offices. The making out of loose invoices is prescribed in Clause 1.8 of this Section.

c/ Organizations and individuals purchasing unprocessed agricultural, forestry and/or aquatic products may use invoices for purchase of unprocessed agricultural, forestry and/or aquatic products.

1.7. Invoices which can be used for VAT deduction, refunding and calculation of reasonable expenses as well as payments, must be:

...

...

...

- Goods or service purchase invoices: originals, copies 2 (copies handed to customers).

- Invoices must be fully filled in according to regulations and remain untorn.

- Hand-written, typewritten or printed figures and words in invoices must be clear, full and accurate according to regulations, not be erased, deleted nor modified.

b/ Other cases:

- If goods-purchasing organizations or individuals lost original purchase invoices (copies 2) due to objective circumstances such as natural calamities, fires, or theft, they must declare and make reports on the quantities of lost invoices and the reasons for such loss, with the certification by the tax offices in case of natural calamities or fires, or with the certification by the local police in case of theft. Dossiers related to the invoice loss consist of:

+ The organization’s official dispatch or individual’s report on the loss of invoices.

+ The record on the loss of purchase invoices.

+ The copies (copies 1) of purchase invoices, with the certification, signature and stamp (if any) of the selling party.

When receiving the dossiers on loss of purchase invoices, the tax offices must notify the serial numbers of purchase invoices which are no longer valid and impose administrative sanctions on organizations or individuals that have lost invoices.

...

...

...

1.8. Regarding the issuance of loose invoices:

For all cases of issuing loose invoices (without collecting money) under the provisions in Clause 1.2, Section IV, Part B of this Circular, to invoice-using organizations and individuals, including cases of goods sale by production and/or business households which pay fixed tax amounts and need to use invoices, the applications for use of loose invoices must be made. Loosely issued invoices are common sales invoices. On the basis of the applications of organizations and individuals, the tax agencies shall have to check the actual volumes of goods and services so as to issue invoices and collect VAT or enterprise income tax according to the fixed amounts inscribed on each invoice. Invoices shall be made out at the tax offices, with copies 1 and 2 to be handed to the persons who are issued invoices and copies 3 to be archived at the tax offices. Loosely issued invoices must be affixed with the stamps of the tax offices, where invoices are made out, on the upper left corner of each invoice copy. The tax offices must open books to separately monitor loose invoice-using organizations and individuals like other invoice-using organizations and individuals.

1.9. For asset-auctioning activities: The Councils in charge of enterprise dissolution or bankruptcy and the judgment-executing agencies may use invoices for sale of assets or goods. On the basis of their written requests, the tax offices shall sell invoices to the asset- or goods-selling organizations for use. The used invoices shall be affixed with the stamps of the goods-selling organizations on the upper left corner and shall be paid and settled with the tax offices which have sold invoices according to regulations.

1.10. Cases of re-making out invoices:

For cases of goods purchase or sale where the sellers have issued invoices and the purchasers have received the goods but then returned the whole or part of such goods due to their wrong specifications or inferior quality, the goods-purchasing organizations or individuals must make out invoices strictly according to regulations, clearly stating that the goods are returned to the sellers, the sum paid for the goods, VAT amount, enclosed with the storage or delivery cards (if any) for use as a basis for the sellers and purchasers to adjust the amounts and VAT paid for the goods when making tax declaration.

For cases where invoices have been torn off from invoice books but later detected containing errors and need to be destroyed, organizations and individuals must make reports thereon, signed by the goods purchasers and sellers for certification; if they are organizations, the signatures (and stamps) for certification of their heads shall be required; the purchasers and sellers must be accountable before law for the quantities of destroyed invoices.

1.11. Organizations and individuals purchasing goods and services:

When purchasing or exchanging goods or services, organizations and individuals shall have the right as well as the duty to request the sellers to make out invoices and hand copies 2 thereof to them for use according to their actual needs.

When production and/or business organizations and individuals that make declaration for tax payment, units enjoying State budget funding and project-implementing units purchase goods (including goods with the value being below the prescribed level without requiring invoices), they must receive invoices and check their contents, sign and inscribe clearly the purchasers’ full names thereon, or refuse to receive invoices inscribed with wrong details, or with values different from the actually-paid amounts.

...

...

...

For consumers having purchase invoices, including invoices for purchase of agricultural, forestry and/or aquatic products, they must retain such invoices so as to enjoy such prescribed benefits as product warranty, certification of lawful properties, registration of property ownership, participation in prize drawing, declaration of expenses when calculating tax…

2. The use of invoices for purchase of agricultural, forestry and/or aquatic products shall comply with the provisions in Article 10 of Decree No. 89/2002/ND-CP.

VII. MANAGEMENT OF INVOICES

1. For tax offices

1.1. The tax offices of all levels must effect the uniform management and use of invoices, open books to keep track of the receipt, delivery and sale of invoices, the registration of the use of invoices, monitor reports on the use of invoices, payment and settlement of the use of invoices according to the following regulations:

- Opening books to keep track of the receipt and delivery of invoices at the tax offices.

- Monitoring organizations and individuals that have made registration for the use of self-printed invoices according to form ST-25/HD and form ST-27/HD.

- Making reports, synthesizing quarterly reports for sending to the superior tax offices according to forms BC-27/HD, BC-20/HD, and BC-24/HD.

- Opening books to monitor invoice-purchasing organizations and individuals.

...

...

...

- Opening books to monitor the verification of invoices.

- Opening books to monitor the use of fake invoices and wrong invoices.

- Opening books to monitor invoices of fled enterprises.

1.2. Invoices must be kept safely in preservation stores under the care of storekeepers; books must be opened to manage and monitor invoices according to regulations; invoices must be preserved and managed from damage or loss.

1.3. Notification must be made on loss of invoices and refusal to sell invoices, suspension of the use of invoices, withdrawal of invoices from organizations and individuals that no longer use invoices due to merger, dissolution, operation cessation, change of invoice forms, invoices already notified to be lost but later found, invoices with identical signs or serial numbers, useless torn invoices. When withdrawing invoices, detailed lists showing the sign, form, quantity and serial numbers of invoices of each organization or individual must be drawn up

1.4. Invalid invoices must be destroyed (including invoices lost then recovered). Lists of destroyed invoices must be drawn up and approved in writing by the General Department of Tax. Councils for destruction of invalid invoices must be set up, each consisting of a representative of the provincial/municipal Finance Service, a leader of the Tax Department, representatives of the Section of Inspection and Handling of Tax-Related Cases, the Section of Management of Print Forms, the General Planning Section, printed form accountant and print form storekeeper.

1.5. The invoice-managing agencies must work out regular concrete plans on supervising the situation of the use and management of invoices of organizations and individuals that print, order the printing of, issue and use invoices, and handle violations (if any).

1.6. Organizing the verification of invoices

The invoice-managing agencies at all levels shall have to organize the verification of invoices. The verification of invoices of agencies, branches, mass organizations and tax offices at all levels must be based on written requests for verification, enclosed with invoice copies. Replies on verification results must be issued in writing within 15 days after the requests for verification are received. Organizations or individuals requested to verify shall have to notify the verification results to the verification-requesting agencies and be accountable therefor.

...

...

...

Upon receiving reports of organizations or individuals on the loss of invoices, the tax offices must send notices thereon according to form BC-23/HD to the General Department of Tax, the provincial/municipal Tax Departments and update them onto the national computer network so as to search for lost invoices.

The tax offices at all levels must make reports of the loss of invoices and impose sanctions thereon within 10 working days after issuing the notices on the loss of invoices. Sanctioning decisions must be issued according to the competence of the directors of the Tax Departments, the directors of the Tax Sub-Departments and sent to the superior tax offices (for cases handled by the Tax Sub-Departments, they must be reported to the General Department of Tax and Tax Departments). Monthly, the Tax Sub-Departments must sum up and report to the Tax Departments on the handling of the loss of invoices on the 10th day of the subsequent month. Quarterly, the Tax Departments must sum up and report on the general situation of the loss of invoices to the General Department of Tax on the 15th of the first month of the subsequent quarter.

1.8. Management of organizations and individuals using self-printed invoices

The tax offices at all levels must monitor and manage organizations and individuals using self-printed invoices:

a/ Archiving dossiers: Dossiers of organizations and individuals having registered for self-printing of invoices must be archived separately for each unit, consisting of the tax office’s written approval of the registration of the use of invoices, the approved invoice forms and invoice forms already registered for use (copies of invoice forms). The opening of books for monitoring, management and reporting must be computerized.

b/ The approval of the use of self-printed invoices shall be invalidated when detecting that organizations and individuals have put invoices into use but failed to announce the issuance of invoice forms, to make registration for the circulation and use of invoices, and printed invoices with identical serial numbers or signs.

1.9. Managing the printing of invoices

The tax offices shall monitor and manage the printing houses that print invoices for organizations and individuals, work out plans on inspecting, detecting and stopping acts of violation in ordering and/or undertaking the printing of invoices.

2. For invoice-using organizations and individuals.

...

...

...

2.2. To open monitoring books, adopt management regulations and procure facilities to preserve and store invoices according to law provisions, specifically as follows:

a/ Monthly, to report on the situation of the use of invoices according to form BC-26/HD no later than the 10th of the subsequent month. Particularly for a number of specific sectors, reports on the use of invoices can be made on a quarterly basis given it is so approved by the General Department of Tax.

b/ To make annual reports on the payment and settlement of the use of invoices and send them to the direct managing tax offices before the 25th of February of the subsequent year.

2.3. Organizations and individuals that lose invoices must immediately report thereon in writing to the tax offices that have supplied or registered the use of invoice forms according to form BC-21/HD. Where invoices have been notified to be lost but then found, organizations and individuals must return them to the tax offices where they have purchased, or registered for the use of, invoices.

2.4. Unused or used invoices must be preserved and stored according to the tax and accounting and statistics legislation. Invoices must be safely preserved against damage or loss. For all cases of loss of invoices, organizations and individuals shall have to immediately report them to the direct managing tax offices for taking handling measures as prescribed. Invoice-using organizations and individuals must produce invoices being unused, in use and used to the tax offices and competent State bodies upon inspection.

2.5. Invoice-using organizations must regularly inspect individuals assigned to make out invoices when selling the units’ goods so as to monitor, redress and prevent in time any acts of violating regulations on the use of invoices; individuals committing violations regarding the use of invoices must be transferred to other jobs. The heads of organizations shall be accountable before law for the quantities of invoices already purchased, registered for use, used, declared for taxation, paid and settled.

C. HANDLING OF ADMINISTRATIVE VIOLATIONS

1. For the cases of violation of the provisions in Articles 12, 13, 14, 15 and 16 of the Government’s Decree No. 89/2002/ND-CP of November 7, 2002, the tax offices and the specialized financial inspection agencies must make reports on administrative violations according to regulations and handle them according to their competence defined in Articles 36 and 38 of Ordinance No. 44/2002/PL-UBTVQH10 of July 2, 2002 on Sanctioning Administrative Violations.

2. Measures to overcome tax-related consequences

...

...

...

2.1. Full payment of evaded tax amounts.

2.2. Tax-related fines under the provisions of tax laws. If committing serious violations, they shall be examined for penal liability according to law provisions.

3. Other consequence-overcoming measures.

3.1. For organizations and individuals committing acts of violating the provisions at Points 1 and 2 above, the invoices involved in such violations must not be declared for calculation of VAT deduction or VAT refunding nor be accounted into reasonable expenses. Where payment has been made, such organizations or individuals shall be forced to repay the whole amounts already paid, deducted, refunded and/or accounted into expenses; for units enjoying State budget funding, they must not have such invoices settled as budget expenditures; for project-implementing units, they must not have such invoices paid or settled as expenditures; for investors, they must not account such invoices into the settled value of completed capital construction works.

For cases where quantitative or value disparities are detected in copies of the same invoices, administrative sanctions shall be imposed according to regulations and tax on such disparities shall be retrospectively collected before the invoices can be re-made, enclosed with written records on administrative sanctions.

For organizations and individuals that have purchased invoices but used them illegally (they fled away), such invoices shall not be accepted for declaration to calculate deductible or refundable VAT amounts nor accounted into reasonable expenses.

3.2. Cases of refusal to sell invoices and suspension of the use of invoices

a/ The tax offices at all levels may refuse to sell invoices to organizations or individuals in the following cases:

- Procedures prescribed in Section V, Part B of this Circular are not fully carried out.

...

...

...

- The use of invoices is not reported according to regulations.

b/ The tax offices at all levels may temporarily suspend the use of invoices by organizations and individuals that commit violations:

- Promptly suspend the use of invoices by organizations and individuals that sold and/or made out blank invoices.

- Organizations and individuals that continue committing the following violations though they have been handled by the tax offices for the same violations:

+ Erasure of invoices, inscription of copies of same invoices with different quantities and values of goods or services.

+ Business establishments’ failure to promptly report to the tax offices on loss of invoices according to current regulations.

+ Failure to abide by the competent authorities’ decisions to sanction administrative violations related to invoices or tax.

Once organizations and individuals have remedied the above-said violations, they shall continue to be considered by the tax offices for sale of invoices; the time limit for suspension of the use of invoices shall not exceed three months (90 days) after the decisions to suspend the use of invoices are issued. If violations are remedied within less than three months, the tax offices shall make written records to terminate the effect of the suspension of the use of invoices. Past the three-month time limit, if the violations are not remedied, the tax offices may propose the business license-granting agencies to withdraw the business registration certificate of the violators.

3.3. The tax offices may recover: invoices with expired use duration, invoices the forms of which have been changed, invoices already announced as lost then found, invoices with identical sign or serial numbers; torn invoices, invoices used at variance with regulations; amounts earned from the sale of invoice contrary to the provisions of this Circular.

...

...

...

The principles for handling violations, sanctioning procedures, extenuating and aggravating circum-stances for violations and the statute of limitations for sanctioning shall comply with the provisions of the Ordinance on Sanctioning Administrative Violations.

Organizations and individuals that are sanctioned for violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices must implement the sanctioning decisions within 10 days after the competent authorities issue such decisions; where they deliberately refuse to implement the sanctioning decisions, they shall be forced to implement them according to law provisions.

5. Competence to handle violations

The tax offices and the specialized financial inspection agencies shall have competence to handle violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices; the competence to handle violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices shall comply with the provisions in Articles 36 and 38 of the Ordinance on Sanctioning Administrative Violations.

6. Defining the competence to handle administrative violations in the domain of printing, issuance, use and/or management of invoices

6.1. The principles for defining the competence to handle administrative violations in the domain of printing, issuance, use and/or management of invoices in this Circular shall comply with the provisions in Article 42 of the Ordinance on Sanctioning Administrative Violations.

In the course of supervision and inspection, if the specialized financial inspection agencies detect that organizations or individuals have committed violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices, resulting in false tax declaration and/or tax evasion, they shall mete out administrative sanctions thereon and must transfer the dossiers thereon to the tax offices for handling corresponding to the level of penalty on false tax declaration and/or tax evasion.

6.2. For violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices, resulting in tax false declaration or tax evasion, which are by law serious enough to be examined for penal liability, the specialized supervision and inspection agencies must compile dossiers thereon and transfer them to the competent bodies for penal liability examination.

6.3. The agencies conducting legal proceedings shall have to notify the results of handling violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices to the agencies which have proposed the penal liability examination.

...

...

...

Complaints and settlement of complaints and denunciations regarding violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices under the provisions of this Circular shall comply with the law provisions on complaints and denunciations.

Organizations and individuals that record merits in the detection, denunciation, supervision and handling of violations related to the printing, issuance, use and/or management of invoices shall be commended and/or rewarded according to the Government’s stipulations.

E. IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes implementation effect from the date of its signing and replaces the Regime on issuance, management and use of sales invoices, issued together with Finance Minister’s Decision No. 885/1998/QD-BTC of July 16, 1998, Decision No. 31/2001/QD-BTC of April 13, 2001 and Decision No. 110/2002/QD-BTC of September 18, 2002 amending and supplementing the Regime on issuance, management and use of sales invoices and other regulations on the printing, issuance, management and use of invoices, which are contrary to the provisions of this Circular.

Organizations and individuals are requested to report on any problems arising in the course of implementation to the Ministry of Finance for timely settlement.

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE MINISTER




Truong Chi Trung