Thông tư 11/2006/TT-BTM Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam hướng dẫn thực hiện 72/2006/NĐ-CP

• Số hiệu: 11/2006/TT-BTM
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Thương mại
• Người ký: Lê Danh Vĩnh
• Ngày ban hành: 28/09/2006

BỘ THƯƠNG MẠI	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Số: 11 /2006/TT-BTM	Hà Nội, ngày  28  tháng  9  năm 2006

 

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN NGHỊ ĐỊNH SỐ 72/2006/NĐ-CP NGÀY 25 THÁNG 7 NĂM 2006 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHI TIẾT LUẬT THƯƠNG MẠI VỀ VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH CỦA THƯƠNG NHÂN NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 29/2004/NĐ-CP ngày 16 tháng 01 năm 2004 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Thương mại;
Căn cứ Nghị định số 72/2006/NĐ-CP ngày 25 tháng 7 năm 2006 của Chính phủ quy định chi tiết Luật Thương mại về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định số 72/2006/NĐ-CP);
Bộ Thương mại hướng dẫn hồ sơ, trình tự, thủ tục cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép thành lập Chi nhánh, Văn phòng đại diện, thông báo hoạt động, báo cáo hoạt động, chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Cơ quan cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là cơ quan cấp Giấy phép)

a) Bộ Thương mại là cơ quan cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi (sửa đổi, bổ sung sau đây gọi chung là điều chỉnh) Giấy phép thành lập Chi nhánh của thương nhân nước ngoài (sau đây gọi tắt là Chi nhánh).

b) Sở Thương mại hoặc Sở Thương mại Du lịch các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương (sau đây gọi chung là Sở Thương mại) là cơ quan cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện của thương nhân nước ngoài (sau đây gọi tắt là Văn phòng đại diện) trong phạm vi quản lý của địa phương.

2. Trách nhiệm của cơ quan cấp Giấy phép

a) Cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh cho thương nhân nước ngoài theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

b) Xem xét việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư này.

c) Thu, quản lý và sử dụng lệ phí cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

d) Thực hiện đầy đủ chế độ lưu trữ hồ sơ cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo đúng quy định của pháp luật về lưu trữ.

đ) Chủ trì, phối hợp với các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền tiến hành kiểm tra, giám sát quá trình tổ chức, hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh; phát hiện và xử lý theo thẩm quyền hoặc đề nghị cơ quan có thẩm quyền xử lý theo pháp luật các vi phạm của Văn phòng đại diện, Chi nhánh.

e) Bộ Thương mại có trách nhiệm công khai thông tin về Văn phòng đại diện, Chi nhánh thương nhân nước ngoài tại Việt Nam trên trang web của Bộ Thương mại: http://www.mot.gov.vn; triển khai xây dựng, phần mềm quản lý Văn phòng đại diện, Chi nhánh và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý, cập nhật thông tin về Văn phòng đại diện cho các Sở Thương mại.

g) Các Sở Thương mại có trách nhiệm cập nhật thông tin về việc cấp mới, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện  của thương nhân nước ngoài tại địa phương một tháng một lần theo phần mềm quản lý thông tin đã được Bộ Thương mại hướng dẫn thực hiện và tổng hợp báo cáo định kỳ về Bộ Thương mại theo quy định tại khoản 3 Điều 26 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

h) Các trách nhiệm khác theo quy định của pháp luật.

3. Điều kiện chung về hồ sơ cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

a) Các giấy tờ do cơ quan nước ngoài có thẩm quyền cấp hay xác nhận đối với hồ sơ Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư này phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam và dịch ra tiếng Việt; bản dịch, bản sao phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

b) Bản sao các giấy tờ do cơ quan có thẩm quyền Việt Nam cấp hay xác nhận đối với hồ sơ Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn tại Thông tư này phải được công chứng theo quy định của pháp luật Việt Nam.

II. HỒ SƠ ĐỀ NGHỊ CẤP, CẤP LẠI, ĐIỀU CHỈNH, GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH LẬP CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

1. Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Hồ sơ đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bao gồm các giấy tờ quy định tại Điều 5 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, trong đó:

a) Đơn đề nghị cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh thực hiện theo Mẫu MĐ-1 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Tài liệu khác có giá trị tương đương theo quy định tại điểm c khoản 1 và điểm d khoản 2 Điều 5 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP bao gồm: văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền cấp hoặc xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

2. Hồ sơ đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Hồ sơ đề nghị điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 10 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, trong đó đơn đề nghị điều chỉnh Giấy phép thực hiện theo Mẫu MĐ-2 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

3. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP

 Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong các trường hợp quy định tại Điều 11 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ quy định tại Điều 12 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, trong đó đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thực hiện theo Mẫu MĐ-3 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

4. Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP

a)  Hồ sơ đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong trường hợp đề nghị cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại Điều 31 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 12 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, trong đó đơn đề nghị cấp lại Giấy phép thực hiện theo Mẫu MĐ-3 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh ghi trên Giấy phép cấp lại giữ nguyên như nội dung hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi  nhánh ghi trên Giấy phép đã được cấp, trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm d khoản này.

c) Thời hạn của Giấy phép cấp lại cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh thực hiện theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

d) Trong trường hợp Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực thương mại và du lịch theo Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã được cấp  theo Nghị định 45/2000/NĐ-CP ngày 06 tháng 9 năm 2000 của Chính phủ quy định về Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài và doanh nghiệp du lịch nước ngoài tại Việt Nam thì cơ quan cấp Giấy phép theo hướng dẫn tại khoản 1 Mục I Thông tư này chỉ thực hiện cấp lại Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện phù hợp với các quy định của Điều 16 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và cấp lại Giấy phép thành lập Chi nhánh phù hợp với các quy định tại khoản 2 Điều 2 và Điều 17 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

Các nội dung hoạt động trong lĩnh vực du lịch của Văn phòng đại diện, Chi nhánh quy định trong Giấy phép đã được cấp theo Nghị định 45/2000/NĐ-CP vẫn tiếp tục còn hiệu lực; trường hợp có các văn bản quy phạm pháp luật mới quy định về Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoạt động trong lĩnh vực du lịch thì thực hiện theo các văn bản quy phạm pháp luật đó.  

5. Hồ sơ gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Hồ sơ đề nghị gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh bao gồm các giấy tờ quy định tại khoản 2 Điều 14 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, trong đó:

a) Đơn đề nghị gia hạn Giấy phép thực hiện theo Mẫu MĐ-4 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Tài liệu khác có giá trị tương đương theo quy định tại điểm b khoản 2 Điều 14 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP bao gồm: văn bản xác nhận tình hình thực hiện nghĩa vụ thuế hoặc tài chính trong năm tài chính gần nhất do cơ quan có thẩm quyền nơi thương nhân nước ngoài thành lập cấp hoặc các văn bản khác được tổ chức độc lập, có thẩm quyền xác nhận chứng minh sự tồn tại và hoạt động thực sự của thương nhân nước ngoài trong năm tài chính gần nhất.

6. Hồ sơ gia hạn và điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

Trong trường hợp thương nhân nước ngoài đề nghị gia hạn đồng thời với việc điều chỉnh Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh tại Việt Nam, hồ sơ đề nghị gia hạn và điều chỉnh thực hiện như đối với trường hợp gia hạn. Đơn đề nghị gia hạn và điều chỉnh Giấy phép thực hiện theo Mẫu MĐ-5 Phụ lục I ban hành kèm theo Thông tư này.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC CẤP, CẤP LẠI, ĐIỀU CHỈNH, GIA HẠN GIẤY PHÉP THÀNH  LẬP VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

1. Tiếp nhận hồ sơ

a) Thương nhân nước ngoài nộp hồ sơ đề nghị cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo hướng dẫn chi tiết tại Mục II Thông tư này đến cơ quan cấp Giấy phép quy định tại khoản 1 Mục I.  

b) Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận hồ sơ của thương nhân nước ngoài và ghi giấy biên nhận. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản theo Mẫu hướng dẫn tại Phụ lục VI ban hành kèm theo Thông tư này: 01 bản giao cho thương nhân nước ngoài hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư tiếp nhận hồ sơ, 01 bản giao cho bộ phận trực tiếp xử lý hồ sơ kèm theo hồ sơ của thương nhân.   

c) Trường hợp hồ sơ chưa hợp lệ, trong thời hạn 03 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ, cơ quan cấp Giấy phép phải thông báo bằng văn bản để thương nhân nước ngoài bổ sung, hoàn chỉnh hồ sơ.

d) Việc nộp, tiếp nhận và xử lý hồ sơ qua mạng thông tin điện tử được thực hiện theo quy định của cơ quan cấp Giấy phép, nhưng phải bảo đảm thời hạn theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

2. Thẩm định hồ sơ

a) Cơ quan cấp Giấy phép thực hiện việc thẩm định hồ sơ theo thời hạn quy định cụ thể tại Nghị định 72/2006/NĐ-CP trên cơ sở hồ sơ nhận được và các quy định pháp luật. Thời hạn thẩm định hồ sơ được tính từ thời điểm cơ quan cấp Giấy phép nhận được hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn tại khoản 1 Mục này.

b) Kết quả thẩm định nội dung hồ sơ của thương nhân là cơ sở để cơ quan cấp Giấy phép quyết định chấp thuận hoặc không chấp thuận việc cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép.

3. Mẫu và số Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

a) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện thực hiện theo Mẫu GP-1 Phụ lục II, Giấy phép thành lập Chi nhánh thực hiện theo Mẫu GP-2 Phụ lục II ban hành kèm theo Thông tư này. Cách ghi chi tiết nội dung Giấy phép thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VIII ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Số Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện bao gồm mã số tỉnh và mã số thứ tự của Văn phòng đại diện. Các mã số được viết cách nhau bằng dấu gạch ngang, trong đó:

- Mã số tỉnh bao gồm 2 ký tự (hướng dẫn tại Phụ lục VII ban hành kèm theo Thông tư này);

- Mã số thứ tự của Văn phòng đại diện bao gồm 6 ký tự, từ 000001 đến 999999.

Ví dụ: Số Giấy phép trên Giấy phép cấp cho Văn phòng đại diện thứ 10 tại Hà Nội được ghi như sau: 01- 000010

c) Số Giấy phép thành lập Chi nhánh bao gồm mã số thứ tự của Chi nhánh: 6 ký tự, từ 000001 đến 999999.

d) Số Giấy phép ghi trên Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đã điều chỉnh, cấp lại và gia hạn là số ghi trên Giấy phép đã cấp trước đó.

4. Cấp Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh

a) Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải được cơ quan cấp Giấy phép trao trực tiếp cho người đứng đầu Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoặc đại diện được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài và người nhận Giấy phép phải ký nhận vào Sổ đăng ký theo quy định của cơ quan cấp Giấy phép.

b) Trong trường hợp điều chỉnh, cấp lại (trừ trường hợp cấp lại do Giấy phép bị tiêu huỷ hoặc mất quy định tại khoản 2 Điều 11 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP) cơ quan cấp Giấy phép thu hồi lại Giấy phép đã cấp. Bìa Giấy phép vẫn giữ nguyên, chỉ thu hồi, thay đổi trang ruột Giấy phép.

c) Cơ quan cấp Giấy phép thực hiện thu lệ phí cấp, cấp lại, điều chỉnh, gia hạn Giấy phép trước khi cấp Giấy phép cho thương nhân và theo hướng dẫn của Bộ Tài chính.

IV. THÔNG BÁO HOẠT ĐỘNG, CHẾ ĐỘ BÁO CÁO HOẠT ĐỘNG ĐỊNH KỲ CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

1. Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đến cơ quan cấp Giấy phép

a) Thông báo hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh đến cơ quan cấp Giấy phép theo quy định tại khoản 2 và khoản 3 Điều 8 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP thực hiện theo Mẫu (tại Phụ lục III) ban hành kèm theo Thông tư này.

b) Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận thông báo của thương nhân nước ngoài theo hướng dẫn tại điểm a khoản này và ghi giấy biên nhận. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản theo Mẫu (tại Phụ lục VI) ban hành kèm theo Thông tư này: 01 bản giao cho thương nhân nước ngoài hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư, 01 bản giao cho bộ phận trực tiếp xử lý hồ sơ kèm theo hồ sơ của thương nhân.  

c) Cơ quan cấp Giấp phép sau khi nhận được thông báo hướng dẫn tại điểm b khoản này có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của thông báo và các giấy tờ kèm theo trong thời hạn 03 ngày làm việc và thông báo bằng văn bản đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong trường hợp thông báo hoặc các giấy tờ kèm theo chưa hợp lệ.

d) Sau khi hoàn thành thủ tục cấp lại Giấy phép hoạt động của Văn phòng đại diện theo quy định tại điểm a khoản 1 Điều 11 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, Văn phòng đại diện phải thực hiện thủ tục thông báo theo các hướng dẫn tại điểm a, b, c khoản này.

2. Chế độ báo cáo hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh

a) Báo cáo hoạt động định kỳ hàng năm của Văn phòng đại diện thực hiện theo Mẫu BC-1 Phụ lục IV, Chi nhánh thực hiện theo Mẫu BC-2 Phụ lục IV ban hành kèm theo Thông tư này. Báo cáo phải được thực hiện đầy đủ, chính xác, trung thực và nộp đúng thời hạn theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

b) Trong quá trình hoạt động tại Việt Nam, nếu có sự thay đổi về nhân sự được tuyển dụng làm việc tại Văn phòng đại diện, Chi nhánh, trong thời hạn 10 ngày kể từ ngày có sự thay đổi, Văn phòng đại diện, Chi nhánh phải gửi báo cáo kèm theo bản sao những tài liệu có liên quan đến cơ quan cấp Giấy phép.

V. CHẤM DỨT HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN, CHI NHÁNH

1. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo các trường hợp quy định tại điểm a, b, c khoản 1 Điều 22 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP  

a) Thông báo dự kiến chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP thực hiện theo Mẫu TB-1 Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này. Cơ quan cấp Giấy phép có trách nhiệm xác nhận bằng văn bản về dự kiến chấm dứt hoạt động cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh để làm cơ sở cho Văn phòng đại diện, Chi nhánh hoàn thành các nghĩa vụ liên quan.

b) Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ quy định tại khoản 3 Điều 23 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, Văn phòng đại diện, Chi nhánh thông báo đến cơ quan cấp Giấy phép theo Mẫu TB-2 Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.

c) Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận thông báo của thương nhân nước ngoài theo hướng dẫn tại điểm b khoản này và ghi giấy biên nhận. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản theo Mẫu (tại Phụ lục VI) ban hành kèm theo Thông tư này: 01 bản giao cho thương nhân nước ngoài hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư, 01 bản giao cho bộ phận trực tiếp xử lý hồ sơ kèm theo hồ sơ của thương nhân.  

d) Cơ quan cấp Giấp phép sau khi nhận được thông báo theo hướng dẫn tại điểm b khoản này có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của thông báo và các giấy tờ kèm theo trong thời hạn 03 ngày làm việc và thông báo bằng văn bản đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh về việc yêu cầu sửa đổi, bổ sung trong trường hợp thông báo hoặc các giấy tờ kèm theo chưa hợp lệ. Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận được thông báo và các giấy tờ hợp lệ, cơ quan cấp Giấy phép thẩm định việc hoàn thành các nghĩa vụ của Văn phòng đại diện, Chi nhánh và làm thủ tục xoá tên Văn phòng đại diện, Chi nhánh trong Sổ đăng ký theo quy định tại khoản 4 Điều 22 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

2. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại điểm d, đ khoản 1 Điều 22 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP

a) Quyết định không gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Văn phòng đại diện, Chi nhánh đồng thời là quyết định chấm dứt hoạt động, trong đó phải nêu rõ lý do không gia hạn, lý do thu hồi và thời điểm chấm dứt hoạt động.

b) Cơ quan cấp Giấp phép phải công bố về việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng đại diện, Chi nhánh theo quy định tại khoản 3 Điều 22 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP.

c) Sau khi hoàn thành các nghĩa vụ quy định tại khoản 4 Điều 23 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP, Văn phòng đại diện, Chi nhánh thông báo đến cơ quan cấp Giấy phép theo Mẫu TB-2 Phụ lục V ban hành kèm theo Thông tư này.

d) Cơ quan cấp Giấy phép tiếp nhận thông báo của thương nhân nước ngoài được hướng dẫn tại điểm b khoản này và ghi giấy biên nhận. Giấy biên nhận được lập thành 03 bản theo Mẫu (tại Phụ lục VI) ban hành kèm theo Thông tư này: 01 bản giao cho thương nhân nước ngoài hoặc người được uỷ quyền hợp pháp của thương nhân nước ngoài, 01 bản lưu tại bộ phận văn thư, 01 bản giao cho bộ phận trực tiếp xử lý hồ sơ kèm theo hồ sơ của thương nhân.     

VI. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Vụ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Thương mại chịu trách nhiệm thực hiện việc cấp, cấp lại, sửa đổi, bổ sung, gia hạn, thu hồi Giấy phép thành lập Chi nhánh theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư này.

2. Vụ Thương mại điện tử, Bộ Thương mại chịu trách nhiệm triển khai xây dựng, thực hiện phần mềm quản lý thông tin về Văn phòng đại diện, Chi nhánh và phối hợp với Vụ Kế hoạch và Đầu tư trong việc cập nhật, công khai số liệu thống kê và các thông tin có liên quan trong quá trình thực hiện chức năng quản lý Nhà nước đối với Văn phòng đại diện, Chi nhánh trên trang web của Bộ Thương mại: http://www.mot.gov.vn; thiết lập kênh thông tin và hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý, cập nhật thông tin về Văn phòng đại diện cho các Sở Thương mại.

3. Các Sở Thương mại thực hiện các nhiệm vụ được giao trong phạm vi chức năng của mình theo quy định tại khoản 2 Điều 3, Điều 26 Nghị định số 72/2006/NĐ-CP và hướng dẫn của Thông tư này.

4. Thông tư này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo và thay thế các nội dung liên quan đến Văn phòng đại diện, Chi nhánh của thương nhân nước ngoài (không bao gồm doanh nghiệp du lịch nước ngoài) trong Thông tư liên tịch số 20/2000/TTLT-BTM-TCDL ngày 20 tháng 10 năm 2000 của Bộ Thương mại và Tổng Cục du lịch.

5. Trong quá trình thực hiện Thông tư này, nếu phát sinh vướng mắc, các tổ chức, cá nhân có liên quan khẩn trương phản ánh về Bộ Thương mại để kịp thời xử lý./.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng Chính phủ, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao, Toà án nhân dân tối cao; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Hội đồng dân tộc và các UB của Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Cơ quan trung ương của các đoàn thể; - Ban quản lý Khu Công nghiệp, Khu Chế xuất, Khu công nghệ cao, Khu kinh tế các tỉnh, thành phố  trực thuộc Trung ương; - Sở Thương mại, Sở Thương mại - du lịch các tỉnh, thành phố  trực thuộc Trung ương; - Công báo; Website Chính phủ; - Các đơn vị thuộc cơ quan Bộ Thương mại; - Cục kiểm tra văn bản - Bộ Tư pháp; - Lưu: VT, KHĐT, PC.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Lê Danh Vĩnh

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF TRADE  -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No. 11/2006/TT-BTM	Hanoi, September 28, 2006

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF THE GOVERNMENT’S DECREE No. 72/2006/ND-CP OF JULY 25, 2006, WHICH DETAILS THE COMMERCIAL LAW REGARDING VIETNAM-BASED REPRESENTATIVE OFFICES AND BRANCHES OF FOREIGN TRADERS

Pursuant to the Government’s Decree No. 29/2004/ND-CP of January 16, 2004, on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Trade;
Pursuant to the Government’s Decree No. 72/2006/ND-CP of July 25, 2006, detailing the Commercial Law regarding Vietnam-based representative offices and branches of foreign traders (below referred to as Decree No. 72/2006/ND-CP for short);
The Ministry of Trade guides the dossiers, order and procedures for the grant, re-grant, modification and extension of representative office or branch establishment permits; the notification, reporting and termination of operation of Vietnam-based representative offices and branches of foreign traders under the provisions of Decree No. 72/2006/ND-CP as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Agencies that grant, re-grant, modify, extend or revoke permits for establishment of Vietnam-based representative offices and branches of foreign traders (below referred to as permit-granting agencies for short)

a/ The Ministry of Trade shall grant, re-grant, modify, extend and revoke permits for establishment of foreign traders’ branches (below referred to as branches for short).

b/ Provincial/municipal Trade Services or provincial/municipal Trade-Tourism Services (below collectively referred to as provincial/municipal Trade Services) shall grant, re-grant, modify, extend and revoke permits for establishment of foreign traders’ representative offices (below referred to as representative offices for short) within the management scope of localities.

2. Responsibilities of permit-granting agencies

...

...

...

b/ To consider the termination of operation of representative offices or branches according to the provisions of Decree No. 72/2006/ND-CP and the guidance in this Circular.

c/ To collect, manage and use the fee for grant, re-grant, modification or extension of representative office or branch establishment permits under the Finance Ministry’s guidance.

d/ To fully observe the regime of archiving dossiers of grant, re-grant, modification, extension or revocation of representative office or branch establishment permits as provided for by the law on archive.

e/ To assume the prime responsibility for, and coordinate with competent state agencies in, inspecting and supervising the organization and operation of representative offices and branches; detect and handle according to their competence or propose competent agencies to handle according to law violations committed by representative offices or branches.

f/ The Ministry of Trade shall publicize information on Vietnam-based representative offices and branches of foreign traders on its website: http://www/mot.gov.vn; develop a software for management of representative offices and branches and guide the use of a software for management and updating of information on representative offices to provincial/municipal Trade Services.

g/ Once a month, provincial/municipal Trade Services shall update information on grant, re-grant, modification, extension or revocation of permits for establishment of foreign traders’ representative offices in their respective localities based on the information management software developed by the Trade Ministry and send periodical sum-up reports thereon to the Trade Ministry according to the provisions of Clause 3, Article 26 of Decree No. 72/2006/ND-CP.

h/ Other responsibilities as provided for by law.

3. General conditions on dossiers of grant, re-grant, modification or extension of representative office or branch establishment permits

a/ Papers, granted or certified by competent foreign bodies, in dossiers of representative offices or branches under the provisions of Decree No. 72/2006/ND-CP and the guidance in this Circular must be legalized by consular offices according to the provisions of Vietnamese law and translated into Vietnamese; the translations and their copies must be notarized according to the provisions of Vietnamese law.

...

...

...

II. DOSSIERS OF APPLICATION FOR GRANT, RE-GRANT, MODIFICATION OR EXTENSION OF REPRESENTATIVE OFFICE OR BRANCH ESTABLISHMENT PERMITS

1. Dossiers of application for grant of representative office or branch establishment permits

A dossier of application for a representative office or branch establishment permit comprises the papers specified in Article 5 of Decree No. 72/2006/ND-CP, of which:

a/ An application for a representative office or branch establishment permit shall be made according to Form MD-1, Appendix I to this Circular;

b/ Other documents of equivalent validity as specified at Point c, Clause 1 and Point d, Clause 2, Article 5 of Decree No. 72/2006/ND-CP include: a document certifying the fulfillment of tax or financial obligations in the latest fiscal year, issued by a competent body of the locality where the foreign trader is established, or other documents issued or certified by a competent independent organization, proving the actual existence and operation of the foreign trader in the latest fiscal year.

2. Dossiers of application for modification of representative office or branch establishment permits

A dossier of application for the modification of a representative office or branch establishment permit comprises the papers specified in Clause 2, Article 10 of Decree No. 72/2006/ND-CP, of which an application for permit modification shall be made according to Form MD-2, Appendix I to this Circular.

3. Dossiers of application for re-grant of representative office or branch establishment permits under the provisions of Article 11 of Decree No. 72/2006/ND-CP

A dossier of application for the re-grant of a representative office or branch establishment permit in the cases defined in Article 11 of Decree No. 72/2006/ND-CP comprises the papers specified in Article 12 of Decree No. 72/2006/ND-CP, of which an application for permit re-grant shall be made according to Form MD-3, Appendix I to this Circular.

...

...

...

a/ A dossier of application for the re-grant of a representative office or branch establishment permit in the cases of application for the re-grant of representative office or branch establishment permits defined in Article 13 of Decree No. 72/2006/ND-CP comprises the papers specified in Clause 2, Article 12 of Decree No. 72/2006/ND-CP, of which an application for permit re-grant shall be made according to Form MD-3, Appendix I to this Circular.

b/ Except for the case guided at Point d of this Clause, the contents of operation of the representative office or branch to be written in the re-granted permit remain the same as those written in the granted permit.

c/ The term of the permit re-granted to the representative office or branch shall be as stipulated in Clause 3, Article 4 of Decree No. 72/2006/ND-CP.

d/ When a representative office or branch is engaged in the commercial or tourist activities under the representative office or branch establishment permit granted under the Government’s Decree No. 45/2000/ND-CP of September 6, 2000, providing for Vietnam-based representative offices and branches of foreign traders and foreign tourist enterprises, the permit-granting agency defined in Clause 1, Section I of this Circular shall re-grant the representative office establishment permit in accordance with Article 16 of Decree No. 72/2006/ND-CP or re-grant the branch establishment permit in accordance with Clause 2, Article 2, and Article 17 of Decree No. 72/2006/ND-CP.

Contents of operation of the representative offices or branches in the tourism domain stated in the permits granted under Decree No. 45/2000/ND-CP remain effective; as soon as new legal documents on representative offices or branches engaged in the tourism domain are issued, those legal documents shall be applied.

5. Dossiers of application for extension of representative office or branch establishment permits

A dossier of application for extension of a representative office or branch establishment permit comprises the papers specified in Clause 2, Article 14 of Decree No. 72/2006/ND-CP, of which:

a/ An application for permit extension shall be made according to Form MD-4, Appendix I to this Circular;

b/ Other documents of equivalent validity specified at Point b, Clause 2, Article 14 of Decree No. 72/2006/ND-CP include: a document certifying the fulfillment of tax or financial obligations in the latest fiscal year, issued by a competent body of the locality where the foreign trader is established, or other documents certified by a competent independent institution, proving the actual existence and operation of the foreign trader in the latest fiscal year.

...

...

...

When a foreign trader concurrently applies for the extension and modification of the permit for the establishment of his/her representative office(s) or branch(es) in Vietnam, a dossier of application for permit extension and modification shall be compiled as in the case of extension. An application for permit extension and modification shall be made according to Form MD-5, Appendix I to this Circular.

III. ORDER AND PROCEDURES OF GRANT, RE-GRANT, MODIFICATION OR EXTENSION OF REPRESENTATIVE OFFICE OR BRANCH ESTABLISHMENT PERMITS

1. Receipt of dossiers

a/ Foreign traders shall submit dossiers of application for grant, re-grant, modification or extension of their representative office or branch establishment permits under the specific guidance in Section II of this Circular to permit-granting agencies defined in Clause 1 of Section I.

b/ Permit-granting agencies shall receive foreign traders’ dossiers and issue dossier receipts. Such a receipt shall be made in three copies according to the form set in Appendix VI to this Circular: one of them to be handed to the foreign trader or his/her lawfully authorized person, another to be archived at the clerical section for receipt of dossiers, and the last one to be transferred to the dossier-processing section, enclosed with the trader’s dossier.

c/ If the dossier is not yet valid, within 3 working days after receiving the dossier, the permit-granting agency shall notify in writing the foreign trader thereof for supplementation and completion of the dossier.

d/ The online submission, receipt and processing of dossiers shall be as stipulated by permit-granting agencies and must be conducted within the time limit specified in Decree No. 72/2006/ND-CP.

2. Evaluation of dossiers

a/ Permit-granting agencies shall evaluate dossiers which they receive within the time limit specified in Decree No. 72/2006/ND-CP according to the provisions of law. The time limit for evaluation of dossiers starts from the time the permit-granting agency receives a valid dossier as stipulated in Decree No. 72/2006/ND-CP and guided in Clause 1 of this Section.

...

...

...

3. Forms and serial numbers of representative office or branch establishment permits

a/ A representative office establishment permit is made according to Form GP-1, Appendix II, while a branch establishment permit is made according to Form GP-2, Appendix II to this Circular. The mode of filling in a permit is guided in Appendix VIII to this Circular.

b/ The serial number of a representative office establishment permit consists of the provincial code and the representative office’s ordinal number. The code and the number are separated by a hyphen, of which:

- The provincial code consists of 2 characters (as guided in Appendix VII to this Circular);

- The representative office’s identification number consists of 6 digits, from 000001 to 999999.

Example: The serial number in the permit granted to the tenth representative office in Hanoi is written as: 01-000010

c/ The serial number of the branch establishment permit is the branch’s identification number, consisting of 6 digits, from 000001 to 999999.

d/ The serial number of the modified, re-granted or extended representative office or branch establishment permit is that written of the previously granted permit.

4. Grant of representative office or branch establishment permits

...

...

...

b/ In case of modification or re-grant (except the re-grant of permits in case of destroyed or lost permits as specified in Clause 2, Article 11 of Decree No. 72/2006/ND-CP), the permit-granting agency shall revoke the granted permit. The covers of the permit are kept unchanged, only the inside pages of the permit are revoked and changed.

c/ The permit-granting agency shall collect the fee for grant, re-grant, modification or extension of a permit under the Finance Ministry’s guidance before granting it to the trader.

IV. NOTIFICATION OF AND PERIODICAL REPORTING ON OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES AND BRANCHES

1. Notification of operation of representative offices or branches to permit-granting agencies

a/ A notice about the operation of a representative office or branch to the permit-granting agency stipulated in Clauses 2 and 3, Article 8 of Decree No. 72/2006/ND-CP shall be made according to the form in Appendix III to this Circular.

b/ The permit-granting agency shall receive the foreign trader’s notice guided at Point a of this Clause and issue a notice receipt. Such a receipt shall be made in 3 copies according to the form in Appendix IV to this Circular: one of them to be handed to the foreign trader or his/her lawfully authorized person, another one to be archived at the paperwork section, and the last one to be transferred to the dossier-processing section, enclosed with the trader’s dossier.

c/ When receiving the notice guided at Point b of this Clause, the permit-granting agency shall inspect the validity of that notice and enclosed papers within 3 working days and notify in writing the representative office or branch of its request for modification of the notice or enclosed papers which are not yet valid.

d/ When completing the procedures for re-grant of a representative office operation permit as stipulated at Point a, Clause 1, Article 11 of Decree No. 72/2006/ND-CP, the representative office shall carry out notification procedures guided at Points a, b and c of this Clause.

2. Regime of reporting on operation of representative offices or branches

...

...

...

b/ In the course of operation in Vietnam, in case of any changes in personnel recruited and employed in a representative office or branch, within 10 days after such changes are made, the representative office or branch shall send a report on the changes, enclosed with copies of relevant documents, to the permit-granting agency.

V. TERMINATION OF OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES OR BRANCHES

1. Termination of operation of representative offices or branches in cases specified at Points a, b and c, Clause 1, Article 22 of Decree No. 72/2006/ND-CP

a/ A notice on the planned termination of operation of a representative office or branch stipulated in Clause 2, Article 22 of Decree No. 72/2006/ND-CP shall be made according to Form TB-1, Appendix V to this Circular. The permit-granting agency shall certify in writing the planned termination of operation of the representative office or branch for use as a basis for the representative office or branch to fulfill related obligations.

b/ After fulfilling the obligations specified in Clause 3, Article 23 of Decree No. 72/2006/ND-CP, the representative office or branch shall send a notice about the fulfillment of obligations to the permit-granting agency, made according to Form TB-2, Appendix V to this Circular.

c/ The permit-granting agency shall receive the foreign trader’s notice guided at Point b of this Clause and issue a notice receipt. Such a receipt shall be made in 3 copies according to the form in Appendix VI to this Circular: one of them to be handed to the foreign trader or his/her lawfully authorized person, another one to be archived at the clerical section, and the last one to be transferred to the dossier-processing section, enclosed with the trader’s dossier.

d/ When receiving the notice guided at Point b of this Clause, the permit-granting agency shall inspect the validity of that notice and enclosed papers within 3 working days and notify in writing the representative office or branch of its request for modification of the notice or enclosed papers which are not yet valid. Within 10 working days after receiving the notice and valid papers, the permit-granting agency shall verify the fulfillment of obligations by the representative office or branch and carry out procedures for deletion of the name of the representative office or branch from the register according to the provisions of Clause 4, Article 22 of Decree No. 72/2006/ND-CP.

2. Termination of operation of representative offices or branches under the provisions of Points d and e, Clause 1, Article 22 of Decree No. 72/2006/ND-CP

a/ The decision on refusal to extend, or on revocation of, a representative office or branch establishment permit is also the decision on operation termination, which clearly states the reason for refusal to extend or for revocation and the time of operation termination.

...

...

...

c/ After fulfilling the obligations defined in Clause 4, Article 23 of Decree No. 72/2006/ND-CP, the representative office or branch shall send a notice about the fulfillment of obligations to the permit-granting agency, made according to Form TB-2, Appendix V to this Circular.

d/ The permit-granting agency shall receive the foreign trader’s notice guided at Point b of this Clause and issue a notice receipt. Such a receipt shall be made in 3 copies according to the form in Appendix VI to this Circular: one of them to be handed to the foreign trader or his/her lawfully authorized person, another one to be archived at the clerical section, and the last one to be transferred to the dossier-processing section, enclosed with the trader’s dossier.

VI. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The Planning and Investment Department of the Trade Ministry shall grant, re-grant, modify, extend or revoke branch establishment permits according to the provisions of Clause 1, Article 3 of Decree No. 72/2006/ND-CP and the guidance of this Circular.

2. The E-Commerce Department of the Trade Ministry shall develop and apply a software for management of information on representative offices and branches and coordinate with the Planning and Investment Department in updating and publicizing relevant statistical data and information in the course of performing their function of state management of representative offices and branches on the Trade Ministry’s website: http://www.mot.gov.vn; establish an information channel and provide guidance on the use of the software for management and updating of information on representative offices to provincial/municipal Trade Services.

3. Provincial/municipal Trade Services shall perform their assigned tasks according to their functions in accordance with the provisions of Clause 2, Article 3, and Article 26 of Decree No. 72/2006/ND-CP and the guidance of this Circular.

4. This Circular takes effect 15 days after its publication in “CONG BAO” and replaces the provisions on representative offices and branches of foreign traders (excluding foreign tourist enterprises) of Joint Circular No. 20/2000/TTLT/BTM-TCDL of October 20, 2000, of the Trade Ministry and the Vietnam National Administration of Tourism.

5. In the course of implementation of this Circular, concerned organizations and individuals should promptly report arising problems to the Trade Ministry for timely settlement.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF TRADE
VICE MINISTER




Le Danh Vinh

* Note: All the forms are not printed in this Circular.-

ATTACHED FILE