Nghị định 75/2000/NĐ-CP công chứng, chứng thực

• Số hiệu: 75/2000/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Phan Văn Khải
• Ngày ban hành: 08/12/2000

CHÍNH PHỦ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 75/2000/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 08 tháng 12 năm 2000

NGHỊ ĐỊNH

CỦA CHÍNH PHỦ SỐ 75/2000/NĐ-CP NGÀY 08 THÁNG 12 NĂM 2000 VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

CHÍNH PHỦ

Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 30 tháng 9 năm 1992;
Căn cứ Bộ luật Dân sự ngày 28 tháng 10 năm 1995;
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng tăng của cá nhân, tổ chức về công chứng, chứng thực, góp phần phục vụ sự phát triển kinh tế, xã hội của đất nước, đồng thời tăng cường quản lý nhà nước đối với hoạt động công chứng, chứng thực, tiếp tục cải cách thủ tục hành chính trong lĩnh vực công chứng, chứng thực;
Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp,

NGHỊ ĐỊNH:

Chương 1:

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng điều chỉnh của Nghị định

Nghị định này quy định về phạm vi công chứng, chứng thực, nguyên tắc hoạt động, thủ tục, trình tự thực hiện việc công chứng, chứng thực, tổ chức Phòng Công chứng và công tác chứng thực của Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp huyện) và Uỷ ban nhân dân xã, phường, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã).

Bằng hoạt động công chứng, chứng thực của mình, các cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực góp phần bảo đảm an toàn pháp lý trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác, phòng ngừa vi phạm pháp luật, tăng cường pháp chế xã hội chủ nghĩa.

Điều 2. Công chứng, chứng thực

1. Công chứng là việc Phòng Công chứng chứng nhận tính xác thực của hợp đồng được giao kết hoặc giao dịch khác được xác lập trong quan hệ dân sự, kinh tế, thương mại và quan hệ xã hội khác (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch) và thực hiện các việc khác theo quy định của Nghị định này.

2. Chứng thực là việc Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã xác nhận sao y giấy tờ, hợp đồng, giao dịch và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch của họ theo quy định của Nghị định này.

Điều 3. Phạm vi công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch

Hợp đồng, giao dịch quy định tại Điều 2 của Nghị định này được công chứng, chứng thực trong các trường hợp sau đây:

1. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật quy định phải công chứng, chứng thực;

2. Hợp đồng, giao dịch mà pháp luật không quy định phải công chứng, chứng thực, nhưng cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu.

Điều 4. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực

1. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực ở trong nước bao gồm:

a) Phòng Công chứng;

b) Uỷ ban nhân dân cấp huyện;

c) Uỷ ban nhân dân cấp xã.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng ở ngoài nước là Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài (sau đây gọi là Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài).

Điều 5. Người thực hiện công chứng, chứng thực

Người thực hiện công chứng, chứng thực bao gồm:

1. Công chứng viên của Phòng Công chứng;

2. Người được Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã giao thực hiện việc chứng thực theo quy định của Nghị định này;

3. Viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài.

Điều 6. Nguyên tắc thực hiện công chứng, chứng thực

1. Việc công chứng, chứng thực phải tuân theo các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan.

2. Khi thực hiện công chứng, chứng thực, người thực hiện công chứng, chứng thực phải khách quan, trung thực và phải chịu trách nhiệm về việc công chứng, chứng thực của mình; trong trường hợp biết hoặc phải biết việc công chứng, chứng thực hoặc nội dung công chứng, chứng thực là trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì không được thực hiện công chứng, chứng thực.

3. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải giữ bí mật về nội dung công chứng, chứng thực và những thông tin có liên quan đến việc công chứng, chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 62 của Nghị định này.

Điều 7. Người yêu cầu công chứng, chứng thực

1. Người yêu cầu công chứng, chứng thực có thể là cá nhân, tổ chức của Việt Nam và nước ngoài.

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng, chứng thực là cá nhân, thì phải có năng lực hành vi dân sự phù hợp theo quy định của pháp luật; nếu là tổ chức, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực phải là người đại diện theo pháp luật hoặc theoUỷ quyền của tổ chức đó.

2. Người yêu cầu công chứng, chứng thực có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực thực hiện yêu cầu công chứng, chứng thực hợp pháp của mình; trong trường hợp bị từ chối, thì có quyền khiếu nại theo quy định tại Chương IX của Nghị định này.

3. Người yêu cầu công chứng, chứng thực phải xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết liên quan đến việc công chứng, chứng thực và phải chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của giấy tờ đó; trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực còn phải bảo đảm sự trung thực của mình trong việc giao kết hợp đồng, xác lập giao dịch, không được lừa dối.

Điều 8. Người làm chứng

1. Trong trường hợp pháp luật quy định việc công chứng, chứng thực phải có người làm chứng hoặc trong trường hợp pháp luật không quy định phải có người làm chứng, nhưng người yêu cầu công chứng, chứng thực không đọc, không nghe, không ký hoặc không điểm chỉ được, thì phải có người làm chứng.

Người làm chứng do người yêu cầu công chứng, chứng thực chỉ định; nếu họ không chỉ định được hoặc trong trường hợp khẩn cấp, thì người thực hiện công chứng, chứng thực chỉ định người làm chứng.

2. Người làm chứng phải có đủ các điều kiện sau đây:

a) Từ đủ 18 tuổi trở lên, không phải là người bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

b) Không có quyền, lợi ích hoặc nghĩa vụ về tài sản liên quan đến việc công chứng, chứng thực.

Điều 9. Địa điểm công chứng, chứng thực

1. Việc công chứng, chứng thực được thực hiện tại trụ sở của cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Nghị định này hoặc pháp luật có quy định khác.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải bố trí nơi tiếp người yêu cầu công chứng, chứng thực thuận lợi, văn minh, lịch sự, bảo đảm trật tự và dân chủ.

3. Tại trụ sở của cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải niêm yết lịch làm việc, quy chế tiếp dân, thẩm quyền, thủ tục, trình tự công chứng, chứng thực và lệ phí công chứng, chứng thực.

Điều 10. Thời điểm công chứng, chứng thực

Thời điểm công chứng, chứng thực là thời điểm người thực hiện công chứng, chứng thực ký vào văn bản công chứng hoặc văn bản chứng thực.

Điều 11. Ký, điểm chỉ trong việc thực hiện công chứng, chứng thực

1. Việc ký, điểm chỉ của người yêu cầu công chứng, chứng thực phải được thực hiện trước mặt người thực hiện công chứng, chứng thực, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.

2. Việc ký, điểm chỉ của người làm chứng phải được thực hiện trước mặt người thực hiện công chứng, chứng thực và người yêu cầu công chứng, chứng thực.

Điều 12. Ngôn ngữ sử dụng trong hoạt động công chứng, chứng thực

Ngôn ngữ sử dụng trong hoạt động công chứng, chứng thực là tiếng Việt, trừ trường hợp quy định tại khoản 4 Điều 25 và Điều 49 của Nghị định này hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác.

Người yêu cầu công chứng, chứng thực không thông thạo tiếng Việt, thì phải có người phiên dịch.

Điều 13. Nội dung lời chứng

1. Nội dung lời chứng phải rõ ràng, chặt chẽ, thể hiện rõ mức độ trách nhiệm của người thực hiện công chứng, chứng thực đối với việc công chứng, chứng thực.

2. Bộ Tư pháp hướng dẫn mẫu nội dung lời chứng đối với các việc công chứng, chứng thực thông dụng.

Điều 14. Giá trị của văn bản công chứng, văn bản chứng thực

1. Hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ, chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch và bản dịch giấy tờ đã được Phòng Công chứng chứng nhận theo quy định tại Nghị định này gọi là văn bản công chứng.

Hợp đồng, giao dịch, bản sao giấy tờ và chữ ký của cá nhân trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch đã được Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã chứng thực theo quy định tại Nghị định này gọi là văn bản chứng thực.

2. Văn bản công chứng, văn bản chứng thực có giá trị chứng cứ, trừ trường hợp được thực hiện không đúng thẩm quyền hoặc không tuân theo quy định tại Nghị định này hoặc bị Toà án tuyên bố là vô hiệu.

3. Hợp đồng đã được công chứng, chứng thực có giá trị thi hành đối với các bên giao kết; trong trường hợp bên có nghĩa vụ không thực hiện nghĩa vụ của mình, thì bên kia có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền giải quyết theo quy định của pháp luật.

4. Một việc công chứng hoặc chứng thực mà Nghị định này quy định cùng thuộc thẩm quyền của các cơ quan khác nhau, thì văn bản công chứng hoặc văn bản chứng thực được thực hiện tại bất kỳ cơ quan có thẩm quyền nào trong số các cơ quan đó đều có giá trị ngang nhau.

Điều 15. áp dụng điều ước quốc tế

Trong trường hợp điều ước quốc tế mà Cộng hoà Xã hội chủ nghĩa Việt Nam ký kết hoặc tham gia có quy định về công chứng và chứng thực khác với quy định của Nghị định này, thì áp dụng quy định của điều ước quốc tế đó.

Điều 16. Lệ phí công chứng, chứng thực và chi phí khác

1. Người yêu cầu công chứng, chứng thực phải nộp lệ phí công chứng, chứng thực, khi yêu cầu công chứng, chứng thực đã được thực hiện.

Mức lệ phí, việc miễn, giảm và chế độ quản lý, sử dụng lệ phí công chứng, chứng thực do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định.

2. Trong trường hợp theo yêu cầu của người yêu cầu công chứng, chứng thực, cơ quan thực hiện công chứng, chứng thực thực hiện cả việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, dịch, hiệu đính, đánh máy, sao chụp và các việc khác có liên quan, thì họ còn phải nộp chi phí để thực hiện các việc đó. Mức chi phí, chế độ quản lý, sử dụng chi phí này do Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp quy định.

Chương 2:

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 17. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Tư pháp trong việc quản lý nhà nước về công chứng , chứng thực

Bộ Tư pháp giúp Chính phủ thực hiện quản lý thống nhất về công chứng, chứng thực trong phạm vi cả nước, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Soạn thảo, trình cơ quan có thẩm quyền ban hành văn bản quy phạm pháp luật về công chứng, chứng thực; ban hành theo thẩm quyền văn bản hướng dẫn thi hành văn bản quy phạm pháp luật đó;

2. Hướng dẫn, chỉ đạo về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực;

3. Bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, chứng thực;

4. Ban hành và hướng dẫn việc sử dụng thống nhất các sổ công chứng, sổ chứng thực; quy định và hướng dẫn việc sử dụng mẫu hợp đồng, giao dịch, mẫu nội dung lời chứng;

5. Kiểm tra, thanh tra về tổ chức và hoạt động công chứng, chứng thực theo thẩm quyền;

6. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền;

7. Hàng năm tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực báo cáo Chính phủ;

8. Thực hiện hợp tác quốc tế về công chứng, chứng thực;

9. Đào tạo nghề công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm công chứng viên; cấp Thẻ công chứng viên; phát hành niên giám công chứng viên; triển khai việc áp dụng công nghệ thông tin trong hoạt động công chứng.

Điều 18. Nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ Ngoại giao trong việc quản lý nhà nước về công chứng

Bộ Ngoại giao thực hiện quản lý nhà nước về công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1. Phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra, thanh tra việc thực hiện công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài theo quy định của pháp luật về công chứng; tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho viên chức lãnh sự của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài;

2. Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng theo thẩm quyền;

3. Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

Điều 19. Nhiệm vụ, quyền hạn củaUỷ ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực

1. Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng, chứng thực trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Chỉ đạo hoạt động công chứng, chứng thực;

b) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về công chứng, chứng thực theo thẩm quyền;

c) Bồi dưỡng nghiệp vụ cho người thực hiện chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã; hướng dẫn và kiểm tra, thanh tra hoạt động của Phòng Công chứng vàUỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã;

d) Quyết định thành lập, giải thể Phòng Công chứng; quyết định thẩm quyền địa hạt cho từng Phòng Công chứng; bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng; định biên chế cho từng Phòng Công chứng; bảo đảm trụ sở làm việc, phương tiện, cơ sở vật chất cần thiết khác cho hoạt động của Phòng Công chứng;

đ) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về công chứng, chứng thực trong địa phương gửi Bộ Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

2. Sở Tư pháp giúpUỷ ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Điều 20. Nhiệm vụ, quyền hạn củaUỷ ban nhân dân cấp huyện trong việc quản lý nhà nước về chứng thực

1. Uỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện quản lý nhà nước về chứng thực trong địa phương mình, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Hướng dẫn, chỉ đạo hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp vàUỷ ban nhân dân cấp xã;

b) Kiểm tra, thanh tra hoạt động chứng thực của Phòng Tư pháp vàUỷ ban nhân dân cấp xã;

c) Giải quyết khiếu nại, tố cáo về chứng thực theo thẩm quyền;

d) Tổng hợp tình hình và thống kê số liệu về chứng thực để báo cáo Sở Tư pháp theo định kỳ 6 tháng và hàng năm.

2. Phòng Tư pháp giúpUỷ ban nhân dân cấp huyện thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại khoản 1 Điều này.

Chương 3:

THẨM QUYỀN CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 21. Thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng

1. Các việc sau đây chỉ thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng:

a) Công chứng hợp đồng, giao dịch có yếu tố nước ngoài;

b) Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng theo quy định tại khoản 1 Điều 23 của Nghị định này;

c) Công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị từ 50 triệu đồng trở lên;

d) Công chứng bản dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại;

đ) Công chứng chữ ký của người nước ngoài, người Việt Nam định cư ở nước ngoài trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch ở trong nước và ở nước ngoài, chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch ở nước ngoài;

e) Nhận lưu giữ di chúc;

g) Các việc khác do pháp luật quy định.

2. Phòng Công chứng được công chứng các việc thuộc thẩm quyền chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp huyện quy định tại Điều 22 của Nghị định này, trừ hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản thuộc thẩm quyền địa hạt củaUỷ ban nhân dân cấp huyện quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này.

Phòng Công chứng được công chứng tất cả các việc thuộc thẩm quyền chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp xã quy định tại Điều 24 của Nghị định này.

Điều 22. Thẩm quyền chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp huyện

1. Uỷ ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây:

a) Chứng thực bản sao giấy tờ, văn bằng, chứng chỉ bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài;

b) Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước;

c) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản theo thẩm quyền địa hạt quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định này;

d) Chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến động sản có giá trị dưới 50 triệu đồng;

đ) Chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, văn bản khai nhận di sản;

e) Các việc khác theo quy định của pháp luật.

2. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện uỷ quyền cho Trưởng phòng Tư pháp thực hiện các việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này. Trưởng phòng Tư pháp phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Mỗi Phòng Tư pháp phải có cán bộ Tư pháp chuyên trách giúp Trưởng phòng Tư pháp thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp chuyên trách phải có bằng cử nhân Luật và đã được bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực.

Điều 23. Thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng và Uỷ ban nhân dân cấp huyện trong việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thẩm quyền địa hạt công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong địa phương mình cho từng Phòng Công chứng. "Địa hạt" là một hoặc một số quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh.

2. Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã chứng thực hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản trong phạm vi địa hạt của huyện, quận, thị xã mình mà không thuộc thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng quy định tại khoản 1 Điều này.

3. Việc công chứng, chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản liên quan đến bất động sản không phải tuân theo quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều này.

Điều 24. Thẩm quyền chứng thực củaUỷ ban nhân dân cấp xã

1. Uỷ ban nhân dân cấp xã có thẩm quyền thực hiện các việc sau đây:

a) Chứng thực chữ ký của công dân Việt Nam trong các giấy tờ phục vụ cho việc thực hiện các giao dịch dân sự ở trong nước;

b) Chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản;

c) Các việc khác theo quy định của pháp luật.

2. Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp xã phụ trách Tư pháp thực hiện việc chứng thực quy định tại khoản 1 Điều này và phải đăng ký chữ ký tại Sở Tư pháp. Cán bộ Tư pháp cấp xã giúp Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện việc chứng thực; cán bộ Tư pháp cấp xã phải có đủ tiêu chuẩn theo quy định tại Điều 13 của Nghị định số 83/1998/NĐ-CP ngày 10 tháng 10 năm 1998 của Chính phủ về đăng ký hộ tịch và được bồi dưỡng về nghiệp vụ chứng thực.

Điều 25. Thẩm quyền công chứng của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài có thẩm quyền công chứng các việc quy định tại Điều 21 của Nghị định này và các việc khác theo quy định của Pháp lệnh Lãnh sự, trừ việc giao kết hợp đồng mua bán, tặng cho, trao đổi, thế chấp bất động sản tại Việt Nam.

2. Ở các nước hoặc địa bàn có nhiều yêu cầu công chứng, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm cử viên chức lãnh sự có bằng cử nhân Luật và đã qua bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng để chuyên trách thực hiện việc công chứng tại Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và thông báo cho Bộ Tư pháp.

3. Văn bản công chứng do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện có giá trị như văn bản công chứng, văn bản chứng thực ở trong nước.

4. Việc công chứng do Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài thực hiện để sử dụng ở nước ngoài thì văn bản công chứng có thể được lập bằng ngôn ngữ khác.

Chương 4:

PHÒNG CÔNG CHỨNG, CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 26. Phòng Công chứng

1. Phòng Công chứng đặt dưới sự quản lý của Giám đốc Sở Tư pháp, có tư cách pháp nhân, có trụ sở riêng, tài khoản riêng và con dấu theo quy định của pháp luật về con dấu. ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có nhiều yêu cầu công chứng, thì thành lập một số Phòng Công chứng và được đánh số lần lượt theo thứ tự.

2. Phòng Công chứng có Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng, công chứng viên, chuyên viên và các nhân viên khác. Phòng Công chứng phải có ít nhất 3 công chứng viên. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng phải là công chứng viên.

Điều 27. Thành lập Phòng Công chứng

1. Để đáp ứng nhu cầu công chứng tại địa phương, Giám đốc Sở Tư pháp lập Đề án thành lập Phòng Công chứng mới, báo cáo Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án phải nêu rõ: lý do thành lập Phòng Công chứng; thẩm quyền địa hạt của Phòng Công chứng trong việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản; tổ chức, biên chế, nhân sự của Phòng; dự kiến công chứng viên, Trưởng phòng Công chứng; địa điểm đặt trụ sở, cơ sở vật chất, phương tiện làm việc cho hoạt động của Phòng Công chứng. Việc thành lập Phòng Công chứng được thực hiện sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

2. Trong thời hạn 30 ngày, kể từ ngàyUỷ ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định thành lập Phòng Công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo địa phương trong 3 số liên tiếp về các nội dung chủ yếu sau đây:

a) Ngày ra quyết định thành lập và ngày bắt đầu hoạt động của Phòng Công chứng;

b) Tên, địa chỉ trụ sở của Phòng Công chứng;

c) Thẩm quyền công chứng của Phòng Công chứng.

Điều 28. Trưởng phòng Công chứng

1. Trưởng phòng Công chứng điều hành và chịu trách nhiệm về mọi hoạt động của Phòng, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Lập và chỉ đạo thực hiện kế hoạch công tác của Phòng, điều hành công việc hàng ngày của Phòng, phân công nhiệm vụ cho các công chứng viên và các nhân viên khác;

b) Là chủ tài khoản của Phòng Công chứng; đại diện cho Phòng trong quan hệ với các cơ quan, tổ chức khác;

c) Hướng dẫn, kiểm tra hoạt động nghiệp vụ của công chứng viên;

d) Đề nghị Giám đốc Sở Tư pháp về việc bổ nhiệm, điều động, biệt phái, miễn nhiệm công chứng viên, tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng của công chứng viên;

đ) Đề nghị biên chế, tuyển dụng;

e) Giải quyết khiếu nại, tố cáo theo thẩm quyền;

g) Báo cáo công tác của Phòng cho Bộ Tư pháp,Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Giám đốc Sở Tư pháp theo định kỳ 6 tháng, hàng năm.

Phó Trưởng phòng Công chứng là người giúp việc Trưởng phòng trong việc điều hành hoạt động của Phòng, thay mặt Trưởng phòng khi Trưởng phòng vắng mặt.

2. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng do Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm và cách chức theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp, sau khi có ý kiến chấp thuận bằng văn bản của Bộ trưởng Bộ Tư pháp; Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng phải có thời gian làm công chứng viên từ 2 năm trở lên.

Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng thực hiện các việc công chứng với tư cách công chứng viên và không được kiêm nhiệm chức vụ quản lý khác.

Điều 29. Công chứng viên

1. Công chứng viên là công chức do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm; công chứng viên phải hoạt động chuyên trách, không được kiêm nhiệm công việc khác.

2. Công chứng viên được hưởng chế độ lương tương xứng với trách nhiệm nghề nghiệp của mình. Chính phủ quy định chế độ lương đối với công chứng viên.

Điều 30. Điều kiện, tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên

1. Người có đủ các điều kiện, tiêu chuẩn sau đây được xem xét, bổ nhiệm làm công chứng viên:

a) Là công dân Việt Nam thường trú tại Việt Nam;

b) Có bằng cử nhân Luật và chứng chỉ tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng;

c) Có phẩm chất đạo đức tốt;

d) Có thời gian công tác pháp luật liên tục từ 5 năm trở lên, kể từ khi có bằng cử nhân Luật; đối với những người đã có thời gian công tác pháp luật liên tục từ 5 năm trở lên trước khi có bằng cử nhân Luật, thì thời gian công tác pháp luật sau khi có bằng cử nhân Luật ít nhất là 2 năm liên tục.

2. Những người sau đây không được bổ nhiệm làm công chứng viên:

a) Bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

b) Đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự; chưa được xoá án;

c) Đang bị quản chế hành chính.

Điều 31. Thủ tục bổ nhiệm công chứng viên

1. Căn cứ nhu cầu công tác và điều kiện, tiêu chuẩn bổ nhiệm công chứng viên quy định tại Điều 30 của Nghị định này, Giám đốc Sở Tư pháp đề nghị Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm công chứng viên.

2. Hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên bao gồm:

a) Văn bản đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp theo mẫu quy định;

b) Văn bản đề nghị của Trưởng phòng Công chứng;

c) Bản sao bằng cử nhân Luật và bản sao chứng chỉ tốt nghiệp khoá đào tạo nghề công chứng;

d) Sơ yếu lý lịch có dán ảnh theo mẫu quy định cho cán bộ, công chức;

đ) Giấy chứng nhận sức khoẻ do cơ sở y tế cấp tỉnh trở lên cấp;

e) 2 ảnh màu cỡ 3 x 4cm.

3. Người được bổ nhiệm làm công chứng viên được cấp Thẻ công chứng viên để sử dụng trong khi làm nhiệm vụ.

Điều 32. Biệt phái công chứng viên

1. Việc biệt phái công chứng viên được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Do nhu cầu của Phòng Công chứng khác không có đủ 3 công chứng viên theo quy định;

b) Do nhu cầu phải tăng cường nghiệp vụ công chứng cho Phòng Công chứng mà công chứng viên được biệt phái đến;

c) Để giải quyết tình trạng quá tải về yêu cầu công chứng tại Phòng Công chứng mà công chứng viên được biệt phái đến vào những thời điểm nhất định.

2. Việc biệt phái công chứng viên chỉ được thực hiện trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương và thời hạn không quá 3 năm.

3. Việc biệt phái công chứng viên từ Phòng Công chứng này sang Phòng Công chứng khác do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định theo đề nghị của các Trưởng phòng Công chứng có liên quan và quyết định đó được gửi choUỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp.

Điều 33. Điều động công chứng viên

1. Việc điều động công chứng viên được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Theo nhu cầu hoạt động nghiệp vụ hoặc nhu cầu cần công chứng viên để bổ nhiệm Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng của Phòng Công chứng khác;

b) Theo nguyện vọng của công chứng viên.

2. Việc điều động công chứng viên từ Phòng Công chứng này sang Phòng Công chứng khác trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định theo đề nghị của các Trưởng phòng Công chứng có liên quan và quyết định đó được gửi choUỷ ban nhân dân cấp tỉnh và Bộ Tư pháp.

3. Việc điều động công chứng viên từ Phòng Công chứng của tỉnh này sang Phòng Công chứng của tỉnh khác do Chủ tịchUỷ ban nhân dân các tỉnh có liên quan quyết định theo đề nghị của các Giám đốc Sở Tư pháp có liên quan và quyết định đó được gửi cho Bộ Tư pháp.

4. Khi điều động công chứng viên, không phải làm thủ tục miễn nhiệm và bổ nhiệm lại.

Điều 34. Tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng của công chứng viên

1. Việc tạm đình chỉ thực hiện công chứng của công chứng viên được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Có quyết định khởi tố bị can;

b) Có dấu hiệu rõ ràng bị mất hoặc hạn chế năng lực hành vi dân sự;

c) Có hành vi vi phạm đang bị cơ quan có thẩm quyền xem xét kỷ luật bằng một trong các hình thức kỷ luật quy định tại điểm c khoản 1 Điều 35 của Nghị định này.

2. Việc tạm đình chỉ thực hiện công chứng của công chứng viên do Giám đốc Sở Tư pháp quyết định theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng.

Việc tạm đình chỉ thực hiện công chứng của Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng Công chứng do Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp tỉnh quyết định theo đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp.

3. Quyết định tạm đình chỉ việc thực hiện công chứng được huỷ bỏ khi không còn căn cứ quy định tại khoản 1 Điều này.

4. Quyết định tạm đình chỉ và quyết định huỷ bỏ quyết định đó được gửi cho Bộ Tư pháp.

Điều 35. Miễn nhiệm công chứng viên

1. Việc miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện trong các trường hợp sau đây:

a) Do yêu cầu chuyển làm công tác khác;

b) Theo nguyện vọng của công chứng viên;

c) Bị cảnh cáo đến lần thứ hai, bị kỷ luật buộc thôi việc hoặc chuyển công tác khác; bị một trong các trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 30 của Nghị định này.

2. Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong các trường hợp quy định tại điểm a và điểm b khoản 1 Điều này gồm có: đơn xin miễn nhiệm của công chứng viên và văn bản đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp kèm theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng.

Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên trong trường hợp quy định tại điểm c khoản 1 Điều này gồm có: văn bản đề nghị của Giám đốc Sở Tư pháp kèm theo đề nghị của Trưởng phòng Công chứng, trừ trường hợp miễn nhiệm chính Trưởng phòng Công chứng, và các giấy tờ liên quan làm căn cứ cho việc đề nghị miễn nhiệm.

Điều 36. Giải thể Phòng Công chứng

1. Trong trường hợp nhu cầu công chứng giảm trong thời gian 2 năm liên tiếp hoặc không có đủ số lượng công chứng viên theo quy định trong thời gian 1 năm, Giám đốc Sở Tư pháp lập Đề án giải thể Phòng Công chứng báo cáo Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định. Đề án phải ghi rõ: lý do giải thể, phương án bố trí nhân sự sau khi giải thể, việc thanh, quyết toán, giải quyết hậu quả và xử lý tài sản. Việc giải thể Phòng Công chứng được thực hiện sau khi có ý kiến chấp thuận của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

2. Ngay sau khi có quyết định giải thể Phòng Công chứng, Sở Tư pháp phải đăng báo địa phương trong 3 số liên tiếp về việc giải thể Phòng Công chứng.

Chương 5:

NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA NGƯỜI THỰC HIỆN CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC

Điều 37. Nhiệm vụ của người thực hiện công chứng, chứng thực

Người thực hiện công chứng, chứng thực có nhiệm vụ sau đây:

1. Thực hiện việc công chứng, chứng thực thuộc thẩm quyền công chứng, chứng thực của cơ quan mình;

2. Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ do người yêu cầu công chứng, chứng thực xuất trình; hướng dẫn thủ tục, trình tự thực hiện công chứng, chứng thực cho người yêu cầu công chứng, chứng thực, nếu cần thiết;

3. Giải thích cho người yêu cầu công chứng, chứng thực hiểu rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của họ, ý nghĩa và hậu quả pháp lý của việc công chứng, chứng thực;

4. Thực hiện các nhiệm vụ khác theo quy định của Nghị định này.

Điều 38. Quyền hạn của người thực hiện công chứng, chứng thực

Người thực hiện công chứng, chứng thực có quyền hạn sau đây:

1. Yêu cầu người yêu cầu công chứng, chứng thực xuất trình đủ các giấy tờ cần thiết cho việc thực hiện công chứng, chứng thực;

2. Đề nghị cơ quan nhà nước, tổ chức có liên quan cung cấp thông tin cần thiết cho việc thực hiện công chứng, chứng thực; cơ quan nhà nước, tổ chức nhận được đề nghị có trách nhiệm kịp thời cung cấp các thông tin đó;

3. Yêu cầu cơ quan chuyên môn giám định hoặc tư vấn khi thấy cần thiết; chi phí giám định giấy tờ do người yêu cầu công chứng, chứng thực trả khi có kết luận giám định giấy tờ đó là giả mạo;

4. Lập biên bản tạm giữ giấy tờ có dấu hiệu giả mạo; phối hợp với cơ quan nhà nước có thẩm quyền trong việc xử lý các trường hợp sử dụng giấy tờ giả mạo, có những biện pháp đối với những trường hợp người yêu cầu công chứng, chứng thực có hành vi vi phạm pháp luật;

5. Từ chối công chứng, chứng thực trong các trường hợp sau đây:

a) Những trường hợp quy định tại Điều 39 của Nghị định này;

b) Việc không thuộc thẩm quyền công chứng, chứng thực của cơ quan mình;

c) Có văn bản yêu cầu tạm dừng việc công chứng hoặc chứng thực của cơ quan nhà nước có thẩm quyền;

d) Việc liên quan đến yêu cầu công chứng, chứng thực đang có tranh chấp;

đ) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Trong trường hợp từ chối, người thực hiện công chứng, chứng thực phải giải thích rõ lý do cho người yêu cầu công chứng, chứng thực; nếu việc công chứng, chứng thực không thuộc thẩm quyền của cơ quan mình, thì hướng dẫn họ đến cơ quan khác có thẩm quyền.

Điều 39. Trường hợp không được thực hiện công chứng, chứng thực

Người thực hiện công chứng, chứng thực không được thực hiện công chứng, chứng thực trong các trường hợp sau đây:

1. Biết hoặc phải biết yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc nội dung công chứng, chứng thực trái pháp luật, đạo đức xã hội;

2. Việc công chứng, chứng thực liên quan đến tài sản, lợi ích của bản thân mình hoặc những người thân thích là vợ hoặc chồng; cha, mẹ đẻ, cha, mẹ vợ hoặc cha, mẹ chồng, cha, mẹ nuôi; con đẻ, con nuôi, con dâu, con rể; ông bà nội, ông bà ngoại; anh chị em ruột, anh chị em vợ hoặc chồng, anh chị em nuôi; cháu là con của con trai, con gái, con nuôi.

Chương 6:

CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Điều 40. Phạm vi áp dụng

1. Các quy định về công chứng, chứng thực hợp đồng tại Mục I của Chương này được áp dụng đối với việc công chứng, chứng thực tất cả các hợp đồng, giao dịch được công chứng, chứng thực theo quy định của Nghị định này.

2. Trong trường hợp có quy định khác nhau giữa Mục I và Mục II của Chương này, thì áp dụng quy định của Mục II.

MỤC I: NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 41. Thủ tục và thời hạn công chứng, chứng thực hợp đồng đã được soạn thảo sẵn

1. Người yêu cầu công chứng, chứng thực ghi Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực theo mẫu quy định, xuất trình giấy tờ tuỳ thân và giấy tờ cần thiết để thực hiện việc công chứng, chứng thực. Trong trường hợp hợp đồng liên quan đến tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực phải có đầy đủ giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với tài sản đó, trừ trường hợp quy định tại khoản 2 Điều 50 của Nghị định này.

Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực tiếp nhận, kiểm tra giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực xuất trình, nếu hợp lệ và đầy đủ thì thụ lý, ghi vào sổ và trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực không thể thực hiện được ngay trong ngày, thì ghi phiếu hẹn cho người yêu cầu công chứng, chứng thực.

2. Thời hạn công chứng, chứng thực không quá 3 ngày làm việc đối với hợp đồng đơn giản, không quá 10 ngày làm việc đối với hợp đồng phức tạp, không quá 30 ngày làm việc đối với hợp đồng đặc biệt phức tạp, kể từ khi thụ lý.

3. Người thực hiện công chứng, chứng thực xác định năng lực hành vi dân sự của người yêu cầu công chứng, chứng thực và xét thấy nội dung hợp đồng đã được soạn thảo sẵn không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì thực hiện công chứng, chứng thực.

Trong trường hợp nội dung hợp đồng trái pháp luật, đạo đức xã hội hoặc được soạn thảo không đạt yêu cầu, thì hợp đồng phải được sửa đổi, bổ sung; nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực không đồng ý với việc sửa đổi, bổ sung đó, thì không công chứng, chứng thực.

4. Trong trường hợp hợp đồng được sửa đổi, bổ sung theo quy định tại đoạn 2 khoản 3 Điều này, thì trước khi ký, người yêu cầu công chứng, chứng thực phải tự đọc lại hợp đồng hoặc người thực hiện công chứng, chứng thực đọc cho họ nghe. Nếu họ đồng ý toàn bộ nội dung ghi trong hợp đồng, thì ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ; sau đó người thực hiện công chứng, chứng thực chứng nhận hoặc chứng thực và ký tắt vào từng trang của hợp đồng, trừ trang cuối phải ký đầy đủ và đóng dấu vào hợp đồng.

Điều 42. Công chứng, chứng thực hợp đồng do người thực hiện công chứng, chứng thực soạn thảo theo đề nghị của người yêu cầu công chứng, chứng thực hoặc theo mẫu

1. Người yêu cầu công chứng, chứng thực có thể đề nghị người thực hiện công chứng, chứng thực soạn thảo hợp đồng.

Người yêu cầu công chứng, chứng thực tuyên bố nội dung của hợp đồng trước người thực hiện công chứng, chứng thực. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải ghi chép lại đầy đủ nội dung mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã tuyên bố; nếu nội dung tuyên bố không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì soạn thảo hợp đồng.

2. Hợp đồng dân sự thông dụng và các hợp đồng phổ biến trong lĩnh vực kinh tế, thương mại phải được lập theo mẫu quy định, khi công chứng, chứng thực.

Bộ Tư pháp quy định và hướng dẫn việc sử dụng các mẫu hợp đồng.

3. Khoản 1, khoản 2 và khoản 4 Điều 41 của Nghị định này cũng được áp dụng tương tự trong trường hợp hợp đồng do người thực hiện công chứng, chứng thực soạn thảo hoặc theo mẫu.

Điều 43. Nội dung công chứng, chứng thực

Lời chứng của người thực hiện công chứng, chứng thực phải ghi rõ: thời điểm giao kết hợp đồng, địa điểm công chứng, chứng thực, năng lực hành vi dân sự, chữ ký của các bên và nội dung thoả thuận của các bên, trừ trường hợp quy định tại Điều 49 của Nghị định này.

Điều 44. Công chứng, chứng thực việc sửa đổi, bổ sung, huỷ bỏ hợp đồng

1. Đối với hợp đồng đã được công chứng, chứng thực, thì việc sửa đổi, bổ sung một phần hoặc toàn bộ hợp đồng đó cũng phải được công chứng, chứng thực và việc công chứng, chứng thực đó có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào, trừ trường hợp quy định tại Điều 23 của Nghị định này.

2. Quy định này cũng được áp dụng đối với việc huỷ bỏ hợp đồng, nếu các bên giao kết yêu cầu công chứng, chứng thực việc huỷ bỏ hợp đồng đó.

Điều 45. Sửa lỗi kỹ thuật

Theo yêu cầu của các bên giao kết hợp đồng, người thực hiện công chứng, chứng thực được sửa các lỗi kỹ thuật trong hợp đồng đã được công chứng, chứng thực mà chưa được thực hiện, với điều kiện việc sửa đó không ảnh hưởng đến quyền và nghĩa vụ của các bên giao kết. Việc sửa lỗi kỹ thuật được thực hiện bằng cách người thực hiện công chứng, chứng thực ghi bên lề, ký và đóng dấu vào chỗ sửa đó.

MỤC II: NHỮNG QUY ĐỊNH RIÊNG VỀ CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC MỘT SỐ HỢP ĐỒNG, GIAO DỊCH

Điều 46. Công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà thuộc sở hữu chung hoặc đang cho thuê

1. Đối với việc yêu cầu công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở thuộc sở hữu chung, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực còn phải nộp văn bản đồng ý của chủ sở hữu chung khác, trong trường hợp nhà ở thuộc sở hữu chung hợp nhất hoặc trong trường hợp mua bán một phần nhà ở thuộc sở hữu chung theo phần thì nộp văn bản khước từ mua của chủ sở hữu chung khác hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày chủ sở hữu chung nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà không có chủ sở hữu chung nào mua.

2. Trong trường hợp công chứng, chứng thực hợp đồng mua bán nhà ở đang cho thuê, thì người yêu cầu công chứng, chứng thực còn phải nộp văn bản khước từ mua của bên thuê hoặc giấy tờ chứng minh về việc hết thời hạn do pháp luật quy định, kể từ ngày bên thuê nhận được thông báo bán và các điều kiện bán, mà bên thuê không trả lời.

3. Quy định tại khoản 1 Điều này cũng được áp dụng đối với việc mua bán nhà để sử dụng vào mục đích khác và công trình xây dựng khác.

Điều 47. Công chứng, chứng thực hợp đồng thế chấp tài sản

Hợp đồng thế chấp tài sản đã được công chứng, chứng thực mà tài sản thế chấp đó tiếp tục được đem thế chấp để bảo đảm thực hiện nghĩa vụ khác, thì các hợp đồng thế chấp tiếp theo phải được công chứng, chứng thực tại cơ quan đã thực hiện việc công chứng, chứng thực lần đầu.

Điều 48. Công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền, giấy uỷ quyền

1. Việc Uỷ quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được uỷ quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng.

Trong trường hợp bên uỷ quyền và bên được uỷ quyền không thể cùng đến một cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, thì bên Uỷ quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn của họ công chứng, chứng thực hợp đồng Uỷ quyền; bên được uỷ quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi họ thường trú hoặc tạm trú có thời hạn công chứng, chứng thực tiếp vào bản gốc hợp đồng Uỷ quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng, chứng thực hợp đồng uỷ quyền.

2. Việc uỷ quyền không thuộc trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này, thì không phải lập thành hợp đồng Uỷ quyền mà có thể được lập thành giấy Uỷ quyền và chỉ cần người Uỷ quyền ký vào giấy Uỷ quyền.

Điều 49. Công chứng hợp đồng được lập bằng tiếng nước ngoài

1. Hợp đồng được lập đồng thời bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài, thì việc công chứng văn bản hợp đồng bằng tiếng Việt tuân theo quy định chung về công chứng hợp đồng.

Riêng việc công chứng văn bản hợp đồng bằng tiếng nước ngoài, thì công chứng viên có thể không công chứng nội dung thoả thuận của các bên; điều này phải được ghi rõ trong lời chứng.

Người yêu cầu công chứng phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của văn bản hợp đồng bằng tiếng nước ngoài với văn bản hợp đồng bằng tiếng Việt.

2. Hợp đồng chỉ được lập bằng tiếng nước ngoài, thì phải có bản dịch kèm theo; việc công chứng hợp đồng tuân theo quy định tại đoạn 2 khoản 1 Điều này.

Điều 50. Công chứng, chứng thực di chúc

1. Người lập di chúc phải tự mình yêu cầu việc công chứng, chứng thực di chúc; không công chứng, chứng thực di chúc thông qua người khác.

2. Trong trường hợp tính mạng bị cái chết đe doạ do bệnh tật hoặc nguyên nhân khác mà người lập di chúc không thể đến trụ sở của cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, thì việc công chứng, chứng thực di chúc được thực hiện tại chỗ ở hoặc nơi có mặt của người lập di chúc. Đối với việc lập di chúc mà tính mạng bị cái chết đe doạ, thì không nhất thiết phải xuất trình giấy tờ theo quy định tại khoản 1 Điều 41 của Nghị định này.

3. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải xác định về trạng thái tinh thần của người lập di chúc.

Nếu nghi ngờ người lập di chúc bị bệnh tâm thần hoặc mắc các bệnh khác mà không thể nhận thức và làm chủ được hành vi của mình hoặc xét thấy việc lập di chúc có dấu hiệu bị lừa dối, đe dọa hoặc cưỡng ép, thì người thực hiện công chứng, chứng thực không công chứng, chứng thực di chúc đó.

4. Việc công chứng, chứng thực di chúc liên quan đến bất động sản có thể được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào.

5. Việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ một phần hoặc toàn bộ di chúc có thể được công chứng, chứng thực tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào.

Điều 51. Nhận lưu giữ di chúc

1. Người lập di chúc có thể yêu cầu Phòng Công chứng nhận lưu giữ di chúc của mình. Khi nhận lưu giữ di chúc, công chứng viên phải niêm phong bản di chúc trước mặt người lập di chúc, ghi giấy nhận lưu giữ và giao cho người lập di chúc.

Đối với di chúc đã được Phòng Công chứng nhận lưu giữ thì về nguyên tắc việc sửa đổi, bổ sung, thay thế, huỷ bỏ di chúc đó phải được thực hiện tại Phòng Công chứng đang lưu giữ di chúc; trong trường hợp đặc biệt vì lý do khách quan, thì có thể được thực hiện tại Phòng Công chứng khác hoặc cơ quan khác có thẩm quyền công chứng, chứng thực; Phòng Công chứng hoặc cơ quan này phải gửi một bản chính cho Phòng Công chứng đang lưu giữ di chúc lần đầu.

2. Việc công bố di chúc lưu giữ tại Phòng Công chứng được thực hiện theo quy định của Bộ luật Dân sự, khi công chứng viên biết được việc chết của người lập di chúc hoặc khi có yêu cầu của người có liên quan đến nội dung di chúc. Việc công bố di chúc phải được lập thành biên bản.

Điều 52. Công chứng, chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản

1. Những người được hưởng di sản thừa kế theo pháp luật hoặc theo di chúc mà trong di chúc không xác định rõ phần di sản được hưởng của từng người, thì họ có quyền yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản thoả thuận phân chia di sản, khi không có tranh chấp.

Trong văn bản thoả thuận phân chia di sản, người được hưởng di sản có thể nhường toàn bộ quyền hưởng di sản của mình cho người thừa kế khác.

2. Những người yêu cầu công chứng, chứng thực phải xuất trình di chúc và giấy tờ để chứng minh quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản của người để lại di sản đối với tài sản mà pháp luật quy định phải đăng ký quyền sở hữu, quyền sử dụng.

Người yêu cầu công chứng, chứng thực còn phải xuất trình giấy tờ để chứng minh quan hệ giữa người để lại di sản và người được hưởng di sản theo quy định của pháp luật về thừa kế, có sự cam đoan và chịu trách nhiệm về việc không bỏ sót người thừa kế theo pháp luật, trừ trường hợp không thể biết có người khác được hưởng thừa kế theo pháp luật.

3. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải kiểm tra để khẳng định người để lại di sản đúng là người có quyền sở hữu, quyền sử dụng đối với di sản đó và những người yêu cầu công chứng, chứng thực đúng là người được hưởng di sản; nếu thấy chưa rõ hoặc nghi ngờ thì phải tự mình xác minh hoặc yêu cầu cơ quan, tổ chức khác xác minh. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải niêm yết thoả thuận phân chia di sản đó tại nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn hoặc nơi có bất động sản của người để lại di sản trong thời hạn 30 ngày.

4. Văn bản thoả thuận phân chia di sản đã được công chứng, chứng thực là căn cứ để cơ quan nhà nước có thẩm quyền đăng ký việc thực hiện chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng tài sản cho người được hưởng di sản.

Điều 53. Công chứng, chứng thực văn bản khai nhận di sản

1. Người duy nhất được hưởng di sản theo pháp luật của người để lại di sản có quyền yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản khai nhận di sản.

2. Các quy định tại khoản 2, khoản 3 và khoản 4 Điều 52 của Nghị định này được áp dụng tương tự đối với việc thực hiện công chứng, chứng thực văn bản khai nhận di sản.

Điều 54. Công chứng, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản

1. Người được hưởng di sản theo di chúc hoặc theo pháp luật có thể yêu cầu công chứng, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản, trong đó có cam kết việc từ chối nhận di sản không nhằm trốn tránh việc thực hiện nghĩa vụ tài sản của mình đối với người khác .

2. Việc công chứng, chứng thực văn bản từ chối nhận di sản được thực hiện tại bất kỳ cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nào.

Chương 7:

CÔNG CHỨNG, CHỨNG THỰC BẢN SAO GIẤY TỜ, CHỮ KÝ CỦA CÁ NHÂN VÀ CÔNG CHỨNG BẢN DỊCH GIẤY TỜ

Điều 55. Công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ

1. Việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ chỉ được thực hiện từ bản chính; bản sao có thể là bản chụp, bản in, bản đánh máy, bản đánh bằng vi tính nhưng phải có nội dung đầy đủ, chính xác như bản chính.

2. Không được công chứng, chứng thực bản sao văn bản, giấy tờ trong các trường hợp sau đây:

a) Người thực hiện công chứng, chứng thực biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

b) Văn bản, giấy tờ đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Văn bản, giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, đoàn thể chính trị - xã hội, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp, tổ chức kinh tế; văn bản, giấy tờ không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng;

d) Đơn, thư và các giấy tờ tự lập không có chứng nhận, chứng thực hoặc xác nhận của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền;

đ) Các giấy tờ mà văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội,Uỷ ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước, Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ quy định không được sao.

3. Việc công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ được thực hiện ngay trong ngày; trong trường hợp yêu cầu công chứng, chứng thực bản sao giấy tờ với số lượng lớn, thì việc công chứng, chứng thực có thể được hẹn lại để thực hiện sau.

4. Người thực hiện công chứng, chứng thực phải kiểm tra bản chính, nếu thấy phù hợp thì công chứng, chứng thực; trong trường hợp người yêu cầu công chứng, chứng thực có sẵn bản sao giấy tờ, thì phải đối chiếu, rà soát các nội dung được sao từ bản chính; nếu thấy có dấu hiệu giả mạo thì phải gửi giấy xác minh đến cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính đó hoặc gửi giám định. Từng trang của bản sao giấy tờ phải được đóng dấu chữ "Bản sao" vào chỗ trống phía trên bên phải.

5. Khi tiếp nhận bản sao giấy tờ doUỷ ban nhân dân cấp huyện đã chứng thực, cơ quan, tổ chức không được đòi hỏi đương sự phải nộp bản sao giấy tờ có công chứng của Phòng Công chứng.

Điều 56. Công chứng, chứng thực chữ ký của cá nhân

1. Cá nhân yêu cầu công chứng, chứng thực chữ ký của mình trong giấy tờ phục vụ cho các giao dịch phải chịu trách nhiệm về nội dung của giấy tờ và ký trước mặt người thực hiện công chứng, chứng thực. Sau khi xác định người đó đúng với giấy tờ tuỳ thân, giấy tờ giao dịch và yêu cầu không trái pháp luật, đạo đức xã hội, thì thực hiện việc công chứng, chứng thực chữ ký của người đó.

2. Việc công chứng, chứng thực chữ ký của cá nhân được thực hiện ngay trong ngày.

3. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng, chứng thực không ký được, thì việc công chứng, chứng thực chữ ký được thay thế bằng việc công chứng, chứng thực điểm chỉ.

Điều 57. Công chứng bản dịch giấy tờ

1. Việc dịch giấy tờ từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt hoặc ngược lại để công chứng phải do người dịch là cộng tác viên của Phòng Công chứng thực hiện. Cộng tác viên phải là người tốt nghiệp Đại học ngoại ngữ hoặc Đại học khác mà thông thạo thứ tiếng nước ngoài đó thực hiện. Cộng tác viên của Phòng Công chứng do Trưởng phòng Công chứng công nhận và chịu trách nhiệm về trình độ dịch của người đó.

2. Phòng Công chứng tiếp nhận bản chính và giao cho người dịch thực hiện. Người dịch phải ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch, công chứng viên công chứng chữ ký của người dịch trên bản dịch đó. Từng trang của bản dịch giấy tờ phải được đóng dấu chữ "Bản Dịch" vào chỗ trống phía trên bên phải. Bản dịch phải được đính kèm với bản sao của bản chính và được đóng dấu giáp lai.

Người yêu cầu công chứng có thể tự dịch giấy tờ của mình và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp với nội dung bản dịch. Trong trường hợp cần thiết, bản dịch phải được hiệu đính. Cộng tác viên thực hiện việc hiệu đính, ký và chịu trách nhiệm về tính chính xác, phù hợp của nội dung bản dịch đã hiệu đính.

Trong trường hợp công chứng viên có tiêu chuẩn và được công nhận là người dịch theo quy định tại khoản 1 Điều này, thì công chứng viên này có thể trực tiếp dịch và công chứng bản dịch.

3. Việc công chứng bản dịch giấy tờ được thực hiện ngay sau khi người dịch đã dịch xong. Về nguyên tắc việc dịch phải được thực hiện trong 1 ngày làm việc, trừ trường hợp bản dịch có nhiều trang hoặc có nội dung phức tạp thì thời hạn dịch không quá 5 ngày làm việc; trong trường hợp đặc biệt thời hạn trên có thể kéo dài nhưng không quá 15 ngày làm việc.

4. Không được công chứng bản dịch giấy tờ trong các trường hợp sau đây:

a) Công chứng viên biết hoặc phải biết bản chính được cấp sai thẩm quyền hoặc không hợp lệ; bản chính giả;

b) Giấy tờ đã bị tẩy xoá, sửa chữa, thêm, bớt hoặc đã bị hư hỏng, cũ nát không thể xác định rõ nội dung;

c) Giấy tờ có xác định độ mật của cơ quan nhà nước, đoàn thể, tổ chức xã hội và tổ chức kinh tế; giấy tờ bị cấm phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng.

Chương 8:

HÌNH THỨC VĂN BẢN CÔNG CHỨNG, VĂN BẢN CHỨNG THỰC, CHẾ ĐỘ LƯU TRỮ

Điều 58. Chữ viết trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch

1. Chữ viết trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch phải dễ đọc, được thể hiện bằng loại mực bền trên giấy có chất lượng, bảo đảm lưu trữ lâu dài. Chữ viết có thể là chữ viết tay, đánh máy hoặc đánh bằng vi tính; không được viết tắt hoặc viết bằng ký hiệu, không được viết xen dòng, viết đè dòng, không được để trống, trừ xuống dòng; trong trường hợp có sửa chữa hoặc viết thêm, thì được thực hiện bằng cách người thực hiện công chứng, chứng thực ghi bên lề, ký và đóng dấu vào chỗ sửa hoặc viết thêm đó.

2. Thời điểm công chứng, chứng thực phải được ghi cả ngày, tháng, năm bằng số và chữ; có thể ghi giờ, phút nếu người yêu cầu công chứng, chứng thực đề nghị hoặc người thực hiện công chứng, chứng thực thấy cần thiết.

3. Các con số liên quan đến tiền phải được ghi cả bằng số và chữ.

Điều 59. Việc ghi trang, tờ trong văn bản công chứng, văn bản chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch

Văn bản công chứng, văn bản chứng thực đối với hợp đồng, giao dịch có từ 2 trang trở lên, thì từng trang phải được đánh số thứ tự, có chữ ký tắt của người yêu cầu công chứng, chứng thực và người thực hiện công chứng, chứng thực, riêng trang cuối phải có chữ ký đầy đủ; số lượng trang phải được ghi vào cuối văn bản; văn bản công chứng, văn bản chứng thực có từ 2 tờ trở lên phải được đóng dấu giáp lai, có từ 10 tờ trở lên còn phải được đục lỗ, xâu gáy và gắn xi.

Điều 60. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực

1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực bao gồm: Phiếu yêu cầu công chứng, chứng thực, bản chính văn bản công chứng, văn bản chứng thực, kèm theo bản chụp các giấy tờ mà người yêu cầu công chứng, chứng thực đã xuất trình, các giấy tờ xác minh và giấy tờ liên quan khác, nếu có.

2. Mỗi hồ sơ phải được đánh số theo thứ tự thời gian phù hợp với việc ghi trong sổ công chứng, sổ chứng thực, bảo đảm dễ tra cứu.

Điều 61. Sổ công chứng, sổ chứng thực

1. Mỗi việc công chứng, chứng thực đều phải được ghi vào sổ theo hướng dẫn của Bộ Tư pháp.

2. Sổ của Phòng Công chứng bao gồm: Sổ công chứng hợp đồng, giao dịch, Sổ công chứng bản sao giấy tờ, Sổ công chứng bản dịch giấy tờ và Sổ công chứng chữ ký.

Sổ củaUỷ ban nhân dân cấp huyện bao gồm: Sổ chứng thực bản sao giấy tờ, Sổ chứng thực chữ ký và Sổ chứng thực hợp đồng, giao dịch.

Sổ của Uỷ ban nhân dân cấp xã bao gồm: Sổ chứng thực chữ ký và Sổ chứng thực di chúc, văn bản từ chối nhận di sản.

3. Trong trường hợp phát sinh các việc công chứng, chứng thực khác theo quy định tại điểm g khoản 1 Điều 21, điểm e khoản 1 Điều 22 và điểm c khoản 1 Điểu 24 của Nghị định này, thì Bộ Tư pháp hướng dẫn việc ghi sổ.

Điều 62. Chế độ lưu trữ

1. Hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, sổ công chứng, sổ chứng thực phải được bảo quản chặt chẽ, lưu trữ lâu dài tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực, trừ trường hợp quy định tại khoản 3 Điều này.

Ngoài việc lưu trữ hồ sơ công chứng, hồ sơ chứng thực, cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực cần nhập vào máy vi tính các việc công chứng, chứng thực hợp đồng, giao dịch.

2. Cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực phải thực hiện các biện pháp an toàn, phòng chống cháy, ẩm ướt, mối, mọt đối với hồ sơ, sổ công chứng, sổ chứng thực.

3. Thời hạn lưu trữ hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ là 5 năm, kể từ thời điểm công chứng, chứng thực.

4. Trong trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu bằng văn bản về việc cung cấp hồ sơ công chứng hoặc hồ sơ chứng thực phục vụ cho việc kiểm tra, thanh tra, điều tra, truy tố, xét xử liên quan đến việc đã công chứng hoặc chứng thực, thì cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực có trách nhiệm cung cấp bản sao văn bản công chứng hoặc văn bản chứng thực và các giấy tờ khác có liên quan. Việc đối chiếu bản sao văn bản công chứng, văn bản chứng thực với bản chính chỉ được thực hiện tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền công chứng, chứng thực nơi đang lưu trữ hồ sơ.

Điều 63. Tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ

1. Hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ, khi hết hạn được tiêu huỷ theo định kỳ mỗi năm một lần vào cuối năm; trong trường hợp hồ sơ có nhiều thì có thể được tiêu huỷ lần nữa vào giữa năm. Khi tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải có Hội đồng tiêu hủy.

2. Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao giấy tờ tại Uỷ ban nhân dân cấp huyện gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Tư pháp, công chức phụ trách lưu trữ của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh, đại diện Sở Tư pháp là uỷ viên, Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện là Chủ tịch Hội đồng. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

Thành phần Hội đồng tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ tại Phòng Công chứng gồm có: Trưởng phòng hoặc Phó Trưởng phòng Công chứng, công chức phụ trách lưu trữ tại Phòng Công chứng, Chánh Văn phòng Sở Tư pháp, đại diện cơ quan lưu trữ cấp tỉnh là uỷ viên, Giám đốc hoặc Phó Giám đốc Sở Tư pháp là Chủ tịch Hội đồng. Giám đốc Sở Tư pháp ra quyết định về việc thành lập Hội đồng.

3. Việc tiêu hủy hồ sơ bản sao, hồ sơ bản dịch giấy tờ phải lập thành biên bản có chữ ký của tất cả các thành viên trong Hội đồng và tuân theo quy định của pháp luật về lưu trữ; trong biên bản ghi rõ việc tiêu hủy đó từ số nào đến số nào, trong quyển nào.

Chương 9:

GIẢI QUYẾT KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, VÀ KHEN THƯỞNG, XỬ LÝ VI PHẠM

Điều 64. Quyền khiếu nại của người yêu cầu công chứng, chứng thực

Người yêu cầu công chứng, chứng thực có quyền khiếu nại việc từ chối công chứng, chứng thực không đúng với quy định của pháp luật.

Điều 65. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Uỷ ban nhân dân cấp xã

1. Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã, trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết khiếu nại.

2. Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Trong trường hợp khiếu nại tiếp, người yêu cầu chứng thực phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.

3. Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

Trong thời hạn không quá 20 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp xã đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng.

4. Đối với khiếu nại về chứng thực phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, cấp tỉnh có thể được kéo dài nhưng không quá 30 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

Điều 66. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại của Phòng Tư pháp cấp huyện

1. Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện được Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện uỷ quyền thực hiện các việc chứng thực theo quy định tại khoản 2 Điều 22 Nghị định này giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối chứng thực thuộc thẩm quyền, trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết đơn khiếu nại.

2. Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện.

Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Trưởng phòng Tư pháp cấp huyện đã giải quyết quyết khiếu nại trước đó biết.

3. Người yêu cầu chứng thực không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh.

Trong thời hạn không quá 30 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh là quyết định cuối cùng.

4. Đối với khiếu nại về chứng thực phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Chủ tịchUỷ ban nhân dân cấp tỉnh có thể được kéo dài nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

Điều 67. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Phòng Công chứng

1. Trưởng phòng Công chứng giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối công chứng thuộc thẩm quyền của Phòng Công chứng, trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết đơn khiếu nại.

2. Người khiếu nại không đồng ý với quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng phòng Công chứng, thì có quyền khiếu nại tiếp lên Giám đốc Sở Tư pháp. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Trưởng phòng Công chứng và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Giám đốc Sở Tư pháp.

Trong thời hạn không quá 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Giám đốc Sở Tư pháp phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người yêu cầu công chứng và Trưởng phòng Công chứng đã giải quyết khiếu nại trước đó biết.

3. Người yêu cầu công chứng không đồng ý với giải quyết của Giám đốc Sở Tư pháp, thì có quyền khiếu nại lên Bộ trưởng Bộ Tư pháp. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng Công chứng và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Trong thời hạn 30 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết tiếp đơn khiếu nại, Bộ trưởng Bộ Tư pháp phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Giám đốc Sở Tư pháp, Trưởng phòng Công chứng đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Tư pháp là quyết định cuối cùng.

4. Đối với khiếu nại về công chứng phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Giám đốc Sở Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Tư pháp có thể được kéo dài nhưng không quá 60 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

Điều 68. Thẩm quyền và thời hạn giải quyết khiếu nại đối với Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài

1. Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài giải quyết khiếu nại lần đầu đối với việc từ chối công chứng thuộc thẩm quyền của Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết đơn khiếu nại.

2. Người yêu cầu công chứng không đồng ý với giải quyết khiếu nại của Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài, thì có quyền khiếu nại lên Bộ trưởng Bộ Ngoại giao. Trong trường hợp này, người khiếu nại phải gửi đơn kèm theo bản sao quyết định giải quyết khiếu nại của Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài và các tài liệu liên quan (nếu có) đến Bộ trưởng Bộ Ngoại giao.

Trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể từ ngày thụ lý để giải quyết đơn khiếu nại, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao phải giải quyết và thông báo bằng văn bản cho người khiếu nại và Người đứng đầu Cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài đã giải quyết khiếu nại trước đó biết. Quyết định giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao là quyết định cuối cùng.

Đối với khiếu nại về công chứng phức tạp, thì thời hạn giải quyết khiếu nại của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao có thể được kéo dài nhưng không quá 20 ngày, kể từ ngày thụ lý để giải quyết.

Điều 69. Thẩm quyền khởi kiện của người yêu cầu công chứng, chứng thực

Trong trường hợp người yêu cầu công chứng, chứng thực không đồng ý với việc giải quyết khiếu nại lần đầu của các cơ quan có thẩm quyền quy định tại các điều 65, 66, 67 và 68 của Nghị định này, thì có quyền khởi kiện tại Toà án có thẩm quyền theo quy định của pháp luật về thủ tục giải quyết các vụ án hành chính.

Điều 70. Giải quyết tố cáo

Việc tố cáo hành vi trái pháp luật của người thực hiện công chứng, chứng thực được giải quyết theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 71. Khen thưởng

Người thực hiện công chứng, chứng thực có thành tích trong việc thực hiện công chứng, chứng thực, thì được khen thưởng theo quy định của pháp luật về khen thưởng.

Điều 72. Xử lý vi phạm

1. Trong khi thi hành nhiệm vụ, quyền hạn về công chứng, chứng thực, người thực hiện công chứng, chứng thực, người dịch là cộng tác viên của Phòng Công chứng do thiếu tinh thần trách nhiệm hoặc cố ý làm trái với các quy định của Nghị định này và các văn bản quy phạm pháp luật khác về công chứng, chứng thực, thì tuỳ theo mức độ vi phạm có thể bị xử lý kỷ luật hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại thì phải bồi thường theo quy định của pháp luật.

2. Người yêu cầu công chứng, chứng thực có hành vi sửa chữa giấy tờ, sử dụng giấy tờ giả mạo khi yêu cầu công chứng, chứng thực, thì tuỳ mức độ vi phạm có thể bị xử lý hành chính hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Chương 10:

ĐIỀU KHOẢN CUỐI CÙNG

Điều 73. Việc cấp, sử dụng bản sao giấy tờ

1. Bản sao giấy tờ được cấp đồng thời với bản chính hoặc được cấp từ sổ gốc có giá trị như bản sao được công chứng, chứng thực theo quy định tại Nghị định này.

2. Người đã được cấp bản chính văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác có quyền yêu cầu trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo cấp bản sao giấy tờ đó; trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo đã cấp bản chính có trách nhiệm cấp bản sao giấy tờ cho họ. Bộ Giáo dục và Đào tạo có trách nhiệm hướng dẫn các trường học, cơ sở giáo dục và đào tạo trong cả nước về việc cấp bản sao văn bằng, chứng chỉ và các giấy tờ khác.

Cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính giấy tờ có quyền cấp bản sao các giấy tờ đó.

3. Người yêu cầu có thể gửi đề nghị cấp bản sao giấy tờ đến cơ quan, tổ chức đã cấp bản chính qua đường bưu điện; trong trường hợp pháp luật có quy định, thì phải gửi kèm theo lệ phí.

Trong thời hạn 3 ngày làm việc, kể từ khi nhận được đề nghị, cơ quan, tổ chức phải cấp bản sao đó cho họ.

4. Cơ quan, tổ chức khi tiếp nhận giấy tờ mà yêu cầu phải xuất trình bản chính để đối chiếu thì phải có trách nhiệm tự mình đối chiếu bản chụp với bản chính, không được đòi hỏi nộp bản sao có công chứng, chứng thực.

Điều 74. Điều khoản chuyển tiếp

1. Các Phòng Công chứng đã được thành lập theo quy định của Nghị định số 45/HĐBT ngày 27 tháng 2 năm 1991 của Hội đồng Bộ trưởng về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước, Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước được tiếp tục hoạt động. Trong trường hợp Phòng Công chứng chưa đáp ứng được tiêu chuẩn, điều kiện quy định tại Điều 26 của Nghị định này, thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp kiện toàn, sắp xếp lại Phòng Công chứng đó trong thời hạn 1 năm, kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực.

2. Người được bổ nhiệm làm công chứng viên theo quy định của Nghị định số 45/HĐBT và Nghị định số 31/CP nêu trên tiếp tục được công nhận là công chứng viên theo quy định của Nghị định này.

Điều 75. Điều khoản thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 4 năm 2001 và thay thế Nghị định số 31/CP ngày 18 tháng 5 năm 1996 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động Công chứng nhà nước.

2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.

Bộ trưởng, Trưởng Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ, Bộ trưởng Bộ Tài chính, Bộ trưởng Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội, Bộ trưởng Bộ Ngoại giao, trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình, có trách nhiệm phối hợp với Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn thi hành Nghị định này.

3. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

Phan Văn Khải (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness ----------
No: 75/2000/ND-CP	Hanoi, December 08, 2000

DECREE

ON NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

THE GOVERNMENT

Pursuant to the September 30, 1992 Law on Organization of the Government;
Pursuant to the Civil Code of October 28, 1995;
To satisfy the increasing demand of individuals and organizations for notarization and authentication, thus contributing to the social and economic development of the country and at the same time, enhancing the State management over the activities of notarization and authentication, continuing to reform the administrative procedures in the field of notarization and authentication;
At the proposal of the Minister of Justice,

DECREES:

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1.- Objects of regulation by the Decree

...

...

...

Through their notarization and authentication activities, the State agencies competent to give notarization or authentication contribute to ensuring the legal safety in civil, economic, commercial and other social relations, preventing law offenses and enhancing the socialist legislation.

Article 2.- Notarization and authentication

1. Notarization means the certification by the Notary Public offices of the truthfulness of the contracts already entered or other transactions already established in civil, economic, commercial and other social relations (hereinafter called contracts, transactions) and its performance of other tasks under the provisions of this Decree.

2. Authentication means the confirmation by the district- or communal-level People’s Committees of the duplication or photocopying of papers, contracts, transactions and signatures of individuals in papers servicing the performance of their transactions according to the provisions of this Decree.

Article 3.- Scope of notarization and authentication of contracts, transactions

Contracts, transactions prescribed in Article 2 of this Decree shall be notarized or authenticated in the following cases:

1. The contracts, transactions, which must be notarized or authenticated as stipulated by law;

2. The contracts, transactions, of which the notarization or authentication is not required by law, but voluntarily requested by individuals and/or organizations.

Article 4.- State agencies competent to give notarization and/or authentication

...

...

...

a) The Notary Public offices;

b) The district-level People’s Committees;

c) The communal-level People’s Committees.

2. The State agencies competent to give notarization abroad shall be the diplomatic missions and the consulates of the Socialist Republic of Vietnam in foreign countries (hereinafter called the Vietnamese representations overseas).

Article 5.- Persons performing the notarization or authentication

Persons performing the notarization or authentication shall include:

1. The notaries of the Notary Public offices;

2. Persons authorized by the district-/communal-level People’s Committees to perform the authentication according to the provisions of this Decree;

3. Consular personnel of the Vietnamese representations overseas.

...

...

...

1. The notarization and authentication must comply with the provisions of this Decree and other relevant legal documents.

2. Upon the notarization or authentication, the performers thereof must be objective, honest and responsible for their notarization or authentication; where they are aware or must be aware that the notarization or authentication or the contents of notarization or authentication run counter to laws and/or the social ethics, they must not perform the notarization or authentication.

3. The notarization or authentication performers must keep confidential the notarized, authenticated contents and information relating to the notarization or authentication, except for cases prescribed in Clause 4, Article 62 of this Decree.

Article 7.- Notarization or authentication requesters

1. The notarization or authentication requesters may be Vietnamese or foreign individuals and organizations.

Where the notarization or authentication requesters are individuals, they must have the civil act capacity in conformity with the law provisions; if they are organizations, the notarization or authentication requesters must be the representatives at law or under authorization of such organizations.

2. The notarization or authentication requesters are entitled to request the State agencies competent to give notarization or authentication to satisfy their lawful requests for notarization or authentication; in case of denial, they may lodge complaints according to the provisions in Chapter IX of this Decree.

3. The notarization or authentication requesters must fully produce necessary papers related to the notarization or authentication, and take responsibility for the legality of such papers; in case of notarization, authentication of contracts or transactions, the notarization or authentication requesters must also ensure their honesty in the conclusion of contracts or establishment of transactions, without any deception.

Article 8.- Witnesses

...

...

...

The witnesses shall be designated by the requesters of notarization or authentication; if they cannot appoint witnesses or in urgent cases, the notarization or authentication performers shall appoint the witnesses.

2. The witnesses must fully satisfy the following conditions:

a) Being aged full 18 or over, not being persons who have lost or are restricted in their civil act capacity;

b) Having no property rights, interests or obligations related to the notarization or authentication.

Article 9.- Places of notarization, authentication

1. The notarization or authentication shall be performed at the offices of the State agencies competent to give notarization or authentication, except for cases prescribed in Clause 2, Article 50 of this Decree or otherwise prescribed by law.

2. The State agencies competent to give notarization or authentication must arrange places to receive the notarization or authentication requesters, which are convenient, civilized and tidy, ensuring order and democracy.

3. Posted up at the offices of the State agencies competent to give notarization or authentication must be the working time-table, the regulation on citizen- reception, competence, procedures and order for notarization or authentication and the fees therefor.

Article 10.- Time for notarization or authentication

...

...

...

Article 11.- Signing, fingerprint pressing in notarization or authentication

1. The signing or fingerprint pressing by notarization or authentication requesters must be carried out in front of the notarization or authentication performers, except otherwise provided for by law.

2. The signing or fingerprint pressing by the witnesses must be carried out in front of the notarization or authentication performers and requesters.

Article 12.- Language used in notarization and authentication activities

The language used in notarization and authentication activities shall be the Vietnamese, except for cases prescribed in Clause 4, Article 25 and Article 49 of this Decree or otherwise prescribed by law.

Where the notarization or authentication requesters are not fluent in Vietnamese language, there must be interpreters.

Article 13.- Contents of written certification

1. The contents of written certification must be coherent and unequivocal, demonstrating the responsibility of the notarization or authentication performers for the notarization or authentication.

2. The Ministry of Justice shall guides the content forms of written certification for common notarization and authentication.

...

...

...

1. Contracts, transactions, copies of papers, signatures of individuals in papers servicing the performance of transactions and the translation of papers, which have been notarized by the Notary Public offices according to the provisions of this Decree, shall be called the notarized documents.

Contracts, transactions, copies of papers and signatures of individuals in papers servicing the performance of transactions, which have been authenticated by the district-/communal-level Peoples Committees according to the provisions of this Decree shall be called the authenticated documents.

2. The notarized or authenticated documents have the evidencing value, except for cases where they are made neither according to competence nor in compliance with the provisions of this Decree or where they are declared invalid by courts.

3. The already notarized or authenticated contracts have the implementation validity for the contracting parties; where the obligors fail to fulfill their obligations, the other party may request the competent State bodies to settle matters according to the provisions of law.

4. Where a notarization or authentication prescribed by this Decree falls under the competence of various agencies, the documents notarized or authenticated at any competent agency of those agencies shall have the equal value.

Article 15.- Application of international treaties

Where the international treaties which the Socialist Republic of Vietnam has signed or acceded to contain provisions on notarization and authentication different from the provisions of this Decree, the provisions of such international treaties shall apply.

Article 16.- Notarization and authentication fees and other expenses

1. The notarization and authentication requesters shall have to pay fees for the notarization or authentication once their requests are met.

...

...

...

2. Where the notarization or authentication requesters request the notarization or authentication agencies to make contracts, transactions, translation, editing, typing, duplication, photocopying and other relevant tasks, they shall also have to pay the expenses for the performance of such tasks. The expense levels, the regime for management and use of these expenses shall be prescribed by the Finance Ministry and the Justice Ministry.

Chapter II

STATE MANAGEMENT OVER NOTARIZATION AND AUTHENTICATION

Article 17.- The Justice Ministry’s tasks and powers in exercising the State management over notarization and authentication

The Justice Ministry shall assist the Government in exercising the uniform management of the notarization and authentication nationwide, having the following tasks and powers:

1. To compile and submit to competent agencies for promulgation the legal documents on notarization and authentication; to promulgate according its competence documents guiding the implementation of such legal documents;

2. To guide and direct the organization and activities of notarization and authentication;

3. To foster the professional operation of notarization and authentication;

4. To issue and guide the uniform use of notarization books, authentication books; to prescribe and guide the uniform use of forms of contract, transaction, certification contents;

...

...

...

6. To settle complaints, denunciations about notarization and authentication according to competence;

7. Annually to sum up the situation and statistical figures on notarization and authentication for report to the Government;

8. To conduct international cooperation on notarization and authentication;

9. To train in notarization profession; to appoint, dismiss notaries; to grant notary cards; to publish yearbooks on notaries; to apply information technology to notarization activities.

Article 18.- The Foreign Ministry’s tasks and powers in exercising the State management over notarization

The Foreign Ministry shall perform the State management over notarization by Vietnamese representations overseas, having the following tasks and powers:

1. To coordinate with the Justice Ministry in directing, guiding, checking and inspecting the notarization by Vietnamese representations overseas according to the law provisions on notarization; organize professional fostering on notarization for consular personnel of the Vietnamese representations abroad;

2. To settle complaints, denunciations about notarization according to competence;

3. To sum up the situation and statistical figures on notarization by Vietnamese representations overseas for sending them to the Justice Ministry biannually and annually.

...

...

...

1. The provincial-level People’s Committees shall perform the State management over notarization and authentication in their respective localities, having the following tasks and powers:

a) To direct the notarization and authentication activities;

b) To settle complaints and denunciations about notarization and authentication according to their competence;

c) To professionally foster authentication personnel of the district-/communal- level People’s Committee; to guide, check and inspect activities of the Notary Public offices and the district-/communal-level People’s Committees;

d) To decide the establishment and dissolution of the Notary Public offices; to decide regional competence for each Notary Public office; to appoint, relieve from office or dismiss heads and deputy-heads of Notary Public offices; determine the payroll for each Notary Public office; to ensure working offices, facilities and other necessary material foundations for the operation of the Notary Public offices;

e) To sum up the situation and statistical figures on notarization and authentication in the localities for sending them to the Justice Ministry biannually and annually.

2. The provincial/municipal Justice Services shall assist the provincial-level People’s Committees in performing the tasks and exercising the powers prescribed in Clause 1 of this Article.

Article 20.- The district-level People’s Committees’ tasks and powers in exercising the State management over authentication

1. The district-level People’s Committees shall perform the State management over the authentication in their respective localities, having the following tasks and powers:

...

...

...

b) To check and inspect the authentication activities of the Justice Sections and the People’s Committees of the communal level;

c) To settle complaints and denunciations about authentication according to competence;

d) To sum up the situation and statistical figures on authentication for reporting them to the provincial/municipal Justice Services biannually and annually.

2. The Justice Sections shall assist the district-level People’s Committees performs the tasks and exercise the powers, prescribed in Clause 1 of this Article.

Chapter III

NOTARIZATION AND AUTHENTICATION COMPETENCE

Article 21.- The notarization competence of the Notary Public offices

1. The following tasks shall only fall under the competence of the Notary Public offices:

a) Notarizing contracts, transactions involving foreign elements;

...

...

...

c) Notarizing contracts, transactions related to moveable assets valued at VND 50 million or more;

d) Notarizing the translation of papers from foreign languages into Vietnamese or vice versa;

e) Notarizing signatures of foreigners, overseas Vietnamese in papers servicing the performance of transactions at home and abroad, signatures of Vietnamese citizens in papers servicing the performance of transactions overseas;

f) Taking in custody testaments;

g) Other tasks prescribed by law.

2. The Notary Public offices may notarize things under the authentication competence of the district-level People’s Committees, prescribed in Article 22 of this Decree, except for contracts and transactions related to real estate which fall under the regional competence of the district-level People’s Committees, prescribed in Clause 2, Article 23 of this Decree.

The Notary Public offices may notarize all things under the authentication competence of the communal-level People’s Committees prescribed in Article 24 of this Decree.

Article 22.- The authentication competence of the district-level People’s Committees

1. The district-level People’s Committees have competence to perform the following:

...

...

...

b) Authenticating signatures of Vietnamese citizens in papers servicing the performance of civil transactions in the country;

c) Authenticating contracts, transactions related to real estates according to regional competence prescribed in Clause 2, Article 23 of this Decree;

d) Authenticating contracts, transactions related to moveable assets valued at under VND 50 million;

e) Authenticating written agreements on division of estate, written claims of estate;

f) Other things prescribed by law.

2. The presidents of the district-level People’s Committees shall authorize heads of the district Justice Sections to perform the authentication prescribed in Clause 1 of this Article. The heads of the Justice Sections shall have to register their signatures at the provincial/municipal Justice Services. Each Justice Section must be staffed with full-time judiciary officials to assist the Section’s head in performing the authentication; the full-time judiciary officials must have the degree of law bachelor and already been fostered in authentication operation.

Article 23.- The regional competence of the Notary Public offices and the district-level People’s Committees in notarizing and authenticating contracts, transactions related to real estates

1. The presidents of the provincial-level People’s Committees shall decide the regional competence to notarize and authenticate contracts and transactions related to real estates in their respective localities for each Notary Public office. "Region" means one or several urban districts, rural districts, provincial capitals or cities.

2. The People’s Committees of rural districts, urban districts, provincial towns shall authenticate contracts and transactions related to real estates in the region of their respective rural districts, urban districts, provincial capitals, which do not fall under the regional competence of the Notary Public offices prescribed in Clause 1 of this Article.

...

...

...

Article 24.- The authentication competence of the communal-level People’s Committees

1. The communal-level People’s Committees have competence to perform the following:

a) Authenticating signatures of Vietnamese citizens in papers servicing the performance of civil transactions in the country;

b) Authenticating testaments, written refusals to receive estates;

c) Other jobs prescribed by law.

2. The presidents or vice-presidents of the communal-level People’s Committees in charge of judiciary affairs shall perform the authentication prescribed in Clause 1 of this Article and have to register their signatures at the provincial/municipal Justice Services. The communal-level judiciary officials shall assist the presidents or vice-presidents of the communal-level People’s Committees in performing the authentication; the communal-level judiciary officials must fully meet the criteria prescribed in Article 13 of Decree No.83/1998/ND-CP of October 10, 1998 of the Government on civil status registration and be fostered in the authentication operation.

Article 25.- The notarization competence of Vietnamese representations overseas

1. The Vietnamese representations overseas shall have the competence to notarize things prescribed in Article 21 of this Decree and other things according to the provisions of the Consular Ordinance, except for the conclusion of contracts for sale and purchase, presentation and donation, exchange or pledge of real estates in Vietnam.

2. In countries or regions where exist great demands for notarization, the Foreign Ministry shall have the responsibility to nominate consular personnel with law bachelor degree and notarization training to take specialized charge of the notarization at Vietnamese representations overseas and notify the Justice Ministry thereof.

...

...

...

4. For the notarization performed by Vietnamese representations overseas for use abroad, the notarized documents can be made in other languages.

Chapter IV

NOTARY PUBLIC OFFICES, NOTARIES

Article 26.- The Notary Public offices

1. The Notary Public offices are placed under the management of the directors of the provincial/municipal Justice Services, have the legal person status, own offices, own accounts and seals according to the law provisions on seals. In the provinces and centrally- run cities where exist great demands for notarization, several Notary Public offices shall be set up and ordinally numbered.

2. A Notary Public office is consisted of the head, the deputy head, notaries, experts and other personnel. It must have at least three notaries. The head and deputy-head must be notaries.

Article 27.- Setting up Notary Public offices

1. To satisfy the local demands for notarization, the directors of the provincial/municipal Justice Services shall elaborate plans to set up new Notary Public offices and report them to the presidents of the provincial-level People’s Committees for consideration and decision. Such a plan must clearly states the reasons for setting up the Notary Public office; the regional competence of the Notary Public office in notarizing contracts, transactions related to real estates; its organization, payroll and personnel; its projected notaries and head; location for headquarter, material foundations, working facilities for the operation of the Notary Public office. The establishment of Notary Public offices shall be carried out only after it is approved by the Justice Minister.

2. Within 30 days after the provincial-level People’s Committees issue decisions to set up the Notary Public offices, the provincial/municipal Justice Services must publish on local newspapers for three consecutive issues the following principal contents:

...

...

...

b) Names and addresses of the offices of the Notary Public offices;

c) The notarization competence of the Notary Public offices.

Article 28.- Heads of the Notary Public offices

1. The heads of the Notary Public offices shall administer and take responsibility for all activities of their offices, having the following tasks and powers:

a) To elaborate and direct the implementation of the work plans of their offices, run day-to-day affairs of their offices, assign tasks to notaries and other staff members;

b) To act as the owners of the Notary Public offices’ accounts; represent the offices in relations with other agencies and organizations;

c) To direct and inspect the professional activities of notaries;

d) To propose the directors of the provincial/municipal Justice Services to appoint, transfer, dispatch or dismiss notaries, to suspend the performance of notarization by the notaries;

e) To propose the payroll, recruitment;

...

...

...

g) To biannually and annually report on their offices’ work to the Justice Ministry, the provincial-level Peoples Committees and the directors of the provincial/municipal Justice Services.

The deputy-heads of the Notary Public offices are the assistants to the heads of the offices in administering the activities of the offices and act on the heads’ behalf when the heads are absent.

2. The heads and deputy-heads of the Notary Public offices shall be appointed, dismissed or discharged from office by the presidents of the provincial-level People’s Committees at the proposals of the directors of the provincial/municipal Justice Services, after the Justice Minister gives his/her approving opinion in writing; the heads and deputy-heads of the Notary Public offices must have the seniority of working as notaries for two years or more.

The heads and deputy-heads of the Notary Public offices perform the notarization in their capacity as notaries and must not concurrently take up other managerial posts on the part-time basis.

Article 29.- Notaries

1. Notaries are public employees and appointed by the Justice Minister; the notaries must work on the full-time basis and not concurrently take up other jobs.

2. Notaries are salaried commensurately to their professional responsibilities. The Government stipulates the wage regime for the notaries.

Article 30.- Conditions and criteria for appointment of notaries

1. Persons who fully meet the following conditions and criteria shall be considered, appointed to be notaries:

...

...

...

b) Having the law bachelor diploma and certificate of graduation from notarization training courses;

c) Having good ethic qualifications;

d) Having involved in legal activities for five consecutive years or more after obtaining the law bachelor diploma; for persons having a duration of 5 years or more involving in legal activities before obtaining the law bachelor diploma, the duration of working in the legal field after getting the law bachelor diploma shall be at least two years in a row.

2. The following persons must not be nominated to be notaries:

a) Persons who have lost or are restricted in their civil act capacity;

b) Persons who are being examined for penal liability; not entitled to criminal record remission;

c) Persons who are being placed under the administrative probation.

Article 31.- Procedures for appointment of notaries

1. Based on the working requirements and conditions as well as the criteria for appointment of notaries prescribed in Article 30 of this Decree, the directors of the provincial/municipal Justice Services shall propose the Justice Minister to appoint notaries.

...

...

...

a) The written proposal made by the director of the provincial/municipal Justice Service according to set form;

b) The written proposal made by the head of the Notary Public office;

c) The copies of the law bachelor diploma and of the certificate of graduation from notarization training course;

d) The curriculum vitae affixed with photo, made according to set form prescribed for public employees;

e) The health certificate issued by the medical establishment of the provincial or higher level;

f) Two color photos of 3x4 cm size.

3. The appointed notaries shall be granted the notary’s cards for use while performing their duties.

Article 32.- Secondment of notaries

1. The seconding of notaries shall be made in the following cases:

...

...

...

b) Upon the demand for promotion of the notarization operation of the Notary Public office where the notaries are seconded to;

c) To settle the state of notarization overload at the Notary Public offices where the notaries are temporarily seconded to at given time.

2. The secondment of notaries shall be effected only within provinces or centrally-run cities and for not more than three years.

3. The temporary transfer of notaries from one Notary Public office to another shall be decided by the directors of the provincial/municipal Justice Services at the proposals of the heads of the concerned Notary Public offices and such decisions shall be addressed to the provincial-level People’s Committees and the Justice Ministry.

Article 33.- Removal of notaries

1. The removal of notaries shall be carried out in the following cases:

a) Upon the demand for professional operations or for notaries to be appointed heads, deputy-heads of other Notary Public offices;

b) Upon the aspiration of the notaries.

2. The removal of notaries from one Notary Public office to another within a province or centrally-run city shall be decided by the directors of the provincial/municipal Justice Services at the proposals of the heads of the concerned Notary Public offices and such decisions shall be addressed to the provincial-level People’s Committees and the Justice Ministry.

...

...

...

4. Upon the removal of notaries, the procedures for relief from office and re-appointment are not required.

Article 34.- Suspension of the performance of notarization by notaries

1. The suspension of performance of notarization by notaries shall be effected in the following cases:

a) There is a decision to prosecute the defendant;

b) There appear clear signs of civil act capacity loss or restriction;

c) The notaries commit acts of violation and are being examined by competent bodies for discipline in one of the disciplinary forms prescribed at Point c, Clause 1, Article 35 of this Decree.

2. The suspension of performance of notarization by notaries shall be decided by directors of the provincial/municipal Justice Services at the proposals of the heads of the Notary Public offices.

The suspension of the performance of notarization by heads, deputy-heads of the Notary Public offices shall be decided by presidents of the provincial-level People’s Committees at the proposals of the directors of the provincial/municipal Justice Services.

3. The decisions to suspend the performance of notarization shall be annulled when the grounds prescribed in Clause 1 of this Article no longer exist.

...

...

...

Article 35.- Relieving notaries from office

1. The notaries shall be relieved from office in the following cases:

a) According to requirement of transfer to other job;

b) Upon the aspiration of the notaries;

c) They are subject to warning for the second time, discharged from jobs or transferred to other jobs; fall in one of the cases prescribed in Clause 2, Article 30 of this Decree.

2. The dossier proposing the release of notaries from office in cases provided for at Points a and b, Clause 1 of this Article, shall include: The notary’s application therefor and the written proposal made by the director of the concerned provincial/municipal Justice Service, attached with the proposal of the head of the concerned Notary Public office.

The dossier proposing the release of notaries from office in cases provided for at Point c, Clause 1 of this Article shall include: The written proposal made by the director of the concerned provincial/municipal Justice Service at the proposal of the head of the Notary Public office, except for case of relieving the head of the Notary Public office him-/herself, and relevant papers, which shall serve as basis for proposing the release from office.

Article 36.- Dissolution of Notary Public offices

1. Where the notarization demand reduces for two consecutive years or the prescribed number of notaries is not enough for one year, the directors of the provincial/municipal Justice Services shall draw up plans on the dissolution of the Notary Public offices and report them to the presidents of the provincial-level People’s Committees for consideration and decision. Such a plan must clearly states the reasons for dissolution, the scheme of personnel arrangement after the dissolution, the financial settlement, liquidation, settlement of consequences and handling of assets. The dissolution of Notary Public offices shall be effected after it is approved by the Justice Minister.

...

...

...

Chapter V

TASKS, POWERS OF NOTARIZATION OR AUTHENTICATION PERFORMERS

Article 37.- Tasks of notarization or authentication performers

The notarization or authentication performers shall have the following tasks:

1. To perform the notarization or authentication, which falls under the notarization or authentication competence of their respective agencies;

2. To receive and examine papers produced by notarization or authentication requesters; to provide guidance on notarization or authentication procedures and orders for notarization or authentication requesters, if necessary;

3. To explain to notarization or authentication requesters their rights, obligations and legitimate interests, the significance and legal consequences of the notarization or authentication;

4. To perform other tasks as prescribed by this Decree.

Article 38.- Powers of notarization or authentication performers

...

...

...

1. To request the notarization or authentication requesters to produce all papers necessary for the performance of notarization or authentication;

2. To request concerned State bodies, organizations to supply information necessary for the performance of notarization or authentication; the State bodies, organizations, which receive the request shall have to promptly supply such information;

3. To request the professional agencies to perform expertise or provide consultancy when deeming it necessary; the expenses for expertise of papers shall be paid by the notarization or authentication requesters when there is the expertise conclusion that such papers are fake;

4. To make record on temporary seizure of papers which show signs of forgery; to coordinate with the competent State bodies in handling cases of using fake papers and taking measures against the notarization or authentication requesters who commit acts of law offense;

5. To refuse the notarization or authentication in the following cases:

a) Cases prescribed in Article 39 of this Decree;

b) Things which do not fall under their notarization or authentication competence;

c) There are written requests of competent State bodies for suspension of the notarization or authentication;

d) Things related to the notarization or authentication request are being in dispute;

...

...

...

In case of refusal, the notarization or authentication performers shall have to explain the reasons therefor to the notarization or authentication requesters; if things to be notarized or authenticated do not fall under the competence of their agencies, they shall have to provide guidance for the latter to go to other agencies with such competence.

Article 39.- Case of non-performance of notarization or authentication

The notarization or authentication performers shall not perform the notarization or authentication in the following cases:

1. Where they know or must know that the notarization or authentication or the contents thereof are contrary to law and/or social ethics;

2. Where the notarization or authentication relates to the property or interests of their own or their next of kin being wives or husbands; fathers, mothers, or fathers or mothers in law, or adoptive fathers or mothers; offspring, adopted children, daughters in law, sons in law; paternal or maternal grandparents; siblings, brothers or sisters in law, adopted brothers or sisters; grandchildren being children of their sons, daughters or adopted children.

Chapter VI

NOTARIZATION AND AUTHENTICATION OF CONTRACTS, TRANSACTIONS

Article 40.- Scope of application

1. The provisions on notarization and authentication of contracts in Section I of this Chapter shall apply to the notarization or authentication of all contracts or transactions to be notarized or authenticated under the provisions of this Decree.

...

...

...

SECTION I. GENERAL PROVISIONS

Article 41.- Procedures and time limits for notarization or authentication of ready-made contracts

1. The notarization or authentication requesters shall have to inscribe the notarization or authentication requesting tickets according to set form, produce personal papers and necessary papers for the performance of notarization or authentication. Where the contracts relate to assets whose ownership or use rights must be registered as stipulated by law, the notarization or authentication requesters must have all papers to prove the rights to own or use such assets, except for cases prescribed in Clause 2, Article 50 of this Decree.

The State bodies with the notarization or authentication competence shall receive and check the papers produced by the notarization or authentication requesters, process and record them in books if the papers are valid and complete; where they can not satisfy a notarization or authentication request within the day, they shall issue an appointment ticket to the notarization or authentication requester.

2. The notarization or authentication time limits shall not exceed 3 working days for simple contracts, 10 working days for complicated contracts and 30 working days for especially complicated contracts, after they are received and processed.

3. The notarization or authentication performers shall determine the civil act capacity of the notarization or authentication requesters and perform the notarization or authentication if deeming that the contents of the contracts already prepared are not contrary to law and/or social ethics.

Where the contents of contract are contrary to law and/or social ethics or fail to meet the requirements, the contracts must be amended, supplemented; if the notarization or authentication requesters disagree with such amendments and/ or supplements, the notarization or authentication shall not be given.

4. Where the contracts are amended and/or supplemented according to the provisions in paragraph 2, Clause 3 of this Article, before signing them, the notarization or authentication requesters must re-read the contracts by themselves or listen to the notarization or authentication performers read for them. If they agree with the entire contents inscribed in the contracts, they shall initial in each page of the contracts, except for the last page which must be fully signed; then the notarization or authentication performers shall certify or authenticate and initial in each page of the contracts, except for the last page which must be signed in full and affix seals on the contracts.

Article 42.- Notarizing or authenticating contracts prepared by notarization or authentication performers at the request of the notarization or authentication requesters or according to set forms

...

...

...

The notarization or authentication requesters declare the contents of the contracts before the notarization or authentication performers. The notarization or authentication performers shall write down all the contents declared by the notarization or authentication requesters; if the declared contents are not contrary to law and/ or social ethics, they shall compile the contracts.

2. The universal civil contracts and common contracts in the economic and commercial fields must be made according to set forms when they are notarized or authenticated.

The Justice Ministry shall stipulate and guide the use of contract forms.

3. Clauses 1, 2 and 4 of Article 41 of this Decree shall be also applied similarly to cases where the contracts are compiled by the notarization or authentication performers or made according to set forms.

Article 43.- Contents of notarization or authentication

Written certification by notarization or authentication performers must clearly state: the time of conclusion of contracts, the place of notarization or authentication, the civil act capacity, the signatures of the parties and the contents agreed upon by the parties, except for cases prescribed in Article 49 of this Decree.

Article 44.- Notarizing or authenticating amendment, supplement or cancellation of contracts

1. For contracts already notarized or authenticated, the partial or complete amendment or supplement of such contracts must also be notarized or authenticated and such notarization or authentication can be performed at any State agency with the notarization or authentication competence, except for cases prescribed in Article 23 of this Decree.

2. This provision also applies to contract cancellation if the contractual parties request the notarization or authentication of such contract cancellation.

...

...

...

At the request of the contractual parties, the notarization or authentication performers may correct technical errors in the already notarized or authenticated contracts which have not yet performed, provided that such correction shall not affect the rights and obligations of the contractual parties. The correction of technical errors shall be made by way that the notarization or authentication performers write the correction on the edge, then affix their signatures and seal thereto.

SECTION II. SPECIFIC PROVISIONS ON NOTARIZATION OR AUTHENTICATION OF A NUMBER OF CONTRACTS, TRANSACTIONS

Article 46.- Notarization or authentication of contracts on purchase and sale of houses under joint ownership or being leased

1. For the request to notarize or authenticate contracts on purchase or sale of houses under joint ownership, the notarization or authentication requesters shall also have to submit the written consents of other owners of the common ownership; in cases where the house is under the common ownership by integration or where a part of the house under the joint ownership by shares, the other co-owners’ written refusals to buy such part or the papers showing the expiry of the law-prescribed time limits as from the date the co-owners receive the sale notices and conditions, but no co-owners buy it.

2. In case of notarizing or authenticating contracts on purchase or sale of houses being leased, the notarization or authentication requesters shall also have to submit the tenants’ written refusals to buy the houses or papers showing the expiry of the law-prescribed time limits as from the date the tenants receive the sale notices and conditions but fail to make any reply.

3. The provision in Clause 1 of this Article shall also apply to the purchase and sale of houses to be used for other purposes and other construction works.

Article 47.- Notarization or authentication of contracts on property mortgage

For already notarized or authenticated contracts on property mortgage under which the mortgaged property continue to be mortgaged as the security for the performance of other obligations, the contracts on further mortgage must be notarized or authenticated at the agencies where the first notarization or authentication was effected.

Article 48.- Notarization or authentication of contracts on authorization, letters of authorization

...

...

...

Where the authorizer and the authorized cannot together go to a State agency with the notarization or authentication competence, the authorizer shall request the State agencies with the notarization or authentication competence in the places of their permanent or temporary residence to notarize or authenticate the authorization contracts; the authorized shall request the State agency with the notarization or authentication competence in the places of their permanent or temporary residence to write the additional notarization or authentication on the originals of such authorization contracts and complete the procedures for notarization or authentication of the authorization contracts.

2. The authorization which does not fall in cases prescribed in Clause 1 of this Article must not be made in authorization contracts but can be made in authorization letters which only need to be signed by the authorizers.

Article 49.- Notarization of contracts made in foreign languages

1. For contracts made simultaneously in both Vietnamese and foreign languages, the notarization of the contracts made in Vietnamese shall comply with the general provisions on contract notarization.

For the notarization of written contracts made in foreign languages, the notaries may not notarize the contents of the parties’ agreement; this must be clearly inscribed in the written certification.

The notarization requesters must take responsibility for the accuracy and compatibility of the written contracts made in foreign languages with the written contracts made in Vietnamese.

2. For contracts which are made only in foreign languages, the translation thereof must be attached thereto; the notarization of such contracts shall comply with the provisions in Paragraph 2, Clause 1 of this Article.

Article 50.- Notarization and authentication of testaments

1. The testators must themselves request the notarization or authentication of their testaments; the testaments shall not be notarized or authenticated through other persons.

...

...

...

3. The notarization or authentication performers must determine the mental state of the testators.

If doubting that the testators suffer from mental disease or other illnesses which render them unable to realize and control their acts or if deeming that the testament has been made with signs of deception, intimidation or coercion, the notarization or authentication performers shall neither notarize nor authenticate such testaments.

4. The notarization or authentication of testaments related to real estate may be effected at any State agency having the notarization or authentication competence.

5. The amendment, supplement, replacement or cancellation of part or the entire of a testament may be notarized or authenticated at any State agency having the notarization or authentication competence.

Article 51.- Undertaking to keep testaments

1. The testators may request the Notary Public offices to keep their testaments. When undertaking to keep testaments, the notaries must seal the testaments before the testators, write and hand the receipt of custody to the testators.

For testaments already kept by the Notary Public offices, in principle, the amendment, supplement, replacement or cancellation of such testaments must be effected at the Notary Public offices where the testaments are being kept; in special cases for objective reasons, such can be effected at other Notary Public offices or other agencies having the notarization or authentication competence; these Notary Public offices or agencies must send an original thereof to the Notary Public offices where the testament are being kept for the first time.

2. The announcement of testaments kept at the Notary Public offices shall comply with the provisions of the Civil Code, when the notaries are aware of the death of the testators or when the persons relating to the contents of the testament so request. The announcement of testament must be made in written records.

Article 52.- Notarization and authentication of written agreements on division of estates.

...

...

...

In the written agreements on division of estates, heirs may concede their entire rights to the estates to other heirs.

2. Persons requesting the notarization or authentication must produce the testaments and papers evidencing the property ownership or use rights of the persons who left the estate, for property whose ownership or use rights must be registered as provided for by law.

The notarization or authentication requesters shall also have to produce papers evidencing the relations between the estate bequeathers and heirs according to the law provisions on inheritance, guaranteeing that no heirs at law are left out, except for cases where other heirs at law can not be identified.

3. The notarization or authentication performers shall have to conduct the inspection in order to ensure that the estate bequeathers are truly the persons with the rights to own or use such estate and that the notarization or authentication requesters are true heirs; if deeming unclear or doubtful, they must by themselves or request other agencies or organizations to make verification. The notarization or authentication performers must post up the agreements on division of estate at the places where the estate bequeathers reside or temporarily reside for a given time limits or where exist the real estate of the bequeathers within 30 days

4. The notarized or authenticated agreements on division of estate shall serve as basis for competent State agencies to register the transfer of property ownership or use rights to heirs.

Article 53.- Notarization or authentication of written declaration and claim of estate

1. The only heirs at law to estates may request the notarization or authentication of their written declaration and claims of estate.

2. The provisions in Clauses 2, 3 and 4 of Article 52 of this Decree shall apply similarly to the notarization or authentication of written declarations and claims of estate.

Article 54.- Notarization and authentication of written refusals to take estate

...

...

...

2. The notarization or authentication of written refusals to take estate may be effected at any State agency with notarization or authentication competence.

Chapter VII

NOTARIZATION, AUTHENTICATION OF COPIES OF PAPERS, INDIVIDUALS’ SIGNATURES AND NOTARIZATION OF TRANSLATIONS OF PAPERS

Article 55.- Notarization and authentication of copies of papers

1. The notarization and authentication of copies of papers shall be made only from the originals; the copies may be duplicate, print, typing, computer typing but must contain full and accurate contents like the originals.

2. Copies of documents and papers must not be notarized and/or authenticated in the following cases:

a) The notarization or authentication performers know or must know that the originals are granted ultra vires or invalid; the originals are fake;

b) Documents and/or papers were erased, modified, had their contents added or cut or were so damaged, torn and ragged that their contents cannot be identified;

c) Documents and/or papers classified by State agencies, political organizations, socio-political mass organizations, social organizations, socio-professional organizations, economic organizations; documents and/or papers not for publication on mass media;

...

...

...

e) Papers which must not be copied under the legal documents promulgated by the National Assembly, the National Assembly Standing Committee, the State President, the Government and the Prime Minister.

3. The notarization and authentication of copies of papers shall be effected within the day; where there is a request to notarize or authenticate copies of papers in great quantity, the notarization or authentication can be effected later under the appointment.

4. The notarization and authentication performers must check the originals and make the notarization or authentication if deeming it compatible; where the notarization or authentication requesters have their own copies, the comparison and examination of the contents copied from the originals must be made; if detecting any sign of forgery, the papers must be sent to the agencies or organizations which have issued such originals or to expertizers for verification. Each page of the copied documents must be stamped with word "COPY" on the blank place on the right.

5. When receiving copies of papers, which were already authenticated by the district-level People’s Committees, agencies or organizations must not demand the involved persons to submit the copies of papers notarized by the Notary Public offices.

Article 56.- Notarization or authentication of individuals’ signatures

1. Individuals who request notarization or authentication of their signatures in papers in service of transaction shall have to take responsibility for the contents of the papers and sign them in front of the notarization or authentication performers. After determining that such persons are true to their personal papers, transaction papers and their requests are not contrary to law and/or social ethics, the notarization or authentication of their signatures shall be effected.

2. The notarization or authentication of signatures shall be effected within the day.

3. Where the notarization or authentication requesters are unable to sign, the notarization or authentication of signatures shall be replaced by the notarization or authentication of the fingerprint pressing.

Article 57.- Notarization of translations of papers

...

...

...

2. The Notary Public offices receive the originals and hand them to the translators for translation. The translators must sign and take responsibility for the accuracy and compatibility of the translation, the notaries shall notarize the translators’ signatures on such translations. Each page of the translation must be stamped with word "TRANSLATION" in the blank places on the right. The translation must be attached with the copies of the originals and stamped on overlapping pages.

The notarization requesters may themselves translate their papers and take responsibility for the accuracy and compatibility of the translation. Where necessary, the translation must be edited. The collaborators shall make the editing, sign and take responsibility for the accuracy and compatibility of the edited translation.

Where notaries are qualified and recognized as translators under the provisions in Clause 1 of this Article, such notaries may personally translate the papers and notarize their translation.

3. The notarization of the translation of papers shall be made immediately after the translators complete the translation. In principle, the translation must be done within a working day, except where the translation contains many pages or complicated contents, the time limit for translation shall not exceed 5 working days; for special cases, the above time limit may be prolonged but shall not exceed 15 working days.

4. The translations of papers must not be notarized in the following cases:

a) The notaries know or must know that the originals are issued ultra vires, or invalid; the originals are fake;

b) The papers were erased, modified, have contents added or cut, or were so damaged, torn or ragged that their contents cannot be clearly determined;

c) The papers are classified by State agencies, mass organizations, social organizations and economic organization; papers banned from publication on the mass media.

Chapter VIII

...

...

...

Article 58.- Inscription in written notarization or authentication of contracts, transactions

1. Inscription in written notarization or authentication of contracts, transactions must be readable and expressed with durable inks on high-quality papers so as to ensure long-term archive. The inscription may be hand-written, typed or computer-typed; must not be written in abbreviations or signs, in between lines, over lines, with blank spaces left except for new lines; in case of corrections or additions, such shall be made by way that the notarization or authentication performers shall inscribe the corrections or additions by the margins, affix their signatures and stamps thereto.

2. The time of notarization and authentication must be inscribed with day, month and year in numerals and words; hours and minutes may be inscribed if the notarization or authentication requestors so request or the notarization or authentication performers deem it necessary.

3. The figures related to money must be inscribed in both numerals and letters.

Article 59.- Inscribing pages and sheets of the written notarization or authentication of contracts, transactions

For written notarization or authentication of contracts or transactions with two pages or more, each page must be ordinally numbered, initialed by the notarization or authentication requesters and performers, except for the last page, which must be fully signed; the number of pages must be inscribed at the end of the documents; written notarization or authentication with two or more pages must be affixed with page-overlapping stamp, with 10 or more pages must also be perforated for binding and sealing.

Article 60.- Notarization dossiers, authentication dossiers

1. The notarization dossier, authentication dossier shall include: The ticket requesting the notarization or authentication; the original of the document to be notarized or authenticated, together with the copies of papers already produced by the notarization or authentication requesters, verification papers and other relevant papers, if any.

2. Each dossier must be numbered according to the temporal order compatible with the inscription in the notarization, authentication books, ensuring easy consultation.

...

...

...

1. Each notarization or authentication must be inscribed in books under the guidance of the Justice Ministry.

2. The books of a Notary Public office shall include: The book for notarization of contracts, transactions, the book for notarization of copies of papers; the book for notarization of the translations of papers and the book for notarization of signatures.

The books of the district-level People’s Committee shall include the book for authentication of copies of papers, the book for authentication of signatures and the book for authentication of contracts, transactions.

The books of the communal-level People’s Committee shall include the book for authentication of signatures and the book for authentication of testaments, written refusals to take estate.

3. In cases where other notarizations or authentications arise as provided for at Point g, Clause 1, Article 21; Point f, Clause 1, Article 22 and Point c, Clause 1, Article 24 of this Decree, the Justice Ministry shall guide the book entry.

Article 62.- Archival regime

1. Notarization dossiers, authentication dossiers, notarization books and authentication books must be strictly preserved and archived for a long time at the State agencies with notarization or authentication competence, except for cases prescribed in Clause 3 of this Article.

Apart from archiving the notarization dossiers or authentication dossiers, the State agencies with notarization or authentication competence should put the notarization or authentication of contracts and/or transactions into computers.

2. The State agencies with notarization or authentication competence must apply measures to ensure safety against fires, moistures, termites, moths for notarization dossiers and books as well as authentication books.

...

...

...

4. Where competent State agencies request in writing the supply of notarization dossiers or authentication dossiers in service of examination, inspection, investigation, prosecution or adjudication related to matters already notarized or authenticated, the State agencies with the notarization or authentication competence shall have so supply copies of the notarized documents or authenticated documents and other relevant papers. The comparison between the copies of the notarized documents or authenticated documents and the originals shall be effected only at the offices of the State agencies with the notarization or authentication competence where the dossiers are kept.

Article 63.- Destruction of dossiers on copies, dossiers on translation of papers

1. The dossiers on copies, the dossiers on translation of papers, upon their expiry, shall be destroyed periodically once a year at the year-end; where the dossiers are in great volume, an additional destruction may be carried out in the middle of the year. For the destruction of dossiers on copies, dossiers on translation of papers, there must be the destruction council.

2. The council for destruction of dossiers on copies at the district-level People’s Committee shall be composed of the head or deputy-head of the Justice Section, the notary in charge of the archive of the district-level People’s Committee, the representative of the provincial-level archive office and the representative of the provincial/municipal Justice Service, as its members; the president or vice-president of the district-level People’s Committee as the council chairman. The president of the district-level People’s Committee shall issue the decision on setting up the council.

The council for destruction of dossiers on copies, dossiers on translation of papers at the Notary Public office shall be composed of the head or deputy- head of the Notary Public office, the notary in charge of archive at the Notary Public office, head of the office of the provincial/municipal Justice Service and the representative of the provincial-level archive office, as its members; the director or deputy-director of the provincial/municipal Justice Service as the council chairman. The director of the provincial/municipal Justice Service shall issue decision on setting up the council.

3. The destruction of copy dossiers, paper-translation dossiers must be made in written records signed by all members of the council and comply with the law provisions on archive; the records must clearly inscribe the destruction of dossiers from which serial number to which serial number, in which book.

Chapter IX

SETTLEMENT OF COMPLAINTS AND DENUNCIATIONS, COMMENDATION AND HANDLING OF VIOLATIONS

Article 64.- The notarization or authentication requesters rights to complain

...

...

...

Article 65.- Competence and time limits for settling complaints by the communal-level Peoples Committees

1. The presidents of the communal-level People’s Committees shall settle first-time complaints about refusal of authentication which falls under the competence of the communal-level People’s Committees, within 5 working days after the receipt of the complaints for settlement.

2. If the authentication requesters disagree with the settlement of complaints by the communal-level People’s Committee presidents, they may further complain to the district-level People’s Committee presidents. In case of further complaints, the authentication requesters must forward their applications enclosed with the copies of the complaint-settling decisions of the communal-level People’s Committee presidents and relevant documents ( if any) to the district-level People’s Committee presidents.

Within 10 working days after the receipt of application for settlement of further complaints, the district-level People’s Committee presidents shall have to settle them and notify such in writing to the complainants and the communal-level People’s Committee presidents who previously settled the complaints.

3. If the authentication requesters disagree with the complaint settlement by the district-level People’s Committee presidents, they may further complain to the provincial-level People’s Committee presidents. For this case, the complainants shall have to file their applications together with the copies of the complaint- settling decisions of the presidents of the district-level and communal-level People’s Committees as well as relevant documents (if any) to the provincial-level People’s Committee presidents.

Within 20 working days after the receipt of applications for further settlement of complaints, the provincial-level People’s Committee presidents shall have to settle them and notify such in writing to the complainants and the presidents of the district-level and communal-level People’s Committees who previously settled the complaints. The complaint- settling decisions of the provincial-level People’s Committee presidents shall be the final decisions.

4. For complicated complaints about authentication, the time limits for settlement thereof by presidents of the district-and provincial-level People’s Committees may be prolonged but shall not exceed 30 days as from the date of receipt of complaints for settlement.

Article 66.- Competence and time limits for settlement of complaints by district-level Justice Sections

1. The heads of the district-level Justice Sections, who are authorized by the district-level People’s Committee presidents to perform the authentication prescribed in Clause 2, Article 22 of this Decree, shall settle the first-time complaints about the refusal of authentication under their competence, within 5 working days after the receipt of complaints for settlement.

...

...

...

Within 10 working days after the receipt of written complaints for settlement, the district-level People’s Committee presidents shall have to settle them and notify such in writing to the complainants and the heads of the district-level Justice Sections, who previously settled the complaints.

3. If the authentication requesters disagree with the settlement of complaints by the district-level People’s Committee presidents, they may further complain to the provincial-level People’s Committee presidents.

Within 30 working days after the receipt of written complaints for settlement, the provincial-level People’s Committee presidents shall have to settle them and notify such in writing to the complainants and the district-level People’s Committee presidents who previously settled the complaints. The complaint-settling decisions of the provincial-level People’s Committee presidents shall be the final ones.

4. For complicated complaints about authentication, the time limits for settlement of complaints by the provincial-level People’s Committee presidents may be prolonged but shall not exceed 60 days after the receipt of written complaints for settlement.

Article 67.- Competence and time limits for complaint settlement by heads of the Notary Public offices

1. The heads of the Notary Public offices shall settle first-time complaints about the refusal of notarization under the competence of the Notary Public offices, within 5 working days as from the date of receipt of written complaints for settlement.

2. If the complainants disagree with the complaint-settling decisions of the heads of the Notary Public offices, they may further complain to the directors of the provincial/municipal Justice Services. In this case, the complainants must file their applications together with the copies of the complaint-settling decisions of the heads of the Notary Public offices and relevant documents (if any) to the directors of the provincial/municipal Justice Services.

Within 10 working days after the receipt of written complaints for settlement, the directors of the provincial/municipal Justice Services shall have to settle them and notify such in writing to the notarization requesters and the heads of the Notary offices who previously settled the complaints.

3. If the notarization requesters disagree with the settlement by the Justice Service directors, they may further complain to the Justice Minister. In this case, the complainants shall have to file their applications together with the copies of the complaint-settling decisions of the Justice Service directors and the Notary Public office heads as well as relevant documents (if any) to the Justice Minister.

...

...

...

4. For complicated complaints about notarization, the time limits for complaint settlement by Justice Service directors or the Justice Minister may be prolonged but shall not exceed 60 days after the receipt of written complaints for settlement.

Article 68.- Competence and time limits for complaint settlement by Vietnamese representations abroad

1. Heads of the Vietnamese representations overseas shall settle first-time complaints about the refusal of notarization under the overseas Vietnamese representations’ competence, within 5 working days after the receipt of written complaints for settlement.

2. If the notarization requesters disagree with the complaint settlement by heads of the overseas Vietnamese representations, they may further complain to the Foreign Minister. In this case, the complainants shall have to file their applications together with the copies of the complaint- settling decisions of the heads of the overseas Vietnamese representations and relevant documents (if any) to the Foreign Minister.

Within 10 working days after the receipt of written complaints for settlement, the Foreign Minister shall have to settle them and notify such in writing to the complainants and the heads of the overseas Vietnamese representations who previously settled the complaints. The Foreign Minister’s decisions shall be the final ones.

For complicated complaints about notarization, the time limit for complaint settlement by the Foreign Minister may be prolonged but shall not exceed 20 days after the receipt of written complaints for settlement.

Article 69.- Notarization or authentication requesters’ right to initiate lawsuits

Where the notarization or authentication requesters disagree with the settlement of the first-time complaints by competent agencies prescribed in Articles 65,66,67 and 68 of this Decree, they may initiate lawsuits at competent courts according to law provisions on the procedures for settlement of administrative cases.

Article 70.- Settlement of denunciations

...

...

...

Article 71.- Commendation and reward

Notarization and authentication performers who record achievements in the performance of notarization and authentication shall be commended and/or rewarded according to law provisions on commendation and reward.

Article 72.- Handling of violations

1. While performing their duties or exercising their powers regarding notarization or authentication, any notarization or authentication performers or translators being collaborators of Notary Public offices, who unintentionally due to irresponsibility or intentionally act against the provisions of this Decree and other law provisions on notarization and authentication, may, depending on the seriousness of their violations, be disciplined or examined for penal liability; if damage is caused, compensation must be paid therefor according to law provisions.

2. Any notarization or authentication requesters who commit acts of modifying papers, using fake papers when requesting notarization or authentication, may, depending on the seriousness of their violations, be administratively handled or examined for penal liability according to law provisions.

Chapter X

FINAL PROVISIONS

Article 73.- Granting and use of copies of papers

1. Copies of papers, issued simultaneously with the originals or from the original books with validity like the copies shall be notarized or authenticated according to the provisions of this Decree.

...

...

...

Agencies and organizations which have granted the originals of papers may grant the copies thereof.

3. The requesters may file their request for the granting of copies of papers to the agencies or organizations which have granted the originals through post office; they must also send the fees therefor, if so prescribed by law.

Within 3 working days after the receipt of the request, the concerned agencies or organizations shall have to grant them the copies thereof.

4. Agencies and organizations, when receiving papers which require the presentation of the originals thereof for comparison, shall have to personally compare the duplicates with the originals, and must not demand the submission of the notarized or authenticated copies thereof.

Article 74.- Provisions on transition

1. Notary Public offices set up under the provisions of Decree No.45/HDBT of February 27, 1991 of the Council of Minister on organization and operation of the State Notary Public, Decree No.31/CP of may 18, 1996 of the Government on organization and operation of the State Notary Public may continue to operate. In cases where the Notary Public offices have not yet satisfied the criteria and conditions prescribed in Article 26 of this Decree, the presidents of the provincial-level People’s Committees shall have to coordinate with the Justice Ministry in strengthening reorganizing such Notary Public offices within one year after this Decree takes effect.

2. Persons who are appointed notaries according to the provisions of Decree No.45/HDBT and Decree No.31/CP mentioned above may continue to be recognized as notaries under the provisions of this Decree.

Article 75.- Implementation provisions

1. This Decree takes effect as from April 1, 2001 and replaces Decree No.31/CP of May 18, 1996 of the Government on organization and operation of the State Notary Public.

...

...

...

The minister-chairman of the Government’s Commission for Organization and Personnel, the Finance Minister, the Labor, War Invalid and Social Affair Minister and the Foreign Minister shall, within the scope of their respective tasks and powers, have to coordinate with the Justice Minister in guiding the implementation of this Decree.

3. The ministers, the heads of the ministerial-level agencies, the heads of agencies attached to the Government and the presidents of the provinces and centrally-run cities shall have to implement this Decree.

ON BEHALF OF THE GOVERNMENT
PRIME MINISTER




Phan Van Khai