Nghị định 04/2013/NĐ-CP hướng dẫn Luật công chứng

• Số hiệu: 04/2013/NĐ-CP
• Loại văn bản: Nghị định
• Nơi ban hành: Chính phủ
• Người ký: Nguyễn Tấn Dũng
• Ngày ban hành: 07/01/2013

CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2013/NĐ-CP	Hà Nội, ngày 07 tháng 01 năm 2013

NGHỊ ĐỊNH

QUY ĐỊNH CHI TIẾT VÀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH MỘT SỐ ĐIỀU CỦA LUẬT CÔNG CHỨNG

Căn cứ Luật tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;

Căn cứ Luật công chứng ngày 29 tháng 11 năm 2006;

Theo đề nghị của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;

Chính phủ ban hành Nghị định quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng,

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Nghị định này quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng về công chứng viên, tổ chức và hoạt động công chứng và quản lý nhà nước về công chứng.

Chương 2.

CÔNG CHỨNG VIÊN

Điều 2. Chế độ hành nghề của công chứng viên

Công chứng viên phải hành nghề chuyên trách; không được đồng thời hành nghề khác, không được kiêm nhiệm các chức danh tư pháp như luật sư, đấu giá viên, trọng tài viên, thừa phát lại hoặc các chức danh tư pháp khác.

Điều 3. Bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng

1. Công chứng viên đang hành nghề công chứng có nghĩa vụ tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm. Thời gian bồi dưỡng tối thiểu là ba ngày. Nội dung bồi dưỡng bao gồm việc cập nhật mới các quy định của pháp luật về công chứng, các quy định pháp luật có liên quan và kỹ năng công chứng các loại hợp đồng, giao dịch.

Công chứng viên hoàn thành lớp bồi dưỡng thì được cấp Giấy chứng nhận.

2. Công chứng viên đang hành nghề công chứng mà không tham gia lớp bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm thì tùy theo mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử lý vi phạm hành chính hoặc các biện pháp xử lý khác theo quy định của pháp luật hoặc theo Điều lệ của tổ chức xã hội nghề nghiệp của công chứng viên.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp có trách nhiệm hướng dẫn, chỉ đạo tổ chức thực hiện việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng cho công chứng viên theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều này.

Điều 4. Bổ nhiệm công chứng viên đối với cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng

1. Trong trường hợp cán bộ, công chức, viên chức đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng có nhu cầu được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề tại Văn phòng công chứng thì trong hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên phải kèm theo giấy tờ chứng minh là đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng.

2. Công chứng viên của Phòng Công chứng đã nghỉ hưu hoặc thôi việc theo nguyện vọng không quá một năm thì vẫn được giữ chức danh công chứng viên và có thể thành lập Văn phòng công chứng hoặc tham gia Văn phòng công chứng đang hoạt động. Thời gian không quá một năm được tính từ ngày có quyết định nghỉ hưu hoặc cho thôi việc đến ngày nộp hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng hoặc được tiếp nhận là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc ký hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng.

Công chứng viên nghỉ hưu hoặc thôi việc quá một năm nếu có nguyện vọng hành nghề công chứng thì phải làm thủ tục bổ nhiệm lại công chứng viên.

Điều 5. Điều kiện hành nghề công chứng đối với luật sư được bổ nhiệm công chứng viên

1. Luật sư được bổ nhiệm công chứng viên để hành nghề công chứng thì khi làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng hoặc bổ sung thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng hoặc ký hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng phải có xác nhận của Ban chủ nhiệm Đoàn luật sư về việc đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sư và giấy tờ chứng minh đã chấm dứt hành nghề luật sư.

2. Việc chấm dứt hành nghề luật sư được thể hiện bằng một trong các giấy tờ sau đây:

a) Giấy xác nhận đã nộp lại Giấy đăng ký hành nghề luật sư cho cơ quan đã cấp giấy đó đối với luật sư hành nghề với tư cách cá nhân;

b) Giấy xác nhận đã nộp lại Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên cho cơ quan đã cấp đối với luật sư thành lập Văn phòng luật sư hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên;

c) Giấy xác nhận đã rút tên khỏi danh sách thành viên Công ty luật hợp danh hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đối với luật sư là thành viên Công ty luật hợp danh hoặc thành viên sáng lập Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

d) Giấy xác nhận đã chấm dứt tư cách thành viên trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên đối với luật sư là thành viên góp vốn trong Công ty luật trách nhiệm hữu hạn một thành viên hoặc Công ty luật trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên;

đ) Giấy xác nhận đã chấm dứt hợp đồng làm việc cho tổ chức hành nghề luật sư đối với luật sư làm việc theo hợp đồng cho tổ chức hành nghề luật sư.

Điều 6. Miễn nhiệm công chứng viên

1. Các trường hợp miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Khoản 1 và Khoản 2 Điều 20 Luật công chứng. Trình tự, thủ tục miễn nhiệm công chứng viên được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 và Khoản 4 Điều 20 Luật công chứng.

2. Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên là 01 bộ, được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ cơ quan Bộ Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Bộ Tư pháp, ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đề nghị miễn nhiệm công chứng viên”.

3. Bộ trưởng Bộ Tư pháp quyết định thu hồi Thẻ công chứng viên đối với công chứng viên đã bị miễn nhiệm. Trình tự, thủ tục thu hồi Thẻ được thực hiện theo hướng dẫn của Bộ trưởng Bộ Tư pháp.

Chương 3.

TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CÔNG CHỨNG

Điều 7. Thành lập tổ chức hành nghề công chứng

1. Việc thành lập tổ chức hành nghề công chứng, bao gồm Phòng công chứng và Văn phòng công chứng phải tuân theo Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt.

2. Khuyến khích thành lập các Văn phòng công chứng. Chỉ thành lập Phòng công chứng trong trường hợp không phát triển được Văn phòng công chứng, Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Ủy ban nhân dân cấp tỉnh) có trách nhiệm tạo điều kiện và hỗ trợ cho việc thành lập và phát triển các Văn phòng công chứng ở những địa bàn khó khăn.

3. Căn cứ quy định của Luật công chứng, Nghị định này và Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt, trên cơ sở nhu cầu thành lập tổ chức hành nghề công chứng ở địa phương, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xét duyệt hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng. Việc xét duyệt hồ sơ phải bảo đảm sự công khai, minh bạch, phù hợp với quy hoạch, khuyến khích phát triển các Văn phòng công chứng có nhiều công chứng viên, có cơ sở vật chất, bộ máy hoạt động và đội ngũ công chứng viên, nhân viên lành nghề.

Điều 8. Đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng

1. Việc đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 27 Luật công chứng.

Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng bao gồm:

a) Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

b) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng đáp ứng điều kiện quy định tại Điều 9 Nghị định này;

Trong trường hợp trụ sở là nhà thuê, mượn thì phải kèm theo hợp đồng thuê, mượn nhà có thời gian tối thiểu là năm năm kể từ ngày làm thủ tục đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đặt trụ sở Văn phòng công chứng của công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng, công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng đối với Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập.

2. Số lượng hồ sơ là 01 bộ, được nộp trực tiếp hoặc thông qua hệ thống bưu chính đến bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp, ngoài bì ghi rõ “Hồ sơ đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng”.

Điều 9. Điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng phải có trụ sở riêng với địa chỉ cụ thể, có phòng làm việc cho công chứng viên, nhân viên, phòng tiếp người yêu cầu công chứng và kho lưu trữ hồ sơ công chứng.

2. Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng chỉ phải nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều này khi đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Sở Tư pháp có trách nhiệm kiểm tra việc đáp ứng các điều kiện về trụ sở của Văn phòng công chứng khi thực hiện đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng.

3. Việc thay đổi trụ sở của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng phải phù hợp với quy hoạch phát triển tổ chức hành nghề công chứng đã được cơ quan có thẩm quyền phê duyệt trong phạm vi địa bàn cấp huyện nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở.

Khi có nhu cầu thay đổi trụ sở, Văn phòng công chứng phải có văn bản gửi Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động. Trong thời hạn bảy ngày làm viêc, Sở Tư pháp xem xét, cấp lại Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 10. Thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập

1. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh theo quy định tại Điều 28 Luật công chứng, Văn phòng công chứng phải thông báo bằng văn bản cho Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động và gửi kèm theo bản chính Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng, bản sao có chứng thực Quyết định bổ nhiệm công chứng viên, giấy tờ chứng minh nơi đăng ký thường trú của công chứng viên tại địa bàn tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi đăng ký hoạt động.

2. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận được các giấy tờ quy định tại Khoản 1 Điều này, Sở Tư pháp ghi nhận việc thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng trên Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng.

Điều 11. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng được ký hợp đồng lao động với công chứng viên. Trong thời gian làm việc theo hợp đồng tại Văn phòng công chứng, công chứng viên không được đồng thời hành nghề công chứng tại một tổ chức hành nghề công chứng khác.

2. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày ký hợp đồng làm việc với công chứng viên, Văn phòng công chứng phải đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng với Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động.

Hồ sơ đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng gồm có:

a) Thông báo bằng văn bản của Văn phòng công chứng về việc bổ sung công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng, trong đó có các thông tin về công chứng viên, bao gồm họ tên công chứng viên, ngày tháng năm sinh, nơi cư trú, cam kết của Văn phòng công chứng về việc mua bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp cho công chứng viên và chữ ký mẫu của công chứng viên;

b) Hợp đồng làm việc ký kết giữa Văn phòng công chứng với công chứng viên;

c) Quyết định bổ nhiệm công chứng viên làm việc theo hợp đồng cho Văn phòng công chứng;

d) Giấy tờ chứng minh; đã rút tên khỏi danh sách thành viên của Đoàn luật sự và chấm dứt hành nghề luật sư của người được bổ nhiệm công chứng viên là luật sư hoặc giấy tờ chứng minh là đã nộp lại cho cơ quan có thẩm quyền chứng chỉ hành nghề hoặc thẻ đối với những người đã được cấp các loại thẻ, chứng chỉ hành nghề;

Số lượng hồ sơ là 01 bộ. Các giấy tờ trong hồ sơ là bản sao kèm theo bản chính để đối chiếu trong trường hợp hồ sơ được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp; các giấy tờ nói trên phải là bản sao có chứng thực trong trường hợp hồ sơ được nộp thông qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp.

3. Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đăng ký hoạt động có trách nhiệm xem xét và thông báo bằng văn bản cho Văn phòng công chứng. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng được ký văn bản công chứng sau khi nhận được thông báo của Sở Tư pháp.

4. Công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng cho Văn phòng công chứng có các quyền, nghĩa vụ và trách nhiệm theo quy định của pháp luật đối với công chứng viên.

5. Trong trường hợp chấm dứt hợp đồng làm việc với công chứng viên, thì trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày chấm dứt hợp đồng, Văn phòng công chứng phải thông báo bằng văn bản về việc chấm dứt hợp đồng đến Sở Tư pháp nơi đăng ký hoạt động.

Công chứng viên không được ký văn bản công chứng kể từ ngày chấm dứt hợp đồng làm việc với Văn phòng công chứng.

Điều 12. Chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập có nhu cầu chuyển đổi thành Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh phải có hồ sơ đề nghị chuyển đổi trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh.

2. Hồ sơ gồm có:

a) Đề án chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng, trong đó nêu rõ lý do chuyển đổi, dự kiến thời gian chuyển đổi, báo cáo tình hình tài chính và tổ chức hoạt động tính đến ngày đề nghị chuyển đổi, dự kiến về tổ chức, tên gọi, địa điểm đặt trụ sở, nhân sự, các điều kiện vật chất;

b) Bản sao có chứng thực quyết định bổ nhiệm công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng;

c) Bản chính Quyết định thành lập Văn phòng công chứng trước đây.

Hồ sơ đề nghị chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng là 01 bộ và được nộp trực tiếp tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ của Sở Tư pháp hoặc qua hệ thống bưu chính đến Sở Tư pháp.

3. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ theo quy định tại Khoản 2 Điều này, Sở Tư pháp trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

4. Trong thời hạn mười ngày làm việc, kể từ ngày nhận được văn bản đề nghị của Sở Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

5. Trong thời hạn năm ngày làm việc, kể từ ngày nhận được quyết định cho phép chuyển đổi, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp của địa phương cho phép chuyển đổi. Hồ sơ đăng ký hoạt động gồm:

a) Đơn đăng ký hoạt động theo mẫu;

b) Bản sao có chứng thực quyết định cho phép chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng;

c) Giấy tờ chứng minh về trụ sở của địa phương cho phép chuyển đổi trong trường hợp cho phép thay đổi trụ sở.

Trong thời hạn bảy ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động cho Văn phòng công chứng chuyển đổi. Trong trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do; người bị từ chối có quyền khiếu nại theo quy định của pháp luật.

6. Trong thời gian làm thủ tục chuyển đổi và đăng ký hoạt động, Văn phòng công chứng vẫn được tiếp tục hoạt động.

Văn phòng công chứng chuyển đổi loại hình được hoạt động kể từ ngày được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động, kế thừa toàn bộ quyền, nghĩa vụ và có trách nhiệm lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu công chứng của Văn phòng công chứng trước đó.

Điều 13. Tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động trong các trường hợp sau:

a) Công chứng viên duy nhất hoặc tất cả các công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng bị tạm đình chỉ hành nghề công chứng;

b) Các trường hợp khác không có đủ điều kiện hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tư pháp nơi Văn phòng công chứng đặt trụ sở ra quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.

3. Thời gian tạm ngừng hoạt động tối đa là ba tháng. Trong thời gian tạm ngừng hoạt động, Văn phòng công chứng phải nộp đủ số thuế còn nợ, tiếp tục thanh toán các khoản nợ khác, hoàn thành việc thực hiện hợp đồng đã ký với người lao động, trừ trường hợp có thỏa thuận khác.

Các hồ sơ công chứng do Văn phòng công chứng tạm ngừng hoạt động thực hiện vẫn được tiếp tục lưu trữ tại Văn phòng công chứng này.

4. Trong trường hợp người yêu cầu công chứng có yêu cầu cấp bản sao Văn bản công chứng, sửa lỗi kỹ thuật hoặc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch đã được công chứng tại Văn phòng công chứng đang tạm ngừng hoạt động thì Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận, cử công chứng viên của tổ chức mình thực hiện các yêu cầu đó. Công chứng viên được cử có quyền từ chối thực hiện yêu cầu trong các trường hợp quy định tại Khoản 4, Khoản 5 Điều 35 Luật công chứng và các trường hợp khác theo quy định của pháp luật. Tổ chức hành nghề công chứng và công chứng viên được chỉ định chịu trách nhiệm đối với phần việc mà mình được giao thực hiện.

5. Trưởng Văn phòng công chứng bị tạm ngừng hoạt động có trách nhiệm giao các hồ sơ công chứng để phục vụ cho việc thực hiện các yêu cầu của người yêu cầu công chứng theo quy định tại Khoản 4 Điều này.

Khi hết thời hạn tạm ngừng hoạt động, các hồ sơ công chứng đã được giao cho tổ chức hành nghề công chứng khác trong thời gian tạm ngừng được chuyển giao lại cho Văn phòng công chứng đã bị tạm ngừng hoạt động.

Việc giao và nhận lại hồ sơ công chứng phải được lập thành biên bản có chữ ký của đại diện Sở Tư pháp.

Điều 14. Thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng bị thu hồi Giấy đăng ký hoạt động trong các trường hợp sau:

a) Trong thời hạn sáu tháng, kể từ ngày được cấp Giấy đăng ký hoạt động mà Văn phòng công chứng không hoạt động hoặc Văn phòng công chứng không hoạt động liên tục từ ba tháng trở lên;

b) Văn phòng công chứng không còn công chứng viên vì công chứng viên là Trưởng Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập hoặc tất cả các thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng do hai công chứng viên trở lên thành lập bị miễn nhiệm hoặc chết.

c) Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tư pháp ra quyết định thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng thuộc một trong những trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều này.

Sở Tư pháp có trách nhiệm thông báo bằng văn bản về việc thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng cho các cơ quan quy định tại Điều 29 Luật công chứng.

Điều 15. Chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng

1. Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động trong các trường hợp sau đây:

a) Tự chấm dứt hoạt động;

b) Văn phòng công chứng bị thu hồi Giấy đăng ký hoạt động trong các trường hợp quy định tại Khoản 1 Điều 14 Nghị định này;

c) Trưởng Văn phòng công chứng do một công chứng viên thành lập chết.

2. Thủ tục chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng:

a) Việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng trong trường hợp quy định tại Điểm a Khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Điều 34 Luật công chứng. Sở Tư pháp thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng trong thời hạn bảy ngày làm việc kể từ ngày Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động.

Việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng trong các trường hợp quy định tại Điểm b, Điểm c Khoản 1 Điều này được thực hiện theo quy định tại Khoản 3 Điều 34 Luật công chứng;

b) Thời hạn để Sở Tư pháp chỉ định một tổ chức hành nghề công chứng khác tiếp nhận hồ sơ công chứng của Văn phòng công chứng chấm dứt hoạt động là ba mươi ngày, kể từ ngày Văn phòng công chứng đó chấm dứt hoạt động;

c) Việc giải quyết quyền, nghĩa vụ về tài sản (nếu có) phát sinh từ việc chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật dân sự và các quy định pháp luật khác có liên quan.

3. Sở Tư pháp đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng trong các trường hợp chấm dứt hoạt động quy định tại Khoản 1 Điều này.

Điều 16. Xây dựng cơ sở dữ liệu và cung cấp thông tin về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng

1. Các hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng phải được xây dựng thành cơ sở dữ liệu tin học hóa tập trung thống nhất tại Sở Tư pháp để phục vụ cho việc cung cấp thông tin trong hoạt động công chứng.

Ủy ban nhân dân cấp tỉnh có trách nhiệm chỉ đạo việc xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu này giữa các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương mình và cung cấp thông tin trong trường hợp có yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương khác.

2. Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất thuộc Phòng Tài nguyên và Môi trường quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh hoặc Phòng Tài nguyên và Môi trường quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh nơi có đất và tài sản gắn liền với đất trong trường hợp chưa thành lập Văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất có trách nhiệm cung cấp thông tin về đất đai theo yêu cầu của tổ chức hành nghề công chứng phục vụ cho việc công chứng hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản.

3. Bộ Tài nguyên và Môi trường chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp, Bộ Xây dựng ban hành Quy chế cung cấp thông tin về đất, nhà giữa các cơ quan đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà với tổ chức hành nghề công chứng.

Điều 17. Thẩm quyền công chứng hợp đồng, giao dịch về bất động sản trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao

Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng có thẩm quyền công chứng các hợp đồng, giao dịch về bất động sản theo quy định tại Điều 37 Luật công chứng, bao gồm cả các hợp đồng giao dịch về chuyển nhượng, cho thuê, cho thuê lại quyền sử dụng đất, thế chấp, bảo lãnh, góp vốn bằng quyền sử dụng đất trong khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức hành nghề công chứng đặt trụ sở.

Điều 18. Công chứng hợp đồng ủy quyền

1. Việc ủy quyền có thù lao, có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền hoặc để chuyển quyền sở hữu, quyền sử dụng bất động sản phải được lập thành hợp đồng ủy quyền. Khi công chứng các hợp đồng ủy quyền liên quan đến bất động sản, công chứng viên có trách nhiệm kiểm tra kỹ hồ sơ, giải thích rõ quyền và nghĩa vụ của các bên và hậu quả pháp lý của việc ủy quyền đó cho các bên tham gia.

2. Trong trường hợp bên ủy quyền và bên được ủy quyền không thể cùng đến một tổ chức hành nghề công chứng thì bên ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi cư trú của họ công chứng hợp đồng ủy quyền; bên được ủy quyền yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng nơi họ cư trú công chứng tiếp vào bản gốc hợp đồng ủy quyền này, hoàn tất thủ tục công chứng hợp đồng ủy quyền.

Điều 19. Niêm yết thỏa thuận phân chia di sản thừa kế, khai nhận di sản thừa kế

1. Việc công chứng văn bản thỏa thuận phân chia di sản thừa kế hoặc công chứng văn bản khai nhận di sản thừa kế phải được niêm yết trong thời hạn mười lăm ngày. Việc niêm yết do tổ chức hành nghề công chứng thực hiện tại trụ sở của Ủy ban nhân cấp xã nơi thường trú cuối cùng của người để lại di sản. Trong trường hợp không xác định được nơi thường trú cuối cùng thì niêm yết tại nơi tạm trú có thời hạn cuối cùng của người đó.

Trong trường hợp di sản thừa kế ở nhiều địa phương thì việc niêm yết được thực hiện tại Ủy ban nhân dân cấp xã nơi có các di sản thừa kế đó.

Trong trường hợp di sản gồm cả bất động sản và động sản hoặc di sản chỉ là bất động sản thì việc niêm yết được thực hiện theo hướng dẫn nêu trên; nếu không xác định được cả hai nơi này thì niêm yết tại Ủy ban nhân dân cấp xã, nơi có bất động sản của người để lại di sản.

Trong trường hợp di sản chỉ là động sản, nếu trụ sở của tổ chức hành nghề công chứng và nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản không ở cùng một tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thì tổ chức hành nghề công chứng có thể đề nghị Ủy ban nhân dân cấp xã nơi thường trú hoặc tạm trú có thời hạn cuối cùng của người để lại di sản thực hiện việc niêm yết.

2. Nội dung niêm yết phải nêu rõ họ, tên của người để lại di sản; họ, tên của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế; quan hệ của những người thỏa thuận phân chia hoặc khai nhận di sản thừa kế với người để lại di sản thừa kế; danh mục di sản thừa kế. Cuối bản niêm yết phải ghi rõ nếu có khiếu nại, tố cáo về việc bỏ sót, giấu giếm người được hưởng di sản thừa kế; bỏ sót di sản thừa kế; di sản thừa kế không thuộc quyền sở hữu, quyền sử dụng của người để lại di sản thì khiếu nại, tố cáo đó được gửi cho tổ chức hành nghề công chứng đã thực hiện việc niêm yết.

3. Ủy ban nhân dân cấp xã nơi niêm yết có trách nhiệm xác nhận việc niêm yết và bảo quản việc niêm yết trong thời hạn mười lăm ngày kể từ ngày niêm yết.

Điều 20. Con dấu của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng

1. Phòng công chứng và Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.

Bộ Công an quy định mẫu con dấu của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng.

2. Thủ tục, hồ sơ xin khắc còn dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Phòng công chứng và Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

3. Phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định thành lập.

4. Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi được cấp Giấy đăng ký hoạt động.

Điều 21. Phí, lệ phí trong hoạt động công chứng

1. Mức thu phí công chứng được áp dụng thống nhất đối với Phòng công chứng và Văn phòng công chứng trong phạm vi toàn quốc. Bộ Tài chính chủ trì, phối hợp với Bộ Tư pháp quy định mức thu, chế độ quản lý, sử dụng phí công chứng.

2. Bộ Tài chính quy định phí bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng, lệ phí thẩm định hồ sơ đề nghị bổ nhiệm công chứng viên, lệ phí cấp thẻ công chứng viên, lệ phí cấp Giấy đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo quy định của pháp luật phí và lệ phí.

Chương 4.

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ CÔNG CHỨNG

Điều 22. Trách nhiệm của Bộ Tư pháp, các Bộ, cơ quan ngang Bộ trong việc quản lý nhà nước về công chứng

1. Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm trước Chính phủ trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng, có nhiệm vụ, quyền hạn quy định tại Khoản 2 Điều 11 Luật công chứng và các nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, phê duyệt, điều chỉnh Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng đến năm 2020 và hướng dẫn tổ chức thực hiện Quy hoạch sau khi được phê duyệt;

b) Hướng dẫn, chỉ đạo tổ chức thực hiện việc bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng đối với công chứng viên;

c) Phối hợp với Bộ Tài nguyên và Môi trường, Bộ Xây dựng trong việc ban hành Quy chế cung cấp thông tin về đất, nhà giữa các cơ quan đăng ký quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà với tổ chức hành nghề công chứng;

d) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

2. Các Bộ, cơ quan ngang Bộ trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm phối hợp với Bộ Tư pháp trong việc thực hiện quản lý nhà nước về công chứng và có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ cụ thể quy định tại Nghị định này.

Điều 23. Trách nhiệm của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong việc quản lý nhà nước về công chứng

1. Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương theo quy định tại Khoản 5 Điều 11 Luật công chứng và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể quy định tại Khoản 3 Điều 7, Khoản 4 Điều 12, Khoản 3 Điều 15, Khoản 1 Điều 16 Nghị định này và các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

2. Sở Tư pháp giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện quản lý nhà nước về công chứng tại địa phương, có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

a) Tổ chức, phối hợp tổ chức bồi dưỡng nghiệp vụ công chứng hàng năm cho công chứng viên đang hành nghề công chứng tại địa phương theo hướng dẫn, chỉ đạo của Bộ trưởng Bộ Tư pháp quy định tại Khoản 3 Điều 3 Nghị định này;

b) Xây dựng và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành kế hoạch tổ chức thực hiện Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng được Thủ tướng Chính phủ phê duyệt tại địa phương; tham mưu cho Ủy ban nhân dân cấp tỉnh tổ chức thực hiện kế hoạch đó sau khi được ban hành;

c) Tiếp nhận, xem xét, kiểm tra hồ sơ đề nghị thành lập tổ chức hành nghề công chứng và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định việc thành lập theo Quy hoạch tổng thể đã được phê duyệt;

d) Thực hiện việc đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 8, Điều 9 Nghị định này;

đ) Thực hiện ghi nhận việc thay đổi danh sách công chứng viên là thành viên hợp danh của Văn phòng công chứng, xem xét và thông báo bằng văn bản cho Văn phòng công chứng về việc đăng ký danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng theo quy định tại Điều 10 và Điều 11 Nghị định này;

e) Tiếp nhận, kiểm tra, xem xét hồ sơ đề nghị chuyển đổi loại hình Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 12 Nghị định này và trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định;

g) Quyết định tạm ngừng hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 13 Nghị định này;

h) Thu hồi Giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng theo quy định tại Điều 14 Nghị định này;

i) Đề nghị Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ra quyết định chấm dứt hoạt động của Văn phòng công chứng và thu hồi quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng trong các trường hợp quy định tại Điều 15 Nghị định này;

k) Tham mưu giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xây dựng cơ sở dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng và ban hành Quy chế khai thác, sử dụng, cung cấp thông tin, dữ liệu về hợp đồng, giao dịch liên quan đến bất động sản đã được công chứng theo quy định tại Khoản 1 Điều 16 Nghị định này;

l) Hướng dẫn Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã ở những địa bàn đã thực hiện chuyển giao thẩm quyền chứng thực các hợp đồng, giao dịch từ Ủy ban nhân dân cấp huyện, cấp xã sang tổ chức hành nghề công chứng bàn giao cho tổ chức hành nghề công chứng hồ sơ về những hợp đồng, giao dịch đã được chứng thực, trong trường hợp có yêu cầu công chứng sửa đổi, bổ sung các hợp đồng, giao dịch đó;

m) Yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động theo quy định của pháp luật;

n) Hướng dẫn, giải quyết khó khăn, vướng mắc trong tổ chức và hoạt động công chứng cho các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương;

o) Thực hiện kiểm tra, thanh tra, giải quyết khiếu nại, tố cáo về tổ chức, hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo quy định của pháp luật;

p) Các nhiệm vụ, quyền hạn khác theo quy định của pháp luật.

Điều 24. Chế độ thanh tra, kiểm tra

1. Bộ Tư pháp, Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện việc thanh tra, kiểm tra về tổ chức và hoạt động của tổ chức hành nghề công chứng theo thẩm quyền.

2. Sở Tư pháp có trách nhiệm giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực hiện kiểm tra về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng trong phạm vi địa phương. Trong trường hợp cần thiết, Sở Tư pháp chủ trì, phối hợp với các Sở, ban, ngành có liên quan giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết định thành lập Đoàn kiểm tra liên ngành kiểm tra về tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương. Thời gian và nội dung kiểm tra phải được thông báo bằng văn bản cho tổ chức hành nghề công chứng chậm nhất là bảy ngày làm việc trước khi tiến hành kiểm tra.

Sở Tư pháp thực hiện kiểm tra theo định kỳ hàng năm hoặc đột xuất trong trường hợp cần thiết hoặc theo yêu cầu của Bộ Tư pháp hoặc của Ủy ban nhân dân cấp tỉnh trong trường hợp phát hiện tổ chức hành nghề công chứng, công chứng viên có dấu hiệu vi phạm pháp luật trong tổ chức và hoạt động công chứng.

3. Công tác thanh tra hành chính và thanh tra chuyên ngành của Thanh tra Bộ Tư pháp, Thanh tra Sở Tư pháp đối với tổ chức và hoạt động công chứng được thực hiện theo kế hoạch, thanh tra thường xuyên hoặc thanh tra đột xuất theo quy định của pháp luật về thanh tra.

Chương 5.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Hiệu lực thi hành

1. Nghị định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 25 tháng 02 năm 2013 và thay thế Nghị định số 02/2008/NĐ-CP ngày 04 tháng 01 năm 2008 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật công chứng.

2. Bãi bỏ các quy định về tổ chức và hoạt động công chứng tại Nghị định số 75/2000/NĐ-CP ngày 08 tháng 12 năm 2000 của Chính phủ về công chứng, chứng thực.

3. Bãi bỏ quy định tại Điểm 1.a Khoản 10 Điều 2 Nghị định số 17/2006/NĐ-CP ngày 27 tháng 01 năm 2006 của Chính phủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Nghị định hướng dẫn thi hành Luật đất đai và Nghị định số 187/2004/NĐ-CP về việc chuyển công ty nhà nước thành công ty cổ phần.

Bãi bỏ quy định tại Điểm g Khoản 2 Điều 37 Nghị định số 29/2008/NĐ-CP ngày 14 tháng 3 năm 2008 của Chính phủ quy định về khu công nghiệp, khu chế xuất và khu kinh tế.

4. Thời điểm thực hiện quy định tại Điều 3 Nghị định này là sau 90 ngày làm việc kể từ ngày Nghị định này có hiệu lực.

5. Thời điểm thực hiện các quy định tại Khoản 1 Điều 7 Nghị định này bắt đầu từ ngày Quyết định của Thủ tướng Chính phủ phê duyệt Quy hoạch tổng thể phát triển tổ chức hành nghề công chứng có hiệu lực thi hành.

Bộ trưởng Bộ Tư pháp hướng dẫn cụ thể việc thực hiện quy định tại Khoản này.

Điều 26. Trách nhiệm thi hành

1. Các Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, Thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, Chủ tịch Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Nghị định này.

2. Bộ trưởng Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm hướng dẫn thi hành Nghị định này.

Nơi nhận: - Ban Bí thư Trung ương Đảng; - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc CP; - VP BCĐ TW về phòng, chống tham nhũng; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc TW; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Văn phòng Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Ủy ban Giám sát tài chính Quốc gia; - Kiểm toán Nhà nước; - Ngân hàng Chính sách Xã hội; - Ngân hàng Phát triển Việt Nam; - Ủy ban Trung ương Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - VPCP: BTCN, các PCN, Trợ lý TTCP; Cổng TTĐT, các Vụ, Cục, đơn vị trực thuộc, Công báo; - Lưu: Văn thư, PL (3b)

TM. CHÍNH PHỦ THỦ TƯỚNG Nguyễn Tấn Dũng

Tiếng Anh (English)

THE GOVERNMENT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 04/2013/NĐ-CP	Hanoi, January 07^th 2013

DECREE

DETAILING AND GUIDING THE IMPLEMENTATION OF A NUMBER OF ARTICLES OF THE LAW ON NOTARIZATION

Pursuant to the Law on Government organization dated December 25^th 2001;

Pursuant to the Law on Notarization dated November 29^th 2006;

At the proposal of the Minister of Justice;

The Government issues a Decree detailing and guiding the implementation of a number of articles of The Law on Notarization,

Chapter 1.

GENERAL PROVISIONS

...

...

...

This Decree details and guides the implementation of a number of articles of the Law on Notarization applicable to notaries, their activities and the State management of notarization.

Chapter 2.

NOTARIES

Article 2. The practice of notaries

Notaries only do their assigned jobs; do not concurrently take other jobs, do not concurrently hold the judicial titles such as lawyers, auctioneers, arbitrators, bailiffs, or other judicial titles

Article 3. Training notaries

1. The practicing notaries are responsible for attending the annual training courses. The shortest training duration is 03 days. The training includes the update of law regulations on notarization, the relevant laws, and the skills in notarizing contracts and transactions.

The notaries that finish the courses shall receive certificates.

2. The practicing notaries that do not the annual training courses shall be liable disciplinary actions, administrative penalties, or other forms of penalties as prescribed by law or the charter of their organization.

...

...

...

Article 4. Appointing the retired or resigned officials as notaries

1. When a retired or resigned official wishes to be appointed as a notary to work as a private notary office, his or her application for the job must be enclosed with the papers proving the retirement or resignation.

2. A notary of a public notary office that has resigned or retired for under a year, he or she may still hold the notary title, and may open a private notary office or participate in an existing private notary office. Within 01 year from the date on which the decision on the retirement or resignation is made until the date on which the application for the establishment of the private notary office is submitted, or the date on which he or she is accepted as a partner of the private notary office, or the date on which the labor contract is signed with the private notary office.

When a notary who has retired or resigned over a year wished to work as a notary, he or she must follow the procedure for appointing notaries.

Article 5. The conditions for working as notaries, applicable to the lawyers being appointed as notaries

1. When a lawyer appointed as a notary applies for the establishment of a private notary office, or registers the partnership with a private notary office, or signs a labor contract with a private notary office, the President of the bar association must certify the resignation of that lawyer from the bar association, and provide the papers proving the resignation of that lawyer.

2. The resignation of a lawyer is proven by one of the following papers:

a) The written certification of the submission of the certificate of lawyer registration to the agency that issued that certificate, applicable to the independent lawyers;

b) The written certification of the submission of the certificate of registration of the lawyer office or the single-member limited company to the agency that issued such certificate, applicable to the lawyers that establish lawyer offices or single-member limited companies;

...

...

...

c) The written certification of the resignation of the membership of the single-member limited law firm or the limited law firm established by two members or more, applicable to the lawyers that contribute capital to single-member limited law firms or limited law firms established by two members ore more;

dd) The written certification of the termination of the labor contract signed with the law-practicing organization, applicable to the lawyers working under the labor contracts signed with law-practicing organizations.

Article 6. Dismissing notaries

1. Notaries shall be dismissed in the cases prescribed in Clause 1 and Clause 2 Article 20 of the Law on Notarization. The order and procedure for dismissing notaries are provided in Clause 3 and Clause 4 Article 20 of the Law on Notarization.

2. The dossier of application for dismissing notaries shall be submitted directly at the Ministry of Justice or by post. Its cover says “Application for notary dismissal”.

3. The Minister of Justice shall decide the revocation of notary cards of the dismissed notaries. The order and procedure for revoking notary shall be are guided by the Minister of Justice.

Chapter 3.

THE NOTARY OFFICE AND OPERATION

Article 7. The establishment of notary offices

...

...

...

2. Encouraging the establishment of private notary offices. Only establish a public notary office if the establishment of a private notary office is impossible. The People’s Committees of the following central-affiliated cities and provinces (hereinafter referred to as provincial People’s Committees) shall facilitate and support the establishment and development of private notary offices at the localities that suffer from difficulties.

3. The establishment of notary offices, including public notary offices and private notary offices must comply with the master plan for the development of notary offices approved by the Prime Minister. The applications must be openly examined, in accordance with the master plan. The development of private notary offices with plenty of sufficient notaries and employees are encouraged.

Article 8. The registration of private notary offices

1. The registration of private notary offices is specified in Clause 3 Article 27 of the Law on Notarization.

The application registration of a private notary office includes:

a) The written registration according to the set form;

b) The papers proving that the premises of the private notary office satisfy the conditions prescribed in Article 9 of this Decree;

The premises are leased or lent, the dossier must be enclosed with a lease or lending contract that lasts at least 5 year from the date of the registration of the private notary office;

c) The papers showing the permanent residence at a central-affiliated city or province where the private notary office is situated.

...

...

...

Article 9. Conditions for the premises of private notary offices

1. The private notary office must have separate premises with a specific address, with offices for notaries, employees, waiting lounges, and file storage.

2. The notary that establish the private notary office only submits the papers proving the premises of the private notary office as prescribed in Clause 1 this Article when registering the private notary office.

The Services of Justice shall inspect the conformity with the conditions for the premises of private notary offices during their registration.

3. The change of the premises of private notary office prescribed in Article 28 of the Law on Notarization must be conformable with the master plan for the development of notary offices approved by competent agencies at district level where the private notary office is situated.

The private notary office must send a written notice to the Service of Justice where its operation is registered when it wishes to move. Within 07 working days, the Service of Justice shall consider and reissue the certificate of private notary office registration.

Article 10. Changing the list of notaries being partners of a private notary office established by at least two notaries.

1. Within 05 working days from the date on which the list of notaries being partners is changed as prescribed in Article 28 of the Law on Notarization, the private notary office must send a written notice to the Service of Justice where its operation is registered, enclosed with the original certificate of private notary office registration, the authenticated copy of the decision on appointing notaries, the papers proving the permanent residences of notaries in the central-affiliated cities and provinces where the operation is registered.

2. Within 07 working days from the date on which the papers prescribed in Clause 1 this Article are received, the Service of Justice shall record the change of the list of notaries being partners of the private notary office on the Certificate of private notary office registration.

...

...

...

1. Private notary offices may sign labor contracts with notaries. While working under contracts at a private notary office, a notary may not work as a notary at another notary office.

2. Within 05 working days from the date on which the labor contract with the notary is signed, the private notary office must register the list of notaries working under contracts with the Service of Justice where the establishment of the private notary office is registered.

The dossier on the registration of the list of notaries working under contracts includes:

a) The written notice made by the private notary office about the admission of notaries working under contracts, including the information about them, such as their names, dates of birth, residences, the commitment of the private notary office on buying professional liability insurance for their notaries, and the sample signatures of notaries.

b) The labor contracts signed by the private notary office and notaries.

c) The decisions on appointing notaries working under contracts for the private notary office;

d) The papers proving the resignation from the bar association, and the termination of the lawyer’s practice of the lawyers appointed as notaries, or the papers proving the return of the practice certificates or cards to the competent agencies, applicable to the people issued with such practice certificates or cards;

The dossier shall be made in 01 set. The papers in the dossier are the copies enclosed with the original for comparison if the dossier is submitted directly at the Service of Justice; if the dossier is sent to the Service of Justice by post, the papers contained therein must be authenticated copies.

3. Within 07 working days from the date on which the complete and valid dossier is received, the Service of Justice where the private notary office registers its establishment shall consider and send written notification to the private notary office. The notaries working under contracts for the private notary office may sign the notarized documents after receiving the notification from the Service of Justice..

...

...

...

5. When a labor contract with a notary is terminated, within 05 working days from the date on which the contract is terminated, the private notary office must send a written notification about the contract termination to the Service of Justice where the establishment is registered.

Notaries may not sign notarized documents from the date on which the labor contract with the private notary office is terminated.

Article 12. Conversion of private notary offices

1. A private notary office established by a notary may be converted into a private notary office in the form of a partnership. The dossier of application for the conversion shall be submitted to the provincial People’s Committee.

2. The dossier includes:

a) The plan for converting the private notary office, specifying the reasons, the conversion time, the financial statement, and the operation by the day when the conversion is applied, the expected structure, name, location, personnel, and facilities.

b) The authenticated copies of the decisions on appointing notaries being partners of a private notary office;

c) The original Decision on the establishment of the past private notary office.

The dossier of application for the conversion of the private notary office shall be submitted directly to the Service of Justice or by post.

...

...

...

4. Within 10 working days from the date on which the request from the Service of Justice is received, the provincial People’s Committee to consider and permit the conversion of the private notary office. The refusal must be notified and explained in writing. The applicant may make complaints as prescribed by law.

5. Within 05 working days from the date on which the permission for the conversion is received, the private notary office must register its operation at the local Service of Justice. The dossier of registration of the operation includes:

a) The written registration according to the set form;

b) The authenticated copy of the permission for the conversion of the private notary office;

c) The papers proving the premises of the local authority if the change of the location is permitted.

Within 07 working days from the date on which the complete dossier of registration is received, Services of Justice shall issue the certificate of registration to the converted private notary office. The refusal must be notified and explained in writing. The applicant may make complaints as prescribed by law.

6. The private notary office may proceed its operation during the procedure for the conversion and registration.

The converted private notary office may commence its operation from the date on which the certificate of registration is issued by the Service of Justice, inherit all the rights, obligations, and shall keep all the notarization documents of the past private notary office.

Article 13. Suspending the operation of private notary offices

...

...

...

a) The only notary or all notaries being partners of the notary office is suspended from practice;

b) Other cases where the conditions for notarizing are not satisfied as prescribed by law.

2. The Service of Justice where the private notary office is situated shall make decision on suspending the private notary office in the cases prescribed in Clause 1 of this Article.

3. The maximum suspension duration is 3 months. During the suspension, the private notary office must pay the tax debts, order debts, complete the execution of signed contracts with employees, unless otherwise agreed.

The documents notarized by the private notary office shall still be kept at this private notary office.

4. If a person request the copies of the notarized documents, the correction of technical errors, the amendment, supplementation, or termination of the contracts and transactions notarized at the suspended private notary office, the Service of Justice appoint another notary office or a notary to satisfy such requests. The appointed notary may refuse to satisfy the request in the cases prescribed in Clause 4 and Clause 5 Article 35 of the Law on Notarization, and other cases prescribed by law. The appointed notary office and appointed notary shall be responsible for their assigned jobs.

5. The Director of the suspended private notary office shall sent the documents to serve the notarization of the documents requested by that person as prescribed in Clause 4 this Article.

After the suspension, the documents notarized by another notary office during the suspension shall be handed over to the suspended private notary office.

The handover of notarized documents must be recorded in writing, and the record must be signed by a representative of the Service of Justice.

...

...

...

1. The certificate of registration of a private notary office shall be revoked in the following cases:

a) The private notary office fails to commence its operation for 6 months from the date on which the certificate of registration is issued, or the private notary office does not operate for consecutive 3 moths or more;

b) There is not notary in the private notary office because the notary being the Director of the private notary office established by a notary, or all partners of the private notary office established by two ore more notaries are dismissed or dead.

c) Other cases prescribed by law.

2. The Service of Justice shall make the decision on revoking the certificate of registration of the private notary office within 07 working days from the day on which one of the cases in Clause 1 of this Article occurs.

The Service of Justice shall notify the revocation of the Certificate of registration of private notary office to the agencies prescribed in Article 29 of the Law on Notarization.

Article 15. Shutting down private notary offices

1. A notary office shall be shut down in the following cases:

a) The office shuts down itself;

...

...

...

c) The Director of the private notary office established by a notary dies.

2. The procedure for shutting down a private notary office:

a) The shutdown of a private notary office in the cases prescribed in Point a Clause 1 of this Article is specified in Clause 2 Article 34 of the Law on Notarization. The Service of Justice shall revoke the certificate of registration of the private notary office within 07 working days from the date on which the private notary office is shut down.

The shutdown of a private notary office in the cases prescribed in Point b and Point c Clause 1 of this Article is specified in Clause 3 Article 34 of the Law on Notarization.

b) The Service of Justice shall appoint another notary office to receive the documents from the shut down private notary office within 30 days from the date on which that private notary office is shut down;

c) The settlement of the financial obligations and rights (if any) arising from the shutdown of the private notary office shall comply with the civil laws and other relevant laws.

3. The Service of Justice shall request the provincial People’s Committee to revoke the decision on the permission for the establishment of the private notary office when it is shut down as prescribed in Clause 1 of this Article.

Article 16. Developing the database and providing information about the contracts and transactions relevant to the notarized real estate

1. The contracts and transactions related to the notarized real estate must be digitized and gathered at the Services of Justice to serve the provision of information for notary offices.

...

...

...

2. The land tenancy registration offices affiliated to the Services of Natural Resources and Environment, the land tenancy registration offices affiliated to the Departments of Natural Resources and Environment of districts, towns, and provincial cities where the land and the property attached thereto are situated, in case the land tenancy registration offices are not established, shall provide the information about land at the request of notary offices in order to serve the notarization of the contracts and transactions relevant to real estate.

3. The Ministry of Natural Resources and Environment shall cooperate with the Ministry of Justice and the Ministry of Construction in issuing the Regulation on the provision of information about real estate between the agencies in charge of the registration of the rights to use land and house ownership, and the notary offices.

Article 17. The authority to notarize contracts and transactions relevant to real estate in industrial parks, economic zones, and hi-tech zones

Notaries of notary offices may notarize the contracts and transactions relevant to real estate as prescribed in Article 37 of the Law on Notarization, including the contract for the transfer, lease, and sublease of land tenancy, for the mortgage and contribution from land tenancy in industrial parks, economic zones, and hi-tech zones in central-affiliated cities and provinces where the notary offices are situated.

Article 18. Notarizing authorization contracts

1. The authorization having wages and responsibility to pay compensation of the authorized party or for transferring the ownership of tenancy of real estate must be made into a authorization contract. When notarizing the authorization contracts relevant to real estate, the notaries must carefully examine the dossier, explain the rights and obligations of the parties, and the legal consequences of such authorization to the parties.

2. If the authorized party and the authorizing party fail to go to the same notary office, the authorizing party shall request the notary office where they reside to notarize the authorization contract. The authorized party ma request the notary office where they reside to notarize the that original authorization contract, and complete the notarization of the authorization contract.

Article 19. Announcing the agreements on the division of inheritance, declaration of inheritance

1. The notarization of written agreements on the division of inheritance, or the notarization of the declaration of inheritance (hereinafter referred to as documents) must be announced within 15 days. The notary office shall announcement shall be made at the People’s Committee of the commune where the giver resides. If the residence is not identifiable, the announcement shall be made at his or her latest temporary residence.

...

...

...

If the inheritance includes both real estate and movables, or only includes real estate, the announcement shall be made as guided above; If the both locations are not identifiable, the announcement shall be made at the People’s Committees of the communes that have the real estate of the giver.

When the inherence is only real estate, if the premises of the notary office and the permanent or latest temporary residence of the giver are not located in the same city or province, then the notary office may request the People’s Committee of the commune where the permanent or latest temporary residence is located to make the announcement

2. The announcement must specify the full name of the giver, the full names of the people that conclude the agreement on the division, or the people that make the declaration of the inheritance, the relationship between the people that conclude the agreement on the division or make the declaration of the inheritance and the giver; and the list of inheritance. The documents posted must specify that the complaints or accusation of the omission of exclusion of inheritors or inheritances that are not under the ownership or tenancy of the giver shall be sent to the notary office that makes such announcement.

3. The People’s Committee of the commune where the announcement is made shall certify the announcement and keep it for 15 days from the announcement date.

Article 20. The seals of public notary offices and private notary offices

1. The seals of public notary offices and private notary offices do not have the national emblem.

The Ministry of Public Security shall provide the design of the seals of public notary offices and private notary offices.

2. The procedure and dossier of application for the seals, the management and use of the seals of public notary offices and private notary offices must comply with the laws on seals.

3. Public notary offices may make and use the seal after the Establishment Decision is issued.

...

...

...

Article 21. Fees and charges for notarization

1. The notarization fees of public notary offices and private notary offices nationwide are consistent. The Ministry of Finance shall preside and cooperate with the Ministry of Justice in deciding the fee rats, the management and use of notarization fees.

2. The Ministry of Finance shall decide the fees for the notary training, the fees for verifying the dossiers of application for the appointment of notaries, the fees for issuing notary cards, the fees for issuing Certificate of private notary office registration in accordance with the laws on fees and charges.

Chapter 4.

THE STATE MANAGEMENT OF NOTARIZATION

Article 22. Responsibility of the Ministry of Justice, other Ministries, and ministerial-level agencies for the State management of notarization

1. The Ministry of Justice is responsible before the Government for State management or notarization, has the duties and entitlements specified in Clause 2 Article 11 of the Law on Notarization, and the following duties and entitlements:

a) Making and requesting the Prime Minister to consider, approve, and adjust the master plan for the development of notary offices by 2020, and guide the implementation of such master plan after it is approved;

b) Guiding the organization of training courses for notaries;

...

...

...

d) Other duties and entitlements prescribed by law.

2. The Ministries, ministerial-level agencies, within the scope of their duties and authorities, shall cooperate with the Ministry of Justice in the State management of notarization, and perform the duties prescribed in this Decree.

Article 23. Responsibility of the provincial People’s Committees for the State management of notarization

1. The provincial People’s Committees shall administer the local notary offices in accordance with Clause 5 Article 11 of the Law on Notarization, and perform the duties prescribed in Clause 3 Article 7, Clause 4 Article 12, Clause 3 Article 15, Clause 1 Article 16 of this Decree, and other duties and entitlements prescribed by law.

2. The Services of Justice shall assists the provincial People’s Committees in the state management of local notary offices, and have the following duties and entitlements:

a) Organizing and cooperating in organizing the annual training courses for local notaries according to the guidance from the Minister of Justice as prescribed in Clause 3 Article 3 of this Decree;

b) Formulating and submitting the plans for the local implementation of the master plan for the development of notary offices approved by the Prime Minister to the provincial People’s Committees; counseling the provincial People’s Committees to organize the implementation of those plans after their issue;

c) Receiving, examining, and verifying the dossiers of application for the establishment of notary offices, and request the provincial People’s Committees to decide such establishment according to the approved master plan;

d) Registering the establishment of private notary offices as prescribed in Article 8 and Article 9 of this Decree;

...

...

...

e) Receiving and examining the dossiers of application for the conversion of private notary offices as prescribed in Article 12 of this Decree, and submit them to provincial People’s Committees for decision;

g) Deciding the suspension of private notary offices as prescribed in Article 13 of this Decree;

h) Revoking the Certificate of private notary office registration as prescribed in Article 14 of this Decree;

i) Requesting the provincial People’s Committees to decide the shutdown of private notary offices and revoke the decisions on the permission for the establishment of private notary offices in the cases prescribed in Article 15 of this Decree;

k) Counseling the provincial People’s Committees to build a database on the contracts and transactions related to the notarized real estate, and issue the regulation on the use and provision of information about the contracts and transactions related to the notarized real estate as prescribed in Clause 1 Article 16 of this Decree;

l) Guiding the People’s Committees of districts and communes, in the localities where the authority to notarize the contracts and transactions has been transferred from the People’s Committees of districts and communes to the notary offices, to hand over the documents about the authenticated contracts and transactions to the notary offices in case the amendment and supplementation of such contracts and transactions must be notarized.

m) Requesting notary offices to report their organization and operation as prescribed by law;

n) Guiding the local notary offices to resolve the of difficulties arising during the notarization;

o) Carrying out inspections, settling complaints and accusations against the organization and operation of notary offices as prescribed by law;

...

...

...

Article 24. The inspection

1. The Ministry of Justice and provincial People’s Committees shall inspect the organization and operation of notary offices as prescribed by law;

2. Services of Justice shall assist the in inspecting the organization and operation of local notary offices. Where necessary, Services of Justice shall preside and cooperate with relevant Services and agencies in counseling the provincial People’s Committees to decide the establishment of intersectoral Inspectorates for inspecting the organization and operation of local notary offices. The notary office must be informed of the time and content of the inspections at least 07 working days before the inspection.

Services of Justice shall carry out inspections every year or irregularly where necessary, or at the request of the Ministry of Justice or provincial People’s Committees when a notary office or notary is suspected of violating the laws on notary offices.

3. The administrative inspections and specialized inspections of the inspectors of the Ministry of Justice and Services of Justice shall be carried out according to the plan for periodic inspections or irregular inspections as prescribed by the laws on inspection.

Chapter 5.

REGULATIONS ON THE IMPLEMENTATION

Article 25. Effects

1. This Decree takes effect on February 25^th 2013, and supersedes the Decree No. 02/2008/NĐ-CP dated January 04^th 2008, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Law on Notarization.

...

...

...

3. Point 1.a Clause 10 Article 2 of the Government's Decree No. 17/2006/NĐ-CP dated January 27^th 2006 of the Government, amending and supplementing a number of articles of the Decrees guiding the implementation of the Law on Land, and the Government's Decree No. 187/2004/NĐ-CP on the conversion of state-owned companies into joint-stock companies, Are annulled.

Point g Clause 2 Article 37 of the Government's Decree No. 29/2008/NĐ-CP dated March 14^th 2008 on industrial parks, export processing zones, and economic zones are annulled.

4. Article 3 of this Decree takes effect after 90 working days from the effective date of this Decree.

5. Clause 1 Article 7 of this Decree takes effect on the effective date of the Prime Minister's Decision on approving the master plan for the development of notary offices.

The Minister of Justice shall guide the implementation of this Clause.

Article 26. Implementation responsibilities

1. The Ministers, Heads of ministerial-level agencies, Heads of Governmental agencies, the Presidents of People’s Committees of central-affiliated cities and provinces are responsible for the implementation of this Decree.

2. The Minister of Justice shall guide the implementation of this Decree.

...

...

...

FOR THE GOVERNMENT
THE PRIME MINISTER




Nguyen Tan Dung