|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH PHÚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
52/2014/QĐ-UBND
|
Vĩnh Yên, ngày 05
tháng 11 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ
ĐIỀU HÀNH TẠI CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH PHÚC
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân
dân và Ủy ban nhân dân ngày 26 tháng 11
năm 2003;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP
ngày 10 tháng 4 năm 2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 36/TTr-STTTT ngày 29/9/2014 và Văn bản thẩm
định số 120/BC-STP ngày 24/9/2014 của Sở Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết
định này Quy chế quản lý, vận hành, sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành tại các cơ quan nhà nước
trên địa bàn tỉnh Vĩnh Phúc.
Điều 2. Giao Sở Thông tin và
Truyền thông chủ trì, phối hợp với các cơ
quan, đơn vị liên quan đôn đốc, hướng dẫn, giám sát, kiểm tra việc thực hiện
Quy chế.
Điều 3. Quyết định này có hiệu
lực sau 10 ngày kể từ ngày ký.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh; Thủ trưởng
các sở, ban, ngành; Chủ tịch UBND huyện, thành phố, thị xã và các đơn vị, cá
nhân liên quan có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục KTVB - Bộ Tư pháp;
- TTTU, HĐND tỉnh, Đoàn ĐBQH tỉnh;
- Chủ tịch, các PCT; CPVP;
- UB MTTQ, các đoàn thể;
- Cổng thông tin điện tử Chính phủ;
- TT Công báo (để đăng);
- Báo Vĩnh Phúc, Đài PTTH tỉnh, Cổng TTĐT tỉnh;
- Lưu: VT, TH2.
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
CHỦ TỊCH
Phùng Quang Hùng
|
QUY CHẾ
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH, SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH TẠI
CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH PHÚC
(Ban hành kèm theo Quyết định số:
52/2014/QĐ-UBND ngày 5 tháng 11 năm 2014 của UBND tỉnh Vĩnh Phúc)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều chỉnh, đối
tượng áp dụng
Quy chế này quy định việc quản lý, vận hành, sử dụng
phần mềm quản lý văn bản và điều hành
(sau đây gọi là phần mềm QLVB) của các cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia quản
lý, vận hành và sử dụng phần mềm QLVB trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Phúc.
Điều 2. Phần mềm quản lý văn
bản và điều hành
1. Phần mềm QLVB là thành phần trong hệ thống thông
tin của tỉnh Vĩnh Phúc; được triển khai, cài đặt, quản lý theo mô hình tập
trung tại Trung tâm Hạ tầng thông tin (thuộc Sở Thông tin và Truyền thông), sử
dụng trên mạng Internet với tên miền: qlvb.vinhphuc.gov.vn
2. Phần mềm QLVB được sử dụng để tin học hóa các
quy trình hoạt động tác nghiệp trong cơ quan nhà nước gồm: quản lý văn bản đến,
quản lý văn bản đi, quản lý hồ sơ công việc, quản lý giao việc, quản lý văn bản
xin ý kiến, quản lý lịch công tác, trao đổi công việc, thống kê, tra cứu, tìm
kiếm văn bản, tiến trình xử lý công việc để phục vụ công tác trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp và quản lý theo
nhiệm vụ được phân công.
Điều 3. Đối tượng được cấp
tài khoản sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Cán bộ, công chức, viên chức, lao động hợp đồng
(sau đây gọi là cán bộ) trong các cơ quan nhà nước tỉnh Vĩnh Phúc.
2. Tài khoản sử dụng phần mềm QLVB gồm tên đăng nhập
và mật khẩu, là tài khoản dùng để truy cập và sử dụng các hệ thống thông tin của
tỉnh, tài khoản này đồng nhất với tài khoản đăng nhập Hệ thống thư điện tử công
vụ tỉnh.
Điều 4. Định dạng địa chỉ truy
cập phần mềm
1. Truy cập phần mềm QLVB thực hiện theo các hình
thức sau:
a) Truy cập và theo dõi kết quả hoạt động phần mềm
QLVB tại các cơ quan sử dụng tên miền: qlvb.vinhphuc.gov.vn
b) Truy cập theo tên miền dùng riêng của các cơ
quan
- Sở, ban, ngành sử dụng tên viết tắt của cơ quan
và viết liền không dấu theo dạng: i<tên viết tắt không dấu của cơ
quan>.vinhphuc.gov.vn
Ví dụ: Tên miền dùng riêng truy cập phần mềm
QLVB của Sở Công Thương là: isoct.vinhphuc.gov.vn
- Các huyện, thành phố, thị xã sử dụng tên viết liền
không dấu theo dạng: i<tên viết tắt không dấu của huyện, thành phố, thị xã>.vinhphuc.gov.vn
Ví dụ: Tên miền dùng riêng truy cập phần mềm
QLVB của huyện Yên Lạc là: iyenlac.vinhphuc.gov.vn
2. Danh mục tên miền dùng riêng của các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị
xã được quy định tại phụ lục kèm theo Quy chế này.
Điều 5. Chuẩn trao đổi thông
tin
1. Tất cả thông tin trao đổi qua phần mềm QLVB tỉnh
Vĩnh Phúc phải bảo đảm tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng công nghệ thông tin trong các cơ quan nhà nước được
Chính phủ, cơ quan quản lý chuyên ngành ban hành.
2. Thông tin, dữ liệu dạng chữ của phần mềm QLVB tỉnh
Vĩnh Phúc thống nhất dùng phông chữ Unicode và Bộ mã các ký tự chữ Việt theo
tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 .
Điều 6. Nguyên tắc sử dụng phần
mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Cán bộ được cấp tài khoản sử dụng phần mềm QLVB
phải thường xuyên truy cập vào phần mềm để xử lý công việc, điều hành tác nghiệp,
cập nhật thông tin theo nhiệm vụ được phân công, tuân thủ hướng dẫn các quy
trình vận hành, sử dụng phần mềm.
2. Trong trường hợp xảy ra sự cố kỹ thuật dẫn tới
phần mềm QLVB tạm ngừng hoạt động. Sau khi sự cố kỹ thuật được khắc phục, văn
thư hoặc người trình ký văn bản thực hiện ngay việc chuyển văn bản đến, cập nhật
văn bản đi phát hành theo ý kiến của lãnh đạo cơ quan trên phần mềm QLVB.
Chương II
QUẢN LÝ, VẬN HÀNH VÀ SỬ
DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
Điều 7. Các văn bản trao đổi
qua phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Các văn bản trao đổi qua phần mềm QLVB gồm: giấy
mời họp, tài liệu phục vụ họp; công văn, quyết định; văn bản để biết, để báo
cáo; thông báo chung; thông tin chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo; lịch công tác;
chương trình, kế hoạch của cơ quan; các tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử
lý công việc và các loại văn bản khác trừ
các văn bản thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật, đơn tố cáo hoặc các văn bản đặc
biệt khác.
2. Các loại văn bản được trao đổi qua phần mềm QLVB
phù hợp với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị pháp lý
tương đương với văn bản giấy trong giao dịch
giữa các cơ quan nhà nước.
Điều 8. Tích hợp chữ ký số với
phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Phần mềm QLVB được tích hợp chữ ký số để xác thực
tính pháp lý của các văn bản điện tử trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị. Văn bản
điện tử đã được ký số phải được tiếp nhận và xử lý đúng quy trình để bảo đảm
tính kịp thời, an toàn, bảo mật, tin cậy và xác thực.
2. Chữ ký số sử dụng trong phần mềm QLVB do cơ quan
chứng thực chữ ký số chuyên dùng của Nhà nước cung cấp.
3. Văn bản do
các cơ quan, đơn vị phát hành được trao đổi trên phần mềm QLVB phải đảm bảo
tích hợp chữ ký số theo đúng các quy định tại Luật Giao dịch điện tử và các văn bản liên quan nhằm đảm bảo tính an toàn, bảo
mật, tin cậy, xác thực của dữ liệu.
Điều 9. Cơ quan quản lý phần mềm
quản lý văn bản và điều hành
UBND tỉnh
giao Sở Thông tin và Truyền thông là cơ quan quản lý
phần mềm QLVB tỉnh Vĩnh Phúc, có trách nhiệm:
1. Tham mưu với UBND
tỉnh chỉ đạo lộ trình, tiến độ thực hiện
yêu cầu của Thủ tướng Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông trong quản lý, sử
dụng phần mềm QLVB để tăng cường sử dụng
văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
2. Tổ chức triển khai thực hiện các quy định, quyết
định của Chính phủ, Bộ Thông tin và Truyền thông và UBND tỉnh liên quan đến
công tác quản lý, sử dụng, vận hành và nâng cấp phần mềm QLVB.
3. Bảo đảm vận hành thông suốt mạng diện rộng, mạng
Internet trên nền mạng truyền số liệu chuyên dùng phục vụ các cơ quan Đảng, Nhà
nước.
4. Tổ chức theo dõi tình hình sử dụng, thanh tra,
kiểm tra việc sử dụng phần mềm QLVB; xử lý hoặc đề xuất cơ quan có thẩm quyền xử
lý các vi phạm theo quy định của pháp luật.
Báo cáo định kỳ, đột xuất hoạt động phần mềm.
Điều 10. Vận hành phần mềm quản
lý văn bản và điều hành
Trung tâm Hạ tầng thông tin Vĩnh Phúc là đơn vị trực
tiếp vận hành phần mềm QLVB có trách nhiệm:
1. Bảo đảm hạ tầng kỹ thuật cho phần mềm QLVB; bảo
đảm các điều kiện kỹ thuật để kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố, duy
trì hệ thống vận hành thông suốt, liên tục; bảo đảm an toàn, bảo mật thông tin
theo chế độ quy định, quản lý quyền truy cập của người sử dụng; thực hiện chế độ
lưu trữ dự phòng dữ liệu hệ thống; thông báo cho các tổ chức, cá nhân sử dụng
phần mềm QLVB trước 03 ngày khi tiến hành
bảo trì, bảo dưỡng hệ thống.
2. Tạo lập, quản lý tài khoản sử dụng người dùng;
tiếp nhận đề nghị của các đơn vị để tạo mới,
sửa đổi, thu hồi tài khoản theo quy định.
3. Tổ chức đào tạo, hướng dẫn các cơ quan, đơn vị
khai thác và sử dụng phần mềm QLVB đúng quy trình, mục đích.
4. Báo cáo định kỳ, đột xuất hoạt động của phần mềm
QLVB khi có yêu cầu.
Điều
11. Trách nhiệm của các cơ quan, cá nhân tham gia sử dụng phần mềm quản lý văn
bản và điều hành
1. Trách nhiệm của các cơ quan
a) Phải sử dụng phần mềm QLVB để chỉ đạo, điều hành,
xử lý công việc hàng ngày của cơ quan mình.
b) Quản lý và sử dụng chữ ký số tích hợp trên phần
mềm QLVB theo đúng quy định.
2. Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan
a) Phải thường xuyên sử
dụng và chỉ đạo cán bộ trong cơ quan sử dụng phần mềm QLVB trong công việc
hàng ngày, tổ chức thực hiện đúng Quy chế này cùng các quy định khác có liên
quan.
b) Ban hành quy chế sử dụng phần mềm QLVB trong nội
bộ cơ quan và chịu trách nhiệm về việc sử dụng phần mềm QLVB trong hệ thống
QLVB chung của tỉnh.
c) Phân công trách nhiệm cán bộ quản trị phần mềm
QLVB của cơ quan.
3. Trách nhiệm của cán bộ
a) Thường xuyên sử dụng phần mềm QLVB theo tài khoản
được cấp để giải quyết công việc được giao; xử lý theo đúng quy trình được cơ
quan quy định; chịu trách nhiệm về thông tin trao đổi trên phần mềm QLVB qua
tài khoản sử dụng của cá nhân.
b) Bảo mật tài khoản được cấp, thường xuyên thay đổi
mật khẩu đăng nhập, không để lộ hoặc cung cấp tài khoản cho người khác biết.
4. Trách nhiệm của văn thư cơ quan
a) Cập nhật văn
bản đến: sử dụng phần mềm QLVB để tiếp nhận, số hóa, khai báo các thông số văn
bản đến nhận được từ các nguồn: văn bản
giấy, văn bản điện tử nhận qua phần mềm điện tử, thư điện tử, văn bản nhận được
qua các nguồn khác.
b) Sử dụng phần mềm QLVB để số hóa, khai báo các
thông số văn bản đi do cơ quan ban hành, thực hiện ký số các văn bản chuyển cho
các cơ quan, đơn vị liên quan; phát hành văn bản theo chỉ đạo của lãnh đạo cơ
quan.
5. Trách nhiệm của cán bộ quản trị mạng, quản trị
phần mềm
a) Đề xuất với Thủ trưởng cơ quan việc cấp phát,
thu hồi, sửa đổi, bổ sung tài khoản của
cán bộ và phân quyền sử dụng phần mềm.
b) Quản trị các quy trình
quản lý văn bản và cơ cấu tổ chức phòng,
ban, đơn vị trong phần mềm QLVB.
c) Hỗ trợ, hướng dẫn cán bộ trong cơ quan sử dụng, vận hành phần mềm QLVB; phối hợp khắc
phục sự cố nếu có và cập nhật, nâng cấp phần mềm.
d) Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, định kỳ về việc
sử dụng phần mềm của cơ quan.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 12. Hình thức xử lý chế độ
sử dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành
1. Cơ quan không sử dụng phần mềm QLVB hiệu quả
(yêu cầu tối thiểu bắt buộc phải sử dụng 02 quy trình quản lý văn bản đến và quản
lý văn bản đi) theo báo cáo của cơ quan quản lý được xem là một tiêu chí trừ điểm
thi đua khi bình xét các hình thức thi đua, khen thưởng hàng năm.
2. Các hành vi vi phạm quy định Quy chế này, tùy
theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của
pháp luật.
Điều 13. Trách nhiệm thực hiện
1. Sở Thông tin và Truyền thông chủ trì, tổ chức
triển khai, hướng dẫn thực hiện Quy chế này; theo dõi, kiểm tra, định kỳ báo
cáo UBND tỉnh tình hình triển khai của các cơ quan, địa phương; xây dựng dự
toán trình UBND tỉnh cấp kinh phí để triển khai, duy trì hoạt động của phần mềm
QLVB.
2. Sở Tài chính, Sở
Kế hoạch và Đầu tư bố trí kinh phí kịp thời đúng chính sách, chế độ để triển
khai, duy trì hoạt động của phần mềm QLVB.
3. Sở Nội vụ
đưa việc sử dụng phần mềm QLVB vào tiêu chí thi đua hàng năm, bắt đầu từ năm
2015.
4. Thủ trưởng các cơ quan, địa phương chịu trách
nhiệm trước UBND tỉnh về tổ chức triển khai thực hiện Quy chế này trong phạm vi
quản lý của mình.
5. Trong quá trình thực hiện, nếu gặp vướng mắc,
phát sinh: các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, thị xã phản ánh về Sở
Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC
DANH MỤC TÊN MIỀN TRUY CẬP PHẦN MỀM QLVB CỦA CÁC CƠ QUAN
NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
|
STT
|
CƠ QUAN
|
ĐỊA CHỈ TRUY CẬP
|
|
01
|
Ban Dân tộc
|
ibandt.vinhphuc.gov.vn
|
|
02
|
Ban Giải phóng mặt bằng và Phát triển quỹ đất
|
ibangpmbptqd.vinhphuc.gov.vn
|
|
03
|
Ban Quản lý các Khu công nghiệp
|
ibanqlckcn.vinhphuc.gov.vn
|
|
04
|
Ban Quản lý Dự án cải thiện môi trường đầu tư
|
ibanqldactmtdt.vinhphuc.gov.vn
|
|
05
|
Ban Quản lý Đầu tư xây dựng công trình
|
ibanqldtxdct.vinhphuc.gov.vn
|
|
06
|
Sở Công Thương
|
isoct.vinhphuc.gov.vn
|
|
07
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
isogddt.vinhphuc.gov.vn
|
|
08
|
Sở Giao thông vận tải
|
isogtvt.vinhphuc.gov.vn
|
|
09
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
isokhdt.vinhphuc.gov.vn
|
|
10
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
isokhcn.vinhphuc.gov.vn
|
|
11
|
Sở Lao động, Thương binh và xã hội
|
isoldtbxh.vinhphuc.gov.vn
|
|
12
|
Sở Ngoại vụ
|
isongv.vinhphuc.gov.vn
|
|
13
|
Sở Nội vụ
|
isonv.vinhphuc.gov.vn
|
|
14
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
|
isonnptnt.vinhphuc.gov.vn
|
|
15
|
Sở Tài chính
|
isotc.vinhphuc.gov.vn
|
|
16
|
Sở Tài nguyên và Môi trường
|
isotnmt.vinhphuc.gov.vn
|
|
17
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
isotttt.vinhphuc.gov.vn
|
|
18
|
Sở Tư pháp
|
isotp.vinhphuc.gov.vn
|
|
19
|
Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
|
isovhttdl.vinhphuc.gov.vn
|
|
20
|
Sở Xây dựng
|
isoxd.vinhphuc.gov.vn
|
|
21
|
Sở Y tế
|
isoyt.vinhphuc.gov.vn
|
|
22
|
Thanh tra tỉnh
|
ithanhtra.vinhphuc.gov.vn
|
|
23
|
Văn phòng Đoàn ĐBQH và HĐND tỉnh
|
ivpqhhd.vinhphuc.gov.vn
|
|
24
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
ivpubnd.vinhphuc.gov.vn
|
|
25
|
Viện kiểm sát nhân dân
|
ivksnd.vinhphuc.gov.vn
|
|
26
|
UBND thành
phố Vĩnh Yên
|
ivinhyen.vinhphuc.gov.vn
|
|
27
|
UBND thị xã
Phúc Yên
|
iphucyen.vinhphuc.gov.vn
|
|
28
|
UBND huyện Bình Xuyên
|
ibinhxuyên.vinhphuc.gov.vn
|
|
29
|
UBND huyện Lập Thạch
|
ilapthach.vinhphuc.gov.vn
|
|
30
|
UBND huyện Sông Lô
|
isonglo.vinhphuc.gov.vn
|
|
31
|
UBND huyện
Tam Dương
|
itamduong.vinhphuc.gov.vn
|
|
32
|
UBND huyện Tam Đảo
|
itamdao.vinhphuc.gov.vn
|
|
33
|
UBND huyện Vĩnh Tường
|
ivinhtuong.vinhphuc.gov.vn
|
|
34
|
UBND huyện
Yên Lạc
|
iyenlac.vinhphuc.gov.vn
|
|
35
|
Trường Chính trị tỉnh
|
itruongchinhtri.vinhphuc.gov.vn
|