|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH ĐẮK NÔNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 35/2016/QĐ-UBND
|
Đắk Nông, ngày 15 tháng 11 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ VIỆC SỬ DỤNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ
QUAN NHÀ NƯỚC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH ĐẮK NÔNG
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa
phương, ngày 19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Công nghệ thông tin,
ngày 29 tháng 6 năm 2006;
Căn cứ Luật Giao dịch điện tử,
ngày 29 tháng 11 năm 2005;
Căn cứ Luật Lưu trữ, ngày 11 tháng
11 năm 2011;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật, ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ,
ngày 15 tháng 02 năm 2007 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Luật Giao dịch
điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số
106/2011/NĐ-CP , ngày 23 tháng 11 năm 2011 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số
điều Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 02 năm 2007 quy định chi tiết thi
hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ
chứng thực chữ ký số;
Căn cứ Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ,
ngày 10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước;
Căn cứ Nghị định số 01/2013/NĐ-CP, ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi
hành một số điều của Luật Lưu trữ;
Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg, ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử
dụng văn bản điện tử trong hoạt động cơ quan nhà nước;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Thông
tin và Truyền thông tại Tờ trình số 76/TTr-STTTT, ngày 27/9/2016.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc
sử dụng văn bản và hồ sơ điện tử trong các cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh Đắk
Nông.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày
15/11/2016.
Điều 3. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc các Sở, Ban,
ngành của tỉnh, các đơn vị sự nghiệp thuộc UBND tỉnh, Chủ tịch UBND cấp huyện,
UBND cấp xã và các cán bộ, công chức, viên chức của các cơ quan nhà nước trên địa
bàn tỉnh có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- Văn phòng Chính phủ;
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- Cục Kiểm tra văn bản, Bộ Tư pháp;
- Chủ tịch và các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ tỉnh;
- Đoàn Đại biểu QH tỉnh;
- TTr Tỉnh ủy;
- TTr HĐND tỉnh;
- Các Sở, Ban, Ngành của tỉnh;
- UBND các huyện, thị xã;
- UBND các xã, phường, thị trấn;
- Công báo tỉnh;
- Báo Đắk Nông;
- Đài Phát thanh - Truyền hình tỉnh;
- Cổng TTĐT tỉnh;
- Chi Cục Văn thư - Lưu trữ;
- Lưu VT, KHTH, CNXD (MNC)
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Trần Xuân Hải
|
QUY ĐỊNH
VỀ VIỆC SỬ DỤNG VĂN BẢN VÀ HỒ SƠ ĐIỆN TỬ TRONG CÁC CƠ QUAN NHÀ NƯỚC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH ĐẮK NÔNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 35/2016/QĐ-UBND ngày 15/11/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Đắk Nông)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi
điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy định chi tiết nội dung trao đổi,
xử lý, lưu trữ văn bản điện tử và hồ sơ điện tử đối với hoạt động ứng dụng công
nghệ thông tin trong nội bộ các cơ quan nhà nước, giữa các cơ quan nhà nước với
nhau và giữa các cơ quan nhà nước với cá nhân, tổ chức bên ngoài trên địa bàn tỉnh.
2. Các văn bản mật, văn bản không được
thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu hoặc không được phép phát hành, trao đổi
trên môi trường mạng không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quy định này.
3. Khuyến khích các tổ chức, đoàn thể
khác trao đổi văn bản và hồ sơ điện tử trên môi trường mạng theo Quy định này.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới
đây được hiểu như sau:
1. Văn bản điện tử được quy định tại
Khoản 8, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số 64/2007/NĐ-CP ngày 10/4/2007 của
Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước.
2. Trao đổi văn bản điện tử trên môi
trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước là việc cơ quan nhà nước sử dụng
giải pháp, thiết bị công nghệ thông tin để gửi, nhận văn bản điện tử qua mạng
nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
3. Hồ sơ điện tử được quy định tại
Khoản 1, Điều 2, Chương 1 Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính
phủ về quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
4. Tính toàn vẹn của văn bản điện tử
được thể hiện khi nội dung của văn bản điện tử chưa bị thay đổi, trừ những thay
đổi về hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ hoặc hiển thị văn bản
điện tử.
5. Văn bản trao đổi dưới dạng hỗn hợp
là văn bản vừa ở dạng văn bản điện tử vừa ở dạng văn bản giấy.
6. Chữ ký số được quy định tại Khoản
4, Điều 3, Chương 1 của Nghị định số 26/2007/NĐ-CP ngày 15 tháng 2 năm 2007 Quy
định chi tiết thi hành Luật Giao dịch điện tử về chữ ký số và dịch vụ chứng thực
chữ ký số.
7. Thông điệp dữ liệu được quy định tại
Khoản 12, Điều 4, Chương 1 của Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm
2005.
8. Hệ thống thông tin được quy định tại
Khoản 8, Điều 4, Chương 1 của Luật Giao dịch điện tử ngày 29 tháng 11 năm 2005.
9. Cơ quan nhà nước bao gồm: UBND tỉnh,
các cơ quan trực thuộc UBND tỉnh; UBND cấp huyện, các cơ quan trực thuộc UBND cấp
huyện; UBND cấp xã và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc quyền quản lý của địa
phương.
Điều 3. Mục
đích quy định việc trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
1. Bảo đảm giá trị pháp lý, tính toàn
vẹn và an toàn thông tin của văn bản điện tử khi được trao đổi trên môi trường
mạng.
2. Thống nhất phương thức trao đổi
văn bản điện tử trên môi trường mạng theo đúng quy định của pháp luật.
3. Giảm chi phí thường xuyên cho việc
gửi, nhận, xử lý và lưu trữ các văn bản, tài liệu dạng bản giấy trong hoạt động
của cơ quan nhà nước.
4. Thúc đẩy tính minh bạch, công khai
và khả năng tiếp cận thông tin quản lý nhà nước cho tổ chức, cá nhân; đáp ứng
yêu cầu đẩy mạnh cải cách hành chính và phát triển Chính quyền điện tử.
Điều 4. Nguyên tắc
thực hiện
1. Việc thực hiện trao đổi văn bản điện
tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước phải theo những
nguyên tắc sau đây:
a) Văn bản điện tử phải được trao đổi
rộng rãi thông qua phần mềm, thiết bị kỹ thuật và hạ tầng
mạng đối với những cơ quan, đơn vị đã được cài đặt, thiết lập nhằm ứng dụng để
khởi tạo, sử dụng, lưu trữ, gửi và nhận văn bản điện tử.
b) Cơ quan nhà nước tham gia trao đổi
văn bản điện tử phải thực hiện đúng nguyên tắc quy định theo Luật Giao dịch điện
tử, Luật an toàn thông tin mạng và tuân theo các quy định
khác của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, công nghệ thông tin, viễn thông,
văn thư, lưu trữ.
c) Cơ quan nhà nước có quyền từ chối
nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng nếu độ tin cậy và bí mật thông tin của
văn bản này không được bảo đảm.
d) Phương thức trao đổi văn bản điện
tử trên môi trường mạng phải bảo đảm độ tin cậy, tính kịp thời, chính xác và an
toàn, an ninh thông tin.
2. Trong trường hợp văn bản quy phạm
pháp luật khác quy định hạn chế phạm vi điều chỉnh, đối tượng áp dụng việc trao
đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan nhà nước
thì đồng thời áp dụng theo quy định của văn bản quy phạm pháp luật đó.
Điều 5. Các hành
vi bị nghiêm cấm
1. Cản trở hoặc ngăn cản trái phép
quá trình truyền, gửi, nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động
của cơ quan nhà nước.
2. Truy nhập, thay đổi, giả mạo, sao
chép, tiết lộ, gửi, hủy trái phép một phần hoặc toàn bộ văn bản điện tử được
trao đổi; phát tán thư rác, vi rút trên các hệ thống thông tin được sử dụng để
trao đổi văn bản điện tử.
3. Gian lận, mạo nhận, chiếm đoạt hoặc
sử dụng trái phép tài khoản điện tử, khóa mật mã, chứng thư số của người khác để
gửi, nhận văn bản điện tử.
4. Lợi dụng việc trao đổi văn bản điện
tử để tiết lộ bí mật nhà nước, bí mật quân sự, an ninh, kinh tế, đối ngoại và
những thông tin bí mật khác do pháp luật quy định.
Chương II
NỘI DUNG TRAO ĐỔI
VÀ XỬ LÝ VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Mục 1. NỘI DUNG
TRAO ĐỔI VĂN BẢN ĐIỆN TỬ
Điều 6. Văn bản
trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử
1. Các văn bản dưới đây phải được
trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử bao gồm:
a) Trong phạm vi nội bộ cơ quan nhà
nước gồm: Văn bản cung cấp thông tin, Văn bản phục vụ chỉ đạo, điều hành của
lãnh đạo; Lịch công tác cơ quan; các Chương trình, Kế hoạch của cơ quan; Giấy mời
họp nội bộ; Tài liệu phục vụ họp; Văn bản để biết, để báo cáo, xin ý kiến;
Thông báo chung của cơ quan; Thông cáo; các tài liệu cần trao đổi trong quá
trình xử lý công việc và các loại văn bản khác do cơ quan nhà nước quy định
trong phạm vi đơn vị mình.
b) Giữa các cơ quan nhà nước với nhau
gồm: Văn bản xin ý kiến, góp ý đối với dự thảo văn bản; văn bản để biết, để báo
cáo; báo cáo định kỳ, báo cáo số liệu thống kê, tổng hợp; giấy mời và tài liệu
đính kèm các văn bản trên.
2. Các văn bản điện tử không được quy
định tại các Khoản 1 của Điều này nhưng đáp ứng một trong các điều kiện sau:
a) Đã được bên gửi xác thực bằng chữ
ký số hợp lệ và gửi qua mạng.
b) Nội dung của văn bản được bảo đảm
toàn vẹn kể từ khi được khởi tạo lần đầu tiên dưới dạng một văn bản điện tử
hoàn chỉnh và có thể truy nhập, sử dụng được dưới dạng hoàn chỉnh khi cần thiết.
c) Có khả năng thực hiện đối chiếu với
bản gốc khi được cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.
3. Căn cứ vào điều kiện tổ chức, kỹ
thuật, UBND tỉnh bổ sung danh mục loại văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường
mạng vào thời điểm thích hợp.
Điều 7. Văn bản
trao đổi dưới dạng hỗn hợp
Các văn bản được trao đổi dưới dạng hỗn
hợp bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật không phải văn bản mật; văn bản, hồ sơ,
tài liệu trình Tỉnh ủy, HĐND tỉnh và UBND tỉnh; văn bản hành chính giữa các Sở,
Ban, ngành thuộc tỉnh; UBND cấp huyện và các đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh;
các loại văn bản khác ngoài quy định tại Điều 6.
Điều 8. Phương thức
trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng
1. Các hệ thống thông tin phục vụ
trao đổi văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan, giữa các cơ quan nhà nước với
nhau và giữa cơ quan hành chính nhà nước với người dân, tổ chức, doanh nghiệp gồm:
Hệ thống phần mềm văn phòng điện tử của tỉnh; Hệ thống thư điện tử công vụ; cổng/trang
thông tin điện tử của các cơ quan nhà nước; Hệ thống dịch vụ công trực tuyến; Hệ
thống Một cửa điện tử; Hệ thống thông tin chuyên ngành, đặc thù và các hệ thống
thông tin khác.
2. Trao đổi văn bản điện tử trong nội
bộ mỗi cơ quan:
a) Các cơ quan tùy theo nhu cầu, điều
kiện thực tế để sử dụng các hệ thống thông tin để trao đổi
văn bản điện tử trong nội bộ cơ quan mình.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang
bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử phải sử dụng đầy đủ các tính năng, chức
năng để trao đổi, luân chuyển văn bản nội bộ và công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo cơ quan,
đơn vị qua hệ thống. Các cơ quan, đơn vị chưa được trang bị phải tăng cường
công tác trao đổi văn bản điện tử qua hệ thống thư điện tử công vụ.
3. Trao đổi văn bản điện tử giữa các
cơ quan nhà nước với nhau:
a) Các cơ quan, đơn vị đã được trang
bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử phải sử dụng tính năng liên thông để gửi,
nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan, đơn vị.
b) Các cơ quan, đơn vị đã được trang
bị hệ thống phần mềm văn phòng điện tử nhưng chưa có tính năng liên thông thì sử
dụng kết hợp với Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh.
c) Đối với các văn bản gửi tới nhiều
cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh để biết, để báo cáo hoặc xin ý kiến rộng rãi
yêu cầu đăng tải trên trang thông tin điện tử của cơ quan, đơn vị hoặc gửi tới
cổng thông tin điện tử của tỉnh tại hộp thư [email protected] để
Ban biên tập Cổng thực hiện đăng tải theo quy định.
4. Trao đổi văn bản điện tử qua môi
trường mạng giữa các cơ quan nhà nước với người dân, tổ chức và doanh nghiệp:
a) Các cơ quan nhà nước phải có quy định,
quy trình chi tiết về việc trao đổi văn bản điện tử giữa các cơ quan với cá
nhân, tổ chức, doanh nghiệp để đảm bảo thông tin trao đổi được quản lý chặt chẽ
theo quy định của Nhà nước và phù hợp với chức năng sử dụng của từng hệ thống
thông tin. Các quy định, quy trình phải được phổ biến rộng rãi giúp các cơ
quan, tổ chức, cá nhân có thể tiếp cận, khai thác và dễ dàng sử dụng trên các hệ
thống thông tin.
b) Cổng thông tin điện tử của tỉnh,
các trang thông tin điện tử thành phần của các cơ quan nhà nước phải đảm bảo
cung cấp thông tin, dịch vụ công trực tuyến theo quy định tại Điều 28, Luật
Công nghệ thông tin và Nghị định 43/2011/NĐ-CP ngày 13/6/2011 của Chính phủ quy
định về việc cung cấp thông tin và dịch vụ công trực tuyến trên trang hoặc cổng thông tin điện tử của cơ quan nhà nước.
c) Khuyến khích các cơ quan nhà nước
trao đổi văn bản điện tử với người dân, tổ chức và doanh nghiệp qua Hệ thống
thư điện tử công vụ, các trang hoặc cổng thông tin điện tử.
5. Căn cứ vào điều kiện thực tế, các
cơ quan nhà nước của tỉnh có quyền lựa chọn một hoặc nhiều hệ thống thông tin
phục vụ cho việc trao đổi văn bản điện tử.
Điều 9. Tính hợp
pháp của văn bản điện tử trao đổi qua môi trường mạng
1. Hình thức văn bản điện tử:
a) Thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản theo quy định hiện hành.
b) Sử dụng bộ mã các ký tự tiếng Việt
theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 để thể hiện các nội dung văn bản điện tử.
c) Định dạng các tệp tin văn bản
.doc, .docx, .odt, .fotd.txt, rtd... hoặc các tài liệu đồ họa, đồ thị, đồ họa
phục vụ quản lý chuyên ngành đối với văn bản có thể chỉnh sửa; định dạng .pdf đối
với văn bản được quét (scan).
2. Dữ liệu thông tin của văn bản điện
tử và hồ sơ điện tử
a) Văn bản điện tử gửi, nhận qua các
hệ thống thông tin phải có các thông tin sau: số và ký hiệu văn bản; ngày tháng
văn bản; tên loại văn bản; trích yếu nội dung văn bản; độ khẩn (thường, khẩn,
thượng khẩn, hỏa tốc); cơ quan ban hành; nơi gửi; nơi nhận; ngày gửi, ngày nhận;
danh sách các văn bản đi kèm; các thông tin khác (tùy theo đặc thù của từng cơ quan, đơn vị).
b) Hồ sơ điện tử gửi, nhận qua các hệ
thống thông tin gồm: mã đơn vị, mã hồ sơ (theo Danh mục hồ sơ của cơ quan, đơn
vị), số hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, thời gian bắt đầu, thời gian
kết thúc, thời hạn bảo quản, số lượng tờ, hạn chế sử dụng (mật, tình trạng vật
lý kém, đang xử lý nghiệp vụ, lý do khác), đặc điểm tài liệu có trong hồ sơ, hồ
sơ đã kết thúc, không nộp lưu trữ cơ quan, người lập hồ sơ, các thông tin khác
(tùy theo đặc thù của từng cơ quan, đơn vị).
c) Thông tin của văn bản điện tử được
trao đổi qua các hệ thống thông tin trong cơ quan nhà nước phải tuân thủ tiêu
chuẩn định dạng, cấu trúc dữ liệu theo quy định của Bộ Thông tin và Truyền
thông.
3. Sử dụng chữ ký số
a) Thực hiện triển khai ứng dụng chữ
ký số nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi tài liệu, văn bản hành chính dạng bản
giấy (có chữ ký và đóng dấu) bằng hình thức gửi văn bản điện tử được xác thực bằng
chữ ký số qua mạng.
b) Cơ quan nhà nước đã được cấp chứng
thư số hợp lệ phải sử dụng chữ ký số để xác nhận văn bản điện tử cuối cùng trước
khi chính thức ban hành.
c) Văn bản điện tử được xác thực bằng
chữ ký số phải được thực hiện đúng theo quy định của pháp luật về giao dịch điện
tử. Các loại tài liệu, văn bản hành chính đã được xác thực bằng chữ ký số và gửi
qua môi trường mạng thì không phải gửi thêm văn bản giấy (ngoại trừ các tài liệu,
văn bản theo quy định phải lưu trữ bản giấy tại cơ quan nhận văn bản).
Mục 2. XỬ LÝ VĂN BẢN
ĐIỆN TỬ
Điều 10. Thời điểm
gửi, nhận văn bản điện tử
1. Thời điểm gửi một văn bản điện tử
là thời điểm phần mềm của bên gửi thực hiện lệnh gửi văn bản đi thành công.
2. Thời điểm nhận một văn bản điện tử
là thời điểm văn bản được nhận vào hệ thống thông tin của bên nhận.
3. Cơ quan nhà nước có nhiệm vụ xây dựng
hệ thống thông tin bảo đảm xác định được thời điểm nhận và gửi văn bản điện tử.
Điều 11. Triển
khai xử lý văn bản điện tử
1. Các cơ quan, đơn vị khi nhận được
văn bản điện tử trên các hệ thống thông tin được quy định tại Điều 8 của Quy định
này phải xử lý theo yêu cầu của văn bản điện tử một cách kịp thời được quy định
trên văn bản điện tử và không cần văn bản giấy.
2. Sử dụng các hệ thống thông tin được
quy định tại Điều 8 của Quy định này để gửi văn bản xử lý đến “Nơi nhận” sau
khi được Lãnh đạo cơ quan, đơn vị phê duyệt văn bản điện tử.
3. Người dân, tổ chức, doanh nghiệp
giao dịch dịch vụ công trực tuyến mức độ 3 và mức độ 4 thông qua hệ thống Cổng/Trang
thông tin điện tử các cơ quan nhà nước sử dụng biểu mẫu điện tử và văn bản điện
tử. Đối với các dịch vụ công cần hồ sơ gốc để lưu trữ, toàn
bộ giao dịch cho đến khi có kết quả đều thực hiện trên môi trường mạng và sử dụng
văn bản điện tử do người dân, tổ chức, doanh nghiệp đăng ký. Người dân, tổ chức,
doanh nghiệp chỉ đến nộp hồ sơ gốc một lần cùng với thời điểm nhận kết quả.
4. Đối với văn bản điện tử được cung
cấp bởi người dân, tổ chức, doanh nghiệp có sử dụng chữ ký số thì không cần nộp
hồ sơ gốc.
5. Việc cung cấp dịch vụ công trực
tuyến của cơ quan nhà nước dưới hình thức điện tử được xác lập trên cơ sở quy định
của cơ quan đó nhưng không được trái với quy định của Luật Giao dịch điện tử và
các quy định khác của pháp luật có liên quan.
6. Lãnh đạo cơ quan có trách nhiệm
theo dõi thường xuyên tình trạng xử lý văn bản đến trên môi trường mạng để có
chỉ đạo kịp thời trong quá trình xử lý công việc.
Điều 12. Lưu trữ,
đính chính, thu hồi, tiêu hủy văn bản điện tử
1. Việc lưu trữ văn bản điện tử được
thực hiện theo quy định tại Điều 4 đến Điều 9, Chương 2 của Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ.
2. Văn bản điện tử đã phát hành được
thu hồi, tiêu hủy theo thẩm quyền, thủ tục như đối với văn bản giấy. Việc tiêu
hủy văn bản điện tử thực hiện theo quy định tại Điều 11, Chương 2 của Nghị định
số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định
chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
3. Đối với việc đính chính văn bản điện
tử, bên gửi không phải chịu trách nhiệm về lỗi văn bản nếu đã kịp thời thông
báo cho bên nhận, nêu rõ nội dung cần đính chính hoặc đã mắc phải lỗi gì trong
văn bản điện tử và đồng thời bên nhận vẫn chưa xử lý hoặc thực hiện nội dung của
văn bản điện tử.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Trách
nhiệm của Sở Thông tin và Truyền thông
1. Đảm bảo hạ tầng kết nối, đường truyền
giữa các cơ quan nhà nước trên toàn tỉnh ổn định, thông suốt, an toàn bảo mật
phục vụ việc duy trì, vận hành các hệ thống phần mềm dùng chung của tỉnh như:
Quản lý và điều hành văn bản, Thư điện tử công vụ, Cổng thông tin điện tử của tỉnh;
Hệ thống dịch vụ công trực tuyến, Hệ thống một cửa điện tử hoạt động ổn định,
thông suốt, an toàn bảo mật.
2. Chủ trì, hướng dẫn các đơn vị triển
khai ứng dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng.
3. Đề xuất giải pháp, xây dựng và
tham mưu ban hành các chính sách, quy định nhằm đảm bảo an toàn, an ninh thông
tin trong việc trao đổi, lưu trữ, xử lý văn bản điện tử; tổ chức tập huấn công
tác đảm bảo an toàn, an ninh thông tin.
4. Hàng năm, phối hợp với Sở Kế hoạch
và Đầu tư, Sở Tài chính đề xuất, tham mưu UBND tỉnh phê duyệt kinh phí cho công
tác quản lý, sử dụng văn bản điện tử trên địa bàn tỉnh.
5. Đề nghị UBND tỉnh khen thưởng hoặc
phê bình cơ quan, đơn vị trong thực hiện Quy định này.
Điều 14. Trách
nhiệm của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh
1. Kiểm tra, giám sát và đôn đốc việc
trao đổi, sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông tham mưu việc triển khai sử dụng các phần mềm văn phòng điện tử,
cổng thông tin điện tử của tỉnh, ... phục vụ cho việc gửi/nhận văn bản điện tử
trong các cơ quan.
3. Tiên phong triển khai sử dụng trao
đổi văn bản điện tử trên môi trường mạng trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
4. Căn cứ vào điều kiện tổ chức, kỹ
thuật, tham mưu UBND tỉnh bổ sung danh mục loại văn bản trao đổi hoàn toàn qua môi trường mạng vào thời điểm thích hợp.
Điều 15. Trách
nhiệm của Sở Nội vụ
1. Sở Nội vụ chủ trì phối hợp Sở
Thông tin và Truyền thông thống nhất việc quản lý văn bản điện tử được lưu trữ
trên các hệ thống thông tin của tỉnh đảm bảo theo các quy định của pháp luật về
văn thư, lưu trữ.
2. Chủ trì, phối hợp với Sở Thông tin
và Truyền thông đề xuất việc xét thi đua khen thưởng đối với các cơ quan hành
chính nhà nước triển khai có hiệu quả Quy định này;
3. Kiểm tra việc thực hiện văn bản
đi, văn bản đến và lập hồ sơ điện tử đối với cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh.
Điều 16. Trách
nhiệm của Sở Kế hoạch và Đầu tư và Sở Tài chính
Bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân
sách nhà nước và các nguồn kinh phí hợp pháp khác cho các cơ quan nhà nước để
triển khai và duy trì các hệ thống: Quản lý và điều hành văn bản, Thư điện tử
công vụ, Cổng thông tin điện tử tỉnh và các hệ thống thông
tin chuyên ngành, đặc thù và hệ thống thông tin khác.
Điều 17. Trách
nhiệm của các Cơ quan nhà nước thuộc tỉnh và các đơn vị liên quan
1. Quy định việc sử dụng các hệ thống:
Quản lý và điều hành văn bản, Thư điện tử công vụ, Cổng/trang thông tin điện tử
để trao đổi văn bản điện tử trong nội
bộ cơ quan mình và khi trao đổi với cơ quan khác.
2. Triển khai phần mềm quản lý và điều
hành văn bản trong nội bộ cơ quan (nếu chưa có).
3. Triển khai việc số hóa các văn bản,
tài liệu lưu trữ để phục vụ việc trao đổi, tra cứu, tìm kiếm và xử lý thông tin
của cán bộ, công chức, viên chức qua mạng.
4. Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng dụng
công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan nhà nước, các quy định về an
toàn, an ninh thông tin của quốc gia cũng như của tỉnh.
5. Cung cấp công khai danh bạ thư điện
tử của cơ quan, cán bộ, công chức, viên chức có thẩm quyền lên Cổng/Trang thông
tin điện tử của cơ quan mình.
6. Thực hiện giám sát, đôn đốc triển
khai Quy định này và báo cáo tình hình thực hiện định kỳ 06 tháng, 1 năm, báo
cáo đột xuất theo yêu cầu gửi Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp, báo cáo
UBND tỉnh.
7. Tổ chức triển khai gửi, nhận văn bản
điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thuộc tỉnh.
Điều 18. Trách
nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong các Cơ quan nhà
nước
1. Thực hiện nghiêm các quy định về
việc sử dụng và trao đổi văn bản điện tử trong công việc.
2. Sử dụng các hệ thống thông tin được
quy định tại Điều 8 của Quy định này để trao đổi văn bản điện tử trong công việc;
có trách nhiệm xử lý, quản lý, lưu trữ, bảo mật các văn bản điện tử theo quy định.
Điều 19. Khen
thưởng và xử lý vi phạm
1. Các cơ quan nhà nước, các cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động thuộc các cơ quan nhà nước có thành tích
xuất sắc trong việc thực hiện Quy định này được xét khen thưởng theo quy định.
2. Tổ chức, cá nhân không thực hiện
hoặc thực hiện không đúng hoặc thực hiện không đầy đủ các quy định của Quy định
này, tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 20. Điều
khoản thi hành
1. Giao Sở thông tin và Truyền thông
theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo UBND tỉnh; định kỳ hàng năm tổ chức đánh
giá việc chấp hành Quy định này.
2. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị tổ
chức triển khai thực hiện nghiêm túc Quy định này. Trong quá trình thực hiện, nếu
có khó khăn, vướng mắc, phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các cơ quan đơn
vị kịp thời báo cáo về Sở Thông tin và Truyền thông để tổng hợp và trình UBND tỉnh
xem xét, quyết định./.