|
UỶ BAN NHÂN
DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
20/2010/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long,
ngày 29 tháng 7 năm 2010
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ
TỈNH VĨNH LONG
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân, ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Ban
hành văn bản quy phạm pháp luật của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân, ngày
03/12/2004;
Căn cứ Luật Công
nghệ Thông tin, ngày 29/6/2006;
Căn cứ Nghị định số: 64/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ
quan Nhà nước;
Căn cứ Nghị định số: 63/2007/NĐ-CP ngày
10/4/2007 của Chính phủ về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực
công nghệ thông tin;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Thông tin và
Truyền thông;
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về việc quản lý và
sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long (http://mail.vinhlong.gov.vn).
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh hướng dẫn,
kiểm tra, đôn đốc các ngành, các cấp thực hiện Quyết định này.
Quyết định này thay thế Quyết định số:
3088/2005/QĐ-UBND, ngày 30/12/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long về việc
ban hành Quy định quản lý và sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh Vĩnh Long.
Quyết định có hiệu lực thi hành sau 10 ngày kể từ ngày ký và được đăng công báo
cấp tỉnh.
Điều 3. Chánh Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Giám đốc Sở Thông tin
và Truyền thông, thủ trưởng các sở, ban, ngành tỉnh, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân
các huyện, thành phố và các tổ chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Bộ Thông tin và Truyền thông;
- TT.TU và HĐND tỉnh;
- CT, PCT.UBT;
- Cục kiểm tra VBQPPL (Bộ TP);
- Đoàn đại biểu Quốc hội tỉnh;
- BLĐ.VP.UBT;
- Sở Tư pháp;
- Báo Vĩnh Long (đăng báo);
- Trung tâm Công báo;
- Như điều 3;
- Lưu: VT, 1.10.02.
|
TM. UỶ BAN
NHÂN DÂN TỈNH
CHỦ TỊCH
Phạm Văn Đấu
|
QUY ĐỊNH
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG THƯ TÍN ĐIỆN TỬ TỈNH VĨNH LONG
(Ban hành kèm theo Quyết định số: 20 /2010/QĐ-UBND, ngày 29/7/2010 của Uỷ
ban nhân dân tỉnh Vĩnh Long)
Chương I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm vi, đối tượng
điều chỉnh.
1. Quy định này xác định về trách nhiệm quản lý,
sử dụng hệ thống thư tín điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, đơn vị sự
nghiệp các cấp và cán bộ công chức, viên chức thuộc hệ thống mạng tin học diện
rộng của tỉnh Vĩnh Long.
2. Quy định này được áp dụng đối với cơ quan Nhà
nước, đơn vị sự nghiệp các cấp có sử dụng ngân
sách Nhà nước và cán bộ công chức, viên chức khi tham gia vận hành và khai
thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
Điều 2. Giải thích từ ngữ.
Trong Quy định này, các từ ngữ dưới đây được hiểu
như sau:
- Tổ chức: là cơ quan
Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận hành và khai thác, sử dụng hệ
thống thư tín điện tử tỉnh.
- Tập thể: là phòng
ban thuộc cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận hành và khai
thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh.
- Cá nhân: là cán bộ
công chức, viên chức cơ quan Nhà nước, đơn vị sự nghiệp các cấp tham gia vận
hành và khai thác, sử dụng hệ thống thư tín điện tử tỉnh.
- Hệ thống thư tín điện tử: thuộc hệ thống mạng
tin học diện rộng của UBND tỉnh (có dạng http://mail.vinhlong.gov.vn) là một hệ
thống gửi, nhận văn bản điện tử, trao đổi thông tin điện tử qua mạng máy tính.
- Danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh: là danh bạ hộp
thư điện tử của tổ chức, tập thể và cá nhân thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng
của UBND tỉnh.
- Hộp thư công: là hộp thư điện tử chung của tổ
chức, tập thể
Điều 3. Mục đích và yêu cầu.
Hệ thống thư tín điện
tử của tỉnh Vĩnh Long được xây dựng theo mục tiêu chương trình tin học hoá quản
lý hành chính Nhà nước của Thủ tướng Chính phủ, là thành phần của hệ thống
thông tin điện tử của tỉnh và Chính phủ; là công cụ phục vụ cho các tổ chức, tập
thể và cá nhân trong tỉnh sử dụng để gửi, nhận, trao đổi thông tin dưới dạng
thư tín điện tử phục vụ công tác chuyên môn theo chức năng nhiệm vụ được phân
công.
Sử dụng hệ thống thư
tín điện tử trong hoạt động của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh
nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động, thực hành tiết kiệm,
giảm văn bản giấy tờ hành chính, thực hiện tốt Nghị định số 64/2007/NĐ-CP, ngày
10/4/2007 của Chính phủ về việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của
cơ quan nhà nước, Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg, ngày 03/12/2008 của Thủ tướng
Chính phủ về việc tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của
cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 03/CT-UBND, ngày 10/3/2009 của Chủ tịch Ủy
ban nhân dân tỉnh về việc đẩy mạnh thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin trong
quản lý văn bản hành chính và trao đổi thông tin qua thư tín điện tử tại các cơ
quan Nhà nước.
Điều 4. Quy định về gửi, nhận,
trao đổi thông tin qua mạng.
Khuyến khích sử dụng
hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để gửi, nhận, trao đổi thông tin trong hoạt động
của tổ chức, tập thể và cá nhân mang tính chất tham khảo, trao đổi nghiệp vụ phục
vụ trong giải quyết công việc chuyên môn.
Không sử dụng hệ thống thư tín điện tử để gửi,
nhận các văn bản hành chính phục vụ cho quản lý, chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo
thay việc vận hành phần mềm Quản lý văn bản - Hồ sơ công việc dùng chung của tỉnh.
Các nội dung thông tin thể hiện trong hệ thống
thư tín điện tử của tỉnh phải thống nhất sử dụng phông Unicode và bộ mã ký tự
chữ Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001.
Nội dung thông tin được chuyển qua hệ thống thư
tín điện tử phải đảm bảo đúng với quy định của pháp luật về giao dịch điện tử
và chỉ có giá trị trao đổi thông tin tham khảo. Riêng việc gửi văn bản điện tử
qua thư tín điện tử dưới dạng Scanner có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy.
Chương II
TỔ CHỨC HỆ THỐNG THƯ TÍN
ĐIỆN TỬ
Điều 5. Thành phần, quy mô của
hệ thống thư tín điện tử.
Hệ thống thư tín điện tử của tỉnh được thiết lập
và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật mạng tin học diện rộng của tỉnh gồm: Trung
tâm tích hợp dữ liệu, hệ thống mạng cục bộ (mạng LAN) của các tổ chức, Uỷ ban
nhân dân các huyện, thành phố và mạng WAN của tỉnh; liên kết với mạng tin học
diện rộng của Chính phủ (CPNet) và mạng Internet.
Điều 6. Định dạng hộp
thư điện tử
Các đối tượng theo quy định tại Điều 1, Chương 1, Quy định này được cấp một (01) tài khoản để sử dụng
hộp thư điện tử gồm: hộp thư dành cho tổ chức, tập thể và hộp thư cá
nhân.
Địa chỉ hộp thư điện tử được đặt theo Quy định
ban hành kèm theo Quyết định 1935/QĐ-UBND, ngày 17/8/2005 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
về khai báo hộp thư điện tử cho các cơ quan và cán bộ, công chức nhà nước tham
gia hệ thống thông tin điện tử của tỉnh. Địa chỉ hộp thư điện tử được thể hiện
theo các dạng cơ bản như sau:
- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho tổ chức
có dạng:
têntổchức@vinhlong.gov.vn
Ví dụ: Hộp thư của Sở Tài chính, được khai
báo là:
staichinh@vinhlong.gov.vn
- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho tập thể
có dạng:
têntậpthể.<chữ viết tắt tên tổ chức>@vinhlong.gov.vn
Ví dụ: Hộp thư của phòng tiếp dân - Sở Tài
chính, được khai báo là:
ptiepdan.staichinh@vinhlong.gov.vn
- Địa chỉ hộp thư điện tử khai báo cho cá
nhân có dạng:
têncánhân(1).<chữ viết tắt tên
tổ chức>@vinhlong.gov.vn
(1) tên cá nhân được viết không dấu. Trong
đó: họ, chữ lót viết tắt, lấy chữ cái đầu; tên viết đầy đủ không dấu.
Ví dụ: Hộp thư của ông Nguyễn Văn Tiến thuộc
Sở Tài chính:
nvtien.stc@vinhlong.gov.vn
Chương III
QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG HỆ THỐNG
THƯ TÍN ĐIỆN TỬ
Điều 7. Trách nhiệm
chung.
Các tổ chức và cá nhân là mạng thành viên của hệ
thống mạng tin học diện rộng của Uỷ ban nhân dân tỉnh, khi gửi, nhận, trao đổi
thông tin bằng thư điện tử phục vụ chuyên môn,
công việc, công vụ phải sử dụng hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
Tất cả cán bộ công chức, viên chức của tỉnh phải
thường xuyên kiểm tra hộp thư điện tử được cấp
tối thiểu 2 lần/ngày để hồi đáp kịp thời thư điện tử của các tổ chức, tập thể
và cá nhân khác, đồng thời nắm bắt nội dung, xử lý công việc một cách
nhanh nhất, hiệu quả nhất.
Thủ trưởng các tổ chức phải ban hành quy chế sử
dụng thư điện tử khi tổ chức đã được cấp tài khoản sử dụng, bảo đảm phù hợp với
các mục tiêu ứng dụng công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay và sắp tới.
Điều 8. Trách nhiệm của cá
nhân, tổ chức trong việc quản lý, cung cấp và sử dụng hệ thống thư tín điện tử.
1. Sở Thông tin và Truyền thông.
Giám đốc Sở Thông tin và Truyền thông chịu trách
nhiệm tổ chức quản lý, lưu trữ danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh (tại Trung tâm
tích hợp dữ liệu), ký duyệt cho phép đăng nhập mới, sửa đổi, hủy bỏ các hộp thư
thuộc hệ thống thư tín điện tử và cập nhật các thông tin thay đổi vào danh bạ hộp
thư điện tử của tỉnh theo đề nghị của tổ chức và cá nhân là mạng thành viên của
hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh.
Tham mưu cho UBND tỉnh thực hiện nhiệm vụ quản
lý, xây dựng, nâng cấp, duy trì hạ tầng kỹ thuật cho hệ thống thư tín điện tử
thuộc mạng tin học diện rộng của tỉnh; xây dựng và triển khai kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng tập huấn kỹ năng khai thác, sử dụng thư tín điện tử cho các tổ chức
và cá nhân đúng quy trình, đúng mục đích; xây dựng và triển khai kế hoạch duy
trì, phát triển hệ thống thư điện tử nhằm đáp ứng nhu cầu công việc, đảm bảo sự
đồng bộ với các hệ thống khác.
2. Thủ trưởng các đơn vị mạng thành viên của hệ
thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh cung cấp thông tin có liên quan đến
việc thay đổi hoặc phát sinh mới về tổ chức và cá nhân cho Sở Thông tin và Truyền
thông để làm cơ sở điều chỉnh, cập nhật vào danh bạ hộp thư điện tử của tỉnh.
- Khi có sự tăng, giảm, thay đổi tên tổ chức, tập
thể: trong thời hạn 15 ngày, sau khi có quyết định của cấp có thẩm quyền, Thủ
trưởng của tổ chức phải có văn bản đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông cấp mới,
xóa bỏ hoặc cấp lại hộp thư điện tử cho phù hợp.
- Khi có sự thay đổi, tăng, giảm cán bộ, công chức
(bố trí phân công lại, tuyển mới, tiếp nhận chuyển công tác, chuyển công tác
đi, nghỉ việc hoặc nghỉ hưu): trong thời hạn 15 ngày, sau khi có quyết định của
cấp có thẩm quyền, Thủ trưởng của tổ chức phải có văn bản kèm danh sách đăng ký
điều chỉnh hộp thư cá nhân cho cán bộ công chức, viên chức ở tổ chức mình quản
lý đề nghị Sở Thông tin và Truyền thông cấp mới, xóa bỏ hoặc cấp lại hộp thư điện
tử cá nhân cho phù hợp.
3. Tổ chức và cá nhân sử dụng, khai thác hệ thống
thư tín điện tử của tỉnh phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung
thông tin điện tử mà tổ chức hoặc cá nhân tạo lập, gửi, nhận.
Điều 9. Trách nhiệm của
Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông
1. Thiết lập, lưu trữ
và quản trị hệ thống danh bạ thư tín điện tử của tổ chức và cá nhân tham
gia hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh. Khai báo, cấp địa chỉ thư
tín điện tử và mật khẩu sử dụng cho tổ chức, cá nhân theo quyết định của cấp có
thẩm quyền. Quản lý quyền truy cập của tổ chức và cá nhân khi tham gia hệ thống
thư tín điện tử của tỉnh theo quy định và kiểm soát hệ thống thư tín điện tử
thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh theo yêu cầu của Giám đốc Sở
Thông tin và Truyền thông.
2. Quản trị về kỹ thuật hệ thống thư tín điện tử
của tỉnh, xây dựng, nâng cấp, duy trì hệ thống, đảm bảo cho hệ thống hoạt động
thông suốt, liên tục 24/24 giờ trong ngày, an toàn, bảo mật thông tin theo quy
định của Nhà nước.
3. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học
trên hệ thống mạng và tạo lập chế độ lưu trữ thông tin điện tử cho hệ thống thư
tín điện tử của tỉnh.
4. Phối hợp tổ chức hướng dẫn người dùng các
thao tác sử dụng thư điện tử như: tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn,
dọn dẹp xóa bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục
đích phục vụ công tác chuyên môn.
5. Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng, tập huấn cho cán
bộ, công chức, viên chức trong các tổ chức thuộc hệ thống mạng tin học diện rộng
của UBND tỉnh, đảm bảo đủ kiến thức và kỹ năng khai thác sử dụng hệ thống thư
tín điện tử.
6. Căn cứ kế hoạch hàng năm, tham mưu cho Giám đốc
Sở Thông tin và Truyền thông lập dự toán kinh phí cho việc quản lý, vận hành,
xây dựng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh để trình UBND tỉnh phê
duyệt.
Điều 10. Trách nhiệm của
cán bộ quản trị mạng.
Cán bộ quản trị mạng tại các cơ quan, đơn vị là
mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, thực hiện
nhiệm vụ:
1. Cài đặt hệ thống phòng chống Virus tin học
trên hệ thống mạng, đảm bảo an toàn thông tin khi truy cập mạng tại tổ chức.
2. Tổ chức hướng dẫn người dùng các thao tác sử
dụng thư điện tử như: tạo thư mới, cập nhật sổ địa chỉ, ngăn chặn, dọn dẹp xóa
bỏ thư rác và các thư điện tử có nội dung không phù hợp với mục đích phục vụ
công tác chuyên môn.
3. Phối hợp với đơn vị chuyên trách công nghệ
thông tin xử lý kịp thời các vấn đề phát sinh về sử dụng hệ thống thư tín điện
tử tại cơ quan, đơn vị.
Điều 11. Trách nhiệm của
người sử dụng hộp thư điện tử cá nhân và người được giao sử dụng hộp thư công
Các cá nhân thuộc tổ chức là mạng thành viên của
hệ thống mạng tin học diện rộng của tỉnh được cấp phát hộp thư điện tử, có
trách nhiệm:
1. Quản lý và chịu trách nhiệm về mật khẩu sử dụng
hộp thư điện tử được cấp. Sắp xếp, lưu trữ các thư điện tử có liên quan đến
công việc thuộc nhiệm vụ được phân công phụ trách.
2. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về nội dung
thông tin từ hộp thư điện tử khi gửi lên mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh
hoặc mạng Internet.
3. Sử dụng đúng quy trình và mục đích của hệ thống
thư tín điện tử của tỉnh. Thực hiện nghiêm chỉnh chế độ bí mật thư tín theo quy
định Nhà nước. Không truy nhập vào hộp thư riêng của người khác và không để người
khác sử dụng địa chỉ hộp thư điện tử của mình.
4. Nghiêm cấm việc cung cấp, để lộ mật khẩu sử dụng
thư tín điện tử cho cá nhân hoặc tổ chức, tập thể khác biết để truy nhập vào hệ
thống thư tín điện tử của tỉnh. Trường hợp mật khẩu bị lộ thì phải đổi ngay mật
khẩu mới, trường hợp mất quyền kiểm soát mật khẩu phải báo ngay cho cán bộ quản
trị mạng tại tổ chức hoặc đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin biết để khắc
phục.
5. Không phát tán các thư rác hoặc các thư điện
tử không đúng mục đích sử dụng của hệ thống thư tín điện tử thông qua hộp thư
điện tử của mình.
6. Khi phát hiện có thông tin gây ảnh hưởng xấu
đến xã hội, an ninh, quốc phòng người sử dụng hộp thư (đối với hộp thư cá
nhân), người được gia quản lý hộp thư (đối với hộp thư công) có trách nhiệm báo
ngay với thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền để xem xét, xử lý.
7. Khi gặp sự cố về hệ thống phải báo ngay cho
cán bộ quản trị mạng tại tổ chức xử lý; nếu không thể khắc phục, cán bộ quản trị
mạng tại tổ chức phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông để khắc phục, sửa chữa
kịp thời.
Điều 12. Quy định về sử dụng
hộp thư công của tổ chức, tập thể.
Hộp thư công của tổ chức, tập thể do thủ trưởng
phân công cán bộ quản lý, sử dụng, hàng ngày phải thường xuyên kiểm tra để nhận
thư chuyển lãnh đạo xử lý hoặc gửi thư đi khi có yêu cầu. Tất cả các thư đi, đến
trong hộp thư công của tổ chức, tập thể đều phải được lưu trữ và đảm bảo tính
nguyên vẹn, bảo mật (nếu có) của thông tin.
Cán bộ, công chức, viên chức khi cần trao đổi
thông tin qua hộp thư công của tổ chức, tập thể thì chuyển tập tin điện tử nội
dung cần gửi cho cán bộ quản lý hộp thư công thực hiện phát hành thư theo quy định.
Khi có sự thay đổi người quản lý hộp thư công,
thủ trưởng phải tổ chức bàn giao tài khoản, mật khẩu
và toàn bộ dữ liệu của hộp thư công cho người mới tiếp nhận.
Chương IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 13. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch UBND huyện, thành
phố là mạng thành viên của hệ thống mạng tin học diện rộng của UBND tỉnh, tham
gia vào hệ thống thư tín điện tử của tỉnh có trách nhiệm tổ chức triển khai thực
hiện trong tổ chức mình các quy định trên.
Đơn vị, cá nhân nào vi phạm Quy định này phải chịu
trách nhiệm theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 14. Sở Tài Chính căn cứ kế hoạch được UBND tỉnh phê duyệt hàng
năm, phối hợp với Sở Thông tin và Truyền thông bố trí kinh phí cho việc quản
lý, duy trì sử dụng và phát triển hệ thống thư tín điện tử của tỉnh.
Điều 15. Trong quá trình thực hiện, nếu có những vấn đề phát sinh,
vướng mắc cần sửa đổi, bổ sung, đề nghị các tổ chức gửi ý kiến đóng góp về Sở
Thông tin và Truyền thông để tổng hợp báo cáo, trình UBND tỉnh xem xét, quyết định./.