Thông tư 04/2021/TT-TTCP quy định quy trình tiếp công dân

• Số hiệu: 04/2021/TT-TTCP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Thanh tra Chính phủ
• Người ký: Đoàn Hồng Phong
• Ngày ban hành: 01/10/2021

THANH TRA CHÍNH PHỦ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2021/TT-TTCP	Hà Nội, ngày 01 tháng 10 năm 2021

THÔNG TƯ

QUY ĐỊNH QUY TRÌNH TIẾP CÔNG DÂN

Căn cứ Luật Khiếu nại ngày 11 tháng 11 năm 2011;

Căn cứ Luật Tiếp công dân ngày 25 tháng 11 năm 2013;

Căn cứ Luật Tố cáo ngày 12 tháng 6 năm 2018;

Căn cứ Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân;

Căn cứ Nghị định số 31/2019/NĐ-CP ngày 10 tháng 4 năm 2019 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật Tố cáo;

Căn cứ Nghị định số 124/2020/NĐ-CP ngày 19 tháng 10 năm 2020 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều và biện pháp tổ chức thi hành Luật Khiếu nại;

Căn cứ Nghị định số 50/2018/NĐ-CP ngày 09 tháng 4 năm 2018 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Thanh tra Chính phủ;

Theo đề nghị của Trưởng Ban tiếp công dân trung ương và Vụ trưởng Vụ Pháp chế;

Tổng Thanh tra Chính phủ ban hành Thông tư quy định quy trình tiếp công dân.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư này quy định quy trình tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại nơi tiếp công dân của cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm tiếp công dân theo quy định tại các điểm a, b, c và d khoản 1 Điều 4 của Luật Tiếp công dân và các cơ quan thuộc Chính phủ, đơn vị sự nghiệp công lập theo quy định tại Nghị định số 64/2014/NĐ-CP ngày 26 tháng 6 năm 2014 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Tiếp công dân.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan hành chính nhà nước, cơ quan thuộc Chính phủ, đơn vị sự nghiệp công lập (sau đây gọi chung là cơ quan, đơn vị), người đứng đầu cơ quan, đơn vị và người tiếp công dân.

2. Người khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đến trình bày trực tiếp tại Trụ sở tiếp công dân hoặc địa điểm tiếp công dân.

3. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan đến công tác tiếp công dân.

Điều 3. Mục đích của việc tiếp công dân

1. Hướng dẫn công dân thực hiện quyền khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đúng quy định pháp luật, góp phần tuyên truyền, phổ biến pháp luật.

2. Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền giải quyết của người đứng đầu cơ quan, đơn vị để xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

Điều 4. Việc từ chối tiếp công dân

Người tiếp công dân được từ chối tiếp công dân trong các trường hợp quy định tại khoản 1 và khoản 2 Điều 9 Luật Tiếp công dân và phải giải thích cho công dân được biết lý do từ chối tiếp, đồng thời báo cáo người phụ trách tiếp công dân.

Trường hợp từ chối tiếp công dân theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phụ trách tiếp công dân ra Thông báo từ chối tiếp công dân. Thông báo được thực hiện theo Mẫu số 01 ban hành kèm theo Thông tư này.

Chương II

TIẾP NGƯỜI KHIẾU NẠI, NGƯỜI TỐ CÁO, NGƯỜI KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH

Mục 1. XÁC ĐỊNH NHÂN THÂN CỦA NGƯỜI KHIẾU NẠI, NGƯỜI TỐ CÁO, NGƯỜI KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH VÀ TÍNH HỢP PHÁP CỦA NGƯỜI ĐẠI DIỆN THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT

Điều 5. Xác định nhân thân của người khiếu nại, người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh

1. Khi tiếp người khiếu nại, người tiếp công dân yêu cầu họ nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy giới thiệu, giấy ủy quyền (nếu có).

2. Khi tiếp người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh, người tiếp công dân yêu cầu người tố cáo, người kiến nghị, phản ánh nêu rõ họ tên, địa chỉ và xuất trình giấy tờ tùy thân.

Trong quá trình tiếp người tố cáo, người tiếp công dân phải giữ bí mật họ tên, địa chỉ, bút tích người tố cáo theo quy định của pháp luật về tố cáo.

Điều 6. Xác định tính hợp pháp của người đại diện, người được ủy quyền, luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý

1. Trường hợp cơ quan, tổ chức thực hiện việc khiếu nại thông qua người đại diện là người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì người tiếp công dân yêu cầu người đại diện xuất trình giấy giới thiệu, giấy tờ tùy thân.

Trong trường hợp người đứng đầu cơ quan, tổ chức ủy quyền cho người đại diện theo quy định của pháp luật để thực hiện việc khiếu nại thì người tiếp công dân đề nghị người được ủy quyền xuất trình giấy tờ tùy thân, giấy ủy quyền của người ủy quyền.

2. Trường hợp người đến trình bày việc khiếu nại là người đại diện, người được ủy quyền của người khiếu nại được quy định tại điểm a khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân yêu cầu xuất trình giấy tờ chứng minh việc đại diện, ủy quyền hợp pháp hoặc giấy tờ khác có liên quan.

Trường hợp người đến trình bày là người đại diện, người được ủy quyền hợp pháp thì người tiếp công dân tiến hành các thủ tục tiếp như đối với người khiếu nại.

3. Trường hợp người khiếu nại ủy quyền cho luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý thực hiện việc khiếu nại thì người tiếp công dân yêu cầu luật sư hoặc trợ giúp viên pháp lý xuất trình Thẻ luật sư, Thẻ trợ giúp viên pháp lý và Giấy ủy quyền khiếu nại.

4. Trường hợp công dân không có giấy ủy quyền hoặc việc ủy quyền không theo đúng quy định tại điểm a, điểm b khoản 1 Điều 12 Luật Khiếu nại thì người tiếp công dân không tiếp nhận hồ sơ vụ việc và giải thích rõ lý do, hướng dẫn công dân làm các thủ tục cần thiết để thực hiện việc khiếu nại theo đúng quy định.

Mục 2. TIẾP NHẬN, PHÂN LOẠI, XỬ LÝ NỘI DUNG KHIẾU NẠI, TỐ CÁO, KIẾN NGHỊ, PHẢN ÁNH

Điều 7. Tiếp nhận khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Khi công dân đến trình bày trực tiếp và không có đơn thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc ghi chép đầy đủ, trung thực, chính xác nội dung trình bày của công dân; nội dung nào chưa rõ thì đề nghị công dân trình bày thêm, sau đó đọc lại cho công dân nghe và đề nghị họ ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

2. Trường hợp công dân đến trình bày và có đơn với nội dung cụ thể, rõ ràng, có thể xác định được rõ tính chất vụ việc và cơ quan có thẩm quyền giải quyết thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân gửi đơn đến cơ quan có thẩm quyền để được xem xét, giải quyết theo quy định của pháp luật.

3. Trường hợp nhiều người đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh về cùng một nội dung thì người tiếp công dân hướng dẫn họ cử người đại diện để trình bày; ghi lại nội dung trình bày và đề nghị người đại diện ký tên hoặc điểm chỉ xác nhận vào văn bản.

4. Trường hợp công dân trình bày nhiều nội dung, vừa có nội dung khiếu nại, vừa có nội dung tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân thực hiện việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh theo quy định của pháp luật.

5. Việc tiếp nhận, ghi chép nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh và việc hướng dẫn công dân viết đơn phải được ghi vào Sổ tiếp công dân hoặc được nhập vào phần mềm cơ sở dữ liệu về tiếp công dân.

Điều 8. Phân loại, xử lý khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh

1. Việc phân loại, xử lý nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh được căn cứ vào bản ghi nội dung trình bày hoặc đơn của công dân và thực hiện theo Thông tư số 05/2021/TT-TTCP ngày 01 tháng 10 năm 2021 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình xử lý đơn khiếu nại, đơn tố cáo, đơn kiến nghị, phản ánh.

2. Ý kiến trình bày nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh không thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị tiếp công dân thì người tiếp công dân hướng dẫn công dân viết đơn gửi đến cơ quan, tổ chức có thẩm quyền giải quyết.

Trường hợp nội dung thuộc thẩm quyền giải quyết của cơ quan, đơn vị mình thì người tiếp công dân tiếp nhận các thông tin, tài liệu để báo cáo người có thẩm quyền giải quyết. Nếu công dân cung cấp các thông tin, tài liệu, chứng cứ có liên quan đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thì người tiếp công dân xem xét để tiếp nhận các thông tin, tài liệu, chứng cứ đó. Việc tiếp nhận thông tin, tài liệu, chứng cứ được thực hiện bằng giấy biên nhận theo Mẫu số 02 ban hành kèm theo Thông tư này.

Chương III

TIẾP CÔNG DÂN VÀ QUẢN LÝ, THEO DÕI VIỆC TIẾP CÔNG DÂN CỦA NGƯỜI ĐỨNG ĐẦU CƠ QUAN, ĐƠN VỊ

Điều 9. Trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc trực tiếp tiếp công dân

1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trực tiếp tiếp công dân để lắng nghe, xem xét, giải quyết và chỉ đạo việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh thuộc thẩm quyền của mình hoặc thuộc thẩm quyền của người đứng đầu cơ quan, đơn vị cấp dưới trong công tác tiếp công dân, xử lý đơn và giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh.

Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách nhiệm tiếp công dân định kỳ hoặc đột xuất theo quy định của Luật Tiếp công dân và kiểm tra, đôn đốc việc xử lý sau tiếp công dân của các cơ quan, đơn vị.

2. Việc tiếp công dân của người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải được công chức, viên chức giúp việc ghi chép đầy đủ vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc phần mềm quản lý công tác tiếp công dân và được lưu tại nơi tiếp công dân. Ý kiến chỉ đạo của người đứng đầu cơ quan, đơn vị trong việc giải quyết các khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh tại Trụ sở tiếp công dân phải được lập thành văn bản và gửi cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị có liên quan để triển khai thực hiện theo đúng yêu cầu, nội dung chỉ đạo; ấn định thời gian giải quyết phù hợp với quy định của pháp luật và cơ quan, tổ chức, đơn vị có trách nhiệm giải quyết phải gửi kết quả giải quyết cho công dân được biết.

3. Khi tiếp công dân, nếu vụ việc rõ ràng, cụ thể, có cơ sở và thuộc thẩm quyền giải quyết thì người đứng đầu cơ quan, đơn vị phải trả lời ngay cho công dân biết; nếu vụ việc phức tạp cần nghiên cứu, xem xét thì nói rõ thời hạn giải quyết và người cần liên hệ để biết kết quả giải quyết.

4. Kết thúc việc tiếp công dân, người đứng đầu cơ quan, đơn vị ra thông báo kết luận việc tiếp công dân.

Điều 10. Trách nhiệm của Ban tiếp công dân, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị tiếp công dân và trách nhiệm của cơ quan, đơn vị có liên quan

1. Ban tiếp công dân, công chức, viên chức được giao nhiệm vụ giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị tiếp công dân và cơ quan Thanh tra nhà nước hoặc Văn phòng Ủy ban nhân dân cùng cấp có trách nhiệm:

a) Sắp xếp việc tiếp công dân của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và thông báo cho cơ quan, đơn vị có liên quan biết; ưu tiên những vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh đông người, phức tạp, kéo dài;

b) Cử người ghi chép nội dung việc tiếp công dân;

c) Chuẩn bị các điều kiện cần thiết khác để người đứng đầu cơ quan, đơn vị thực hiện việc tiếp công dân.

2. Cơ quan, đơn vị có liên quan đến nội dung khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh có trách nhiệm:

a) Cử lãnh đạo cơ quan, đơn vị cùng tiếp công dân để thực hiện những yêu cầu do người đứng đầu cơ quan, đơn vị giao;

b) Cử công chức, viên chức để ghi chép nội dung việc tiếp công dân, nhận các thông tin, tài liệu do công dân cung cấp;

c) Chuẩn bị đầy đủ những thông tin, tài liệu liên quan đến nội dung vụ việc khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh mà người đứng đầu cơ quan, đơn vị sẽ tiếp công dân.

3. Kết thúc việc tiếp công dân, các cơ quan, đơn vị có liên quan chịu trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị chuẩn bị văn bản trả lời công dân.

Trường hợp vụ việc liên quan đến trách nhiệm của nhiều cấp, nhiều ngành thì cơ quan thanh tra nhà nước cùng cấp có trách nhiệm phối hợp với các cơ quan, đơn vị, cá nhân có thẩm quyền nghiên cứu, phân tích tính chất, mức độ, nguyên nhân của vụ việc để đề xuất các biện pháp giải quyết, đồng thời chuẩn bị văn bản để người đứng đầu cơ quan, đơn vị trả lời công dân.

Điều 11. Theo dõi, quản lý việc tiếp công dân

Việc tiếp công dân đến khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh phải được ghi vào Sổ tiếp công dân hoặc nhập thông tin vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về công tác tiếp công dân, giải quyết khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh hoặc phần mềm quản lý công tác tiếp công dân.

Sổ tiếp công dân được thực hiện theo Mẫu số 03 ban hành kèm theo Thông tư này.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 12. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực kể từ ngày 15 tháng 11 năm 2021.

2. Thông tư số 06/2014/TT-TTCP ngày 31 tháng 10 năm 2014 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân hết hiệu lực kể từ ngày Thông tư này có hiệu lực pháp luật.

3. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc có vấn đề mới phát sinh đề nghị cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan phản ánh kịp thời về Thanh tra Chính phủ để sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - HĐND, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Quốc hội; - Hội đồng Dân tộc và các Ủy ban của Quốc hội; - Tòa án nhân dân tối cao; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Kiểm toán Nhà nước; - Ủy ban TW Mặt trận Tổ quốc Việt Nam; - Cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội; -Vụ Pháp luật, Văn phòng Chính phủ; - Cục Kiểm tra VB QPPL, Bộ Tư pháp; - Thanh tra các bộ, ngành TW; - Thanh tra các tỉnh, thành phố trực thuộc TW; - Công báo, Cổng thông tin điện tử của CP, TTCP; - Các đơn vị thuộc TTCP; - Lưu: VT, PC (05 bản).

TỔNG THANH TRA Đoàn Hồng Phong

PHỤ LỤC

(Ban hành kèm theo Thông tư số 04/2021/TT-TTCP ngày 01 tháng 10 năm 2021 của Thanh tra Chính phủ quy định quy trình tiếp công dân)

Mẫu số 01 - Thông báo về việc từ chối tiếp công dân

...........................(1) ...........................(2) -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: /TB-….(2)	………., ngày ... tháng ... năm ...…...

THÔNG BÁO

Kính gửi: ............................................. (3)

Ngày ... tháng ... năm ..., ông (bà) ............................................(3)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): ..., ngày cấp: .../..../...., nơi cấp ...........

Địa chỉ: ....................... đến .................... (2) để khiếu nại (tố cáo) về việc ................... (4)

Vụ việc đã được giải quyết đúng chính sách, pháp luật, được cơ quan nhà nước có thẩm quyền kiểm tra, rà soát và thông báo trả lời bằng văn bản theo đúng quy định của pháp luật.

Căn cứ khoản 3 Điều 9 Luật Tiếp công dân, ................ (2) từ chối tiếp nhận nội dung khiếu nại (tố cáo) của ông (bà) .............. (3) và thông báo để ông (bà) được biết./.

Nơi nhận: - Như trên; - (1)... (để b/c); - (5) ... (để p/h); - Lưu: VT, hồ sơ.

Thủ trưởng, cơ quan, tổ chức, đơn vị (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên trực tiếp (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên người khiếu nại (tố cáo).

(4) Tóm tắt nội dung khiếu nại (tố cáo).

(5) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân có liên quan.

Mẫu số 02- Giấy biên nhận thông tin, tài liệu

...........................(1) ...........................(2)	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
	………., ngày ... tháng ... năm ...…...

GIẤY BIÊN NHẬN

Thông tin, tài liệu

Vào ... giờ ... ngày ... tháng ... năm ..tại: ..................................................(2)

Tôi là .............................................. (3) Chức vụ: ..............................................

Đã nhận của ông (bà) ................................................................................. (4)

Số CMND/Hộ chiếu (hoặc giấy tờ tùy thân): ....., ngày cấp: .../..../.... nơi cấp ..........

Địa chỉ: ............................................................................................................

các thông tin, tài liệu sau:

1 ................................................................................................................... (5)

2 ........................................................................................................................

3 ........................................................................................................................

Giấy biên nhận thông tin, tài liệu, được lập thành ... bản, giao cho người cung cấp thông tin, tài liệu 01 bản./.

Người cung cấp thông tin, tài liệu (Ký, ghi rõ họ tên)

Người nhận (Ký, ghi rõ họ tên, đóng dấu - nếu có)

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị cấp trên (nếu có).

(2) Tên cơ quan, tổ chức, đơn vị tiếp công dân.

(3) Họ tên cán bộ nhận thông tin, tài liệu, bằng chứng.

(4) Người khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh); người có liên quan đến vụ việc khiếu nại (tố cáo, kiến nghị, phản ánh).

(5) Ghi rõ tên, số trang, tình trạng của thông tin, tài liệu, bằng chứng (tài liệu, bằng chứng là bản phô tô hoặc bản sao công chứng).

Mẫu số 03- Sổ tiếp công dân

SỔ TIẾP CÔNG DÂN

STT	Ngày tiếp	Họ tên - Địa chỉ	CMND/Hộ chiếu của công dân	Nội dung vụ việc	Phân loại đơn/Số người	Cơ quan đã giải quyết	Hướng xử lý			Theo dõi kết quả giải quyết	Ghi chú
							Thụ lý để giải quyết	Trả lại đơn và hướng dẫn	Chuyển đơn đến cơ quan, tổ chức đơn vị có thẩm quyền
1	2	3	4	5	6	7	8	9	10	11	12

Ghi chú:

(1) Số thứ tự.

(2) Ngày tiếp.

(3) Họ tên, địa chỉ.

(4) CMND/Hộ chiếu của công dân (nếu công dân không có CMND/CCCD/Hộ chiếu thì ghi các thông tin theo giấy tờ tùy thân)

(5) Tóm tắt nội dung vụ việc.

(6) Phân loại đơn của công dân (khiếu nại, tố cáo, kiến nghị, phản ánh), số công dân có đơn cùng một nội dung.

(7) Ghi rõ cơ quan, tổ chức, đơn vị đã giải quyết hết thẩm quyền.

(8) Đánh dấu (x) nếu thuộc thẩm quyền giải quyết.

(9) Ghi rõ hướng dẫn công dân đến cơ quan, tổ chức, đơn vị nào, số văn bản hướng dẫn.

(10) Ghi rõ tên cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền thụ lý giải quyết, số văn bản chuyển đơn.

(11) Người tiếp dân ghi chép, theo dõi quá trình, kết quả giải quyết đơn của công dân.

Tiếng Anh (English)

GOVERNMENT INSPECTORATE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 04/2021/TT-TTCP	Hanoi, October 1, 2021

CIRCULAR

PROCEDURES FOR RECEPTION OF CITIZENS

Pursuant to the Law on Complaint dated November 11, 2011;

Pursuant to the Law on Reception of Citizens dated November 25, 2013;

Pursuant to the Law on Accusation dated June 12, 2018;

Pursuant to the Government's Decree No. 64/2014/ND-CP dated June 26, 2014, specifying the implementation of a number of articles of the Law on Reception of Citizens;

Pursuant to the Government’s Decree No. 31/2019/ND-CP dated April 10, 2019 elaborating on certain articles of the Law on Accusation;

Pursuant to the Government's Decree No. 124/2020/ND-CP dated October 19, 2020, elaborating on certain articles and measures for enforcement of the Law on Complaint;

...

...

...

Upon the request of the Head of the Central Committee on Reception of Citizens and the Director of the Department of Legal Affairs;

The Inspector General herein promulgates the Circular prescribing procedures for reception of citizens.

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Circular deals with the procedures for reception of citizens filing their complaints, allegations, petitions or grievances at citizen reception venues of authorities, organizations and units responsible for reception of citizens under points a, b, c of clause 1 of Article 4 in the Law on Reception of Citizens and Governmental bodies or public service units referred to in the Government's Decree No. 64/2014/ND-CP dated June 26, 2014, elaborating on implementation of several Articles of the Law on Reception of Citizens.

Article 2. Subjects of application  

1. State administrative agencies, Governmental bodies, public service units (hereinafter referred to as regulatory institutions), heads of regulatory authorities and persons receiving citizens.

2. Persons filing their complaints, accusations, petitions or grievances who come to express their opinions in person at Citizen Reception Offices or venues.

...

...

...

Article 3. Purposes of citizen reception activities

1. Guide citizens through the procedures for exercising rights to file their complaints, accusations, petitions or grievances in accordance with laws, contribute to disseminating and communicating legislation. 

2. Acknowledge the receipt of complaints, accusations, petitions or grievances falling within the range of authority delegated to heads of regulatory institutions to seek their decisions to handle them in accordance with laws.

Article 4. Refusal to receive citizens

Persons receiving citizens may refuse to receive citizens in the cases specified in clause 1 and 2 of Article 9 in the Law on Citizen Reception and must give citizens reasons for such refusal as well as report to persons in charge of receiving citizens.

In case of refusing to receive citizens under the provisions of clause 3 of Article 9 in the Law on Citizen Reception, heads of regulatory institutions in charge of receiving citizens should issue the Notice of refusal. The Notice is made by using the Sample No. 01 annexed to this Circular.

Chapter II

RECEPTION OF PERSONS FILING COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES

Section 1. IDENTIFICATION OF TRACK RECORD OF PERSONS FILING COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES AND LEGITIMACY OF LEGALLY AUTHORIZED REPRESENTATIVES

...

...

...

1. When meeting with persons filing complaints, persons receiving citizen shall request them to clearly give their full names and addresses and present their personal documents, letters of introduction and letters of authorization (if any).

2. When meeting with persons filing accusations, petitions or grievances, persons receiving citizens shall request them to clearly give their full names, addresses and present their personal documents.

During the process of consultation with persons filing accusations, persons receiving citizens must keep their full names, addresses and handwritings of persons filing accusations under legislation on accusation.

Article 6. Identification of legitimacy of representatives, authorized persons, lawyers or legal assistants

1. In case where entities or organizations carry out the complaint procedures with the help of representatives who are their heads, persons receiving citizens may request these representatives to present their letters of introduction and personal documents.   

In case where heads of these entities or organizations authorize representatives under law to carry out the complaint procedures, persons receiving citizens shall request authorized persons to present their personal documents or letters of authorization.

2. In case where persons coming to represent their complaints are representatives, persons authorized by persons filing complaints as provided in point a of clause 1 of Article 12 in the Law on Complaint, persons receiving citizens may request them to present legal proof of representation, authorization or other relevant documents.

In case where persons coming to represent their concerns are representatives or legally authorized persons, persons receiving citizens shall carry out the reception procedures like the procedures for reception of persons filing complaints.

3. In case where persons filing complaints authorize lawyers or legal assistants to carry out the complaint procedures, persons receiving citizens may request lawyers or legal assistants to present their license cards and letters of authorization.

...

...

...

Section 2. RECEIPT, SORTING AND HANDLING OF COMPLAINTS, ACCUSATIONS, PETITIONS OR GRIEVANCES

Article 7. Acknowledgement of receipt of complaints, accusations, petitions or grievances

1. When citizens come to represent their concerns without any submission, persons receiving citizens shall instruct them to complete statements or representations of complaint, accusation, petition or grievance, or keep written full, true and accurate record of their oral submissions; concerning any unclear written submission, citizens shall be advised to give further submissions and then read them out again to citizens and request them to sign their names or append fingerprints on written records.  

2. In case where citizens come to make their submissions with clear and detailed concerns that can help clearly define the nature of issues in question and authorities having competence in dealing with these submissions, persons receiving citizens shall instruct citizens to make their submissions to these authorities to seek their decisions in accordance with law.    

3. In case where there are multiple persons come to file their complaints, accusations, petitions or grievances concerning the same issue, persons receiving citizens shall instruct them to appoint representatives to make their oral submissions on their behalf; shall keep written record of these submissions and request these representatives to sign their names or append their fingerprints on records.

4. In case where a citizen represents multiple concerns, including both complaint and accusation, petition or grievance issues, persons receiving citizens shall instruct him/her to carry out the complaint, accusation, petition or grievance procedures in accordance with law.

5. Acknowledging the receipt of and recording issues or concerns involved in a complaint, accusation, petition or grievance and providing citizens instructions on how to complete these forms should be recorded into the Register for reception of citizens or entered into citizen reception database software.  

Article 8. Sorting and handling of complaints, accusations, petitions or grievances

1. Sorting and handling of issues or concerns involved in complaints, accusations, petition or grievance should be based on written records of submissions or representations and conform to the Circular No. 05/2021/TT-TTCP dated October 1, 2021 of the Government Inspectorate, prescribing the procedures for handling of complaints, accusations, petitions or grievances.

...

...

...

In case where they fall under the authority of their host regulatory institutions, persons receiving citizens shall receive information and documents for the purposes of reporting to competent persons to get them handled. If citizens provide information, documents and proof related to complaints, accusations, petitions or grievances, persons receiving citizens shall consider receiving them. The acknowledgement of receipt of information, documents or proof is prepared by using the Form No. 02 annexed hereto.

Chapter III

RECEPTION OF CITIZENS, MONITORING OF RECEPTION OF CITIZENS BY HEADS OF REGULATORY INSTITUTIONS

Article 9. Responsibilities of heads of regulatory institutions for reception of citizens

1. Heads of regulatory institutions must directly meet with citizens to listen to, consider, handle and direct the resolution of complaints, accusations, petitions or grievances under their jurisdiction or authority delegated to heads of senior regulatory institutions during the process of reception of citizens, handling of submissions and processing of complaints, accusations, petitions or grievances. 

Heads of regulatory institutions shall be responsible for meeting with citizens on a periodic or irregular basis in accordance with the Law on Reception of Citizens, check and push the handling and resolution after meeting with citizens by regulatory institutions.

2. Reception of citizens by heads of regulatory institutions must be fully recorded by clerical civil servants or public employees into the Register for reception of citizens or entered into the national database of reception of citizens, handling of complaints, accusations, petitions and grievances or software for management of reception of citizens, and these records must be filed or archived at citizen reception venues.  Directives from heads of regulatory institutions on handling complaints, accusations, petitions or grievances at Citizen Reception Offices must be in writing and sent to relevant entities, organizations or units for their compliance in accordance with requirements set out in these directives; must fix the time of handling thereof as per law and ensure that entities, organizations or units in change of handling these submissions are obliged to answer citizens.

3. When meeting with citizens, if subject matters are explicit, definite, grounded and fall under appropriate jurisdiction, heads of regulatory institutions should promptly answer these citizens; if subject matters are complicated, need further study or examination, deadlines and contact persons for receipt of answers or decisions should be clarified.  

4. After each meeting with citizens, heads of regulatory institutions should issue notices of conclusion regarding citizen reception.

...

...

...

1. Citizen Reception Boards, civil servants and public employees tasked with assisting heads of regulatory institutions in receiving citizens and state inspectorate agencies or offices of same-level People’s Committees shall assume the following responsibilities:

a) Arrange the reception of citizens by heads of regulatory authorities and notify relevant ones of this arrangement; prefer handling complaints, accusations, petitions or grievances that involve crowds, are complicated and prolonged;

b) Assign persons to take the minutes of meetings with citizens;

c) Make other necessary conditions to enable heads of regulatory institutions to meet with citizens.

2. Regulatory authorities involved in subject matters represented in complaints, accusations, petitions or grievances shall assume the following responsibilities:

a) Assign members of their leadership to join meetings with citizens to fulfill tasks assigned by heads of regulatory institutions; 

b) Assign civil servants or public employees to keep the minutes of meetings with citizens, receive information and documents provided by citizens;

c) Fully prepare information and documents related to subject matters of complaints, accusations, petitions or grievances which heads of regulatory institutions are planned to discuss.

3. Upon completion of meetings with citizens, relevant regulatory institutions shall be responsible for helping heads of regulatory authorities prepare written responses to citizens.

...

...

...

Article 11. Monitoring and management of reception of citizens

Discussions or meetings with citizens coming to file their complaints, accusation, petitions or grievances must be fully recorded into the Register for reception of citizens or entered into the national database of reception of citizens, handling of complaints, accusations, petitions and grievances or software for management of reception of citizens.

The register for reception of citizens shall be made by using the Sample No. 03 annexed to this Circular.

Chapter IV

IMPLEMENTATION PROVISIONS

Article 12. Entry into force

1. This Circular shall enter into force as from November 15, 2021.

2. Circular No. 06/2014/TT-TTCP dated October 31, 2014 of the Government Inspectorate, adopting the procedures for reception of citizens, shall be repealed as from the date of entry into force of this Circular.

3. In the course of implementation hereof, if there is any difficulty or issue that arises, relevant entities, organizations and persons may send their feedbacks promptly to the Government Inspectorate to seek their approval of any appropriate revision or modification./.

...

...

...

INSPECTOR GENERAL




Doan Hong Phong