|
ỦY
BAN NHÂN DÂN
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 7072/QĐ-UBND
|
Hà
Nội, ngày 13 tháng 12 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC PHÊ DUYỆT CÁC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC VĂN
THƯ, LƯU TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHỦ TỊCH ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền
địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Nghị định số 61/2018/NĐ-CP
ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông
trong giải quyết thủ tục hành chính;
Căn cứ Thông tư số 01/2018/TT-VPCP
ngày 23/11/2018 của Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thi hành một số quy định của
Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một
cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ
tại Tờ trình số 2855/TTr-SNV ngày 20 tháng 11 năm 2019,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Phê
duyệt kèm theo Quyết định này 03 quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính
lĩnh vực văn thư, lưu trữ thuộc thẩm quyền giải quyết của Sở Nội vụ thành phố
Hà Nội. (Chi tiết tại Phụ lục kèm theo).
Điều 2. Giao
Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố chủ trì, phối hợp với Sở Nội vụ và các cơ
quan, đơn vị có liên quan, căn cứ Quyết định này xây dựng quy trình điện tử
giải quyết thủ tục hành chính tại phần mềm của Hệ thống thông tin một cửa điện
tử của Thành phố theo quy định.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực thi hành từ ngày ký.
Điều 4. Chánh
Văn phòng Ủy ban nhân dân Thành phố, Giám đốc các Sở, Thủ trưởng các Ban, Ngành
thuộc Thành phố; Chủ tịch Ủy ban nhân dân các quận, huyện, thị xã và các tổ
chức, cá nhân có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều .4;
- Văn phòng Chính phủ;
- Thường trực: TU, HĐNDTP;
- Chủ tịch UBND Thành phố;
- Các PCT UBND Thành phố;
- VP UBTP: CVP, PCVP L.T.Lực, các phòng: KSTTHC, HCTC, TKBT;
- TTTHCB (để xây dựng quy trình điện tử);
- Lưu: VT, KSTTHC.
|
CHỦ
TỊCH
Nguyễn Đức Chung
|
PHỤ LỤC 1
DANH
MỤC CÁC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 7072/QĐ-UBND ngày 13 tháng 12 năm 2019 của Chủ
tịch UBND thành phố Hà Nội)
|
TT
|
Tên
quy trình nội bộ
|
Ký
hiệu
|
|
1
|
Cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề
lưu trữ *
|
QT-01
|
|
2
|
Phục vụ việc sử dụng tài liệu của
độc giả tại phòng đọc
|
QT-02
|
|
3
|
Cấp bản sao, chứng thực tài liệu
lưu trữ *
|
QT-03
|
Ghi chú: * Là các thủ tục đã cung cấp trực tuyến mức độ 3 trên hệ thống một
cửa điện tử dùng chung của Thành phố.
PHỤ LỤC 2
NỘI
DUNG CÁC QUY TRÌNH NỘI BỘ GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU
TRỮ THUỘC THẨM QUYỀN GIẢI QUYẾT CỦA SỞ NỘI VỤ THÀNH PHỐ HÀ NỘI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 7072/QĐ-UBND ngày 13 tháng 12 năm 2019 của Chủ
tịch UBND thành phố Hà Nội)
1. Quy trình cấp, cấp lại chứng
chỉ hành nghề lưu trữ (QT-01)
|
1
|
Mục đích
Quy định về trình tự và cách thức
thực hiện TTHC cấp, cấp lại chứng chỉ hành nghề lưu trữ trên địa bàn thành
phố Hà Nội.
|
|
2
|
Phạm vi
Áp dụng cho công chức làm việc tại
Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính; Phòng
Quản lý Văn thư và Lưu trữ và các cá nhân, tổ chức có liên quan.
|
|
3
|
Nội dung quy trình
|
|
3.1
|
Cơ sở pháp lý
- Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của
Quốc hội;
- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật Lưu
trữ;
- Thông tư số 09/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về quản lý Chứng chỉ hành nghề lưu trữ và
hoạt động dịch vụ lưu trữ;
- Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày
11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng
quản lý của Bộ Nội vụ.
|
|
3.2
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
|
|
Hồ sơ đề nghị cấp mới:
- Đơn đề nghị cấp chứng chỉ hành
nghề lưu trữ theo Mẫu số 01 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ
Nội vụ;
|
x
|
|
|
|
- Bản sao chứng thực bằng tốt
nghiệp chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực hành nghề và chứng chỉ bồi dưỡng
(nếu có);
|
|
x
|
|
|
- Giấy xác nhận thời gian làm việc
trong lĩnh vực hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 03 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày
11/8/2015 của Bộ Nội vụ;
|
x
|
|
|
|
- Giấy chứng nhận kết quả nghiệp vụ
lưu trữ;
|
x
|
|
|
|
- Sơ yếu lý lịch có xác nhận của Ủy
ban nhân dân xã, phường, thị trấn nơi đăng ký hộ khẩu thường trú;
|
x
|
|
|
|
- Ảnh chân dung cỡ 2cm x 3cm (không
quá 6 tháng).
|
|
|
|
|
Hồ sơ đề nghị cấp lại:
- Đơn đề nghị cấp lại Chứng chỉ
hành nghề lưu trữ theo Mẫu số 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của
Bộ Nội vụ;
|
x
|
|
|
|
- Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cũ
(trừ trường hợp Chứng chỉ bị mất);
|
x
|
|
|
|
- Bản sao chứng thực văn bằng,
chứng chỉ (đối với nội dung xin bổ sung hành nghề);
|
|
x
|
|
|
- Giấy xác nhận thời gian làm việc
trong lĩnh vực liên quan đến nội dung xin bổ sung hành nghề theo Mẫu số 03
Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ (đối với trường hợp xin
bổ sung nội dung hành nghề);
|
x
|
|
|
3.3
|
Số lượng hồ sơ
|
|
|
|
|
01 (Một) bộ
|
|
|
|
3.4
|
Thời gian xử lý
|
|
|
|
|
13 ngày làm việc kể từ khi nhận hồ
sơ hợp lệ.
|
|
|
|
3.5
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả
|
|
|
|
|
- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại
Bộ phận Tiếp nhận hồ sơ hành chính - Chi cục Văn thư - Lưu trữ. Địa chỉ: số
20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội;
- Cách 2: Qua hệ thống bưu chính:
Nơi tiếp nhận đối với các hồ sơ gửi qua bưu chính: Chi cục Văn thư - Lưu trữ.
Địa chỉ: số 20 Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội. ĐT: 024.37736748;
- Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến tại
Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).
|
|
|
|
3.6
|
Lệ phí
|
|
|
|
|
Không
|
|
|
|
3.7
|
Quy trình xử lý công việc
|
|
|
|
TT
|
Trình
tự
|
Trách
nhiệm
|
Thời
gian
|
Biểu
mẫu/ Kết quả
|
|
B1
|
Nộp hồ sơ
|
Cá
nhân, tổ chức
|
Giờ
hành chính
|
Thành
phần hồ sơ theo mục 3.2
|
|
B2
|
- Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả
kết quả giải quyết thủ tục hành chính kiểm tra tính đầy đủ của hồ sơ theo quy
định tại mục 3.2; Kiểm tra nội dung ủy quyền theo quy định. Phát mẫu phiếu
hướng dẫn hồ sơ (đối với hồ sơ chưa hợp lệ, chưa đầy đủ)
|
Bộ
phận TN&TKQ
|
1/2
ngày
|
Phiếu
yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
|
|
- Đối chiếu bản sao các giấy tờ với
bản chính (nếu có) trong hồ sơ nộp và ký xác nhận;
- Vào sổ theo dõi hồ sơ, Lập giấy
tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả trao trực tiếp cho công dân hoặc thông báo
qua điện thoại, qua bưu điện (trường hợp nhận hồ sơ qua bưu điện);
|
Bộ
phận TN&TKQ
|
Sổ
theo dõi hồ sơ;
Giấy
tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả
|
|
- Lập “Phiếu kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ cho từng hồ sơ cụ thể;
- Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
chuyển hồ sơ cho phòng chuyên môn.
|
Bộ
phận TN&TKQ Lãnh đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ
|
Phiếu
kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
|
B3
|
Phân công chức thụ lý hồ sơ
|
Lãnh
đạo phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ
|
1/2 ngày
|
Phiếu
kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ
|
|
B4
|
Thẩm định hồ sơ: Công chức thụ lý
hồ sơ tiến hành thẩm định hồ sơ:
|
Chuyên
viên thụ lý hồ sơ
|
03
ngày làm việc
|
|
|
B5
|
- Trường hợp hồ sơ không đủ điều
kiện (không đúng đối tượng, không đủ tiêu chuẩn, không đủ hồ sơ hoặc vi phạm
pháp luật) chuyển trả hồ sơ cho Bộ phận tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải
quyết thủ tục hành chính.
|
Chuyên
viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ
|
Giờ
hành chính
|
Phiếu
từ chối tiếp nhận giải quyết hồ sơ
|
|
B6
|
- Trường hợp hồ sơ không phù hợp
theo yêu cầu hoặc cần giải trình và bổ sung thêm, thông báo cho Bộ phận tiếp
nhận hồ sơ để thông báo cho cá nhân biết để bổ sung theo quy định;
- Trường hợp hồ sơ đảm bảo phù hợp
tiếp tục bước tiếp theo.
|
Chuyên
viên thụ lý hồ sơ Bộ phận TN&TKQ
|
Giờ
hành chính
|
Phiếu
yêu cầu bổ sung, hoàn thiện hồ sơ
|
|
B7
|
Thẩm tra, lấy ý kiến các cơ quan có
liên quan.
|
-
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
- Cơ
quan có liên quan
|
03
ngày làm việc
|
Biên
bản thẩm định
|
|
B8
|
Tổng hợp kết quả thẩm tra, dự thảo
Phiếu trình ký, báo cáo Lãnh đạo Chi cục xem xét, quyết định.
|
-
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
-
Lãnh đạo Chi cục VT- LT
|
01
ngày làm việc
|
Phiếu
trình ký
|
|
B9
|
Tổng hợp hồ sơ và kết quả thẩm tra,
in phôi chứng chỉ hành nghề trình lãnh đạo Sở quyết định;
Tiếp nhận kết quả từ Sở Nội vụ.
|
-
Chuyên viên thụ lý hồ sơ
|
04
ngày làm việc
|
Chứng
chỉ hành nghề
|
|
B10
|
Trả kết quả cho cá nhân; (Trường hợp trả chậm)
|
Bộ
phận TN&TKQ
|
01
ngày làm việc
|
Chứng
chỉ hành nghề; Phiếu xin lỗi và hẹn lại ngày trả kết quả
|
|
B11
|
Thống kê và
theo dõi.
Chuyên viên phòng Hành chính - Tổng
có trách nhiệm thống kê kết quả thực hiện TTHC
|
Bộ
phận TN&TKQ
|
Giờ
hành chính
|
Phiếu
kiểm soát quá trình giải quyết hồ sơ; Sổ theo dõi hồ sơ
|
|
4.
|
Biểu mẫu
|
|
|
|
|
|
1. Mẫu đơn đề nghị cấp, cấp lại
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (theo Mẫu số 01 và 02 Quyết định số 744/QĐ-BNV
ngày 11/8/2015 của Bộ Nội vụ).
2. Mẫu giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn
trả kết quả.
3. Mẫu phiếu yêu cầu bổ sung, hoàn
thiện hồ sơ.
4. Mẫu phiếu từ chối tiếp nhận giải
quyết hồ sơ.
5. Mẫu phiếu xin lỗi và hẹn lại
ngày trả kết quả
6. Mẫu phiếu kiểm soát quá trình
giải quyết hồ sơ.
7. Mẫu sổ theo dõi hồ sơ
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
-----------------
…………..,
ngày ……. tháng ……. năm 20…….
ĐƠN
ĐỀ NGHỊ
Cấp
Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Kính
gửi: Sở Nội vụ thành phố Hà Nội
Họ và tên:
...................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
.................................................................................
Chứng minh nhân dân số:
............................................ Ngày cấp: ………………………..
Nơi cấp:
.....................................................................................................................
Điện thoại: …………………………….Email (nếu
có): ......................................................
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng
chỉ bồi dưỡng (nếu có)...................................
...................................................................................................................................
Lĩnh vực đăng ký hành nghề lưu
trữ:.............................................................................
...................................................................................................................................
Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ
gồm các giấy tờ sau:
|
1. Bản sao có chứng thực Bằng tốt
nghiệp chuyên ngành và Chứng chỉ bồi dưỡng (nếu có)
2. Giấy xác nhận thời gian làm việc
trong lĩnh vực hành nghề
3. Giấy Chứng nhận kết quả kiểm tra
nghiệp vụ lưu trữ
4. Sơ yếu lý lịch
5. Hai (02) ảnh 2x3 cm
|
□
□
□
□
□
|
Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và
cấp Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi./.
|
|
NGƯỜI
LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
……………..
ngày ………tháng ……..năm 20……..
ĐƠN
ĐỀ NGHỊ
Cấp
lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ
Kính
gửi: Sở Nội vụ tỉnh (thành phố)…………………………………………
Họ và tên:
...................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Chỗ ở hiện nay:
...........................................................................................................
Chứng minh nhân dân số:
.................................................... Ngày cấp: ………………….
Nơi cấp:
.....................................................................................................................
Điện thoại:
................................................ Email (nếu có): ………………………………….
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành và Chứng
chỉ bồi dưỡng (nếu có) ..................................
...................................................................................................................................
Thời gian đã cấp Chứng chỉ hành
nghề:.........................................................................
Lý do xin cấp lại Chứng chỉ hành nghề:
|
1.
|
Hết thời hạn sử dụng
|
□
|
|
2.
|
Bổ sung nội dung hành nghề
|
□
|
|
3.
|
Bị hư hỏng
|
□
|
|
4.
|
Bị mất
|
□
|
Tôi xin gửi kèm theo đơn này bộ hồ sơ
gồm các giấy tờ sau:
|
1. Bản sao có chứng thực văn bằng,
chứng chỉ
2. Giấy xác nhận thời gian làm việc
trong lĩnh vực hành nghề (trường hợp bổ sung nội dung hành nghề)
3. Hai (02) ảnh 2 x 3 cm
|
□
□
□
|
Kính đề nghị Quý cơ quan xem xét và
cấp lại Chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho tôi.
|
|
NGƯỜI
LÀM ĐƠN
(Ký và ghi rõ họ, tên)
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
………..,
ngày……tháng……năm 20…….
GIẤY
XÁC NHẬN
THỜI
GIAN LÀM VIỆC TRONG LĨNH VỰC HÀNH NGHỀ LƯU TRỮ
I. Phần tự khai
Họ và tên:
...................................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Chỗ ở hiện nay:
...........................................................................................................
Nơi đăng ký hộ khẩu thường trú:
.................................................................................
Bằng tốt nghiệp chuyên ngành:
............................................................ Năm tốt nghiệp:
...................................................................................................................................
Đã thực hiện công việc chuyên môn về
lĩnh vực: ...........................................................
...................................................................................................................................
Tại
..............................................................................................................................
II. Phần cơ quan, tổ chức xác nhận
Cơ quan, tổ chức
..........................................................................................
xác nhận:
Ông/bà:
......................................................................................................................
1. Thời gian công tác: từ
......................................................................... đến
………….
2. Nội dung công việc đã thực hiện:
.............................................................................
3. Năng lực chuyên môn và đạo đức
nghề nghiệp:........................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
|
NGƯỜI
KHAI
(Ký và ghi rõ họ, tên)
|
XÁC
NHẬN CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC
(Ký, ghi rõ họ, tên và đóng dấu)
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: ……../ BPTNTKQ
|
………….., ngày …… tháng ….. năm ……..
|
GIẤY
TIẾP NHẬN HỒ SƠ VÀ HẸN TRẢ KẾT QUẢ
Mã
hồ sơ:………
Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
................................................................................
Tiếp nhận hồ sơ của:
...................................................................................................
Địa chỉ: .......................................................................................................................
Số điện thoại:
.......................................................... Email:
………………………………..
Nội dung yêu cầu giải quyết:
........................................................................................
Thành phần hồ sơ nộp gồm:
1……………………………………………………………….
2……………………………………………………………….
3……………………………………………………………….
4……………………………………………………………….
…………………………………………………………………
..……………………………………………………………….
Số lượng hồ sơ:……………..(bộ)
Thời gian giải quyết hồ sơ theo quy
định là: ……………ngày
Thời gian nhận hồ sơ: ....giờ....
phút, ngày ... tháng ...năm....
Thời gian trả kết quả giải quyết hồ
sơ:... giờ..., phút, ngày ... .tháng....năm....
Đăng ký nhận kết quả tại:
……………………………..
Vào Sổ theo dõi hồ sơ, Quyển
số:……………………Số thứ tự……………….
|
NGƯỜI
NỘP HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
NGƯỜI
TIẾP NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người tiếp nhận hồ sơ nếu là biểu mẫu điện tử)
|
Ghi chú:
- Trường hợp chưa thiết lập được Hệ
thống thông tin một cửa điện tử, Giấy tiếp nhận và hẹn trả kết quả được lập
thành 2 liên; một liên giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trong trường hợp nộp
trực tiếp, nộp qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số
45/2016/QĐ-TTg ; một liên chuyển kèm theo Phiếu kiểm soát quá trình giải quyết
hồ sơ và được lưu tại Trung tâm Phục vụ hành chính công/Bộ phận Một cửa;
- Tổ chức, cá nhân có thể đăng ký
nhận kết quả tại Bộ phận Một cửa hoặc tại nhà (trụ sở tổ chức) qua dịch vụ bưu
chính.
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:………/HDHS
|
………, ngày …..tháng ….. năm ……..
|
PHIẾU
YÊU CẦU BỔ SUNG, HOÀN THIỆN HỒ SƠ
Hồ sơ
của:...................................................................................................................
Nội dung yêu cầu giải
quyết:.........................................................................................
Địa
chỉ:........................................................................................................................
Số điện
thoại............................................... Email: …………………………………………..
Yêu cầu hoàn thiện hồ sơ gồm những
nội dung sau:
1……………………………………………………………….
2……………………………………………………………….
3……………………………………………………………….
4……………………………………………………………….
…………………………………………………………………
..……………………………………………………………….
Lý do:
………………………………………………………………………………………………..
Trong quá trình hoàn thiện hồ sơ nếu
có vướng mắc, Ông/Bà liên hệ với …………..số điện thoại …………………… để được hướng
dẫn./.
|
|
NGƯỜI
HƯỚNG DẪN
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người hướng dẫn nếu là biểu mẫu điện tử)
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:………/BPTNTKQ
|
………, ngày …..tháng ….. năm ……..
|
PHIẾU
TỪ CHỐI TIẾP NHẬN GIẢI
QUYẾT HỒ SƠ
Bộ phận Một cửa…………………………………………………….
Tiếp nhận hồ sơ của:
...................................................................................................
Địa chỉ:
.......................................................................................................................
Số điện thoại:
.................................................................. Email:
…………………………
Nội dung yêu cầu giải quyết:
........................................................................................
Qua xem xét, Trung tâm Phục vụ Hành
chính công/Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả thông báo không tiếp nhận, giải
quyết hồ sơ này với lý do cụ thể như sau:
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
...................................................................................................................................
Xin thông báo cho Ông/Bà được biết và
thực hiện./.
|
NGƯỜI
NỘP HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
|
NGƯỜI
TIẾP NHẬN HỒ SƠ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Người tiếp nhận hồ sơ nếu là biểu mẫu điện tử)
|
Ghi chú: Trường hợp chưa thiết lập được Hệ thống thông tin một cửa điện tử,
Phiếu được lập thành 2 liên; một liên giao cho tổ chức, cá nhân nộp hồ sơ trong
trường hợp nộp trực tiếp, nộp qua dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số
45/2016/QĐ-TTg ; một liên được lưu tại Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả.
|
SỞ
NỘI VỤ
THÀNH PHỐ HÀ NỘI
CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:……/PXL-CCVTLT
|
………., ngày …… tháng ……. năm ………
|
PHIẾU
XIN LỖI VÀ HẸN LẠI NGÀY TRẢ KẾT QUẢ
Kính
gửi:…………………………………………………….
Ngày...tháng…năm……., Chi cục Văn
thư - Lưu trữ tiếp nhận giải quyết hồ sơ đề nghị giải quyết thủ tục hành
chính (tên thủ tục hành chính) của Ông/Bà/Tổ chức); mã số: ………..
Thời gian hẹn trả kết quả giải quyết
hồ sơ: ……giờ..., ngày...tháng...năm...
Tuy nhiên đến, nay, Chi cục Văn
thư - Lưu trữ chưa trả kết quả giải quyết hồ sơ của Ông/Bà/Tổ chức đúng
thời hạn quy định ghi trên Giấy tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả/Biên nhận hồ sơ.
Lý do:...
Sự chậm trễ nay đã gây phiền hà, tốn
kém chi phí, công sức của Ông/Bà/Tổ chức.
Chi cục Văn thư - Lưu trữ xin lỗi Ông/Bà/Tổ chức và sẽ trả kết quả giải quyết hồ sơ cho
Ông/Bà/Tổ chức vào ngày……tháng…..năm…………
Mong nhận được sự thông cảm của
Ông/Bà/Tổ chức vì sự chậm trễ này./.
|
|
THỦ
TRƯỞNG CƠ QUAN, ĐƠN VỊ
(Ký và ghi rõ họ tên)
(Chữ ký số của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị nếu là biểu mẫu điện tử)
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:………/BPTNTKQ
|
………,
ngày …..tháng ….. năm ……..
|
PHIẾU
KIỂM SOÁT QUÁ TRÌNH GIẢI QUYẾT HỒ SƠ
Mã số hồ sơ: …………………………………………………………………………..
Cơ quan (bộ phận) giải quyết hồ sơ:………………………………………………………
Cơ quan phối hợp giải quyết hồ sơ:…………………………………………………………
|
TÊN
CƠ QUAN
|
THỜI GIAN GIAO, NHẬN HỒ SƠ
|
KẾT
QUẢ GIẢI QUYẾT HỒ SƠ (Trước hạn/đúng hạn/quá hạn)
|
GHI
CHÚ
|
|
1. Giao:
Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
2. Nhận: …….
|
...giờ.,
.phút, ngày... tháng... năm....
|
|
|
|
Người
giao
|
Người
nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Giao: ………....
2. Nhận: ………..
|
...giờ...phút,
ngày... tháng... năm....
|
|
|
|
Người
giao
|
Người
nhận
|
|
|
|
1. Giao: ………….
2. Nhận: ………….
1. Giao: ………….
2. Nhận: ………….
|
,..giờ...phút,
ngày ... tháng... năm....
|
|
|
|
Người
giao
|
Người
nhận
|
|
|
|
...giờ...phút,
ngày... tháng... năm....
|
|
|
|
Người
giao
|
Người
nhận
|
|
|
|
……….
|
…….
|
|
|
|
……….
|
…….
|
|
|
|
………
|
……..
|
|
|
|
1. Giao: ……………..
2. Nhận:
Bộ phận Tiếp nhận và Trả kết quả
|
…giờ...phút,
ngày ... tháng... năm....
|
|
|
|
Người
giao
|
Người nhận
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú:
- Trường hợp hồ sơ được chuyển qua
dịch vụ bưu chính công ích theo Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg thì thời gian
giao, nhận hồ sơ và việc ký nhận thể hiện trong hóa đơn của cơ quan Bưu chính;
- Kết quả giải quyết hồ sơ do bên
nhận nhập thông tin/ ghi khi nhận bàn giao hồ sơ.
- Trường hợp Hệ thống thông tin một cửa
điện tử chưa vận hành, người giao và người nhận phải ký và ghi rõ họ tên. Khi
Hệ thống thông tin một cửa điện tử đã vận hành, việc lưu vết được thực hiện tự
động và thể hiện trên mẫu phiếu điện tử
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
BỘ PHẬN TIẾP NHẬN
VÀ TRẢ KẾT QUẢ
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:………/BPTNTKQ
|
………,
ngày …..tháng ….. năm ……..
|
SỔ THEO DÕI HỒ SƠ
|
STT
|
Mã
hồ sơ
|
Tên
TTHC
|
Tên
tổ chức, cá nhân
|
Địa
chỉ, số điện thoại
|
Cơ
quan chủ trì giải quyết
|
Nhận
và Trả kết quả
|
|
Nhận
hồ sơ
|
Hẹn
trả kết quả
|
Trả
kết quả
|
Phương
thức nhận kết quả
|
Ký
nhận
|
|
1
|
2
|
3
|
4
|
5
|
6
|
7
|
8
|
10
|
11
|
12
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Sổ theo dõi hồ sơ được lập theo từng lĩnh vực hoặc nhóm lĩnh vực tại
Bộ phận Một cửa.
2. Quy trình Phục vụ sử dụng tài
liệu của độc giả tại phòng đọc (QT-02)
|
1
|
Mục đích
Quy định về trình tự và cách thức
thực hiện TTHC: Phục vụ việc sử dụng tài liệu của độc giả tại phòng đọc
|
|
2
|
Phạm vi
Áp dụng cho các công chức, viên
chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và
các cá nhân, tổ chức liên quan.
|
|
3
|
Nội dung quy trình
|
|
3.1
|
Cơ sở pháp lý
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của
Quốc hội;
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày
14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử
dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ.
5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày
11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng
quản lý của Bộ Nội vụ;
|
|
3.2
|
Thành phần hồ sơ
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
|
|
- Chứng minh nhân dân, Thẻ căn cước
công dân hoặc Hộ chiếu đối với cá nhân; trường hợp sử dụng tài liệu để phục
vụ công tác thì phải có Giấy giới thiệu hoặc văn bản đề nghị của cơ quan, tổ
chức nơi công tác;
|
|
x
|
|
|
- Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;
|
x
|
|
|
|
- Phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
|
x
|
|
|
3.3
|
Số lượng hồ sơ
|
|
|
01 bộ chính
|
|
3.4
|
Thời
gian xử lý
|
|
|
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp
tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãi chậm nhất là 01 ngày làm việc, kể từ
ngày tiếp nhận phiếu yêu cầu;
- Thời hạn phê duyệt và cung cấp
tài liệu thuộc diện hạn chế sử dụng, tài liệu đặc biệt quý, hiếm, chậm nhất
là 04 ngày làm việc, kể từ ngày tiếp nhận Phiếu yêu cầu.
|
|
3.5
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả
|
|
|
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả
Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, địa chỉ: Phòng 204 tầng
2, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, Đống Đa, Hà Nội.
|
|
3.6
|
Lệ phí
|
|
|
Thu phí theo quy định tại Thông tư
số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu,
nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ
|
|
3.7
|
Quy trình xử lý công việc:
|
|
TT
|
Trình
tự
|
Trách
nhiệm
|
Thời
gian
|
Biểu
mẫu/ Kết quả
|
|
3.7.1
|
Đối với tài liệu lưu trữ được
phép sử dụng rộng rãi
|
|
B1
|
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy
định.
- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.
|
Tổ
chức, cá nhân
|
Giờ
hành chính
|
Theo
mục 3.2
|
|
B2
|
Tiếp nhận thông tin và lập phiếu
hẹn trả kết quả
- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;
- Hướng dẫn độc giả ghi các thông
tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;
- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu
lưu trú: và sổ đọc tài liệu;
- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng
tài liệu lưu trữ;
|
Viên
chức tiếp nhận
|
15
phút
|
-
Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;
-
Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;
-
Giấy hẹn trả kết quả
|
|
B3
|
Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt
- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;
- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt
|
Viên
chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm
|
5
phút
|
|
|
B4
|
Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu
lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu
- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ
đầy đủ cho các phiếu;
- Cung cấp công cụ tra cứu để phục
vụ độc giả tại phòng Đọc
- Chuyển phiếu được duyệt sang viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.
|
Viên
chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc
|
5
phút
|
|
|
B5
|
Giao/nhận hồ sơ tài liệu
- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã
được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.
- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài
liệu;
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên
chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc
không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).
- Vào sổ giao nhận tài liệu.
|
Viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc
|
35
phút
|
Sổ
giao nhận tài liệu
|
|
B6
|
Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng
Đọc
- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức
quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn
giao cho độc giả;
- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và
hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.
- Thực hiện việc sao tài liệu, sao
tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)
- Trường hợp không có kết quả. Soạn
văn bản trả lời độc giả.
|
Độc
giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ
|
Theo
số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả
|
|
|
B7
|
Kiểm tra và bàn giao về Kho
- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;
- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu.
|
Viên
chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu
|
15
phút
|
Sổ
giao nhận tài liệu
|
|
B8
|
Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ
Lưu theo dõi hồ sơ
|
Viên
chức phòng Đọc
|
10
phút
|
Sổ
đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu
|
|
3.7.2
|
Đối với tài liệu lưu trữ hạn chế
sử dụng
|
|
TT
|
Trình
tự
|
Trách
nhiệm
|
Thời
gian
|
Biểu
mẫu/ Kết quả
|
|
B1
|
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy
định.
- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.
|
Tổ
chức, cá nhân
|
Giờ
hành chính
|
-
Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;
-
Phiếu yêu cầu đọc tài liệu;
-
Giấy hẹn trả kết quả
|
|
B2
|
Tiếp nhận thông tin và lập phiếu
hẹn trả kết quả
- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;
- Hướng dẫn độc giả ghi các thông
tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu đọc tài liệu;
- Vào sổ đăng ký sử dụng tài liệu
lưu trữ và sổ đọc tài liệu;
- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng
tài liệu lưu trữ;
|
Viên
chức tiếp nhận
|
15
phút
|
|
B3
|
Lãnh đạo Trung tâm và các cấp
xin phép ký duyệt
- Soạn thảo các công văn xin ý kiến
cho phép sử dụng tài liệu hạn chế sử dụng
|
Viên
chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm/ Chi cục Sở/Thành phố
|
2
ngày làm việc
|
|
B4
|
Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu
lưu trữ/Cung cấp thông tin công cụ tra cứu
- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ
đầy đủ cho các phiếu;
- Cung cấp công cụ tra cứu để phục
vụ độc giả tại phòng Đọc
- Chuyển phiếu được duyệt sang viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.
|
Viên
chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc
|
50
phút
|
|
B5
|
Giao/nhận hồ sơ tài liệu
- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã
được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.
- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài
liệu;
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên
chức tiếp nhận để phục vụ độc giả. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc
không có tài liệu ghi vào phiếu đăng ký).
- Vào sổ giao nhận tài liệu.
|
Viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc
|
35
phút
|
|
B6
|
Phục vụ Đọc tài liệu tại phòng
Đọc
- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức
quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Kiểm tra hồ sơ, tài liệu và bàn
giao cho độc giả;
- Phục vụ độc giả tại phòng đọc và
hướng dẫn nộp phí sử dụng tài liệu theo quy định.
- Thực hiện việc sao tài liệu, sao
tài liệu đúng số lượng (nếu độc giả có yêu cầu)
- Trường hợp không có kết quả hoặc
không nhận được sự cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ tại phòng Đọc. Soạn văn
bản trả lời độc giả.
|
Độc
giả/Viên chức phòng Đọc/Thủ quỹ
|
Theo
số lượng hồ sơ/nhu cầu của độc giả
|
|
B7
|
Kiểm tra và bàn giao về Kho
- Nhận hồ sơ, tài liệu từ độc giả;
- Giao hồ sơ, tài liệu cho viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu.
|
Viên
chức phòng Đọc/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu
|
15
phút
|
|
B8
|
Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ
Lưu theo dõi hồ sơ
|
Viên
chức phòng Đọc
|
10
phút
|
Sổ
đăng ký sử dụng tài liệu lưu trữ và sổ đọc tài liệu
|
|
4.
|
Biểu mẫu
|
|
|
|
|
|
1. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài
liệu
|
|
|
2. Mẫu Phiếu yêu cầu đọc tài liệu
|
|
|
3. Mẫu Giấy hẹn trả kết quả
|
|
|
4. Mẫu Sổ giao nhận tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
------------
PHIẾU
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính
gửi: Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Quốc tịch:
...................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân/Số Hộ chiếu:
........................................................................
...................................................................................................................................
Cơ quan công
tác:.......................................................................................................
...................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:
.............................................................................................................
...................................................................................................................................
Số điện thoại:
.............................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
............................................................................
...................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu: .....................................................................................................
...................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu:………………………………………………………………………………
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT
DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Hà
Nội, ngày…..tháng …….năm 20....
Người đăng ký
(ký, họ và tên)
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
----------------
PHIẾU
YÊU CẦU ĐỌC TÀI LIỆU
Số:
…………………..
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Số CMND/Hộ
chiếu:.....................................................................................................
Chủ đề nghiên
cứu:......................................................................................................
...................................................................................................................................
|
STT
|
Tên
phông/khối tài liệu, mục lục số
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tiêu
đề hồ sơ/tài liệu
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của Phòng đọc
|
Hà
Nội, ngày…..tháng…..năm….
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
----------------
PHIẾU
HẸN TRẢ KẾT QUẢ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử xin trân
trọng thông báo:
Ông (bà):……………………………………………………..Có
phiếu số: ……………………..
Đến nhận kết quả vào hồi
giờ , ngày
tháng năm 20…………….
Tại phòng số: 204 (tầng 2) Trung tâm
Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, quận
Đống Đa, thành phố Hà Nội./.
|
Số điện thoại liên hệ
(024)32373855
|
Hà
Nội, ngày tháng năm 20……..
Viên chức tiếp nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)
|
3. Quy trình cấp bản sao, chứng
thực tài liệu lưu trữ (QT-03)
|
1
|
Mục đích
Quy định về trình tự và cách thức
thực hiện TTHC: Thủ tục cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ trên địa bàn
thành phố Hà Nội.
|
|
2
|
Phạm vi
Áp dụng cho các công chức, viên
chức làm việc tại bộ phận tiếp nhận hồ sơ, trả kết quả giải quyết thủ tục
hành chính; Phòng/Ban Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ và
các cá nhân, tổ chức liên quan.
|
|
3
|
Nội dung quy trình
|
|
3.1
|
Cơ sở pháp lý
1. Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 của
Quốc hội;
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày
03/01/2013 của Chính phủ về Quy định chi tiết thi hành một số điều của Luật
Lưu trữ;
3. Thông tư số 10/2014/TT-BNV ngày
01/10/2014 của Bộ Nội vụ quy định về việc sử dụng tài liệu tại Phòng đọc của
các Lưu trữ lịch sử;
4. Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày
14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử
dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
5. Quyết định số 744/QĐ-BNV ngày
11/8/2015 của Bộ Nội vụ về công bố thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng
quản lý của Bộ Nội vụ.
|
|
3.2
|
Thành phần hồ sơ:
|
Bản
chính
|
Bản
sao
|
|
|
a) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản
sao:
|
|
|
|
|
- Phiếu yêu cầu sao tài liệu;
|
x
|
|
|
- Bản lưu bản sao tài liệu.
|
x
|
|
|
|
b) Thành phần hồ sơ đối với cấp bản
chứng thực tài liệu
|
|
|
|
- Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
- Bản lưu bản chứng thực tài liệu.
|
x
x
|
|
|
3.3
|
Số lượng hồ sơ
|
|
|
01 bộ chính
|
|
3.4
|
Thời gian xử lý
|
|
|
Thời hạn giải quyết 01 ngày làm
việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ
|
|
3.5
|
Nơi tiếp nhận và trả kết quả
|
|
|
- Cách 1: Nộp hồ sơ trực tiếp tại
Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả Trung tâm Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư -
Lưu trữ
-Cách 2: Qua hệ thống bưu chính:
- Cách 3: Nộp hồ sơ trực tuyến tại
Cổng dịch vụ công trực tuyến thành phố Hà Nội (dichvucong.hanoi.gov.vn).
|
|
3.6
|
Lệ phí
|
|
|
Thu phí theo quy định tại Thông tư
số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu,
nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ;
|
|
3.7
|
Quy trình xử lý công việc
|
|
TT
|
Trình
tự
|
Trách
nhiệm
|
Thời
gian
|
Biểu
mẫu/ Kết quả
|
|
B1
|
- Chuẩn bị đầy đủ hồ sơ theo quy
định.
- Nộp hồ sơ tại bộ phận Một cửa.
|
Tổ chức,
cá nhân
|
Giờ
hành chính
|
Theo
mục 3.2
|
|
B2
|
Tiếp nhận thông tin và lập phiếu
hẹn trả kết quả
- Tiếp độc giả đến sử dụng tài liệu;
- Hướng dẫn độc giả ghi các thông
tin vào các phiếu đăng ký sử dụng tài liệu; phiếu yêu cầu sao tài liệu; phiếu
yêu cầu chứng thực tài liệu theo yêu cầu;
- Vào sổ đăng ký thông tin và sổ
cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
- Lập phiếu hẹn trả kết quả sử dụng
tài liệu lưu trữ;
|
Viên
chức tiếp nhận
|
15
phút
|
-
Phiếu đăng ký sử dụng tài liệu;
-
Phiếu yêu cầu sao tài liệu hoặc Phiếu yêu cầu chứng thực tài liệu;
-
Giấy hẹn trả kết quả
|
|
B3
|
Lãnh đạo Trung tâm, ký duyệt
- Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt;
- Lãnh đạo Trung tâm ký duyệt
|
Viên
chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm
|
5
phút
|
|
B4
|
Tra cứu thông tin và bổ sung ký hiệu
lưu trữ
- Bổ sung thông tin Ký hiệu lưu trữ
đầy đủ cho các phiếu;
- Chuyển phiếu được duyệt sang viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu thực hiện.
|
Viên
chức quản lý thông tin hồ sơ, tài liệu/Viên chức phòng Đọc
|
5
phút
|
|
B5
|
Giao/nhận hồ sơ tài liệu
- Căn cứ vào các phiếu đăng ký đã
được Lãnh đạo Trung tâm duyệt.
- Thực hiện việc tra tìm hồ sơ, tài
liệu;
- Bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Viên
chức tiếp nhận. Ghi đầy đủ thông tin (có tài liệu hoặc không có tài liệu ghi
vào phiếu đăng ký).
- Vào sổ giao nhận tài liệu.
- Nhận hồ sơ, tài liệu từ viên chức
quản lý hồ sơ, tài liệu;
- Thực hiện việc sao tài liệu, sao
tài liệu đúng số lượng
- Trường hợp không có kết quả. Tùy
theo hồ sơ, văn bản để soạn văn bản trả lời độc giả.
|
Viên
chức quản lý hồ sơ, tài liệu/Viên chức tiếp nhận
|
70
phút
|
|
B6
|
Sao, đóng dấu sao y chứng thực
- Đóng dấu chứng thực và bản sao;
điền đầy đủ thông tin trên dấu.
- Chuyển lại Viên chức tiếp nhận.
|
Viên
chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp
|
5
phút
|
|
B7
|
Trình lãnh đạo Trung tâm ký duyệt
- Tiếp nhận lại hồ sơ, tài liệu;
- Trình Lãnh đạo Trung tâm ký xác
nhận.
- Ký xác nhận văn bản, tài liệu
chứng thực và văn bản trả lời độc giả từ viên chức tiếp nhận trình ký.
|
Viên
chức tiếp nhận/Lãnh đạo Trung tâm
|
10
phút
|
|
B8
|
Bàn giao hồ sơ, tài liệu; hướng dẫn
nộp phí sử dụng tài liệu
- Thực hiện việc bàn giao hồ sơ,
tài liệu vào kho giữa Viên chức tiếp nhận và Viên chức quản lý hồ sơ, tài
liệu theo đúng quy định;
- Trường hợp độc giả sử dụng bản
sao không chứng thực, sau khi có biên lai thu phí bản sao.
- Trả hồ sơ, tài liệu và hướng dẫn
độc giả đến nơi thu phí để nộp phí theo quy định.
|
Viên
chức tiếp nhận/ Viên chức quản lý hồ sơ, tài liệu
|
5
phút
|
|
B9
|
Thu phí, đóng dấu Trung tâm và
Trả kết quả
- Căn cứ vào các phiếu đăng ký để
thu phí;
- Thủ quỹ thực hiện thu phí theo
quy định;
- Độc giả nộp phí tại nơi quy định.
- Thực hiện việc thu phí theo quy
định tại Thông tư số 275/2016/TT-BTC ngày 14/11/2016 của Bộ Tài chính quy
định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí sử dụng tài liệu lưu trữ
- Đóng dấu Trung tâm vào hồ sơ, tài
liệu cấp bản sao và chứng thực tài liệu.
- Thực hiện việc trả kết quả theo
phiếu hẹn cho độc giả tại nơi quy định
|
Văn
thư/ Thủ quỹ, Tổng hợp/ Viên chức tiếp nhận
|
5
phút
|
|
B10
|
Tổng hợp, thống kê nộp phí, lệ phí theo quy định
- Thủ quỹ tổng hợp kinh phí sử dụng
tài liệu thông báo cho kế toán;
- Kế toán kiểm
tra làm thủ tục nộp phí, lệ phí trình Lãnh đạo Trung tâm phê duyệt và thực
hiện nộp phí theo quy định
|
-
Viên chức Kế toán, - Viên chức Văn thư, Thủ quỹ, Tổng hợp
|
30
phút
|
|
B11
|
Báo cáo, thống kê và lưu hồ sơ công
việc theo quy định
|
Viên
chức tiếp nhận
|
30
phút
|
Sổ
đăng ký thông tin và sổ cấp bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
|
|
4.
|
Biểu mẫu
|
|
|
|
|
|
1. Mẫu Phiếu đăng ký sử dụng tài
liệu
|
|
|
2. Mẫu Phiếu yêu cầu sao tài liệu
|
|
|
3. Mẫu Phiếu yêu cầu chứng thực tài
liệu
|
|
|
4. Mẫu Giấy hẹn trả kết quả
|
|
|
5. Sổ đăng ký thông tin và sổ cấp
bản sao, chứng thực tài liệu lưu trữ
|
|
|
|
|
|
|
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
----------------
PHIẾU
ĐĂNG KÝ SỬ DỤNG TÀI LIỆU
Kính
gửi: Trung tâm Lưu trữ lịch sử
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Ngày, tháng, năm sinh:
................................................................................................
Quốc tịch:....................................................................................................................
Số Chứng minh nhân dân /Số Hộ
chiếu:........................................................................
...................................................................................................................................
Cơ quan công tác:
......................................................................................................
...................................................................................................................................
Địa chỉ liên hệ:
.............................................................................................................
...................................................................................................................................
Số điện thoại:
.............................................................................................................
Mục đích khai thác, sử dụng tài liệu:
............................................................................
...................................................................................................................................
Chủ đề nghiên cứu: .....................................................................................................
...................................................................................................................................
Thời gian nghiên cứu: ..................................................................................................
...................................................................................................................................
Tôi xin thực hiện nghiêm túc nội quy,
quy chế của cơ quan lưu trữ và những quy định của pháp luật hiện hành về bảo
vệ, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ./.
|
XÉT DUYỆT CỦA GIÁM ĐỐC
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Hà
Nội, ngày ... tháng…..năm 20....
Người đăng ký
(ký, họ và tên)
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU
YÊU CẦU SAO TÀI LIỆU
Số: …………………
Họ và tên độc
giả:........................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu:.....................................................................................................
|
STT
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của Phòng đọc
|
Hà
Nội, ngày….tháng….năm……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
-------------
PHIẾU
YÊU CẦU CHỨNG THỰC TÀI LIỆU
Số:
…………….
Họ và tên độc giả:
.......................................................................................................
Số CMND/Hộ chiếu: ....................................................................................................
|
STT
|
Tên
phông
|
Ký
hiệu hồ sơ/tài liệu
|
Tên
văn bản/tài liệu
|
Từ
tờ đến tờ
|
Tổng số trang
|
Ghi
chú
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
XÉT DUYỆT CỦA
GIÁM ĐỐC TRUNG TÂM
LƯU TRỮ LỊCH SỬ
|
Ý kiến của Phòng đọc
|
Hà
Nội, ngày….tháng….năm……
Người yêu cầu
(ký, ghi rõ họ tên)
|
CHI
CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ
TRUNG TÂM LƯU TRỮ LỊCH SỬ
---------------
PHIẾU HẸN TRẢ KẾT QUẢ
Trung tâm Lưu trữ lịch sử xin trân
trọng thông báo:
Ông (bà):………………………………………………………….Có
phiếu số: …………………..
Đến nhận kết quả vào hồi
giờ , ngày
tháng năm 20…….
Tại phòng số: 204 (tầng 2) Trung tâm
Lưu trữ lịch sử, Chi cục Văn thư - Lưu trữ, số 20 phố Huỳnh Thúc Kháng, quận
Đống Đa, thành phố Hà Nội./.
|
Số điện thoại liên hệ
(024) 32373855
|
Hà
Nội, ngày tháng năm 20……..
Viên chức tiếp nhận
(Ký, ghi rõ họ tên)
|