|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH
BÌNH ĐỊNH
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 61/2016/QĐ-UBND
|
Bình Định, ngày 29
tháng 11 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY ĐỊNH BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA
BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH BÌNH ĐỊNH
Căn cứ Luật Tổ chức chính quyền địa phương ngày
19 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp
luật ngày 22 tháng 6 năm 2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước ngày
28 tháng 12 năm 2000;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số
09/2010/NĐ-CP ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều
của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ;
Căn cứ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01
tháng 7 năm 2016 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28
tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí
mật nhà nước;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22
tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20
tháng 7 năm 2015 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định
33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành
Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở Nội vụ tại Tờ
trình số 768/TTr-SNV ngày 09 tháng 11 năm 2016.
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban
hành kèm theo Quyết định này Quy định bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn
thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định.
Điều 2. Giao
Giám đốc Sở Nội vụ chịu trách nhiệm tổ chức triển khai, hướng dẫn và kiểm tra
việc thực hiện Quyết định này.
Điều 3. Quyết
định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 12 năm 2016.
Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội
vụ, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, cơ quan, đơn vị liên quan và Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Hồ Quốc Dũng
|
QUY ĐỊNH
BẢO
VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH BÌNH ĐỊNH
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 29 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy định này quy định về bảo vệ bí mật nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Bình Định là xác định
quy trình quản lý công tác văn thư, lưu trữ có độ mật, giảm mật, tăng mật, giải
mật tài liệu, lập danh mục bí mật; quản lý tài liệu mật; bảo mật dữ liệu thiết
bị công nghệ thông tin trong số hóa tài liệu mật, bảo mật thông tin trong quan
hệ hợp tác với nước ngoài.
Điều 2. Đối tượng áp
dụng
Quy định này áp dụng đối với UBND các cấp;
các sở, ban, ngành, các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (sau đây gọi chung là cơ quan, tổ chức) và các cá nhân
có liên quan đến bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Điều 3. Bí mật nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ
Bí mật Nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu
trữ gồm văn bản, tài liệu có đóng dấu chỉ các mức
độ mật (sau đây gọi tắt là văn bản mật) hoặc hồ sơ, tài liệu không thuộc
danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật nhưng có nội dung thông tin
nếu sử dụng rộng rãi có thể ảnh hưởng nghiêm trọng đến lợi ích của Nhà nước,
quyền, lợi ích hợp pháp của cơ quan, tổ chức, cá nhân.
Điều 4. Giải thích từ
ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ sau đây được
hiểu như sau:
1. Bí mật Nhà nước là những tin về vụ, việc,
tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh
vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ,
các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ
thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.
2. Hoạt động văn thư bí
mật nhà nước bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn
bản mật hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, quản lý
và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
3. Hoạt động lưu trữ bí
mật nhà nước là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, bảo
quản, thống kê, sử dụng tài liệu mật và ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác văn thư, lưu trữ đối với tài liệu mật.
4. Độ mật là mức độ quan trọng của bí mật nhà
nước, mức độ thiệt hại nếu văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước
bị tiết lộ.
5. Danh mục bí mật nhà nước là văn bản quy phạm
pháp luật do cấp có thẩm quyền ban hành quy định các độ mật để bảo vệ theo quy
định.
6. Vật mang bí mật nhà nước là vật thể bao gồm
tài liệu, vật liệu, máy móc trong đó có lưu giữ, chứa đựng bí mật nhà nước.
7. Giảm mật là thay đổi mức độ bí mật của văn
bản, tài liệu chỉ các mức độ mật đã được xác định trước đó.
8. Giải mật là xóa bỏ mức độ mật của văn bản,
tài liệu chỉ các mức độ mật đã được xác định trước đó.
9. Công bố tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước là việc thông báo công khai cho mọi người biết
để tiếp cận.
10. Tự động giải mật tài liệu, vật mang bí mật
nhà nước là tự động xóa bỏ độ mật của tài liệu, vật mang bí mật nhà nước mà
không cần tiến hành các thủ tục giải mật theo quy định.
Chương II
QUY ĐỊNH
CỤ THỂ
Mục 1. CÔNG TÁC BẢO
VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 5. Quản lý văn
bản mật đến
1. Tiếp nhận văn bản mật đến
a. Khi tiếp nhận
văn bản mật đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc. Văn thư phải
kiểm tra tính nguyên vẹn của bì đựng văn bản mật và các yếu tố bảo mật theo
đúng quy định của Nhà nước.
b. Trường hợp văn bản mật gửi đến mà nơi gửi
không thực hiện đúng thủ tục bảo mật thì chuyển đến người có trách nhiệm giải
quyết, đồng thời thông tin lại nơi gửi biết để rút kinh nghiệm và có biện pháp
khắc phục kịp thời. Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có
dấu hiệu bóc, mở bao bì hoặc tài liệu bị tráo đổi, mất, hư hỏng thì người nhận
phải báo cáo ngay người đứng đầu cơ quan, tổ chức để có biện pháp xử lý kịp
thời.
c. Văn
thư không được bóc bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật (trừ trường
hợp cụ thể cơ quan, tổ chức có thể quy định khác và phải đưa vào Quy chế bảo
mật của cơ quan, tổ chức).
2. Đăng ký văn bản mật đến
a. Đăng ký bằng sổ:
Sau khi tiếp nhận văn bản mật đến, Văn thư
phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản mật
đến vào “sổ đăng ký văn bản mật đến” (hướng dẫn Phụ lục I
đính kèm); đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích
yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền; không viết bằng bút chì,
bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng hoặc không có quy
định.
b. Đăng ký bằng cơ sở dữ liệu trên máy vi tính:
- Văn bản mật đến có thể được đăng ký bằng cơ
sở dữ liệu quản lý văn bản mật đến trên máy vi tính. Văn bản mật đến được đăng
ký vào cơ sở dữ liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản chính
và đóng sổ để quản lý.
- Máy vi tính dùng để đăng ký văn bản mật
không được nối các loại mạng (internet, mạng nội bộ và mạng diện rộng).
3. Chuyển giao văn bản mật đến
a. Sau khi đăng ký văn bản mật đến vào sổ, Văn
thư chuyển giao văn bản mật đến cho người có trách nhiệm giải quyết. Việc
chuyển giao phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ theo quy
định (mẫu sổ chuyển giao văn bản mật đến thực hiện theo Phụ
lục II đính kèm).
b. Trường hợp văn bản mật đến mà bì trong có
dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” thì Văn thư vào sổ theo ký hiệu ngoài bì
và chuyển ngay đến người có tên trên phong bì. Nếu người có tên ghi trên bì đi
vắng và trên phong bì có thêm dấu hỏa tốc thì chuyển đến lãnh đạo cơ quan, đơn
vị giải quyết; Văn thư không được bóc bì.
4. Các tài liệu, vật
mang bí mật nhà nước có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư hoặc người phát
tài liệu phải có trách nhiệm thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn ghi
trên văn bản. Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài
liệu không bị thất lạc.
Người nhận tài liệu,
vật mang bí mật nhà nước có trách nhiệm trả lại “tài liệu thu hồi” đúng thời
gian quy định. Trường hợp không trả lại tài liệu thì tùy tính chất, hậu quả của
hành vi vi phạm gây ra sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 6. Quản lý văn
bản mật đi
1. Công tác soạn thảo, xác định độ mật đối với
văn bản mật
a. Căn cứ vào
danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền quyết định, người soạn thảo
phải đề xuất độ mật của từng văn bản tại tờ trình duyệt ký văn bản; người duyệt
ký văn bản có trách nhiệm quyết định việc đóng dấu độ mật (Tuyệt mật, Tối mật,
Mật), phạm vi lưu hành, số lượng bản phát hành; văn thư có trách nhiệm đóng các
loại con dấu trên theo quyết định của người duyệt ký văn bản mật.
b. Việc soạn thảo, đánh máy các văn bản có nội
dung bí mật nhà nước phải được tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật an toàn do Thủ
trưởng cơ quan, đơn vị trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định. Trường hợp đặc
biệt, khi có yêu cầu phải được soạn thảo trên hệ thống trang thiết bị đã qua
kiểm tra và đủ điều kiện về đảm bảo an toàn, bảo mật. Không sử dụng máy tính,
máy chuyên dùng đã kết nối mạng Internet để đánh máy các loại văn bản mật.
c. Văn bản mật được đánh máy phải đánh số
trang; không được đánh máy thừa hoặc in ấn thừa số bản đã quy định. Sau khi
đánh máy, in ấn xong người soạn thảo phải kiểm tra lại và hủy ngay những bản
thảo, bản in thử, bản in hỏng.
d. Khi tổ chức lấy ý kiến tham gia để xây dựng
dự thảo văn bản mật, cơ quan, tổ chức chủ trì soạn thảo phải xác định cụ thể
phạm vi, đối tượng, số lượng các cơ quan, đơn vị có liên quan cần xin ý kiến
hoặc tham khảo ý kiến. Những tài liệu dự thảo đưa ra trong quá trình lấy ý kiến
phải đóng dấu xác định độ mật trước khi gửi đi. Các cơ quan, đơn vị liên quan
nhận được dự thảo phải thực hiện theo đúng các quy định tương ứng với độ mật đã
ghi trên dự thảo tài liệu nhận được.
2. Ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, tên
loại, trích yếu nội dung của văn bản mật đi
a. Văn
bản mật đi được đăng ký vào một sổ và một hệ thống số riêng của cơ quan, tổ
chức.
b. Việc ghi số, ký hiệu, ngày, tháng, năm, tên
loại, trích yếu nội dung của văn bản mật đi thực hiện theo hướng dẫn tại Thông
tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ Nội vụ và các quy định của pháp luật hiện hành.
3. Đăng ký văn bản mật đi
a. Văn bản mật của cơ quan, tổ chức trước khi
gửi đi Văn thư vào “sổ đăng ký văn bản mật đi” (hướng dẫn Phụ
lục III đính kèm).
b. Văn bản mật đi được đăng ký vào cơ sở dữ
liệu trên máy vi tính phải được in ra giấy để ký nhận bản lưu và đóng sổ để
quản lý.
Trường hợp sử dụng cơ sở dữ liệu trên máy vi
tính để đăng ký văn bản mật đi thì máy vi tính dùng để đăng ký văn bản mật đi
không nối mạng nội bộ, mạng Internet, mạng diện rộng.
4. Nhân bản, in, sao, chụp văn bản mật
a. Việc nhân bản, in, sao, chụp văn bản mật
thực hiện theo đúng số lượng bản phát hành được đề nghị và đã được người có
thẩm quyền ký duyệt.
b. Việc nhân bản, in,
sao, chụp văn bản mật phải thực hiện theo các quy định sau đây:
- Phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an
toàn và do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp quản lý tài liệu mật quy định;
không sử dụng các thiết bị lưu giữ tài liệu (USB, thẻ nhớ hoặc các thiết bị tin
học khác) để sao, chụp văn bản mật.
-
Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, địa phương ban hành văn bản có nội dung bí mật
nhà nước hoặc người được ủy quyền quyết định việc in, sao, chụp những văn bản
do đơn vị mình phát hành và ghi cụ thể số lượng được in, sao, chụp. Tài liệu
in, sao, chụp phải được bảo mật như tài liệu vật gốc. Chỉ in, sao, chụp đúng số
bản đã được quy định. Sau khi in, sao, chụp xong phải kiểm tra lại và hủy ngay
bản dư thừa và những bản in, sao, chụp hỏng.
-
Đánh máy, in, sao, chụp văn bản mật xong phải đóng dấu độ mật, dấu thu hồi (nếu
cần), đánh số trang, số bản, số lượng in, phạm vi lưu hành, nơi nhận, tên người
đánh máy, in, soát, sao, chụp tài liệu.
-
Không sử dụng máy tính đã nối mạng Internet đánh máy, in, sao văn bản mật.
-
Tài liệu bí mật nhà nước sao, chụp ở dạng băng, đĩa phải được niêm phong và
đóng dấu độ mật ghi rõ tên người sao, chụp ở bì niêm phong.
c. Thẩm quyền cho phép
in, sao, chụp văn bản mật:
- Người có trách
nhiệm lập danh mục bí mật nhà nước quy định tại Điều 1 và 2 Nghị định số
33/2002/NĐ-CP có thể ủy quyền thẩm quyền cho phép in, sao, chụp văn bản mật cho
cấp thấp hơn, cụ thể:
+ Chủ tịch UBND tỉnh
có thẩm quyền cho phép in, sao chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tuyệt
mật, Tối mật, Mật;
+ Giám đốc Sở (hoặc
tương đương) có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà
nước độ Tối mật, Mật;
+ Chánh Văn phòng,
Trưởng phòng Hành chính - Tổ chức hoặc Trưởng một số đơn vị trực thuộc Sở (hoặc
tương đương) có thẩm quyền cho phép in, sao, chụp tài liệu, vật mang bí mật nhà
nước độ Mật.
- Việc ủy quyền thẩm
quyền in, sao, chụp phải được quy định cụ thể tại Quy chế bảo vệ bí mật nhà
nước của cơ quan, tổ chức.
- Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức, địa phương được quyền cho phép in, sao những văn bản mật do cơ
quan, đơn vị mình phát hành.
5. Đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ các mức
độ mật trong văn bản mật đi
a. Văn
thư có trách nhiệm đóng dấu cơ quan và đóng dấu chỉ mức độ mật đã được người có
thẩm quyền của cơ quan, tổ chức ký duyệt.
b. Mẫu dấu chỉ mức độ mật: (“tuyệt mật”, “tối
mật”, “mật”) dấu “tài liệu thu hồi” và “Chỉ người có tên mới được bóc bì” được
thực hiện theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
c. Vị trí đóng dấu chỉ mức độ mật thực hiện
theo Phụ lục IV đính kèm.
6. Phát hành, chuyển phát, giao, nhận văn bản
mật
a. Giao, nhận văn bản mật:
Mọi trường hợp giao, nhận văn bản mật (người
dự thảo, đánh máy, in, văn thư, người có trách nhiệm giải quyết, giao liên, lưu
trữ, bảo quản,…) phải vào sổ chuyển giao văn bản mật và có ký nhận giữa bên
giao và bên nhận tài liệu. Việc giao, nhận văn bản mật phải được thực hiện trực
tiếp tại nơi làm việc theo quy định của Thủ trưởng cơ quan, tổ chức có văn bản
mật (hướng dẫn tại Phụ lục V).
b. Văn bản mật gửi đi:
- Trường hợp văn bản mật gửi đi phải kèm theo
Phiếu gửi và phải bỏ chung vào bì cùng với văn bản. Phiếu gửi phải ghi rõ nơi
gửi, số phiếu, nơi nhận, số ký hiệu từng văn bản gửi đi, đóng dấu độ mật, độ
khẩn (nếu có) của tài liệu vào góc phải phía trên của Phiếu gửi (hướng dẫn tại Phụ lục VI).
- Khi nhận văn bản mật, nơi nhận phải hoàn
ngay Phiếu gửi cho nơi đã gửi văn bản mật.
- Làm bì: Văn bản mật khi gửi đi phải làm bì
riêng. Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu
qua được; hồ dán phải dính, khó bóc.
Riêng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước
thuộc độ “Tuyệt mật” được gửi bằng hai lớp phong bì: Bì trong ghi rõ số, ký
hiệu của tài liệu, tên người nhận, đóng dấu Tuyệt mật ở ngoài bì. Nếu là tài
liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết
thì đóng dấu “chỉ người có tên mới được bóc bì”. Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu
thường và đóng dấu ký hiệu chữ “A” ở ngoài bì.
Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ Tối mật
và Mật được gửi bằng một lớp phong bì, bên ngoài bì có đóng dấu chữ “B” và chữ
“C” tương ứng với độ mật của tài liệu bên trong bì.
Mẫu dấu chữ “A”, “B”, “C” thực hiện theo
hướng dẫn của Điều 16 và Phụ lục I
đính kèm Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
- Nội dung bí mật nhà nước nếu truyền đưa
bằng phương tiện viễn thông và máy tính thì phải được mã hóa theo quy định của
pháp luật về cơ yếu.
c. Chuyển phát văn bản mật:
- Việc vận chuyển, giao nhận văn bản mật ở
trong nước do cán bộ làm công tác bảo mật hoặc cán bộ giao liên riêng của cơ
quan, tổ chức thực hiện. Nếu vận chuyển, giao nhận theo đường bưu điện phải
thực hiện theo quy định riêng của ngành Bưu điện.
- Vận chuyển, giao nhận văn bản mật giữa các
cơ quan, tổ chức trong nước với các cơ quan, tổ chức ở nước ngoài do người làm giao
liên ngoại giao thực hiện.
- Khi vận chuyển văn bản mật phải có đủ
phương tiện bảo quản và lực lượng bảo vệ để đảm bảo an toàn trong quá trình vận
chuyển. Các văn bản mật phải được đựng trong hòm sắt, cặp có khóa chắc chắn.
- Phương tiện vận chuyển do Thủ trưởng cơ
quan, tổ chức có văn bản mật quyết định và phải chịu trách nhiệm nếu để xảy ra
mất an toàn; trong mọi trường hợp phải có người có trách nhiệm coi giữ cẩn
thận, bảo đảm an toàn tuyệt đối văn bản mật.
- Nơi gửi và nơi nhận văn bản mật phải tổ chức
kiểm tra, đối chiếu thường xuyên nhằm phát hiện những sai sót, mất mát để xử lý
kịp thời.
Mục 2. CÔNG TÁC THỐNG
KÊ, LƯU TRỮ, BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG VĂN BẢN MẬT; VĂN BẢN, TÀI LIỆU THUỘC DANH MỤC
TÀI LIỆU HẠN CHẾ SỬ DỤNG TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
Điều 7. Công tác
thống kê, lưu trữ, bảo quản văn bản mật
1. Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức) tổ
chức thống kê văn bản mật của cơ quan, tổ chức theo trình tự thời gian và từng
độ mật, bao gồm văn bản mật hiện có và mới phát sinh.
2. Văn bản mật sau khi giải quyết xong phải
được phân loại, sắp xếp, đưa vào hồ sơ và cất vào tủ, hòm, két sắt có khóa, bảo
đảm an toàn. Đến thời hạn phải giao nộp vào Lưu trữ cơ quan để bảo vệ, bảo quản
an toàn.
3. Đối với văn bản độ “tuyệt mật”, “tối mật” phải
tổ chức cất giữ riêng, có phương tiện bảo vệ, bảo quản đảm bảo an toàn. Nơi cất
giữ do Thủ trưởng cơ quan, tổ chức quyết định.
4. Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ thu thập, quản
lý, tổ chức việc cất giữ, bảo quản và phục vụ khai thác văn bản mật theo đúng
quy định của Thủ trưởng cơ quan và quy định của Nhà nước và có trách nhiệm:
a. Không để lộ thông tin về nơi để văn bản mật,
phương án bảo vệ, phòng cháy, chữa cháy nơi để văn bản mật cho những người
không có trách nhiệm biết.
b. Không cho người không có trách nhiệm vào nơi
để văn bản mật khi chưa được người có thẩm quyền cho phép.
c. Báo cáo kịp thời cho Thủ trưởng cơ quan, tổ
chức biết mọi dấu hiệu gây mất an ninh, an toàn nơi lưu giữ văn bản mật.
5. Trường hợp cần thiết phải mang văn bản mật
đi công tác, mang về nhà riêng thì phải được sự đồng ý của Thủ trưởng cơ quan,
tổ chức và phải đăng ký với Văn phòng (hoặc Phòng Hành chính - Tổ chức) và có
phương án bảo mật chặt chẽ theo quy định.
Điều 8. Khai thác, sử
dụng văn bản mật tại các cơ quan, tổ chức
Việc phục vụ khai thác, sử dụng văn bản mật
cho các cơ quan, tổ chức, công dân Việt Nam thực hiện theo quy định tại Khoản 1
Điều 10 của Quyết
định số 07/2014/QĐ-UBND ngày 12 tháng 5 năm 2014 của UBND tỉnh về việc ban hành
Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước trên địa bàn tỉnh Bình Định.
Điều 9. Khai
thác, sử dụng văn bản mật; văn bản, tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử
dụng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
1. Khai thác, sử dụng
văn bản mật tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh
a. Tài liệu lưu
trữ thuộc Danh mục tài liệu có đóng dấu chỉ các mức độ mật tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh được sử dụng rộng rãi trong các trường hợp sau đây:
- Được giải
mật theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước;
- Sau 40 năm,
kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu mật nhưng chưa được
giải mật;
- Sau 60 năm,
kể từ năm công việc kết thúc đối với tài liệu có đóng dấu tối mật, tuyệt mật
nhưng chưa được giải mật.
b. Việc giải
mật tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh thực hiện theo Điều 13 Thông tư
số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
2. Thẩm quyền cho
phép khai thác, sử dụng văn bản mật; văn
bản, tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh
a. Chủ tịch UBND tỉnh
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ
mật chưa đến thời hạn giải mật;
b. Giám đốc Sở Nội vụ
cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức độ
mật đã quá thời hạn giải mật; tài liệu thuộc danh mục có đóng dấu chỉ các mức
độ mật đã được giải mật theo quy định; tài liệu thuộc danh mục tài liệu hạn chế
sử dụng.
Điều
10. Bảo mật trong sử dụng tài liệu lưu trữ điện tử
1. Thẩm quyền cho phép
đọc, sao, chứng thực tài liệu đối với tài liệu lưu trữ điện tử theo Điều 9 Nghị
định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 của Chính phủ quy định chi tiết
thi hành một số điều của Luật Lưu trữ.
2. Tài liệu lưu trữ
điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng không phục vụ sử dụng trên mạng
diện rộng.
3. Phương tiện, thiết
bị lưu trữ tài liệu điện tử thuộc danh mục hạn chế sử dụng không được kết nối
với mạng diện rộng.
4. Phần mềm phục vụ
công tác quản lý và khai thác sử dụng tài liệu điện tử thực hiện theo hướng dẫn
của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
5. Trường hợp máy tính
(dùng để soạn thảo văn bản mật, chứa đựng thông tin liên quan đến văn bản mật,
tài liệu lưu trữ điện tử thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng) gặp sự cố,
phải báo cáo cho Thủ trưởng cơ quan, tổ chức biết và đồng ý trước khi giao cho
kỹ sư tin học sửa chữa, cài đặt. Kỹ
sư tin học phải cam kết và chịu trách nhiệm bảo bảo mật thông tin có trên máy
trong quá trình sửa chữa, cài đặt máy vi tính.
Mục
3. BẢO MẬT THÔNG TIN, TÀI LIỆU TRONG QUAN HỆ HỢP TÁC VỚI NƯỚC NGOÀI
Điều
11. Thủ tục xét duyệt cung cấp văn bản mật cho
tổ chức, cá nhân nước ngoài
1. Cơ quan, tổ chức
công dân Việt Nam quan hệ tiếp xúc với tổ chức, cá nhân nước ngoài không được
tiết lộ bí mật nhà nước. Việc cung cấp những
thông tin thuộc bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài phải theo đúng
quy định tại Điều 19 Nghị
định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ.
2. Thẩm quyền, thủ tục đề nghị duyệt cho phép cung cấp
tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện
theo quy định tại Điều 9 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an.
Điều
12. Thủ tục xin phép mang văn bản mật ra nước
ngoài
Thủ tục xin phép,
thẩm quyền cho phép mang văn bản mật ra nước ngoài phục vụ công tác, học tập,
nghiên cứu thực hiện theo quy định tại Điều 10 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của
Bộ Công an.
Điều
13. Mang tài liệu lưu trữ tại lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử ra nước ngoài
1. Cơ quan, tổ chức, cá nhân được mang tài liệu
lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử để phục vụ công tác, nghiên
cứu khoa học và các nhu cầu chính đáng khác sau khi được cơ quan nhà nước có
thẩm quyền cho phép và phải hoàn trả nguyên vẹn tài liệu lưu trữ đó.
2. Bộ trưởng Bộ Nội vụ, cơ quan có thẩm quyền
của Đảng quyết định việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử ra nước
ngoài; quy định việc mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ lịch sử để sử dụng
trong nước.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định
việc mang tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ cơ quan ra nước ngoài; quy định việc
mang tài liệu lưu trữ ra khỏi Lưu trữ cơ quan để sử dụng trong nước.
3. Tổ chức, cá nhân trước khi mang tài liệu lưu
trữ đã được đăng ký ra nước ngoài phải thông báo cho Lưu trữ lịch sử nơi đăng
ký biết.
4. Tài liệu lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử, tài
liệu của cá nhân đã được đăng ký tại Lưu trữ lịch sử trước khi đưa ra nước
ngoài phải lập bản sao bảo hiểm tài liệu lưu trữ.
Mục 4. HỦY VĂN BẢN
MẬT
Điều 14. Hủy văn bản
mật
Việc hủy văn bản mật thực hiện theo quy định
tại Điều 11 Thông tư số 33/2015/TT-BCA của Bộ Công an và Điều 28 Luật Lưu trữ.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM QUẢN LÝ CÔNG TÁC BẢO VỆ BÍ MẬT NHÀ NƯỚC TRONG LĨNH VỰC VĂN THƯ, LƯU TRỮ
Điều 15. Trách nhiệm
của người đứng đầu cơ quan, tổ chức
Người đứng đầu cơ quan, tổ
chức
trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có
trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh
vực văn thư, lưu trữ.
Điều 16. Trách nhiệm
của Chánh Văn phòng (hoặc Trưởng phòng Phòng Hành chính -Tổ chức)
Trực tiếp tham mưu, đề xuất các biện pháp và
giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện công tác bảo vệ bí
mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức. Cụ thể:
1. Tham mưu tổ chức các hình thức tuyên truyền,
phổ biến và tổ chức thực hiện công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực
văn thư, lưu trữ theo các quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà
nước.
2. Tổ chức chỉ đạo xây dựng và trình người đứng
đầu cơ quan, tổ chức ban hành các văn bản quy định, nội quy về bảo vệ bí mật
nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản
lý.
3. Tham mưu bố trí công chức, viên chức có phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ
chức kỷ luật, ý thức cảnh giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn,
nghiệp vụ và năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao. Thực hiện việc ký
cam kết với công chức, viên chức có liên quan đến công tác bảo vệ bí mật nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
4. Tham mưu xây dựng và trình người đứng đầu cơ
quan, tổ chức, địa phương ban hành văn bản quy định các mức độ mật (Tuyệt mật,
Tối mật, Mật) của từng loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc cơ quan,
tổ chức quản lý trên cơ sở Danh mục bí mật nhà nước đã được cấp có thẩm quyền
quyết định.
5. Tham mưu bố trí kinh phí, mua sắm trang
thiết bị cần thiết như máy vi tính, máy photocopy, tủ, két sắt... phục vụ công
tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
6. Tham mưu việc khắc đủ các con dấu theo quy
định của công tác bảo vệ bí mật nhà nước. Thường xuyên hướng dẫn, kiểm tra việc
đóng dấu chỉ các mức độ mật của Văn thư cơ quan.
7. Tham mưu cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, địa phương trong việc chỉ đạo, triển khai, hướng dẫn và kiểm tra việc
thực hiện các chế độ quy định về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ thuộc phạm vi quản lý.
Điều 17. Trách nhiệm
của người đứng đầu đơn vị của cơ quan, tổ chức, địa phương
Người đứng đầu đơn vị của cơ
quan, tổ chức, địa phương có trách nhiệm tổ chức thực hiện việc bảo vệ bí mật
nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ. Cụ thể:
1. Phân công, bố trí công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị chấp hành và thực hiện tốt các quy định về
bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ tại đơn vị.
2. Chỉ đạo công chức, viên chức tham mưu xây
dựng văn bản mật của đơn vị (nếu có) phải chấp hành nghiêm các quy định về bảo
vệ bí mật nhà nước và đề xuất các mức độ mật theo quy định, đảm bảo không để
lộ, lọt các thông tin liên quan đến bí mật nhà nước.
3. Chỉ đạo, quản lý việc lập hồ sơ, bảo quản hồ
sơ, tài liệu thuộc Danh mục bí mật nhà nước tại đơn vị theo đúng các quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Điều 18. Trách nhiệm
của công chức, viên chức
1. Trong quá trình theo dõi, giải quyết công
việc liên quan đến bí mật nhà nước, công chức, viên chức phải lập hồ sơ và có
trách nhiệm đảm bảo thực hiện đúng các quy định bảo vệ bí mật nhà nước trong
lĩnh vực văn thư, lưu trữ và các quy định của pháp luật hiện hành.
2. Công chức, viên chức làm việc có liên quan
đến bí mật nhà nước khi chuyển công tác, nghỉ hưu, thôi việc phải bàn giao toàn
bộ hồ sơ, tài liệu mang bí mật nhà nước do mình trực tiếp quản lý cho cơ quan,
tổ chức và tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật về công tác bảo vệ bí
mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ.
Điều 19. Trách nhiệm
của công chức, viên chức trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ hoặc liên quan trực tiếp đến bí mật nhà nước phải có
phẩm chất tốt, có tinh thần trách nhiệm, ý thức tổ chức kỷ luật, ý thức cảnh
giác giữ gìn bí mật nhà nước; có trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và năng lực
hoàn thành nhiệm vụ được giao và phải cam kết bảo vệ bí mật nhà nước bằng văn
bản; văn bản cam kết nộp cho bộ phận bảo mật của cơ quan, tổ chức lưu giữ.
Điều
20. Tiêu chuẩn công chức, viên chức được tuyển dụng, điều động làm công tác văn
thư, lưu trữ bảo vệ bí mật nhà nước
1. Phải có lập trường chính trị kiên định vững
vàng, tuyệt đối trung thành với Đảng, Nhà nước và nhân dân.
2. Lịch sử chính trị gia đình và bản thân rõ
ràng, trong sạch.
3. Có năng lực trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ
được giao.
4. Có phẩm chất đạo đức tốt, lối sống trong
sạch lành mạnh, có ý thức tổ chức kỷ luật nghiêm, giữ gìn bí mật nhà nước.
5. Phải được đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
từ Trung cấp trở lên.
Chương IV
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều 21. Chế độ báo
cáo thống kê
1. Các sở, ban, ngành thuộc tỉnh; UBND các
huyện, thị xã, thành phố (tổng hợp cả các xã, phường, thị trấn) tổng hợp báo cáo
định kỳ cho Sở Nội vụ công tác bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư,
lưu trữ.
2. Sở Nội vụ tổng hợp chung và báo cáo UBND
tỉnh về tình hình bảo vệ bí mật nhà nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ trên
địa bàn tỉnh theo định kỳ hàng năm.
3. Thời hạn báo cáo thống kê bảo vệ bí mật nhà
nước trong lĩnh vực văn thư, lưu trữ thực hiện đồng thời với báo cáo thống kê
công tác văn thư, lưu trữ hàng năm theo quy định tại Thông tư số 09/2013/TT-BNV
ngày 31 tháng 10 năm 2013 của Bộ Nội vụ quy định chế độ báo cáo thống kê công
tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ.
Điều 22. Trách nhiệm
thực hiện
1. Giám đốc Sở Nội vụ có trách nhiệm hướng dẫn,
theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này của các cơ quan, tổ
chức, địa phương.
2. Thủ trưởng các sở, ban, ngành thuộc tỉnh;
các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thị xã, thành phố căn cứ danh mục bí mật nhà
nước được cơ quan có thẩm quyền ban hành, tình hình thực tế tại cơ quan, đơn vị
và Quy định này, tổ chức xây dựng và ban hành Quy chế bảo vệ bí mật nhà nước
tại cơ quan, đơn vị để phổ biến, thống nhất triển khai theo đúng quy định.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc
hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi, bổ sung, các cơ quan, tổ chức phản ánh về Sở
Nội vụ (Chi cục Văn thư - Lưu trữ) tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết
định./.
PHỤ LỤC I
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản
mật đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của
sổ đăng ký văn bản mật đến được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây.
|
………….(1)…………..
………….(2)…………..
SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐẾN
Năm: 20… (3)…
Từ ngày ……. đến ngày …. (4)……….
Từ số ……… đến số ……….. (5)………
Quyển số: ….(6)…
|
Ghi chú:
(1): Tên cơ quan (tổ
chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);
(2): Tên cơ quan (tổ
chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);
(3): Năm mở sổ đăng
ký văn bản mật đến;
(4): Ngày, tháng bắt
đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;
(5): Số thứ tự đăng
ký văn bản mật đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;
(6): Số thứ tự của
quyển sổ.
Trên trang đầu của
các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử
dụng. Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số... đến
số.. và Quyển số.
b) Phần đăng ký văn
bản mật đến
Phần đăng ký văn bản
mật đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 10 cột
theo mẫu dưới đây:
|
Ngày đến
|
Số đến
|
Tác giả
|
Số, ký hiệu
|
Ngày tháng
|
Tên loại và trích yếu nội dung
|
Mức độ mật
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
(10)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi theo ngày,
tháng được ghi trên dấu “Đến”, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số
được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Ghi tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư.
Cột 4: Ghi số và ký
hiệu của văn bản mật đến.
Cột 5: Ghi ngày,
tháng, năm của văn bản mật đến hoặc đơn, thư. Đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối năm,
ví dụ: 03/01/11, 31/12/11.
Cột 6: Ghi tên loại
của văn bản mật đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích
yếu nội dung. Trường hợp văn bản mật đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì
người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó. Đối với văn
bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được
phép người có thẩm quyền.
Cột 7: Ghi rõ độ mật
(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến;
Cột 8: Ghi tên đơn vị
hoặc cá nhân nhận văn bản mật đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải
quyết của người có thẩm quyền.
Cột 9: Chữ ký của người
trực tiếp nhận văn bản.
Cột 10: Ghi những
điểm cần thiết về văn bản mật đến (văn bản không có số, ký hiệu, ngày tháng,
trích yếu, bản sao v.v...)./.
PHỤ LỤC II
SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐẾN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
1. Mẫu Sổ Chuyển giao văn bản mật đến
Sổ Chuyển giao văn bản mật đến phải được in
sẵn, kích thước: 210mm x 297mm hoặc 148mm x 210mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của Sổ được trình bày tương
tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ
Chuyển giao văn bản mật đến” và không có dòng chữ “Từ số... đến số...”
b) Phần chuyển giao văn bản mật đến
Phần chuyển giao văn bản mật đến có thể được
trình bày trên trang giấy khổ A4 theo chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo
chiều dài (297mm x 210mm) bao gồm 06 cột theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số đến
|
Mức độ mật
|
Đơn vị hoặc người
nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn ghi
Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn
bản mật đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2
thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 27/7, 31/12.
Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”.
Cột 3: Mức độ mật, phải ghi rõ độ mật (“Mật”,
“Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản mật đến.
Cột 4: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn
bản mật căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có
thẩm quyền.
Cột 5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn
bản mật.
Cột 6: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số
lượng bản...)./.
PHỤ LỤC III
SỔ
ĐĂNG KÝ VĂN BẢN MẬT ĐI
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
I. Sổ đăng ký văn bản
mật đi
1. Mẫu sổ
Sổ đăng ký văn bản
mật đi phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm.
a) Bìa và trang đầu
Bìa và trang đầu của
sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản mật đến,
chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký văn bản mật đi”.
b) Phần đăng ký văn
bản mật đi
Phần đăng ký văn bản
mật đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 09 cột
theo mẫu sau:
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
Mức độ mật
|
Người ký
|
Nơi nhận văn bản
|
Đơn vị, người nhận bản lưu
|
Số lượng bản
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
(8)
|
(9)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
2. Hướng dẫn đăng ký
Cột 1: Ghi số và ký
hiệu của văn bản.
Cột 2: Ghi ngày,
tháng, năm của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm
số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12.
Cột 3: Ghi tên loại
và trích yếu nội dung của văn bản; đối với văn bản đi độ “Tuyệt mật” thì chỉ
được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép của người có thẩm quyền.
Cột 4: Ghi rõ độ mật
(“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản.
Cột 5: Ghi tên của
người ký văn bản.
Cột 6: Ghi tên các cơ
quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận
của văn bản.
Cột 7: Ghi tên đơn vị
hoặc cá nhân nhận bản lưu.
Cột 8: Ghi số lượng
bản phát hành.
Cột 9: Ghi những điểm
cần thiết khác.
PHỤ LỤC IV
SƠ
ĐỒ VỊ TRÍ CÁC DẤU MẬT TRÊN VĂN BẢN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
Ghi chú:
|
Ô số
|
:
|
Thành phần thể thức văn bản
|
|
1
|
:
|
Quốc hiệu
|
|
2
|
:
|
Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
|
|
3
|
:
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
|
4
|
:
|
Địa danh và ngày, tháng năm ban hành văn
bản
|
|
5a
|
:
|
Tên loại và trích yếu nội dung văn bản
|
|
5b
|
:
|
Trích yếu nội dung văn bản
|
|
6
|
:
|
Nội dung văn bản
|
|
7a, 7b, 7c
|
:
|
Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của
người có thẩm quyền
|
|
8
|
:
|
Dấu của cơ quan, tổ chức
|
|
9a, 9b
|
:
|
Nơi nhận
|
|
10a
|
:
|
Dấu chỉ mức độ mật (Tuyệt mật, Tối mật,
Mật)
|
|
10b
|
:
|
Dấu chỉ mức độ khẩn
|
|
10c
|
:
|
Dấu giải mật
|
|
10d
|
:
|
Dấu tăng mật, giảm mật
|
|
11
|
:
|
Dấu tài liệu thu hồi
|
|
12
|
:
|
Chỉ dẫn về dự thảo văn bản
|
|
13
|
:
|
Ký hiệu người đánh máy và số lượng bản phát
hành
|
|
14
|
:
|
Địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ E-Mail;
địa chỉ Website; số điện thoại; số Telex; số Fax
|
|
15
|
:
|
Logo (in chìm dưới tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản)
|
PHỤ LỤC V
SỔ
CHUYỂN GIAO VĂN BẢN MẬT ĐI
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
1.
Mẫu sổ
Sổ
chuyển giao văn bản mật đi cho các cơ quan khác hoặc cho các đơn vị, cá nhân
trong cơ quan, tổ chức phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm
a)
Bìa và trang đầu
Bìa
và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển
giao văn bản mật đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ chuyển giao văn bản mật đi".
b)
Phần đăng ký chuyển giao văn bản mật đi
Phần
đăng ký chuyển giao văn bản mật đi được trình bày trên trang giấy khổ A4 theo
chiều rộng (210mm x 297mm) hoặc theo chiều dài (297mm x 210mm), bao gồm 06 cột
theo mẫu sau:
|
Ngày chuyển
|
Số, ký hiệu văn bản
|
Mức độ mật
|
Đơn vị hoặc người nhận
|
Ký nhận
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
6
|
|
|
|
|
|
|
|
2.
Hướng dẫn ghi
Cột
1: Ghi ngày, tháng chuyển giao văn bản mật đi; đối với những ngày dưới 10 và
tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 03/01, 27/7, 31/12.
Cột
2: Ghi số và ký hiệu của văn bản mật.
Cột
3: Ghi mức độ mật của văn bản.
Cột
4: Nơi nhận văn bản.
-
Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản mật trong trường hợp chuyển giao văn
bản mật trong nội bộ cơ quan, tổ chức;
-
Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản mật trong trường
hợp chuyển giao văn bản mật cho cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân khác.
Cột
5: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản mật.
Cột
6: Ghi những điểm cần thiết khác như số lượng bản, số lượng bì./.
PHỤ LỤC VI
PHIẾU GỬI
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 61/2016/QĐ-UBND ngày 30 tháng 11 năm
2016 của UBND tỉnh Bình Định)
|
TÊN CƠ QUAN, TC CHỦ QUẢN (1)
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (2)
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:........../PG- … (3)….
|
…. (4)…., ngày ….. tháng ….. năm 20…
|
PHIẾU GỬI
..................................
..................................................... (2) …………………… gửi kèm theo phiếu này
các văn bản, tài liệu mật sau:
1.............................................. (5)....................................................................
2..........................................................................................................................
...........................................................................................................................
Sau khi nhận được, đề nghị.................................(6)………..
gửi lại phiếu này
cho....................................................(2)..................................................../.
|
Nơi nhận:
- …. (6)….;
- …. (7)….;
|
QUYỀN HẠN, CHỨC VỤ CỦA NGƯỜI KÝ
(Chữ ký, dấu)
Họ và tên
|
|
…. (8)…, ngày …. tháng …. năm …
Người nhận
(Chữ ký)
Họ và tên
|
|
Ghi chú:
(1) Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp (nếu có).
(2) Tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(3) Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức ban hành phiếu gửi.
(4) Địa danh
(5) Liệt kê cụ thể các văn bản, tài liệu được gửi kèm theo phiếu
gửi.
(6) Tên cơ quan tổ chức nhận phiếu gửi và văn bản, tài liệu.
(7) Phiếu gửi không cần lưu nhưng phải được gửi vào sổ đăng ký tại
VT cơ quan, tổ chức để theo dõi.
(8) Địa danh nơi cơ quan, tổ chức nhận phiếu gửi và văn
bản