|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH THÁI NGUYÊN
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 31/2015/QĐ-UBND
|
Thái Nguyên, ngày 23 tháng 10 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ
HÓA VÀ NỘP LƯU HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH THÁI NGUYÊN
UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH THÁI NGUYÊN
Căn cứ Luật Tổ chức HĐND và
UBND năm 2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy định về
lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên
Điều 2. Giao Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên:
1. Hướng dẫn và triển khai tổ
chức thực hiện Quyết định này.
2. Kiểm tra, đôn đốc việc thực
hiện lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ
cơ quan tại các sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh; các cơ quan, tổ chức trực
thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh; UBND các huyện, thành phố, thị xã. Thực
hiện chế độ báo cáo định kỳ trước ngày 31 tháng 12 hàng năm kết quả thực hiện
Quyết định với UBND tỉnh.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 10
ngày kể từ ngày ký.
Điều 4. Chánh Văn phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ,
Thủ trưởng các sở, ban, ngành trực thuộc UBND tỉnh; Thủ trưởng các cơ quan, tổ
chức trực thuộc Trung ương đóng trên địa bàn tỉnh và Chủ tịch UBND các huyện,
thành phố, thị xã chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 4;
- Chính phủ;
- Bộ Tư pháp:
- Bộ Nội vụ;
- TT Tỉnh ủy;
- TT HĐND tỉnh;
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Ủy ban MTTQ tỉnh;
- Sở Tư pháp (02b);
- Sở Nội vụ (02b);
- Lãnh đạo VP.UBND tỉnh;
- Trung tâm Thông tin;
- Lưu: VT, HC-TC, NC.loan
Loanlth\QD.234.90b.
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Dương Ngọc Long
|
QUY ĐỊNH
VỀ LẬP HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HÓA VÀ NỘP LƯU HỒ
SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH
THÁI NGUYÊN
(Phê duyệt kèm theo Quyết định số 31/2015 /QĐ-UBND ngày 23 tháng 10 năm 2015
của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1.
Phạm vi và đối tượng áp dụng
1. Quy định này quy định việc lập
hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ của cơ quan,
tổ chức, cá nhân tại các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên.
2. Quy định này áp dụng đối với
các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức
chính trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ
chức kinh tế, đơn vị sự nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân (sau đây gọi chung là
cơ quan, tổ chức) và cá nhân.
Điều 2.
Giải thích từ ngữ
Trong Quy định này, các từ ngữ
sau đây được hiểu như sau:
1. “Hồ sơ công việc” là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một
sự việc, một đối tượng cụ thể, hình thành trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức, cá nhân kể từ khi sự việc bắt đầu đến khi kết thúc.
2. “Tài liệu
lưu trữ điện tử” là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp
dữ liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, tổ chức, cá nhân được lựa chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác.
3. “Mục lục hồ
sơ” là bảng thống kê hồ sơ, đơn vị bảo quản có giá trị của một phông lưu trữ.
4. “Mục lục
văn bản” là bảng kê những văn bản trong hồ sơ.
5. “Biên mục hồ
sơ” là mô tả tóm tắt những thông tin trong hồ sơ để ghi vào bìa, mục lục văn bản
trong hồ sơ, đánh số tờ hồ sơ, viết chứng từ kết thúc và ghi vào công cụ tra cứu.
Chương II
QUY ĐỊNH VỀ LẬP
HỒ SƠ, CHỈNH LÝ, SỐ HOÁ TÀI LIỆU VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ
QUAN
Điều 3. Quy
trình lập hồ sơ, chỉnh lý, số hóa tài liệu và giao nộp hồ sơ, tài liệu và Lưu
trữ cơ quan
Mỗi cán bộ, công chức, viên chức
khi được giao theo dõi, giải quyết công việc thì trong toàn bộ quá trình theo
dõi, giải quyết công việc phải thực hiện và đảm bảo các nội dung sau:
1. Bước 1: Lập hồ sơ
Tổ chức lập hồ sơ ngay sau khi bắt
đầu tiếp nhận công việc và quá trình tổ chức thực hiện công việc, từ việc thu
thập các thông tin liên quan đến khi trình lãnh đạo cơ quan ký ban hành văn bản
và hoàn tất công việc.
2. Bước 2: Chỉnh lý tài liệu
Ngay sau khi hoàn tất việc lập hồ
sơ, cán bộ, công chức, viên chức phải tiến hành chỉnh lý hoàn chỉnh hồ sơ theo
đúng quy định.
3. Bước 3: Số hóa tài liệu
Bộ phận số hóa tổ chức thực hiện
theo điều kiện của mỗi cơ quan, đảm bảo theo các yêu cầu về số hóa, sau khi
hoàn tất việc số hóa, tiến hành trao trả lại tài liệu cho người giải quyết công
việc.
4. Bước 4: Nộp lưu tài liệu
Người giải quyết công việc sau khi
tiếp nhận tài liệu giấy từ bộ phận số hóa trao trả, tiến hành nộp lưu tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Điều 4.
Nguyên tắc cơ bản khi lập hồ sơ
1. Chỉ đưa vào hồ sơ những văn bản
thuộc chức năng, nhiệm vụ được giao; hồ sơ của cán bộ, công chức, viên chức; của
cơ quan lập ra phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan.
2. Văn bản trong một hồ sơ phải
hoàn chỉnh và có sự liên hệ mật thiết, hợp lý, chặt chẽ với nhau, phản ánh được
sự hình thành tự nhiên hay diễn biến thực tế của công việc.
3. Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo
giá trị pháp lý và đúng thể thức; phải được chọn lọc và phù hợp với sự hình
thành hồ sơ trong thực tế giải quyết công việc.
Điều 5. Nội
dung và quy trình lập hồ sơ
1. Đối với cơ quan, tổ chức chưa
thực hiện lập Danh mục hồ sơ thì trước khi tiến hành lập hồ sơ cần lập Danh mục
hồ sơ theo quy định tại Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm
2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan.
2. Đối với cơ quan, tổ chức có
Danh mục hồ sơ thì căn cứ vào Danh mục hồ sơ để lập hồ sơ theo quy định tại Điều
14,15,16 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ.
Điều 6. Chỉnh
lý tài liệu
1. Chỉnh lý tài liệu là nghiệp vụ
khoa học, trong đó tài liệu lưu trữ được phân loại, hệ thống hóa theo phương án
thích hợp nhằm quản lý và sử dụng tài liệu có hiệu quả.
2. Chỉnh lý tài liệu được thực hiện
trên cơ sở lập hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc, sau khi lãnh
đạo cơ quan ký ban hành văn bản để hoàn chỉnh hồ sơ, tài liệu trước khi đưa vào
lưu trữ số hóa.
Điều 7. Nội
dung công tác chỉnh lý tài liệu
1. Nội dung chủ yếu của công tác
chỉnh lý
a) Phân chia tài liệu trong phông
theo phương án đã định từ phông ra thành các nhóm.
b) Xác định giá trị tài liệu trong
quá trình chỉnh lý theo Bảng thời hạn bảo quản đã xây dựng.
c) Biên mục hồ sơ, đơn vị bảo quản.
2. Phương pháp sắp xếp văn bản,
tài liệu trong hồ sơ khi chỉnh lý
a) Sắp xếp theo thứ tự thời gian
(ngày, tháng, năm của văn bản, tài liệu): Những văn bản, tài liệu có ngày,
tháng, năm sớm thì sắp xếp lên trước; văn bản tài liệu có ngày, tháng, năm sau
thì xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng trong việc sắp xếp văn bản, tài liệu
trong các hồ sơ vấn đề, vụ việc mà mỗi vấn đề, vụ việc là một hồ sơ hoặc đơn vị
bảo quản hoặc áp dụng để sắp xếp văn bản, tài liệu trong các hồ sơ nguyên tắc.
b) Sắp xếp theo số văn bản: Căn cứ
vào số của mỗi loại văn bản để sắp xếp văn bản, văn bản có số nhỏ sắp xếp lên
trước, số lớn hơn xếp sau. Cách sắp xếp này thường áp dụng để sắp xếp các tập
lưu văn bản theo tên gọi ở văn thư cơ quan.
c) Sắp xếp theo quá trình theo
dõi, giải quyết công việc: Quá trình theo dõi, giải quyết công việc từ khi bắt
đầu (mở hồ sơ) đến khi kết thúc việc giải quyết công việc (đóng hồ sơ hoặc kết
thúc hồ sơ). Những văn bản, tài liệu đề xuất, đặt vấn đề để giải quyết vụ việc
sắp xếp lên trước, tiếp đến là những văn bản, tài liệu giải quyết vấn đề, vụ việc
và cuối cùng là văn bản, tài liệu kết thúc vấn đề, vụ việc.
d) Sắp xếp theo mức độ quan trọng
của văn bản và mức độ quan trọng của tác giả:
- Nếu
trong một hồ sơ có nhiều loại văn bản, tài liệu khác nhau thì căn cứ vào mức độ
quan trọng của văn bản để sắp xếp, văn bản quan trọng xếp trước, văn bản ít
quan trọng xếp sau.
- Nếu
trong một hồ sơ có nhiều tác giả thì văn bản của tác giả quan trọng hơn xếp trước.
đ) Sắp xếp theo vần chữ cái: Trong
một hồ sơ có nhiều tên địa phương hoặc tên người thì xếp theo vần chữ cái A, B,
C,….
3. Giai đoạn hoàn thiện công tác
chỉnh lý
a) Kiểm tra lại mức độ đầy đủ của
văn bản, tài liệu trong hồ sơ, nếu thiếu thành phần nào thì phải bổ sung đầy đủ.
Loại ra những văn bản trùng thừa, không còn giá trị, những tư liệu không cần thiết
trong hồ sơ, nếu chưa xác định được rõ ràng thì giữ lại đánh giá sau.
b) Đánh số tờ để cố định vị trí
các văn bản trong hồ sơ, bảo đảm không bị thất lạc và tra tìm được nhanh chóng.
Số tờ được đánh trên góc phải của mỗi tờ văn bản bằng bút chì.
c) Ghi mục lục văn bản (biên mục
bên trong hồ sơ) để thuận tiện cho việc quản lý văn bản và phục vụ tra tìm. Mẫu
mục lục văn bản (kèm theo phụ lục số I)
d) Viết chứng từ kết thúc được
trình bày tại trang sau bìa hồ sơ theo mẫu Bìa hồ sơ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN
9251:2012 của Bộ khoa học và Công nghệ ban hành.
Việc biên mục bên trong hồ sơ và
viết chứng từ kết thúc chỉ áp dụng đối với những hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn.
đ) Viết bìa hồ sơ
- Bìa
hồ sơ viết theo mẫu Tiêu chuẩn quốc gia 9251:2012.
- Chữ
viết trên bìa hồ sơ phải rõ ràng, chính xác, đầy đủ theo quy định chung. Khi viết
bìa hồ sơ cần lưu ý những nội dung sau:
+ Tên cơ quan: Là tên cơ quan, đơn
vị hình thành phông của hồ sơ, cần ghi đầy đủ, không được viết tắt và phải ghi
cả tên cơ quan chủ quản (nếu có)
+ Tiêu đề hồ sơ: Là câu tóm tắt về
thành phần nội dung văn bản có trong hồ sơ. Đối với những hồ sơ được lập theo
Danh mục hồ sơ thì viết tiêu đề hồ sơ theo Danh mục hồ sơ.
+ Ngày tháng bắt đầu, kết thúc:
Ghi đầy đủ ngày, tháng, năm của văn bản đầu tiên và văn bản cuối cùng có trong
hồ sơ.
+ Số lượng tờ: Ghi số lượng tờ văn
bản theo kết quả đánh số tờ.
+ Thời hạn bảo quản: Ghi theo Danh
mục hồ sơ hoặc Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của cơ quan.
- Các
thành phần còn lại do cán bộ lưu trữ ghi sau khi hồ sơ được nộp vào Lưu trữ cơ
quan.
4. Sau khi chỉnh lý hoàn chỉnh tài
liệu, trước khi thực hiện số hóa, cán bộ, công chức, viên chức cần tham mưu việc
tiêu hủy đối với những tài liệu hết
giá trị.
Điều 8. Số hóa
tài liệu
Số hóa tài liệu trong Quy định này
là việc áp dụng các biện pháp kỹ thuật, ứng dụng khoa học công nghệ thông tin để
chuyển nguồn tài liệu giấy sang tài liệu điện tử đảm bảo về bố cục tài liệu gốc
và các yêu cầu của tài liệu điện tử.
Mục tiêu số hóa tài liệu nhằm chuyển
đổi dần việc khai thác tài liệu lưu trữ trực tiếp bản gốc bằng giấy sang khai
thác dưới dạng file điện tử, giúp cho việc khai thác cung cấp thông tin được
nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm thời gian; góp phần cải cách thủ tục hành
chính, nâng cao hoạt động ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ,
đồng thời kéo dài tuổi thọ của văn bản gốc bằng giấy.
Điều 9. Nguyên
tắc trong việc số hóa tài liệu
1. Tài liệu số hóa phải là tài liệu
đã được chỉnh lý có giá trị pháp lý, có giá trị lịch sử được đưa vào bảo quản
trong các kho lưu trữ.
2. Việc thực hiện quét (scan) tài
liệu của mỗi hồ sơ phải tuân thủ theo nguyên tắc về nghiệp vụ lưu trữ và kỹ thuật
công nghệ thông tin.
3. Phải đảm bảo tính chính xác, giữ
nguyên bố cục của tài liệu gốc.
4. Việc sử dụng các định dạng tệp văn
bản điện tử sau khi quét phải thống nhất định dạng có đuôi “pdf“ để tích hợp
vào cơ sở dữ liệu.
5.Việc lưu trữ, sắp xếp các file
điện tử phải được ký hiệu thống nhất, theo trình tự khoa học, an toàn thông
tin, có khả năng truy cập, khai thác ngay khi tài liệu được tạo lập.
6. Việc tạo nguồn lưu trữ dữ liệu,
cần thống nhất các ký hiệu, phân quyền truy cập để đảm bảo giao nộp hồ sơ, tài
liệu được an toàn, tránh mất mát hoặc sau khi giao nộp vẫn còn lưu lại gây lãng
phí thiết bị lưu trữ.
Điều 10. Nội
dung công tác số hóa tài liệu
1. Trên cơ sở hồ sơ được lập và chỉnh
lý hoàn chỉnh, cán bộ, công chức, viên chức được giao theo dõi, giải quyết công
việc cần phải tổ chức bàn giao cho bộ phận số hóa tiến hành quét (scan) tài liệu
trong hồ sơ công việc đó thành tài liệu điện tử.
a) Trước khi bàn giao bộ phận số
hóa, người trực tiếp theo dõi, giải quyết công việc phải tiến hành lập Mục lục
hồ sơ cần số hóa để chuyển giao cho bộ phận số hóa thực hiện số hóa. Trưởng các
phòng chuyên môn có trách nhiệm xem xét, xác định và chịu trách nhiệm về việc lựa
chọn các hồ sơ, tài liệu cần số hóa.
b) Việc thực hiện số hóa hồ sơ,
tài liệu do cơ quan, tổ chức phân công công chức, viên chức phụ trách công nghệ
thông tin thực hiện hoặc giao cho văn thư cơ quan thực hiện.
c) Sau khi số hóa tài liệu, bộ phận
số hóa phải thống nhất ký hiệu, nguồn lưu trữ trên dữ liệu chung và tiến hành
bàn giao lại hồ sơ, tài liệu giấy cho người theo dõi, giải quyết công việc để
thực hiện giao nộp vào Lưu trữ cơ quan theo quy định.
d) Tài liệu điện tử được số hóa sẽ
được bộ phận văn thư, lưu trữ tiếp nhận kiểm tra đối chiếu với Mục lục hồ sơ cần
số hóa trong quá trình tiếp nhận hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
2. Người được phân công làm công
tác số hóa ngoài những nguyên tắc nghiệp vụ kỹ thuật, phải đảm bảo số hóa theo
đúng Mục lục hồ sơ, tài liệu cần số hóa do các phòng chuyên môn lập và chuyển
giao là tài liệu giấy và số hóa theo đúng quy định về lưu trữ tài liệu điện tử.
Điều 11. Thời
hạn giao nộp và thủ tục nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài
liệu và thủ tục nộp lưu được thực hiện theo quy định tại Điều 17 Thông tư số
07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ.
2. Trường hợp đơn vị, cá nhân có
nhu cầu giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu để phục vụ công việc thì phải
được người đứng đầu cơ quan, tổ chức đồng ý và phải lập Danh mục hồ sơ, tài liệu
giữ lại gửi cho Lưu trữ cơ quan; thời hạn giữ lại hồ sơ, tài liệu của đơn vị,
cá nhân không quá 02 năm, kể từ ngày đến hạn nộp lưu.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao
hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hoặc cho người kế nhiệm, không được giữ hồ sơ, tài
liệu làm tài liệu riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
4. Khi tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
cán bộ lưu trữ phải kiểm tra, đối chiếu với danh mục hồ sơ và mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu (kèm theo Phụ lục số II) và lập biên bản giao nhận tài liệu (kèm theo Phụ lục số III); trường hợp phát hiện thiếu
hồ sơ, tài liệu thì yêu cầu đơn vị, cá nhân bổ sung hoặc báo cáo người có thẩm
quyền giải quyết.
Điều 12. Việc
giao nộp đối với tài liệu điện tử
1. Sau khi tiếp nhận lại hồ sơ,
tài liệu giấy từ bộ phận số hóa, cán bộ, công chức, viên chức theo dõi, giải
quyết công việc thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử được thể hiện qua
Mục lục tài liệu số hóa và tiến hành song song với giao nộp tài liệu giấy vào
Lưu trữ cơ quan.
2. Việc tiếp nhận tài liệu điện tử
đã được bộ phận số hóa đưa vào cơ sở dữ liệu chung, cán bộ lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm tiếp nhận tài liệu điện tử, kiểm tra đối chiếu với Mục lục tài liệu
số hóa và lưu trữ trên phần mềm quản lý của cơ quan theo đúng quy định.
Điều 13.
Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm chỉ đạo công tác lập hồ sơ, số hóa tài liệu, chỉnh lý và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đối với các cơ quan, tổ chức thuộc phạm vi
quản lý của mình. Đối với công tác số hóa cần chỉ đạo việc trang bị cơ sở vật
chất, trang thiết bị phục vụ cho công tác số hóa tài liệu trước khi giao nộp
vào Lưu trữ cơ quan đồng thời bố trí công chức, viên chức có nghiệp vụ thực hiện
việc số hóa tài liệu.
2. Chánh Văn phòng, Trưởng phòng
phụ trách lĩnh vực Hành chính có trách nhiệm tham mưu cho người đứng đầu cơ
quan, tổ chức trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập hồ sơ, số hóa tài liệu,
chỉnh lý, giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
3. Các đơn vị, cá nhân trong cơ
quan, tổ chức chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức về công
tác số hóa tài liệu đồng thời tham mưu cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ
trách lĩnh vực Hành chính ban hành quy trình về chuyển giao tài liệu trong quá
trình số hóa phù hợp với quy định và thực tiễn của cơ quan, tổ chức.
4. Cán bộ văn thư cơ quan, tổ chức
giúp Chánh Văn phòng hoặc Trưởng phòng phụ trách lĩnh vực Hành chính hướng dẫn
nghiệp vụ lập hồ sơ cho cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan, tổ chức đồng
thời phối hợp với cán bộ lưu trữ đôn đốc, kiểm tra việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan theo đúng thời hạn quy định.
Chương III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều 14.
Trách nhiệm thực hiện
1. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
có trách nhiệm:
a) Kịp thời sắp xếp, bố trí, tạo
điều kiện để cán bộ, công chức, viên chức được tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ về
công tác này.
b) Hàng năm, quan tâm bố trí kinh
phí để chỉnh lý tài liệu, trang bị hạ tầng kỹ thuật, duy trì phần mềm quản lý
văn bản và số hóa tài liệu.
c) Tuân thủ các tiêu chuẩn về ứng
dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, các quy định về
an toàn, an ninh thông tin.
d) Báo cáo tình hình thực hiện Quy
định này trước ngày 20 tháng 12 hàng năm gửi Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND
tỉnh.
2. Cán bộ, công chức, viên chức
các cơ quan, tổ chức
a) Thực hiện nghiêm Quy định này.
b) Tích cực, chủ động thay đổi lề
lối, thói quen làm việc trên giấy tờ sang phong cách làm việc mới trên môi trường
điện tử để tiết kiệm thời gian, chi phí, sử dụng hiệu quả nguồn tài liệu số
hóa.
c) Bảo đảm các quy định về an
toàn, an ninh thông tin trong quá trình chuyển giao hồ sơ, tài liệu tránh mất
mát hồ sơ, tài liệu.
3. Việc thực hiện lập Danh mục hồ
sơ, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là quy định bắt
buộc đối với tất cả cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, tổ chức.
Điều 15. Khen
thưởng và xử lý kỷ luật
1. Các cơ quan, tổ chức xem xét
đưa việc chấp hành và thực hiện Quy định này vào một trong các tiêu chí đánh
giá và phân loại cán bộ, công chức, viên chức theo Nghị định số 56/2015/NĐ-CP
ngày 09/6/2015 của Chính phủ về đánh giá và phân loại cán bộ, công chức, viên
chức.
2. Các cơ quan, tổ chức và cán bộ,
công chức, viên chức không chấp hành thực hiện Quy định này hoặc cố tình gây
khó khăn cho việc triển khai thực hiện thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm sẽ
bị xử lý theo quy định của pháp luật.
Điều 16. Điều
khoản thi hành
1. Sở Nội vụ tỉnh Thái Nguyên có
trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy định này của
các cơ quan, tổ chức.
2. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức
chịu trách nhiệm phổ biến, hướng dẫn, kiểm tra và tổ chức thực hiện Quy định
này tại cơ quan, tổ chức.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu
có vướng mắc hoặc vấn đề phát sinh cần sửa đổi bổ sung, các cơ1 quan, tổ chức
phản ánh về Sở Nội vụ để tổng hợp báo cáo UBND tỉnh xem xét, quyết định./.
PHỤ LỤC SỐ
I
MỤC LỤC VĂN BẢN
(Kèm theo Quyết định số 31/2015 /QĐ-UBND ngày 23
tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên)
MỤC LỤC VĂN BẢN
Hồ sơ số………tập số……(1)
|
Số TT
|
Số, ký hiệu của văn bản
|
Ngày tháng văn bản
|
Trích yếu nội dung
|
Tác giả văn bản
|
Tờ số
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Hướng dẫn cách ghi:
Tờ mục lục văn bản này chỉ áp dụng
đối với những hồ sơ quan trọng, được xếp dưới tờ bìa trên tờ văn bản đầu tiên
trong hồ sơ.
(1)Ghi theo số hồ sơ trong Danh mục hồ sơ và số
văn thư trên tờ bìa.
Cột 1: Ghi số thứ tự các văn bản
trong hồ sơ.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của
văn bản.
Cột 3: Ghi ngày, tháng của văn
bản.
Cột 4: Ghi trích yếu hoặc tóm tắt
nội dung của văn bản.
Cột 5: Ghi tên cơ quan ban hành
văn bản.
Cột 6: Ghi tờ số (theo số được
đánh bằng bút chì ở phía trên góc phải trang đầu của mỗi văn bản trong hồ sơ. Nếu
văn bản nào có từ 02 tờ trở lên thi ghi cả tờ cuối). Ví dụ: Văn bản có 05 tờ, bắt
đầu từ tờ số 10 đến tờ số 15 thì ghi 10-15.
Cột 7: Ghi những điểm ghi chú cần
thiết như tài liệu quý hiếm, tài liệu mật, có ảnh, …
PHỤ LỤC II
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
(Kèm theo Quyết định số 31/2015 /QĐ-UBND ngày 23
tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên)
TÊN ĐƠN VỊ (nộp lưu tài liệu)
MỤC LỤC HỒ SƠ, TÀI LIỆU NỘP LƯU
Năm……….
|
Hộp số
|
Số, ký hiệu hồ sơ
|
Tiêu đề hồ sơ
|
Thời gian tài liệu
|
Thời hạn bảo quản
|
Số tờ
|
Ghi chú
|
|
(1)
|
(2)
|
(3)
|
(4)
|
(5)
|
(6)
|
(7)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Mục lục này gồm:………………………hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Viết bằng chữ………………………….. hồ sơ
(đơn vị bảo quản).
Trong đó:
…………………………………………. hồ sơ (đơn vị
bảo quản) vĩnh viễn.
…………………………………………. hồ sơ (đơn vị
bảo quản) có thời hạn.
|
|
………….ngày…..tháng…..năm…….
Người lập
(ký và ghi rõ họ, tên chức vụ/ chức danh)
|
Hướng dẫn cách ghi
Cột 1: Ghi số thứ tự của hộp hoặc
cặp tài liệu giao nộp.
Cột 2: Ghi số và ký hiệu của hồ
sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 3: Ghi tiêu đề hồ sơ như
trên bìa hồ sơ.
Cột 4: Ghi thời gian sớm nhất
và muộn nhất của văn bản, tài liệu trong hồ sơ.
Cột 5: Ghi thời hạn bảo quản của
hồ sơ như trên bìa hồ sơ.
Cột 6: Ghi tổng số tờ tài liệu
có trong hồ sơ.
Cột 7: Ghi những thông tin cần
chú ý về nội dung và hình thức của văn bản có trong hồ sơ./.
PHỤ LỤC III
BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU
(Kèm theo Quyết định số 31/2015 /QĐ-UBND ngày 23
tháng 10 năm 2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên)
|
TÊN CQ, TỔ CHỨC CẤP TRÊN
TÊN CQ QUAN, TỔ CHỨC
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
|
…………, ngày tháng
năm ………
|
BIÊN BẢN
Về việc giao nhận tài liệu
Căn cứ Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản,
lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
Căn cứ Quyết định số……/2015/QĐ-UBND
ngày…..tháng…..năm 2015 UBND tỉnh ban hành Quy định về lập hồ sơ, chỉnh lý, số
hóa tài liệu và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức trên địa
bàn tỉnh Thái Nguyên;
Căn cứ Quyết định số…..của(1).....ban
hành Danh mục hồ sơ năm……; Kế hoạch số……của(2)…….v/v thu thập tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan,
Chúng tôi gồm:
BÊN GIAO: (tên cơ quan giao nộp tài liệu), đại diện là:
Đại diện là:
- Ông
(bà):.............................................................................................................
- Chức
vụ công tác/ chức
danh:.............................................................................
BÊN NHẬN: (Lưu trữ cơ quan), đại diện là:
- Ông
(bà):.............................................................................................................
- Chức
vụ công tác/ chức
danh:.............................................................................
Thống nhất lập biên bản giao tài liệu
với những nội dung như sau:
I. TÀI LIỆU GIẤY
1. Tên phông (khối) tài liệu giao
nộp:...................................................................
2. Thời gian của tài liệu:
…………………………………………………..........
3. Số lượng tài liệu:
- Tổng
số hộp (cặp)……………………………………………………………...
- Tổng
số hồ sơ (đơn vị bảo quản)………………quy ra mét:……………...mét.
4. Tình trạng tài liệu giao nộp:
………………………………………………….
5. Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu
kèm theo.
II.TÀI LIỆU ĐIỆN TỬ
Tài liệu điện tử (kèm theo Mục lục
tài liệu số hóa);
- Số
lượng file:…………………………………………………………………
- Dung
lượng:…………………..KB, MB hoặc GB.
Biên bản này được lập thành hai bản;
bên giao (đơn vi/ cá nhân) giữ một bản, bên nhận (Lưu trữ cơ quan) giữ một bản./.
|
ĐẠI DIỆN BÊN GIAO
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN
(Ký tên và ghi rõ họ tên)
|
(1) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban
hành bản Danh mục hồ sơ
(2) Ghi tên cơ quan, tổ chức ban
hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.