Quyết định 2825/QĐ-BKHCN quy chế công tác văn thư và lưu trữ

• Số hiệu: 2825/QĐ-BKHCN
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Khoa học và Công nghệ
• Người ký: Trần Quốc Thắng
• Ngày ban hành: 22/12/2008

BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc --------------
Số: 2825/QĐ-BKHCN	Hà Nội, ngày 22 tháng 12 năm 2008

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

BỘ TRƯỞNG BỘ KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 28/2008/NĐ-CP ngày 14/3/2008 của Chính phủ về Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Khoa học và Công nghệ;
Căn cứ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này: “Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ”.

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01 tháng 01 năm 2009.

Điều 3. Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc và cán bộ, công chức, viên chức Bộ Khoa học và Công nghệ chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Nơi nhận: - Như Điều 3; - Cục VT&LT NN; - Lưu VT, VP.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Quốc Thắng

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2825/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2008 của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ)

Chương 1.

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Quy chế này quy định về công tác văn thư, lưu trữ; được áp dụng thống nhất tại các đơn vị trực thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ (sau đây gọi tắt là đơn vị).

2. Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị; quản lý và sử dụng con dấu.

3. Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu và nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử của Nhà nước, tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị pháp lý hoặc hết giá trị bảo quản.

Điều 2. Trách nhiệm quản lý và thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1. Trách nhiệm của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ trong việc quản lý công tác văn thư và lưu trữ.

a) Ban hành và hướng dẫn thực hiện chế độ, quy định về công tác văn thư và lưu trữ theo quy định của pháp luật hiện hành.

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư và lưu trữ đối với các đơn vị trực thuộc; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công tác văn thư và lưu trữ theo thẩm quyền.

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư và lưu trữ.

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ, sơ kết, tổng kết và quản lý công tác thi đua khen thưởng về công tác văn thư, lưu trữ.

2. Chánh Văn phòng Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và trực tiếp tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại khối cơ quan Bộ (Văn phòng Bộ và các Vụ chức năng).

3. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ có trách nhiệm quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của đơn vị theo đúng quy chế này và các quy định của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

4. Mỗi cán bộ, công chức trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải thực hiện nghiêm túc quy chế này và các quy định của Nhà nước.

Điều 3. Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư và lưu trữ cơ quan

1. Hệ thống văn thư của Bộ Khoa học và Công nghệ bao gồm: Văn thư chuyên trách của Văn phòng Bộ, Văn thư chuyên trách của các đơn vị được phân cấp quản lý cán bộ và Văn thư kiêm nhiệm của các đơn vị trực thuộc Bộ khác. Cán bộ văn thư trong hệ thống có nhiệm vụ trực tiếp thực hiện nghiệp vụ của Văn thư chuyên trách, hướng dẫn cán bộ trong đơn vị mình thực hiện các nội dung công tác văn thư theo quy định.

2. Phòng Hành chính – Tổ chức thuộc Văn phòng Bộ có Tổ Văn thư thực hiện nhiệm vụ của văn thư chuyên trách của Bộ và của Văn phòng Bộ. Thực hiện các công việc có liên quan đến công tác văn thư có Chánh văn phòng giao.

3. Hệ thống lưu trữ của Bộ Khoa học và Công nghệ được tổ chức theo nguyên tắc tập trung thống nhất. Hệ thống lưu trữ của Bộ bao gồm:

- Lưu trữ Bộ (đặt tại Văn phòng Bộ);

- Lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ (chi tiết tại Phụ lục I)

Cán bộ lưu trữ trong hệ thống thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và nghiệp vụ lưu trữ theo quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

4. Phòng Lưu trữ thuộc Văn phòng Bộ thực hiện nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành và giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Bộ trưởng quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Bộ theo quy định của pháp luật.

5. Cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ phải có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữ theo quy định của pháp luật. Cán bộ văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm phải được bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ qua các lớp ngắn hạn về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ do cơ quan có chức năng đào tạo tổ chức.

Điều 4. Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

1. Nguồn kinh phí đầu tư cho hoạt động văn thư, lưu trữ bao gồm:

Ngân sách Nhà nước; các khoản thu từ phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; tài trợ của các tổ chức cá nhân.

2. Những công việc được đầu tư kinh phí bao gồm:

a) Xây dựng, cải tạo kho bảo quản tài liệu lưu trữ;

b) Mua sắm các thiết bị chuyên dùng, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ như: bìa hồ sơ, cặp, hộp, giá đựng tài liệu …

c) Sưu tầm tài liệu quý, hiếm trong và ngoài nước;

d) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu;

đ) Thực hiện kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ.

g) Công bố, thông báo, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ.

h) Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tác lưu trữ,

i) Đảm bảo các hoạt động của văn thư như: sổ đăng ký văn bản, phong bì công văn, máy photocoppy, máy fax v.v…

k) Đào tạo nâng cao nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ trong hệ thống văn thư, lưu trữ của Bộ.

l) Những công việc khác được đầu tư theo quy định của pháp luật.

3. Bộ trưởng, Vụ trưởng Vụ Kế hoạch – Tài chính, Chánh Văn phòng Bộ, thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm bảo đảm kinh phí thực hiện các công việc được quy định tại Khoản 2 Điều này. Dự trù kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ được đưa vào kế hoạch hàng năm của các đơn vị khi xây dựng kế hoạch năm.

Điều 5. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư và lưu trữ

Mọi hoạt động trong công tác văn thư và lưu trữ của Bộ, các đơn vị trực thuộc phải thực hiện theo các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Chương 2.

CÔNG TÁC VĂN THƯ

MỤC 1. SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN

Điều 6. Hình thức văn bản

Các văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành bao gồm:

- Văn bản quy phạm pháp luật: Thông tư, Thông tư liên tịch.

- Văn bản hành chính có tên loại:

Quyết định	Hợp đồng
Chỉ thị	Công điện
Thông tư	Giấy chứng nhận
Thông báo	Giấy ủy quyền
Chương trình	Giấy mời
Kế hoạch	Giấy giới thiệu
Báo cáo	Giấy đi đường
Công văn	Giấy nghỉ phép
Tờ trình	Phiếu gửi
Phiếu trình	Phiếu chuyển
Phương án	Giấy biên nhận hồ sơ
Biên bản	Văn bản hành chính khác

- Các văn bản chuyên ngành: là các mẫu văn bản do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành trong lĩnh vực quản lý khoa học và công nghệ, như: Mẫu thuyết minh đề tài/dự án, mẫu hợp đồng chuyển giao công nghệ, giấy phép vận chuyển chất phóng xạ v.v….

Điều 7. Thể thức văn bản

Thể thức văn bản được thực hiện theo quy định tại Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản và được quy định chi tiết tại các Phụ lục II, III, IV, V.

- Văn bản gửi đi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân người nước ngoài với danh nghĩa của Bộ, nếu dùng tiếng nước ngoài thì phải có bản tiếng Việt kèm theo để lưu tại bộ phận văn thư. Thể thức văn bản được thực hiện theo quy định của Bộ Ngoại giao hoặc theo thông lệ quốc tế.

Điều 8. Soạn thảo văn bản

1. Quy trình soạn thảo và ban hành các văn bản quy phạm pháp luật thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ được thực hiện theo quy định về soạn thảo và ban hành văn bản quy phạm pháp luật do Bộ trưởng Bộ Khoa học và Công nghệ ban hành.

2. Đơn vị, người được giao chủ trì soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

a) Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn của văn bản cần soạn thảo;

b) Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

c) Soạn thảo văn bản;

d) Trong trường hợp cần thiết, đề xuất với Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị việc tham khảo ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản thảo;

đ) Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan, có ý kiến đề xuất của chuyên viên, đơn vị soạn thảo và ý kiến xử lý của Lãnh đạo Bộ hay Lãnh đạo đơn vị ghi rõ trong “Phiếu trình giải quyết công việc” (Phụ lục VI).

3. Bản thảo phải theo mẫu quy định, rõ ràng, sạch đẹp, đúng thể thức văn bản.

Điều 9. Trách nhiệm của các bên liên quan trong soạn thảo văn bản

1. Người soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm cá nhân trước Thủ trưởng đơn vị về nội dung chuyên môn, thể thức, ngôn ngữ pháp lý và chính tả của văn bản.

2. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn thảo phải chịu trách nhiệm cá nhân trước Bộ trưởng, trước pháp luật về nội dung chuyên môn; tổ chức lấy ý kiến đơn vị liên quan, bảo đảm đúng trình tự, thủ tục trình ký theo Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.

3. Thủ trưởng các đơn vị được tham gia soạn thảo có trách nhiệm cử người tham gia và chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Bộ, trước pháp luật về phần nội dung chuyên môn thuộc lĩnh vực đơn vị phụ trách.

4. Hồ sơ trình Lãnh đạo Bộ ký hoặc xin ý kiến chỉ đạo được đăng ký tại Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ). Phòng Tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra Về thể thức và nội dung văn bản: văn phạm và chính tả trước khi trình ký. Trường hợp cần sửa đổi bổ sung, Phòng Tổng hợp trao đổi với các đơn vị soạn thảo để chỉnh sửa; trường hợp không thống nhất được với đơn vị soạn thảo, Phòng Tổng hợp báo cáo Chánh Văn phòng để trình Lãnh đạo Bộ xem xét, quyết định.

Điều 10. Đánh máy, nhân bản

1. Việc soạn thảo văn bản do chuyên viên trực tiếp thực hiện trên máy tính cá nhân. Khi soạn thảo văn bản là tài liệu mật hoặc có tính mật, phải tiến hành ở nơi đảm bảo bí mật, an toàn và phải tuân thủ các quy định về bảo mật.

2. Căn cứ vào đối tượng nhận văn bản, người soạn thảo dự kiến số lượng văn bản cần nhân bản để người ký văn bản quyết định.

Việc nhân bản văn bản do bộ phận văn thư cùng với đơn vị soạn thảo thực hiện. Trường hợp nhân bản với số lượng lớn phải có ý kiến bằng văn bản của Lãnh đạo đơn vị soạn thảo và Lãnh đạo Văn phòng.

Điều 11. Thẩm định và kiểm tra văn bản trước khi trình ký ban hành

1. Đối với văn bản của Bộ Khoa học và Công nghệ:

a) Thủ trưởng đơn vị, cá nhân chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản. Trước khi trình ký chính thức, Lãnh đạo đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản ký nháy vào ngay sau chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo (tại phần “Nơi nhận”);

b) Văn phòng Bộ chịu trách nhiệm thẩm định về thể thức văn bản do Bộ soạn thảo trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ ban hành. Bản thảo cuối cùng trình Lãnh đạo Bộ ký trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phải có chữ ký tắt của Lãnh đạo Vụ Pháp chế, Văn phòng Bộ và Thủ trưởng đơn vị soạn thảo văn bản.

2. Đối với văn bản của các đơn vị trực thuộc Bộ:

a) Lãnh đạo đơn vị chuyên môn phải chịu trách nhiệm trước Thủ trưởng về độ chính xác của nội dung văn bản và ký nháy vào ngay sau chữ viết tắt của đơn vị soạn thảo (tại phần “Nơi nhận”);

b) Cán bộ văn thư hoặc người được giao trách nhiệm phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của đơn vị.

Điều 12. Ký văn bản

1. Thẩm quyền ký văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Người ký văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung văn bản và nội dung kèm theo văn bản (nếu có).

3. Khi ký văn bản không dùng bút chì, bút dạ, không dùng mực đỏ và các loại mực dễ phai. Chức ký nháy cần nhỏ, gọn.

4. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.

Điều 13. Sao văn bản

1. Các đơn vị, cá nhân khi sao văn bản phải xuất trình bản chính, người ký sao văn bản phải kiểm tra nội dung bản sao trước khi ký.

2. Bộ phận văn thư cơ quan kiểm tra nội dung của bản sao đúng với nội dung của bản chính rồi mới làm thủ tục sao và đóng dấu sao văn bản.

3. Lãnh đạo Văn phòng Bộ ký sao văn bản của Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc ký sao văn bản của đơn vị ban hành. Hình thức và thể thức bản sao thực hiện theo quy định của Nhà nước.

MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 14. Nguyên tắc chung

1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của Bộ hay các đơn vị đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của Bộ hay văn thư các đơn vị.

2. Văn bản đi, văn bản đến phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu các độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.

3. Việc quản lý văn bản tại Bộ và đơn vị thực hiện theo Công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, ngày 18/7/2005 về việc Hướng dẫn quản lý văn bản đi, văn bản đến.

Điều 15. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1. Mọi văn bản đến (kể cả bằng Fax, Email) đều phải được tập trung tại văn thư của Bộ hoặc văn thư của đơn vị để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký văn bản.

2. Văn bản, tài liệu mật đến phải được đăng ký vào “Sổ đăng ký văn bản mật đến” riêng.

3. Văn bản có mức độ khẩn đến ngoài giờ hành chính, ngày lễ, ngày tết, ngày nghỉ thì được bảo vệ cơ quan, đơn vị có trách nhiệm ký nhận và chuyển ngay tới người có trách nhiệm để xử lý.

Điều 16. Trình, chuyển giao văn bản đến

1. Sau khi làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, cán bộ văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đến cho Chánh Văn phòng hoặc Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư xem xét, dự kiến chuyển giao cho đơn vị hoặc cá nhân xử lý văn bản theo chức năng, nhiệm vụ được phân công. Văn thư có trách nhiệm chuyển văn bản đến đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm xử lý và giải quyết. Việc giao nhận văn bản phải được ký nhận giữa hai bên. Những văn bản quan trọng phải được trình ngay cho người có thẩm quyền giải quyết.

2. Đối với văn bản đến ngoài bì ghi đích danh tên đơn vị, cá nhân, cán bộ văn thư có trách nhiệm vào sổ đăng ký theo những thông tin ghi ngoài bì và chuyển giao nguyên cả bì cho đơn vị hay cá nhân ghi trên bì công văn.

3. Đối với văn bản mật

a) Văn thư vảo “Sổ đăng ký văn bản mật đến”, chuyển ngay cho Phòng Tổng hợp (Văn phòng Bộ) hoặc Lãnh đạo phụ trách bộ phận xem xét, trình Bộ trưởng hoặc Thủ trưởng đơn vị cho ý kiến giải quyết, xử lý. Đơn vị hay cá nhân nhận được văn bản, sau khi xem và xử lý công việc chuyển trả lại Phòng Tổng hợp, Văn thư đơn vị để lưu và bảo quản theo chế độ lưu trữ văn bản mật;

b) Việc chuyển giao văn bản mật phải bảo đảm chính xác và tuyệt đối giữ bí mật nội dung văn bản, ghi rõ thời gian giao, nhận. Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao và ghi rõ họ tên.

Điều 17. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1. Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Cấp phó được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự ủy nhiệm của cấp trưởng và những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách.

2. Căn cứ nội dung văn bản đến, Lãnh đạo xem xét và cho ý kiến giải quyết vào “Phiếu giải quyết văn bản đến” (Phụ lục VII). Văn thư cơ quan có trách nhiệm chuyển giao kịp thời cho đơn vị, cá nhân giải quyết. Nếu văn bản đến không thuộc chức năng thì phải trả lại văn thư để chuyển tới các đơn vị khác trong thời gian sớm nhất.

3. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị hoặc người được giao trách nhiệm trực tiếp hoặc ủy quyền cho cấp dưới thực hiện những công việc sau:

- Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo về những văn bản quan trọng, khẩn cấp cho Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị hay người có trách nhiệm;

- Phân phối văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân giải quyết;

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

4. Đối với văn bản đến cần có sự phối hợp giải quyết của nhiều đơn vị, Lãnh đạo ghi ý kiến vào “Phiếu giải quyết văn bản đến”, giao cho đơn vị hoặc cá nhân giải quyết; đơn vị hoặc cá nhân ghi đầu tiên là đơn vị chủ trì, các đơn vị/cá nhân ghi sau là đơn vị phối hợp. Trong quá trình phối hợp giải quyết, nếu có vướng mắc phải kịp thời báo cáo Lãnh đạo Bộ, Thủ trưởng đơn vị xem xét giải quyết.

Điều 18. Kiểm tra, đăng ký văn bản đi

1. Tất cả văn bản do Bộ Khoa học và Công nghệ hay các đơn vị trực thuộc phát hành (sau đây gọi là văn bản đi) phải được kiểm tra. Cán bộ văn thư kiểm tra thẩm quyền ký, hình thức, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản theo đúng quy định. Trước khi đóng dấu phát hành, trường hợp có sai sót về thẩm quyền hoặc thể thức, và kỹ thuật trình bày văn bản, văn thư phải kịp thời thông báo cho đơn vị soạn thảo biết để cùng khắc phục. Nếu có vướng mắc phải báo cáo Chánh Văn phòng hoặc người có trách nhiệm xem xét, quyết định. Sau khi đã kiểm tra lần cuối, cán bộ văn thư tiến hành thủ tục đăng ký văn bản đi theo quy định nghiệp vụ.

2. Văn bản được vào sổ theo đúng mẫu quy định. Trường hợp nhập dữ liệu vào máy tính thì cuối ngày hay cuối tuần phải in ra để lập sổ lưu.

Để xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi, đơn vị soạn thảo văn bản phải nộp cho bộ phận văn thư điện tử đã được ký ban hành qua hộp thư điện tử theo địa chỉ email: [email protected]

Điều 19. Chuyển phát văn bản đi

1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục văn thư và chuyển phát ngay trong ngày, chậm nhất là ngày làm việc tiếp theo. Văn bản có mức độ khẩn phải được chuyển ngay tới nơi nhận theo đúng yêu cầu của đơn vị soạn thảo.

2. Việc chuyển phát văn bản đi qua bưu điện hay trực tiếp đều phải lấy chữ ký, ghi rõ số lượng, họ tên người nhận và thời gian nhận vào sổ chuyển văn bản.

3. Trong trường hợp đã gửi văn bản qua Fax, sau đó phải gửi bản chính theo đường chuyển văn bản thông thường.

4. Không được Fax hay gửi qua mạng văn bản có độ mật hoặc có yếu tố mật. Chuyển tài liệu liên quan đến công việc chỉ dùng hộp thư điện tử của Bộ.

5. Việc chuyển phát văn bản do bộ phận văn thư cơ quan thực hiện. Đơn vị soạn thảo văn bản ghi địa chỉ nơi nhận, dán bì và bàn giao cho văn thư cơ quan để làm thủ tục chuyển phát văn bản. Trong trường hợp khẩn cấp, cần thiết phải chuyển phát trực tiếp, Văn phòng Bộ sẽ bố trí xe ô tô, bộ phận văn thư phối hợp với đơn vị soạn thảo văn bản cùng giải quyết.

Điều 20. Lưu văn bản đi

1. Tất cả văn bản đi có đóng dấu, đăng ký số tại bộ phận văn thư đều phải lưu 01 bản tại bộ phận văn thư.

- Các loại văn bản đóng dấu nhưng không đăng ký số thì không lưu ở bộ phận văn thư nhưng phải được đăng ký vào sổ văn thư để theo dõi.

- Đối với các loại hợp đồng có đóng dấu tại bộ phận văn thư: tùy theo nội dung của hợp đồng, văn thư có quyền yêu cầu đơn vị có hợp đồng nộp 01 bản lưu tại bộ phận văn thư.

2. Văn bản lưu gồm hai bản chính, có đầy đủ chữ ký của người có thẩm quyền và chữ ký nháy. Một bản lưu tại văn thư; một bản lưu trong hồ sơ công việc của đơn vị soạn thảo văn bản.

3. Bản lưu văn bản đi tại văn thư Bộ và văn thư đơn vị phải được sắp xếp theo thứ tự đăng ký và lập hồ sơ theo quy định hiện hành.

4. Đối với văn bản quy phạm pháp luật phải lưu ở văn thư hai bản bằng giấy tốt, có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu. Kèm theo văn bản giấy, đơn vị soạn thảo phải nộp cho văn thư Bộ một đĩa mềm File văn bản đó để lập cơ sở dữ liệu của Bộ và gửi đăng Công báo Văn phòng Chính phủ.

5. Văn bản “Mật” lưu riêng, được cất giữ cẩn thận trong tủ, két.

MỤC 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ

Điều 21. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1. Khái niệm về hồ sơ và lập hồ sơ:

Hồ sơ là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ của một cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân.

Lập hồ sơ là việc tập hợp sắp xếp văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành lập hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định.

2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

a) Lập danh mục hồ sơ:

Danh mục hồ sơ là bản danh sách tên các hồ sơ dự kiến sẽ được lập trong một năm của từng cán bộ chuyên môn, của từng đơn vị và của cả đơn vị.

Danh mục hồ sơ là căn cứ để cán bộ chuyên môn lập các hồ sơ công việc của mình đồng thời là căn cứ để cán bộ văn thư, lưu trữ thu các hồ sơ của cán bộ trong đơn vị theo quy định.

b) Trình tự lập danh mục hồ sơ:

- Đầu năm (hoặc cuối năm trước) Thủ trưởng cơ quan chỉ đạo, tổ chức việc lập danh mục hồ sơ của cơ quan trên cơ sở kế hoạch công tác hàng năm.

- Căn cứ vào những nhiệm vụ cụ thể được giao, từng cán bộ chuyên môn dự kiến những hồ sơ mà mình sẽ phải lập trong năm. Mỗi nhiệm vụ được giao sẽ là một hồ sơ (nếu nhiệm vụ đơn giản, ít tài liệu) hoặc nhiều hồ sơ (nếu nhiệm vụ phức tạp, nhiều tài liệu)

- Sau khi có dự kiến hồ sơ của từng cán bộ, thủ trưởng các đơn vị tập hợp lại, xem xét cụ thể, duyệt danh mục hồ sơ của đơn vị mình và gửi cho Văn phòng Bộ (Phòng Lưu trữ).

- Văn phòng Bộ tổng hợp danh mục hồ sơ của các đơn vị thành một danh mục chung, tổ chức hội đồng xem xét, thẩm định và trình Bộ trưởng phê duyệt bản danh mục đó.

- Sau khi được phê duyệt, danh mục hồ sơ sẽ được gửi đến các đơn vị để làm căn cứ thực hiện.

c) Quy trình lập hồ sơ

Mở hồ sơ:

- Đầu năm căn cứ vào danh mục hồ sơ, bộ phận văn thư, lưu trữ phát bìa hồ sơ cho cán bộ, công chức viên chức trong đơn vị mình.

- Người được cấp bìa ghi tên dự kiến của hồ sơ lên từng bìa hồ sơ và để ở nơi làm việc. Nếu phát sinh những việc không có trong danh mục hồ sơ thì lấy một bìa hồ sơ mới và ghi tên công việc lên bìa hồ sơ. Trên thực tế, những công việc ngoài danh mục hồ sơ là rất lớn vì vậy cần phải bổ sung ngay những hồ sơ phát sinh vào danh mục hồ sơ của đơn vị.

- Trong quá trình giải quyết công việc, các cán bộ thừa hành công vụ phải thu thập các văn bản có liên quan đến vấn đề đang giải quyết, xử lý để đưa vào hồ sơ.

- Sắp xếp tài liệu trong hồ sơ: tài liệu được xắp xếp theo một trong các tiêu chí sau:

Theo thời gian ban hành văn bản.

Theo trình tự giải quyết công việc.

Theo tác giả văn bản.

Theo địa dư.

Theo vần chữ cái.

Bổ sung tài liệu vào hồ sơ:

Sau khi công việc kết thúc, cán bộ thừa hành công vụ kiểm tra tài liệu trong hồ sơ, nếu thấy thiếu tài liệu phải tiếp tục bổ sung tài liệu vào hồ sơ. Hồ sơ phải phản ánh được quá trình, kết quả giải quyết công việc.

Biên mục hồ sơ:

Viết các thông tin cần thiết trên bìa hồ sơ. Ghi mục lục tài liệu có trong hồ sơ vào bản kê tài liệu.

Xác định thời hạn bảo quản: Có thời hạn hay vĩnh viễn.

3. Yêu cầu của việc lập hồ sơ:

- Tài liệu trong hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan đơn vị hình thành hồ sơ.

- Các tài liệu trong hồ sơ phải đảm bảo mối liên hệ khách quan giữa các văn bản.

- Văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản.

- Hồ sơ cần được biên mục đầy đủ và chính xác.

Điều 22. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Khi công việc kết thúc, sau khi hoàn thiện hồ sơ, người lập hồ sơ phải nộp ngay hồ sơ cho cán bộ văn thư chuyên trách của đơn vị mình để thống nhất quản lý. Khi nộp hồ sơ phải có “Biên bản giao nhận hồ sơ”.

Cuối năm, cán bộ văn thư phải thống kê những hồ sơ đã hết thời hạn để tại đơn vị (01 năm kể từ năm công việc kết thúc) và nộp vào kho lưu trữ theo hướng dẫn của lưu trữ hiện hành. Việc giao nộp hồ sơ phải được lập biên bản theo quy định. Bộ phận Lưu trữ có trách nhiệm phục vụ nhu cầu khai thác theo quy định.

Điều 23. Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ

- Thủ trưởng các đơn vị thuộc khối cơ quan Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành thuộc Văn phòng Bộ (Phòng Lưu trữ). Chánh văn phòng trình Bộ trưởng phê duyệt danh mục hồ sơ của khối cơ quan Bộ.

- Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về việc lập và phê duyệt danh mục hồ sơ, lập hồ sơ, bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu của đơn vị mình vào lưu trữ hiện hành của đơn vị theo quy định.

- Cán bộ văn thư, lưu trữ chuyên trách có trách nhiệm tham mưu cho Thủ trưởng cơ quan về những vấn đề liên quan đến công tác lập hồ sơ để chỉ đạo và hướng dẫn công tác lập danh mục hồ sơ và lập hồ sơ theo quy định của Nhà nước và của cơ quan; Trực tiếp hướng dẫn lập hồ sơ cho cán bộ trong cơ quan; Quản lý văn bản đi, đến và lập hồ sơ văn bản đi của cơ quan (còn gọi là tập công văn đi); Thu thập và quản lý hồ sơ do cán bộ nộp lưu theo quy định.

- Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên chức: Trực tiếp và thường xuyên lập hồ sơ các công việc mà mình đã được giao phụ trách và giải quyết theo đúng yêu cầu; Giao nộp hồ sơ vào bộ phận văn thư, lưu trữ theo quy định.

Nếu một công việc có nhiều đơn vị, nhiều người tham gia giải quyết thì cán bộ của đơn vị chủ trì phải lập hồ sơ. Những cá nhân, đơn vị khác tham gia không phải lập hồ sơ.

MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ

Điều 24. Quản lý và sử dụng con dấu

1. Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theo Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 về quản lý và sử dụng con dấu.

2. Các đơn vị khi khắc, đổi dấu phải theo hướng dẫn của Văn phòng Bộ. Đơn vị sử dụng con dấu có trách nhiệm lưu 01 bộ Hồ sơ khắc, đổi con dấu (bản gốc) và nộp 01 bộ Hồ sơ (bản sao) cho Văn phòng Bộ (bộ phận văn thư).

3. Trường hợp đơn vị có quyết định chia tách, sáp nhập, giải thể, kết thúc nhiệm vụ thì Thủ trưởng đơn vị phải thu hồi con dấu, nộp con dấu cho cơ quan công an cấp giấy chứng nhận đăng ký mẫu dấu và báo cáo Bộ trưởng (qua Văn phòng Bộ) bằng văn bản về việc đã nộp con dấu cho cơ quan công an.

4. Trường hợp tạm đình chỉ sử dụng con dấu, Bộ ra quyết định tạm thu hồi con dấu và phải thông báo cho cơ quan công an cấp giấy phép khắc dấu và các cơ quan liên quan biết.

5. Con dấu của cơ quan được giao cho cán bộ văn thư trực tiếp quản lý và đóng dấu tại cơ quan. Cán bộ văn thư được giao giữ dấu và thủ trưởng trực tiếp chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc sử dụng con dấu.

6. Người giữ dấu có trách nhiệm:

a) Không giao con dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền;

b) Phải tự tay đóng dấu vào các văn bản, giấy tờ của Bộ, đơn vị;

c) Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;

d) Không được đóng dấu khống chỉ.

e) Không mang dấu ra khỏi cơ quan. Trong trường hợp thật cần thiết do yêu cầu phải giải quyết công việc ở nơi xa trụ sở cơ quan thì phải được phép bằng văn bản của Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị. Cán bộ có nhiệm vụ mang dấu ra ngoài và thủ trưởng trực tiếp phải chịu trách nhiệm về việc sử dụng con dấu trong thời gian mang ra khỏi cơ quan.

Điều 25. Đóng dấu

1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều, trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái và dùng mực dấu màu đỏ.

2. Các bản Phụ lục kèm theo; phiếu thăm dò tín nhiệm; phiếu đánh giá của các đề tài được đóng dấu trên trang đầu và trùm lên một phần tên Bộ, đơn vị hoặc tên của Phụ lục. Các phụ lục kèm theo phải có chữ ký nháy của thủ trưởng đơn vị, cá nhân soạn thảo văn bản.

3. Các văn bản quan trọng phải đóng dấu giáp lai.

4. Đóng dấu nổi lên các chứng chỉ, giấy tờ theo quy định của Bộ trưởng.

Chương 3.

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

MỤC 1. CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 26. Nhiệm vụ của lưu trữ hiện hành (lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị)

- Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành;

- Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;

- Tổ chức phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;

- Bảo vệ, bảo quản an toàn hồ sơ, tài liệu;

- Phục vụ khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu;

- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo quy định;

- Tổ chức thực hiện tiêu hủy hồ sơ, tài liệu hết giá trị;

- Báo cáo thống kê định kỳ về công tác lưu trữ theo quy định;

Điều 27. Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

Hàng năm, lưu trữ của Bộ và các đơn vị có trách nhiệm:

1. Lập kế hoạch để thu thập hồ sơ, tài liệu của các đơn vị và cá nhân;

2. Phối hợp với các đơn vị xác định hồ sơ, tài liệu cần thu thập;

3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp; thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

4. Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;

5. Tổ chức tiếp nhập hồ sơ, tài liệu và lập “Biên bản giao nhận tài liệu”;

Điều 28. Chỉnh lý tài liệu

1. Hàng năm, lưu trữ của Bộ và các đơn vị phải tổ chức chỉnh lý những tài liệu đã thu thập theo đúng quy trình nghiệp vụ lưu trữ nhằm bổ sung tài liệu vào Phông lưu trữ Bộ và của đơn vị.

2. Chỉnh lý tài liệu nhằm phân loại tài liệu theo một phương án khoa học và thống nhất trong hệ thống lưu trữ Bộ, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản lý, bảo quản, khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ; đồng thời, loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

3. Nguyên tắc chỉnh lý:

a) Không phân tán Phông lưu trữ. Tài liệu của từng đơn vị được chỉnh lý và sắp xếp riêng biệt;

b) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng sự hình thành tài liệu theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc;

c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản ánh được hoạt động của đơn vị hình thành tài liệu;

4. Nghiệp vụ chỉnh lý thực hiện theo hướng dẫn tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ngày 19/5/2004.

Điều 29. Xác định giá trị tài liệu

1. Xác định giá trị tài liệu là việc xem xét, đánh giá các mức độ giá trị khác nhau của tài liệu trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp và tiêu chuẩn được Nhà nước và Bộ Khoa học và Công nghệ quy định, nhằm lựa chọn những tài liệu có giá trị để đưa vào bảo quản và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu hủy.

2. Yêu cầu của việc xác định giá trị tài liệu:

a) Xác định tài liệu cần được bảo quản “Vĩnh viễn”, “Lâu dài” hoặc “Tạm thời”. Đối với tài liệu được bảo quản “Lâu dài” và “Tạm thời” được tính bằng số lượng năm cụ thể;

b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy;

3. Văn phòng Bộ xây dựng “Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu” của Bộ theo quy định của pháp luật; các đơn vị trực thuộc phải xây dựng “Bảng Thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu” của đơn vị mình để làm căn cứ cho việc xác định giá trị tài liệu. Bảng Thời hạn bảo quản do Thủ trưởng đơn vị quy định.

Điều 30. Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu, Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị ra quyết định Thành lập Hội đồng xác định giá tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị về việc quyết định:

- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;

- Danh mục tài liệu hết giá trị.

2. Thành phần của Hội đồng gồm có:

a) Đối với các đơn vị khối cơ quan Bộ:

- Lãnh đạo Văn phòng: Chủ tịch Hội đồng

- Đại diện Lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên

- Đại diện Phòng Lưu trữ: Ủy viên

b) Đối với các đơn vị trực thuộc:

- Thủ trưởng đơn vị: Chủ tịch Hội đồng;

- Đại diện lãnh đạo đơn vị có tài liệu: Ủy viên.

- Đại diện lãnh đạo Văn phòng: Ủy viên

(hoặc Phòng Hành chính – Tổng hợp):

- Đại diện văn thư, lưu trữ của đơn vị: Ủy viên.

3. Phương thức làm việc của Hội đồng:

a) Từng thành viên của Hội đồng xem xét để đưa ra ý kiến đối với những hồ sơ, tài liệu được thống kê trong bản Danh mục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản và Danh mục hồ sơ, tài liệu đề nghị tiêu hủy. Đối với Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị bảo quản đề nghị tiêu hủy cần phải được kiểm tra, đối chiếu với thực tế tài liệu;

b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số;

c) Thông qua Biên bản, trình Bộ trưởng hay Thủ trưởng đơn vị quyết định.

Điều 31. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy

1. Thẩm tra tài liệu hết giá trị trước khi tiêu hủy:

a) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước thẩm tra tài liệu hết giá trị của Bộ và của các đơn vị trực thuộc là nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

b) Văn phòng Bộ thẩm tra tài liệu của các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia;

2. Thẩm quyền quyết định việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

a) Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị có nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ Quốc gia ký quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

b) Thủ trưởng các đơn vị không thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia ký quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Bộ.

Điều 32. Tiêu hủy tài liệu hết giá trị

1. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyết định bằng văn bản của người có thẩm quyền.

2. Khi tiêu hủy phải hủy hồ sơ tài liệu hết giá trị phải đảm bảo tiêu hủy hết thông tin trong tài liệu đó.

3. Trong quá trình thực hiện tiêu hủy tài liệu phải có đại diện của đơn vị có tài liệu; phải được lập biên bản, có xác nhận của đơn vị có tài liệu và của người thực hiện.

4. Tiêu hủy hồ sơ, tài liệu phải được lập thành hồ sơ, bao gồm:

- Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị;

- Danh mục hồ sơ, tài liệu hết giá trị kèm bản thuyết minh tài liệu hết giá trị;

- Quyết định thành lập Hội đồng xác định có giá trị tài liệu;

- Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu;

- Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm tra tài liệu hết giá trị;

- Quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị của người có thẩm quyền;

- Biên bản bàn giao tài liệu hết giá trị;

- Biên bản tiêu hủy tài liệu và các tài liệu liên quan khác.

5. Hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan, đơn vị có tài liệu tiêu hủy trong thời hạn ít nhất là hai mươi năm, kể từ ngày tài liệu được tiêu hủy.

6. Các loại sách báo, tạp chí; các bản sao chụp, giấy nháp không còn nhu cầu sử dụng đơn vị có thể tự hủy (sau khi có thẩm tra của cán bộ lưu trữ).

7. Nghiêm cấm các đơn vị hoặc cá nhân tổ chức hủy, bán tài liệu khi chưa có ý kiến của Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan.

Điều 33. Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu

1. Nhóm tài liệu chung

Nhóm tài liệu chung bao gồm những hồ sơ, tài liệu chủ yếu hình thành trong quá trình thực hiện những chức năng quản lý hành chính chung ở Bộ và các đơn vị trực thuộc. Toàn bộ hồ sơ, tài liệu trong nhóm này được phân chia thành các nhóm nhỏ tương ứng với các mặt hay các lĩnh vực hoạt động và được sắp xếp như sau:

a) Tài liệu tổng hợp;

b) Tài liệu quy hoạch, kế hoạch, thống kê;

c) Tài liệu tổ chức, cán bộ;

d) Tài liệu lao động, tiền lương;

đ) Tài liệu tài chính, kế toán;

e) Tài liệu quản lý xây dựng cơ bản;

g) Tài liệu quản lý hoạt động khoa học và công nghệ.

h) Tài liệu nghiên cứu khoa học và công nghệ

i) Tài liệu hợp tác quốc tế;

k) Tài liệu thanh tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo;

l) Tài liệu thi đua, khen thưởng;

m) Tài liệu hành chính, văn thư, lưu trữ;

n) Tài liệu tổ chức hội thảo trong và ngoài nước.

2. Nhóm tài liệu quản lý chuyên ngành.

Bao gồm tài liệu hình thành trong quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ quản lý được giao của từng đơn vị và phản ánh những vấn đề mang tính đặc thù của ngành hay lĩnh vực đó.

3. Tài liệu về hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên trong cơ quan.

Nhóm này bao gồm những hồ sơ, tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của tổ chức Đảng, Công đoàn và Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh của Bộ và các đơn vị có giá trị cần được đưa vào bảo quản trong lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử.

Điều 34. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành

1. Trách nhiệm của các đơn vị và cá nhân trong Bộ, đơn vị đối với việc giao nộp vào lưu trữ hiện hành.

a) Các đơn vị và cá nhân trong Bộ phải giao nộp những hồ sơ có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này.

Hồ sơ cán bộ được lưu trữ theo quy định của Bộ Nội vụ và Ban Tổ chức Trung ương.

Hồ sơ Thanh tra do Thanh tra Bộ quản lý và chỉ giao nộp vào lưu trữ hiện hành khi có yêu cầu của người có thẩm quyền.

b) Trường hợp đơn vị hoặc cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục gửi cho lưu trữ của Bộ, đơn vị nhưng thời hạn giữ lại không được quá hai năm.

c) Cán bộ, viên chức trước khi nghỉ hưu, thôi việc hay chuyển công tác khác đều phải bàn giao lại hồ sơ, tài liệu cho đơn vị hay người kế nhiệm.

2. Thời hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành được quy định như sau:

a) Tài liệu hành chính: sau một năm kể từ năm công việc được kết thúc;

b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính thức;

c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể từ khi công trình được quyết toán;

d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể từ khi công việc kết thúc.

3. Thủ tục giao nộp:

Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu”. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của Bộ, đơn vị mỗi bên giữ mỗi loại một bản.

Điều 35. Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử (Trung tâm Lưu trữ Quốc gia)

1. Trách nhiệm của lưu trữ Bộ và lưu trữ các đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia:

a) Giao nộp tài liệu có giá trị được bảo quản vĩnh viễn vào lưu trữ lịch sử theo đúng thời hạn quy định.

Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến thời hạn nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của Trung tâm Lưu trữ Quốc gia có thẩm quyền thu thập;

b) Giao nộp những tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;

c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và các công cụ tra cứu kèm theo.

d) Vận chuyển và giám sát tài liệu đến nơi giao nộp;

đ) Có Biên bản giao nộp tài liệu.

e) Lập thành hồ sơ giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử

g) Thủ tục giao nộp thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

2) Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

a) Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản: sau mười năm, kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của Bộ, của các đơn vị;

b) Tài liệu phim, ảnh, ghi âm, ghi hình: sau 02 năm, kể từ năm tài liệu được nộp vào lưu trữ Bộ và của các đơn vị;

c) Tài liệu “Mật” sau khi giải mật mới nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.

Việc giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử được thực hiện theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.

MỤC 2. THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 36. Thống kê tài liệu lưu trữ

1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: Cán bộ, công chức làm công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ và phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.

2. Số liệu thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ hàng năm và được tính từ 0 giờ ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.

3. Lưu trữ của Bộ và các đơn vị phải lập sổ thống kê để theo dõi và quản lý khối tài liệu có trong kho, tài liệu thu thập hàng năm, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan hay lưu trữ lịch sử.

4. Thực hiện báo cáo thống kê theo Quyết định số 13/2005/QĐ-BNV và Quyết định số 14/2005/QĐ-BNV ngày 06 tháng 01 năm 2005 của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp, thống kê cơ sở công tác văn thư, lưu trữ và báo cáo chuyên đề theo yêu cầu của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Báo cáo hàng năm gửi về Văn phòng Bộ chậm nhất vào ngày 15 tháng 01 năm sau.

Điều 37. Bảo quản tài liệu lưu trữ

1. Tài liệu lưu trữ của Bộ, các đơn vị và cá nhân phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong các kho lưu trữ.

2. Hồ sơ tài liệu trong kho lưu trữ phải được đảm bảo quản trong hộp (cặp) có đề nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ, trên giá kệ và có công cụ tra cứu khoa học.

3. Đối với tài liệu điện tử, phải bảo đảm tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; có biện pháp quản lý, kiểm tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng tài liệu điện tử không đúng quy định.

4. Các đơn vị và cá nhân phải bảo vệ an toàn những hồ sơ tài liệu của mình trong thời gian chưa đến hạn nộp lưu vào lưu trữ. Nghiêm cấm các cá nhân chiếm dụng hồ sơ tài liệu của cơ quan làm của riêng.

Điều 38. Trách nhiệm trong việc bảo quản tài liệu

1. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định vể bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định. Kho lưu trữ phải đặt ở địa điểm cao ráo, thông thoáng, xa các nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi, kho xăng dầu và các chất dễ cháy.

b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy nổ, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu lưu trữ;

c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ, kinh phí cần thiết để bảo quản tài liệu;

d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp với từng loại hình tài liệu;

đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn trùng, nấm mốc, khử a xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu;

e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ có giá trị bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng;

g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với những tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn và những tài liệu quý hiếm.

2. Trách nhiệm của lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị trong việc thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:

a) Quản lý trực tiếp kho lưu trữ và thực hiện chế độ bảo quản thường xuyên đối với tài liệu trong kho;

b) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư hỏng hoặc có nguy cơ hư hỏng.

c) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm;

d) Đề xuất với Bộ trưởng, Thủ trưởng đơn vị trang bị đầy đủ các điều kiện cơ sở vật chất, kinh phí cần thiết để bảo quản an toàn tài liệu.

MỤC 3. SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

Điều 39. Đối tượng và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài Bộ Khoa học và Công nghệ.

2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Đối với đơn vị, cán bộ, công chức và viên chức trong Bộ, có yêu cầu khai thác tài liệu phục vụ cho công tác đăng ký tại Phòng Lưu trữ Bộ, lưu trữ đơn vị; nếu phục vụ cho yêu cầu cá nhân phải có đơn xin sử dụng tài liệu;

b) Các tổ chức, cá nhân ngoài Bộ có yêu cầu khai thác tài liệu phải có Giấy chứng minh nhân dân, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan đang làm việc hoặc đơn xin sử dụng tài liệu có chứng nhận của chính quyền địa phương đang quản lý.

c) Người nước ngoài có yêu cầu khai thác tài liệu phải có hộ chiếu hợp lệ, văn bản đề nghị hoặc giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức nơi công tác, học tập hoặc cơ quan, tổ chức quản lý có thẩm quyền,

d) Việc khai thác, sử dụng tài liệu có độ “Mật” phải thực hiện đúng các quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước và Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Điều 40. Các hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Phòng đọc phục vụ tại chỗ

2. Cho mượn về phòng làm việc;

3. Thông báo giới thiệu lưu trữ;

4. Tổ chức triển lãm lưu trữ;

5. Cấp chứng thực tài liệu lưu trữ;

6. Sử dụng tài liệu lưu trữ viết bài cho các cơ quan thông tin đại chúng;

7. Công bố tài liệu lưu trữ.

Điều 41. Thẩm quyền cho phép khai thác

1. Việc cho phép sử dụng hồ sơ, tài liệu phải được thể hiện bằng văn bản.

2. Người có thẩm quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ thì có thẩm quyền cho phép sao tài liệu lưu trữ.

3. Bộ trưởng cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ và của các đơn vị trực thuộc Bộ độ Tuyệt mật và Tối mật đối với người trong nước, thuộc độ Mật đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng đơn vị trực thuộc Bộ.

4. Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ cho phép sử dụng, sao chụp tài liệu lưu trữ của Bộ, của đơn vị thuộc độ Mật đối với người trong nước và tài liệu thường đối với người nước ngoài trên cơ sở đề nghị của Trưởng phòng Lưu trữ Bộ, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ.

5. Trưởng phòng Lưu trữ Bộ, Lãnh đạo phụ trách bộ phận văn thư, lưu trữ các đơn vị trực thuộc Bộ được phép giải quyết các nhu cầu về sử dụng tài liệu lưu trữ thông thường của cán bộ, công chức, viên chức trong Bộ.

Điều 42. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ

1. Quản lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ:

a) Các đơn vị quản lý kho Lưu trữ ban hành Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ;

b) Người sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải chấp hành đúng Nội quy khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của đơn vị và các quy định khác có liên quan;

2. Tổ chức sử dụng tài liệu tại chỗ (tại phòng đọc):

a) Đơn vị, cá nhân đến khai thác, sử dụng tài liệu tại phòng đọc, cần thực hiện các yêu cầu theo khoản của Quy chế này;

b) Lưu trữ Bộ, lưu trữ các đơn vị có trách nhiệm phục vụ kịp thời, đúng đối tượng và theo đúng yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt; lập và ghi chép vào sổ sách để quản lý, theo dõi việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;

c) Người khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của Bộ, của các đơn vị có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh quy định của pháp luật có liên quan và các quy định cụ thể tại Quy chế này; bảo quản, giữ gìn tài liệu; không được viết, tẩy xóa, làm rách nát, thất lạc, xáo trộn thứ tự tài liệu trong hồ sơ hay tiết lộ bí mật tài liệu;

d) Người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký trả vào “Sổ theo dõi cho mượn tài liệu lưu trữ”. Cán bộ lưu trữ phải giám sát trong quá trình cho mượn và kiểm tra tài liệu sau khi được hoàn trả.

3. Cho mượn tài liệu lưu trữ về nơi làm việc:

a) Người đến khai thác muốn mượn tài liệu lưu trữ đưa về nơi làm việc (trừ tài liệu thuộc danh mục bí mật Nhà nước chưa được giải mật), thực hiện thủ tục đề nghị như quy định đối với mượn tài liệu xem tại chỗ, nhưng ghi rõ yêu cầu mượn về nơi làm việc. Trước khi ký mượn, cán bộ lưu trữ và người mượn tài liệu phải kiểm tra tình trạng tài liệu và ghi cụ thể vào sổ theo dõi mượn tài liệu.

b) Thời gian cho mượn về không quá mười ngày. Trường hợp công việc chưa giải quyết xong người mượn đề nghị gia hạn, nhưng không quá năm ngày làm việc.

c) Khi hoàn trả, người mượn phải trả đủ số lượng và bảo đảm tài liệu không bị hư hỏng, thiếu, mất. Nếu để xảy ra mất mát, thất lạc hoặc hư hỏng tài liệu, cán bộ lưu trữ phải lập Biên bản và đề nghị xử lý theo quy định của pháp luật.

4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ: Người đến khai thác cần sao chụp tài liệu lưu trữ thực hiện thủ tục như mượn tài liệu. Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ trực tiếp thực hiện. Đối với tài liệu “Mật” thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của Bộ Khoa học và Công nghệ.

Chương 4.

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 43. Khen thưởng và xử lý vi phạm

1. Đơn vị, cá nhân có một trong những thành tích sau đây sẽ được khen thưởng theo quy định của pháp luật:

a) Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ soạn thảo và ban hành văn bản; quản lý văn bản đi, đến; quản lý và sử dụng con dấu;

b) Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ theo đúng quy định;

c) Hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ thu thập, bảo vệ, bảo quản an toàn và phục vụ khai thác, sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ.

d) Phát hiện, giao nộp, tặng cho cơ quan lưu trữ những tài liệu có giá trị và tài liệu lưu trữ đặc biệt quý hiếm;

e) Phát hiện, tố giác kịp thời hành vi chiếm đoạt, làm hư hại hoặc tiêu hủy trái phép tài liệu lưu trữ quốc gia.

2. Xử lý vi phạm:

Người nào vi phạm các quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hay truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.

Điều 44. Hướng dẫn và tổ chức thực hiện

1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm hướng dẫn thực hiện, kiểm tra, tổng hợp tình hình và báo cáo Bộ trưởng kết quả thực hiện Quy chế theo định kỳ hàng năm.

2. Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc chịu trách nhiệm tổ chức việc thực hiện Quy chế này trong phạm vi đơn vị mình.

3. Trong quá trình thực hiện Quy chế này, trường hợp có khó khăn, vướng mắc, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc trình Bộ trưởng sửa đổi hoặc bổ sung cho phù hợp.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Trần Quốc Thắng

TÊN VIẾT TẮT CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 2825/QĐ-BKHCN ngày 22 tháng 12 năm 2008)

TT	Tên đơn vị	Tên viết tắt
1.	Vụ kế hoạch - Tài chính	KHTC
2.	Vụ KHCN các ngành kinh tế - kỹ thuật	KHCNN
3.	Vụ Khoa học xã hội và tự nhiên	XHTN
4.	Vụ Công nghệ cao	CNC
5.	Vụ Đánh giá, Thẩm định và Giám định công nghệ	ĐTG
6.	Vụ Pháp chế	PC
7.	Vụ Tổ chức cán bộ	TCCB
8.	Vụ Hợp tác quốc tế	HTQT
9.	Thanh tra Bộ	TTra
10.	Văn phòng Bộ	VP
11.	Cơ quan đại diện Bộ KH & CN tại Tp. Hồ Chí Minh	CQĐD
12.	Ban Khoa học và công nghệ Địa phương	BĐP
13.	Ban Quản lý khu công nghệ cao Hòa Lạc	CNCHL
14.	Tổng cục Tiêu chuẩn Đo lường Chất lượng	TĐC
15.	Cục Sở hữu trí tuệ	SHTT
16.	Cục An toàn bức xạ và hạt nhân	ATBXHN
17.	Cục Ứng dụng và phát triển công nghệ	ƯDPTCN
18.	Cục Thông tin Khoa học và Công nghệ Quốc gia	TTKHCN
19.	Cục Năng lượng nguyên tử Việt Nam	NLNT
20.	Viện Chiến lược và Chính sách khoa học và công nghệ	CLCS
21.	Viện Ứng dụng công nghệ	ƯDCN
22.	Viện Khoa học Sở hữu trí tuệ	VSHTT
23.	Trường Quản lý khoa học và công nghệ	NVQL
24.	Trung tâm Tin học	TTTH
25.	Trung tâm Nghiên cứu phát triển vùng	PTV
26.	Trung tâm Hỗ trợ đánh giá KH & CN	TTĐG
27.	Văn phòng Đăng ký hoạt động KH&CN	VPĐK
28.	Văn phòng Công nghệ thông tin	VPCNTT
29.	Văn phòng các Chương trình trọng điểm cấp NN	VPCTTĐ
30.	Văn phòng chương trình Nông thôn miền núi	CTNTMN
31.	Văn phòng Phối hợp phát triển môi trường KH & CN	VPPH
32.	Quỹ phát triển khoa học và công nghệ Quốc gia	QPTKH
33.	Hội đồng Thi đua khen thưởng	TĐKT
34.	Hội đồng Giải thưởng Nhà nước và giải thưởng HCM về KH & CN	HĐGT
35.	Ban chỉ huy Quân sự Bộ	BCHQS
36.	Tạp chí Hoạt động khoa học	TCHĐKH
37.	Tạp chí Tia sáng	TCTS
38.	Báo Khoa học và phát triển	KHPT
39.	Nhà xuất bản Khoa học và kỹ thuật	NXB
40.	Công ty Công nghệ và phát triển	ITECH
41.	Công ty Công nghệ điện tử, cơ khí và môi trường	EMECO
42.	Công ty Cổ phần Đầu tư phát triển công nghệ	FPT
43.	Công ty Cổ phần Ứng dụng KH & CN	MITEC
44.	Công ty Xuất nhập khẩu công nghệ mới	NACENIMEX
45.	Công ty cổ phần Sở hữu công nghiệp	INVESTIP
46.	Công ty cổ phần Xuất nhập khẩu kỹ thuật	TECHNIMEX