|
BỘ
TƯ PHÁP
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
2376/QĐ-BTP
|
Hà
Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2009
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
BỘ TRƯỞNG BỘ TƯ PHÁP
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc
gia ngày 04 tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về
công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ - CP ngày 08 tháng 4 năn 2004 của Chính phủ quy
định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Nghị định số 93/2008/NĐ - CP ngày 22 tháng 8 năm 2008 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Bộ Tư pháp,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư
pháp.
Điều 2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.
Điều 3.
Chánh Văn phòng, Thủ trưởng các đơn vị, các tổ chức chính trị, chính trị - xã hội
thuộc Bộ Tư pháp chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Cục VT& LTNN (để phối hợp);
- Các Thứ trưởng;
- Cơ quan đại diện tại TP Hồ Chí Minh;
- Cổng Thông tin điện tử BTP;
- Lưu: VT.
|
BỘ
TRƯỞNG
Hà Hùng Cường
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA BỘ TƯ PHÁP
(Ban hành kèm theo Quyết định số 2376/QĐ – BTP Ngày 01 tháng 11 năm 2009
của Bộ trưởng Bộ Tư pháp)
Chương I
NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
Điều 1. Phạm
vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng
1. Quy chế này quy định về tổ chức,
nhiệm vụ và nội dung hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ bao gồm toàn
bộ các công việc liên quan đến xây dựng, ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập
hồ sơ công việc và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành; quản lý và sử dụng
con dấu của cơ quan Bộ Tư pháp, con dấu của đơn vị thuộc Bộ; thu thập, bổ sung,
chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu; thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác, sử
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ tại cơ quan Bộ Tư pháp.
2. Quy chế này được áp dụng thống
nhất đối với các đơn vị, tổ chức thuộc Bộ Tư pháp, các cán bộ, công chức của
các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 2. Giải
thích từ ngữ
Trong Quy chế này, những từ ngữ
dưới đây được hiểu như sau:
1. "Văn bản đến"
là những văn bản, đơn, thư khiếu nại, tố cáo, công điện, công hàm, thư điện tử,
bản fax và các tài liệu khác bằng văn bản do các cơ quan, đơn vị, tổ chức, cá
nhân gửi đến mà Bộ Tư pháp hoặc các đơn vị thuộc Bộ nhận được;
2. "Văn bản đi"
là những văn bản, bản kiến nghị, thư công tác, công điện, thư điện tử, bản fax
hoặc các tài liệu khác bằng văn bản do Bộ Tư pháp hoặc các đơn vị thuộc Bộ gửi
đi;
3. "Thư điện tử"
là một thông điệp được gửi từ người này cho người khác khi cả hai trường hợp
trên đều tham gia vào một hệ thống mạng nhất định (LAN, WAN, Intranet,
Internet);
4. "Sổ chuyển giao văn bản
đến" là Sổ được tạo lập trên Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ
công việc của Bộ Tư pháp;
5. "Lập hồ sơ"
là việc tập hợp và sắp xếp văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình theo
dõi, giải quyết công việc thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất
định;
6. "Phông lưu trữ cơ
quan" là toàn bộ tài liệu có giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử được
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan Bộ hoặc đơn vị trực thuộc Bộ
được đưa vào bảo quản tại kho Lưu trữ hiện hành của cơ quan;
7. “Lưu trữ hiện hành” là
bộ phận lưu trữ của cơ quan Bộ Tư pháp hoặc của đơn vị trực thuộc Bộ có nhiệm vụ
thu thập, bảo quản và sử dụng tài liệu lưu trữ còn giá trị hiện hành của cơ
quan, đơn vị đó.
Điều 3. Tổ
chức và tiêu chuẩn cán bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ
1. Tổ chức văn thư, lưu trữ:
- Cơ quan Bộ có bộ phận
Văn thư thuộc Phòng Tổ chức - Hành chính, Văn phòng Bộ (Văn thư Bộ);
- Cơ quan Bộ có Phòng Lưu
trữ thuộc Văn phòng Bộ;
- Các đơn vị thuộc Bộ, tùy theo
cơ cấu tổ chức, quy mô hoạt động và nhu cầu công việc để bố trí cán bộ chuyên
trách hoặc kiêm nhiệm công tác văn thư, lưu trữ (Văn thư đơn vị).
2. Tiêu chuẩn của cán bộ, công
chức làm công tác văn thư, lưu trữ:
a) Cán bộ làm công tác văn thư,
lưu trữ phải nắm được các quy định của Nhà nước, của ngành về công tác văn thư,
lưu trữ, nguyên tắc, chế độ và các hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu
trữ, nội dung và nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ thuộc phạm vi được phân
công quản lý;
b) Nắm được tổ chức bộ máy, chức
năng, nhiệm vụ, vị trí và mối quan hệ của Bộ Tư pháp trong hệ thống tổ chức bộ
máy Nhà nước, thủ tục quản lý hành chính Nhà nước;
c) Hiểu rõ những đặc điểm các đối
tượng quản lý; biết triển khai các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ
theo hướng dẫn của chuyên viên văn thư, lưu trữ; biết sử dụng máy vi tính và
các phương tiện, thiết bị chuyên dùng trong công tác văn thư và văn phòng;
d) Tốt nghiệp trung học Văn thư
- lưu trữ trở lên và đã qua tập sự. Nếu là trung cấp, đại học khác thì phải qua
bồi dưỡng nghiệp vụ đạt trình độ tương đương với trung học văn thư - lưu trữ trở
lên.
Điều 4.
Trách nhiệm của Thủ trưởng cơ quan, đơn vị và cá nhân đối với công tác văn thư,
lưu trữ
- Chánh Văn phòng Bộ, Thủ trưởng
các đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm chỉ đạo, tổ chức thực hiện, theo dõi, đôn đốc
và chịu trách nhiệm trước Bộ trưởng về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ và đơn
vị mình phụ trách theo đúng quy định hiện hành của Nhà nước và Quy chế này.
- Mọi cá nhân trong quá trình
theo dõi, giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ phải
thực hiện nghiêm chỉnh quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp
luật về công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 5. Kinh
phí hoạt động văn thư, lưu trữ
Kinh phí cho hoạt động văn thư,
lưu trữ được lấy từ kinh phí hoạt động của Bộ Tư pháp. Các đơn vị thuộc Bộ dự
trù kinh phí cho công tác văn thư, lưu trữ và đưa vào kế hoạch tài chính hàng
năm của đơn vị. Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo đúng quy định
hiện hành của Nhà nước.
Điều 6. Bảo
vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
- Việc quản lý, sử dụng các hồ
sơ, tài liệu mật được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày
28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ
bí mật nhà nước; Quyết định số 18/2004/QĐ - TTg ngày 12 tháng 02 năm 2004 của
Thủ tướng Chính phủ về Danh mục bí mật nhà nước độ tối mật thuộc lĩnh vực quản
lý nhà nước của Bộ Tư pháp;
- Cán bộ Văn thư, lưu trữ không
được cung cấp cho những tổ chức, cá nhân không có trách nhiệm biết những thông
tin về hồ sơ, văn bản tài liệu đã và đang xử lý của cơ quan Bộ, các bút tích ý
kiến giải quyết công việc của Lãnh đạo Bộ hoặc Thủ trưởng đơn vị.
Chương II
CÔNG TÁC VĂN THƯ
Mục 1. NỘI
DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHIỆM VỤ VĂN THƯ
Điều 7. Nội
dung công tác văn thư
1. Xây dựng và ban hành văn bản;
2. Tiếp nhận, quản lý và giải
quyết văn bản đến;
3. Quản lý văn bản đi;
4. Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
5. Quản lý và sử dụng con dấu của
cơ quan, đơn vị.
Điều 8. Nhiệm
vụ của Văn thư Bộ
1. Tiếp nhận, phân loại, đăng ký
văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến
các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết theo chỉ đạo của Chánh Văn phòng;
3. Theo dõi tiến độ giải quyết
văn bản đến;
4. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày, thẩm quyền ký văn bản trước khi phát hành;
5. In, phát hành và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi của Bộ theo đường công văn và thông tin điện tử;
6. Sắp xếp, bảo quản và phục vụ
việc tra cứu, sử dụng văn bản lưu tại Văn thư Bộ;
7. Quản lý sổ sách và cơ sở dữ
liệu đăng ký trên Hệ chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ, quản
lý văn bản lưu tại Văn thư Bộ;
8. Cấp giấy giới thiệu, giấy đi
đường cho cán bộ, công chức được cử đi công tác sau khi được người có thẩm quyền
phê duyệt;
9. Bảo quản, sử dụng con dấu của
cơ quan Bộ, con dấu của Văn phòng Bộ và các loại con dấu khác theo quy định của
pháp luật;
10. Lập hồ sơ hiện hành và nộp
tài liệu, sổ sách văn thư Bộ vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc năm công tác;
11. Thực hiện các nhiệm vụ khác
do Chánh Văn phòng phân công.
Điều 9. Nhiệm
vụ của Văn thư đơn vị
1. Nhận các văn bản đến, thư,
báo của đơn vị tại Văn thư Bộ;
2. Chuyển các văn bản, tài liệu
đến người có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết theo ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng
đơn vị;
3. Làm thủ tục phát hành và theo
dõi văn bản đi của đơn vị tại đơn vị và tại Văn thư Bộ;
4. Lưu, sắp xếp và quản lý văn bản
phục vụ tra cứu văn bản tại đơn vị.
Mục 2. SOẠN
THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 10.
Hình thức và thể thức văn bản
1. Văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm
toàn bộ những văn bản được ban hành trong hoạt động quản lý, chỉ đạo, điều hành
và giải quyết công việc theo phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Bộ được
quy định tại Nghị định số 93/2008/NĐ-CP nhằm thực hiện các nhiệm vụ được giao.
Các văn bản của Bộ Tư pháp bao gồm: văn bản quy phạm pháp luật; văn bản hành
chính; văn bản chuyên ngành và văn bản của các tổ chức chính trị, tổ chức chính
trị - xã hội.
2. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính phải tuân thủ các quy định của
Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật; Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày
08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng
dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
3. Thể thức văn bản của tổ
chức Đảng thực hiện theo Hướng dẫn số11-HD/VPTW của Ban chấp hành TW Đảng Cộng
sản Việt Nam. Thể thức văn bản của tổ chức Đoàn Thanh niên thực hiện theo Hướng
dẫn số 29-HD/VP của TW Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
4. Thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản trao đổi với các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài được thực
hiện theo thông lệ quốc tế.
Điều 11.
Quy trình xây dựng và ban hành văn bản
1. Quy trình xây dựng và ban
hành văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo Luật Ban hành văn bản quy
phạm pháp luật ngày 03 tháng 6 năm 2008; Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban
hành kèm theo Quyết định số 880/QĐ - BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp.
2. Quy trình xây dựng và ban
hành các văn bản khác gồm các bước sau:
a) Soạn thảo văn bản;
b) Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ
sung bản thảo đã duyệt;
c) Kiểm tra văn bản trước khi ký
ban hành;
d) Ký văn bản;
đ) Ban hành văn bản.
Điều 12. Soạn
thảo văn bản
1. Thủ trưởng đơn vị được giao
soạn thảo văn bản chịu trách nhiệm về tính hợp pháp, nội dung và thể thức của
văn bản. Căn cứ tính chất, nội dung của từng văn bản sẽ ban hành, Thủ trưởng
đơn vị được giao soạn thảo văn bản có thể tổ chức lấy ý kiến đóng góp của các
cơ quan, đơn vị, cá nhân có liên quan để hoàn chỉnh dự thảo văn bản;
2. Văn bản trình Lãnh đạo Bộ ký
ban hành phải có chữ ký tắt của Thủ trưởng đơn vị trình. Trường hợp Thủ trưởng
đơn vị ký thừa lệnh Bộ trưởng thì người được giao soạn thảo văn bản phải ký tắt.
Các đơn vị có con dấu riêng, thì Trưởng phòng hoặc tương đương phải ký tắt trước
khi trình Thủ trưởng đơn vị ký ban hành;
3. Việc soạn thảo và ban hành đề
án, văn bản được thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm
theo Quyết định số 880/QĐ-BTP ngày 28 tháng 4 năm 2009 của Bộ trưởng Bộ Tư
pháp.
Điều 13.
Trách nhiệm kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
1. Thủ trưởng đơn vị chủ trì soạn
thảo văn bản có trách nhiệm kiểm tra lại nội dung và thể thức văn bản trước khi
trình Lãnh đạo Bộ ký ban hành. Người được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm
soát lại nội dung, thể thức văn bản bản trước khi trình Thủ trưởng đơn vị ký
ban hành;
2. Chánh Văn phòng chịu trách
nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản của
Bộ;
3. Thư ký Lãnh đạo Bộ có trách
nhiệm giúp Chánh văn phòng kiểm tra văn bản trước khi trình Lãnh đạo Bộ ký;
4. Văn thư Bộ có trách nhiệm
giúp Chánh Văn phòng kiểm tra văn bản lần cuối trước khi phát hành. Nếu phát hiện
văn bản có sai sót thì yêu cầu đơn vị soạn thảo sửa lại đúng quy định mới phát
hành.
Điều 14.
Ký, ban hành văn bản
1. Thẩm quyền ký ban hành văn bản
thực hiện theo Quy chế làm việc của Bộ Tư pháp ban hành kèm Quyết định số
880/QĐ-BTP ngày 28/4/2009 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp;
2. Khi ký văn bản không được
dùng bút chì, bút mực đỏ và các loại mực dễ phai;
3. Số lượng bản chính cần ban
hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản
thêm hoặc giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành;
4. Văn bản đã ký, đóng dấu phải
được phát hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản.
Điều 15. Bản
sao văn bản
Thể thức bản sao được quy định tại
Quy chế này gồm: bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
1. Hình thức sao “Sao y bản
chính”, “trích sao” hoặc “sao lục” gồm các thành phần: Tên đơn vị, tổ chức sao văn
bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ, tên và
chữ ký của người có thẩm quyền sao; dấu của đơn vị, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
2. Bản “Sao y bản chính”, “Bản
trích sao” và “Bản sao lục” được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này
có giá trị như bản chính.
3. Bản sao chụp cả dấu và chữ ký
của văn bản không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại khoản 1 của Điều
này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
Mục 3. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐẾN
Điều 16.
Trình tự quản lý văn bản đến
Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp hoặc
gửi đến các đơn vị thuộc Bộ phải được Văn thư Bộ hoặc Văn thư các đơn vị quản
lý theo trình tự sau đây:
1. Tiếp nhận, kiểm tra phân loại,
bóc bì, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc
việc giải quyết văn bản đến.
Điều 17. Tiếp
nhận, đăng ký văn bản đến
1. Văn bản gửi đến Bộ Tư pháp từ
bất kỳ nguồn nào đều phải được tiếp nhận, phân loại sơ bộ, bóc bì, đóng dấu đến,
ghi số và ngày đến và đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đến trong phần mềm “Hệ
chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bộ Tư pháp” tại Văn thư Bộ.
Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư Bộ thì đơn vị, cá nhân có liên
quan không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn thư Bộ được phép bóc các
bì gửi đến Bộ Tư pháp, trừ các bì “Điện mật”, bì đóng dấu “Mật”, “Tối mật”,
“Tuyệt mật” và các bì gửi cho đơn vị hoặc gửi đích danh người nhận. Trưởng
phòng, Phó Trưởng phòng Tổ chức - Hành chính được phép bó các bì “Mật”, “ Tối mật”,
“ Tuyệt mật” gửi Bộ Tư pháp.
3. Văn thư Bộ gửi trả lại nơi gửi
những văn bản không đúng địa chỉ, không đúng thể thức Nhà nước quy định, không
đảm bảo yêu cầu an toàn về công tác văn thư như: địa chỉ không rõ ràng, bì thư,
tài liệu nhàu nát.
Điều 18.
Trình, chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến phải được kịp thời
trình, chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo đảm chính xác và giữ bí mật nội dung văn bản. Những văn bản
có ý kiến bút phê của Lãnh đạo chỉ được lưu hành trong nội bộ Cơ quan.
1. Đối với Văn thư Bộ:
a) Sau khi đăng ký văn bản đến,
các văn bản “Hoả tốc”, “Thượng khẩn”, “Khẩn” phải được chuyển ngay đến địa chỉ
ghi trên văn bản để giải quyết;
b) Đối với những văn bản thuộc
thẩm quyền giải quyết của Lãnh đạo Bộ thì Chánh Văn phòng trình Lãnh đạo Bộ xin
ý kiến giải quyết trong thời hạn 01 (một) ngày, kể từ khi văn bản được đăng ký
tại Văn thư Bộ. Sau khi Lãnh đạo Bộ có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ cập nhật vào
Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay các văn bản này đến các đơn vị, cá
nhân được giao xử lý và sao gửi các đơn vị phối hợp (nếu có);
c) Đối với những văn bản thông
thường thuộc chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị thì Văn thư Bộ cập nhật vào Sổ
chuyển giao văn bản đến và chuyển ngay văn bản đến các đơn vị đó để giải quyết.
Văn thư đơn vị nhận và kiểm tra các văn bản này tại Văn thư Bộ vào đầu giờ buổi
sáng và đầu giờ buổi chiều của các ngày làm việc;
d) Đối với các văn bản hoả tốc
có hẹn giờ gửi đến Bộ Tư pháp ngoài giờ hành chính thì nhân viên bảo vệ ghi lại
số văn bản trên bì, tên cơ quan gửi và báo ngay cho Chánh Văn phòng hoặc Trưởng
phòng Tổ chức - Hành chính biết để xử lý hoặc chuyển đến địa chỉ của người có
trách nhiệm giải quyết;
đ) Đối với các loại văn bản
thông thường khác gửi đến cơ quan ngoài giờ hành chính, nhân viên bảo vệ có
trách nhiệm tiếp nhận để bàn giao cho Văn thư Bộ vào đầu giờ ngày làm việc tiếp
theo;
e) Khi có điện mật gửi đến, Văn
thư Bộ vào sổ theo dõi và chuyển ngay cho Lãnh đạo Bộ hoặc Chánh Văn phòng xử
lý. Sau khi có ý kiến chỉ đạo, Văn thư Bộ chuyển ngay cho đơn vị và cá nhân được
giao trách nhiệm xử lý.
Khi xử lý xong, các đơn vị phải
chuyển trả lại Văn thư Bộ để làm thủ tục trả lại Ban Cơ yếu Trung ương theo chế
độ bảo mật;
h) Đối với các văn bản chuyển nhầm
địa chỉ hoặc không thuộc thẩm quyền giải quyết của các đơn vị, ngoài việc tiếp
nhận lại văn bản, Văn thư Bộ tiến hành cập nhật lại dữ liệu trên “Hệ chương
trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc” của Bộ.
2. Đối với Văn thư đơn vị:
a) Đối với những văn bản thuộc
thẩm quyền giải quyết của lãnh đạo đơn vị thì Văn thư đơn vị trình Thủ trưởng
đơn vị, xin ý kiến chỉ đạo. Sau khi có ý kiến chỉ đạo của Thủ trưởng đơn vị,
Văn thư đơn vị cập nhật vào Sổ chuyển giao văn bản đến và chuyển văn bản đến bộ
phận hoặc cá nhân được phân công giải quyết;
b) Đối với những văn bản thông
thường, thư gửi cá nhân, báo, tạp chí... Văn thư đơn vị có trách nhiệm chuyển tới
tận tay người nhận;
c) Văn thư đơn vị có trách nhiệm
chuyển trả lại Văn thư Bộ những văn bản chuyển đến nhầm địa chỉ để Văn thư Bộ xử
lý tiếp. Văn thư đơn vị không được chuyển trực tiếp những văn bản này cho đơn vị
khác.
Điều 19. Giải
quyết, theo dõi và đôn đốc giải quyết văn bản đến
1. Thủ trưởng các đơn vị có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến. Phó Thủ trưởng đơn vị được giao
chỉ đạo giải quyết những văn bản đến theo sự uỷ nhiệm của Thủ trưởng đơn vị và
những văn bản đến thuộc các lĩnh vực được phân công phụ trách;
2. Căn cứ nội dung văn bản đến,
Thủ trưởng đơn vị chỉ đạo các bộ phận hoặc cá nhân trực thuộc giải quyết văn bản
theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo yêu cầu của cơ quan gửi văn bản;
3. Văn thư đơn vị có trách nhiệm
cập nhật thông tin cá nhân giải quyết văn bản trên hệ thống phần mềm quản lý
văn bản và hồ sơ công việc, giúp Thủ trưởng đơn vị theo dõi, đôn đốc các bộ phận,
cá nhân giải quyết văn bản đến đúng thời hạn quy định.
Mục 4. QUẢN
LÝ VĂN BẢN ĐI
Điều 20.
Trình tự quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản do Bộ, các đơn vị
thuộc Bộ phát hành phải được quản lý theo trình tự sau đây:
1. Kiểm tra thể thức, kỹ thuật
trình bày văn bản;
2. Ghi số, ký hiệu và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản;
3. Đóng dấu cơ quan, dấu đơn vị
và dấu mức độ "Khẩn", "Mật" (nếu có);
4. Cập nhật số, ký hiệu, ngày,
tháng, năm ký ban hành, trích yếu nội dung, nơi soạn thảo, người ký văn bản và
nơi nhận văn bản vào Sổ chuyển giao văn bản trên hệ thống quản lý văn bản và hồ
sơ công việc của Bộ;
5. Làm thủ tục, chuyển phát và
theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
6. Văn bản của các đơn vị gửi
các cơ quan Tư pháp địa phương có tính chất hướng dẫn nghiệp vụ thì đơn vị ban
hành văn bản phải gửi Văn thư Bộ 01 ( một) bản để quản lý theo quy định.
Điều 21.
Chuyển phát văn bản đi
1. Văn bản đi phải được Văn thư
Bộ hoặc Văn thư đơn vị (có dấu riêng) hoàn thành thủ tục và chuyển phát ngay
trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất phải được chuyển phát trong buổi sáng
của ngày làm việc tiếp theo;
2. Văn bản đi có thể được chuyển
cho nơi nhận bằng bản fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh, nhưng vẫn phải
gửi bản chính đến nơi nhận văn bản theo quy định.
Điều 22.
Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất
02 (hai) bản chính: một bản lưu tại Văn thư Bộ hoặc Văn thư đơn vị, một bản lưu
trong hồ sơ công việc tại đơn vị soạn thảo;
2. Các bản lưu văn bản đi phải
được Văn thư Bộ,Văn thư đơn vị sắp xếp theo thứ tự đã đăng ký;
3. Bản lưu văn bản quy phạm pháp
luật và văn bản quan trọng khác của Bộ phải được in, photocopy bằng loại giấy tốt,
có độ pH trung tính và được in bằng mực bền lâu.
Mục 5. LẬP HỒ
SƠ HIỆN HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ
Điều 23. Nội
dung lập hồ sơ hiện hành và yêu cầu của mỗi hồ sơ
1. Nội dung lập hồ sơ hiện hành
bao gồm:
a) Mở hồ sơ;
b) Thu thập, cập nhật văn bản,
tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ;
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được
lập:
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh
đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập,
cập nhật vào hồ sơ phải đảm bảo thứ tự theo thời gian ban hành và phản ánh đúng
trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc của đơn vị, cá
nhân khi kết thúc công việc;
c) Văn bản, tài liệu được thu thập,
cập nhật vào hồ sơ phải có giá trị tương đối đồng đều về nội dung và thời hạn bảo
quản.
Điều 24.
Giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan
1. Trách nhiệm của đơn vị và cá
nhân trong việc giao nộp tài liệu:
a) Cá nhân trong cơ quan, đơn vị
phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữ hiện hành của
cơ quan, đơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này;
b) Trường hợp đơn vị hoặc cá
nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh mục
gửi lưu trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị, nhưng thời hạn giữ lại không được
quá 02 (hai) năm;
c) Trước khi nghỉ hưu, thôi việc
hoặc chuyển công tác khác, mọi cán bộ, công chức, viên chức đều phải bàn giao lại
hồ sơ, tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị hoặc người kế nhiệm.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu
vào lưu trữ hiện hành của cơ quan được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính: (Hồ sơ
giải quyết công việc hành chính) sau một năm, kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học,
ứng dụng khoa học và công nghệ gồm báo cáo phúc trình, biên bản nghiệm thu và đề
tài đã được nghiệm thu, sau một năm, kể từ năm công trình được nghiệm thu chính
thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau
ba tháng, kể từ khi công trình được quyết toán;
d) Tài liệu ảnh, phim điện ảnh,
mi-crô phim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng, kể từ
khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập
02 (hai) bản "Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu" và 02 (hai) bản
"Biên bản giao nhận tài liệu" theo mẫu thống nhất của Cục Văn thư và
Lưu trữ Nhà nước. Đơn vị hoặc cá nhân giao nộp tài liệu và lưu trữ hiện hành của
cơ quan giữ mỗi loại 01 (một) bản.
Điều 25.
Trách nhiệm đối với công tác lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện
hành
1. Chánh Văn phòng có trách nhiệm
tham mưu cho Bộ trưởng trong việc chỉ đạo, hướng dẫn, tổ chức, kiểm tra việc lập
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan và Trung tâm Lưu
trữ quốc gia đối với các đơn vị thuộc Bộ;
2. Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm
chỉ đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành đối
với đơn vị, cá nhân thuộc phạm vi quản lý của mình;
3. Trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ về công việc của
mình và nộp về Văn thư đơn vị;
4. Văn thư đơn vị có trách nhiệm
đôn đốc, thu nhận hồ sơ, tài liệu của cán bộ, công chức, viên chức trong đơn vị
để nộp vào Lưu trữ cơ quan khi kết thúc một năm công tác.
Mục 6. QUẢN
LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản
lý và sử dụng con dấu
1. Việc quản lý và sử dụng con dấu
trong công tác văn thư được thực hiện theo quy định tại Nghị định số
58/2001/NĐ-CP ngày 24/08/2001của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu, Nghị
định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng 4 năm 2009 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ
sung một số điều của Nghị định số 58/2001/NĐ-CP của Chính phủ và các quy định của
Quy chế này;
2. Con dấu của cơ quan, đơn vị
phải được giao cho nhân viên văn thư hoặc cán bộ kiêm nhiệm công tác văn thư giữ
và đóng dấu tại cơ quan, đơn vị. Nhân viên văn thư hoặc cán bộ được giao kiêm
nhiệm công tác văn thư có trách nhiệm thực hiện những quy định sau:
a) Giữ và bảo quản con dấu,
không được tự ý mang con dấu ra khỏi cơ quan, không giao con dấu cho người khác
khi chưa được sự đồng ý bằng văn bản của người có thẩm quyền;
b) Phải tự tay đóng dấu vào các
văn bản, giấy tờ của cơ quan, đơn vị;
c) Chỉ được đóng dấu vào những
văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền;
d) Không được đóng dấu khống chỉ.
Điều 27.
Đóng dấu
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay
ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định;
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu
đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái;
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục
kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định. Dấu được đóng lên trang
đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, đơn vị hoặc tên của phụ lục;
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng
dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ
trưởng Bộ Tư pháp.
Chương III
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Mục 1. NỘI
DUNG, TỔ CHỨC VÀ NHIỆM VỤ CÔNG TÁC LƯU TRỮ
Điều 28.
Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ
1. Công tác lưu trữ là một hoạt
động nghiệp vụ bao gồm các công việc thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá
trị bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết
giá trị và lựa chọn tài liệu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử;
2. Tài liệu lưu trữ của Bộ Tư
pháp là những tài liệu đã kết thúc ở giai đoạn văn thư đã được lập thành hồ sơ;
3. Tài liệu lưu trữ của Bộ Tư
pháp là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị
lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của Cơ quan Bộ, được lựa chọn và bảo
quản tại Lưu trữ cơ quan Bộ và Lưu trữ các đơn vị trực thuộc.
Điều 29.
Trách nhiệm quản lý công tác lưu trữ
1. Chánh Văn phòng Bộ có trách
nhiệm giúp Bộ trưởng thực hiện quản lý nhà nước về lưu trữ đối với các đơn vị
thuộc Bộ theo những nội dung sau:
a) Xây dựng và chỉ đạo thực hiện
kế hoạch phát triển lưu trữ của Bộ, của các đơn vị;
b) Hướng dẫn và kiểm tra việc thực
hiện các chế độ, quy định về lưu trữ đối với các đơn vị;
c) Thực hiện thống kê về lưu trữ
theo quy định;
d) Quản lý thống nhất chuyên
môn, nghiệp vụ lưu trữ đối với các đơn vị;
đ) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên
cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào hoạt động lưu trữ;
e) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng
công chức, viên chức lưu trữ;
g) Trực tiếp thu thập, bảo quản
và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan;
h) Tổ chức sơ kết, tổng kết về
hoạt động lưu trữ.
2. Nhiệm vụ của Lưu trữ cơ quan
Bộ:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức,
viên chức trong cơ quan, đơn vị lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp
vào lưu trữ hiện hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến
hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định
giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Bảo quản an toàn hồ sơ, tài
liệu lưu trữ;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng
hồ sơ, tài liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc
diện nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và làm thủ tục tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Quản
lý hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan
Phòng Lưu trữ quản lý tập trung,
thống nhất và lập thành Phông lưu trữ cơ quan Bộ Tư pháp bao gồm: Tài liệu về tổ
chức, hoạt động của các đơn vị thuộc Bộ; tài liệu của Lãnh đạo Bộ, Đảng uỷ,
Công đoàn, Đoàn Thanh niên, Ban vì Sự tiến bộ phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Thanh
tra nhân dân.
Điều 31.
Trách nhiệm của cán bộ, công chức trong công tác lưu trữ
1. Cán bộ, công chức cơ quan Bộ
Tư pháp có trách nhiệm thực hiện việc giao, nộp, khai thác và sử dụng hồ sơ,
tài liệu lưu trữ theo quy định của Nhà nước;
2. Nghiêm cấm mọi hành vi chiếm
dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ làm của riêng hoặc từ chối không giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
Mục 2. CÔNG
TÁC THU THẬP, CHỈNH LÝ, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 32.
Thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
1. Hàng năm, Lưu trữ cơ quan có
trách nhiệm:
a) Lập kế hoạch thu thập hồ sơ,
tài liệu trong cơ quan;
b) Phối hợp với các đơn vị, cá
nhân trong cơ quan kiểm tra hồ sơ, tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân
chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”;
d) Chuẩn bị kho tàng và các
phương tiện để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu tại Lưu trữ cơ quan;
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu
theo đúng thủ tục đã quy định.
2. Khi giao, nhận hồ sơ, tài liệu,
Lưu trữ cơ quan phải lập 02 (hai) bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và
“Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu do Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành; đơn vị giao hồ sơ, tài liệu giữ 01 (một) bản, Lưu trữ cơ quan giữ 01 (một)
bản.
Điều 33. Chỉnh
lý tài liệu
Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
chỉnh lý tài liệu do các đơn vị, tổ chức giao nộp vào lưu trữ hiện hành. Tài liệu
sau khi chỉnh lý phải đạt được các yêu cầu sau:
1. Toàn bộ tài liệu phải được
phân loại và lập thành hồ sơ hoàn chỉnh;
2. Xác định thời hạn bảo quản
cho từng loại hồ sơ, tài liệu;
3. Thực hiện hệ thống hoá hồ sơ,
tài liệu;
4. Lập mục lục hồ sơ, tài liệu;
5. Lập danh mục tài liệu hết giá
trị để tiêu huỷ.
Điều 34.
Xác định giá trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu
phải đạt được những yêu cầu sau đây:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu cần bảo quản có thời hạn (tính bằng số lượng năm);
b) Xác định tài liệu hết giá trị
cần loại ra để tiêu hủy.
2. Văn phòng Bộ có trách nhiệm
xây dựng, trình Bộ trưởng ban hành Bảng thời hạn bảo quản tài liệu của Bộ Tư
pháp.
Điều 35. Hội
đồng xác định giá trị tài liệu cơ quan
1. Hội đồng có nhiệm vụ tư vấn
cho Bộ trưởng, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Bộ về việc quyết định:
- Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại
bảo quản;
- Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần Hội đồng xác định
giá trị tài liệu gồm:
- Chánh Văn phòng hay cấp phó của
lãnh đạo đơn vị có tư cách pháp nhân: Chủ tịch Hội đồng;
- Đại diện đơn vị có tài liệu
tiêu hủy: Uỷ viên;
- Đại diện Lưu trữ cơ quan hay
Lưu trữ đơn vị: Uỷ viên.
3. Phương thức làm việc của Hội
đồng xác định giá trị tài liệu:
- Từng thành viên Hội đồng xem
xét, đối chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại.
Kiểm tra thực tế tài liệu (nếu cần);
- Hội đồng thảo luận, biểu quyết
theo đa số về tài liệu dự kiến loại;
- Thông qua biên bản trình Bộ
trưởng hay Thủ trưởng đơn vị quyết định.
Điều 36.
Tiêu huỷ tài liệu hết giá trị
1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp, người đứng
đầu các đơn vị thuộc diện nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia quyết
định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của Bộ hoặc đơn vị sau khi có ý kiến thẩm định
bằng văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước. Nghiêm cấm mọi cá nhân, đơn vị
tự tiêu huỷ tài liệu lưu trữ dưới bất kỳ hình thức nào.
2. Thủ tục và hồ sơ xét hủy tài
liệu hết giá trị:
a) Đơn vị được giao nhiệm vụ tổ
chức xét hủy tài liệu hết giá trị có trách nhiệm trình Lãnh đạo Bộ hồ sơ đề nghị
hủy tài liệu hết giá trị. Hồ sơ gồm:
- Tờ trình xin tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị;
- Danh mục và bản thuyết minh
tài liệu hết giá trị;
- Mục lục hồ sơ giữ lại bảo quản
vĩnh viễn và có thời hạn;
- Dự thảo Quyết định thành lập Hội
đồng xác định giá trị tài liệu;
b) Hội đồng xác định giá trị tài
liệu của cơ quan tư vấn cho Lãnh đạo Bộ quyết định đối với tài liệu đề nghị
tiêu huỷ;
c) Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước
thẩm tra tài liệu hết giá trị của Bộ Tư pháp và các đơn vị thuộc diện nộp lưu
vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia;
d) Sau khi có quyết định bằng
văn bản của Bộ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan thuộc diện nộp lưu tài liệu
vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia, việc hủy tài liệu hết giá trị được thực hiện
theo trình tự sau:
- Lập biên bản bàn giao giữa người
quản lý tài liệu và người thực hiện tiêu hủy tài liệu;
- Đóng gói tài liệu hết giá trị;
- Thực hiện tiêu hủy tài liệu hết
giá trị;
- Lập biên bản về tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:
- Giám sát việc tiêu huỷ tài liệu
hết giá trị;
- Lập và lưu hồ sơ về việc tiêu
hủy tài liệu hết giá trị.
Điều 37. Quản
lý tài liệu khi chia tách, sáp nhập đơn vị, tổ chức
1. Khi chia tách đơn vị, tổ chức
để thành các đơn vị, tổ chức mới:
- Nếu đơn vị, tổ chức trước khi
chia, tách thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu
thuộc diện nộp lưu được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ, tài
liệu không thuộc diện nộp lưu thì cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ sở cũ tiếp
tục quản lý; hồ sơ, tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới
thành lập có nhiệm vụ đó tiếp nhận để theo dõi giải quyết tiếp;
- Nếu đơn vị, tổ chức trước khi
chia, tách không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ,
tài liệu về những việc đã giải quyết xong do cơ quan mới thành lập tiếp nhận trụ
sở cũ tiếp tục quản lý; tài liệu về những việc đang giải quyết thì cơ quan mới
thành lập có nhiệm vụ đó tiếp nhận để theo dõi, giải quyết tiếp.
2. Khi chia tách một hoặc một số
bộ phận của đơn vị, tổ chức để sáp nhập vào đơn vị, tổ chức khác:
- Toàn bộ số hồ sơ, tài liệu về
những việc đã giải quyết xong của bộ phận được tách giao lại cho lưu trữ của
đơn vị, tổ chức cũ quản lý theo nguyên tắc không phân tán phông lưu trữ; hồ sơ,
tài liệu về những việc chưa giải quyết xong của bộ phận được tách đưa về cơ
quan mới để theo dõi giải quyết tiếp.
3. Khi sáp nhập đơn vị, tổ chức
vào một đơn vị, tổ chức khác (hoặc hợp nhất một số đơn vị, tổ chức thành đơn vị,
tổ chức mới):
- Nếu đơn vị, tổ chức cũ thuộc
nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì: Hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu đã đến hạn giao nộp được giao nộp vào lưu trữ lịch sử có thẩm quyền; hồ sơ,
tài liệu thuộc diện nộp lưu nhưng chưa đến hạn giao nộp được chuyển về cơ quan
mới;
- Nếu đơn vị, tổ chức cũ không
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử thì toàn bộ hồ sơ, tài liệu được
chuyển về cơ quan mới.
Điều 38. Nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Lưu trữ cơ quan Bộ, Cục Thi
hành án dân sự, Cục Trợ giúp pháp lý, Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm, Cục
Con nuôi, Cục Kiểm tra văn bản quy phạm pháp luật, Viện Khoa học pháp lý, các
đơn vị sự nghiệp khác là đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử;
2. Những hồ sơ, tài liệu phải
giao nộp vào lưu trữ lịch sử phải được thống kê theo các biểu mẫu thống nhất của
Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
3. Thời hạn giao nộp:
Hồ sơ, tài liệu quản lý nhà nước
sau khi kết thúc được quản lý, khai thác, sử dụng tại Lưu trữ cơ quan 10 năm,
sau đó được nộp vào Trung tâm Lưu trữ quốc gia theo quy định.
Mục 3. TỔ
CHỨC KHAI THÁC VÀ SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 39. Thẩm
quyền, thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Thẩm quyền giải quyết yêu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ:
a) Bộ trưởng Bộ Tư pháp giải quyết
cho cán bộ, công chức cơ quan Bộ Tư pháp mang theo tài liệu lưu trữ phục vụ học
tập, công tác ở nước ngoài và cho phép các tổ chức, cá nhân nước ngoài sử dụng
tài liệu có liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp (trừ những tài liệu mật, tối
mật, tuyệt mật thuộc danh mục tài liệu bí mật của Bộ Tư pháp hoặc các tài liệu
quý, hiếm khác);
b) Chánh Văn phòng giải quyết
cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu của đơn vị khác vì mục đích
công vụ;
c) Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ
giải quyết các yêu cầu xin cung cấp các thông tin về cá nhân cán bộ, công chức
đã nghỉ hưu khi cá nhân đó có đơn yêu cầu;
d) Trưởng Phòng Lưu trữ giải quyết
cho cán bộ, công chức khai thác hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực công tác của đơn
vị khi Thủ trưởng đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng
tài liệu lưu trữ:
a) Cán bộ, công chức có nhu cầu
mang theo tài liệu phục vụ công tác, học tập ở nước ngoài; tổ chức, cá nhân nước
ngoài xin cung cấp tài liệu liên quan đến hợp tác, tương trợ tư pháp phải có
đơn yêu cầu cung cấp tài liệu. Đơn yêu cầu phải được Vụ trưởng Vụ Hợp tác quốc
tế ký đề nghị, Bộ trưởng Bộ Tư pháp xem xét, quyết định;
b) Cán bộ, công chức đã nghỉ hưu
có nhu cầu được cung cấp thông tin về cá nhân phải có đơn yêu cầu, chứng minh
thư nhân dân và ý kiến bằng văn bản của Vụ trưởng Vụ Tổ chức cán bộ;
c) Cán bộ, công chức có nhu cầu
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ cho công tác phải có văn bản đề nghị
của Thủ trưởng đơn vị;
d) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
cung cấp các bản sao tài liệu cho cán bộ, công chức khi đã có ý kiến của người
có thẩm quyền;
đ) Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
đăng ký, theo dõi việc khai thác tài liệu lưu trữ tại cơ quan.
Điều 40.
Các hình thức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ cơ quan phục vụ cán bộ,
công chức, viên chức khai thác tài liệu tại Phòng đọc;
2. Lưu trữ cơ quan giải quyết
cho cán bộ, công chức mượn hồ sơ, tài liệu hành chính về nghiên cứu tại phòng
làm việc, thời gian mượn không quá 02 (hai) ngày.
Điều 41. Quản
lý việc sử dụng tài liệu lưu trữ
Theo dõi việc thu, nộp, quản lý,
khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan gồm có:
- Sổ nhập tài liệu lưu trữ để
theo dõi việc thu, nộp tài liệu của các đơn vị;
- Sổ đăng ký phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ để theo dõi việc mượn, khai thác, sử dụng tài liệu tại
Lưu trữ cơ quan.
Mục 4. BẢO
QUẢN, THỐNG KÊ TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 42. Bảo
quản tài liệu lưu trữ cơ quan
1. Các đơn vị, cá nhân có trách
nhiệm bảo quản hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp vào lưu trữ hiện hành;
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
tham mưu cho Chánh Văn phòng chỉ đạo việc thực hiện các quy định về bảo quản hồ
sơ, tài liệu lưu trữ trong cơ quan;
3. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ của Bộ
Tư pháp phải được bảo quản tập trung trong kho lưu trữ cơ quan và được bảo quản
trong hộp (cặp) có dán nhãn, ký hiệu, mã số theo mục lục hồ sơ và sắp xếp trên
giá để dễ thấy, dễ lấy và di chuyển khi cần thiết;
4. Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
phải được đặt ở địa điểm thông thoáng, xa nơi có độ ẩm cao, nhiều bụi; xa xăng,
dầu và các chất dễ cháy khác;
5. Kho lưu trữ hồ sơ, tài liệu
phải được xây dựng chắc chắn, trang bị đầy đủ các thiết bị phòng chống cháy, nổ
theo tiêu chuẩn nhà nước quy định;
6. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo hướng dẫn của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà
nước.
Điều 43. Thống
kê tài liệu lưu trữ
1. Theo định kỳ hàng năm, các
đơn vị trực thuộc Bộ gửi báo cáo thống kê nội dung, thành phần, số lượng, chất
lượng, tình hình tài liệu của đơn vị về Lưu trữ cơ quan trước ngày 15 tháng 01
năm sau;
2. Lưu trữ cơ quan có trách nhiệm
báo cáo, thống kê về công tác lưu trữ thường xuyên và đột xuất theo yêu cầu của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước;
3. Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ các
đơn vị thực hiện chế độ báo cáo thống kê theo biểu mẫu thống nhất do Cục Văn
thư và Lưu trữ Nhà nước ban hành.
Chương IV
ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH
Điều 44.
Khen thưởng và xử lý vi phạm
1. Đơn vị, cá nhân có thành tích
trong công tác văn thư, lưu trữ được khen thưởng theo quy định của pháp luật.
2. Đơn vị, cá nhân vi phạm các
quy định tại Quy chế này và các quy định khác của pháp luật về công tác văn
thư, lưu trữ thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật hoặc
truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của pháp luật.
Điều 45. Tổ
chức thực hiện
1. Văn phòng Bộ có trách nhiệm
phổ biến, theo dõi, kiểm tra, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện Quy chế báo
cáo Lãnh đạo Bộ.
2. Thủ trưởng các đơn vị có
trách nhiệm phổ biến, quán triệt Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Bộ Tư
pháp tới cán bộ, công chức của đơn vị mình.
3. Cán bộ, công chức, viên chức
thuộc Bộ Tư pháp có trách nhiệm thực hiện nghiêm chỉnh Quy chế trên./.