Thông tư 07/2001/TT-TCHQ hướng dẫn thi hành việc đăng ký, quản lý và sử dụng mã số xuất nhập khẩu khi tiến hành hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu

• Số hiệu: 07/2001/TT-TCHQ
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Tổng cục Hải quan
• Người ký: Nguyễn Ngọc Túc
• Ngày ban hành: 08/10/2001

TỔNG CỤC HẢI QUAN ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 07/2001/TT-TCHQ	Hà Nội, ngày 08 tháng 10 năm 2001

THÔNG TƯ

CỦA TỔNG CỤC HẢI QUAN SỐ 07/2001/TT-TCHQ NGÀY 8 THÁNG 10 NĂM 2001 VỀ HƯỚNG DẪN THI HÀNH VIỆC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÃ SỐ XUẤT NHẬP KHẨU KHI TIẾN HÀNH HOẠT ĐỘNG XUẤT KHẨU, NHẬP KHẨU

Căn cứ Pháp lệnh hải quan ngày 20/2/1990;
Căn cứ Nghị định số 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài.
 Căn cứ Nghị định số 44/2001/NĐ-CP ngày 02/08/2001 của Chính phủ sửa đổi bổ sung một số điều của Nghị định 57/1998/NĐ-CP ngày 31 tháng 7 năm 1998 quy định chi tiết thi hành Luật thương mại về hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu, gia công và đại lý mua bán hàng hoá với nước ngoài;
Căn cứ Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg ngày 04/04/1998 của Thủ tướng Chính phủ quy định về mã số đối tượng nộp thuế;
Tổng cục Hải quan hướng dẫn cụ thể việc đăng ký, quản lý và sử dụng mã số xuất nhập khẩu như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Thương nhân trước khi tiến hành các hoạt động xuất khẩu, nhập khẩu (trừ xuất nhập khẩu hàng hóa tại khu vực biên giới với các nước láng giềng, hàng phi mậu dịch, hành lý xách tay của hành khách xuất nhập cảnh) đều phải đăng ký với cơ quan Hải quan.

2. Việc đăng ký mã xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan được thực hiện một lần và giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu đó được sử dụng cho các lần làm thủ tục hải quan tiếp theo trong phạm vi toàn quốc.

3. Hệ thống mã số xuất nhập khẩu của cơ quan Hải quan có cấu trúc thống nhất về nguyên tắc với hệ thống mã số thuế theo Quyết định số 75/1998/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ và Thông tư hướng dẫn số 79/1998/TT-BTC của Bộ Tài chính.

II. THỦ TỤC ĐĂNG KÝ MÃ SỐ XUẤT NHẬP KHẨU

1. Trách nhiệm của Thương nhân:

1.1. Thương nhân có trụ sở chính đóng trên địa bàn tỉnh, thành phố nào thì đăng ký mã số xuất nhập khẩu tại Cục Hải quan tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm quản lý địa bàn đó.

1.2. Các loại giấy tờ phải nộp khi đăng ký mã số xuất nhập khẩu với cơ quan Hải quan

Bản sao có xác nhận sao y bản chính:

- Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế do cơ quan thuế Bộ Tài chính cấp.

- Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh đối với thương nhân trong nước

(Giấy phép dầu tư đối với doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài).

Tờ khai đăng ký mã số (Mẫu số 1 đính kèm Thông tư này).

1.3. Trong thời hạn tối đa là ba ngày làm việc kể từ khi cơ quan Hải quan tiếp nhận đầy đủ các giấy tờ hợp lệ, Thương nhân sẽ được xác nhận bằng "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" (mẫu đính kèm Thông tư này).

2. Trách nhiệm của cơ quan Hải quan:

2.1. Cục Hải quan các tỉnh, thành phố tổ chức tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân, kiểm tra nếu đúng đối tượng và đủ các loại giấy tờ theo quy định tại mục 1 phần I và mục 1.1, 1.2 phần II của Thông tư thì tiến hành:

- Kiểm tra các chỉ tiêu khai báo trên tờ khai đăng ký mã số đảm bảo đầy đủ, rõ ràng và phù hợp với các nội dung trên Giấy chứng nhận đăng ký mã số thuế. Cán bộ Hải quan tiếp nhận bộ hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân, ký tên vào tờ khai đăng ký mã số và vào sổ theo dõi.

- Cuối ngày lập danh sách các Thương nhân đăng ký mã số trong ngày theo mẫu số 2 đính kèm Thông tư và Fax về Tổng cục Hải quan (Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan) để kiểm tra và xác nhận mã số đăng ký. Đơn vị nào có trang bị máy tính và phần mềm quản lý mã số xuất nhập khẩu thì tổ chức nhập số liệu đăng ký mã số vào máy và truyền về Tổng cục Hải quan cùng danh sách.

- Khi nhận dược danh sách xác nhận của Tổng cục Hải quan, căn cứ vào nội dung trong danh sách trả lời, cán bộ Hải quan làm nhiệm vụ đăng ký mã số ghi đầy đủ các chỉ tiêu thông tin vào "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu", ghi số, trình Lãnh đạo Cục ký, đóng dấu và cấp bản chính cho Thương nhân.

Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu được lập thành một bản chính cấp cho Thương nhân, Cục Hải quan tỉnh, thành phố có trách nhiệm sao Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu lưu trữ cùng bộ hồ sơ đăng ký mã số của Thương nhân phục vụ công tác kiểm tra phúc tập sau này.

Cục Hải quan tỉnh, thành phố mở sổ theo dõi việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký mã số và cấp giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu. Sổ theo dõi phải thể hiện được các nội dung sau: Ngày tiếp nhận hồ sơ đăng ký, cán bộ Hải quan tiếp nhận, số giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu, ký nhận của Thương nhân hoặc đại diện của Thương nhân, cán bộ Hải quan cấp giấy chứng nhận, ngày cấp giấy chứng nhận.

2.2. Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan có trách nhiệm tiếp nhận danh sách đăng ký mã số xuất nhập khẩu do các Cục Hải quan gửi về, trao đổi thông tin với cơ sở dữ liệu mã số thuế của Bộ Tài chính theo thoả thuận giữa Bộ Tài chính và Tổng cục Hải quan. Đồng thời tạo lập cơ sở dữ liệu cập nhật các doanh nghiệp đã bị thu hồi hoặc giải thể để kiểm tra và xác nhận tính chính xác, hợp lệ của số liệu đăng ký mã số. Trong thời hạn hai ngày làm việc từ khi nhận được danh sách đăng ký mã số do Cục Hải quan tỉnh, thành phố gửi về, Cục Công nghệ Thông tin và thống kê Hải quan có trách nhiệm gửi danh sách xác nhận mã số cho đơn vị yêu cầu để cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu".

3. Thủ tục thay đổi, cấp lại, thu hồi giấy chứng nhận đãng ký mã số xuất nhập khẩu.

Trường hợp Thương nhân có quyết định chia tách, sát nhập hoặc thay đổi các chỉ tiêu trên "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" cần nộp lại giấy chứng nhận mã số xuất nhập khẩu cũ và làm đơn đề nghị cấp lại giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu mới tại cơ quan Hải quan nơi cấp giấy chứng nhận lần đầu.

3.1 Trường hợp thương nhân thay đổi một trong các chỉ tiêu:

- Mã số (10 số đầu của bộ mã 13 số).

- Tên Thương nhân.

- Tên giao dịch.

- Số đăng ký kinh doanh.

Thì tiến hành như với thủ tục cấp mới.

3.2 Trường hợp thương nhân thay đổi một trong các chỉ tiêu:

- Địa chỉ.

- Điện thoại.

- Cơ quan cấp đăng ký kinh doanh.

Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố căn cứ vào đơn đề nghị của Thương nhân và sổ đăng ký để cấp lại "giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" mới cho Thương nhân, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Cục Công nghệ thông tin và Thống kê để cập nhật những thay đổi vào cơ sở dữ liệu của Ngành.

3.3. Trường hợp Thương nhân bị mất, làm hư hỏng "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu".

Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố căn cứ vào đơn đề nghị của Thương nhân và sổ đăng ký để cấp lại "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu", thu hồi những giấy chứng nhận bị hư hỏng, đồng thời thông báo bằng văn bản cho Cục Công nghệ thông tin và Thống kê.

3.4 Trường hợp Thương nhân có quyết định giải thể phải nộp lại "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" cho cơ quan Hải quan và tiến hành thủ tục huỷ bỏ giấy chứng nhận đăng ký này.

III. QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG MÃ SỐ XUẤT NHẬP KHẨU

1. Đối với Thương nhân:

Các Thương nhân có trách nhiệm ghi mã số xuất nhập khẩu của mình (kể cả mã số thuế của doanh nghiệp uỷ thác nếu là trường hợp xuất nhập khẩu uỷ thác) trên tờ khai hải quan và các giấy tờ, sổ sách, chứng từ có liên quan khi nộp cho cơ quan Hải quan. Đối với các loại giấy tờ, sổ sách, chứng từ chưa có thiết kế phần ghi mã số thì Thương nhân phải ghi mã số vào góc trên, bên phải của các loại giấy tờ đó.

2. Đối với cơ quan Hải quan.

2.1. Cơ quan Hải quan có trách nhiệm kiểm tra việc ghi mã số xuất nhập khẩu của Thương nhân khi làm thủ tục hải quan và sử dụng hệ thống mã số thống nhất trong tất cả các khâu nghiệp vụ hải quan.

2.2. Các Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố có trách nhiệm liên hệ thường xuyên với các cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước ở địa phương, định kỳ hàng tháng thông báo bằng văn bản cho Tổng cục Hải quan về tình hình sát nhập, giải thể hoặc tạm thời đình chỉ hoạt động xuất nhập khẩu của các Thương nhân được Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố đó cấp "Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu" và quản lý. Tổng cục Hải quan trên cơ sở thông báo của Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố ra quyết định huỷ bỏ hoặc đình chỉ hiệu lực của giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu của các Thương nhân đó.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Các "Giấy chứng nhận đăng ký mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu" đã được cấp theo Thông tư 06/1998/TT-TCHQ vẫn tiếp tục có hiệu lực.

Các Thương nhân (không thuộc đối tượng cấp mã của Thông tư 06/1998/TT-TCHQ) đã được cấp mã theo phần 4 công văn số 91/TCHQ-THTK ngày 6 tháng 01 năm 1999 được cấp lại mã số xuất nhập khẩu theo nội dung của Thông tư này.

2. Cục Hải quan các Tỉnh, Thành phố chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện đăng ký mã số xuất nhập khẩu.

3. Văn phòng Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm in ấn chỉ (Giấy chứng nhận đăng ký mã số xuất nhập khẩu, tờ khai đăng ký mã số) và cấp phát cho các Cục hải quan Tỉnh, Thành phố để phục vụ cho việc đăng ký mã số xuất nhập khẩu.

4. Cục Công nghệ Thông tin và Thống kê Hải quan chịu trách nhiệm chủ trì phối hợp với các đơn vị liên quan xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu; quản lý mã số xuất nhập khẩu, thương nhân đã đăng ký mã số xuất nhập khẩu giải thể, sát nhập và cập nhật cho các Cục Hải quan Tỉnh, Thành phố sử dụng trong các mặt công tác nghiệp vụ Hải quan; quản lý, theo dõi, giám sát hệ thống mã số xuất nhập khẩu qua thủ tục hải quan, đảm bảo thống nhất trong toàn ngành, chặt chẽ và tạo thuận lợi cho hoạt động xuất nhập khẩu.

5. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký. Các văn bản quy định về việc cấp mã số doanh nghiệp xuất nhập khẩu trong ngành Hải quan trước đây đều bãi bỏ.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị các đơn vị phản ánh về Tổng cục Hải quan để nghiên cứu giải quyết.

Nguyễn Ngọc Túc (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence- Freedom- Happiness ------------
No. 07/2001/TT-TCHQ	Hanoi, October 08, 2001

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF REGISTRATION, MANAGEMENT AND USE OF IMPORT - EXPORT CODES IN CONDUCTING IMPORT - EXPORT ACTIVITIES

1. Pursuant to the Customs Ordinance of February 20, 1990;
2. Pursuant to Decree No. 57/1998/ND-CP of July 31, 1998 detailing the implementation of the Commercial Law regarding import, export, processing, sale and purchase agency activities with foreign countries;
3. Pursuant to Decree No. 44/2001/ND-CP of August 02, 2001 of the Government amending and supplementing a number of Articles in Decree No. 57/1998/ND-CP of July 31, 1998 detailing the implementation of the Commercial Law regarding import, export, processing, sale and purchase agency activities with foreign countries;
4. Pursuant to Decision No. 75/1998/QD-TTg of April 04, 1998 of the Prime Minister stipulating the code numbers of tax payers;
The General Department of Customs providing the detail guidance on registration, management and use of import - export codes as follow:

I - GENERAL PROVISIONS

1. Before conducting export-import activities (except for goods exported and imported at the national borders with neighboring countries, non-commercial goods, hand luggage of passengers on entry or exit Vietnam), traders shall have to register with the Customs offices

2. The registration of export-import codes with customs offices shall be made once and the certificate thereof shall be used for the next customs procedures throughout the country.

3. The structure of the Customs offices’ system of export-import codes is, in principle, in conformity with that of the system of export-import codes as specified in Decision No. 75/1998/QD-TTg of the Prime Minister and the Ministry of Finance’s guiding circular No. 79/TT-BTC.

II- PROCEDURES ON REGISTRATION FOR EXPORT-IMPORT CODES

...

...

...

1.1. To register the export-import codes with the Customs Department of the city or province where they are headquartered.

1.2.To hand in the following documents when registering import- export codes with the customs offices:

The notarized copies:

- The tax code registration certificate issued by the Ministry of Finance.

- The business registration certificate for domestic traders (The investment license for foreign- invested enterprises)

- The code registration declaration forms (Form No.1 attached to this Circular)

1.3. Within maximum 3(three) working days from receipt in full of valid documents by the customs offices, the traders will be certified with the "the export-import code registration certificate" (the Form attached to this Circular).

2. Responsibilities of customs agencies:

2.1 The municipal/ provincial Customs Departments shall have to receive and examine traders’ dossiers of registration for the codes. If the subjects and the number of documents in such dossiers are the same as those prescribed at Point 1, Part I and Items 1.1 and 1.2, Part II of this Circular, then the municipal/ provincial Customs Departments shall:

...

...

...

- at the end of each day, make a list of traders who made code registration in such day according to Form No.2 attached to this Circular and fax to the General Department of Customs(the Department of information technology and customs statistics) for checking and certification of registration codes. The units, which are equipped with computers and software of management over export-import codes, shall have to input data on code registration into the computers and transmit them to the General Department of Customs together with the list.

- After receiving the list certified by the General Department of Customs and basing on the contents in the reply list, Customs officials in charge of code registration shall inscribe all required contents on "the export-import codes registration certificate", put a number to this certificate, submit to the leadership of the General Department of Customs for signature, stamp the seal and grant the originals to the traders.

The export-import code registration certificates shall be made in one original to grant to the trader. The municipal/ provincial Customs Departments shall have to make copies and store the copies of such original together with traders dossier of code registration for reviewing the dossiers in the future.

- The municipal/ provincial Customs Departments shall have to record the receipt of the dossiers of code registration and the granting of the export-import code registration certificate in a book. Such book shall have to consist of the following contents: the date of receipt of the registration dossiers, the name of customs officials who receive the dossiers, the numbers of the export-import code registration certificates, signatures of traders or traders representatives, the name of customs officials who grant the certificates and the dates of grant of the certificates.

2.2 The Department of information technology and customs statistics shall have to receive the list of those who register export-import codes sent by the Customs Departments, and exchange information with the Ministry of Finance’s database on tax codes as agreed between the Ministry of Finance and the General Department of Customs. The Department of information technology and customs statistics shall also set up a database to update enterprises which are revoked with export-import code or resolved to check and certify the accuracy and validity of the data on code registration. Within 2(two) working days from the receipt of the list of those who register export-import codes sent by municipal/ provincial Customs Departments, the Department of information technology and customs statistics shall have to send the certified list of codes to the unit which requests "the export-import code registration certificate"

3. Procedures for changing, re-granting, and revoking the export-import code registration certificate

Where traders make the decision on division, separation, merger or changes to the contents on "the export-import code registration certificate", they shall have to hand in the old export-import code registration certificate and apply for the re-granting of a new export-import code registration certificate at the customs office that granted the first certificate.

3.1 Where traders change one of the following contents:

- The code (the first 10 digits of the code of 13 digits)

...

...

...

- The transaction name

- The business registration number,

Then they shall have to carry out the same procedure as that for granting the new certificate.

3.2 Where traders change one of the following contents:

- the address

- the telephone number

- the granting agency,

then the municipal/ provincial Customs Departments shall grant the new "the export-import code registration certificate" to traders based on traders written request and the registration book, and notify the Department of information technology and customs statistics in writing to update the branch’s database with such changes.

3.3 Where traders "the export-import code registration certificate" are lost or damaged, then the municipal/ provincial Customs Departments shall base on traders written requests and the registration book to grant the new "the export-import code registration certificate", to revoke the damaged certificates, and at the same time to notify the Department of information technology and customs statistics in writing.

...

...

...

III- MANAGEMENT AND USE OF EXPORT-IMPORT CODES

1. For traders:

Traders shall have to write their export-import codes (including entrusted enterprises tax codes in case of import and export assignment) on the customs declaration form, related papers, books and documents when handing in them to customs offices. Traders shall have to write their codes in the right- hand corner at the top of papers, books and documents which are not designed with the section for writing codes.

2. For customs offices:

2.1. Customs offices shall have to check traders writing of export-import codes when traders carry out customs procedures and shall have to use the uniform system of codes in all phases of customs operation.

2.2. The municipal/ provincial Customs Departments shall have to contact frequently with State administrative bodies at localities and notify the General Department of Customs in writing on a monthly basis of merger, dissolution, or temporary suspension of export-import activities of traders which are granted "the export-import code registration certificate" and managed by such municipal/ provincial Customs Departments. Basing on municipal/ provincial Customs Departments notification, the General Department of Customs shall make a decision on either annulling or suspending the validity of such traders export-import code registration certificates.

IV-ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. "The export-import code registration certificates" granted according to Circular No. 06/1998/TT-TCHQ remains its effect.

Traders (not fall under subjects of code grant as prescribed in Circular No. 06/1998/TT-TCHQ) who are granted the codes according to Part 4 of Official Letter No. 91/TCHQ-THTK dated 6 January, 1999 shall be re-granted the export-import codes according to this Circular.

...

...

...

3. The General Department of Customs office shall have to print (the

export-import code registration certificate, the declaration form for code registration) and provide them to municipal/ provincial Customs Departments so as to serve the registration of export-import codes.

4. The Department of information technology and customs statistics shall have to coordinate with concerned units to elaborate the database system, to manage export-import codes and traders who have registered export-import codes but dissolve or merger and update municipal/ provincial Customs Departments with such codes and traders for use in customs operation, to manage, to monitor and supervise the system of export-import codes by customs procedures, to ensure the uniformity and tightness of the whole branch, and to create favorable conditions for export-import activities.

5. This Circular takes effect from its signing. The customs branchs previous documents on the grant of export-import enterprise codes are annulled.

If there arise any difficulties in the course of implementation, units may notify the General Department of Customs for consideration of handling.

P.P. THE GENERAL DIRECTOR OF THE GENERAL DEPARTMENT OF CUSTOMS
THE DEPUTY HEAD




Nguyen Ngoc Tuc