|
BỘ TÀI CHÍNH
TỔNG CỤC HẢI QUAN
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1568/QĐ-TCHQ
|
Hà Nội,
ngày 16 tháng 05 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH XÂY DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN
TỔNG CỤC TRƯỞNG TỔNG CỤC HẢI
QUAN
Căn cứ Luật Hải quan số 29/2001/QH10
ngày 29/6/2001, Luật số 42/2005/QH11 sửa đổi, bổ sung một số điều của Luật Hải
quan ngày 14/6/2005 và các văn bản quy phạm pháp luật hướng dẫn thi hành;
Căn cứ Quyết định số 02/2010/QĐ-TTg
ngày 15/01/2010 của Thủ tướng Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
tổ chức bộ máy của Tổng cục
Hải quan trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Quyết định số 448/QĐ-TTg ngày
25/03/2011 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt Chiến lược phát triển hải
quan đến năm 2020;
Căn cứ Quyết định số 1514/QĐ-BTC ngày
22/6/2011 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành "Kế hoạch cải
cách, phát triển và hiện đại hóa ngành Hải quan giai
đoạn 2011-2015”;
Xét đề nghị của Lãnh đạo Ban Cải cách
hiện đại hóa hải quan,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm
theo Quyết định này Quy trình xây dựng và sử dụng Chỉ số đánh giá hoạt
động hải quan và 02 Phụ lục gồm: Phụ lục 1 - Sơ đồ tổng quan mô tả 10 bước của Quy trình; Phụ lục
2 - Ví dụ minh họa thông qua 10 bước của Quy trình này.
Điều 2.
Thủ trưởng
các đơn
vị thuộc
và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu
trách nhiệm triển khai công tác xây dựng các chỉ số đánh giá hoạt
động hải quan thuộc chức năng, nhiệm vụ đã được phân công; Tổ chức áp dụng
các chỉ số đánh giá hoạt động hải quan đã xây dựng vào trong công việc chỉ đạo,
quản lý, điều hành mọi hoạt động của đơn vị.
Điều 3.
Quyết định
này có hiệu lực kể từ ngày ký. Thủ
trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan chịu trách nhiệm tổ chức thi
hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như
Điều 3;
- Đ/c
Đỗ Hoàng Anh Tuấn-Thứ trưởng Bộ Tài chính (để báo cáo);
- Lãnh đạo
TCHQ (để chỉ đạo);
-
Lưu:
VT, CCHĐH(8b).
|
KT. TỔNG CỤC TRƯỞNG
PHÓ TỔNG CỤC TRƯỞNG
Vũ Ngọc Anh
|
QUY TRÌNH
XÂY
DỰNG VÀ SỬ DỤNG CHỈ SỐ ĐÁNH GIÁ HOẠT ĐỘNG HẢI QUAN
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 1568/QĐ-TCHQ ngày 16 tháng 5
năm 2013 của Tổng cục
trưởng Tổng cục Hải quan)
Phần A.
QUY
ĐỊNH CHUNG
I. Phạm vi và đối tượng
áp dụng
1. Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số
đánh giá hoạt động hải quan được áp dụng vào tất cả lĩnh vực hoạt động của
ngành Hải quan;
2. Các cấp quản lý thuộc cơ quan Tổng cục
Hải quan, Cục Hải quan Tỉnh, thành phố và Chi cục Hải quan (dưới đây gọi là đơn vị) sử dụng chỉ số do cấp trên ban
hành và tự xây dựng trong quản lý điều hành hoạt động của đơn vị, nhằm đảm bảo
cho mọi hoạt động đạt hiệu lực và hiệu quả.
II. Giải thích
thuật ngữ
1. Chỉ số: được hiểu là
những giá trị về mặt số học được thống kê, so sánh, tổng hợp, theo dõi theo từng
giai đoạn nhất định nhằm mục đích đánh giá số lượng, chất lượng, hiệu quả của
hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá để đưa ra những cảnh báo, nhận định về xu
hướng phát triển, thay đổi của hoạt động hoặc đối tượng cần đánh giá.
2. Chỉ số định lượng: là chỉ số mô
tả số lượng, phản ánh về mặt lượng của hoạt động cần đánh giá, được tạo thành từ các dữ
liệu có thể đo lường được. Chỉ số định lượng, biểu hiện bằng số học, so sánh
các yếu tố đầu ra so với đầu vào đã được lượng hóa trước đó để xác định mức độ
biến đổi của hoạt động cần đánh giá.
3. Chỉ số định tính: là chỉ số được
mô tả bằng chất lượng, phản ánh về mặt chất của hoạt động cần đánh giá.
Chỉ số định tính được thể hiện bằng các thang điểm, được cấu thành từ những dữ
liệu phản ánh chất lượng của hoạt động
cần đánh giá. Chỉ số định tính phản
ánh tính chất của hoạt động
cần đánh giá dưới
góc độ quan điểm, cảm nhận của cá nhân hoặc tổ chức.
4. Chỉ số hoạt động
(Performance Indicators - được viết tắt PIs): là chỉ số
phản ánh chi tiết hiện trạng kết quả từng công việc cụ thể của nhân viên trong tổ
chức. Những chỉ số này được đo
lường hàng ngày, hàng tuần hoặc hàng
tháng.
5. Chỉ số hoạt động chính (Key
Performance Indicators - được viết tắt là KPIs): là chỉ số
đánh giá hoạt động chính của một cơ quan, tổ chức. Những hoạt động này là nhiệm
vụ trọng tâm cốt lõi ở thời điểm hiện tại, đồng thời ảnh hưởng tới sự thành
công và phát triển trong tương lai của cơ quan, tổ chức. Những chỉ số này thông
thường được đo lường hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm.
6. Chỉ số kết quả chính (Key Result Indictors - được viết
tắt là KRIs): là những chỉ số tổng quát nhất đánh giá kết quả hoạt
động trọng tâm của một cơ quan, tổ chức mang đến cho nhà lãnh đạo cái nhìn tổng
thể về những thành tựu trước đây của tổ chức đã đạt được, đồng thời cho biết hoạt
động quản lý đối với những nhiệm
vụ trọng tâm đã được thực thi và đạt được kết quả nhất định. Chỉ số
KRIs này sẽ được theo dõi qua các khoảng thời gian dài hơn so với chỉ số
hoạt động chính - KPIs với chu kỳ theo dõi để đo lường là 06 tháng hoặc hàng
năm.
7. Chỉ số đánh giá hoạt động hải
quan:
Chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là chỉ số được cơ quan Hải quan xây dựng và sử dụng để xác định kết quả và hiệu
quả hoạt động của cơ quan Hải quan so với mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn
thuộc Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải
cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành
Hải quan để đánh giá mức độ tiến bộ trong từng giai đoạn phát triển nhất định của
Ngành.
8. Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động
hải quan:
Hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan là một tập hợp các bộ chỉ số tương ứng
với các lĩnh vực hoạt động nghiệp vụ chủ chốt của ngành Hải quan (dưới đây gọi là Hệ thống chỉ
số); Mỗi bộ chỉ số gồm nhóm chỉ số kết
quả và nhóm chỉ số hoạt động.
III. Nguyên tắc
xây dựng chỉ số đánh giá hoạt động hải quan
1. Nguyên tắc 1: Mục đích rõ ràng
2. Nguyên tắc 2: Phù hợp với hoạt
động cần đánh giá
3. Nguyên tắc 3: Hợp lý về chi phí xây dựng và
sử dụng
4. Nguyên tắc 4: Có thể giám sát được.
5. Nguyên tắc 5: Đánh giá độc lập
IV. Các điều kiện
xây dựng và sử dụng chỉ số
1. Phải kết nối các chỉ số đo lường thực
hiện kết quả công việc với gắn liền với các mục tiêu cụ thể thuộc Chiến lược
phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa hải quan; có sự đồng thuận giữa các
cấp Lãnh đạo trong toàn Ngành.
2. Phải có sự nhất quán, kiên định, quan
tâm và thống nhất trong mục tiêu quản lý của các cấp lãnh đạo. Lãnh đạo các cấp
chủ động áp dụng bộ chỉ số làm công cụ quản lý, điều hành các hoạt động trong nội
bộ đơn vị.
3. Phải thiết lập được sự cộng tác chặt
chẽ giữa các cá nhân, bộ phận trong nội bộ ngành Hải quan và với các đối tác chiến
lược ngoài Ngành.
4. Phải có sự hợp nhất công tác đo lường
đánh giá hiệu quả hoạt động với công tác báo cáo và các giải pháp nâng cao hiệu
quả thực hiện công việc trong toàn ngành Hải quan.
Phần B.
QUY
ĐỊNH CỤ THỂ
I. Bước 1: Xác định mức
độ sẵn sàng xây dựng chỉ số
1. Xác định nhu cầu xây
dựng chỉ số:
- Nhu cầu xây dựng chỉ số được thể hiện trong Chiến
lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn
vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn; Các văn bản chỉ đạo
điều hành của cấp lãnh đạo trong toàn Ngành.
- Các công việc cần thực hiện: Cập nhật, rà
soát và hệ thống hóa các chỉ đạo
về xây dựng chỉ số đánh giá hoạt
động đã nêu trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải
quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan theo từng thời kỳ, các
chỉ đạo về công tác chỉ số của lãnh đạo các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục
Hải quan theo chức năng, nhiệm vụ đã phân công và kế hoạch công việc trọng tâm
hàng năm của đơn vị.
2. Xác định các nguồn lực cho xây dựng hệ
thống chỉ số
- Nguồn nhân lực: bố trí cán bộ, nắm vững quy
trình xây dựng và sử dụng chỉ số; có kiến thức chuyên sâu về lĩnh vực cần xây dựng
chỉ số trong đơn vị để thực
hiện công tác chỉ số. Nếu chưa đảm bảo được yêu cầu thì cần sắp xếp tổ
chức, bố trí cán bộ, công chức học tập bồi dưỡng kiến thức trên.
- Đảm bảo và bố trí cơ sở hạ tầng kỹ thuật, hệ
thống công nghệ thông tin
đáp ứng đầy đủ cho công tác xây dựng hệ thống chỉ số. Chủ động chuẩn bị phương
tiện kỹ thuật hỗ trợ trong việc xây dựng, sử dụng chỉ số và vận hành và duy trì
hệ thống chỉ số.
- Nguồn lực tài chính: chủ động bố trí một khoản
dự toán kinh phí hàng năm để tổ chức thực hiện công tác chỉ số.
Trong trường hợp các nguồn lực bên
trong không đáp ứng được thì các đơn vị chủ động tìm kiếm các nguồn hỗ trợ từ
bên ngoài thông qua đầu mối điều phối chung do Tổng cục Hải quan phân công.
II. Bước 2: Lựa
chọn mục tiêu của lĩnh vực cần xây dựng chỉ số
1. Xác định các mục tiêu
chiến lược phát triển
từng lĩnh vực trong
Ngành
- Rà soát, thống kê, hệ thống hóa
các mục tiêu phát triển có tính xuyên suốt, từ mục tiêu tổng quát đến mục tiêu
cụ thể thuộc tất cả các lĩnh vực đã nêu trong Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải
cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các đơn vị thuộc và trực thuộc ngành
Hải quan trong từng giai đoạn.
- Xác định mục tiêu ưu tiên phát triển của lĩnh
vực cụ thể Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải cách hiện đại hóa của ngành Hải quan, của các
đơn vị thuộc và trực thuộc ngành Hải quan trong từng giai đoạn và các yêu cầu
chỉ đạo, quản lý điều hành của lãnh đạo các đơn vị trong từng năm để làm căn cứ
xây dựng hệ thống chỉ số của lĩnh vực.
- Từ mục tiêu, xác định các nhiệm vụ then chốt
của từng lĩnh vực có đóng góp phần lớn vào các kết quả công việc đạt được các mục
tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.
2. Lựa chọn các
hoạt động để xây dựng các chỉ số
- Thực hiện hệ thống hóa lại tất cả các chức
năng, nhiệm vụ và các hoạt động hiện hành của đơn vị;
- Lựa chọn các hoạt động phải thực hiện phù hợp với nhiệm vụ
then chốt đã xác định tại điểm 1 trên
- Xác định mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động
đã lựa chọn nêu trên, làm tiền đề xây dựng chỉ số.
III. Bước 3: Xác định tên chỉ số
Công việc tại Bước này cần thực hiện gồm:
1. Từ hoạt động, mục
tiêu đã được lựa chọn ở bước 2 nêu trên, tiến hành xác định các nội dung phải
kiểm soát tương ứng với các mục tiêu đã lựa chọn (ví dụ: đầu vào, đầu ra, kết
quả, hiệu quả, sự liên kết giữa các yếu tố đã đặt ra) để xác định tên gọi của
các chỉ số.
2. Phân loại các chỉ số
vừa đặt tên theo các loại chỉ số kết quả chính, chỉ số hoạt động, chỉ số hoạt động
chính.
3. Điều chỉnh số lượng
chỉ số để đảm bảo sự cân bằng giữa các loại chỉ số, thông thường tỷ lệ tối ưu
giữa Chỉ hoạt động chính/Chỉ số hoạt động/Chỉ số kết quả chính được phân bổ
theo tỷ lệ (%) là 10/80/10.
Công việc này phải được thực hiện với
sự phối kết hợp chặt chẽ giữa các bộ phận nghiệp vụ và bộ phận chuyên trách làm
công tác về chỉ số nhằm đảm bảo danh mục chỉ số
được xây dựng phải phản ánh chính xác bản chất, hiệu lực và hiệu quả hoạt động
của từng nhiệm vụ.
IV. Bước 4: Xác định
nội dung chi tiết của chỉ số
Xác định nội dung chi tiết chỉ số bao
gồm các công việc sau:
1. Xác định thành
tố của chỉ số bao gồm: các
thành phần, dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số và công thức tính toán;
Việc xác định các dữ liệu cấu tạo nên thành phần của chỉ số phải căn cứ vào các quy định
của pháp luật, của ngành Hải quan liên quan đến chỉ số.
2. Hình thức thể hiện chỉ
số
Căn cứ vào thành phần cấu tạo nên chỉ
số để xác định hình thức thể hiện của chỉ số cho phù hợp, thuộc một trong các dạng
dưới đây:
a) Thể hiện hình thức con số: chỉ số =
giá trị a
b) Thể hiện hình thức số phần trăm (%):
Chỉ số = 
c) Thể hiện hình thức phân số: 
3. Tần suất đánh giá chỉ số:
Xác định tần suất đánh giá của chỉ số
tùy theo yêu cầu của từng cấp lãnh đạo quản lý (theo ngày, tuần, tháng, quý,
năm…).
4. Xác định chỉ tiêu gốc
và chỉ tiêu phấn đấu:
a) Chỉ tiêu gốc
Xác định chỉ tiêu gốc là việc lấy dữ
liệu được thu thập ở lần đầu đánh giá làm căn cứ so sánh với những dữ liệu được
thu thập trong các kỳ sau.
b) Chỉ tiêu phấn đấu
Việc xây dựng chỉ tiêu phấn đấu được
căn cứ vào chỉ tiêu gốc hoặc chỉ tiêu của kỳ liền trước và dự báo tình hình biến
động các yếu tố tác động vào chỉ số (bao gồm các yếu tố khách quan và chủ quan)
và kỳ vọng phát triển của hoạt động cần đánh giá.
V. Bước 5: Xác định
nguồn dữ liệu và cách
thu thập các dữ liệu chỉ số
1. Xác định nguồn dữ
liệu
- Xác định các dữ liệu được cung cấp từ nội bộ
đơn vị, của ngành Hải quan; Các nguồn dữ liệu cơ bản từ nội bộ đơn vị, của
ngành Hải quan bao gồm: dữ liệu có trong các Hệ thống cơ sở dữ liệu sẵn có; Hệ
thống các báo cáo giấy; kết quả từ các cuộc khảo sát, phỏng vấn do các đơn vị
thuộc ngành Hải quan, Cục Hải quan hoặc Chi cục Hải quan thực hiện.
- Xác định các dữ liệu từ Bộ, Ban, Ngành khác,
cơ quan, đơn vị khác có liên quan; dữ liệu từ các cuộc khảo sát, điều tra, phỏng vấn
chính thức và không chính thức của đơn vị và của các cơ quan, đơn vị khác.
2. Cách thức thu thập
nguồn dữ liệu
a) Xác định bộ phận chủ trì và bộ phận phối
hợp việc thu thập dữ liệu:
- Thủ trưởng đơn vị xác định 01 bộ phận đầu mối
chủ trì thu thập dữ liệu cho chỉ số là bộ phận quản lý phần lớn nguồn dữ liệu của
chỉ số, và mục đích
xây dựng chỉ số là nhằm đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ phận đó.
- Các dữ liệu để tính toán chỉ số thuộc nguồn
dữ liệu của bộ phận, đơn vị khác thì cần xác định bộ phận, đơn vị khác là bộ phận
phối hợp trong việc thu thập dữ liệu để tính toán chỉ số.
b) Thiết lập công cụ thu thập dữ liệu
- Đối với dữ liệu hiện có trong Hệ thống cơ sở
dữ liệu, trong các báo cáo giấy của
đơn vị: Xây dựng và chuẩn hóa việc khai thác dữ liệu từ các Hệ thống,
các báo cáo giấy;
- Đối với dữ liệu hiện không có theo dõi, cập nhật:
Xây dựng các biểu mẫu thu thập dữ liệu, biểu mẫu thống kê để thu thập dữ liệu
và thiết lập phương án thu thập dữ liệu (khảo sát, phỏng vấn, ghi chép độc lập,...). Ngoài ra, có
thể tiến hành điều tra sử dụng bảng hỏi, quan sát thực địa, phỏng vấn hoặc thảo
luận nhóm để thu thập những thông tin không có sẵn.
c) Tần suất và thời gian thu thập dữ liệu:
Tùy theo mục đích, nội hàm và nguồn dữ liệu, tần suất đánh giá của từng chỉ số
để xác định tần suất và thời gian lấy dữ liệu để tính toán chỉ số. Tần suất lấy
dữ liệu, tính toán và đánh giá các kết quả chỉ số có thể định kỳ theo
tháng, quý, năm, 5 năm, 10 năm...
d) Tiến hành thu thập thử nghiệm:
- Xác định thời điểm và khoảng thời gian tiến
hành thu thập dữ liệu: tùy theo điều kiện vật chất, nguồn nhân lực,
yêu cầu quản lý của từng đơn vị mà xác định thời điểm và khoảng thời gian hợp
lý;
- Thực hiện khai thác dữ liệu từ các hệ thống,
các báo cáo giấy trong khoảng thời
gian ngắn nhất định;
- Sử dụng các biểu mẫu thu thập dữ liệu, biểu mẫu
thống kê để thu thập thử dữ liệu trong khoảng gian ngắn nhất định
- Sau khi kết thúc thu thập thử nghiệm: xác định
những vướng mắc, khó khăn trong việc thu thập dữ liệu có thể phát sinh và đưa
ra đề xuất những sửa đổi kịp thời.
3. Thu thập dữ liệu:
Trên cơ sở cách thức thu thập đã xác định
tại khoản 2 trên, triển khai tiếp công việc tiến hành thu thập dữ liệu; Sau đó,
tổng hợp, nhập liệu tất cả các dữ liệu thu thập được vào các file dữ liệu dạng
word, excel, acces...
VI. Bước 6: Tổ
chức rà soát, tính toán và tổng hợp kết quả của chỉ số
1. Các công việc rà
soát, làm chuẩn dữ liệu đã thu thập, cụ thể:
a) Về rà soát và làm chuẩn dữ liệu đã thu
thập được:
- Rà soát tính đầy đủ của các dữ liệu thành phần:
Đảm bảo tất cả các thành phần dữ liệu cấu tạo nên chỉ số đều có giá
trị dữ liệu cụ thể.
- Nhận dạng các giá trị không hợp lệ, không
chính xác, thiếu logic: Kiểm tra, đối chiếu chéo các giá trị của các thành phần
dữ liệu giống nhau cấu tạo nên các chỉ số khác nhau xem các giá trị có thống
nhất, giống nhau không?; Kiểm tra
tính logic của giá trị các dữ liệu. Đặc biệt, cần quan tâm đến giá trị không áp
dụng (viết tắt là N/A) và giá trị 0.
- Kiểm tra, xác định, thu thập lại các dữ liệu
không hợp lệ, thiếu logic, không chính xác, không nhất quán: Đối với các dữ liệu
không hợp lệ đã phát
hiện được (đặc biệt là hai giá trị: N/A và 0) phải kiểm tra lại giá trị dữ liệu,
cách thức nhập liệu, định dạng dữ liệu có chính xác không? Nếu giá trị dữ
liệu sai khác do lỗi nhập liệu,
định dạng thì sửa lỗi. Nếu giá trị dữ
liệu không chính xác cần tiến hành thu thập lại. Đối với giá trị dữ liệu không
nhất quán, kiểm tra, điều chỉnh cho đồng nhất. Tuy nhiên, không phải mọi giá trị
dữ liệu thiếu nhất quán đều phải loại bỏ.
b) Về thời gian rà soát, làm chuẩn dữ liệu:
Đơn vị căn cứ nguồn lực tài chính và
nhân lực thực tế tại đơn vị, lựa chọn cách thực hiện phù hợp. Có 02 cách thực hiện như sau:
- Cách thứ nhất, tiến hành đồng thời việc rà
soát, làm chuẩn dữ liệu trong quá trình thu thập dữ liệu.
- Cách thứ hai, sau khi kết thúc
quá trình thu thập dữ liệu, tiến hành rà soát và làm chuẩn dữ liệu.
c) Về công cụ rà soát, làm chuẩn dữ liệu:
Tùy theo điều kiện tài chính và nhân lực,
đơn vị có thể mua và sử dụng các phần mềm thống kê, rà soát dữ liệu (Ví dụ: Phần
mềm Stata..) nhằm đảm bảo không tốn nhân lực, thời gian nhưng sẽ phải bố trí
chi phí cho việc mua công cụ này hoặc thực hiện rà soát, làm chuẩn dữ liệu bằng thủ công.
2. Tính toán và tổng
hợp kết quả chỉ số:
a) Công cụ tính toán chỉ số:
Các đơn vị sử dụng các phần mềm tự động
tính toán kết quả chỉ số (Ví dụ: phần
mềm đặc thù Stata
12); Hoặc sử dụng các công
cụ tính toán khác (Ví dụ: hàm tính của excel, acces);
b) Tiến hành tính toán kết quả của từng
chỉ số:
Tính toán trước số liệu của từng thành
phần của chỉ số;
- Áp dụng công thức tính, hình thức thể hiện chỉ
số để tính toán tiếp kết quả chỉ số.
3. Xác nhận, đánh giá kết quả chỉ
số
a) Sau khi đã tính toán ra kết quả các chỉ
số, cán bộ cần thực hiện báo cáo kết quả và cách thức đã thực hiện để có kết quả
trên cho Lãnh đạo đơn vị. Lãnh đạo đơn vị cần xem xét, đánh giá chất lượng của kết
quả chỉ số.
b) Việc đánh giá chất lượng của kết quả
chỉ số bao gồm:
- Đánh giá độ tin cậy của kết quả chỉ số: Lãnh
đạo đơn vị cần đánh giá xem các hoạt động thu thập dữ liệu, tổng hợp, tính toán
kết quả của chỉ số có theo đúng các nguyên tắc, yêu cầu và các bước đã được phê
duyệt.
- Đánh giá tính giá trị của kết quả chỉ số:
Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá xem kết quả các chỉ số có đạt được các kết quả
mong muốn kể từ khi xây dựng các chỉ số đã được quy định tại khoản 2 của
Bước 3 thuộc Quy trình này;
- Đánh giá tính kịp thời của kết quả chỉ số:
Lãnh đạo đơn vị cần đánh giá tần suất thu thập dữ liệu, tính cập nhật của dữ liệu,
và các kết quả chỉ số có đảm bảo hỗ trợ ngay cho các quyết định quản lý, điều
hành các hoạt động của đơn vị.
VII. Bước 7: Đánh giá
kết quả của chỉ số
1. Mục đích đánh giá kết quả của
chỉ số sẽ giúp cho
Lãnh đạo đơn vị hoặc cán bộ trực tiếp thực hiện công việc xem xét các vấn đề tồn
tại trong cách thức thực thi nhiệm vụ khác nhau; Từ đó xác định nguyên nhân của
sự không thống nhất trong cách thức quản lý, chỉ đạo điều hành từ các cấp lãnh
đạo hay do sự hiểu biết của cán bộ làm trực tiếp không bám sát chủ trương, chỉ
đạo của Lãnh đạo.
2. Thời điểm đánh giá:
- Thực hiện đánh giá lại kết quả của chỉ số khi
kết quả đo lường thường xuyên/định kỳ của chỉ số cho thấy có sự sai lệch rõ
ràng giữa kết quả thực tế và kết quả dự kiến và những sai lệch này có tác động
lớn đến đối tượng hoặc hoạt động cần đánh giá.
- Khi các cấp Lãnh đạo cần xác định việc sắp xếp
nguồn lực cho quá trình triển khai các đối tượng hoặc hoạt động cần đánh giá.
- Khi các báo cáo về cùng một đối tượng hoặc hoạt
động cần đánh giá cho ra các kết quả khác nhau.
3. Các loại hình đánh giá: Tổng cục
nêu ra một số loại hình
đánh giá cơ bản như sau:
a) Đánh giá trước khi thực hiện
Khi áp dụng loại hình đánh giá này,
các cấp lãnh đạo phải xác định rõ: các mục tiêu đã được xác định rõ ràng hay
chưa; Kế hoạch thực hiện có khả năng đem lại các kết quả đáng tin cậy hay
không; việc sử dụng nguồn lực có hợp lý và tương xứng với các yêu cầu đặt ra để đạt được các
kết quả đã định
trước không. Mục đích của đánh giá trước khi thực hiện là nhằm đảm bảo quá
trình thực hiện các chương trình, kế hoạch hay dự án không xảy ra sai sót dẫn đến
thất bại sớm.
b) Đánh giá thực hiện theo quá trình
Trọng tâm của loại hình đánh giá này
là quá trình thực hiện một đối tượng hoặc hoạt động cần đánh giá. Các câu hỏi đặt
ra ở đây là những nội dung đã được xây dựng trong kế hoạch có được
thực hiện đầy đủ không;
Giữa kế hoạch và thực
tế triển khai có tương thích không; Các vấn đề về chi phí, thời gian, năng lực
của
các
cán bộ tham gia thực hiện, số lượng nhân sự... có gắn với kế
hoạch không. Các cấp Lãnh đạo có thể sử dụng các thông tin từ những câu trả lời
để xác định xem có cần phải đưa ra những điều chỉnh trong quá trình thực hiện để
đạt được các kết quả mong muốn không.
c) Đánh giá chuỗi logic về kết quả hoạt động
Đánh giá chuỗi logic kết quả hoạt động
được hiểu là đánh giá các vấn đề về triển khai một đối tượng hoặc hoạt động cần
đánh giá từ các bước hoạt động, phân bổ nguồn lực và các sáng kiến có thể áp dụng
để đạt được kết quả mong muốn. Việc đánh giá chuỗi logic về kết quả hoạt động
giúp xác định được mức độ hợp lý của các kết quả mong muốn, giúp cho người thiết
kế chỉ số có thể tránh được những thất bại tiềm năng do việc thiết kế kém mang lại.
d) Đánh giá tác động
Mục đích chính của đánh giá tác động
là xác định những yếu tố tác động gây ra những thay đổi ghi nhận được và nguyên
nhân gây ra những thay đổi đó. Đánh giá tác động chỉ tiến hành sau khi đã thu
nhận được các kết quả rõ ràng.
e) Đánh giá tổng quát
Trong khi các phương pháp đánh giá nêu
trên được thực hiện độc lập thì phương pháp đánh giá tổng quát được
áp dụng nhằm mục đích tổng hợp và kiểm soát chéo
các kết quả phát hiện được trong quá trình thực hiện các phương pháp đánh giá độc
lập. Phương pháp này có tính tin cậy cao và sẽ chỉ ra được xu hướng phát triển
của đối tượng cần đánh giá.
4. Các phương pháp đánh
giá:
Phương pháp đánh giá kết quả hoạt động
dựa trên hệ thống chỉ số được hiểu cụ thể là phân tích các tập hợp số liệu về mặt
định tính và định lượng.
a) Để phân tích số liệu định lượng, các
phương pháp phân tích số liệu được sử
dụng cụ thể: Phương pháp mô tả; Phương pháp so sánh mối tương quan; Phương pháp
suy luận lô gic; Phương pháp hồi quy…;
b) Để phân tích dữ liệu định tính có thể
sử dụng các phương pháp như:
Phương pháp mô tả; Phương pháp
đo lường mối tương quan; Phương pháp suy diễn; Phương pháp tất định....
VIII. Bước 8: Lập
báo cáo kết quả của chỉ số
1. Mục đích xây dựng báo
cáo kết quả chỉ
số
- Để tìm hiểu, đánh giá các ưu điểm, nhược điểm
của các lĩnh vực hoạt động hải quan đang diễn ra; các lĩnh vực nào đang hoạt động
hiệu quả và ít hiệu quả; xác định các nguyên nhân và giải pháp khắc phục, cải
tiến;
- Để nâng cao nhận thức về chất lượng của các chương
trình cải cách đã và đang được tiến hành đối với cán bộ lãnh đạo, công chức
trong Ngành và các cơ quan, tổ chức hữu quan;
- Để đánh giá tính thiết thực, mức độ hợp lý của
các chỉ số được đo lường.
2. Xác định đối tượng sử
dụng báo cáo (đối tượng mục
tiêu)
a) Trường hợp đối tượng mục tiêu là cấp
Lãnh đạo Bộ, Lãnh đạo Tổng cục, báo cáo không cần cung cấp quá nhiều thông tin
và giải thích quá chi tiết mà chỉ cần tập trung vào các số liệu tổng hợp, súc
tích liên quan đến các vấn đề cụ thể. Cần phải xác định và hiểu được Lãnh đạo cấp
này sẽ cần những thông tin gì để hỗ trợ cho việc đưa ra quyết định quản
lý chỉ đạo.
b) Trường hợp đối tượng mục
tiêu là cấp Lãnh đạo đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục, nhất là các
Chi cục (được hiểu là cấp quản lý, điều hành trực tiếp đơn vị) thì cần có nhiều
những dữ liệu tác nghiệp chi tiết hơn.
3. Kết cấu của một báo cáo
a) Trường hợp đơn vị báo cáo là cấp Cục Hải
quan và Chi cục Hải quan và đơn vị tiếp nhận báo cáo là Tổng cục thì kết cấu của
báo cáo kết quả hệ thống chỉ số sẽ bao gồm
các phần sau:
- Tên đơn vị báo cáo; ngày tháng báo cáo;
- Tên chính của báo cáo: Báo cáo kết quả chỉ số
hoạt động (năm...)
- Phần I: Nhóm chỉ số kết quả chính, chỉ số hoạt động
chính
- Phần II: Nhóm chỉ số hoạt động
Trong đó tại Phần I, Phần II
nêu tên của từng chỉ số thành phần; Công thức tính toán chỉ số; Kết quả tính
toán bằng con số cụ thể; Thống kê chi tiết các số liệu được sử dụng để tính
toán chỉ số; và cuối cùng là Tổng hợp, phân tích các yếu tố tác động tới sự biến
động (tăng/giảm) chỉ số.
b) Trường hợp đơn vị báo cáo là cấp Cục, Vụ thuộc
cơ quan Tổng cục, kết cấu của báo cáo kết quả hệ thống chỉ số sẽ bao gồm các phần
sau:
Tương tự như báo cáo của các
Cục hải quan tỉnh, thành phố, tuy nhiên chỉ cần báo cáo chỉ số thuộc thẩm
quyền phụ trách của đơn vị sau khi đã tiến hành tổng hợp số liệu từ báo
cáo liên quan tới chỉ số đó của các Cục hải quan tỉnh, thành phố.
c) Trong Báo cáo có thể sử dụng một số Phụ
lục hoặc lập Báo cáo tách riêng để biểu đạt các dữ liệu chi tiết cần được thực
hiện; Tuy nhiên, tránh viết tắt quá nhiều và tránh sử dụng các thuật ngữ chuyên
môn gây khó hiểu.
4. Thu nhận dữ liệu, số liệu một
cách hiệu quả để đưa vào báo cáo
- Dữ liệu được lựa chọn đưa vào báo cáo phải là
những dữ liệu then chốt, được quan tâm nhất;
- Dữ liệu được trình bày một cách rõ ràng và
chính xác, được tính toán cẩn thận, có trích dẫn nguồn dữ liệu rõ ràng và sắp xếp
theo trình tự hợp lý;
- Các nhận định trong báo cáo phải trung thực,
phản ánh đúng tình trạng thực tế, không được loại bỏ hay tránh nhắc đến các kết quả tiêu
cực. Vì các chỉ số được đo lường chỉ hữu hiệu khi có thể trợ giúp các cấp lãnh đạo
hải quan phát hiện những mặt còn yếu kém trong hoạt động, xác định các hướng giải
quyết.
- Các số liệu về kết quả hoạt động cần được so
sánh với các số liệu ban đầu và số liệu của kỳ gốc, đối chiếu với chỉ tiêu đề
ra theo kế hoạch công tác của đơn vị, hoặc so sánh với các kết quả đã đạt được
của (các) giai đoạn trước đó để thấy được tỷ lệ phần trăm khác biệt. Qua so sánh với dữ
liệu gốc (hay tình
trạng ban đầu), các cấp lãnh đạo có thể nhận định được những tiến bộ đạt được
hay sự trì trệ, thậm chí thụt lùi trong bất kỳ lĩnh vực hoạt động nào.
- Các phát hiện và kiến nghị liên quan tới một chỉ
số phải được trình bày xoay
quanh chỉ số và các kết quả chủ yếu của chỉ số đó.
5. Trình bày các thông
tin kết quả chỉ số với hình thức
thể hiện phù hợp trong báo cáo
a) Trình bày số liệu thông tin kết quả chỉ
số (đặc biệt là đối với các chỉ số phức tạp, cần diễn giải nhiều số liệu xoay
quanh một vấn đề cụ thể), thì cần thiết lập bảng biểu hoặc biểu đồ, đồ thị để
thuận tiện cho việc diễn giải các số liệu thu thập được nhằm trợ giúp người xem
báo cáo dễ nhớ, dễ hình
dung hơn so với việc đọc những con số được liệt kê theo hình thức diễn đạt viết
thông thường.
Tùy theo đối tượng sử dụng báo cáo
(hay đối tượng mục tiêu) có thể lựa chọn các dạng biểu đồ, đồ thị phù hợp; tuy
nhiên dù ở dạng nào cũng cần đảm bảo các dữ liệu được trình bày chính xác và có
tính gắn kết với nhau.
b) Các điểm cần lưu ý khi thiết kế bảng
biểu, đồ thị:
b1) Đối với bảng biểu, cần đảm bảo:
- Đơn giản, chính xác;
- Tên các dòng, các cột rõ ràng, tránh viết tắt;
- Các số phần trăm được làm tròn thành số
nguyên gần nhất;
- Có các số tổng cộng;
- Trích dẫn nguồn khai thác dữ liệu.
B2) Đối với biểu đồ,
đồ thị,
cần đảm bảo:
- Đơn giản, dễ hiểu;
- Thể hiện rõ thông điệp trong tiêu đề đồ thị;
- Thang đo trung thực;
- Chứa đầy đủ dữ liệu cần thiết;
- Trích dẫn nguồn khai thác dữ liệu.
IX. Bước 9: Sử dụng các
vấn đề phát hiện được thông qua kết quả chỉ số
1. Sử dụng thông tin về kết
quả hoạt động để phục vụ cho hoạt động quản lý nhà nước trong lĩnh vực Hải quan với mục
tiêu:
- Các thông tin từ kết quả của hệ thống chỉ số đã cung cấp
cho các cấp Lãnh đạo hải quan biết được tiến độ cũng như thành công, thất bại của
các chương trình, chế độ, chính
sách pháp luật về hải quan đã và đang được áp dụng;
- Cung cấp kết quả dữ liệu thực tế cho việc
đánh giá sâu từng lĩnh vực hoạt động;
- Hỗ trợ việc xây dựng kế hoạch, chiến lược cải
cách (thông qua các thông tin về tình trạng ban đầu);
- Giúp đưa ra các quyết định về phân bổ nguồn lực
hợp lý (nhân lực, ngân sách...); mở rộng hoặc củng cố các chương
trình, chính sách dựa vào thông tin phản hồi về các kết quả hoạt động hải quan;
- Tạo động cơ khuyến khích, thúc đẩy tinh thần làm
việc của cán bộ, công chức hải quan nhiệt tình hơn để đóng góp vào việc đạt được
mục tiêu mong muốn; kịp thời khen thưởng những cán bộ, công chức có thành tích
hoạt động tốt, và phê bình, kỷ luật những cán bộ, công chức trong Ngành chưa
hoàn thành tốt nhiệm vụ;
- Cải thiện chất lượng dịch vụ, phục vụ hiệu quả
các đối tác của hải quan (tổ chức, cá nhân hữu quan tham gia hoạt động hải
quan).
2. Định hướng và cách thức
chia sẻ thông tin về kết quả của chỉ
số
a) Lập kế hoạch chia sẻ thông tin một
cách công khai minh bạch trong nội bộ cơ quan Hải quan và/hoặc với các bên hữu
quan, các bên có quan tâm tới ngành Hải quan.
b) Các cách thức chia sẻ thông tin về kết
quả của hệ thống chỉ số:
- Công khai trong nội bộ báo cáo về kết quả của
hệ thống chỉ số;
- Xây dựng kế hoạch hợp tác với các cơ quan
ngôn luận như báo chí, truyền hình để tuyên truyền kết quả chỉ số hoạt động trên
các phương tiện thông tin này;
- Tuyên truyền qua website, mạng nội bộ cơ quan;
- Tổ chức hội nghị công bố kết quả hoạt động.
X. Bước 10: Duy
trì và vận hành hoạt động của hệ thống chỉ số
1. Để duy trì và vận
hành một hệ thống chỉ số, cần đảm bảo sự tồn tại của 05 yếu tố cơ bản bao gồm:
- Cơ quan Hải quan có nhu cầu áp dụng lâu dài và nhất
quán đối với hệ thống chỉ số;
- Vai trò và trách nhiệm rõ ràng về mặt tổ chức,
chính trị của đơn vị hải quan; Thông tin về kết quả hoạt động đáng tin cậy của đơn
vị đó;
- Trách nhiệm giải trình của cơ quan Hải quan
trước các bên hữu quan;
- Năng lực quản lý trong việc xác lập
mục tiêu chiến lược và phát triển của cơ quan Hải quan;
- Động cơ khuyến khích sử dụng các thông tin về
kết quả của hệ thống chỉ số đánh giá hoạt động hải quan.
2. Để hệ thống chỉ số hoạt
động hải quan thực sự phát huy hiệu quả áp dụng trong thực tiễn thì cơ quan Hải
quan phải tiến hành các công việc sau:
- Đánh giá định kỳ hoạt động xây dựng và sử dụng
hệ thống chỉ số nhằm kịp thời điều chỉnh, sửa đổi, bổ sung các bộ chỉ số để phù hợp
với các đổi mới về cơ chế, chính sách, pháp luật hải quan và các mục tiêu ưu
tiên của cơ quan Hải quan.
- Nâng cấp và cải tiến theo kế hoạch đối với
các bộ chỉ số thuộc hệ thống chỉ số hoạt động hải quan.
3. Để vận hành và duy
trì hệ thống chỉ số, cần xác định các điều kiện sau:
- Nhu cầu đào tạo nhân lực: Sử dụng và bồi dưỡng
kiến thức cho những công chức hải quan để họ có thể nắm bắt và thông thạo dần với
các vấn đề liên quan đến việc xây dựng và vận hành hệ thống chỉ số;
- Tính khả thi và chi phí vận hành đối với toàn
bộ hệ thống chỉ số;
- Năng lực kiểm tra toàn bộ quá trình thực hiện
chỉ số và các kết quả thu được từ việc triển khai hệ thống chỉ số;
- Sự nhất trí, đồng thuận tham gia của tất cả
các cấp đơn vị trong toàn Ngành và các đối tượng khách hàng của cơ quan Hải
quan.
XI. Sơ đồ mô tả tổng
quát 10 bước của Quy trình xây dựng và sử dụng chỉ số đánh giá hoạt động hải
quan đề cập tại tại Phụ lục 01 (đính kèm) và Ví dụ
minh họa 10 Bước của Quy trình này được nêu tại Phụ lục 02 (đính kèm).
Phần C.
TỔ
CHỨC THỰC HIỆN
I. Nhiệm vụ của
Ban Cải cách, hiện đại hóa
- Đầu mối điều phối, hướng đẫn, tổ chức thực hiện,
kiểm tra, báo cáo tổng thể việc triển khai công tác chỉ số đánh giá hoạt động
trong toàn Ngành;
- Xây dựng các chỉ số để quản trị
Chiến lược phát triển, Kế hoạch cải
cách hiện đại hóa của ngành Hải quan;
- Hỗ trợ các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục
Hải
quan
trong việc
xây dựng chỉ số
thuộc nhiệm vụ của các đơn vị;
- Thẩm định các bộ chỉ số thuộc từng lĩnh vực
do các
đơn
vị
nghiệp
vụ thuộc
cơ
quan Tổng cục xây dựng trình Tổng cục ban hành.
II. Nhiệm vụ của
các đơn vị thuộc cơ quan Tổng cục
- Tổ chức xây dựng và sử dụng bộ chỉ số thuộc
lĩnh vực hoạt động hải quan giao đơn vị phụ trách và bộ chỉ số để phục vụ cho
công tác quản lý, điều hành tại đơn vị;
- Phối hợp chặt chẽ với đơn vị khác được giao
chủ trì thực hiện xây dựng chỉ số và đơn vị hỗ trợ cung cấp thông tin, dữ liệu
để xây dựng nội dung chi tiết chỉ số;
- Thực hiện cải cách chế độ báo cáo theo lĩnh vực
hoạt động dựa trên chỉ số đánh giá đã được xây dựng.
III. Nhiệm vụ của
các Cục hải quan tỉnh, thành phố
- Tổ chức triển khai thực hiện, tổng hợp kết quả, khai
thác chỉ số, hệ thống chỉ số trong phạm vi địa bàn quản lý;
- Xây dựng, bổ sung, sửa đổi bộ chỉ số đánh giá
các hoạt động trong phạm vi địa bàn hoạt động quản lý của Cục Hải quan tỉnh,
thành phố.
IV. Thủ trưởng
các đơn vị thuộc và trực thuộc Tổng cục Hải quan tổ chức thực hiện nghiêm túc nội
dung của Quy trình này;
Trong quá trình thực hiện, nếu có phát sinh vướng mắc các đơn vị thuộc và trực
thuộc Tổng cục Hải quan kịp thời báo cáo Tổng cục (thông qua Ban Cải cách và Hiện đại
hóa) để được hướng dẫn
cụ thể./.