|
ỦY BAN NHÂN DÂN
TỈNH QUẢNG NAM
-------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI
CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 3510/QĐ-UBND
|
Quảng Nam, ngày
05 tháng 11 năm 2019
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU TỪ CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC
THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019 – 2024
ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH QUẢNG NAM
Căn cứ Luật Tổ chức chính
quyền địa phương ngày 19/6/2015;
Căn cứ Luật Lưu trữ ngày 11
tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số
Điều của Luật Lưu trữ;
Căn cứ Chỉ thị số 35/CT-TTg
ngày 07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
Căn cứ Thông tư số
16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu
lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
Căn cứ Quyết định số
2686/QĐ-UBND ngày 31/7/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Nam về việc ban hành
Danh mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
tỉnh Quảng Nam;
Căn cứ Kế hoạch số
692/KH-UBND ngày 01/02/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác văn thư, lưu
trữ năm 2019;
Theo đề nghị của Giám đốc Sở
Nội vụ tại Tờ trình số 2178/TTr-SNV ngày 11/10/2019,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1.
Ban hành kèm theo Quyết định này Đề án thu thập hồ
sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh,
giai đoạn 2019 - 2024.
Điều 2.
Tổ chức thực hiện:
1. Sở Nội vụ
a) Xây dựng Kế hoạch thực hiện
hằng năm; thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Đề án theo định kỳ hằng năm.
b) Chỉ đạo Chi cục Văn thư -
Lưu trữ:
Hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc
các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện theo lộ trình Đề án thu thập hồ sơ,
tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
2. Sở Tài chính:
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử lập, bố trí kinh phí trong dự toán ngân
sách nhà nước hằng năm để thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ, theo quy định tại
Điều 39, Luật Lưu trữ.
3. Thủ trưởng của các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
a) Xây dựng, ban hành Danh mục
hồ sơ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan theo quy định.
b) Chủ động cân đối, bố trí
kinh phí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
c) Báo cáo kết quả tình hình
triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ
(qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
Điều 3.
Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, Giám đốc các Sở:
Nội vụ, Tài chính, Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh và các cơ quan có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- TT HĐND tỉnh(b/c);
- CT, các PCT UBND tỉnh;
- Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước;
- Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh;
- CPVP;
- Lưu: VT, TH, KTTH, NC.
D:\Dropbox\Mẫn\2019\NỘI VỤ\ĐỀ ÁN THU THẬP HỒ SƠ\10-16-Quyết định.doc
|
TM. ỦY BAN NHÂN
DÂN
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Huỳnh Khánh Toàn
|
ĐỀ ÁN
THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN
NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH QUẢNG NAM, GIAI ĐOẠN 2019 - 2024
(Kèm theo Quyết định số 3510 /QĐ-UBND ngày 05 /10/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Nam)
Phần I
THỰC TRẠNG, SỰ CẦN THIẾT
VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ
I. THỰC TRẠNG VỀ TỔ CHỨC BỘ MÁY, NHÂN SỰ
VÀ QUẢN LÝ TÀI LIỆU, THU THẬP TÀI LIỆU TẠI CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP
LƯU
1. Về tổ
chức bộ máy, nhân sự làm công tác văn thư, lưu trữ
a) Về số lượng cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu
Theo Quyết định số 2686/QĐ-UBND
ngày 31/7/2015 của Ủy ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, toàn tỉnh có 605
cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Đến tháng 9/2019, sau khi thực
hiện sắp xếp, kiện toàn tổ chức bộ máy các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh, số
lượng các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
là 573 cơ quan, tổ chức.
b) Về tổ chức bộ máy, nhân sự
làm công tác văn thư, lưu trữ
- Tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ:
Chi cục Văn thư - Lưu trữ Quảng
Nam được thành lập theo Quyết định số 2442/QĐ-UBND ngày 03/8/2010 của UBND tỉnh;
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
Quảng Nam được quy định tại Quyết định số 43/QĐ-SNV ngày 08/4/2016 của Sở Nội vụ.
Tổ chức của Chi cục Văn thư -
Lưu trữ hiện nay gồm có: Lãnh đạo Chi cục và các tổ chức trực thuộc Chi cục:
Văn phòng, Phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử. Từ khi
thành lập đến nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã đi vào hoạt động ổn định, thực
hiện tốt chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh quản
lý nhà nước về văn thư, lưu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ
lịch sử của tỉnh theo quy định của pháp luật.
Về biên chế: Chi cục Văn thư -
Lưu trữ được UBND tỉnh giao 21 biên chế trong tổng số biên chế công chức, viên
chức (CCVC) của Sở Nội vụ, gồm 07 biên chế công chức và 14 biên chế viên chức.
Hiện nay, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã sử dụng 17/21 biên chế được giao (04 CC,
12 VC, 01 HĐLĐ chuyên môn). Trình độ CCVC và hợp đồng lao động gồm: 01 VC có
trình độ thạc sĩ Công nghệ thông tin; 02 CCVC có trình độ Đại học Lưu trữ và Quản
trị Văn phòng; 13 CCVC có trình độ Đại học các ngành: Luật, Hành chính, Thư viện,
Kinh tế, Kế toán, Tài chính - Ngân hàng, Toán-Tin, Công nghệ Thông tin; 01 CCVC
có trình độ Trung cấp văn thư, lưu trữ.
- Tại các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu:
+ Tại Các Sở, Ban, ngành thuộc
tỉnh: Có tổ chức bộ phận văn thư, lưu trữ được bố trí bên trong Văn phòng hoặc
Phòng Tổ chức - Hành chính. Mỗi cơ quan bố trí 01 CCVC chuyên trách làm công
tác văn thư; 22 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ Lịch
sử tỉnh đã bố trí CCVC chuyên trách làm công tác lưu trữ; các cơ quan, đơn vị
còn lại bố trí CCVC làm văn thư kiêm nhiệm công tác lưu trữ.
+ Tại UBND các huyện, thị xã,
thành phố: Bố trí 01 công chức chuyên trách quản lý nhà nước về văn thư, lưu trữ
tại Phòng Nội vụ. Kho Lưu trữ của các huyện, thị xã, thành phố đều đã bố trí 01
đến 02 công chức làm lưu trữ; các cơ quan, đơn vị thuộc UBND các huyện, thị xã,
thành phố đều có bố trí công chức làm công tác văn thư kiêm lưu trữ và có một
vài đơn vị bố trí công chức văn thư, lưu trữ kiêm nhiệm công tác khác.
c) Về tổ chức Kho Lưu trữ bảo
quản tài liệu
- Kho lưu trữ bảo quản tài liệu
tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu: hầu hết các cơ quan, tổ chức đều
bố trí diện tích vừa đủ làm Kho lưu trữ nhưng chưa đảm bảo các điều kiện cần
thiết để bảo quản tốt hồ sơ, tài liệu.
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh:
Ủy ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt
dự án công trình xây dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh. Theo quy mô đầu tư xây
dựng Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, gồm Khối nhà Kho 7 tầng (khu vực Kho Lưu trữ
+ khu vực xử lý nghiệp vụ) và Khối Hành chính 03 tầng (khu vực Hành chính + Khu
vực phục vụ tổ chức, công dân) với tổng diện tích xây dựng là hơn 5.000 m2,
dự kiến sẽ hoàn thành vào năm 2020.
Trong thời gian chờ xây dựng
công trình Kho Lưu trữ chuyên dụng tỉnh, trụ sở làm việc của Chi cục Văn thư –
Lưu trữ, Trung tâm Lưu trữ lịch sử và Kho Lưu trữ đang được bố trí tại số 10 Trần
Hưng Đạo, thành phố Tam Kỳ từ tháng 12 năm 2018 cho đến nay (tổng diện tích Kho
và phòng làm việc là hơn 1000m2), cơ sở vật chất, trang thiết bị,
phương tiện làm việc tương đối đầy đủ, đảm bảo cho việc bảo quản tài liệu hiện
có và hoạt động của Chi cục.
Để công tác chuẩn bị thu thập hồ
sơ, tài liệu, yêu cầu trước mắt là tập trung hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh có trách nhiệm tổ chức chỉnh lý tài liệu
tồn đọng, xác định giá trị tài liệu, lựa chọn lập Mục lục Hồ sơ; phối hợp thẩm
định, tiến hành thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh và hướng dẫn
bảo quản tốt tài liệu lưu trữ tại cơ quan, tổ chức theo quy định. Từ năm 2019 đến
năm 2024 tiến hành thu thập toàn bộ hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
2. Về quản
lý, thu thập tài liệu tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu và Lưu trữ lịch
sử tỉnh
a) Tình hình quản lý, thu thập
hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
Thực hiện Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập
hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, UBND tỉnh, Sở Nội vụ đã
ban hành nhiều văn bản chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan, địa phương triển khai
công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Đến nay, nhiều cơ quan, đơn vị,
địa phương trên địa bàn tỉnh đã từng bước quan tâm, triển khai thực hiện việc lập
hồ sơ công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định;
tài liệu được thu thập, bảo quản tại Lưu trữ cơ quan của các cơ quan, tổ chức
đã được phân loại, chỉnh lý theo nghiệp vụ lưu trữ. Tuy nhiên, một số cơ quan,
đơn vị vẫn chưa thực hiện nghiêm túc việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan do chưa bố trí Kho/phòng lưu trữ hoặc đã bố trí nhưng diện
tích quá nhỏ, không đủ để bảo quản an toàn tài liệu theo quy định. Mặt khác,
kinh phí dành cho công tác văn thư, lưu trữ còn hạn chế, tài liệu tồn đọng tại
các cơ quan, đơn vị chưa được chỉnh lý nên chưa thu thập, bổ sung vào Kho Lưu
trữ cơ quan để bảo quản đúng quy định.
Theo số liệu tổng hợp từ báo cáo
kết quả khảo sát tài liệu lưu trữ tại 472/573 cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, với tổng số tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản
tính đến ngày 31/12/2018 là 20.440 mét giá; trong đó: Đã chỉnh lý hoàn chỉnh
4.463 mét giá, chỉnh lý sơ bộ 2.319 mét giá và chưa chỉnh lý là 13.658 mét giá.
Cụ thể:
- Tài liệu tại các Sở,
ngành, doanh nghiệp thuộc nguồn nộp lưu được hình thành trong quá trình hoạt động
từ sau năm 1997 đến nay:
Theo số liệu tổng hợp khảo sát
tại 28/105 cơ quan, tổ chức cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu, tổng số mét giá tài
liệu hiện đang bảo quản là 6.040 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh:
2.963 mét giá.
Do công tác chỉnh lý tài liệu tồn
đọng tại một số cơ quan, tổ chức chưa được lãnh đạo quan tâm và đầu tư đúng mức,
đa số tài liệu tại các đơn vị thuộc sở, ngành, doanh nghiệp chưa lập hồ sơ,
chưa chỉnh lý, sắp xếp hoàn chỉnh, tài liệu đang chất đống, bó gói tại các
phòng chuyên môn, mặc khác Kho Lưu trữ cơ quan nhỏ không đủ diện tích nên chưa
thu thập tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Tài liệu tại các cơ quan,
tổ chức cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu được hình thành trong quá trình hoạt động
từ sau năm 1975 đến nay:
Theo số liệu tổng hợp khảo sát
tổng số mét giá tài liệu tồn đọng tại 444 cơ quan, tổ chức cấp huyện thuộc nguồn
nộp lưu là 14.400 mét giá, trong đó đã chỉnh lý hoàn chỉnh là 1.500 mét giá, chỉnh
lý sơ bộ 2.319 mét giá và chưa chỉnh lý là 10.581 mét giá.
Công tác chỉnh lý tài liệu tồn
đọng tại các cơ quan, tổ chức cấp huyện có quan tâm, tuy nhiên đa số cán bộ làm
công tác lưu trữ tại các cơ quan, tổ chức còn kiêm nhiệm; việc phân công bố trí
chưa đúng trình độ chuyên môn nghiệp vụ; kinh phí phục vụ cho công tác chỉnh lý
còn thiếu, nên kết quả chưa cao, tài liệu tồn đọng còn ở nhiều cơ quan, tổ chức
cấp huyện và chưa thu thập đầy đủ vào Kho Lưu trữ cơ quan để bảo quản đúng quy
định.
b) Tình hình thu thập hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Theo Đề án sắp xếp tổ chức lại
bộ máy, chia tách, sáp nhập và giải thể một số cơ quan, tổ chức. Hiện nay, tổng
số cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử là 573 cơ quan, tổ
chức.
- Hằng năm, Sở Nội vụ xây dựng
Kế hoạch thu tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh từ 5-7
cơ quan, tổ chức; trên cơ sở đó, Chi cục Văn thư - Lưu trữ đã tiến hành kiểm
tra, hướng dẫn công tác chuẩn bị giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Tuy nhiên, việc tiến hành giao nộp tài liệu gặp nhiều khó khăn, chưa thực hiện
đúng theo Kế hoạch vì: chưa có Kho Lưu trữ chuyên dụng; diện tích Kho tạm thời
quá chật hẹp; các cơ quan, tổ chức không đủ kinh phí thực hiện chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu, cơ quan, tổ chức cấp huyện chưa chuẩn bị xong công tác giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
- Loại hình tài liệu và chất lượng
hồ sơ giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: hiện nay, Kho Lưu trữ lịch sử
tỉnh đã thu được 25 phông với 650 mét giá tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn,
chủ yếu là tài liệu hành chính, hồ sơ xây dựng cơ bản của các cơ quan như: Văn
phòng UBND tỉnh, Sở Tài nguyên và Môi trường, Ban Thi đua - Khen thưởng, Sở Kế
hoạch và Đầu tư, Sở Giao thông Vận tải, Sở Xây dựng, Chi cục Thuế thành phố Tam
Kỳ…
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thực hiện đúng theo quy định của Luật Lưu trữ, Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số
Điều của Luật Lưu trữ và Thông tư số 16/2014/TT-BNV ngày 20/11/2014 của Bộ Nội
vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch sử các cấp.
3. Những
khó khăn, hạn chế và nguyên nhân
a) Khó khăn, hạn chế
Bên cạnh những kết quả đạt được,
công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan và Lưu trữ lịch sử còn những
tồn tại, hạn chế như sau:
- Một số đơn vị, địa phương
chưa bố trí biên chế CCVC chuyên trách làm công tác văn thư, lưu trữ hoặc bố
trí công chức làm công tác văn thư, lưu trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn ngạch công
chức văn thư, lưu trữ theo quy định, chưa đảm bảo về chuyên môn, nghiệp vụ.
- Công tác thu hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan tại các đơn vị, địa phương thực hiện chưa nghiêm túc; một số
đơn vị, địa phương chưa ban hành Kế hoạch và tổ chức thu hồ sơ, tài liệu đã giải
quyết xong từ các Phòng chuyên môn vào Lưu trữ cơ quan theo quy định, dẫn đến
tài liệu bị phân tán, rải rác ở các Phòng, Ban, đơn vị trực thuộc.
- Tài liệu lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức chưa được quản lý tập trung, thống nhất, tài liệu còn phân tán tại
các đơn vị, bộ phận (phòng chuyên môn, chức năng của cơ quan) dẫn đến khó khăn
trong việc khai thác và sử dụng tài liệu. Hồ sơ, tài liệu không được bảo quản tốt
có nguy cơ hư hỏng, thất lạc.
- Các cơ quan, đơn vị chưa chủ
động cân đối, bố trí kinh phí hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu, lựa chọn hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản và giao nộp theo quy định.
- Một số cơ quan, tổ chức chưa
bố trí được Phòng/Kho Lưu trữ và các trang thiết bị cần thiết để bảo quản hồ
sơ, tài liệu nên chưa tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
- Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh đang
đầu tư xây dựng, diện tích Kho hiện nay còn hạn chế, chưa thể thu thập toàn bộ
hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu, dẫn
đến tình trạng quá tải tại các Lưu trữ cơ quan. Các cơ quan, tổ chức phải bố
trí, nâng cấp Kho để quản lý tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động;
trong đó, bảo quản cả khối tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã đến thời
hạn phải giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh (trong thời hạn 10 năm, kể từ năm
công việc kết thúc; tài liệu từ năm 2008 trở về trước phải giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh).
b) Nguyên nhân của những tồn tại,
hạn chế
- Lãnh đạo một số đơn vị, địa
phương chưa thực sự quan tâm đến công tác văn thư, lưu trữ, nên chưa có sự chỉ
đạo, kiểm tra, đôn đốc thường xuyên và kịp thời việc chấp hành các quy định của
Nhà nước và của tỉnh về công tác này.
- Một số CCVC làm văn thư, lưu
trữ chưa đảm bảo tiêu chuẩn về chuyên môn, nghiệp vụ nên còn hạn chế trong việc
tham mưu thực hiện các nhiệm vụ công tác văn thư, lưu trữ tại đơn vị, địa
phương.
- Cơ sở vật chất, kinh phí bố
trí cho việc thực hiện các hoạt động về lưu trữ còn hạn chế, chưa đáp ứng các
yêu cầu đặt ra của ngành lưu trữ.
- Nhiều cơ quan, tổ chức chưa
triển khai thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu tồn đọng, nhằm xác định giá trị
tài liệu và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn để tiến
hành giao nộp theo quy định
II. SỰ CẦN THIẾT VÀ HIỆU QUẢ CỦA ĐỀ ÁN
THU THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU
TRỮ LỊCH SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019-2024
1. Sự cần
thiết
a) Là cơ sở để tổ chức thu thập
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; lựa chọn chính xác những hồ sơ, tài liệu
có thời hạn bảo quản vĩnh viễn đã được Hội đồng xác định giá trị tài liệu đánh
giá, kết luận chuẩn bị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định; tránh
tình trạng giao nộp những tài liệu không có giá trị hoặc chỉ có giá trị lưu trữ
hiện hành.
b) Thực hiện tốt vai trò Lưu trữ
lịch sử tỉnh, quản lý toàn diện thống nhất nguồn tài liệu có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức. Thu
thập đầy đủ nguồn tài liệu có giá trị vào Lưu trữ lịch sử tỉnh, góp phần làm
phong phú, đa dạng nguồn tài liệu. Bảo quản tài liệu một cách có hệ thống, khoa
học, giúp công tác khai thác, tra tìm nhanh chóng, phục vụ tốt công tác nghiên
cứu, học tập; công tác quản lý, điều hành của chính quyền các cấp và phục vụ
nhu cầu sử dụng tài liệu của tổ chức, cá nhân theo quy định.
c) Tăng cường quản lý tài liệu
lưu trữ, bảo quản, bảo vệ, sử dụng và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ theo
quy định của Luật Lưu trữ.
d) Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu thực hiện việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn hồ sơ,
tài liệu lập Mục lục hồ sơ nộp lưu và chuẩn bị tài liệu trước khi nộp lưu vào
Lưu trữ lịch sử theo đúng quy định.
2. Hiệu
quả của Đề án
a) Công tác thu thập, bổ sung
tài liệu là nhiệm vụ thường xuyên, ổn định của các cơ quan, tổ chức, làm tốt
công tác thu thập, bổ sung tài liệu là góp phần thúc đẩy sự phát triển của công
tác lưu trữ; làm phong phú thành phần phông tại Lưu trữ lịch sử tỉnh; phục vụ tốt
cho hoạt động lãnh đạo, quản lý hàng ngày của cơ quan, tổ chức và phục vụ cho
nhu cầu đời sống xã hội.
b) Thực hiện tốt công tác thu
thập hồ sơ, tài liệu góp phần xây dựng cơ sở dữ liệu hoàn thiện để phục vụ các
yêu cầu nghiên cứu, phản ánh đầy đủ sự hình thành và hoạt động của hệ thống các
cơ quan, tổ chức của tỉnh qua từng thời kỳ và đặc biệt phục vụ nhu cầu khai
thác, sử dụng tài liệu lưu trữ cho việc nghiên cứu, biên soạn lịch sử của địa
phương, cơ quan, tổ chức, các ngành. Hoàn thành vai trò và nâng cao hiệu quả hoạt
động của Lưu trữ lịch sử theo quy định.
III. CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN THU
THẬP HỒ SƠ, TÀI LIỆU CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC THUỘC NGUỒN NỘP LƯU VÀO LƯU TRỮ LỊCH
SỬ TỈNH, GIAI ĐOẠN 2019-2024
1. Luật Lưu trữ ngày
11/11/2011;
2. Nghị định số 01/2013/NĐ-CP
ngày 03/01/2013 của Chính phủ về quy định chi tiết thi hành một số Điều của Luật
Lưu trữ;
3. Chỉ thị số 35/CT-TTg ngày
07/9/2017 của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường công tác lập hồ sơ và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử;
4. Thông tư số 16/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn giao, nhận tài liệu lưu trữ vào Lưu
trữ lịch sử các cấp;
5. Thông tư số 17/2014/TT-BNV
ngày 20/11/2014 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử các cấp;
6. Quyết định số 2686/QĐ-UBND
ngày 31/7/2015 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc ban hành Danh mục các cơ quan,
tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Quảng Nam;
7. Quyết định số 3079/QĐ-UBND
ngày 27/9/2012 của Ủy ban nhân dân tỉnh về ban hành Danh mục thành phần hồ sơ,
tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Chi cục Văn thư – Lưu trữ Quảng Nam;
8. Kế hoạch số 692/KH-UBND ngày
01/02/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh về kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ năm
2019.
Phần II
NỘI DUNG CÔNG TÁC THU THẬP
HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH
I. NỘI
DUNG CÔNG TÁC THU THẬP
1. Công
tác chuẩn bị
a) Xây dựng Kế hoạch thu thập hồ
sơ, tài liệu thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ.
- Cơ quan thực hiện: Chi cục
Văn thư - Lưu trữ.
- Cơ quan phối hợp: Các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
- Thời gian hoàn thành: Sau khi
Đề án được phê duyệt, thực hiện hằng năm (Quý IV/2019 và Quý I các năm từ
2020-2024).
b) Tổ chức thực hiện việc chỉnh
lý, lựa chọn và xác định giá trị tài liệu, lập Mục lục hồ sơ, tài liệu thuộc
thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử.
- Cơ quan hướng dẫn: Sở Nội vụ.
- Cơ quan thực hiện: Các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
- Thời gian hoàn thành:
+ Đối với các cơ quan hành
chính, đơn vị sự nghiệp và các Hội thuộc UBND tỉnh: Theo lộ trình thực hiện Đề
án chỉnh lý tài liệu tồn đọng của tỉnh, giai đoạn 2014-2018 và 2019-2024;
+ Đối với các cơ quan, tổ chức
còn lại: Căn cứ Kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh để
ban hành Kế hoạch chỉnh lý và tổ chức chỉnh lý tài liệu tại cơ quan, tổ chức
mình kịp thời.
c) Thành lập và tổ chức hoạt động
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu
- Cơ quan thực hiện: Các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu
- Thời gian hoàn thành: Hoạt động
theo tiến độ thời gian của Đề án.
d) Thẩm định và kiểm tra thành
phần, tài liệu; Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu tại các cơ quan, tổ chức theo đề
nghị của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu dự kiến giao nộp vào Lưu trữ
lịch sử tỉnh.
- Cơ quan chủ trì: Chi cục Văn
thư - Lưu trữ;
- Phân công thực hiện: Trung
tâm Lưu trữ lịch sử;
- Thời gian thực hiện và hoàn
thành: Từ năm 2019 đến Quý III/2024.
e) Trình phê duyệt Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu, đồng thời gửi kết quả đã phê duyệt cho cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu
- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;
- Phân công thực hiện: Chi cục
Văn thư - Lưu trữ;
- Thời gian thực hiện và hoàn
thành: Theo đề nghị của cơ quan, tổ chức.
2. Tổ chức
thực hiện công tác thu thập hồ sơ, tài liệu
a) Công tác thu thập hồ sơ, tài
liệu tại Lưu trữ cơ quan
- Theo số liệu tổng hợp khảo
sát tính đến ngày 31/12/2018, tổng số mét giá tài liệu của 472/573 cơ quan, tổ
chức thuộc nguồn nộp lưu là 20.440 mét giá mét. Trong đó:
+ Số lượng tài liệu đã chỉnh lý
hoàn chỉnh là: 4.463 mét giá;
+ Số lượng tài liệu lưu trữ còn
tồn đọng tại các cơ quan, tổ chức cần chỉnh lý là: 15.977 mét giá.
b) Công tác thu thập hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
Tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu
lưu trữ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh sau
khi Đề án được phê duyệt, số lượng tài liệu dự kiến thu thập vào Lưu trữ lịch sử
chiếm khoảng 10% trên tổng số mét giá tài liệu tại các cơ quan, tổ chức.
c) Phân kỳ thời gian và cơ
quan, tổ chức thực hiện
Dự kiến trong 5 năm (2019 -
2024) tổ chức thu thập khoảng 1900 mét giá tài liệu của 573 cơ quan, tổ chức được
phân kỳ cụ thể như sau:
- Năm 2019: Tổ chức thu thập
tài liệu của 06 cơ quan hành chính cấp tỉnh. (theo phụ lục đính kèm);
- Năm 2020: Tổ chức thu thập
tài liệu của 108 cơ quan, tổ chức cấp huyện. (theo phụ lục đính kèm);
- Năm 2021: Tổ chức thu thập
tài liệu của 111 cơ quan, tổ chức bao gồm: 10 cơ quan hành chính cấp tỉnh, 10
cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Sở và 90 các cơ quan, tổ chức cấp huyện. (theo
phụ lục đính kèm);
- Năm 2022: Tổ chức thu thập
tài liệu của 83 cơ quan, tổ chức bao gồm: 07 cơ quan hành chính cấp tỉnh, 04
đơn vị sự nghiệp thuộc tỉnh, 05 cơ quan, tổ chức của Trung ương hoạt động theo
ngành dọc ở tỉnh, 7 cơ quan quản lý nhà nước trực thuộc Sở và 60 các cơ quan, tổ
chức cấp huyện. (theo phụ lục đính kèm);
- Năm 2023: Tổ chức thu thập
tài liệu của 95 cơ quan, tổ chức bao gồm: 02 cơ quan tư pháp, 03 đơn vị lực lượng
vũ trang cấp tỉnh, 06 đơn vị sự nghiệp công lập thuộc tỉnh, 12 cơ quan, tổ chức
của Trung ương hoạt động theo ngành dọc ở tỉnh, hành chính cấp tỉnh, 36 cơ quan
tư pháp, 36 đơn vị lực lượng vũ trang cấp huyện (theo phụ lục đính kèm);
- Năm 2024: Tổ chức thu thập
tài liệu của 170 cơ quan, tổ chức bao gồm: 06 Doanh nghiệp Nhà nước thuộc tỉnh,
20 tổ chức Chính trị - Xã hội - Nghề nghiệp, Tổ chức xã hội, Tổ chức xã hội nghề
nghiệp ở cấp tỉnh, 144 cơ quan, tổ chức của Trung ương hoạt động theo ngành dọc
ở cấp huyện (theo phụ lục đính kèm);
- Cơ quan chủ trì: Sở Nội vụ;
- Phân công thực hiện: Chi cục
Văn thư - Lưu trữ; Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
- Thời gian hoàn thành: Quý IV
năm 2024.
II. THỰC
HIỆN VIỆC GIAO NHẬN HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH.
1. Nguyên
tắc giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu trữ
a) Giao nộp, tiếp nhận tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử đúng thẩm quyền, đúng thời hạn quy định.
b) Chỉ giao nộp, tiếp nhận tài
liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn và đúng thành phần tài liệu nộp lưu.
c) Giao nộp hộp bảo quản tài liệu
lưu trữ phải đúng tiêu chuẩn, quy định của Nhà nước (theo Quyết định số
1687/QĐ-BKHCN ngày 23/7/2012 của Bộ Khoa học và Công nghệ về việc công bố Tiêu
chuẩn quốc gia về Bìa hồ sơ lưu trữ; Hộp bảo quản tài liệu lưu trữ; Giá bảo quản
tài liệu lưu trữ).
d) Giao nộp đầy đủ công cụ tra
cứu kèm theo khối tài liệu nộp lưu.
2. Thành
phần tài liệu nộp lưu
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản.
b) Tài liệu điện tử.
c) Tài liệu phim, ảnh; microfim;
tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu trên các vật mang tin khác.
3. Thời hạn
giao nộp tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh
a) Tài liệu hành chính, tài liệu
nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản:
Trong thời hạn 10 năm, kể từ năm công việc kết thúc.
b) Tài liệu của các ngành Công
an, Quốc phòng, Ngoại giao: Trong thời hạn 30 năm kể từ năm công việc kết thúc;
trừ tài liệu lưu trữ chưa được giải mật hoặc tài liệu lưu trữ cần thiết cho hoạt
động nghiệp vụ hàng ngày.
c) Trường hợp chưa tổ chức giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử do hồ sơ, tài liệu cần phục vụ cho công
tác điều tra, quyết toán, phải báo cáo bằng văn bản nêu lý do xin hoãn đồng thời
bàn giao tài liệu ngay sau khi giải quyết công việc kết thúc.
4. Phương
thức và trách nhiệm giao nhận tài liệu
a) Trách nhiệm của cơ quan, tổ
chức trong việc giao nộp tài liệu lưu trữ
- Lựa chọn hồ sơ, tài liệu có
giá trị bảo quản vĩnh viễn và thống kê thành Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu;
Trường hợp tài liệu chưa được phân loại, lập hồ sơ, cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu phải chỉnh lý trước khi giao nộp.
- Hội đồng xác định giá trị tài
liệu của cơ quan, tổ chức xem xét, thông qua Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức quyết định. Thành phần Hội đồng xác định
giá trị tài liệu của Lưu trữ cơ quan được quy định tại Điều 18 của Luật Lưu trữ.
- Gửi văn bản kèm theo Mục lục
hồ sơ, tài liệu nộp lưu đề nghị Lưu trữ lịch sử cùng cấp kiểm tra, thẩm định.
- Hoàn thiện Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu sau khi có văn bản thẩm định của Lưu trữ lịch sử. Mục lục hồ sơ,
tài liệu nộp lưu được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức giao nộp hồ sơ, tài liệu
giữ 01 bản, Lưu trữ lịch sử giữ 02 bản và được lưu trữ vĩnh viễn tại cơ quan, tổ
chức, Lưu trữ lịch sử.
- Lập Danh mục tài liệu có đóng
dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
- Vận chuyển tài liệu đến Lưu
trữ lịch sử cùng cấp để giao nộp.
- Giao nộp tài liệu:
+ Giao nộp hồ sơ, tài liệu theo
Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu đã được người đứng đầu cơ quan, tổ chức phê duyệt
và sau khi có văn bản thẩm định của cơ quan thực hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước
về lưu trữ có thẩm quyền.
+ Giao nộp các văn bản hướng dẫn
chỉnh lý bao gồm: Bản Lịch sử đơn vị hình thành phông và Lịch sử phông, hướng dẫn
phân loại lập hồ sơ, hướng dẫn xác định giá trị tài liệu và công cụ tra cứu kèm
theo khối tài liệu; Danh mục tài liệu đóng dấu chỉ các mức độ mật (nếu có).
b) Trách nhiệm của Lưu trữ lịch
sử tỉnh trong việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ.
- Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
thống nhất với các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về loại hình tài liệu,
thành phần tài liệu, thời gian tài liệu, số lượng tài liệu và thời gian giao nộp
tài liệu.
- Hướng dẫn cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu chuẩn bị tài liệu giao nộp.
- Thẩm định Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu do cơ quan, tổ chức đề nghị giao nộp: Rà soát Mục lục hồ sơ, tài
liệu nộp lưu; đối chiếu thời hạn bảo quản của hồ sơ, tài liệu với Bảng thời hạn
bảo quản tài liệu của cơ quan có thẩm quyền ban hành và kiểm tra xác suất thực
tế hồ sơ, tài liệu.
- Trình cơ quan thực hiện nhiệm
vụ quản lý nhà nước về lưu trữ có thẩm quyền phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu
nộp lưu. Hồ sơ trình gồm: Văn bản đề nghị phê duyệt, báo cáo kết quả thẩm định
của Lưu trữ lịch sử, văn bản đề nghị thẩm định của cơ quan, tổ chức kèm theo Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu.
- Lưu trữ lịch sử gửi văn bản
thông báo cho cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu về kết quả phê duyệt.
- Chuẩn bị phòng kho và các
trang thiết bị bảo quản để tiếp nhận tài liệu.
- Tiếp nhận tài liệu:
+ Kiểm tra, đối chiếu Mục lục hồ
sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu giao nộp.
+ Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu;
các văn bản hướng dẫn chỉnh lý kèm theo (nếu có) và Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu.
+ Lập Biên bản giao nhận tài liệu:
Biên bản được lập thành 03 bản: Cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu giữ 01 bản,
Lưu trữ lịch sử cùng cấp giữ 02 bản.
+ Đưa tài liệu vào kho và xếp
lên giá.
c) Giao, nhận và quản lý tài liệu
lưu trữ đang bảo quản tại Kho Lưu trữ cấp huyện
- Giao nộp, tiếp nhận tài liệu lưu
trữ đang bảo quản tại kho Lưu trữ huyện vào Lưu trữ lịch sử tỉnh: Phòng Nội vụ
cấp huyện có trách nhiệm phối hợp với Lưu trữ lịch sử tỉnh xem xét, lựa chọn những
hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn của từng Phông tài liệu, thống kê
thành Mục lục hồ sơ tài liệu nộp lưu và làm các thủ tục bàn giao cho Lưu trữ lịch
sử tỉnh quản lý.
- Quản lý khối tài liệu không
thuộc thành phần nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh:
+ Tài liệu không thuộc thành phần
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh đang bảo quản tại kho Lưu trữ cấp huyện do
Phòng Nội vụ trực tiếp quản lý và được lưu trữ đến khi hết thời hạn bảo quản.
+ Đối với tài liệu hết giá trị
hoặc đã hết thời hạn bảo quản theo quy định, Phòng Nội vụ chịu trách nhiệm tham
mưu giúp UBND cấp huyện xem xét, làm thủ tục hủy tài liệu theo quy định tại Điều
28 của Luật Lưu trữ.
Phần III
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
I. GIẢI
PHÁP THỰC HIỆN
Để thực hiện đúng quy định về
công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, chuẩn bị tốt cho công
tác giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; bảo quản an toàn hồ sơ,
tài liệu, phục vụ cho công tác tra cứu, khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả,
các cơ quan, đơn vị, địa phương cần thực hiện một số giải pháp như sau:
1. Tiếp tục tổ chức
tuyên truyền, tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ nâng
cao nhận thức về vai trò của công tác thu thập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch
sử; giúp các cơ quan, tổ chức chủ động trong công tác chỉnh lý, xác định giá trị
tài liệu; thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử đảm bảo
đúng thời gian, trình tự thủ tục theo quy định.
2. Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức phân công, bố trí người đúng chuyên môn nghiệp vụ về văn thư, lưu
trữ để triển khai hướng dẫn công chức, viên chức thực hiện công tác lập hồ sơ
công việc và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; tổ chức chỉnh lý,
xác định giá trị tài liệu, lựa chọn những hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn
giao nộp vào Lưu trữ lịch sử là việc làm thường xuyên, ổn định và lâu dài; xem
đó là cơ sở để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ, năng lực lãnh đạo, điều
hành và là một trong những tiêu chí đánh giá, bình xét danh hiệu thi đua, khen
thưởng cho tập thể và cá nhân hằng năm.
3. Dự toán kinh phí hàng
năm cho công tác văn thư, lưu trữ, trong đó công tác thu thập, chỉnh lý tài liệu,
số hóa hồ sơ là nhiệm vụ bắt buộc đối với các cơ quan, tổ chức.
4. Tiếp tục củng cố,
nâng cao trình độ năng lực cho đội ngũ làm công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ
quan, tổ chức như: Bố trí người làm công tác văn thư, lưu trữ ổn định và phân công
nhiệm vụ cụ thể, rõ ràng, phù hợp với trình độ để người làm văn thư, lưu trữ
phát huy hết năng lực của mình, phục vụ tốt nhất cho công việc; ưu tiên bố trí
người làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách đúng chuyên môn nghiệp vụ.
5. Tăng cường đầu tư, trang bị
cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động lưu trữ, bảo quản hồ sơ, tài liệu và các
thiết bị đảm bảo an toàn nhằm nâng cao tuổi thọ của tài liệu lưu trữ.
II. PHÂN
CÔNG THỰC HIỆN
1. Trách nhiệm của Sở Nội vụ
a) Xây dựng Kế hoạch thực hiện
hằng năm; thẩm định và phê duyệt Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu; báo cáo Ủy
ban nhân dân tỉnh về kết quả triển khai thực hiện Đề án theo định kỳ hằng năm.
b) Chỉ đạo Chi cục Văn thư -
Lưu trữ: hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc các cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện
theo lộ trình Đề án thu thập hồ sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn
nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; tổ chức thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử
theo đúng quy định.
2. Trách nhiệm của Sở Tài
chính
Hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử lập, bố trí kinh phí trong dự toán ngân
sách nhà nước hằng năm để thực hiện các nhiệm vụ về lưu trữ, theo quy định tại
Điều 39 Luật Lưu trữ.
3. Trách nhiệm của các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu.
a) Xây dựng, ban hành Danh mục
hồ sơ cơ quan, tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan theo quy định.
b) Chủ động cân đối, bố trí
kinh phí trong dự toán chi thường xuyên hàng năm để thực hiện chỉnh lý, xác định
giá trị tài liệu và lựa chọn tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn để giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử theo thời hạn quy định.
c) Báo cáo kết quả tình hình
triển khai và tiến độ thực hiện các nội dung liên quan của Đề án đến Sở Nội vụ
(qua Chi cục Văn thư - Lưu trữ).
Trên đây là Đề án thu thập hồ
sơ, tài liệu từ các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh,
giai đoạn 2019 - 2024, Ủy ban nhân dân tỉnh yêu cầu các cơ quan, tổ chức có
liên quan nghiêm túc triển khai thực hiện./.
PHỤ LỤC
PHÂN KỲ THỜI GIAN VÀ CƠ QUAN, TỔ CHỨC THỰC HIỆN
(Kèm theo Quyết định số 3510 /QĐ-UBND ngày 05 /11/2019 của Ủy ban nhân dân tỉnh
Quảng Nam)
|
Stt
|
Tên cơ quan, tổ chức
|
Thời gian của tài liệu
|
Thời gian giao nộp
|
Ghi chú
|
|
NĂM 2019
|
|
I.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
|
|
1
|
Văn phòng Đoàn Đại biểu Quốc
hội
|
1997 - 2008
|
Tháng 11
|
|
|
2
|
Văn phòng Hội đồng nhân dân tỉnh
|
1997 - 2008
|
Tháng 11
|
|
|
3
|
Uỷ ban nhân dân tỉnh
|
2008
|
Tháng 11
|
|
|
4
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
2008
|
Tháng 11
|
|
|
5
|
Sở Tư pháp
|
1997 - 2008
|
Tháng 11
|
|
|
6
|
Sở Thông tin và Truyền thông
|
1997 - 2008
|
Tháng 11
|
|
|
NĂM 2020
|
|
I.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN
(18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
|
|
7
|
Hội đồng nhân dân huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
8
|
Ủy ban nhân dân huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
9
|
Văn phòng HĐND và UBND huyện,
thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
10
|
Phòng Nội vụ huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
11
|
Phòng Tư pháp huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
12
|
Phòng Tài chính - Kế hoạch
huyện, thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2009
|
Tháng 11
|
|
|
NĂM 2021
|
|
I.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
|
|
1
|
Sở Tài nguyên và Môi trường
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
2
|
Sở Lao động - Thương binh và
Xã hội
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
3
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
4
|
Sở Tài chính
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
5
|
Sở Ngoại vụ
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
6
|
Sở Giao thông vận tải
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
7
|
Sở Công Thương
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
8
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
9
|
Sở Nội vụ
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
10
|
Sở Y tế
|
1997 - 2010
|
Tháng 9
|
|
|
II.
|
CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
TRỰC THUỘC SỞ
|
|
12
|
Chi cục An toàn vệ sinh thực
phẩm
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
13
|
Chi cục Phòng chống tệ nạn xã
hội
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
14
|
Chi cục Biển và Hải đảo
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
15
|
Chi cục Bảo vệ môi trường
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
16
|
Chi cục Quản lý đất đai
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
17
|
Ban Tôn giáo
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
18
|
Ban Thi đua - Khen thưởng
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
19
|
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
20
|
Chi cục Tiêu chuẩn - Đo lường
- Chất lượng
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
21
|
Chi cục Dân số - Kế hoạch hoá
gia đình
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 10
|
|
|
III.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN
(18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
|
|
22
|
Phòng Tài nguyên và Môi trường
huyện, thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 11
|
|
|
23
|
Phòng Giáo dục và Đào tạo huyện,
thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 11
|
|
|
24
|
Phòng Lao động - Thương binh
và Xã hội huyện, thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 11
|
|
|
25
|
Phòng Văn hóa và Thông tin
huyện, thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 11
|
|
|
26
|
Phòng Y tế huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2010
|
Tháng 11
|
|
|
NĂM 2022
|
|
I.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP TỈNH
|
|
1
|
Sở Giáo dục và Đào tạo
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
2
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển
nông thôn
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
3
|
Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
4
|
Sở Xây dựng
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
5
|
Ban Dân tộc tỉnh
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
6
|
Thanh tra tỉnh
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
7
|
BQL Khu kinh tế mở Chu Lai
|
1997-2011
|
Tháng 8
|
|
|
II.
|
ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP THUỘC TỈNH
|
|
8
|
BQL Dự án đầu tư xây dựng các
công trình giao thông tỉnh.
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 9
|
|
|
9
|
BQL Dự án đầu tư xây dựng các
công trình Nông nghiệp và PTNT tỉnh.
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 9
|
|
|
10
|
BQL Dự án đầu tư xây dựng tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 9
|
|
|
11
|
Trung tâm Hành chính công và
xúc tiến đầu tư tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 9
|
|
|
III.
|
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG
ƯƠNG, CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN CỦA CÁC TẬP ĐOÀN KINH TẾ NHÀ NƯỚC, TỔNG
CÔNG TY NHÀ NƯỚC HOẠT ĐỘNG THEO NGÀNH DỌC Ở TỈNH
|
|
12
|
Bảo hiểm Xã hội tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 10
|
|
|
13
|
Bưu điện tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 10
|
|
|
14
|
Viễn thông tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 10
|
|
|
15
|
Điện lực tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 10
|
|
|
16
|
Cục Thuế tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 10
|
|
|
IV.
|
CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC
TRỰC THUỘC SỞ
|
|
17
|
Chi cục Phát triển Nông thôn
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
18
|
Chi cục Thuỷ lợi
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
19
|
Chi cục Thuỷ sản
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
20
|
Chi cục Kiểm lâm
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
21
|
Chi cục Chăn nuôi và Thú y
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
22
|
Chi cục Trồng trọt và Bảo vệ
thực vật
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
23
|
Chi cục Quản lý chất lượng
nông lâm sản và thủy sản
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 11
|
|
|
V.
|
CƠ QUAN HÀNH CHÍNH CẤP HUYỆN
(18 HUYỆN, THỊ XÃ, THÀNH PHỐ)
|
|
24
|
Thanh tra huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 12
|
|
|
25
|
Phòng Nông nghiệp và PTNT huyện
(Phòng Kinh tế thành phố, thị xã)
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 12
|
|
|
26
|
Phòng Kinh tế - Hạ tầng huyện
(Phòng Quản lý đô thị thành phố, thị xã)
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 12
|
|
|
27
|
Phòng Dân tộc (Các huyện:
Phước Sơn, Nam Giang, Đông Giang, Tây Giang, Bắc Trà My, Nam
Trà My)
|
Từ khi hình thành đến năm 2011
|
Tháng 12
|
|
|
NĂM 2023
|
|
I.
|
CƠ QUAN TƯ PHÁP; ĐƠN VỊ LỰC
LƯỢNG VŨ TRANG CẤP TỈNH
|
|
1
|
Tòa án nhân dân tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 9
|
|
|
2
|
Viện Kiểm sát nhân dân tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 9
|
|
|
3
|
Công an tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 9
|
|
|
4
|
Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 9
|
|
|
5
|
Bộ Chỉ huy Bộ đội Biên phòng tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 9
|
|
|
II.
|
ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP CÔNG LẬP
TRỰC THUỘC UBND TỈNH
|
|
6
|
Đài Phát thanh và Truyền hình
tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
7
|
Trường Đại học Quảng Nam;
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
8
|
Trường Cao đẳng Y tế Quảng
Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
9
|
Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ
thuật Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
10
|
Trường Cao đẳng Công nghệ Quảng
Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
11
|
Quỹ Bảo vệ và Phát triển rừng
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 10
|
|
|
III.
|
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG
ƯƠNG, CÁC ĐƠN VỊ THÀNH VIÊN
|
|
12
|
Cục Thống kê tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
13
|
Cục Thi hành án dân sự tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
14
|
Cục Hải quan tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
15
|
Cảng vụ Hàng hải tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
16
|
Kho bạc Nhà nước tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
17
|
Ngân hàng Nhà nước Chi nhánh
tỉnh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
18
|
Ngân hàng Chính sách xã hội tỉnh
Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
19
|
Ngân hàng Nông nghiệp và PTNT
Chi nhánh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
20
|
Ngân hàng Đầu tư và Phát triển
Chi nhánh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
21
|
Ngân hàng Phát triển Việt Nam
tỉnh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
22
|
Ngân hàng Ngoại thương Chi
nhánh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
23
|
Ngân hàng Công thương Chi
nhánh Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 11
|
|
|
IV.
|
CƠ QUAN TƯ PHÁP; ĐƠN VỊ LỰC
LƯỢNG VŨ TRANG CẤP HUYỆN
|
|
24
|
Tòa án nhân dân huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 12
|
|
|
25
|
Viện kiểm sát nhân dân huyện,
thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 12
|
|
|
26
|
Công an huyện, thị xã, thành
phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 12
|
|
|
27
|
Ban Chỉ huy Quân sự huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2012
|
Tháng 12
|
|
|
NĂM 2024
|
|
I.
|
DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC DO
CHỦ TỊCH UBND TỈNH QUYẾT ĐỊNH THÀNH LẬP
|
|
1
|
Công ty TNHH MTV Môi trường
và Đô thị Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
2
|
Công ty TNHH MTV Khai thác
công trình thuỷ lợi Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
3
|
Công ty TNHH MTV Cao su Quảng
Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
4
|
Công ty TNHH MTV Xổ số kiến
thiết Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
5
|
Công ty TNHH MTV Đầu tư và
Phát triển Kỳ Hà - Chu Lai Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
6
|
Công ty TNHH MTV Phát triển hạ
tầng KCN Chu Lai Quảng Nam
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 8
|
|
|
II.
|
CÁC TỔ CHỨC CHÍNH TRỊ-XÃ HỘI-NGHỀ
NGHIỆP, TỔ CHỨC XÃ HỘI, TỔ CHỨC XÃ HỘI-NGHỀ NGHIỆP Ở CẤP TỈNH HOẠT ĐỘNG
BẰNG NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC
|
|
7
|
Hội Nhà báo tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
8
|
Hội Văn học - Nghệ thuật tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
9
|
Hội Chữ Thập đỏ tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
10
|
Hội Khuyến học tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
11
|
Hội Người mù tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
12
|
Liên hiệp các Hội Khoa học -
Kỹ thuật tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
13
|
Hội Đông y tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
14
|
Hội Làm vườn tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
Sắp giải thể
|
|
15
|
Hội Từ thiện tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
16
|
Hội Tù yêu nước tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 9
|
|
|
17
|
Hội Nạn nhân chất độc Da
Cam/Dioxin tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
18
|
Hội cựu Thanh xung phong tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
19
|
Hội Luật gia tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
20
|
Liên hiệp các Tổ chức Hữu nghị
tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
21
|
Liên minh các Hợp tác xã tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
22
|
Hội Bảo trợ người tàn tật, trẻ
mồ côi và bệnh nhân nghèo tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
23
|
Hội Người khuyết tật tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
24
|
Hội Người cao tuổi tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
25
|
Hội Cựu Giáo chức tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
26
|
Hội Nghề cá tỉnh
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 10
|
|
|
III.
|
CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỦA TRUNG
ƯƠNG, ĐƯỢC TỔ CHỨC, HOẠT ĐỘNG THEO NGÀNH DỌC Ở CẤP HUYỆN (18 HUYỆN, THỊ
XÃ, THÀNH PHỐ)
|
|
27
|
Kho bạc Nhà nước huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 11
|
|
|
28
|
Bảo hiểm xã hội huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 11
|
|
|
29
|
Chi cục Thuế huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 11
|
|
|
30
|
Chi cục Thống kê huyện, thị
xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 11
|
|
|
31
|
Chi cục Thi hành án dân sự
huyện, thị xã, thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 12
|
|
|
32
|
Bưu điện huyện, thị xã, thành
phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 12
|
|
|
33
|
Viễn thông huyện, thị xã,
thành phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 12
|
|
|
34
|
Điện lực huyện, thị xã, thành
phố
|
Từ khi hình thành đến năm 2013
|
Tháng 12
|
|