Joint Circular 04/2026/TTLT-BCA-BQP-VKSNDTC-TANDTC elaboration of clause 5 Article 131 of Code of Criminal Procedure

• Số hiệu: 04/2026/TTLT-BCA-BQP-VKSNDTC-TANDTC
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Công An, Bộ Quốc phòng, Tòa án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao
• Người ký: Nguyễn Văn Long, Nguyễn Hải Trâm, Nguyễn Đức Thái, Nguyễn Văn Gấu
• Ngày ban hành: 15/05/2026

BỘ CÔNG AN - BỘ QUỐC PHÒNG - VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO - TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 04/2026/TTLT-BCA-BQP-VKSNDTC-TANDTC	Hà Nội, ngày 15 tháng 5 năm 2026

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

QUY ĐỊNH CHI TIẾT THI HÀNH KHOẢN 5 ĐIỀU 131, KHOẢN 3 ĐIỀU 132, ĐIỀU 141 BỘ LUẬT TỐ TỤNG HÌNH SỰ

Căn cứ Bộ luật Tố tụng hình sự số 101/2015/QH13; đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 02/2021/QH15, Luật số 34/2024/QH15, Luật số 59/2024/QH15 và Luật số 99/2025/QH15;

Căn cứ Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật số 64/2025/QH15 đã được sửa đổi, bổ sung một số điều theo Luật số 87/2025/QH15;

Căn cứ Luật Dữ liệu số 60/2024/QH15;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 20/2023/QH15;

Căn cứ Luật Chuyển đổi số số 148/2025/QH15;

Bộ trưởng Bộ Công an, Bộ trưởng Bộ Quốc phòng, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Chánh án Tòa án nhân dân tối cao ban hành Thông tư liên tịch quy định chi tiết thi hành khoản 5 Điều 131, khoản 3 Điều 132, Điều 141 Bộ luật Tố tụng hình sự.

Chương I

NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh

Thông tư liên tịch này quy định các nội dung sau:

1. Việc ký số văn bản tố tụng, số hóa hồ sơ vụ án; yêu cầu của phần mềm chuyên dụng và cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án; thông báo văn bản tố tụng trên phương tiện thông tin đại chúng, qua nền tảng số, phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia, cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng theo quy định tại khoản 5 Điều 131, khoản 3 Điều 132, Điều 141 Bộ luật Tố tụng hình sự.

2. Việc ký số văn bản tố tụng và số hóa hồ sơ vụ án (gồm hồ sơ vụ việc và vụ án) được thực hiện trong tiếp nhận, kiểm tra xác minh sơ bộ tố giác, tin báo về tội phạm, giải quyết nguồn tin về tội phạm, điều tra, truy tố, xét xử vụ án hình sự (sau đây gọi là giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử).

3. Việc giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số và hồ sơ vụ án điện tử trên môi trường số được thực hiện trong giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự.

Điều 2. Đối tượng áp dụng

1. Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng.

2. Công an xã, phường, đặc khu (sau đây gọi là Công an cấp xã), Đồn Công an.

3. Người có thẩm quyền của các cơ quan quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này (sau đây gọi là người có thẩm quyền).

4. Người tham gia tố tụng, người thân thích của người tham gia tố tụng (sau đây gọi là người tham gia tố tụng).

5. Cơ quan quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam và cơ quan quản lý, thi hành án hình sự.

6. Cơ quan, tổ chức, cá nhân có liên quan.

Điều 3. Giải thích từ ngữ

1. Nền tảng số được sử dụng để thông báo văn bản tố tụng theo quy định tại Thông tư liên tịch này gồm:

a) Cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử của cơ quan tiến hành tố tụng;

b) Cổng dịch vụ công và hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của cơ quan nhà nước; của các bộ, ngành;

c) Ứng dụng định danh điện tử quốc gia (VneID);

d) Nền tảng số khác theo quy định đáp ứng đầy đủ yêu cầu về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh mạng, an toàn thông tin và bảo vệ dữ liệu cá nhân;

2. Phần mềm chuyên dụng là phần mềm điện tử do các bộ, ngành thiết kế, xây dựng, quản lý, sử dụng độc lập được tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án phục vụ hoạt động ký số, số hóa hồ sơ vụ án, sử dụng xuyên suốt từ giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự. Phần mềm chuyên dụng được kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu giữa Công an cấp xã, Đồn Công an, cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, cơ quan quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự.

3. Cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án là hệ thống tập hợp các thông tin, tài liệu, dữ liệu được xây dựng theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung, để quản lý, truy xuất, kết nối liên thông, khai thác dữ liệu giữa các cơ sở dữ liệu quốc gia, cơ sở dữ liệu chuyên ngành và hệ thống thông tin và Trung tâm dữ liệu quốc gia. Cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án được khởi tạo, chuyển đổi, tích hợp trên phần mềm chuyên dụng, do người có thẩm quyền thực hiện theo quy định tại Điều 18 Thông tư liên tịch này.

4. Số hóa hồ sơ vụ án là việc lập hồ sơ vụ án điện tử ngay từ đầu trên phần mềm chuyên dụng; chuyển đổi văn bản tố tụng, tài liệu chứng cứ khác đã lập bằng văn bản giấy trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử sang dữ liệu điện tử; chuyển đổi hồ sơ vụ án đã được lập từ văn bản giấy sang hồ sơ vụ án điện tử.

5. Hồ sơ vụ án điện tử là tập hợp dữ liệu điện tử được thể hiện dưới dạng văn bản tố tụng điện tử, thông tin, dữ liệu, tài liệu, chứng cứ điện tử được thu thập, lập, lưu trữ và ký số theo quy định, có giá trị pháp lý như hồ sơ giấy. Hồ sơ vụ án điện tử bao gồm: Hồ sơ vụ việc và vụ án được lập trong kiểm tra, xác minh sơ bộ tố giác, tin báo về tội phạm, giải quyết nguồn tin về tội phạm và giai đoạn khởi tố, điều tra.

6. Phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia là hệ thống phần mềm, nền tảng số do cơ quan nhà nước có thẩm quyền xây dựng, quản lý và vận hành thống nhất trên hạ tầng của Trung tâm dữ liệu quốc gia, nhằm cung cấp các chức năng, dịch vụ số phục vụ hoạt động của các cơ quan trong hệ thống chính trị; bảo đảm kết nối, chia sẻ, xử lý dữ liệu, quản lý hồ sơ vụ án và hỗ trợ hoạt động tố tụng hình sự.

7. Việc niêm yết công khai không có kết quả là trường hợp người có thẩm quyền đã thực hiện việc niêm yết theo quy định nhưng hết thời hạn niêm yết mà người được thông báo không đến liên hệ hoặc không phản hồi.

Điều 4. Nguyên tắc thực hiện

1. Việc thực hiện ký số văn bản tố tụng, hình thức xác nhận khác không phải là chữ ký điện tử của người tham gia tố tụng và số hóa hồ sơ vụ án trong giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử vụ án hình sự phải bảo đảm đúng thẩm quyền, xác thực, toàn vẹn, đầy đủ, chính xác, lưu vết hoạt động; bảo đảm tính chống chối bỏ; được gắn mã số định danh với từng hồ sơ vụ án để quản lý thống nhất, xuyên suốt trong hoạt động tố tụng hình sự; bảo đảm tuân thủ các quy định của pháp luật về chữ ký số, lưu trữ tài liệu số và quy định của thông tư liên tịch này.

2. Việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi, thi hành, thông báo văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số, hồ sơ vụ án điện tử và dữ liệu điện tử giữa các phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án phải được thực hiện đúng quy định về thẩm quyền, quy trình thực hiện, quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và quy định tại thông tư liên tịch này.

3. Việc kết nối, chia sẻ và liên thông dữ liệu phải bảo đảm thống nhất về định dạng, tiêu chuẩn dữ liệu, giao thức kết nối; bảo đảm khả năng đọc, hiểu, xử lý giữa các hệ thống khác nhau; bảo đảm quy trình thực hiện, tính toàn vẹn, giá trị pháp lý của dữ liệu, văn bản tố tụng, hồ sơ vụ án điện tử trong quá trình truyền nhận, phân định rõ trách nhiệm và không làm ảnh hưởng đến tính độc lập trong hoạt động của các cơ quan.

4. Việc khai thác, sử dụng dữ liệu phải đúng thẩm quyền, đúng mục đích, được định danh, xác thực, phân quyền và ghi nhận đầy đủ vào nhật ký hệ thống, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng và bảo vệ dữ liệu; tuân thủ các quy chuẩn kỹ thuật về an toàn thông tin và các quy định về bảo vệ dữ liệu cá nhân. Không được tự ý sao chép, cung cấp dữ liệu ngoài phạm vi phục vụ hoạt động tố tụng, trường hợp trích xuất, chia sẻ phải được cấp có thẩm quyền cho phép và được lưu vết đầy đủ trong hệ thống.

5. Việc thông báo văn bản tố tụng trên phương tiện thông tin đại chúng, qua nền tảng số, phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia, cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng phải bảo đảm hợp pháp, chính xác, rõ ràng, minh bạch, công khai có kiểm soát, đúng thẩm quyền, thời hạn.

6. Việc xây dựng, quản lý, khai thác, vận hành cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án phải bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, thực hiện theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật và quy trình nghiệp vụ.

Bảo đảm bí mật điều tra, bí mật công tác trong hoạt động tố tụng hình sự theo quy định của pháp luật, quy định về mức độ bảo mật và giải mật; có sự phân cấp, phân quyền truy cập trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án.

Chương II

KÝ SỐ VĂN BẢN TỐ TỤNG

Điều 5. Ký số văn bản tố tụng

1. Người có thẩm quyền sử dụng chữ ký số chuyên dùng công vụ quy định tại điểm c khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử trong các văn bản tố tụng quy định tại khoản 1 Điều 132 Bộ luật Tố tụng hình sự.

2. Người tham gia tố tụng ký số văn bản tố tụng bằng chữ ký điện tử chuyên dùng, chữ ký số công cộng quy định tại điểm a, b khoản 1 Điều 22 Luật Giao dịch điện tử trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử.

3. Văn bản tố tụng đã ký số thì không phải ký trực tiếp và có giá trị như văn bản tố tụng ký trực tiếp. Việc ký số văn bản tố tụng được thực hiện theo quy định tại Điều 22 Thông tư liên tịch này.

Điều 6. Hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử

1. Hình thức xác nhận khác không phải là chữ ký điện tử gồm: Sử dụng chức năng xác nhận bằng vân tay thông qua thiết bị điện tử hoặc ký trên màn hình thiết bị điện tử tích hợp trên phần mềm chuyên dụng hoặc tiến hành xác thực nhiều lớp khi điều kiện thực hiện được bảo đảm.

2. Sử dụng hình thức xác nhận khác quy định tại khoản 1 Điều này trong trường hợp người tham gia tố tụng không thực hiện được việc ký số. Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng căn cứ vào điều kiện hạ tầng, kỹ thuật quyết định lựa chọn và thống nhất với người tham gia tố tụng để thực hiện.

Điều 7. Giá trị pháp lý của văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử và hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng

Văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số của người có thẩm quyền, chữ ký điện tử và phương thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng có giá trị pháp lý khi bảo đảm nội dung:

1. Được lập trên phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án và được ký số của người có thẩm quyền, người tham gia tố tụng hoặc sử dụng hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng đúng quy định.

2. Sử dụng chứng thư chữ ký số còn hiệu lực tại thời điểm ký.

3. Nội dung văn bản tố tụng điện tử bảo đảm tính toàn vẹn, không bị thay đổi sau khi ký hoặc xác nhận.

4. Bảo đảm xác định thống nhất về chủ thể thực hiện và ý chí xác nhận đối với nội dung văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ khác.

5. Văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số phải lập đúng thể thức, theo mẫu thống nhất, được cấp số, đóng dấu điện tử theo quy định.

6. Việc sử dụng hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng phải bảo đảm:

a) Phần mềm chuyên dụng phải hiển thị đầy đủ nội dung văn bản tố tụng để người tham gia tố tụng kiểm tra trước khi thực hiện xác nhận; Việc xác nhận của người tham gia tố tụng phải được gắn với tính toàn vẹn của văn bản tố tụng;

b) Việc thực hiện hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng phải được ghi nhận nhật ký điện tử, lưu trữ thông tin về thời điểm xác nhận, hình thức xác nhận và các thông tin kỹ thuật, trường hợp cần thiết có thể ghi hình để phục vụ việc kiểm tra, đối chiếu khi cần thiết;

c) Việc thu thập, xử lý, lưu trữ và bảo vệ dữ liệu sinh trắc học của người tham gia tố tụng phải tuân thủ quy định của pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân và pháp luật có liên quan.

Điều 8. Trường hợp ký trực tiếp văn bản tố tụng, lập văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ khác bằng văn bản giấy trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử

1. Lập văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ khác bằng văn bản giấy sử dụng chữ ký trực tiếp trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử trong trường hợp sau:

a) Khi lập các văn bản tố tụng có nội dung thuộc phạm vi bí mật nhà nước ở mức độ “tuyệt mật” mà phần mềm chuyên dụng chưa được chứng nhận, phê duyệt các giải pháp bảo mật đáp ứng yêu cầu bảo mật ở cấp độ tương ứng theo quy định về bảo vệ bí mật nhà nước hoặc khi cần thiết theo yêu cầu nghiệp vụ của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng;

b) Tại thời điểm lập hồ sơ vụ án, cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án, hệ thống kỹ thuật, đường truyền mạng hoặc phần mềm chuyên dụng bị sự cố, gián đoạn, hoặc chưa bảo đảm an ninh, an toàn thông tin mạng;

c) Địa điểm thực hiện các hoạt động tố tụng không có điều kiện kỹ thuật, phương tiện hoặc đường truyền mạng;

d) Người có thẩm quyền chưa được cấp chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ, chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ đã hết hiệu lực, bị thu hồi hoặc không bảo đảm an toàn, không thể sử dụng được tại thời điểm ký;

đ) Người tham gia tố tụng chưa đăng ký chữ ký điện tử hoặc chứng thư chữ ký số của người tham gia tố tụng hết thời hạn, bị thu hồi hoặc tạm dừng hiệu lực; Không có thiết bị hoặc thiết bị điện tử phục vụ xác nhận bằng hình thức điện tử khác bị sự cố, không sử dụng được;

e) Trường hợp do tình trạng khẩn cấp, lý do bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan;

g) Hoạt động hợp tác quốc tế trong tố tụng hình sự phục vụ yêu cầu điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự cần phải gửi văn bản giấy.

2. Người có thẩm quyền lập văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ trong hồ sơ vụ án điện tử bằng văn bản giấy sử dụng chữ ký trực tiếp đối với các trường hợp quy định tại điểm b, d, đ khoản 1 Điều này sau khi đã tiến hành các biện pháp khắc phục nhưng không có kết quả và có văn bản hoặc tài liệu có liên quan xác nhận lý do không thực hiện được việc ký số.

3. Người có thẩm quyền đã lập, ký văn bản tố tụng trong trường hợp quy định tại khoản 1 Điều này có trách nhiệm kịp thời chuyển đổi từ văn bản giấy sang dữ liệu điện tử và lưu trữ sau khi các lý do quy định tại khoản 1 Điều này đã được khắc phục, bảo đảm điều kiện thực hiện.

Điều 9. Việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số

1. Việc giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số giữa các cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, giữa các cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng với cơ quan quản lý, cơ quan thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự trong giai đoạn khởi tố, điều tra, truy tố, xét xử và thi hành án hình sự được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án, có biên bản giao, nhận điện tử thể hiện thời gian, nhật ký truy xuất bảo đảm đúng trình tự, thủ tục và thời hạn theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự.

2. Việc giao, chuyển, nhận, gửi văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số giữa cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng với tổ chức giám định, hội đồng định giá tài sản và cơ quan, tổ chức có liên quan qua môi trường điện tử phù hợp khi hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện đảm bảo khác đáp ứng yêu cầu để thực hiện. Việc giao, gửi và tiếp nhận văn bản tố tụng phải được ghi nhận bằng ký nhận, biên bản giao nhận, xác nhận điện tử, nhật ký hệ thống hoặc hình thức xác nhận khác có giá trị chứng minh.

Đối với đối tượng cần giám định, định giá, tài liệu, đồ vật, mẫu vật có liên quan không giao, nhận được qua môi trường điện tử thì giao, nhận trực tiếp hoặc qua đường bưu chính và phải được ghi nhận bằng phương thức điện tử, bảo đảm xác định được thời điểm giao, nhận, tình trạng niêm phong và chủ thể thực hiện.

3. Cơ quan nhận văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số phải kịp thời tiếp nhận, kiểm tra tính hợp pháp của văn bản, cập nhật, xác nhận và phản hồi về việc tiếp nhận trên phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án. Trường hợp cần thiết có thể phối hợp tiến hành chứng thực thông qua dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ.

4. Việc cấp, thông báo, giao văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số cho người tham gia tố tụng thực hiện như sau:

a) Thực hiện việc cấp, thông báo, giao văn bản tố tụng điện tử đến người tham gia tố tụng thông qua tài khoản giao dịch điện tử của cá nhân, cơ quan, tổ chức qua nền tảng số; sử dụng phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia để thông báo qua các nền tảng số liên kết đến tài khoản giao dịch điện tử của cá nhân, cơ quan, tổ chức.

Trường hợp do tình trạng khẩn cấp, lý do bất khả kháng, trở ngại khách quan, do sự cố của hệ thống phần mềm, hạ tầng kỹ thuật mà không thực hiện được việc thông báo, giao văn bản tố tụng điện tử thì cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng có trách nhiệm thông báo cho người tham gia tố tụng biết và tiếp tục thực hiện thông báo, giao khi tình trạng khẩn cấp, bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan không còn, đã khắc phục được sự cố của hệ thống phần mềm, hạ tầng kỹ thuật;

b) Trường hợp thi hành văn bản tố tụng, do yêu cầu nghiệp vụ, đáp ứng thời hạn tố tụng hoặc người tham gia tố tụng không có, không thể sử dụng tài khoản giao dịch điện tử do đang bị tạm giữ, tạm giam, thi hành án hình sự, tài khoản giao dịch điện tử bị khóa, đình chỉ; không có điều kiện kỹ thuật, thiết bị, kết nối mạng; do tình trạng khẩn cấp, lý do bất khả kháng, trở ngại khách quan thì sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy hoặc chuyển đổi văn bản tố tụng điện tử sang văn bản giấy để thực hiện thông báo, giao trực tiếp;

c) Trường hợp không rõ địa chỉ hoặc không rõ người được cấp, giao đang ở đâu thì sao y văn bản tố tụng điện tử sang văn bản giấy hoặc chuyển đổi sang văn bản giấy để thực hiện niêm yết công khai theo quy định tại Điều 140 Bộ luật Tố tụng hình sự;

d) Khi việc niêm yết công khai không có kết quả hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật thì thực hiện theo quy định tại Điều 19, Điều 20 Thông tư liên tịch này.

5. Việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số phải đúng đối tượng, đúng thời hạn, đúng phân cấp, phân quyền theo quy định.

6. Trường hợp việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi văn bản tố tụng điện tử sử dụng chữ ký số quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này nếu chưa thực hiện được qua môi trường điện tử thì sao y từ văn bản điện tử sang văn bản giấy hoặc chuyển đổi văn bản tố tụng điện tử sang văn bản giấy để giao, chuyển, nhận, gửi.

7. Việc sao y hoặc chuyển đổi văn bản quy định tại điểm c khoản 4 và khoản 6 Điều này phải thực hiện đúng quy định về sao y văn bản điện tử sang văn bản giấy, quy định về chuyển đổi hình thức từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

Chương III

SỐ HÓA HỒ SƠ VỤ ÁN

Điều 10. Thực hiện số hóa hồ sơ vụ án

1. Thực hiện số hóa đối với toàn bộ hồ sơ vụ án quy định tại khoản 2 Điều 131 Bộ luật Tố tụng hình sự. Trong giai đoạn thực hiện thí điểm, trường hợp đã lập hồ sơ vụ án điện tử thì việc tiếp tục lập hồ sơ vụ án bằng văn bản giấy do cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng quyết định. Việc số hóa hồ sơ vụ án được thực hiện theo quy định tại Điều 22 Thông tư liên tịch này.

2. Người có thẩm quyền quy định tại khoản 3 Điều 2 Thông tư liên tịch này, trong phạm vi nhiệm vụ được giao chịu trách nhiệm về việc khởi tạo dữ liệu, số hóa, số hóa bổ sung hồ sơ vụ án; kiểm tra và bảo đảm tính chính xác, đầy đủ, kịp thời của dữ liệu về hồ sơ vụ án được khởi tạo, bổ sung, cập nhật.

3. Hồ sơ vụ án điện tử được lập, đăng ký, quản lý theo quy định, gắn một mã hồ sơ điện tử duy nhất ngay từ khi lập; đánh số, gắn dấu bút lục điện tử, sử dụng xuyên suốt trong mọi giai đoạn của hoạt động tố tụng và có thống kê tài liệu trong hồ sơ. Trường hợp có bổ sung tài liệu vào hồ sơ vụ án thì phải đánh dấu bút lục và có thống kê tài liệu bổ sung và báo diễn biến theo quy định.

Điều 11. Phương thức số hóa hồ sơ vụ án

1. Lập hồ sơ vụ án điện tử ngay từ đầu trên phần mềm chuyên dụng là việc lập văn bản tố tụng, tài liệu chứng cứ khác trong hồ sơ vụ án thông qua việc khởi tạo dữ liệu về hồ sơ vụ án trên phần mềm chuyên dụng theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung; sao chụp, chuyển đổi tài liệu, chứng cứ dạng vật lý sang định dạng dữ liệu điện tử có thể xem, đọc được trên thiết bị điện tử; tích hợp thông tin, tài liệu, dữ liệu điện tử đã thu thập được vào hồ sơ vụ án điện tử có xác thực dữ liệu.

Việc khởi tạo, cập nhật dữ liệu phải tuân thủ trình tự, thủ tục tố tụng. Việc khởi tạo dữ liệu về người tham gia tố tụng phải được truy xuất tự động các thông tin cơ bản trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư (chỉ nhập thủ công trong trường hợp không có thông tin trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư).

2. Chuyển đổi văn bản tố tụng, tài liệu chứng cứ khác đã lập bằng văn bản giấy trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử sang dữ liệu điện tử được thực hiện bằng việc khởi tạo dữ liệu về hồ sơ vụ án trên phần mềm chuyên dụng theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung của cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án, có xác thực dữ liệu.

Việc chuyển đổi phải đáp ứng các yêu cầu quy định tại Điều 4 Nghị định số 137/2024/NĐ-CP ngày 23/10/2024 của Chính phủ quy định về giao dịch điện tử của cơ quan nhà nước và hệ thống thông tin phục vụ giao dịch điện tử, thực hiện xác thực dữ liệu theo quy định.

3. Việc số hóa hồ sơ vụ án đã được lập từ văn bản giấy trước thời điểm liên ngành công bố thống nhất triển khai đồng bộ việc ký số, số hóa hồ sơ vụ án do cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng quyết định.

Điều 12. Tài liệu, vật chứng, đồ vật không tích hợp trực tiếp vào hồ sơ vụ án điện tử

1. Tài liệu, vật chứng gốc dạng vật lý không thể sao chụp, quét hoặc chuyển đổi sang định dạng điện tử, bao gồm: Đồ vật, mẫu vật, dữ liệu điện tử được niêm phong; vật chứng là tiền, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, đồ cổ, chất nổ, chất cháy, chất độc, chất phóng xạ, vũ khí quân dụng phải giám định; vật chứng là vi khuẩn nguy hại, bộ phận cơ thể người, mẫu mô, mẫu máu và các mẫu vật khác của cơ thể người; vật chứng thuộc loại mau hỏng hoặc khó bảo quản; vật chứng là tài liệu, hình ảnh, bản in, bản vẽ, sơ đồ hiện trường, vật chứng có yêu cầu giám định trực tiếp trên bản gốc.

2. Tài liệu, vật chứng có đặc thù vật lý hoặc kỹ thuật mà việc chuyển đổi sang định dạng điện tử có nguy cơ làm mất, biến dạng hoặc làm giảm giá trị chứng minh, như: tài liệu viết tay bằng mực đặc biệt, tài liệu xuống cấp, bản đồ, bản vẽ kỹ thuật, dấu vân tay, mẫu sinh học, mẫu hóa chất, vật liệu.

3. Đối với các tài liệu, vật chứng, đồ vật quy định tại khoản 1, khoản 2 Điều này không thể tích hợp trực tiếp vào hồ sơ vụ án điện tử thì người có thẩm quyền thể hiện trong hồ sơ vụ án điện tử thông qua văn bản tố tụng, biên bản, hình ảnh, dữ liệu số hoặc tài liệu mô tả kèm theo; việc quản lý, bảo quản các tài liệu, vật chứng gốc thực hiện theo quy định của pháp luật về quản lý vật chứng.

Điều 13. Giá trị pháp lý của hồ sơ vụ án điện tử

Hồ sơ vụ án điện tử có giá trị pháp lý khi bảo đảm các nội dung:

1. Được lập, thu thập, chuyển đổi, gắn mã hồ sơ điện tử, mã bút lục và dấu bút lục điện tử đúng quy định.

2. Văn bản tố tụng điện tử trong hồ sơ vụ án điện tử phải bảo đảm thống nhất về mẫu, thể thức trình bày văn bản.

3. Tất cả tài liệu được ký số bằng chứng thư chữ ký số chuyên dùng công vụ còn hiệu lực và đóng dấu điện tử theo quy định, được ký số hoặc sử dụng hình thức xác nhận khác của người tham gia tố tụng theo quy định tại Thông tư liên tịch này.

4. Được lưu trữ, quản lý theo quy định tại Điều 16 Thông tư liên tịch này.

Điều 14. Bảo đảm an ninh, an toàn thông tin, dữ liệu hồ sơ vụ án điện tử

1. Hồ sơ vụ án điện tử chứa bí mật nhà nước phải được quản lý, sử dụng theo đúng quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước, an ninh, an toàn thông tin trên môi trường mạng.

2. Các cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng thực hiện việc phân quyền truy cập và bảo đảm việc truy cập đúng thẩm quyền, phân quyền và mọi hoạt động truy cập, đọc, ghi chép, sao chụp, chỉnh sửa phải được ghi nhận vào nhật ký hệ thống.

3. Việc cấp, giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành, lưu trữ văn bản tố tụng điện tử, hồ sơ vụ án điện tử, dữ liệu thuộc danh mục bí mật nhà nước phải thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.

4. Mọi hoạt động kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu phải sẵn sàng phương án sao lưu, dự phòng đảm bảo an toàn hệ thống, kế hoạch ứng phó, khắc phục sự cố và khôi phục dữ liệu đầy đủ, toàn vẹn, liên tục, tuân thủ chặt chẽ quy định pháp luật về an toàn thông tin, an ninh mạng, bảo vệ dữ liệu.

Điều 15. Giao, chuyển, nhận, đọc, ghi chép, sao chụp hồ sơ vụ án điện tử

1. Việc giao, chuyển, nhận hồ sơ vụ án điện tử được thực hiện trên phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án, có biên bản giao, nhận điện tử thể hiện thời gian, nhật ký truy xuất bảo đảm đúng thẩm quyền, trình tự, thủ tục và thời hạn theo quy định của Bộ luật Tố tụng hình sự.

Cơ quan nhận phải kịp thời kiểm tra tính hợp pháp của hồ sơ vụ án điện tử, xác nhận việc tiếp nhận trên phần mềm chuyên dụng tích hợp trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án.

2. Việc đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án điện tử của người tham gia tố tụng được thực hiện thông qua tài khoản định danh điện tử, tài khoản giao dịch điện tử hoặc tài khoản do cơ quan tiến hành tố tụng cấp, tiến hành theo hình thức truy cập từ xa hoặc bố trí địa điểm, thiết bị tại trụ sở cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng.

Việc đọc, ghi chép và sao chụp tài liệu trong hồ sơ vụ án điện tử phải được người có thẩm quyền giám sát chặt chẽ, bảo đảm quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, bí mật điều tra, bảo vệ dữ liệu cá nhân, được lập biên bản ghi nhận, có bản thống kê kèm theo.

Điều 16. Lưu trữ, quản lý hồ sơ vụ án điện tử

1. Hồ sơ vụ án điện tử phải được lưu trữ, quản lý tập trung trên cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án của từng bộ, ngành, bảo đảm đầy đủ, đúng thời hạn theo quy định của pháp luật và quy định về chế độ lưu trữ hồ sơ, có lưu trữ dự phòng, cơ chế phục hồi nhanh khi xảy ra sự cố để bảo đảm dự phòng an toàn dữ liệu và đáp ứng yêu cầu quản lý tập trung trong phạm vi mỗi bộ, ngành, cho phép lưu trữ có tổ chức dữ liệu điều tra, truy tố, xét xử đồng bộ, cho phép thông báo diễn biến thay đổi bổ sung, cập nhật thông tin theo hồ sơ vụ án.

2 . Tài liệu lập bằng văn bản giấy và tài liệu, chứng cứ dạng vật lý, dữ liệu điện tử sau khi thực hiện số hóa phải lưu trữ, quản lý theo quy định của pháp luật về quản lý vật chứng và chế độ lưu trữ hồ sơ vụ án.

Chương IV

YÊU CẦU CỦA PHẦN MỀM CHUYÊN DỤNG VÀ CƠ SỞ DỮ LIỆU HỒ SƠ VỤ ÁN

Điều 17. Yêu cầu của phần mềm chuyên dụng

Phần mềm chuyên dụng phải phù hợp với khung kiến trúc tổng thể, bảo đảm yêu cầu về pháp lý, kỹ thuật, nghiệp vụ và bảo mật theo quy định của pháp luật về dữ liệu, giao dịch điện tử, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, lưu trữ, định danh điện tử như sau:

1. Các chức năng nghiệp vụ

a) Ký số, xác thực điện tử, thực hiện hình thức xác nhận khác không phải là chữ ký điện tử của người tham gia tố tụng:

Ký số đối với văn bản tố tụng, hồ sơ vụ án và tài liệu điện tử theo đúng định dạng, chuẩn ký số do cơ quan có thẩm quyền ban hành; cho phép kiểm tra chứng thư số, ghi nhận nhật ký điện tử về thời điểm ký, người ký, loại văn bản ký và xác thực chữ ký số tự động; có khả năng xác minh tính toàn vẹn dữ liệu bằng công cụ kiểm tra chữ ký số và mã băm.

Cho phép thực hiện hình thức xác nhận khác không phải là chữ ký điện tử của người tham gia tố tụng trong quá trình lập hồ sơ vụ án điện tử. Việc thực hiện phải bảo đảm xác thực danh tính chủ thể thực hiện, khả năng chống chối bỏ, tính toàn vẹn của dữ liệu;

b) Số hóa hồ sơ vụ án: Cho phép lập, quét, nhận dạng, lưu trữ, gắn mã số hồ sơ và định danh điện tử cho từng tài liệu trong hồ sơ vụ án (có chức năng hỗ trợ dữ liệu đa phương tiện: ảnh, video, âm thanh), gắn mã bút lục và dấu bút lục điện tử chống giả mạo; bảo đảm tính toàn vẹn, không bị chỉnh sửa, thay đổi hoặc thất lạc trong quá trình xử lý; có khả năng ghi nhận lịch sử thao tác trên hồ sơ, người thực hiện số hóa, người truy cập và các thay đổi để phục vụ kiểm tra, giám sát;

c) Quản lý hồ sơ vụ án điện tử: Cho phép sắp xếp, tìm kiếm, trích xuất, in ấn, sao lưu hồ sơ vụ án điện tử; theo dõi tiến độ từng giai đoạn của vụ án; tự động nhắc thời hạn tố tụng; bảo đảm khả năng đồng bộ với hồ sơ giấy (nếu có), đáp ứng yêu cầu thống kê, phân tích, đánh giá phục vụ chỉ đạo điều hành của cơ quan, người có thẩm quyền.

d) Cấp, gửi, chuyển, nhận, thông báo, thi hành văn bản tố tụng điện tử và hồ sơ vụ án điện tử: Cho phép thực hiện việc cấp, chuyển, gửi, nhận, thông báo, thi hành, xác nhận và theo dõi tình trạng văn bản, tài liệu, hồ sơ vụ án điện tử giữa các cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng giữa cơ quan tiến hành tố tụng với cơ quan thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự thông qua cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án và có biên bản điện tử ghi nhận việc cấp, chuyển, gửi, nhận, thông báo, thi hành;

đ) Lưu vết và giám sát hệ thống: Ghi nhận toàn bộ hoạt động truy cập, ký số, gửi, nhận, chỉnh sửa, đọc, sao chụp dữ liệu; bảo đảm khả năng kiểm tra, truy xuất và đối chiếu khi cần thiết;

e) Bảo đảm khả năng kết nối, liên thông

Có tính năng kết nối, liên thông, chia sẻ, đồng bộ dữ liệu với phần mềm chuyên dụng của các bộ, ngành; với phần mềm quản lý tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, khả năng liên kết, truy xuất tự động các thông tin cơ bản của người tham gia tố tụng từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; Trung tâm dữ liệu quốc gia; hệ thống lý lịch tư pháp, hộ tịch, cơ sở dữ liệu về thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự để hỗ trợ tự động hóa quy trình tố tụng. Cho phép phần mềm quản lý, thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự truy xuất tự động các thông tin cơ bản có liên quan từ phần mềm chuyên dụng để khởi tạo dữ liệu về người bị tạm giữ, tạm giam và người chấp hành án.

Đảm bảo khả năng kết nối, liên thông theo quy định tại Nghị định số 278/2025/NQ-CP ngày 22/10/2025 của Chính phủ về quy định về kết nối, chia sẻ dữ liệu bắt buộc giữa các cơ quan thuộc hệ thống chính trị;

g) Được thiết kế phần mềm theo kiến trúc mở, dễ tích hợp, có khả năng mở rộng tính năng trong tương lai.

2. Đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật, an ninh, an toàn thông tin và bảo mật

a) Phần mềm chuyên dụng phải được sử dụng các giải pháp công nghệ hiện đại, phù hợp với hạ tầng kỹ thuật hiện có của từng bộ, ngành; ưu tiên tận dụng và nâng cấp phần mềm của các bộ, ngành được triển khai trên hạ tầng kỹ thuật đáp ứng yêu cầu an toàn hệ thống thông tin tối thiểu mức 4 theo quy định;

b) Hỗ trợ đa người dùng, phân quyền truy cập chi tiết theo thẩm quyền, giai đoạn tố tụng;

c) Có cơ chế xác thực người dùng đa lớp (định danh điện tử, OTP, sử dụng chứng thư chữ ký số);

d) Có khả năng sao lưu, phục hồi dữ liệu, bảo đảm hoạt động liên tục không gián đoạn;

đ) Bảo đảm tương thích với tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về định dạng dữ liệu, chữ ký số, giao tiếp dịch vụ và kiến trúc Chính phủ số; tương thích với tiêu chuẩn kỹ thuật quốc gia về Khung kiến trúc tổng thể dữ liệu quốc gia số; Khung quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia;

e) Có cơ chế giám sát, phát hiện, tự động thông báo, cảnh báo và báo cáo sự cố, tấn công mạng, khóa truy cập khi phát hiện truy cập trái phép hoặc vi phạm phân quyền, có khả năng ứng phó, khắc phục sự cố khi xảy ra mất an toàn thông tin; cảnh báo vi phạm thời hạn giao, nhận hoặc chưa được xác nhận việc nhận hồ sơ vụ án điện tử, văn bản tố tụng sử dụng chữ ký số;

g) Ghi nhận phản hồi của người dùng và trợ giúp trực tuyến từ phần mềm chuyên dụng;

h) Cập nhật bản vá lỗi kỹ thuật tự động.

3. Phần mềm chuyên dụng có thể được nâng cấp, bổ sung các chức năng nghiệp vụ và yêu cầu kỹ thuật, an ninh, an toàn thông tin, bảo mật cho phù hợp với tiến bộ khoa học kỹ thuật, đáp ứng yêu cầu thực tiễn.

4. Phần mềm chuyên dụng chỉ được đưa vào sử dụng chính thức khi được kiểm thử, nghiệm thu, kiểm tra, đánh giá điều kiện về chức năng nghiệp vụ, hiệu năng, an toàn, an ninh mạng, bảo mật; được cơ quan có thẩm quyền xác nhận đáp ứng yêu cầu quy định tại các khoản 1 và 2 Điều này và được giám sát, kiểm tra định kỳ, đột xuất trong quá trình vận hành.

Điều 18. Yêu cầu của cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án

1. Cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án được thiết kế theo khung quản trị, quản lý dữ liệu quốc gia, theo mô hình phân tán - kết nối tập trung, bảo đảm tính chủ động, bảo mật và liên thông giữa các bộ, ngành. Việc xây dựng cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án phải bảo đảm cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung, đáp ứng yêu cầu thống kê, phân tích, đánh giá phục vụ chỉ đạo điều hành của cơ quan, người có thẩm quyền, lưu trữ, chia sẻ, liên thông, giao, nhận tài liệu phù hợp với thực tế.

2. Mỗi bộ, ngành xây dựng, quản lý, sử dụng cơ sở dữ liệu hồ sơ vụ án riêng để lưu trữ, quản lý toàn bộ văn bản tố tụng, tài liệu, chứng cứ, dữ liệu điện tử được số hoá, ký số và quản lý thống nhất theo mã hồ sơ điện tử duy nhất cho mỗi vụ án theo cấu trúc dữ liệu, chuẩn dữ liệu, chuẩn dữ liệu dùng chung. Có cơ chế đồng bộ dữ liệu tự động hoặc bán tự động, bảo đảm khi một cơ quan lập, sửa đổi, bổ sung hồ sơ số hóa thì các cơ quan liên quan cập nhật tự động kịp thời.

3. Thực hiện kết nối cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án của các bộ, ngành với cơ sở dữ liệu dùng chung đặt tại Trung tâm dữ liệu quốc gia, với cơ sở dữ liệu về thi hành tạm giữ, tạm giam và thi hành án hình sự, các cơ sở dữ liệu chuyên ngành khác và hệ thống thông tin thông qua nền tảng chia sẻ, điều phối dữ liệu bảo đảm tuân thủ tiêu chuẩn kỹ thuật, quy định về định danh, xác thực và mã hóa dữ liệu, ghi nhật ký giao dịch, báo diễn biến và tự động đồng bộ khi phát sinh thay đổi. Kết nối từ cấp cơ sở đến trung ương đảm bảo đường truyền riêng biệt, tốc độ cao, an toàn. Trang bị hệ thống sao lưu đa lớp định kỳ, phục hồi nhanh khi có sự cố, có lưu trữ dự phòng tài liệu tại Trung tâm dữ liệu của từng ngành.

4. Thiết lập cơ sở dữ liệu dùng chung đóng vai trò trung gian điều phối, quản lý danh mục và trạng thái các hồ sơ, quyết định, bản án được phép chia sẻ giữa các cơ quan. Cơ sở dữ liệu không lưu toàn bộ nội dung chi tiết hồ sơ, mà chỉ lưu thông tin định danh và bản ghi trạng thái, bảo đảm nguyên tắc chia sẻ có chọn lọc, đúng thẩm quyền, phục vụ việc đồng bộ, cảnh báo, nhắc việc tự động giữa các phần mềm của các cơ quan.

Chương V

THÔNG BÁO VĂN BẢN TỐ TỤNG TRÊN PHƯƠNG TIỆN THÔNG TIN ĐẠI CHÚNG, QUA NỀN TẢNG SỐ, PHẦN MỀM ỨNG DỤNG DÙNG CHUNG TRIỂN KHAI TẠI TRUNG TÂM DỮ LIỆU QUỐC GIA, CỔNG THÔNG TIN HOẶC TRANG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ CỦA CƠ QUAN CÓ THẨM QUYỀN TIẾN HÀNH TỐ TỤNG

Điều 19. Trường hợp thông báo văn bản tố tụng theo quy định tại Điều 141 Bộ luật Tố tụng hình sự

1. Khi việc niêm yết công khai không có kết quả.

2. Trường hợp không xác định được nơi cư trú, nơi làm việc của người cần thông báo.

3. Người cần thông báo đang ở nước ngoài hoặc không có mặt tại nơi cư trú.

4. Trường hợp pháp luật quy định phải công khai thông tin (thông báo công khai quyết định truy nã, quyết định truy tìm; thông báo tìm người có quyền và nghĩa vụ liên quan).

5. Trường hợp cần thông báo rộng rãi để bảo đảm quyền, lợi ích của người liên quan (thông báo để người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến vụ án biết và liên hệ với cơ quan tiến hành tố tụng).

6. Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

Điều 20. Hình thức và nội dung thông báo văn bản tố tụng

1. Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng, người có thẩm quyền căn cứ trường hợp cụ thể để yêu cầu hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức có liên quan thực hiện thông báo văn bản tố tụng bằng một hoặc một số hình thức, phương tiện sau:

a) Trên phương tiện thông tin đại chúng, gồm: Đăng trên báo hàng ngày của trung ương (là báo do cơ quan, tổ chức ở trung ương quản lý, có phạm vi phát hành toàn quốc và có số ra hàng ngày) 03 số liên tiếp (báo in hoặc báo điện tử) và phát 03 lần trong 03 ngày liên tiếp trên đài phát thanh hoặc đài truyền hình trung ương;

b) Thông báo đến tài khoản giao dịch điện tử của cá nhân, cơ quan, tổ chức qua nền tảng số 03 lần trong 03 ngày liên tục;

c) Sử dụng phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia để thông báo qua các nền tảng số liên kết đến tài khoản giao dịch điện tử của cá nhân, cơ quan, tổ chức 03 lần trong 03 ngày liên tục;

d) Ngoài các hình thức quy định tại điểm a, b và c khoản này, Cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng phải đồng thời thực hiện việc thông báo trên cổng thông tin hoặc trang thông tin điện tử của cơ quan mình 03 ngày liên tục (nếu có);

đ) Thời điểm kết thúc việc thông báo theo quy định tại điểm a, d khoản 1 Điều này là khi hết ngày thông báo thứ 3. Trường hợp do tình trạng khẩn cấp, lý do bất khả kháng, trở ngại khách quan làm gián đoạn việc thông báo thì ngay sau khi kết thúc phải tiến hành thông báo đủ số lần theo quy định.

Thời điểm kết thúc việc thông báo theo quy định tại điểm b, c khoản 1 Điều này là khi hết ngày thông báo thứ 3 hoặc tính từ thời điểm hệ thống xác nhận văn bản tố tụng đã được gửi đến tài khoản giao dịch điện tử của người nhận thành công và có thể truy cập được hoặc hệ thống xác nhận đã xem.

2. Nội dung thông báo gồm:

a) Tên cơ quan ban hành văn bản tố tụng;

b) Họ tên, năm sinh, nơi cư trú của đối tượng thông báo;

c) Loại văn bản tố tụng, số, ngày ban hành văn bản và nội dung toàn văn hoặc một phần của văn bản tố tụng;

d) Thời gian, thời hạn, địa điểm thực hiện nghĩa vụ tố tụng;

đ) Trách nhiệm pháp lý khi không chấp hành;

e) Thời điểm đăng tải và kết thúc việc thông báo.

3. Tài liệu thể hiện việc thông báo phải đưa vào hồ sơ vụ án, gồm:

a) Văn bản của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng về việc yêu cầu hoặc đề nghị cơ quan, tổ chức có liên quan đăng tải, phát sóng nội dung thông báo trên phương tiện thông tin đại chúng, nền tảng số, phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia, cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử;

b) Bản sao số báo đăng thông báo; bản ghi âm chương trình phát thanh hoặc bản ghi hình chương trình truyền hình; bản in hoặc ảnh chụp màn hình nội dung thông báo trên cổng thông tin điện tử, trang thông tin điện tử, nền tảng số, phần mềm ứng dụng dùng chung tại Trung tâm dữ liệu quốc gia; hoặc văn bản xác nhận của cơ quan, tổ chức cung cấp dịch vụ về việc đã đăng tải, phát sóng nội dung thông báo, trong đó ghi rõ số báo, thời gian đăng, thời điểm phát sóng, đường dẫn truy cập (nếu có).

Chương VI

TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Điều 21. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư liên tịch này có hiệu lực kể từ ngày ký.

2. Các văn bản quy phạm pháp luật được dẫn chiếu, áp dụng thực hiện trong Thông tư liên tịch khi được sửa đổi, bổ sung, thay thế thì những nội dung dẫn chiếu trong Thông tư liên tịch này sẽ được thay đổi, áp dụng theo các văn bản quy phạm pháp luật được sửa đổi, bổ sung, thay thế.

Điều 22. Thực hiện thí điểm ký số và số hóa hồ sơ vụ án

1. Việc thực hiện thí điểm ký số và số hóa hồ sơ vụ án được thực hiện tại một số địa phương trên toàn quốc do các cơ quan ban hành Thông tư liên tịch lựa chọn và quyết định phạm vi, nội dung, thời gian thực hiện.

2. Kết thúc thời gian thực hiện thí điểm, Bộ Công an chủ trì, phối hợp với các cơ quan thực hiện thí điểm đánh giá việc thực hiện, công bố thời điểm liên ngành thống nhất triển khai đồng bộ việc ký số, số hóa hồ sơ vụ án và kết nối, chia sẻ, liên thông dữ liệu theo quy định tại Thông tư liên tịch này.

Việc ký số văn bản tố tụng và số hóa hồ sơ vụ án trước thời điểm liên ngành công bố thống nhất triển khai đồng bộ do các các cơ quan có thẩm quyền quyết định nếu đáp ứng điều kiện về hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện bảo đảm khác.

Điều 23. Tổ chức thực hiện

1. Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao trong phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình có trách nhiệm:

a) Xây dựng, nâng cấp, hoàn thiện, quản lý phần mềm chuyên dụng, cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án, hạ tầng kỹ thuật và các điều kiện đảm bảo khác phục vụ việc ký số văn bản tố tụng và số hóa hồ sơ vụ án bảo đảm an toàn, bảo mật dữ liệu; thống nhất nội dung thông tin, tài liệu, dữ liệu được phép chia sẻ;

b) Xây dựng, ban hành các danh mục/chuẩn dữ liệu dùng chung (mã định danh vụ việc/vụ án; mã tài liệu, mã bút lục; mã vật chứng; mã chủ thể tố tụng và các danh mục tiêu chuẩn liên quan); quy trình kết nối, kiểm thử, liên thông giữa các hệ thống bảo đảm duy trì hoạt động ổn định, liên tục của hệ thống kết nối; thực hiện giám sát, kiểm tra, ghi nhật ký hoạt động kết nối, phát hiện, ngăn chặn và xử lý các sự cố mất an toàn thông tin, an ninh mạng trong quá trình trao đổi, liên thông dữ liệu;

c) Ban hành quy trình, hướng dẫn các cơ quan thuộc quyền quản lý thực hiện ký số, số hóa hồ sơ vụ án, tạo lập mới, số hóa bổ sung văn bản tố tụng, dữ liệu; quy trình thực hiện hình thức xác nhận khác không phải là chữ ký điện tử của người tham gia tố tụng;

d) Ban hành quy trình, hướng dẫn thực hiện giao, chuyển, nhận, gửi, thông báo, thi hành văn bản tố tụng điện tử và hồ sơ vụ án điện tử; hướng dẫn quy trình thông báo văn bản tố tụng qua nền tảng số, phần mềm ứng dụng dùng chung triển khai tại Trung tâm dữ liệu quốc gia theo chức năng của các bộ, ngành;

đ) Phối hợp liên ngành thống nhất bổ sung chức năng nghiệp vụ, yêu cầu kỹ thuật, an ninh, an toàn thông tin, bảo mật của phần mềm chuyên dụng; thực hiện giám sát việc kết nối, đồng bộ dữ liệu, xử lý sự cố kỹ thuật và bảo đảm toàn vẹn dữ liệu trong quá trình vận hành.

2. Bộ Công an có trách nhiệm xây dựng khung kiến trúc kỹ thuật và khung kiến trúc dữ liệu chung, Cơ sở dữ liệu dùng chung tại Trung tâm dữ liệu quốc gia; bảo đảm hạ tầng kỹ thuật, không gian lưu trữ, điện toán đám mây, sao lưu, phục hồi dữ liệu hồ sơ vụ án; thiết lập và duy trì kết nối liên thông, bảo đảm an toàn, ổn định giữa cơ sở dữ liệu về hồ sơ vụ án; phối hợp với cơ quan có thẩm quyền trong việc kiểm tra, giám sát, bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng, phòng ngừa rủi ro hoặc rò rỉ dữ liệu tại Trung tâm dữ liệu quốc gia. Chủ trì, phối hợp với các bộ, ngành thực hiện thí điểm.

3. Viện kiểm sát nhân dân tối cao chủ trì, phối hợp với các Bộ, ngành xây dựng, ban hành quy trình liên ngành trong chia sẻ, liên thông, kết nối dữ liệu; xây dựng, ban hành danh mục dữ liệu dùng chung.

4. Cơ quan có thẩm quyền hướng dẫn, cung cấp giải pháp, sản phẩm bảo mật, dịch vụ chứng thực chữ ký số chuyên dùng công vụ cho các cơ quan tiến hành tố tụng và người có thẩm quyền phục vụ ký số văn bản tố tụng, số hóa hồ sơ vụ án, truyền nhận, lưu trữ, xử lý hồ sơ vụ án điện tử theo quy định của pháp luật về cơ yếu và chữ ký số chuyên dùng công vụ.

5. Các bộ, ngành, cơ quan ngang bộ theo chức năng, nhiệm vụ được giao và lĩnh vực quản lý nhà nước có trách nhiệm tổ chức thực hiện Thông tư liên tịch này. Tiến hành kiểm tra, giám sát, tổ chức sơ kết, tổng kết việc thực hiện và kịp thời kiến nghị sửa đổi, bổ sung cho phù hợp, phối hợp với Bộ Công an tổ chức thực hiện thí điểm Thông tư liên tịch này.

6. Người tham gia tố tụng trong quá trình tham gia hoạt động tố tụng có trách nhiệm

a) Đăng ký, cung cấp và sử dụng tài khoản giao dịch điện tử, chữ ký điện tử theo quy định của pháp luật và hướng dẫn của cơ quan có thẩm quyền tiến hành tố tụng;

b) Chịu trách nhiệm về tính chính xác, hợp pháp của thông tin, địa chỉ liên hệ, dữ liệu điện tử và các giao dịch được thực hiện thông qua tài khoản giao dịch điện tử đã đăng ký; phải chịu trách nhiệm theo quy định của pháp luật về mọi hậu quả pháp lý phát sinh do việc cung cấp thông tin không đầy đủ, không chính xác hoặc không kịp thời;

c) Thường xuyên kiểm tra hòm thư điện tử, tài khoản giao dịch điện tử, tài khoản định danh đã đăng ký; kịp thời tiếp nhận, phản hồi thông báo, văn bản tố tụng do cơ quan tiến hành tố tụng gửi đến. Việc không sử dụng hoặc không kiểm tra hòm thư điện tử, tài khoản giao dịch điện tử, tài khoản định danh đã đăng ký đã được thông báo hợp lệ không được coi là lý do chính đáng để khiếu nại, kiến nghị về việc không nhận được văn bản tố tụng, trừ trường hợp do tình trạng khẩn cấp, vì lý do bất khả kháng hoặc trở ngại khách quan;

d) Trường hợp thay đổi, chấm dứt việc sử dụng hoặc phát sinh sự cố liên quan đến tài khoản giao dịch điện tử (bao gồm việc bị khóa, mất quyền truy cập, thay đổi thông tin định danh), chữ ký điện tử, người tham gia tố tụng có trách nhiệm thông báo kịp thời cho cơ quan tiến hành tố tụng để được cập nhật, xử lý theo quy định.

7. Quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc hoặc phát sinh vấn đề cần phải bổ sung các cơ quan kịp thời phản ánh về Bộ Công an, Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao để xem xét, hướng dẫn thực hiện hoặc sửa đổi, bổ sung cho phù hợp./.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ QUỐC PHÒNG THỨ TRƯỞNG Thượng tướng Nguyễn Văn Gấu	KT. BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG AN THỨ TRƯỞNG Thượng tướng Nguyễn Văn Long
KT. CHÁNH ÁN TÒA ÁN NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ CHÁNH ÁN Nguyễn Hải Trâm	KT. VIỆN TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO PHÓ VIỆN TRƯỞNG Nguyễn Đức Thái
Nơi nhận: - Ủy ban Thường vụ Quốc hội; - Ủy ban Pháp luật, Ủy ban Tư pháp của Quốc hội; - Ban Nội chính Trung ương; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Bộ Công an; Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao; - Công báo; - Cổng thông tin điện tử các bộ, ngành: Bộ Công an; Bộ Quốc phòng, Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Tòa án nhân dân tối cao; - Lưu: VT (BCA, BQP, VKSNDTC, TANDTC).

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF PUBLIC SECURITY - MINISTRY OF NATIONAL DEFENSE - SUPREME PEOPLE'S PROCURACY - SUPREME PEOPLE'S COURT -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom – Happiness ---------------
No. 04/2026/TTLT-BCA-BQP-VKSNDTC-TANDTC	Hanoi, May 15, 2026

JOINT CIRCULAR

ON ELABORATION OF CLAUSE 5 ARTICLE 131, CLAUSE 3 ARTICLE 132 AND ARTICLE 141 OF THE CODE OF CRIMINAL PROCEDURE

Pursuant to the Code of Criminal Procedure No. 101/2015/QH13; amended by Law No. 02/2021/QH15, Law No. 34/2024/QH15, Law No. 59/2024/QH15 and Law No. 99/2025/QH15;

Pursuant to the Law on Promulgation of Legislative Documents No. 64/2025/QH15, amended by Law No. 87/2025/QH15;

Pursuant to the Law on Data No. 60/2024/QH15;

Pursuant to the Law on Electronic Transactions No. 20/2023/QH15;

Pursuant to the Law on Digital Transformation No. 148/2025/QH15;

The Minister of Public Security, the Minister of National Defense, the Prosecutor General of the Supreme People's Procuracy and the Chief Justice of the Supreme People's Court hereby promulgate this Joint Circular on elaboration of clause 5 Article 131, clause 3 Article 132 and Article 141 of the Code of Criminal Procedure.

...

...

...

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Scope

This Joint Circular provides for the following:

1. The digital signing of procedural documents and the digitization of case files; the requirements for specialized software and the case file database; the notification of procedural documents via mass media, digital platforms, shared application software deployed in the National Data Center, web portals or websites of competent authorities conducting criminal proceedings, as prescribed in clause 5 Article 131, clause 3 Article 132 and Article 141 of the Code of Criminal Procedure.

2. The digital signing of procedural documents and the digitization of case files (including preliminary case records and criminal case files) shall be carried out during the receipt, preliminary verification of denunciations and information on crimes, resolution of crime information sources, investigation, prosecution and adjudication of criminal cases (hereinafter referred to as the stages of institution of criminal proceedings, investigation, prosecution and adjudication).

3. The delivery, transfer, receipt, transmission, notification and execution of digitally signed procedural documents and electronic case files in the digital environment shall be carried out during the stages of institution of criminal proceedings, investigation, prosecution and adjudication, and the execution of criminal judgments.

Article 2. Regulated entities

1. Competent authorities conducting criminal proceedings.

2. Police authorities of communes, wards, special zones (hereinafter referred to as commune-level police authorities), police posts.

...

...

...

4. Participants in criminal proceedings and their close relatives (hereinafter referred to as participants in criminal proceedings).

5. Agencies responsible for managing and enforcing pre-trial detention and agencies responsible for managing and executing criminal judgments.

6. Relevant agencies, organizations and individuals.

Article 3. Definitions

1. Digital platforms used for the notification of procedural documents under this Joint Circular include:

a) Web portals and websites of authorities conducting criminal proceedings;

b) The National Public Service Portal and information systems for administrative procedure settlement of regulatory agencies and ministries and sectors;

c) The National Electronic Identity Application (VNeID);

d) Other digital platforms that fully satisfy the requirements on protection of state secrets, cybersecurity, information security and personal data protection.

...

...

...

3. Case file database means a system compiling information, documents and data structured according to data architecture, data standards and common data standards, for the management, retrieval, interoperability-based connection and data extraction among national databases, sector-specific databases, information systems and the National Data Center. The case file database shall be initialized, converted and integrated in specialized software by authorized persons in accordance with Article 18 of this Joint Circular.

4. Digitization of case files means creating an electronic case file (hereinafter referred to as "e-case file") from the outset in specialized software; converting paper-based procedural documents and other evidentiary materials prepared during the creation of an e-case file into electronic data; and converting paper-based case files into e-case files.

5. Electronic case file (e-case file) means a compilation of electronic data comprising electronic procedural documents, information, data, materials and electronic evidence collected, prepared, stored and digitally signed as required, which carries the same legal force as a paper case file. An e-case file includes: preliminary case records and criminal case files prepared during the preliminary verification of denunciations and information on crimes, resolution of crime-related information sources, and the stages of institution of criminal proceedings and investigation.

6. Shared application software deployed in the National Data Center means a software system and digital platform developed, managed and operated in a unified manner by competent regulatory agencies on the infrastructure of the National Data Center, for the purpose of providing digital functions and services to support the operations of agencies within the political system; ensuring data connectivity, sharing and processing, case file management and support for criminal proceedings.

7. Unsuccessful service by public posting means a case where an authorized person has carried out public posting in accordance with regulations but, upon expiry of the posting period, the person to be notified has not come forward or responded.

Article 4. Principles of implementation

1. The digital signing of procedural documents, the use of alternative authentication methods by participants in criminal proceedings instead of electronic signatures, and the digitization of case files during the stages of institution of criminal proceedings, investigation, prosecution and adjudication must be carried out by authorized persons, and must ensure authenticity, data integrity, completeness, accuracy and audit trails; must ensure non-repudiation; must be assigned a unique electronic case ID for each case file to enable unified and continuous management throughout criminal proceedings; and must comply with applicable laws on digital signatures, digital document storage and this Joint Circular.

2. The issuance, delivery, transfer, receipt, transmission, execution and notification of digitally signed procedural documents, e-case files and electronic data among specialized software integrated in the case file database must be carried out in compliance with applicable regulations on authorization, procedures, applicable laws on electronic transactions and this Joint Circular.

3. Data connectivity, sharing and interoperability must ensure uniformity of data format, data standards and connection protocols; must ensure readability, comprehensibility and processability across different systems; must safeguard the procedures, data integrity and legal validity of data, procedural documents and e-case files during transmission, with clearly defined responsibilities, and must not affect the operational independence of the agencies concerned.

...

...

...

5. The notification of procedural documents via mass media, digital platforms, shared application software deployed in the National Data Center, or web portals or websites of competent authorities conducting criminal proceedings must be lawful, accurate, clear, transparent, controlled, and carried out by authorized persons within the prescribed time limits.

6. The development, management, use and operation of the case file database must maintain information security and cybersecurity, and must follow applicable technical standards, technical specifications and operational procedures.

The confidentiality of investigation and operational secrecy in criminal proceedings must be maintained in accordance with applicable laws and regulations on classification levels and declassification; access to the case file database must be subject to tiered access levels and access rights controls.

Chapter II

DIGITAL SIGNING OF PROCEDURAL DOCUMENTS

Article 5. Digital signing of procedural documents

1. Authorized persons shall use qualified electronic signatures for official use as prescribed in point c clause 1 Article 22 of the Law on Electronic Transactions when signing the procedural documents referred to in clause 1 Article 132 of the Code of Criminal Procedure.

2. Participants in criminal proceedings shall digitally sign procedural documents using specialized electronic signatures or public digital signatures as prescribed in points a and b clause 1 Article 22 of the Law on Electronic Transactions during the creation of an e-case file.

3. A procedural document that has been digitally signed shall not require a handwritten signature and shall carry the same legal force as a procedural document bearing a handwritten signature. The digital signing of procedural documents shall be carried out in accordance with Article 22 of this Joint Circular.

...

...

...

1. Alternative authentication methods other than electronic signatures include: the use of fingerprint confirmation through an electronic device; signing on the screen of an electronic device integrated in specialized software; or multi-factor authentication (MFA) where the conditions for implementation are met.

2. Alternative authentication methods referred to in clause 1 of this Article shall be used where participants in criminal proceedings are unable to sign digitally. The competent authority conducting criminal proceedings shall, based on its infrastructure and technical conditions, decide on and agree with the participant in criminal proceedings on the method to be used.

Article 7. Legal validity of procedural documents using digital signatures, electronic signatures and alternative authentication methods of participants in criminal proceedings

A procedural document using a digital signature of an authorized person, an electronic signature or an alternative authentication method of a participant in criminal proceedings shall carry legal validity when the following requirements are met:

1. The procedural document has been prepared in specialized software integrated in the case file database and digitally signed by the authorized person, and the participant in criminal proceedings has digitally signed or used an alternative authentication method in accordance with applicable regulations.

2. A valid digital certificate is used at the time of signing.

3. The content of the electronic procedural document ensures data integrity and has not been altered after signing or authentication.

4. The identity of the person performing the authentication and the intention to authenticate the content of the procedural document, and other materials and evidence, are consistently established.

5. The digitally signed procedural document must be prepared in the correct form and in accordance with the uniform template, issued with a serial number and affixed with an electronic seal as required.

...

...

...

a) The specialized software must display the full content of the procedural document for the participant in criminal proceedings to review before authentication; the authentication by the participant in criminal proceedings must be linked to the data integrity of the procedural document;

b) The use of alternative authentication methods by participants in criminal proceedings must be recorded in the electronic log, with information on the time of authentication, the form of authentication and relevant technical details stored; video recording may be used where necessary for subsequent verification and cross-referencing;

c) The collection, processing, storage and protection of biometric data of participants in criminal proceedings must comply with applicable laws on personal data protection and relevant laws.

Article 8. Cases of handwritten signing of procedural documents and preparation of paper-based procedural documents, materials and evidence during the creation of an e-case file

1. Paper-based procedural documents, materials and other evidence bearing handwritten signatures shall be prepared during the creation of an e-case file in the following cases:

a) When preparing procedural documents containing state secrets classified as "top secret" where the specialized software has not yet been certified or approved for security solutions meeting the corresponding security requirements under applicable regulations on state secret protection, or where operationally required by the competent authority conducting criminal proceedings;

b) When the case file database, technical systems, network connection or specialized software experiences a system failure, disruption, or fails to ensure cybersecurity or network information security at the time of case file preparation;

c) When the location of procedural activities lacks the necessary technical infrastructure, equipment or network connection;

d) When the authorized person has not yet been issued with a digital certificate for official-use digital signature, or when such digital certificate has expired, been revoked, is insecure or cannot be used at the time of signing;

...

...

...

e) In cases of emergency, force majeure or objective obstacles;

g) When international cooperation activities in criminal proceedings for the purposes of investigation, prosecution, adjudication and execution of criminal judgments require the transmission of paper documents.

2. An authorized person shall prepare paper-based procedural documents, materials and evidence in an e-case file using handwritten signatures in the cases referred to in points b, d and dd of clause 1 of this Article, after having taken remedial measures without result and after having obtained a written document confirming the reason for the inability to sign digitally.

3. An authorized person who has prepared and signed procedural documents in the cases referred to in clause 1 of this Article shall be responsible for promptly converting them from paper documents into electronic data and storing them after the reasons referred to in clause 1 of this Article have been remedied and the conditions for implementation have been met.

Article 9. Issuance, delivery, transfer, receipt, transmission, notification and execution of digitally signed electronic procedural documents

1. The delivery, transfer, receipt, transmission, notification and execution of digitally signed electronic procedural documents among competent authorities conducting criminal proceedings, and between such authorities and agencies managing and enforcing pre-trial detention and executing criminal judgments, during the stages of institution of criminal proceedings, investigation, prosecution and adjudication, and the execution of criminal judgments, shall be carried out through specialized software integrated in the case file database, with electronic delivery and receipt records indicating the time and retrieval audit trail, ensuring compliance with the procedures and time limits prescribed in the Code of Criminal Procedure.

2. The delivery, transfer, receipt and transmission of digitally signed electronic procedural documents between competent authorities conducting criminal proceedings and forensic examination organizations, asset valuation councils and relevant agencies and organizations through appropriate electronic environments shall be carried out when the technical infrastructure and other conditions are met. The delivery, transmission and receipt of procedural documents must be recorded through signature acknowledgment, delivery and receipt records, electronic confirmation, system log or other evidentiary means.

Items subject to forensic examination or valuation, related materials, objects and specimens that cannot be delivered or received through the electronic environment shall be delivered or received in person or by postal service and must be recorded electronically, ensuring that the time of delivery and receipt, the sealed condition and the identity of the performing party can be established.

3. An agency receiving digitally signed electronic procedural documents must promptly receive, verify the legality of such documents, update, confirm and respond to the receipt through specialized software integrated in the case file database. Where necessary, certification may be carried out through official-use digital signature certification services.

...

...

...

a) The issuance, notification and delivery of electronic procedural documents to participants in criminal proceedings shall be carried out through the electronic transaction accounts of individuals, agencies and organizations via digital platforms; shared application software deployed in the National Data Center shall be used to send notifications via linked digital platforms to the electronic transaction accounts of individuals, agencies and organizations.

Where issuance, notification or delivery of electronic procedural documents cannot be carried out due to a state of emergency, force majeure, objective obstacles or a software system or technical infrastructure failure, the competent authority conducting criminal proceedings shall notify the participant in criminal proceedings and shall resume notification and delivery once the emergency, force majeure or objective obstacle has ceased or the software system or technical infrastructure failure has been resolved;

b) Where procedural documents are to be executed, or where operational requirements or criminal procedure time limits so require, or where participants in criminal proceedings do not have or cannot use their electronic transaction accounts because they are being held in pre-trial detention, serving criminal sentences, or their electronic transaction accounts have been locked or suspended; or where there is no technical infrastructure, equipment or network connection; or in cases of emergency, force majeure or objective obstacles, the electronic procedural documents shall be certified printouts converted from electronic documents, or the electronic procedural documents shall be converted into paper form for notification and direct delivery;

c) Where the address or the whereabouts of the recipient are unknown, the electronic procedural documents shall be certified printouts converted from electronic documents, or converted into paper form for service by public posting in accordance with Article 140 of the Code of Criminal Procedure;

d) Where unsuccessful service by public posting occurs or in other cases provided for by law, the procedures prescribed in Articles 19 and 20 of this Joint Circular shall apply.

5. The issuance, delivery, transfer, receipt, transmission, notification and execution of digitally signed electronic procedural documents must be carried out to the correct recipients, within the prescribed time limits and in accordance with the applicable access levels and access rights.

6. Where the issuance, delivery, transfer, receipt or transmission of digitally signed electronic procedural documents referred to in clauses 1 and 2 of this Article cannot be carried out through the electronic environment, the electronic documents shall be certified printouts or converted into paper form for delivery, transfer, receipt or transmission.

7. The certified printing or conversion of documents referred to in point c clause 4 and clause 6 of this Article must comply with applicable regulations on certified printouts of electronic documents and regulations on the conversion of data messages into paper form.

Chapter III

...

...

...

Article 10. Digitization of case files

1. All case files referred to in clause 2 Article 131 of the Code of Criminal Procedure shall be digitized. During the pilot implementation period, where an e-case file has been created, the continuation of preparing paper-based case files shall be at the discretion of the competent authority conducting criminal proceedings. Digitization of case files shall be carried out in accordance with Article 22 of this Joint Circular.

2. Authorized persons referred to in clause 3 Article 2 of this Joint Circular shall, within the scope of their assigned duties, be responsible for initializing data, digitizing and supplementing the digitization of case files; verifying and ensuring the accuracy, completeness and timeliness of case file data initialized, supplemented and updated.

3. E-case files shall be prepared, registered and managed as required; each shall be assigned a unique electronic case ID from the time of preparation; shall be indexed and assigned electronic case file page numbers (hereinafter referred to as folio marks), and used continuously at all stages of criminal proceedings, with a document inventory. Where documents are added to a case file, they must be assigned folio marks, with a supplementary document inventory and case development updates as required.

Article 11. Methods of digitizing case files

1. Creating an e-case file from the outset in specialized software means preparing procedural documents and other evidentiary materials in the case file by initializing case file data in specialized software in accordance with the data architecture, data standards and common data standards; scanning and converting physical documents and evidence into electronic data formats readable on electronic devices; and integrating collected information, materials and electronic data into the e-case file with data authentication.

The initialization and update of data must comply with criminal procedure procedures. The initialization of data on participants in criminal proceedings must be automatically retrieved from the National Population Database (manual entry shall only be used where information is unavailable in the National Population Database).

2. Converting paper-based procedural documents and other evidentiary materials prepared during the creation of an e-case file into electronic data shall be carried out by initializing case file data in specialized software in accordance with the data architecture, data standards and common data standards of the case file database, with data authentication.

Such conversion must satisfy the requirements prescribed in Article 4 of Decree No. 137/2024/ND-CP dated October 23, 2024 of the Government on electronic transactions of regulatory agencies and information systems for electronic transactions, and data authentication shall be carried out as required.

...

...

...

Article 12. Documents, physical evidence and objects not directly integrated into an e-case file

1. Original physical documents and evidence that cannot be scanned, photocopied or converted into electronic format, including: sealed objects, specimens and electronic data; evidence comprising money, gold, silver, precious metals, gemstones, antiques, explosives, flammable materials, toxic substances, radioactive materials or military weapons requiring forensic examination; evidence comprising harmful bacteria, human body parts, tissue samples, blood samples and other human body specimens; evidence that is perishable or difficult to preserve; evidence comprising documents, photographs, printouts, drawings, crime scene maps or evidence requiring direct forensic examination on the original.

2. Documents and evidence with physical or technical characteristics such that conversion into electronic format would risk loss, deformation or reduction in probative value, including: documents written in special ink, degraded documents, maps, technical drawings, fingerprints, biological specimens, chemical specimens, and materials.

3. Where documents, physical evidence and objects referred to in clauses 1 and 2 of this Article cannot be directly integrated into an e-case file, the authorized person shall represent them in the e-case file through procedural documents, records, photographs, digital data or accompanying descriptive materials; the management and preservation of original documents and physical evidence shall be carried out in accordance with applicable laws on physical evidence management.

Article 13. Legal validity of electronic case files

An e-case file shall carry legal validity when the following requirements are met:

1. The e-case file has been prepared, collected, converted, assigned an electronic case ID, assigned case folio numbers and electronic folio marks in accordance with applicable regulations.

2. Electronic procedural documents in the e-case file must follow a uniform template and formatting.

3. All documents have been digitally signed using valid digital certificates for official-use digital signatures and affixed with an electronic seal as required, and have been digitally signed or authenticated using alternative authentication methods by participants in criminal proceedings in accordance with this Joint Circular.

...

...

...

Article 14. Ensuring cybersecurity and information security for e-case file data

1. E-case files containing state secrets must be managed and used in strict compliance with applicable laws on state secret protection and information security in the network environment.

2. Competent authorities conducting criminal proceedings shall implement access control and ensure that access is carried out by authorized persons; all access, reading, note-taking, photocopying and editing activities must be recorded in the system log.

3. The issuance, delivery, transfer, receipt, transmission, notification, execution and storage of electronic procedural documents, e-case files and data classified as state secrets must comply with applicable laws on state secret protection and laws on cryptography.

4. All data connectivity, sharing and interoperability activities must have ready backup and contingency plans to ensure system security; incident response, recovery and data restoration must be complete, maintain data integrity and continuity, and must strictly comply with applicable laws on information security, cybersecurity and data protection.

Article 15. Delivery, transfer, receipt, reading, note-taking and photocopying of e-case files

1. The delivery, transfer and receipt of e-case files shall be carried out through specialized software integrated in the case file database, with electronic delivery and receipt records indicating the time and retrieval audit trail, ensuring compliance with the authority, procedures and time limits prescribed in the Code of Criminal Procedure.

The receiving agency must promptly verify the legality of the e-case file and confirm receipt through specialized software integrated in the case file database.

2. The reading, note-taking and photocopying of materials in an e-case file by participants in criminal proceedings shall be carried out through electronic identity accounts, electronic transaction accounts or accounts issued by the authority conducting criminal proceedings, by means of remote access or at a location and with equipment provided at the premises of the competent authority conducting criminal proceedings.

...

...

...

Article 16. Storage and management of e-case files

1. E-case files must be centrally stored and managed in the case file database of each ministry and sector, ensuring completeness and compliance with the time limits prescribed by law and applicable regulations on case file storage regimes; backup storage and a rapid recovery mechanism in the event of a system failure must be in place to ensure data safety and centralized management within each ministry and sector, allowing organized storage of investigation, prosecution and adjudication data in a synchronized manner, and enabling updates on case developments.

2. Paper-based documents, physical evidentiary materials and electronic data after digitization must be stored and managed in accordance with applicable laws on physical evidence management and case file storage regimes.

Chapter IV

REQUIREMENTS FOR SPECIALIZED SOFTWARE AND THE CASE FILE DATABASE

Article 17. Requirements for specialized software

Specialized software must conform to the enterprise architecture and satisfy the legal, technical, operational and security requirements under applicable laws on data, electronic transactions, information security, cybersecurity, storage and electronic identity, as follows:

1. Operational functions

a) Digital signing, electronic authentication and alternative authentication methods of participants in criminal proceedings:

...

...

...

Allowing the use of alternative authentication methods other than electronic signatures by participants in criminal proceedings during the creation of an e-case file. Implementation must ensure authentication of the identity of the performing party, non-repudiation and data integrity;

b) Digitization of case files: Allowing the preparation, scanning, recognition, storage, assignment of case file codes and electronic identity for each document in the case file (with support for multimedia data: images, video, audio), assignment of case file page numbers (page reference numbers) and tamper-proof electronic folio numbers and folio marks; ensuring data integrity against editing, alteration or loss during processing; capable of recording the operation history of case files, the identity of the digitizing person, the person accessing the files and any changes for the purposes of verification and supervision;

c) Management of e-case files: Allowing the sorting, searching, extraction, printing and backup of e-case files; tracking case progress at each stage; automatic reminders of criminal procedure time limits; ensuring synchronization capability with paper case files (if any), and satisfying statistical, analytical and evaluation requirements to support the direction and management of agencies and authorized persons;

d) Issuance, transmission, transfer, receipt, notification and execution of electronic procedural documents and e-case files: Allowing the issuance, transfer, transmission, receipt, notification, execution, confirmation and tracking of the status of electronic procedural documents, materials and e-case files among competent authorities conducting criminal proceedings, and between such authorities and agencies enforcing pre-trial detention and executing criminal judgments, through the case file database, with electronic records confirming issuance, transfer, transmission, receipt, notification and execution;

dd) Audit trail and system monitoring: Recording all data access, digital signing, transmission, receipt, editing, reading and photocopying activities; ensuring the capability for verification, retrieval and cross-referencing when necessary;

e) Ensuring data connectivity and interoperability:

Featuring data connectivity, interoperability, sharing and synchronization with the specialized software of ministries and sectors; with the detention and criminal sentence execution management software of the Ministry of Public Security and the Ministry of National Defense; automatic retrieval of basic information of participants in criminal proceedings from the National Population Database; the National Data Center; criminal records, civil status, pre-trial detention and criminal sentence execution databases to support the automation of criminal procedure processes. Allowing detention and criminal sentence execution management software to automatically retrieve relevant basic information from specialized software to initialize data on persons in pre-trial detention and persons serving criminal sentences.

Ensuring data connectivity and interoperability in accordance with Resolution No. 278/2025/NQ-CP dated October 22, 2025 of the Government on mandatory data connectivity and sharing among agencies within the political system;

g) Software designed with an open architecture, ease of integration and capability for future function expansion.

...

...

...

a) Specialized software must use modern technology solutions appropriate to the existing technical infrastructure of each ministry and sector; priority shall be given to leveraging and upgrading the software of ministries and sectors deployed on technical infrastructure meeting information system security requirements at a minimum of level 4 as required;

b) Supporting multiple users, with detailed access control by authority and stage of criminal proceedings;

c) Having a multi-factor authentication (MFA) mechanism (electronic identity, OTP, use of digital certificates);

d) Having data backup and recovery capabilities, ensuring continuous and uninterrupted operation;

dd) Ensuring compatibility with national technical standards on data formats, digital signatures, service interfaces and the digital government architecture; compatibility with national technical standards on the National Digital Architecture Framework and the National Data Governance and Management Framework;

e) Having a mechanism for monitoring, detecting, automatically notifying, alerting and reporting on system failures and cyberattacks; locking access upon detection of unauthorized access or access control violations; capable of responding to and recovering from incidents in the event of information security breaches; alerting on violations of delivery and receipt time limits or unconfirmed receipt of e-case files and digitally signed procedural documents;

g) Recording user feedback and providing online assistance from specialized software;

h) Automatic technical patch updates.

3. Specialized software may be upgraded and supplemented with additional operational functions and technical, security and information security requirements to keep pace with scientific and technological advances and meet practical requirements.

...

...

...

Article 18. Requirements for the case file database

1. The case file database shall be designed in accordance with the national data governance and management framework, following a distributed-centrally connected model, ensuring the autonomy, security and interoperability of ministries and sectors. The development of the case file database must ensure data architecture, data standards and common data standards, satisfying the statistical, analytical and evaluation requirements for the direction and management of agencies and authorized persons, and enabling the storage, sharing, interoperability, and delivery and receipt of documents in a practical manner.

2. Each ministry and sector shall develop, manage and use its own case file database to store and manage all digitized and digitally signed procedural documents, materials, evidence and electronic data in a unified manner using a unique electronic case ID for each case, in accordance with the data architecture, data standards and common data standards. An automatic or semi-automatic data synchronization mechanism must be in place to ensure that when one agency prepares, amends or supplements a digitized case file, the relevant agencies are automatically updated in a timely manner.

3. The case file databases of ministries and sectors shall be connected to the common database at the National Data Center, to the pre-trial detention and criminal sentence execution database, other sector-specific databases and information systems through a data sharing and coordination platform, ensuring compliance with technical standards and regulations on electronic identity, authentication and data encryption, transaction logging, case development updates and automatic synchronization upon any changes. Connections from grassroots to central level must use dedicated, high-speed and secure transmission lines. A multi-layered periodic backup system, rapid recovery in the event of a failure, and contingency backup storage at the Data Center of each sector must be in place.

4. A common database shall be established to serve as an intermediary for coordination, management of the catalog and status of case files, decisions and judgments authorized for sharing among agencies. The database shall not store the full detailed content of case files, but shall only store identity information and status records, ensuring selective sharing by authorized persons, to support automatic synchronization, alerts and task reminders among the software of various agencies.

Chapter V

NOTIFICATION OF PROCEDURAL DOCUMENTS VIA MASS MEDIA, DIGITAL PLATFORMS, SHARED APPLICATION SOFTWARE DEPLOYED IN THE NATIONAL DATA CENTER, WEB PORTALS OR WEBSITES OF COMPETENT AUTHORITIES CONDUCTING CRIMINAL PROCEEDINGS

Article 19. Cases of notification of procedural documents under Article 141 of the Code of Criminal Procedure

1. Where unsuccessful service by public posting occurs.

...

...

...

3. Where the person to be notified is abroad or is not present at their place of residence.

4. Where the law requires public disclosure of information (public notification of wanted person warrants or search warrants; notification to locate persons with related rights and obligations).

5. Where wide notification is needed to protect the rights and interests of related persons (notification to enable persons with related rights and obligations in the case to contact the authority conducting criminal proceedings).

6. Other cases as provided for by law.

Article 20. Forms and content of notification of procedural documents

1. The competent authority conducting criminal proceedings and authorized persons shall, based on specific circumstances, request or propose that relevant agencies and organizations notify procedural documents using one or more of the following forms and means:

a) Via mass media, including: publication in three consecutive issues of a central daily newspaper (meaning a newspaper managed by a central agency or organization, distributed nationwide, with daily issues) (printed or electronic) and broadcast three times over three consecutive days on a central radio station or television channel;

b) Notification to the electronic transaction accounts of individuals, agencies and organizations via digital platforms three times over three consecutive days;

c) Use of shared application software deployed in the National Data Center to send notifications via linked digital platforms to the electronic transaction accounts of individuals, agencies and organizations three times over three consecutive days;

...

...

...

dd) The completion time for notifications referred to in points a and d of clause 1 of this Article is at the end of the third day of notification. Where notification is interrupted due to a state of emergency, force majeure or objective obstacles, the required number of notifications must be completed immediately after the interruption ceases.

The completion time for notifications referred to in points b and c of clause 1 of this Article is at the end of the third day of notification or from the time the system confirms that the procedural document has been successfully sent to the recipient's electronic transaction account and is accessible, or the system confirms that it has been viewed.

2. The content of the notification shall include:

a) The name of the agency issuing the procedural document;

b) The full name, year of birth and place of residence of the person to be notified;

c) The type of procedural document, its serial number, date of issuance and the full or partial content of the procedural document;

d) The time, time limit and location for fulfillment of procedural obligations;

dd) Legal liability for non-compliance;

e) The time of publication and the completion of the notification.

...

...

...

a) The written request or proposal of the competent authority conducting criminal proceedings to relevant agencies and organizations for the publication or broadcast of notification content via mass media, digital platforms, shared application software deployed in the National Data Center, electronic information portals and websites;

b) Copies of the issues of the newspaper carrying the notification; audio recordings of radio programs or video recordings of television programs; printouts or screenshots of notification content on electronic information portals, websites, digital platforms and shared application software at the National Data Center; or written confirmation from the service provider confirming the publication or broadcast of the notification, specifying the issue number, date of publication, time of broadcast and access link (if any).

Chapter VI

IMPLEMENTATION

Article 21. Entry into force

1. This Joint Circular comes into force as of the date of signing.

2. Where the legislative documents referred to and applied in this Joint Circular are amended or replaced, the provisions of this Joint Circular that make reference thereto shall be updated and applied in accordance with the amended or replaced legislative documents.

Article 22. Pilot implementation of digital signing and digitization of case files

1. Pilot implementation of digital signing and digitization of case files shall be carried out in a number of localities nationwide, as selected by the agencies issuing this Joint Circular, which shall determine the scope, aspects and timeline of implementation.

...

...

...

Digital signing of procedural documents and digitization of case files prior to the date on which the inter-agency synchronized deployment is announced shall be at the discretion of competent authorities, provided that the technical infrastructure and other conditions are met.

Article 23. Implementation

1. The Ministry of Public Security, Ministry of National Defense, Supreme People's Procuracy and Supreme People's Court shall, within the scope of their respective duties and powers, be responsible for:

a) Developing, upgrading, completing and managing specialized software, the case file database, technical infrastructure and other conditions for digital signing of procedural documents and digitization of case files, ensuring data security and confidentiality; reaching agreement on the content of information, documents and data authorized for sharing;

b) Developing and issuing common data catalogs/standards (case/incident identifier codes; document codes, folio marks; physical evidence codes; procedural party codes and related standard lists); procedures for connecting, testing and ensuring interoperability among systems to maintain stable and continuous operation of the connection system; monitoring, inspecting and logging connection activities, detecting, preventing and handling information security and cybersecurity incidents during data exchange and interoperability;

c) Issuing procedures and guidelines for agencies under their management on digital signing, digitization of case files, creation of new data, supplementary digitization of procedural documents and data; procedures for implementing alternative authentication methods other than electronic signatures of participants in criminal proceedings;

d) Issuing procedures and guidelines for the delivery, transfer, receipt, transmission, notification and execution of electronic procedural documents and e-case files; guiding the notification procedures for procedural documents via digital platforms and shared application software deployed in the National Data Center, in accordance with the functions of each ministry and sector;

dd) Coordinating inter-agency efforts to supplement operational functions and technical, security and information security requirements of specialized software; monitoring data connectivity and synchronization, handling technical failures and ensuring data integrity during operation.

2. The Ministry of Public Security shall be responsible for developing the technical architecture framework and common data architecture framework, and the common database at the National Data Center; ensuring technical infrastructure, storage capacity, cloud computing, backup and recovery of case file data; establishing and maintaining interoperability connectivity, ensuring security and stability among case file databases; cooperating with competent authorities in inspecting, monitoring and ensuring information security and cybersecurity, and preventing risks or data leakage at the National Data Center. Take charge and cooperate with ministries and sectors in pilot implementation.

...

...

...

4. The competent authority shall provide guidance, security solutions and products, and official-use digital signature certification services to authorities conducting criminal proceedings and authorized persons for the purposes of digital signing of procedural documents, digitization of case files, transmission, receipt, storage and processing of e-case files, in accordance with applicable laws on cryptography and official-use digital signatures.

5. Ministries, sectors and ministerial agencies shall, in accordance with their assigned functions, duties and state management areas, be responsible for implementing this Joint Circular. Inspections and monitoring shall be carried out; preliminary and final reviews of implementation shall be organized; timely recommendations for amendments shall be made; and cooperation with the Ministry of Public Security in pilot implementation shall be provided.

6. Participants in criminal proceedings shall, in the course of participating in criminal proceedings, be responsible for:

a) Registering, providing and using electronic transaction accounts and electronic signatures in accordance with applicable laws and guidelines of the competent authority conducting criminal proceedings;

b) Being responsible for the accuracy and legality of information, contact details, electronic data and transactions carried out through their registered electronic transaction accounts; being liable in accordance with applicable laws for all legal consequences arising from the provision of incomplete, inaccurate or untimely information;

c) Regularly checking their electronic mailboxes, registered electronic transaction accounts and electronic identity accounts; promptly receiving and responding to notifications and procedural documents sent by the authority conducting criminal proceedings. Failure to use or check a registered electronic mailbox, electronic transaction account or electronic identity account that has been validly notified shall not constitute a legitimate ground for complaints or petitions regarding non-receipt of procedural documents, except in cases of emergency, force majeure or objective obstacles;

d) Where there are any changes to, termination of use of, or incidents relating to an electronic transaction account (including being locked, losing access, or changes to identity information) or an electronic signature, the participant in criminal proceedings must promptly notify the authority conducting criminal proceedings for updating and handling as required.

7. In the course of implementation, any difficulties, obstacles or issues requiring supplementation shall be promptly reported to the Ministry of Public Security, Ministry of National Defense, Supreme People's Procuracy or Supreme People's Court for consideration, guidance or amendment as appropriate./.

...

...

...

PP. MINISTER OF PUBLIC SECURITY
DEPUTY MINISTER




Senior General Nguyen Van Long

PP. CHIEF JUSTICE OF SUPREME PEOPLE'S COURT
DEPUTY CHIEF JUSTICE




Nguyen Hai Tram

PP. PROSECUTOR GENERAL OF SUPREME PEOPLE'S PROCURACY
DEPUTY PROSECUTOR GENERAL




Nguyen Duc Thai