|
NGÂN
HÀNG NHÀ NƯỚC
********
|
CỘNG
HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********
|
|
Số:
110/1991/TT-NHNN
|
Hà
Nội, ngày 20 tháng 8 năm 1991
|
THÔNG TƯ
SỐ 110/1991/TT-NHNN
NGÀY 20/8/1991 CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN THỂ LỆ THANH
TOÁN QUA NGÂN HÀNG
Để thực hiện thể lệ thanh toán qua
ngân hàng ban hành theo Quyết định số 101/NH-QĐ ngày 30-7-1991 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nước được thống nhất trong cả nước, Ngân hàng Nhà nước Trung ương
hướng dẫn cụ thể như sau:
Phần 1:
VỀ NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG
1. Điều kiện
để các tổ chức kinh tế, cơ quan dự toán và các tư nhân (từ đây gọi chung là
khách hàng) thực hiện thanh toán qua Ngân hàng (thuật ngữ Ngân hàng dùng trong
thông tư này được hiểu là các tổ chức Ngân hàng hoặc Kho bạc Nhà nước):
1.1. Khách hàng phải có tài khoản
tại Ngân hàng, trên tài khoản phải bảo đảm thường xuyên có số dư để thanh toán
kịp thời sòng phẳng cho đơn vị bán (thụ hưởng).
1.2. Thực hiện đầy đủ và đúng đắn
các quy định trong thể lệ thanh toán và hướng dẫn của thông tư này, bao gồm cả
việc sử dụng và thủ tục về giấy tờ thanh toán, thủ tục giao dịch giấy tờ với Ngân
hàng theo quy định của Nhà nước và của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.
1.3. Tất cả các chứng từ thanh toán
qua Ngân hàng do khách hàng nộp vào Ngân hàng đều phải lập trên mẫu do Ngân
hàng, nhượng bán; phải lập đủ liên, viết rõ ràng, đầy đủ, chính xác yếu tố theo
quy định, chữ đầu của số tiền bằng chữ phải viết hoa và sát đầu dòng của dòng
đầu tiên, không được viết cách dòng, cách quãng giữa các chữ, không được sửa
chữa, tẩy xoá, cắt dán bất kỳ yếu tố nào và phải có dấu, chữ ký của chủ tài khoản,
kế toán trưởng (hoặc người được ký thay chủ tài khoản hay kế toán trưởng) đúng
với mẫu dấu và chữ ký đã đăng ký tại Ngân hàng).
1.4. Ngân hàng được quyền từ chối
hoặc không nhận các giấy tờ thanh toán trong trường hợp khách hàng vi phạm đến
một trong các qui định của thể lệ thanh toán và không chịu trách nhiệm về các
thiệt hại do thanh toán hoặc xảy ra tranh chấp do lỗi của khách hàng đã vi phạm
các qui định.
Các tranh chấp trong các trường hợp
này sẽ được đưa ra cơ quan pháp luật (trọng tài kinh tế Nhà nước hay toà án) để
giải quyết.
2. Trách nhiệm
của Ngân hàng trong việc thực hiện thanh toán qua Ngân hàng:
2.1. Phải cung cấp kịp thời và đầy
đủ các loại mẫu giấy tờ thanh toán cho khách hàng theo yêu cầu và phù hợp với
quy định.
2.2. Thực hiện việc kiểm tra, giám
sát khả năng chi trả của chủ tài khoản, xử lý kịp thời các trường hợp vi phạm;
hướng dẫn khách hàng sử dụng và làm đầy đủ thủ tục giấy tờ thanh toán.
2.3. Thực hiện chính xác, cập nhật
các nghiệp vụ thanh toán phát sinh, bảo đảm thanh toán nhanh chóng và an toàn
tài sản.
Nếu gây sai lầm, chậm trễ, thất lạc
thì Ngân hàng phải chịu bồi thường thiệt hại cho khách hàng theo đúng thể lệ
quy định.
3. Tất cả các
loại mẫu mực giấy tờ dùng trong thanh toán do các Ngân hàng ấn hành phải theo
quy định của Ngân hàng Nhà nước Trung ương; trước khi ấn hành, các Ngân hàng
phải gửi mẫu cho Ngân hàng Nhà nước Trung ương duyệt. Vụ trưởng Vụ kinh tế kế
hoạch Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm duyệt các mẫu mực giấy tờ thanh toán
theo đúng quy định trong thể lệ thanh toán. Vụ trưởng Vụ kế toán duyệt các mẫu
mực giấy tờ thuộc nghiệp vụ kế toán thanh toán và thanh toán liên hàng (giấy
báo liên hàng).
4. Trường hợp
thanh toán khác hệ thống Ngân hàng mà có qua tài khoản tiền gửi, tiền vay tại
Ngân hàng Nhà nước, thì các Ngân hàng phải sử dụng loại ấn chỉ của Ngân hàng
Nhà nước để phù hợp với nội dung, tính chất của hình thức thanh toán.
5. Để việc
thanh toán của khách hàng có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng được thông suốt,
khỏi ách tắc, các Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, kho bạc
Nhà nước phải đảm bảo duy trì thường xuyên số dư trên tài khoản tiền gửi thanh
toán ở Ngân hàng Nhà nước tối thiểu bằng mức an toàn vốn về tiền gửi thanh toán.
6. Trong mọi
trường hợp xảy ra mất mát, thất lạc chứng từ hoặc gây nên sai sót, chậm trễ
trong thanh toán, các bên liên quan phải lập biên bản xác định lý do, nguyên
nhân, đơn vị và người gây ra sai sót, đơn vị và người chịu trách nhiệm, mức độ
thiệt hại, mức độ bị phạt hoặc phải bồi thường vật chất... để xử phải nghiêm
minh.
Phần 2:
THỦ TỤC GIẤY TỜ VÀ NGHIỆP
VỤ HẠCH TOÁN CÁC HÌNH THỨC THANH TOÁN
A. HÌNH THỨC
THANH TOÁN SÉC
I. SÉC CHUYỂN KHOẢN.
1. Phạm vi
và nguyên tắc thanh toán séc chuyển khoản:
1.1- Séc chuyển khoản dùng để thanh
toán giữa các khách hàng cùng có tài khoản tại một Ngân hàng hoặc ở hai Ngân
hàng cùng hoặc khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ trực tiếp với nhau
hoặc hàng ngày có trực tiếp giao nhận chứng từ cho nhau.
1.2- Nguyên tắc thanh toán séc chuyển
khoản:
- Ghi Nợ đơn vị trả tiền (bên mua)
trước.
- Ghi Có đơn vị thụ hưởng (bên
bán) sau.
1.3- Séc chuyển khoản thanh toán
trong một hệ thống Ngân hàng muốn ghi Có trước thì phải:
+ Xác định được tính hợp lệ, hợp
pháp của tờ séc.
+ Xác định được khả năng thanh toán
tiền trên tờ séc của đơn vì trả tiền (xác nhận của Ngân hàng bên mua).
+ Trên cơ sở các quy định cụ thể
của Tổng giám đốc Ngân hàng thương mại. Ngân hàng đầu tư và phát triển hay của Cục
trưởng Cục kho bạc Nhà nước.
1.4- Séc chuyển khoản không được
chuyển nhượng cho nhau, kể cả các tờ séc trắng hoặc séc đã phát hành.
2. Thủ tục
nhượng séc chuyển khoản cho khách hàng:
2.1- Khi nhận séc ở kho ra để chuẩn
bị nhượng cho khách hàng hay để sử dụng, bộ phận kế toán Ngân hàng phải lập
phiếu ghi nhập tài khoản 9970 "Séc" và làm các thủ tục:
+ Kiểm đếm số lượng tờ séc nhận từ
kho ra (tờ và cuốn) và kiểm tra sê-ri và số của từng tờ séc trong các cuốn séc,
bảo đảm khớp đúng sê -ri, số và số lượng ghi trên phiếu xuất kho. Giao cho thanh
toán viên bán ấn chỉ.
Và hạch toán:
Nợ TK 9000 (tạm ứng để hoạt động
nghiệp vụ - tiểu khoản người nhận séc để bán)
Có TK 940.
Đồng thời ghi nhập TK 9970 (Giá quy
ước một tờ là một đồng).
+ Tiến hành ghi hoặc đóng dấu (khắc
sẵn) tên và số hiệu của Ngân hàng mình lên từng tờ séc trong cuốn séc (ở dòng
Ngân hàng phục vụ bên trả tiền) đối với số séc vừa nhận ở kho ra.
+ Ghi vào sổ theo dõi nhượng séc
(phụ lục mẫu số 07) toàn bộ số séc vừa nhận ở kho ra.
2.2- Chỉ nhượng séc chuyển khoản
cho những đơn vị có tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng mình và cho những người có giấy
đề nghị nhượng séc của chủ tài khoản (hay của người được uỷ quyền của chủ tài
khoản). Giấy đề nghị nhượng séc lập theo đúng mẫu quy định (phụ lục mẫu số 08),
phải ghi đầy đủ các yếu tố, có chữ ký của người trực tiếp đến nhận séc đã được
ghi trên giấy đề nghị.
Người đến nhận séc phải mang giấy
chứng minh của mình kèm giấy đề nghị nhượng séc để Ngân hàng kiểm tra khi nhượng
séc.
2.3- Kế toán trưởng Ngân hàng có
trách nhiệm trực tiếp giải quyết nhượng séc để thanh toán viên bán séc thực hiện.
Mỗi lần chỉ nhượng 01 (một) cuốn
và chỉ nhượng tiếp khi cuốn séc mua lần trước khách hàng đã sử dụng hết hoặc chỉ
còn không quá 02 (hai) tờ.
- Thanh toán viên nhượng séc (bán
ấn chỉ) phải kiểm tra kỹ giấy đề nghị nhượng séc, giấy chứng minh của người đến
mua séc, việc sử dụng cuốn séc mua lần trước của khách hàng... trước khi làm
thủ tục nhượng séc chuyển khoản.
2.4- Trước khi giao séc cho
khách hàng, thanh toán viên nhượng séc phải ghi tên, số liệu tài khoản của
khách hàng lên tất cả các tờ séc trong cuốn séc và ghi vào sổ theo dõi nhượng
séc.
- Yêu cầu người nhận séc ký vào sổ
theo dõi nhượng séc, rồi giao séc cho khách hàng.
2.5 Khách hàng (người nhận séc) phải
kiểm đếm, kiểm tra sê - ri, số, số lượng tờ séc trong cuốn séc. Kiểm soát lại
tên, số hiệu tài khoản của đơn vị mình đã ghi trên séc, nếu có sai sót gì thì
phải báo cho Ngân hàng để đổi lấy cuốn séc khác.
Nếu người đến mua séc không thực
hiện kiểm đếm, khi xảy ra thiếu các tờ séc và bị lợi dụng thì đơn vị mua séc phải
hoàn toàn chịu trách nhiệm về các thiệt hại xảy ra.
- Giấy đề nghị nhượng séc được lưu
kèm theo chứng từ thu tiền bán séc (chứng từ ghi Có TK 9000) và đóng vào tập
nhật ký chứng từ.
Kế toán hạch toán:
Ghi xuất TK 9970.
Và ghi Nợ TK 130 hay TK tiền gửi
đơn vị mua séc
ghi có TK 9000.
3. Thủ tục
phát hành séc chuyển khoản:
- Séc chuyển khoản do đơn vị trả
tiền (bên mua) phát hành để trả cho đơn vị thụ hưởng (bên bán).
- Séc chỉ viết bằng những thứ mực
không nhoè, không phai, không được viết bằng mực đỏ. Các yếu tố trên tờ séc phải
ghi rõ ràng, chính xác, đầy đủ:
+ Số tiền bằng số, bằng chữ, ghi
đúng quy định nói trên.
+ Ngày, tháng viết bằng chữ, năm
viết bằng số.
+ Ghi rõ tên và số hiệu tài khoản
đơn vị được hưởng.
+ Đóng dấu rõ ràng, dấu và chữ ký
của chủ tài khoản và kế toán trưởng phải đúng với mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.
+ Không được sửa chữa, tẩy xoá, dán
đè bất kỳ một yếu tố nào trên tờ séc.
- Đơn vị mua không được ký tên và
đóng dấu vào các tờ séc mà trên đó chưa ghi đầy đủ các yếu tố (séc khống chỉ),
nếu đơn vị mua vi phạm điều này dẫn đến bị lợi dụng bên mua phải chịu thiệt hại.
Trường hợp đơn vị mua ký tên đóng
dấu khống chỉ, nếu phát hiện được thì Ngân hàng được chuyển thu hồi lại tất cả
các tờ séc còn lại của khách hàng.
4. Thủ tục
thanh toán séc chuyển khoản:
- Đơn vị bán khi nhận tờ séc chuyển
khoản của người mua trả, phải kiểm soát kỹ các yếu tố trên tờ séc trước khi
giao hàng hoặc cung ứng dịch vụ. Trong trường hợp chưa tín nhiệm bên mua về mặt
thanh toán hoặc tờ séc có số tiền lớn, để đảm bảo thanh toán và an toàn tài sản
đơn vị bán cấn hỏi lại ngân hàng phục vụ đơn vị phát hành để xác nhận khả năng
thanh toán của tờ séc trước khi nhận séc và giao hàng.
- Nếu tờ séc hợp lệ thì yêu cầu người
nhận hàng ký và ghi rõ họ tên, số, ngày giấy chứng minh vào phía sau tờ séc
trước khi giao hàng, căn cứ vào séc lập bảng kê nộp séc (theo phụ lục mẫu số
09) để nộp Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng phục vụ bên mua.
Trên bảng kê nộp séc phải có ký tên
và đóng dấu của đơn vị thụ hưởng.
- Người bán chỉ nhận những tờ séc
trên đó ghi đúng tên và số hiệu tài khoản, đơn vị hưởng séc là đơn vị mình, nếu
séc ghi sai tên hoặc số hiệu tài khoản đơn vị mình thì không nhận. Ngân hàng
phục vụ bên bán sẽ không thanh toán tiền cho bên bán các tờ séc ghi sai tên
hoặc số hiệu tài khoản đơn vị bán.
- Ngân hàng nhận bảng kê nộp séc
kèm các tờ séc (Ngân hàng phục vụ bên mua hoặc Ngân hàng phục vụ bên bán), sau khi
kiểm soát và đối chiếu séc với bảng kê thì ký tên và đóng dấu một liên rồi trả
cho người nộp séc (chỉ nhận các tờ séc viết đúng quy định và còn thời hạn hiệu
lực thanh toán). Nếu có sai sót trên bảng kê nộp séc thì phải sửa lại bảng kê,
đối với các tờ séc không hợp lệ thì xử lý theo đúng quy định và sửa lại bảng kê
nộp séc trước khi tên, đóng dấu trả khách hàng 1 liên làm giấy biên nhận séc.
4.1- Trường hợp hai đơn vị mua và
ván cùng có tài khoản tại một Ngân hàng thì xử lý:
- Dùng séc chuyển khoản làm chứng
từ ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.
- Dùng một liên bảng kê nộp séc làm
chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.
- Một liên bảng kê nộp séc gửi đơn
vị bán làm giấy báo Có.
Hạch toán: Nợ TK đơn vị trả tiền.
Có TK đơn vị bán.
4.2- Trường hợp đơn vị mua và bán
mở tài khoản ở hai Ngân hàng (trong cùng hoặc khác hệ thống Ngân hàng và ở trong
một địa bàn huyện, quận, thị xã hoặc trong một tỉnh, thành phố, đặc khu có tham
gia thanh toán bù trừ và trực tiếp giao nhận chứng từ (với nhau) thì xử lý:
- Đơn vị bán (thụ hưởng) lập bảng
kê nộp séc theo từng Ngân hàng phục vụ bên mua (mỗi Ngân hàng bên mua lập một
bảng kê nộp séc riêng), ký tên đóng dấu lên tất cả các liên của bảng kê nộp séc
và đem nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng phục vụ bên trả tiền (bên
mua).
- Thủ tục Ngân hàng nhận bảng kê
nộp séc và các tờ séc thực hiện theo quy định trên đây.
- Trường hợp đơn vị bán nộp bảng
kê nộp séc và các tờ séc vào Ngân hàng phục vụ đơn vị bán (bên bán) thì Ngân hàng
bên bán phải chuyển trực tiếp các tờ séc và bảng kê nộp séc cho Ngân hàng phục
vụ bên mua. Khi giao Ngân hàng phục vụ bên mua, Ngân hàng phục vụ bên bán phải
mở sổ theo dõi giao nhận séc (theo phụ lục mẫu số 10), ghi chép đầy đủ và phải
có chữ ký của Ngân hàng phục vụ bên mua vào sổ này khi giao séc.
- Ngân hàng phục vụ bên mua khi nhận
các tờ séc chuyển khoản do Ngân hàng phục vụ bên bán giao sang hay do đơn vị
bán trực tiếp nộp vào, phải tiến hàng kiểm tra đối chiếu các yếu tố trên séc,
tên số hiệu tài khoản đơn vị phát hành séc, dấu chữ ký của đơn vị mua, số dư
tài khoản tiền gửi đủ để thanh toán séc. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì xử lý:
Tuỳ theo phương pháp thanh toán giữa
các Ngân hàng với nhau để lập bảng kê (chứng từ) thích hợp:
+ Nếu thanh toán qua Ngân hàng Nhà
nước thì lập 2 liên bảng kê các chứng từ thanh toán (theo phụ lục mẫu số 11).
+ Nếu thanh toán bù trừ với nhau
theo quy ước tham gia thanh toán bù trừ thì lập 2 liên bảng kê thanh toán bù trừ
(theo phụ lục mẫu số 12).
+ Nếu thanh toán liên hàng (trường
hợp hai Ngân hàng cùng hệ thống... thì lập giấy báo liên hàng.
Các bảng kê hoặc giấy báo liên hàng
này lập trên cơ sở dựa vào các bảng kê nộp séc của các tờ séc được thanh toán.
Dùng tờ séc làm chứng từ ghi Nợ tài
khoản đơn vị mua.
Dùng 1 liên bảng kê mới lập này (mẫu
số 11 hay 12 liên 3 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Có tài khoảng thích
hợp (Tiền giửi tại Ngân hàng Nhà nước, tài khoản thanh toán bù trừ hay tài
khoản liên hàng đi...) một liên bảng kê này kèm 2 liên bảng kê nộp séc gửi cho
Ngân hàng liên quan (Ngân hàng Nhà nước hay Ngân hàng phục vụ đơn vị thụ hưởng).
Và hạch toán:
Nợ TK đơn vị phát hành séc (đơn vị
mua).
Có TK 791 tiền gửi tại Ngân hàng
Nhà nước.
hay TK 820 thanh toán bù trừ.
hoặc TK 830 hay 850 liên hàng đi
(trong hệ thống).
- Trường hợp có tờ séc phát hành
quá số dư thì sửa lại tổng số tiền trên bảng kê nộp séc, gạch món tiền séc không
thanh toán được (do phát hành quá số dư) trên bảng kê nộp séc trước khi lập
bảng kê các chứng từ thanh toán hoặc bảng kê chứng từ thanh toán bù trừ....
- Các tờ séc không đủ số dư để thanh
toán thì Ngân hàng phục vụ bên mua lưu lại, theo dõi khi đủ số dư thì thanh
toán cả tiền séc và tiền phạt.
Ghi nhập TK 9963 "séc phát hành
quá số dư".
- Tính phạt các tờ séc phát hành
quá số dư:
+ Phạt phát hành quá số dư
|
Số
tiền
phạt quá số dư
|
=
|
[
|
Số
tiền
trên tờ séc
|
-
|
Số
dư trên
tài khoản tiền gửi
|
]
|
x
|
20%
|
Số dư trên tài khoản tiền gửi là
số dư tại thời điểm Ngân hàng bên mua nhận được tờ séc đó. Số tiền phạt phát hành
quá số dư ghi vào thu nghiệp vụ Ngân hàng.
+ Phạt chậm trả:
|
Số
tiền phạt chậm trả
|
=
|
số
tiền trên tờ séc
|
x
|
số
ngày phạt chậm trả
|
x
|
%
phạt (tính theo % lãi nợ quá hạn)
|
Số ngày phạt chậm trả tính từ ngày
Ngân hàng bên mua nhận được tờ séc đến ngày thanh toán được tờ séc. Số tiền
phạt chậm trả chuyển cho đơn vị bán được hưởng.
- Khi tài khoản đơn vị mua đủ tiền
trên tài khoản tiền gửi thì:
Ghi xuất TK 9963
Và ghi: Nợ TK tiền gửi đơn vị mua
(cả tiền séc và tiền phạt)
Có TK thích hợp (tiền séc và tiền
phạt chậm trả)
Có TK 960 (số tiền phạt phát hành
séc quá số dư).
4.3- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán
khi nhận được một liên bảng kê mẫu số 11 hay số 12 hoặc giấy báo liên hàng kèm
2 liên bảng kê nộp séc, sau khi kiểm tra song; hạch toán:
Ghi nợ TK 719 "Tiền gửi tại
Ngân hàng Nhà nước"
hay TK 820 "thanh toán bù trừ"
hoặc TK 831 hay 851 "Liên hàng
đến" (cùng hệ thống)
Ghi có TK đơn vị thụ hưởng.
- Liên bảng kê mẫu số 11 hay mẫu
số 12 (hoặc giấy báo Có liên hàng) làm chứng từ ghi Nợ tài khoản thích hợp.
- Một liên bảng kê nộp séc làm chứng
từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.
- Một liên bảng kê nộp séc gửi đơn
vị bán làm giấy báo Có.
4.4- Trường hợp thanh toán qua tài
khoản tiền gửi ở Ngân hàng Nhà nước thì Ngân hàng Nhà nước xử lý:
- Căn cứ vào các bảng kê nộp séc
đã được Ngân hàng phục vụ bên mua chuyển sang để lập 2 liên bảng kê mẫu số 11 và
hạch toán:
Nợ TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ
bên mua.
Có TK tiền gửi của Ngân hàng phục
vụ bên bán.
- Xử lý chứng từ:
+ Liên bảng kê mẫu số 11 do Ngân
hàng phục vụ bên mua lập làm chứng từ ghi Nợ tài khoản tiền giử Ngân hàng phục vụ
bên mua.
+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 do Ngân
hàng Nhà nước lập làm chứng từ ghi Có tài khoản tiền gửi Ngân hàng phục vụ bên
bán.
+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm các
bảng kê nộp séc gửi Ngân hàng phục vụ bên bán.
II- SÉC BẢO CHI
Các Ngân hàng chỉ được bảo chi séc
trong các trường hợp:
+ Séc thanh toán giữa 2 bên mua bán
cùng mở tài khoản tại 1 Ngân hàng.
+ Séc thanh toán trong phạm vi giữa
các ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp với
nhau.
+ Séc thanh toán giữa các khách hàng
có mở tài khoản tại các chi nhánh Ngân hàng trong cùng một hệ thống (trong và
ngoài tỉnh).
1. Thủ tục
phát hành séc bảo chi:
- Mỗi lần có yêu cầu bảo chi séc,
đơn vị mua phải lập 3 liên uỷ nhiệm chi kèm tờ séc chuyển khoản đã viết đầy đủ
các yếu tố để nộp cho Ngân hàng nơi đơn vị mở tài khoản, đơn vị đóng dấu và ký
tên trên các liên uỷ nhiệm chi vào mặt trước của tờ séc (đối với những đơn vị có
bảo chi séc thường xuyên) để Ngân hàng làm thủ tục bảo chi từng lần.
Những khách hàng có yêu cầu séc bảo
chi không thường xuyên (kể cả khách hàng yêu cầu bảo chi từ tài khoản chuyển
tiền phải trả hoặc từ séc chuyển tiền) thì nộp cho Ngân hàng 3 liên uỷ nhiệm
chi viết đầy đủ các yếu tố, để Ngân hàng làm thủ tục phát hành séc bảo chi. Tờ
séc bảo chi do Ngân hàng viết và ký tên đóng dấu mặt trước tờ séc.
- Ngân hàng phục vụ bên mua sau khi
kiểm tra các yếu tố trên uỷ nhiệm chi séc và đối chiếu số dư tài khoản tiền gửi,
nếu đủ điều kiện làm thủ tục phát hành séc bảo chi:
+ Ghi số hiệu tài khoản Nợ và Có
lên các liên uỷ nhiệm chi.
+ Ký tên, đóng dấu vào chỗ quy định
mặt sau tờ séc (đối với các tờ séc mà chủ tài khoản đã ký tên đóng dấu ở mặt
trước) hoặc ký tên, đóng dấu vào mặt trước tờ séc (đối với tờ séc do Ngân hàng
phải làm thủ tục phát hành);
+ Đóng dấu có chữ BẢO CHI lên mặt
trước của tờ séc;
+ Giao tờ séc đã làm song thủ tục
bảo chi cho khách hàng;
+ Hạch toán:
Nợ TK tiền gửi đơn vị mua
Có TK 3610 tiền gửi để thanh toán
séc bảo chi.
+ Xử lý chứng từ:
Liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng từ
ghi Nợ TK đơn vị mua.
Liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị mua
làm giấy báo Nợ
Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ
ghi Có TK 3610 "Tiền gửi để thanh toán séc bảo chi".
2. Thủ tục
thanh toán séc bảo chi.
2.1. Đơn vị bán khi nhận các tờ séc
bảo chi, cũng phải tiến hành kiểm soát đối chiếu như séc chuyển khoản nói trên,
đặc biệt là dấu và chữ ký của Ngân hàng bảo chi tờ séc, giấy chứng minh và các
giấy tờ khác của người nhận hàng (trường hợp cần thiết phải đưa đến Ngân hàng
hỏi trước khi giao hàng cho người mua). Sau khi kiểm tra xong cũng yêu cầu người
nhận hàng xuất trình giấy chứng minh, ký và ghi rõ tên vào chỗ quy định ở mặt
sau tờ séc trước khi giao hàng.
Căn cứ vào tờ séc bảo chi, đơn vị
bán cũng lập bảng kê nộp séc (mẫu số 09) như séc chuyển chuyển khoản nói trên
để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân hàng ký bảo chi séc.
2.2. Thanh toán séc bảo chi
2.2.1. Trường hợp hai đơn vị mua
và bán cùng mở tài khoản tại một Ngân hàng:
Sau khi đối chiếu, kiểm tra séc với
bảng kê bảo đảm hợp lệ, khớp đúng, Ngân hàng ghi ngày nhận séc lên các liên bảng
kê nộp séc, ký tên đóng dấu lên 1 liên để trả ngay có người nộp séc làm giấy
biên nhận séc. Séc và các liên bảng kê nộp séc xử lý:
- Các tờ séc bảo chi làm chứng từ
ghi Nợ TK 3610.
- 1 liên bảng kê nộp séc làm chứng
từ ghi Có TK đơn vị bán.
- 1 liên bảng kê gửi đơn vị bán làm
giấy báo Có.
Và hạch toán
Nợ TK 3610
Có TK đơn vị bán.
2.2.2. Trường hợp hai đơn vị mua
và bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng có tham gia than toán bù trừ và giao nhận chứng
từ trực tiếp với nhau:
Đơn vị bán phải lập bảng kê riêng
theo từng Ngân hàng phục vụ bên mua để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình hay Ngân
hàng bảo chi séc.
Ngân hàng nhận séc và bảng kê nộp
séc do đơn vị bán nộp cũng xử lý giống như séc chuyển khoản nói trên (điểm
4.2).
Tại Ngân hàng bảo chi séc (Ngân hàng
phục vụ bên mua) hạch toán:
Nợ TK 3610
Có TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng
Nhà nước.
hay TK 820 thanh toán bù trừ.
Tại Ngân hàng phục vụ đơn vị bán
hạch toán:
Nợ TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng
Nhà nước hay TK 820 thanh toán bù trừ.
Có TK đơn vị bán.
Nếu séc bảo chi thanh toán có qua
TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước, thì tại Ngân hàng Nhà nước tiếp nhận chứng
từ, xử lý chứng từ và hạch toán như điểm 4.4 của phần séc chuyển khoản trên
đây.
2.2.3. Trường hợp séc bảo chi thanh
toán giữa các khách hàng có mở tài khoản tại 2 chi nhánh Ngân hàng cùng một hệ
thống.
Do Tổng giám đốc (Giám đốc) Ngân
hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Cục trưởng Cục kho bạc Nhà nước
hướng dẫn cho các đơn vị trực thuộc thực hiện cho phù hợp với điều kiện, đặc
điểm của hệ thống Ngân hàng mình, nhưng phải bảo đảm tuyệt đối an toàn tài sản.
III. SỔ SÉC ĐỊNH
MỨC.
- Mỗi sổ séc định mức chi thanh toán
cho 1 (một) đơn vị kinh tế chủ quản. Các cửa hàng, quầy hàng hoặc các đơn vị
phụ thuộc trong cùng một đơn vị kinh tế chủ quản mới được nhận các tờ séc định
mức trong cùng một số séc định mức.
Đơn vị mua không được trả các tờ
séc định mức trong cuốn sổ séc định mức này cho một đơn vị kinh tế thuộc đơn vị
kinh tế chủ quản khác.
- Đơn vị bán (thụ hưởng) có trách
nhiệm kiểm tra số dư của sổ séc định mức trước khi giao hàng, chỉ nhận các tờ
séc định mức có số tiền nằm trong số dự còn lại của sổ séc định mức. Nếu đơn vị
bán không kiểm tra số dư sổ séc định mức, nhận cả các tờ séc định mức không đủ
hay đã hết số dư thì đơn vị bán phải chịu thiệt hại vì số séc định mức không
còn tiền để thanh toán.
- Đơn vị (khách hàng) mở sổ séc định
mức phải bảo quản séc chặt chẽ, để xảy ra mất mát thì phải chịu thiệt hại như
mất tiền.
- Chỉ mở sổ séc định mức trong trong
các trường hợp:
+ 2 đơn vị mua và bán có cùng TK
cùng một Ngân hàng.
+ 2 đơn vị mua và bán có TK ở hai
Ngân hàng tham gia thanh toán bù trừ và trực tiếp giao nhận chứng từ với nhau.
+ 2 đơn vị mua và bán có TK ở các
Ngân hàng trong cùng một hệ thống.
1. Thủ tục
mở sổ séc định mức:
- Khách hàng có yêu cầu mở sổ séc
định mức lập 3 liên uỷ nhiệm chi nộp vào Ngân hàng phục vụ mình để trích TK số
tiền định mức của sổ séc.
Trong uỷ nhiệm chi ghi rõ họ tên,
số hiệu TK và địa chỉ đơn vị bán.
- Ngân hàng mở sổ séc định mức phải
làm các thủ tục:
+ Khi xuất sổ séc định mức từ kho
phải ra làm các thủ tục giống như xuất séc chuyển khoản từ kho ra để bán (điểm
2.1).
+ Khi nhượng sổ séc định mức cho
khách hàng thì phải ghi lên tất cả các tờ séc trong sổ séc định mức các yếu tố:
Tên đơn vị phát hành séc (đơn vị
mua)
Tên đơn vị bán, số hiệu TK, địa chỉ
đơn vị bán.
Ghi lên tờ bìa đầu tiên số tiền định
mức rồi ký tên đóng dấu của Ngân hàng mình vào chỗ quy định.
+ Lấy chữ ký của khách hàng vào sổ
theo dõi nhượng séc, rồi giao sổ séc định mức cho khách hàng.
Xử lý các liên uỷ nhiệm chi:
Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ TK đơn
vị mua
Liên 2 gửi đơn vị mua để làm giấy
báo Nợ
Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK
3611 "Tiền gửi để thanh toán số séc định mức.
Và hạch toán
Nợ TK đơn vị mua
Có TK 3611
Riêng về tiền thu nhượng séc được
hạch toán:
Nợ TK 130
hay TK tiền gửi của đơn vị mua
Có TK 9000
Và ghi xuất TK 9970.
2. Thủ tục
phát hành séc định mức:
- Khi phát hành các tờ séc định mức,
chủ TK hoặc người được uỷ quyền chỉ được phát hành séc trong phạm vi số dư còn
lại của sổ séc định mức.
- Thủ tục viết séc định mức thực
hiện đúng như séc chuyển khoản, nhưng sau khi viết, người viết séc phải ghi số tiền
lên chỗ quy định của cuống séc, rút lại số dư mới.
3. Thủ tục
thanh toán các tờ séc định mức:
- Đơn vị bán khi nhận séc phải kiểm
tra các yếu tố trên tờ séc, giấy chứng minh của người nhận hàng, số dư của sổ
séc định mức (trường hợp cần thiết phải hỏi Ngân hàng) trước khi nhận séc và giao
hàng. Yêu cầu người nhận hàng ghi số, ngày giấy chứng minh, ký tên... vào chỗ
quy định mặt sau tờ séc.
- Việc lập bảng kê nộp các tờ séc
định mức vào Ngân hàng để thanh toán để thanh toán thực hiện như việc thanh toán
séc chuyển khoản, séc bảo chi quy định trên đây.
- Thủ tục xử lý của các Ngân
hàng:
+ Tại Ngân hàng phục vụ bên bán:
tiến hành kiểm tra, đối chiếu và xử lý giống như séc chuyển khoản, séc bảo chi.
Song trong trường hợp cần thiết phải hỏi Ngân hàng mở sổ séc định mức trước khi
trả tiền cho bên bán.
Nếu 2 đơn vị mua và bán cùng có TK
ở một Ngân hàng thì hạch toán:
Nợ TK 3611
Có TK đơn vị bán.
Nếu 2 đơn vị mua và bán mở TK ở hai
Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp thì hạch
toán:
Nợ TK 820
Có TK đơn vị bán.
Nếu 2 đơn vi mua và bán mở TK ở hai
Ngân hàng cùng một hệ thống thì hạch toán:
Nợ TK 830 hay TK 850
Có TK đơn vị bán.
+ Tại Ngân hàng phục vụ bên mua (Ngân
hàng mở sổ séc định mức):
Nếu 2 đơn vị mua và bản mở TK ở hai
Ngân hàng có tham gia thanh toán bù trừ và giao nhận chứng từ trực tiếp với nhau
thì hạch toán:
Nợ TK 3611
Có TK 820
Nếu hai đơn vị mua và bán mở TK ở
hai Ngân hàng cùng một hệ thống thì hạch toán
Nợ TK 3611
Có TK 831 hay 851
Lưu ý: Trường hợp thanh toán qua
liên hàng, tờ séc định mức lưu tại Ngân hàng bên bán. Ngân hàng bên bán phải lập
bảng kê séc ghi Nợ qua liên hàng có thể kèm theo bản photocopy tờ séc để gửi
Ngân hàng mở sổ séc định mức kiểm tra thanh toán.
Ngoài quy định trên, Tổng giám đốc
(Giám đốc) Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Cục trưởng Cục
kho bạc Nhà nước có thể quy định cụ thể thêm thủ tục phát hành và thanh toán
séc định mức trong hệ thống Ngân hàng mình để bảo đảm an toàn tài sản.
4. Tất toán
số séc định mức.
Khi hết thời hạn hiệu lực của sổ
séc định mức hoặc mở sổ séc rồi mà không hoạt động hoặc do yêu cầu của đơn vị mua
tất toán sổ séc định mức thì Ngân hàng mở sổ séc định mức phải yêu cầu đơn vị
mua mang nộp lại cho Ngân hàng tất cả các tờ séc định mức chưa phát hành (séc
trắng), Ngân hàng phải đối chiếu, kiểm tra lại số tờ đã phát hành, số tờ còn
lại và làm thủ tục huỷ bỏ các tờ này để tiêu huỷ và lập chứng từ hạch toán số
tiền còn lại:
Nợ TK 3611
Có TK đơn vị mua (đơn vị mở sổ séc
định mức)
5. Xử lý các
trường hợp phát hành séc định mức quá số dư:
Xử lý phạt như phát hành séc chuyển
khoản quá số dư nói trên.
Đồng thời Ngân hàng thông báo thu
hồi ngay đơn vị đã phát hành 1 tờ quá số dư.
B. HÌNH THỨC THANH
TOÁN BẰNG UỶ NHIỆM CHI (CHUYỂN TIỀN - SÉC CHUYỂN TIỀN)
I. UỶ NHIỆM
CHI
1. Thủ tục thanh toán uỷ nhiệm
chi.
- Đơn vị trả tienè phả lập 4 liên
uỷ nhiệm chi theo mẫu do Ngân hàng ấn hành để nộp vào Ngân hàng phục vụ mình.
Trên các liên uỷ nhiệm chi phải ghi đầy đủ các yếu tố: dấu và chữ ký phải đúng
với bản mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.
- Thanh toán viên Ngân hàng, nhận
uỷ nhiệm chi của khách hàng nộp vào, ngoài việc kiểm tra các yếu tố, phải đối
chiếu: dấu, chữ ký trên uỷ nhiệm chi, kiểm tra số dư tài khoản tiền gửi của đơn
vị trả tiền, nếu:
+ Giấy uỷ nhiệm chi lập sai quy định
(ghi sai hoặc thiếu yếu tố, dấu, chữ ký...) hay tài khoản không đủ số dư thì
trả lại cho đơn vị trả tiền. Khi trả có sổ giao nhận chứng từ và yêu cầu khách
hàng ký nhận.
+ Giấy uỷ nhiệm chi có đủ điều kiện
thanh toán thì thanh toán viên phải ghi ngày nhận, số hiệu tài khoản Nợ, Có vào
cả 4 liên (nếu 2 bên mua và bán có tài khoản tại 1 Ngân hàng) hoặc ghi số hiệu
tài khoản Nợ, Có vào liên 1 và 2 (nếu 2 bên mua và bán có tài khoản ở khác Ngân
hàng) và xử lý:
1.1- Trường hợp hai bên mua và bán
mở tài khoản ở cùng một Ngân hàng thì:
- Xử lý các uỷ nhiệm chi:
+ Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài
khoản đơn vị trả tiền (bên mua - chuyển tiền).
+ Liên 2 gửi đơn vị trả tiền để báo
Nợ.
+ Liên 3 làm chứng từ ghi Có tài
khoản đơn vị được hưởng (bên bán).
+ Liên 4 gửi đơn vị được hưởng để
báo cáo Có.
- Hạch toán:
Nợ TK đơn vị trả tiền.
Có Tk đơn vị được hưởng.
1.2- Trường hợp hai đơn vị mua và
bán mở tài khoản ở khác Ngân hàng (khác hệ thống hay khác địa bàn huyện, quận,
thị xã, tỉnh, thành phố, đặc khu):
- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán trả
tiền: phải căn cứ uỷ nhiệm chi để lập các bảng kê thích hợp theo mẫu số 11, 12
hoặc giấy báo liên hàng và xử lý:
+ 1 bảng kê (mẫu số 11, 12 hay liên
3 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Có tài khoản thích hợp;
+ Liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng từ
ghi Nợ tài khoản đơn vị trả tiền;
+ Liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị
trả tiền để báo Nợ;
Liên 3 và 4 uỷ nhiệm chi đính kèm
theo một liên bảng kê mẫu số 11 nếu thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước hay bảng
kê mẫu số 12 nếu thanh toán bù trừ trực tiếp hoặc liên 1 giấy báo liên hàng nếu
cùng một hệ thống... để gửi Ngân hàng phục vụ bên bán.
Và hạch toán
Nợ TK đơn vị trả tiền
Có TK tiền gửi tại Ngân hàng Nhà
nước.
Hay TK 820 thanh toán bù trừ.
hoặc TK 830 hay 850 (liên hàng
đi).
- Tại Ngân hàng phục vụ bên bán:
khi nhận được chuyển tiền nói trên, sau khi kiểm tra xong xử lý:
+ Liên bảng kê mẫu số 11, 12 (hay
liên 1 giấy báo liên hàng) làm chứng từ ghi Nợ các tài khoản 719, 820 (hay 831,
851).
+ Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ
ghi Có tài khoản đơn vị được hưởng.
+ Liên 4 uỷ nhiệm chi gửi đơn vị
được hưởng để báo Có.
- Trường hợp thanh toán qua Ngân
hàng Nhà nước hay phòng đại diện thì Ngân hàng Nhà nước (hay phòng đại diện) tuỳ
trường hợp mà lập bảng kê (mẫu số 11 hay giấy báo liên hàng) và xử lý:
+ Nếu phải lập giấy báo liên
hàng thì:
Tại Ngân hàng A ghi:
Nợ TK tiền gửi Ngân hàng Nhà nước.
Có TK 830 (liên hàng đi).
Tại Ngân hàng B ghi: Nợ TK 831 (liên
hàng đến)
Có TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ
đơn vị được hưởng.
+ Trường hợp lập bảng kê mẫu số 11
thì hạch toán:
Nợ TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ
đơn vị trả tiền.
Có TK tiền gửi Ngân hàng phục vụ
đơn vị được hưởng.
1.3- Đơn vị trả tiền có thể yêu cầu
Ngân hàng chuyển tiền bằng thư hoặc bằng điện và có thể bên được hưởng là đơn
vị hay cá nhân.
Nếu chuyển cho cá nhân thì người
được hưởng phải có giấy chứng minh; trên giấy uỷ nhiệm chi phải ghi rõ họ, tên,
số, ngày, nơi cấp giấy chứng minh.
Trong trường hợp chuyển tiền điện
thì liên 3 và 4 uỷ nhiệm chi, Ngân hàng A đính kèm liên 3 giấy báo liên hàng,
có Ngân hàng B phải lập 2 liên giấy báo bổ sung bằng điện hay cho liên 3 và 4
uỷ nhiệm chi.
II. SÉC CHUYỂN
TIỀN
Séc chuyển tiền được áp dụng để thanh
toán giữa các Ngân hàng cùng một hệ thống Ngân hàng (trong và ngoài tỉnh). Nếu
thanh toán khác hệ thống Ngân hàng thì phải làm thủ tục sang Ngân hàng Nhà nước
hay phòng đại diện hát hành séc chuyển tiền của Ngân hàng Nhà nước.
Đơn vị trả tiền phải mang tờ séc
chyển tiền trực tiếp nộp vào Ngân hàng trả tiền séc (đã được ghi trên séc) để làm
thủ tục thanh toán tờ séc chuyển tiền. Ngân hàng chỉ cấp séc chuyển tiền cho
người có giấy chứng minh và theo yêu cầu của chủ tải khoản.
1. Thủ tục
phát hành séc chuyển tiền.
- Khách hàng có yêu cầu chuyển tiền
bằng séc chuyển tiền phải nộp vào Ngân hàng phục vụ mình (Ngân hàng mở tài khoản)
3 liên uỷ nhiệm chi, trong uỷ nhiệm chi phải ghi rõ: Họ, tên, số, ngày và nơi
cấp giấy chứng minh của người cầm séc chuyển tiền. Phần nội dung (trích yếu)
ghi rõ xin cấp séc chuyển tiền cầm tay và mục đích chuyển tiền.
- Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển
tiền sau khi kiểm soát giấy uỷ nhiệm chi, giấy chứng minh và số dư tài khoản
của khách hàng, nếu đủ điều kiện cấp séc chuyển tiền thì xử lý:
1.1- Nếu séc chuyển tiền để thanh
toán trong cùng một hệ thống Ngân hàng mình thì:
- Viết séc chuyển tiền cầm tay của
hệ thống Ngân hàng mình.
- Tính ký hiệu mật và ghi ký hiệu
mật theo quy định.
- Yêu cầu người nhận séc ký vào mặt
sau cuống séc.
- Giao séc cho khách hàng.
Xử lý 3 liên uỷ nhiệm chi:
+ Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài
khoản đơn vị chuyển tiền.
+ Liên 2 gửi đơn vị chuyển tiền để
làn giấy báo Nợ.
+ Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK 3612
tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền và hạch toán:
Nợ TK tiền gửi đơn vị chuyển tiền.
Có TK 3612 tiền gửi để thanh toán
séc chuyển tiền.
- Khi nhận được giấy báo Nợ liên
hàng kèm bản điệp séc chuyển tiền do Ngân hàng trả tiền gửi đến, sau khi kiểm tra
đối chiếu số séc, số tiền nếu đúng séc có phát hành trước đây thì dùng bản điệp
tờ séc chuyển tiền đó làm chứng từ ghi Nợ TK 3612 để hạch toán:
Nợ TK 3612 tiền gửi để thanh toán
séc chuyển tiền.
Có TK 831 hay 851 liên hàng đến.
1.2- Nếu séc chuyển tiền thanh toán
khác hệ thống Ngân hàng thì xử lý:
- Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển
tiền trích tài khoản tiền gửi của đơn vị chuyển tiền chuyển sang Ngân hàng Nhà
nước (hay phòng đại diện) để Ngân hàng Nhà nước làm thủ tục cấp séc chuyển tiền:
+ Tại Ngân hàng phục vụ đơn vị chuyển
tiền:
Dùng liên 1 uỷ nhiệm chi làm chứng
từ ghi Nợ TK đơn vị chuyển tiền.
Dùng liên 2 uỷ nhiệm chi gửi đơn
vị chuyển tiền để báo Nợ
Lập 2 liên bảng kê theo mẫu số 11
để:
Một liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng
từ ghi Có tài khoản tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước.
Một liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên
3 uỷ nhiệm chi cùng giấy chứng minh gửi sang Ngân hàng Nhà nước.
Và hạch toán:
Nợ TK đơn vị chuyển tiền
Có TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng
Nhà nước.
+ Tại Ngân hàng Nhà nước (hay phòng
đại diện):
Nhận được bảng kê mẫu số 11, liên
3 uỷ nhiêj chi, giấy chứng minh, sau khi kiểm tra các yếu tố và khách hàng thì
làm thủ tục phát hành séc chuyển tiền, tính ký hiệu, mật, ký tên, đóng dấu, lấy
chữ ký của khách hàng vào mặt sau cuống séc rồi giao cho khách hàng và hạch
toán:
Nợ TK tiền gửi của Ngân hàng thương
mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Kho bạc Nhà nước.
Có TK 3612 tiền gửi để thanh toán
séc chuyển tiền.
Lên bảng kê mẫu số 11 làm chứng từ
ghi Nợ tài khoản tiền gửi Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát tiển,
Kho bạc Nhà nước.
Liên 3 uỷ nhiệm chi làm chứng từ
ghi Có TK 3612 "Tiền gửi để thanh toán séc chuyển tiền".
- Khi nhận được giấy báo Nợ liên
hàng kèm theo bản điệp séc chuyển tiền, sau khi đối chiếu và kiểm tra xong sẽ hạch
toán:
Nợ TK 3612
Có TK 831.
Dùng bản điệp sắc chuyển tiền làm
chứng từ ghi Nợ TK 3612.
2. Thủ tục
thanh toán séc chuyển tiền:
- Séc chuyển tiền chỉ có giá trị
thanh toán trong từng hệ thống Ngân hàng.
- Hệ thống Ngân hàng nào phát hành
séc chuyển tiền thì chỉ các Ngân hàng trong hệ thống Ngân hàng đó thanh toán.
Không thanh toán séc chuyển tiền của hệ thống Ngân hàng khác.
Khi nhận được 2 liên séc chuyển tiền
do khách hàng trực tiếp mang đến nộp, Ngân hàng nhận séc phải kiểm tra đầy đủ
các yếu tố trên tờ séc (ngày tháng hiệu lực, tên Ngân hàng phát hành, Ngân hàng
trả tiền, họ tên người được hưởng, họ tên, số, ngày giấy chứng minh) kiểm tra
ký hiệu mật, đối chiếu mẫu chữ ký của Ngân hàng phát hành séc, giấy chứng minh
của người cầm séc có phù hợp với những điểm ghi trên séc không. Trường hợp có
sai sót thì giữ lại séc, tra soát ngân hàng phát hành séc bằng điện; Ngân hàng
phát hành séc phải trả lời bằng điện và có xác nhận lại bằng ký hiệu mật. Khi
nhận được trả lời, nếu đúng thì Ngân hàng trả tiền mới thanh toán tiền cho
khách hàng.
Sau khi kiểm tra đối chiếu xong căn
cứ theo mục đích sử dụng số tiền séc mà yêu cầu khách hàng làm thủ tục cần thiết
và Ngân hàng xử lý:
+ Căn cứ séc chuyển tiền để lập giấy
báo Nợ liên hàng đi Ngân hàng phát hành séc chuyển tiền;
+ Liên chính séc chuyển tiền làm
chứng từ ghi Có tài khoản chuyển tiền phải trả.
+ Bản điệp séc chuyển tiền kèm liên
1 giấy báo Nợ Liên hàng gửi cho Ngân hàng phát hành séc chuyển tiền.
Và hạch toán:
Nợ TK 830, 850 (liên hàng đi)
Có TK 362 (chuyển tiền phải trả)
Sau đó:
Nếu khách hàng lĩnh tiền mặt thì
hạch toán:
Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)
Có TK 130 (tiền mặt tại quỹ)
Nếu khách hàng yêu cầu cấp séc bảo
chi thì sau khi làm thủ tục phát hành séc bảo chi, hạch toán:
Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)
Có TK 3610 (séc bảo chi)
Nếu khách hàng yêu cầu chuyển vào
tài khoản đơn vị bán hoặc tài khoản kinh phí của đơn vị được hưởng thì hạch
toán:
Nợ TK 362 (chuyển tiền phải trả)
Có TK thích hợp (đơn vị được hưởng)
C. HÌNH THỨC THANH
TOÁN THƯ TÍN DỤNG
1. Thủ tục mở thư tín dụng:
1.1- Bên mua lập và nộp vào Ngân
hàng phục vụ mình (nơi mở tài khoản) 6 liên giấy mở thư tín dụng. Trên thư tín dụng
phải ghi đầy đủ các yếu tố quy định: số, ngày, tháng, năm của hợp đồng hay đơn
đặt hàng, có dấu và chữ ký trên các liên theo đúng mẫu đã đăng ký tại Ngân hàng.
Đồng thời bên mua phải lập bản đăng ký, chữ ký của người đại diện được uỷ quyền
nhận hàng tại bên bán (dùng mẫu đăng ký của tài khoản tiền gửi). Trên đó phải
ghi rõ họ, tên, chức vụ, số, ngày, tháng của giấy chứng minh và có hai chữ ký
mẫu của người đại diện này. Chủ tài khoản phải ký tên, đóng dấu để xác nhận, người
đại diện đem nộp bản này vào Ngân hàng phục vụ bên bán (Ngân hàng trả tiền) để
làm căn cứ kiểm soát khi trả tiền.
1.2- Trường hợp hai đơn vị mua và
bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng cùng một hệ thống:
Thanh toán viên Ngân hàng phục vụ
bên mua phải ghi ngày nhận, số hiệu tài khoản Nợ, Có; kế toán trưởng tính ký hiệu,
mật, ký tên và đóng dấu Ngân hàng mình lên tất cả các liên giấy mở thư tín
dụng, sau đó xử lý:
Và hạch toán:
Nợ TK đơn vị mua
Có TK 360 (mở tiểu khoản theo đơn
vị mua)
Xử lý các liên giấy mở thư tín dụng:
- Liên 1 làm chứng từ ghi Nợ tài
khoản đơn vị mua.
- Liên 2 gửi đơn vị mua làm giấy
báo Nợ.
- Liên 3 làm chứng từ ghi Có TK 360
- tiền gửi mở thư tín dụng.
- Liên 4,5,6 giấy mở thư tín dụng
gửi cho Ngân hàng phục vụ bên bán ngay trong ngày.
1.3- Trường hợp hai đơn vị mua và
bán mở tài khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống: đơn vị mua làm như điểm 1.1
trên đây.
- Thời hạn hiệu lực của thư tín dụng.
- Số tiền bên bán đề nghị thanh toán
trong phạm vi thư tín dụng.
- Các yếu tố và thủ tục của bảng
kê hoá đơn.
Sau khi kiểm tra đầy đủ. Ngân hàng
trả tiền làm thủ tục thanh toán tiền cho đơn vị bán.
- Ghi ngày, tháng thanh toán lên
cả 4 liên và ghi số hiệu tài khoản Nợ, Có lên liên 1, 2 bảng kê hoá đơn.
- Căn cứ liên 5, 6, giấy mở thư tín
dụng và bảng kê hoá đơn lập giấy báo Nợ liên hàng đi.
Và hạch toán: Ghi xuất TK 9962 thư
tín dụng đến
Đồng thời ghi: Nợ TK 830 hay 850
(liên hàng đi)
Có TK đơn vị bán.
Xử lý chứng từ:
- Liên 1, 2 bảng kê hoá đơn và hoá
đơn kèm liên 6 giấy mở thư tín dụng cùng liên 1 giấy báo Nợ liên hàng gửi cho
Ngân hàng mở TK 360.
- Liên 3 bảng kê hoá đơn kèm liên
5 giấy mở thư tín dụng làm chứng từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.
- Liên 4 bảng kê hoá đơn gửi đơn
vị bán làm giấy báo Có.
Trường hợp thư tín dụng mở Ngân hàng
Nhà nước, đơn vị bán mở tài khoản ở Ngân hàng khác thì đơn vị bán vẫn phải nộp
bảng kê hoá đơn cho Ngân hàng Nhà nước, Ngân hàng Nhà nước sau khi kiểm soát,
ngoài việc làm thủ tục trên, còn phải căn cứ vào liên 3 và 4 bảng kê hoá đơn
lập 2 liên bảng kê theo mẫu số 11 để chuyển sang Ngân hàng thương mại, Ngân hàng
đầu tư và phát triển phục vụ bên bán và xử lý:
Tại Ngân hàng Nhà nước:
Hạch toán:
Ghi xuất TK 9962 - Thư tín dụng đến
và ghi Nợ TK 830 - Liên hàng đi
Có TK tiền gửi của Ngân hàng thương
mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển phục vụ bên bán.
Xử lý chứng từ:
- 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên
3 và 4 bảng kê hoá đơn gửi cho Ngân hàng thương mại phục vụ đơn vị bán.
- 1 liên bảng kê mẫu số 11 kèm liên
5 giấy mở thư tín dụng (có ghi đã thanh toán tiền ngày...) làm chứng từ ghi có
tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển.
- Liên 1, 2 bảng kê hoá đơn và liên
6 giấy mở thư tín dụng kèm liên 1 giấy báo Nợ liên hàng gửi cho Ngân hàng nơi
mở TK 360 (Tiền gửi mở thư tín dụng).
Đơn vị bán: Khi nhận được liên 3,
4 bảng kê hoá đơn kèm 1 liên bảng kê mẫu số 11 thì hạch toán:
Nợ TK 719 tiền gửi tại Ngân hàng
Nhà nước
Có TK đơn vị bán.
Xử lý các liên chứng từ:
Liên 3 bảng kê hoá đơn làm chứng
từ ghi Có tài khoản đơn vị bán.
Liên 4 bảng kê hoá đơn gửi đơn vị
bán làm giấy báo Có.
Liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng
từ ghi Nợ TK 719
2.4. Tại ngân hàng mở thư tín dụng
(mở TK 360).
Khi nhận được giấy báo Nợ liên hàng
và liên 6 giấy mở thư tín dụng kèm 2 liên bảng kê hoá đơn và hoá đơn sau khi
kiểm tra thì hạch toán:
Nợ TK 360 - Tiền gửi mở thư tín dụng
Có TK 831 hay 851 liên hàng đến
Xử lý chứng từ:
Liên 6 thư tín dụng và liên 1 bảng
kê hoá đơn làm chứng từ ghi Nợ TK 360.
Còn 1 liên bảng kê hoá đơn kèm các
hoá đơn gửi cho đơn vị mua.
Vì thư tín dụng chỉ thanh toán một
lần, nên nếu còn tiền trên TK 360 thì Ngân hàng lập phiếu tất toán số dư TK 360
để chuyển trả vào tài khoản trước đây đã trích để mở thư tín dụng của đơn vị
mua và hạch toán:
Nợ TK 360 - tiền gửi mở thư tín dụng
Có TK đơn vị mua.
D. HÌNH THỨC THANH
TOÁN UỶ NHIỆM THU
1. Thủ tục
lập uỷ nhiệm thu.
Đơn vị bán sau khi giao hàng theo
hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng (trong hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng có
ghi rõ thanh toán bằng hình thức uỷ nhiệm thu) căn cứ vào hoá đơn và chứng từ
giao hàng đã có chữ ký nhận hàng của bên mua hay bên tiếp nhận dịch vụ cung ứng,
lập 4 liên uỷ nhiệm thu có kèm theo đầy đủ hoá đơn chứng từ cho ngân hàng phục
vụ mình. Trên uỷ nhiệm thu phải ghi đầy đủ các yếu tố, ghi số ngày, tháng, năm
của hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng, có dấu và chữ ký của chủ tài khoản đơn
vị bán.
2. Thủ tục
xử lý của ngân hàng phục vụ bên bán.
2.1. Khi nhận được 4 liên uỷ nhiệm
thu, kèm các hoá đơn chứng từ giao hàng. Sau khi kiểm tra các yếu tố, thanh
toán viên Ngân hàng phải ghi ngày, tháng nhận vào tất cả các liên uỷ nhiệm thu,
kế toán trưởng Ngân hàng ký tên, đóng dấu và xử lý:
Lưu liên 4 uỷ nhiệm thu giữ ở lại
và ghi nhập TK 9960 - giấy uỷ nhiệm thu gửi đi.
Còn liên 1, 2, 3 và các hoá đơn chứng
từ gửi cho Ngân hàng phục vụ bên mua.
2.2. Khi nhận được liên 3 giấy uỷ
nhiệm thu kèm giấy báo Có liên hàng (nếu thanh toán trong một hệ thống Ngân hàng)
hay kèm mẫu số 11 hoặc mẫu số 12 (nếu thanh toán khác hệ thống Ngân hàng) sau
khi kiểm tra, đối chiếu thì ghi:
Xuất TK 9960
Và hạch toán:
Nợ TK 831 hay 851 (nếu thanh toán
cùng hệ thống)
hay TK 820 hay 719 (nếu thanh toán
khác hệ thống)
Có TK đơn vị bán
Liên 3 uỷ nhiệm thu làm chứng từ
ghi Có tài khoản đơn vị bán.
Liên 4 uỷ nhiệm thu gửi đơn vị bán
làm giấy báo có.
3. Thủ tục
xử lý của Ngân hàng phục vụ bên mua.
Khi nhận được 3 liên uỷ nhiệm thu
kèm các hoá đơn, chứng từ do Ngân hàng bên bán gửi đến, Ngân hàng bên mua phải
kiểm tra các yếu tố trên uỷ nhiệm thu và hoá đơn, đặc biệt là chữ ký của đơn vị
mua trên hoá đơn, và đối chiếu thông báo của đơn vị mua cho Ngân hàng về việc
đơn vị mua ký các hợp đồng kinh tế hay đơn đặt hàng có thanh toán bằng hình
thức uỷ nhiệm thu. Nếu đủ điều kiện thanh toán thì xử lý:
3.1- Trường hợp tài khoản đơn vị
mua có tiền để thanh toán:
Thanh toán viên Ngân hàng phục vụ
bên mua ghi số hiệu tài khoản Nợ, Có lên liên 1 và 2 uỷ nhiệm thu, ghi ngày, tháng
thanh toán và xử lý:
- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài
khoản trong cùng một Ngân hàng thì:
Ghi Xuất TK 9960
Và ghi Nợ TK đơn vị mua.
Có TK đơn vị bán.
+ Liên 1 uỷ nhiệm thu làm chứng từ
ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.
+ Liên 2 Uỷ nhiệm thu kèm các hoá
đơn gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ.
+ Liên 3 uỷ nhiệm thu làm chứng từ
ghi Có tài khoản đơn vị bán.
+ Liên 4 uỷ nhiệm thu gửi đơn vị
bán làm giấy báo Có.
- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài
khoản ở hai Ngân hàng trong cùng một hệ thống thì:
Ngân hàng bên mua căn cứ liên 3 uỷ
nhiệm thu nhập giấy báo Có liên hàng và:
Ghi Nợ TK đơn vị mua.
Có TK 830 hay 850.
+ Liên 1 uỷ nhiệm thu làm chứng từ
ghi Nợ tài khoản đơn vị mua.
+ Liên 2 uỷ nhiệm thu kèm hoá đơn
gửi đơn vị mua làm giấy báo Nợ.
+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm liên 1
giấy báo Có liên hàng gửi ngân hàng phục vụ bên bán. Ngân hàng phục vụ bên bán nhận
được xử lý theo điểm 2.2 nói trên.
- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài
khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống có tham gia thanh toán bù trừ và giao chứng
từ trực tiếp cho nhau thì Ngân hàng phục vụ bên mua lập bảng kê mẫu số 12 và
hạch toán:
Nợ TK đơn vị mua.
Có TK 820 (thanh toán bù trừ).
+ Liên 1, 2 uỷ nhiệm thu và các hoá
đơn xử lý như trên.
+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm bảng kê
mẫu số 12 để gửi cho Ngân hàng phục vụ bên bán.
- Nếu hai đơn vị mua và bán mở tài
khoản ở hai Ngân hàng khác hệ thống mà không cùng tham gia thanh toán bù trừ
trực tiếp với nhau thì Ngân hàng phục vụ bên mua phải lập 2 liên bảng kê mẫu số
11 để thanh toán qua Ngân hàng Nhà nước.
* Tại Ngân hàng thương mại phục vụ
bên mua:
Hạch toán: Nợ TK đơn vị mua
Có TK 719.
Xử lý chứng từ:
+ Liên 1, 2 uỷ nhiệm thu và các hoá
đơn xử lý như trên.
+ 1 liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng
từ ghi Có TK 719.
+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm 1 liên
bảng kê mẫu số 11 gửi Ngân hàng Nhà nước nơi mình mở TK 719.
* Tại Ngân hàng Nhà nước: khi nhận
được liên 3 ỷ nhiệm thu và 1 liên bảng kê mẫu số 11 sau khi kiểm tra xong thì
lập giấy báo Có liên hàng đi và hạch toán:
Nợ TK tiền gửi của Ngân hàng thương
mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển.
Có TK 830.
Xử lý chứng từ:
+ Liên 3 uỷ nhiệm thu kèm liên 1
giấy báo Có liên hàng gửi Ngân hàng B.
+ Liên bảng kê mẫu số 11 làm chứng
từ ghi Nợ tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thương mại, Ngân hàng đầu tư và phát
triển...
3.2- Trường hợp tài khoản đơn vị
mua không đủ tiền thanh toán giấy uỷ nhiệm thu:
- Ngân hàng bên mua sau khi nhập
TK 9961 (giấy uỷ nhiệm thu gửi đến chưa thanh toán) và báo cho đơn vị mua biết.
- Khi tài khoản đơn vị mua đủ tiền
thanh toán thì ghi xuất TK 9961 và tính phạt chậm trả để chuyển cho đơn vị bán
cả tiền nợ và tiền phạt.
Công thức tính tiền phạt chậm trả:
|
Số
tiền phạt chậm trả
|
=
|
số
tiền nợ trên uỷ nhiệm thu
|
x
|
số
ngày chậm trả
|
x
|
%
phạt (theo lãi xuất nợ quá hạn)
|
- Số ngày chậm trả tính từ khi Ngân
hàng phục vụ bên nua nhận được giấy uỷ nhiệm thu đến ngày thanh toán được giấy
ủy nhiệm thu.
- Lưu ý: Giấy uỷ nhiệm thu chỉ thanh
toán 1 lần trong trường hợp tài khoản đơn vị mua chỉ đủ thanh toán tiền nợ mà
chưa có tiền để thanh toán tiền phạt thì Ngân hàng phục vụ bên mua cứ trích
thanh toán tiền nợ trước vào báo cho Ngân hàng phục vụ bên bán để báo cho đơn
vị bán biết tiền phạt sẽ được thanh toán sau.
Khi tài khoản đơn vị mua có tiền
thì Ngân hàng phục vụ bên mua phải trích và chuyển tiền phạt cho bên bán theo quy
định.
Phần 3:
VỀ THỦ TỤC NGHIỆP VỤ THANH
TOÁN GIỮA CÁC NGÂN HÀNG
1. Các
phương thức thanh toán giữa các Ngân hàng.
1.1- Việc thanh toán giữa các Ngân
hàng trong cùng một hệ thống được thực hiện bằng các phương thức:
- Thanh toán liên hàng;
- Thanh toán bù trừ;
- Mở tài khoản tiền gửi ở Ngân hàng
khác cùng hệ thống để thanh toán;
- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ.
1.2- Việc thanh toán giữa các Ngân
hàng khác hệ thống được thực hiện bằng các phương pháp;
- Thanh toán qua tài khoản mở tại
Ngân hàng Nhà nước;
- Thanh toán bù trừ do Ngân hàng
Nhà nước tổ chức theo từng địa bàn tỉnh, thành phố, đặc khu;
- Mở tài khoản tiền gửi Ngân hàng
khác để thanh toán;
- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ giữa các
Ngân hàng có quan hệ thanh toán thường xuyên.
2. Thủ tục
nghiệp vụ thanh toán giữa các Ngân hàng.
2.1- Thanh toán liên hàng thực hiện
theo chế độ thanh toán liên hàng do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước ban hành áp
dụng cho tất cả các Ngân hàng có tổ chức thanh toán liên hàng trong hệ thống;
2.2- Thanh toán bù trừ thực hiện
theo quy chế và kỹ thuật thanh toán bù trừ (sẽ có văn bản hướng dẫn riêng)
2.3- Thanh toán qua tài khoản tiền
gửi mở tại Ngân hàng Nhà nước thực hiện theo quy định hiện hành và theo thủ tục
đã quy định trong phần II của thông tư này. Chứng từ để hạch toán tài khoản
tiền gửi tại Ngân hàng Nhà nước là bản kê các chứng từ thanh toán (theo phục
lục mẫu số 11 thống tư này).
2.4- Thanh toán qua tài khoản tiền
gửi mở tại Ngân hàng khác: phải có sự thoả thuận bằng văn bản của hai Ngân hàng
trực tiếp có quan hệ và được sự chấp nhận của hai Ngân hàng chủ quản, đồng thời
phải theo đúng nguyên tắc mở và sử dụng tài khoản, thanh toán kịp thời, cập
nhật, chính xác, an toàn tài sản, không được chiếm dụng vốn, nợ nần dây dưa lẫn
nhau giữa các Ngân hàng.
2.5- Uỷ nhiệm thu hộ, chi hộ: phải
có văn bản thoả thuận và cam kết chặt chẽ giữa hai Ngân hàng và bảo đảm sự tín
nhiệm trong thanh toán. Từng định kỳ hai bên phải đối chiếu và thanh toán sòng
phẳng với nhau.
Phần 4:
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Căn cứ vào thể lệ thanh toán qua
Ngân hàng và thông tư này, các Ngân hàng quốc doanh, Cục kho bạc Nhà nước, Ngân
hàng thương mại cổ phần có hướng dẫn cụ thể và chỉ đạo các đơn vị trực thuộc
thực hiện tốt công tác thanh toán qua Ngân hàng. Các tài khoản hạch toán hướng
dẫn trong thông tư này là các khoản áp dụng trong hệ thống Ngân hàng, đối với
các đơn vị thuộc hệ thống kho bạc Nhà nước sử dụng các tài khoản theo hướng dẫn
của Cục kho bạc Nhà nước.
2. Tổng giám đốc Ngân hàng thương
mại, Ngân hàng đầu tư và phát triển, Ngân hàng thương mại cổ phần, Cục trưởng
Cục kho bạc Nhà nước chịu trách nhiệm:
- Chỉ đạo đôn đốc, kiểm tra việc
thực hiện công tác thanh toán của các đơn vị trực thuộc, bảo đảm thanh toán nhanh
chóng, kịp thời, chính xác và an toàn tài sản.
- Phải chịu trách nhiệm trong việc
cụ thể hoá các văn bản hướng dẫn thực hiện không được trái với các quy định
trong thể lệ thanh toán và trong thông tư này.
Thông tư này có hiệu lực thi hành
kể từ ngày 01-10-1991 và thay thế tất cả các văn bản hướng dẫn trước đây về vấn
đề này.
Việc sửa đổi, bổ sung nội dung thông
tư này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước quy định.