|
BỘ TÀI
CHÍNH
KHO
BẠC NHÀ NƯỚC
-------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 5222/QĐ-KBNN
|
Hà Nội,
ngày 31 tháng 10
năm 2017
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH QUẢN LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ TẬP TRUNG TRÊN MÁY TÍNH TRONG
HỆ THỐNG KBNN
TỔNG GIÁM ĐỐC KHO BẠC NHÀ NƯỚC
Căn cứ Quyết định
số 26/2015/QĐ-TTg ngày 08/7/2015 của Thủ tướng Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Kho bạc Nhà nước
trực thuộc Bộ Tài chính;
Căn cứ Thông tư số 33/2017/TT-BTC ngày
20/4/2017 của Bộ Tài chính quy định chế độ quản
lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong hệ thống Kho bạc Nhà nước;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kho quỹ,
Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo quyết định này Quy trình quản lý nghiệp vụ
kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký và thay thế
Quyết định số 272/QĐ-KBNN ngày 09/4/2009 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước về
việc ban hành Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ trên máy tính trong hệ thống
KBNN.
Điều 3. Vụ trưởng Vụ Kho quỹ, Cục trưởng Cục Công nghệ thông tin, Cục
trưởng Cục Kế toán Nhà nước, Giám đốc Kho bạc Nhà nước các tỉnh, thành phố trực
thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành quyết định này./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3;
- THPC, QLNQ, KSC;
-
Lưu: VT, KQ(100b).
|
KT. TỔNG
GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG GIÁM ĐỐC
Nguyễn
Quang Vinh
|
QUY
TRÌNH
QUẢN
LÝ NGHIỆP VỤ KHO QUỸ TẬP TRUNG TRÊN MÁY TÍNH TRONG HỆ THỐNG KHO BẠC NHÀ NƯỚC
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 5222/QĐ-KBNN ngày 31/10/2017 của Tổng Giám đốc
Kho bạc Nhà nước)
Chương I
QUY
ĐỊNH CHUNG
1. Phạm vi áp
dụng
Quy trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập
trung trên máy tính áp dụng với các đơn vị trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.
2. Công chức
tham gia sử dụng chương trình
- Phụ trách kho quỹ.
- Thủ kho.
- Thủ quỹ.
- Kiểm ngân.
3. Yêu cầu đối
với công chức sử dụng chương trình
- Chấp hành nghiêm các văn bản quy phạm
pháp luật, chế độ quản lý tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý do Nhà nước, Bộ
Tài chính, Kho bạc Nhà nước ban hành và các quy định về tổ chức vận hành chương
trình quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống KBNN
(KQKB-TT).
- Thực hiện đúng các quy trình của
chương trình KQKB-TT.
- Khi chương trình KQKB-TT trên máy
tính gặp sự cố chưa khắc phục được, thì thực hiện quy trình quản lý thủ công đã
được quy định trong các văn bản, chế độ hiện hành. Sau khi khắc phục được sự cố,
công chức kho quỹ nhập liệu thủ công các chứng từ phát sinh trong thời gian gặp
sự cố vào chương trình KQKB-TT.
4. Quy định về phân
thêm quyền, gỡ bỏ quyền; cấp mới, thu hồi tài khoản đăng nhập
- Khi người có thẩm quyền chỉ định bằng
văn bản việc thay thế tạm thời công chức làm công việc kho quỹ, công chức được
giao nhiệm vụ quản trị chương trình thực hiện phân thêm quyền (nếu người thay
thế đã được cấp và đang sử dụng tài khoản đăng nhập) hay cấp mới tài khoản đăng
nhập (nếu người thay thế chưa có tài khoản đăng nhập). Việc phân thêm quyền hay
cấp mới tài khoản phải đảm bảo đúng chức năng, nhiệm vụ giao cho công chức thay
thế. Hết thời gian được chỉ định thay thế, công chức quản trị chương trình đóng
quyền hoạt động cho công chức đó.
- Khi công chức làm công việc kho quỹ
chuyển công tác khác, công chức được giao nhiệm vụ quản trị chương trình thu hồi
tài khoản đăng nhập.
5. Quy định về viết tắt
- Chương trình KQKB-TT: Chương trình
quản lý nghiệp vụ kho quỹ tập trung trên máy tính trong hệ thống Kho bạc Nhà nước.
- KBNN: Kho bạc Nhà nước.
- NSNN: Ngân sách nhà nước.
- GTCG: Giấy tờ có giá.
Chương II
QUY
TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN MẶT
1. Quy trình
thu tiền mặt
1.1. Thu tiền mặt tại trụ sở KBNN
1.1.1. Quy trình
thu NSNN bằng tiền mặt khi chứng từ thu được lập từ chương trình hệ thống thông
tin thu, nộp NSNN (viết tắt là chương trình TCS)
1.1.1.1. Thu NSNN bằng Giấy nộp tiền
vào NSNN (mẫu 01-02/NS)
Mô tả quy trình:
(1) Khách hàng giao chứng từ nộp tiền
cho kế toán.
(2) Kế toán kiểm tra tính hợp pháp, hợp
lệ của chứng từ. Sau đó, nhập thông tin chứng từ trên chương trình TCS; in và
chuyển khách hàng ký trên Giấy nộp tiền vào NSNN (khi kế toán ghi nhận giao dịch
thu NSNN trên chương trình TCS, thông tin khoản thu sẽ tự động giao diện sang
chương trình KQKB-TT), kế toán ký tại chức danh “kế toán”, nhưng chưa ký kiểm
soát chức danh “Kế toán trưởng”; chuyển chứng từ giấy sang bộ phận kho quỹ.
(3) Khách hàng lập Bảng kê các loại tiền
nộp (mẫu BK
01a),
chuyển Bảng kê các loại tiền nộp và tiền cho kiểm ngân.
Kiểm ngân vào chương trình KQKB-TT chọn
chứng từ kế toán tương ứng được giao diện từ TCS sang, kiểm tra sự khớp đúng giữa
thông tin nhập trên máy của kế toán (tên đơn vị nộp, số tiền) và thông tin
tương ứng trên chứng từ thu, Bảng kê các loại tiền nộp; sau đó thu tiền theo Bảng
kê các loại tiền nộp, ký vào chức danh phù hợp và đóng dấu “Đã thu tiền” vào Giấy
nộp tiền vào NSNN và Bảng kê các loại tiền nộp; kiểm ngân lưu Bảng kê các loại
tiền nộp; sau đó, hoàn thiện việc nhập máy chương trình KQKB-TT các thông tin về
khách hàng (họ tên khách hàng, địa chỉ), chi tiết loại tiền khách hàng nộp;
chuyển trả toàn bộ chứng từ cho kế toán theo đường nội bộ.
Trường hợp không thực hiện được giao
diện từ TCS sang, kiểm ngân kiểm tra sự khớp đúng thông tin về tên đơn vị nộp,
số tiền bằng số với số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ thu với thông tin tương ứng
ghi trên Bảng kê các loại tiền nộp, sau đó thực hiện thu tiền, nhập liệu thủ
công vào chương trình KQKB- TT.
Trường hợp kiểm ngân sử dụng Bảng kê
các loại tiền nộp được in từ chương trình KQKB-TT (khi cần thiết) hoặc lập hộ Bảng
kê các loại tiền nộp cho khách hàng, sau khi kiểm ngân kiểm tra sự khớp đúng
các thông tin như hướng dẫn trên, kiểm ngân nhập máy chương trình KQKB-TT các
thông tin về khách hàng (họ tên khách hàng, địa chỉ), chi tiết loại tiền khách
hàng nộp; in Bảng kê các loại tiền nộp từ chương trình; đưa bảng kê cho khách
hàng ký nhận; thu tiền theo bảng kê; ký và đóng dấu “Đã thu tiền” vào Giấy nộp
tiền vào NSNN và Bảng kê các loại tiền nộp.
(4), (5) Kế toán nhận các liên chứng từ
thu tiền mặt do kiểm ngân chuyển trả theo đường nội bộ và trình Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng ký chứng từ, chuyển lại
cho kế toán viên đóng dấu của bộ phận kế toán hoặc dấu của Phòng giao dịch.
Đối với Điểm giao dịch, vì không có Kế
toán trưởng, sau khi kế toán nhận các liên chứng từ thu tiền mặt do kiểm ngân chuyển
trả thực hiện đóng dấu của Điểm giao dịch.
(6) Khách hàng nhận lại 01 liên Giấy nộp
tiền vào NSNN từ kế toán.
1.1.1.2. Thu NSNN bằng
Biên lai thu
Quy trình thu NSNN bằng Biên lai thu
như sau:
Mô tả quy trình:
(1) Khách hàng giao văn bản của cơ
quan nhà nước có thẩm quyền về việc yêu cầu khách hàng nộp tiền vào NSNN (quyết
định xử phạt vi phạm hành chính,...) cho kế toán.
(2) Đối với Biên lai thu được lập thủ
công: Kế toán lập 04 liên Biên lai thu, chỉ lưu tại cuống 01 liên, các liên còn
lại kèm hồ sơ chuyển cho kiểm ngân theo đường nội bộ.
Đối với Biên lai thu được lập và in từ
chương trình TCS (mẫu C1-10/NS): Kế toán lập 03 liên Biên lai thu, chuyển khách
hàng ký; kế toán chuyển toàn bộ các liên Biên lai thu kèm hồ sơ cho kiểm ngân
theo đường nội bộ.
(3) Khách hàng chuẩn bị số tiền cần nộp,
giao cho kiểm ngân.
Kiểm ngân thực hiện thu tiền theo Biên
lai thu, ký vào “Người thu/nhận tiền”, đóng dấu “Đã thu tiền” lên Biên lai thu.
(4) Khách hàng nhận lại 02 liên Biên
lai thu từ kiểm ngân.
(5) Kiểm ngân lập thủ công Bảng kê tổng
hợp số tiền thu được trong ngày từ các Biên lai thu (thông tin trên Bảng kê này
gồm những thông tin bắt buộc: ngày giao dịch, tên người nộp, đơn vị nộp, nội
dung nộp, số tiền nộp theo chứng từ, số tiền nộp thực tế, tổng số tiền). Cuối
ngày, kiểm ngân lập Bảng kê các loại tiền nộp (tiền thu được từ Biên lai thu)
(mẫu BK01a) để đối chiếu
với kế toán và nộp vào quỹ. Đối với các Biên lai thu được lập thủ công, thực hiện
đối chiếu chứng từ kèm hồ sơ thu được trong ngày với liên lưu tại cuống của kế
toán bàn và Bảng kê biên lai thu do kế toán lập, ký và đóng dấu “Đã thu tiền”
vào liên lưu tại cuống. Đối với Biên lai thu được lập và in từ chương trình
TCS, kiểm ngân đối chiếu chứng từ kèm hồ sơ thu được trong ngày với Bảng kê
biên lai thu do kế toán lập (đã có chữ ký của kế toán, kế toán trưởng) đảm bảo
khớp đúng, số liệu trên Bảng kê tổng hợp số tiền thu được từ Biên lai thu trong
ngày do kiểm ngân lập phải khớp đúng với số liệu trên Bảng kê biên lai thu của
kế toán; đồng
thời
kế toán lập 01 liên Giấy nộp tiền vào NSNN.
Các bước tiếp theo tương tự với quy
trình thu NSNN bằng Giấy nộp tiền vào NSNN (tuy nhiên, kiểm ngân thực hiện nhập
thủ công trên chương trình, không chọn được giao diện từ kế toán sang). Cụ thể
các bước như sau:
+ Kế toán lập và ký Giấy nộp tiền vào
NSNN; chuyển chứng từ (Giấy nộp tiền vào NSNN và Bảng kê biên lai thu) cho kiểm
ngân theo đường nội bộ.
+ Kiểm ngân kiểm tra sự khớp đúng số
tiền trên Giấy nộp tiền vào NSNN, Bảng kê biên lai thu với số tiền trên Bảng kê
tổng hợp số tiền thu bằng biên lai thu trong ngày do kiểm ngân lập; vào chương
trình KQKB-TT nhập thông tin theo quy định và chi tiết loại tiền thu theo Bảng
kê các loại tiền nộp; ký vào chức danh phù hợp và đóng dấu “Đã thu tiền” lên Giấy
nộp tiền vào NSNN, Bảng kê các loại tiền nộp; chuyển trả chứng từ cho kế toán
(Giấy nộp tiền vào NSNN, Bảng kê biên lai thu, Biên lai thu kèm hồ sơ của khách
hàng); kiểm ngân lưu Bảng kê tổng hợp số tiền thu bằng biên lai thu, Bảng kê
các loại tiền nộp.
(6) Kế toán trình kế toán trường ký chứng
từ, đóng dấu, lưu chứng từ theo quy định.
1.1.2. Quy trình
thu tiền mặt khi chứng từ thu được hạch toán trên
chương trình TABMIS
Mô tả quy trình:
(1) Khách hàng giao chứng từ nộp tiền
(giấy nộp tiền vào tài khoản (mẫu C4-08/KB),...) cho kế toán.
(2) Kế toán hạch toán và ký trên chứng
từ (giấy nộp tiền vào tài khoản,...), chuyển chứng từ cho kiểm ngân theo đường
nội bộ.
(3) Khách hàng lập Bảng kê các loại tiền
nộp (mẫu BK01a), chuyển bảng kê và tiền cho kiểm ngân.
Kiểm ngân kiểm tra sự khớp đúng thông
tin về tên đơn vị nộp, số tiền bằng số với số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ
thu với thông tin tương ứng ghi trên Bảng kê các loại tiền nộp, sau đó thực hiện
thu tiền theo bảng kê, ký vào chức danh phù hợp và đóng dấu “Đã thu tiền” vào
chứng từ thu và bảng kê; kiểm ngân lưu Bảng kê các loại tiền nộp; sau
đó, nhập máy chương trình KQKB-TT các thông tin theo quy định, chi tiết loại tiền
khách hàng nộp; chuyển trả toàn bộ chứng từ cho kế toán theo đường nội bộ.
(4), (5) Kế toán nhận các liên chứng từ
thu tiền mặt do kiểm ngân chuyển trả theo đường nội bộ và trình Kế toán trưởng.
Kế toán trưởng ký chứng từ, chuyển lại
cho kế toán viên đóng dấu của bộ phận kế toán hoặc dấu của Phòng giao dịch.
Đối với Điểm giao dịch, vì không có Kế
toán trưởng, sau khi kế toán nhận các liên chứng từ thu tiền mặt do kiểm ngân
chuyển trả thực hiện đóng dấu của Điểm giao dịch.
(6) Khách hàng nhận lại 01 liên chứng
từ từ kế toán.
1.2. Thu tiền mặt tại điểm giao dịch
chuyển về
Mô tả quy trình:
Cuối ngày hoặc định kỳ theo quy định,
kế toán điểm giao dịch lập Bảng tổng hợp các nghiệp vụ tại đơn vị kế toán phụ
thuộc (mẫu S2-09/KB/TABMIS), thủ quỹ điểm giao dịch lập 02 liên Bảng kê các loại
tiền nộp (mẫu BK01a).
a) Trường hợp 1: Tiền từ điểm
giao dịch chuyển về thực hiện kiểm đếm ngay
(1) Kế toán điểm giao dịch giao Bảng tổng hợp các
nghiệp vụ tại đơn vị kế toán phụ thuộc và toàn bộ chứng từ cho kế toán trung
tâm.
(2) Kế toán trung tâm kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ
của chứng từ theo bảng kê tổng hợp. Sau đó, hạch toán trên chương trình máy
tính các nghiệp vụ kế toán liên quan đến chứng từ đã nhận theo bảng kê tổng hợp;
lập Giấy nộp tiền vào NSNN, đồng thời ký trên giấy chức danh “kế toán” vào Bảng
tổng hợp các nghiệp vụ tại đơn vị kế toán phụ thuộc, nhưng chưa ký kiểm soát chức
danh “Kế toán trưởng”; chuyển chứng từ giấy theo đường nội bộ sang bộ phận kho
quỹ.
(3) (4) Thủ quỹ (điểm giao dịch) giao
Bảng kê các loại tiền nộp (mẫu BK01a) và tiền cho thủ quỹ (KBNN trung tâm).
Thủ quỹ (KBNN trung tâm) kiểm tra sự
khớp đúng số tiền bằng số với số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ thu với số tiền
ghi trên Bảng kê các loại tiền nộp, sau đó thực hiện thu tiền theo Bảng kê các
loại tiền nộp, ký và đóng dấu “Đã thu tiền” vào chứng từ và Bảng kê các loại tiền
nộp; thủ quỹ (KBNN trung tâm) lưu 01 Bảng kê các loại tiền nộp; nhập máy chương
trình KQKB-TT các thông tin về thủ quỹ điểm giao dịch (họ tên, địa chỉ), chi tiết
loại tiền thu; Thủ quỹ (trung tâm) trả 01 liên Bảng kê các loại tiền nộp cho thủ
quỹ điểm giao dịch và toàn bộ chứng từ cho kế toán trung tâm theo đường nội bộ.
(5) Kế toán trung tâm nhận lại các chứng
từ của điểm giao dịch do thủ quỹ (KBNN trung tâm) chuyển trả và trình kế toán
trưởng ký duyệt chứng từ; đóng dấu của bộ phận kế toán; trả 01 liên Bảng tổng hợp
các nghiệp vụ tại đơn vị kế toán phụ thuộc cho kế toán điểm giao dịch.
b) Trường hợp 2: Tiền từ điểm giao dịch
chuyển về chưa thực hiện kiểm đếm ngay (gửi kho theo bao nguyên niêm phong)
Bước (1), (2) thực hiện như hướng dẫn
tại trường hợp 1.
(3) (4) Thủ quỹ (điểm giao dịch) giao
Bảng kê các loại tiền nộp cho thủ quỹ (KBNN trung tâm).
Thủ quỹ (KBNN trung tâm) kiểm tra sự
khớp đúng số tiền
bằng số với số tiền bằng chữ ghi trên chứng từ thu với số tiền ghi trên Bảng kê
các loại tiền nộp, đồng thời nhập máy chương trình KQKB-TT các thông tin về thủ
quỹ điểm giao dịch (họ tên, địa chỉ), chi tiết loại tiền thu.
Để thực hiện việc nhận tiền mặt gửi
kho theo bao nguyên niêm phong của thủ quỹ (điểm giao dịch), thực hiện tương tự
quy trình 3.1.1.2 (Quy trình nhập tiền mặt từ thủ quỹ về thủ kho); chỉ khác tại
bước (3), (4), (5) của quy trình 3.1.1.2, Ban quản lý kho và Phụ trách kho quỹ
chứng kiến thủ quỹ điểm giao dịch đóng bao, niêm phong bao, sau đó thủ kho ký Bảng
kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho (mẫu BK04b) với thủ quỹ điểm giao dịch;
thủ quỹ (KBNN trung tâm) lưu Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập
kho) (mẫu BK04a); thủ quỹ điểm giao dịch lưu 01 liên Bảng kê giao nhận tiền mặt
theo bao; thủ kho lưu 01 liên Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao.
Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, thủ
kho giao lại bao tiền gửi kho cho thủ quỹ điểm giao dịch để giao nộp cho thủ quỹ
(KBNN trung tâm): việc xuất kho tương tự quy trình 3.1.1.1 (Quy trình xuất tiền
mặt từ thủ kho cho thủ quỹ), chỉ khác là tại bước (1), “thủ quỹ (KBNN trung
tâm) căn cứ Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho do thủ quỹ điểm giao dịch
giao cho..và tại bước (4) của quy trình này, “...thủ kho giao bao tiền cho thủ
quỹ điểm giao dịch, 02 bên ký nhận vào Bảng kê giao nhận tiền mặt theo
bao tại kho”.
Sau đó, trước sự chứng kiến của Ban quản
lý kho, phụ trách kho quỹ, thủ quỹ điểm giao dịch cắt bỏ niêm phong bao, giao
tiền cho thủ quỹ (KBNN trung tâm) kiểm nhận theo Bảng kê các loại tiền nộp đã
nhận hôm trước; ký, đóng dấu “Đã thu tiền” vào chứng từ và bảng kê các loại tiền
nộp; thủ quỹ (KBNN trung tâm) lưu 01 bảng kê các loại tiền nộp; thủ quỹ (KBNN
trung tâm) trả 01 liên Bảng kê các loại tiền nộp cho thủ quỹ điểm giao dịch và
toàn bộ chứng từ cho kế toán trung tâm theo đường nội bộ.
(5) Kế toán trung tâm nhận lại các chứng từ của điểm
giao dịch do thủ quỹ (KBNN trung tâm) chuyển trả và trình kế toán trưởng ký duyệt
chứng từ; đóng dấu của bộ phận kế toán; trả 01 liên Bảng tổng hợp các nghiệp vụ tại đơn
vị kế toán phụ thuộc cho kế toán điểm giao dịch.
1.3. Lĩnh tiền mặt từ tài khoản của Kho
bạc mở tại Ngân
hàng
Khi giao nhận, kiểm đếm tiền mặt giữa
Kho bạc với Ngân hàng, Kho bạc trực tiếp nhận, kiểm đếm theo tờ, miếng tại ngân
hàng (quy định tại trường hợp 1 của quy trình này) hoặc có sự thỏa thuận bằng
văn bản, xác định rõ cách thức kiểm đếm, trách nhiệm của mỗi bên khi xảy ra thừa,
thiếu (thông thường xảy ra 02 tình huống được hướng dẫn tại trường hợp
2, 3 của quy trình này).
Mô tả quy trình:
a) Trường hợp 1: Thực hiện kiểm đếm
ngay tại ngân hàng
(1) (2) Căn cứ nhu cầu rút tiền mặt,
thủ quỹ lập “Giấy đề nghị rút tiền mặt” chuyển cho kế toán theo đường nội bộ.
Kế toán lập chứng từ rút tiền mặt
trình các thành phần ký duyệt theo quy định, giao cho công chức được ủy quyền
(thủ quỹ hoặc kiểm ngân) để đi nhận tiền mặt từ ngân hàng.
(3) (4) Công chức khi đi lĩnh tiền
ngân hàng về, giao chứng từ lĩnh tiền ngân hàng cho kế toán, kế toán đối chiếu
với chứng từ lưu tại kế toán đảm bảo khớp đúng, nhập trên chương trình TABMIS;
lập Phiếu thu (mẫu C6-05/KB); chuyển chứng từ sang thủ quỹ theo đường nội bộ.
Thủ quỹ căn cứ vào chứng từ do kế toán
chuyển sang, vào chương trình
KQKB-TT nhập các thông tin theo quy định, chi tiết các loại tiền thu theo bảng
kê các loại tiền chi của ngân hàng; in Bảng kê giao nhận các loại tiền (mẫu BK01c).
Thủ quỹ và người lĩnh tiền (nếu người
đi nhận tiền ngân hàng không phải thủ quỹ) thực hiện giao nhận tiền theo Bảng
kê các loại tiền chi của ngân hàng đảm bảo khớp đúng; người giao, người nhận ký
trên Bảng kê giao nhận các loại tiền; thủ quỹ ký và đóng dấu “Đã thu tiền” vào
Phiếu thu.
Thủ quỹ chuyển chứng từ cho kế toán
theo đường nội bộ.
(5) Kế toán trình Kế toán trưởng ký chứng
từ; kế toán đóng dấu của bộ phận kế toán lên chứng từ.
Thủ quỹ lưu 01 liên Phiếu thu (đã có
chữ ký của các thành phần theo quy định, dấu “Đã thu tiền” và dấu của bộ phận kế
toán), Bảng kê giao nhận các loại tiền, bảng kê các loại tiền chi của ngân
hàng, giấy đề nghị và chứng từ rút tiền mặt ngân hàng gửi lại.
b) Trường hợp 2: Không thực hiện kiểm
đếm ngay tại ngân hàng, thành lập Hội đồng kiểm đếm ngay sau khi lĩnh tiền từ
ngân hàng về
Tương tự trường hợp 1, chỉ khác tại bước
(3), (4), việc kiểm đếm tiền được thực hiện bởi Hội đồng.
c) Trường hợp 3: Không thực hiện kiểm
đếm ngay tại ngân hàng, chưa thành lập Hội đồng kiểm đếm
ngay sau khi lĩnh tiền từ ngân hàng về, gửi tiền theo bao nguyên niêm phong vào
kho
Thực hiện tương tự các bước (1), (2) tại
trường hợp 1.
Tương tự các bước (3), (4) tại trường
hợp 1, chỉ khác: thủ quỹ và người lĩnh tiền không thực hiện giao nhận tiền,
không ký Bảng kê giao nhận các loại tiền.
Các bước tiếp theo khi thực hiện gửi
kho bao tiền nguyên niêm phong tương tự quy trình quy định tại mục 1.2. Trường
hợp 2 Tiền từ điểm giao dịch chuyển về chưa thực hiện kiểm đếm ngay (gửi kho
theo bao nguyên niêm phong).
1.4. Nhận điều chuyển tiền mặt từ KBNN
cấp tỉnh cho KBNN cấp huyện và ngược lại
Trường hợp đặc biệt cần thiết phải điều
chuyển tiền mặt, sau khi có ý kiến đồng ý của cấp trên, các đơn vị có liên quan
thực hiện các thủ tục để điều tiền mặt, mô hình điều tiền từ KBNN tỉnh cho KBNN huyện
như sau:
KBNN tỉnh 4 KBNN huyện
*) Tại KBNN tỉnh
Phòng Kế toán Nhà nước, KBNN tỉnh căn
cứ vào (lệnh điều vốn, lệnh điều chuyển...), lập Phiếu chi (mẫu C6-06/KB),
trình các thành phần ký theo quy định, đóng dấu của bộ phận kế toán, chuyển bộ
phận kho quỹ tỉnh.
Tại bộ phận kho quỹ (Thủ quỹ) căn cứ
vào Phiếu chi và tiền mặt thực tế tồn kho, vào chương trình KQKB-TT (Giao dịch\nhập
- xuất tiền mặt, chọn “quỹ điều hòa”, nghiệp vụ “xuất”, bút toán “thực”, đối tượng
“KBNN huyện càn điều chuyển tiền”, nhập thông tin trên chương trình về người đại
diện nhận (nếu KBNN huyện ủy quyền cho công chức của đơn vị đến KBNN tỉnh nhận
tiền), số CMND..., chi tiết loại tiền chi), in và ký Bảng kê giao nhận các loại
tiền (mẫu BK01c), ký Phiếu chi; giao tiền, Bảng kê giao nhận các loại tiền và
Phiếu chi cho công chức được ủy quyền đi nhận tiền của KBNN huyện ký, nhận.
Thủ quỹ (KBNN tỉnh) lưu 01 liên Phiếu
chi, 01 Bảng kê giao nhận các loại tiền và 01 bản Lệnh điều chuyển.
Chuyển trả thủ quỹ (KBNN huyện nhận điều
chuyển) 01 liên Phiếu chi và 01 Bảng kê giao nhận các loại tiền.
(Trường hợp thủ quỹ KBNN tỉnh trực tiếp
mang tiền điều chuyển cho KBNN huyện, thủ quỹ KBNN tỉnh chỉ ký Phiếu
chi, không phải in Bảng kê giao nhận các loại tiền).
*) Tại KBNN huyện
Công chức thực hiện công việc kế toán
căn cứ vào (lệnh điều vốn, lệnh điều chuyển tiền, Bảng kê giao nhận các loại tiền...)
lập Phiếu thu chuyển công chức thực hiện công việc kho quỹ (thủ quỹ).
Thủ quỹ vào chương trình KQKB-TT nhận
điều chuyển mặt từ KBNN tỉnh về (chọn
chức năng “Nhận tiền mặt điều chuyển giữa các kho bạc”), việc giao nhận tiền mặt
tương tự như các bước khi nhận tiền từ ngân hàng về của quy trình “Lĩnh tiền mặt
từ tài khoản của Kho bạc mở tại Ngân hàng”.
2. Quy trình
chi tiền mặt
2.1. Chi tiền mặt tại trụ sở KBNN
Mô tả quy trình:
(1) Khách hàng giao chứng từ cho bộ phận
kiểm soát chi hoặc kế toán (Giấy rút dự toán ngân sách, Giấy rút tiền mặt từ
tài khoản tiền gửi, Phiếu chi...).
(2) Kiểm soát chi, kế toán kiểm tra chứng
từ, nhập thông tin vào TABMIS, ký vào chức danh “Kiểm soát chi”, “Kế toán”;
trình Kế toán trưởng và Giám đốc ký duyệt; chuyển chứng từ đã ký duyệt cho bộ
phận Kế toán.
(3) Kế toán viên chạy giao diện trên
TABMIS (đẩy từ phân hệ TABMIS- AP) để đẩy chứng từ chi sang KQKB-TT; đồng thời
chuyển chứng từ có đủ chữ ký theo quy định cho kiểm ngân theo đường nội bộ.
(4) Kiểm ngân nhận và kiểm soát chứng
từ (ngày tháng, họ tên, địa chỉ người lĩnh tiền; số CMND, ngày
tháng năm cấp, nơi cấp CMND (hoặc thẻ căn cước công dân); mã quan hệ ngân sách;
số tiền bằng số, bằng chữ); kiểm ngân lựa chọn chứng từ chi tương ứng từ TABMIS
giao diện sang, kiểm tra sự khớp đúng giữa thông tin trên máy do Kế toán chuyển sang và
số liệu trên chứng từ (trường hợp không thực hiện được giao diện với TABMIS, kiểm
ngân nhập thủ công vào máy); chuẩn bị tiền chi, nhập máy chi tiết loại tiền
chi; in Bảng kê các loại tiền lĩnh (mẫu BK01b); ký vào chức danh phù hợp trên Bảng
kê các loại tiền lĩnh và chứng từ chi; chuyển chứng từ chi và Bảng kê các loại
tiền lĩnh cho khách hàng ký nhận; chi tiền cho khách hàng; đóng dấu “đã chi tiền”
lên chứng từ chi và Bảng kê các loại tiền lĩnh; Kiểm ngân lưu Bảng kê các loại
tiền lĩnh.
(5) Kiểm ngân chuyển trả toàn bộ chứng
từ chi cho kế toán theo đường nội bộ.
(6) Khách hàng nhận 01 liên chứng từ
chi do kế toán/kiểm soát chi trả.
2.2. Nộp tiền mặt vào tài khoản của
Kho bạc mở tại Ngân hàng
(1) Thủ quỹ →
(2) Kế toán → (3) Thủ quỹ
Mô tả quy trình:
(1) Thủ quỹ lập “Giấy đề nghị nộp tiền
mặt” vào tài khoản của Kho bạc mở tại ngân hàng chuyển cho kế toán.
(2) Kế toán nhập thông tin nộp tiền mặt
vào chương trình TABMIS, ký vào Phiếu chi, lập chứng từ nộp tiền mặt vào tài
khoản của Kho bạc mở tại Ngân hàng, chuyển Kế toán trưởng, Giám đốc ký duyệt,
đóng dấu của bộ phận kế toán; chuyển chứng từ cho Thủ quỹ theo đường nội bộ.
(3) Thủ quỹ vào chương trình KQKB-TT
nhập máy các thông tin trên chương trình, chi tiết loại tiền nộp ngân hàng; thủ
quỹ in và ký Bảng kê giao nhận các loại tiền (mẫu BK01c), giao tiền cho công chức
được ủy quyền đi nộp tiền; ký và đóng dấu “Đã chi tiền” lên Phiếu chi; chuyển
Phiếu chi cho công chức được ủy quyền đi nộp tiền ký.
Thủ quỹ lưu 01 liên Phiếu chi (đã có
chữ ký của các thành phần theo quy định, dấu “Đã chi tiền” và dấu của bộ phận kế
toán), Bảng kê giao nhận các loại tiền, bảng kê các loại tiền thu và phiếu thu
của ngân hàng, giấy đề nghị và chứng từ nộp tiền mặt vào tài khoản của Kho bạc
mở tại Ngân hàng.
2.3. Điều chuyển tiền mặt từ KBNN cấp
tỉnh cho KBNN cấp huyện và ngược lại
Tương tự quy trình nhận điều chuyển tại
mục 1.4 bên trên.
3. Quy trình
quản lý giao nhận tiền mặt
3.1. Giao nhận tiền mặt giữa các bộ phận
thuộc nội bộ đơn vị
3.1.1. Quy trình
giao nhận tiền một giữa thủ kho và thủ quỹ
3.1.1.1. Quy
trình xuất tiền mặt từ thủ kho cho thủ quỹ
Mô tả quy trình:
Đầu giờ làm việc hoặc do nhu cầu chi,
thủ quỹ căn cứ vào tổng số tiền cần xuất lập “Giấy đề nghị xuất quỹ” trình Phụ
trách kho quỹ và Lãnh đạo đơn vị ký duyệt trên giấy.
(1) Căn cứ giấy đề nghị đã được Lãnh đạo
đơn vị phê duyệt, thủ quỹ thực hiện nhập bút toán xuất tiền mặt từ kho trên
chương trình KQKB-TT để điều tiền từ kho ra quỹ (thủ quỹ chọn Giao dịch\nhập -
xuất tiền mặt, chọn “kho”, nghiệp vụ “xuất”, đối tượng bộ phận nội bộ chọn “quỹ”,
“hỗ trợ”, tra cứu số dư tiền mặt đóng bao để chọn bao xuất ra), thủ quỹ in và ký
Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho) (mẫu BK04a), chuyển cho
thủ kho Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho) kèm Giấy đề nghị
xuất quỹ.
(2) Thủ kho căn cứ vào chứng từ thủ quỹ đưa, số
liệu trên Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo bao, hòm niêm phong (mẫu MS04a), nhập
máy xuất kho các bao tiền (thủ kho vào Giao dịch\nhập - xuất tài sản quý, chọn
“kho”, nghiệp vụ “xuất”, bấm vào nút tìm kiếm bên cạnh, chọn bao cần xuất), ký
Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho), in Bảng kê giao nhận tiền
mặt theo bao tại
kho
(mẫu BK04b).
Sau đó, chuyển chứng từ (Bảng kê chi
tiết và Giấy đề nghị) để Phụ trách Kho quỹ đối chiếu số liệu trên chương trình
đảm bảo khớp đúng, duyệt trên chương trình (vào Giao dịch\Phê duyệt nhập xuất
kho tài sản quý, chọn “kho”) và ký vào bảng kê chi tiết; chuyển lại chứng từ
cho thủ quỹ.
(3) Thủ quỹ căn cứ vào Bảng kê chi tiết
tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho) đã có đầy đủ chữ ký, vào chương trình nhận
chứng từ điều chuyển nội bộ (thủ quỹ vào Giao dịch\nhận tiền mặt điều chuyển nội
bộ, chọn “quỹ).
(4) Thủ kho có sự chứng kiến của Ban
Quản lý kho, Phụ trách Kho quỹ, xuất các bao tiền theo mã bao, tổng số tiền ghi
trên Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho) đã có đầy đủ chữ ký,
giao bao tiền cho thủ quỹ, thủ quỹ kiểm tra niêm phong và đối chiếu đảm bảo khớp
đúng số tiền trên từng Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (xuất kho)
tương ứng với số tiền trên niêm phong của từng bao, sau đó nhận các bao tiền
trước sự chứng kiến của Ban Quản lý kho và 02 bên ký nhận vào Bảng kê giao nhận
tiền mặt theo bao tại kho.
Thủ kho chuyển Kế toán trưởng, Giám đốc
ký trên Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho. Thủ kho lưu Bảng kê giao
nhận tiền mặt theo bao tại kho và Giấy đề nghị xuất quỹ.
Thủ quỹ lưu Bảng kê chi tiết tiền mặt
theo bao tại kho (xuất kho).
3.1.1.2. Quy trình nhập tiền mặt từ thủ
quỹ về thủ kho
Mô tả quy trình:
Cuối ngày, sau khi toàn bộ tiền giao dịch
trong ngày đã được giao nộp hết về quỹ; Thủ quỹ tự kiểm đếm, sắp xếp tiền dự kiến
để đóng vào từng bao.
(1) Thủ quỹ nhập vào chương trình
KQKB-TT số tiền theo từng bao tiền dự kiến đóng (thủ quỹ chọn Giao dịch\nhập -
xuất tiền mặt, chọn “quỹ điều hòa”, nghiệp vụ “xuất”, đối tượng bộ phận nội bộ
chọn “kho”), in Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho) (mẫu
BK04a) ký vào phần “người giao” chuyển thủ kho.
(2) Thủ kho căn cứ vào tổng số tiền
ghi trên Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho), thực hiện nhập
kho tiền mặt đóng bao trên chương trình (thủ kho vào Giao dịch\nhập - xuất tài
sản quý, chọn “kho”, nghiệp vụ “nhập”, đối tượng bộ phận nội bộ “quỹ”, loại
hình “khác”, chủng loại “tiền mặt đóng bao”, bấm tìm kiếm bên cạnh để tra cứu
bao), in tem tài sản, in Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho (mẫu BK04b),
ghi tay mã bao trên “Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho” vào mã bao
trên “Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho)”, ký vào “Bảng kê
chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho)”.
Sau đó, chuyển “Bảng kê chi tiết tiền
mặt theo bao tại kho (nhập kho)” để Phụ trách Kho quỹ đối chiếu trên máy, duyệt
trên chương trình (vào chương trình chọn Giao dịch\phê duyệt nhập xuất kho tài
sản quý, chọn “kho”) và ký vào Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập
kho); chuyển chứng từ lại cho thủ quỹ.
(3) (4) (5) Thủ quỹ căn cứ Bảng kê chi
tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho) đã có đầy đủ chữ ký vào chương trình
nhận chứng từ điều chuyển nội bộ (thủ quỹ chọn Giao dịch\nhận tiền mặt điều
chuyển nội bộ, chọn “kho”).
Thủ quỹ có sự chứng kiến của Ban quản
lý kho và Phụ trách kho quỹ đóng tiền vào bao theo “Bảng kê chi tiết tiền mặt
theo bao tại kho (nhập kho)”, “Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho”,
niêm phong bao.
Thủ kho nhận tiền mặt đóng bao, dán
tem tài sản lên bao
tiền, ký giao nhận “Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho”với Thủ quỹ.
Thủ kho chuyển Kế toán trưởng, Giám đốc
ký trên “Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao tại kho”.
Thủ quỹ lưu Bảng kê chi tiết tiền mặt
theo bao tại kho (nhập kho).
Lưu ý:
- Thủ kho tập hợp Bảng kê giao nhận tiền
mặt theo bao tại kho, Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao tại kho (nhập kho), cuối
ngày in Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo bao, hòm niêm phong (mẫu MS04a) để
các thành phần ký theo quy định.
- Số tiền giao nhận từng lần, số tồn
tiền trong Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo cơ cấu mệnh giá tiền (mẫu MS04c)
và Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho theo bao, hòm niêm phong (mẫu MS04a) phải đảm bảo
khớp nhau.
3.1.2. Quy trình
giao nhận tiền mặt giữa thủ quỹ và quầy giao dịch
3.1.2.1. Quy trình xuất tiền mặt từ thủ
quỹ ra quầy giao dịch
Đầu giờ làm việc, thủ quỹ giao tiền mặt
cho bộ phận chi tiền (kiểm ngân) theo bó niêm phong, trường hợp giao các thếp,
tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ.
Thủ quỹ căn cứ vào tổng số tiền cần xuất
cho quầy giao dịch vào chương trình KQKB-TT nhập tổng số tiền cần xuất cho quầy
giao dịch. In và ký Bảng kê giao nhận các loại tiền (mẫu BK01c), chuyển bảng kê
giao nhận các loại tiền cho kiểm ngân.
Kiểm ngân thực hiện nhận điều chuyển
tiền giữa các bộ phận trên chương trình.
Sau đó, kiểm ngân kiểm đếm số tiền thủ
quỹ giao đảm bảo khớp đúng với bảng kê giao nhận, ký Bảng kê giao nhận các loại
tiền.
3.1.2.2. Quy trình chuyển tiền mặt từ
quầy giao dịch về cho thủ quỹ
Cuối ngày làm việc (hoặc theo yêu cầu)
của thủ quỹ, kiểm ngân (quầy giao dịch) thực hiện giao nộp toàn bộ số tiền hiện
có tại quầy giao dịch (hoặc số tiền thủ quỹ yêu cầu) cho Thủ quỹ. Việc giao nhận
theo bó niêm phong; trường hợp giao các thếp, tờ lẻ phải kiểm đếm từng tờ.
Kiểm ngân vào chương trình nhập máy số
tiền cần chuyển, in và ký Bảng kê giao nhận các loại tiền (mẫu BK01c), chuyển
cho thủ quỹ.
Sau đó, thủ quỹ vào chương trình nhận
điều chuyển tiền mặt nội bộ, nhận số tiền kiểm ngân giao nộp trên chương trình;
kiểm đếm số tiền kiểm ngân giao đảm bảo khớp đúng với số liệu trên chương trình
và bảng kê giao nhận, ký Bảng kê giao nhận các loại tiền.
Lưu ý:
- Tổng số tiền mặt của kiểm ngân thu
giao nộp cho thủ quỹ trong ngày giao dịch phải bằng toàn bộ số tiền mặt thu
trong ngày ghi trên các chứng từ thu, trên các Bảng kê các loại tiền nộp và số
tiền ứng đầu ngày.
- Tổng số tiền mặt của kiểm ngân chi
giao nộp cho thủ quỹ phải bằng tổng số tiền của bộ phận chi đã nhận của thủ quỹ
trừ đi số tiền đã chi theo chứng từ, Bảng kê các loại tiền lĩnh.
- Cuối ngày, kiểm ngân tập hợp các Bảng
kê giao nhận các loại tiền trong ngày để đối chiếu với số liệu trên sổ giao nhận
tiền mặt tại quầy giao dịch (mẫu MS11) đảm bảo khớp đúng, ký sổ.
3.2. Quy trình giao nhận tiền mặt gửi
kho của Phòng Giao dịch với kho của KBNN tỉnh
Trường hợp Phòng Giao dịch có kho tiền
thực hiện quy trình xuất, nhập tiền mặt tại kho tương tự quy trình tại mục 3.1.
Trường hợp Phòng Giao dịch không có
kho, phải gửi tại kho của KBNN tỉnh. Để quản lý, theo dõi số liệu tiền gửi của
Phòng Giao dịch tại KBNN tỉnh, bộ phận tin học KBNN tỉnh tạo thêm kho giữ tiền
của Phòng Giao dịch trên chương trình KQKB-TT (đặt tên kho là “Kho tạm”). Mỗi lần
giao nhận tiền mặt gửi kho, người giao, người nhận và Ban quản lý kho phải ký
vào Bảng kê và Biên bản giao nhận. Quy trình giao nhận tiền mặt gửi kho của
Phòng Giao dịch với kho của KBNN tỉnh như sau:
3.2.1. Quy trình giao
nhận tiền mặt gửi kho theo bao nguyên niêm phong cuối
ngày giao dịch
3.2.1.1. Tại Phòng
Giao dịch
Mô tả quy trình:
Quy trình nhập tiền mặt từ thủ quỹ về
thủ kho tại Phòng Giao dịch tương tự quy trình nhập tiền mặt từ thủ quỹ về thủ
kho (tại mục 3.1.1.2), chỉ khác tại Phòng Giao dịch không có thủ kho nên thủ quỹ
(Phòng Giao dịch) thực hiện nhập máy kiêm vai trò của thủ kho.
Sau khi đã niêm phong bao tiền, dán
tem tài sản lên bao tiền, thủ quỹ (Phòng Giao dịch) mang bao tiền và chứng từ
sang kho KBNN tỉnh để làm các thủ tục gửi kho.
3.2.1.2. Tại KBNN tỉnh
Mô tả quy trình:
(1) Thủ quỹ Phòng Giao dịch mang Giấy
đề nghị gửi kho và tiền mặt đóng bao sang cho thủ kho của kho KBNN tỉnh.
(2) Căn cứ vào Giấy đề nghị, thủ kho
KBNN tỉnh nhập kho tiền gửi theo bao nguyên niêm phong vào chương trình KQKB-TT
(chọn Giao dịch\Nhập xuất tài sản quý, chọn kho Phòng Giao dịch, nghiệp vụ “nhập”,
đối tượng “khác”, loại hình “khác”, chủng loại tài sản “khác”); in Bảng kê nhập
tài sản quý (mẫu BK02), chuyển thủ quỹ Phòng Giao dịch ký bên giao, thủ kho ký
bên nhận; in tem tài sản; in Biên bản giao nhận tài sản (mẫu 04a (TT122)).
Thủ kho chuyển Bảng kê nhập tài sản
quý đã có chữ ký bên giao, bên nhận cho Phụ trách kho quỹ để kiểm tra, ký trên
chương trình máy và Bảng kê.
Thủ kho có sự chứng kiến của Ban quản
lý kho, phụ trách kho quỹ thực hiện nhận các bao tiền theo chứng từ và mã bao
trên bao tiền, kiểm tra niêm phong đảm bảo khớp đúng, dán tem tài sản quản lý tại kho
KBNN tỉnh lên bao tiền; Giám đốc KBNN tỉnh ký Biên bản giao nhận tài sản với
Trưởng Phòng Giao dịch.
Thủ kho lưu 01 liên Bảng
kê nhập tài sản quý, 01 liên Biên bản giao nhận và Giấy đề nghị gửi kho; đồng
thời giao lại cho thủ quỹ Phòng Giao dịch 01 liên Bảng kê nhập tài sản quý, 01
liên Biên bản giao nhận; kế toán trưởng lưu 01 liên Biên bản giao nhận.
Cuối ngày, thủ kho KBNN tỉnh in Sổ
theo dõi nhập, xuất tài sản quý (mẫu MS03) để các thành phần ký theo quy định.
3.2.2. Quy trình nhận
lại tiền mặt gửi kho theo bao nguyên niêm phong đầu ngày hoặc khi phát sinh nhu
cầu của Phòng Giao dịch
3.2.2.1 Tại KBNN tỉnh
Mô tả quy trình:
Đầu giờ sáng ngày làm việc kế tiếp, thủ
quỹ Phòng Giao dịch nhận lại toàn bộ hoặc một số bao tiền đã gửi.
(1) Thủ quỹ Phòng Giao dịch đưa Giấy đề
nghị xuất kho (đã có đầy đủ chữ ký của Kế toán trưởng, Trưởng Phòng giao dịch,
trên giấy đề nghị ghi rõ mã bao của Phòng Giao dịch và mã bao tương ứng của kho
KBNN tỉnh) cho thủ kho KBNN tỉnh.
(2) Thủ kho KBNN tỉnh căn cứ Giấy đề
nghị vào chương trình KQKB-TT nhập bút toán xuất kho các bao tiền (chọn “Nhập
xuất tài sản quý”, kho Phòng Giao dịch, nghiệp vụ “xuất”, đối tượng “khác”, loại
hình “khác”, chủng loại tài sản “khác”), in và ký Bảng kê xuất tài sản quý (mẫu BK02) với thủ quỹ
Phòng Giao dịch; in Biên bản giao nhận tài sản (mẫu 04a (TT122)).
Thủ kho chuyển Bảng kê xuất tài sản
quý đã có chữ ký của bên giao, bên nhận trình Phụ trách kho quỹ .
Phụ trách kho quỹ đối chiếu số tiền đã
nhập trên chương trình với số tiền trên Bảng kê xuất tài sản quý đảm bảo khớp
đúng, thực hiện ký trên bảng kê và trên máy.
Thủ kho có sự chứng kiến của Ban Quản
lý kho, phụ trách kho quỹ thực hiện việc giao nhận tài sản gửi kho. Thủ kho căn
cứ vào Bảng kê xuất tài sản quý giao bao tiền cho thủ quỹ Phòng giao dịch; thủ
quỹ Phòng giao dịch kiểm tra niêm phong và đối chiếu đảm bảo khớp đúng số tiền
trên bảng kê tương ứng với số tiền trên niêm phong của từng bao, sau đó nhận
các bao tiền; Giám đốc KBNN tỉnh và Trưởng phòng Giao dịch ký Biên bàn giao nhận
tài sản.
Thủ kho lưu 01 liên Bảng kê xuất tài sản
quý, 01 liên Biên bản giao nhận và Giấy đề nghị xuất kho; đồng thời giao lại
cho thủ quỹ Phòng Giao dịch 01 liên Bảng kê xuất tài sản quý, 01 liên Biên bản
giao nhận; Kế toán trưởng lưu 01 liên Biên bản giao nhận tài sản.
Cuối ngày, thủ kho KBNN tỉnh in Sổ
theo dõi nhập, xuất tài sản quý (mẫu MS03) để các thành phần ký theo quy định.
3.2.2.2. Tại Phòng Giao dịch
Sau khi thủ quỹ Phòng Giao dịch nhận
tiền mặt đóng bao từ kho KBNN tỉnh về, thủ quỹ Phòng Giao dịch thực hiện nhập
máy chương trình KQKB-TT tương tự quy trình xuất tiền mặt từ thủ kho cho thủ quỹ
(mục 3.1.1.1), chỉ khác vì Phòng Giao dịch không có thủ kho nên thủ quỹ Phòng
Giao dịch kiêm cả 2 vai khi nhập vào chương trình KQKB-TT.
4. Quy trình
nghiệp vụ khác
4.1. Quy trình quản lý tạm ứng; hoàn tạm ứng
giữa thủ quỹ cho các bàn giao dịch và điểm giao dịch (để có tiền lẻ trả lại cho
khách hàng)
Đối với những đơn vị KBNN có doanh số
thu, chi tiền mặt lớn, để có tiền lẻ trả lại cho khách hàng đầu giờ sáng, thủ
quỹ có thể ứng một lượng tiền giao dịch nhất định cho các bàn giao dịch và điểm
giao dịch. Cuối ngày, các bàn giao dịch, điểm giao dịch phải hoàn lại cho thủ
quỹ số tiền đã ứng.
a) Trường hợp 1: Tạm ứng tiền khi bàn
giao dịch, điểm giao dịch chỉ thực hiện nghiệp vụ thu NSNN và có chương trình
KQKB-TT kết nối được với kho quỹ trung tâm.
Mô tả quy trình:
(1) Đầu giờ sáng, thủ quỹ lập giấy đề
nghị tạm ứng tiền lẻ
chuyển Kế toán trưởng ký, trình Giám đốc Kho bạc tỉnh/huyện duyệt. Sau đó, thủ
quỹ chuẩn bị tiền lẻ để tạm ứng cho từng bàn giao dịch, điểm giao dịch. Khi thủ
quỹ giao tiền cho các bàn giao dịch, điểm giao dịch phải nhập máy theo dõi, ký
bảng kê giao nhận tiền với kiểm ngân, thủ quỹ điểm giao dịch (tương tự quy
trình xuất tiền từ thủ quỹ cho quầy giao dịch). Tuy nhiên, khi thủ quỹ xuất tiền
ghi diễn giải nội dung là “chi tạm ứng tiền lẻ để giao dịch”.
(2) Cuối ngày, các bàn giao dịch, điểm
giao dịch hoàn số tiền tạm ứng lại cho thủ quỹ. Việc hoàn tạm ứng tương tự quy
trình chuyển tiền mặt từ quầy giao dịch về cho thủ quỹ. Tuy nhiên, khi kiểm
ngân xuất tiền ghi diễn giải là “hoàn tạm ứng tiền lẻ giao dịch”, số tiền hoàn
tạm ứng bằng đúng số tiền đã nhận đầu giờ sáng (chi tiết từng loại tiền có thể
thay đổi).
b) Trường hợp 2: Tạm ứng tiền khi bàn
giao dịch, điểm giao dịch chỉ thực hiện nghiệp vụ thu NSNN, nhưng không có
chương trình KQKB-TT kết nối được với kho quỹ trung tâm.
Quy trình tương tự quy định tại trường
hợp 1, chỉ khác cách thức nhập máy, cụ thể:
Cách nhập máy tương ứng quy trình tại
bước (1) của trường hợp 1 như sau: Thủ quỹ vào Giao dịch\nhập - xuất tiền mặt,
chọn “quỹ điều hòa”, nghiệp vụ “xuất”, đối tượng bộ phận nội bộ chọn bàn giao dịch
hoặc điểm giao dịch cần tạm ứng, số tiền kế toán nhập dương (+) số tiền chi ứng,
nhập số tiền tạm ứng vào ô số tiền trả chi tiết theo cơ cấu mệnh giá.
Cách nhập máy tương ứng quy trình tại
bước (2) của trường hợp 1 như sau: Thủ quỹ vào Giao dịch\nhập - xuất tiền mặt,
chọn “quỹ điều hòa”, nghiệp vụ “xuất”, đối tượng bộ phận nội bộ chọn bàn giao dịch
hoặc điểm giao dịch hoàn tạm ứng, số tiền kế toán nhập âm (-) số tiền nhận hoàn
ứng, nhập số tiền hoàn ứng vào ô số tiền nhận chi tiết theo cơ cấu mệnh giá.
4.2. Quy trình quản lý đổi tiền theo mệnh
giá
Mô tả quy trình:
Việc đổi tiền cho khách hàng phải được
sự đồng ý của lãnh đạo đơn vị và phải lập bảng kê, nhập máy theo dõi, quản lý.
Để đảm bảo an toàn, tránh nhầm lẫn, việc đổi tiền chỉ được thực hiện thông qua
thủ quỹ hoặc kiểm ngân chi.
(1) Khi có nhu cầu đổi tiền khách hàng
lập “Giấy đề nghị đổi tiền theo mệnh giá” chuyển cho kiểm ngân chi hoặc thủ quỹ.
(2) Kiểm ngân chi hoặc thủ quỹ trình
lãnh đạo đơn vị phê duyệt trên giấy.
(3) Kiểm ngân chi hoặc thủ quỹ nhận tiền
mặt muốn đổi của khách hàng, kiểm đếm khớp với số tiền trên “Giấy đề nghị đổi tiền theo mệnh
giá” (vào Giao dịch\nhập - xuất tiền mặt, chọn nghiệp vụ “chuyển loại”, không
nhập số tiền kế toán, nhập nhận số tiền của khách chi tiết theo từng loại tiền
khách hàng đưa và nhập trả chi tiết theo từng loại tiền khách hàng muốn nhận lại
vào chương trình KQKB-TT, đảm bảo tổng số tiền nhận bằng tổng số tiền trả). Kiểm
ngân chi hoặc thủ quỹ in và ký trên Bảng kê đổi tiền (mẫu BK03); giao tiền kèm
bảng kê đổi tiền cho khách hàng. Khách hàng nhận tiền và ký bảng kê.
Kiểm ngân chi/thủ quỹ lưu Giấy đề nghị
đổi tiền theo mệnh giá và 01 Bảng kê đổi tiền; chuyển khách hàng 01 Bảng kê đổi
tiền đã có chữ ký bên giao, bên nhận.
4.3. Quy trình thu, đổi tiền không đủ
tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu hành
a) Trường hợp 1: Phát sinh tiền không
đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền
đình chỉ lưu hành trong quá trình giao dịch với khách hàng
- Trong quá trình giao dịch
với khách hàng phát sinh tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, tiền đình chỉ lưu
hành, kiểm ngân phân loại tiền, nhập trên chương trình KQKB-TT tương tự việc
thu tiền của khách hàng, lựa chọn chính xác phân loại tiền lành/ rách, chất liệu,
mệnh giá tiền để nhập vào chương trình. Kiểm ngân in Bảng kê các loại tiền nộp
(mẫu BK01a) đề ký nhận với khách hàng.
- Trường hợp khách hàng chỉ thực hiện
việc đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông và tiền đình chỉ lưu hành, kiểm ngân nhập
trên chương trình KQKB-TT như sau: Giao dịch\Nhập “xuất tiền mặt, nghiệp vụ
“chuyển loại”, bút toán “thực”, không nhập số tiền kế toán, nhập chi tiết tiền
rách/đình chỉ lưu hành vào ô số tiền nhận, nhập tờ lành trả lại cho khách hàng
vào ô số tiền trả, lưu ý phải nhập số tiền nhận và số tiền trả bằng nhau.
Kiểm ngân in Bảng kê đổi tiền (mẫu
BK03), ký và giao nhận tiền với khách hàng.
b) Trường hợp 2: Phát hiện tiền không
đủ tiêu chuẩn lưu thông;
đình chỉ lưu hành trong quá trình kiểm đếm, giao nhận giữa các bộ phận.
Thủ quỹ/kiểm ngân thực hiện tách tờ tiền
không đủ tiêu chuẩn lưu thông, đình chỉ lưu hành để quản lý riêng, đồng thời thực
hiện chuyển loại tiền lành thành tiền rách/đình chỉ lưu hành. Cách thức nhập
trên chương trình KQKB-TT như sau: chọn Giao dịch\Nhập - xuất tiền mặt, nghiệp
vụ “chuyển loại”, bút toán “thực”, đối tượng “khác”, không nhập số tiền kế
toán, nhập chi tiết tiền rách/đình chỉ lưu hành vào ô số tiền nhận,
nhập tờ lành vào ô số tiền trả, lưu ý phải nhập số tiền nhận và số tiền trả bằng
nhau.
c) Trường hợp 3: Trường hợp tiền không
đủ tiêu chuẩn lưu
thông chưa xác định được điều kiện đổi và cần phải giám định
Trong quá trình giao dịch với khách
hàng phát hiện tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông, chưa xác định được điều kiện đổi
và cần phải giám định: khách
hàng lập và ký “Giấy đề nghị đổi tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông”, chuyển Giấy
đề nghị và tiền cần giám định cho kiểm ngân. Kiểm ngân ký và trình lãnh đạo phê
duyệt. Việc nhập, xuất kho tiền không đủ tiêu chuẩn lưu thông tương tự quy
trình nhập, xuất tài sản quý.
4.4. Quy trình trả lại tiền khách hàng
nộp thừa
Sau khi xác định chính xác số tiền
khách hàng nộp thừa so với Bảng kê các loại tiền nộp, chứng từ, kiểm ngân in và
ký Bảng kê các loại tiền nộp (mẫu BK01a) (thể hiện số tiền thực tế thu từ khách
hàng) chuyển khách hàng ký xác nhận số tiền thực tế đã nộp trên Bảng kê các loại
tiền nộp.
Sau đó, kiểm ngân chọn bút toán vừa thực
hiện trên chương trình KQKB-TT để tạo bút toán trả tiền thừa, nhập số tiền thừa
phải trả vào chương trình KQKB-TT. Kiểm ngân in và ký Bảng kê trả lại tiền
khách hàng nộp thừa (mẫu BK06), chuyển người có trách nhiệm ký xác nhận trên Bảng
kê trả lại tiền khách hàng nộp thừa, trả lại tiền khách hàng nộp thừa. Khách
hàng nhận lại tiền thừa và ký Bảng kê trả lại tiền khách hàng nộp thừa.
Lưu ý: Trường hợp số
tiền nộp thừa từ dưới 500.000 đồng phải có xác nhận của công chức cùng làm; số
tiền nộp thừa từ 500.000 đồng trở lên phải có xác nhận của lãnh đạo trực tiếp
hoặc công chức cùng làm (đối với điểm giao dịch ngoài trụ sở). Đối với các trường
hợp trả lại tiền thừa từ 10 triệu đồng trở lên/01 món, kiểm ngân in thêm Biên bản
trả lại tiền khách hàng nộp thừa (mẫu BB28).
4.5. Quy trình xử lý tiền thừa phát
sinh trong giao dịch
Vào ngày cuối tháng, sau khi hoàn
thành toàn bộ các bút toán giao dịch, thủ quỹ vào sổ thu, chi tiền hoặc Sổ kiểm
quỹ tiền mặt lấy số liệu tiền thừa nhỏ lẻ phát sinh trong
giao dịch (chênh lệch giữa sổ kế toán và sổ kho quỹ), báo số liệu cho kế toán để kế
toán lập Phiếu thu (mẫu C6-05/KB), hạch toán, ký chứng từ theo quy định. Sau
đó, chuyển cho thủ quỹ theo đường nội bộ.
Thủ quỹ căn cứ vào Phiếu thu của kế
toán, nhập máy (Thủ quỹ chọn “Giao dịch nhập - xuất tiền mặt”, nghiệp vụ “nhập”,
bút toán “điều chỉnh” trên chương trình KQKB-TT) để xử lý số tiền thừa phát
sinh trong giao dịch; mở Sổ quỹ tiền mặt (mẫu MS09), Sổ kiểm quỹ tiền mặt (mẫu
MS 14), Sổ thu tiền (mẫu MS10a), Sổ chi tiền (mẫu MS10b) để kiểm
tra (số tiền mặt tồn quỹ trên Sổ quỹ = số tiền mặt thực tế trên Sổ kiểm quỹ),
ký nhận trên Phiếu thu, chuyển lại cho kế toán (thủ quỹ lưu 01 liên Phiếu thu
đã có đầy đủ chữ ký, dấu của bộ phận kế toán theo quy định).
4.6. Quy trình quản lý tiền giả, tiền
nghi giả
4.6.1. Thu giữ tiền
giả, tiền
nghi giả tại quầy giao dịch trong trụ sở
Mô tả quy trình:
(1) Khi thu tiền của khách hàng hoặc
trong kho quỹ phát hiện thấy có tiền giả/ tiền nghi giả, kiểm ngân/người phát
hiện phải thu giữ ngay hiện vật và nhập vào máy các nội dung theo yêu cầu như:
Họ tên người giao, người nhận, địa chỉ, số tờ, loại tiền, đặc điểm...(kiểm
ngân/người phát hiện vào chương trình KQKB-TT chọn Giao dịch\nhập-xuất tiền giả,
nghi giả, nghiệp vụ “nhập”, bút toán “thực”, loại tiền giả/ nghi giả). Kiểm
ngân/người phát hiện in (chỉnh sửa Biên bản thu giữ cho hợp lý trong trường hợp
phát hiện tiền giả/ tiền nghi
giả trong kho quỹ) và ký Biên bản thu giữ tiền giả/ Biên bản tạm thu giữ tiền
nghi giả (mẫu BB26a/b) từ chương trình; chuyển Biên bản cho khách hàng ký;
trình thủ trưởng đơn vị ký Biên bản.
(2) Cuối ngày, kiểm ngân/ người phát
hiện chuyển Biên bản thu giữ tiền giả/ Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả cho bộ
phận kế toán để lập Phiếu nhập kho (mẫu C6-11/KB). Bộ phận kế toán căn cứ vào
Biên bản thu giữ tiền giả/Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả lập Phiếu nhập
kho.
(3) Căn cứ Phiếu nhập kho, kiểm ngân/
người phát hiện nhập thông tin vào chương trình KQKB-TT để xuất tiền giả/ nghi
giả về kho (Giao dịch\Nhập - xuất
tiền giả/ tiền nghi giả, nghiệp vụ “xuất”, bút toán “thực”, loại tiền giả/nghi
giả), in và ký Bảng
kê giao nhận tiền giả/ tiền nghi giả tại kho (mẫu BK05a/b); chuyển Phiếu nhập
kho, Bảng kê, Biên bản thu giữ, tiền giả/ tiền nghi giả cho thủ kho nhập kho.
Thủ kho đối chiếu tiền giả/ tiền nghi
giả với chứng từ kèm theo và dữ liệu trên máy (Giao dịch\phê duyệt
nhận tiền giả, nghi giả (điều chuyển nội bộ) tại kho), nhận tiền giả/ tiền nghi
giả để nhập kho, ký trên Bảng kê giao nhận. Sau đó, chuyển chứng từ cho Phụ
trách kho quỹ.
(4) Phụ trách kho quỹ đối chiếu chứng
từ và số liệu trên chương trình KQKB-TT để ký vào bảng kê và ký duyệt trên máy
(Giao dịch\phê duyệt nhận tiền giả, nghi giả (điều chuyển nội bộ) tại kho).
Thủ kho chuyển trả lại 01 liên Bảng kê giao nhận
cho kiểm ngân/người phát hiện.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu nhập kho đã
có đủ chữ ký các thành phần quy định; 01 liên Bảng kê giao nhận và 01 bản Biên
bản thu giữ kèm theo.
4.6.2. Thu giữ tiền
giả/tiền nghi giả tại điểm giao dịch
Mô tả quy trình:
(1) Thủ quỹ (điểm giao dịch) nộp toàn
bộ Biên bản thu giữ tiền giả/ Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả cho bộ phận kế
toán làm Phiếu nhập kho.
(2) Kế toán căn cứ vào các Biên bản
thu giữ tiền giả/ Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả, lập Phiếu nhập kho.
(3) Thủ quỹ (điểm giao dịch) nộp toàn
bộ số tiền giả/ tiền nghi giả theo Phiếu nhập kho (kèm theo Biên bản thu giữ tiền
giả/Biên bản tạm thu giữ tiền nghi giả) cho Thủ kho làm thủ tục nhập kho.
Thủ kho nhập dữ liệu trên chương trình
KQKB-TT (Giao dịch\Nhập - xuất tiền giả, nghi giả; chọn nghiệp vụ “nhập”; bút
toán “thực”; loại tiền giả/ nghi giả); nhận tiền giả/ tiền nghi giả để nhập
kho, in và ký trên Bảng kê giao nhận tiền giả/tiền nghi giả tại kho. Sau đó,
chuyển chứng từ cho Phụ trách kho quỹ.
Phụ trách kho quỹ đối chiếu chứng từ
và số liệu trên chương trình KQKB- TT để ký vào Bảng kê giao nhận và ký duyệt
trên máy (Giao dịch\Phê duyệt nhập,
xuất kho tiền giả/ nghi giả).
Thủ kho chuyển trả lại 01 liên Bảng kê
giao nhận cho thủ quỹ (điểm giao dịch); thủ kho lưu 01 liên Phiếu nhập kho, 01
liên Biên bản thu giữ và 01 liên Bảng kê giao nhận.
4.6.3. Nộp tiền giả/
tiền nghi giả về KBNN cấp trên, nộp Ngân hàng Nhà nước
- Tại KBNN quận/huyện:
+ Định kỳ hoặc theo quy định, căn cứ
Giấy đề nghị xuất kho, kế toán lập Phiếu xuất kho (mẫu C6-12/KB) số tiền giả/
tiền nghi giả nộp KBNN tỉnh, thành phố hoặc Ngân hàng Nhà nước.
+ Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho,
nhập máy các nội dung theo yêu cầu như: Họ tên người giao, người nhận, địa chỉ,
số lượng từng loại tiền nộp, sêri (chương trình KQKB-TT chọn Giao dịch\Nhập, xuất tiền
giả/nghi giả, nghiệp vụ “xuất”, bút toán “thực”, loại tiền giả/ nghi giả)....In
và ký Biên bản giao nhận tiền giả (mẫu BB27a), Bảng kê giao nhận tiền giả/ tiền
nghi giả tại kho (mẫu BK05a/b) từ chương trình sau đó chuyển Bảng kê giao nhận
cho Phụ trách phòng ký duyệt.
+ Phụ trách kho quỹ tại Kho bạc quận,
huyện ký vào Bảng kê giao nhận và phê duyệt xuất tiền giả, tiền nghi giả trên
máy tính (Giao dịch\Phê duyệt nhập
xuất kho tiền giả).
+ Thủ kho mang số tiền giả/ nghi giả nộp
cho Kho bạc Nhà nước tỉnh.
+ Trường hợp KBNN quận, huyện trực tiếp
nộp tiền giả/ tiền nghi giả cho Ngân hàng trên địa bàn: Thủ kho mang tiền giả/tiền
nghi giả kèm chứng từ (Phiếu xuất kho, Biên bản giao nhận tiền giả/tiền nghi giả,
Giấy đề nghị giám định tiền giả/tiền nghi giả) chuyển Ngân hàng đối chiếu, làm
Phiếu nhập kho.
- Tại KBNN tỉnh:
+ Căn cứ Phiếu xuất kho của KBNN quận,
huyện, kế toán lập Phiếu nhập kho. Thủ kho KBNN tỉnh căn cứ Phiếu nhập kho và số
tiền giả/tiền nghi giả thực tế nộp, thực hiện đối chiếu tiền giả, tiền nghi giả
trên máy với bảng kê và tiền giả/ tiền nghi giả do Kho bạc Nhà nước quận, huyện
mang đến để nhập kho tiền giả/ tiền, nghi giả, ký nhận vào Bảng kê giao nhận,
Biên bản giao nhận; sau đó chuyển Bảng kê giao nhận cho Phụ trách phòng ký
duyệt.
+ Phụ trách kho quỹ ký Bảng kê giao nhận
tiền giả/ tiền nghi giả và ký duyệt trên máy tính (vào Phê duyệt nhận tiền giả,
nghi giả giữa các Kho bạc).
+ Thủ kho KBNN tỉnh lưu 01 Phiếu nhập
kho, 01 Bảng kê giao nhận, 01 Biên bản giao nhận; chuyển trả thủ kho KBNN quận,
huyện 01 Phiếu nhập kho, 01 Bảng kê giao nhận, 01 Biên bản giao nhận.
4.7. Quy trình quản lý đăng ký nhu cầu
rút tiền mặt:
(1) Kiểm ngân
4 (2) Phụ trách
kho quỹ
Mô tả quy trình:
Các đơn vị sử dụng NSNN có nhu cầu rút
tiền mặt trong một ngày (một hoặc nhiều lần thanh toán) vượt mức quy định (từ
200 triệu đồng trở lên khi thực hiện giao dịch với KBNN cấp tỉnh, từ 100 triệu
đồng trở lên khi thực hiện giao dịch với KBNN cấp huyện) phải đăng ký với KBNN
nơi mở tài khoản trước ít nhất một ngày làm việc về số lượng và thời điểm rút
tiền.
Khách hàng đăng ký nhu cầu rút tiền mặt
với bộ phận kế toán hoặc kiểm soát chi của KBNN. Cuối ngày, kế toán tổng hợp
nhu cầu rút tiền mặt, kiểm tra số dư tài khoản của kho bạc, lập giấy tổng hợp
đăng ký nhu cầu rút tiền mặt trong từng ngày; trình Lãnh đạo phòng Kế toán,
Lãnh đạo đơn vị phê duyệt thanh toán từng ngày. Sau khi Lãnh đạo ký giấy, kế
toán chuyển cho kiểm ngân để kịp thời thông báo nhu cầu rút tiền mặt với ngân
hàng nơi KBNN mở tài khoản.
(1) Kiểm ngân nhập các thông tin số tiền
và ngày đăng ký vào chương trình KQKB-TT.
(2) Kiểm ngân chuyển Giấy đề nghị cho
Phụ trách kho quỹ để kiểm tra và ký duyệt trên máy. Chương trình căn cứ vào số
tiền đăng ký rút của khách hàng để chặn các bút toán vượt mức chưa thực hiện
đăng ký theo quy định.
4.8. Quy trình đối chiếu cuối ngày số
liệu TABMIS, TCS với số liệu KQKB-TT
Cuối ngày giao dịch, Thủ quỹ chạy Bảng
đối chiếu chứng từ kế toán, kho quỹ - mẫu DC01 (số liệu TABMIS, TCS cuối ngày)
để đối chiếu số liệu với kế toán. Khi đối chiếu xong thủ quỹ giữ nguyên không
hoàn thiện các chứng từ TCS, TABMIS giao diện sang còn lưu lại trên chương
trình do chưa thực hiện kết nối với KQKB-TT, nhưng đã thực hiện nhập thủ
công trên chương trình.
4.9. Quy trình khóa sổ cuối ngày
Cuối ngày, Phụ trách kho quỹ sau khi
kiểm tra nhận thấy đã kết thúc các giao dịch của công chức kho quỹ thực hiện
trên máy, thực hiện khóa sổ cuối ngày. Phụ trách kho quỹ chọn chức năng “đóng sổ
cuối ngày” để khóa ngày làm việc hiện tại, chuyển sang ngày tiếp theo.
Lưu ý: Chương trình
KQKB - TT chỉ cho phép khóa sổ khi toàn bộ tiền ở quầy đã chuyển hết về quỹ, tiền
ở quỹ đã chuyển về kho; các bút toán kho quỹ đã được phê duyệt.
4.10. Xử lý sai lầm
4.10.1. Các trường hợp
sai lầm
- Sai thông tin trên chương trình so với
chứng từ giấy.
- Sai số tiền, số liệu trên chương
trình so với chứng từ giấy.
4.10.2. Quy trình xử
lý sai lầm
a) Trường hợp phát hiện sai lầm trước khi
khóa sổ cuối ngày
- Kiểm ngân nhận giao diện từ TABMIS,
TCS sang chương trình KQKB-TT, khi đối chiếu phát hiện sai thông tin về người nộp,
sai số tiền, kiểm ngân báo cho kế toán, đồng thời chuyển trả chứng từ giấy cho
kế toán theo đường nội bộ. Kế toán rà soát, chỉnh sửa thông tin, sau đó giao diện
sang chương trình KQKB-TT, đồng thời chuyển chứng từ giấy cho kiểm ngân theo đường
nội bộ. Kiểm ngân nhận giao diện thực hiện lại giao dịch.
- Trường hợp giao dịch đã hoàn thành,
nhưng trong ngày kiểm ngân phát hiện sai sót thông tin, kiểm ngân báo cho kế
toán. Kế toán rà soát, chỉnh sửa thông tin, sau đó giao diện sang chương trình
KQKB-TT, đồng thời chuyển chứng từ giấy cho kiểm ngân theo đường nội bộ. Kiểm
ngân thực hiện xóa chứng từ sai trên chương trình KQKB-TT, sau đó chọn giao diện
từ TABMIS, TCS sang để thực hiện lại giao dịch.
- Trường hợp chứng từ kho quỹ nhập thủ
công trên chương trình: khi phát hiện sai sót, công chức thực hiện lập sai chứng
từ báo cho Phụ trách kho quỹ; bỏ ký kiểm soát (nếu có), sửa lại chứng từ đã thực
hiện lập sai, các thành phần ký lại chứng từ (nếu cần).
b) Trường hợp phát hiện sai lầm sau khi
khóa sổ cuối ngày
Trường hợp sau khi khóa sổ cuối ngày mới
phát hiện sai sót thông tin: công chức kho quỹ báo cho phụ trách kho quỹ, Ban
Quản lý kho để mở khóa sổ thực hiện điều chỉnh. Mặt khác, kiểm ngân báo cho kế
toán để kế toán chỉnh sửa trên chương trình kế toán. Đồng thời, kiểm ngân chỉnh
sửa thủ công
trên chương trình KQKB-TT; in và các thành phần ký lại chứng từ, sổ sách (nếu cần).
Trước khi khóa sổ, phụ trách kho quỹ kiểm tra lại thông tin đã điều chỉnh sai
sót.
c) Trường hợp phát hiện sai lầm sau
khi khóa sổ toàn tỉnh
Trường hợp sau khi khóa sổ toàn tỉnh mới
phát hiện sai sót thông tin: Lãnh đạo đơn vị (nếu sai sót ở KBNN cấp huyện) hoặc
phụ trách kho quỹ (nếu sai sót ở KBNN cấp tỉnh) phải có báo cáo gửi Lãnh đạo
KBNN tỉnh, Ban quản lý kho để đề nghị mở lại kỳ kế toán cho đơn vị phát hiện
sai sót điều chỉnh thông tin sai sót đã báo cáo; in và ký lại chứng từ, sổ
sách, báo cáo (nếu cần). Trước khi đóng lại kỳ kế toán, phụ trách kho quỹ (KBNN
tỉnh) kiểm tra lại thông tin đơn vị đã điều chỉnh sai sót. Sau khi thực hiện xử
lý sai lầm xong, chậm nhất trong 02 ngày làm việc, Lãnh đạo KBNN tỉnh phải có
văn bản báo cáo với KBNN (Vụ Kho quỹ) về vụ việc.
Lưu ý: Việc xử lý
sai lầm, thừa, thiếu tiền mặt, giấy tờ có giá, tài sản quý trong kho quỹ phải
tuân thủ nghiêm quy định tại các văn bản, chế độ quản lý hiện hành.
Chương III
QUY
TRÌNH QUẢN LÝ TÀI SẢN QUÝ, GIẤY TỜ CÓ GIÁ VÀ PHƯƠNG TIỆN KHO QUỸ
1. Quy trình
nhập, xuất tài sản quý
1.1. Quy trình nhập tài sản quý
Mô tả quy trình:
(1) Khách hàng mang hồ sơ, giấy tờ có
liên quan (Công văn đề nghị/Giấy đề nghị gửi tài sản, Quyết định của cấp có thẩm
quyền giao tài sản cho KBNN quản lý, Biên bản kiểm định số lượng, trọng lượng,
chất lượng tài sản (nếu có), Biên bản tạm giữ tài sản, Bảng kê chi tiết tài sản
gửi, hồ sơ tài liệu khác có liên quan...) đến bộ phận kế toán.
(2) Kế toán theo dõi tài sản quý viết
Phiếu nhập kho (mẫu C6-11/KB) và chuyển chứng từ, hồ sơ cho thủ kho theo đường
nội bộ.
(3) Thủ kho căn cứ vào hồ sơ, chứng từ
và Phiếu nhập kho do kế toán chuyển đến, tiến hành nhập kho tài sản trên chương
trình KQKB-TT (Thủ kho vào Giao dịch\nhập - xuất tài sản quý, chọn “kho”, nghiệp
vụ “nhập”, bút toán “thực”, chọn đối tượng phù hợp). Thủ kho in Bảng kê nhập
tài sản quý (mẫu BK02), Biên bản giao nhận tài sản (mẫu 04a (TT122)), tem tài sản
từ chương
trình
KQKB-TT; chuyển khách hàng ký Bảng kê nhập tài sản quý, Biên bản giao nhận tài
sản; thủ kho ký Bảng kê nhập tài sản quý.
Thủ kho chuyển Phụ trách kho quỹ Bảng
kê nhập tài sản quý (đã có chữ ký của Thủ kho và khách hàng) để ký duyệt.
Phụ trách kho quỹ đối chiếu số liệu đã
nhập trên chương trình và Bảng kê nhập tài sản quý để ký duyệt trên chương
trình (vào phê duyệt nhập xuất kho tài sản quý).
(4) Thủ kho tiến hành nhập kho tài sản
theo quy định, dán tem tài sản trước sự chứng kiến của khách hàng, Ban quản lý
kho; Thủ kho ký Phiếu nhập kho, chuyển cho kế toán, trình kế toán trưởng, Giám
đốc ký, đóng dấu của bộ phận kế toán; Giám đốc KBNN tỉnh, huyện ký Biên bản
giao nhận tài sản với đại diện
bên giao.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu nhập kho, 01
liên Bảng kê nhập tài sản quý, 01 liên Biên bản giao nhận tài sản.
Thủ kho trả lại 01 liên Phiếu nhập
kho, 01 liên Biên bản giao nhận tài sản, giấy tờ khác (nếu có) cho khách hàng.
Thủ kho chuyển chứng từ còn lại cho kế
toán theo đường nội bộ.
1.2. Quy trình xuất tài sản quý
Mô tả quy trình:
(1) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ kèm
theo (công văn đề nghị, quyết định của cấp có thẩm quyền, hồ sơ tài liệu khác
có liên quan...) kế toán theo dõi tài sản quý viết Phiếu xuất kho (mẫu
C6-12/KB), trình các thành phần ký, đóng dấu theo quy định; chuyển cho thủ kho
theo đường nội bộ.
(2) Thủ kho căn cứ vào hồ sơ, chứng từ
và Phiếu xuất kho do kế toán chuyển đến, vào chương trình KQKB-TT nhập thông
tin xuất kho.
Thủ kho in Bảng kê xuất tài sản quý (mẫu
BK02), Biên bản giao nhận tài sản (mẫu 04a (TT122)) từ chương trình KQKB-TT; thủ
kho và khách hàng ký Bảng kê xuất tài sản quý.
(3) Thủ kho chuyển Phụ trách kho quỹ Bảng
kê xuất tài sản quý. Phụ trách kho quỹ đối chiếu và ký duyệt trên Bảng kê và
trên máy.
(4) Thủ kho giao tài sản cho khách
hàng trước sự chứng kiến của Ban quản lý kho. Giám đốc KBNN tỉnh, huyện và đại
diện bên nhận ký Biên bản giao nhận tài sản; giao cho khách hàng 01 liên Biên bản
giao nhận tài sản, 01 liên phiếu xuất kho; thủ kho lưu mỗi loại 01 liên và chuyển
các chứng từ còn lại cho kế toán theo dõi tài sản theo đường nội bộ.
Đối với các trường hợp ký hợp đồng bảo
quản tài sản, sau khi trả lại tài sản, bên giao, bên nhận phải làm thủ tục
thanh lý hợp đồng theo đúng quy định.
2. Quy trình
quản lý giấy tờ có giá
2.1. Quy trình nhập kho giấy tờ có giá
(GTCG)
Mô tả quy trình:
Đơn vị Kho bạc nhận GTCG viết Giấy giới
thiệu cử công chức sang đơn vị cấp GTCG để nhận GTCG, đồng thời báo bộ phận chức
năng trình thủ trưởng đơn vị có kho tiền ban hành quyết định thành lập Tổ kiểm
nhận GTCG.
(1) (2) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ
có liên quan (lệnh điều chuyển, phiếu xuất kho của bên giao...), công chức theo
dõi GTCG viết Phiếu nhập kho và chuyển cho thủ kho theo đường nội bộ.
Căn cứ vào hồ sơ, chứng từ, Phiếu nhập
kho, thủ kho nhập thông tin vào chương trình KQKB - TT (Giao dịch\Nhập
- xuất GTCG, chọn nghiệp vụ “nhập”).
Thủ kho in và chuyển Bảng kê nhập giấy
tờ có giá tại kho (mẫu BK07) từ chương trình KQKB-TT cho công chức được đơn vị
Kho bạc cử đi nhận GTCG ký vào “bên giao”; thủ kho ký vào chức danh
phù hợp.
(3) Thủ kho chuyển Phụ trách kho quỹ Bảng
kê nhập giấy tờ có giá tại kho, đã có chữ ký của Thủ kho và bên giao. Phụ trách
kho quỹ đối chiếu số liệu và ký vào Bảng kê nhập giấy tờ có giá tại kho, đồng
thời phê duyệt trên chương trình KQKB-TT.
Sau đó, Tổ kiểm nhận tiến hành kiểm đếm
GTCG (thủ kho trực tiếp kiểm nhận nếu người đi nhận GTCG là người khác hoặc chứng
kiến nếu thủ kho là người đi nhận GTCG); thủ kho ký Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm
nhận; sau đó, chuyển Kế toán trưởng, Giám đốc ký Phiếu nhập kho, đóng dấu của bộ
phận kế toán; các thành phần theo quy định ký Biên bản kiểm nhận.
(4) Thủ kho giao cho công chức nhận
GTCG 01 liên Bảng kê nhập giấy tờ có giá tại kho.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu nhập kho và
01 liên Bảng kê nhập giấy tờ có giá tại kho, 01 Biên bản kiểm nhận.
Thủ kho chuyển 01 liên Phiếu nhập kho
và các chứng từ kèm theo cho công chức theo dõi GTCG theo đường nội bộ.
2.2. Quy trình xuất kho giấy tờ có giá
Mô tả quy trình:
(1), (2) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ
có liên quan (lệnh điều chuyển, Giấy đề nghị lĩnh GTCG...), công chức theo dõi
GTCG lập Phiếu xuất kho, trình kế toán trưởng và Giám đốc ký, đóng dấu theo quy
định; chuyển cho thủ kho theo đường nội bộ.
Căn cứ vào hồ sơ, chứng từ, Phiếu xuất
kho do công chức theo dõi GTCG chuyển đến, thủ kho vào chương trình KQKB - TT
nhập thông tin xuất kho.
Thủ kho in và ký Bảng kê xuất giấy tờ
có giá tại kho (mẫu BK07) từ chương trình KQKB-TT, ký Phiếu xuất kho; chuyển
bên nhận ký Bảng kê.
(3) Thủ kho chuyển Phụ trách kho quỹ
“Bảng kê xuất giấy tờ có giá tại kho đã có chữ ký của Thủ kho và bên nhận, chứng
từ kèm theo.
Phụ trách kho quỹ đối chiếu số liệu đã
nhập trên chương trình với thông tin trên bảng kê và ký vào Bảng kê xuất giấy tờ
có giá tại kho.
(4) Thủ kho tiến hành xuất kho và chuyển
Phiếu xuất kho cho Bên nhận ký.
(5) Thủ kho giao cho bên nhận GTCG 01
liên Phiếu xuất kho, 01 liên Bảng kê xuất giấy tờ có giá tại kho.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu xuất kho, 01
liên Bảng kê xuất giấy tờ có giá tại kho.
Thủ kho chuyển 01 liên Phiếu xuất kho
và các chứng từ còn lại cho công chức theo dõi GTCG.
2.3. Quy trình điều chuyển giấy tờ có giá giữa
các Kho bạc
2.3.1. Tại KBNN điều
chuyển giấy tờ có giá
Mô tả quy trình:
(1) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ có
liên quan (lệnh điều chuyển, ...), công chức theo dõi GTCG viết Phiếu xuất kho
và chuyển cho Thủ kho theo đường nội bộ.
(2) Căn cứ vào hồ sơ, chứng từ, Phiếu
xuất kho, thủ kho vào chương trình KQKB - TT nhập thông tin xuất kho. Thủ kho
in và ký Bảng kê xuất giấy tờ có giá tại kho (mẫu BK07) từ chương trình
KQKB-TT, chuyển công chức Kho bạc nhận GTCG ký Bảng kê, sau đó chuyển Phụ trách
Kho quỹ.
Phụ trách kho quỹ căn cứ Bảng kê xuất
giấy tờ có giá tại kho đã có chữ ký của Thủ kho, bên nhận, đối chiếu số liệu đã
nhập trên chương trình với thông tin trên bảng kê; ký vào Bảng kê xuất giấy tờ
có giá tại kho và phê duyệt trên chương trình.
(3) Thủ kho Kho bạc xuất GTCG thực hiện
xuất kho, giao GTCG cho công chức Kho bạc nhận GTCG.
Thủ kho giao 01 liên Phiếu xuất kho,
01 liên Bảng kê xuất giấy tờ có giá tại kho cho công chức Kho bạc nhận GTCG.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu xuất kho, 01
liên Bảng kê xuất giấy tờ có giá.
(4) Thủ kho chuyển trả chứng từ còn lại
cho công chức theo dõi GTCG.
2.3.2. Tại KBNN nhận
điều chuyển
Mô tả quy trình:
(1) Căn cứ vào các hồ sơ, chứng từ có
liên quan (lệnh điều chuyển, Phiếu xuất kho...), kế toán theo dõi GTCG lập “Phiếu
nhập kho” và chuyển cho Thủ kho theo đường nội bộ.
(2) Thủ kho vào nhận điều chuyển giữa
các kho bạc tại chương trình KQKB - TT, kiểm tra thông tin điều chuyển từ Kho bạc
khác đến, sau đó in và ký vào Bảng
kê nhập giấy tờ có giá tại kho (mẫu BK07), chuyển công chức được ủy quyền đi nhận
GTCG ký.
Thủ kho chuyển Phụ trách Kho quỹ ký
duyệt.
Phụ trách kho quỹ căn cứ Bảng kê nhập
giấy tờ có giá tại kho đổi chiếu số liệu đã có trên chương trình; ký vào Bảng
kê nhập giấy tờ có giá tại kho và phê duyệt trên chương trình.
(3) Thủ kho Kho bạc nhận GTCG trực tiếp
kiểm nhận GTCG (nếu người được ủy quyền đi nhận GTCG là người khác) hoặc chứng
kiến (nếu thủ kho trực tiếp đi nhận) trước sự chứng kiến của Tổ Kiểm nhận GTCG,
thực hiện nhập kho GTCG.
Thủ kho ký Phiếu nhập kho, Biên bản kiểm
nhận; chuyển Phiếu nhập kho cho kế toán trình kế toán trưởng, Giám đốc Kho bạc
sở tại ký, đóng dấu của bộ phận kế toán; các thành phần theo quy định ký Biên bản
kiểm nhận; chuyển 01 liên Bảng kê nhập giấy tờ có giá tại kho cho người được ủy
quyền đi nhận GTCG.
Thủ kho lưu 01 liên Phiếu nhập kho, 01
liên Bảng kê nhập giấy tờ có giá tại kho, 01 Biên bản kiểm nhận.
(4) Thủ kho chuyển trả chứng từ còn lại
cho công chức theo dõi GTCG.
2.4. Quy trình nhập, xuất giấy tờ có
giá hỏng, rách
2.4.1. Quy trình nhập
giấy tờ có giá hỏng, rách.
2.4.1.1. Khi phát hiện trong kho có giấy
tờ có giá bị hỏng, rách.
(1) Thủ kho → (2) Công chức
theo dõi GTCG → (3) Thủ kho → (4) Phụ trách KQ.
Mô tả quy trình:
(1) Khi phát hiện trong kho có giấy tờ
có giá bị hỏng, rách, Ban quản lý kho lập biên bản xác nhận sự việc chuyển công
chức theo dõi GTCG.
(2) Công chức theo dõi GTCG căn cứ vào
biên bản lập Phiếu xuất kho đồng thời lập Phiếu nhập kho giấy tờ có giá hỏng
chuyển kho quỹ (bằng đường nội bộ).
(3) Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho,
Phiếu nhập kho giấy tờ có giá hỏng do công chức theo dõi GTCG chuyển đến thực
hiện việc tách số giấy tờ có giá bị hỏng, rách này để theo dõi riêng. Đồng thời
nhập trên chương trình KQKB-TT (Giao dịch\Nhập xuất GTCG, nghiệp vụ “xuất”, chọn
loại “lành”) để xuất kho và nhập kho giấy tờ có giá hỏng trên chương trình
(Giao dịch\Nhập xuất GTCG, nghiệp vụ “nhập”, chọn loại “rách”).
(4) Mỗi lần nhập, xuất GTCG, thủ kho
trình Phụ trách kho quỹ ký duyệt chứng từ (trên giấy và trên máy) đề xuất, nhập
kho.
2.4.1.2. Khi giấy tờ có giá đã xuất
kho đem sử dụng bị hỏng, rách phải
nhập về kho.
(1) Kế toán bàn → (2) Công chức theo dõi GTCG → (3)
Thủ kho
Mô tả quy trình:
(1) (2) Căn cứ vào số giấy tờ có giá
thực tế bị hỏng do kế toán bàn chuyển đến, công chức theo dõi GTCG làm thủ tục
lập Phiếu nhập kho giấy tờ có giá hỏng chuyển kho quỹ (theo đường nội bộ).
(3) Thủ kho căn cứ vào Phiếu nhập kho
GTCG hỏng do công chức theo dõi GTCG chuyển đến thực hiện nhập trên chương
trình (Giao dịch\Nhập xuất GTCG, nghiệp vụ “nhập”, chọn loại “rách”).
2.4.2. Quy trình xuất
giấy tờ có giá hỏng, rách.
Tương tự như quy trình xuất giấy tờ có
giá (Chỉ khác là Thủ kho vào chọn loại “rách” để thực hiện việc xuất kho).
3. Quy trình
quản lý phương tiện kho quỹ
3.1. Quy trình đăng
ký nhu cầu phương tiện kho quỹ
Căn cứ vào tiêu chuẩn, định mức của Bộ
Tài chính, Kho bạc Nhà nước, hàng năm các đơn vị Kho bạc Nhà nước tỉnh, huyện
thực hiện đăng ký nhu cầu phương tiện kho quỹ của đơn vị mình cho năm tiếp
theo.
- Thủ kho nhập thông tin các phương tiện
kho quỹ cần bổ sung trong năm sau của đơn vị vào chương trình KQKB - TT (Giao dịch\Đăng
ký nhu cầu phương tiện kho quỹ).
- Thủ kho kiểm tra lại các thông tin
đăng ký đã nhập vào chương trình (vào Báo cáo\Báo cáo tổng hợp\Báo cáo thống
kê phương tiện kho quỹ).
3.2. Quy trình nhập phương tiện kho quỹ
từ bộ phận đầu mối quản lý; đồng thời phân bổ cho các bộ phận sử dụng
Công chức thuộc bộ phận đầu mối quản
lý phương tiện kho quỹ → Thủ kho
Mô tả quy trình:
Công chức thuộc bộ phận đầu mối quản
lý phương tiện kho quỹ căn cứ vào số lượng, chủng loại phương tiện kho quỹ lập
“Phiếu xuất kho”, “Biên bản giao nhận” chuyển Thủ kho.
Thủ kho căn cứ vào Phiếu xuất kho,
Biên bản giao nhận,...thực hiện nhập thông tin vào chương trình KQKB-TT để điều
chuyển cho các bộ phận (Giao dịch\Nhập - xuất phương tiện kho quỹ, nghiệp vụ
“Nhập”, Mã đơn vị giao: Văn phòng/Hành chính; Mã đơn vị nhận: Kho (nếu chưa
phân cho các bộ phận), quỹ, quầy...).
3.3. Quy trình nhập phương tiện kho quỹ
hỏng về kho (từ bộ phận trực thuộc về kho)
Mô tả quy trình:
(1) Khi phương tiện kho quỹ của các bộ
phận trực thuộc bị hỏng, công chức của bộ phận trực thuộc thực hiện báo cho thủ
kho để xác nhận tình trạng hỏng của phương tiện thực tế và ghi nhận trên chương
trình KQKB-TT.
Căn cứ hiện trạng phương tiện bị hỏng,
Thủ kho thực hiện chuyển tình trạng phương tiện trên chương trình KQKB-TT (Giao
dịch\Nhập - xuất phương tiện kho quỹ, nghiệp vụ “chuyển loại”, mã đơn vị giao
là bộ phận có thiết bị hỏng, nhập âm (-) số lượng phương tiện đang sử dụng, nhập
dương (+) số lượng phương tiện hỏng chờ thanh lý).
(2) Thủ kho thực hiện nhập phương tiện
kho quỹ hỏng về kho trên chương trình KQKB-TT (Giao dịch\Nhập - xuất phương tiện
kho quỹ, nghiệp vụ “Nhập”, mã đơn vị nhận “kho”, nhập số lượng phương tiện hỏng
đã nhập ở trên).
Quy trình này chỉ dùng cho người dùng
có chức danh thủ kho phục vụ cho công tác quản lý phương tiện kho quỹ và công
tác báo cáo định kỳ theo đúng quy định.
Chương IV
SỔ
NGHIỆP VỤ VÀ BÁO CÁO THỐNG KÊ KHO QUỸ
1. Các loại bảng
kê, sổ kho quỹ và báo cáo trên máy:
1.1. Các loại liệt kê chứng từ kho quỹ
trên máy của đơn vị: Dùng để đối chiếu, kiểm tra
dữ liệu, không cần lưu bản giấy
1. Đối chiếu chứng từ kế toán - kho quỹ
- Mẫu DCO1
2. Liệt kê chứng từ đăng ký nhu cầu tiền
mặt - Mẫu LK01
3. Liệt kê chứng từ tiền mặt - Mẫu
LK02
4. Liệt kê chứng từ tiền giả - Mẫu
LK03
5. Liệt kê chứng từ tài sản - Mẫu LK04
6. Liệt kê chứng từ giấy tờ có giá - Mẫu
LK05
7. Liệt kê chứng từ nhu cầu phương tiện
KQ - Mẫu LK06
8. Liệt kê chứng từ phương tiện KQ - Mẫu
LK07
1.2. Các loại bảng kê trên máy của đơn
vị:
1. Bảng kê các loại tiền nộp - Mẫu BK01a
2. Bảng kê các loại tiền lĩnh - Mẫu BK01b
3. Bảng kê giao nhận các loại tiền - Mẫu
BK01c
4. Bảng kê nhập (xuất) tài sản quý - Mẫu
BK02
5. Bảng kê đổi tiền - Mẫu BK03
6. Bảng kê chi tiết tiền mặt theo bao
tại kho (Nhập/xuất kho) - Mẫu BK04a
7. Bảng kê giao nhận tiền mặt theo bao
tại kho - Mẫu BK04b
8. Bảng kê giao nhận tiền giả tại kho
- Mẫu BK05a
9. Bảng kê giao nhận tiền nghi giả tại
kho - Mẫu BK05b
10. Bảng kê trả lại tiền khách hàng nộp
thừa - Mẫu BK06
11. Bảng kê nhập (xuất) giấy tờ có giá
tại kho - Mẫu BK07
1.3. Các loại sổ kho quỹ trên máy của
đơn vị:
*) Sổ in ra cuối
ngày:
1. Sổ theo dõi tiền mặt gửi kho
- Theo bao, hòm niêm phong - Mẫu MS04a
- Theo cơ cấu mệnh giá tiền - Mẫu
MS04c
2. Sổ quỹ tiền mặt - Mẫu MS09
3. Sổ thu tiền - Mẫu MS10a
4. Sổ chi tiền - Mẫu MS10b
5. Sổ giao nhận tiền mặt tại quầy giao
dịch - Mẫu MS11
6. Sổ kiểm quỹ tiền mặt - Mẫu MS14
*) Số in ra cuối
ngày (nếu trong ngày có phát sinh):
1. Sổ theo dõi nhập, xuất giấy tờ có
giá - Mẫu MS01
2. Sổ theo dõi nhập, xuất tài sản quý
- Mẫu MS03
*) Sổ in ra cuối
tháng
1. Sổ theo dõi nhập, xuất tiền giả - Mẫu
MS05a
2. Sổ theo dõi nhập, xuất tiền nghi giả
- Mẫu MS05b
3. Sổ theo dõi trả lại tiền khách hàng
nộp thừa - Mẫu MS 12
4. Sổ theo dõi thu giữ tiền giả - Mẫu
MS13a
5. Sổ theo dõi thu giữ tiền nghi giả
- Mẫu MS13b
*) Sổ không cần in ra
1. Thẻ kho giấy tờ có giá - Mẫu MS06a
2. Thẻ kho tài sản - Mẫu MS06b
3. Sổ theo dõi đổi tiền - Mẫu MS15
4. Sổ theo dõi đăng ký rút tiền mặt - Mẫu
02 (Thông tư 13).
1.4. Các loại báo cáo thống kê nghiệp
vụ kho quỹ trên máy được tổng hợp theo từng đơn vị, toàn tỉnh, toàn hệ thống:
1.4.1. Các loại
báo cáo thống kê được tổng hợp theo từng đơn vị, toàn tỉnh
1. Báo cáo thống kê thu - chi các loại
tiền - Mẫu BC15a,b
2. Báo cáo tình hình thu giữ tiền giả,
tạm thu giữ tiền nghi giả - Mẫu BC16a,b
3. Báo cáo trả lại tiền khách hàng nộp
thừa - Mẫu BC17a,b
4. Báo cáo tình hình nhập - xuất GTCG
KBNN tại kho: giữ hộ TW/Kho Văn phòng - Mẫu BC18
5. Báo cáo thống kê phương tiện kho quỹ
- Mẫu BC20a,b
1.4.2. Các loại báo
cáo thống kê được tổng hợp theo toàn hệ thống
1. Báo cáo thống kê thu - chi tiền mặt
- Mẫu TH01
2. Tổng hợp tình hình thu giữ tiền giả
trong hệ thống KBNN - Mẫu TH02
3. Báo cáo trả lại tiền khách hàng nộp
thừa - Mẫu TH03
4. Báo cáo tình hình nhập - xuất GTCG
tại Kho giữ hộ TW - Mẫu TH04
5. Báo cáo tình hình nhập - xuất GTCG
- Mẫu TH05
6. Báo cáo thống kê phương tiện kho quỹ
- Mẫu TH06
2. In và bảo
quản các loại bảng kê, sổ nghiệp vụ kho quỹ
- Các loại bảng kê in ra từ chương
trình là tờ rời, phải có đủ chữ ký của các thành phần theo đúng quy định và lưu
kèm hồ sơ, chứng từ tương ứng.
- Các sổ nghiệp vụ được in từ chương
trình KQKB-TT theo hình thức tờ rời; được đánh số trang liên tục theo ngày (sổ
in ra theo ngày), đánh số liên tục theo tháng (sổ in ra theo tháng); đánh số
liên tục trong 01 năm đối
với các loại khác.
- Các loại Sổ quỹ, Sổ kiểm quỹ tiền mặt,
Sổ thu tiền, Sổ chi tiền trên mỗi trang sổ do máy tính tự động cung cấp, phải
có đầy đủ chữ ký theo quy định, đóng dấu xác nhận sự chính xác của số trang sổ
và các số liệu trên trang sổ. Không được sửa chữa số liệu trên trang sổ bằng bất
kỳ hình thức nào. Việc bảo mật thông tin, quản lý sổ sách, đĩa từ ghi lưu các số
liệu có liên quan khi sử dụng và đưa vào kho lưu trữ theo chế độ hiện hành.
- Cuối tháng các trang sổ được xếp thứ
tự theo ngày; đóng thành tập và lưu theo chế độ quy định.
- Bảng kê các loại tiền nộp, lĩnh được
đóng theo tập riêng. Tùy vào số lượng bảng kê để đóng theo thời hạn từng ngày,
5 ngày, 10 ngày,..., theo từng tháng, hết năm đưa vào kho lưu trữ bảo quản theo
chế độ quy định.
- Các chức danh ký trên mẫu sổ và báo
cáo kho quỹ quy định như sau:
+ Trưởng phòng Giao dịch ký tại chức
danh Giám đốc.
+ Lãnh đạo phòng Kế toán nhà nước phụ
trách kho quỹ/công chức được phân công phụ trách công việc kho quỹ ký tại
chức danh Phụ trách kho quỹ; Kế toán trưởng KBNN tỉnh, KBNN huyện và Phòng
Giao dịch ký tại chức danh Kế toán trưởng.
3. Khóa sổ
toàn tỉnh
Ngày 10 hàng tháng, chương trình tự động
đóng sổ toàn tỉnh đối với dữ liệu của kỳ trước để đảm bảo việc tổng hợp báo cáo
gửi các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đúng thời gian quy định./.