Từ khoá: Số Hiệu, Tiêu đề hoặc Nội dung ngắn gọn của Văn Bản...

Đăng nhập

Quên mật khẩu?   Đăng ký mới
Đăng nhập bằng Google

Số hiệu: 212/2002/QĐ-NHNN Loại văn bản: Quyết định
Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước Người ký: Nguyễn Thị Kim Phụng
Ngày ban hành: 20/03/2002 Ngày hiệu lực: Đã biết
Ngày công báo: Đã biết Số công báo: Đã biết
Tình trạng: Đã biết

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
********

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
********

Số: 212/2002/QĐ-NHNN

Hà Nội, ngày 20 tháng 3 năm 2002

 

QUYẾT ĐỊNH

CỦA THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC VIỆT NAM SỐ 212/2002/QĐ-NHNN NGÀY 20 THÁNG 3 NĂM 2002 VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY TRÌNH KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật Ngân hàng Nhà nước Việt Nam số 01/1997/QH10 ngày 12-12-1997;
Căn cứ Luật Các tổ chức tín dụng số 02/1997/QH10 ngày 12/12/1997;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 02-03-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Căn cứ quyết định số 196/TTg ngày 01-4-1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc sử dụng các dữ liệu thông tin trên vật mang tin để làm chứng từ kế toán và thanh toán của các Ngân hàng và Tổ chức tín dụng;
Căn cứ Nghị định số 64/2001/NĐ-CP ngày 20-9-2001 của Chính phủ về hoạt động thanh toán qua các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính;

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng".

Điều 2. Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3. Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ Kế toàn - Tài chính, Cục trưởng Cục Công nghệ tin học Ngân hàng, Giám đốc Sở giao dịch, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Việt Nam, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng chịu trách nhiệm thi hành quyết định này.

 

 

Nguyễn Thị Kim Phụng

(Đã ký)

 

QUY TRÌNH

KỸ THUẬT NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG
(Ban hành kèm theo quyết định số 212/2002/QĐ-NHNN ngày 20 tháng 3 năm 2002 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

Phần 1:

CÁC QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng này quy định các thủ tục, trình tự về xử lý, kiểm soát, thanh toán và hạch toán kế toán các khoản thanh toán chuyển tiền có giá trị dưới 500.000.000 VNĐ (năm trăm triệu đồng) giữa các Ngân hàng, Tổ chức khác được làm dịch vụ thanh toán (sau đây gọi tắt là Ngân hàng) có tham gia thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng Nhà nước tổ chức và chủ trì.

Điều 2. Kiểm soát, đối chiếu và xử lý bù trừ trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

Việc thanh toán bù trừ điện tử giữa các Ngân hàng được thực hiện theo quy trình: Lệnh thanh toán từ Ngân hàng thành viên gửi Lệnh sẽ phải qua Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử để kiểm soát, xử lý bù trừ, hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử trước khi Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhận được lệnh thanh toán.

1- Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàng chủ trì) có trách nhiệm:

- Nhận và kiểm tra các lệnh thanh toán và bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì từ các Ngân hàng thành viên gửi lệnh.

- Lập và gửi "Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử" cùng các Lệnh thanh toán đã được xử lý bù trừ tới các Ngân hàng thành viên.

- Lập và gửi "Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày" để thanh toán và đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày với các ngân hàng thành viên.

- Quyết toán và hạch toán kết quả thanh toán bù trừ phát sinh giữa các Ngân hàng thành viên trong ngày giao dịch.

2- Các Ngân hàng thành viên trực tiếp tham gia thanh toán bù trừ điện tử (sau đây gọi tắt là Ngân hàng thành viên) thực hiện:

- Lập và gửi "Lệnh thanh toán", "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" cũng như nhận các lệnh thanh toán và kết quả thanh toán bù trừ điện từ để hạch toán kịp thời các lệnh thanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

- Lập và gửi "Điện xác nhận Kết quả thanh toán bù trừ ngày" đúng thời gian quy định để phục vụ cho công tác đối chiếu và Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

Điều 3. Chứng từ sử dụng trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng

1- Chứng từ ghi sổ dùng trong kế toán thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng là Lệnh thanh toán (bằng giấy hoặc dưới dạng chứng từ điện tử) và Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5). Chứng từ gốc dùng để lập Lệnh thanh toán là các chứng từ thanh toán theo chế độ hiện hành.

2- Chứng từ thanh toán bằng giấy phải lập theo đúng mẫu và phù hợp với Chế độ chứng từ kế toán Ngân hàng, Tổ chức tín dụng hiện hành.

3- Lệnh thanh toán dưới dạng chứng từ điện tử phải đáp ứng các chuẩn dữ liệu do Ngân hàng Nhà nước quy định và phải thực hiện đúng quy định tại Quy chế về lập, sử dụng, kiểm soát, xử lý, bảo quản và lưu trữ chứng từ điện tử của các Ngân hàng, tổ chức tín dụng hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

Điều 4. Chuyển nợ trong thanh toán bù trừ điện tử.

1- Tất cả các khoản chuyển tiền Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử đều phải có uỷ quyền trước: Các Ngân hàng thành viên phải ký hợp đồng chuyển nợ với nhau và phải được Ngân hàng chủ trì chấp thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Ngân hàng thành viên gửi Lệnh chỉ được ghi Có tài khoản của người hoặc đơn vị thụ hưởng sau khi Ngân hàng nhận Lệnh đã hoàn thành việc ghi Nợ tài khoản của người hoặc đơn vị nhận Lệnh.

2- Các Ngân hàng thành viên đã ký hợp đồng chuyển Nợ với nhau khi tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc thực hiện các khoản chuyển Nợ trong hợp đồng chuyển Nợ đã ký.

Điều 5. Nguyên tắc thanh toán trong thanh toán bù trừ điện tử.

1- Ngân hàng chủ trì thực hiện xử lý bù trừ các Lệnh thanh toán và thanh toán số chênh lệch phải trả - Kết quả thanh toán bù trừ phải trả của Ngân hàng thành viên trong phạm vi khả năng chi trả thực tế của Ngân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì.

Trong thời gian xử lý bù trừ của phiên thanh toán bù trừ cũng như khi quyết toán thanh toán bù trừ trong ngày, Ngân hàng chủ trì sẽ khoá số dư tài khoản tiền gửi của các Ngân hàng thành viên để đảm bảo khả năng chi trả của các Ngân hàng thành viên được chính xác.

2- Trường hợp tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả so với kết quả thanh toán bù trừ khi thực hiện xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử và khi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì tiến hành xử lý như sau:

a) Nếu tại thời điểm thực hiện phiên thanh toán bù trừ điện tử mà tại một Ngân hàng thành viên không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các khoản phải trả khi xử lý Kết quả thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì xử lý như sau:

- Theo nguyên tắc thanh toán trong phạm vi khả năng chi trả thực tế, Ngân hàng chủ trì sẽ không xử lý bù trừ (loại bỏ) một số Lệnh thanh toán (loại bỏ các Lệnh thanh toán theo trật tự ưu tiên từ thấp đến cao theo quy định tại Điều 7 của Quy trình này).

- Các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử đó sẽ được Ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý bù trừ vào phiên thanh toán bù trừ điện tử kế tiếp trong ngày giao dịch (nếu có), đồng thời thông báo các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ cho Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả biết.

b) Nếu đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên đó vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các Lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành huỷ bỏ các Lệnh thanh toán này. Ngoài ra, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý theo khoản 3 điều 12 của, Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng ban hành kèm theo quyết định số 1557/2001/QĐ-NHNN ngày 14-12-2001 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước (sau đây gọi tắt là Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).

Điều 6. Thời gian thực hiện trong thanh toán bù trừ điện tử.

1- Việc xác định thời điểm xử lý kết quả bù trừ của từng phiên thanh toán bù trừ cũng như số phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày do Ngân hàng chủ trì quy định theo quy định tại khoản 1 Điều 6 quy chế thanh toán bù trừ điện tử, nhưng phải đảm bảo:

- Thời điểm hoàn thành quyết toán thanh toán bù trừ điện từ của ngày làm việc là 15 giờ 30; Ngân hàng chủ trì chỉ nhận Lệnh thanh toán của các Ngân hàng thành viên đến 15 giờ 00. Các Lệnh thanh toán đến sau 15 giờ 00 sẽ không được chấp nhận để xử lý bù trừ.

- Từ 15 giờ 00 đến 15 giờ 30, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành đối chiếu Kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong ngày và điều chỉnh sai sót cho các Ngân hàng thành viên.

2- Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải chấp hành đúng các quy định về thời điểm khống chế áp dụng trong thanh toán bù trừ điện tử trên đây để đảm bảo việc xử lý bù trừ, thanh toán và đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử được tiến hành thuận lơị, chính xác, kịp thời và an toàn tài sản.

Điều 7. Trật tự ưu tiên xử lý Lệnh thanh toán áp dụng trong phiên thanh toán bù trừ điện tử.

Trật tự ưu tiên xử lý các Lệnh thanh toán áp dụng trong phiên thanh toán bù trừ điện tử của quy trình thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng này được sắp xếp theo trật tự thời gian lập Lệnh thanh toán: Lệnh thanh toán nào được lập trước sẽ được ưu tiên thanh toán trước, còn Lệnh thanh toán nào lập sau sẽ được thanh toán sau.

Phần 2:

QUY ĐỊNH CỤ THỂ

I- THỦ TỤC XIN THAM GIA THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Điều 8. Thủ tục xin tham gia và xét duyệt Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử.

1- Các Ngân hàng thành viên có đủ điều kiện tham gia thanh toán bù trừ điện tử (theo quy định tại điều 2 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử) phải gửi Ngân hàng chủ trì các giấy tờ sau:

- Đơn xin tham gia thanh toán bù trừ điện tử (theo mẫu phụ lục số 14).

- Giấy cam kết thực hiện các quy định có liên quan khi trở thành Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

2- Sau khi được Ngân hàng chủ trì chấp thuận bằng văn bản công nhận là Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, Giám đốc Ngân hàng thành viên phải có văn bản giới thiệu các cán bộ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền, kế toán viên thanh toán bù trừ) tham gia vào quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử, trong đó xác định rõ nhiệm vụ, trách nhiệm của từng cán bộ được giới thiệu để thực hiện các phần công việc trong thanh toán bù trừ điện tử. Bản giới thiệu này được gửi trực tiếp tới Ngân hàng chủ trì.

- Mỗi cán bộ của Ngân hàng thành viên được giới thiệu tham gia vào quy trtình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng, tuỳ theo chức năng, nhiệm vụ của mỗi cán bộ sẽ được Ngân hàng chủ trì quy định chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật (theo quy định tại điều 9 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng).

3- Ngân hàng chủ trì có trách nhiệm phải thông báo danh sách các Ngân hàng thành viên mới được kết nạp tham gia thanh toán bù trừ điện tử cho các Ngân hàng thành viên có liên quan biết trước 7 ngày để chuẩn bị thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.

4- Các Ngân hàng thành viên được uỷ quyền (theo quy định tại khoản 2 điều 2 Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng) phải có trách nhiệm thông báo danh sácg các Ngân hàng thành viên uỷ quyền của mình cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên khác biết để thực hiện giao dịch thanh toán bù trừ điện tử.

II- QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỪ TẠI CÁC NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN VÀ NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

A- TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH THANH TOÁN

Điều 9. Nhiệm vụ xử lý lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ.

1- Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải có trách nhiệm xử lý tất cả các chứng từ liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử:

Khi nhận được chứng từ thanh toán của khách hàng, kế toán viên giao dịch phải có trách nhiệm kiểm soát tính hợp pháp, hợp lệ của chứng từ. Riêng đối với chứng từ điện tử: Ngân hàng thành viên phải in (chuyển hoá) chứng từ điện từ ra giấy, ký tên, đóng dấu theo đúng quy định để phục vụ cho việc kiểm soát, bảo quản và lưu trữ.

2- Kế toán viên thanh toán bù trừ phải có trách nhiệm chuyển đổi tất cả các chứng từ thanh toán (bao gồm cả chứng từ bằng giấy, chứng từ điện tử) liên quan đến thanh toán bù trừ điện tử sang chứng từ điện tử dưới dạng Lệnh thanh toán (theo mẫu phụ lục số 1). Lệnh thanh toán được lập riêng cho từng chứng từ thanh toán.

3- Trên Lệnh thanh toán gửi đi thanh toán bù trừ điện tử phải có đầy đủ chữ ký điện tử của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên chứng từ (Giám đốc hoặc người được uỷ quyền, Trưởng phòng kế toán hoặc người được uỷ quyền và kế toán viên thanh toán bù trừ).

4- Căn cứ vào các Lệnh thanh toán đã được lập chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ điện tử, Kế toán viên thanh toán bù trừ lập "bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" (mẫu phụ lục số 4). Đến thời điểm giao dịch của phiên thanh toán bù trừ điện tử, các Ngân hàng thành viên truyền các Lệnh thanh toán cùng với bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành xử lý thanh toán bù trừ điện tử.

Điều 10. Xử lý và hạch toán nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử

1- Khi gửi Lệnh thanh toán đi Ngân hàng chủ trì:

- Đối với Lệnh chuyển Có thì hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

- Đối với Lệnh chuyển Nợ thì hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác.

- Khi nhận được thông báo chấp nhận chuyển Nợ của Ngân hàng thành viên nhận lệnh gửi đến, Ngân hàng thành viên gửi lệnh sẽ trả tiền vào tài khoản bằng cách (lập phiếu chuyển khoản để ghi Nợ TK các khoản chở thanh toán khác, ghi Có TK khách hàng thích hợp). Thông báo chấp nhận chuyển Nợ được lưu cùng với Lệnh chuyển Nợ.

2- Trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Lệnh thanh toán của Ngân hàng thành viên nhận lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo) Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải kiểm soát chặt chẽ, nếu hợp lệ thì hạch toán:

+ Đối với Lệnh chuyển Nợ, căn cứ vào Lệnh chuyển Nợ trả lại, ghi:

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

+ Đối với Lệnh chuyển Có, căn cứ vào Lệnh chuyển Có trả lại, ghi:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp (trước đây đã trích chuyển).

Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải gửi lại cho khách hàng thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do).

- Trường hợp nhận được các Lệnh thanh toán bị Ngân hàng chủ trì huỷ bỏ hoặc trả lại tại thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ (do Ngân hàng thành viên không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các lệnh thanh toán này) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý như đối với trường hợp nhận được thông báo từ chối chấp nhận Lệnh thanh toán và Ngân hàng thành viên phải hoàn toàn chịu trách nhiệm trước khách hàng về việc này.

3- Trường hợp không gửi được các lệnh thanh toán và bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên đến Ngân hàng chủ trì do sự cố kỹ thuật, truyền tin hoặc lý do khách quan khác Ngân hàng thành viên gửi tiến hành xử lý:

+ Áp dụng các biện pháp để khắc phục nhanh nhất sự cố xảy ra, đồng thời phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan biết để tạm dừng gửi Lệnh thanh toán với Ngân hàng thành viên này và phải lập "biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử" (Mẫu phụ lục số 12). Khi đã nối lại được liên lạc Ngân hàng thành viên phải thông báo cho Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan biết để tiến hành thanh toán bình thường,

+ Khi mạng truyền thông bị ngừng vì bất kỳ lý do gì, các Ngân hàng thành viên bị mất liên lạc được giao nhận trực tiếp với Ngân hàng chủ trì về các băng từ, đĩa từ có chứa lệnh thanh toán, bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì và bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5). Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ có chứa Lệnh thanh toán và bảng kê các lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì, các Ngân hàng thành viên phải in "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" ra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên Bảng kê phải có đầy đủ dấu, chữ ký của những người liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ.

B. TẠI NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH THANH TOÁN VÀ BẢNG KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ DO NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ CHUYỂN VỀ

Điều 11. Quy trình xử lý, hạch toán Lệnh thanh toán và Kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

1/ Kiểm soát Lệnh thanh toán và các bảng kê trong thanh toán bù trừ đến:

a) Khi nhận được các Lệnh thanh toán cùng bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử (mẫu phụ lục số 5) và của Ngân hàng chủ trì gửi đến, người có trách nhiệm kiểm soát phải sử dụng mật mã của mình và chương trình để kiểm tra, kiểm soát chữ ký điện tử và mã khoá bảo mật của Ngân hàng chủ trì (sau đây gọi tắt là chương trình) để xác định tính đúng đắn, chính xác của Lệnh thanh toán và bảng Kết quả thanh toán bù trừ sau đó chuyển cho kế toán viên thanh toán bù trừ để xử lý tiếp.

b) Kế toán viên thanh toán bù trừ có trách nhiệm in các Lệnh thanh toán cùng bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử ra giấy (2 liên) sau đó kiểm soát kỹ các yếu tố của Lệnh thanh toán và bảng Kết quả thanh toán bù trừ để xác định:

+ Có đúng Lệnh thanh toán và bảng Kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì gửi tới Ngân hàng mình hay không?

+ Tính hợp lệ và chính xác của các yếu tố trên Lệnh thanh toán và Bảng Kết quả thanh toán bù trừ (lệnh chuyển Nợ có Hợp đồng chuyển Nợ không?)

+ Nội dung có gì nghi vấn không?

+ Kiểm tra, đối chiếu giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán nhận được với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê khai tại phần B trên Bảng kết quả thanh toán bù trừ (số Lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu chứng từ, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhận Lệnh, mã chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ và số tiền) nếu có thừa, thiếu, nhầm lẫn phải tiến hành xử lý theo quy định tại Điều 23 của Quy trình này.

+ Kiểm tra, đối chiếu lại giữa Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (cơ sở dữ liệu tại Ngân hàng thành viên) với các Lệnh thanh toán của Ngân hàng mình gửi đi đã được xử lý bù trừ tại Phần A của Bảng Kết quả thanh toán bù trừ với các Lệnh thanh toán chưa được xử lý bù trừ (nếu có tại Phần D của Bảng kết quả thanh toán bù trừ), nếu có thừa, thiếu, nhầm lẫn phải tiến hành tra soát ngay Ngân hàng chủ trì và xử lý theo quy định tại Điều 21 của Quy trình này.

+ Ngân hàng thành viên phải kiểm tra lại Kết quả thanh toán bù trừ điện tử .

- Sau khi kiểm soát, đối chiếu xong, nếu không có gì sai sót kế toàn viên thanh toán bù trừ phải ký vào bảng Kết quả thanh toán bù trừ và các Lệnh thanh toán in ra và chuyển các lệnh thanh toán này cho bộ phận kế toán có liên quan (kế toán giao dịch) để xử lý tiếp. Đồng thời kế toán viên thanh toán bù trừ phải lập và gửi ngay điện xác nhận về kết quả thanh toán bù trừ trong phiên cũng như toàn bộ lệnh thanh toán bù trừ đã được xử lý bù trừ trong phiên (mẫu phụ lục số 7) cho Ngân hàng chủ trì.

c) Tại bộ phận kế toán giao dịch: phải đối chiếu và kiểm tra lại trước khi thực hiện hạch toán, thanh toán cho khách hàng, nếu phát hiện có sai sót thì tiến hành xử lý theo Điều 23 của Quy trình này.

2- Xử lý hạch toán:

a) Căn cứ vào Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử của Ngân hàng chủ trì gửi đến:

- Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ là phải trả:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK: Tiền gửi tại Ngân hàng chủ trì

- Nếu số tiền chênh lệch trong thanh toán bù trừ điện từ là phải thu:

Nợ TK: tiền gửi tại Ngân hàng chủ trì

Có TK: thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

b) Căn cứ vào các Lệnh thanh toán nhận được và đã qua kiểm soát:

- Đối với lệnh chuyển Có đến, hợp lệ:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK: Thích hợp

- Đối với Lệnh chuyển nợ đến:

+ Nếu lệnh chuyển Nợ đến có uỷ quyền, hợp lệ và trên tài khoản của khách hàng có đủ tiền để trả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành hạch toán:

Nợ TK: Thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Sau đó phải lập và gửi ngay thông báo chấp nhận Lệnh chuyển Nợ cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh (mẫu phụ lục số 10).

+ Trường hợp đối với Lệnh chuyển nợ có uỷ quyền đến nhưng trên tài khoản của khách hàng không có đủ tiền để trả thì tiến hành xử lý:

Phải thông báo ngay cho khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ đến trong phạm vi thời gian quy định (tối đa là không quá 2 giờ làm việc kể từ khi nhận được Lệnh chuyển Nợ đến). Trong phạm vi thời gian chấp nhận nếu khách hàng nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán như trên.

Nếu hết thời gian chấp nhận mà khách hàng không nộp đủ tiền vào tài khoản để thực hiện Lệnh chuyển Nợ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải lập thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ. Trường hợp này hạch toán:

Đối với Lệnh chuyển Nợ đến ghi:

Nợ TK: Các khoản phải thu

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Căn cứ vào thông báo từ chối chấp nhận Lệnh chuyển Nợ để lập Lệnh chuyển Nợ chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh (trả lại vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp):

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

Có TK: Các khoản phải thu

Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi các Lệnh chuyển Nợ đến không thanh toán được để có số liệu phục vụ báo cáo.

3- Đối với các Lệnh thanh toán đã bị từ chối thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi trả lại cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh trước thời điểm thực hiện quyết toán thanh toán bù trừ điện tử. Nếu Lệnh thanh toán bị từ chối sau thời điểm đã thực hiện quyết toán thanh toán bù trừ điện tử thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải trả lại cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh vào phiên bù trừ đầu tiên của ngày giao dịch kế tiếp.

C. QUY TRÌNH XỬ LÝ VÀ HẠCH TOÁN NGHIỆP VỤ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ TẠI NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ.

Điều 12. Tiếp nhận, kiểm soát các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi lệnh.

1- Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử có trách nhiệm: Tiếp nhận các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi Lệnh. Thực hiện việc kiểm soát, tính toán Kết quả thanh toán bù trừ điện tử bù trừ điện tử trong phiên thanh toán bù trừ điện tử. Truyền các lệnh thanh toán đã được xử lý bù trừ và Kết quả thanh toán bù trừ trong phiên tới các Ngân hàng thành viên nhận lệnh.

Toàn bộ khâu tiếp nhận, kiểm soát, tính toán Kết quả thanh toán bù trừ, truyền dẫn kết quả thanh toán bù trừ trong phiên và các Lệnh thanh toán đi Ngân hàng thành viên nhận lệnh được xử lý tự động trên máy. Quy trình cụ thể như sau:

- Khi nhận được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì của các Ngân hàng thành viên gửi lệnh, người kiểm soát của Ngân hàng chủ trì phải dùng mã khoá bảo mật của mình để kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ đúng đắn của Lệnh thanh toán và Bảng kê. Các Lệnh thanh toán, Bảng kê đến phải được kiểm soát theo các quy định sau:

* Đối với Lệnh thanh toán:

+ Chữ ký điện tử và ký hiệu mật trên Lệnh thanh toán

+ Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửi và nhận Lệnh thanh toán: Tên, mã Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh (xem Ngân hàng gửi lệnh và Ngân hàng nhận lệnh có đúng là Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ hay không);

+ Các yếu tố khác trên Lệnh thanh toán như: Số lệnh, ngày lập lệnh, ký hiệu lệnh, số tiền;

+ Đối với Lệnh chuyển Nợ: kiểm tra hợp đồng chuyển nợ giữa các Ngân hàng thành viên này;

* Đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì:

+ Chữ ký điện từ và ký hiệu mật trên bảng kê

+ Tên, địa chỉ của Ngân hàng gửi Bảng kê: Tên, mã Ngân hàng gửi lệnh, Ngân hàng nhận lệnh.

+ Các yếu tố khác của bảng kê như: Số bảng kê, ngày lập bảng kê, tổng số tiền.

* Kiểm tra, đối chiếu giữa các yếu tố của Lệnh thanh toán và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng số lệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (số lệnh, ngày lập Lệnh, ký hiệu Lệnh, mã Ngân hàng gửi Lệnh, mã Ngân hàng nhận lệnh, số tiền) mà Ngân hàng chủ trì đã nhận được xem có sai sót, nhầm lẫn, thừa hoặc thiếu lệnh thanh toán không.

2- Nếu phát hiện có sai sót trên các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng chủ trì phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên có sai sót và tiến hành xử lý theo quy định tại Điều 22 của Quy trình này.

Điều 13. Lập bảng kết thanh toán bù trừ điện tử và xem xét khả năng chi trả của từng Ngân hàng thành viên:

1- Các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đã được kiểm soát nếu không có gì sai sót thì Ngân hàng chủ trì sẽ:

Lập "Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử bù trừ điện tử " (Mẫu phụ lục số 5) xác định số phải thu, phải trả của từng Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử.

2- Kiểm tra khả năng chi trả của từng Ngân hàng thành viên bằng cách so sánh số dư tài khoản tiền gửi của Ngân hàng thành viên tại Ngân hàng chủ trì (đã bị Ngân hàng chủ trì khoá số dư tại thời điểm xử lý bù trừ) với số chênh lệch phải trả của Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ. Nếu khả năng chi trả của Ngân hàng thành viên không đủ để thanh toán cho khoản chênh lệch phải trả thì Ngân hàng chủ trì sẽ thông báo cho Ngân hàng thành viên đó biết về tình trạng thiếu khả năng chi trả và tiến hành xử lý theo quy định tại Khoản 2 Điều 5 của quy trình này.

- Ngân hàng chủ trì phải kiểm tra lại tính chính xác của kết quả thanh toán bù trừ trong phiên bằng cách lập "Bảng tổng hợp kiểm tra Kết quả thanh toán bù trừ điện tử " (mẫu phụ lục số 6). Nếu đúng Ngân hàng chủ trì tiến hành hạch toán số chênh lệch phải thu, phải trả trong phiên thanh toán bù trừ điện tử. Nếu sai Ngân hàng chủ trì sẽ tính toán lại Kết quả thanh toán bù trừ.

3- Chỉ sau khi đã thanh toán và hạch toán xong kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì mới truyền toàn bộ các Lệnh thanh toán, Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử bù trừ điện tử, Bảng kê các Lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ tới các Ngân hàng thành viên có liên quan. Lúc này, Ngân hàng chủ trì cũng sẽ giải toả khả năng chi trả của các Ngân hàng thành viên.

Điều 14. Hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử tại Ngân hàng chủ trì.

1- Trường hợp Ngân hàng thành viên phải trả:

- Căn cứ vào bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:

Nợ TK: Tiền gửi của Ngân hàng thành viên phải trả

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì.

2- Trường hợp Ngân hàng thành viên được thu về:

- Căn cứ vào bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng chủ trì hạch toán:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì.

Có TK: Tiền gửi của Ngân hàng thành viên được thu về.

3- Tại Ngân hàng chủ trì, sau khi hạch toán xong số thực phải trả hoặc được hưởng của các Ngân hàng thành viên trong phiên thanh toán bù trừ điện tử theo Bảng kết quả thanh toán bù trừ của Ngân hàng chủ trì phải hết số dư.

4- Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật.

a) Phát hiện sai sót trước khi xử lý bù trừ điện tử: Khi kiểm soát nếu phát hiện có sai sót, Ngân hàng chủ trì phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp, đảm bảo an toàn tài sản và an toàn hệ thống. Xử lý các sai sót như sau:

- Nếu nguyên nhân do lỗi kỹ thuật thì Ngân hàng chủ trì được huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai hoặc Bảng kê sai và yêu cầu Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi lại Lệnh thanh toán hoặc Bảng kê đúng để thay thế.

- Nếu phát hiện Lệnh thanh toán, Bảng kê giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải lập biên bản và áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đồng thời phải thông báo ngay cho các đơn vị liên quan biết để phối hợp ngăn chặn.

b) Trường hợp sau khi đã thanh toán bù trừ điện tử xong mà Ngân hàng chủ trì không thể truyền các Lệnh thanh toán, Bảng Kết quả thanh toán bù trừ trong phiên thanh toán bù trừ điện tử tới các Ngân hàng thành viên có liên quan do sự cố kỹ thuật, truyền tin thì xử lý như sau:

- Ngân hàng chủ trì phải tìm mọi cách khắc phục nhanh nhất sự cố xảy ra đồng thời phải thông báo tới tất cả các Ngân hàng thành viên và phải lập "Biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử". Đến khi đã khắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin thì Ngân hàng chủ trì phải truyền ngay các Lệnh thanh toán cùng với bảng Kết quả thanh toán bù trừ tới Ngân hàng thành viên có liên quan.

- Khi bị sự cố, mất liên lạch vì bất kỳ lý do gì, các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để giao, nhận các băng từ, đĩa từ có chứa các lệnh thanh toán và Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử. Khi tiến hành giao nhận băng từ, đĩa từ các Ngân hàng thành viên phải in "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" ra giấy nộp cho Ngân hàng chủ trì. Trên bảng kê phải có đầy đủ dấu và chữ ký của những người có liên quan chịu trách nhiệm về tính chính xác của dữ liệu trên băng từ, đĩa từ.

- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin đến phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà một Ngân hàng thành viên nào đó không gửi được các Lệnh thanh toán và Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng chủ trì chỉ tiến hành xử lý bù trừ cho các Ngân hàng thành viên không bị sự cố. Các Lệnh thanh toán của các Ngân hàng không bị sự cố thanh toán với Ngân hàng thành viên bị sự cố sẽ được Ngân hàng chủ trì lưu lại để xử lý vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo (nếu có và đã khắc phục được sự cố) hoặc sẽ trả lại các Ngân hàng thành viên.

c) Trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin mà Ngân hàng chủ trì không thể thực hiện được phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì được phép kéo dài phiên thanh toán bù trừ cho đến khi khắc phục xong sự cố. Tuy nhiên việc kéo dài phiên thanh toán bù trừ không được kéo dài sang ngày giao dịch kế tiếp và phải thông báo cho các Ngân hàng thành viên biết về việc kéơ dài phiên thanh toán bù trừ. Nếu xác định sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin không thể khắc phục được trong ngày thì Ngân hàng chủ trì được phép áp dụng phương thức thanh toán bù trừ bằng giấy (theo các quy định hiện hành của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam).

III- KIỂM TRA, ĐỐI CHIẾU TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Điều 15. Lập và gửi Bảng tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày:

- Ngân hàng chủ trì phải hoàn thành việc lập Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (ngay trong phiên thanh toán bù trừ liền kề trước phiên quyết toán) và gửi (truyền) tới các Ngân hàng thành viên ngay trong ngày phát sinh thanh toán bù trừ điện tử (trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật truyền tin).

- Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của Ngân hàng chủ trì được thiết kế, lập theo mẫu phụ lục số 8 và được bảo quản như các báo cáo kế toán của Ngân hàng.

- Các Ngân hàng thành viên phải thực hiện đầy đủ và đúng các thao tác kỹ thuật nghiệp vụ để việc xác nhận doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày được chính xác, kịp thời theo đúng quy định.

Điều 16. Đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử cuối ngày.

1- Về nguyên tắc, toàn bộ doanh số thanh toán bù trừ điện tử phát sinh trong ngày giao dịch giữa các Ngân hàng thành viên phải được Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử đối chiếu và phải đảm bảo khớp đúng (cả về tổng số lẫn chi tiết trong từng phiên) ngay trong ngày phát sinh, trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật, truyền tin.

2- Việc đối chiếu trong thanh toán bù trừ điện tử được thực hiện cho từng ngày riềng biệt và được thực hiện trước phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày. Trường hợp bị sự cố kỹ thuật, truyền tin dẫn đến không thể đối chiếu được trong ngày theo quy định thì được phép kéo dài sang ngày giao dịch tiếp theo cho đến khi sự cố khắc phục xong. Tuy nhiên, việc đối chiếu dù thực hiện vào ngày giao dịch kế tiếp nhưng vẫn phải phản ánh theo ngày đã phát sinh các Lệnh thanh toán bù trừ điện tử đó.

3- Đối chiếu thanh toán bù trừ điện tử trong ngày:

Khi nhận được "Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử " của Ngân hàng chủ trì gửi đến, các Ngân hàng thành viên phải tiến hành đối chiếu toàn bộ các khoản phải thu, phải trả và số thực phải thu hoặc phải trả của Ngân hàng mình (đối chiếu với số liệu đã hạch toán vào tài khoản thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên và với Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử bù trừ của từng phiên trong ngày). Nếu số liệu hoàn toàn khớp đúng thì các Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày (mẫu phụ phục số 7) tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành phiên Quyết toán thanh tóan bù trừ điện tử.

Điều 17. Xử lý các sai sót và sự cố kỹ thuật khi đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử.

1- Các sai sót và sự cố kỹ thuật có thể phát sinh khi đối chiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử:

+ Ngân hàng thành viên chưa gửi xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

+ Chênh lệch doanh số thanh toán bù trừ điện tử .

+ Sự cố kỹ thuật truyền tin.

2- Biện pháp xử lý sai sót.

- Khi phát hiện ra các sai sót, các Ngân hàng thành viên phải chủ động tra soát ngay như Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhấn và có biện pháp xử lý thích hợp.

- Mọi sai sót phát hiện qua đối chiếu, các Ngân hàng thành viên phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên có liên quan khác để xử lý ngay trong ngày phát hiện sai sót , trừ trường hợp bất khả kháng do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin.

a) Trường hợp Ngân hàng thành viên chưa gửi điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử ngày:

Nếu đến thời điểm thực hiện phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện từ ngày mà Ngân hàng thành viên chưa gửi (truyền) điện xác nhận thanh toán bù trừ điện từ ngày về Ngân hàng chủ trì thì Ngân hàng thành viên phải truyền ngay theo quy định tại điểm 3 Điều 16 Quy trình này (trừ trường hợp do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin).

b) Trường hợp phát hiện chênh lệch doanh số thanh toán bù trừ điện tử ngày giữa Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử ngày của Ngân hàng chủ trì gửi đến và cơ sở dữ liệu của Ngân hàng thành viên, Ngân hàng thành viên phải rà soát lại toàn bộ các Lệnh thanh toán của các phiên thanh toán bù trừ điện tử trong ngày để xác định rõ nguyên nhân, lập biên bản và xử lý.

- Nếu phát hiện thừa hoặc thiếu doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (thừa hoặc thiếu Lệnh thanh toán) thì các Ngân hàng thành viên phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý thích hợp và có trách nhiệm phối hợp chặt chẽ với Ngân hàng chủ trì và các đơn vị có liên quan giải quyết kịp thời, đảm bảo an toàn tài sản.

- Nếu xác định sai sót do lỗi kỹ thuật thì Ngân hàng thành viên được phép điều chỉnh lại theo sự hướng dẫn của Ngân hàng chủ trì.

3- Trong trường hợp sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin:

- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng chủ trì cũng không nhận được hết các điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của các Ngân hàng thành viên, các Ngân hàng thành viên và Ngân hàng chủ trì phải lập "biên bản sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử" Biên bản này kèm với Bảng tổng hợp thanh toán bù trừ điện tử trong ngày (in ra giấy và ký tên, đóng dấu đơn vị) để theo dõi. Sang ngày giao dịch tiếp theo, khi đã khắc phục được sự cố kỹ thuật, truyền tin, các Ngân hàng thành viên phải truyền ngay điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày tới Ngân hàng chủ trì để tiến hành phiên quyết toán thanh toán bù trừ.

- Điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày của ngày bị sự cố phải được xác nhận và gửi riêng, không được xác nhận chung với Tổng hợp doanh số thanh toán bù trừ của (những) ngày giao dịch tiếp theo.

- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để giao băng từ đĩa từ chứa điện xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày và nhận kết quả của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

IV- QUYẾT TOÁN THANH TOÁN BÙ TRỪ

Điều 18. Quyết toán thanh toán bù trừ điện tử

1- Quyết toán thanh toán bù trừ là việc xử lý thanh toán bù trừ điện tử lần cuối cùng trong ngày giao dịch (theo thời gian quy định tại Điều 6 của Quy trình này) sau khi Ngân hàng chủ trì đã đối chiếu xong và chính xác toàn bộ doanh số thanh toán bù trừ điện tử trong ngày với các Ngân hàng thành viên. Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử phải xử lý xong tất cả các khoản sai lầm chênh lệch số liệu trước khi quyết toán. Trong trường hợp Ngân hàng chủ trì và các Ngân hàng thành viên còn chưa xử lý xong các khoản sai lầm, chênh lệch số liệu trước thời điểm quyết toán thì Ngân hàng chủ trì có thể lùi lại thời gian quyết toán của ngày giao dịch sang ngày giao dịch kế tiếp và phải thông báo cho các Ngân hàng thành viên biết để có biện pháp xử lý thích hợp. Sang ngày giao dịch tiếp theo, sau khi đã điều chỉnh xong các sai lầm thì Ngân hàng chủ trì tiến hành quyết toán thanh toán bù trừ nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngày phát sinh giao dịch.

2- Khi quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày, Ngân hàng chủ trì sẽ thực hiện xử lý các công việc theo quy định tại Điều 11 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

3- Kể từ thời điểm dừng gửi Lệnh thanh toán cho đến thời điểm thực hiện phiên quyết toán Ngân hàng thành viên bị thiếu khả năng chi trả phải tìm mọi cách lo đủ vốn trước thời điểm quyết toán (áp dụng các biện pháp bù đắp thiếu hụt trong thanh toán bù trừ điện tử theo quy định hiện hành của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) để thực hiện thanh toán bù trừ các Lệnh thanh toán này.

- Nếu đến thời điểm quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày mà Ngân hàng thành viên vẫn không đủ khả năng chi trả để thanh toán cho các Lệnh thanh toán thì Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý theo điểm b khoản 2 điều 5 của Quy trình này. Ngân hàng chủ trì phải mở sổ theo dõi các lệnh thanh toán không được xử lý bù trừ do không đủ khả năng chi trả để phục vụ cho việc đối chiếu, tra cứu khi cần thiết.

- Sau khi đã điều chỉnh xong các sai lầm, Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành thanh toán bù trừ điều chỉnh cho các Lệnh thanh toán của các Ngân hàng thành viên (bao gồm các Lệnh thanh toán sai bị Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại, các Lệnh thanh toán bị huỷ bỏ do không đủ khả năng chi trả, các Lệnh thanh toán bị từ chối thanh toán và các Lệnh thanh toán đã đủ số dư để thanh toán...). Ngân hàng chủ trì sẽ tiến hành xử lý tương tự như các phiên thanh toán bù trừ trước đó.

- Khi nhận được bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử của phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử ngày của Ngân hàng chủ trì gửi đến, các Ngân hàng thành viên phải kiểm tra lại, nếu số liệu hoàn toàn khớp đúng thì phải lập và gửi ngay điện xác nhận kết quả thanh toán bù trừ của phiên quyết toán cho Ngân hàng chủ trì. Lúc này các Ngân hàng thành viên và Ngân hàng chủ trì mới được phép lưu trữ dữ liệu của ngày phát sinh thanh toán bù trừ điện tử.

4- Xử lý các sai sót sự cố kỹ thuật, truyền tin:

- Trong trường hợp bị sự cố kỹ thuật, truyền tin mà không thể thực hiện được phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì được phép kéo dài phiên quyết toán thanh toán bù trừ sang ngày giao dịch tiếp theo nhưng số liệu vẫn phản ánh theo ngày phát sinh nghiệp vụ.

- Do sự cố kỹ thuật hoặc truyền tin, mà không thực hiện được phiên quyết toán hoặc sau khi đã quyết toán thanh toán bù trừ xong mà Ngân hàng chủ trì không truyền được dữ liệu về cho các Ngân hàng thành viên thì được phép quyết toán sang ngày giao dịch kế tiếp cho đến khi khắc phục được sự cố. Tuy nhiên, việc quyết toán dù được thực hiện vào ngày giao dịch kế tiếp nhưng số liệu phải phản ánh theo ngày phát sinh các Lệnh thanh toán bù trừ đó.

- Do sự cố kỹ thuật, truyền tin mà Ngân hàng chủ trì không thể gửi (truyền) được kết quả của phiên quyết toán thanh toán bù trừ trong ngày tới các Ngân hàng thành viên thì các Ngân hàng thành viên có thể đến trực tiếp Ngân hàng chủ trì để nhận băng từ, đĩa từ có chưa kết quả quyết toán thanh toán bù trừ điện tử trong ngày.

V- ĐIỀU CHỈNH SAI SÓT TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ LIÊN NGÂN HÀNG

Điều 19. Các nguyên tắc điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng.

1- Đảm bảo sự nhất trí số liệu giữa các Ngân hàng thành viên với Ngân hàng chủ trì, số liệu trong thanh toán bù trừ phản ánh đúng. Sai sót ở đâu phải được điều chỉnh ở đó. Nghiêm cấm việc tuỳ tiện sửa chữa số liệu, điều chỉnh sai sót trong thanh toán bù trừ điện tử.

2- Khi phát hiện sai sót phải có biện pháp điều chỉnh ngay, không gây chậm trễ tới công tác thanh toán. Các sai sót được phát hiện sau khi đã thanh toán bù trừ điện tử trong phiên thanh toán bù trừ điện tử này thì được điều chỉnh tại phiên thanh toán bù trừ kế tiếp. Việc điều chỉnh sai sót phải theo đúng các nguyên tắc, phương pháp điều chỉnh sai lầm của kế toán nói chung và thanh toán bù trừ điện tử nói riêng được quy định tại điều 14 của Quy chế thanh toán bù trừ điện tử để đảm bảo an toàn tài sản của Ngân hàng và khách hàng.

Điều 20. Huỷ Lệnh thanh toán

Việc huỷ Lệnh thanh toán phải thực hiện đúng các quy định tại Điều 15 của quy chế thanh toán bù trừ điện tử, cụ thể như sau:

1- Đối với huỷ Lệnh thanh toán của khách hàng là các tổ chức kinh tế, cá nhân:

- Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền chỉ được huỷ khi khách hàng đã trả lại số tiền được hưởng cho Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử.

- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnh thanh toán chưa ghi Có vài tài khoản của khách hàng hoặc đã ghi Có vào tài khoản của khách hàng nhưng khách hàng đã trả lại.

2- Đối với huỷ Lệnh thanh toán của bản thân Ngân hàng thành viên: Các Ngân hàng thành viên tham gia thanh toán bù trừ điện tử chỉ được huỷ Lệnh thanh toán trong trường hợp lập sai Lệnh thanh toán và phải tuân thủ nguyên tắc sau:

- Lệnh chuyển Nợ có hợp đồng chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên phát sinh nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử chưa trả tiền cho khách hàng theo lệnh sai hoặc đã trả nhưng đã thu hồi được.

- Lệnh chuyển Có chỉ được huỷ khi Ngân hàng thành viên tiếp nhận Lệnh thanh toán đến chưa trả tiền cho khách hàng theo Lệnh sai hoặc đã trả nhưng đã thu hồi được.

3- Đối với yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có, khi nhận được yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có của Ngân hàng thành viên gửi lệnh gửi lên Ngân hàng chủ trì sẽ truyền ngay yêu cầu huỷ này tới Ngân hàng thành viên nhận lệnh để thực hiện việc huỷ Lệnh chuyển Có sai. Đối với Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ thì được thực hiện như một Lệnh chuyển Có bình thường.

Điều 21. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên gửi lệnh:

1- Điều chỉnh sai sót phát hiện trước khi xử lý bù trừ:

a) Đối với Lệnh thanh toán.

- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền Lệnh thanh toán đến Ngân hàng chủ trì.

+ Nếu sai sót của Lệnh thanh toán được phát hiện trong quá trình lập Lệnh thanh toán và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi đi Ngân hàng chủ trì thì kế toán được sửa lại cho đúng.

- Trường hợp phát hiện Lệnh thanh toán có sai sót sau khi đã gửi đi Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại Lệnh thanh toán sai đồng thời gửi Lệnh thanh toán đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Lệnh thanh toán sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: Lập biên bản huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai trong đó ghi rõ ký hiệu Lệnh, giờ, ngày huỷ lệnh thanh toán và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ, kế toán giao dịch có liên quan. Biên bản được lưu cùng với Lệnh thanh toán bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Lệnh thanh toán đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Lệnh thanh toán bị huỷ.

- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện Lệnh thanh toán sai (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh cùng xử lý như đối với Lệnh thanh toán bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử.

b) Đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì.

- Điều chỉnh sai sót trước khi truyền "Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì" đến Ngân hàng chủ trì.

+ Nếu sai sót của Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì được phát hiện trong quá trình lập và người kiểm soát chưa ghi chữ ký điện tử hoặc đã ghi chữ ký điện tử nhưng chưa gửi Ngân hàng chủ trì đi thì kế toán được sửa lại cho đúng.

- Trường hợp Ngân hàng thành viên phát hiện sai sót sau khi đã gửi bảng kê đến Ngân hàng chủ trì nhưng chưa được xử lý bù trừ thì Ngân hàng thành viên phải lập và gửi ngay điện yêu cầu Ngân hàng chủ trì trả lại bảng kê sai đồng thời gửi bảng kê đúng để thay thế. Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành xử lý Bảng kê sai do Ngân hàng chủ trì trả lại như sau: Lập biên bản huỷ bỏ Bảng kê sai trong đó ghi rõ Số bảng kê, giờ, ngày huỷ bảng kê và phải có đầy đủ chữ ký của Trưởng phòng kế toán, kế toán viên thanh toán bù trừ . Biên bản được lưu cùng bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị huỷ (đã in ra) vào hồ sơ riêng để bảo quản, sau đó Ngân hàng thành viên lập Bảng kê đúng gửi đi. Ngân hàng thành viên không được sử dụng lại số của Bảng kê đã bị huỷ.

- Trường hợp Ngân hàng chủ trì phát hiện các sai sót trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì (do lỗi kỹ thuật) và yêu cầu gửi lại thì Ngân hàng thành viên gửi cũng xử lý như đối với Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì bị sai phát hiện sau khi người kiểm soát đã ghi chữ ký điện tử trên.

2- Điều chỉnh sai sót phát hiện sau khi đã xử lý thanh toán bù trừ.

Khi phát hiện các sai sót như sai số tiền (thừa hoặc thiếu) thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải điện tra soát (hoặc trả lời tra soát) ngay cho Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì để có biện pháp xử lý kịp thời. Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập biên bản xác định nguyên nhân, quy trách nhiệm cá nhân rõ ràng và xử lý .

a) Trường hợp sai thiếu:

- Khi phát hiện ra chuyển tiền thiếu, Ngân hàng thành viên phải lập biên bản chuyển tiền thiếu. Ngân hàng thành viên căn cứ biên bản chuyển tiền thiếu để lập Lệnh thanh toán bổ sung số tiền chuyển thiếu gửi đến Ngân hàng chủ trì để thanh toán vào phiên tiếp theo. Trên nội dung của Lệnh thanh toán bổ sung phải ghi rõ: "Chuyển bổ sung theo Lệnh chuyển Nợ (hoặc Có) số ngày... tháng.... năm... số tiền đã chuyển..." và phải gửi kèm biên bản đã lập trên sau đó hạch toán.

Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thiếu:

Nợ TK thích hợp

Có TK thanh toán bù trừ của NHTV

Số tiền chuyển Có

còn thiếu

Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thiếu:

Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV Có TK thích hợp

Số tiền chuyển Nợ còn thiếu

- Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải mở số theo dõi các Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác báo cáo .

b) Trường hợp bị sai thừa:

* Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa:

Khi phát hiện ra chuyển tiền thừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào biên bản chuyển tiền thừa lập "yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có" để huỷ số tiền chuyển thừa và gửi ngay tới Ngân hàng thành viên nhận lệnh và Ngân hàng chủ trì đồng thời lập phiếu chuyển khoản hạch toán:

Nợ TK phải thu

(tài khoản chi tiết cá nhân gây ra sai sót) Có TK thích hợp

Số tiền chuyển thừa

- Khi nhận được Lệnh chuyển Có của Ngân hàng thành viên nhận lệnh trả lại số tiền thừa nói trên (ở phiên thanh toán bù trừ tiếp theo), Ngân hàng thành viên gửi Lệnh hạch toán:

Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK thích hợp

(tài khoản chi tiết cá nhân gây ra sai sót)

Số tiền NHTV nhận lệnh đã thu hồi và chuyển trả

Trường hợp Ngân hàng thành viên nhận lệnh không chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển có đối với số tiền bị sai thừa trên do không thu hồi được từ khách hàng thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập Hội đồng xử lý theo quy định hiện hành để xác định trách nhiệm và mức độ bồi hoàn của cá nhân gây ra sai sót.

* Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa:

- Căn cứ biên bản chuyển tiền thừa, Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành lập Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ để huỷ số tiền đã chuyển thừa và hạch toán (Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ này được gửi đi thanh toán bù trừ tại phiên thanh toán bù trừ tiếp theo):

Nợ TK thích hợp

Có TK thanh toán bù trừ của NHTV

Số tiền chuyển thừa trên lệnh chuyển Nợ

- Trường hợp đã trả tiền cho khách hàng nhưng trên tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thực hiện lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ đối với số tiền đã chuyển thừa thì Ngân hàng thành viên gửi lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản phải thu (tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) sau đó phải tìm mọi biện pháp để thu hồi lại số tiền, nếu không thu hồi được phải quy trách nhiệm bồi hoàn theo chế độ quy định.

c) Trường hợp sai ngược vế:

Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải lập biên bản đồng thời lập lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ (đối với Lệnh chuyển Có bị sai ngược vế) và yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai ngược vế) để huỷ toàn bộ Lệnh thanh toán bị sai ngược vế sau đó lập lệnh thanh toán đúng gửi đi.

- Điều chỉnh lệnh chuyển Có hạch toán sai ngược vế:

+ Đáng lẽ hạch toán: Nợ TK: thích hợp

Có TK: thanh toán bù trừ của NHTV

+ Nhưng đã hạch toán: Nợ TK: thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: thích hợp

+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: Lập lệnh huỷ lệnh chuyển Nợ gửi Ngân hàng chủ trì và hạch toán:

Nợ TK: thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Toàn bộ số tiền đã chuyển sai

Sau đó lập Lệnh chuyển Có đúng gửi đi.

- Điều chỉnh Lệnh chuyển Nợ hạch toán sai ngược vế:

+ Đáng lẽ hạch toán:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: Thích hợp

+ Nhưng đã hạch toán:

Nợ TK: thích hợp

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV.

+ Nay phải điều chỉnh bằng cách: Lập yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có gửi đến Ngân hàng thành viên nhận lệnh và lập phiếu chuyển khoản, hạch toán:

Nợ TK: Các khoản phải thu

(Tiểu khoản cá nhân gây ra sai sót) Toàn bộ số tiền đã chuyển sai

Có TK: Thích hợp

Sau đó lập Lệnh chuyển Nợ đúng gửi đi.

3- Trường hợp phát hiện sai sót giữa Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên (các Lệnh thanh toán của Ngân hàng mình gửi đi thanh toán bù trừ được kê trên Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử) với cơ sở dữ liệu tại Ngân hàng mình thì Ngân hàng thành viên phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để tìm nguyên nhân và biện pháp giải quyết. Nếu sai sót là do có sự xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì phải ngừng ngay hoạt động thanh toán bù trừ điện tử đồng thời phối hợp với Ngân hàng chủ trì và thông báo cho các cơ quan chức năng biết để xử lý. Hoạt động thanh toán bù trừ chỉ được tiếp tục sau khi đã làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được an toàn.

4- Đối với một số sai sót khác như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận Lệnh thanh toán, sai ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ v.v... (sai sót không thuộc các yếu tố kiểm soát, đối chiếu), khi nhận được tra soát của Ngân hàng nhận lệnh, Ngân hàng gửi lệnh phải trả lời tra soát ngay.

Điều 22. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng chủ trì.

- Khi nhận được các Lệnh thanh toán cùng với các Bảng kê từ Ngân hàng thành viên gửi lệnh chuyển đến, Ngân hàng chủ trì phải đối chiếu, kiểm tra theo đúng quy định. Nếu phát hiện có sai sót như:

+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật.

+ Sai sót của các yếu tố trên Lệnh thanh toán với Bảng kê Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì, sai sót giữa các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán với các yếu tố và tổng số Lệnh thanh toán được kê trên Bảng kê các Lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì trong phiên thanh toán bù trừ thì Ngân hàng chủ trì phải tiến hành tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh để xác định nguyên nhân:

* Nếu phát hiện đó là sai sót do Ngân hàng thành viên lập thì Ngân hàng chủ trì phải trả lại Lệnh thanh toán sai, Bảng kê sai cho Ngân hàng thành viên gửi Lệnh thanh toán và yêu cầu gửi lại Lệnh thanh toán và Bảng kê đúng nếu các sai sót phát hiện khi chưa thực hiện thanh toán bù trừ điện tử.

* Nếu do xâm nhập trái phép từ bên ngoài thì Ngân hàng chủ trì phải dừng ngay việc thanh toán bù trừ điện tử và phối hợp với cơ quan chức năng để xác định nguyên nhân và có biện pháp giải quyết. Chỉ sau khi làm rõ được nguyên nhân và hệ thống đã được bảo đảm an toàn thì Ngân hàng chủ trì mới thực hiện thanh toán bù trừ điện tử tiếp.

* Đối với trường hợp sai ký hiệu mật, chữ ký điện tử, các khoá bảo mật trong thanh toán bù trừ điện tử hoặc bức điện bị lỗi do truyền thông thì Ngân hàng chủ trì phải trả lại cả bức điện cho Ngân hàng gửi lệnh.

- Trường hợp Ngân hàng chủ trì có nhận được Lệnh thanh toán nhưng Ngân hàng gửi lệnh không gửi Lệnh thanh toán đi hoặc Ngân hàng nhận được Lệnh thanh toán nhưng Ngân hàng chủ trì không gửi thì ngừng tiến hành Lệnh thanh toán đó và tìm nguyên nhân. Nếu do có sự xâm nhập từ bên ngoài vào làm giả Lệnh thanh toán thì phải phối hợp cùng với Ngân hàng thành viên tiến hành xử lý Lệnh thanh toán giả, đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử và thông báo cho các cơ quan chức năng biết. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại khi đã làm rõ nguyên nhân và hệ thống đã được đảm bảo an toàn.

- Nếu phát hiện sai sót sau khi đã thực hiện thanh toán bù trừ điện tử thì Ngân hàng chủ trì phải lập tức thông báo cho Ngân hàng nhận lệnh để ngừng ngay việc thực hiện thanh toán Lệnh thanh toán có sai sót, đồng thời thông báo cho Ngân hàng gửi biết để lập lệnh huỷ và điều chỉnh vào phiên thanh toán bù trừ tiếp theo.

- Trường hợp Lệnh thanh toán bị thất lạc trên đường truyền tin thì Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đó cho Ngân hàng nhận lệnh và phải ghi rõ số lần gửi trên Lệnh thanh toán và lý do bị thất lạc để tránh thực hiện thanh toán nhiều lần.

Điều 23. Điều chỉnh sai sót tại Ngân hàng thành viên nhận lệnh

1- Khi tiếp nhận các Lệnh thanh toán cùng các bảng kê từ Ngân hàng chủ trì, Ngân hàng thành viên tiến hành kiểm soát và đối chiếu theo quy định. Nếu phát hiện các sai sót như:

+ Sai chữ ký điện tử, ký hiệu mật;

+ Sai các yếu tố đối chiếu giữa các Lệnh thanh toán với Bảng kết quả thanh toán bù trừ điện tử.

Các trường hợp này, Ngân hàng thành viên nhận lệnh không được phép thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định rõ nguyên nhân và xử lý theo quy định.

- Huỷ bỏ Lệnh thanh toán sai và yêu cầu Ngân hàng chủ trì gửi lại Lệnh thanh toán đúng thay thế chỉ trong trường hợp biết chắc chắn sai sót do lỗi kỹ thuật gây ra.

- Nếu phát hiện có hiện tưọng Lệnh thanh toán bị giả mạo, nghi giả mạo hoặc có thông tin lạ xâm nhập trái phép thì phải thông báo kịp thời cho Ngân hàng chủ trì và phối hợp áp dụng ngay các biện pháp phòng ngừa cần thiết đảm bảo an toàn tài sản và an toàn cho hệ thống.

- Nếu phát hiện sai các yếu tố trên Lệnh thanh toán sau khi đã thực hiện Lệnh thanh toán cho khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tiến hành thu hồi lại số tiền đã thanh toán hoặc có biện pháp ngăn chặn thiệt hại có thể xảy ra; đồng thời điện báo cho Ngân hàng chủ trì và Ngân hàng gửi lệnh biết để có biện pháp xử lý thích hợp.

2- Phát hiện một Lệnh thanh toán do Ngân hàng chủ trì gửi nhiều hơn một lần hoặc có nguy cơ đã gửi nhiều hơn một lần thì Ngân hàng nhận lệnh phải gửi ngay thông báo về Lệnh thanh toán trùng tới Ngân hàng chủ trì.

3- Trường hợp khi kiểm tra, đối chiếu Ngân hàng nhận lệnh phát hiện thừa, thiếu, Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ hoặc nhầm lẫn lệnh Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:

* Phải hạch toán theo đúng số liệu của Ngân hàng chủ trì đã thanh toán.

* Sau đó:

+ Đối với trường hợp thừa Lệnh thanh toán so với Bảng kết quả thanh toán bù trừ:

Không thực hiện thanh toán Lệnh thanh toán thừa mà phải điện tra soát ngay Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân và có biện pháp xử lý thích hợp đảm bảo an toàn tài sản, an toàn hệ thống.

+ Trong trường hợp thiếu Lệnh thanh toán so với Bảng Kết quả thanh toán bù trừ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải tra soát ngay Ngân hàng chủ trì, nếu đúng có Lệnh thanh toán này thì Ngân hàng chủ trì phải gửi bổ sung Lệnh thanh toán bị thiếu.

+ Trường hợp nhầm lẫn Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác:

Nếu là Lệnh thanh toán của một Ngân hàng khác cùng tham gia thanh toán bù trừ hoặc không tham gia thanh toán bù trừ với Ngân hàng mình hoặc Lệnh thanh toán có sai sót không chấp nhận thanh toán được thì Ngân hàng thành viên nhận phải trả lại Lệnh thanh toán sai này cho Ngân hàng đã gửi Lệnh thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp . Tuyệt đối nghiêm cấm việc các Ngân hàng thành viên chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

4- Đối với Lệnh thanh toán bị sai thiếu:

Khi nhận được Lệnh thanh toán bổ sung chuyển tiền thiếu của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải đối chiếu, kiểm soát chặt chẽ lại Lệnh thanh toán bị sai thiếu và Lệnh thanh toán bổ sung, nếu hợp lệ thì hạch toán Lệnh thanh toán bổ sung như các Lệnh thanh toán bình thường khác.

5- Đối với Lệnh thanh toán bị sai thừa:

a) Trường hợp phát hiện trước khi hạch toán vào tài khoản của khách hàng: Nếu Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhận được thông báo hoặc điện tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh trước khi nhận được Lệnh thanh toán thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để có biện pháp xử lý kịp thời.

- Khi nhận được Lệnh thanh toán từ Ngân hàng chủ trì đến Ngân hàng nhận lệnh phải kiểm soát, đối chiếu với nội dung nhận được, nếu xác định sai sót như đã thông báo thì xử lý như sau:

+ Nếu là lệnh chuyển Có, ghi:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thích hợp

Toàn bộ số tiền

Số tiền thừa

Số tiền đúng

+ Nếu là Lệnh chuyển Nợ, ghi:

Nợ TK: Thích hợp

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Số tiền đúng

Số tiền thừa

Toàn bộ số tiền

Khi nhận được yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có đối với số tiền thừa (Trường hợp Lệnh chuyển Có bị sai thừa) hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đối với số tiền thừa (trường hợp lệnh chuyển Nợ bị sai thừa) của Ngân hàng Ngân hàng thành viên gửi Lệnh gửi đến thì xử lý:

- Đối với Lệnh chuyển Có bị sai thừa: Căn cứ vào yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có để lập Lệnh chuyển Có để chuyển trả lại số tiền thừa ghi:

Nợ TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Số tiền chuyển thừa trên

Lệnh chuyển Có bị sai thừa

- Đối với Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa: Căn cứ vào Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ ghi:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác

Số tiền thừa trên

Lệnh chuyển Nợ bị sai thừa

b) Trường hợp nhận được thông báo chuyển tiền thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh sau khi đã trả tiền cho khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải mở sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót và xử lý:

- Đối với lệnh chuyển Có bị sai thừa: Khi nhận được yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đối với số tiền đã thanh toán thừa của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, nếu kiểm soát đúng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý:

+ Trường hợp số dư tài khoản của khách hàng có đủ để thu hồi số tiền đã chuyển thừa: Căn cứ vào yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có để lập lệnh chuyển Có chuyển trả lại Ngân hàng thành viên gửi Lệnh số tiền thừa để thanh toán vào phiên thanh toán bù trừ kế tiếp:

Nợ TK: Tiền gửi của khách hàng

Có TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Số tiền chuyển thừa

Phải trả Ngân hàng A

+ Trường hợp tài khoản tiền gửi của khách hàng không đủ số dư để thu hồi thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mở sổ theo dõi yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có chưa thực hiện được và yêu cầu khách hàng nộp tiền vào tài khoản để thực hiện yêu cầu huỷ này. Khi khách hàng nộp đủ tiền, kế toán ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có chưa được thực hiện, lập Lệnh chuyển Có gửi đi thanh toán bù trừ và hạch toán như đã hướng dẫn trên.

+ Trường hợp khách hàng không đủ khả năng thanh toán hoặc khách hàng vãng lai không xác định được tung tích, thì Ngân hàng thành viên nhận Lệnh phải phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan bảo vệ pháp luật như Công an, Toà án... để tìm mọi biện pháp thu hồi lại tiền. Sau khi đã áp dụng mọi biện pháp thu hồi mà vẫn không thu hồi được hoặc thu không đủ thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh từ chôí chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có, ghi rõ lý do từ chối kèm theo số tiền thu hồi được (nếu có), gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời ghi xuất sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có chưa được thực hiện.

6- Nếu phát hiện có sai sót trên Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử do Ngân hàng chủ trì gửi đến thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý:

- Không được hạch toán kết quả thanh toán bù trừ điện tử có sai sót.

- Điện tra soát Ngân hàng chủ trì để xác định nguyên nhân sai sót.

+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do lỗi kỹ thuật hoặc do Ngân hàng chủ trì tính sai thì đề nghị Ngân hàng chủ trì gửi lại Bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử đúng và tiến hành hạch toán bình thường (sau khi đã nhận được bảng kết quả thanh toán bù trừ đúng).

+ Nếu xác định nguyên nhân sai sót là do xâm nhập hệ thống trái phép từ bên ngoài vào làm sai lệch số liệu thì phải phối hợp với Ngân hàng chủ trì và các cơ quan chức năng tìm biện pháp xử lý đồng thời ngừng hoạt động thanh toán bù trừ điện tử. Hoạt động thanh toán bù trừ điện tử chỉ được hoạt động lại sau khi đã được làm rõ nguyên nhân và áp dụng các biện pháp bảo mật khác có đủ điều kiện ngăn chặn sự xâm nhập từ bên ngoài vào.

7- Điều chỉnh các sai sót khác:

a) Đối với Lệnh thanh toán sai địa chỉ khách hàng (Lệnh thanh toán chuyển Đúng Ngân hàng thành viên nhận lệnh nhưng không có người nhận Lệnh hoặc người nhận lệnh mở tài khoản tại Ngân hàng khác): Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán vào tài khoản các khoản chờ thanh toán khác sau đó lập Lệnh thanh toán trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh kèm với thông báo từ chối thanh toán Lệnh thanh toán (ghi rõ lý do). Nghiêm cấm việc Ngân hàng thành viên tự ý chuyển tiếp Lệnh thanh toán.

b) Khi kiểm soát phát hiện các sai sót như sai tên, số hiệu tài khoản của người nhận lệnh thanh toán (đúng tên nhưng sai số hiệu hoặc ngược lại) ký hiệu chứng từ, loại nghiệp vụ:

Ngân hàng thành viên nhận lệnh chưa được hạch toán Lệnh thanh toán mà phải tra soát ngay Ngân hàng thành viên gửi lệnh, chỉ sau khi kiểm soát lại đúng mới xử lý tiếp. Ngân hàng thành viên nhận lệnh thống kê các sai sót vào sổ theo dõi Lệnh thanh toán bị sai sót để phục vụ cho công tác tra cứu, đối chiếu khi cần thiết.

Khi nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh, Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành xử lý hạch toán theo đúng quy định .

Trường hợp đến phiên quyết toán thanh toán bù trừ điện tử mà Ngân hàng thành viên nhận lệnh vẫn không nhận được trả lời tra soát của Ngân hàng thành viên gửi lệnh thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh sẽ trả lại các Lệnh thanh toán bị sai cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh.

Điều 24. Đối với huỷ Lệnh thanh toán theo yêu cầu của khách hàng.

1- Xử lý tại Ngân hàng thành viên gửi lệnh:

Khi tiếp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (đối với huỷ Lệnh chuyển Có) hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ (đối với huỷ Lệnh chuyển Nợ) của khách hàng, Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải kiểm tra tính hợp lệ của yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ. Nếu không hợp lệ thì trả lại cho khách hàng, nếu hợp lệ thì xử lý:

1.1- Trường hợp huỷ một lệnh thanh toán chưa được thực hiện (chưa được gửi đi thanh toán bù trừ điện tử):

Ngân hàng thành viên gửi Lệnh gửi cho khách hàng thông báo chấp nhận Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có hoặc Lệnh huỷ Lệnh chuyển nợ và không tiến hành thực hiện Lệnh thanh toán đó (không hạch toán).

1.2- Trường hợp huỷ một Lệnh thanh toán đã được thực hiện và gửi đi:

- Đối với yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có:

+ Căn cứ vào Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có hợp lệ của khách hàng, kế toán viên thanh toán bù trừ điện tử bổ sung các yếu tố của Yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (theo mẫu Phụ lục số 3) và ghi chữ ký điện tử của mình lên Yêu cầu huỷ.

+ Người kiểm soát phải kiểm soát lại các yếu tố của Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có vừa lập với Yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có của khách hàng để đảm bảo sự chính xác và khớp đúng. Nếu đúng người kiểm soát ghi chữ ký điện tử của mình lên yêu cầu huỷ để gửi ngay đến Ngân hàng thành viên nhận lệnh.

Ngân hàng thành viên gửi lệnh phải ghi nhập sổ theo dõi yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có đã gửi đi.

Khi nhận được lệnh chuyển Có của Ngân hàng nhận lệnh hoàn trả lại số tiền của Lệnh chuyển có bị huỷ, Ngân hàng thành viên gửi lệnh căn cứ vào Lệnh chuyển có đến hạch toán:

Nợ TK: Thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: Thích hợp (TK trước đây đã ghi Nợ).

- Đối với huỷ Lệnh chuyển Nợ có uỷ quyền:

Căn cứ vào Lệnh huỷ, Ngân hàng thành viên gửi lệnh tiến hành trích tài khoản của khách hàng đã ghi Có trước đây để chuyển trả lại Ngân hàng thành viên nhận lệnh.

Nợ TK: Thích hợp (TK trước đây đã ghi Có)

Có TK: Thanh toán bù trừ của Ngân hàng thành viên

2- Xử lý tại Ngân hàng thành viên nhận lệnh:

2.1- Đối với Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ: Khi nhận được lệnh huỷ từ Ngân hàng chủ trì , Ngân hàng thành viên nhận lệnh tiến hành thực hiện như một Lệnh chuyển Có đến bình thường.

- Nếu phát hiện yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có bị sai sót thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh lập thông báo từ chối chấp nhận yêu cầu huỷ lệnh chuyển Có (ghi rõ lý do từ chối) gửi trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh đồng thời phải thông báo lý do từ chối với Ngân hàng chủ trì biết.

- Nếu nhận được lệnh Huỷ Lệnh chuyển Nợ bị sai sót (Lệnh này nhận được trong phiên thanh toán bù trừ) thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh xử lý như đối với Lệnh chuyển Có bị sai.

2.2- Nếu yêu cầu huỷ hoặc Lệnh huỷ hợp lệ thì xử lý:

a) Huỷ một lệnh thanh toán chưa được thực hiện.

Ngân hàng thành viên nhận lệnh gửi ngay cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh thông báo chấp nhận yêu cầu huỷ.

- Đối với Lệnh chuyển Có:

+ Căn cứ vào Lệnh chuyển Có đến (Lệnh chuyển Có bị huỷ) hạch toán:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: Các khoản chờ thanh toán khác

+ Căn cứ yêu cầu huỷ để lập Lệnh chuyển có trả lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh vào phiên bù trừ kế tiếp và hạch toán.

Nợ TK các khoản chờ thanh toán khác

Có TK thanh toán bù trừ của NHTV

- Đối với Lệnh chuyển Nợ:

+ Căn cứ vào lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến hạch toán:

Nợ TK: thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK: thích hợp (trước đây đã ghi Có theo Lệnh chuyển Nợ của phiên TTBT trước đó).

b) Huỷ một Lệnh thanh toán đã được thực hiện:

- Đối với yêu cầu huỷ Lệnh chuyển Có đến:

+ Nếu Lệnh chuyển Có đến đã được thực hiện thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh phải gửi ngay yêu cầu huỷ cho khách hàng để thông báo. Chỉ trong trường hợp khách hàng đồng ý (bằng văn bản) hoặc nộp tiền mặt lập chứng từ thanh toán trích tài khoản của mình để chuyển trả thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh mới thực hiện yêu cầu huỷ và lập Lệnh chuyển Có để thanh toán bù trừ và hạch toán:

Nợ TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Có theo Lệnh Chuyển Có bị huỷ của phiên TTBT trước đó).

Có TK Thanh toán bù trừ của NHTV

Sau đó phải gửi lại thông báo chấp nhận yêu cầu huỷ cho Ngân hàng thành viên gửi lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

+ Đối với yêu cầu huỷ không được sự chấp thuận chuyển trả của khách hàng thì Ngân hàng thành viên nhận lệnh lập thông báo từ chối chấp nhận yêu cầu huỷ (ghi rõ lý do) gửi lại Ngân hàng thành viên gửi lệnh và Ngân hàng chủ trì biết.

- Đối với lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến:

Căn cứ vào Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ đến Ngân hàng thành viên nhận lệnh hạch toán:

Nợ TK thanh toán bù trừ của NHTV

Có TK thích hợp (TK trước đây đã ghi Nợ theo Lệnh chuyển Nợ của phiên TTBT trước đó).

Phần 3:

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính có trách nhiệm hướng dẫn, theo dõi và kiểm tra việc thực hiện nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử giữa các Ngân hàng.

Giám đốc Sở giao dịch Ngân hàng Nhà nước, Giám đốc chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Tổng Giám đốc (Giám đốc) các tổ chức tín dụng có trách nhiệm tổ chức và chỉ đạo thực hiện Quy trình này trong đơn vị mình.

Điều 26. Việc sửa đổi, bổ sung Quy trình này do Thống đóc Ngân hàng Nhà nước quyết định.

PHỤ LỤC SỐ: 1A

LỆNH CHUYỂN CÓ

Số lệnh..........(2)........... ngày lập.............../.........../........(2)..........................

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ .........................(2)..................

Ngày giá trị............................................................................(2)....................

Ngân hàng thành viên gửi lệnh...............(2)...... Mã NH.....(1)...(2)...............

Ngân hàng thành viên nhận lệnh...........(2).......Mã NH.........(1)........(2).......

Người trả/chuyển tiền.................................(1)...............................................

Địa chỉ/Số CMND, hộ chiếu.......................(1)...............................................

Tài khoản:...................................................(1)..............................................

Tại NH (KBNN)..........................................(1)..............................................

Người thụ hưởng.........................................(1)..............................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu.......................(1).............................................

Tài khoản......................................................(1).............................................

Tại NH (KBNN)........................................... (1).............................................

Nội dung.......................................................(1)............................................

Số tiền bằng số

............(1).........(2).....VNĐ

..........................................................................

Số tiền bằng chữ.................................(1)..........

..........................................................................

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBT

- Xác nhận đã kiểm soát (Ký tên)

- Người kiểm soát...(Tên)

Truyền đi lúc... giờ... phút

Ngày...../...../......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT (3) CHỦ TÀI KHOẢN (4)

Nhận lúc .... giờ..... phút

Ngày..../..../......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN

Ghi chú: đối với khách hàng không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ, số chứng minh, ngày cấp, nơi cấp:

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (trưởng phòng kế toán)

- (4) Yếu tố của chủ tài khoản (Giám đốc).

Riêng yếu tố ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ: Phải ghi ký hiệu của chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ dùng để làm căn cứ lập Lệnh thanh toán này (ví dụ: uỷ nhiệm chi chuyển tiền).

PHỤ LỤC SỐ: 1B

LỆNH CHUYỂN NỢ

Sốlệnh .................(2)....................ngày lập..../........../............................(2).....

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ.........................................(2).....

Ngày giá trị.............................................................................................(2).....

Ngân hàng thành viên gửi lệnh........(2)...............Mã NH...........(1)........(2).....

Ngân hàng thành viên nhận lệnh........(2)...............Mã NH........(1).........(2).....

Người thụ hưởng........................................(1)....................................................

Địa chỉ/Số CMND, hộ chiếu......................(1)....................................................

Tài khoản....................................................(1)...................................................

Tại NH (KBNN)..........................................(1)..................................................

Người trả tiền..............................................(1)..................................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu.......................(1).................................................

Tài khoản.....................................................(1).................................................

Tại NH (KBNN)......................................... (1).................................................

Nội dung.......................................................(1)................................................

Số tiền bằng số

........... (1).........(2).....VNĐ

.....................................................................

Số tiền bằng chữ............................(1)...........

......................................................................

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBT

- Xác nhận đã kiểm soát (Ký tên)

- Người kiểm soát...(Tên)

Truyền đi lúc... giờ... phút

Ngày...../....../.......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT (3) CHỦ TÀI KHOẢN (4)

Nhận lúc .... giờ..... phút

Ngày..../..../......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN

Ghi chú: đối với khách hàng không có tài khoản thì phải ghi rõ địa chỉ, số chứng minh, ngày cấp, nơi cấp:

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (trưỏng phòng kế toán)

- (4) Yếu tố của chủ tài khoản (Giám đốc).

Riêng yếu tố ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ: Phải ghi ký hiệu của chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ dùng để làm căn cứ lập Lệnh thanh toán này (ví dụ: uỷ nhiệm thu).

PHỤ LỤC SỐ: 2

LỆNH HUỶ LỆNH CHUYỂN NỢ

Sốlệnh .................(2)....................ngày lập..../........../.............................(2)...

Ký hiệu chứng từ và nội dung loại nghiệp vụ.........................................(2).....

Ngày giá trị.............................................................................................(2)...

Ngân hàng thành viên gửi lệnh........(2)........ Mã NH...........(1)..............(2).....

Ngân hàng thành viên nhận lệnh.....(2).........Mã NH...........(1)...............(2).....

Người phát lệnh ......................................(1)..................................................

Địa chỉ/Số CMND, hộ chiếu.......................(1)...............................................

Tài khoản....................................................(1)...............................................

Tại Ngân hàng (KBNN).................................(1)............................................

Người nhận lệnh.........................................(1)................................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu.......................(1)...............................................

Tài khoản......................................................(1).............................................

Tại Ngân hàng (KBNN)............................. (1)...............................................

Nội dung............ Huỷ số tiền của Lệnh chuyển nợ số... Ký hiệu lệnh.... lập ngày..../..../...... lý do....................................)..........................................(1)..............

SỐ TIỀN BẰNG SỐ

......(1).........(2).....VNĐ

Số tiền bằng chữ.........................................(1)

.......................................................................

Truyền đi lúc... giờ... phút

Ngày...../....../.......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT (3) CHỦ TÀI KHOẢN (4)

Nhận lúc .... giờ..... phút

Ngày..../..../......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN

Ghi chú:

- (1) Yếu tố do kế toán giao dịch nhập dữ liệu

- (2) Yếu tố do kế toán thanh toán bù trừ điện tử nhập dữ liệu

- (3) Yếu tố của người kiểm soát (trưởng phòng kế toán)

- (4) Yếu tố cuả chủ tài khoản (Giám đốc).

PHỤ LỤC SỐ 3

YÊU CẦU HUỶ LỆNH CHUYỂN CÓ

Lập ngày..../....../.... Số................

Ngân hàng thành viên gửi lệnh...............(Ngân hàng A)..........Mã NH..............

Ngân hàng thành viên nhận lệnh....(Ngân hàng B)................Mã NH.................

Căn cứ vào .............................số............................lập ngày........../.../................

của.......................................................................................................................

Địa chỉ/số CMND.............................................................................................

yêu cầu .......(Ngân hàng thành viên B) huỷ lệnh chuyển Có số.........................

Lập ngày......../................/.................. và chuyển lại theo địa chỉ sau:

Người nhận tiền............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND, Hộ chiếu........................................................................

Tài khoản......................................................................................................

Tại NH (KBNN)...........................................................................................

Lý do huỷ.....................................................................................................

SỐ TIỀN Y/C HUỶ BẰNG SỐ

................VNĐ

Số tiền yêu cầu huỷ (bằng chữ)..........................

...........................................................................

Truyền đi lúc... giờ... phút

Ngày...../....../.......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN

Nhận lúc .... giờ..... phút

Ngày..../..../......

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT CHỦ TÀI KHOẢN

PHỤ LỤC SỐ 4

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

.......(tên NHTV).............

Mã NH.......................

Số /BKTV-TTBTĐT

BẢNG KÊ

CÁC LỆNH THANH TOÁN CHUYỂN ĐI NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ

Phiên TTBT số..... ngày..../...../.......

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV nhận lệnh

Doanh số phát sinh

 

 

 

 

 

Nợ

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I- Cộng P/S:

xxx

xxx

II- Chênh lệch (Nợ hoặc Có)

 

xxx

Tổng hợp lệnh thanh toán chuyển đi Ngân hàng chủ trì TTBTĐT:

 

Số món

Số tiền

Lệnh chuyển Có và Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ

 

 

Lệnh chuyển Nợ

 

 

Nhận lúc......... giờ.....phút

Ngày..../..../......

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Mẫu này do Ngân hàng thành viên lập (2 bản): 1 bản lưu tại Ngân hàng thành viên; 1 bản gửi Ngân hàng chủ trì trước thời điểm tiến hành phiên TTBTĐT.

- Ký hiệu lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện vào cột DSPS Có (cột 7)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện vào cột DSPS Nợ (cột 6)

32- Huỷ lệnh chuyển tiền - thể hiện vào cột DSPS Có (cột 7)

- Các Lệnh thanh toán chuyển đi được sắp xếp theo số lệnh thanh toán.

PHỤ LỤC SỐ 5

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

MÃ NH..............................

..............................................

Số ........./KQ-TTBTĐT

BẢNG KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ

THANH TOÁN VỚI NGÂN HÀNG... (tên NHTV)... Mã NH.....

Trong phiên TTBTĐT số.... ngày..../...../.......

TK Nợ:.....................

TK Có:...................

A- CÁC LỆNH THANH TOÁN CỦA NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN GỬI

ĐI ĐÃ ĐƯỢC XỬ LÝ BÙ TRỪ:

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV nhận lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I- Cộng P/S:

xxx

xxx

II- Chênh lệch (Nợ hoặc Có)

 

xxx

B- CÁC LỆNH THANH TOÁN NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

VỀ TRONG PHIÊN THANH TOÁN BÙ TRỪ.

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NHTV gửi lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

I- Cộng P/S:

xxx

xxx

II- Chênh lệch (Nợ hoặc Có)

xxx

 

C- SỐ TIỀN CHÊNH LỆCH NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN PHẢI THANH TOÁN HOẶC ĐƯỢC HƯỞNG (ĐƯỢC THU)

- Tổng số tiền được thu (tổng cộng cột 6 Phần A + Tổng cộng cột 6 phần B) -Tổng cộng cột 7 phần A + Tổng cộng cột 7 phần B):

- Hoặc tổng số tiền phải trả: (tổng cộng cột 7 phần A + Tổng cộng cột 7 phần B) - Tổng cộng cột 6 phần A + Tổng cộng cột 6 phần B):

- Số tiền bằng chữ (được thu/phải trả)...............................................................

D- CÁC LỆNH THANH TOÁN CHƯA ĐƯỢC XỬ LÝ BÙ TRỪ

CHUYỂN SANG PHIÊN SAU:

Số TT

Số lệnh

Ngày lập lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NH TV nhận lệnh

Số tiền

 

 

 

 

 

Nợ

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng:

 

 

Truyền đi lúc... giờ.... phút

Ngày........./...../......

Ngân hàng chủ trì TTBTĐT

Lập lúc... giờ...phút....

Ngày.../..../.....

LẬP BẢNG KIỂM SOÁT

(ký tên)

Ngân hàng thành viên nhận

Nhận lúc... giờ... phút....

Ngày..../..../....

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Ghi chú:

Tại phần A: các Lệnh thanh toán chuyển đi được sắp xếp theo Số Lệnh thanh toán

+ Ký hiệu lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện vào cột phải trả (cột 7)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện vào cột được thu (cột 6)

32- Huỷ lệnh chuyển tiền - thể hiện vào cột phải trả (cột 7)

- Tại phần B các Lệnh thanh toán được sắp xếp theo trật tự "mã Ngân hàng thành viên gửi lệnh.

+ Ký hiệu lệnh:

30- Lệnh chuyển Có - thể hiện số tiền vào cột được thu (cột 6)

31- Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột phải trả (cột 7)

32- Lệnh huỷ Lệnh chuyển Nợ - thể hiện số tiền vào cột được thu (cột 6)

PHỤ LỤC SỐ 6

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC TỈNH, TP...

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Số..../BK-TTBTĐT

BẢNG TỔNG HỢP KIỂM TRA KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Phiên TTBTĐT..... ngày...../...../....../........

Số TT

Tên Ngân hàng thành viên

Mã NH

Tổng số được thu

Tổng số phải trả

chênh lệch

 

 

 

S.món

Số tiền

S.món

Số tiền

Được thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

8

9

01

Ngân hàng thành viên 1

 

 

 

 

 

 

 

02

Ngân hàng thành viên 2

 

 

 

 

 

 

 

03

Ngân hàng thành viên 3

 

 

 

 

 

 

 

04

Ngân hàng thành viên 4

 

 

 

 

 

 

 

.....

 

 

 

 

 

 

 

 

n

Ngân hàng thành viên n

 

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

 

 

 

 

- Về tổng số tiền:

Tổng số tiền được thu = tổng số tiền phải trả (tổng cộng cột 5 = tổng cộng cột 7)

Chênh lệch số tiền được thu = chênh lệch số tiền phải trả (tổng cộng cột 8 = tổng cộng cột 9).

- Về tổng số món:

Tổng số món được thu = tổng số món phải trả (tổng cộng cột 4 = tổng cộng cột 6).

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ

LẬP BẢNG KIỂM SOÁT

Ghi chú: Bảng này chỉ lập tại Ngân hàng chủ trì để kiểm tra kết quả thanh toán bù trừ tại phiên đó.

- Căn cứ vào bảng Kết quả thanh toán bù trừ điện tử (số tổng cộng) của từng Ngân hàng thành viên (phụ lục 7) để lập bảng này.

PHỤ LỤC SỐ 7

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

MÃ NH.....................

Số: /KT

ĐIỆN XÁC NHẬN KẾT QUẢ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ PHIÊN SỐ.... TRONG NGÀY

Lập ngày...../....../......

Kính gửi: (tên Ngân hàng chủ trì và mã Ngân hàng)

Căn cứ ...........................................................................................................

Ngân hàng (tên Ngân hàng thành viên) Mã NH............................................

Xác nhận Kết quả thanh toán bù trừ điện tử s ...../trong ngày của NH như sau:

Nội dung

Số phải thu của các NH khác

Số phải trả cho các NH khác

Chênh lệch

 

S.món

Số tiền

S.món

Số tiền

Phải thu

Phải trả

1

2

3

4

5

6

7

I- Các lệnh thanh toán gửi đi đã thanh toán bù trừ

 

 

 

 

 

 

II- Các Lệnh thanh toán đã nhận về

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

 

 

 

Số tiền bằng chữ ...............................................................................................

Truyền đi lúc... giờ.... phút

Ngày... /...../

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Nếu xác nhận Kết quả thanh toán bù trừ điện tử trong phiên thì bỏ trong ngày và ngược lại

- Đối với xác nhận kết quả thanh toán bù trừ trong phiên thì căn cứ vào Bảng kết quả thanh toán bù trừ, đối với xác nhận thanh toán bù trừ điện tử trong ngày thì không ghi yếu tố này.

PHỤ LỤC SỐ 8

Ngân hàng chủ trì TTBTĐT

Mã NH................................

...........................................

Số .......... BK-TTBTĐT

BẢNG TỔNG HỢP THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Ngày.........../.........../...............

Của Ngân hàng thành viên .....................mã NH.....................

I- TỔNG HỢP CÁC LỆNH THANH TOÁN ĐÃ ĐƯỢC BÙ TRỪ TRONG NGÀY:

Số TT

Phiên TTBT số

Bảng kết quả TTBT số

Số chênh lệch

 

 

 

Được thu

Phải trả

 

 

 

Số món

S.tiền

Số món

S.tiền

1

2

3

5

6

7

8

A- Lệnh thanh toán của Ngân hàng gửi đi trong ngày:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng A

 

 

 

 

B- Lệnh thanh toán của NH nhận về trong ngày:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Cộng (B):

 

 

 

 

Tổng cộng (A + B)

 

 

 

 

Tổng số chênh lệch phải thanh toán trong ngày:

- Tổng số tiền được thu trong ngày: (Tổng số cột 6 - tổng số cột 8)

- Hoặc Tổng số tiền phải trả trong ngày (Tổng số cột 8 - tổng số cột 6)

Số tiền bằng chữ (được thu/ Phải trả)...........................................................

II- CÁC LỆNH THANH TOÁN CÒN LẠI CUỐI NGÀY KHÔNG ĐƯỢC THANH TOÁN BÙ TRỪ

Số TT

Số lệnh

Ký hiệu lệnh

Mã NH TV nhận lệnh

Doanh số phát sinh

Lý do không được thanh toán bù trừ

 

 

 

 

Nợ

 

1

2

3

4

5

6

7

 

 

 

 

 

 

 

Tổng cộng:

 

 

 

 

Truyền đi lúc.... giờ... phút

Ngày..../..../.....

NGÂN HÀNG CHỦ TRÌ TTBTĐT

Lập lúc ....giờ... phút.... Ngày...../....../.......

Lập bảng Kiểm soát

(ký tên)

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN NHẬN

Nhận lúc ... giờ... phút...

Ngày...../....../.......

Kế toán Kiểm soát

 

PHỤ LỤC SỐ 9

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

..... Tên NHTV.................

Mã NH.............................

ĐIỆN TRA SOÁT

Ngày tra soát......../......../....... Số:.............

Tra soát Ngân hàng.......(tên Ngân hàng thành viên)......... Mã NH...................

Theo lệnh chuyển Nợ/Có số:... Ký hiệu lệnh:....... ngày lập:........./............./....

Số tiền bằng chữ:................................................ Số tiền bằng số:.....................

Nội dung tra soát:...............................................................................................

...........................................................................................................................

Truyền đi lúc.... giờ... phút

Ngày...../......./........

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

PHẦN TRẢ LỜI TRA SOÁT

Ngân hàng ........... (tên Ngân hàng thành viên ) Mã NH....................................

Trả lời tra soát của Ngân hàng ...........................Mã NH..................................

Nội dung trả lời:...............................................................................................

Truyền đi lúc.... giờ... phút

Ngày...../......./........

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

PHỤ LỤC SỐ 10

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

.................................

Mã NH....................

THÔNG BÁO CHẤP NHẬN/TỪ CHỐI LỆNH THANH TOÁN

Lập ngày......../................/.......... Số:......

Kính gửi: (tên Ngân hàng thành viên .............Mã NH)

Ngân hàng (tên Ngân hàng thành viên gửi lệnh)............. Mã NH...............

Thông báo đã chấp nhận/từ chối: lệnh chuyển Nợ/Có

Số lệnh......................Ký hiệu lệnh..................... ngày lập........./...../..............

Ngân hàng thành viên gửi lệnh ........................... Mã NH.............................

Ngân hàng thành viên nhận lệnh.......................... Mã NH.............................

Người phát lệnh .............................................................................................

Địa chỉ/số CMND:........................................................................................

Tài khoản:.......................................................................................................

Tại Ngân hàng:...............................................................................................

Người nhận lệnh: ..........................................................................................

Địa chỉ/Số CMND: ........................................................................................

Tài khoản : ....................................................................................................

Tại Ngân hàng: ...............................................................................................

Số tiền bằng chữ:............................................. Số tiền bằng số:....................

Lý do từ chối: (dùng trong trường hợp từ chối).............................................

Truyền đi lúc.... giờ... phút

Ngày...../......./........

NGÂN HÀNG (KBNN) NHẬN LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Nhận lúc.... giờ... phút

Ngày...../......./........

NGÂN HÀNG (KBNN) GỬI LỆNH

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT

Ghi chú:

- Nếu chấp nhận thì bỏ từ chối và ngược lại.

- Nếu từ chối thì ghi rõ lý do, nếu chấp nhận thì không ghi yếu tố này.

PHỤ LỤC SỐ 11

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

.................................

Số:......./BB-BTĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN SỰ CỐ KỸ THUẬT

TRONG THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Chúng tôi gồm có:

1- Ông (bà) ................................................. chức vụ .............................

2- Ông (bà)................................................. chức vụ..................................

3- Ông (bà)................................................. chức vụ....................................

Nhất trí xác định sự cố kỹ thuật trong thanh toán bù trừ điện tử sau đây:

- Sự cố kỹ thuật (mô tả sự cố)........................................................................

- Thời điểm xảy ra sự cố.... giờ..... phút..... ngày........../.................................

- Nguyên nhân:...............................................................................................

........................................................................................................................

.......................................................................................................................

Hậu quả của sự cố kỹ thuật:........................................................................

.......................................................................................................................

.......................................................................................................................

........................................................................................................................

Phương án xử lý sự cố kỹ thuật:.....................................................................

........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.........................................................................................................................

.... ngày.... .tháng..... năm..........

CÁN BỘ TIN HỌC KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC

PHỤ LỤC SỐ 12

NGÂN HÀNG THÀNH VIÊN

.................................

Số:......../BB-BTĐT

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN CHUYỂN TIỀN (THỪA/THIẾU)

Chúng tôi gồm có:

1- Ông (bà) ..................................................Chức vụ......................................

2- Ông (bà)...................................................Chức vụ......................................

3- Ông (bà)...................................................Chức vụ......................................

Nhất trí xác định tình trạng, nguyên nhân và trách nhiệm trong việc chuyển tiền... (thừa/thiếu)... dưới đây:

- Lệnh chuyển (Nợ/Có) số... Ký hiệu lệnh..... ngày lập lệnh..../....../..............

- Ngân hàng thành viên gửi lệnh:..............................Mã NH...........................

- Ngân hàng thành viên nhận lệnh ...............................Mã NH .......................

Người phát lệnh: .............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND: .........................................................................................

Tài khoản :.......................................................................................................

Tại Ngân hàng (KBNN):.................................................................................

Người nhận lệnh:.............................................................................................

Địa chỉ/Số CMND:.........................................................................................

Tài khoản : .....................................................................................................

Tại Ngân hàng (KBNN): .................................................................................

Số tiền: ...........................................................................................................

Đã chuyển (thừa/thiếu) là:.............. đồng (bằng chữ)......................................

Nguyên nhân sai sót:......................................................................................

Người chịu trách nhiệm:................................................................................

Đề nghị quý Ngân hàng:.................................. căn cứ Biên bản này để:.... (thu hồi ngay hoặc xử lý trả tiếp cho khách hàng) số tiền đã chuyển (thừa/thiếu)... nói trên.

.... ngày.... .tháng..... năm.........

KẾ TOÁN KIỂM SOÁT GIÁM ĐỐC

PHỤ LỤC SỐ 13

Ngân hàng

Tỉnh thành phố.............

....................

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

............. ngày..... tháng...... năm........

ĐƠN XIN THAM GIA THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

Kính gửi: Ngân hàng ..............................

(Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử )

Tên tôi là ........................ Giám đốc chi nhánh Ngân hàng (KBNN).................. tỉnh, thành phố............................................................. có mở tài khoản tiền gửi thanh toán số hoặc có hạn mức chi trả.......................... tại chi nhánh Ngân hàng .................................... tỉnh, thành phố......................................................

Chúng tôi nhận thấy có đủ điều kiện cần thiết (theo quy định tại điều 3 của Quy chế thanh toán bù trừ ban hành kèm theo quyết định số /2000/QĐ-NHNN2 ngày/ / / của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước) để trở thành Ngân hàng thành viên tham gia vào hệ thống thanh toán bù trừ điện tử. Chúng tôi làm đơn này:

Đề nghị chi nhánh Ngân hàng............... tỉnh, thành phố................................. cho chi nhánh Ngân hàng (KBNN)............................................ chúng tôi được tham gia thanh toán bù trừ điện tử với các Ngân hàng (KBNN) khác hệ thống trên địa bàn do chi nhánh Ngân hàng........................ làm chủ trì thanh toán bù trừ điện tử.

Chi nhánh Ngân hàng (KHNN)............................. chúng tôi xin cam kết:

1- Cam kết chấp hành và thực hiện đúng, đầy đủ các quy định về Quy chế thanh toán bù trừ điện tử và quy trình kỹ thuật hạch toán trong thanh toán bù trừ điện tử kể cả việc điều chỉnh sai lầm trong hạch toán thanh toán bù trừ để bảo đảm số liệu chính xác giữa Ngân hàng thành viên với Ngân hàng chủ trì. Lập đúng, đầy đủ, kịp thời các chứng từ (Lệnh thanh toán) và các Bảng kê có liên quan trong giao dịch thanh toán bù trừ điện tử, đảm bảo số liệu chính xác, rõ ràng. Hoàn toàn chịu trách nhiệm về nội dung, số liệu trên Lệnh thanh toán, nếu để xảy ra mất mát, lợi dụng gây tổn thất tài sản thì hoàn toàn chịu trách nhiệm bồi thường thiệt hại cho các Ngân hàng liên quan hoặc cho khách hàng.

3- Chấp thuận việc Ngân hàng chủ trì thanh toán bù trừ điện tử tự động trích tài khoản tiền gửi của chi nhánh Ngân hàng (KBNN)................. chúng tôi theo kết quả thanh toán bù trừ điện tử để thanh toán khoản chênh lệch phải trả lớn hơn được thu của Ngân hàng chúng tôi để trả cho các Ngân hàng thành viên khác; và thanh toán cho Ngân hàng (KBNN)................ chúng tôi số chênh lệch được thu lớn hơn phải trả trong thanh toán bù trừ điện tử.

4- Ngân hàng (KBNN)...............chúng tôi xin cam kết chấp hành đúng các quy định, thực hiện thanh toán đầy đủ sòng phẳng các khoản Nợ trong thanh toán bù trừ điện tử. Nếu vi phạm quy tắc tổ chức kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử cũng như không đảm bảo khả năng chi trả trong thanh toán bù trừ điện tử thì được xử lý theo các quy định hiện hành về thanh toán bù trừ điện tử liên Ngân hàng. Khi thôi không tham gia thanh toán bù trừ điện tử, Ngân hàng (KBNN)......... chúng tôi sẽ thông báo bằng văn bản trước 15 ngày.

Ý KIẾN CỦA NGÂN HÀNG

CHỦ TRÌ THANH TOÁN BÙ TRỪ ĐIỆN TỬ

NGÂN HÀNG (KBNN)....TỈNH, THÀNH PHỐ

Giám đốc

(Ký tên, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

 

STATE BANK OF VIETNAM
-------

SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM
Independence - Freedom – Happiness
---------

No. 212/2002/QD-NHNN

Hanoi, March 20th, 2002

 

DECISION

ON THE ISSUANCE OF TECHNICAL PROCESS OF INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION

THE GOVERNOR OF THE STATE BANK

­Pursuant to the Law on the State Bank of Vietnam No. 01/1997/QH10 dated 12 December, 1997;
Pursuant to the Law on Credit institutions No. 02/1997/QH10 dated 12 December, 1997;
Pursuant to Decree No. 15/CP dated 02 March, 1993 of the Government on assignments, authorities and responsibilities for the State management of Ministers, ministerial level agencies;
Pursuant to Decision No. 196/TTg dated 1 April, 1997 of the Prime Minister of the Government on the use of information data on information carriers as accounting and payment Documents for Banks and Credit Institutions;
Pursuant to Decree No. 64/2001/ND-CP dated 20 September, 2001 of the Government on payment activities performed by payment services suppliers;
Upon proposals of Director of Finance-Accounting Department;

DECIDES

Article 1. To issue in conjunction with this Decision "Technical process of inter-bank electronic clearing payment operation"

Article 2. This Decision shall be effective from the date of signing.

Article 3. Director of Administration Department, Director of Finance-Accounting Department, Director of Banking Information Technology Department, Director of Operation Department, Heads of units of the State Bank of Vietnam, Managers of the State Bank branches in provinces, cities under the central Government's management, General Director (Directors) of Credit Institutions shall be responsible for the implementation of this Decision.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



 

FOR THE GOVERNOR OF THE STATE BANK
DEPUTY GOVERNOR




Nguyen Thi Kim Phung

 

TECHNICAL PROCESS

OF INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION
(issued in conjunction with the Decision No. 212/2002/QD-NHNN dated 20 March, 2002 of the Governor of the State Bank)

Part I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. This technical process of inter-bank electronic clearing payment operation shall provide for procedures, sequence of the treatment, control, payment and accounting of transfer payments with the value of less than VND 500,000,000 (five hundred million) between banks, other organisations that are entitled to carry out payment services (hereinafter shortly called Banks), participate in the electronic clearing payment organized and chaired by the State Bank.

Article 2. The control, reconciliation and clearing in inter-bank electronic clearing payment.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



1. The leading bank in the electronic clearing payment (hereinafter referred to as the leading bank) shall be responsible for:

-  Receiving and examining payment ord­ers and Lists of payment orders sent to the leading bank by sending member banks.

- Drawing and sending "The table of the electronic clearing payment results" together with payment orders that have been cleared to member banks.

- Drawing and sending "The consolidated table of daily electronic clearing payments" for payment and reconciliation of the daily electronic clearing payment turnover with member banks.

- Settlement and accounting of the clearing payment results that arise between member banks within a transaction day.

2. Member banks that directly participate in the electronic clearing payment (hereinafter referred to as member banks) shall:

-  Draw and send "Payment order", "The list of payment orders sent to the leading bank" as well as receive payment orders and results of the electronic clearing payment to timely account for payment orders and results of the electronic clearing payment.

-  Draw and send "Message of confirmation of daily clearing payment results" by the time stipulated for the reconciliation and daily settlement of the electronic clearing payment.

Article 3. Documents used in the inter-bank electronic clearing payment.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



2. Payment documents in paper must be prepared in accordance with the form and in conformity with current Regime on accounting documents for banks and Credit Institutions.

3. Payment orders in form of electronic documents must meet all data standards provided for by the State Bank and conform to current provisions of the regime of the State Bank's Governor on the preparation, use, control, treatment, maintenance and preservation of electronic documents for banks, Credit Institutions.

Article 4. Debit transfer in the electronic clearing payment.

1. All debit transfers in the electronic clearing payment shall be authorized in advance: Member banks must enter into contracts of debit transfer with each other that must be accepted by the leading bank before implementation. Sending member banks shall be entitled to credit in the account of beneficiary person or unit only after receiving banks have completed the debit entry in account of person or unit that receives the order.

2. Member banks that have entered into contracts of debit transfer with each other must take full responsibilities for the implementation of debit transfers in the signed contract while they participate in the electronic clearing payment.

Article 5. Payment principles in the electronic clearing payment:

1. The leading bank shall perform the clearing of payment orders and the payment of payable difference - payable clearing payment results of member banks within actual payment capacity of member banks at the leading bank.

During the clearing of a clearing payment session as well as during the settlement of daily clearing payment, the leading bank shall fix the balance of deposit accounts of member banks to ensure the accurate liquidity of member banks.

2. If the deposit account of a member bank lacks liquidity to cover the clearing payment results in the electronic clearing payment session and when making settlement for daily electronic clearing payments shall be processed as follows:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



-  With the principle of payment within the scope of actual liquidity, the leading bank shall not perform the clearing treatment of (reject) several payment orders (reject payment orders in accordance with order from low priority to higher priority as provided for in Article 7 of this Process).

-  Payment orders that have not yet been cleared in that electronic clearing payment session shall be retained by the leading bank for the following electronic clearing payment session in the following transaction day (if any), and these orders shall be notified to member banks that are lacking liquidity for their knowledge.

b. If by the time of the daily electronic clearing settlement, that member bank still fails to have sufficient payment capacity to pay for payment orders that have not yet been cleared, the leading bank shall cancel these payment orders. In addition, the leading bank shall process this matter in accordance with paragraph 3, Article 12 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment issued in conjunction with the Decision No. 1557/2001/QD-NHNN dated 14 December, 2001 of the Governor of the State Bank (hereinafter referred to as the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment)

Article 6. Implementing time in the electronic clearing payment.

1. The determination of the processing time for results of each clearing payment session as well as the number of electronic clearing payment sessions in a day shall be provided for by the leading bank in accordance with provisions stated in paragraph 1, Article 6 of the Regulation on the electronic clearing payment, which ensures that:

-  The completing time of the electronic clearing settlement in a working day shall be 15.30 o'clock; the leading bank shall receive payment orders of member banks until 15.00 o'clock. All payment orders that are received after 15.00 o'clock shall not be accepted for the clearing.

-  From 15.00 to 15.30 o'clock, the leading bank shall carry out the reconciliation of the electronic clearing payment results in a day and make the correction of errors caused by member banks.

2. Member banks participating in the electronic clearing payment shall comply with provisions on the above required time applicable to the electronic clearing payment to ensure the clearing, payment and reconciliation in the electronic clearing payment being made conveniently, accurately, timely and in an asset - secured manner.

Article 7. Priority order for processing payment orders in the electronic clearing payment session.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Part II

SPECIFIC PROVISIONS

I. APPLICATION PROCEDURES FOR THE PARTICIPATION IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 8. Application procedures for the participation in and approval of member banks to participate in the electronic clearing payment.

1. Member banks that have satisfied conditions for the participation in the electronic clearing payment (in accordance with provisions stated in Article 2 of the Regulation on the electronic clearing payment) must submit to the leading bank following documents:

-  An application for the participation in the electronic clearing payment (in accordance with the form in Appendix No. 14).

-  A commitment to comply with relevant provisions when becoming a member bank participating in the inter-bank electronic clearing payment.

2. After being a member bank by the written acceptance of the leading bank, the Director of the member bank must issue a letter of introduction for officers (Director or authorized person, the Head of accounting division or authorized person, the clearing payment accountant) who will take part in the technical process of the electronic clearing payment operation, which defines clearly the assignment, responsibility of each officer so introduced in respect of each part of work in the electronic clearing payment. This letter of introduction shall be directly sent to the leading bank.

-  Each officer of member bank who is introduced as participant in the technical process of the inter-bank electronic clearing payment operation shall, depending on the function, assignment of each officer, be provided with a electronic signature and secrecy code by the leading bank (in accordance with provisions stated in Article 9 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment).

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



4. Authorized member banks (under the provisions stated in paragraph 2, Article 2 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment) shall be responsible for making the list of their authorizing member banks available to the leading bank and other member banks for their knowledge and performance of the electronic clearing payment transactions.

II. TREATMENT AND ACCOUNTING PROCESS OF THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT OPERATION AT MEMBER BANKS AND THE LEADING BANK IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

A. AT MEMBER BANKS THAT SEND PAYMENT ORDERS

Article 9. The processing of payment orders sent for clearing payment.

1. Member banks participating in the electronic clearing payment shall be responsible for the processing of all documents relating to the electronic clearing payment:

Upon receipt of payment documents from customers, transaction accountants shall be responsible for controlling the legality, validity of documents. For electronic documents; member banks must print (convert) electronic documents into paper, sign and seal in accordance with applicable provisions for the control, maintenance and preservation.

2. Clearing payment accountants shall be responsible for converting all payment documents (including paper documents, electronic documents) relating to the electronic clearing payment into electronic documents in form of a payment order (in accordance with the form in Appendix No. 1). Payment order shall be prepared for each separate payment document.

3. Payment orders sent for the electronic clearing payment must be supported by sufficient electronic signatures of related persons who are responsible for the accuracy of data on the documents (Director or authorized person, the Head of accounting division or authorized person and clearing payment accountant).

4. Based on payment orders that have been drawn and sent to the leading bank in the electronic clearing payment session, the clearing payment accountants shall prepare "List of payment orders sent to the leading bank" (form in the Appendix No. 4). At the transaction time of the electronic clearing payment session, member banks shall transmit payment orders together with List of payment orders that have been sent to the leading bank to the leading bank for its processing of the electronic clearing payment.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



1. On the sending of payment order, the leading bank shall:

-  In respect of a credit order, make following accounting entries:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

-  In respect of a debit order, make following accounting entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Other receivables"

-  On receipt of the acceptance of the debit transfer from receiving member bank, sending member bank shall pay to account by making a transfer order to debit: the account "Other receivables" and credit the account of respective customer. The acceptance notice of the debit transfer shall be kept with debit order.

2. In case of receipt of a notice on the refusal of payment orders and payment orders from a receiving member bank (that have been returned on the following electronic clearing payment session), the sending member bank must strictly verify, if valid, shall:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Debit: Account "Other receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

+ In respect of credit order, based on the returned credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been deducted for previous transfer)

The sending member bank must provide customers with the notice on the refusal of payment orders (stating clearly reasons).

-  In ­case of receipt of payment orders that have been cancelled or returned by the leading bank at the time of clearing settlement (due to the member bank having insufficient liquidity to cover these payment orders), the sending member bank shall process like in the case of receipt of the notice on the refusal of payment orders and the member bank shall take full responsibilities before customers for this issue.

3. In case where payment orders and list of payment orders sent to the leading bank have not yet been sent to the leading bank in the session due to technical breakdown of information transmission or other objective reasons, the sending member bank shall:

+  Apply the fastest measures for overcoming the breakdown, simultaneously inform the leading bank and relevant member banks for knowledge to temporarily stop sending payment orders to this member bank and must draw "Minutes on technical breakdown in the electronic clearing payment" (form in Appendix No. 12). The member bank shall, when the connection is established, inform the leading bank and relevant member banks to carry out the regular payment.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



B. AT THE MEMBER BANKS THAT RECEIVE PAYMENT ORDERS AND THE TABLE OF THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT RESULTS FROM THE LEADING BANK.

Article 11. The treatment and accounting process of payment orders and the results of the electronic clearing payment.

1. The control of incoming payment orders and lists in the clearing payment:

a. On receipt of payment orders and the table of the electronic clearing payment results (form in Appendix No. 5) from the leading bank, the person in charge of control must use his own code and the program to verify, control the electronic signatures and secrecy codes of the leading bank (hereinafter referred to as program) to determine the correctness, accuracy of the payment orders and the table of the clearing payment results, and transfer them to the clearing payment accountant for further processing.

b. The clearing payment accountant shall be responsible for printing payment orders and the table of electronic clearing payment results into paper (2 copies), and carefully verify all elements of payment orders and the table of the clearing payment results to determine:

+  Whether the payment orders and the table of the clearing payment results are sent by the leading bank or not.

+  The validity and accuracy of elements on the payment orders and the table of the clearing payment results (Whether debit orders are supported by the Contract of debit transfer or not.)

+ Whether the content is doubtful or not.

+ To verify, reconcile elements and total of received payment orders with elements and the sum of payment orders that have been listed at section B in the table of the clearing payment results (Order No., date of issue of order, symbols of documents, code of sending bank, code of receiving bank, codes of documents and content of operation types and amount of money), in case of excess, deficiency or mistake, the treatment shall be made in accordance with provisions stated in Article 23 of this Process.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+ Member banks must reexamine the results of the electronic clearing payment.

-  After the control, reconciliation, if no error occurs, the clearing payment accountant shall sign in the printed table of the clearing payment results and payment orders, then transfer them to relevant accounting division (transaction accountant) for further treatment. Simultaneously, the clearing payment accountant shall draw and send immediately a message of confirmation of the clearing payment results in the session as well as on the entire clearing payment orders that have been cleared in the session (form in Appendix No. 7) to the leading bank.

c. At the transaction accounting division: Accountants shall reconcile and verify again before any accounting, payment to customers is performed, any error that is discovered shall be processed in accordance with Article 23 of this Process.

2. The performance of accounting:

a. Based on the table of the electronic clearing payment results sent by the leading bank:

-  If the difference in the clearing payment is payable:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Deposit" at the leading bank

-  If the difference in the clearing payment is receivable:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Credit: Account "Clearing payment of member bank"

b. Based on the received and controlled payment orders:

-  In respect of a valid incoming credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

-  In respect of an incoming debit order:

+  If they are valid, duly authorized and there is enough money for payment in the account of customers, the receiving member bank shall:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+  If they are duly authorized but there is not enough money for payment in the account of customers, the receiving member bank shall process as follows:

To immediately notify customers to transfer money to their accounts for the implementation of incoming debit order within a stipulated time (not in excess of 2 working hours from the receipt of incoming debit order at the maximum). During the accepted time, if customers' accounts are provided with sufficient funds for the implementation of debit order, the receiving member bank shall make accounting as mentioned above.

After the accepted time, if customers still fail to provide sufficient funds to their accounts for the implementation of the debit order, the receiving member bank shall make a notice on the refusal of the debit order. In this case, the accounting shall be made as follows:

In respect of an incoming debit order:

Debit: Account "Receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Based on the notice on the refusal of the debit order, a debit order shall be prepared to return to the sending member bank (return at the following clearing payment session):

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Receivables"

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



3. In respect of refused payment orders, the receiving member bank shall return them to the sending member bank before the time of the electronic clearing settlement. If payment orders are refused after the settlement time, the receiving member bank shall return them to the sending member at the first clearing session of the following transaction day.

C. Treatment and accounting process of the electronic clearing payment operation at the leading bank

Article 12. The receipt, control of payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank from sending member banks.

1. The leading bank in the electronic clearing payment shall be responsible for: the receipt of payment orders and the list of payment orders transmitted to the leading bank from sending member banks. The control, calculation of the electronic clearing payment results in the electronic clearing payment session. Transmission of payment orders that have been cleared and the clearing payment results in the session to the receiving member banks.

The entire process of receipt, control, calculation of the clearing payment results, the transmission of the clearing payment results in the session and payment orders to the receiving member banks shall be automatically performed on the computer. The process shall be specified as follows:

-  On receipt of payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank from sending member banks, the controllers of the leading bank shall use their own secrecy codes to verify, control the validity, correctness of payment orders and the list. All incoming payment orders and lists shall be controlled in accordance with following provisions:

* In respect of payment order:

+  Electronic signatures and secrecy codes on the payment order

+  Name, address of the banks that send and receive the payment order: Name, code of sending bank, receiving bank (to examine whether the sending bank and receiving bank are member banks participating in the clearing payment or not);

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+ For debit order: to examine the contract of debit transfer between these member banks;

* In respect of the list of payment orders sent to the leading bank:

+ Electronic signatures and secrecy codes on the List;

+ Name, address of the bank that sends the List: Name, code of sending bank and receiving bank.

+ Other elements of the list such as: List No., drawing date of the list, total amount of money.

* To verify, reconcile elements of payment orders and the sum of payment orders with elements and the sum of payment orders that have been listed in the list of payment orders sent to the leading bank (Order No., drawing date of the order, code of the order, code of the sending bank, of the receiving bank, amount of money), which the leading bank has already received to determine whether there is any error, mistake, excess or deficiency of payment orders or not.

2. In case of discovering any error on payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank, the leading bank shall make an immediate verification with the sending bank for errors and treat in accordance with provisions at Article 22 of this Process.

Article 13. The preparation of the table of the electronic clearing payment results and the consideration of the liquidity of each member bank:

1. If there is no error in controlled payment orders and the list of payment orders sent to the leading bank that have been controlled, the leading bank shall:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



2. The liquidity of each member bank shall be examined by making comparison between the balance of deposit account of a member bank at the leading bank (that has been fixed by the leading bank at the time of clearing) with payable amount of that member bank in the clearing payment session. If the liquidity of a member bank is not sufficient to cover the payable difference, the leading bank shall notify that member bank of its illiquidity and deal with in accordance with provisions at paragraph 2, Article 5 of this Process.

-  The leading bank must verify again the accuracy of the clearing payment results in the session by drawing " The consolidated table on the examination of the electronic clearing payment results" (form in Appendix No. 6). If correct, the leading bank shall performing the accounting for the receivable, payable amount in the electronic clearing payment session. If incorrect, the leading bank shall recalculate the clearing payment results.

3. Only after the completion of the payment and accounting of the electronic clearing payment results, the leading bank shall transmit payment orders, the table of the electronic clearing payment results, the list of payment orders that have not yet been cleared to the relevant member banks. At this time, the leading bank shall also release the liquidity of member banks.

Article 14. The accounting of the electronic clearing payment results at the leading bank.

1. In case where the member bank must pay:

-  Based on the table of the electronic clearing payment results, the leading bank shall:

Debit: Account "Deposit payable by the member bank"

Credit: Account "Clearing payment of the leading bank"

2. In case where the member bank is entitled to receive:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Debit: Account "Clearing payment of the leading bank"

Credit: Account "Deposit receivable by the member bank"

3. After the completion of the accounting of amounts actually payable or receivable by the member bank in the electronic clearing payment session in accordance with the table of the clearing payment results, the balance of the clearing payment account of the leading bank must be zero.

4. Dealing with errors and technical breakdown:

a. In case where errors are discovered before the electronic clearing performance: If any error is discovered during the control, the leading bank shall immediately verify with the sending member bank to determine the reasons and take appropriate measures for solution, ensure the security of assets and of the system. Errors shall be dealt with as follows:

-  If errors are caused by technical failure, the leading bank shall be entitled to cancel the incorrect payment order, or incorrect list and request the sending member bank to send the correct payment order and correct list for replacement.

-  If any payment order, list is discovered to be faked or suspected to be faked or impermissibly assessed by the strange information, the leading bank shall draw a minutes and immediately take necessary preventive measures and notify relevant units for coordination and prevention.

b. After the completion of the electronic clearing payment, if the leading bank can not transmit payment orders, the table of the clearing payment results in the electronic clearing payment session to the related member banks due to the technical breakdown of information transmission, the leading bank shall deal with as follows:

-  The leading bank must look for the fastest measure for overcoming the breakdown, at the same time, notify all member banks and draw "Minutes on the technical breakdown in the electronic clearing payment". When the technical breakdown of information transmission is overcome, the leading bank shall immediately transmit the payment orders and the table of the clearing payment results to the related member banks.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



-  If due to the technical breakdown or failure of information transmission to an electronic clearing payment session during a day, any member bank can not transmit payment orders and the list of payment orders to the leading bank, the leading bank shall only carry out the clearing for member banks that are not affected. Payment orders of unaffected member banks with member banks that are affected by the breakdown shall be retained by the leading bank to deal with at the following clearing payment session (if any and if the breakdown is overcome) or shall be returned to member banks.

c. In case where the leading bank cannot perform the clearing payment session due to the technical breakdown or failure of information transmission, the leading bank shall be permitted to put off the clearing payment session until the breakdown is overcome. However, the clearing payment session shall not be delayed to the following transaction day and the delay of the clearing payment session must be notified to member banks for knowledge. If the technical breakdown or failure of information transmission cannot be overcome within the day, the leading bank shall be permitted to apply the method of paper clearing payment (in accordance with current provisions of the State Bank of Vietnam)

III. VERIFICATION, RECONCILIATION IN THE ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 15. The preparation and sending of the consolidated table of daily electronic clearing payment turnover:

-  The leading bank must complete the preparation of the consolidated table of daily electronic clearing payments (during the clearing payment session preceding the settlement session) and send (transmit) it to member banks within the day of the electronic clearing payment (except for case of force majeure due to technical breakdown of information transmission).

-  The consolidated table of daily electronic clearing payments of the leading bank shall be designed and drawn in accordance with the form in Appendix No. 8 and be preserved as for accounting reports of banks.

-  Member banks must implement sufficiently and correctly technical operation steps to define the turnover of daily electronic clearing payment accurately, promptly in accordance with applicable provisions.

Article 16. The reconciliation of the electronic clearing payment turnover at the end of the day.

1. In principle, entire turnover of the electronic clearing payment arising in a transaction day between member banks shall be reconciled by the leading bank in the electronic clearing payment and must be alike (both in total and in details for each session) right in the arising day, except for case of force majeure due to technical breakdown of information transmission.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



3. The reconciliation of the daily electronic clearing payments:

On receipt of "The consolidated table of electronic clearing payments" from the leading bank, member banks shall reconcile all receivable, payable accounts and the amount actually receivable or payable by their own banks (with the data that have been accounted to the account "Clearing payment of member bank" and with the table of the clearing payment results of each session in a day). If the data are absolutely alike, member banks shall draw and immediately submit the message of confirmation of the daily electronic clearing payment (form in Appendix No. 7) to the leading bank to carry out the electronic clearing settlement session.

Article 17. The settlement of errors and technical breakdown when reconciling the turnover of the electronic clearing payment.

1. Errors and technical breakdown that can arise on reconciliation of the electronic clearing payment turnover:

+  Member banks fail to send the confirmation on the daily electronic clearing payment.

+  The difference in the electronic clearing payment turnover.

+ Technical breakdown of information transmission.

2. Measures for the settlement of errors:

-  When errors are discovered, member banks shall actively make an immediate verification with the leading bank to define the reasons and take appropriate measures for solution.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



a. In case where the member bank has not yet sent the message of confirmation of the daily electronic clearing payments:

If by the time of daily electronic clearing settlement session, a member bank still fails to send (transmit) the message of confirmation of the daily electronic clearing payment to the leading bank, the member bank shall immediately transmit it in accordance with the provisions in point 3, Article 16 of this Process (except for the case of technical breakdown or information transmission failure).

b. In case of discovery of any difference of the daily electronic clearing payment turnover between the consolidated table of daily electronic clearing payments sent by the leading bank and the database of a member bank, the member bank shall check entirely payment orders of the electronic clearing payment sessions in the day to define the reasons, draw minutes and settle as follows:

-  In case of excess or deficiency of the daily electronic clearing payment turnover (excess or deficiency of payment orders), member banks shall make an immediate verification with the leading bank to take the appropriate measures for solution and shall be responsible for strict coordination with the leading bank and related units for prompt solution, and for ensuring the security of assets.

-  If errors are determined to be due to technical failure, member banks shall be permitted to readjust under the guidance of the leading bank.

3. In case of technical breakdown or information transmission failure:

-  If, by the time of the daily electronic clearing settlement, the leading bank has not yet received all messages of confirmation on the daily electronic clearing payment from member banks due to technical breakdown or information transmission failure, member banks and the leading bank shall make "Minutes on the technical breakdown in the electronic clearing payment". This minutes shall be attached to the consolidated table of daily electronic clearing payments (that has been printed into paper, signed and sealed) for the supervision. On following transaction day, when the technical breakdown of information transmission is overcome, member banks shall transmit an immediate message of confirmation of the daily electronic clearing payment to the leading bank in order to carry out the clearing settlement session.

-  The message of confirmation of the daily electronic clearing payment of the day where the breakdown occurs shall be confirmed and sent separately and shall not be confirmed together with the consolidated table of the clearing payment turnovers of following transaction day(s).

-  Due to the technical breakdown or information transmission failure, the member banks may proceed to the leading bank for the delivery of magnetic tapes, discs that contain the message of confirmation of the daily electronic clearing payment and receipt of the results of daily electronic clearing settlement session.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Article 18. The settlement of electronic clearing payment:

1. The settlement of the clearing payment shall be the last processing of the clearing payment in a transaction day (in accordance with the time stipulated in Article 6 of this Process) after the leading bank has made the complete and accurate reconciliation of entire turnover of daily electronic clearing payment with member banks. In case where the leading bank and member bank do not complete the treatment of errors, differences prior to the settlement time, the leading bank may delay the settlement time of the transaction day till the following transaction day and must inform the member banks for their knowledge in order to take appropriate measures for solution. On following transaction day, after the adjustment of all mistakes, the leading bank shall settle the clearing payment but the data shall still reflect the transactions of the day where they have occurred.

2. On settlement of daily electronic clearing payments, the leading bank shall process in accordance with provisions stated in Article 11 of the Regulation on the inter-bank electronic clearing payment.

3. From the cut-off time for payment orders to the settlement time, member banks that lack liquidity, shall take measure to make themselves liquid (taking measures to cover deficiency in electronic clearing payment in accordance with current provisions of the Governor of the State Bank) for the clearing of these payment orders.

-  If by the time of daily electronic clearing settlement, a member bank fails to have sufficient liquidity to cover the payment orders, the leading bank shall proceed with the treatment in accordance with point b, paragraph 2, Article 5 of this Process. The leading bank shall open a book for monitoring payment orders that are not cleared due to shortage of liquidity for its reconciliation and reference when necessary.

-  After errors have been adjusted, the leading bank shall adjust clearing payment for payment orders of member banks (including incorrect payment orders that are returned by the member banks, payment orders that are cancelled because of illiquidity, payment orders that are refused for payment and payment orders covered by sufficient balance, etc). The leading bank shall carry out the same treatment as in previous clearing payment sessions.

-  On receipt of the table of the electronic clearing payment results of the daily settlement session from the leading bank, member banks must verify again, if the data are absolutely alike, they shall draw and submit the message of confirmation of the clearing payment results of the settlement session to the leading bank. At this moment, the leading bank and member banks shall be permitted to archive the data of the day when the electronic clearing payment arises.

4. Dealing with technical breakdown of information transmission:

- In case of technical breakdown of information transmission that makes the settlement session of the electronic clearing payment impossible to be carried out within the day, that settlement session shall be put off to the following transaction day, but the data shall reflect transactions of the day where they have occurred

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



-  If the leading bank can not send (transmit) the results of the settlement session of daily clearing payment to the member banks because of technical breakdown of information transmission, member banks may proceed to the leading bank for receipt of magnetic tapes, discs that contain the settlement results of the daily electronic clearing payment.

V. ADJUSTMENT OF ERRORS IN THE INTER-BANK ELECTRONIC CLEARING PAYMENT

Article 19. Principles of error adjustment in the inter-bank electronic clearing payment.

1. To ensure the consistency of data between member banks and the leading bank, to ensure the correctness of data reflected in the clearing payment; correction to be made at the place where they occur. To strictly forbid the arbitrary correction of data, the arbitrary adjustment of errors in the electronic clearing payment.

2. When errors are discovered, measures for adjustment shall be immediately taken to avoid the delay in the payment process. Errors that are discovered after the completion of an electronic clearing payment session shall be corrected at the following clearing payment session. The correction of errors shall comply with principles, methods of error correction in accounting practice in general and of the electronic clearing payment in particular as stipulated in Article 14 of the Regulation on the electronic clearing payment to ensure the security of assets of banks and customers.

Article 20. The cancellation of a payment order

The cancellation of a payment order must comply with provisions stated in Article 15 of the Regulation on the electronic clearing payment, specifically as follows:

1. In respect of the cancellation of a payment order of a customer being an economic organization or individual:

-  An authorized debit order shall be cancelled only when customers have paid the amount of money, which have received, to member banks where the electronic clearing payment operation has arisen.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



2. In respect of the cancellation of member banks' payment orders: Member banks participating in the electronic clearing payment shall be entitled to cancel payment orders only in case where they incorrectly draw the payment orders and must comply with following principles:

-  Debit orders under a contract shall be cancelled only when member banks where an electronic clearing payment operation is occurred have not yet paid to customers under incorrect orders or have paid but then recovered this funds.

-  Credit orders shall be cancelled only when member banks that have received incoming payment orders have not yet paid to customers under incorrect orders or have paid but then recovered this funds.

3. In respect of a request for cancellation of a credit order, upon receipt of a request for cancellation of a credit order from a member bank, the leading bank shall immediately transmit this cancellation request to the receiving member bank for the cancellation of incorrect credit order. The order of cancellation of a debit order shall be processed as in the case of a regular credit order.

Article 21. The adjustment of errors at the sending member bank:

1. The adjustment of errors that are discovered before the clearing:

a. In respect of payment order:

-  Adjustment of errors before transmission of payment order to the leading bank.

+ If any error in a payment order is discovered in the process of payment order preparation and the controller has not yet put his electronic signature or has done it, but the order has not yet been sent to the leading bank, the accountant shall be entitled to correct.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



-  In case where the leading bank discovers any error in a payment order (due to technical failure) and request the member bank to return, the member bank shall deal with it as in the case of an incorrect payment order that is discovered after the controller has inserted his electronic signature.

b. In respect of the list of payment orders sent to the leading bank.

-  Adjustment of errors before transmission of "List of payment orders sent to the leading bank" to the leading bank.

+  If any error in the list of payment orders sent to the leading bank is discovered in the process of list preparation and the controller has not yet put his electronic signature or has done it, but the list has not yet been sent to the leading bank, the accountant shall be entitled to correct.

-  In case where any error is discovered after the list has been sent to the leading bank, but it has not yet been cleared, the member bank shall immediately request the leading bank by a message to return the incorrect list and send a correct list for replacement. The sending member bank shall process the incorrect list returned by the leading bank as follows: Draw a minutes on the cancellation of the incorrect list which states clearly list No., time, cancellation date of the list and is supported by signatures of the Head of accounting division, the clearing payment accountant. The minutes shall be kept with the cancelled list of payment orders sent to the leading bank (has been printed) in a separate file for preservation, and the member bank shall draw the correct list for sending. The member bank shall not be entitled to reuse the number of the cancelled list.

-  In case where the leading bank discovers any error in the list of payment orders sent to the leading bank (due to technical failure) and request the member bank to return, the member bank shall deal with it as in the case of an incorrect list of payment orders sent to the leading bank that is discovered after the controller has inserted his electronic signature.

2. The adjustment of errors that are discovered after the clearing payment:

When discovering any error such as incorrect amount of money (excessive or deficient), the sending member bank shall immediately send a message for verification (or an answer to verification) to the receiving member bank and the leading bank to take timely measures for settlement. The sending member bank shall make a minutes for defining reasons, and personal responsibility clearly and process as follows:

a. In case of deficiency:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



In respect of an undervalued credit order:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Deficient amount of Credit transfer.

In respect of undervalued Debit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

 Deficient amount of Debit transfer.

-  The sending member bank must open a book for monitoring payment orders with errors for reporting purpose.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



* In respect of an overvalued credit order:

On discovery of any excessive transfer of money, the sending member bank shall, based on the minutes on the excessive transfer, draw a " request for cancellation of a credit order" to cancel the amount excessively transferred and send it to the receiving member bank and the leading bank, and draw at the same time a transfer order for making following entries:

Debit: Account "Receivables"

(detailed account of individual causing errors)

Credit: Appropriate account

The amount that has been

transferred excessively

On receipt of a credit order from the receiving member bank refunding the above-mentioned excessive amount (in the following clearing payment session), the sending member bank shall account:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



(detailed account of individual causing errors)

The amount that the receiving member bank has collected and returned

In case where the receiving member bank does not accept the request for cancellation of a credit order for the above excessive amount, because it fails to collect it from customer, the sending member bank shall set up a settlement Committee in accordance with current provisions to determine the responsibility and compensation of the individual who has caused errors.

* In respect of an overvalued debit order:

-  Based on the minutes of the excessive transfer of money, the sending member bank shall draw an order of cancellation of a debit order to cancel the amount transferred excessively and account (This order of cancellation of debit order shall be sent for the clearing payment at the following clearing payment session):

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The excessive amount in the debit order.

-  In case where the payment has been made to customer, but the balance on deposit account of the customer is not sufficient to perform the order of cancellation of a debit order for the excessive amount, the sending member bank shall record into the account "Receivables" (sub-account “individual errors”), then take all measures for collection of the excessive amount, if the collection fails, the sending member bank shall define the responsibility for the compensation in accordance with provision of current regime.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



The sending member bank must make a minutes together with a an order of cancellation of a debit order (in respect of a wrong credit order) and a request for cancellation of a credit order (in respect of a wrong Debit order) to cancel entirely the wrong payment order, and draw a correct payment order for sending.

-  The adjustment of a credit order wrongly prepared:

+ Entry that should have been made:

Debit: Appropriate account

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

+ Entry that has been made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

+ Now, it shall be adjusted by: preparing an order of cancellation of debit order to send to the leading bank and perform following accounting entries:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Credit: Account "Clearing payment of member bank"

 Entire amount transferred wrongly

 After that, the correct credit order shall be drawn for sending

-  The adjustment of a debit order wrongly prepared:

+ Entry that should have been made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account

+ Entry that has been made:

Debit: Appropriate account

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+ Now, it shall be adjusted by: drawing a request for cancellation of credit order to send to the receiving member bank and drawing a transfer order and perform following accounting entries

Debit: Account "Receivables"

(sub-account of individual causing errors)

Credit: Appropriate account

 Entire amount transferred wrongly

+ After that, the correct debit order shall be drawn for sending

3. In case of discovery of errors between the table of electronic clearing payment results in the session (payment orders sent by its own bank for the clearing payment that are listed in the table of the electronic clearing payment results) and the database in its own bank, the member bank shall immediately verify with the leading bank to determine the reasons and measures for solution. If errors are caused by external impermissible access, the member bank shall immediately stop the electronic clearing payment activities, and coordinate with the leading bank and notify competent authorities for settlement. The clearing payment activities shall only be resumed after clarification of reasons and after the system is secured.

4. In respect of several other errors such as wrong name, wrong account code of the person who receives the payment order, wrong symbol of vouchers and content of operation types, etc, (errors other than elements subject to control, reconciliation), upon receipt of the verification from the receiving bank, the sending bank shall reply to verification immediately.

Article 22. The adjustment of errors at the leading bank

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+ Wrong electronic signatures, wrong secrecy code;

+ Error in elements of the payment order and the list of payment orders sent to the (ending bank, errors between elements and total of payment orders and elements and total of payment orders listed in the list of payment orders sent to the leading bank in the clearing payment session, the leading bank shall make an immediate verification with the sending member bank to define the reasons:

* If any error is discovered to be caused by the sending member bank, the leading bank shall return the incorrect payment orders, incorrect list to the sending member bank and request them to send correct payment orders and correct list, in case where errors are discovered before the electronic clearing payment.

* If errors are caused by the external impermissible access, the leading bank shall stop the electronic clearing payment, coordinate with competent authorities for determination of reasons and for taking measures of settlement. The electronic clearing payment shall only be resumed after reasons are clarified and the system is secured.

* In case of wrong secrecy code, wrong electronic signatures, errors of secrecy keys in the electronic clearing payment or erroneous messages due to communicative transmission, the leading bank shall return the entire messages to the sending Bank.

-  In case where the leading bank or receiving bank receives a payment order, but it is not sent by the sending bank or by the leading bank, that payment order shall be suspended for determination of reasons. In case where a payment order is faked due to the external access, the leading bank shall coordinate with member bank to deal with the faked payment order and stop the electronic clearing payment activities and notify competent authorities for knowledge. The electronic clearing payment activities shall only be resumed when reasons are clarified and the system is secured.

-  If any error is discovered after the electronic clearing payment, the leading bank shall immediately notify the receiving Bank to stop the performance of the erroneous payment order and notify the sending bank to draw a cancellation order and correct errors on the following clearing payment session.

-  In case where a payment order gets lost in the transmission, the leading bank shall return that payment order to the receiving bank and state clearly the number of sending time in the payment order and the reasons for the lost to avoid the payment being made many times.

Article 23. The adjustment of errors at the receiving member bank.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+  Wrong electronic signatures, wrong secrecy codes;

+ Wrong elements of reconciliation between payment orders and the table of the electronic clearing payment results;

In these cases, the receiving member bank shall not be permitted t­o make payment, but make an immediate verification with the leading bank to define clear reasons and deal with them in accordance with applicable provisions:

-  To cancel the wrong payment order and to request the leading bank to send the correct payment order for replacement only in case where errors are surely caused by technical failure.

-  If any payment order is discovered to be faked or suspected to be faked or impermissibly accessed by strange information, the receiving member bank shall timely inform the leading bank and coordinate to take necessary preventive measures to ensure the security of assets and the system.

-  If any element in any payment order is discovered to be incorrect after payment has been made to customers, the receiving member bank shall collect the amount that has been paid or take measures for preventing possible damages from arising and at the same time, make telegraphical report to the leading bank and the sending bank for taking appropriate measures for settlement.

2. When a payment order is discovered to have been sent by the leading bank more than one time or likely to be sent more than one time, the receiving bank shall send a notice on the overlapping payment order to the leading bank.

3. If during the process of verification, reconciliation, the receiving bank discovers any excess or deficiency between payment orders and the table of the electronic clearing payment results or any mistake relating to the payment order of another bank, the receiving member bank shall proceed as follows:

* To make accounting entries in accordance with the payments made by the leading bank.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



* In case where there is a payment order too many in comparison with the table of the clearing payment results:

The receiving member bank shall not clear the excessive payment orders, but send a message for verification with the leading bank to define the reasons and take appropriate measures for settlement to ensure the security for assets and the system.

* In case where there is a payment order too few in comparison with the table of the clearing payment results, the receiving member bank shall make an immediate verification with the leading bank, if correct, the leading bank must supplement this payment order.

*  In case where there is a payment order of another bank:

If it is the payment order of a bank that does or does not participate in the clearing payment with it, or if the payment order contains errors that cannot be accepted for payment, the receiving member bank shall return this wrong payment order to the sending bank in the following clearing payment session. The forward of the payment order by member banks is absolutely forbidden.

4. In case where the value of a payment order is understated:

Upon receiving a supplemental payment order to transfer the deficient amount from a member bank, the receiving member bank shall reconcile and verify strictly the undervalued payment order and the supplemental payment order, if they are valid, it shall perform the accounting entries as in the case of a regular payment order.

5. In case where the value of a payment order is overstated:

a. In case where the overvalue is discovered before the accounting entry is made to the account of the customer: If a receiving member bank receives a notice or a verifying message from the sending member bank before its receipt of the payment order, the receiving member bank shall open a book for monitoring payments order with errors to take timely measures for settlement.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+  In case of a credit order:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Other receivables"

Credit: Appropriate account

The total amount

The excessive amount

The exact amount

+  In case of a debit order:

Debit: Appropriate account

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The exact amount

The excessive amount

The total amount

Upon receiving a request for cancellation of a credit order for the excessive amount (in case where the credit order is overvalued) or an order of cancellation of a debit order for the excessive amount (in case where the debit order is overvalued) from the sending member bank, the receiving member bank shall process as follows:

-  In respect of an overvalued credit order: Based on the request for cancellation of credit order to prepare a credit order to transfer the excessive amount and to record:

Debit: Account "Other receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

The excessive amount in the overvalued credit order

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Account "Other receivables"

The excessive amount in the overvalued debit order.

b. In case of receiving a notice on an excessive transfer of money from the sending member bank after the payment has been made to customers, the receiving member bank shall open a book for monitoring payment orders with errors and process as follows:

-  In respect of an overvalued credit order: On receipt of a request for cancellation of a credit order for the amount that has been excessively paid by the sending member bank, if it is correct after control, the receiving member bank shall process as follows:

+  In case where the balance of customers' account is sufficient to collect the amount excessively transferred: Based on the request for cancellation of the credit order, the receiving member bank shall make a credit order to return the excessive amount to the sending member bank in the following clearing payment session:

Debit: Account "Deposit of customer"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

Excessive amount payable to Bank A

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+  In case where a customer cannot make payment or it is impossible to identify a customer, the receiving member bank shall cooperate with local government and law protecting agencies such as the Police, Court, etc to take any possible measure for collection of the funds. If the collection fails to proceed or fully succeed, the receiving bank shall refuse the acceptance of the request for cancellation of the credit order and state clearly the reasons thereof and transfer the collected funds (if any) to the sending bank, and delete the unperformed request for cancellation of the credit order from the monitoring book.

6. If any error in the table of electronic clearing payment results sent by the leading bank is discovered, the receiving member bank shall process as follows:

-  Refraining from recording any accounting entry in respect of the electronic clearing payment with errors.

-  Sending a verifying message to the leading bank for determination of the reasons of errors:

+ If the reason of errors is determined to be due to technical failure or to the wrong calculation of the leading bank, the receiving member bank shall request the leading bank to send the correct table of the electronic clearing payment results and make the regular accounting entries (after receiving the correct table of the clearing payment results).

+ If the reason of error is determined to be due to the external impermissible access to the system that has distorted the data, the receiving member bank shall cooperate with the leading bank and competent authorities to look for measures of settlement and stop the electronic clearing payment activities. The electronic clearing payment activities shall only be resumed upon clarification of reasons and after other necessary measures for security are taken to prevent any external access from happening.

7. The adjustment of other errors:

a. In respect of a payment order with wrong address of customer (A payment order that has been transmitted correctly to the receiving member bank but nobody receives or the order receiver has account at other bank): the receiving member bank shall account into account "Other receivables", and draw a payment order to return to the sending member bank with a notice on the refusal of the payment order (stating clearly reasons). The forward of the payment order by member banks are strictly forbidden

b. If such errors as wrong name, wrong account No. of a payment order receiver (correct name but wrong account No. or vice versa), symbol of vouchers, types of operation are discovered:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Upon receipt of verification response from the sending bank, the receiving bank shall perform accounting entries in accordance with applicable provisions.

If by the time of electronic clearing payment session, the receiving bank has not yet received the verification response from the sending member bank, it shall return incorrect payment orders to the sending bank.

Article 24. The cancellation of payment order upon the request of customers.

1. At the sending member bank:

Upon receipt of a request for cancellation of a credit order (in respect of cancellation of a credit order) or an order of cancellation of a debit order (in respect of the cancellation of a debit order) from customers, the sending bank shall verify the validity of the request for cancellation of the credit order or the order of cancellation of the debit order. If they are invalid, it shall return them to customers, if they are valid, it shall process as follows:

1.1. In case of cancellation of a payment order that has not yet been performed (has not yet been sent for the electronic clearing payment):

The sending member bank shall send their customers a notice of the acceptance of the request for cancellation of credit order or order of cancellation of debit order and shall not perform that payment order (not perform any accounting entry).

1.2. In case of cancellation of a payment order which has been sent and performed:

-  In respect of a request for cancellation of a credit order:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+ The controller shall control again elements of newly drawn request for cancellation of a credit order with that of customers to ensure the accuracy and correctness. If everything is correct, the controller shall put his electronic signature in the cancellation request and send to the receiving member bank.

The receiving member bank shall record it in the book for monitoring request for cancellation of credit order that has been sent.

Upon receipt of a credit order from the receiving bank for the return of money amount of the cancelled credit order, the sending member bank shall base on the incoming credit order to perform following accounting entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account: (the account that has been debited before)

-  In respect of the cancellation of an authorized debit order:

Based on the cancellation order, the sending member bank shall deduct customers' account that has been credited before to return to the receiving member bank:

Debit: Appropriate account (the account that has been credited before)

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



2.1. In respect of an order of cancellation of a debit order: Upon receipt of a cancellation order from the leading bank, the receiving member bank shall process it as in the case of a regular incoming credit order.

-  If any error in a request for cancellation of a credit order is discovered, the receiving member bank shall draw a notice on the refusal of the request for cancellation of the credit order (stating clearly the reasons for the refusal) to return it to the sending member bank and inform the leading bank about the reasons for its refusal.

-  Upon receipt of an order of cancellation of an erroneous debit order (This order is received in the clearing payment session), the receiving member bank shall process as in the case of an erroneous credit order.

2.2. If the request for cancellation or the cancellation order is valid, the receiving member bank shall:

a. Cancel a payment order that has not yet been performed

The receiving member bank shall immediately send the sending member bank a notice on the acceptance of the request for cancellation.

-  In respect of a credit order:

+  Based on the incoming credit order (cancelled credit order), following entries shall be made:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



+  Based on the request for cancellation to draw a credit order to return to the sending member bank on following clearing session and perform following entries:

Debit: Account "Other receivables"

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

-  In respect of a debit order:

+  Based on an order of cancellation of an incoming debit order to perform following entries:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been credited under the debit order of previous clearing payment session)

b. Cancel a payment order that has been performed:

-  In respect of a request for cancellation of an incoming credit order:

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Debit: Appropriate account (that has been credited in accordance with the cancelled credit order of previous clearing payment session)

Credit: Account "Clearing payment of member bank"

And then, the receiving bank shall send the notice of the acceptance of the request for cancellation to the sending member bank and the leading bank for their knowledge.

+  In respect of a request for cancellation that is not accepted for refund by customer, the receiving member bank shall draw a notice on the refusal of the request for cancellation (stating clearly the reasons) to send to the sending member bank and the leading bank for their knowledge.

-  In respect of an order of cancellation of an incoming debit order:

Based on the order of cancellation of an incoming debit order, the receiving member bank shall:

Debit: Account "Clearing payment of member bank"

Credit: Appropriate account (that has been debited in accordance with the debit order of previous clearing payment session)

Part III.

...

...

...

Please sign up or sign in to your Pro Membership to see English documents.



Article 25. Director of Finance-Accounting Department shall be responsible for guidance, monitor and control of the performance of the electronic clearing payment operation between banks.

The Director of the Banking Operation Department of the State Bank, General Manager of the State Bank branches in provinces, cities under the central Government's management, General Director (Directors) of Credit Institutions shall be responsible for the organization and guidance on the implementation of this Process in their own units.

Article 26. The Governor of the State Bank shall decide on the amendment, supplement of this Process.

 

 

FOR GOVERNOR OF THE STATE BANK
DEPUTY GOVERNOR




Nguyen Thi Kim Phung

 

Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


Quyết định 212/2002/QĐ-NHNN ngày 20/03/2002 về quy trình kỹ thuật nghiệp vụ thanh toán bù trừ điện tử liên ngân hàng do Thống đốc Ngân hàng nhà nước ban hành

Bạn Chưa Đăng Nhập Thành Viên!


Vì chưa Đăng Nhập nên Bạn chỉ xem được Thuộc tính của văn bản.
Bạn chưa xem được Hiệu lực của Văn bản, Văn bản liên quan, Văn bản thay thế, Văn bản gốc, Văn bản tiếng Anh,...


Nếu chưa là Thành Viên, mời Bạn Đăng ký Thành viên tại đây


6.540

DMCA.com Protection Status
IP: 35.172.230.154