Decision 427/1997/QD-NHNN2 delivery and storage of important printed documents of the State Bank

• Số hiệu: 427/1997/QD-NHNN2
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Ngân hàng Nhà nước
• Người ký: Lê Đức Thuý
• Ngày ban hành: 23/12/1997

NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 427/1997/QĐ-NHNN2	Hà Nội, ngày 23 tháng 12 năm 1997

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH “QUY ĐỊNH VỀ GIAO NHẬN VÀ BẢO QUẢN ẤN CHỈ QUAN TRỌNG CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC”

THỐNG ĐỐC NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC

Căn cứ Pháp lệnh Ngân hàng Nhà nước Việt Nam ngày 23-5-1990;
Căn cứ Nghị định số 15/CP ngày 2-3-1993 của Chính phủ về nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm quản lý Nhà nước của Bộ, cơ quan ngang Bộ;
Theo đề nghị của Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính và Vụ trưởng Vụ Phát hành Kho quỹ Ngân hàng Nhà nước,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1: Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy chế về giao nhận vào bảo quản ấn chỉ quan trọng của Ngân hàng Nhà nước”.

Điều 2: Quyết định này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Các quy định trước đây trái với Quyết định này đều hết hiệu lực thi hành.

Điều 3: Chánh văn phòng Thống đốc, Thủ trưởng các đơn vị thuộc Ngân hàng Nhà nước Trung ương, Giám đốc Chi nhánh Ngân hàng Nhà nước tỉnh, thành phố chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.

Lê Đức Thuý (Đã ký)

QUY ĐỊNH

VỀ GIAO NHẬN VÀ BẢO QUẢN ẤN CHỈ QUAN TRỌNG CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƯỚC
(Ban hành theo Quyết định số 427/1997/QĐ-NHNN2 ngày 23-12-1997 của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước)

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

Điều 1. ấn chỉ quan trọng của Ngân hàng Nhà nước là các loại giấy tờ in quan trọng nhưng chưa đưa ra sử dụng để thực hiện các nghiệp vụ liên quan gồm: lệnh phát hành, các loại séc, tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu, giấy báo liên hàng bằng giấy.

Riêng đối với tiền và ngân phiếu thanh toán chưa phát hành không thuộc đối tượng điều chỉnh trong quy định này.

Điều 2. Đối tượng áp dụng:

Quy định này chỉ áp dụng đối với tất cả các đơn vị Ngân hàng Nhà nước (từ đây viết tắt là Ngân hàng).

Điều 3. Việc bảo quản, vận chuyển và giao nhận ấn chỉ quan trọng tại các Ngân hàng phải đảm bảo các yêu cầu sau:

1. ấn chỉ quan trọng phải bảo quản chặt chẽ như tiền và phải để trong kho hoặc két sắt đủ tiêu chuẩn như kho, két tiền theo quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước và phải mở sổ kho, thẻ kho để theo dõi đầy đủ số lượng và số xê ri của từng loại ấn chỉ quan trọng.

Kho ấn chỉ quan trọng phải có Ban quản lý kho. Các thành viên của Ban gồm: Giám đốc (hoặc người được Giám đốc uỷ quyền), Trưởng phòng kế toán (hoặc người được uỷ quyền), Thủ kho. Các thành viên có trách nhiệm quản lý ấn chỉ quan trọng như quản lý tiền, ngân phiếu thanh toán.

2. Việc vận chuyển ấn chỉ quan trọng từ Nhà in về Ngân hàng hoặc vận chuyển giữa các Ngân hàng phải bảo đảm chặt chẽ an toàn như tiền.

3. Việc giao - nhận, nhập - xuất kho ấn chỉ quan trọng phải chấp hành đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục như giao - nhận, nhập - xuất kho tiền. Khi xuất ấn chỉ quan trọng phải đảm bảo:

- Đối với điều chuyển giữa các Ngân hàng thì phải có công văn điều chuyển của Vụ Kế toán - Tài chính.

- Đối với sổ xuất ra khỏi kho để sử dụng trong nội bộ hoặc nhượng bán thì phải được Giám đốc của Ngân hàng duyệt.

- Người nhận phải có: Chứng minh nhân dân, Giấy uỷ nhiệm của Thủ trưởng nơi nhận. Trên Giấy uỷ nhiệm phải ghi rõ họ tên, chức vụ, số - ngày - nơi cấp chứng minh nhân dân của người nhận.

- Khi xuất kho phải lập Phiếu Xuất kho, khi nhập kho phải lập Phiếu Nhập kho.

Điều 4. Trường hợp Ngân hàng nhượng bán ấn chỉ quan trọng cho khách hàng, phải làm đầy đủ các thủ tục theo quy định hiện hành, phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng bảo quản chặt chẽ ấn chỉ quan trọng này như tiền.

Điều 5. Định kỳ, Ban quản lý kho thực hiện kiểm kể ấn chỉ quan trọng tồn kho thực tế, đối chiếu với thẻ kho, với sổ sách kế toán. Nếu phát hiện có chênh lệch phải xác định nguyên nhân, lập biên bản và xử lý để tránh thất thoát tài sản.

Điều 6. ấn chỉ quan trọng được hạch toán trên tài khoản "Vật liệu" theo đúng các quy định hiện hành. Kế toán và Thủ kho phải tổ chức mở sổ sách để ghi chép, theo dõi chặt chẽ số xuất, số nhập, số còn lại của từng loại ấn chỉ quan trọng và phải đảm bảo số liệu tồn kho theo sổ sách kế toán và thẻ kho khớp đúng với số liệu thực tế.

II. QUY ĐỊNH THỦ TỤC GIAO NHẬN VÀ BẢO QUẢN CÁC ẤN CHỈ QUAN TRỌNG TRONG KHO:

Điều 7. Thủ tục nhập, xuất ấn chỉ quan trọng.

1. Thủ tục nhập kho:

a. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Nhà in Ngân hàng:

- Căn cứ vào Hợp đồng đặt in ấn chỉ quan trọng và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng, Bộ phận được giao nhiệm vụ đi nhận phải thực hiện kiểm nhận số lượng và chất lượng ấn chỉ quan trọng một cách chu đáo, chặt chẽ. Cách thức giao nhận do hai bên (Ngân hàng và Nhà in Ngân hàng) thoả thuận với nhau nhưng phải đảm bảo số liệu khớp đúng với Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho của Nhà in Ngân hàng cũng như số liệu nhập kho thực tế.

- Căn cứ vào Hoá đơn kiêm phiêu xuất kho của Nhà in Ngân hàng và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận lại và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho (theo phụ lục số 2) phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và phải có đầy đủ chữ ký của người giao, người nhận, Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán và Giám đốc Ngân hàng. Phiếu Nhập kho được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho dùng để ghi Thẻ kho theo đúng quy định hiện hành và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho Kế toán dùng làm chứng từ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

- Trường hợp nhận theo gói niêm phong, khi xuất kho để sử dụng hoặc bán cho khách hàng, phải tổ chức kiểm đếm lại gói niêm phong đó. Nếu có thừa, thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri thì phải lập Biên bản kiểm nhận (theo phụ lục số 1) ghi rõ tình trạng thừa thiếu... và gửi về Nhà in Ngân hàng kèm niêm phong của bó thừa thiếu, lẫn loại hoặc sai số xê ri để xử lý.

b. Nhập ấn chỉ quan trọng từ Ngân hàng cấp trên hay từ các chi nhánh khác:

Căn cứ vào Phiếu Xuất kho của bên giao và Phiếu Nhập kho của Kế toán Ngân hàng nhận, Thủ kho tiến hành kiểm nhận và nhập kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho phải ghi rõ loại ấn chỉ quan trọng, số lượng, chất lượng của ấn chỉ, số xê ri (nếu có) và được xử lý như sau: + 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho theo đúng quy định và lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Phiếu Xuất kho của bên giao Kế toán làm căn cứ để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào Nhật ký chứng từ.

Phiếu Nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao, người nhận (Thủ kho) và của Giám đốc Ngân hàng nhận.

c. Nhập kho do sử dụng hoặc nhượng bán không hết:

Căn cứ vào Giấy đề nghị nhập ấn chỉ quan trọng của Bộ phận sử dụng hoặc nhượng bán và Phiếu Nhập kho do kế toán lập, Thủ kho kiểm nhận và nhập lại kho số ấn chỉ quan trọng này. Phiếu Nhập kho được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Nhập kho Thủ kho làm căn cứ ghi Thẻ kho theo đúng quy định và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Nhập kho và Giấy đề nghị nhập lại ấn chỉ quan trọng Kế toán làm căn cứ hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

Phiếu Nhập kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao, người nhận (Thủ kho) và của Giám đốc Ngân hàng.

d. Trong quá trình nhập, xuất nếu phát hiện có các tờ, bộ, cuốn ấn chỉ quan trọng bị hỏng không sử dụng được, thì phải xử lý theo quy định tại khoản 3 Điều 9 Quy định này.

2. Thủ tục xuất kho:

Ấn chỉ quan trọng được xuất kho trong các trường hợp sau: để sử dụng trong nội bộ, để nhượng bán cho khách hàng, điều chuyển giữa các chi nhánh, xuất dùng làm mẫu, xuất loại đã bị hỏng để tiêu huỷ.

a. Đối với trường hợp xuất kho để điều chuyển cho chi nhánh khác: Thủ kho phải căn cứ vào công văn điều chuyển ấn chỉ quan trọng của Vụ Kế toán - Tài chính và Phiếu Xuất kho (theo phụ lục số 3) do Kế toán lập để xuất ấn chỉ quan trọng. Các chứng từ được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Xuất kho dùng để ghi Thẻ kho theo quy định và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Xuất kho kèm theo công văn điều chuyển dùng để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào tập Nhật ký chứng từ.

+ 1 liên Phiếu Xuất kho giao cho người nhận.

Phiếu Xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng Kế toán, người giao (Thủ kho), người nhận và của Giám đốc Ngân hàng giao.

b. Đối với trường hợp xuất ra để sử dụng trong nội bộ hoặc để nhượng bán cho khách hàng.

Thủ kho căn cứ vào Giấy đề nghị đã được Giám đốc Ngân hàng duyệt và Phiếu Xuất kho do Kế toán lập để thực hiện xuất ấn chỉ quan trọng. Các chứng từ được xử lý như sau:

+ 1 liên Phiếu Xuất kho, Thủ kho làm căn cứ để ghi Thẻ kho và được lưu tại Bộ phận kho quỹ;

+ 1 liên Phiếu Xuất kho kèm theo Giấy đề nghị (đã được Giám đốc duyệt), Kế toán dùng để hạch toán tài khoản "Vật liệu" và lưu vào Nhật ký chứng từ.

Phiếu Xuất kho phải có đầy đủ chữ ký của Kế toán vật liệu, Trưởng phòng kế toán, người giao (Thủ kho), người nhận và của Giám đốc Ngân hàng xuất.

Điều 8. Kiểm tra, đối chiếu số liệu tồn kho và sổ kế toán vật liệu:

1. Hàng tháng Ban quản lý kho và những người liên quan phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu giữa thẻ kho với sổ sách kế toán, giữa số liệu kiểm kê hiện vật và số liệu trên sổ sách kế toán; Khi phát hiện có khoản chênh lệch, phải tìm nguyên nhân; nếu chỉ do ghi chép nhầm thì điều chỉnh lại theo đúng các quy định. Nếu có hiện tượng tham ô phải lập biên bản và có biện pháp xử lý kịp thời.

- Hàng quý (tính đến 0 giờ ngày 01-01, 01-04, 01-07 và 01-10 hàng năm), Hội đồng kiểm kê tiến hành kiểm kê hiện vật (đếm từng quyển, từng bộ, từng tờ), lập Biên bản về số lượng, chất lượng của toàn bộ ấn chỉ quan trọng dự trữ tại kho. Trên Biên bản phải có đủ chữ ký của các thành viên trong Hội đồng kiểm kê.

2. Ngoài ra Ngân hàng còn phải tiến hành kiểm kê trong các trường hợp sau:

- Thay đổi thành viên Ban quản lý kho.

- Khi Ngân hàng giải thể, hợp nhất hoặc tách ra.

- Có kẻ gian đột nhập hoặc nghi có kẻ gian đột nhập.

- Mất chìa khoá kho.

- Hoả hoạn, thiên tai có ảnh hưởng đến kho, két sắt bảo quản ấn chỉ quan trọng.

- Lệnh của Giám đốc Ngân hàng.

- Khi cơ quan có thẩm quyền yêu cầu.

3. Việc thành lập Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng được thực hiện theo quyết định của Giám đốc Ngân hàng. Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng gồm có Giám đốc Ngân hàng (hoặc người được uỷ quyền), Trưởng phòng kho quỹ, Trưởng phòng kế toán và một số cán bộ giúp việc (nếu cần thiết).

Điều 9. Các ấn chỉ quan trọng sau đây được coi là bị hỏng và xử lý như sau:

1. Các ấn chỉ quan trọng bị hỏng bao gồm:

- Các ấn chỉ quan trọng nguyên bộ bị thừa, thiếu liên, in hỏng (trùng hoặc sai số, xê ri, sai mẫu đã được duyệt...) hoặc đã thay mẫu khác.

- Các ấn chỉ quan trọng trong quá trình bảo quản bị thay đổi màu sắc, bẩn, mủn, rách hoặc do bị mối xông, chuột cắn, gián nhấm hoặc do bị hoả hoạn, lũ lụt, bị thủng, bị dính, bị phá hoại làm hư hỏng.

- ấn chỉ quan trọng trong quá trình viết bị hỏng, bị tẩy xoá, bôi bẩn, đục lỗ, bị cắt, bị rách, vẽ, viết vào những nơi không đúng quy định nên không sử dụng được nữa.

- Các tờ séc trắng (chưa phát hành) do khách hàng trả lại Ngân hàng vì bất kỳ lý do gì.

2. Đối với ấn chỉ quan trọng trong kho: nếu phát hiện hỏng thì Thủ kho không được xuất ấn chỉ quan trọng này và phải bảo quản riêng để theo dõi, chờ khi có quyết định cho tiêu huỷ của Giám đốc Ngân hàng thì xử lý.

3. Đối với tất cả các ấn chỉ quan trọng trong quá trình nhập, xuất hoặc đã xuất dùng, nếu phát hiện bị hỏng thì phải lập Biên bản nêu rõ nguyên nhân hỏng đồng thời phải gạch chéo (x), ghi "Hỏng" trên tất cả các tờ (liên). Biên bản phải có chữ ký của người làm hỏng (hoặc người phát hiện bị hỏng) và của người phụ trách trực tiếp người làm hỏng đó. Biên bản và ấn chỉ quan trọng bị hỏng được bảo quản, lưu giữ chặt chẽ để xử lý huỷ theo quy định.

4. Định kỳ 6 tháng hoặc 1 năm (tuỳ số lượng ấn chỉ quan trọng bị hỏng nhiều hay ít), Ngân hàng tiến hành tiêu huỷ số ấn chỉ quan trọng bị hỏng. Giám đốc Ngân hàng thành lập Hội đồng tiêu huỷ số ấn chỉ quan trọng bị hỏng này, các thành viên trong Hội đồng phải có Giám đốc Ngân hàng (hoặc Phó Giám đốc), Trưởng phòng kho quỹ, Trưởng phòng kế toán và nhân viên kế toán vật liệu. Khi tiêu huỷ phải lập biên bản và các bảng kê chi tiết đính kèm.

Điều 10. Khi có sự thay đổi một thành viên Ban quản lý kho (Giám đốc Ngân hàng, Trưởng phòng kế toán, Thủ kho) thì phải tiến hành bàn giao nhiệm vụ giữa người cũ và người mới.

Thủ tục bàn giao thực hiện theo các quy định hiện hành và phải bảo đảm an toàn tài sản.

III. TRÁCH NHIỆM TRONG VIỆC BẢO QUẢN VÀ SỬ DỤNG ẤN CHỈ QUAN TRỌNG:

Điều 11. Trách nhiệm cụ thể của từng thành viên tham gia quản lý, trực tiếp làm công tác kho và theo dõi sổ sách kế toán ấn chỉ quan trọng như sau:

1. Giám đốc Ngân hàng: Chịu trách nhiệm toàn bộ công tác quản lý kho ấn chỉ quan trọng theo chế độ xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng của đơn vị theo Quy định này.

2. Bộ phận kế toán

a. Trưởng phòng kế toán:

- Tổ chức làm các thủ tục kế toán về xuất, nhập, bảo quản, vận chuyển ấn chỉ quan trọng theo đúng các quy định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nước.

- Chịu trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra việc mở và ghi chép sổ sách tại Bộ phận kế toán cũng như của Thủ kho. Giám sát việc thực hiện xuất, nhập kho từng lần. Thường xuyên đối chiếu đảm bảo sự khớp đúng số liệu giữa sổ sách kế toán và thẻ kho.

- Tham gia Hội đồng kiểm kê ấn chỉ quan trọng.

b. Kế toán vật liệu:

- Chịu trách nhiệm theo dõi chặt chẽ số lượng ấn chỉ quan trọng dự trữ, nếu thấy sắp hết hoặc còn dự trữ quá nhiều thì đều phải báo cáo Trưởng phòng kế toán để có hướng giải quyết.

- Lập phiếu nhập, xuất kho ấn chỉ quan trọng và ghi chép kịp thời đầy đủ vào sổ sách kế toán. Cuối tháng phải đối chiếu số tồn kho trên sổ sách kế toán với số tồn kho trên các thẻ kho, nếu phát hiện có chênh lệch phải báo cáo với Trưởng phòng kế toán và tìm nguyên nhân chênh lệch đó.

3. Bộ phận kho quỹ

a. Trưởng phòng kho quỹ:

- Tổ chức thực hiện việc xuất, nhập, bảo quản các ấn chỉ quan trọng.

- Kiểm tra việc bảo quản ấn chỉ trong kho, két sắt; tham gia các kỳ kiểm tra, kiểm kê ấn chỉ quan trọng.

b. Thủ kho hoặc cán bộ phòng kho quỹ được giao trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng:

- Phải chịu trách nhiệm bảo quản các ấn chỉ quan trọng như bảo quản tiền trong kho quỹ của đơn vị và phải chấp hành đầy đủ những nguyên tắc và quy định về xuất, nhập và bảo quản ấn chỉ quan trọng.

- Kiểm nhận số lượng, chất lượng, chủng loại ấn chỉ quan trọng trước khi nhập kho. Có quyền từ chối việc xuất kho ấn chỉ quan trọng khi chưa đầy đủ hoặc không đúng thủ tục xuất kho.

- Phải sắp xếp giấy tờ in theo từng loại, theo một trật tự nhất định thống nhất với hệ thống số hiệu của các loại phù hợp với sổ sách kế toán, thuận tiện cho việc nhập, xuất và kiểm tra.

- Phải mở đầy đủ sổ sách để ghi chép, theo dõi và lưu trữ các sổ sách, giấy tờ về kho đầy đủ, rõ ràng, chính xác.

4. Nhân viên nhận và bảo quản ấn chỉ quan trọng để sử dụng hoặc để nhượng bán cho khách hàng, phải có trách nhiệm bảo quản ấn chỉ quan trọng này trong tủ két có khoá an toàn. Cuối ngày, phải vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng đang bảo quản (nhập, xuất, tồn trong ngày), thủ trưởng trực tiếp của nhân viên đó phải kiểm tra và ký xác nhận vào sổ theo dõi ấn chỉ quan trọng.

IV. ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH:

Điều 12. Vụ trưởng Vụ Kế toán - Tài chính và Vụ trưởng Vụ Phát hành - Kho quỹ Ngân hàng Nhà nước chịu trách nhiệm hướng dẫn, tổ chức triển khai và giám sát việc thực hiện Quy định này đối với các đơn vị Ngân hàng Nhà nước.

Điều 13. Mọi hành vi lợi dụng ấn chỉ quan trọng để tham ô thì tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị xử lý theo các quy định của pháp luật.

Những người có trách nhiệm quản lý ấn chỉ quan trọng để xẩy ra mất mát, thất lạc để kẻ gian lợi dụng sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật

Điều 14. Việc sửa đổi, bổ sung Quy định này do Thống đốc Ngân hàng Nhà nước Quyết định.

PHỤ LỤC SỐ: 1

NGÂN HÀNG....

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

BIÊN BẢN
KIỂM NHẬN ẤN CHỈ QUAN TRỌNG
...., ngày... tháng... năm

Ban kiểm nhận gồm có:

- Ông (Bà):............... Chức vụ

- Ông (Bà):............... Chức vụ

- Ông (Bà):............... Chức vụ

đã tiến hành kiểm nhận các loại ấn chỉ quan trọng từ Nhà in Ngân hàng nhập về theo Hợp đồng đặt in số..... ngày........ và Hoá đơn kiêm Phiếu Xuất kho của Nhà in Ngân hàng số...... ngày........ gồm có:

Số TT	Loại ấn chỉ quan trọng	Số lượng	Xê ri	Số in sẵn từ số... đến số...

Sau khi xem xét các ấn chỉ quan trọng: (còn nguyên bó, nguyên niêm và đóng gói đúng quy cách quy định), chúng tôi đã mở ra đếm nhận và kiểm tra xê ri, số thứ tự in sẵn trên ấn chỉ quan trọng theo.............................................................................. ...................................................... và đã đi đến kết luận như sau:................................... ................................................................. .................................................................

Tình hình về số lượng, chất lượng nói chung:

........................................................................................................................

........................................................................................................................

Tình hình thừa thiếu cụ thể:

Số TT	Loại ấn chỉ quan trọng	Cuốn số (thừa/thiếu/hỏng)	xê ri (thừa/thiếu/hỏng)	Số in sẵn từ số... đến số...

Chúng tôi đã giải quyết số ấn chỉ quan trọng thừa, thiếu và in hỏng v.v....

..................................................

Những giấy tờ in quan trọng thừa, thiếu, in hỏng.............. đã giao cho ông (bà)................ bảo quản để tiêu huỷ.

Biên bản được lập thành 3 bản:

1 bản gửi Nhà in Ngân hàng;

2 bản Ngân hàng nhận để kèm với chứng từ nhập kho và hạch toán

Ban kiểm nhận hàng Cán bộ bảo quản Giám đốc Ngân hàng

Ấn chỉ quan trọng bị thừa, thiếu, hỏng...

PHỤ LỤC SỐ 2

Ngân hàng... Số:

PHIẾU NHẬP KHO
ẤN CHI QUAN TRỌNG

Số tài khoản Nợ:

Số tài khoản Có:

Họ tên người giao hàng:.................................

Theo............số....ngày.../.../....của ..............

Nhập tại kho:...........................................

Số TT	Loại ấn chỉ quan trọng	Đơn vị tính	Số lượng		Xê ri	Số in sẵn	Đơn giá	Thành tiền (theo số thực nhập)
			Theo chứng từ	Thực nhập
						Tổng cộng

Số tiền bằng chữ của Phiếu nhập này là:.....................

....................................................................................

...,ngày...tháng...năm..

Kế toán hàng TP kế toán Người giao Người nhận Giám đốc ngân hàng

PHỤ LỤC SỐ 3

Ngân hàng... Số:

PHIẾU XUẤT KHO
ẤN CHI QUAN TRỌNG

Số tài khoản Nợ:

Số tài khoản Có:

Họ tên người nhận hàng:.................................

Theo............số....ngày.../.../....của ..............

Lý do xuất:...........................................

Xuất tại kho:.........................................

Số TT	Loại ấn chỉ quan trọng	Đơn vị tính	Số lượng		Xê ri	Số in sẵn	Đơn giá	Thành tiền (theo số thực xuất)
			Theo chứng từ	Thực xuất
						Tổng cộng

Số tiền bằng chữ của Phiếu xuất này là:.....................

....................................................................................

...,ngày...tháng...năm..

Kế toán hàng TP kế toán Người giao Người nhận Giám đốc ngân hàng

Tiếng Anh (English)

THE STATE BANK OF VIETNAM --------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 427/1997/QD-NHNN2	Hanoi, December 23, 1997

DECISION

PROMULGATING “REGULATION ON DELIVERY AND STORAGE OF IMPORTANT PRINTED DOCUMENTS OF THE STATE BANK”

THE GOVERNOR OF THE SATE BANK

Pursuant to the Ordinance on the State Bank of Vietnam dated May 23, 1990;

Pursuant to the Government’s Decree No. 15/CP dated March 2, 1993 on tasks, entitlements and state management responsibilities of Ministries and ministerial agencies;

At the request of the Director of the Finance and Accounting Department and the Director of the Issue and Vault Department - the State Bank of Vietnam,

HEREBY DECIDES

Article 1: “Regulation on delivery and storage of important printed documents of the State Bank” is promulgated together with this Decision.

...

...

...

Article 3: Chief of the Governor's Office, heads of affiliates of the Central State Bank and Directors of branches of State Bank of provinces and cities are responsible for the implementation of this Decision.

Le Duc Thuy
(Undersigned)

REGULATION

ON DELIVERY AND STORAGE OF IMPORTANT PRINTED DOCUMENTS OF THE STATE BANK
(Promulgated together with the Decision No. 427/1997/QD-NHNN2 dated December 23, 1997 of the Governor of the State Bank)

I. GENERAL

Article 1. The State Bank’s important printed documents refer to those that have not yet been used to carry out relevant operations, including issuance orders, cheques, treasury bills, bonds, bonds, exchange bills and physical inter-bank advice.

...

...

...

Article 2. Regulated entities:

This Regulation only applies to all units of the State Bank (hereinafter referred to as “State Bank units”).

Article 3. The storage, transport and delivery of important printed documents at State Bank units shall comply with the following requirements:

1. Important printed documents shall be carefully stored in the same manner as money is stored and shall be placed in vaults or safes that meet standards for money vaults and safes in accordance with regulations of the Governor of the State Bank. Logbooks and vault tags should be in place to record quantity and serial number of each important printed document.

There must be a vault management board. Members of the board include the Director (or person authorized by the Director), accounting manager (or authorized person) and vault keeper.  These members shall manage important printed documents such as money and payment checks.

2. Important printed documents shall be safely transported from the printery to a State Bank unit or between State Bank units in the same manner as money is transported.

3. The delivery and receipt of important printed documents shall comply with rules and procedures for delivery and receipt of money. The delivery of important printed documents shall comply with the following regulations:

- If they are transferred between State Bank units, a written request for transfer made by the Finance and Accounting Department is required.

- If they are delivered for internal use or for sale, it is required to obtain approval from the State Bank unit’s approval.

...

...

...

- A goods received note or delivery note shall be made upon receipt or delivery.

Article 4. If State Bank units sell important printed documents to customers, it is required to sufficiently carry out procedures in accordance with applicable regulations, instruct and request customers to carefully store such important printed documents in the same manner as money is stored.

Article 5. On a periodic basis, the vault management board shall inventory important printed documents against the vault tags and accounting books. In the case of difference, it is required to find the cause, make a record and take remedial actions to avoid loss.

Article 6. Important printed documents shall be recorded in “Raw materials” account in accordance with applicable regulations. Accounts and vault keepers shall record quantity of important printed documents delivered, received and left in accounting books and ensure that inventories recorded in accounting books and vault tags are consistent with actual values.

II. REGULATION ON DELIVERY AND STORAGE OF IMPORTANT PRINTED DOCUMENTS IN VAULTS:

Article 7. Procedures for receipt and delivery of important printed documents

1. Receiving procedures:

a. Receiving important printed documents from the State Bank unit’s printery:

- Under the contract for printing of imported printed documents and invoice cum delivery note of the State Bank unit's printery, the Department in charge of receipt shall check quantity and quality of important printed documents in a proper manner. The two parties (State Bank unit and State Bank unit’s printery) shall reach an agreement on the delivery method and ensure that quantity delivered is consistent with that on the invoice cum delivery note of the State Bank unit’s printery as well as the actual quantity received.

...

...

...

+ 1 copy of the goods received note is the basis for the vault keeper to write in the vault tag in accordance with applicable regulations and is archived by the Vault Department;

+ Copies of the goods received note and invoice cum delivery note are the basis for the Accounting Department to record entries in the "Raw materials" account and are included in the document journal.

- If sealed packages are received, re-check such sealed packages when documents are delivered for use or sale. If serial numbers or their quantity or types are incorrect, make a check record (Appendix No. 1) specifying incorrect quantity, etc. and send the record to the State Bank unit’s printery together with seals of bundles of repeated or skipped serial numbers, incorrect types/serial numbers.

b. Receiving important printed documents from the superior State Bank unit or other branches:

According to the delivery note of the delivering party and goods received note of the receiving State Bank unit’s Accounting Department, the vault keeper shall check and receive the important printed documents. The goods received note shall specify types, quantity, quality and serial numbers (if any) of important printed documents. Follow the following instructions:

+ 1 copy of the goods received note is the basis for the vault keeper to write in the vault tag in accordance with applicable regulations and is archived by the Vault Department;

+ Copies of the goods received note and delivery note of the delivering party are the basis for the Accounting Department to record entries in the "Raw materials" account and are included in the document journal.

The goods received note shall bear signatures of the material accountant, accounting manager, delivery person, recipient (vault keeper), and Director of the receiving State Bank unit.

c. Receiving unused important printed documents after use or sale:

...

...

...

+ 1 copy of the goods received note is as the basis for the vault keeper to write in the vault tag in accordance with applicable regulations and is archived by the Vault Department;

+ Copies of the goods received note and written request for receipt of unused important printed documents are the basis for the Accounting Department to record entries in the "Raw materials" account and are included in the document journal.

The goods received note shall bear signatures of the material accountant, accounting manager, delivery person, recipient (vault keeper), and Director of the State Bank unit.

d. During the delivery or receipt, if any sheet, pack or volume of important printed documents is found damaged and thus unusable, it shall be handled as prescribed in Clause 3 Article 9 of this Decision.

2. Delivering procedures:

Important printed documents are delivered for internal use, sale, transfer between branches, sampling or destruction.

a. In the cases where important printed documents are delivered to be transferred to another branch, the vault keeper shall deliver them according to the written request for transfer of important printed documents made by the Finance and Accounting Department and delivery note (Appendix No. 3) prepared by the Accounting Department. Follow the instructions below:

+ 1 copy of the delivery note is the basis for the vault keeper to write in the vault tag in accordance with applicable regulations and is archived by the Vault Department;

+ 1 copy of the delivery note and the written request for transfer are the basis for the Accounting Department to record entries in the "Raw materials" account and are included in the document journal.

...

...

...

The delivery note shall bear signatures of the material accountant, accounting manager, delivery person (vault keeper), recipient, and Director of the delivering State Bank unit.

b. If delivered for internal use or for sale.

The vault keeper shall deliver important printed documents according to the written request approved by the Director of the State Bank unit and delivery note prepared by the Accounting Department. Follow the instructions below:

+ 1 copy of the delivery note is the basis for the vault keeper to write in the vault tag and is archived by the Vault Department;

+ 1 copy of the delivery note and the written request (approved by the Director) are the basis for the Accounting Department to record entries in the "Raw materials" account and are included in the document journal.

The delivery note shall bear signatures of the material accountant, accounting manager, delivery person (vault keeper), recipient, and Director of the delivering State Bank unit.

Article 8. Checking and comparing inventories and material accounting books:

1. On a monthly basis, the vault management board and persons concerned shall check and compare the vault tag and accounting books, inventory checking results and those in accounting books. In the case of difference, find the cause. If the cause is an incorrect entry, re-adjust it in accordance with regulations.   In the case of embezzlement, make a record and take prompt remedial actions.

- On a quarterly basis (up to 24h on the first of January, April, July and October), the inventorying council shall compile an inventory (each volume/pack/sheet) and make a record of quantity and quality of all important printed documents reserved in a vault. The record shall bear signatures of all members of the inventorying council.

...

...

...

- Any member of the vault management board is changed.

- The State Bank unit dissolves, is consolidated or partially divided.

- A break-in happens or is suspected.

- The vault key is lost.

- A fire or disaster affects the important printed document vault or safes.

- An order is issued by the Director of the State Bank unit.

- The inventory is requested by a competent authority.

3. The inventorying council shall be established under the decision of the Director of the State Bank unit. The council includes the Director of the State Bank unit (or authorized person), head of the Vault Department, accounting manager and some assistants (if necessary).

Article 9. The following important printed documents shall be considered damaged and handled as follows:

...

...

...

- complete packs of important printed documents which contain repeated or skipped serial numbers or incorrect forms or other forms are used.

- important printed documents which, during the storage, have their color changed, are dirty, decayed or torn or damaged by mites/rats/ cockroaches or fires/floods, holed, stuck together or destroyed.

- important printed documents that are falsified, smeared, bored, cut, torn or incorrectly drawn or written, and thus unusable.

- blank cheques (which have not yet been issued) which are returned by customers to the State Bank unit for any reason.

2. Regarding important printed documents in vaults, if any damage is found, the vault keeper is not allowed to deliver such documents and shall store them separately, awaiting for the destruction decision of the Director of the State Bank unit.

3. If any important printed document that is being received/delivered or was already delivered is found damaged, it is required to make a record specifying reason for damage, put a cross (x) and write “Hỏng” (“Damaged”) on all sheets (copies). The record shall bear signatures of the person causing the damage (or person finding it damaged) and his/her manager. The record and damaged document shall be carefully stored as prescribed.

4. On a biannual or annual basis (depending the quantity of damaged important damaged documents), the State Bank unit shall destroy damaged important printed documents. The Director of the State Bank unit shall establish a council in charge of destroying such damaged important printed documents. The council should be composed of the Director of the State Bank (or Deputy Director), head of the Vault Department, accounting manager and material accountants. Upon destruction, it is required to make a record enclosed with detailed lists.

Article 10. In case of change of a member of the vault management board (the Director of the State Bank unit, accounting manager or vault keeper), it is required to carry out a handover of responsibilities.

The handover procedures shall be carried out under applicable regulations in a manner that ensures asset safety.

...

...

...

Article 11. Responsibilities of members in charge of managing or directly performing vault work and recording entries in accounting books

1. The Director of a State Bank unit shall manage vaults of important printed documents according to the unit's regulations on delivery, receipt, storage and transport of important printed documents.

2. Accounting Department

a. An accounting manager shall:

- organize the performance of accounting procedures for delivery, receipt, storage and transport of important printed documents in accordance with regulations imposed by the Governor of the State Bank.

- provide guidance and inspect the recording of entries in accounting books by the Accounting Department or vault keepers. Inspect each delivery/receipt. Regularly compare accounting books and vault tags.

- join the important printed document inventorying council.

b. A material accountant shall:

- closely monitor quantity of reserved important printed documents, and notify the accounting manager.

...

...

...

3. Vault Department

a. A head of the Vault Department shall:

- organize the delivery, receipt and storage of important printed documents.

- inspect the storage of printed documents in vaults and safes; facilitate inventories of important printed documents.

b. The vault keeper or officials of vault division assigned to store important printed documents shall:

- store important printed documents in the same manner as money is stored in their vault and comply with rules for and regulations on delivery, receipt and storage of important printed documents.

- check quantity, quality and types of important printed documents prior to receipt. Be entitled to refuse to deliver important printed documents against the delivering procedures.

- arrange documents by their types and in numerical order in accordance with accounting books, thereby facilitating the receipt, delivery and inspection.

- sufficiently record entries in books and archive books and documents about vaults in a sufficient, clear and accurate manner.

...

...

...

IV. IMPLEMENTATION CLAUSE:

Article 12. The Director of the Finance and Accounting Department and the Director of the Issue and Vault Department - the State Bank of Vietnam shall provide guidance, organize and supervise the implementation of this Regulation by State Bank units.

Article 13. Any person misuses important printed documents for embezzlement shall, according to the severity of the violation, incur penalties as prescribed by law.

In the case of loss made by the person in charge of managing important printed documents, he/she shall incur penalties as prescribed by softlaw.

Article 14. The amendments to this Decision shall be decided by the Governor of the State Bank.

APPENDIX NO. 1

(NAME OF THE BANK)....

SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM
Independence - Freedom - Happiness
---------------

...

...

...

IMPORTANT PRINTED DOCUMENT CHECK RECORD
(Place name), date (dd/mm/yyyy) ….

The check board consisting of:

- Mr. (Mrs.):............... Position

- Mr. (Mrs.):............... Position

- Mr. (Mrs.):............... Position

has conducted a check of important printed documents received from the State Bank unit’s printery under the printing contract No. ..... dated........ and invoice cum delivery note of the bank’s printer No. ... dated........ To be specific:

No.

Important printed document

Quantity

...

...

...

Printed ordinal number from... to...

After checking important printed documents: (contained in a complete pack whose seal remains intact, and packaged according to regulatory specifications), we have opened the pack, counted and checked serial numbers and ordinal numbers printed on the documents according to.................................................................................................................................... and have come to a conclusion as follows:................................... ....................................................

Regarding the quantity and quality in general:

........................................................................................................................

...

...

...

Regarding the quantity in particular:

No.

Important printed document

Volume No. (repeated/skipped/damaged)

Serial number (repeated/skipped/damaged)

Printed ordinal number from... to...

...

...

...

We have handled the repeated, skipped or damaged documents, etc...................................................

Such documents.............. have been transferred to Mr. (Mrs.)................ for storage and destruction purposes.

The record is made into 3 copies:

1 copy is sent to the State Bank unit’s printery;

2 copies are kept by the bank together with the receipt documents and serve as the basis for recording entries.

Check board Offical in charge of storage Director of the State Bank unit

Repeated/skipped/damaged important printed documents…

...

...

...

APPENDIX NO. 2

(NAME OF THE BANK).... No.

IMPORTANT PRINED DOCUMENTS RECEIVED NOTE

Debit account number:

Credit account number:

Full name of the delivery person:.................................

According to............No. ....date .../.../.... of ..............

Received at:...........................................

No.

...

...

...

Unit

Quantity

Serial number

Printed ordinal number

Unit price

Amount (according to actual value)

...

...

...

Actual value

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Total

...

...

...

Amount in words:.....................

....................................................................................

..., date (dd/mm/yyyy) ….

Accountant Accounting manager Delivery person Recipient Director of the State Bank unit

APPENDIX NO. 3

(NAME OF THE BANK).... No.

IMPORTANT PRINED DOCUMENTS DELIVERY NOTE

...

...

...

Credit account number:

Full name of the recipient:.................................

According to............No. ....date .../.../.... of ..............

Reason for delivery:...........................................

Delivered at:...........................................

No.

Important printed document

Unit

Quantity

...

...

...

Printed ordinal number

Unit price

Amount (according to actual value)

Book value

Actual value

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

...

Total

Amount in words:.....................

...

...

...

..., date (dd/mm/yyyy) ….

Goods accountant Accounting manager Delivery person Recipient Director of the State Bank unit