Thông tư 303/2016/TT-BTC in phát hành quản lý sử dụng chứng từ thu tiền phí lệ phí ngân sách nhà nước

• Số hiệu: 303/2016/TT-BTC
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tài chính
• Người ký: Đỗ Hoàng Anh Tuấn
• Ngày ban hành: 15/11/2016

BỘ TÀI CHÍNH -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 303/2016/TT-BTC	Hà Nội, ngày 15 tháng 11 năm 2016

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VIỆC IN, PHÁT HÀNH, QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CÁC LOẠI CHỨNG TỪ THU TIỀN PHÍ, LỆ PHÍ THUỘC NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Căn cứ Luật phí và lệ phí số 97/2015/QH13 ngày 25/11/2015;

Căn cứ Luật Quản lý thuế số 78/2006/QH11 ngày 29/11/2006, Luật số 21/2012/QH13 ngày 20/11/2012 sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Quản lý thuế, Luật số 71/2014/QH13 ngày 26/11/2014 và các văn bản hướng dẫn thi hành;

Căn cứ Luật Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 ngày 29 tháng 11 năm 2005;

Căn cứ Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23/8/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật phí và lệ phí;

Căn cứ Nghị định số 215/2013/NĐ-CP ngày 23/12/2013 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tài chính;

Theo đề nghị của Tổng cục trưởng Tổng cục Thuế,

Bộ trưởng Bộ Tài chính ban hành Thông tư hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước như sau:

Điều 1. Phạm vi điều chỉnh và đối tượng áp dụng

1. Thông tư này hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước (sau đây gọi là biên lai) của tổ chức thu phí, lệ phí theo quy định của Luật phí và lệ phí.

2. Đối tượng áp dụng:

a) Tổ chức thu phí, lệ phí.

b) Người nộp phí, lệ phí.

c) Tổ chức nhận in biên lai, tổ chức cung ứng phần mềm tự in biên lai, tổ chức trung gian cung ứng giải pháp biên lai điện tử.

d) Cơ quan nhà nước, tổ chức, cá nhân khác liên quan đến kê khai, thu, nộp quản lý và sử dụng phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

Điều 2. Loại và hình thức biên lai

1. Biên lai là chứng từ do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu các khoản tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước theo quy định của pháp luật.

2. Các loại biên lai

a) Biên lai in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên mỗi tờ biên lai đã được in sẵn số tiền phí, lệ phí cho mỗi lần nộp tiền và được sử dụng để thu các loại phí, lệ phí mà mức thu được cố định cho từng lần (kể cả các hình thức tem, vé).

b) Biên lai không in sẵn mệnh giá là loại biên lai mà trên đó số tiền thu được do tổ chức thu phí, lệ phí lập khi thu tiền phí, lệ phí và áp dụng cho các trường hợp sau:

b.1) Các loại phí, lệ phí được pháp luật quy định mức thu bằng tỷ lệ phần trăm (%).

b.2) Các loại phí, lệ phí có nhiều chỉ tiêu thu tuỳ thuộc vào yêu cầu của tổ chức, cá nhân nộp tiền phí, lệ phí.

b.3) Các loại phí, lệ phí mang tính đặc thù trong giao dịch quốc tế.

3. Hình thức của biên lai

Biên lai được thể hiện bằng các hình thức sau:

a) Biên lai đặt in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí đặt in theo mẫu để sử dụng khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí hoặc do cơ quan thuế đặt in để bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí.

b) Biên lai tự in là biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí tự in trên các thiết bị tin học, máy tính tiền hoặc các thiết bị khác khi cung ứng các dịch vụ công có thu phí, lệ phí.

c) Biên lai điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử về cung ứng dịch vụ công của tổ chức thu phí, lệ phí được khởi tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý bằng phương pháp điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.

Điều 3. Nội dung trên biên lai đã lập

1. Nội dung bắt buộc trên biên lai đã lập phải được thể hiện trên cùng một mặt giấy.

a) Tên loại biên lai.

b) Ký hiệu mẫu biên lai và ký hiệu biên lai.

Ký hiệu mẫu biên lai là các thông tin thể hiện tên loại biên lai, số liên biên lai và số thứ tự mẫu trong một loại biên lai (một loại biên lai có thể có nhiều mẫu).

Ký hiệu biên lai là dấu hiệu phân biệt biên lai bằng hệ thống các chữ cái tiếng Việt và 02 chữ số cuối của năm.

Đối với biên lai đặt in, 02 chữ số cuối của năm là năm in biên lai đặt in. Đối với biên lai tự in và biên lai điện tử, 02 chữ số cuối của năm là năm bắt đầu sử dụng biên lai ghi trên thông báo phát hành hoặc năm biên lai được in ra.

Ví dụ: Tổ chức thu phí A thông báo phát hành biên lai tự in vào ngày 01/02/2017 với số lượng biên lai là 500 số. Đến hết năm 2017, tổ chức thu phí A chưa sử dụng hết 500 số biên lai đã thông báo phát hành. Tổ chức thu phí A được tiếp tục sử dụng cho đến hết 500 số biên lai đã thông báo phát hành nêu trên. Trường hợp không muốn tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng thì tổ chức thu phí A thực hiện hủy các số biên lai chưa sử dụng và thực hiện Thông báo phát hành biên lai mới theo quy định.

c) Số thứ tự của biên lai là dãy số tự nhiên liên tiếp trong cùng một ký hiệu biên lai, gồm 7 chữ số. Với mỗi ký hiệu biên lai thì số thứ tự phải bắt đầu từ số 0000001.

d) Liên của biên lai là số tờ trong cùng một số biên lai. Mỗi số biên lai phải có từ 02 liên hoặc 02 phần trở lên, trong đó:

- Liên (phần) 1: lưu tại tổ chức thu;

- Liên (phần) 2: giao cho người nộp phí, lệ phí;

Các liên từ thứ 3 trở đi đặt tên theo công dụng cụ thể phục vụ công tác quản lý theo quy định của pháp luật.

đ) Tên, mã số thuế của tổ chức thu phí, lệ phí.

e) Tên loại phí, lệ phí và số tiền phí, lệ phí phải nộp.

g) Ngày, tháng, năm lập biên lai.

h) Họ tên, chữ ký của người thu tiền (trừ biên lai in sẵn mệnh giá).

i) Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in biên lai (đối với trường hợp đặt in).

k) Biên lai được thể hiện là tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm tiếng nước ngoài thì phần ghi thêm bằng tiếng nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn “( )” hoặc đặt ngay dưới dòng nội dung ghi bằng tiếng Việt với cỡ chữ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.

Chữ số ghi trên biên lai là các chữ số tự nhiên 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9.

Đồng tiền ghi trên biên lai là đồng Việt Nam. Trường hợp loại phí, lệ phí được pháp luật quy định có mức thu bằng ngoại tệ thì được thu bằng ngoại tệ hoặc thu bằng đồng Việt Nam trên cơ sở quy đổi từ ngoại tệ ra đồng Việt Nam theo tỷ giá quy định tại Khoản 4 Điều 3 Nghị định số 120/2016/NĐ-CP ngày 23/8/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật phí và lệ phí.

Trường hợp khi thu phí, lệ phí nếu danh mục phí, lệ phí nhiều hơn số dòng của một biên lai thì được lập bảng kê các loại phí, lệ phí kèm theo biên lai. Bảng kê do tổ chức thu phí, lệ phí tự thiết kế phù hợp với đặc điểm của từng loại phí, lệ phí. Bảng kê phải ghi rõ “kèm theo biên lai số... ngày... tháng.... năm”.

Đối với tổ chức thu phí, lệ phí sử dụng biên lai điện tử trong trường hợp cần điều chỉnh một số tiêu thức nội dung trên biên lai điện tử cho phù hợp với thực tế, tổ chức thu phí, lệ phí có văn bản trao đổi với Bộ Tài chính (Tổng cục Thuế) xem xét và có hướng dẫn trước khi thực hiện.

2. Nội dung không bắt buộc trên biên lai đã lập

Ngoài các thông tin bắt buộc theo hướng dẫn tại khoản 1 Điều này, tổ chức thu phí, lệ phí có thể tạo thêm các thông tin khác, kể cả tạo lô-gô, hình ảnh trang trí hoặc quảng cáo phù hợp với quy định của pháp luật và không che khuất, làm mờ các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

Cỡ chữ của các thông tin tạo thêm không được lớn hơn cỡ chữ của các nội dung bắt buộc thể hiện trên biên lai.

Điều 4. Nguyên tắc tạo biên lai

1. Cơ quan thuế, tổ chức thu phí, lệ phí được tạo biên lai theo hình thức đặt in, tự in và điện tử.

Biên lai (loại không in sẵn mệnh giá) do Cục Thuế đặt in được bán cho các tổ chức thu phí, lệ phí theo giá đảm bảo bù đắp chi phí in ấn, phát hành.

2. Trường hợp đặt in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí được lựa chọn tổ chức nhận in đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện in hóa đơn theo quy định của Bộ Tài chính tại khoản 4 Điều 8 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ để ký hợp đồng đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí thuộc nhiệm vụ thu của tổ chức đó.

Hợp đồng đặt in biên lai phải được thể hiện văn bản, ghi cụ thể mẫu biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, số lượng, số thứ tự biên lai đặt in (số thứ tự bắt đầu và số thứ tự kết thúc), kèm biên lai mẫu. Khi kết thúc hợp đồng in phải thanh lý hợp đồng giữa bên đặt in và tổ chức nhận in, không được đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí ngoài hợp đồng đã ký kết.

3. Trường hợp tự in biên lai, tổ chức thu phí, lệ phí phải đáp ứng đủ các điều kiện sau:

a) Có hệ thống thiết bị (máy tính, máy in) đảm bảo cho việc in và lập biên lai khi thu tiền phí, lệ phí.

b) Là đơn vị kế toán theo quy định của Luật Kế toán và có phần mềm tự in biên lai đảm bảo dữ liệu của biên lai chuyển vào phần mềm (hoặc cơ sở dữ liệu) kế toán để kê khai theo quy định.

Hệ thống tự in phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

b.1) Việc đánh số thứ tự trên biên lai được thực hiện tự động. Mỗi liên của một số biên lai chỉ được in ra một lần, nếu in ra từ lần thứ 2 trở đi phải thể hiện là bản sao (copy).

b.2) Phần mềm ứng dụng để in biên lai phải đảm bảo yêu cầu về bảo mật bằng việc phân quyền cho người sử dụng, người không được phân quyền sử dụng không được can thiệp làm thay đổi dữ liệu trên ứng dụng.

Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí mua phần mềm của các tổ chức cung ứng phần mềm tự in thì phải lựa chọn tổ chức đủ tiêu chuẩn, đủ điều kiện cung ứng phần mềm tự in hoá đơn theo quy định của Bộ Tài chính tại khoản 3 Điều 6 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

b.3) Biên lai tự in chưa lập phải được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

b.4) Biên lai tự in đã lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin và nội dung biên lai phải đảm bảo có thể truy cập, kết xuất và in ra giấy khi cần tham chiếu.

4. Đối với biên lai điện tử, việc xác định số biên lai theo nguyên tắc liên tục và trình tự thời gian, mỗi số biên lai đảm bảo chỉ được lập và sử dụng một lần duy nhất.

5. Tổ chức nhận in biên lai đặt in có trách nhiệm báo cáo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp về việc nhận đặt in biên lai định kỳ 06 (sáu) tháng một lần, chậm nhất là ngày 30/7 và 30/01 của năm sau với nội dung báo cáo thể hiện: Tên, mã số thuế, địa chỉ tổ chức đặt in biên lai; số, ngày hợp đồng; tên biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; số lượng biên lai đã in (từ số ... đến số) cho từng tổ chức.

6. Cơ quan thuế có trách nhiệm căn cứ nội dung phát hành biên lai, các báo cáo về biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức nhận in biên lai gửi đến để xây dựng hệ thống thông tin về biên lai trên trang thông tin điện tử của cơ quan thuế.

Điều 5. Phát hành biên lai

1. Phát hành biên lai của cơ quan Thuế

Biên lai do Cục Thuế đặt in trước khi bán lần đầu phải lập thông báo phát hành biên lai. Thông báo phát hành biên lai phải được gửi đến tất cả các Cục Thuế trong cả nước trong thời hạn mười (10) ngày làm việc, kể từ ngày lập thông báo phát hành và trước khi bán. Khi phát hành biên lai phải đảm bảo không được trùng số biên lai trong cùng ký hiệu.

Trường hợp Cục Thuế đã đưa nội dung Thông báo phát hành biên lai lên trang thông tin điện tử của Tổng cục Thuế thì không phải gửi thông báo phát hành biên lai đến Cục Thuế khác.

Trường hợp có sự thay đổi về nội dung đã thông báo phát hành, Cục Thuế phải thực hiện thủ tục thông báo phát hành mới theo hướng dẫn nêu trên.

2. Tổ chức thu phí, lệ phí trước khi sử dụng biên lai phải lập Thông báo phát hành biên lai và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

3. Nội dung Thông báo phát hành biên lai gồm:

a) Văn bản pháp luật quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn thực hiện hoạt động dịch vụ hoặc công việc quản lý nhà nước có thu phí, lệ phí.

b) Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức thu phí, lệ phí hoặc cơ quan được uỷ quyền thu phí, lệ phí hoặc được uỷ nhiệm lập biên lai thu phí, lệ phí.

c) Các loại biên lai sử dụng (kèm theo biên lai mẫu). Biên lai mẫu là bản in thể hiện đúng, đủ các tiêu thức trên liên (phần) của biên lai (giao cho người nộp phí, lệ phí), có số biên lai là dãy các chữ số 0, in hoặc đóng chữ “Mẫu” trên biên lai.

d) Ngày bắt đầu sử dụng.

đ) Tên, mã số thuế, địa chỉ của tổ chức nhận in biên lai (đối với biên lai đặt in); tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức cung ứng phần mềm tự in biên lai (đối với biên lai tự in); tên và mã số thuế (nếu có) của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử (đối với biên lai điện tử).

e) Ngày lập thông báo phát hành; tên, chữ ký của người đại diện theo pháp luật và dấu của tổ chức thu phí, lệ phí.

Khi thay đổi toàn bộ hoặc một trong các chỉ tiêu về hình thức và nội dung của biên lai (kể cả nội dung bắt buộc và không bắt buộc), tổ chức thu phí, lệ phí phải gửi thông báo phát hành mới theo hướng dẫn tại khoản này, trừ trường hợp hướng dẫn tại điểm d khoản 4 Điều này.

4. Trình tự, thủ tục phát hành biên lai thực hiện theo quy định tại Điều 11 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Điều 9 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hoá đơn bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:

a) Thông báo phát hành biên lai và biên lai mẫu phải được gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 05 (năm) ngày trước khi tổ chức kinh doanh bắt đầu sử dụng biên lai. Thông báo phát hành biên lai gồm cả biên lai mẫu phải được niêm yết rõ ràng tại tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức được ủy quyền hoặc uỷ nhiệm thu phí, lệ phí trong suốt thời gian sử dụng biên lai.

b) Trường hợp khi nhận được Thông báo phát hành biên lai do tổ chức thu phí, lệ phí gửi đến, cơ quan thuế phát hiện Thông báo phát hành không đảm bảo đủ nội dung theo đúng quy định thì trong thời hạn 03 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được Thông báo, cơ quan thuế phải có văn bản thông báo cho tổ chức thu phí, lệ phí biết. Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm điều chỉnh để thông báo phát hành mới đúng quy định.

c) Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí khi phát hành biên lai từ lần thứ hai trở đi, nếu không có sự thay đổi về nội dung và hình thức biên lai đã thông báo phát hành với cơ quan thuế thì không phải gửi kèm biên lai mẫu.

d) Đối với các số biên lai đã thực hiện thông báo phát hành nhưng chưa sử dụng hết có in sẵn tên, địa chỉ, khi có sự thay đổi tên, địa chỉ nhưng không thay đổi mã số thuế và cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí vẫn có nhu cầu sử dụng biên lai đã đặt in thì thực hiện đóng dấu tên, địa chỉ mới vào bên cạnh tiêu thức tên, địa chỉ đã in sẵn để tiếp tục sử dụng và gửi thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp (mẫu số 2.8 ban hành kèm theo Thông tư này).

Trường hợp có sự thay đổi địa chỉ kinh doanh dẫn đến thay đổi cơ quan thuế quản lý trực tiếp, nếu tổ chức thu phí, lệ phí có nhu cầu tiếp tục sử dụng số biên lai đã phát hành chưa sử dụng hết thì phải nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và đóng dấu địa chỉ mới lên biên lai, gửi bảng kê biên lai chưa sử dụng (mẫu số 2.7 ban hành kèm theo Thông tư này) và thông báo điều chỉnh thông tin tại thông báo phát hành biên lai đến cơ quan thuế nơi chuyển đến (trong đó nêu rõ số biên lai đã phát hành chưa sử dụng, sẽ tiếp tục sử dụng). Nếu tổ chức không có nhu cầu sử dụng số biên lai đã phát hành nhưng chưa sử dụng hết thì thực hiện huỷ các số biên lai chưa sử dụng và thông báo kết quả huỷ biên lai với cơ quan thuế nơi chuyển đi và thực hiện thông báo phát hành biên lai mới với cơ quan thuế nơi chuyển đến.

Điều 6. Quản lý, sử dụng biên lai

1. Lập biên lai

Nội dung trên biên lai phải đúng với nội dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh; không được tẩy xóa, sửa chữa. Biên lai phải được lập theo thứ tự liên tục từ số nhỏ đến số lớn; Nội dung lập trên biên lai phải được thống nhất trên các liên có cùng một số biên lai. Trường hợp ghi sai, hỏng thì người thu tiền không được xé khỏi cuống hoặc nếu đã xé thì phải kèm theo tờ biên lai đã ghi sai, hỏng.

Tổ chức thu phí, lệ phí khi lập biên lai phải đóng dấu của tổ chức thu phí, lệ phí vào góc trên, bên trái liên 2 của biên lai (liên giao cho người nộp phí, lệ phí).

2. Biên lai được lập theo đúng hướng dẫn Khoản 1 Điều này là chứng từ hợp pháp để thanh toán, hạch toán và quyết toán tài chính

Trường hợp không đáp ứng các hướng dẫn tại Khoản 1 Điều này thì không có giá trị thanh toán và không được hạch toán, quyết toán tài chính.

3. Ủy nhiệm lập biên lai

a) Tổ chức thu phí, lệ phí được ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai. Việc ủy nhiệm giữa bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải theo hình thức văn bản, đồng thời phải gửi thông báo cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm,chậm nhất là ba (03) ngày trước khi bên nhận ủy nhiệm lập biên lai.

b) Nội dung văn bản ủy nhiệm phải ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm (hình thức, loại, ký hiệu, số lượng biên lai (từ số... đến số...); mục đích ủy nhiệm; thời hạn ủy nhiệm; phương thức giao nhận hoặc phương thức cài đặt biên lai ủy nhiệm (nếu là biên lai tự in hoặc biên lai điện tử); phương thức thanh toán biên lai ủy nhiệm.

c) Bên ủy nhiệm phải lập thông báo ủy nhiệm có ghi đầy đủ các thông tin về biên lai ủy nhiệm, mục đích ủy nhiệm, thời hạn ủy nhiệm dựa trên văn bản ủy nhiệm đã ký kết, có tên, chữ ký, dấu (nếu có) của đại diện bên ủy nhiệm cho bên nhận uỷ nhiệm và gửi thông báo phát hành tới cơ quan thuế; Đồng thời phải được niêm yết tại nơi tổ chức thu tiền phí lệ phí, tổ chức nhận ủy nhiệm và nơi thu phí, lệ phí.

d) Biên lai ủy nhiệm được lập vẫn phải ghi tên của tổ chức thu phí, lệ phí (bên ủy nhiệm) và đóng dấu bên ủy nhiệm phía trên bên trái của mỗi tờ biên lai (trường hợp biên lai được in từ thiết bị in của bên nhận uỷ nhiệm thì không phải đóng dấu của bên ủy nhiệm).

đ) Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí có nhiều đơn vị trực thuộc trực tiếp thu phí hoặc nhiều cơ sở nhận ủy nhiệm thu cùng sử dụng hình thức biên lai đặt in có cùng ký hiệu theo phương thức phân chia cho từng cơ sở trong toàn hệ thống thì tổ chức thu phí, lệ phí phải có sổ theo dõi phân bổ số lượng biên lai cho từng đơn vị trực thuộc, từng cơ sở nhận ủy nhiệm. Các đơn vị trực thuộc, cơ sở nhận ủy nhiệm phải sử dụng biên lai theo thứ tự từ số nhỏ đến số lớn trong phạm vi số biên lai được phân chia.

e) Bên ủy nhiệm và bên nhận ủy nhiệm phải tổng hợp báo cáo định kỳ việc sử dụng các biên lai ủy nhiệm. Bên ủy nhiệm phải thực hiện báo cáo sử dụng biên lai với cơ quan thuế trực tiếp quản lý theo hướng dẫn tại Thông tư này (bao gồm cả số biên lai của bên nhận ủy nhiệm sử dụng). Bên nhận ủy nhiệm không phải thực hiện thông báo phát hành biên lai và báo cáo tình hình sử dụng biên lai với cơ quan thuế.

g) Khi hết thời hạn ủy nhiệm hoặc chấm dứt trước hạn ủy nhiệm, hai bên phải xác định bằng văn bản, đồng thời thông báo cho cơ quan thuế và niêm yết tại nơi thu phí, lệ phí.

4. Quản lý biên lai

a) Hàng quý, tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Thời hạn nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai theo quý thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 27 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn về hoá đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau: Báo cáo tình hình sử dụng biên lai Quý I nộp chậm nhất là ngày 30/4, quý II nộp chậm nhất là ngày 30/7, quý III nộp chậm nhất là ngày 30/10 và quý IV nộp chậm nhất là ngày 30/01 của năm sau.

Báo cáo tình hình sử dụng biên lai gồm các nội dung sau: tên đơn vị, mã số thuế (nếu có), địa chỉ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai; số tồn đầu kỳ, mua phát hành trong kỳ; số sử dụng, xoá bỏ, mất, huỷ trong kỳ; tồn cuối kỳ gửi cho cơ quan thuế quản lý trực tiếp. Trường hợp trong kỳ không sử dụng biên lai, tại Báo cáo sử dụng biên lai ghi số lượng biên lai sử dụng bằng không (=0). Trường hợp tổ chức thu phí, lệ phí ủy nhiệm cho bên thứ ba lập biên lai thì tổ chức thu phí, lệ phí vẫn phải báo cáo tình hình sử dụng biên lai.

Tổ chức thu phí, lệ phí có trách nhiệm nộp báo cáo tình hình sử dụng biên lai khi giải thể, chia tách, sáp nhập, chuyển đổi sở hữu cùng với thời hạn nộp hồ sơ quyết toán phí, lệ phí.

b) Lưu trữ, bảo quản biên lai được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 28 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:

- Biên lai đặt in chưa lập được lưu trữ, bảo quản trong kho theo chế độ lưu trữ bảo quản chứng từ có giá.

- Biên lai tự in chưa lập được lưu trữ trong hệ thống máy tính theo chế độ bảo mật thông tin.

- Biên lai đã lập trong các đơn vị kế toán được lưu trữ theo quy định lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Biên lai đã lập trong các tổ chức thu phí, lệ phí không phải là đơn vị kế toán được lưu trữ và bảo quản như tài sản riêng của tổ chức đó.

- Đối với biên lai điện tử: Tổ chức thu phí, lệ phí và tổ chức, cá nhân trả phí sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử để ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính phải lưu trữ biên lai điện tử theo thời hạn quy định của Luật Kế toán. Trường hợp biên lai điện tử được khởi tạo từ hệ thống của tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử thì tổ chức trung gian này cũng phải thực hiện lưu trữ biên lai điện tử theo thời hạn nêu trên.

Tổ chức thu phí, lệ phí, tổ chức cá nhân trả phí, lệ phí là đơn vị kế toán và các tổ chức trung gian cung cấp giải pháp biên lai điện tử có trách nhiệm sao lưu dữ liệu của biên lai điện tử ra các vật mang tin (bút nhớ (đĩa flash USB), đĩa CD, đĩa DVD, đĩa cứng gắn ngoài, đĩa cứng gắn trong) hoặc thực hiện việc sao lưu trực tuyến để bảo vệ dữ liệu của biên lai điện tử.

Biên lai điện tử đã lập được lưu giữ dưới dạng thông điệp dữ liệu và phải thoả mãn các điều kiện: Nội dung của biên lai điện tử có thể truy cập và sử dụng được để tham chiếu khi cần thiết; Nội dung của biên lai điện tử được lưu trữ trong chính khuôn dạng mà nó được khởi tạo, gửi, nhận hoặc trong khuôn dạng cho phép thể hiện chính xác nội dung biên lai điện tử đó; Biên lai điện tử được lưu trữ theo một cách thức nhất định cho phép xác định nguồn gốc khởi tạo, nơi đến, ngày giờ gửi hoặc nhận biên lai điện tử.

5. Hủy biên lai thực hiện theo quy định tại Điều 27 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ, Điều 29 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ và Điều 11 Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/3/2011 của Bộ Tài chính về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:

a) Các trường hợp hủy biên lai

- Biên lai đặt in bị in sai, in trùng, in thừa phải được hủy trước khi thanh lý hợp đồng đặt in biên lai thu tiền phí, lệ phí.

- Các loại biên lai đã lập của các đơn vị kế toán được hủy theo quy định của pháp luật về kế toán.

- Tổ chức thu phí, lệ phí có biên lai không tiếp tục sử dụng phải thực hiện hủy biên lai.

- Các loại biên lai chưa lập nhưng là vật chứng của các vụ án thì không hủy mà được xử lý theo quy định của pháp luật.

b) Biên lai được xác định đã hủy

- Các bản phim, bản kẽm và các công cụ có tính năng tương tự trong việc tạo biên lai đặt in được xác định đã hủy xong khi không còn nguyên dạng của bất kỳ một tờ biên lai nào hoặc không còn chữ trên tờ biên lai để có thể lắp ghép, sao chụp hoặc khôi phục lại theo nguyên bản.

- Biên lai tự in được xác định đã hủy xong nếu phần mềm tạo biên lai được can thiệp để không thể tiếp tục tạo ra biên lai.

- Đối với biên lai điện tử: Việc hủy biên lai điện tử là làm cho biên lai điện tử đó không có giá trị sử dụng, không thể truy cập và tham chiếu đến thông tin chứa trong đó.

Biên lai điện tử đã hết thời hạn lưu trữ theo quy định của Luật kế toán nếu không có quyết định khác của cơ quan nhà nước có thẩm quyền thì được phép hủy. Việc hủy biên lai điện tử không được làm ảnh hưởng đến tính toàn vẹn của các biên lai điện tử chưa hủy và phải đảm bảo sự hoạt động bình thường của hệ thống thông tin.

c) Trình tự, thủ tục hủy biên lai

c.1) Thời hạn hủy biên lai chậm nhất là ba mươi (30) ngày, kể từ ngày thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp.

Trường hợp cơ quan thuế thông báo biên lai hết giá trị sử dụng thì tổ chức thu phí, lệ phí phải hủy biên lai và gửi cơ quan thuế bao gồm nội dung sau: tên cơ quan thu phí, lệ phí; mã số thuế (nếu có); địa chỉ; phương pháp huỷ biên lai; vào hồi mấy giờ, ngày, tháng, năm huỷ; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng. Thời hạn huỷ biên lai chậm nhất là 10 ngày kể từ ngày cơ quan thuế thông báo hết giá trị sử dụng.

c.2) Tổ chức thu phí, lệ phí phải lập Bảng kiểm kê biên lai cần hủy. Bảng kiểm kê biên lai cần hủy phải được ghi chi tiết các nội dung gồm: tên biên lai, ký hiệu mẫu biên lai, ký hiệu biên lai, số lượng biên lai hủy (từ số... đến số... hoặc kê chi tiết từng số biên lai nếu số biên lai cần huỷ không liên tục).

c.3) Tổ chức thu phí, lệ phí phải thành lập Hội đồng hủy biên lai. Hội đồng huỷ biên lai phải có đại diện lãnh đạo, đại diện bộ phận kế toán của tổ chức thu phí, lệ phí.

c.4) Các thành viên Hội đồng hủy biên lai phải ký vào biên bản hủy biên lai và chịu trách nhiệm trước pháp luật nếu có sai sót.

c.5) Hồ sơ hủy biên lai gồm: Quyết định thành lập Hội đồng hủy biên lai; Bảng kiểm kê biên lai cần hủy; Biên bản hủy biên lai; Thông báo kết quả hủy biên lai.

Hồ sơ hủy biên lai được lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí. Riêng Thông báo kết quả hủy biên lai thu tiền phí, lệ phí phải được lập thành hai (02) bản, một bản lưu, một bản gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất không quá năm (05) ngày kể từ ngày thực hiện hủy biên lai. Thông báo kết quả hủy biên lai phải có nội dung: loại, ký hiệu, số lượng biên lai hủy từ số… đến số, lý do hủy, ngày giờ hủy, phương pháp hủy.

c.6) Cơ quan thuế thực hiện hủy biên lai do Cục Thuế đặt in đã thông báo phát hành chưa bán nhưng không tiếp tục sử dụng. Tổng cục Thuế có trách nhiệm hướng dẫn quy trình hủy biên lai do Cục Thuế đặt in.

6. Xử lý trong trường hợp mất, cháy, hỏng biên lai thu tiền phí, lệ phí thực hiện theo quy định tại Điều 25 Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/5/2010 của Chính phủ và Điều 24 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/3/2014 của Bộ Tài chính về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, cụ thể như sau:

Tổ chức thu phí, lệ phí nếu phát hiện mất, cháy, hỏng biên lai đã lập hoặc chưa lập phải lập báo cáo về việc mất, cháy, hỏng và thông báo với cơ quan thuế quản lý trực tiếp với nội dung như sau: tên tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng biên lai; mã số thuế, địa chỉ; căn cứ biên bản mất, cháy, hỏng; tên loại biên lai; ký hiệu mẫu biên lai; ký hiệu biên lai; từ số; đến số; số lượng; liên biên lai chậm nhất không quá năm (05) ngày làm việc kể từ ngày xảy ra việc mất, cháy, hỏng biên lai. Trường hợp ngày cuối cùng (ngày thứ 05) trùng với ngày nghỉ theo quy định của pháp luật thì ngày cuối cùng của thời hạn được tính là ngày tiếp theo của ngày nghỉ đó.

Trường hợp người nộp phí, lệ phí làm mất, cháy, hỏng biên lai thì được sử dụng bản chụp liên lưu tại tổ chức thu phí, lệ phí, trên đó có xác nhận, đóng dấu (nếu có) của tổ chức thu phí, lệ phí kèm theo biên bản về việc mất, cháy, hỏng biên lai để làm chứng từ thanh toán, quyết toán tài chính. Tổ chức thu phí, lệ phí và người nộp phí, lệ phí chịu trách nhiệm về tính chính xác của việc mất, cháy, hỏng biên lai.

7. Xử lý vi phạm hành chính về in, phát hành, quản lý và sử dụng biên lai.

Việc xử lý vi phạm hành chính về in, phát hành, quản lý và sử dụng biên lai thực hiện theo quy định của pháp luật về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực phí, lệ phí.

Điều 7. Hiệu lực thi hành

1. Thông tư này có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/01/2017 và thay thế Thông tư số 153/2012/TT-BTC ngày 17/9/2012 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc in, phát hành, quản lý và sử dụng các loại chứng từ thu tiền phí, lệ phí thuộc ngân sách nhà nước.

2. Thông tư này gồm 03 Phụ lục có tính chất tham khảo (không bắt buộc).

3. Đối với số biên lai thuế môn bài còn tồn tại cơ quan thuế được tiếp tục sử dụng đến hết năm 2017. Hết năm 2017, số lượng biên lai thuế môn bài còn tồn phải hủy theo quy định.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu văn bản liên quan đề cập tại Thông tư này được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế thì thực hiện theo văn bản mới được sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế.

Nơi nhận: - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Tổng Bí thư; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Toà án nhân dân tối cao; - Kiểm toán nhà nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - VP Ban CĐ TW về phòng, chống tham nhũng; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Công báo; - Website chính phủ; - Sở Tài chính, Cục Thuế, Kho bạc nhà nước các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Cục Kiểm tra văn bản (Bộ Tư pháp); - Các đơn vị thuộc Bộ Tài chính; - Website Bộ Tài chính; - Website Tổng cục Thuế; - Lưu: VT, TCT (VT, CS).

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Đỗ Hoàng Anh Tuấn

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE -------	THE SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 303/2016/TT-BTC	Hanoi, November 15, 2016

CIRCULAR

GUIDING THE PRINTING, ISSUANCE, MANAGEMENT AND USE OF DOCUMENTS FOR THE COLLECTION OF CHARGES AND FEES BELONGING TO THE STATE BUDGET

Pursuant to November 25, 2015 Law No. 97/2015/QH13 on Charges and Fees;

Pursuant to November 29, 2006 Law No. 78/2006/QH11 on Tax Administration and November 20, 2012 Law No. 21/2012/QH13, Amending and Supplementing a Number of Articles of the Law on Tax Administration, November 26, 2014 Law No. 71/2014/QH13 and guiding documents;

Pursuant to November 29, 2005 Law No. 51/2015/QH11 on E-Transactions;

Pursuant to the Government’s Decree No. 120/2016/ND-CP of August 23, 2016, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Law on Charges and Fees;

Pursuant to the Government’s Decree No. 215/2013/ND-CP of December 23, 2013, defining the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Finance;

At the proposal of the General Director of Taxation,

...

...

...

Article 1. Scope of regulation and subjects of application

1. This Circular guides the printing, issuance, management and use of documents for the collection of charges and fees belonging to the state budget (below referred to as receipts) by charge- and fee-collecting organizations in accordance with the Law on Charges and Fees.

2. Subjects of application:

a/ Charge- and fee-collecting organizations;

b/ Charge or fee payers;

c/ Receipt-printing organizations, receipt creation software suppliers and intermediary e-receipt solution providers;

d/ Other related state agencies, organizations and individuals involved in the declaration, collection, remittance, management and use of charges and fees belonging to the state budget.

Article 2. Types and forms of receipts

1. Receipt means a document made out by a charge- or fee-collecting organization when collecting a charge or fee belonging to the state budget in accordance with law.

...

...

...

a/ Receipt with face value means a receipt on which a payable amount is printed and is used for collecting a fixed charge or fee upon each payment (including stamps and tickets);

b/ Receipt without face value means a receipt on which a charge- or fee-collecting organization will write the collected amount after collecting the following types of charges and fees:

b.1/ Charges and fees prescribed by law to be collected at a certain rate (%).

b.2/ Charges and fees composed of different items to be collected depending on the requests of charge and fee payers.

b.3/ Specific charges and fees in international transactions.

3. Forms of receipt

A receipt may take one of the following forms:

a/ Receipt printed on order, which is printed according to a set form on orders placed by charge- or fee-collecting organizations for use upon provision of public services at a charge or fee, or on orders placed by tax offices for sale to charge- and fee-collecting organizations;

b/ Self-printed receipt, which is printed by charge- and fee-collecting organizations themselves from informatics equipment, cash registers or other machines upon provision of public services at a charge or fee;

...

...

...

Article 3. Contents of a made-out receipt

1. Compulsory contents of a made-out receipt to be presented on the same paper side.

a/ Receipt type;

b/ Code of receipt form and code of receipt.

Code of receipt form indicates the receipt type, the number of sheets and the serial number of a form of a type of receipt (a single type of receipt may have different forms).

Code of receipt is a sign identifying receipts by letters in Vietnamese alphabet, together with the 2 last numerals of the year.

For receipts printed on order, the 2 last numerals indicate the year of printing. For self-printed receipts and e-receipts, the 2 last numerals indicate the year when such receipts are put into use as stated in the receipt issuance notice or the year when such receipts are printed out.

For example: Charge-collecting organization A announces the issuance of its self- printed receipts on February 1, 2017, with a quantity of 500 receipts. By the end of 2017, the organization does not use up all these 500 receipts. It may continue to use the remaining receipts. If charge-collecting organization A does not want to use these unused receipts, it shall destroy them and announce the issuance of new receipts under regulations.

c/ Serial number of the receipt, which is the number in a sequence of natural numerals in the receipt code, consisting of 7 digits. For each receipt code, the first serial number must be 0000001;

...

...

...

- The first sheet (part) to be kept by the collecting organization;

- The second sheet (part) to be handed to the charge or fee payer;

The third and subsequent sheets are named after their specific use purpose to serve management work in accordance with law.

dd/ Name and tax identification number of the charge- or fee-collecting organization;

e/ Name of the charge or fee and the payable charge or fee amount;

g/ Date of making out receipt;

h/ Full name and signature of the cashier (except receipts with face value);

i/ Name and tax identification number of the receipt-printing organization (in case of printing on order);

k/ Receipts shall be written in Vietnamese. For a receipt to be presented in a foreign language, foreign language words shall be put in brackets () to the right of or below the Vietnamese words with a font size smaller than that of the Vietnamese words.

...

...

...

The currency written on a receipt must be Vietnam dong. When a charge or fee is prescribed by law to be collected in a foreign currency, it may be collected in foreign currency or in Vietnam dong converted from such foreign currency at the exchange rate prescribed in Clause 4, Article 3 of the Government’s Decree No. 120/2016/ND-CP of August 23, 2016, detailing and guiding the implementation of a number of articles of the Law on Charges and Fees.

When the number of types of charges or fees is greater than the number of lines in a receipt, a statement of charges or fees may be enclosed with the receipt, which may be presented by the charge- or fee-collecting organization itself as suitable to the characteristics of each charge or fee. The statement must have the phrase “enclosed with receipt No...., date (date..., month..., year...)”.

For an e-receipt, if a charge- or fee-collecting organization wishes to change a number of content items in such receipt to suit reality, before making such change, it shall send a written request to the Ministry of Finance (the General Department of Tax) for consideration and guidance.

2. Optional contents of a made-out receipt

In addition to the compulsory contents specified in Clause 1 of this Article, charge- and fee-collecting organizations may create other information, including also lawful logo and decorative or advertising image, which must neither hide nor blur the compulsory contents in the receipt.

The font size of such additional information must not be larger than that of the compulsory contents in the receipt.

Article 4. Principles of creation of receipts

1. Tax offices and charge- and fee-collecting organizations may create receipts in the form of receipts printed on order, self-printed receipts, or e-receipts.

Receipts (without face value) printed on orders placed by provincial-level Tax Departments may be sold to charge- and fee-collecting organizations at prices that can offset printing and issuance expenses.

...

...

...

A receipt printing contract shall be made in writing and specify the type, code of the receipt form, quantity and serial numbers of receipt (starting and ending serial numbers), enclosed with a specimen receipt. Upon completion of the printing, the printing contract shall be liquidated between the two parties. Printing of receipts in excess of the number agreed upon in the signed contract is not allowed.

3. In case of self-printing of receipts, a charge- or fee-collecting organization must satisfy all the following conditions:

a/ Having an equipment system (computers and printers) for printing and making out receipts upon charge or fee collection;

b/ Being an accounting unit under the Law on Accounting and having a receipt creation software ensuring that the receipt data are transferred to the accounting software (or database) for declaration under regulations.

The receipt creation system must ensure the following principles:

b.1/ Receipts are numbered automatically. Each sheet of a receipt can be printed out only once; a sheet printed out from the second time on must be marked as copy.

b.2/ The applied software for receipt printing must satisfy the security requirement by authorization to users. Unauthorized persons cannot interfere to change the database in the applied software.

If wishing to buy software from receipt creation software suppliers, charge- and fee-collecting organizations shall select suppliers capable of supplying billing software as prescribed in Clause 3, Article 6 of the Finance Ministry’s Circular No. 39/2014/TT-BTC of March 31, 2014, on goods sale and service provision invoices.

b.3/ Self-created receipts which have not yet been made out shall be stored in the computer system under confidentiality regulations.

...

...

...

4. E-receipts are numbered continuously in chronological order. Each number can be used only once.

5. Receipt-printing organizations shall make reports on receipt printing to their managing tax offices every 6 months, no later than July 30 of the year and January 30 of the subsequent year. A report must specify the names, tax identification numbers and addresses of ordering organizations; contract number and date of making of contracts; the receipt type, code of receipt form and code of receipt, quantity of printed receipts (from number... to number...) for each ordering organization.

6. Based on receipt issuance notices and reports on receipts of charge- and fee-collecting organizations and receipt-printing organization, tax offices shall develop a database on receipts on their websites.

Article 5. Issuance of receipts

1. Issuance of receipts by tax offices

Receipt issuance notices shall be made for receipts printed on orders placed by provincial- level Tax Departments before their first-time sale. A receipt issuance notice shall be sent to all provincial-level Tax Departments nationwide within ten (10) working days after it is made and before receipts are sold. The serial numbers of a receipt code must be not identical.

A provincial-level Tax Department that has posted a receipt issuance notice on the General Department of Taxation’s website shall not be required to send such notice to other provincial-level Tax Departments.

Upon occurrence of a change in the notified contents, provincial-level Tax Departments shall carry out procedures to make new issuance notices under the above guidance.

2. A charge- or fee-collecting organization shall make a receipt issuance notice and send it to its managing tax office before using receipts.

...

...

...

a/ The title of the legal document defining the functions, tasks and powers to provide services or perform state management work for a charge or fee;

b/ The name, tax identification number and address of the charge- or fee-collecting organization or agency authorized to collect charges and fees, or agency assigned to make out charge or fee receipts;

c/ The types of receipts used (enclosed with specimen receipts), specimen receipt is a receipt printed with full, accurate contents of a sheet (part) of a receipt (for handing over to the charge or fee payer) which has a serial number consisting of a series of zeros (0) and bears a printed or stamped “specimen” mark;

d/ The date of use commencement;

dd/ The name, tax identification number and address of the receipt-printing organization (for receipts printed on order); the name and tax identification number (if any) of the receipt creation software supplier (for self-printed receipts); the name and tax identification number (if any) of the intermediary e-receipt solution provider (for e-receipts);

e/ The date of making the issuance notice; name and signature of the at-law representative and seal of the charge- or fee-collecting organization.

When the form and contents (both compulsory and optional contents) of a receipt change wholly or partially, the charge- or fee-collecting organization shall send a new issuance notice under the guidance in this Clause, except the case specified at Point d, Clause 4 of this Article.

4. The order and procedures for issuance of receipts must comply with Article 11 of the Government’s Decree No. 51/2010 of May 14, 2010, and Article 9 of the Finance Ministry’s Circular No. 39/2014/TT-BTC of March 31, 2014, on goods sale and service provision invoices, specifically:

a/ A receipt issuance notice and a specimen receipt shall be sent to the managing tax office at least 5 (five) days before a business organization commences using receipts. Receipt issuance notices and specimen receipts shall be posted up at charge- and fee-collecting organizations or organizations authorized or assigned to collect charges and fees throughout the use duration of such receipts;

...

...

...

c/ For the second time on, charge- and fee-collecting organizations are not required to enclose specimen receipts with receipt issuance notices, if there is no change in the content and format of receipts notified to the tax offices.

d/ For the unused quantity of issued receipts which are preprinted with the charge- or fee collecting organization’s name and address, in case the charge- or fee collecting organization changes its name or address but not its tax identification number and managing tax office, if it wishes to continue using the unused receipts already issued on order, it shall append a mark showing its new name and address next to the pre-printed name and address and send a notice of modification of the receipt issuance notice to its managing tax office (form No. 2.8 to this Circular).

In case a charge- or fee-collecting organization changes its business location, resulting in the change in the managing tax office, if such organization wishes to continue using the unused receipts already issued, it shall submit a report on the use of receipts to the tax office of the locality from which it moves and shall append a mark showing its new address on such receipts, and send a list of the unused receipts (form No. 2.7 to this Circular) and a notice of modification of the receipt issuance notice to the tax office of the locality to which it moves (specifying the number of unused receipts already issued and to be used). If the organization does not wish to use the unused receipts already issued, its shall destroy such receipts and notify the destruction result to the tax office of the locality from which it moves and make a new receipt issuance notice to the tax office of the locality to which it moves.

Article 6. Management and use of receipts

1. Making out a receipt

A receipt must correctly reflect the arising economic operation. A receipt must be neither erased nor modified. Receipts shall be made out with consecutive numbers in ascending order. Contents of a made-out receipt must be uniform in all originals of the same serial number. If making an error, the collector may not tear the receipt from its counterfoil; if he/she has done so, the erroneous receipt shall be retained.

A charge- or fee-collecting organization shall append its seal on the upper left corner of each receipt’s second sheet (for handing to charge or fee payers).

2. Receipts made out in accordance with Clause 1 of this Article are valid for payment, accounting and financial finalization.

Those made out not in accordance with Clause 1 of this Article are not valid for payment, accounting or financial finalization.

...

...

...

a/ A charge- or fee-collecting organization may authorize a third party to make out receipts. Such authorization shall be made in writing and notified to the tax offices directly managing the authorizing party and authorized party at least three (3) working days before the authorized party makes out a receipt;

b/ An authorization document must contain sufficient information on receipts to be made out under authorization (form, type, code and quantity of receipts (from number ... to number ...)); authorization purpose and duration; mode of delivery or computer installation of receipts (for self-printed receipts or e-receipts); and method of payment for receipts made out under authorization;

c/ The authorizing party shall make an authorization notice, containing sufficient information on receipts to be made out under authorization, authorization purpose and duration according to the signed authorization document, and the name, signature and seal (if any) of the representative of the authorizing party, and send it to the authorized party and the tax office. Such notice shall also be posted up at the offices of the charge- or fee-collecting organization and the authorized party and at the places of charge and fee collection;

d/ A receipt to be made out under authorization must sti1l bear the name of the charge- or fee-collecting organization (the authorizing party) and its seal on the upper left comer (such seal is not required for a receipt printed from the printing device of the authorized party);

dd/ A charge- or fee-collecting organization with many attached units that directly collect fees or with different authorized establishments, which distributes receipts printed on order with the same code to each establishment, shall open a book to monitor the quantity of receipts distributed to each attached unit or authorized establishment. Attached units or authorized establishments shall use receipts with serial numbers in ascending order and within the quantities distributed to them;

e/ The authorizing and authorized parties shall make regular reports on use of receipts made out under authorization. The authorizing party shall submit reports on use of receipts to the managing tax office as guided in this Circular (including receipts used by the authorized party). The authorized party is not required to notify the issuance of receipts and report on use of such receipts to the tax office;

g/ When the authorization duration expires or the authorization terminates ahead of time, the two parties shall make a written statement thereon and notify such expiration or termination to the tax office and post up the statement at the places of charge and fee collection.

4. Management of receipts

a/ Charge- and fee-collecting organizations shall submit reports on use of receipts on a quarterly basis.

...

...

...

A report on the use of receipts shall be sent to the managing tax office, specifying the name and tax identification number (if any), address; code of receipt form and code of receipt; number of receipts at the beginning of the period, number of receipts bought in the period; number of receipts used, erased, lost and canceled in the period; and number of unused receipts. In case no receipt is used in the period, the number of used receipts written in the report on use of receipt is zero (= 0). A charge- or fee-collecting organization that authorizes a third party to make out receipts is also required to report on the use of receipts.

Charge- and fee-collecting organizations shall submit reports on the use of receipts upon their dissolution, split-up, separation, merger or ownership transfer within the time limit for submission of charge and fee finalization dossiers.

b/ Storage and preservation of receipts must comply with Article 26 of the Government’s Decree No. 51/2010/ND-CP of May 14, 2010, Article 28 of the Ministry’s Circular No. 39/2014/TT-BTC of March 31, 2014, on goods sale and service provision invoices, and Article 11 of the Ministry of Finance’s Circular No. 32/2011/TT-BTC of March 14,2011,on the creation, issuance and use of e-invoices for goods sale and service provision, specifically:

- Receipts printed on order which are not yet made out shall be kept and preserved under regulations on archive and preservation of valuable papers.

- Self-printed receipts which are not yet made out shall be stored on computers according to information confidentiality regulations.

- Receipts already made out by accounting units shall be kept under regulations on archive and preservation of accounting documents. Receipts already made out by charge- and fee-collecting organizations other than accounting units shall be kept and preserved like their private assets.

- For e-receipts: Charge- or fee-collecting organizations or fee payers that use e-invoices for recording in accounting books and making financial statements shall store e-receipts for a duration prescribed in the Law on Accounting. E-receipts which are created from the system of an intermediary e-receipt solution provider shall be stored by such provider for a duration mentioned above.

Charge- or fee-collecting organizations or charge or fee payers being accounting units and intermediary e-receipt solution providers shall back up e-receipt data in storage media (such as USB flash drive, CD, DVD, external or internal hard disk drive) or online to protect e-receipt data.

A made-out e-receipt shall be stored in the form of data message and must satisfy the following conditions: Its contents are accessible and usable for reference when necessary; its contents are stored in the format in which it has been created, sent, received or in the format which allows precise presentation of its contents; it is stored by a mode which allows tracing of its origin, destination, date and time of sending or receiving the e-receipt.

...

...

...

a/ Cases of destruction of receipts

- Receipts printed on order which are printed incorrectly, identically or superfluously shall be destroyed before liquidating the receipt printing-ordering contract.

- Receipts made out by accounting units shall be destroyed in accordance with the accounting law.

- Charge- and fee-collecting organizations’ unused receipts already issued shall be destroyed, if such organizations do not wish to use them.

- Receipts which are not used but serve as exhibits in a legal case may not be destroyed but shall be handled in accordance with law.

b/ Receipts regarded as destroyed in the following cases:

- Films, zinc plates and similar instruments for printing receipts on order are regarded as completely destroyed when they cannot produce any receipts in their complete form or with words on the receipts and it is impossible to join, copy or restore them to their original state.

- Self-printed receipts are regarded as completely destroyed when interventions are made to the receipt creation software, disallowing it to further create receipts.

- E-receipts are regarded as destroyed when it is invalidated and made inaccessible and its information is not readable.

...

...

...

c/ Order and procedures for destruction of receipts

c.1/ The time limit for destruction of receipts is thirty (30) days after such destruction is notified to the managing tax office.

For invalid receipts according to a tax office’s notice, a charge- or fee-collecting organization shall destroy them and issue a notice of the destruction to the tax office with the following details: name, tax identification number (if any), address of charge- or fee- collecting organization; destruction method, date and hour of destruction, receipt type, code of receipt form, code of receipt, from number ... to number ..., and quantity of destroyed receipts. The time limit for destruction of receipts is ten (10) days after the invalid receipts are notified by the managing tax office.

c.2/ A charge- and fee-collecting organization shall make a list of receipts to be destroyed, specifying the name of the receipt, code of the receipt form, code of the receipt, and quantity of receipts to be destroyed (from number... to number..., or the serial numbers of receipts if these numbers are not consecutive).

c.3/ A charge- or fee-collecting organization shall form a receipt destruction council which must consist of representatives of the management and accounting unit of the organization.

c.4/ Receipt destruction council members shall all sign the receipt destruction record and take responsibility before law for any errors.

c.5/ A receipt destruction dossier must comprise the decision to form the receipt destruction council; the list of receipts to be destroyed; the receipt destruction record; and the receipt destruction notice.

Receipt destruction dossiers shall be kept at charge- and fee-collecting organizations. Particularly, a receipt destruction notice shall be made in two (2) copies, one for filing and the other for sending to the managing tax office within five (5) days after the date of destruction. A receipt destruction notice must specify the type, code and quantity of destroyed receipts from number ... to number ..., reason for destruction, date and hour of destruction, and destruction method.

c.6/ Tax offices shall destroy receipts printed on orders placed by provincial-level Tax Departments of which issuance notices have been made, but which have been sold and are no longer used. The General Departments of Taxation shall issue regulations on the process of destruction of receipts printed on orders placed by provincial-level Tax Departments.

...

...

...

Within five (5) working days after detecting loss, burning or damage of a made-out or unused receipt, a charge- and fee-collecting organization shall report it to the managing tax office, specifying the name of the organization or person losing, burning or damaging the receipt; tax identification number and address; the basis for making the loss, burning or damage record; the receipt type; the code of receipt form; the code of receipt; from number... to number...; the quantity; and receipt sheets. Should the last (fifth) day of this time limit fall on a public holiday, it will be the subsequent day of that holiday.

If a charge or fee payer loses, bums or damages a receipt, he/she may use the copy of the receipt kept at the charge- or fee-collecting organization, which bears the charge- or fee-collecting organization’s certification and seal (if any) enclosed with the record of the receipt loss, burning or damage, as a document for payment and financial finalization. The charge- or fee-collecting organization and charge or fee payer shall take responsibility for the truthfulness of the loss, burning or damage of receipts.

7. Handling of administrative violations of the printing, issuance, management and use of receipts

Handling of administrative violations of the printing, issuance, management and use of receipts must comply with the law on sanctioning of administrative violations in the field of charges and fees.

Article 7. Effect

1. This Circular takes effect on January 1, 2017, and replaces the Ministry of Finance’s Circular No. 153/2012/TT-BTC of September 17, 2012, guiding the printing, issuance, management and use of documents for the collection of charges and fees belonging to the state budget.

2. This Circular has 3 appendices for reference (not compulsory).

3. Tax offices may use receipts for excise tax which remain unused by the end of 2017. After 2017, any remaining receipts shall be destroyed under regulations.

4. In the course of implementation, if the relevant documents mentioned in this Circular are revised or replaced, new documents shall apply.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FINANCE
DEPUTY MINISTER




Do Hoang Anh Tuan

* All the appendices to this Circular are not translated.