Quyết định 4054/QĐ-BYT 2020 hướng dẫn và quy định tổ chức hội chẩn tư vấn khám chữa bệnh từ xa

• Số hiệu: 4054/QD-BYT
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Bộ Y tế
• Người ký: Nguyễn Trường Sơn
• Ngày ban hành: 22/09/2020

BỘ Y TẾ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------------
Số: 4054/QĐ-BYT	Hà Nội, ngày 22 tháng 09 năm 2020

QUYẾT ĐỊNH

BAN HÀNH TẠM THỜI HƯỚNG DẪN VÀ QUY ĐỊNH TỔ CHỨC HỘI CHẨN, TƯ VẤN KHÁM, CHỮA BỆNH TỪ XA

BỘ TRƯỞNG BỘ Y TẾ

Căn cứ Luật Khám bệnh, chữa bệnh năm 2009;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 năm 2006;

Căn cứ Nghị định số 75/2017/NĐ-CP ngày 20 tháng 6 năm 2017 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Y tế;

Thông tư 49/2017/TT-BYT ngày 28/12/2017 của Bộ trưởng Bộ Y tế quy định về hoạt động y tế từ xa;

Theo đề nghị của Cục trưởng Cục quản lý Khám, chữa bệnh,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này hướng dẫn và quy định tạm thời tổ chức hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa, bao gồm các nội dung sau:

1. Hướng dẫn thiết lập Phòng hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa;

2. Hướng dẫn bảo mật thông tin trong hoạt động tư vấn khám bệnh, chữa bệnh từ xa;

3. Quy trình tổ chức hội chẩn khám, chữa bệnh từ xa.

Điều 2. Nội dung hướng dẫn và quy định tạm thời tổ chức hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa được áp dụng tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh trong cả nước có đăng ký khám chữa bệnh từ xa.

Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, ban hành.

Điều 4. Các ông, bà: Chánh Văn phòng Bộ, Chánh thanh tra Bộ, Tổng Cục trưởng, Cục trưởng và Vụ trưởng các Tổng cục, Cục, Vụ thuộc Bộ Y tế, Giám đốc Sở Y tế các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Giám đốc các Bệnh viện trực thuộc Bộ Y tế, Thủ trưởng Y tế các ngành chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

Nơi nhận: - Như Điều 4; - Q. Bộ trưởng (để b/c); - Các Thứ trưởng (để phối hợp); - Cổng TTĐT Bộ Y tế, trang TTĐT Cục QLKCB; - Lưu: VT, KCB.

KT. BỘ TRƯỞNG THỨ TRƯỞNG Nguyễn Trường Sơn

HƯỚNG DẪN

THIẾT LẬP PHÒNG PHÒNG HỘI CHẨN, TƯ VẤN KHÁM CHỮA BỆNH TỪ XA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4054/QĐ-BYT ngày 22 tháng 09 năm 2020)

I. ĐẠI CƯƠNG

Tổ chức hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa giữa các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh: Bệnh viện tuyến trên (BVTT) và Bệnh viện tuyến dưới (BVTD) bằng ứng dụng nền tảng công nghệ thông tin được thực hiện theo nhu cầu của BVTD với sự nhất trí của BVTT để tư vấn, hỗ trợ chuyên môn chẩn đoán và hướng điều trị trên từng người bệnh cụ thể.

II. QUY ĐỊNH

1. Phòng hội chẩn khám chữa bệnh từ xa:

- Tiêu chuẩn thực hiện dịch vụ tư vấn khám chữa bệnh từ xa

+ Phần cứng: Tuyến dưới ưu tiên tận dụng các thiết bị có sẵn của cơ sở

+ Phần mềm: Yêu cầu tuyến dưới sử dụng 2 phần mềm.

- Phần mềm hội nghị truyền hình, sử dụng trong việc kết nối, nói chuyện trực tuyến với bệnh viện tuyến trên.

- Phần mềm kết nối với hệ thống nền tảng Telehealth, thực hiện việc kết nối và truyền tải các dữ liệu của bệnh nhân lên hệ thống và gửi tới bệnh viện tuyến trên.

+ Dữ liệu của bệnh nhân lấy từ các nguồn sau:

- Báo cáo tóm tắt bệnh án: bác sĩ tuyến dưới khám lâm sàng và khai thác trực tiếp thông tin bệnh sử từ bệnh nhân.

- Các dữ liệu hình ảnh DICOM, nonDICOM được lấy trực tiếp từ các thiết bị sinh ảnh có sẵn tại cơ sở y tế

- Dữ liệu từ các thiết bị khám bệnh cầm tay IoT (nếu cần thiết)

+ Yêu cầu hệ thống phải đáp ứng kết nối và truyền tải hình ảnh, âm thanh theo thời gian thực.

2. Cơ sở, trang thiết bị phòng tư vấn khám chữa bệnh từ xa

2.1. Bệnh viện tuyến trên

- Phòng họp: diện tích tối thiểu 20m2, sử dụng ánh sáng vàng

- Bàn ghế: 2 bộ bàn (kích thước tuỳ thuộc diện tích phòng). Số ghế tuỳ số chuyên gia mời hội chẩn. 01 bàn hội nghị + 5-7 ghế (tuỳ theo số chuyên gia hội chẩn và quy mô phòng hội chẩn); 01 bàn kỹ thuật + 2-3 ghế.

- PC phòng hội chẩn (máy tính/laptop) 2 bộ. 01 bộ kết nối cầu truyền hình; 01 bộ cho bác sỹ sử dụng trong lúc chẩn đoán, hiển thị bệnh án của bệnh nhân. Cấu hình khuyến nghị: PC Dell Vostro 3671 42VT370049 Mini Tower: CPU intel core i5 9400, RAM 8GB, HDD 1TB.

- Laptop điều khiển các đầu cầu: 1 bộ CPU I7, Ram 8G, SSD 256

- Tivi 55 inch 2 chiếc, 01 hiển thị điểm cầu tuyến dưới đang hội chẩn; 01 hiển thị bệnh án, hình ảnh của bệnh nhân.

- Camera: 1 chiếc, Có chức năng Pan Tilt Zoom (quét xoay tròn, nghiêng lên xuống, và thu phóng hình ảnh)

- Micro + Speaker: 1 bộ loa mic đa hướng

- Kênh truyền internet tối thiểu 50 Mbps. Kết nối hệ thống nền tảng Telehealth và hội nghị truyền hình.

- Có đường truyền kết nối, hệ thống Camera xuống phòng mổ, phòng nội soi, khoa khám bệnh hoặc một số khoa phòng có nhu cầu tư vấn khám chữa bệnh từ xa.

2.2. Bệnh viện tuyến dưới

- Phòng họp diện tích tối thiểu 20m2, sử dụng ánh sáng vàng

- Bàn ghế: 1 bộ (1 bàn, 5-7 ghế)

- Máy tính: 1 bộ. Kết nối cầu truyền hình, Kết nối với Nền tảng Telehealth, truyền dữ liệu bệnh nhân lên hệ thống

- Tivi 55 Inch: 1 chiếc, Hiển thị điểm cầu tuyến trên đang hội chẩn

- Camera: 1 chiếc, có chức năng Pan Tilt Zoom (quét xoay tròn, nghiêng lên xuống và thu phóng hình ảnh)

- Micro + speaker: 1 bộ loa mic đa hướng

- Giường bệnh: 1 giường

- Kênh truyền internet, Tối thiểu 50 Mbps, Kết nối hệ thống nền tảng Telehealth và hội nghị truyền hình

- Có đường truyền kết nối, hệ thống Camera xuống phòng mổ, phòng nội soi, khoa khám bệnh hoặc một số khoa phòng có nhu cầu tư vấn khám chữa bệnh từ xa.

3. Cách bố trí vị trí chủ tọa, tư vấn, thiết bị theo hình ảnh mô tả:

3.1. Bệnh viện tuyến trên/ bệnh viện chủ trì hội chẩn, tư vấn KCB từ xa

3.2. Bệnh viện tuyến dưới/cơ sở y tế cần hội chẩn

III. TRÁCH NHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Giám đốc BVTD, BVTT chịu trách nhiệm đầu tư xây dựng, cải tạo nâng cấp cơ sở vật chất và cung ứng đủ trang thiết bị cần thiết theo đúng quy định.

- Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc báo cáo về Bộ Y tế (Cục Quản lý Khám chữa bệnh).

HƯỚNG DẪN

VỀ BẢO MẬT THÔNG TIN TRONG HOẠT ĐỘNG TƯ VẤN KHÁM BỆNH, CHỮA BỆNH TỪ XA

Căn cứ Luật Khám bệnh, chữa bệnh số 40/2009/QH12;

Căn cứ Luật Công nghệ thông tin số 67/2006/QH11 ngày 29/6/2006;

Căn cứ Luật An toàn thông tin mạng số 86/2015/QH13 ngày 19/11/2015;

Căn cứ Luật An ninh mạng số 24/2018/QH14 ngày 12/6/2018

1. Mục đích, yêu cầu

a) Hướng dẫn này quy định về bảo đảm an toàn thông tin trong hoạt động tư vấn khám bệnh, chữa bệnh từ xa (bao gồm hội chẩn và tư vấn khám bệnh, chữa bệnh từ xa).

b) Trong quá trình thực hiện hoạt động tư vấn khám, chữa bệnh từ xa cần thực hiện đúng Luật Khám bệnh, chữa bệnh, quy định tại Điều 8. Quyền được tôn trọng bí mật riêng tư, bao gồm:

- Được giữ bí mật thông tin về tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án.

- Thông tin về tình trạng sức khỏe và đời tư được ghi trong hồ sơ bệnh án chỉ được phép công bố khi người bệnh đồng ý hoặc để chia sẻ thông tin, kinh nghiệm nhằm nâng cao chất lượng chẩn đoán, chăm sóc, điều trị người bệnh giữa những người hành nghề trong nhóm trực tiếp điều trị cho người bệnh hoặc trong trường hợp khác được pháp luật quy định.

2. Đối tượng áp dụng

a) Các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tham gia hoạt động tư vấn KCB từ xa

b) Cán bộ, người hành nghề KBCB tại các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh có tham gia hoạt động KCB từ xa, các chuyên gia y tế tham gia hoạt động KCB từ xa

c) Học sinh, sinh viên tham gia học tập và hoạt động tư vấn KCB từ xa

d) Người bệnh, người nhà người bệnh tham gia hoạt động tư vấn KCB từ xa

đ) Các tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp có tham gia quản lý, cung cấp, vận hành, khai thác, ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh từ xa

3. Các thông tin được chia sẻ trong quá trình tư vấn KCB từ xa

- Tóm tắt Hồ sơ bệnh án và diễn biến ca bệnh cần hội chẩn, gồm: Bệnh sử, tiền sử, kết quả thăm khám, cận lâm sàng, chẩn đoán sơ bộ, quá trình điều trị, yêu cầu hội chẩn và các thông tin khác với mục đích phục vụ cho việc chẩn đoán và điều trị cho người bệnh.

- Biên bản hội chẩn sau khi kết thúc buổi Hội chẩn.

4. Các biện pháp để hạn chế chia sẻ các thông tin cá nhân của người bệnh trong quá trình KCB từ xa:

- Không chia sẻ thông tin cá nhân của người bệnh như: Họ và tên đầy đủ, địa chỉ, hình ảnh mặt, cơ thể bệnh nhân hoặc các thông tin có thể định danh người bệnh bằng bất cứ hình thức nào (thông qua hình ảnh, văn bản, ghi âm...).

- Trường hợp buổi hội chẩn cần sự hiện diện của bệnh nhân: phải sử dụng các biện pháp kỹ thuật để che, hoặc làm mờ hình ảnh mặt bệnh nhân.

- Không thực hiện tường thuật trực tiếp - “Live stream” các buổi hội chẩn, tư vấn khám chữa bệnh từ xa qua các mạng xã hội hoặc các hình thức khác mà có thể làm lộ thông tin cá nhân, hình ảnh mặt người bệnh và tình hình sức khỏe của người bệnh và những người tham gia buổi hội chẩn, hoặc tư vấn khám, chữa bệnh từ xa.

5. Trách nhiệm của các tổ chức, cá nhân tham gia hội chẩn, KCB từ xa

a) Giám đốc cơ sở khám bệnh, chữa bệnh:

- Thực hiện đúng quy trình tổ chức hội chẩn, tư vấn KCB từ xa;

- Ban hành quy chế nội bộ của đơn vị để thực hiện hoạt động tổ chức hội chẩn, khám chữa bệnh từ xa, quản lý đăng nhập hệ thống, sao lưu dữ liệu của hoạt động tư vấn khám bệnh, chữa bệnh từ xa, bảo mật thông tin, chống phần mềm độc hại, xử lý khẩn cấp khi xảy ra sự cố bảo mật, hệ thống thông tin mạng bị tấn công, trong đó có phân công rõ trách nhiệm của cá nhân, đơn vị của đơn vị trong việc giữ bí mật các thông tin của người bệnh, người tham gia hội chẩn và tư vấn KCB từ xa theo quy định của Hướng dẫn này;

- Danh sách tổ chức, cá nhân tham gia các buổi hội chẩn, tư vấn KCB từ xa phải được sự đồng ý của Lãnh đạo cơ sở khám bệnh, chữa bệnh. Các cơ sở KBCB tham gia hội chẩn cần ghi chép và lưu giữ danh sách cán bộ, chuyên gia tham gia buổi hội chẩn.

- Bảo đảm các trang thiết bị, hồ sơ, tài liệu theo quy định để cung cấp đầy đủ các thông tin liên quan đến buổi hội chẩn, tư vấn khám bệnh, chữa bệnh từ xa.

- Quản lý chặt chẽ các thiết bị tin học lưu trữ dữ liệu, không cho phép di chuyển, thay đổi vị trí khi chưa được phép của người có thẩm quyền.

- Quản lý và phân quyền truy cập phần mềm ứng dụng và cơ sở dữ liệu phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của người sử dụng.

- Thiết lập cơ chế bảo vệ mạng nội bộ bảo đảm an toàn thông tin khi có kết nối mạng nội bộ với mạng ngoài như: Internet, mạng cơ quan khác; cần sử dụng hệ thống bảo vệ mạng nội bộ như: hệ thống tường lửa, hệ thống chống xâm nhập trái phép...

- Xây dựng và áp dụng các biện pháp bảo vệ, giám sát, ghi nhật ký hoạt động và quản lý hạ tầng kỹ thuật, hệ thống thông tin nhằm phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện sớm các truy cập trái phép.

- Cán bộ chuyên trách về công nghệ thông tin trong các cơ quan, đơn vị được tạo điều kiện trang bị các thiết bị tin học, phương tiện kỹ thuật làm việc phù hợp với chuyên môn; tham dự đầy đủ các khóa đào tạo và bồi dưỡng kiến thức, nghiệp vụ cho cán bộ quản lý, kỹ thuật về an toàn thông tin mạng.

- Tổ chức tư vấn và hướng dẫn người bệnh ký cam kết đồng ý tham gia khám chữa bệnh từ xa trước khi tiến hành các hoạt động cụ thể.

b) Cán bộ y tế tham gia hội chẩn, tư vấn khám chữa bệnh từ xa

- Có trách nhiệm giữ bí mật và không chia sẻ thông tin người bệnh, người tham gia hội chẩn trong quá trình thực hiện hoạt động hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa;

- Tuân thủ nghiêm các nội dung của Hướng dẫn này và quy chế nội bộ của cơ sở nơi làm việc.

c) Người bệnh, người nhà người bệnh

- Người bệnh hoặc người đại diện hợp pháp cho người bệnh đồng ý tham gia hội chẩn, tư vấn khám chữa bệnh từ xa, không tiết lộ danh tính và các thông tin cá nhân khác trong quá trình hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa.

- Thực hiện các hướng dẫn của cơ sở KBCB trong quá trình hội chẩn, khám, chữa bệnh từ xa.

d) Tổ chức, cá nhân, doanh nghiệp có tham gia quản lý, cung cấp, vận hành, khai thác, ứng dụng Công nghệ thông tin trong hoạt động khám bệnh, chữa bệnh từ xa có trách nhiệm thực hiện các nội dung sau:

- Các hệ thống phần mềm ứng dụng, cơ sở dữ liệu phải có cơ chế sao lưu dữ liệu dự phòng, dữ liệu được lưu trữ tại nơi an toàn đồng thời phải thường xuyên kiểm tra để đảm bảo sẵn sàng phục hồi khi có sự cố an toàn thông tin mạng xảy ra.

- Bảo đảm an toàn và bảo mật dữ liệu trong lưu trữ và thực hiện hội chẩn, tư vấn KCB từ xa theo quy định của Nhà nước.

- Phần mềm hệ quản trị cơ sở dữ liệu phải được thiết lập cơ chế tự động cập nhật bản vá lỗ hổng bảo mật từ nhà sản xuất.

- Phối hợp chặt chẽ với các cơ sở y tế thực hiện tư vấn KCB từ xa trong việc bảo mật thông tin cá nhân và thông tin sức khỏe của người bệnh tham gia tư vấn KCB từ xa theo yêu cầu của Hướng dẫn này.

- Chịu trách nhiệm trước Pháp luật trong trường hợp tự ý tiết lộ thông tin cá nhân và thông tin sức khỏe của người bệnh tham gia tư vấn KCB từ xa.

- Không được sử dụng hình ảnh, dữ liệu lưu trữ quá trình tư vấn khám, chữa bệnh từ xa với mục đích thương mại hoặc các mục đích khác dưới bất kỳ hình thức nào.

QUY TRÌNH

TỔ CHỨC HỘI CHẨN, TƯ VẤN KHÁM CHỮA BỆNH TỪ XA
(Ban hành kèm theo Quyết định số 4054/QĐ-BYT ngày 22 tháng 9 năm 2020)

I. ĐẠI CƯƠNG

1. Quy trình tổ chức hội chẩn, tư vấn khám, chữa bệnh từ xa được xây dựng với mục tiêu hướng dẫn các cơ sở khám bệnh, chữa bệnh tổ chức buổi hội chẩn tư vấn khám, chữa bệnh với các cơ sở y tế khác bằng ứng dụng nền tảng công nghệ thông tin.

2. Quy trình được áp dụng tại các cơ sở khám, chữa bệnh trong cả nước.

II. NGUYÊN TẮC

1. Hội chẩn tư vấn khám, chữa bệnh từ xa được tổ chức dựa trên nhu cầu của các cơ sở y tế và có sự thống nhất giữa các cơ sở khám, chữa bệnh trước khi triển khai.

2. Việc quyết định chẩn đoán và điều trị cho người bệnh hoàn toàn là trách nhiệm của cơ sở KCB có người bệnh cần hội chẩn, tư vấn.

3. Các cơ sở khám, chữa bệnh tham gia hội chẩn phải bảo mật thông tin của người bệnh theo đúng quy định của pháp luật.

III. CHUẨN BỊ

1. Người thực hiện:

- Bác sĩ, Điều dưỡng, Kĩ thuật viên, dược sĩ (Số lượng và thành phần cụ thể tuỳ theo đặc điểm từng ca bệnh).

- Phòng chức năng: Đại diện Phòng Kế hoạch tổng hợp; Phòng Đào tạo - Chỉ đạo tuyến.

- Cán bộ kỹ thuật công nghệ thông tin.

2. Phương tiện, công cụ và chuẩn bị người bệnh

- Cơ sở hạ tầng, trang thiết bị: Chuẩn bị đầy đủ theo quy định về điều kiện trang thiết bị phòng họp hội chẩn, tư vấn khám chữa bệnh từ xa

- Hồ sơ bệnh án: Hồ sơ bệnh án theo quy định.

- Người bệnh:

+ Người bệnh và/hoặc người giám hộ được giải thích và đồng ý với kế hoạch tổ chức hội chẩn.

+ Người bệnh có mặt tại Phòng hội chẩn BVTD/ BV cần hội chẩn

IV. CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH

Bước 1. Xác định nhu cầu tổ chức hội chẩn từ xa

- Hội chẩn ca bệnh: KB, CB tuyến dưới (gọi tắt Bệnh viện tuyến dưới BVTD) có ca bệnh khó, hội chẩn trong nội bộ bệnh viện và xác định cần hội chẩn với cơ sở KB, CB tuyến trên (gọi tắt Bệnh viện tuyến trên BVTT).

- Đào tạo trực tuyến: BVTD có nhu cầu cần thiết bổ sung kiến thức qua các ca hội chẩn lâm sàng; hoặc BVTT thấy cần bổ sung kiến thức cho BVTD qua kinh nghiệm thực tế còn yếu từ các ca bệnh đã hội chẩn.

Bước 2. Đăng ký tổ chức hội chẩn

- BVTD chuẩn bị hồ sơ bệnh án và báo cáo tóm tắt diễn biến ca bệnh cần hội chẩn. Tóm tắt Hồ sơ bệnh án và diễn biến ca bệnh cần hội chẩn, gồm: Bệnh sử, tiền sử, kết quả thăm khám, cận lâm sàng, chẩn đoán sơ bộ, quá trình điều trị, yêu cầu hội chẩn và các thông tin khác với mục đích phục vụ cho việc chẩn đoán và điều trị cho người bệnh.

- BVTD đăng ký hội chẩn từ xa trên ứng dụng phần mềm hội chẩn trực tuyến để đăng ký hội chẩn.

- Gửi thông tin, tóm tắt bệnh án của bệnh nhân (bao gồm bệnh sử, tiền sử, kết quả thăm khám, cận lâm sàng, chẩn đoán sơ bộ, xử trí, yêu cầu hội chẩn) cho BVTT trước khi hội chẩn tối thiểu 01 ngày (trừ cấp cứu). Nêu rõ nhu cầu cần BVTT tư vấn nội dung gì.

Bước 3. Tiếp nhận thông tin

- Phòng KHTH (hoặc phòng chức năng khác được giám đốc BV giao nhiệm vụ) BVTT tiếp nhận thông tin và kiểm tra thông tin bệnh án.

- Chuyển nội dung hội chẩn, báo cáo tóm tắt cho các thành viên, chuyên gia dự kiến mời tham gia hội chẩn.

- Phòng KHTH tiếp nhận phản hồi từ chuyên gia, yêu cầu BVTD cung cấp thêm thông tin (nếu cần).

Bước 4. Xếp lịch, mời hội chẩn

- Phòng KHTH BVTT xếp lịch hội chẩn, mời chuyên gia hội chẩn và thông báo lại cho BVTD về thời gian hội chẩn trực tuyến. Trong trường hợp cấp cứu, Phòng KHTH BVTT khẩn trương mời chuyên gia và tiến hành hội chẩn ngay sau khi nhận được yêu cầu của BVTD.

- BVTT mời thành phần của BVTT theo các chuyên khoa liên quan đến ca bệnh được hội chẩn.

- BVTD thông báo cho người bệnh được hội chẩn/ thông báo và mời các thầy thuốc trực tiếp điều trị ca bệnh, các chuyên khoa liên quan, P KHTH, phòng chỉ đạo tuyến,...

- Phòng KHTH tham mưu lãnh đạo Bệnh viện phân lịch trực tổng đài, người tư vấn, cán bộ kĩ thuật CNTT.

Bước 5. Thông báo và kích hoạt các đầu cầu

- Bộ phận công nghệ thông tin của 2 cơ sở BVTT và BVTD trực tiếp thực hiện và liên hệ với nhau để kết nối và thử đường truyền, bảo đảm kết nối trước khi thực hiện hội chẩn.

Bước 6. Tổ chức họp hội chẩn

- Bệnh viện cần hội chẩn báo cáo tình trạng, diễn biến, các thông số về lâm sàng và cận lâm sàng...

- Bổ sung các thông số hoặc cung cấp trực tiếp theo yêu cầu các chuyên gia hội chẩn.

- Thảo luận về chẩn đoán dựa trên các thông số lâm sàng và cận lâm sàng

- Đưa ra chẩn đoán xác định và hướng điều trị chi tiết và cụ thể.

Bước 7. Kết luận hội chẩn

- Phòng KHTH và Bác sĩ điều trị của BVTD viết biên bản hội chẩn

- Gửi Phòng KHTH BVTT trên xin ý kiến thống nhất biên bản hội chẩn

- Biên bản hội chẩn do BVTD ký. Nội dung biên bản hội chẩn tối thiểu phải có các nội dung sau:

- Đánh giá diễn biến ca bệnh

- Chẩn đoán xác định, hướng điều trị

+ Tiếp tục tại BVTD

+ Chuyển tuyến

+ Hỗ trợ đào tạo bổ sung về chuyên môn liên quan

Bước 8. Báo cáo diễn biến các ca bệnh

- Buổi hội chẩn kế tiếp

- Báo cáo khẩn nếu diễn biến ca bệnh nặng lên qua số hotline của Phòng KHTH.

V. TRÁCH NHIỆM TỔ CHỨC THỰC HIỆN

- Giám đốc BVTD, BVTT chịu trách nhiệm chỉ đạo, điều hành tổ chức triển khai tổ chức hội chẩn khám chữa bệnh từ xa theo đúng quy trình hướng dẫn này.

- Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc báo cáo về Bộ Y tế (Cục Quản lý Khám chữa bệnh).

Tiếng Anh (English)

MINISTRY OF HEALTH -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness ---------------
No. 4054/QD-BYT	Hanoi, September 22, 2020

DECISION

PROMULGATING INTERIM GUIDELINES AND REGULATIONS FOR ORGANIZATION OF REMOTE MEDICAL EXAMINATION AND TREATMENT CONSULTATIONS AND ADVISING

MINISTER OF HEALTH

Pursuant to the 2009 Law on Medical Examination and Treatment;

Pursuant to the 2006 Law on Information Technology No. 67/2006/QH11;

Pursuant to the Government’s Decree No. 75/2017/ND-CP dated June 20, 2017 on functions, duties, powers and organizational structure of the Ministry of Health;  

Pursuant to the Circular No. 49/2017/TT-BYT dated December 28, 2017 by the Minister of Health on telemedicine;

At the request of the Head of the Medical Services Administration,

...

...

...

Article 1. Promulgated together with this Decision are the interim guidelines and regulations for organization of remote medical examination and treatment consultations and advising (hereinafter collectively referred to as “teleconsultation”), with the following contents:

1. Teleconsultation room establishment guidelines;

2. Guidelines for confidentiality in teleconsultation;

3. Teleconsultation procedures.

Article 2. Interim guidelines and regulations for organization of teleconsultation are applicable to healthcare establishments having registered for remote medical examination and treatment across Vietnam.

Article 3. This Decision takes effect from the date on which it is signed.

Article 4. Head of the Ministry Office; Chief Inspector of the Ministry of Health; heads of affiliates of the Ministry of Health; Directors of Departments of Health; directors of hospitals affiliated to the Ministry of Health and heads of health units of other ministries shall implement this Decision./.

...

...

...

GUIDELINES

TELECONSULTATION ROOM ESTABLISHMENT

(Promulgated together with Decision No. 4054/QD-BYT dated September 22, 2020)

I. OVERVIEW

A teleconsultation between healthcare establishments means a medical consultation between a hospital providing high level of care (hereinafter referred to as “high-level hospital”) and a hospital providing low level of care (hereinafter referred to as “low-level hospital”) organized via information technology platforms at the request of the low-level hospital and with the agreement of the high-level hospital to advise on the diagnosis and orientation for treatment for each individual patient.

II. REGULATIONS

1. Teleconsultation rooms:

- Standards for provision of teleconsultation services

...

...

...

+ Software: low-level hospitals shall use the following 2 types of software:

- Television conference software, which shall be used to connect and discuss with the high-level hospital over the internet.

- Software for connection with the Telehealth platform, which shall be used to connect and upload patient’s data to the Telehealth platform to send to the high-level hospital.

+ Patient’s data shall be collected from the following sources:

- Medical record summary: a doctor of the low-level hospital shall perform a physical examination and obtain the patient’s medical history.

- DICOM and nonDICOM images directly collected using imaging equipment available at the healthcare establishment.

- Data collected using handheld medical IoT equipment (if necessary).

+ Images and sound must be transmitted in real time.

2. Facilities and equipment of teleconsultation rooms

...

...

...

- A meeting room with area of at least 20m2 and yellow light

- 02 table and chairs sets (with size depending on room area), one to be used as the conference table with 5-7 chairs (depending on number of participating experts and room size) and the other to be used as the tech table with 2-3 chairs.

- 02 computer sets (desktop/laptop), one for setting up the television conference and the other for making diagnosis and displaying the patient’s medical record. Recommended configuration: PC Dell Vostro 3671 42VT370049 Mini Tower: CPU intel core i5 9400, RAM 8GB, HDD 1TB.

- 1 laptop used to control connected points with CPU I7, Ram 8G, SSD 256

- 02 55 inch televisions, one for displaying the low-level hospital side and the other for displaying the patient’s medical record and images.

- 01 camera with Pan Tilt Zoom functionality

- 01 set of omnidirectional microphone and speaker

- Internet connection of at least 50 Mbps to connect with the Telehealth platform and the television conference

- Connections linked to and cameras in operating rooms, endoscopy rooms, outpatient department or departments participating in teleconsultation.

...

...

...

- A meeting room with area of at least 20m2 and yellow light

- 1 table and chairs set (1 table, 5-7 chairs)

- 01 computer set used to set up the television conference, connect to the Telehealth platform and upload patient’s data to the platform

- 01 55 inch television used to display the high-level hospital side

- 01 camera with Pan Tilt Zoom functionality

- 01 set of omnidirectional microphone and speaker

- 01 patient bed

- Internet connection of at least 50 Mbps to connect with the Telehealth platform and the conference

- Connections linked to and cameras in operating rooms, endoscopy rooms, outpatient department or departments requiring teleconsultation.

...

...

...

3.1. High-level hospital/hospital presiding over the teleconsultation

3.2. Low-level hospital/healthcare establishment requiring teleconsultation

III. IMPLEMENTING RESPONSIBILITIES

- Directors of low-level hospitals and high-level hospitals shall upgrade facilities or provide new ones and furnish all necessary equipment according to regulations.

- Any difficulty arising during the implementation of these guidelines should be reported to the Ministry of Health (Medical Services Administration).

GUIDELINES

...

...

...

Pursuant to the Law on Medical Examination and Treatment No. 40/2009/QH12;

Pursuant to the Law on Information Technology No. 67/2006/QH11 dated 29/6/2006;

Pursuant to the Law on Cyberinformation Security No. 86/2015/QH13 dated 19/11/2015;

Pursuant to the Cybersecurity Law No. 24/2018/QH14 dated June 12, 2018;

1. Objectives and requirements

a) These guidelines provide for preservation of confidentiality in teleconsultation.

b) Teleconsultation shall be carried out in compliance with regulations in Article 8 of the Law on Medical Examination and Treatment, which provides for the patient’s right to privacy, including:

- Keep confidential information on the patient’s health condition and private life available in their medical record.

- Information on the patient’s health condition and private life available in their medical record shall only be disclosed with the patient’s consent or shared between professionals directly treating the patient for the purpose of improving quality of diagnosis, care and/or treatment provided for the patient or disclosed in other cases as per the law.

...

...

...

a) Healthcare establishments involved in teleconsultation

b) Officials and health professionals of healthcare establishments involved in remote medical examination and treatment, health experts involved in remote medical examination and treatment

c) Students learning about and involved in teleconsultation

d) Patients and families of patients participating in teleconsultation

dd) Organizations, individuals and enterprises involved in management, provision, operation, use and application of information technology in remote medical examination and treatment

3. Information permitted to share during teleconsultation

- Summary of the medical record and developments of the case requiring consultation, including medical history, past medical history, results of physical examination and paraclinical tests, preliminary diagnosis, treatment process, consultation requirements and other information used for diagnosis and treatment purposes.

- Consultation record after the consultation ends

4. Measures to limit sharing of patient's personal information during remote medical examination and treatment

...

...

...

- In case a consultation requires the patient’s presence, take technical measures to cover or blur the patient’s face.

- Do not live stream teleconsultations on social network sites or in any other form that might reveal personal information, face and health condition of the patient and teleconsultation participants.

5. Responsibilities of organizations and individuals involved in teleconsultation

a) Directors of healthcare establishments:

- Follow procedures for organization of teleconsultations;

- Promulgate internal regulations for their healthcare establishments on organization of teleconsultations, management of system login, copying teleconsultation data, confidentiality, antimalware, and emergency response to security breaches and attacks on information systems, which shall specify the responsibility of each individual and unit for preservation of patient and teleconsultation participant confidentiality in accordance with regulations of these guidelines;

- Lists of organizations and individuals participating in teleconsultations must be approved by heads of healthcare establishments. Healthcare establishments participating in a teleconsultation shall record and retain list of participating officials and experts.

- Ensure required equipment and documents are available to provide all information related to each teleconsultation.

- Properly manage computer equipment that retains data and do not allow the equipment to be moved without permission from the competent person.

...

...

...

- Adopt mechanisms for protecting private networks and ensuring information safety when private networks are connected to public networks such as the internet or networks of other organizations; implement private network security systems such as firewalls, systems preventing unauthorized access, etc.

- Develop and take protective measures, monitor and record activities, and manage technical infrastructure and information systems to prevent and detect unauthorized access early on.

- Equip officials in charge of information technology in regulatory bodies and units with computer and technical equipment necessary for their work; and enable managerial officials and officials in charge of technology to join all training and refresher courses on cyberinformation security.

- Provide advice and instructions on signing teleconsultation participation agreements for patients before taking any action.

b) Healthcare officials participating in teleconsultations

- Keep confidential and do not share information on the patient and teleconsultation participants while taking part in a teleconsultation;

- Strictly comply with these guidelines and internal regulations of their workplaces.

c) Patients and patient families

- A patient or authorized legal representative of a patient who agrees to participate in a teleconsultation shall not disclose the patient’s identity and other personal information during the teleconsultation process.

...

...

...

d) Organizations, individuals and enterprises involved in management, provision, operation, use and application of information technology in remote medical examination and treatment shall perform the following tasks:

- Have backup mechanisms for software system and databases, store data copies in a safe place, and inspect these copies regularly to ensure that they are ready for recovery in case of a cyberinformation security breach.

- Ensure safety and security of data in storage and teleconsultation according to the State's regulations.

- Database management software must have a mechanism for automatic installation of patches from the manufacturer.

- Closely cooperate with healthcare establishments involved in teleconsultation in protecting personal information and medical information of patients participating in teleconsultation.

- Take responsibility before the law in the event of unauthorized disclosure of personal information and medical information of a patient participating in teleconsultation.

- Do not use images or data obtained from teleconsultation for commercial purpose or other purposes in any shape or form.

TELECONSULTATION PROCEDURES

...

...

...

I. OVERVIEW

1. The teleconsultation procedures are formulated with the aim of providing healthcare establishments with guidelines on organization of a teleconsultation session with another healthcare establishment via information technology platforms.

2. These procedures are applicable to healthcare establishments nationwide.

II. RULES

1. A teleconsultation shall be held at the request of a healthcare establishment and with the agreement between participating healthcare establishments.

2. Decision on diagnosis and treatment for the patient shall lie with the healthcare establishment where the patient is admitted.

3. Healthcare establishments participating in a teleconsultation must preserve patient confidentiality as prescribed by law.

III. PREPARATION

1. Participants:

...

...

...

- Functional departments: representatives of the general planning department; and the department of training and direction of healthcare activities.

- Official in charge of information technology.

2. Equipment and patient preparation

- Facilities and equipment: prepare all required facilities and equipment according to regulations on facilities and equipment of teleconsultation rooms.

- Medical record: prepare the medical record as per regulations.

- Patient:

+ The patient and/or patient’s guardian shall receive an explanation for the teleconsultation plan and agrees with this plan.

+ The patient is present in the consultation room of the low-level hospital/hospital requiring teleconsultation.

IV. PROCEDURES

...

...

...

- Consultation: a low-level hospital has a difficult case for which an in-hospital consultation has been held and which requires consultation with a high-level hospital.

- Online training: a low-level hospital needs to enrich its knowledge via clinically consulted cases; or a high-level hospital deems that a low-level hospital needs to fill some knowledge gaps identified through consulted cases.

Step 2. Application for teleconsultation

- The low-level hospital shall prepare the medical record and a case summary report of the case requiring consultation. Summary of the medical record and developments of the case requiring consultation includes medical history, past medical history, results of physical examination and paraclinical tests, preliminary diagnosis, treatment process, consultation requirements and other information used for diagnosis and treatment purposes.

- The low-level hospital shall apply for teleconsultation via the web application for teleconsultation.

- Send the patient’s information and medical record summary (including medical history, past medical history, results of physical examination and paraclinical tests, preliminary diagnosis, treatment process and consultation requirements) to the high-level hospital at least 01 day before the consultation takes place (excluding emergency cases). Specify the points requiring the high-level hospital’s advice.

Step 3. Information receipt

- The general planning department (or another functional department assigned by the hospital director) of the high-level hospital shall receive the abovementioned information and inspect the medical record.

- Send points requiring consultation and summary report to provisional participating members and experts of the consultation.

...

...

...

Step 4. Schedule arrangement and invitation to consultation

- The general planning department of the high-level hospital shall arrange the schedule, invite experts to the consultation and notify the low-level hospital of the consultation time. In case of emergency, the general planning department of the high-level hospital shall urgently invite the experts and hold the consultation immediately after receiving the request from the low-level hospital.

- The high-level hospital shall invite departments of its hospital relevant to the case requiring consultation.

- The low-level hospital shall notify the patient involved in the consultation, and notify and invite the professionals directly treating the case, relevant departments, general planning department, department of training and direction of healthcare activities, etc.

- The general planning department shall advise the hospital leaders on call center shift schedule, participating experts and official in charge of information technology.

Step 5. Notification and activation of connected points

- Information technology units of both the high-level and low-level hospitals shall directly contact each other to connect and test the connection, ensuring that connection is available before the consultation takes place.

Step 6. Consultation

- The hospital requiring consultation shall report the patient’s condition, illness developments, clinical and paraclinical parameters, etc.

...

...

...

- Discuss diagnosis based on clinical and paraclinical parameters.

- Provide a detailed diagnosis and orientation for treatment.

Step 7. Consultation conclusion

- The general planning department and treating doctor of the low-level hospital shall draw up a consultation record.

- Send the consultation record to the general planning department of the high-level hospital for approval.

- The low-level hospital shall sign the consultation record. The record must have the following basic contents:

- Evaluation on development of the case

- Diagnosis and orientation for treatment

+ Continue treatment at the low-level hospital

...

...

...

+ Provide training in relevant areas

Step 8. Case development reporting

- Report on the case in the next consultation session

- Urgently report if the case worsens via the hotline number of the general planning department.

V. IMPLEMENTING RESPONSIBILITIES

- Directors of the low-level hospital and high-level hospital shall direct organization of teleconsultations according to regulations in these guidelines.

- Any difficulty arising during the implementation of these guidelines should be reported to the Ministry of Health (Medical Services Administration).