|
BỘ TÀI NGUYÊN VÀ
MÔI TRƯỜNG
CỤC ĐỊA CHẤT VÀ
KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 378 QĐ/ĐCKS-ĐC
|
Hà Nội, ngày 17
tháng 9 năm 2003
|
QUYẾT
ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY ĐỊNH CHI TIẾT VỀ QUY CÁCH TÀI LIỆU VÀ THỂ THỨC GIAO NỘP BÁO
CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT
CỤC TRƯỞNG CỤC ĐỊA
CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
Căn cứ Quyết định số 14/2003/QĐ-BTNMT ngày 09
tháng 01 năm 2003 của Bộ trưởng Bộ Tài nguyên và Môi trường quy định chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam;
Căn cứ Quyết định số 34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ
Công nghiệp về việc ban hành Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và cung cấp
tài liệu địa chất và khoáng sản;
Theo đề nghị của Trưởng phòng Địa chất và Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu
trữ Địa chất,
QUYẾT ĐỊNH
Điều
1.
Ban hành kèm theo Quyết định này “Quy định chi tiết về
quy cách tài liệu và thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất”.
Điều
2.
Quyết định này có hiệu lực thi hành từ ngày 01 tháng 10
năm 2003 và thay thế Quyết định số 115QĐ/ĐCKS-ĐTĐC ngày 01 tháng 7 năm 1998 của
Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam về việc ban hành Hướng dẫn chi
tiết giao nộp và cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản.
Điều
3.
Chánh Văn phòng Cục, Trưởng các phòng chuyên môn, nghiệp
vụ của Cục, Giám đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất, Thủ trưởng các đơn
vị thuộc Cục và các tổ chức, cá nhân được phép tiến hành điều tra cơ bản địa
chất, điều tra cơ bản địa chất về tài nguyên khoáng sản, thăm dò khoáng sản và
các tổ chức, cá nhân khác có liên quan chịu trách nhiệm thi hành Quyết định
này.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 3,
- Bộ TNMT (để b/c),
- Bộ CN,
- Lưu VP, P.ĐC
|
CỤC TRƯỞNG
CỤC ĐỊA CHẤT VÀ KHOÁNG SẢN VIỆT NAM
Trần Xuân Hường
|
QUY
ĐỊNH CHI TIẾT
VỀ
QUY CÁCH TÀI LIỆU VÀ THỂ THỨC GIAO NỘP BÁO CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 378 QĐ/ĐCKS-ĐC ngày 17 tháng 9 năm 2003 của Cục
trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam)
Chương
I
QUY
ĐỊNH CHUNG
Điều
1.
Văn bản này quy định chi tiết về quy cách tài liệu và thể
thức giao nộp báo cáo địa chất (gọi tắt là báo cáo) vào Lưu trữ Địa chất, lưu
giữ, bảo quản tài liệu địa chất theo “Quy định về giao nộp báo cáo địa chất và
cung cấp tài liệu địa chất và khoáng sản”, được ban hành kèm theo Quyết định số
34/2002/QĐ-BCN ngày 28 tháng 8 năm 2002 của Bộ trưởng Bộ Công nghiệp.
Điều
2.
Các bộ báo cáo in trên giấy và phương tiện lưu giữ tin
học phải có nội dung và hình thức thống nhất và phù hợp với bản đã được phê
duyệt.
Báo cáo và các tài
liệu kèm theo báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phải rõ ràng, sạch, dễ đọc; có khả
năng lưu giữ, bảo quản lâu dài và khai thác thuận lợi.
Chương
II
QUY
CÁCH TÀI LIỆU NỘP LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT
Điều
3.
Báo cáo thuyết minh gồm phần viết, các biểu bảng, hình
vẽ, ảnh minh họa và các văn bản pháp lý đóng kèm theo.
Báo cáo thuyết minh
được sắp xếp như sau:
- Trang bìa thứ nhất
(mẫu 1);
- Trang bìa thứ hai (mẫu 2);
- Mục lục;
- Các văn bản pháp lý
kèm theo báo cáo;
- Các chương, mục, biểu
bảng, hình vẽ, ảnh minh họa của báo cáo;
- Danh mục tài liệu
tham khảo (mẫu số 3);
- Danh mục các bản vẽ
kèm theo báo cáo (mẫu số 4);
- Danh mục các phụ
lục kèm theo báo cáo (mẫu số 5);
- Bảng kê danh sách mẫu
vật nộp tại đơn vị cơ sở (mẫu số 6);
- Bảng kê danh sách mẫu
vật nộp Bảo tàng Địa chất (nếu có);
- Danh mục tài liệu
nguyên thuỷ giao nộp tại đơn vị cơ sở (mẫu số 7);
Điều
4.
Báo cáo thuyết minh được in ra từ máy in Laser, trên giấy
trắng khổ A4. Quy cách trình bày báo cáo như sau:
1. Các văn bản pháp
lý kèm theo báo cáo, có thể đóng kèm báo cáo hoặc thành phụ lục riêng, gồm:
a) Đối với các nhiệm
vụ thực hiện bằng kinh phí ngân sách Nhà nước: Quyết định phê duyệt báo cáo,
quyết định phê duyệt đề án, quyết định điều chỉnh đề án ( nếu có), quyết định
phê duyệt chỉ tiêu tính trữ lượng (nếu có), quyết định thành lập hội đồng xét
duyệt báo cáo, biên bản hội nghị xét duyệt, các bản nhận xét, thẩm định báo
cáo;
b) Đối với các nhiệm
vụ được thực hiện bằng các nguồn vốn khác trong nước và liên doanh với nước
ngoài: Giấy phép hoạt động khoáng sản, quyết định phê duyệt báo cáo, biên bản hội
nghị thẩm định báo cáo, quyết định phê duyệt trữ lượng (nếu có).
c) Đối với các báo
cáo do tổ chức, cá nhân nước ngoài thực hiện (có hoặc không có sự tham gia của
phía Việt Nam): Giấy phép hoạt động khoáng sản hoặc các văn bản hợp tác quốc
tế.
Các văn bản pháp lý
là bản gốc hoặc bản sao có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền. Văn bản phải
rõ ràng, không bị tẩy xóa, không bị mờ hoặc mất chữ.
2. Bố cục và nội dung
các chương mục báo cáo được thành lập bằng nguồn kinh phí nhà nước thực hiện
theo các quy chế, quy phạm, quy định chuyên ngành hoặc theo đề cương được cơ
quan có thẩm quyền duyệt.
Các chương, mục được
đánh số liên tục, không trùng lặp;
Cách viết tên đá, tên
khoáng vật, ký hiệu các phân vị địa chất và các chuyên từ địa chất khác trong
báo cáo phải thống nhất;
Số trang được đánh
liên tục (kể cả trang biểu bảng và hình vẽ) ở giữa phía dưới trang, không đánh
số trang bìa, không dùng ký hiệu phụ kiểu a, b, c… hoặc 1.1, 1.2, 1.3… để đánh
số trang.
3. Các biểu bảng được
đánh số theo chương, ví dụ, biểu bảng ở chương I sẽ có số hiệu là bảng I.1,
I.2, I.3...,biểu bảng ở chương II sẽ là II.1, II.2... Các biểu bảng khổ A3 có
thể in kim và gập lại theo khổ A4.
4. Các hình vẽ minh
họa trong báo cáo thuyết minh phải được can, vẽ trực tiếp hoặc in ra từ máy
tính. Hình vẽ minh họa được lập chủ yếu trên giấy khổ A4; đối với một số hình
vẽ phức tạp có thể trên giấy khổ A3 nhưng được gấp lại theo khổ A4. Tất cả các
hình vẽ đều phải có chỉ dẫn, thước tỷ lệ, tên bản vẽ, người thành lập, năm
thành lập hoặc nguồn tài liệu (nếu là tài liệu tham khảo). Các bản đồ, sơ đồ
được thu gọn để minh họa trong báo cáo phải có tọa độ trắc địa và lưới kilomet
của toạ độ mặt phẳng thống nhất với tọa độ các bản vẽ chính. Số hình vẽ minh
họa đánh theo chương, tương tự số hiệu biểu bảng đã nêu ở trên.
Hình thức trình bày
hình vẽ minh họa phải rõ ràng. Chữ trên hình vẽ phải đọc được một cách dễ dàng.
5. Ảnh minh họa trong
báo cáo thuyết minh phải là ảnh in ra từ phim hoặc ảnh in bằng máy in với độ
phân dải không thấp hơn 300 dpi. ảnh phải có chú thích, chỉ dẫn nội dung, thời
gian và địa điểm chụp, tỷ lệ (hoặc vật xác định tỷ lệ), người chụp. Cách đánh
số hiệu thứ tự ảnh như với hình vẽ minh hoạ và biểu bảng.
6. Báo cáo thuyết
minh phải có chữ ký của chủ biên, chữ ký và dấu đóng của thủ trưởng đơn vị (mẫu số 2), được đóng thành một hoặc một số tập có bìa
cứng, chữ trên bìa in hoặc mạ, trên gáy phải có tên báo cáo.
Điều
5.
Nội dung, hình thức bản vẽ (bản đồ, bình đồ, sơ đồ…) kèm
theo báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phù hợp với quy chế, quy định chuyên ngành.
Đối với các lĩnh vực không có quy định riêng thì hình thức khung bản vẽ trình
bày theo mẫu số 8.
Yêu cầu chung về bản
vẽ như sau:
1. Ký hiệu tuổi, phân
vị địa chất, thành phần thạch học; tên đá, tên khoáng vật…thực hiện theo Quy
chế tạm thời về lập bản đồ địa chất và điều tra khoáng sản tỷ lệ 1:50 000 được
ban hành kèm theo Quyết định số 56/2000/QĐ-BCN ngày 22 tháng 9 năm 2000 của Bộ
trưởng Bộ Công nghiệp. Trong trường hợp trong Quy chế không có ký hiệu, tác giả
được phép biên soạn ký hiệu mới nhưng phải thống nhất trong tất cả tài liệu của
báo cáo. Đối với bản vẽ các báo cáo đánh giá, thăm dò khoáng sản, nghiên cứu
khoa học, để khỏi lẫn lộn với ký hiệu thân quặng và các ký hiệu khác, các ký
hiệu đứt gãy dùng màu đỏ.
2. Các bản vẽ đi kèm
báo cáo nộp lưu trữ được lập thủ công hoặc in trực tiếp ra từ máy tính, với độ
phân giải không thấp hơn 300 dpi, trên giấy trắng. Số bản vẽ được đánh liên
tục, trong trường hợp bản vẽ có nhiều mảnh thì dùng chỉ số phụ như 5.1, 5.2
.v.v... và phải có sơ đồ ghép mảnh kèm theo.
3. Các bản đồ, bình
đồ các loại phải có khung tọa độ, ghi rõ tọa độ trắc địa và lưới kilomet của
tọa độ mặt phẳng.
Được phép lồng ghép
bản vẽ tỷ lệ khác nhau hoặc chỉ dẫn, mặt cắt địa chất trong khung bản vẽ;
4. Các bản vẽ được
gấp thành khổ A4 theo hình chữ Z, để lộ số hiệu bản vẽ lên phía trên.
Điều
6.
Các phụ lục kèm theo báo cáo phù hợp với danh mục ghi
trong báo các được phê duyệt.
Cách trình bày phụ
lục như sau:
1. Các phụ lục ở dạng
bản lời hoặc biểu bảng quy cách trình bày thống nhất như với báo cáo thuyết
minh quy định tại Điều 4 của Quy định này;
2. Các thiết đồ công
trình có thể lập ở dạng phụ lục đóng thành tập khổ A4 hoặc bản vẽ ghép theo
tuyến ở tỷ lệ từ 1:50 đến 1:200, với thiết đồ lỗ khoan có thể đến 1:500, tùy
thuộc vào độ phức tạp của cấu tạo địa chất, đảm bảo thể hiện được các yếu tố
cấu trúc địa chất, đặc điểm khoáng sản và tính thẩm mỹ của bản vẽ; đối với các
công trình có kích thước lớn có thể trình bày trên một số trang A4 hoặc trang
A3 gập lại theo khổ A4.
3. Các phụ lục phải
được đánh số liên tục từ nhỏ đến lớn, không trùng lặp, không ngắt quãng. Trường
hợp phụ lục có nhiều quyển thì đánh số theo kiểu 1.1, 1.2, 1.3 .v.v... .
Các phụ lục có khối
lượng nhỏ, số hiệu liền nhau có thể đóng chung lại thành một quyển; phụ lục quá
dày có thể chia thành nhiều quyển. Đối với mỗi quyển phụ lục phải có trang bìa,
trình bày tên đơn vị thành lập, số hiệu phụ lục, tên phụ lục, thời gian và
người thành lập, chủ biên, chữ ký và dấu đóng của thủ trưởng đơn vị thành lập
như mẫu số 9,10 kèm theo
Quy định này. Đầu quyển hoặc đầu phụ lục, sau trang bìa 2, phải có mục lục.
Điều
7.
Báo cáo thuyết minh và các phụ lục được soạn thảo trên
máy tính bằng bộ mã tiếng Việt theo tiêu chuẩn TCVN 6909:2001 (Unicode). Cỡ chữ
dùng cho bản lời thuyết minh và phụ lục 13-14pt, cho biểu bảng có thể 10-14pt.
Tài liệu lưu giữ bằng
phương tiện tin học của báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất phải được ghi vào đĩa CD
có chất lượng tốt, việc sắp xếp tài liệu phù hợp với thứ tự tài liệu của báo
cáo in trên giấy, đảm bảo sử dụng thuận tiện, có thể in ra được báo cáo giống
bộ in trên giấy. Các văn bản pháp lý, ảnh, hình vẽ minh họa được ghép vào báo cáo
bằng quét ảnh, chụp ảnh số hoặc các phương pháp khác.
Điều
8.
Tài liệu các bộ báo cáo in trên giấy sắp xếp theo thứ tự
trong hộp cứng, bền, có kích thước 21 x 31 cm, bề dày hộp không quá 8 cm. Từng
hộp có danh mục tài liệu.
Phương tiện lưu giữ
tin bảo quản trong hộp nhựa hoặc kim loại.
Chương
III
THỂ
THỨC GIAO NỘP BÁO CÁO VÀO LƯU TRỮ ĐỊA CHẤT
Điều
9.
Trình tự giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất như sau:
Đối với báo cáo được
thành lập bằng kinh phí ngân sách nhà nước trước khi nộp báo cáo vào Lưu trữ
Địa chất phải giao nộp tài liệu nguyên thủy vào Lưu trữ cơ sở.
Điều
10.
Tài liệu nguyên thủy nộp Lưu trữ cơ sở theo danh mục kèm
theo báo cáo phê duyệt. Quy cách tài liệu nguyên thủy nộp lưu trữ phù hợp với
Quy định về tài liệu nguyên thủy được ban hành kèm theo Quyết định số 70QĐ/ĐC-KT
ngày 29/5/1996 của Cục trưởng Cục Địa chất Việt Nam (nay là Cục Địa chất và
Khoáng sản Việt Nam).
Tài liệu nguyên thủy
giao nộp tại lưu trữ cơ sở phải có giấy chứng nhận theo mẫu
số 11 kèm theo Quy định này.
Điều
11.
Thể thức giao nộp báo cáo vào Lưu trữ Địa chất như sau:
1. Báo cáo được thành
lập bằng kinh phí ngân sách nhà nước được nhận vào Lưu trữ Địa chất khi có các
văn bản pháp lý sau:
- Có quyết định phê
duyệt hoặc thẩm định của cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền, cho phép nộp
vào Lưu trữ Địa chất;
- Có giấy chứng nhận
giao nộp tài liệu nguyên thủy vào lưu trữ cơ sở;
- Có công văn của đơn
vị giao nộp báo cáo xác nhận báo cáo giao nộp đảm bảo đúng với bản đã được phê
duyệt và phù hợp với Quy định này;
2. Báo cáo được thành
lập bằng nguồn vốn khác, kể cả của các công ty nước ngoài, được nộp Lưu trữ Địa
chất khi có quyết định phê duyệt hoặc thẩm định của cơ quan có thẩm quyền, hoặc
có ý kiến tiếp nhận (bằng văn bản) của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
3. Nội dung và trình
tự kiểm tra của Lưu trữ Địa chất đối với báo cáo giao nộp Lưu trữ gồm:
- Sự đầy đủ, hợp lệ
của các văn bản pháp lý và các loại tài liệu nộp vào Lưu trữ Địa chất theo danh
mục phụ lục, bản vẽ kèm theo báo cáo ghi trong bản thuyết minh báo cáo phê duyệt;
- Tính thống nhất của
tài liệu nộp Lưu trữ; tính thống nhất tài liệu giữa các bộ báo cáo in trên giấy
và ở dạng lưu giữ tin; chất lượng phương tiện lưu giữ tin;
- Có quy cách phù hợp
với Quy định này.
4. Trong thời hạn 20
ngày cơ quan Lưu trữ Địa chất phải kiểm tra, thu nhận và cấp giấy chứng nhận
nộp lưu trữ cho đơn vị nộp báo cáo. Trong trường hợp báo cáo giao nộp chưa đạt
yêu cầu cơ quan lưu trữ Địa chất phải lập biên bản nêu rõ các vấn đề phải sửa
chữa, hoàn thiện báo cáo. Đơn vị nộp báo cáo có trách nhiệm sửa chữa, hoàn
thiện báo cáo theo các vấn đề đã ghi trong biên bản. Trong trường hợp có vấn đề
không thống nhất giữa các bên giao- nhận cơ quan Lưu trữ địa chất phải báo cáo
Cục để giải quyết.
5. Sau khi giao nộp
tài liệu vào Lưu trữ Địa chất, đơn vị giao nộp được cấp giấy chứng nhận nộp báo
cáo vào Lưu trữ Địa chất theo mẫu số 12.
Chương
IV
LƯU
GIỮ, BẢO QUẢN, PHỤC CHẾ BÁO CÁO ĐỊA CHẤT
Điều
12.
Báo cáo địa chất trong Lưu trữ Địa chất phải có ký hiệu
lưu trữ và được lưu giữ, bảo quản trong kho không bị các tác động có thể làm hư
hỏng, xâm hại đến tài liệu. Kho lưu trữ báo cáo địa chất phải có đủ thiết bị
phòng cháy, báo cháy, chữa cháy và các điều kiện khác, đảm bảo việc bảo vệ, lưu
giữ, bảo quản lâu dài các báo cáo địa chất và thuận lợi cho việc tra cứu, sử
dụng báo cáo. Việc thay đổi ký hiệu lưu trữ của báo cáo địa chất phải có ý kiến
bằng văn bản của Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam.
Các đĩa CD, băng từ
và các vật mang tin khác của báo cáo có ký hiệu lưu trữ phù hợp với ký hiệu lưu
trữ của báo cáo.
Điều
13.
Các báo cáo hư hỏng phải được phục chế. Yêu cầu đối với
công việc phục chế tài liệu như sau:
1. Hàng năm cơ quan Lưu
trữ Địa chất tiến hành kiểm kê báo cáo trong kho lưu trữ, phát hiện các tài
liệu hư hỏng cần phục chế, lập danh sách trình Cục Địa chất và Khoáng sản Việt
Nam xem xét, quyết định phục chế;
2. Tài liệu phục chế
phải đảm bảo có nội dung đúng với bản gốc, được Hội đồng nghiệm thu của Trung
tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất nghiệm thu.
Khi nộp trở lại vào
Lưu trữ tài liệu phải được Trung tâm Thông tin – Lưu trữ Địa chất xác nhận (ghi
vào nơi thuận tiện ngay trên tài liệu): thời gian phục chế, người phục chế,
người kiểm tra và người nhận tài liệu (phải ký và ghi rõ họ tên). Ký hiệu lưu
trữ của tài liệu phục chế phù hợp với ký hiệu lưu trữ của tài liệu gốc và có
thêm 2 chữ PC (phục chế).
3. Tài liệu gốc bị hư
hỏng sau khi phục chế cũng phải được nộp trở lại vào Lưu trữ để lưu giữ bảo
quản riêng.
Điều
14.
Khi sáp nhập, giải thể các đơn vị, việc lưu giữ tài liệu
địa chất ở lưu trữ cơ sở sẽ do Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam quyết định.
Chương
V
ĐIỀU
KHOẢN THI HÀNH
Điều
15.
Cơ quan Lưu trữ Địa chất có trách nhiệm thu nhận, bảo
quản tài liệu báo cáo nộp Lưu trữ Địa chất theo Quy định này. Hàng năm, Giám
đốc Trung tâm Thông tin - Lưu trữ Địa chất phải có báo cáo gửi Cục Địa chất và
Khoáng sản Việt Nam về tình hình thu nhận, bảo quản, cung cấp, phục chế tài
liệu ở Lưu trữ Địa chất.
Giám đốc Trung tâm
Thông tin - Lưu trữ Địa chất có trách nhiệm đôn đốc, kiểm tra Lưu trữ Địa chất
thực hiện việc thu nhận, bảo quản, cung cấp tài liệu Lưu trữ theo đúng quy định;
giúp Cục trưởng Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam kiểm tra, hướng dẫn công
tác lưu giữ tài liệu tại các lưu trữ cơ sở.
Thủ trưởng các đơn
vị, các tổ chức, cá nhân có nghĩa vụ giao nộp báo cáo địa chất vào Lưu trữ địa
chất phải có báo cáo gửi Cục Địa chất và Khoáng sản Việt Nam về tình hình giao
nộp báo cáo địa chất, thu nhận, bảo quản, sử dụng tài liệu nguyên thủy của các
báo cáo địa chất của đơn vị.
|
FILE
ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|