Thông tư liên tịch 35/2004/TTLT-BTC-BGDĐT hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính mức chi Dự án Giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn

• Số hiệu: 35/2004/TTLT-BTC-BGDĐT
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Giáo dục và Đào tạo, Bộ Tài chính
• Người ký: Đặng Huỳnh Mai, Lê Thị Băng Tâm
• Ngày ban hành: 26/04/2004

BỘ TÀI CHÍNH BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO ******	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 35/2004/TTLT/BTC-BGD&ĐT	Hà Nội, ngày 26 tháng 04 năm 2004

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN CƠ CHẾ QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MỨC CHI CỦA DỰ ÁN GIÁO DỤC TIỂU HỌC CHO TRẺ EM CÓ HOÀN CẢNH KHÓ KHĂN

Căn cứ Hiệp định Tín dụng Phát triển số 3752-VN ngày 14/7/2003; Hiệp định Viện trợ không hoàn lại quỹ tín thác đa biên số TF 051873 ngày 14/7/2003 giữa Chính phủ Việt Nam và Hiệp hội phát triển quốc tế về việc tài trợ cho Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn;

Căn cứ Nghị định số 17/2001/NĐ-CP ngày 4/5/2001 của Chính phủ ban hành Quy chế quản lý và sử dụng nguồn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA);

Căn cứ Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999 của Chính phủ về việc ban hành Quy chế Quản lý Đầu tư và Xây dựng; Nghị định 12/2000/NĐ-CP ngày 05/05/2000 và Nghị định số 07/NĐ-CP ngày 30/1/2003 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế Quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 08/07/1999;

Căn cứ Quyết định số 244/QĐ-TTg ngày 5/3/2003 của Thủ tướng Chính phủ về việc phê duyệt báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn;

Căn cứ Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các Dự án có sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ;

Liên tịch Bộ Tài chính – Bộ Giáo dục và đào tạo hướng dẫn cơ chế quản lý tài chính và mức chi của Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Bộ Giáo dục và đào tạo có trách nhiệm quản lý Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn, đảm bảo sử dụng vốn đúng mục đích và nội dung của dự án được duyệt, phù hợp với các cam kết với nhà tài trợ và các văn bản liên quan; Ban Điều phối Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn (sau đây gọi tắt là Ban Điều phối Dự án) chịu trách nhiệm phối hợp với các Bộ, ngành có liên quan và các tỉnh tham gia dự án tổ chức thực hiện và điều phối các hoạt động của Dự án.

Bộ Giáo dục và đào tạo phối hợp với các địa phương thụ hưởng dự án xác định chủ đầu tư cho các tiểu dự án thành phần.

2. Các nguồn vốn của dự án:

Kinh phí thực hiện Dự án giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn bao gồm:

- Vốn vay của Ngân hàng Thế giới (WB);

- Viện trợ không hoàn lại dưới hình thức Quỹ Tín thác đa bên do Ngân hàng Thế giới điều hành, bao gồm các nguồn viện trợ của Chính phủ Úc (thông qua AusAID); Canada (thông qua CIDA); Vương quốc Nauy (thông qua NORAD); Liên hiệp vương quốc Anh và Bắc Ailen (Thông qua DFID);

- Vốn đối ứng của Ngân sách Trung ương (được chia thành nguồn vốn đầu tư xây dựng cơ bản và vốn hành chính sự nghiệp);

Toàn bộ vốn vay WB, vốn viện trợ không hoàn lại của các Chính phủ và vốn đối ứng được Ngân sách Trung ương cấp phát cho Bộ Giáo dục và đào tạo thực hiện dự án theo phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.

3. Nguyên tắc quản lý:

3.1 Ban Điều phối Dự án Trung ương được thành lập theo Quyết định của Bộ Giáo dục và đào tạo, chịu trách nhiệm quản lý chi tiêu và thực hiện các thủ tục rút vốn thanh toán cho phần hoạt động của dự án do Ban Điều phối Dự án Trung ương thực hiện; giải ngân nguồn vốn vay và viện trợ cho các hoạt động thực hiện tại địa phương theo các quy định hiện hành về giải ngân vốn ODA.

3.2 Ban Điều phối dự án các tỉnh, được thành lập theo quyết định của Uỷ ban Nhân dân tỉnh, chịu trách nhiệm tổ chức thực hiện các hoạt động trên địa bàn, làm thủ tục thanh toán phần vốn đối ứng tại Kho bạc Nhà nước trên địa bàn tỉnh và đề nghị Ban Điều phối Dự án Trung ương giải ngân nguồn vốn vay và viện trợ theo đúng thủ tục của Việt Nam và nhà tài trợ. Ban Điều phối dự án huyện, được thành lập theo quyết định của Sở Giáo dục và đào tạo tỉnh, chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động ở cấp huyện theo sự uỷ quyền của tỉnh và làm thủ tục thanh toán với Ban Điều phối dự án tỉnh.

3.3 Nguồn vốn đối ứng cho hoạt động dự án tại các tỉnh được Bộ Giáo dục và đào tạo phân bổ từ ngân sách của dự án và được thông báo đến các Kho bạc nhà nước tại địa phương. Nguồn vốn đối ứng bao gồm vốn đầu tư xây dựng cơ bản và vốn hành chính sự nghiệp.

3.4 Kho bạc Nhà nước (đối với Ban Điều phối Dự án Trung ương) và Kho bạc Nhà nước các tỉnh thuộc dự án thực hiện kiểm soát thanh toán nguồn vốn đầu tư và hành chính sự nghiệp của dự án theo quy định hiện hành về kiểm soát thanh toán. Xác nhận của Kho bạc Nhà nước trên các giấy đề nghị tạm ứng, phiếu giá thanh toán khối lượng/hoặc bảng kê thanh toán, sau đây viết tắt là “Phiếu giá” phải xác định rõ số vốn đối ứng và vốn WB hoặc vốn viện trợ theo đúng tỷ lệ tài trợ đã được quy định trong Hiệp định Vay hoặc Hiệp định viện trợ. Phiếu giá có xác nhận của Kho bạc Nhà nước là chứng từ cần thiết trong hồ sơ rút vốn WB, viện trợ và thanh toán phần vốn đối ứng từ ngân sách.

3.5 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là ngân hàng phục vụ dự án, phối hợp với Ban Điều phối Dự án Trung ương thực hiện các thủ tục rút vốn và thanh toán nguồn vốn WB/viện trợ theo các quy định tại Thông tư này và được hưởng mức phí dịch vụ phù hợp với các quy định của Ngân hàng Nhà nước Việt Nam về phí dịch vụ thanh toán qua ngân hàng. Các khoản phí dịch vụ trên sẽ được trả từ khoản lãi phát sinh trên số dư của Tài khoản đặc biệt và được tính vào tổng mức đầu tư của Dự án. Trường hợp lãi phát sinh trên Tài khoản đặc biệt không đủ, phần còn thiếu sẽ được thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng của dự án. Lãi phát sinh trên tài khoản đặc biệt được hạch toán theo dõi riêng hàng tháng. Khi kết thúc dự án, số dư lãi phát sinh trên Tài khoản đặc biệt sẽ được chuyển trả ngân sách Nhà nước vào số tài khoản theo chỉ dẫn của Bộ Tài chính.

4. Phân định nhiệm vụ chi:

Việc phân định nhiệm vụ chi dựa trên nguyên tắc đã quy định tại Hiệp định Tín dụng và Hiệp định viện trợ không hoàn lại và Quyết định 244/QĐ-TTg ngày 5/3/2003 của Thủ tướng Chính phủ.

4.1 Vốn đầu tư xây dựng cơ bản (vốn vay WB/vốn đối ứng)

- Chi xây dựng cơ sở vật chất trường và điểm trường, tư vấn giám sát, mua sắm đồ gỗ trường học;

4.2 Vốn Hành chính sự nghiệp:

+ Vốn vay WB/vốn đối ứng:

- Chi mua tài liệu, trang thiết bị, dụng cụ phục vụ giảng dạy và học tập

+ Vốn viện trợ không hoàn lại/vốn đối ứng:

- Chi mua hàng hoá: Thiết bị, máy móc, đồ gỗ văn phòng; phương tiện đi lại và thiết bị hỗ trợ cho trẻ em khuyết tật

- Chi hỗ trợ trường/điểm trường và các khoản hỗ trợ khác

- Chi cho tư vấn trong và ngoài nước

- Chi cho hội thảo/tập huấn/đào tạo/bồi dưỡng giáo viên ở trong và ngoài nước

- Chi hỗ trợ hoạt động tổ chức thực hiện và quản lý dự án

- Chi cho các hoạt động thường xuyên của Ban Điều phối Dự án: thuê nhà; văn phòng phẩm; chi trả tiền điện, nước; thông tin liên lạc; công tác phí...

- Chi lương, phụ cấp lương cho cán bộ trong biên chế nhà nước tham gia quản lý và điều hành dự án; chi lương cho nhân viên hợp đồng lao động dài hạn và ngắn hạn: lái xe, bảo vệ, nhân viên phục vụ...

Việc sử dụng các nguồn vốn của Dự án để chi cho các nhiệm vụ nêu trên theo đúng tỷ lệ tài trợ đã quy định trong Hiệp định Tín dụng và Hiệp định Viện trợ không hoàn lại.

II. NHỮNG QUY ĐỊNH CỤ THỂ

1. Mở tài khoản:

1.1 Ban Điều phối Dự án Trung ương mở tài khoản đặc biệt vốn vay WB và tài khoản đặc biệt vốn viện trợ (bằng USD) tại Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam để tiếp nhận vốn vay/viện trợ và thanh toán cho các hoạt động của dự án.

1.2 Các Ban Điều phối dự án tỉnh mở tài khoản tiền gửi tại chi nhánh Ngân hàng Đầu tư phát triển tại địa phương để tiếp nhận vốn tạm ứng từ Ban Điều phối Dự án Trung ương cho các hoạt động tại địa phương.

1.3 Ban Điều phối Dự án Trung ương mở tài khoản cấp phát tại Kho bạc Nhà nước, Ban Điều phối dự án tỉnh mở tài khoản cấp phát tại Kho bạc nhà nước tỉnh nơi giao dịch để tiếp nhận và thanh toán vốn đối ứng.

2. Lập kế hoạch và thông báo kế hoạch vốn:

2.1 Đầu tháng 7 hàng năm, Ban Điều phối Dự án Trung ương hướng dẫn Ban Điều phối dự án các tỉnh trong việc lập kế hoạch vốn của dự án, bao gồm các nguồn vốn của WB, viện trợ, vốn đối ứng theo quy định; tổng hợp kế hoạch thực hiện hàng năm của toàn dự án để trình Bộ Giáo dục và đào tạo, Bộ Kế hoạch và Đầu tư, Bộ Tài chính và nhà tài trợ. Nội dung kế hoạch tài chính phải thể hiện đầy đủ các nguồn vốn của dự án, chi tiết theo hạng mục công việc, đồng thời kèm theo thuyết minh nội dung/diễn giải kế hoạch tài chính phù hợp với kế hoạch công việc chi tiết của dự án. Kế hoạch tài chính của cả Dự án sẽ được tổng hợp vào Kế hoạch ngân sách chung của Bộ Giáo dục và đào tạo để trình Chính phủ, Quốc hội phê duyệt theo quy định hiện hành.

2.2 Sau khi được Thủ tướng Chính phủ giao kế hoạch ngân sách hàng năm, Bộ Kế hoạch và Đầu tư thông báo phân bổ phần vốn đầu tư của dự án (bao gồm vốn vay và vốn đối ứng); Bộ Tài chính thông báo phần vốn hành chính sự nghiệp (bao gồm vốn vay, viện trợ và đối ứng) của dự án cho Bộ Giáo dục và đào tạo. Bộ Giáo dục và đào tạo có trách nhiệm phân bổ các nguồn vốn này cho Ban Điều phối Dự án Trung ương và các Ban Điều phối dự án tỉnh, đồng gửi Bộ Tài chính để Bộ Tài chính thông báo kế hoạch vốn đầu tư và vốn hành chính sự nghiệp của dự án cho Kho bạc Nhà nước. Kho bạc Nhà nước thông báo kế hoạch năm cho các Kho bạc Nhà nước tỉnh (nơi chủ đầu tư mở tài khoản) làm căn cứ kiểm soát, xác nhận và thanh toán vốn.

2.3 Căn cứ kế hoạch tài chính của Dự án đã được thông báo, Ban Điều phối Dự án Trung ương và Ban Điều phối dự án tỉnh lập kế hoạch chi tiêu cả năm, có chia theo quý gửi tới Kho bạc nhà nước nơi giao dịch và tổ chức thực hiện kế hoạch ngân sách được duyệt.

3. Quy trình kiểm soát chi và thanh toán vốn đối ứng:

3.1 Các hồ sơ, tài liệu cung cấp một lần:

Để thực hiện các thủ tục kiểm soát chi tiêu, thanh toán bằng nguồn vốn đối ứng trong nước và rút vốn ngoài nước của Dự án, Ban Điều phối Dự án Trung ương gửi một lần cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Kho bạc nhà nước), Ban Điều phối dự án tỉnh gửi Kho bạc nhà nước nơi giao dịch các tài liệu sau đây:

- Báo cáo Nghiên cứu khả thi Dự án Giáo dục tiểu học cho trẻ em có hoàn cảnh khó khăn và Văn bản phê duyệt của Thủ tướng Chính phủ.

- Bản sao Hiệp định Tín dụng giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và WB (Khoản vay 3752-VN);

- Hiệp định viện trợ không hoàn lại Quỹ tín thác đa bên giữa Chính phủ nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam và WB về khoản viện trợ uỷ thác của các Chính phủ.

- Kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Kế hoạch và đầu tư và Bộ Tài chính giao (đối với Ban Điều phối Dự án Trung ương) và phân bổ kế hoạch vốn hàng năm do Bộ Giáo dục và đào tạo giao (đối với Ban Điều phối Dự án Trung ương và Ban Điều phối dự án tỉnh);

- Báo cáo đầu tư kèm theo Quyết định đầu tư, quyết định phê duyệt thiết kế kỹ thuật, tổng dự toán của cấp có thẩm quyền (trường hợp phải lập báo cáo đầu tư);

- Các hồ sơ thầu;

- Các Quyết định phê duyệt kết quả đấu thầu hoặc Quyết định chỉ định thầu do cấp thẩm quyền phê duyệt;

- Hợp đồng kinh tế với nhà thầu;

- Quyết định của cấp có thẩm quyền phê duyệt nội dung Hợp đồng kinh tế (trường hợp nhà thầu nước ngoài) và văn bản của WB chấp thuận nội dung hợp đồng (trường hợp hợp đồng cần có ý kiến trước của WB);

- Dự toán các hạng mục kèm theo quyết định phê duyệt của cấp có thẩm quyền;

- Bảo lãnh thực hiện hợp đồng (nếu có).

3.2 Kiểm soát và thanh toán qua hệ thống Kho bạc nhà nước:

3.2.1 Hồ sơ và quy trình kiểm soát chi:

a. Căn cứ để kiểm soát chi tại Kho bạc nhà nước đối với thành phần chi xây dựng cơ bản:

- Nghị định số 88/1999/NĐ-CP ngày 1/9/1999 của Chính phủ về Quy chế đấu thầu; Nghị định số 14/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 sửa đổi một số điều của Nghị định 88/1999/NĐ-CP ; Nghị định số 66/2003/NĐ-CP ngày 12/6/2003 về sửa đổi, bổ sung quy chế đấu thầu; Thông tư số 01/2004/TT-BKH ngày 2/2/2004 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư hướng dẫn thực hiện Nghị định số 66/2003/NĐ-CP .

- Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 của Chính phủ; Nghị định số 07/2003/NĐ-CP ngày 30/1/2003 về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Quy chế quản lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo Nghị định số 52/1999/NĐ-CP ngày 8/7/1999 và Nghị định số 12/2000/NĐ-CP ngày 5/5/2000 của Chính phủ.

- Các thông tư của các Bộ ban hành thuộc thẩm quyền hướng dẫn thực hiện Quy chế quản lý vốn đầu tư và xây dựng.

- Thông tư số 44/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn việc quản lý, thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng thuộc nguồn vốn ngân sách nhà nước hoặc các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

- Quy trình kiểm soát và thanh toán vốn đầu tư và vốn sự nghiệp có tính chất đầu tư và xây dựng trong nước qua hệ thống Kho bạc Nhà nước ban hành kèm theo Quyết định số 601 KB/QĐ/TTVĐT ngày 28/10/2003; Quy trình kiểm soát và thanh toán vốn đầu tư ngoài nước ban hành kèm theo Quyết định số 602 KB/QĐ/TTVĐT ngày 28/10/2003 của Tổng Giám đốc Kho bạc Nhà nước.

b. Căn cứ, hồ sơ và quy trình kiểm soát chi đối với thành phần chi hành chính sự nghiệp:

- Thông tư số 79/2003/TT-BTC ngày 13/8/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý, cấp phát, thanh toán các khoản chi ngân sách nhà nước qua Kho bạc Nhà nước và các văn bản sửa đổi, bổ sung, thay thế thông tư này.

c. Sổ tay quản lý tài chính của dự án do Bộ Giáo dục và đào tạo phê duyệt.

3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được hồ sơ thanh toán hợp lệ, Kho bạc nhà nước nơi giao dịch sẽ kiểm tra hồ sơ, xác nhận trên phiếu giá số vốn đủ điều kiện tạm ứng hoặc thanh toán theo đúng tỷ lệ vốn vay WB, vốn viện trợ (nếu có) và vốn đối ứng như đã quy định tại Hiệp định Tín dụng và Hiệp định Viện trợ.

Phiếu giá được Kho bạc nhà nước nơi giao dịch xác nhận được gửi cho Ban Điều phối Dự án Trung ương để tổng hợp gửi Vụ Tài chính Đối ngoại- Bộ Tài chính (là căn cứ để rút vốn nguồn WB/viện trợ và thanh toán cho nhà thầu.

Kho bạc Nhà nước nơi giao dịch sẽ thanh toán luôn phần vốn đối ứng của Dự án theo xác nhận trên phiếu giá.

4. Thanh toán bằng nguồn vốn vay/viện trợ:

Các thủ tục và hình thức rút vốn thanh tóan bằng nguồn vốn vay/viện trợ tuân thủ các quy định tại Quyết định 96/2000/QĐ-BTC ngày 12/6/2000 của Bộ Tài chính và được cụ thể hoá bằng Cẩm nang quản lý tài chính của dự án được Bộ Giáo dục và đào tạo quyết định ban hành.

4.1 Trách nhiệm của Ban Điều phối Dự án Trung ương:

- Thực hiện tất cả các hình thức rút vốn từ Tài khoản đặc biệt, bổ sung tài khoản đặc biệt, hoàn vốn, thanh toán trực tiếp và thư cam kết.

- Đối với các hoạt động Quỹ hỗ trợ trường/điểm trường, các hỗ trợ khác, chi đào tạo, tập huấn và quản lý dự án thực hiện tại địa phương, trên cơ sở hợp đồng đã ký hoặc dự toán được cấp có thẩm quyền phê duyệt, Ban Điều phối Dự án Trung ương chuyển vốn vay/viện trợ tạm ứng cho Ban Điều phối dự án tỉnh. Các lần chuyển vốn thanh toán tiếp theo cần thực hiện trên cơ sở phiếu giá được Kho bạc nhà nước nơi Ban Điều phối dự án tỉnh giao dịch kiểm soát chi.

4.2 Trách nhiệm của Ban Điều phối dự án tỉnh:

Thực hiện các hoạt động trong kế hoạch được duyệt và thu thập đầy đủ và các tài liệu liên quan gửi cho Ban Điều phối Dự án Trung ương để làm căn cứ thanh toán phần vốn vay/viện trợ. Các tài liệu này bao gồm:

- Hợp đồng/dự toán chi tiêu và các văn bản phê duyệt (bao gồm cả các tài liệu liên quan đến việc sử dụng kinh phí của Ban Điều phối dự án huyện).

- Phiếu giá do Kho bạc nhà nước xác nhận kèm theo bảng kê các khoản chi đã được xác nhận.

Các chứng từ chi tiết cần được lưu giữ tại cơ quan thực hiện để làm căn cứ cho kiểm toán độc lập hàng năm.

5. Chế độ báo cáo, kiểm tra, kiểm toán và quyết toán:

5.1 Báo cáo

- Hàng tháng, ngân hàng phục vụ có trách nhiệm gửi sao kê Tài khoản đặc biệt nguồn vốn vay/viện trợ cho Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) và Ban Điều phối Dự án Trung ương để theo dõi tình hình thu chi qua các tài khoản và làm căn cứ hạch toán ghi thu ghi chi ngân sách nhà nước.

- Khi Ban Điều phối Dự án Trung ương làm thủ tục rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt, ngân hàng phục vụ cung cấp sao kê tài khoản, nêu rõ các giao dịch thu chi trên tài khoản trong khoảng thời gian dự án có các giao dịch xin bổ sung Tài khoản đặc biệt.

- Mỗi lần xin rút vốn bổ sung Tài khoản đặc biệt, Ban Điều phối Dự án Trung ương có trách nhiệm báo cáo Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) chi tiết các khoản chi từ Tài khoản đặc biệt, chia theo địa phương (Trung ương/tỉnh) và nguồn vốn (xây dựng cơ bản/hành chính sự nghiệp) để làm cơ sở ghi thu ghi chi ngân sách Nhà nước.

- Hàng quý, hàng năm, Ban Điều phối Dự án Trung ương có trách nhiệm lập và tổng hợp báo cáo thực hiện dự án, thực hiện kế hoạch tài chính của dự án, bao gồm các hoạt động do các địa phương thực hiện, gửi Bộ chủ quản, Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Đầu tư và Vụ Hành chính Sự nghiệp) và Bộ Kế hoạch và Đầu tư. Báo cáo cần nêu rõ tiến độ thực hiện dự án so với mục tiêu đề ra, sự chậm trễ và nguyên nhân vướng mắc trong giải ngân (nếu có).

5.2 Kiểm toán

- Hàng năm, các tài khoản tạm ứng, sổ sách, hồ sơ kế toán của Ban Điều phối Dự án Trung ương, các Ban Điều phối dự án tỉnh và huyện phải được một công ty kiểm toán độc lập, hoạt động hợp pháp tại Việt Nam thực hiện kiểm toán phù hợp với các quy định của Nhà nước và WB.

- Việc lựa chọn công ty kiểm toán sẽ do Ban Điều phối Dự án Trung ương thực hiện theo phương thức phù hợp với các quy định hiện hành của Việt Nam và WB. Kết quả lựa chọn phải được Bộ Tài chính và WB chấp thuận.

- Báo cáo kiểm toán phải được gửi đến Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại, Vụ Đầu tư và Vụ Hành chính Sự nghiệp), Bộ Kế hoạch và đầu tư, Ngân hàng Nhà nước Việt Nam và WB.

5.3 Kiểm tra

Định kỳ và đột xuất, Bộ Giáo dục và đào tạo và Bộ Tài chính sẽ kiểm tra tình hình thực hiện dự án và việc sử dụng vốn. Nếu phát hiện trường hợp sử dụng vốn không đúng quy định, Bộ Tài chính sẽ đình chỉ chuyển vốn và xử lý vi phạm theo quy định hiện hành.

5.4 Báo cáo quyết toán các nguồn vốn của dự án

- Tất cả các tiểu dự án, các hoạt động của dự án phải được lập báo cáo quyết toán năm và báo cáo quyết toán khi hoàn thành theo đúng các quy định hiện hành về phân công thực hiện và thẩm quyền thẩm định, phê duyệt báo cáo quyết toán:

+ Ban Điều phối dự án tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp quyết toán các hoạt động, tiểu dự án do cấp tỉnh ra quyết định đầu tư, trình Uỷ ban Nhân dân tỉnh thẩm định, phê duyệt.

+ Ban Điều phối Dự án Trung ương chịu trách nhiệm quyết toán phần hoạt động của mình, bao gồm các hoạt động uỷ quyền cho địa phương thực hiện và tổng hợp quyết toán toàn dự án gửi Bộ Giáo dục và đào tạo. Bộ Giáo dục và đào tạo duyệt quyết toán dự án và tổng hợp vào quyết toán ngân sách của Bộ gửi Bộ Tài chính.

- Thủ tục lập, thẩm định, phê duyệt và các vấn đề khác liên quan đến việc quyết toán vốn đầu tư thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 45/2003/TT-BTC ngày 15/5/2003 của Bộ Tài chính hướng dẫn quyết toán vốn đầu tư hoặc các văn bản khác bổ sung, sửa đổi hoặc thay thế thông tư trên.

- Căn cứ quyết toán vốn hành chính sự nghiệp:

+ Đối với nghiệp vụ chi phát sinh trước 1/1/2004 thực hiện theo Thông tư số 21/2000/TT-BTC ngày 16/3/2000 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các đơn vị hành chính sự nghiệp.

+ Đối với nghiệp vụ chi phát sinh sau 1/1/2004 thực hiện theo Thông tư số 10/2004/TT-BTC ngày 19/2/2004 của Bộ Tài chính hướng dẫn xét duyệt, thẩm định và thông báo quyết toán năm đối với các cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp và ngân sách các cấp.

III. QUY ĐỊNH VỀ MỨC CHI CỦA DỰ ÁN

1. Chi hội nghị, hội thảo, tập huấn, đào tạo trong nước:

- Ban Điều phối Dự án chủ trì tổ chức và hướng dẫn các tỉnh tham gia dự án tổ chức hội nghị, hội thảo, tập huấn, đào tạo trong nước... cần lập Dự toán chi tiết bao gồm: số người tham gia, thời gian, địa điểm, các mức chi phù hợp với yêu cầu triển khai dự án và các điều khoản quy định trong Hiệp định Tín dụng, Hiệp định Viện trợ không hoàn lại. Thời gian tổ chức hội nghị, hội thảo không quá 3 ngày, tổ chức lớp tập huấn không quá 10 ngày. Mức chi cho các khoá tập huấn có thời gian trên 10 ngày và các khoá đào tạo trong nước thực hiện theo hợp đồng giữa cơ sở đào tạo và Dự án, có sự phê duyệt của Bộ Giáo dục và đào tạo.

- Mức chi cho hoạt động đào tạo, hội thảo từ nguồn vốn vay thực hiện theo Điều 5 của Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các Dự án có sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ;

- Mức chi cho hoạt động đào tạo, hội thảo từ nguồn vốn viện trợ không hoàn lại thực hiện theo các quy định tại Thông tư số 70/2001/TT/BTC ngày 24/8/2001 của Bộ Tài chính hướng dẫn chế độ quản lý tài chính Nhà nước đối với nguồn viện trợ không hoàn lại và các định mức quy định tại Thông tư này.

2. Chi mua sách hướng dẫn giáo viên, tài liệu hỗ trợ giảng dạy; Sách giáo khoa và tài liệu học tập của học sinh, mức chi căn cứ vào giá bìa của ấn phẩm.

Đối với sách giáo khoa, tài liệu hướng dẫn giảng dạy và học tập cho học sinh dân tộc thiểu số, học sinh khuyết tật không có sẵn thì tổ chức biên soạn và phát hành. Mức chi cho các nội dung cụ thể được vận dụng Thông tư số 81/2003/TTLT/BGD&ĐT-TC ngày 14/8/2003 của liên tịch Bộ Giáo dục và đào tạo và Bộ Tài chính qui định nội dung và mức chi đối với chương trình mục tiêu quốc gia về giáo dục và đào tạo đến năm 2005.

3. Định mức dịch thuật:

Thực hiện theo Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính về việc ban hành một số định mức chi tiêu áp dụng cho các Dự án có sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ, cụ thể như sau:

a. Dịch viết:

- Dịch tài liệu từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt: không quá 35.000 đồng/trang 300 từ.

- Dịch tài liệu từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài: không quá 40.000 đồng/trang 300 từ.

b. Dịch nói:

- Dịch nói thông thường: không quá 70.000 đồng/giờ/người, tương đương với không quá 560.000 đồng/ngày/người làm việc 8 tiếng.

- Dịch đuổi: không quá 150.000 đồng/giờ/người, tương đương với không quá 1.200.000 đồng/ngày/người làm việc 8 tiếng.

Định mức chi dịch thuật nêu trên chỉ áp dụng trong trường hợp cần thiết khi dự án phải thuê biên, phiên dịch từ bên ngoài; không áp dụng cho biên, phiên dịch là cán bộ của Dự án.

4. Chi hội thảo, đào tạo ngắn hạn ở nước ngoài:

Mức chi cho cán bộ tham gia hội thảo, huấn luyện, đào tạo ngắn hạn ngoài nước theo quy định tại Thông tư 45/1999/TT-BTC ngày 4/5/1999 của Bộ Tài chính “Quy định chế độ công tác phí cho cán bộ, công chức nhà nước đi công tác ngắn hạn ở nước ngoài” và Thông tư số 108/1999/TT-BTC ngày 4/9/1999 của Bộ Tài chính hướng dẫn, bổ sung một số điểm của Thông tư 45/1999/TT-BTC .

5. Chi làm việc ngoài giờ: áp dụng theo quy định của Luật Lao động.

6. Mức khoán chi sử dụng điện thoại di động như sau:

- Trưởng Ban Điều phối Dự án thanh toán không quá 300.000 đồng/tháng

- Trợ lý dự án mức thanh toán không quá 200.000 đồng/tháng

7. Mức khoán công tác phí tháng cho những cán bộ, nhân viên dự án thường xuyên phải sử dụng phương tiện cá nhân đi giao dịch công tác không quá 100.000 đồng/tháng/người.

8. Các hoạt động khác: Trưởng Ban điều phối dự án trình Bộ Giáo dục và đào tạo quyết định hình thức thực hiện công việc (hợp đồng theo công việc, hợp đồng theo thời thời gian, hợp đồng khoán gọn...) và mức chi trả cho từng công việc căn cứ nội dung và tính chất phức tạp của công việc đồng thời phù hợp với khă năng kinh phí của Dự án với nguyên tắc tiết kiệm và hiệu quả.

9. Chi lương chuyên gia trong và ngoài nước:

Lương chuyên gia trong và ngoài nước được chi trả từ nguồn vốn viện trợ không hoàn lại của dự án. Lương chuyên gia trong nước được thanh toán hàng tháng và qui đổi thành tiền đồng Việt nam, cụ thể như sau:

a. Lương chuyên gia nước ngoài: Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển chọn đã được Ngân hàng thế giới thông qua, mức lương và các chế độ khác như: phụ cấp đi lại, ăn ở, thuế thu nhập... của chuyên gia tư vấn nước ngoài được thanh toán trên cơ sở Hợp đồng đã được ký kết giữa Trưởng ban điều phối dự án và chuyên gia tư vấn.

b. Chi lương cho chuyên gia trong nước cho ban điều phối dự án trung ương: (chuyên gia tư vấn trong nước được tuyển chọn vào những vị trí công việc đã được quy định trong Hiệp định; quá trình tuyển chọn theo đúng hướng dẫn của Ngân hàng Thế giới, các nhà tài trợ và hướng dẫn của Chính phủ Việt Nam). Căn cứ vào trình độ chuyên môn, mức độ phức tạp, cường độ làm việc... của từng vị trí chuyên gia tư vấn trong nước; Trưởng ban điều phối dự án đề nghị Giám đốc dự án quyết định mức lương cho chuyên gia tư vấn theo các mức sau đây:

- Mức 1: từ 250 USD/người/tháng đến dưới 450 USD/người/tháng.

- Mức 2: từ 450 USD/người/tháng đến dưới 600 USD/người/tháng

- Mức 3: từ 600 USD/người/tháng đến dưới 800 USD/người/tháng

- Mức 4: từ 800 USD/người/tháng đến dưới 1.000 USD/người/tháng

- Mức 5: từ 1.000 USD/người/tháng đến 1.300 USD/người/tháng

c. Chi lương cho lao động hợp đồng của Ban Điều phối Dự án Trung ương (lao động hợp đồng làm nghiệp vụ cụ thể): căn cứ vào từng vị trí công tác, Trưởng ban điều phối dự án đề nghị Giám đốc dự án quyết định mức lương cho lao động hợp đồng theo các mức sau đây:

- Mức 1: từ 100 USD/người/tháng đến dưới 200 USD/người/tháng.

- Mức 2: từ 200 USD/người/tháng đến dưới 250 USD/người/tháng

- Mức 3: từ 250 USD/người/tháng đến 400 USD/người/tháng

d. Chi lương cho chuyên gia trong nước hỗ trợ Ban điều phối dự án cấp tỉnh, huyện:

Căn cứ vào tiêu chuẩn tuyển chọn và hướng dẫn của Ngân hàng Thế giới và Ban điều phối dự án trung ương, mỗi Ban điều phối dự án cấp tỉnh và cấp huyện được tuyển chọn chuyên gia trong nước với các mức lương như sau:

- 01 chuyên gia trong nước về mua sắm, đấu thầu của Ban điều phối dự án Tỉnh: 200 USD/tháng.

- 01 chuyên gia trong nước về "Xây dựng và quản lý kế hoạch" và 01 chuyên gia trong nước về "Phát triển cộng đồng" của Ban điều phối dự án Huyện: 150 USD/người/tháng.

10. Phụ cấp cho cán bộ Ban điều phối dự án các cấp: Công chức thuộc biên chế các cơ quan hành chính sự nghiệp của Nhà nước được điều chuyển sang làm việc tại các Ban điều phối dự án trung ương và các Ban điều phối dự án cấp tỉnh, huyện được hưởng phụ cấp hàng tháng theo Điều 1 của "Qui định một số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án sử dụng nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức (ODA) vay nợ" ban hành kèm theo Quyết định số 112/2001/QĐ-BTC ngày 9/11/2001 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Khoản phụ cấp này được chi trả từ nguồn vốn đối ứng của dự án.

IV. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

Bộ Giáo dục và đào tạo, Bộ Tài chính, các địa phương thụ hưởng dự án, Ngân hàng Đầu tư Phát triển Việt Nam chịu trách nhiệm thực hiện Thông tư liên tịch này.

Các khoản kinh phí đã tạm ứng hoặc vay để chi từ khi dự án có hiệu lực đến thời điểm hiệu lực của Thông tư này được phép thanh toán theo các mức chi cụ thể quy định tại Thông tư này.

Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn vướng mắc, đề nghị phản ánh về liên Bộ để xem xét giải quyết./.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO THỨ TRƯỞNG Đặng Huỳnh Mai

KT.BỘ TRƯỞNG BỘ TÀI CHÍNH THỨ TRƯỞNG Lê Thị Băng Tâm

Nơi nhận:
- Văn phòng Quốc hội
- Văn phòng Chủ tịch nước
- Văn phòng chính phủ
- Toà án nhân dân tối cao, Viện Kiểm sát nhân dân tối cao
- Hội đồng nhân dân, Uỷ ban nhân dân các tỉnh thuộc dự án
- Sở Tài chính, Sở GD&ĐT, KBNN các tỉnh thuộc dự án
- Bộ Tư pháp (Cục kiểm tra văn bản)
- Công báo
- KBNN
- Lưu: VP (Bộ TC, Bộ GD&ĐT)
TCĐN, NSNN, HCSN, ĐT, PC

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FINANCE THE MINISTRY OF EDUCATION AND TRAINING --------------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom - Happiness --------------
No. 35/2004/TTLT/BTC-BGDDT	Hanoi, April 26, 2004

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE FINANCIAL MANAGEMENT MECHANISM AND SPENDING LEVELS OF THE PROJECT ON PRIMARY EDUCATION FOR DISADVANTAGED CHILDREN

TF051873 of July 14, 2003 between the Vietnamese Government and the International Development Association on financial assistance to the Project on Primary Education for Disadvantaged Children;
Pursuant to the Government's Decree No. 17/2001/ND-CP of May 4, 2001 promulgating the Regulation on Management and Use of Official Development Assistance (ODA) sources;
Pursuant to the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999 promulgating the Regulation on Investment and Construction Management; Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000 and Decree No. 07/ND-CP of January 30, 2003 amending and supplementing a number of articles of the Regulation on Investment and Construction Management, issued together with Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999;
Pursuant to the Prime Minister's Decision No. 244/QD-TTg of March 5, 2003 approving the feasibility study report of the Project on primary education for disadvantaged children;
Pursuant to the Finance Minister's Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001 promulgating a number of spending norms applicable to projects financed with ODA loans;
The Ministry of Finance and the Ministry of Education and Training hereby jointly guide the financial management mechanism and spending levels of the Project on primary education for disadvantaged children as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. The Ministry of Education and Training shall have the responsibility to manage the Project on primary education for disadvantaged children, ensuring the use of capital for the right purposes and in accordance with contents of the approved project and the commitments with the donors and the relevant legal documents; the Board for Coordination of the Project on primary education for disadvantaged children (hereinafter called the Project Coordination Board for short) shall have to coordinate with the concerned ministries and branches as well as provinces joining in the project in implementing and coordinating activities of the Project.

The Ministry of Education and Training shall coordinate with localities benefiting from the project in determining investors for component sub-projects.

2. The project's capital sources

Funding for implementation of the Project on primary education for disadvantaged children shall include:

...

...

...

- Non-refundable aids in form of multilateral trust fund administered by the World Bank, including sources of aid of the Governments of Australia (through AusAID); Canada (through CIDA); the Kingdom of Norway (through NORAD); the United Kingdom of Great Britain and North Ireland (through DFID);

- The reciprocal capital of the central budget (split up into capital construction capital source and non-business administrative capital source);

All the capital borrowed from WB, the non-refundable aid of different Governments and the reciprocal capital shall be allocated from the Central Budget to the Ministry of Education and Training for execution of the project according to the Prime Ministers approval.

3. The management principles

3.1. The Central Project Coordination Board set up under decision of the Minister of Education and Training shall have the responsibility to manage the expenditures and carry out procedures to withdraw capital for payment to the project activities performed by

3.2. The provincial Project Coordination Boards set up by decisions of the provincial Peoples Committees shall have the responsibility to organize activities in the localities, carry out procedures for reciprocal capital payment at the State Treasuries in the provinces and request the Central Project Coordination Board to disburse the borrowed capital and aid strictly according to the procedures of Vietnam and the donors. The district Project Coordination Boards set up by decisions of the provincial Services of Education and Training shall have the responsibility to carry out activities at the district level under authorization of the provinces and carry out procedures for payment with the provincial Project Coordination Boards.

3.3. The reciprocal capital sources for project activities in the provinces shall be distributed from the project's budget and notified to the State Treasuries in the localities by the Ministry of Education and Training. The reciprocal capital sources shall include capital construction capital and non-business administrative capital.

3.4. The State Treasury (for the Central Project Coordination Board) and the State Treasuries in the provinces covered by the project shall control the payment of the investment capital and non-business administrative capital of the project according to the current regulations on payment control. The State Treasury's certification on written requests for advance, the volume payment rate cards/ the payments list (hereinafter called the price ticket for short) must clearly identify the reciprocal capital amount and WB capital or aid strictly according to the donation percentage prescribed in the Loan Agreement or Aid Agreement. The rate cards containing certification of the State Treasury constitute evidence in the dossiers for withdrawal of WB and aid capital and payment of reciprocal capital amount from the budget.

3.5. The Vietnam Bank for Investment and Development is the bank serving the project, which shall coordinate with the Central Project Coordination Board in carrying out the procedures for capital withdrawal and payment of WB/aid capital sources according to the regulations in this Circular and enjoy service charge rates suitable to Vietnam State Bank's regulations on via-bank payment service charges. The above-said service charges shall be paid from the amounts of interest on the balance of the special account and calculated into the total investment of the project. Where the amounts of interest on the balance of the special accounts are not enough, the deficit shall be paid from the reciprocal capital source of the project. The interests on the balance of the special accounts shall be accounted separately every month for monitoring. Upon the completion of the project, the interest amount arising from the special accounts shall be transferred for payment to the State budget into the account number as guided by the Finance Ministry.

...

...

...

The determination of spending tasks shall be based on the principles already prescribed in the Credit Agreement and the Non-Refundable Aid Agreement as well as the Prime Minister's Decision No. 244/QD-TTg of March 5, 2003.

4.1. Capital construction capital (WB loan capital/reciprocal capital)

- Expenditures on construction of school and school spot material foundations, supervisory consultancy, procurement of school wood furniture;

4.2. The non-business administrative capital:

+ WB loan capital/reciprocal capital:

- Spent on purchase of materials, equipment, instruments in service of teaching and learning.

+ Non-refundable aid/reciprocal capital:

- Expenditures on purchase of goods: Equipment, machinery, office wood furniture, transport means and equipment in support of handicapped children.

- Expenditures in support of school/school spot and other support amounts.

...

...

...

- Expenditures on seminar/drill/training/fostering of teachers at home and abroad.

- Expenditures in support of activities of organizing the implementation and management of the project.

- Expenses for regular activities of the Project Coordination Boards: house rent, stationery, payment for electricity and water, communications, working-trip allowances

- Expenditure on wages, wage allowances for personnel on the State payroll participating in the management and administration of the project; payment of wages to personnel working under long-term and short-term contracts: car drivers, security personnel, service staff...

The use of capital sources of the project for spending on the above-mentioned tasks shall comply with the donation rates prescribed in the Credit Agreement and the Non-Refundable Aid Agreement.

II. SPECIFIC PROVISIONS

1. Opening accounts:

1.1. The Central Project Coordination Board shall open a special WB loan capital account and a special aid capital account (in USD) at Vietnam Bank for Investment and Development to receive loan capital/aid capital and pay for the project activities.

1.2. The provincial Project Coordination Boards shall open deposit accounts at branches of the Bank for Investment and Development in the localities to receive advance capital from the Central Project Coordination Board for activities in the localities.

...

...

...

2. Capital plan making and notification:

2.1. In early July every year, the Central Project Coordination Board shall guide the provincial Project Coordination Boards in making capital plans of the project, including sources of WB capital, aid and reciprocal capital according to regulations; synthesize the annually implemented plans of the entire project for submission to the Ministry of Education and Training, the Ministry of Planning and Investment, the Ministry of Finance and the donors. The contents of the financial plans must fully express the project's capital sources with details according to work items, and at the same time be enclosed with the content explanation/financial plan elucidation suitable with the detail work plan of the project. The financial plan of the entire project shall be synthesized into the common budget plan of the Ministry of Education and Training for submission to the Government, the National Assembly for approval according to the current regulations.

2.2. After being assigned the annual financial plan by the Prime Minister, the Ministry of Planning and Investment shall notify the distribution of the project's investment capital amount (including loan capital and reciprocal capital); the Ministry of Finance shall notify the project's non-business administrative amount (including loan capital, aid capital and reciprocal capital) to the Ministry of Education and Training. The Ministry of Education and Training shall have the responsibility to distribute these capital sources to the Central Project Coordination Board and the provincial Project Coordination Boards, at the same time send reports thereon to the Ministry of Finance for the latter to notify the plans on investment capital and non-business administrative capital of the project to the State Treasury. The State Treasury shall notify the annual plan to the provincial State Treasuries (where investors open accounts) for use as basis for capital control, certification and payment.

2.3. Basing themselves on the project's notified financial plan, the Central Project Coordination Board and the provincial Project Coordination Boards shall formulate the whole year's spending plans divided for quarters and send them to the State Treasuries of their transactions and organize the implementation of the approved budget plans.

3. The process of controlling the reciprocal capital spending and payment:

3.1. Dossiers and materials supplied at a time:

To carry out procedures for controlling the spending and payment of domestic reciprocal capital sources and the withdrawl of foreign capital of the project, the Central Project Coordination Board shall send all together at a time to the Ministry of Finance (the External Finance Department, the State Treasury) and the provincial Project Coordination Boards shall send to the State Treasuries of their transactions, the following documents:

- The feasibility study report on the project on primary education for disadvantaged children and the Prime Minister's written approval.

- The copy of the Credit Agreement between the Socialist Republic of Vietnam Government and the WB (Loan 3752-VN);

...

...

...

- The annual capital plans assigned by the Ministry of Planning and Investment and the Ministry of Finance (for the Central Project Coordination Board) and the annual capital plan allocation assigned by the Ministry of Education and Training (for the Central Project Coordination Board and the provincial Project Coordination Boards);

- The investment report enclosed with the decision on investment, decisions approving the technical design, total estimates of the competent authorities (in cases where investment reports must be made);

- Bid dossiers;

- Decisions approving the bidding results or decisions appointing contractors approved by competent authorities;

- Economic contracts with contractors;

- Competent authorities' decisions approving contents of the economic contracts (in case of foreign contractors) and the WB's written consent on the contractual contents (in cases where the contracts require the WB's prior opinions);

- The cost estimates of items, enclosed with the approving decisions of competent authorities;

- The contract performance guarantee (if any).

3.2. Control and payment through the State Treasury system:

...

...

...

a) Bases for controlling expenditures at the State Treasury for capital construction expenditure components:

- The Government's Decree No. 88/1999/ND-CP of September 1, 1999 on Bidding Regulation; Decree No. 14/2000/ND-CP of May 5, 2000 amending a number of articles of Decree No. 88/1999/ND-CP; Decree No. 66/2003/ND-CP of June 12, 2003 amending and supplementing the Bidding Regulation; the Planning and Investment Ministry's Circular No. 01/2004/TT-BKH of February 2, 2004 guiding the implementation of Decree No. 66/2003/ND-CP.

- The Investment and Construction Management Regulation promulgated together with the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999; Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000 amending and supplementing a number of articles of the Investment and Construction Management Regulation promulgated together with the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999; Decree No. 07/2003/ND-CP of January 30, 2003 amending and supplementing a number of articles of the Investment and Construction Management Regulation promulgated together with the Government's Decree No. 52/1999/ND-CP of July 8, 1999 and Decree No. 12/2000/ND-CP of May 5, 2000.

- The circulars issued by ministries according to their respective competence, guiding the implementation of the Investment and Construction Management Regulation.

- The Finance Ministry's Circular No. 44/2003/TT-BTC of May 15, 2003 guiding the management and payment of investment capital and non-business capital of investment and construction nature, which belong to the State budget capital sources or documents amending, supplementing or replacing this Circular.

- The process of controlling and paying domestic investment capital and non-business capital of investment and construction nature through the State Treasury system, promulgated together with Decision No. 601/KB/QD/TTVDT of October 28, 2003; the process of controlling and paying foreign investment capital, promulgated together with Decision No. 602/KB/QD/TTVDT of October 28, 2003 of the general director of the State Treasury.

b) Bases, dossiers and process of controlling expenditures for non-business administrative spending components:

+ The Central Project Coordination Board shall have to settle its own activities, including activities of authorizing the localities to make and synthesize settlement of the entire project and send the settlement to the Ministry of Education and Training. The Ministry of Education and Training shall approve the project settlement and synthesize it into its budget settlement for sending to the Finance Ministry.

- The procedures for making, appraising, approving the settlement of investment capital and other matters related thereto shall comply with the provisions in Circular No. 45/2003/TT-BTC of May 15, 2003 of the Finance Ministry, guiding the settlement of investment capital or other documents supplementing, amending or replacing the above-said circular.

...

...

...

+ For spending operations having arisen before January 1, 2004, they shall comply with the Finance Ministry's Circular No. 21/2000/TT-BTC of March 16, 2000 guiding the consideration, approval, appraisal and notification of annual settlement for non-business administrative units.

+ For spending operations having arisen after January 1, 2004, they shall comply with the Finance Ministry's Circular No. 10/2004/TT-BTC of February 19, 2004 guiding the consideration, approval, appraisal and notification of annual settlement for administrative agencies, non-business units and budgets of different levels.

III. PROVISIONS ON SPENDING LEVELS OF THE PROJECT

1. Spending on conferences, seminars, and training courses in the country:

- The Project Coordination Boards shall assume the prime responsibility for organizing and guiding the project-participating provinces to organize conferences, seminars, and/or training courses in the country, which need to make detailed estimates comprising the number of participants, time and venue, the spending levels suitable to the project execution requirements and the provisions in the Credit Agreement and/or the Non-Refundable Aid Agreement. The duration of a conference, seminar shall not exceed 3 days, of a training course shall not exceed 10 days. The spending levels for training courses of more than 10 days and domestic training courses shall comply with the contracts between the training establish-ments and the project, with the approval of the Ministry of Education and Training.

- The spending levels for training activities and seminars from the borrowed capital sources shall comply with Article 5 of Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001 of the Finance Minister promulgating a number of spending norms applicable to projects financed with the ODA loan capital.

- The spending levels for training activities and seminars from non-refundable aid capital sources shall comply with the provisions in Circular No. 70/2001/TT/BTC of August 24, 2001 of the Finance Ministry guiding the State finance management regime for non-refundable aid source and the norms prescribed in this Circular.

2. Expenditures on purchase of teachers' manuals, documents in support of teaching: Textbooks and learning stuff of pupils, the spending levels shall be based on the surface prices of the publications.

For textbooks, teaching manuals and learning stuff for pupils of ethnic minority and handicapped children, which are not available, the compilation and distribution thereof shall be organized. The spending levels for specific contents shall comply with the Joint Circular No. 81/2003/TTLT/BGDDT-TC of August 14, 2003 of the Ministry of Education and Training and the Ministry of Finance prescribing the contents and levels of expenditures for the national target programs on education and training till 2005.

...

...

...

To comply with the Finance Minister's Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001 promulgating a number of spending norms applicable to projects financed with the ODA loan capital, concretely as follows:

a) Written translation:

- Translation from a foreign language into Vietnamese: not more than VND 35,000/a page of 300 words.

- Translation from Vietnamese into a foreign language: not more than VND 40,000/a page of 300 words:

b) Interpretation:

- Ordinary interpretation: not more than VND 70,000/hour/person, equivalent to not more than VND 560,000/day/person working for 8 hours.

- Simultaneous interpretation: not more than VND 150,000/hour/person, equivalent to not more than VND 1,200,000/day/person working for 8 hours.

The above-mentioned written translation and interpretation spending levels shall apply only to necessary cases where the project must hire translators, interpreters from the outside, not apply to translators, interpreters being staff members of the project.

4. Expenditures on seminars, short-term trainings overseas:

...

...

...

5. Expenditures on extra-hour work: To comply with the regulations of the Labor Code.

6. The package expenditure levels for use of mobile phones shall be as follows:

- For the heads of the Project Coordination Boards: It shall not exceed VND 300,000/month.

- For project assistant: It shall not exceed VND 200,000/month.

7. The monthly package working trip allowance levels for project staff members who have to frequently use their personal traffic means for working transactions shall not exceed VND 100,000/month/person.

8. Other activities: The heads of the Project Coordination Boards shall submit to the Ministry of Education and Training for decision forms of work performance (work-based contracts, time-based contracts, package contracts...) and the spending level for each job shall be based on the contents and complicacy of the job and the funding capability of the project on the principle of thrift and efficiency.

9. Expenditures on wages for domestic and foreign specialists:

Wages of domestic and foreign specialists shall be paid from the source of non-refundable aid of the project. The wages of domestic specialists shall be paid monthly and converted into Vietnam dong, concretely as follows:

a) Foreign specialists' wages: Based on the selection criteria adopted by the World Bank, the wages and other regimes such as travel allowances, accommodation and meals, income tax... of foreign specialists shall be paid on the basis of contracts signed between the heads of Project Coordination Boards and the specialists.

...

...

...

- Level 1: Between USD 250/person/month and under USD 450/person/month.

- Level 2: Between USD 450/person/month and under USD 600/person/month.

- Level 3: Between USD 600/person/month and under US D800/person/month.

- Level 4: Between USD 800/person/month and under USD 1,000/person/month.

- Level 5: Between USD 1,000/person/month and USD 1,300/person/month.

c) Payment of wages to contractual laborers of the Central Project Coordination Board (contractual laborers performing specific jobs): Based on each specific working position, the heads of the Project Coordination Boards shall propose the project manager to decide on the following wage levels for contractual laborers:

- Level 1: Between USD100/person/month and under USD200/person/month.

- Level 2: Between USD200/person/month and under USD250/person/month.

- Level 3: Between USD 250/person/month and USD 400/person/month.

...

...

...

Based on the selection criteria and the guidance of the World Bank and the Central Project Coordination Board, each provincial/district Project Coordination Board may recruit domestic specialists with the following wage levels:

- 01 domestic specialist on procurement, bidding of the provincial Project Coordination Boards: USD 200/month.

- 01 domestic specialist on construction and planning management and 01 domestic specialist on community development of the district Project Coordination Boards: USD 150/person/month.

10. Allowances for officials of the Project Coordination Boards of all levels: Officials on the payrolls of non-business administrative agencies of the State, who are transferred to work at the Central Project Coordination Board or the provincial/district Project Coordination Boards shall enjoy monthly allowances under Article 1 of the Regulation on a number of spending norms applicable to projects financed with the ODA loan capital, promulgated together with the Finance Ministers Decision No. 112/2001/QD-BTC of November 9, 2001. These allowances shall be paid from the source of reciprocal capital of the project.

IV. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

This Circular takes effect 15 days after its publication in the Official Gazette.

The Ministry of Education and Training, the Finance Ministry, the localities benefiting from the project, and Vietnam Bank for Investment and Development shall have to implement this Joint Circular.

The funding amounts already advanced or borrowed for expenditures from the time the project takes effect till the effective time of this Joint Circular are allowed to be repaid according to the specific spending levels prescribed in this Joint Circular.

Any problems and difficulties arising in the course of implementation shall be reported to the two ministries for consideration and solution.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF EDUCATION

 AND TRAINING
VICE-MINISTER



Dang Huynh Mai

FOR THE MINISTER OF FINANCE
VICE-MINISTER




Le Thi Bang Tam