Thông tư liên tịch 08/2009/TTLT/BCA-BNG hướng dẫn cấp hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành ở nước ngoài theo Nghị định 136/2007/NĐ-CP

• Số hiệu: 08/2009/TTLT/BCA-BNG
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Công An, Bộ Ngoại giao
• Người ký: Nguyễn Văn Hưởng, Nguyễn Thanh Sơn
• Ngày ban hành: 06/10/2009

BỘ CÔNG AN - BỘ NGOẠI GIAO ------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------------
Số: 08/2009/TTLT/BCA-BNG	Hà Nội, ngày 06 tháng 10 năm 2009

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

HƯỚNG DẪN VIỆC CẤP HỘ CHIẾU PHỔ THÔNG VÀ GIẤY THÔNG HÀNH Ở NƯỚC NGOÀI THEO NGHỊ ĐỊNH SỐ 136/2007/NĐ-CP NGÀY 17/8/2007 CỦA CHÍNH PHỦ VỀ XUẤT CẢNH, NHẬP CẢNH CỦA CÔNG DÂN VIỆT NAM

Căn cứ Nghị định số 136/2007/NĐ-CP ngày 17/8/2007 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam (sau đây viết tắt là Nghị định số 136/2007/NĐ-CP);
Để tạo thuận lợi trong việc cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài, Bộ Công an và Bộ Ngoại giao thống nhất hướng dẫn như sau:

Điều 1. Quy định chung

1. Công dân Việt Nam ở nước ngoài có nhu cầu được cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu phổ thông (sau đây viết tắt là hộ chiếu), cấp giấy thông hành nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan lãnh sự hoặc cơ quan khác của Việt Nam ở nước ngoài được ủy quyền thực hiện chức năng lãnh sự (sau đây viết tắt là cơ quan đại diện Việt Nam). Trường hợp đang ở nước không có cơ quan đại diện Việt Nam thì nộp hồ sơ và nhận kết quả tại cơ quan đại diện Việt Nam nơi thuận tiện.

2. Việc chưa cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, chưa cấp giấy thông hành cho công dân Việt Nam ở nước ngoài quy định tại khoản 2 Điều 23 của Nghị định số 136/2007/NĐ-CP thực hiện theo thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.

3. Giấy tờ dùng làm căn cứ để cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành là một trong những giấy tờ sau:

a. Giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam (loại có ảnh) theo quy định của pháp luật Việt Nam về quốc tịch được ban hành qua các thời kỳ;

b. Giấy tờ do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam cấp cho công dân còn giá trị, có ghi đầy đủ yếu tố nhân thân và ảnh. Yếu tố nhân thân của một người bao gồm: họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, quốc tịch của người đó.

Các giấy tờ trên nếu đã hết giá trị hoặc không có ảnh thì chỉ dùng tham khảo để làm căn cứ cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành.

4. Trước khi cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành, cơ quan đại diện Việt Nam có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với danh sách mất quốc tịch Việt Nam để đảm bảo người được cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành có quốc tịch Việt Nam.

5. Cơ quan đại diện Việt Nam tổ chức việc lưu giữ và quản lý hồ sơ đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành trong thời hạn 10 năm, kể từ ngày cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu, cấp giấy thông hành đó.

Điều 2. Việc cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu

1. Đối với trường hợp đề nghị cấp hộ chiếu lần đầu:

a. Về hồ sơ:

- 01 tờ khai theo mẫu quy định;

- 02 ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, phông nền màu trắng;

- Bản sao hoặc bản chụp giấy tờ dùng làm căn cứ để cấp hộ chiếu (quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư này).

- Bản sao hoặc bản chụp giấy tờ chứng minh người đề nghị cấp hộ chiếu đang có mặt ở nước sở tại.

Đối với trẻ em dưới 14 tuổi:

+ Trẻ em dưới 14 tuổi có thể được cấp riêng hộ chiếu hoặc cấp chung vào hộ chiếu Việt Nam của cha, mẹ đẻ hoặc cha, mẹ nuôi (sau đây gọi chung là cha hoặc mẹ); không cấp chung với hộ chiếu của người giám hộ; chỉ cấp hộ chiếu cho trẻ em đó khi xác định có quốc tịch Việt Nam.

+ Hồ sơ đề nghị cấp hộ chiếu ngoài tờ khai và ảnh theo quy định trên đây thì cần nộp thêm 01 bản sao hoặc bản chụp giấy khai sinh, trong đó xác định rõ quốc tịch Việt Nam của trẻ em đó; trường hợp giấy khai sinh không thể hiện rõ quốc tịch Việt Nam thì phải nộp kèm theo giấy tờ chứng minh quốc tịch Việt Nam của trẻ em này; trường hợp trẻ em là con nuôi thì nộp thêm 01 bản sao hoặc bản chụp quyết định công nhận việc nuôi con nuôi.

+ Tờ khai phải do cha, mẹ hoặc người giám hộ ký tên. Nếu tờ khai do người giám hộ ký tên thì phải nộp bản sao hoặc bản chụp giấy tờ có giá trị pháp lý xác định là người giám hộ của trẻ em đó. Nếu đề nghị cấp chung vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì khai chung vào tờ khai của cha hoặc mẹ và nộp 02 ảnh cỡ 3 x 4 cm của trẻ em đó.

- Các giấy tờ nêu tại điểm này, nếu là bản chụp thì cần xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu.

b. Việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

- Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện Việt Nam quyết định cấp hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị.

- Trường hợp thấy hồ sơ không đủ căn cứ để cấp hộ chiếu thì cơ quan đại diện Việt Nam yêu cầu người đó khai báo rõ ràng các yếu tố nhân sự và đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an xác minh. Yếu tố nhân sự của một người bao gồm: yếu tố nhân thân và thông tin liên quan hỗ trợ cho việc xác định một người như địa chỉ thường trú hoặc tạm trú ở trong nước trước khi xuất cảnh, chi tiết giấy tờ xuất nhập cảnh (loại giấy, số, ngày và cơ quan cấp), thân nhân tại Việt Nam.

Trong thời hạn không quá 45 ngày, kể từ ngày nhận được yêu cầu xác minh về yếu tố nhân sự của người đề nghị, Cục Quản lý xuất nhập cảnh có trách nhiệm xác minh và trả lời bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam.

Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc kể từ khi nhận được thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, người đứng đầu cơ quan đại diện Việt Nam xem xét, quyết định việc cấp hộ chiếu và trả lời kết quả cho người đề nghị.

2. Đối với trường hợp đề nghị cấp lại hộ chiếu (do bị mất, bị hư hỏng, hết thời hạn sử dụng, tách trẻ em trong hộ chiếu của cha hoặc mẹ), hoặc hộ chiếu còn thời hạn nhưng có nhu cầu cấp đổi:

a. Về hồ sơ:

- Tờ khai, ảnh và giấy tờ nêu tại điểm a khoản 1 Điều này.

- Nộp lại hộ chiếu đã được cấp. Nếu hộ chiếu bị mất thì nộp đơn trình báo mất hộ chiếu.

- Trường hợp đề nghị tách trẻ em trong hộ chiếu của cha hoặc mẹ thì nộp 02 ảnh cỡ 4 x 6 cm của trẻ em đó.

- Nếu hộ chiếu trên do chính cơ quan đại diện Việt Nam cấp thì không yêu cầu nộp giấy tờ làm căn cứ cấp hộ chiếu.

b. Việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

- Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện Việt Nam quyết định cấp lại, cấp đổi hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị.

- Trường hợp tách trẻ em trong hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ (cấp riêng hộ chiếu) thì sau khi cấp hộ chiếu cho trẻ em, cơ quan đại diện Việt Nam bị chú bằng hai thứ tiếng (tiếng Việt và tiếng Anh) vào một trong các trang 6, 7 hoặc 8 của hộ chiếu của cha hoặc mẹ với nội dung sau: “Xóa tên trẻ em … tại trang 4 hộ chiếu này”.

- Trường hợp hộ chiếu bị hư hỏng, đã hết hạn sử dụng đề nghị cấp lại hoặc hộ chiếu còn hạn sử dụng nhưng có nhu cầu cấp đổi thì sau khi cấp hộ chiếu mới, cơ quan đại diện Việt Nam chụp trang nhân thân hộ chiếu cũ để lưu hồ sơ và thực hiện việc đục lỗ vào hộ chiếu cũ (về bên phải, phía dưới, từ trang 1 đến trang 24 của hộ chiếu, trừ trang có thị thực hoặc giấy phép cư trú còn giá trị của nước ngoài cấp) và trả lại cho người đề nghị.

- Trường hợp thấy hồ sơ không đủ căn cứ để cấp lại, cấp đổi hộ chiếu thì cơ quan đại diện Việt Nam yêu cầu người đó khai báo rõ ràng các yếu tố nhân sự và đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an hoặc cơ quan đại diện Việt Nam đã cấp hộ chiếu đó xác minh. Việc yêu cầu xác minh của cơ quan đại diện Việt Nam, thời hạn trả lời của cơ quan cấp hộ chiếu đó và thời hạn cơ quan đại diện Việt Nam trả lời kết quả cho người đề nghị thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

3. Đối với trường hợp đề nghị sửa đổi hộ chiếu (điều chỉnh họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân trong hộ chiếu), hoặc bổ sung trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ:

a. Về hồ sơ:

- Trường hợp đề nghị điều chỉnh họ tên, ngày tháng năm sinh, nơi sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân thì nộp 01 tờ khai, 01 ảnh cỡ 4 x 6 cm và bản sao hoặc bản chụp giấy tờ có giá trị pháp lý chứng minh sự điều chỉnh đó (nếu là bản chụp thì cần xuất trình bản chính để kiểm tra, đối chiếu).

- Trường hợp đề nghị bổ sung trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì hồ sơ như quy định tại điểm a khoản 1 Điều này (phần quy định cho trẻ em dưới 14 tuổi). Nếu trẻ em là con của công dân Việt Nam với người nước ngoài thì cơ quan đại diện Việt Nam chỉ bổ sung vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ những trẻ em có quốc tịch Việt Nam.

b. Việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

- Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện Việt Nam quyết định việc sửa đổi, bổ sung hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị.

- Trường hợp bổ sung trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì cơ quan đại diện Việt Nam bị chú bằng hai thứ tiếng (tiếng Việt và tiếng Anh) vào một trong các trang 6, 7 hoặc 8 hộ chiếu đó các nội dung sau: “Bổ sung trẻ em … tại trang 4 và điều chỉnh giá trị của hộ chiếu này đến ngày … tháng … năm …” theo thời hạn điều chỉnh hộ chiếu quy định tại khoản 3 Điều 3 Thông tư này.

- Trường hợp điều chỉnh họ tên, ngày sinh, nơi sinh, giới tính, số giấy chứng minh nhân dân thì bị chú: “Sửa đổi … tại trang 4 hộ chiếu này thành …”.

- Trường hợp thấy hồ sơ không đủ căn cứ để sửa đổi, bổ sung hộ chiếu thì cơ quan đại diện Việt Nam yêu cầu người đó khai báo rõ ràng các yếu tố nhân sự và đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an xác minh. Việc yêu cầu xác minh của cơ quan đại diện Việt Nam, thời hạn trả lời của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và thời hạn cơ quan đại diện Việt Nam trả lời kết quả cho người đề nghị thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều này.

4. Trường hợp người đề nghị cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu xuất trình giấy xác nhận nhân sự do Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an cấp (theo mẫu) thì trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, cơ quan đại diện Việt Nam giải quyết việc cấp, sửa đổi, bổ sung hộ chiếu và trả kết quả cho người đề nghị.

Điều 3. Về thời hạn của hộ chiếu

1. Hộ chiếu cấp cho công dân từ đủ 14 tuổi trở lên có thời hạn không quá 10 năm tính từ ngày cấp và không được gia hạn. Đối với hộ chiếu đã cấp có thời hạn 5 năm trước khi hết hạn ít nhất 30 ngày được gia hạn một lần không quá 3 năm nếu người có hộ chiếu đó đề nghị.

2. Hộ chiếu cấp cho trẻ em dưới 14 tuổi (cấp riêng hoặc cấp chung hộ chiếu với cha hoặc mẹ) có thời hạn từ 2 đến 5 năm tính từ ngày cấp, phù hợp với pháp luật về cư trú của người nước ngoài của nước tiếp nhận và không được gia hạn.

3. Trường hợp bổ sung trẻ em dưới 14 tuổi vào hộ chiếu Việt Nam của cha hoặc mẹ thì thời hạn hộ chiếu của cha hoặc mẹ được điều chỉnh có thời hạn từ 2 đến 5 năm tính từ ngày bổ sung trẻ em đó, phù hợp với pháp luật về cư trú của người nước ngoài của nước tiếp nhận.

Điều 4. Về việc khai báo mất hộ chiếu và việc xử lý của cơ quan đại diện Việt Nam

1. Trong thời hạn 48 giờ, kể từ khi phát hiện mất hộ chiếu Việt Nam, người có hộ chiếu bị mất phải có đơn trình báo với cơ quan đại diện Việt Nam ở nước ngoài nơi gần nhất và cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại.

2. Sau khi nhận được đơn trình báo, cơ quan đại diện Việt Nam thông báo kịp thời các yếu tố nhân sự của người được cấp hộ chiếu, số, ngày cấp, nơi cấp hộ chiếu cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an để hủy giá trị sử dụng của hộ chiếu đó, đồng thời thông báo cho cơ quan có thẩm quyền và Ngoại giao đoàn sở tại biết.

3. Hộ chiếu báo bị mất đã hủy giá trị sử dụng, khi tìm thấy không được khôi phục giá trị sử dụng.

Điều 5. Về việc cấp giấy thông hành

1. Giấy thông hành cấp cho công dân Việt Nam trong những trường hợp sau đây:

a. Ra nước ngoài có thời hạn để công tác, học tập, du lịch hoặc giải quyết việc riêng khác mà hộ chiếu bị mất hoặc hết hạn sử dụng, có nguyện vọng về nước.

b. Không được nước ngoài cho cư trú, bị buộc xuất cảnh hoặc tự nguyện xin về nước mà không có hộ chiếu còn giá trị.

c. Có quyết định trục xuất bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài mà không có hộ chiếu còn giá trị.

d. Phải về nước theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam mà không có hộ chiếu còn giá trị.

2. Hồ sơ, thủ tục và việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

a. Đối với các trường hợp ra nước ngoài có thời hạn để công tác, học tập, du lịch hoặc giải quyết việc riêng khác mà hộ chiếu bị mất hoặc hết hạn sử dụng (nêu tại điểm a khoản 1 Điều này) và trường hợp không được nước ngoài cho cư trú, bị buộc xuất cảnh hoặc tự nguyện xin về nước mà không có hộ chiếu còn giá trị (nêu tại điểm b khoản 1 Điều này):

- Về hồ sơ:

+ 01 tờ khai theo mẫu quy định;

+ 02 ảnh mới chụp, cỡ 4 x 6 cm, mặt nhìn thẳng, đầu để trần, phông nền màu trắng.

+ Bản sao hoặc bản chụp giấy tờ dùng làm căn cứ để cấp giấy thông hành quy định tại khoản 3 Điều 1 Thông tư này (nếu là bản chụp thì xuất trình bản chính để đối chiếu).

+ Hộ chiếu đã hết hạn sử dụng hoặc đơn trình báo mất hộ chiếu;

+ Nếu tự nguyện xin về nước thì ghi rõ nguyện vọng này trong tờ khai.

- Việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

+ Trong thời hạn không quá 5 ngày làm việc, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, cơ quan đại diện Việt Nam quyết định cấp giấy thông hành và trả kết quả cho người đề nghị;

+ Trường hợp thấy hồ sơ không đủ căn cứ để cấp giấy thông hành thì yêu cầu người đó khai báo rõ ràng các yếu tố nhân sự và đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an xác minh. Việc yêu cầu xác minh của cơ quan đại diện Việt Nam, thời hạn trả lời của Cục Quản lý xuất nhập cảnh và thời hạn cơ quan đại diện Việt Nam trả lời kết quả cho người đề nghị thực hiện theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 2 Thông tư này.

b. Đối với trường hợp có quyết định trục xuất bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài mà không có hộ chiếu còn giá trị sử dụng (nêu tại điểm c khoản 1 Điều này):

- Về hồ sơ: gồm tờ khai, ảnh và giấy tờ nêu tại điểm a khoản 2 Điều này và bản chụp quyết định trục xuất có hiệu lực của cơ quan có thẩm quyền nước sở tại.

- Việc giải quyết của cơ quan đại diện Việt Nam:

+ Cơ quan đại diện Việt Nam gửi yêu cầu xác minh về yếu tố nhân sự và thông tin về quyết định trục xuất của nước sở tại (số và ngày ra quyết định, lý do bị trục xuất, thời hiệu áp dụng …) của người bị trục xuất về Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an để xác minh. Trong thời hạn không quá 45 ngày kể từ khi nhận được yêu cầu xác minh, Cục Quản lý xuất nhập cảnh Bộ Công an trả lời bằng văn bản cho cơ quan đại diện Việt Nam.

+ Cơ quan đại diện Việt Nam chỉ cấp giấy thông hành khi có ý kiến chấp thuận của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.

c. Đối với trường hợp phải về nước theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam ở trong nước mà không có hộ chiếu còn giá trị (nêu tại điểm d khoản 1 Điều này), cơ quan đại diện Việt Nam cấp giấy thông hành theo thông báo của Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.

3. Sau khi cấp giấy thông hành cho các trường hợp có quyết định trục xuất bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của nước ngoài hoặc trường hợp phải về nước theo yêu cầu của cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam mà không có hộ chiếu còn giá trị, cơ quan đại diện Việt Nam thông báo cho Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an về số, ngày cấp giấy thông hành, thời gian, phương tiện và cửa khẩu nhập cảnh của người được cấp giấy thông hành.

4. Trường hợp công dân Việt Nam bị nước ngoài buộc xuất cảnh hoặc có quyết định trục xuất bằng văn bản của cơ quan có thẩm quyền của nước sở tại thuộc diện quy định trong các điều ước quốc tế giữa Việt Nam với nước sở tại về việc nhận trở lại công dân Việt Nam thì thực hiện theo quy định của điều ước quốc tế đó.

Điều 6. Tổ chức thực hiện

1. Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an có trách nhiệm:

a. Đề xuất Bộ trưởng Bộ Công an ban hành mẫu hộ chiếu, mẫu giấy thông hành sau khi trao đổi thống nhất ý kiến với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

b. Ban hành mẫu tờ khai đề nghị cấp, sửa đổi hộ chiếu; mẫu tờ khai đề nghị cấp giấy thông hành; mẫu giấy xác nhận yếu tố nhân sự; mẫu đơn trình báo mất hộ chiếu ở nước ngoài và các biểu mẫu khác liên quan sau khi trao đổi thống nhất ý kiến với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

c. Tổ chức quản lý ấn phẩm trắng hộ chiếu, giấy thông hành; in và cung ứng ấn phẩm trắng hộ chiếu, giấy thông hành theo dự trù và đề nghị của Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao.

d. Chủ trì, phối hợp với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao thực hiện việc nối mạng máy tính để truyền dữ liệu cấp hộ chiếu, cấp giấy thông hành cho công dân từ các cơ quan đại diện Việt Nam và Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao về Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an bảo đảm thống nhất, đồng bộ về chương trình.

đ. Phối hợp với Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao hướng dẫn, giải đáp cho các cơ quan đại diện Việt Nam về những vướng mắc trong quá trình thực hiện Thông tư này; tổ chức kiểm tra, nắm tình hình việc thực hiện Thông tư tại các cơ quan đại diện Việt Nam khi có yêu cầu.

2. Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao có trách nhiệm:

a. Hướng dẫn, giải đáp cho các cơ quan đại diện Việt Nam về những vướng mắc nảy sinh trong quá trình thực hiện Thông tư này sau khi trao đổi thống nhất ý kiến với Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.

b. Chủ trì, phối hợp với Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an tổ chức kiểm tra, nắm tình hình việc thực hiện Thông tư tại các cơ quan đại diện Việt Nam.

c. Tổ chức, hướng dẫn các cơ quan đại diện Việt Nam thực hiện việc nối mạng máy tính để truyền dữ liệu cấp, sửa đổi hộ chiếu, cấp giấy thông hành về Cục Lãnh sự, Bộ Ngoại giao và Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an.

d. Dự trù và đề nghị Cục Quản lý xuất nhập cảnh, Bộ Công an in ấn phẩm trắng hộ chiếu, giấy thông hành; tiếp nhận ấn phẩm trắng và thanh toán chi phí in ấn phẩm trắng hộ chiếu, giấy thông hành với Cục Quản lý xuất nhập cảnh; cung ứng ấn phẩm trắng hộ chiếu và giấy thông hành cho các cơ quan đại diện Việt Nam.

3. Thông tư liên tịch này có hiệu lực sau 45 ngày, kể từ ngày ký và thay thế Thông tư liên tịch số 03/2002/TTLT/CA-NG ngày 29/1/2002 của Bộ Công an và Bộ Ngoại giao hướng dẫn việc cấp hộ chiếu phổ thông và giấy thông hành ở nước ngoài theo Nghị định số 05/2000/NĐ-CP ngày 03/3/2000 của Chính phủ về xuất cảnh, nhập cảnh của công dân Việt Nam.

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ NGOẠI GIAO THỨ TRƯỞNG Nguyễn Thanh Sơn

KT. BỘ TRƯỞNG BỘ CÔNG AN THỨ TRƯỞNG Nguyễn Văn Hưởng

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng Chính phủ; - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Viện kiểm sát nhân dân tối cao; - Tòa án nhân dân tối cao; - Cơ quan Trung ương của các đoàn thể; - HĐND, UBND các tỉnh, TP trực thuộc Trung ương; - Cục Kiểm tra văn bản QPPL (Bộ Tư pháp); - Công báo; Cổng thông tin điện tử của Chính phủ; - Lưu: BCA (VT, V19, A18); BNG (VT, Cục Lãnh sự).

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF PUBLIC SECURITY -THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No. 08/2009/TTLT-BCA-BNG	Hanoi, October 06, 2009

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE OVERSEAS ISSUANCE OF ORDINARY PASSPORTS AND LAISSEZ-PASSERS UNDER THE GOVERNMENT'S DECREE NO. 136/2007/ND-CP OF AUGUST 17, 2007, ON VIETNAMESE CITIZENS' ENTRY AND EXIT

THE MINISTRY OF PUBLIC SECURITY -THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS

Pursuant to the Government's Decree No. 136/2007/ND-CP of August 17, 2007, on Vietnamese citizens' entry and exit (below referred to as Decree No. 136/2007/ND-CP);
In order to facilitate the issuance and modification of ordinary passports and laissez-passers for Vietnamese overseas citizens, the Ministry of Public Security and the Ministry of Foreign Affairs provide the following uniform guidance:

Article 1. General provisions

1. Vietnamese overseas citizens who wish to be issued ordinary passports (below referred to as passports), have their passports modified or supplemented or to be issued laissez-passers shall submit dossiers and receive replies at overseas Vietnamese diplomatic representative missions, consular offices or other agencies authorized to perform consular functions (below referred to as Vietnamese representative missions). If they are in a country without Vietnamese representative mission, they shall submit dossiers to and receive replies from Vietnamese representative missions which are convenient to them.

2. The suspension of the issuance, modification or supplementation of passports and the suspension of the issuance of laissez-passers to overseas Vietnamese citizens prescribed in Clause 2, Article 23 of Decree No. 136/2007/ND-CP comply with notifications of the Public Security Ministry's Immigration Department.

3. The paper used as the ground for issuance, modification or supplementation of a passport or issuance of a laissez-passer is any of the following papers:

...

...

...

b/ A valid paper issued by a competent Vietnamese state management agency to citizens, containing full personal information and stuck with a photo. A person's personal information covers his/her full name, date of birth, place of birth, gender and nationality.

If the above papers are no longer valid or not stuck with photos, they shall be used only for reference in the issuance, modification or supplementation of passports or issuance of laissez-passers.

4. Before issuing, modifying or supplementing a passport or issuing a laissez-passer, Vietnamese representative missions shall examine and check the list of those who have lost Vietnamese nationality to ensure that those who are to be issued passports or have their passports modified or supplemented and those who are issued laissez-passers hold Vietnamese nationality.

5. Vietnamese representative missions shall keep and manage dossiers of application for the issuance, modification or supplementation of passports and dossiers of application for issuance of laissez-passers within 10 years after the date of issuing, modifying or supplementing these passports or issuing these laissez-passers.

Article 2. Issuance, modification and supplementation of passports

1. For cases of application for first-time issuance of passports

a/ A dossier of application comprises:

- An application, made according to a set form.

- Two 4 x 6 cm white-background photos, recently taken with straight-looking eyes and bare head.

...

...

...

- A certified true copy or a copy of the paper evidencing the applicant's presence in the host country.

For under-14 children:

+ An under-14 child may be issued a separate passport or share passport with his/her natural father or mother or adoptive father or mother (below referred to as father or mother) but may not share passport with his/her guardian; the passport shall only be issued to a child if he/she is determined as holding Vietnamese nationality.

+ In addition to the declaration and photos prescribed above, a dossier of application for a passport must also contain a certified true copy or a copy of the child's birth certificate specifying his/her Vietnamese nationality. In case the birth certificate does not show the child's Vietnamese nationality, papers evidencing his/her Vietnamese nationality are required. In case the child is adopted, a certified true copy or a copy of the decision recognizing the adoption is required.

+ The declaration must be signed by the child's father, mother or guardian. If the declaration is signed by the guardian, a certified true copy or a copy of the paper valid to determine that this person is the child's guardian is required. If the parent wishes to use his/her passport also for the child, he/she shall declare information on the child in his/her declaration form and submit two 3x4 cm photos of the child.

- For submitted copies of papers specified in this Point, their originals must be produced for examination and comparison.

b/ The handling of dossiers by Vietnamese representative missions:

- Within 5 working days after the receipt of a complete and valid dossier, the Vietnamese representative mission shall decide to issue a passport and reply the applicant.

- In case the dossier is incomplete, the Vietnamese representative mission shall ask the applicant to clearly declare his/her personal identity details and request the Immigration Department of the Ministry of Public Security, to conduct verification. A person's personal identity details cover his/her personal information and relevant information to support the identification of that person such as his/her address of permanent or temporary residence in the country before exit, details of the entry and exit paper (type of paper, serial number, date of issue and issuing agency) and his/her relatives in Vietnam.

...

...

...

- Within 5 working days after the receipt of the notification from the Immigration Depart­ment, the head of the Vietnamese representative mission shall consider and decide on the issuance of a passport and issue a reply to the applicant.

2. For cases of application for re-issuance of passports (which are lost, damaged or expired or separately issued for accompanied children) or renewal of valid passports:

a/ A dossier comprises:

- The declaration, photos and papers defined at Point a. Clause 1 of this Article.

- The applicant must return the issued passport. In case the issued passport is lost, the applicant shall submit a report on the loss of the passport.

- In case of application for a separate passport for a child, the applicant shall submit two 4x6 cm photos of this child.

- If the passport was issued by the Vietnamese representative mission itself, it is not required to submit papers used as a basis for the issuance of a passport.

b/ The handling of dossiers by Vietnamese representative missions:

- Within 5 working days after the receipt of a complete and valid dossier, the Vietnamese representative mission shall decide to re-issue or renew the passport and reply the applicant.

...

...

...

- In case of re-issuance of passports in replacement of damaged or expired ones or renewal of valid passports, after issuing a new passport, the Vietnamese representative mission shall duplicate the personal information page in the old passport for archive and perforate the old passport (on the lower right side of the passport, from page 1 thru 24, except pages stuck with valid visas or residence permits issued by foreign authorities) and return it to the applicant.

- In case the dossier is incomplete for passport re-issuance or renewal, the overseas Vietnamese mission shall ask the applicant to clearly declare his/her personal identity details and request the Immigration Department of the Ministry of Public Security, or the Vietnamese representative mission which has issued the passport to conduct verification. The issuance of verification requests by Vietnamese representative missions, the time limit for passport-issuing agencies to reply and the time limit for Vietnamese representative missions to reply applicants comply with Point b. Clause 1 of this Article.

3. For cases of application for modification of a passport (adjusting the name, date of birth, place of place, gender and ID number) or addition of an under-14 child to the Vietnamese passport of his/her father or mother:

a/ A dossier comprises:

- In case of application for adjustment of the name, date of birth, place of birth, gender or ID number, the applicant shall submit a declaration, one 4x6 cm photo and a certified true copy or a copy of the legally valid paper evidencing the adjustment (for a copy, the original must be produced for examination and comparison).

- In case of application of addition of an under-14 child to the Vietnamese passport of his/ her father or mother, the dossier complies with Point a, Clause 1 of this Article (the part prescribed for under-14 children). If the child is an offspring of a Vietnamese citizen and a foreigner, the Vietnamese representative mission shall add him/her to the Vietnamese passport of his/her mother only if he/she holds Vietnamese nationality.

b/ The handling of dossiers by Vietnamese representative missions

- Within 5 working days after the receipt of a complete and valid dossier, the Vietnamese representative mission shall decide to modify the passport and reply the applicant.

- In case of addition of an under-14 child to the Vietnamese passport of his/her mother or father, the Vietnamese representative mission shall make a remark in Vietnamese and English on page 6, 7 or 8 of this passport as follows: "To add the child.... to page 4 and adjust the validity of this passport through..." according to the adjusted validity of passports prescribed in Clause 3, Article 3 of this Circular.

...

...

...

- In case the dossier is incomplete, the Vietnamese representative mission shall ask the applicant to clearly declare his/her personal identity details and request the Immigration Department of the Ministry of Public Security, to conduct verification. The issuance of verification requests by Vietnamese representative missions, the time limit for verification by the Immigration Department and the time limit for Vietnamese representative missions to reply applicants comply with Point b, Clause 1 of this Article.

4. In case the applicant for issuance or modification of a passport produce a certificate of personal identity details issued by the Immigration Department of the Ministry of Public Security (made according to a set form), the Vietnamese representative mission shall decide to issue or modify the passport and return it to the applicant within 5 working days.

Article 3. Validity of passports

1. Passports issued to citizens aged full 14 years or older are valid for 10 years at most from the date of issuance and inextensible. Issued passports which have a validity of 5 years may be extended once for not more than 3 years, if the holders so wish but the extension must be carried out at least 30 days before the expiration date of the passports.

2. Passports issued to under-14 children (separate passports or passports of those who share passports with their fathers or mothers) are valid for 2-5 years from the date of issuance in conformity with the host countries' law on residence of foreigners and inextensible.

3. In case of addition of under-14 children to Vietnamese passports of their fathers or mothers, the validity term of the fathers' or mothers' passports will be extended for 2-5 years from the date of adding these children in conformity with the host countries' law on residence of foreigners.

Article 4. Reporting on loss of passports and handling of these cases by Vietnamese representative missions

1. Within 48 hours after being aware of the loss of a Vietnamese passport, the passport holder shall file a report with the nearest overseas Vietnamese representative mission and the competent authority of the host country.

2. After receiving the report, the Vietnamese representative mission shall notify the passport holder's personal identity details and the passport's number, date of issuance and place of issuance to the Immigration Department, the Ministry of Public Security, for cancellation of the passport and. to competent agencies and the diplomatic corps in the host country.

...

...

...

Article 5. Issuance of laissez-passers

1. Laissez-passers will be issued to Vietnamese citizens who:

a/ Go abroad for a definite term for working, study or tourism or for settlement of personal affairs but their passports are lost or have expired and they wish to return to Vietnam.

b/ Are not allowed by foreign authorities to reside in foreign countries, are forced to repatriate or wish to return to Vietnam but have no valid passport.

c/ Are subject to expulsion under written decisions of competent foreign authorities but have no valid passport.

d/ Are ordered to repatriate by competent Vietnamese agencies but have no valid passport.

2. Dossiers, procedures and settlement by Vietnamese representative missions

a/ For those who go abroad for a definite term for working, study or tourism or for settlement of personal affairs but their passports are lost or have expired (specified at Point a. Clause 1 of this Article) and those who are not allowed to reside in foreign country, are forced to repatriate or wish to return to Vietnam but have no valid passport (specified at Point b, Clause 1 of this Article):

- A dossier comprises:

...

...

...

+ Two 4 x 6 cm white-background photos, recently taken with straight-looking eyes and bare head.

+ A certified true copy or a copy of the paper used as a basis for the issuance of a laissez-passer prescribed in Clause 3. Article 1 of this Circular (for a copy, the original must be produced for comparison);

+ The expired passport or a report on loss of a passport;

+ Those who wish to return to Vietnam shall write down their aspiration in the declaration.

- The handling of dossiers by Vietnamese representative missions:

+ Within 5 working days after the receipt of a complete and valid dossier, the Vietnamese representative mission shall decide to issue a laissez-passer and reply the applicant.

+ If the dossier is incomplete, the Vietnamese representative mission shall ask the applicant to clearly declare his/her personal identity details and request the Public Security Ministry's Immigration Department to conduct verification. The issuance of verification requests by the Vietnamese representative mission, the time limit for the Immigration Department to conduct verification and the time limit for Vietnamese representative mission to reply the applicant comply with Point b. Clause 1, Article 2 of this Circular.

b/ For those who are subject to expulsion under written decisions of competent foreign agencies but have no valid passport (defined at Point c. Clause 1 of this Article):

A dossier comprises the declaration, photos and papers specified at Point a, Clause 2 of this Article and a copy of the effective expulsion decision issued by a competent agency of the host country.

...

...

...

+ The Vietnamese representative mission shall send to the Public Security Ministry's Immigration Department a request for verification of personal identity details of the person subject to expulsion and the expulsion decision issued by the host country's authority (serial number and date of issue of the decision, the reasons for expulsion, and statute of limitations). Within 45 days after receiving the verification request, the Immigration Department shall issue a written reply to the Vietnamese representative mission.

+ The Vietnamese representative mission shall issue a laissez-passer to the applicant only after obtaining the approval of the Public Security Ministry's Immigration Department.

c/ For those who are ordered by competent Vietnamese agencies to repatriate but have no valid passport (defined at Point d. Clause 1 of this Article), the Vietnamese representative mission shall issue them a laissez-passer under the notification of the Public Security Ministry's Immigration Department.

3. After issuing a laissez-passer to those who are subject to expulsion under a written decision of competent foreign authorities and those who are ordered by competent Vietnamese agencies to repatriate but have no valid passport, the Vietnamese representative mission shall notify the Public Security Ministry's Immigration Department of the number and date of issuance of the laissez-passer, vehicle and border gate of entry of the laissez-passer holder.

4. In case Vietnamese citizens who are forced to repatriate by foreign authorities or subject to expulsion under a written decision of a competent foreign authority fall within the governing scope of treaties between Vietnam and the host country on the receipt of Vietnamese citizens, provisions of these treaties prevail.

Article 6. Organization of implementation

1. The Public Security Ministry's Immigration Department shall:

a/ Propose the Minister of Public Security to promulgate forms of passport and laissez-passer after reaching agreement with the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs.

b/ Promulgate forms of application for issuance or modification of passports, form of application for issuance of laissez-passers; forms of certificate of personal identity details; form of report on loss of passports in foreign countries and other relevant forms of papers after reaching agreement with the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs.

...

...

...

d/ Assume the prime responsibility for, and coordinate with the Consular Department, the Ministry of Foreign Affairs, in. establishing a computer network with an uniform and synchronous program for transmission of data on the issuance of passports and laissez-passers to citizens from Vietnamese representative missions and the Consular Department to the Immigration Department.

e/ Coordinate with the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs in guiding and answering inquiries of Vietnamese representative missions about problems arising in the implementation of this Circular; examine and review the implementation of this Circular by Vietnamese representative mission when so requested.

2. The Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs shall:

a/ Guide and answer inquiries of Vietnamese representative missions about problems arising in the implementation of this Circular, after reaching agreement with the Immigration Department, the Ministry Public Security.

b/ Assume the prime responsibility for. and coordinate with the Immigration Department of the Ministry of Public Security, in, examining and reviewing the implementation of this Circular by Vietnamese representative missions.

c/ Organize and guide Vietnamese representative missions to establish a computer network for transmission of data on the issuance and modification of passports and issuance of laissez-passers to the Consular Department of the Ministry of Foreign Affairs, and the Immigration Department of the Ministry of Public Security.

d/ Estimate and request the Immigration Department of the Ministry of Public Security, to print blank passports and laissez-passers; receive blank prints and calculate costs for printing blank passports and laissez-passers with the Immigration Department; supply blank passports and laissez-passers to Vietnamese representative missions.

3. This Circular takes effect 45 days from the date of its signing and replaces Joint Circular No. 03/2002/TTLT/CA-NG of January 29, 2002 of the Ministry of Public Security and the Ministry of Foreign Affairs, guiding the overseas issuance of ordinary passports and laissez-passers under the Government's Decree No. 05/2000/ND-CP of March 3, 2000 on Vietnamese citizens' entry and exit.

...

...

...

FOR THE MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS
DEPUTY MINISTER




Nguyen Thanh Son