Thông tư 04/2007/TT-BTP hướng dẫn thủ tục đăng ký cung cấp thông tin HĐ mua trả chậm trả dần thuê TS cho thuê tài chính chuyển giao quyền đòi nợ

• Số hiệu: 04/2007/TT-BTP
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Tư pháp
• Người ký: Uông Chu Lưu
• Ngày ban hành: 17/05/2007

BỘ TƯ PHÁP ******* Số: 04/2007/TT-BTP

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *********** Hà Nội, ngày 17 tháng 5 năm 2007

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN VỀ THẨM QUYỀN, TRÌNH TỰ VÀ THỦ TỤC ĐĂNG KÝ, CUNG CẤP THÔNG TIN VỀ HỢP ĐỒNG MUA TRẢ CHẬM, TRẢ DẦN, HỢP ĐỒNG THUÊ TÀI SẢN, HỢP ĐỒNG CHO THUÊ TÀI CHÍNH VÀ HỢP ĐỒNG CHUYỂN GIAO QUYỀN ĐÒI NỢ

Căn cứ Bộ luật dân sự ngày 14 tháng 6 năm 2005;
Căn cứ Nghị định số 62/2003/NĐ-CP ngày 06 tháng 6 năm 2003 của Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 08/2000/NĐ-CP ngày 10 tháng 3 năm 2000 của Chính phủ về đăng ký giao dịch bảo đảm;
Căn cứ Nghị định số 65/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 5 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2001/NĐ-CP ngày 02 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Công ty cho thuê tài chính;
Căn cứ Nghị định số 163/2006/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ về giao dịch bảo đảm,
Bộ Tư pháp hướng dẫn về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu của bên bán, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính và hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG

1. Đối tượng đăng ký

1.1. Các hợp đồng được đăng ký theo quy định của Thông tư này bao gồm:

a) Hợp đồng mua trả chậm, trả dần có bảo lưu quyền sở hữu của bên bán (gọi chung là hợp đồng mua trả chậm, trả dần) quy định  tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 163/2006/NĐ-CP ngày 29 tháng 12 năm 2006 của Chính phủ về giao dịch bảo đảm (sau đây gọi là Nghị định số 163/2006/NĐ-CP);

b) Hợp đồng thuê tài sản có thời hạn từ một năm trở lên quy định tại khoản 2 Điều 13 Nghị định số 163/2006/NĐ-CP, bao gồm: hợp đồng có thời hạn thuê tài sản từ một năm trở lên, hợp đồng có thời hạn thuê tài sản dưới một năm, nhưng các bên giao kết hợp đồng thỏa thuận về việc gia hạn và tổng thời hạn thuê (bao gồm cả thời hạn gia hạn) từ một năm trở lên;

c) Hợp đồng cho thuê tài chính quy định tại khoản 6 Điều 1 Nghị định số 65/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 5 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 16/2001/NĐ-CP ngày 02 tháng 5 năm 2001 của Chính phủ về tổ chức và hoạt động của Công ty cho thuê tài chính, trừ trường hợp quy định tại điểm 1.2 khoản này;

d) Hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ, bao gồm quyền đòi nợ phát sinh từ hợp đồng vay, hợp đồng mua bán, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng dịch vụ hoặc phát sinh từ các căn cứ hợp pháp khác.

Quyền đòi nợ có thể là quyền đòi nợ hiện có hoặc quyền đòi nợ hình thành trong tương lai.

1.2. Việc đăng ký hợp đồng cho thuê tài chính bằng tàu bay dân dụng được thực hiện theo quy định của pháp luật về hàng không dân dụng.

2. Thẩm quyền đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng mua trả chậm, trả dần, hợp đồng thuê tài sản, hợp đồng cho thuê tài chính và hợp đồng chuyển giao quyền đòi nợ (sau đây gọi chung là hợp đồng)

2.1. Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản (sau đây gọi là Trung tâm Đăng ký) của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp là cơ quan có thẩm quyền đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng nêu tại điểm 1.1 khoản 1 mục I của Thông tư này theo yêu cầu của cá nhân, tổ chức trong phạm vi cả nước; không phân biệt thẩm quyền theo địa giới hành chính nơi Trung tâm Đăng ký đặt trụ sở.

Cá nhân, tổ chức có quyền lựa chọn, yêu cầu một trong các Trung tâm Đăng ký thực hiện việc đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng.

2.2. Việc đăng ký, cung cấp thông tin tại các Trung tâm Đăng ký có giá trị pháp lý như nhau.

3. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Đăng ký trong việc đăng ký hợp đồng

3.1. Chứng nhận việc đăng ký hợp đồng, đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng đã đăng ký, sửa chữa sai sót, xóa đăng ký; cấp bản sao các văn bản có chứng nhận nêu trên;

3.2. Thu lệ phí đăng ký;

3.3. Từ chối tiếp nhận đơn yêu cầu đăng ký và nêu rõ lý do từ chối khi có một trong các căn cứ nêu tại điểm 12.1 khoản 12 mục I của Thông tư này;

3.4. Lưu trữ hồ sơ, tài liệu, bảo quản các thông tin đã được đăng ký;

3.5. Nhiệm vụ, quyền hạn khác trong trường hợp pháp luật có quy định.

4. Nhiệm vụ, quyền hạn của Trung tâm Đăng ký trong việc cung cấp thông tin

4.1. Cung cấp thông tin về hợp đồng đã được đăng ký và lưu giữ trong Hệ thống dữ liệu;

4.2. Thu phí cung cấp thông tin;

4.3. Từ chối cung cấp thông tin về hợp đồng khi có một trong các căn cứ quy định tại điểm 12.2 khoản 12 mục I của Thông tư này.

5. Thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký hợp đồng; giá trị pháp lý của việc đăng ký hợp đồng cho thuê tài chính

5.1. Thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký hợp đồng được tính từ thời điểm đăng ký đến thời điểm chấm dứt hiệu lực của việc đăng ký được kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký.

5.2. Trong trường hợp yêu cầu xóa đăng ký trước thời hạn đã kê khai nêu tại điểm 5.1 khoản này thì thời điểm chấm dứt hiệu lực của việc đăng ký là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận được đơn yêu cầu xóa đăng ký hợp lệ.

5.3. Hợp đồng cho thuê tài chính đã đăng ký có giá trị pháp lý đối với người thứ ba trong thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký.

Trong trường hợp tài sản cho thuê theo hợp đồng cho thuê tài chính đã đăng ký bị cơ quan nhà nước có thẩm quyền thu giữ do bên thuê vi phạm pháp luật hoặc bên thuê chuyển giao tài sản cho thuê tài chính cho người thứ ba mà không có sự đồng ý của bên cho thuê thì bản sao đơn yêu cầu đăng ký có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký hoặc Văn bản tổng hợp thông tin về các hợp đồng do Trung tâm Đăng ký cấp là căn cứ pháp lý để bên cho thuê tài chính được nhận lại tài sản cho thuê.

6. Trách nhiệm của Đăng ký viên

6.1. Thực hiện việc đăng ký, cung cấp thông tin theo đúng trình tự, thủ tục quy định tại Thông tư này.

6.2. Đăng ký chính xác các nội dung đã kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký.

6.3. Trong trường hợp Đăng ký viên đăng ký không chính xác các nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký mà gây ra thiệt hại, thì phải bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật về trách nhiệm bồi thường thiệt hại của viên chức.

7. Người yêu cầu đăng ký hợp đồng

7.1. Người yêu cầu đăng ký là một trong các bên hoặc các bên tham gia hợp đồng hoặc người được một trong các bên hoặc các bên tham gia hợp đồng ủy quyền.

7.2. Trong trường hợp người yêu cầu đăng ký là người được uỷ quyền thì phải nộp văn bản uỷ quyền (bản chính) khi yêu cầu đăng ký. Người được ủy quyền không phải nộp văn bản ủy quyền trong các trường hợp sau đây:

a) Pháp nhân uỷ quyền cho chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành của pháp nhân đó yêu cầu đăng ký;

b) Một bên tham gia hợp đồng bao gồm nhiều tổ chức, cá nhân khác nhau ủy quyền cho một người trong số đó yêu cầu đăng ký;

c) Người được uỷ quyền yêu cầu đăng ký là khách hàng thường xuyên của Trung tâm Đăng ký.

8. Trách nhiệm của người yêu cầu đăng ký hợp đồng

8.1. Người yêu cầu đăng ký phải kê khai đầy đủ các mục thuộc diện phải kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký theo mẫu được ban hành kèm theo Thông tư này. Nội dung kê khai phải chính xác, đúng sự thật, đúng thỏa thuận trong hợp đồng.

8.2. Trường hợp người yêu cầu đăng ký ghi vào đơn các nội dung không chính xác, không đúng sự thật, không đúng thỏa thuận trong hợp đồng mà gây thiệt hại, thì phải bồi thường cho người bị thiệt hại. Các bên tham gia hợp đồng đã đăng ký tự chịu trách nhiệm về việc hợp đồng đó có nội dung vi phạm pháp luật.

8.3. Người yêu cầu đăng ký phải nộp lệ phí đăng ký.

9. Thời điểm đăng ký hợp đồng

9.1. Thời điểm đăng ký hợp đồng là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận đơn yêu cầu đăng ký hợp đồng hợp lệ.

9.2. Thời điểm đăng ký hợp đồng trong các trường hợp dưới đây được xác định như sau:

a) Trường hợp sửa chữa sai sót khi kê khai về tên, số của giấy tờ xác định tư cách pháp lý của bên mua trả chậm, trả dần, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ hoặc sửa chữa sai sót do kê khai không đúng theo hướng dẫn tại khoản 10 mục I của Thông tư này thì thời điểm đăng ký hợp đồng là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận Đơn yêu cầu sửa chữa sai sót hợp lệ;

b) Trường hợp sửa chữa sai sót khi kê khai về tài sản thì thời điểm đăng ký hợp đồng đối với phần tài sản đó là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận Đơn yêu cầu sửa chữa sai sót hợp lệ;

c) Trường hợp yêu cầu đăng ký thay đổi tên, số của giấy tờ xác định tư cách pháp lý của bên mua trả chậm, trả dần, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ theo quy định tại điểm a khoản 1 mục III của Thông tư này, yêu cầu đăng ký thay thế bên mua trả chậm, trả dần, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ theo quy định tại điểm b khoản 1 mục III của Thông tư này thì thời điểm đăng ký hợp đồng là thời điểm nhận đơn nêu tại điểm 9.1 khoản này, nếu người yêu cầu đăng ký nộp Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi trong thời hạn chín mươi (90) ngày, kể từ ngày có sự thay đổi; nếu nộp Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi sau thời hạn nêu trên thì thời điểm đăng ký hợp đồng được tính lại là thời điểm nhận Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi hợp lệ.

Trường hợp yêu cầu đăng ký bổ sung tài sản thì thời điểm đăng ký hợp đồng đối với phần tài sản bổ sung là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi hợp lệ.

Trường hợp yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung khác của hợp đồng đã đăng ký thì thời điểm đăng ký hợp đồng là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận đơn nêu tại điểm 9.1 khoản này;

d) Trường hợp sửa chữa sai sót do lỗi của Đăng ký viên thì thời điểm đăng ký hợp đồng là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận đơn nêu tại điểm 9.1 khoản này.

9.3. Thời điểm nhận đơn yêu cầu đăng ký được xác định như sau:

a) Trong trường hợp đơn được nộp trực tiếp hoặc gửi qua đường bưu điện thì thời điểm đăng ký là thời điểm Trung tâm Đăng ký nhận đơn;

b) Trong trường hợp đơn được gửi qua fax trong giờ làm việc của Trung tâm Đăng ký thì thời điểm đăng ký là thời điểm đơn được nhận qua fax; nếu đơn được gửi qua fax ngoài giờ làm việc của Trung tâm Đăng ký thì thời điểm đăng ký là thời điểm bắt đầu buổi làm việc tiếp theo.

9.4. Đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ là đơn được kê khai đầy đủ các nội dung theo hướng dẫn trên mẫu đơn yêu cầu đăng ký được ban hành kèm theo Thông tư này.

10. Hướng dẫn kê khai tên, số giấy tờ xác định tư cách pháp lý của các bên tham gia hợp đồng

10.1. Đối với cá nhân là công dân Việt Nam thì phải kê khai đầy đủ họ và tên, số Chứng minh nhân dân theo đúng nội dung ghi trên Chứng minh nhân dân. Trong trường hợp chưa làm thủ tục cấp Chứng minh nhân dân thì kê khai theo một trong những loại giấy tờ sau đây:

a) Chứng minh sỹ quan, chứng minh quân đội đối với quân nhân;

b) Giấy chứng nhận Cảnh sát nhân dân, Giấy chứng minh an ninh nhân dân, Giấy chứng nhận công nhân, nhân viên trong lực lượng Công an nhân dân.

10.2. Đối với cá nhân là người nước ngoài thì phải kê khai đầy đủ họ và tên, số Hộ chiếu theo đúng nội dung ghi trên Hộ chiếu.

10.3. Đối với cá nhân là người không quốc tịch cư trú tại Việt Nam thì phải kê khai đầy đủ họ và tên, số Thẻ thường trú theo đúng nội dung ghi trên Thẻ thường trú.

10.4. Đối với tổ chức được thành lập theo pháp luật Việt Nam:

a) Đối với tổ chức có đăng ký kinh doanh thì phải kê khai tên, số Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh theo đúng nội dung ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh;

b) Đối với tổ chức không có đăng ký kinh doanh thì phải kê khai tên, số Quyết định thành lập hoặc số Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư (nếu là doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài) theo đúng nội dung ghi trên Quyết định thành lập hoặc Giấy phép đầu tư, Giấy chứng nhận đầu tư;

c) Đối với chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành ký kết hợp đồng theo uỷ quyền của pháp nhân: kê khai về pháp nhân đó là bên tham gia hợp đồng theo hướng dẫn tại các điểm 10.4.a và 10.4.b khoản này; không bắt buộc kê khai về chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành đã ký kết hợp đồng theo uỷ quyền.

Trong trường hợp tổ chức ký kết hợp đồng là chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc khác của tổ chức tín dụng thì chỉ cần kê khai về chi nhánh, sở giao dịch, phòng giao dịch hoặc đơn vị trực thuộc đó;

d) Đối với hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân (trừ chi nhánh, văn phòng đại diện, văn phòng điều hành của pháp nhân) ký kết hợp đồng: kê khai về bên tham gia hợp đồng là chủ hộ, chủ doanh nghiệp tư nhân hoặc người đại diện theo pháp luật của tổ chức theo hướng dẫn tại các điểm 10.1, 10.2 và 10.3 khoản này; không bắt buộc kê khai về hộ kinh doanh cá thể, doanh nghiệp tư nhân hoặc tổ chức khác không có tư cách pháp nhân.

10.5. Đối với tổ chức được thành lập, hoạt động theo pháp luật nước ngoài:

Kê khai tên được đăng ký tại cơ quan nước ngoài có thẩm quyền và kê khai loại giấy chứng nhận, giấy đăng ký thành lập hoặc hoạt động theo quy định pháp luật nước đó, nếu có. Trong trường hợp tên được đăng ký của tổ chức không viết bằng chữ Latinh thì kê khai tên giao dịch bằng tiếng Anh.

10.6. Thông tin được kê khai theo những loại giấy tờ nêu tại các điểm 10.1, 10.2, 10.3, 10.4 và 10.5 của khoản này (sau đây gọi chung là giấy tờ xác định tư cách pháp lý) phải đầy đủ, chính xác theo đúng nội dung ghi trên những giấy tờ đó, không được tự ý viết tắt khi kê khai tên của các bên tham gia hợp đồng.

Người yêu cầu đăng ký không kê khai những giấy tờ khác, ngoài những loại giấy tờ xác định tư cách pháp lý.

11. Ký Đơn yêu cầu đăng ký

11.1. Đơn yêu cầu đăng ký phải có đầy đủ chữ ký, con dấu (nếu có) của tổ chức, cá nhân là các bên tham gia hợp đồng hoặc người được tổ chức, cá nhân đó uỷ quyền.

11.2. Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần có chữ ký, con dấu (nếu có) của một trong các bên tham gia hợp đồng hoặc người được bên này uỷ quyền, nếu bên  kia không chịu ký vào Đơn yêu cầu đăng ký. Trong trường hợp này, người yêu cầu đăng ký nộp bản sao văn bản, giấy tờ chứng minh căn cứ của việc đăng ký kèm theo Đơn yêu cầu đăng ký.

11.3. Đơn yêu cầu đăng ký chỉ cần chữ ký, con dấu (nếu có) của bên bán trả chậm, trả dần, bên cho thuê tài sản, bên cho thuê tài chính, bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ hoặc người được các bên nêu trên ủy quyền trong trường hợp yêu cầu đăng ký thay đổi, sửa chữa sai sót thông tin về chính các bên đó hoặc yêu cầu xóa đăng ký hợp đồng.

12. Các trường hợp từ chối đăng ký, từ chối cung cấp thông tin

12.1. Trung tâm Đăng ký từ chối đăng ký khi có một trong các căn cứ sau đây:

a) Đơn yêu cầu đăng ký không hợp lệ;

b) Khi phát hiện đơn yêu cầu đăng ký trùng lặp với đơn đã được tiếp nhận trước đó;

c) Kê khai về nội dung đã đăng ký trong đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng đã đăng ký, đơn yêu cầu sửa chữa sai sót, đơn yêu cầu xóa đăng ký không phù hợp với thông tin lưu giữ tại Trung tâm Đăng ký;

d) Đơn yêu cầu đăng ký được gửi qua fax, nhưng người yêu cầu đăng ký không phải là khách hàng thường xuyên của Trung tâm Đăng ký;

đ) Yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng đã đăng ký, yêu cầu sửa chữa sai sót đối với hợp đồng đã xoá đăng ký;

e) Người yêu cầu đăng ký không nộp lệ phí.

12.2. Trung tâm Đăng ký từ chối cung cấp thông tin khi có một trong các căn cứ sau đây:

a) Đơn yêu cầu cung cấp thông tin không hợp lệ;

Đơn yêu cầu cung cấp thông tin không hợp lệ là đơn không có đủ nội dung thuộc diện phải kê khai theo mẫu đơn yêu cầu cung cấp thông tin được ban hành kèm theo Thông tư này;

b) Đơn yêu cầu cung cấp thông tin được gửi qua fax, nhưng người yêu cầu không phải là khách hàng thường xuyên của các Trung tâm Đăng ký;

c) Người yêu cầu cung cấp thông tin không nộp phí cung cấp thông tin.

13. Phương thức nộp đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin, lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin

13.1. Người yêu cầu đăng ký, người yêu cầu cung cấp thông tin nộp đơn theo một trong các phương thức sau đây:

a) Nộp đơn trực tiếp tại Trung tâm Đăng ký;

b) Gửi đơn qua đường bưu điện;

c) Gửi đơn qua fax. Việc gửi đơn qua fax chỉ áp dụng đối với tổ chức, cá nhân là khách hàng thường xuyên của Trung tâm Đăng ký.

Đối với đơn có nội dung mô tả tài sản dài (trên một trang giấy khổ A4) thì đồng thời với việc gửi đơn theo các phương thức nêu trên, người yêu cầu đăng ký có thể gửi kèm theo bản ghi điện tử của đơn yêu cầu đăng ký đó, để Trung tâm Đăng ký có điều kiện thực hiện đăng ký trong thời hạn quy định tại khoản 14 mục I của Thông tư này.

13.2. Người yêu cầu đăng ký, người yêu cầu cung cấp thông tin nộp lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin theo một trong các phương thức sau đây:

a) Nộp trực tiếp tại Trung tâm Đăng ký khi đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin được Trung tâm Đăng ký tiếp nhận;

b) Chuyển tiền thông qua dịch vụ chuyển tiền của bưu điện và gửi giấy chuyển tiền khi nộp đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin;

c) Chuyển tiền vào tài khoản của Trung tâm Đăng ký nơi tiếp nhận đơn và gửi cho Trung tâm Đăng ký chứng từ xác nhận việc chuyển khoản khi nộp đơn yêu cầu đăng ký, đơn yêu cầu cung cấp thông tin;

d) Thanh toán ủy nhiệm thu, thanh toán ủy nhiệm chi qua ngân hàng, Kho bạc Nhà nước hoặc thanh toán từ số tiền trả trước đã nộp vào tài khoản của Trung tâm Đăng ký, nếu người yêu cầu đăng ký, người yêu cầu cung cấp thông tin là khách hàng thường xuyên của Trung tâm Đăng ký.

Trong trường hợp thanh toán theo phương thức ủy nhiệm thu hoặc ủy nhiệm chi thì việc nộp lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin được thực hiện theo thông báo thanh toán định kỳ hàng tháng của Trung tâm Đăng ký. Khách hàng thường xuyên phải thanh toán đầy đủ lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin hàng tháng chậm nhất vào ngày 25 của tháng kế tiếp.

13.3. Việc đăng ký làm khách hàng thường xuyên của Trung tâm Đăng ký được thực hiện theo hướng dẫn tại khoản 12 mục I của Thông tư số 06/2006/TT-BTP ngày 28 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tư pháp hướng dẫn một số vấn đề về thẩm quyền, trình tự và thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm tại Trung tâm Đăng ký giao dịch, tài sản của Cục Đăng ký quốc gia giao dịch bảo đảm thuộc Bộ Tư pháp (sau đây gọi là Thông tư số 06/2006/TT-BTP).

14. Thời hạn giải quyết việc đăng ký

Trung tâm Đăng ký có trách nhiệm giải quyết việc đăng ký ngay sau khi nhận đơn hoặc trong ngày làm việc, nếu Trung tâm Đăng ký nhận được đơn sau ba (03) giờ chiều, thì việc giải quyết đăng ký được hoàn thành trong ngày làm việc tiếp theo. Trong trường hợp phải kéo dài thời gian giải quyết việc đăng ký thì thời hạn giải quyết cũng không quá ba (03) ngày làm việc, kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu đăng ký hợp lệ.

15. Lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin

Mức lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin về hợp đồng; chế độ thu nộp, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký, phí cung cấp thông tin về hợp đồng được thực hiện theo Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP ngày 10 tháng 01 năm 2007 của Bộ Tài chính và Bộ Tư pháp hướng dẫn chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng lệ phí đăng ký và phí cung cấp thông tin về giao dịch bảo đảm (sau đây gọi là Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP).

II. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỢP ĐỒNG

1. Người yêu cầu đăng ký nộp Đơn yêu cầu đăng ký hợp đồng và lệ phí đăng ký theo một trong các phương thức nêu tại khoản 13 mục I của Thông tư này.

2. Sau khi nhận đơn yêu cầu đăng ký, Đăng ký viên kiểm tra và ghi thời điểm nhận đơn (giờ, phút, ngày, tháng, năm), nếu đơn yêu cầu đăng ký không thuộc một trong các trường hợp từ chối đăng ký nêu tại điểm 12.1 khoản 12 mục I của Thông tư này. Trong trường hợp đơn được nộp trực tiếp tại Trung tâm Đăng ký thì Đăng ký viên cấp cho người yêu cầu đăng ký giấy hẹn trả kết quả đăng ký, trừ khi đơn yêu cầu đăng ký được giải quyết ngay.

Nếu có một trong các căn cứ nêu tại điểm 12.1 khoản 12 mục I của Thông tư này thì Đăng ký viên từ chối đăng ký và hướng dẫn người yêu cầu đăng ký thực hiện theo đúng quy định. Việc từ chối đăng ký phải được lập thành văn bản gửi cho người yêu cầu đăng ký trong đó nêu rõ lý do từ chối. Trường hợp đơn được nộp trực tiếp tại Trung tâm Đăng ký, thì Đăng ký viên chỉ lập văn bản từ chối đăng ký nếu có yêu cầu.

3. Đăng ký viên phải kịp thời nhập các nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký vào Hệ thống dữ liệu. Trong thời hạn giải quyết việc đăng ký nêu tại khoản 14 mục I của Thông tư này, Đăng ký viên gửi cho người yêu cầu đăng ký bản sao đơn yêu cầu có chứng nhận về việc đăng ký hợp đồng.

4. Trong trường hợp cá nhân, tổ chức yêu cầu đăng ký đồng thời yêu cầu cung cấp thông tin thì Đăng ký viên thực hiện việc cung cấp thông tin theo hướng dẫn tại mục VII của Thông tư này. Người yêu cầu đăng ký phải trả phí cung cấp thông tin theo quy định của Thông tư liên tịch số 03/2007/TTLT/BTC-BTP.

5. Bản sao Đơn yêu cầu đăng ký hợp đồng có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký được trao trực tiếp tại Trung tâm Đăng ký, nơi đã nhận đơn đó hoặc gửi qua bưu điện, tùy theo yêu cầu của người yêu cầu đăng ký.

III. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ THAY ĐỔI NỘI DUNG HỢP ĐỒNG ĐÃ ĐĂNG KÝ

1. Trong thời hạn còn hiệu lực của việc đăng ký, người yêu cầu đăng ký nộp Đơn yêu cầu đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng đã đăng ký khi có một trong các căn cứ sau đây:

a) Thay đổi tên, giấy tờ xác định tư cách pháp lý hoặc địa chỉ của một hoặc các bên tham gia hợp đồng;

b) Rút bớt, thay thế, bổ sung một hoặc các bên tham gia hợp đồng;

c) Rút bớt, thay thế, bổ sung tài sản;

d) Thay đổi thời điểm chấm dứt hiệu lực của việc đăng ký mà các bên đã kê khai;

đ) Thay đổi các nội dung khác đã đăng ký.

2. Việc nộp đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, lệ phí đăng ký thay đổi được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 13 mục I của Thông tư này.

3. Sau khi nhận đơn yêu cầu đăng ký thay đổi, Đăng ký viên thực hiện các công việc theo hướng dẫn tại khoản 2 mục II của Thông tư này.

4. Đăng ký viên phải kịp thời nhập các nội dung kê khai trong đơn yêu cầu đăng ký thay đổi vào Hệ thống dữ liệu. Trong thời hạn giải quyết việc đăng ký nêu tại khoản 14 mục I của Thông tư này, Đăng ký viên gửi cho người yêu cầu đăng ký bản sao đơn yêu cầu có chứng nhận về việc đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng.

Việc cấp bản sao đơn yêu cầu đăng ký thay đổi có chứng nhận về việc đăng ký thay đổi nội dung hợp đồng được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

IV. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC SỬA CHỮA SAI SÓT

1. Trong trường hợp một trong các bên tham gia hợp đồng phát hiện có sai sót khi kê khai nội dung yêu cầu đăng ký thì nộp đơn yêu cầu sửa chữa sai sót, lệ phí sửa chữa sai sót theo một trong các phương thức nêu tại khoản 13 mục I của Thông tư này.

2. Sau khi nhận đơn yêu cầu sửa chữa sai sót, Đăng ký viên thực hiện các công việc theo hướng dẫn tại khoản 2 mục II của Thông tư này.

3. Đăng ký viên phải kịp thời nhập các nội dung kê khai trong đơn yêu cầu sửa chữa sai sót vào Hệ thống dữ liệu. Trong thời hạn giải quyết việc sửa chữa sai sót nêu tại khoản 14 mục I của Thông tư này, Đăng ký viên gửi cho người yêu cầu đăng ký bản sao đơn yêu cầu có chứng nhận về việc sửa chữa sai sót.

Việc cấp bản sao đơn có chứng nhận sửa chữa sai sót được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

4. Trường hợp Đăng ký viên phát hiện có sai sót trong Hệ thống dữ liệu do lỗi của Đăng ký viên thì phải kịp thời báo cáo Giám đốc Trung tâm Đăng ký xem xét, quyết định việc chỉnh lý thông tin và gửi văn bản thông báo về việc chỉnh lý thông tin đó cho người yêu cầu đăng ký.

V. TRÌNH TỰ, THỦ TỤC XOÁ ĐĂNG KÝ

1. Trước ngày chấm dứt thời hạn đăng ký, người yêu cầu đăng ký nộp đơn yêu cầu xóa đăng ký theo một trong các phương thức nêu tại điểm 13.1 khoản 13 mục I của Thông tư này.

2. Sau khi nhận đơn yêu cầu xóa đăng ký, Đăng ký viên thực hiện các công việc theo hướng dẫn tại khoản 2 mục II của Thông tư này.

3. Trong thời hạn giải quyết việc đăng ký nêu tại khoản 14 mục I của Thông tư này, Đăng ký viên gửi cho người yêu cầu đăng ký bản sao đơn yêu cầu có chứng nhận về việc xoá đăng ký. Trong trường hợp người yêu cầu xóa đăng ký là bên mua tài sản trả chậm, trả dần, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ hoặc người được ủy quyền thì Đăng ký viên gửi cho bên bán tài sản trả chậm, trả dần, bên cho thuê tài sản, bên cho thuê tài chính, bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ một (01) bản sao đơn yêu cầu xóa đăng ký đó.

Việc cấp bản sao đơn có chứng nhận xóa đăng ký hợp đồng được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

4. Khi chấm dứt thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký mà người yêu cầu đăng ký không nộp Đơn yêu cầu xóa đăng ký hợp đồng thì Trung tâm Đăng ký tự động xóa đăng ký.

VI. CẤP BẢN SAO ĐƠN CÓ CHỨNG NHẬN CỦA TRUNG TÂM ĐĂNG KÝ

1. Tổ chức, cá nhân yêu cầu cấp bản sao đơn có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký phải nộp đơn yêu cầu theo một trong các phương thức nêu tại khoản 13 mục I của Thông tư này tới Trung tâm Đăng ký, nơi đã thực hiện việc chứng nhận đó.

2. Trong thời hạn giải quyết việc đăng ký nêu tại khoản 14 mục I của Thông tư này, Đăng ký viên cấp bản sao đơn có chứng nhận của Trung tâm Đăng ký cho tổ chức, cá nhân có yêu cầu.

Việc cấp bản sao được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

VII. CUNG CẤP THÔNG TIN

1. Tổ chức, cá nhân có quyền yêu cầu cung cấp thông tin về các hợp đồng đã được đăng ký và lưu giữ trong Hệ thống dữ liệu của Trung tâm Đăng ký dưới các hình thức sau:

a) Danh mục các hợp đồng (theo tên của bên mua, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ): bao gồm thông tin về bên bán, bên cho thuê tài sản, bên cho thuê tài chính, bên nhận chuyển giao quyền đòi nợ, thời điểm đăng ký hợp đồng, thời hạn có hiệu lực của việc đăng ký trong các hợp đồng còn hiệu lực đăng ký tại thời điểm yêu cầu cung cấp thông tin (nếu có);

b) Văn bản tổng hợp thông tin về các hợp đồng (theo tên của bên mua, bên thuê tài sản, bên thuê tài chính, bên chuyển giao quyền đòi nợ hoặc số khung, số máy của phương tiện giao thông cơ giới): bao gồm các thông tin nêu tại điểm a khoản này và các lần sửa đổi, bổ sung, sửa chữa sai sót nội dung đã đăng ký, tài sản đã đăng ký (nếu có).

2. Người yêu cầu cung cấp thông tin nộp đơn yêu cầu cung cấp thông tin và phí cung cấp thông tin cho Trung tâm Đăng ký theo một trong các phương thức nêu tại khoản 13 mục I của Thông tư này.

Trường hợp có căn cứ từ chối cung cấp thông tin theo hướng dẫn tại điểm 12.2 khoản 12 mục I của Thông tư này thì Đăng ký viên từ chối cung cấp thông tin và hướng dẫn người yêu cầu cung cấp thông tin thực hiện theo đúng quy định pháp luật. Việc lập văn bản từ chối cung cấp thông tin được thực hiện theo hướng dẫn về việc lập văn bản từ chối đơn yêu cầu đăng ký hợp đồng nêu tại khoản 2 mục II của Thông tư này.

3. Trung tâm Đăng ký cấp Danh mục hoặc Văn bản tổng hợp thông tin về các hợp đồng cho người yêu cầu cung cấp thông tin ngay sau khi nhận được đơn yêu cầu hoặc trong ngày nhận đơn yêu cầu; trường hợp Trung tâm Đăng ký nhận được đơn yêu cầu cung cấp thông tin sau ba (03) giờ chiều, thì việc cung cấp thông tin được thực hiện trong ngày làm việc tiếp theo.

Việc cấp Danh mục hoặc Văn bản tổng hợp thông tin về các hợp đồng được thực hiện theo một trong các phương thức nêu tại khoản 5 mục II của Thông tư này.

VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Thông tư này có hiệu lực sau mười lăm ngày, kể từ ngày đăng Công báo.

2. Thông tư này thay thế Thông tư số 09/2005/TT-BTP ngày 06 tháng 12 năm 2005 của Bộ Tư pháp hướng dẫn về thẩm quyền, trình tự, thủ tục đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng cho thuê tài chính và việc quản lý nhà nước về đăng ký hợp đồng cho thuê tài chính.

3. Ban hành kèm theo Thông tư này các biểu mẫu sử dụng trong việc đăng ký, cung cấp thông tin về hợp đồng tại các Trung tâm Đăng ký.

4. Trong quá trình thực hiện, nếu có khó khăn, vướng mắc, đề nghị cá nhân, tổ chức phản ánh kịp thời về Bộ Tư pháp để nghiên cứu, giải quyết.

Nơi nhận: - Thủ tướng, các Phó Thủ tướng (để b/c); - Văn phòng Chính phủ; - Văn phòng Trung ương và các Ban của Đảng; - Văn phòng Quốc hội; - Văn phòng Chủ tịch nước; - Toà án nhân dân tối cao; - Viện Kiểm sát nhân dân tối cao; - Các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; - Cơ quan trung ương của các đoàn thể; - UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; - Ban Xây dựng pháp luật (Văn phòng Chính phủ); - Website Chính phủ; - Công báo (02 bản); - Các đơn vị thuộc Bộ Tư pháp; - Lưu: VT Bộ Tư pháp; Cục ĐKQGGDBĐ.

BỘ TRƯỞNG Uông Chu Lưu

FILE ĐƯỢC ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE ----------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom Happiness ----------
No. 04/2007/TT-BTP	Hanoi, May 17^th, 2007

CIRCULAR

PROVIDING GUIDELINES ON AUTHORITY, ORDER AND PROCEDURES FOR REGISTRATION OF, AND PROVISION OF INFORMATION ON CONTRACTS FOR PURCHASE BY DEFERRED OR INSTALMENT PAYMENT, PROPERTY LEASE CONTRACTS, FINANCE LEASE CONTRACTS, AND CONTRACTS ASSIGNING RIGHTS TO RECLAIM DEBTS

THE MINISTER OF JUSTICE

Pursuant to the Civil Code dated 14 June 2005;
Pursuant to Decree 62/2003/ND-CP of the Government dated 6 June 2003 on functions, duties, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;
Pursuant to Decree 08/2000/ND-CP of the Government dated 10 March 2000 on registration of security transactions;
Pursuant to Decree 65/2005/ND-CP of the Government dated 19 May 2005 amending Decree 16/2001/ ND-CP of the Government dated 2 May 2001 on organization and operation of finance leasing companies;
Pursuant to Decree 163/2006/ND-CP of the Government dated 29 December 2006 on security transactions;
The Ministry of Justice hereby provides the following guidelines on authority, order and procedures for registration of, and provision of information on contracts for purchase by deferred or instalment payment which reserve the seller's rights, property1 lease contracts, finance lease contracts, and contracts assigning the right to reclaim a debt:

I. GENERAL PROVISIONS

1. Objects eligible for registration:

1.1 The following contracts shall be eligible for registration pursuant to this Circular:

(a) A contract for purchase by deferred or instalment payment which reserves the seller's rights (hereinafter referred to as an instalment contract) as stipulated in article 13.2 of Decree 163/2006/ND-CP of the Government dated 29 December 2006 on security transactions (hereinafter referred to as Decree 163);

...

...

...

(c) A finance lease contract as stipulated in article 1.6 of Decree 65/2005/ND-CP of the Government dated 19 May 2005 amending Decree 16/2001/ND-CP of the Government dated 2 May 2001 on organization and operation of finance leasing companies, except for the case stipulated in clause 1.2 below;

(d) A contract assigning the right to reclaim a debt including a debt arising from a loan, from a contract for sale and purchase, from a property lease contract, from a services contract or arising on other legal bases.

The right to reclaim a debt may be the right to reclaim a current debt or the right to reclaim a debt to be incurred in the future.

1.2 Registration of a property lease contract where the property is a civil aircraft shall be conducted in accordance with the law on civil aviation.

2. Authority to register and to provide information on instalment contracts, property lease contracts, finance lease contracts and contracts assigning rights to reclaim debts (hereinafter all referred to as contracts):

2.1 Centres for Registration of Transactions and Assets (hereinafter referred to as Registration Centres) of the National Office for registration of security transactions under the Ministry of Justice shall be the bodies authorized to register and to provide information on the contracts stipulated in clause 1.1 above at the request of individuals and organizations throughout the scope of the whole country, irrespective of the authority of a particular Registration Centre pursuant to its administrative boundaries.

Individuals and organizations shall have the right to choose to request a particular Registration Centre to carry out registration of or to provide information on a contract.

2.2 Registration and provision of information at a particular Registration Centre shall have equal legal validity with registration and provision of information at any other Registration Centre.

3. Duties and powers of Registration Centres in registration of contracts:

...

...

...

3.2. To collect registration fees.

3.3. To refuse to accept an application for registration and to specify the reason for refusal in a case set out in clause 12.1 of this section.

3.4 To archive files and documents and to preserve information which has been registered.

3.5 Other duties and powers stipulated by law.

4. Duties and powers of Registration Centres in providing information:

4.1 To provide information on contracts which have been registered and archived in the National Database.

4.2 To collect fees for the provision of information.

4.3 To refuse to provide information on contracts in a case set out in clause 12.2 of this section.

5. Effective term of registration of a contract; legal validity of registration of a finance lease contract:

...

...

...

5.2 If there is an application for deletion of registration prior to expiry of the time declared as stipulated in clause 5.1 above, then the time of termination of effectiveness of registration shall be the time when the Registration Centre receives the valid application for deletion of registration.

5.3 A registered finance lease contract shall be legally valid against third parties during the effective term of registration.

5.4 If property which is leased pursuant to a registered finance lease contract is seized by a competent State body as a result of a breach of law by the lessee, or as a result of assignment of the finance leased property by the lessee to a third party without the consent of the lessor, then the copy of the application for registration as certified by the Registration Centre or an overall report of information on contracts as issued by the Registration Centre shall be the legal basis for the lessor to recover [retake possession of] the leased property.

6. Responsibilities of registrars:

6.1 To conduct registration and to provide information in accordance with the correct order and procedures stipulated in this Circular.

6.2 To register accurately the items declared in an application for registration.

6.3 In a case where a registrar inaccurately registers items declared in an application for registration thereby causing loss, such registrar must compensate for the loss in accordance with the law on the liability of civil servants to compensate for loss.

7. Applicants for registration:

7.1 An applicant for registration may be one or all of the contracting parties, or the proxy of one or all of the contracting parties.

...

...

...

(a) A legal entity authorizes its branch, representative office or operating office to act as proxy in applying for registration;

(b) One contracting party includes a number of organizations and individuals who authorize one of their number to act as proxy in applying for registration;

(c) The proxy is a regular client of the Registration Centre.

8. Responsibilities of applicants for registration:

8.1 An applicant for registration must fully declare all the items in the application for registration in accordance with the standard form issued with this Circular. The contents of the declaration in the application must be accurate and truthful, and correctly state the agreement between the contracting parties.

8.2 In a case where an applicant for registration records in the application items which are false or inaccurate, or which do not correctly state the agreement between the contracting parties thereby causing loss, the applicant must compensate the person suffering loss. The parties to a registered contract containing items in breach of law shall be personally liable for such items.

8.3 An applicant for registration must pay registration fees.

9. Time of registration of contracts:

9.1 The time of registration of a contract shall [be deemed to] be the time when the Registration Centre receives a valid application for registration of such contract.

...

...

...

(a) The time of registration of the contract shall be the time when the Registration Centre receives a valid application to amend an error [which occurred] when declaring the name or number of the document certifying legal entity status of the purchaser on instalments, of the lessor or finance lessor, or of the assignor of the right to reclaim the debt, or when the Registration Centre receives a valid application to correct an item not declared correctly as guided by clause 10;

(b) The time when the Registration Centre receives a valid application to amend or to correct the declared property shall [be deemed to] be the time of registration of the contract applicable to such amended or corrected property;

(c) In a case of an application to amend a name or the number of the document certifying legal entity status of the purchaser on instalments, of the lessee or finance lessee, or of the assignor of the right to reclaim the debt as stipulated in clause 1(a) of section III or an application to register a replacement purchaser on instalments, lessee or finance lessee, or assignor of the right to reclaim the debt as stipulated in clause 1(b) of section III, then the time of registration of the contract shall [be deemed to] be the time when the Registration Centre received the [original] valid application stipulated in clause 9.1 if the application [to amend] is lodged within ninety (90) days of the date of the change, but otherwise it shall be the time of receipt of a valid application to register such change.

The time when the Registration Centre receives a valid application to register a change being an additional item of property shall [be deemed to] be the time of registration of the contract applicable to such additional property.

In a case of an application to register any other changes to items in a registered contract, the time of registration of the contract shall [be deemed to] be the time when the Registration Centre received the [original] application stipulated in clause 9.1.

(d) In a case of any correction of errors due to the fault of a registrar, the time of registration of the contract shall [be deemed to] be the time when the Registration Centre received the [original] application stipulated in clause 9.1.

9.3 The time of receipt of an application for registration shall be determined as follows:

(a) The time of receipt by the Registration Centre, when the application is filed in person or by post;

(b) The time of receipt by the Registration Centre, when the application is filed by fax during working hours of the Registration Centre; or the time of commencement of the next working day when an application is filed by fax outside working hours of the Registration Centre.

...

...

...

10. Guidelines on declaring items in an application:

10.1 An individual being a Vietnamese citizen must declare his or her full name as set-out in his or her people's identity card and the number of such card, or of one of the following cards if he or she has not yet conducted procedures for issuance of a people's identity card:

(a) Army card;

(b) People's police card or people's security police card.

10.2 An individual being a foreigner must declare his or her full name as set-out in his or her passport and the number of the passport.

10.3 An individual without nationality who is residing in Vietnam must declare his or her full name in accordance with the permanent residence card and the number of such card.

10.4 In the case of institutions established pursuant to the law of Vietnam:

(a) Legal entities with business registration must declare their name in accordance with their business registration certificate and the number of such certificate;

(b) Legal entities without business registration must declare their name in accordance with their decision on establishment or their investment licence (if the enterprise has foreign owned capital), and the number of such establishment decision or investment licence.

...

...

...

If the signatory to a contract is a branch, transaction office or other subsidiary of a credit institution, then the signatory need only declare details of such branch, transaction office or other subsidiary.

(d) In the case of an individual family household, private enterprise or other organization without legal entity status (except for the branch, representative office, or operating office of a legal entity) which signs a contract, it must only declare items regarding the contracting party being the head of the household, the owner of the private enterprise or the legal representative of the organization in accordance with the guidelines in clauses 10.1, 10.2 and 10.3 above, and shall not be required to declare details of such individual family household, private enterprise or organization without legal entity status.

10.5 Institutions established and operating pursuant to foreign law must declare their name as registered with the competent foreign body and declare their type of [business registration] certificate, certificate of establishment or operational certificate (if any) pursuant to such foreign law. If the registered name of the foreign institution is not written in Latin, then the institution must declare its trading name in English.

10.6. The information declared and taken from the certificates stipulated in clauses 10.1 to 10.5 inclusive above (hereinafter referred to as certificate confirming legal entity status) must be complete and accurate, and the names of the contracting parties must not be abbreviated.

An applicant for registration must not declare items taken from any other document apart from the certificate confirming legal entity status.

11. Signing applications for registration:

11.1 The application must contain complete signatures and seals (if any) of the organizations and individuals being contracting parties or their proxies.

11.2 If one of the contracting parties refuses to sign the application for registration, then such application need only be signed and sealed by the other contracting party, and in this case the applicant must also lodge copies of documents proving the basis for registration.

11.3 The application for registration need only be signed and sealed (if any) by the seller on deferred or instalment payment, by the lessor, or by the assignee of the right to reclaim a debt or their proxies if the request is for registration of a change of items already registered by such party; or if it is a request to correct errors regarding such party; or if it is a request to delete registration of the contract.

...

...

...

12.1 The Registration Centre shall refuse to conduct registration in one of the following cases:

(a) The application for registration is invalid;

(b) It is discovered that the application is identical with an application which has already been received;

(c) Information declared in any of the following applications is inconsistent with information already archived at the Registration Centre: an application for amendment of items in a registered contract,

for correction of errors, or for deletion of a registration;

(d) The application was lodged by fax but the applicant is not a regular client of the Registration Centre;

(dd) The application is for registration of a change to items of a registered contract, a request for correction of errors relating to a contract for which registration has already been deleted;

(e) The applicant fails to pay fees.

10.2 The Registration Centre shall refuse to provide information [about a contract] in one of the following cases:

...

...

...

The application is invalid in that it does not contain all items declared as required, and it is not made on the standard form issued with this Circular;

(b) The application was lodged by fax but the applicant is not a regular client of the Registration Centre;

(c) The applicant fails to pay fees.

13. Methods of lodging applications for registration and applications for information; fees for registration and for information:

13.1. An applicant for registration or for information must lodge the application in one of the following ways:

(a) By lodging it directly with the Registration Centre;

(b) By sending it via the post office;

(c) By sending it via facsimile, but only applicable to regular clients of a Registration Centre.

An application document in which the description of the property is lengthy (running to more than one A4 page) should be lodged by one of the above ways but may also be accompanied by an electronic version to enable the Registration Centre to complete registration within the time-limit stipulated in clause 14.

...

...

...

(a) By paying them directly to the Registration Centre immediately after the Centre receives the application;

(b) By remitting them via the post office and lodging the remittance notice together with the application for registration or for information;

(c) By transferring money to the account of the Registration Centre where the application is received, and lodging proof of such transfer together with the application for registration or for information;

(d) By letter of credit via a bank or the State Treasury or by paying from an advance sum paid to the account of the Registration Centre in the case of a regular client of the Registration Centre.

In the case of payment by letter of credit, fees shall be deemed lodged pursuant to a monthly notice from the Registration Centre. Regular clients must pay all monthly fees by the 25th day of the following month.

13.3 Any organization or individual wishing to become a regular client of a Registration Centre must lodge an application in accordance with clause 12 of Circular 06/2006/TT-BTP of the Ministry of Justice dated 28 September 2006 providing guidelines on authority, order and procedures for registration, and for provision of information on security transactions.

14. Time-limit for resolving registration:

A Registration Centre shall be responsible to resolve registration immediately after receipt of an application or within the same working day; if an application is received after 3 p.m., it must be completely resolved within the next following working day; and if it is necessary to extend this time- limit, it must not exceed three working days from the date of receipt of the valid application.

15. Registration fees and fees for the provision of information:

...

...

...

II. ORDER AND PROCEDURES FOR CONDUCTING REGISTRATION OF CONTRACTS

1. An applicant for registration must lodge an application for registration of the contract and pay fees in one of the ways stipulated in clause 13.

2. After receiving an application for registration, a registrar shall check that the application does not fall within the cases stipulated in clause 12.1 and if not, record the time of receipt (minute and hour, day, month and year). Where an application is lodged directly, the registrar shall hand the applicant an appointment slip for collection of results of registration unless the application contains a request for resolution on the spot.

If the application falls within the cases stipulated in clause 12.1, the registrar shall provide a written refusal specifying reasons, and guide the applicant on how to lodge a correct application. However a written refusal shall only be provided to an applicant who lodges an application in person, if such applicant so requires.

3. A registrar must promptly enter into the database items declared in an application for registration. Within the time-limit stipulated in clause 14 above, the registrar must hand the applicant a copy of the application with certification that the contract has been registered.

4. In a case where an entity requests registration and at the same time requests provision of information, then the registrar shall provide the information in accordance with the guidelines in section VII of the Circular. An applicant must pay fees for provision of information in accordance with joint guidelines of the Ministry of Finance and the Ministry of Justice in Circular 03.

5. The copy of the application for registration of the contract with certification by the Registration Centre should be handed over in person at the Registration Centre where the application was received, or it may be sent by registered mail if the applicant so requests.

III. ORDER AND PROCEDURES FOR CONDUCTING REGISTRATION OF A CHANGE TO ITEMS OF AN ALREADY REGISTERED CONTRACT

1. Within the effective term of registration, the applicant for registration of a change to items of an already registered contract may file an application in any of the following cases:

...

...

...

(b) Withdrawal, replacement [substitution] or addition of one or both contracting parties;

(c) Withdrawal, replacement [substitution] or addition of property;

(d) Change in time of termination of effective term of registration declared by the parties;

(dd) Change of other registered items.

2. The application must be lodged and fees paid in accordance with the guidelines in clause 13.

3. On receipt of an application, the registrar must carry out the work stipulated in clause 2 of section II above.

4. A registrar must promptly enter into the database items declared in an application for registration of a change. Within the time-limit stipulated in clause 14 above, the registrar must hand the applicant a copy of the application with certification that the change to the contractual items has been registered. The issuance of the copy application requesting registration of the change with certification shall be implemented by one of the methods stipulated in clause 5 of section II above.

IV. ORDER AND PROCEDURES FOR CORRECTION OF ERRORS

1. If one of the contracting parties discovers errors in the items declared in the application for registration, it may lodge an application requesting correction of errors and pay fees in one of the ways stipulated in clause 13 above.

...

...

...

3. The registrar must promptly enter into the database the items declared in the application for correction, and within the time-limit stipulated in clause 14 shall hand the applicant a copy of the application with certification that the errors have been corrected. The issuance of the copy application with such certification shall be implemented by one of the methods stipulated in clause 5 of section II above.

4. Any registrar who discovers errors in the database due to the fault of a registrar must promptly notify the director of the Registration Centre for a decision on correction, and must send written notice of the correction to the applicant who requested registration.

V. ORDER AND PROCEDURES FOR DELETING A REGISTRATION

1. Prior to expiry of the registered period [term], the person who requested registration may lodge an application requesting deletion of the registration in one of the ways stipulated in clause 13 above.

2. On receipt of an application requesting deletion, the registrar shall carry out the work stipulated in clause 2 of section II above.

3. Within the time-limit stipulated in clause 14 above, the registrar must send the applicant who requested registration a copy of the application with certification that the registration has been deleted. If the applicant requesting deletion is the purchaser on deferred or instalment payment, the lessee, or the assignor of the right to reclaim a debt or their proxies, then the registrar shall send one copy of the application with the above certification to the seller on deferred or instalment payment, to the lessor, or to the assignee of the right to reclaim the debt. Issuance of the copy application with certification that the registration has been deleted shall be implemented in one of the ways stipulated in clause 5 of section II of this Circular.

4. If on termination of the effective term of registration the applicant who requested registration does not lodge an application for deletion of registration, then the Registration Centre shall of its own volition delete the registration.

VI. ISSUANCE OF A COPY APPLICATION WITH CERTIFICATION BY THE REGISTRATION CENTRE

1. Any entity requiring issuance of a copy application with certification by the Registration Centre shall lodge an application in one of the ways stipulated in clause 13 above, at the Registration Centre which provided such certification.

...

...

...

VII. PROVISION OF INFORMATION

1. Any individual or organization shall have the right to request provision of information on a registered contract archived in the National Database of Securities Transactions in the following forms:

(a) A list of contracts in the name of the purchaser on deferred or instalment payment, the lessee, or the assignor of the right to reclaim a debt, including information about the seller, lessor or assignee, the time of registration of the contracts and the effective term of the registration of contracts with a valid registration term as at the time of the request for information;

(b) An overall report of information on contracts (in the name of the purchaser, lessee or assignor, or in the name of the frame or engine of a motorized vehicle), including information stipulated in sub-clause (a) above and each occasion of any change, addition, or correction of errors to registered items or to registered property.

2. An applicant for provision of information must lodge an application with and pay fees to the Registration Centre, which shall be implemented by one of the ways stipulated in clause 13 of section I of this Circular.

If there are grounds for refusing to provide information as stipulated in clause 12.2 of section I, the registrar shall so refuse and guide the applicant to make a correct application; and written refusal shall be provided in accordance with the guidelines in clause 2 of section II above.

3. The Registration Centre shall be responsible to provide a list of contracts or an overall report of information on contracts immediately after receipt of an application or within the same working day; if an application is received after 3 p.m., the information must be provided within the next following working day. Issuance of the list of contracts or overall report shall be implemented in one of the ways stipulated in clause 5 of section II of this Circular.

VIII. IMPLEMENTING PROVISIONS

1. This Circular shall be of full force and effect after 15 days from the date of its publication in the Official Gazette.

...

...

...

3. The Appendices issued with this Circular are the standard forms for use during registration of contracts and provision of information about contracts at a Registration Centre.

4. Any difficulties during implementation of this Circular should be reported to the Ministry of Justice for resolution.

THE MINISTER OF JUSTICE

Uong Chu Luu

...

...

...