Joint circular No. 07/1999/TTLT/BTP-BCA of February 08, 1999, stipulating the granting of judicial record cards

• Số hiệu: 07/1999/TTLT/BTP-BCA
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Công An, Bộ Tư pháp
• Người ký: Hà Hùng Cường, Lê Thế Tiệm
• Ngày ban hành: 08/02/1999

BỘ CÔNG AN-BỘ TƯ PHÁP ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 07/1999/TTLT-BTP-BCA	Hà Nội , ngày 08 tháng 2 năm 1999

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ TƯ PHÁP - BỘ CÔNG AN SỐ 07/1999/TTLT-BTP-BCA NGÀY 08 THÁNG 02 NĂM 1999 QUY ĐỊNH VIỆC CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Căn cứ Nghị định số 38-CP ngày 04 tháng 6 năm 1993 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Tư pháp;
Căn cứ Nghị định số 37/1998/NĐ-CP ngày 9 tháng 6 năm 1998 của Chính phủ về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Bộ Công an;
Để đáp ứng yêu cầu của công dân về cấp Phiếu lý lịch tư pháp;
Bộ Tư pháp và Bộ Công an quy định việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp như sau:

I. QUY ĐỊNH CHUNG

1. Phiếu lý lịch tư pháp

Phiếu lý lịch tư pháp là loại phiếu do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định tại điểm 5 mục I của Thông tư liên tịch này, cấp cho người có yêu cầu nhằm xác nhận người đó có hoặc không có tiền án.

Mẫu Phiếu lý lịch tư pháp là mẫu số 01/TP-LLTP được ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này.

2. Nguyên tắc xác nhận có hay không có tiền án

Một người chỉ bị coi là có tiền án khi có bản án hình sự đã có hiệu lực pháp luật của Toà án tuyên người đó phạm tội và chưa được xoá án tích theo quy định của pháp luật.

3. Quyền yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Công dân Việt Nam có quyền yêu cầu cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp để sử dụng trong những trường hợp cần thiết theo quy định của pháp luật.

Người nước ngoài cũng có quyền yêu cầu cơ quan Nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam quy định tại điểm 5 mục I Thông tư liên tịch này cấp Phiếu lý lịch tư pháp, nhằm xác nhận người đó có hoặc không có tiền án trong thời gian cư trứ tại Việt Nam.

Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp có thể uỷ quyền cho người khác thay mặt mình làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

4. Không cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Những trường hợp sau đây không được cấp Phiếu lý lịch tư pháp:

a. Xin cấp phiếu lý lịch tư pháp cho người khác mà không được uỷ quyền hợp thức;

b. Người đang là bị can, bị cáo trong vụ án hình sự.

5. Thẩm quyền cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp thuộc thẩm quyền của Sở Tư pháp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Sở Tư pháp).

Sở Tư pháp có trách nhiệm phối hợp với Công an tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương (sau đây gọi là Công an cấp tỉnh) và trong trường hợp cần thiết với Toà án, để xác minh lý lịch tư pháp của đương sự.

6. Lệ phí

Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải nộp một khoản lệ phí theo quy định của pháp luật.

II. THỦ TỤC, TRÌNH TỰ CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

1. Thủ tục nộp và tiếp nhận hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

a. Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải làm đơn theo mẫu số 02/TP- LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này; đơn yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp phải được khai đầy đủ, rõ ràng và chính xác.

Kèm theo đơn yêu cầu phải có bản chụp Giấy chứng minh nhân dân và bản chụp Sổ hộ khẩu hoặc giấy tờ hợp lệ chứng minh nơi thường trú của đương sự; đối với người nước ngoài thì nộp bản chụp Hộ chiếu và bản chụp Giấy chứng nhận thường trú hoặc tạm trú tại Việt Nam.

Trong trường hợp uỷ quyền làm thủ tục yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp thì còn phải có văn bản uỷ quyền được Uỷ ban nhân dân cấp xã, phường, trị trấn nơi cư trú của người uỷ quyền hoặc người được uỷ quyền chứng nhận; người uỷ quyền là công dân Việt Nam cư trú ở nước ngoài, văn bản uỷ quyền phải có chứng nhận của Cơ quan đại diện Ngoại giao, Cơ quan Lãnh sự của nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam ở nước ngoài; nếu người uỷ quyền là người nước ngoài đã rời Việt Nam thì văn bản uỷ quyền phải có chứng nhận của cơ quan có thẩm quyền của nước mà người đó là công dân hoặc thường trú và phải được hợp pháp hoá lãnh sự theo quy định của pháp luật Việt Nam.

Hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp được lập thành 2 bộ.

b. Nộp hồ sơ yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước thì nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi thường trú; nếu cư trú ở nước ngoài thì nộp tại Sở Tư pháp nơi thường trú cuối cùng trước khi xuất cảnh.

Người yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp là người nước ngoài cư trú tại Việt Nam thì nộp hồ sơ tại Sở Tư pháp nơi cư trú; nếu đã rời Việt Nam, thì nộp tại Sở Tư pháp nơi cư trú cuối cùng trước khi xuất cảnh.

c. Tiếp nhận hồ sơ

Khi tiếp nhận hồ sơ, Sở Tư pháp kiểm tra các nội dung khai trong đơn và sự hợp lệ của các giấy tờ kèm theo; nếu có điểm nào còn thiếu hoặc chưa rõ thì đề nghị người nộp đơn bổ sung hoặc làm rõ.

Nếu xét thấy hồ sơ đã hợp lệ, Sở Tư pháp tiếp nhận, thu lệ phí và cấp cho người nộp đơn Phiếu hẹn ngày trả kết quả.

Trong trường hợp xét thấy vụ việc không thuộc thẩm quyền giải quyết của mình, Sở Tư pháp hướng dẫn ngay cho đương sự nộp hồ sơ theo đúng địa chỉ.

Việc tiếp nhận hồ sơ phải được ghi vào Sổ cấp Phiếu lý lịch tư pháp.

2. Thủ tục tra cứu, xác minh lý lịch tư pháp

a. Tra cứu hồ sơ của cơ quan Công an

Trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ hợp lệ, Sở Tư pháp gửi Phiếu xác minh lý lịch tư pháp theo mẫu số 03/TP-LLTP ban hành kèm theo Thông tư liên tịch này và 01 bộ hồ sơ cho Công an cấp tỉnh để tra cứu.

Trong thời hạn 10 ngày, kể từ ngày nhận được Phiếu xác minh lý lịch tư pháp. Công an cấp tỉnh có trách nhiệm thực hiện việc tra cứu, xác minh lý lịch tư pháp của đương sự và gửi cho Sở Tư pháp Thông báo kết quả xác minh lý lịch tư pháp (mặt sau của Phiếu xác minh lý lịch tư pháp). Đối với trường hợp phức tạp cần phải tra cứu hồ sơ của Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát thuộc Bộ Công an thì thời hạn này được kéo dài thêm không quá 10 ngày; việc liên hệ với Cục Hồ sơ nghiệp vụ Cảnh sát do Công an cấp tỉnh chịu trách nhiệm.

b. Tra cứu hồ sơ của Toà án

Trong trường hợp qua kết quả tra cứu hồ sơ của cơ quan Công an thấy có tình tiết nghi ngờ đương sự có án, nhưng chưa đủ căn cứ để kết luận hoặc phần ghi về tình trạng tiền án của đương sự có điểm chưa rõ ràng, đầy đủ thì Sở Tư pháp liên hệ với toà án đã xét xử vụ án liên quan đến đương sự để tra cứu hồ sơ án lưu, nhằm làm rõ đương sự có án hay không có án.

Việc tra cứu hồ sơ của Toà án (nếu có) phải được tiến hành ngay sau ngày nhận được thông báo kết quả xác minh lý lịch tư pháp của Công an cấp tỉnh; thời hạn tra cứu hồ sơ án lưu tại Toà án không quá 7 ngày.

3. Lập và cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Trong thời hạn 3 ngày, kể từ ngày có kết quả tra cứu hồ sơ của cơ quan Công an và Toà án (nếu có), Sở Tư pháp lập và cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho đương sự.

a. Cách lập Phiếu lý lịch tư pháp

Đương sự không có tiền án (chưa can án hoặc có án nhưng đã được xoá án tích) thì ghi rõ là "Không có tiền án" vào dòng "Tình trạng tiền án" và gạch chéo các cột (1), (2), (3). (4) và (5) của Phiếu lý lịch tư pháp; nếu đương sự có tiền án thì ghi rõ tội danh, điều luật được áp dụng, hình phạt chính, hình phạt bổ sung (nếu có) và ngày, tháng, năm tuyên bản án đã có hiệu lực pháp luật; nếu có nhiều tiền án thì ghi thứ tự các tiền án theo thời gian.

Trong trường hợp đương sự có án, nhưng đủ điều kiện để được đương nhiên xoá án tích hoặc được xoá án tích có điều kiện theo quy định của pháp luật hình sự, thì Sở Tư pháp hướng dẫn cho đương sự làm thủ tục yêu cầu Toà án nhân dân có thẩm quyền xoá án tích theo quy định của pháp luật tố tụng hình sự.

b. Cấp Phiếu lý lịch tư pháp

Phiếu lý lịch tư pháp chỉ có một loại bản chính, không được phép sao. Tuỳ theo mục đích yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp của đương sự, Sở Tư pháp cấp cho đương sự số lượng Phiếu cần thiết.

4. Lưu trữ hồ sơ lý lịch tư pháp

Hồ sơ lý lịch tư pháp bao gồm Đơn yêu cầu cấp Phiếu lý lịch tư pháp, các giấy tờ kèm theo của đương sự và Phiếu xác minh lý lịch tư pháp có ghi kết quả tra cứu hồ sơ của cơ quan Công an, kết quả tra cứu hồ sơ của toà án (nếu có).

Hồ sơ lý lịch tư pháp phải được lưu trữ, bảo quản tại Sở Tư pháp theo quy định của pháp luật về lưu trữ.

III. TỔ CHỨC THỰC HIỆN

1. Bộ trưởng Bộ Tư pháp, Bộ trưởng Bộ Công an có trách nhiệm chỉ đạo, hướng dẫn các cơ quan thuộc ngành mình trong việc thực hiện Thông tư liên tịch này.

2. Sở Tư pháp, Công an cấp tỉnh bố trí cán bộ có chuyên môn phù hợp làm công tác lý lịch tư pháp; đối với các tỉnh, thành phố có nhiều yêu cầu về cấp Phiếu lý lịch tư pháp, thì phải bố trí cán bộ chuyên trách công tác này.

3. Định kỳ 6 tháng, 1 năm, Sở Tư pháp có trách nhiệm báo cáo về Bộ Tư pháp, Công an cấp tỉnh có trách nhiệm báo cáo về Bộ Công an tình hình thực hiện Thông tư liên tịch này.

4. Thông tư liên tịch này có hiệu lực thi hành sau 15 ngày, kể từ ngày ký.

Trong quá trình thực hiện, nếu có vướng mắc, Giám đốc Sở tư pháp, Giám đốc Công an cấp tỉnh báo cáo về Bộ Tư pháp, Bộ Công an để xem xét, giải quyết.

Hà Hùng Cường (Đã ký)

Lê Thế Tiệm (Đã ký)

Mẫu số  01-TP-LLTP

UỶ BAN NHÂN DÂN Tỉnh/thành phố..... ............................. SỞ TƯ PHÁP Số:...TP-LLTP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...., ngày... tháng... năm....

PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Sở Tư pháp tỉnh/thành phố..........................................

Căn cứ Thông tư liên tịch Tư pháp - Công an số........ 1999/TTLT-BTP-BCA ban hành ngày....... tháng..... năm 1999 quy định việc cấp Phiếu lý lịch tư pháp:

XÁC NHẬN

Ông (bà):.............................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:........................................................................

Nơi sinh: ..............................................................................................

Quê quán: ............................................................................................

Dân tộc: ............................... Quốc tịch................................................

Nơi thường trú/ Tạm trú: .....................................................................

............................................................................................................

Giấy CMND / Hộ chiếu: .....................................Số...........................

Cấp tại: ...............................................................................................

Ngày.......tháng..... năm......

Tình trạng tiền án: ..............................................................................

Số TT	Tội danh - Điều luật được áp dụng	Hình phạt chính	Hình phạt bổ sung (nếu có)	Ngày, tháng, năm tuyên án
(1)	(2)	(3)	(4)	(5)

Phiếu này được cấp theo yêu cầu của đương sự, nhằm mục đích ................

.....................................................................................................................

Người lập phiếu (Ký và ghi rõ họ tên)

Giám đốc Sở tư pháp (Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

MẪU SỐ 02/TP-LLTP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

....., ngày.... tháng... năm.....

ĐƠN YÊU CẦU CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố................................

Tôi là (họ và tên người làm đơn): ..............................................................

.......................................................... Giới tính...........................................

Tên gọi khác (nếu có):................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh: ....../......./..............................................................

Nơi sinh (1):...............................................................................................

Quê quán (2):.............................................................................................

Dân tộc: ....................................... Quốc tịch.............................................

Nơi thường trú/Tạm trú (3): ......................................................................

...................................................................................................................

Giấy CMND/Hộ chiếu (4): ........................... Số.......................................

Cấp tại: ......................................

Ngày ........ tháng....... năm.........

Nghề nghiệp:.............................................................................................

Nơi làm việc:.............................................................................................

Phần khai về cha, mẹ	Cha	Mẹ
Họ và tên
Ngày, tháng năm sinh
Quê quán
Nơi thường trú/Tạm trú (3)

PHẦN KHAI VỀ QUÁ TRÌNH CƯ TRÚ CỦA

BẢN THÂN TẠI VIỆT NAM

(Tính từ khi đủ 14 tuổi)

Từ tháng, năm đến tháng, năm	Nơi thường trú/Tạm trú (3)

Tình trạng tiền án (nếu có):.......................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

..................................................................................................................

Tôi làm đơn này đề nghị Sở Tư pháp ........................................................

Cấp cho tôi Phiếu lý lịch tư pháp để (ghi rõ mục đích sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp): ...........................................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

....... Ngày..... tháng..... năm.......

Người làm đơn

(Ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích:

(1) Ghi rõ xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố.

(2) Ghi theo nơi sinh trưởng của cha đẻ; nếu không rõ cha đẻ là ai, thì theo nơi sinh trưởng của mẹ đẻ; trong trường hợp không xác định được cha, mẹ đẻ, thì ghi theo nơi sinh trưởng của người nuôi dưỡng từ nhỏ.

(3) Ghi đúng theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; trong trường hợp không có nơi thường trú; thì ghi theo nơi tạm trú và ghi rõ "Tạm trú:....".

(4) Đối với công dân Việt Nam, ghi giấy CMND; đối với người nước ngoài, thì ghi Hộ chiếu.

Mẫu số  02/TP-LLTP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

......, ngày.... tháng.... năm....

ĐƠN YÊU CẦU CẤP PHIẾU LÝ LỊCH TƯ PHÁP

(Dùng cho trường hợp uỷ quyền)

Kính gửi: Sở Tư pháp tỉnh/thành phố...............................

Tôi là (Họ và tên người làm đơn): ..............................................................

....................................................................................................................

Ngày, tháng, năm sinh:....../...../.................. Quốc tịch................................

Nơi thường trú/Tạm trú (1):.........................................................................

.....................................................................................................................

Giấy CMND/Hộ chiếu (2): ............................Số.........................................

Cấp tại: ........................................

Ngày........tháng......năm.............

Được sự uỷ quyền của Ông (bà)..................................................................

theo giấy uỷ quyền ký ngày .......tháng......năm.......

Tôi làm đơn này đề nghị cấp Phiếu lý lịch tư pháp cho người có tên dưới đây:

Ông (bà).......................................................................................................

để (ghi rõ mục đích sử dụng Phiếu lý lịch tư pháp):.....................................

......................................................................................................................

PHẦN KHAI VỀ NGƯỜI UỶ QUYỀN

Họ và tên.......................................... Giới tính.........................................

Tên gọi khác (nếu có): .............................................................................

Ngày, tháng, năm sinh......./......./.............................................................

Nơi sinh (3):..............................................................................................

Quê quán (4):.............................................................................................

Dân tộc: .............................Quốc tịch: ......................................................

Nơi thường trú/ Tạm trú (1):......................................................................

.................................................................................................................

Giấy CMND/Hộ chiếu (2):..........................Số........................................

Cấp tại: .................................................

Ngày......... tháng........ năm...................

Nghề nghiệp:............................................................................................

Nơi làm việc: ...........................................................................................

Phần khai về cha, mẹ	Cha	Mẹ
Họ và tên
Ngày, tháng năm sinh
Quê quán
Nơi thường trú/Tạm trú (1)

PHẦN KHAI VỀ QUÁ TRÌNH CƯ TRÚ TẠI VIỆT NAM CỦA NGƯỜI UỶ QUYỀN

(Tính từ khi đủ 14 tuổi)

Từ tháng, năm đến tháng, năm	Nơi thường trú/Tạm trú (1)

Tình trạng tiền án (nếu có):....................................................................

.................................................................................................................

.................................................................................................................

......, ngày..... tháng...... năm.......

Người được uỷ quyền

(ký và ghi rõ họ tên)

Chú thích:

(1) Ghi đúng theo nơi đăng ký hộ khẩu thường trú; trong trường hợp không có nơi thường trú, thì ghi theo nơi tạm trú và ghi rõ "Tạm trú:....".

(2) Đối với công dân Việt Nam, ghi Giấy CMND; đối với người nước ngoài thì ghi hộ chiếu.....

(3) Ghi rõ xã/phường, huyện/quận, tỉnh/thành phố.

(4) Ghi theo nơi sinh trưởng của cha đẻ; nếu không rõ cha đẻ là ai, thì theo nơi sinh trưởng của mẹ đẻ; trong trường hợp không xác định được cha, mẹ đẻ, thì ghi theo nơi sinh trưởng của người nuôi dưỡng từ nhỏ.

MẪU SỐ 03-TP-LLTP

UỶ BAN NHÂN DÂN Tỉnh/thành phố..... ............................. SỞ TƯ PHÁP Số:...TP-LLTP

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ...., ngày... tháng... năm....

PHIẾU XÁC MINH LÝ LỊCH TƯ PHÁP

Kính gửi : Công an tỉnh/ thành phố...............................................

Đề nghị quý cơ quan tra cứu hồ sơ, xác minh lý lịch tư pháp của người có tên dưới đây:

Họ và tên: .........................................................Giới tính..........................

Tên gọi khác (nếu có): ..............................................................................

Ngày,tháng, năm sinh: ........../......./............................................................

Nơi sinh: ....................................................................................................

Quê quán: ..................................................................................................

Dân tộc: ........................................Quốc tịch..............................................

Nơi thường trú/ tạm trú:..............................................................................

...................................................................................................................

Giấy CMND/Hộ chiếu: .................................................Số.........................

Cấp tại:.....................................

Ngày...... tháng ......năm..........

Nghề nghệp: ..............................................................................................

Nơi làm việc: .............................................................................................

Kết quả tra cứu hồ sơ, xác minh xin gửi trước ngày...................................

Xin gửi kèm theo 01 bộ hồ sơ của đương sự.

Giám đốc Sở Tư pháp

(Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF JUSTICE - THE MINISTRY OF PUBLIC SECURITY -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No: 07/1999/TTLT/BTP-BCA	Hanoi, February 08, 1999

JOINT CIRCULAR

STIPULATING THE GRANTING OF JUDICIAL RECORD CARDS

Pursuant to Decree No. 38-CP of June 4, 1993 of the Government on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Justice;
Pursuant to Decree No. 37/1998/ND-CP of June 9, 1998 of the Government on the functions, tasks, powers and organizational structure of the Ministry of Public Security;
To meet the citizens’ requirements for judicial record cards;
The Ministry of Justice and the Ministry of Public Security hereby jointly stipulate the granting of judicial record cards as follows:

I. GENERAL PROVISIONS

1. The judicial record card

The judicial record card is a kind of card granted by the competent State bodies defined in Point 5, Item I of this Joint Circular to persons who demand it in order to certify that such persons have or have no previous sentence.

The judicial record card is made according to form No.01/TP-LLTP (not attached herewith).

2. The principle for certification of having or having no previous sentences

...

...

...

3. The right to demand for judicial record card

A Vietnamese citizen has the right to request the competent State body to grant him/her a judicial record card for use in necessary cases as prescribed by law.

A foreigner also has the right to request the competent State body of Vietnam defined in Point 5, Item I of this joint circular to grant him/her a judicial record card with a view to certifying that such person has or has no previous sentence during his/her stay in Vietnam.

The judicial record card applicants may authorize other persons to fill the procedures therefor on their behalf.

4. Non-granting of judicial record cards

The judicial record card shall not be granted in the following cases where:

a/ It is applied for another person without his/her valid authorization;

b/ The applicant is a defendant or an accused in a criminal case.

5. Competence to grant the judicial record cards

...

...

...

The provincial/municipal Justice Services shall have to coordinate with the police offices of the provinces and centrally-run cities (hereafter referred to as the provincial-level police) and, in case of necessity, with the courts, in order to certify the judicial records of involved persons.

6. Fee

The judicial record card applicants shall have to pay a fee as prescribed by law.

II. JUDICIAL RECORD CARD- GRANTING PROCEDURES AND ORDER

1. The procedures for submitting and receiving dossiers of application for judicial record cards

a/ The dossiers of application for judicial record cards

The applicant for judicial record card shall have to make an application; the written application for judicial record card must be fully, clearly and accurately declared.

Enclosed with the application must be a copy of the applicant’s people’s identity card and a copy of his/her family residence registration book or valid papers evidencing his/her residence place; for a foreigner, the copy of his/her passport and the copy of the permit for his residence or stay in Vietnam.

In case of authorized application for judicial record card, the authorization letter certified by the People’s Committee of the commune, ward or district town where the authorizer or the authorized resides is also required; if the authorizer is a Vietnamese citizen residing abroad, his/her authorization letter must be certified by a foreign-based diplomatic representation or consulate of the Socialist Republic of Vietnam; if the authorizer is a foreigner who has left Vietnam, his/her authorization letter must be certified by a competent body of the country where he/she is a citizen or resides and must be consularly legalized under the provisions of Vietnamese law.

...

...

...

b/ Submitting the dossiers of application for judicial record cards

The judicial record card applicants being Vietnamese citizens who reside in the country shall submit their dossiers at the provincial/municipal Justice Services of the localities where they permanently reside; if they are residing overseas, the dossiers shall be submitted at the provincial/municipal Justice Services of the localities where they last resided before their departures.

The judicial record card applicants who are foreigners residing in Vietnam shall submit their dossiers at the provincial/municipal Justice Services of the localities where they reside; if they have left Vietnam, the dossiers shall be submitted at the provincial/municipal Justice Services of the localities where they last resided before their departures.

c/ Receiving the dossiers

When receiving dossiers, the provincial/municipal Justice Services shall examine the declared contents of the applications and the validity of all enclosed papers; if anything is insufficient or unclear, they shall request the applicants to supplement or clarify it.

If a dossier is considered valid, the concerned provincial/municipal Justice Service shall receive it, collect the fee and issue a paper of appointment stating the date for reply.

Where a case is deemed beyond its jurisdiction, a provincial/municipal Justice Service shall immediately guide the involved person to submit the dossiers at the right place.

The reception of dossiers must be recorded in the book of judicial record card granting.

2. Procedures for consulting and certifying judicial records

...

...

...

Within 3 days after fully receiving the valid dossier, the provincial/municipal Justice Service shall send a judicial record certification card and a set of dossiers to the provincial-level police for consultation.

Within 10 days after receiving the judicial record certification card, the provincial-level police shall have to find the records, certify the judicial records of involved persons and send to the provincial/municipal Justice Service a notice on the results of certification of judicial records (the back side of the judicial record certification card). For complicated cases which must be consulted from the dossiers of the Professional Police Dossiers Department of the Ministry of Public Security, such time-limit may be prolonged, but the extension shall not exceed 10 days; the provincial-level police shall take charge of contacting the Professional Police Dossiers Department.

b/ Consulting the court’s records

Where the results of consulting the police’s record show some doubts about the involved person’s conviction but without sufficient grounds to conclude or some unclear and/or incomplete points in the section on the involved person’s previous sentence, the concerned provincial/municipal Justice Service shall contact the court that adjudicated the case for consultation of dossiers of recorded sentences with a view to clarifying whether the involved person has a previous sentence or not.

The consultation of the court’s dossiers (if any) must be made immediately after receiving the notice on the results of judicial record certification from the provincial-level police; the time limit for consulting the dossiers of recorded sentences at the court shall not exceed 7 days.

3. Writing and granting the judicial record cards

Within 3 days after obtaining results from consulting dossiers of the police and the court (if any), the provincial/municipal Justice Service shall write and grant the judicial record card to the involved person.

a/ Ways of writing the judicial record card

If the involved person has no previous sentence (no conviction or the conviction has been written off), the words "khong co tien an"(no previous sentence) shall be clearly inscribed in the line "Tinh trang tien an"(the status on previous sentence) and columns (1), (2), (3), (4) and (5) of the judicial record card shall be obliquely crossed; if the involved person has previous sentence, his offence, the law provisions applied, the main penalty, the additional penalty (if any) and the day, month and year of declaring the legally effective sentence; if he/she has many sentences, they shall be written according to time order.

...

...

...

b/ Granting judicial record cards

The judicial record card is only in original form and must not be copied. Depending on the purpose of application for the judicial record card by the applicant, the provincial/municipal Justice Service shall issue the card in necessary numbers to him/her.

4. Keeping judicial record dossiers

A judicial record dossier shall comprise the application for the judicial record card, enclosed papers of the involved person and the judicial record certification card with results of consultation of dossiers of the police and the court (if any).

The judicial record dossiers shall be archived and preserved at the provincial/ municipal Justice Services according to the provisions of archive legislation.

III. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The Minister of Justice and the Minister of Public Security shall have to direct and guide agencies in their respective ministries in implementing this joint circular.

2. The provincial/municipal Justice Services and the provincial-level police shall appoint professionally qualified officials to take care of the judicial record work; for provinces and cities where exist great demands for judicial record cards, the full-time officials must be arranged for this work.

3. Biannually and annually, the provincial/municipal Justice Services shall have to report to the Ministry of Justice and the provincial-level police to the Ministry of Public Security on the implementation of this joint circular.

...

...

...

If any problems arise in the course of implementation, the directors the provincial/municipal Justice Services and the directors of the provincial-level police shall have to report to the Ministry of Justice and the Ministry of Public Security for consideration and settlement.

THE MINISTRY OF JUSTICE
VICE MINISTER




Ha Hung Cuong

THE MINISTRY OF PUBLIC SECURITY
VICE MINISTER




Le The Tiem