Joint circular No. 2/1998/TTLT/BNV-BNG of May 19, 1998, guiding the implementation of Decision No.957/1997/QD-TTg of November 11, 1997 of the prime minister on improving a number of exit procedures and resolving matters relating to vietnamese nationals who have gone abroad but failed to return home within the prescribed time limit

• Số hiệu: 2/1998/TTLT/BNV-BNG
• Loại văn bản: Thông tư liên tịch
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao, Bộ Nội vụ
• Người ký: Nguyễn Duy Niên, Nguyễn Khánh Toàn
• Ngày ban hành: 19/05/1998

BỘ NGOẠI GIAO-BỘ NỘI VỤ ********	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ********
Số: 2/1998/TTLT/BNV-BNG	Hà Nội , ngày 19 tháng 5 năm 1998

THÔNG TƯ LIÊN TỊCH

CỦA BỘ NỘI VỤ - NGOẠI GIAO SỐ 02/1998/TTLT/BNV-BNG NGÀY 19 THÁNG 5 NĂM 1998 HƯỚNG DẪN VIỆC THỰC HIỆN QUYẾT ĐỊNH SỐ 957/1997/QĐ-TTG NGÀY 11/11/1997 CỦA THỦ TƯỚNG CHÍNH PHỦ VỀ CẢI TIẾN MỘT SỐ THỦ TỤC VỀ XUẤT CẢNH VÀ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ NGƯỜI VIỆT NAM ĐÃ XUẤT CẢNH NHƯNG KHÔNG VỀ NƯỚC ĐÚNG HẠN

Thực hiện Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg ngày 11/11/1997 của Thủ tướng Chính phủ về cải tiến một số thủ tục về xuất cảnh và giải quyết vấn đề người Việt Nam đã xuất cảnh nhưng không về nước đúng hạn và ý kiến của Thủ tướng Chính phủ tại Công văn số 6044/QHQT ngày 27/11/1997 của Văn phòng Chính phủ, Bộ Nội vụ và Bộ Ngoại giao hướng dẫn như sau:

I. ĐỐI TƯỢNG ÁP DỤNG:

Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg ngày 11/11/1997 của Thủ tướng Chính phủ (sau đây gọi tắt là Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg) áp dụng đối với công dân Việt Nam thường trú ở trong nước hoặc làm ăn sinh sống, công tác, học tập, lao động v.v... có thời hạn ở nước ngoài. Việc xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài không thuộc phạm vi điều chỉnh của Quyết định nói trên.

II. THỦ TỤC CẤP, GIA HẠN HỘ CHIẾU Ở TRONG NƯỚC:

1. Thủ tục cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ:

Thủ tục cấp, gia hạn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ tại Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự, Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) thực hiện theo hướng dẫn tại các điểm 1, 3, 4, 5 và 7 Mục II Thông tư số 163/NG/TT ngày 25/5/1995 của Bộ Ngoại giao.

Đoạn đầu điểm (1) (a) Mục II được sửa lại như sau:

"Văn bản của cơ quan có thẩm quyền do Thủ trưởng cơ quan đó ký. Chữ ký trên văn bản phải là chữ ký trực tiếp (không được là chữ ký photocopy) và có đóng dấu của cơ quan. Trong văn bản cần nêu rõ họ tên, ngày sinh, chức danh của người được cử đi công tác nước ngoài, nước đến, nhiệm vụ và thời gian người đó được phép ở nước ngoài".

2. Thủ tục cấp, gia hạn hộ chiếu phổ thông:

Thủ tục cấp, gia hạn hộ chiếu phổ thông thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 02/TT-BNV (A18) ngày 30/4/1995 của Bộ Nội vụ với một số điểm điều chỉnh, bổ sung cụ thể sau đây:

Những người là cán bộ, công nhân, viên chức và quân nhân thuộc biên chế của các cơ quan Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, doanh nghiệp Nhà nước, đơn vị lực lượng vũ trang (kể cả người trong diện hợp đồng dài hạn từ một năm trở lên) xin cấp hộ chiếu để xuất cảnh về việc riêng thì phải có văn bản xác nhận của Thủ trưởng cơ quan có thẩm quyền đồng ý cho xuất cảnh, kèm theo đơn đề nghị cấp hộ chiếu, giấy tờ để chứng minh lý do xin xuất cảnh.

Nơi nộp hồ sơ và nhận kết quả:

- Những người thuộc cơ quan Trung ương quản lý, thì nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Nội vụ;

- Những người thuộc cơ quan, tổ chức do UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương quản lý thì nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Phòng Quản lý xuất nhập cảnh - công an tỉnh, thành phố nơi đăng ký nhân khẩu thường trú hoặc tạm trú dài hạn, hoặc trực tiếp nộp hồ sơ và nhận kết quả tại Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Nội vụ.

3. Cơ quan có thẩm quyền:

"Cơ quan có thẩm quyền" nói tại điểm 1 và 2 mục này bao gồm:

a. Các cơ quan, tổ chức quy định tại các khoản 1, 2 và 3 Điều 1 Nghị định số 24/CP ngày 24/3/1995 của Chính phủ về thủ tục xuất cảnh, nhập cảnh (được sửa đổi, bổ sung bởi Nghị định số 76/CP ngày 6/11/1995);

b. Các cơ quan khác do Chính phủ quy định.

Các cơ quan, tổ chức nêu tại khoản 2 và khoản 3 Điều 1 Nghị định số 24/CP và các cơ quan, tổ chức thuộc điểm (b) nêu trên, sau đây gọi tắt là cơ quan chủ quản.

III. VIỆC THỰC HIỆN MIỄN THỊ THỰC XUẤT CẢNH:

1. Công dân Việt Nam mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ còn thời hạn giá trị, được cấp kể từ ngày 26/11/1997 và công dân Việt Nam mang hộ chiếu phổ thông còn thời hạn giá trị, kể cả những hộ chiếu phổ thông cấp trước ngày 26/11/1997, được miễn thị thực xuất cảnh của Việt Nam và được xuất cảnh, nhập cảnh qua các cửa khẩu quốc tế của Việt Nam.

2. Công dân Việt Nam mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ cấp trước ngày 26/11/1997 nhưng còn thời hạn giá trị, khi xuất cảnh Việt Nam phải xuất trình cho lực lượng kiểm soát xuất nhập cảnh tại cửa khẩu văn bản cử đi công tác nước ngoài của cơ quan chủ quản, trong đó nêu rõ họ tên, chức danh của người được cử đi công tác, nước đến và thời gian công tác ở nước ngoài.

3. Việc xuất cảnh từ lần thứ 2 trở đi:

a. Phù hợp với các quy định của Chính phủ về quản lý đoàn ra, đoàn vào và đăng ký, quản lý hộ khẩu, 10 ngày trước khi xuất cảnh, công dân Việt Nam phải báo cho cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh về việc rời khỏi nơi cư trú để xuất cảnh đi nước ngoài, theo nguyên tắc người cư trú ở địa phương nào thì báo cho cơ quan quản lý xuất nhập cảnh ở địa phương đó, bằng cách người xuất cảnh báo trực tiếp hoặc báo qua thư, điện báo, fax, nội dung giấy báo xuất cảnh ghi rõ họ và tên, ngày tháng năm sinh, nơi thường trú hoặc nơi đăng ký tạm trú dài hạn, số hộ chiếu, cơ quan cấp hộ chiếu, thời gian, mục đích xuất cảnh, nước đến, thời gian ở lại nước ngoài. Việc thông báo này không phải chờ ý kiến trả lời của cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh.

b. Những người thuộc diện sau đây không phải thông báo trước cho cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh:

- Những người thuộc biên chế nhà nước, quân nhân, công an, nhân viên hợp đồng dài hạn (từ 01 năm trở lên) của các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước, được Thủ trưởng cơ quan chủ quản có văn bản cử ra nước ngoài công tác hoặc cho phép ra nước ngoài về việc riêng.

- Những người đang công tác, lao động, học tập... có thời hạn ở nước ngoài về nước không quá 90 ngày.

IV. VIỆC QUẢN LÝ HỘ CHIẾU, NHÂN SỰ CỦA CƠ QUAN CHỦ QUẢN:

Phù hợp với khoản 1 Điều 2 Quyết định 957/1997/QĐ-TTg, Thủ trưởng cơ quan chủ quản cử cán bộ đi công tác nước ngoài hay cho phép cán bộ ra nước ngoài về việc riêng chịu trách nhiệm trước pháp luật về quản lý nhân sự, quản lý hộ chiếu.

1. Việc quản lý nhân sự, quản lý hộ chiếu gồm:

- Chịu trách nhiệm về nhân sự do mình cử đi công tác nước ngoài hoặc cho phép đi nước ngoài về việc riêng.

- Quản lý hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, hộ chiếu phổ thông của cán bộ, công chức thuộc cơ quan mình ngay sau khi cán bộ đi nước ngoài về. Trường hợp cán bộ sau khi đi nước ngoài về mà không tự nguyện giao cho cơ quan quản lý hộ chiếu, thì phải có công văn thông báo ngay cho Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) và Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) phối hợp xử lý.

- Đối với mỗi lần xuất cảnh của cán bộ, công chức, Thủ trưởng cơ quan chủ quản đảm bảo để đương sự sử dụng loại hộ chiếu phù hợp với tính chất chuyến đi. Hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ chỉ được giao cho cán bộ, công chức khi ra nước ngoài vì mục đích chính thức theo quy định tại Điều 5 hoặc Điều 6 Nghị định số 48/CP ngày 8/7/1993 của Chính phủ về hộ chiếu và thị thực.

- Nếu phát hiện cán bộ, công chức ở lại nước ngoài quá thời hạn thì phù hợp với Điều 3 Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg, Thủ trưởng cơ quan chủ quản xem xét quyết định việc đưa ra khỏi biên chế cán bộ, công chức đó và thông báo ngay cho Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) và Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh).

- Cơ quan quản lý hộ chiếu phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về việc quản lý hộ chiếu của cán bộ, công chức thuộc cơ quan mình. Khi hộ chiếu bị mất, cơ quan quản lý hộ chiếu phải thông báo ngay cho Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) để huỷ giá trị của hộ chiếu đó. 2. Trường hợp có sự thay đổi chức danh của cán bộ, công chức hoặc cán bộ chuyển sang công tác tại cơ quan khác thì cơ quan chủ quản thông báo cho Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) về thay đổi chức danh của cán bộ, công chức thuộc cơ quan mình hoặc việc chuyển công tác để sửa đổi chức danh trong hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của những cán bộ, công chức đó.

Trường hợp cán bộ nghỉ hưu, hoặc ra khỏi biên chế cơ quan Nhà nước nếu còn hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì Thủ trưởng cơ quan chủ quản giao lại hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ của người này cho Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) để đóng dấu "Đã huỷ"; nếu còn hộ chiếu phổ thông thì giao lại cho đương sự. Trường hợp cán bộ chết, mất tích, thì Thủ trưởng cơ quan chủ quản nộp lại các loại hộ chiếu của những người dó cho cơ quan cấp hộ chiếu quản lý.

V. VIỆC Ở LẠI NƯỚC NGOÀI QUÁ THỜI HẠN ĐƯỢC PHÉP:

1. Phù hợp với Điều 4 Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg, người Việt Nam đã xuất cảnh ra nước ngoài không về nước đúng hạn, nếu muốn được bảo hộ quyền công dân Việt Nam, thì phải đến khai báo tại cơ quan đại diện Ngoại giao hoặc cơ quan Lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài hoặc cơ quan đại diện khác của Việt Nam ở nước ngoài được uỷ nhiệm thực hiện chức năng lãnh sự (sau đây gọi tắt là cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài).

Cơ quan địa diện của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm yêu cầu những người đến khai báo làm thủ tục đăng ký công dân theo hướng dẫn tại Quy định tạm thời về thủ tục đăng ký công dân Việt Nam ở nước ngoài (ban hành kèm theo Quyết định số 713/NG-QĐ ngày 17/5/1997 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao) và hướng dẫn những người này khai báo về việc ở lại nước ngoài quá thời hạn được phép (thời gian xuất cảnh, mục đích xuất cảnh, cơ quan cử đi, thời gian được phép ở nước ngoài, lý do ở quá hạn; họ tên, quan hệ, địa chỉ của người bảo lãnh hoặc cơ quan, tổ chức tiếp nhận làm việc). Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thông báo cho Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự), Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) biết danh sách những người đăng ký, trường hợp là cán bộ, công nhân, viên chức và quân nhân thì đồng gửi cơ quan chủ quản của người đó trước khi xuất cảnh.

2. Đối với những người đến khai báo ở lại nước ngoài quá thời hạn được phép, nếu mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thu hồi hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ và đóng dấu "Đã huỷ" vào hộ chiếu. Cơ quan đại diện cấp hộ chiếu phổ thông nếu đương sự không thuộc các trường hợp chưa được cấp hộ chiếu nêu tại điểm 6 Mục VI Thông tư này.

3. Đối với những người đến khai báo ở lại quá thời hạn được phép, nếu mang hộ chiếu phổ thông, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài cho phép đương sự tiếp tục sử dụng hộ chiếu đó. Trường hợp thuộc diện chưa được cấp hộ chiếu thì cơ qua đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thu hồi hộ chiếu phổ thông.

4. Đối với những người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ ở lại nước ngoài quá thời hạn được phép mà không đến cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài khai báo thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm thông báo huỷ hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đó sau khi có thông báo của cơ quan chủ quản (thông qua Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao).

VI. VIỆC GIA HẠN, BỔ SUNG, SỬA ĐỔI, CẤP ĐỔI,CẤP LẠI HỘ CHIẾU:

1. Việc gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu ở nước ngoài:

a. Ba mươi ngày trước khi hộ chiếu hết hạn, công dân Việt Nam ở nước ngoài phải đến cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài xin gia hạn hộ chiếu. Hồ sơ gồm:

- Tờ khai xin gia hạn hộ chiếu có dán ảnh (theo mẫu);

- Hộ chiếu;

- Văn bản hoặc thông báo của Thủ trưởng cơ quan chủ quản về việc tiếp tục được cử công tác ở nước ngoài (đối với những người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ).

b. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài xem xét, quyết định việc gia hạn đối với những hộ chiếu hợp lệ nhưng hết thời hạn giá trị ghi trong hộ chiếu. Thời hạn hộ chiếu được gia hạn không quá 3 năm, tính từ ngày hộ chiếu hết hạn.

Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài không gia hạn đối với những trường hợp xin gia hạn từ lần 2 trở đi.

c. Những trường hợp nghi hộ chiếu không hợp lệ (thay ảnh, thay trang, khâu lại hộ chiếu, tẩy xoá v.v....) hoặc nhân thân không rõ ràng, Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thông báo bằng văn bản tới cơ quan cấp hộ chiếu cho người đó để xác minh và trả lời cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài trong vòng 20 ngày, nếu sau 20 ngày không trả lời, thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài xem xét quyết định việc gia hạn như nêu tại điểm b.

Trường hợp phức tạp về nhân sự, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài chỉ thực hiện việc gia hạn, sửa đổi, bổ sung sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh).

d. Căn cứ vào đơn xin sửa đổi, bổ sung hộ chiếu của công dân Việt Nam ở nước ngoài, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài sửa đổi, bổ sung hộ chiếu cho những trường hợp có lý do sửa đổi, bổ sung hợp lý.

2. Cấp đổi hộ chiếu do rách nát, hư hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụng (đối với hộ chiếu đã được gia hạn một lần):

a. Người xin cấp đổi hộ chiếu phải trực tiếp đến cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài nộp hồ sơ gồm:

- Tờ khai xin cấp hộ chiếu (theo mẫu) kèm theo 4 ảnh cỡ 4 x 6 cm (nếu đương sự thuộc sự quản lý của bộ phận chuyên trách của cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thì cần được thủ trưởng bộ phận chuyên trách đó xác nhận nội dung khai và đóng dấu giáp lai ảnh trong tờ khai).

- Hộ chiếu cũ (bị rách nát, hư hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụng).

b. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm kiểm tra hộ chiếu bị rách nát, hư hỏng, hết trang hay hết thời hạn sử dụng. Nếu khẳng định đúng là hộ chiếu hợp lệ và không bị rách, bẩn tại trang nhân thân và trang ảnh hộ chiếu, thì cơ quan đại diện cấp đổi hộ chiếu.

Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài đóng dấu "Đã huỷ" vào hộ chiếu cũ và đóng vào hồ sơ.

Trường hợp nghi hộ chiếu cũ bị tẩy xoá, thay ảnh rách, bẩn tại trang thân nhân hay trang ảnh của hộ chiếu mà không đảm bảo tính xác thực của những chi tiết nhân thân và ảnh trong hộ chiếu, thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài phải thông báo bằng văn bản cho cơ quan cấp hộ chiếu các thông tin cần thiết (theo mẫu). Trong thời hạn 20 ngày, cơ quan cấp hộ chiếu có trách nhiệm trả lời, nếu sau 20 ngày mà không trả lời, thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài xem xét quyết định việc cấp đổi.

Trường hợp phức tạp về nhân sự thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nười ngoài chỉ thực hiện việc cấp đổi sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh).

c. Riêng đối với những người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã xuất cảnh Việt Nam từ 3 tháng trở lên, cơ quan đại diện chỉ xem xét quyết định cấp đổi hộ chiếu ngoại giao hay hộ chiếu công vụ mới nếu có điện của Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) xác nhận cơ quan chủ quản đã khẳng định đương sự tiếp tục nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài.

3. Cấp lại hộ chiếu trong trường hợp mất hộ chiếu cũ:

a. Người xin cấp lại hộ chiếu phải trực tiếp đến nộp hồ sơ tại cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài, gồm:

- Tờ khai xin cấp hộ chiếu kèm theo 4 ảnh như nêu ở điểm 2 trên đây.

- Đơn tường trình việc mất hộ chiếu của người xin cấp lại hộ chiếu; trong đơn nêu rõ số, ngày cấp, cơ quan cấp hộ chiếu cũ, mã số hộ chiếu cũ (nếu hộ chiếu cũ có mã số); lý do, hoàn cảnh mất hộ chiếu cũ....

- Giấy trình báo mất hộ chiếu có xác nhận của cơ quan Công an hoặc cơ quan Quản lý xuất nhập cảnh nước sở tại.

b. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài có trách nhiệm kiểm tra hồ sơ và xem xét việc cấp lại hộ chiếu như sau:

- Đối với trường hợp khai báo hộ chiếu bị mất do các cơ quan chức năng ở trong nước cấp hoặc các cơ quan đại diện khác cấp:

Cơ quan đại diện thông báo các yếu tố nhân sự và chi tiết về hộ chiếu khai báo bị mất (kèm ảnh) về cơ quan đã cấp hộ chiếu để xác minh trong vòng 20 ngày. Nếu sau thời gian đó mà không có trả lời của cơ quan đã cấp hộ chiếu thì cơ quan đại diện xem xét quyết định việc cấp lại hộ chiếu và chịu trách nhiệm về quyết định đó.

Nếu đương sự không nhớ chính xác số, ngày cấp, cơ quan cấp, mã số hộ chiếu cũ, cơ quan đại diện yêu cầu đương sự cung cấp những thông tin liên quan để có thể xác minh được thân nhân của người khai mất hộ chiếu (ngày xuất cảnh, số hộ chiếu của những người đi cùng đợt, cơ quan cử đi công tác v.v...) và thông báo về cơ quan cấp hộ chiếu toàn bộ các thông tin đó (kèm theo các yếu tố nhân sự và ảnh như đã nói ở trên). Trong trường hợp này, cơ quan đại diện chỉ xem xét cấp lại hộ chiếu nếu cơ quan đã cấp hộ chiếu khẳng định việc cấp hộ chiếu cũ cho đương sự.

Trường hợp phức tạp về nhân sự thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài chỉ thực hiện việc cấp lại sau khi có ý kiến của Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh).

- Đối với trường hợp khai báo hộ chiếu bị mất do chính cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài nhận hồ sơ và cấp trước đây và trường hợp khai báo hộ chiếu bị mất do cơ quan trong nước hoặc các cơ quan đại diện khác cấp nhưng đương sự đã có hồ sơ đăng ký công dân tại cơ quan đại diện, thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài đối chiếu với hồ sơ cấp hộ chiếu cũ hoặc hồ sơ đăng ký công dân của đương sự lưu tại cơ quan đại diện, khẳng định đúng người và các chi tiết nhân thân, thì cơ quan đại diện xem xét cấp lại hộ chiếu mới. Trường hợp không khẳng định được đúng người và các chi tiết nhân thân thì cơ quan đại diện thông báo các yếu tố nhân sự kèm theo ảnh cho cơ quan cấp hộ chiếu xác minh. Cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài chỉ cấp lại hộ chiếu sau khi có ý kiến đồng ý của các cơ quan trong nước được yêu cầu xác minh.

- Đối với trường hợp khai mất hộ chiếu và có nhu cầu được cấp giấy tờ để về nước thì cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thông báo các chi tiết nhân sự, ảnh về Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh). Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) xác minh, nếu đúng là công dân Việt Nam và có địa chỉ thường trú ở Việt Nam trước khi xuất cảnh có thời hạn ra nước ngoài thì thông báo để cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài cấp giấy thông hành cho họ về nước.

Trong trường hợp cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài đã có hồ sơ đăng ký công dân của họ thì xem xét và cấp ngay giấy thông hành cho họ về nước và thông báo cho Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) biết.

- Riêng đối với những người mang hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ, đã xuất cảnh Việt Nam từ 3 tháng trở lên, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài chỉ cấp lại hộ chiếu ngoại giao hay hộ chiếu công vụ mới khi có điện của Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự hoặc Sở Ngoại vụ thành phố Hồ Chí Minh) xác nhận cơ quan chủ quản đã khẳng định đương sự tiếp tục nhiệm vụ chính thức ở nước ngoài.

- Khi cấp lại hộ chiếu mới cho những người mất hộ chiếu cũ, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài thông báo bằng văn bản về việc huỷ hộ chiếu cũ cho các cơ quan chức năng của nước sở tại, Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh), Bộ Ngoại giao (Cục lãnh sự) và Bộ Quốc phòng (Bộ Tư lệnh Bộ đội Biên phòng).

4. Cấp đổi hộ chiếu trong trường hợp thay đổi tính chất chuyến đi:

Việc cấp đổi hộ chiếu trong các trường hợp thay đổi tính chất chuyến đi thực hiện theo điểm III.1. Một số Quy định về trình tự và thủ tục giải quyết công tác Lãnh sự (ban hành kèm theo Quyết định số 297/NG-QĐ ngày 26/9/1996 của Bộ trưởng Bộ Ngoại giao).

5. Việc gửi danh sách, hồ sơ những trường hợp gia hạn, sửa đổi, bổ sung, cấp đổi, cấp lại hộ chiếu:

Trong vòng 5 ngày kể từ ngày gia hạn, sửa đổi, bổ sung, cấp đổi, cấp lại hộ chiếu, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài điện về Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) và Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh): - Danh sách những trường hợp đã được gia hạn, bổ sung, sửa đổi hộ chiếu (họ tên, ngày tháng năm sinh, số, loại, ngày cấp, cơ quan cấp, mã số hộ chiếu cũ (nếu có), gia hạn đến ngày, tháng, năm; bổ sung, sửa đổi ở điểm nào, lý do);

- Danh sách cấp đổi, cấp lại hộ chiếu gồm các mục: số thứ tự, họ và tên; ngày tháng năm sinh; nơi sinh, cơ quan cử đi (nếu có); số, loại, ngày cấp, mã số hộ chiếu mới; lý do cấp đổi, cấp lại.

Sau đó, cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài gửi hồ sơ những trường hợp có tên trong các danh sách nói trên về Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh), trừ những trường hợp cơ quan đại diện của Việt Nam ở nước ngoài đã thông báo và yêu cầu Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) có ý kiến, như đã nêu ở các điểm 1, 2, 3, Mục VI trên đây.

6. Những trường hợp chưa được gia hạn, sửa đổi, bổ sung, cấp đổi, cấp lại hộ chiếu:

Công dân Việt Nam ở nước ngoài thuộc một trong các trường hợp sau đây chưa được gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi, cấp lại hộ chiếu:

- Xin gia hạn, bổ sung, sửa đổi, cấp đổi, cấp lại hộ chiếu mà lý do không rõ ràng hoặc phương hại tới quan hệ giữa Việt Nam với nước sở tại;

- Đang hưởng quy chế bị nạn;

- Dùng hộ chiếu giả để xuất cảnh;

- Giả mạo hồ sơ để xuất cảnh hoặc xuất cảnh trái phép;

- Đang liên quan tới các vụ kiện hoặc vụ án về dân sự, kinh tế hoặc hình sự mà cơ quan điều tra, Viện Kiểm sát, Toà án ở trong nước đang truy tìm, truy nã hoặc có yêu cầu đưa về nước xử lý, giải quyết.

- Có hoạt động phương hại đến an ninh quốc gia của Việt Nam.

VII. VIỆC THU HỒI HỘ CHIẾU:

1. Những trường hợp sau đây bị thu hồi hộ chiếu:

- Người thuộc diện chưa được phép xuất cảnh theo quy định tại mục III, phần A Thông tư số 02/TT-BNV ngày 30/4/1995 của Bộ Nội vụ;

- Những hộ chiếu bị cơ quan có thẩm quyền thông báo huỷ.

2. Phù hợp với khoản 2 Điều 2 Quyết định số 957/1997/QĐ-TTg, Bộ Nội vụ (Cục quản lý xuất nhập cảnh) có trách nhiệm quản lý những hộ chiếu bị thu hồi và thông báo cho Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) biết số hộ chiếu ngoại giao, hộ chiếu công vụ đã bị thu hồi.

VIII. TỔ CHỨC THỰC HIỆN:

1. Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) thông báo cho các nước về việc miễn thị thực xuất cảnh cho công dân Việt Nam, thông báo cho các nước mà nước ta đã ký kết thoả thuận miễn thị thực về việc dùng ký hiệu để áp dụng chế độ miễn thị thực nhập cảnh theo các thoả thuận đó.

2. Cục Quản lý xuất nhập cảnh - Bộ Nội vụ và Cục Lãnh sự - Bộ Ngoại giao nghiên cứu báo cáo lãnh đạo hai Bộ về việc sử dụng mã số cố định cho các loại hộ chiếu cấp cho công dân Việt Nam.

3. Căn cứ chức năng, nhiệm vụ của mình, Bộ Nội vụ (Cục Quản lý xuất nhập cảnh) và Bộ Ngoại giao (Cục Lãnh sự) hướng dẫn các cơ quan, các ngành, các địa phương thống nhất thực hiện Thông tư này; tổng hợp tình hình xuất nhập cảnh của công dân Việt Nam để báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

4. Những hướng dẫn trước đây của Bộ Nội vụ và Bộ Ngoại giao trái với Thông tư này đều bãi bỏ.

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký.

Nguyễn Duy Niên (Đã ký)

Nguyễn Khánh Toàn Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF THE INTERIOR THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIR -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ----------
No. 2/1998/TTLT/BNV-BNG	Hanoi, May 19, 1998

JOINT CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF DECISION No.957/1997/QD-TTg OF NOVEMBER 11, 1997 OF THE PRIME MINISTER ON IMPROVING A NUMBER OF EXIT PROCEDURES AND RESOLVING MATTERS RELATING TO VIETNAMESE NATIONALS WHO HAVE GONE ABROAD BUT FAILED TO RETURN HOME WITHIN THE PRESCRIBED TIME LIMIT

In furtherance of Decision No.957/1997/QD-TTg of November 11, 1997 of the Prime Minister on improving a number of exit procedures and resolving matters relating to Vietnamese nationals who have gone abroad but failed to return home within the prescribed time limit and proceeding from the Prime Minister's opinions in Official Dispatch No.6044/QHQT of November 27, 1997 of the Government's Office, the Ministry of the Interior and the Ministry for Foreign Affairs hereby jointly provide the following guidances:

I. OBJECTS OF REGULATION

Subject to Decision No.957/1997/QD-TTg of November 11, 1997 of the Prime Minister (hereafter referred to for short as Decision No.957/1997/QD-TTg) are Vietnamese citizens residing in the country or living, working, studying, laboring... abroad for a certain period of time. The exit and entry of Vietnamese citizens residing abroad shall not be regulated by the above-said Decision.

II. PROCEDURES FOR THE GRANTING AND EXTENSION OF PASSPORTS IN THE COUNTRY:

1. Procedures for the granting and extension of diplomatic and official passports:

Procedures for the granting and extension of diplomatic and official passports at the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department, the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) shall comply with guidances in Points 1, 3, 4, 5 and 7, Section II, Circular No.163/NG/TT of May 25, 1995 of the Ministry for Foreign Affairs.

The first paragraph of Point (1)(a), Section II is amended as follows:

...

...

...

2. Procedures for the granting and extension of traveler's passports:

The procedures for the granting and extension of traveler's passports shall comply with guidances in Circular No.02/TT-BNV (A18) of April 30, 1995 of the Ministry of the Interior with some following adjustments and supplements:

Officials, workers, employees and armymen on the payrolls of the State bodies, socio-political organizations, State enterprises and armed forces units (including those working under long-term labor contracts for one or more year) who apply for passports to travel abroad on personal business, must obtain written consent from the head(s) of the competent agency(ies), attached with their applications for passports and papers evidencing the reasons for their exits.

Places for submitting dossiers and receiving replies:

- Applicants from the central agencies shall submit their dossiers and receive replies at the Entry-Exit Management Department- the Ministry of the Interior;

- Applicants from agencies and/or organizations managed by the People's Committees of the provinces and cities directly under the Central Government shall submit their dossiers and receive replies at either the Entry-Exit Management Bureau of the Police Departments of the provinces or cities where they have registered their permanent or long-term temporary residence or directly at the Entry-Exit Management Department of the Ministry of the Interior.

3. Competent agencies:

"Competent agencies" mentioned in Points 1 and 2 of this Section include:

a/ Agencies and organizations prescribed in Clauses 1, 2 and 3, Article 1 of Decree No.24-CP of March 24, 1995 of the Government on entry and exit procedures (which is amended and supplemented by Decree No.76-CP of November 6, 1995);

...

...

...

Agencies and organizations mentioned in Clauses 2 and 3, Article 1 of Decree No.24-CP of March 24, 1995 and agencies and organizations mentioned in Point b above shall, hereafter, be referred to as agencies in charge.

III. EXIT VISA EXEMPTION

1. Vietnamese citizens holding diplomatic or official passports which are still valid and have been issued from November 26, 1997; and Vietnamese citizens holding traveler's passports which are still valid, including the traveler's passports issued before November 26, 1997, shall be exempt from Vietnam's exit visa and entitled to exit or enter through international border gates of Vietnam.

2. Vietnamese citizens holding diplomatic or official passports which had been issued before November 26, 1997 but are still valid, when exiting from Vietnam, must produce to the entry-exit control forces at border gates the documents of the agencies in charge, sending them on overseas missions, which must state clearly their full names, posts and titles, the countries of destination and the duration of their stay abroad.

3. For multiple exits:

a/ Under the Government's stipulations on the management of entries and exits as well as the registration and management of households, 10 days before his/her exit, a Vietnamese citizen shall have to inform the entry-exit management agency of his/her leaving from the place of residence for an overseas trip, according to the principle that residents of a locality shall inform the exit-entry management agency of such locality directly or by letters, telex, fax; the written exit notification must state clearly the citizen's full name, date of birth, place or residence or place of long-term temporary residence, the serial number of his/her passport, the passport-issuing agency, the time and purposes of the exit, the country of destination and the duration of his/her stay abroad. Such notification shall not have to wait for reply from the entry-exit management agency.

b/ The following persons are not required to notify in advance the entry-exit management agency:

- Persons on the State's payroll, armymen, policemen, persons under long-term labor contracts (one or more year) belonging to State agencies and enterprises, who are sent abroad on official mission or personal business by the heads of the agencies in charge.

- Persons, who are on official duties working or studying...abroad for given terms and who have returned home for not more than 90 days.

...

...

...

Under Clause 1, Article 2 of Decision No.957/1997/QD-TTg of November 11, 1997, the heads of agencies in charge that send officials on overseas missions or allow officials to go abroad on personal business shall be accountable before law for the management of their personnel and passports.

1. Management of personnel and passports shall include:

- Taking responsibility for the personnel sent abroad by them on missions or allowed by them to go abroad on personal business.

- Managing diplomatic, official and traveler's passports of officials and employees of their respective agencies right after such persons return from abroad. In cases where a person, after his/her return from abroad, fails to voluntarily hand over his/her passport to the agency in charge for management, the agency in charge shall have to immediately notify this in an official dispatch to the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) and the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) for coordination in handling it.

- For each exit of officials or employees, the heads of the agencies in charge must ensure that the involved persons use the kinds of passports suitable to the purposes of the trips. The diplomatic and official passports shall be given to officials and employees who go abroad on official missions as prescribed in Article 5 or 6, Decree No.48-CP of July 8, 1993 of the Government on passports and visas.

- If detecting that the officials and/or employees stay abroad beyond the prescribed time limit, the heads of the agencies in charge shall, according to Article 3 of Decision No.957/1998/QD-TTg, consider and decide to remove such persons from their payroll and immediately inform the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) and the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) thereof.

- The passport-managing agencies shall take responsibility before law for the management of passports of their officials and employees. In case of loss of passports, the passport-managing agencies shall have to immediately report it to the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) for the revocation of the validity of such passports.

2. In cases where the posts or titles of the officials and/or employees change or such officials and/or employees move to work in other agencies, the agencies in charge shall inform the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) of the change to the posts or titles of their officials and/or employees or their transfers so as to amend their titles and/or posts in the diplomatic or official passports.

In cases where an official has retired or been removed from the State's payroll but is still holding a diplomatic or official passport, the head of the agency in charge shall hand back such passport to the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) for stamping the seal "already canceled" thereon; if a traveler's passport is still available, it shall be handed back to the involved person. In cases where officials have died or been missing, the heads of the agencies in charge shall return the passports of different kinds held by such persons to the passport-issuing agency for management.

...

...

...

1. According to Article 4 of Decision No.957/1997/QD-TTg, if a Vietnamese national has gone abroad but failed to return home on time and now wishes to have his/her Vietnamese citizenship protected, he/she must make a declaration at the diplomatic representative mission or the Vietnamese consular office in the concerned country or other overseas Vietnamese representations authorized to perform the consular function (hereafter referred to as overseas Vietnamese representative offices).

The overseas Vietnamese representative offices shall have to request persons who come for declarations to fill procedures for registration of citizenship under guidances in the provisional regulations on the procedures for registration of Vietnamese citizenship in foreign countries (issued together with Decision No.713/NG-QD of May 17, 1997 of the Minister for Foreign Affairs) and guide them to make declarations on their overstay abroad (the time and purposes of their exit, the name(s) of the sending agency(ies), the prescribed duration for their stay abroad, the reasons of their overstays; the full names, relations, addresses of the guarantors or the agencies and/or organizations that receive such persons to work). The overseas Vietnamese representative office shall send to the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department), and the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) a list of the registrants, particularly for registrants who are officials, workers, employees and armymen, their list shall also be sent to their agencies in charge before their exists.

2. If the persons who make declarations on their overstay abroad hold diplomatic or official passports, the overseas Vietnamese representative offices shall withdraw their passports and stamp the seal "already canceled" thereon. The representative office shall issue the traveler's passports to involved persons if they do not fall into cases of non-issuance of passports prescribed in Point 6, Section VI of this Circular.

3. If the persons who make declarations on their overstay abroad hold traveler's passports, the overseas Vietnamese representative offices shall allow them to continue using such passports. If such persons are not yet entitled to be granted passports, the overseas Vietnamese representative offices shall withdraw their traveler's passports.

4. If the persons holding diplomatic or official passports overstay and fail to make declarations thereon at the overseas Vietnamese representative offices, the overseas Vietnamese representative offices shall have to inform them of the cancellation of such diplomatic or official passports, after getting notice from the agencies in charge (through the Consular Department of the Ministry for Foreign Affairs).

VI. EXTENSION, SUPPLEMENT, AMENDMENT, REPLACEMENT AND RE-ISSUANCE OF PASSPORTS

1. Extension, supplement and/or amendment of passports in foreign countries:

a/ 30 days before the expiry of his/her passport, a Vietnamese citizen staying abroad shall have to apply for the extension of his/her passport at the overseas Vietnamese representative office. A dossier thereof shall include:

- A declaration of application for the extension of the passport attached with a photo (according to the prescribed form);

...

...

...

- A document or notice made by the head of the agency in charge to continue assigning him/her to work abroad (for a person holding diplomatic or official passport).

b/ The overseas Vietnamese representative office shall consider and decide the extension of passports which are proper but the time limit prescribed therein has already expired. The extended duration shall not exceed three years, from the date of expiry of the passport.

The overseas Vietnamese representative offices shall not give the second or third... extension to any passport.

c/ In cases where there is a doubt that a passport is not proper (with changes of photo, page(s), restitching of passport, erasion therein...) or the personal identity of the passport holder is not clear, the overseas Vietnamese representative office shall send a notice to the passport-issuing agency so that the latter may check it and reply the overseas Vietnamese representative office within 20 days; if past this time limit no reply is made, the overseas Vietnamese representative office shall consider and decide the extension as mentioned in Point b above.

In cases where personnel-related problems arise, the overseas Vietnamese representative office shall effect the extension, amendment or supplement of passports only after obtaining consent from the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department).

d/ Basing itself on the application for amendment or supplement of passports of Vietnamese citizens abroad, the overseas Vietnamese representative office shall amend or supplement passports for those citizens who give plausible reasons therefor.

2. Issuance of passports for replacement of ragged, damaged, finished or expired (for passports already extended once) ones:

a/ Applicants for the replacement of their passports must submit directly to the overseas Vietnamese representative offices a dossier, which includes:

- A declaration of application for a new passport (according to the set form) attached with 4 photos sized 4 x 6 cm (if the involved person is subject to the management by a specialized section of the overseas Vietnamese representative office, he/she must obtain certification of the contents of his/her declaration from the section's head and have his photo in the declaration affixed with a seal adjoining the declaration page).

...

...

...

b/ The overseas Vietnamese representative office shall have to examine the ragged, damaged, finished or expired passports. If it is sure that the passport is proper and the personal identity and photo pages are not torn and dirty, the representative office shall issue a new passport for replacement of the old one.

The overseas Vietnamese representative office shall affix a seal "already canceled" on the old passport and the dossier thereon.

In case of a doubt that the old passport has been erased, the photo therein has been replaced, the personal identity page or photo page is torn or dirty, thus being unable to ascertain the truthfulness of the personal identity and the photo in the passport, the overseas Vietnamese representative office shall have to supply in writing the necessary information to the passport-issuing agency (according to the set form). Within 20 days, the passport-issuing agency shall have to reply; if past this time limit, no reply is made, the overseas Vietnamese representative office shall consider and decide the issuance of a new passport for replacement of the old one.

In cases where the personnel-related problems arise, the overseas Vietnamese representative office shall issue passports for replacement only after obtaining consent from the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department).

c/ Particularly for diplomatic or official passport holders who have left Vietnam for 3 months or more, the overseas Vietnamese representative offices shall consider and decide the issuance for replacement of such diplomatic or official passports only if the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) certifies through its message that the agencies in charge have confirmed the involved persons continue their official missions abroad.

3. Re-issuance of passports in case of loss of the old ones:

a/ The applicants for the re-issuance of passports shall have to submit directly to the overseas Vietnamese representative offices a dossier, which includes:

- A declaration of application for passport attached with 4 photos as mentioned in Point 2 above.

- A written report on the loss of the passport, which must state clearly the serial number of the passport, the date of issue, the former passport-issuing agency, the code of the old passport (if any); the reasons and circumstance of the loss of the old passport...

...

...

...

b/ The overseas Vietnamese representative office shall have to examine the dossiers and consider the re-issuance of passports, as follows:

- For lost passports which were issued by domestic functional agencies or other representative offices:

The representative office shall report personnel-related factors and details on the lost passports (attached with photos) to the agency(ies) which issued such passports for examination. Such passport-issuing agency(ies) shall conduct examination within 20 days. If past this time-limit, no reply is received from the passport-issuing agency(ies), the representative office shall consider and decide the re-issuance of passports and take responsibility for such decision.

If an applicant does not remember exactly the serial number, date of issue, the issuing agency and the code of his/her old passport, the representative office shall request him/her to provide relevant information for clarification of his/her personal identity (the date of his/her exit, the serial numbers of passports of other persons who were on the same trips, the sending agency...) and send all these information to the passport-issuing agency (together with the personnel-related factors and photos as mentioned above). In this case, the representative office shall consider the re-issuance of passport only if the old passport-issuing agency confirmed that it has issued a passport to the involved person.

In cases where personnel-related problems arise, the overseas Vietnamese representative office shall re-issue a passport only after obtaining consent from the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department).

- In cases where a lost passport was formerly issued by the overseas Vietnamese representative office or by a domestic agency or another representative office and the involved person's dossier on citizenship registration is already available at the overseas Vietnamese representative office, such overseas Vietnamese representative office shall compare the new dossier with the old dossier of application for passport or the available citizenship registration dossier of the applicant, confirm the right person and his/her personal identity before considering and issuing a new passport to him/her. If it is unable to confirm the applicant and his/her personal identity, the representative office shall send personnel-related factors and the applicant's photo to the former passport-issuing agency for clarification. The overseas Vietnamese representative office shall issue a new passport only after getting consent from domestic agencies that have been requested to make clarification.

- For a person who has declared the loss of his/her passport and wishes to be granted papers for his/her return to the country, the overseas Vietnamese representative office shall send personnel-related factors and the applicant's photo to the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department). The Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department shall examine and if it is sure that such person is a Vietnamese citizen and has a place of residence in Vietnam before his/her travel abroad for a given time limit, the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) shall notify the overseas Vietnamese representative office thereof so that the latter may issue the involved person a laissez passer for his/her return to the home country.

In cases where the overseas Vietnamese representative office has already obtained the applicant's citizenship registration dossier, it shall consider and promptly issue him/her a laissez passer to return to the country and inform the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) thereof.

- Particularly for the diplomatic or official passport holders, who have left Vietnam for 3 months or more, the overseas Vietnamese representative office shall re-issue them new diplomatic or official passports only after getting the message from the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department or the Ho Chi Minh City Foreign Affairs Service) confirming that the agencies in charge have affirmed that the involved persons would continue their official missions abroad.

...

...

...

4. Issue for change of passports in case of change to the trip's purposes:

The issuance for exchange of a passport in cases of change to the trip's purposes shall comply with Point III.1 on a number of provisions on the order and procedures for the settlement of consular affairs (issued together with Decision No.297/NG-QD of September 26, 1996 of the Minister for Foreign Affairs).

5. The sending of lists and dossiers of applicants for the extension, amendment, supplement, issuance for change or re-issuance of passports:

Within five days after the extension, amendment, supplement, issuance for change or re-issuance of passports, the overseas Vietnamese representative offices shall have to send to the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department) and the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department):

- Lists of persons having their passports already extended, supplemented or amended (their full names, dates of birth, the serial numbers and types of passports, the dates of issuance, the issuing agencies, the codes of their old passports (if any), extended to what date, month, year, the detailed amendments and supplements and the reasons therefor);

- Lists of persons having their passports issued for change or re-issued with the following columns: the ordinal numbers, full names, dates of birth, places of birth; the sending agencies (if any); the serial numbers and types of passports, dates of issuance, the codes of new passports; and the reasons of the issuance for change or re-issuance.

After that, the overseas Vietnamese representative offices shall send dossiers of the already listed persons to the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department), except for cases where the overseas Vietnamese representative offices have already informed and consulted the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department), as mentioned in Points 1, 2 and 3 of Section VI above.

6. Cases where the extension, amendment, supplement, issuance for change or re-issuance of passports shall not be effected yet:

Vietnamese citizens falling in one of the following cases shall not be entitled to the extension, amendment, supplement, issuance for change or re-issuance of their passports:

...

...

...

- Being under the refugee status;

- Having used fake passports for their exits;

- Having falsified dossiers for exit or illegally exited;

- Being related to lawsuits or civil, economic or criminal cases where the domestic investigation agency, the procuracy or the court is tracking down him/her or requesting his/her return to the home country for handling and settlement.

- Being engaged in activities detrimental to the national security of Vietnam.

VII. WITHDRAWAL OF PASSPORTS

1. Passports shall be withdrawn in the following cases:

- Passports carried by persons who are not allowed to leave the country as provided for in Section III, Part A, Circular No.02/TT-BNV of April 30, 1995 of the Ministry of the Interior;

- Passports to be canceled under notice of the competent agencies.

...

...

...

VIII. ORGANIZATION OF IMPLEMENTATION

1. The Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department) shall inform foreign countries of the exemption of exit visas for Vietnamese citizens and inform countries with which Vietnam has signed agreements on visa exemption of the use of symbols for the implementation of the regulation on the entry visa exemption under such agreements.

2. The Entry-Exit Management Department of the Ministry of the Interior and the Consular Department of the Ministry for Foreign Affairs shall study and report to the leaders of the two ministries on the use of fixed codes for different types of passports granted to Vietnamese citizens.

3. Basing themselves on their respective functions and tasks, the Ministry of the Interior (the Entry-Exit Management Department) and the Ministry for Foreign Affairs (the Consular Department) shall guide agencies, branches and localities to uniformly implement this Circular; to sum up the situation on Vietnamese citizens' entry and exit in order to report it to the Prime Minister.

4. All earlier guidances of the Ministry of the Interior and the Ministry for Foreign Affairs which are contrary to this Circular are now annulled.

This Circular takes effect 15 days after its signing.

THE MINISTRY OF THE INTERIOR
VICE MINISTER




Nguyen Khanh Toan

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIR
VICE MINISTER




Nguyen Dy Nien