Thông tư 10/2005/TT-BNG lập hoạt động văn phòng đại diện tổ chức hợp tác, nghiên cứu nước ngoài Việt Nam

• Số hiệu: 10/2005/TT-BNG
• Loại văn bản: Thông tư
• Nơi ban hành: Bộ Ngoại giao
• Người ký: Nguyễn Dy Niên
• Ngày ban hành: 19/05/2005

BỘ NGOẠI GIAO -----	CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc -------
Số: 10/2005/TT-BNG	Hà Nội, ngày 19 tháng 5 năm 2005

THÔNG TƯ

HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 06/2005/NĐ-CP NGÀY 19 THÁNG 1 NĂM 2005 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH VỀ VIỆC LẬP VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG ĐẠI DIỆN CỦA CÁC TỔ CHỨC HỢP TÁC, NGHIÊN CỨU CỦA NƯỚC NGOÀI TẠI VIỆT NAM

Thi hành Nghị định số 06/2005/NĐ-CP ngày 19 tháng 1 năm 2005 của Chính phủ quy định về việc lập và hoạt động của Văn phòng đại diện (VPĐD) của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài tại Việt Nam (sau đây gọi tắt là Nghị định), Bộ Ngoại giao hướng dẫn thực hiện như sau:

I. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG:

Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

1. Thông tư này hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 06/2005/NĐ-CP về việc lập và hoạt động của VPĐD của các tổ chức nước ngoài nhằm hỗ trợ quá trình hợp tác, nghiên cứu trong các lĩnh vực chuyên ngành khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường, y tế, xã hội và một số lĩnh vực chuyên ngành khác giữa Chính phủ các nước và Việt Nam vì mục đích phi lợi nhuận.

2. Thông tư này không áp dụng đối với việc lập và hoạt động của VPĐD của các tổ chức hợp tác, nghiên cứu nước ngoài không trực thuộc Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương của nước ngoài.

3. Cơ quan chủ quản phía Việt Nam là Bộ, ngành, UBND các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương có quan hệ đối tác trực tiếp với các tổ chức hợp tác, nghiên cứu của nước ngoài (thuộc phạm vi tại Mục 1).

4. Thông tư này không áp dụng đối với các tổ chức nước ngoài hoạt động trong lĩnh vực văn hoá, giáo dục.

II. ĐIỀU KIỆN, THỦ TỤC CẤP PHÉP, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, GIA HẠN VÀ THU HỒI GIẤY PHÉP

1. Việc cấp Giấy phép lập VPĐD được tiến hành sau khi tổ chức nước ngoài có chương trình, dự án được cơ quan có thẩm quyền của Việt Nam phê duyệt và có Văn bản Thoả thuận (Agreement) hoặc Bản ghi nhớ (Memorandum of Understanding - MOU) về hợp tác được ký kết giữa tổ chức đó với cơ

quan chủ quản phía Việt Nam theo các nội dung được quy định tại Điều 18 của Nghị định.

2. Số lượng cụ thể người nước ngoài và người Việt Nam làm việc tại VPĐD nêu tại Điều 6, Khoản 1 (d) thuộc Nghị định là số cán bộ chương trình và nhân viên làm việc thường xuyên tại Văn phòng trong thời hạn của Giấy phép.

3. Các cơ quan liên quan nêu tại Điều 8, Khoản 1 Nghị định được Bộ Ngoại giao tham khảo ý kiến khi tiến hành thủ tục quyết định cấp, sửa đổi, bổ sung, gia hạn và thu hồi giấy phép là các cơ quan quản lý Nhà nước về các lĩnh vực an ninh, tài chính và các chương trình, dự án.

4. Các tổ chức nước ngoài xin lập VPĐD, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép lập VPĐD phải nộp các hồ sơ sau trên cơ sở bảo đảm có đủ các điều kiện quy định tại Điều 5 và 6 của Nghị định:

Hồ sơ xin lập VPĐD gồm:

(a) Đơn xin lập VPĐD, với nội dung theo Mẫu "Đơn xin phép lập VPĐD tại nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam" do Bộ Ngoại giao ban hành (Mẫu số 01/BNG-VPĐD);

(b) Điều lệ hoặc Quy chế hoạt động của tổ chức nước ngoài xin lập VPĐD;

(c) Văn bản của Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách cho phép tổ chức nước ngoài lập VPĐD tại Việt Nam;

(d) Văn bản xác nhận tư cách pháp nhân của tổ chức nước ngoài do cơ quan có thẩm quyền của nước nơi đặt trụ sở chính cấp;

(e) Các chương trình, dự án đã được cơ quan có thẩm quyền phía Việt Nam phê duyệt;

(f) Tiểu sử của người dự kiến được cử làm Trưởng VPĐD tại Việt Nam;

(g) Thư giới thiệu hoặc quyết định bổ nhiệm làm Trưởng VPĐD tại Việt Nam của người đứng đầu Bộ, ngành hoặc chính quyền địa phương nước ngoài phụ trách tổ chức nước ngoài đó;

Hồ sơ xin sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép gồm:

(a) Đơn xin sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép với những nội dung chính sau:

+ Tên đầy đủ, địa chỉ của VPĐĐ.

+ Giấy phép thành lập VPĐD (số, ngày và cơ quan cấp).

+ Mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời hạn hoạt động được quy định trong Giấy phép.

+ Lý do sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép.

+ Nội dung sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép.

(b) Các tài liệu giải trình kèm theo nhằm đảm bảo tính khả thi của việc sửa đổi, bổ sung hoặc gia hạn Giấy phép. Cụ thể:

+ Hồ sơ về nơi dự kiến làm trụ sở mới của VPĐD nếu là thay đổi trụ sở.

+ Sơ yếu lý lịch của người dự kiến làm Trưởng VPĐD mới nếu là thay đổi Trưởng VPĐD.

+ Văn bản các chương trình, dự án hoặc văn bản cam kết sửa đổi hoặc bổ sung về hợp tác giữa tổ chức nước ngoài với cơ quan chủ quản Việt Nam nếu mở rộng phạm vi và thời hạn hoạt động của VPĐD.

5. Về thu hồi Giấy phép:

Trên cơ sở đề nghị của một trong hai bên tham gia chương trình, dự án, Giấy phép lập VPĐD sẽ bị thu hồi trong các trường hợp sau: Hoạt động không phù hợp với nội dung ghi trong Giấy phép được cấp; vi phạm các quy định của Nghị định; vi phạm pháp luật Việt Nam; chương trình/dự án chấm dứt trước thời hạn.

III. TRÌNH TỰ CẤP, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, GIA HẠN VÀ THU HỒI GIẤY PHÉP

1. Tổ chức nước ngoài xin lập VPĐD, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép phải làm 03 (Ba) bộ hồ sơ theo quy định tại Mục II, khoản 4 của Thông tư này và nộp trực tiếp cho Bộ Ngoại giao (Vụ các Tổ chức Quốc tế).

Cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có sổ theo dõi và trao giấy biên nhận khi nhận đầy đủ các hồ sơ hợp lệ.

2. Trước khi ban hành quyết định theo thẩm quyền, Bộ Ngoại giao lấy ý kiến của cơ quan chủ quản Việt Nam, các Bộ, cơ quan liên quan và UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương tại địa phương nơi VPĐD dự kiến đặt trụ sở trong trường hợp cấp mới hoặc nơi đặt VPĐD trong trường hợp xin sửa đổi, bổ sung, gia hạn Giấy phép. Trong trường hợp có các ý kiến khác nhau, Bộ Ngoại giao sẽ trình Thủ tướng Chính phủ xem xét, quyết định việc phê duyệt cấp, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép. Bộ Ngoại giao thông báo kết quả xét duyệt tới tổ chức nước ngoài liên quan trong thời hạn không quá 30 ngày kể từ ngày nhận được đầy đủ các hồ sơ hợp lệ.

3. Bộ Ngoại giao tham khảo ý kiến của cơ quan chủ quản Việt Nam, UBND tỉnh/thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở, các Bộ, cơ quan liên quan về việc thu hồi Giấy phép của tổ chức nước ngoài. Bộ Ngoại giao có trách nhiệm thông báo cho VPĐD, cơ quan chủ quản Việt Nam, các Bộ, cơ quan liên quan và UBND tỉnh/thành phố nơi VPĐD đó đặt trụ sở biết việc chấm dứt hoạt động của VPĐD trước 30 ngày khi VPĐD chấm dứt hoạt động do hết thời hạn ghi trong Giấy phép hoặc theo Quyết định thu hồi Giấy phép hoặc theo đề nghị của VPĐĐ đó.

4. Trong thời hạn không quá 90 ngày kể từ ngày Giấy phép hết hạn hoặc được thông báo chấm dứt hoạt động, VPĐD phải hoàn tất việc thanh lý xong các thủ tục giải thể liên quan đến trụ sở, nhà ở, người làm thuê, phương tiện làm việc, thanh toán các khoản nợ (nếu có), các nghĩa vụ tài chính và các vấn đề khác với tổ chức và cá nhân có liên quan tại Việt Nam. Trong trường hợp đặc biệt, được Bộ

Ngoại giao và cơquan chủ quản Việt Nam đồng ý, thời hạn này có thể được kéo dài, nhưng không quá một năm.

IV. CƠ CHẾ PHỐI HỢP GIỮA BỘ NGOẠI GIAO, CƠ QUAN CHỦ QUẢN, UBND TỈNH/THÀNH PHỐ NƠI TỔ CHỨC NƯỚC NGOÀI XIN LẬP VPĐD VÀ CÁC BỘ, CƠ QUAN LIÊN QUAN TRONG VIỆC CẤP, SỬA ĐỔI, BỔ SUNG, GIA HẠN VÀ THU HỒI GIẤY PHÉP

1. Cơ quan chủ quản Việt Nam tham khảo ý kiến của BộNgoại giao và các Bộ, cơ quan liên quan về nội dung Văn bản thỏa thuận giữa cơquan chủ quản Việt Nam và tổ chức nước ngoài liên quan.

2. Sau ghi nhận được đầy đủ hồ sơ hợp lệ của tổ chức nước ngoài về xin cấp, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép, Bộ Ngoại giao sẽ lấy ý kiến cơ quan chủ quản Việt Nam, UBND tỉnh/thành phố nơi tổ chức nước ngoài đã hoặc sẽ xin lập VPĐD và các Bộ, cơ quan liên quan bằng văn bản về các vấn đề sau:

a) Tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài có liên quan tại địa phương và ý kiến của UBND tỉnh/thành phố nơi tổ chức nước ngoài đã hoặc sẽ xin lập VPĐD.

b) Tình hình hoạt động của tổ chức nước ngoài có các chương trình, dự án liên quan tới Bộ, ngành mình và ý kiến của cơ quan chủ quản Việt Nam và các Bộ, cơ quan liên quan về đề nghị lập VPĐD, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép của tổ chức nước ngoài; xác minh các yếu tố về nhân thân và thái độ chính trị của người dự kiến làm Trưởng VPĐD tại Việt Nam.

Trong thời hạn không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được công văn xin ý kiến, cơ quan chủ quản Việt Nam, UBND tỉnh/thành phố nơi tổ chức nước ngoài đã hoặc sẽ xin lập VPĐD các Bộ, cơ quan liên quan có ý kiến trả lời Bộ Ngoại giao bằng văn bản về nhưng vấn đề nêu trên.

3. Trong quá trình xem xét hồ sơ xin cấp, sửa đổi, bổ sung và gia hạn Giấy phép, khi xét thấy cần thiết, Bộ

Ngoại giao sẽ chủ trì phối hợp với cơ quan chủ quản Việt Nam, các Bộ, cơ quan liên quan cử đoàn công tác tiến hành thẩm tra tại chỗ hoạt động của VPĐD.

4. Trước khi ra quyết định thu hồi Giấy phép, Bộ Ngoại giao tham khảo ý kiến cơ quan chủ quản Việt Nam liên quan, UBND tỉnh/thành phố nơi VPĐD đặt trụ sở, các Bộ, cơ quan liên quan tới quyết định đình chỉ hoạt động tạm thời hay vĩnh viễn của VPĐD trong các trường hợp VPĐD hoạt động không phù hợp với Giấy phép, vi phạm các quy định của Nghị định và pháp luật Việt Nam.

V. QUUYỀN HẠN VÀ TRÁCH NHIỆM CỦA VPĐD TẠI VIỆT NAM

1. Các quyền lợi:

a) Sau khi được cấp Giấy phép, VPĐD được thuê trụ sở, nhà ở và tuyển dụng người Việt Nam làm việc cho Văn phòng theo các quy định của pháp luật Việt Nam.

b) VPĐD, Trưởng VPĐD và nhân viên Văn phòng là người nước ngoài được hưởng chế độ ưu dãi về thuế theo các quy định pháp luật liên quan hiện hành của Việt Nam áp dụng đối với cơ quan đại diện của các tổ chức quốc tế tại Việt Nam.

2. Các nghĩa vụ và trách nhiệm của VPĐD:

a) Trưởng VPĐD có trách nhiệm tuân thủ những quy định đã được nêu tại Điều 14 Nghị định. VPĐD có trách nhiệm thực hiện chế độ báo cáo định kỳ 6 tháng vào ngày l5/6 và hàng năm vào ngày 15/12 gửi tới Bộ Ngoại giao và cơ quan chủ quản Việt Nam liên quan. Yêu cầu về nội dung báo cáo định kỳ áp dụng theo Mẫu kèm theo Thông tư (Mẫu số 02/BNG-VPĐD).

b) Số người nước ngoài và số nhân viên người Việt Nam làm việc tại Văn phòng không vượt quá số lượng đã quy định tại Giấy phép. Nếu có nhu cầu tăng thêm nhân viên, phải được phép của cơ quan chủ quản Việt Nam liên quan.

c) Trưởng VPĐD có trách nhiệm bảo đảm không một nhân viên nào của tổ chức mình được tiến hành các hoạt động sinh lợi hoặc bất kỳ các hoạt động nào khác không liên quan tới việc khảo sát và thực hiện chương trình, dự án đã nêu trong Đơn xin phép lập VPĐD.

d) Trưởng VPĐD có trách nhiệm bảo đảm thân nhân và những người đi theo nhân viên của tổ chức mình không được tiến hành các hoạt động chuyên môn, nghiệp vụ nếu không được phép của cơ quan chủ quản Việt Nam liên quan.

e) Trưởng VPĐD có trách nhiệm bảo đảm nhân viên VPĐD và thân nhân của họ chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật, tôn trọng các phong tục và tập quán của Việt Nam.

f/ Cán bộ, nhân viên người nước ngoài làm việc tại VPĐD có nghĩa vụ đóng thuế thu nhập theo quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam.

VI. TRÁCH NHIỆM CỦA CÁC CƠ QUAN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC ĐỐI VỚI VPĐD

1. Bộ Ngoại giao giúp Chính phủ thống nhất quản lý Nhà nước đối với VPĐD, phối hợp với các cơ quan chủ quản Việt Nam, UBND tỉnh/thành phố nơi tổ chức nước ngoài đặt VPĐD và các Bộ, cơ quan liên quan thực hiện quản lý Nhà nước đối với VPĐD theo quy định nêu tại Điều 15, 16 và 17 của Nghị định và có trách nhiệm:

a) Hướng dẫn làm thủ tục xin cấp phép;

b) Lấy ý kiến bằng văn bản của cơ quan chủ quản Việt Nam liên quan về ngành, lĩnh vực mà VPĐD hoạt động, UBND tỉnh/thành phố nơi tổ chức nước ngoài xin đặt VPĐD và các Bộ, cơ quan liên quan khi xem xét cấp, sửa đổi, gia hạn, ra quyết định đình chỉ và thu hồi Giấy phép;

c) Đóng góp ý kiến tham khảo với cơ quan chủ quản Việt Nam về nội dung Văn bản Thoả thuận (MOU);

d) Các cơ quan chủ quản Việt Nam, UBND tỉnh/thành phố tại địa phương nơi tổ chức nước ngoài đặt VPĐD, các bộ, cơ quan liên quan có trách nhiệm xây dựng báo cáo về tình hình hoạt động của VPĐD và chuyển cho Bộ Ngoại giao vào tuần đầu của tháng 12 hàng năm để Bộ Ngoại giao tổng hợp báo cáo hàng năm trình Thủ tướng Chính phủ.

2. Cơ quan chủ quản Việt Nam theo quy định tại Điều 16 Nghị định có trách nhiệm:

a) Trả lời bằng văn bản cho Bộ

Ngoại giao về ngành, lĩnh vực mà VPĐDhoạt động trong quá trình xem xét cấp, gia hạn, sửa đổi và thu hồi giấy phép;

b) Chủ trì soạn thảo và ký Văn bản Thoả thuận với tổ chức nước ngoài liên quan theo các nội dung quy định tại Điều 18 Nghị định

c) Hướng dẫn và giải quyết yêu cầu của VPĐD về các lĩnh vực chuyên ngành và các vấn đề liên quan đến thủ tục pháp lý để VPĐD được lập và hoạt động theo đúng pháp luật;

d) Hướng dẫn Sở, Ban, ngành địa phương thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, ngành quản lý trong việc quản lý các hoạt động của VPĐD;

đ) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của VPĐD thuộc lĩnh vực, ngành do Bộ, ngành quản lý;

e) Thực hiện chế độ báo cáo hàng năm gửi Bộ

Ngoại giao về tình hình hoạt động của VPĐD để Bộ Ngoại giao tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ.

3. UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương nơi tổ chức nước ngoài đặt VPĐD theo qui định tại Điều 17 của Nghị định có trách nhiệm:

a) Tạo điệu kiện thuận lợi và quản lý hoạt động của VPĐD theo chức năng, thẩm quyền quản lý Nhà nước của mình;

b) Trả lời bằng văn bản cho Bộ

Ngoại giao khi xem xét đặt trụ sở VPĐDvà thu hồi giấy phép;

c) Thực hiện chế độ báo cáo hàng năm gửi Bộ

Ngoại giao về tình hình hoạt động của VPĐDđể BộNgoại giao tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ;

4. Các Bộ, cơ quan liên quan có trách nhiệm:

a) Trả lời bằng văn bản cho Bộ Ngoại giao về ngành, lĩnh vực mà VPĐD hoạt động khi xem xét cấp, gia hạn, sửa đổi và thu hồi giấy phép;

b) Hướng dẫn Sở, Ban, ngành địa phương thuộc ngành, lĩnh vực do Bộ, ngành quản lý trong việc quản lý các hoạt động của VPĐD;

c) Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các hoạt động của VPĐD theo lĩnh vực, ngành do Bộ, ngành quản lý;

d) Hàng năm có báo cáo đánh giá tổng hợp gửi Bộ Ngoại giao về tình hình hoạt động của VPĐD để Bộ Ngoại giao tổng hợp báo cáo Thủ tướng Chính phủ;

VII. VỀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN

Thông tư này có hiệu lực sau 15 ngày, kể từ ngày đăng Công báo

Trong quá trình thực hiện Nghị định, nếu có những vướng mắc, các Bộ, địa phương và các đơn vị có liên quan phản ánh kịp thời về Bộ Ngoại giao để nghiên cứu, sửa đổi và bổ sung nếu thấy cần thiết.

Nguyễn Dy Niên (Đã ký)

Tiếng Anh (English)

THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS	SOCIALIST REPUBLIC OF VIETNAM Independence - Freedom - Happiness
No. 10/2005/TT-BNG	Ha noi, May 19, 2005

CIRCULAR

GUIDING THE IMPLEMENTATION OF A NUMBER OF ARTICLES OF THE GOVERNMENTS DECREE No. 06/2005/ND-CP OF JANUARY 19, 2005 ON THE ESTABLISHMENT AND OPERATION OF REPRESENTATIVE OFFICES OF FOREIGN COOPERATION AND RESEARCH ORGANIZATIONS IN VIETNAM

In furtherance of the Governments Decree No. 06/2005/ND-CP of January 19, 2005 on the establishment and operation of representative offices of foreign cooperation and research organizations in Vietnam (hereinafter referred to as the Decree for short), the Ministry of Foreign Affairs hereby guides the implementation as follows:

I. GENERAL PROVISIONS:

Scope and objects of regulation

1. This Circular guides the implementation of a number of articles of the Governments Decree No. 06/2005/ND-CP on the establishment and operation of representative offices of foreign organizations with a view to assisting the cooperation and research in specialized domains of science, technology, natural resources and environment, healthcare, social affairs and some other specialized domains between foreign governments and the Vietnamese Government not for profit.

2. This Circular shall not apply to the establishment and operation of representative offices of foreign cooperation and research organizations not under ministries, branches or local administrations of foreign countries.

3. Vietnamese managing agencies mean ministries, branches or Peoples Committees of provinces or centrally-run cities, which have direct partnership relations with foreign cooperation and research organizations (within the scope defined in Section 1).

...

...

...

II. CONDITIONS AND PROCEDURES FOR GRANTING, AMENDING, SUPPLEMENTING, EXTENDING AND WITHDRAWING PERMITS

1. The grant of permits for establishment of representative offices shall be conducted after foreign organizations have their programs or projects approved by competent Vietnamese agencies and agreements or memoranda of understanding (MOU) on cooperation are signed between such organizations and Vietnamese managing agencies according to the contents prescribed in Article 18 of the Decree.

2. Specific numbers of foreigners and Vietnamese working at representative offices mentioned in Article 6, Clause 1(d) of the Decree mean the numbers of program officers and staffs regularly working at such offices within the duration of permits.

3. Relevant agencies defined in Article 8, Clause 1 of the Decree, which are consulted by the Ministry of Foreign Affairs when carrying out procedures for granting, amending, supplementing, extending or withdrawing permits, mean agencies in charge of State management over security and finance domains as well as over programs and projects.

4. Foreign organizations which apply for permits to set up representative offices, or for amendment, supplementation and extension thereof must submit the following dossiers provided that they fully meet the conditions specified in Articles 5 and 6 of the Decree:

A dossier of application for setting up of a representative office comprises:

a/ An application for setting up of a representative office with the contents provided for in the form Application for setting up of representative office in the Socialist Republic of Vietnam set by the Ministry of Foreign Affairs (not printed herein);

b/ The charter or operation regulation of the foreign organization applying for setting up of representative office;

c/ The document(s) of foreign managing ministry, branch or local administration, permitting the foreign organization to set up its representative office in Vietnam;

...

...

...

e/ Programs or projects approved by competent Vietnamese agencies;

f/ The background of the person expected to be appointed chief representative in Vietnam;

g/ The letter of recommendation or the decision on appointment of the chief representative in Vietnam, made by the head of the ministry, branch or local administration managing such foreign organization;

A dossier of application for amendment, supplementation or extension of a permit comprises:

a/ An application for amendment, supplementation or extension of permit with the following principal contents:

+ Full name and address of the representative office.

+ Permit for setting up of the representative office (serial number, date and issuing agency).

+ Operation objectives, contents, scope and duration prescribed in the permit.

+ Reasons for amendment, supplementation or extension of the permit.

...

...

...

b/ Enclosed supporting documents to ensure the feasibility of the permit amendment, supplementation or extension, including:

+ Dossier on the projected new location of the representative office, in case of office relocation.

+ Resume of the person expected to be new chief representative, in case of change of chief representative.

+ Documents on programs or projects or written commitments on amendments and/or supplements regarding cooperation between the foreign organization and the Vietnamese managing agency, in case of expansion of operation scope and prolongation of operation duration of the representative office.

5. Regarding withdrawal of permits:

At the request of either party to programs or projects, permits for setting up of representative offices shall be withdrawn in the following cases where: such representative offices operate not in accordance with the contents of granted permits; they violate the provisions of the Decree; they violate Vietnamese law; or such programs or projects terminate ahead of time.

III. ORDER OF GRANTING, AMENDING, SUPPLEMENTING, EXTENDING AND WITHDRAWING PERMITS

1. A foreign organization which applies for setting up of a representative office, amendment, supplementation and extension of permit must compile 3 (three) dossier sets according to the provisions of Section II, Clause 4 of this Circular and submit them directly to the Ministry of Foreign Affairs (the Department for International Organizations). The dossier-receiving agency must have a monitoring book and hand receipts upon fully receiving valid dossiers.

2. Before issuing decisions according to its competence, the Ministry of Foreign Affairs shall consult with Vietnamese managing agencies, concerned ministries and agencies, and Peoples Committees of provinces or centrally-run cities where representative offices are expected to be located in case of grant of new permits or where representative offices are located in case of application for amendment, supplementation or extension of permits. In case of divergent opinions, the Ministry of Foreign Affairs shall propose the Prime Minister to consider and decide on the approval of grant, amendment, supplementation or extension of permits. The Ministry of Foreign Affairs shall notify results of consideration and approval to the concerned foreign organizations within 30 days after receiving complete and valid dossiers.

...

...

...

4. Within 90 days after the expiration of their permits or after being notified to terminate their operation, representative offices must complete the liquidation of dissolution procedures related to head offices, residential houses, employees, working facilities, the payment of debts (if any), the fulfillment of financial obligations and other matters to concerned organizations and individuals in Vietnam. In special cases, with approvals of the Ministry of Foreign Affairs and Vietnamese managing agencies, this time limit may be prolonged, but must not exceed one year.

IV. MECHANISM FOR COORDINATION BETWEEN THE MINISTRY OF FOREIGN AFFAIRS AND MANAGING AGENCIES, PEOPLES COMMITTEES OF PROVINCES OR CITIES WHERE FOREIGN ORGANIZATIONS APPLY FOR SETTING UP OF REPRESENTATIVE OFFICES AS WELL AS CONCERNED MINISTRIES AND AGENCIES IN THE GRANT, AMENDMENT, SUPPLEMENTATION, EXTENSION AND WITHDRAWAL OF PERMITS

1. Vietnamese managing agencies shall consult with the Ministry of Foreign Affairs and concerned ministries or agencies on contents of written agreements between Vietnamese managing agencies and concerned foreign organizations.

2. After receiving complete and valid dossiers of application for grant, amendment, supplementation or extension of permits, the Ministry of Foreign Affairs shall consult Vietnamese managing agencies, Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations have applied or will apply for setting up of representative offices and concerned ministries or agencies for their written opinions on the following matters:

a/ Situation of operation of the concerned foreign organizations in localities and opinions of Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations have applied or will apply for setting up of representative offices.

b/ Situation of operation of foreign organizations which have programs or projects related to their ministries or branches and opinions of Vietnamese managing agencies and concerned ministries or agencies on applications for setting up representative offices, amendment, supplementation or extension of permits of foreign organizations; verification of personal identifications and political stances of persons expected to be chief representatives in Vietnam.

Within 15 days after receiving official letters for their comments, Vietnamese managing agencies, Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations have applied or will apply for setting up of representative offices, concerned ministries or agencies shall reply in writing the Ministry of Foreign Affairs on the above-said matters.

3. In the course of examination of dossiers of application for grant, amendment, supplementation or extension of permits, when deeming it necessary, the Ministry of Foreign Affairs shall assume the prime responsibility for, and coordinate with Vietnamese managing agencies, concerned ministries or agencies in, sending working teams to conduct on-spot inspection of operation of representative offices.

4. Before issuing decisions on permit withdrawal, the Ministry of Foreign Affairs shall consult the concerned Vietnamese managing agencies, Peoples Committees of provinces or cities where representative offices are located, concerned ministries or branches for their opinions on decisions on temporary suspension or termination of operation of such representative offices in cases where they operate not in accordance with their permits, or violate the provisions of this Decree and Vietnamese law.

...

...

...

1. Interests:

a/ After being granted permits, representative offices may rent working offices, residential houses and recruit Vietnamese people to work for their offices according to provisions of Vietnamese law;

b/ Representative offices, chief representatives and their foreign staff members shall enjoy tax preferences according to relevant current provisions of Vietnamese law applicable to representations of international organizations in Vietnam.

2. Obligations and responsibilities of representative offices:

a/ Chief representatives shall have to abide by the provisions of Article 14 of the Decree. Representative offices shall have to observe the regime of biannually and annually reporting respectively on June 15 and December 15 to the Ministry of Foreign Affairs and concerned Vietnamese managing agencies. Periodical reports must have the contents prescribed in the form enclosed with this Circular (not printed herein).

b/ The numbers of foreigners and Vietnamese staff members working for a representative office must not exceed those specified in its permit. If the representative office wishes to increase its staff members, it must be permitted by the concerned Vietnamese managing agency.

c/ Chief representatives shall have to guarantee that none of their staff members conduct profit-generating activities or any other activities irrelevant to the survey and execution of programs and projects stated in the applications for setting up of representative offices.

d/ Chief representatives shall have to guarantee that relatives and persons accompanying staff members of their offices do not conduct professional activities without permission of concerned Vietnamese managing agencies.

e/ Chief representatives shall have to guarantee that representative offices staff members and their relatives strictly observe Vietnamese law and respect Vietnamese customs and practices.

...

...

...

VI. RESPONSIBILITIES OF STATE MANAGEMENT AGENCIES TOWARD REPRESENTATIVE OFFICES

1. The Ministry of Foreign Affairs shall assist the Government in performing the uniform State management over representative offices, coordinate with Vietnamese managing agencies, Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations locate their representative offices and concerned ministries or agencies in performing the State management over representative offices according to the provisions of Articles 15, 16 and 17 of the Decree and have responsibilities:

a/ To guide procedures for applying for permits;

b/ To gather written opinions of the concerned Vietnamese agencies managing branches or domains in which representative offices operate, Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations apply to set up their representative offices, and concerned ministries or agencies, when considering the grant, amendment, extension, temporary suspension or withdrawal of permits;

c/ To contribute opinions to Vietnamese managing agencies on contents of MOU;

d/ Vietnamese managing agencies, Peoples Committees of provinces or cities where foreign organizations locate their representative offices, concerned ministries and agencies shall have to make reports on operation of representative offices and send them to the Ministry of Foreign Affairs within the first week of December every year for sum-up in annual reports to be submitted to the Prime Minister.

2. Vietnamese managing agencies defined in Article 16 of the Decree shall have the responsibilities:

a/ To reply in writing the Ministry of Foreign Affairs on branches or domains in which representative offices operate in the course of consideration for grant, extension, amendment or withdrawal of permits;

b/ To assume the prime responsibility for compiling and signing agreements with concerned foreign organizations according to the contents prescribed in Article 18 of the Decree;

...

...

...

d/ To guide local Services, departments and sectors in the branches or domains under their respective management in managing activities of representative offices;

e/ To monitor, urge and inspect activities of representative offices in domains or branches under their respective management;

f/ To send annual reports on operations of representative offices to the Ministry of Foreign Affairs, which shall later sum up and report them to the Prime Minister.

3. The Peoples Committees of the provinces or centrally-run cities where foreign organizations locate their representative offices defined in Article 17 of the Decree shall have the responsibilities:

a/ To create favorable conditions for and manage activities of representative offices according to their respective State management functions and powers;

b/ To reply in writing to the Ministry of Foreign Affairs upon considering the setting up of representative offices and withdrawal of permits;

c/ To send annual reports on operations of representative offices to the Ministry of Foreign Affairs, which shall later sum up and report them to the Prime Minister.

4. Concerned ministries and agencies shall have the responsibilities:

a/ To reply in writing the Ministry of Foreign Affairs on branches or domains in which representative offices operate in the course of consideration for grant, extension, amendment and withdrawal of permits;

...

...

...

c/ To monitor, urge and inspect activities of representative offices in domains or branches under their respective management;

d/ To send annual reports on activities of representative offices to the Ministry of Foreign Affairs, which shall later sum up and report them to the Prime Minister.

VII. IMPLEMENTATION PROVISIONS

This Circular takes effect 15 days after its publication in CONG BAO.

Any problems arising in the course of implementation of the Decree should be promptly reported by concerned ministries, localities and units to the Ministry of Foreign Affairs for study, amendment and supplementation when it deems necessary.

MINISTER OF FOREIGN AFFAIRS





Nguyen Dy Nien