|
VIỆN
KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số:
393/QĐ-VKSTC
|
Hà
Nội, ngày 01 tháng 7 năm 2016
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN HÀNH QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN
HÀNH CHÍNH TRONG NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
VIỆN
TRƯỞNG VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO
Căn cứ Luật tổ chức Viện
kiểm sát nhân dân năm 2014;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 của Chính phủ;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
hành chính;
Xét đề nghị của Chánh Văn
phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,
QUYẾT
ĐỊNH:
Điều
1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy
định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát
nhân dân.
Điều
2. Quyết định này có hiệu lực kể từ
ngày ký và thay thế Quyết định số 15/QĐ-VKSTC ngày 21/01/2005 của Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân tối cao (ban hành kèm theo Quy định về thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản trong ngành Kiểm sát nhân dân).
Điều
3. Thủ trưởng đơn vị
thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện trưởng
Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành
phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
Nơi nhận:
- Như Điều 3;
- Lãnh đạo VKSNDTC;
- Lưu: VT, VP.
|
KT.
VIỆN TRƯỞNG
PHÓ VIỆN TRƯỞNG THƯỜNG TRỰC
Nguyễn Hải Phong
|
QUY ĐỊNH
VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TRONG
NGÀNH KIỂM SÁT NHÂN DÂN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 393/QĐ-VKSTC ngày 01/7/2016
của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao)
Chương
I
QUY ĐỊNH CHUNG
Điều
1. Phạm vi và đối tượng áp dụng
Quy định này hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, bản sao văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân các cấp; không áp dụng đối với thể thức văn bản của Đảng.
Điều
2. Thể thức văn bản
Thể thức văn bản là tập
hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những thành phần chung áp dụng
đối với các loại văn bản, các thành phần bổ sung trong những trường hợp cụ thể
hoặc đối với một số loại văn bản nhất định theo quy định tại Điều
5 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN-BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội vụ về hợp nhất
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư
với Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một
số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thư và quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ
Nội vụ Hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều
3. Kỹ thuật trình bày văn bản
Kỹ thuật trình bày văn bản
bao gồm khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản, vị trí trình bày các
thành phần thể thức, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ và các chi tiết trình bày
khác, được áp dụng đối với văn bản được soạn thảo trên máy vi tính và in ra
giấy; văn bản được soạn thảo bằng các phương pháp hay phương tiện kỹ thuật khác
hoặc văn bản được làm trên các giấy mẫu in sẵn; không áp dụng đối với văn bản
được in thành sách, in trên báo, tạp chí và các loại ấn phẩm khác.
Điều
4. Phông chữ trình bày văn bản
Phông chữ sử dụng để soạn
thảo văn bản hành chính trên máy vi tính là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký
tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 .
Điều
5. Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn bản và vị trí trình bày
1. Khổ giấy
Văn bản hành chính được
trình bày trên khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới
thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ
giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).
2. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được
trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng văn bản in theo
chiều dài).
Trường hợp nội dung văn
bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì có thể
được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng văn bản in theo chiều
rộng).
3. Định lề trang văn bản
(đối với khổ giấy A4)
Lề trên: Cách mép trên từ
20 - 25 mm;
Lề dưới: Cách mép dưới từ
20 - 25 mm;
Lề trái: Cách mép trái từ
30 - 35 mm;
Lề phải: Cách mép phải từ
15 - 20 mm.
4. Vị trí trình bày
Vị trí trình bày các thành
phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được thực hiện theo sơ đồ bố
trí các thành phần thể thức văn bản tại Phụ lục số II kèm theo Quy định này. Vị
trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A5 được
áp dụng tương tự.
Điều
6. Thể loại, thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy
phạm pháp luật
Thể loại, thẩm quyền ban
hành, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quy phạm pháp luật của Viện kiểm
sát nhân dân được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Chương
II
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH
Điều
7. Quốc hiệu
1. Thể thức
Quốc hiệu ghi trên văn bản
bao gồm hai dòng chữ: “CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” và “Độc
lập - Tự do - Hạnh phúc”.
2. Kỹ thuật trình bày
Quốc hiệu được trình bày
tại ô số 1 (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, ở phía
trên, bên phải.
Dòng thứ nhất: “CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12
đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
Dòng thứ hai: “Độc lập
- Tự do - Hạnh phúc” được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14
(nếu dòng thứ nhất cỡ 12, thì dòng thứ hai cỡ chữ 13; nếu dòng thứ nhất cỡ 13,
thì dòng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; được đặt canh giữa dưới dòng
thứ nhất; chữ cái đầu của các cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch
nối, có cách chữ; phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng độ dài
của dòng chữ (sử dụng lệnh Draw, không dùng lệnh Underline), cụ thể:
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
________________________
Hai dòng chữ trên được
trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều
8. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản
1. Thể thức
Tên cơ quan ban hành văn
bản bao gồm tên của cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên
trực tiếp (nếu có).
Tên của cơ quan ban hành
văn bản phải được ghi đầy đủ hoặc viết tắt theo tên gọi chính thức căn cứ văn
bản thành lập, phê chuẩn của cơ quan, tổ chức có thẩm quyền; tên cơ quan chủ
quản cấp trên trực tiếp có thể viết tắt những cụm từ thông dụng như Kiểm sát
nhân dân (KSND); Viện kiểm sát nhân dân (VKSND); thành phố (TP.); thị xã (TX.).
- Tên cơ quan ban hành văn
bản:
+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN CẤP
CAO
+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương)
+ VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN… (cấp
huyện)
- Tên cơ quan ban hành văn
bản có cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp:
VIỆN
KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
VĂN PHÒNG
___________
VIỆN
KSND TỐI CAO
VIỆN KSND CẤP CAO TẠI HÀ NỘI
___________
VIỆN
KSND TỐI CAO
VIỆN KSND TỈNH BÀ RỊA - VŨNG TÀU
___________
- Đối với các văn bản của
Viện kiểm sát nhân dân cấp huyện, tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp là
Viện kiểm sát nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương.
VIỆN
KSND TỈNH PHÚ THỌ
VIỆN KSND THỊ XÃ PHÚ THỌ
________________
2. Kỹ thuật trình bày
Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản được trình bày tại ô số 2 (Phụ lục II); chiếm khoảng 1/2 trang
giấy theo chiều ngang, ở phía trên, bên trái.
Tên cơ quan, tổ chức chủ
quản trực tiếp được trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc
hiệu, kiểu chữ đứng. Nếu tên cơ quan, tổ chức chủ quản dài, có thể trình bày
thành nhiều dòng.
Tên cơ quan, tổ chức ban
hành văn bản trình bày bằng chữ in hoa, cùng cỡ chữ như cỡ chữ của Quốc hiệu,
kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản; phía
dưới có đường kẻ ngang, nét liền từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ và đặt cân
đối so với dòng chữ. Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản dài có thể trình bày
thành nhiều dòng, ví dụ:
VIỆN
KSND TỐI CAO
VỤ THỰC HÀNH QUYỀN CÔNG TỐ
VÀ KIỂM SÁT ĐIỀU TRA ÁN…
___________
Các dòng chữ trên được
trình bày cách nhau dòng đơn.
Điều
9. Số, ký hiệu của văn bản
Quy định về ký hiệu của
văn bản hành chính sử dụng Phụ lục số I (bảng chữ viết tắt tên loại văn bản
hành chính).
1. Thể thức
- Số của văn bản hành
chính là số thứ tự đăng ký văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm.
Tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được ban hành,
các cơ quan có thể đăng ký và đánh số văn bản theo từng loại văn bản hành chính
(áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá
biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường…); hoặc theo các nhóm văn bản nhất định
(như nhóm chương trình, kế hoạch, báo cáo, thông báo; nhóm công văn hành
chính). Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày
đầu năm và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm.
Nhóm văn bản chuyên ngành
theo quy định của Bộ luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự (cáo trạng, kết luận,
quyết định khởi tố vụ án hình sự, quyết định kháng nghị…) được đánh số bắt đầu
từ 01 vào ngày 01/12 năm trước đến 30/11 năm sau để phục vụ thời điểm lấy số
liệu thống kê (theo năm kế hoạch công tác của ngành Kiểm sát như hiện nay).
- Ký hiệu của văn bản hành
chính bao gồm chữ viết tắt tên loại văn bản theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn
bản và bản sao đính kèm Quy định này (phụ lục I) và chữ viết tắt tên cơ quan,
tổ chức ban hành văn bản đó (không ghi chữ viết tắt tên đơn vị, bộ phận soạn
thảo văn bản), ví dụ:
+ Quyết định của Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao do Vụ Tổ chức cán bộ soạn thảo: Số: …/QĐ-VKSTC.
+ Kế hoạch của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao do Cục Thống kê tội phạm và Công nghệ thông tin soạn thảo:
Số: …/KH-VKSTC.
+ Thông báo của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao do Văn phòng soạn thảo: Số: …/TB-VKSTC.
+ Tờ trình của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao do Vụ Pháp chế và Quản lý khoa học soạn thảo: Số: …/TTr-VKSTC.
+ Tờ trình của Thanh tra
Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh soạn thảo: Số: …/TTr-TTra.
Đối với công văn, ký hiệu
văn bản gồm chữ viết tắt tên cơ quan ban hành văn bản và chữ viết tắt tên đơn
vị, bộ phận soạn thảo văn bản, ví dụ:
+ Công văn của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao do Văn phòng soạn thảo: Số: …/VKSTC-VP.
Chữ viết tắt tên cơ quan
ban hành văn bản và chữ viết tắt tên các đơn vị hoặc bộ phận trong mỗi cơ quan,
tổ chức phải quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu, dễ nhớ. Các đơn vị
trực thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối cao và các phòng trực thuộc Viện kiểm sát
nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương có thể sử dụng ký hiệu đơn vị
theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao, ví dụ:
Công văn của Viện kiểm sát
nhân dân tối cao do Thi đua - Khen thưởng soạn thảo: Số …/VKSTC-V16.
2. Kỹ thuật trình bày
Số, ký hiệu của văn bản
được trình bày tại ô số 3 (Phụ lục II), được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản.
Từ “Số” được trình bày
bằng chữ in thường, ký hiệu bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13, kiểu chữ đứng; sau từ
“Số” có dấu hai chấm (:); với những số nhỏ hơn 10 phải ghi thêm số 0 phía
trước; giữa số và ký hiệu văn bản có dấu gạch chéo (/), giữa các nhóm chữ viết
tắt ký hiệu văn bản có dấu gạch nối (-) không cách chữ.
Điều
10. Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản
1. Thể thức
a) Địa danh
Địa danh ghi trên văn bản
là tên gọi chính thức của đơn vị hành chính (tên riêng của tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương; huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) nơi cơ quan đóng
trụ sở; đối với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người (địa danh hành
chính mang tên người) hoặc bằng chữ số (địa danh hành chính theo số thứ tự) hoặc
sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy
đủ của đơn vị hành chính đó, cụ thể:
- Địa danh ghi trên văn
bản các cơ quan, tổ chức trung ương là tên của các tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương nơi cơ quan đóng trụ sở, ví dụ:
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân tối cao (có trụ sở tại thành phố Hà Nội): Hà Nội.
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân cấp cao tại Thành phố Hồ Chí Minh (VC3) (có trụ sở tại Quận 1, Thành
phố Hồ Chí Minh): Thành phố Hồ Chí Minh.
- Địa danh ghi trên văn bản
của Viện kiểm sát nhân dân cấp tỉnh là tên của tỉnh, thành phố trực thuộc trung
ương, ví dụ:
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội;
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân tỉnh Bắc Ninh (có trụ sở tại thành phố Bắc Ninh, tỉnh Bắc Ninh):
Bắc Ninh;
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân tỉnh Vĩnh Phúc (có trụ sở tại thành phố Vĩnh Yên, tỉnh Vĩnh Phúc):
Vĩnh Phúc.
- Địa danh ghi trên văn
bản của Viện kiểm sát cấp huyện là tên của huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc
tỉnh nơi cơ quan, tổ chức đóng trụ sở, ví dụ:
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân huyện Sóc Sơn, thành phố Hà Nội: Sóc Sơn;
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân quận Hải Châu, thành phố Đà Nẵng: Hải Châu.
Trường hợp địa danh ghi
trên văn bản của Viện kiểm sát thành phố, thị xã thuộc tỉnh mà tên thành phố,
thị xã trùng với tên tỉnh thì ghi thêm hai chữ thành phố hoặc thị xã, ví dụ:
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân thành phố Hà Tĩnh, tỉnh Hà Tĩnh: Thành phố Hà Tĩnh;
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân thị xã Lai Châu thuộc tỉnh Lai Châu: Thị xã Lai Châu.
- Những địa danh hành
chính mang tên người, địa danh một âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước
tên người, tên riêng một âm tiết, số thứ thự ghi thêm cấp hành chính của địa điểm
ban hành văn bản, ví dụ:
+ Địa danh hành chính mang
tên người:
Văn bản của Viện kiểm sát
nhân dân Thành phố Hồ Chí Minh: Thành phố Hồ Chí Minh.
+ Địa danh hành chính một
âm tiết:
Văn bản của Viện kiểm sát
nhân dân thành phố Huế, tỉnh Thừa Thiên Huế: Thành phố Huế.
+ Địa danh hành chính theo
số thứ tự:
Văn bản của Viện kiểm sát
nhân dân Quận 1, Thành phố Hồ Chí Minh: Quận 1.
b) Ngày, tháng, năm ban
hành văn bản
Ngày, tháng, năm ghi trên
văn bản là ngày, tháng, năm văn bản đó được ban hành. Phải được viết đầy đủ các
số chỉ ngày, tháng, năm, dùng chữ số Ả - rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn
10 và tháng 1, 2 của năm phải ghi thêm số 0 ở trước, ví dụ:
+ Văn bản của Viện kiểm
sát nhân dân thành phố Hà Nội: Hà Nội, ngày 09 tháng 02 năm 2016.
2. Kỹ thuật trình bày
Địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản được trình bày trên cùng một dòng với số, ký hiệu văn bản,
tại ô số 4 (Phụ lục II), bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ
nghiêng; các chữ cái đầu của địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy
(,); địa danh và ngày, tháng, năm được đặt canh giữa dưới Quốc hiệu.
Điều
11. Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản
1. Thể thức
Tên loại văn bản là tên
của từng loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban hành. Khi ban hành văn bản phải
ghi tên loại của văn bản đó, trừ công văn.
Trích yếu nội dung của văn
bản là một câu ngắn gọn hoặc một cụm từ phản ánh khái quát nội dung chủ yếu của
văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Tên loại và trích yếu nội
dung của các loại văn bản có ghi tên loại được trình bày tại ô số 5a (Phụ lục
II); tên loại văn bản (nghị quyết, quyết định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình và
các loại văn bản khác) được đặt canh giữa bằng chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ
đứng, đậm; trích yếu nội dung văn bản được đặt canh giữa, ngay dưới tên loại
văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên dưới trích yếu
có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến 1/2 độ dài của dòng chữ
và đặt cân đối so với dòng chữ, ví dụ:
BÁO
CÁO
Tổng
kết công tác văn thư, lưu trữ năm 2015
___________
Trích yếu nội dung công
văn được trình bày tại ô số 5b (Phụ lục II), sau chữ “V/v” bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; được đặt canh giữa dưới số và ký hiệu văn
bản, cách dòng 6 pt với số và ký hiệu văn bản, ví dụ:
VIỆN
KIỂM SÁT NHÂN DÂN
TỐI CAO
___________
Số: 1234/VKSTC-VP
V/v tổ chức Hội nghị tập huấn…
Điều
12. Nội dung văn bản
1. Thể thức
Nội dung văn bản: Là thành
phần chủ yếu của văn bản, phải bảo đảm những yêu cầu cơ bản sau:
- Phù hợp với hình thức
văn bản được sử dụng;
- Phù hợp với đường lối,
chủ trương, chính sách của Đảng, quy định pháp luật của Nhà nước;
- Được trình bày ngắn gọn,
rõ ràng, chính xác;
- Sử dụng ngôn ngữ viết,
cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu;
- Dùng từ ngữ tiếng Việt
phổ thông (không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự
cần thiết). Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung thì phải được
giải thích trong văn bản;
- Chỉ viết tắt những từ,
cụm từ thông dụng, những từ thuộc ngôn ngữ tiếng Việt dễ hiểu. Đối với những
từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt, nhưng các
chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong dấu ngoặc đơn (()) ngay
sau từ, cụm từ đó;
- Khi viện dẫn lần đầu văn
bản có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, số, ký hiệu văn bản, ngày, tháng,
năm ban hành văn bản, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, trích yếu nội dung
văn bản (đối với Luật và Pháp lệnh chỉ ghi tên loại và tên của Luật, Pháp lệnh),
ví dụ:
“… được quy định tại Nghị
định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư”; “…
quy định tại Luật Tổ chức Viện kiểm sát nhân dân năm 2014”, trong các lần viện
dẫn tiếp theo, chỉ ghi tên loại và số, ký hiệu của văn bản đó.
- Viết hoa trong văn bản
hành chính được thực hiện theo phụ lục V “Viết hoa trong văn bản hành chính”.
- Bố cục của văn bản:
Tùy theo thể loại và nội
dung, văn bản có thể có phần căn cứ pháp lý để ban hành, phần mở đầu và có thể
được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm hoặc được phân chia thành
các phần, mục từ lớn đến nhỏ theo một trình tự nhất định, cụ thể:
+ Nghị quyết (cá biệt):
Theo điều, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm;
+ Quyết định (cá biệt):
Theo điều, khoản, điểm; các quy chế (quy định) ban hành kèm theo quyết định:
Theo chương, mục, điều, khoản, điểm;
+ Chỉ thị (cá biệt): Theo khoản,
điểm;
+ Các hình thức văn bản
hành chính khác: Theo phần, mục, khoản, điểm hoặc theo khoản, điểm.
Đối với các hình thức văn
bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều thì phần, chương, mục, điều phải
có tiêu đề.
2. Kỹ thuật trình bày
Nội dung văn bản được
trình bày tại ô số 6 (Phụ lục II).
Phần nội dung (bản văn)
được trình bày bằng chữ in thường (được dàn đều cả hai lề), kiểu chữ đứng; cỡ
chữ từ 13 đến 14 (phần lời văn trong một văn bản phải dùng cùng một cỡ chữ);
khi xuống dòng, chữ đầu dòng phải lùi vào từ 1 cm đến 1,27 cm (1 default tab); khoảng
cách giữa các đoạn văn (paragraph) đặt tối thiểu là 6 pt; khoảng cách giữa các
dòng hay cách dòng (line spacing) chọn tối thiểu từ cách dòng đơn (single line
spacing) hoặc từ 15 pt (exactly line spacing) trở lên; khoảng cách tối đa giữa
các dòng là 1,5 dòng (1,5 lines).
Đối với những văn bản có phần
viện dẫn căn cứ pháp lý để ban hành thì sau mỗi căn cứ phải xuống dòng, cuối
dòng có dấu “chấm phẩy” (;), riêng căn cứ cuối cùng kết thúc bằng dấu “phẩy”
(,), ví dụ:
Căn cứ …;
Xét đề nghị của Chánh Văn
phòng Viện kiểm sát nhân dân tối cao,
QUYẾT
ĐỊNH:
Trường hợp nội dung văn
bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm thì trình bày như
sau:
- Phần, chương: Từ “Phần”,
“Chương” và số thứ tự của phần, chương được trình bày trên một dòng riêng, canh
giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự
của phần, chương dùng chữ số La Mã. Tiêu đề (tên) của phần, chương được trình
bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng,
đậm;
- Mục: Từ “Mục” và số thứ
tự của mục được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm. Số thứ tự của mục dùng chữ số Ả - rập.
Tiêu đề của mục được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ
12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm;
- Điều: Từ “Điều”, số thứ
tự và tiêu đề của điều được trình bày bằng chữ in thường, cách lề trái 1
default tab, số thứ tự của điều dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm;
cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản
trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và
tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng;
- Điểm: Thứ tự các điểm
trong mỗi khoản dùng các chữ cái tiếng Việt theo thứ tự abc, sau có dấu đóng
ngoặc đơn, bằng chữ in thường, cỡ chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14),
kiểu chữ đứng.
Trường hợp nội dung văn
bản được phân chia thành các phần, mục, khoản, điểm thì trình bày như sau:
- Phần (nếu có): Từ “Phần”
và số thứ tự của phần được trình bày trên một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ
in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm; số thứ tự của phần dùng chữ
số La Mã. Tiêu đề của phần được trình bày ngay dưới, canh giữa, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Mục: Số thứ tự các mục
dùng chữ số La Mã, sau có dấu chấm và được trình bày cách lề trái 1 default
tab; tiêu đề của mục được trình bày cùng một hàng với số thứ tự, bằng chữ in
hoa, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm;
- Khoản: Số thứ tự các khoản
trong mỗi mục dùng chữ số Ả-rập, sau số thứ tự có dấu chấm, cỡ chữ số bằng cỡ
chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng; nếu khoản có tiêu đề, số thứ tự và
tiêu đề của khoản được trình bày trên một dòng riêng, bằng chữ in thường, cỡ
chữ bằng cỡ chữ của phần lời văn (13-14), kiểu chữ đứng, đậm;
- Điểm trình bày như
trường hợp nội dung văn bản được bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm.
Điều
13. Quyền hạn, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
1. Thể thức
Quyền hạn của người ký
được thực hiện như sau:
- Trường hợp ký thay mặt
tập thể thì phải ghi chữ viết “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể lãnh đạo
hoặc tên cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TM.
HỘI ĐỒNG THI ĐUA
- Ký thay: Cơ quan tổ chức
làm việc theo chế độ Thủ trưởng, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thẩm quyền
ký tất cả văn bản của cơ quan, tổ chức đó. Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
thể giao cho cấp phó của mình ký thay (KT.) các văn bản thuộc các lĩnh vực được
phân công phụ trách và một số văn bản thuộc thẩm quyền của người đứng đầu. Cấp
phó ký thay chịu trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan, tổ chức và pháp luật.
Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt
“KT.” (ký thay) vào trước chức vụ của người đứng đầu, ví dụ:
|
KT.
VIỆN TRƯỞNG
PHÓ VIỆN TRƯỞNG
|
|
KT.
CHÁNH VĂN PHÒNG
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
|
|
|
Trường hợp cấp phó được
giao phụ trách thì thực hiện như cấp phó ký thay cấp trưởng;
- Ký thừa lệnh (TL): Thủ
trưởng ủy nhiệm cho người dưới Thủ trưởng một cấp ký một số văn bản nhất định
mà theo luật định phải do Thủ trưởng ký. Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ
viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ
chức, ví dụ:
TL.
VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
- Ký thừa ủy quyền (TUQ): Khoản 6, Điều 1 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP quy định: “Trong trường hợp đặc biệt, người đứng đầu cơ quan, tổ chức có
thể ủy quyền cho người đứng đầu một đơn vị trong cơ quan, tổ chức ký thừa
ủy quyền (TUQ.) một số văn bản mà mình phải ký. Việc giao ký thừa ủy quyền
phải được quy định bằng văn bản và giới hạn trong một thời gian nhất định.
Người được ký thừa ủy quyền không được ủy quyền lại cho người khác ký. Văn bản
ký thừa ủy quyền theo thể thức và đóng dấu của cơ quan, tổ chức ủy quyền”. Trường
hợp ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ.” (thừa ủy quyền) vào trước
chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức, ví dụ:
TUQ.
VIỆN TRƯỞNG
CHÁNH VĂN PHÒNG
- Chức vụ của người ký:
Chức vụ ghi trên văn bản
là chức vụ lãnh đạo chính thức của người ký văn bản trong cơ quan, tổ chức; chỉ
ghi chức vụ như Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Chánh Văn phòng, Vụ trưởng Vụ hợp
tác quốc tế và tương trợ tư pháp hình sự v.v…; không
ghi lại tên cơ quan, tổ chức, trừ các văn bản liên tịch, văn bản do hai hay nhiều
cơ quan, tổ chức ban hành, ví dụ:
TL.
VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
TL.
VIỆN TRƯỞNG
VỤ TRƯỞNG VỤ KIỂM SÁT VIỆC GIẢI QUYẾT
CÁC VỤ ÁN HÀNH CHÍNH, VỤ VIỆC KINH DOANH, THƯƠNG MẠI,
LAO ĐỘNG VÀ NHỮNG VIỆC KHÁC THEO QUY ĐỊNH CỦA PHÁP LUẬT
Chức danh ghi trên văn bản
do các tổ chức tư vấn (không thuộc cơ cấu tổ chức của cơ quan được quy định tại
quyết định thành lập; quyết định quy định chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức
của cơ quan) ban hành là chức danh lãnh đạo của người ký văn bản trong ban hoặc
hội đồng. Đối với những ban, hội đồng không được phép sử dụng con dấu của cơ
quan, tổ chức thì chỉ ghi chức danh của người ký văn bản trong ban hoặc hội
đồng, không được ghi chức vụ trong cơ quan, tổ chức.
Chức vụ (chức danh) của
người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban của Viện kiểm sát nhân dân tối cao ban
hành mà Phó Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao làm Chủ tịch Hội đồng
hoặc Trưởng ban, lãnh đạo các Cục, Vụ, Viện thuộc Viện kiểm sát nhân dân tối
cao làm Phó Chủ tịch Hội đồng hoặc Phó Trưởng ban được ghi như sau:
|
TM.
HỘI ĐỒNG
|
|
KT.
TRƯỞNG BAN
|
|
CHỦ
TỊCH
|
|
PHÓ
TRƯỞNG BAN
|
|
|
|
|
|
(Chữ
ký, dấu của Viện KSND tối cao)
|
|
(Chữ
ký, dấu của Viện KSND tối cao)
|
|
|
|
|
|
PHÓ
VIỆN TRƯỞNG
|
|
VỤ
TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
|
|
Họ
và tên
|
|
Họ và tên
|
Trường hợp đơn vị chưa có
cấp trưởng mà đã có văn bản giao quyền cấp trưởng thì ghi thể thức đề ký là Q.
(quyền) vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, đơn vị, ví dụ:
|
Q.
VIỆN TRƯỞNG
|
|
TL.
VIỆN TRƯỞNG
|
|
|
|
Q.
VỤ TRƯỞNG VỤ TỔ CHỨC CÁN BỘ
|
|
(chữ
ký)
|
|
(chữ
ký)
|
|
Họ
và tên
|
|
Họ
và tên
|
Họ tên bao gồm họ, tên đệm
(nếu có) và tên của người ký văn bản. Đối với văn bản hành chính, trước họ tên
của người ký, không ghi học hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác như: Giáo
sư, Tiến sỹ, Thạc sỹ…. Đối với văn bản giao dịch; văn bản của các đơn vị sự
nghiệp giáo dục, khoa học được ghi thêm học hàm, học vị, cấp hàm.
Việc giao ký thừa ủy quyền
(TUQ.), thừa lệnh (TL.) các văn bản chuyên ngành theo quy định của Bộ luật tố
tụng hình sự, Bộ luật tố tụng dân sự và các Luật khác thực hiện theo quy định
tại Quy chế nghiệp vụ của ngành Kiểm sát.
2. Kỹ thuật trình bày
Quyền hạn, chức vụ của
người ký được trình bày tại ô số 7a (Phụ lục II); chức vụ khác của người ký
được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); các chữ viết tắt quyền hạn như: “TM.”,
“KT.”, “TUQ.” hoặc quyền hạn và chức vụ của người ký được trình bày chữ in hoa,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
Họ tên của người ký văn bản
được trình bày tại ô số 7b (Phụ lục II); bằng chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng đậm, được đặt canh giữa so với quyền hạn, chức vụ của người
ký.
Chữ ký của người có thẩm
quyền được trình bày tại ô số 7c (Phụ lục II). Không dùng bút chì, bút mực đỏ
hoặc các thứ mực dễ phai để ký văn bản.
Điều
14. Dấu của cơ quan, tổ chức
Việc đóng dấu trên văn bản
hành chính, đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục
kèm theo được thực hiện theo quy định tại Điều 26 Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, cụ thể:
1. Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực
dấu quy định.
2. Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3
chữ ký về phía bên trái.
3. Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký
văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ
quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
4. Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu
chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân
tối cao.
Dấu của cơ quan, tổ chức
được trình bày tại ô số 8 (phụ lục II); dấu giáp lai được đóng vào khoảng mép
phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu
đóng tối đa 05 trang văn bản.
Điều
15. Nơi nhận
1. Thể thức
Nơi nhận xác định những cơ
quan, tổ chức, đơn vị, cá nhân nhận văn bản và có trách nhiệm như: Để giải
quyết; để thi hành; để kiểm tra, giám sát; để báo cáo; để trao đổi công việc;
để biết và để lưu.
Nơi nhận phải được xác
định cụ thể trong văn bản. Căn cứ quy định của pháp luật; căn cứ chức năng,
nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, tổ chức và quan hệ công tác; căn cứ yêu cầu
giải quyết công việc, đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo có
trách nhiệm đề xuất những cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản
trình người ký văn bản quyết định.
Đối với văn bản chỉ gửi
cho một số đối tượng cụ thể thì phải ghi tên từng cơ quan, tổ chức, cá nhân
nhận văn bản; đối với văn bản được gửi cho một hoặc một số nhóm đối tượng nhất
định thì nơi nhận được ghi chung, ví dụ:
- Các Bộ, cơ quan ngang
Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ;
- Ủy ban nhân dân các
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;
Đối với những văn bản có
ghi tên loại, nơi nhận bao gồm từ “Nơi nhận” và phần liệt kê các cơ quan, tổ
chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản.
Đối với công văn hành
chính, nơi nhận bao gồm hai phần:
- Phần thứ nhất bao gồm từ
“Kính gửi”, sau đó là tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân trực tiếp
giải quyết công việc;
- Phần thứ hai bao gồm từ
“Nơi nhận”, phía dưới là từ “Như trên” (không dùng từ “Như kính gửi”), tiếp
theo là tên các cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân có liên quan khác nhận văn
bản.
2. Kỹ thuật trình bày
Nơi nhận được trình bày
tại ô số 9a và 9b (Phụ lục II).
Phần nơi nhận tại ô số 9a
được trình bày như sau:
- Từ “kính gửi” và tên các
cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in thường,
cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng;
- Sau từ “kính gửi” có dấu
hai chấm (:); nếu công văn gửi cho một cơ quan, tổ chức hoặc một cá nhân thì từ
“kính gửi” và tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân được trình bày trên cùng một
dòng; trường hợp công văn gửi cho hai cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân trở lên thì
xuống dòng; tên các cơ quan, tổ chức, cá nhân được trình bày một dòng riêng,
được trình bày thẳng hàng với nhau dưới dấu hai chấm (:) của từ “kính gửi”, đầu
dòng có gạch đầu dòng, cuối dòng có dấu chấm phẩy (;), cuối dòng cuối cùng có
dấu chấm (.), ví dụ:
+ Gửi một nơi:
Kính gửi: Viện kiểm
sát nhân dân tỉnh Thanh Hóa
+ Gửi nhiều nơi:
|
Kính
gửi:
|
|
|
|
- Viện kiểm sát nhân dân
tỉnh Thanh Hóa;
|
|
|
- Công an tỉnh Thanh
Hóa;
- Tòa án nhân dân tỉnh
Thanh Hóa.
|
Phần nơi nhận tại ô số 9b
(Phụ lục II) áp dụng chung đối với công văn hành chính và các loại văn bản
khác, được trình bày như sau:
- Từ “Nơi nhận” được trình
bày trên một dòng riêng (ngang hàng với dòng chữ “quyền hạn, chức vụ của người
ký” và sát lề trái), sau có dấu hai chấm (:), bằng chữ in thường, cỡ chữ 12,
kiểu chữ nghiêng, đậm;
- Phần liệt kê các cơ
quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân nhận văn bản được trình bày bằng chữ in
thường, cỡ chữ 11, kiểu chữ đứng; tên mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị và cá nhân
hoặc mỗi nhóm cơ quan, tổ chức, đơn vị nhận văn bản được trình bày trên một
dòng riêng, đầu dòng có gạch đầu dòng sát lề trái, cuối dòng có dấu chấm phẩy;
riêng dòng cuối cùng bao gồm chữ “Lưu” sau có dấu hai chấm (:), tiếp theo là
chữ viết tắt “VT” (văn thư cơ quan, tổ chức), dấu phẩy, chữ viết tắt tên đơn vị
(hoặc bộ phận) soạn thảo văn bản và số lượng bản lưu (chỉ trong trường hợp cần
thiết), cuối cùng là dấu chấm (.).
Điều
16. Các thành phần khác
1. Thể thức
- Dấu chỉ mức độ mật
Việc xác định và đóng dấu
độ mật (tuyệt mật, tối mật hoặc mật), dấu thu hồi đối với văn bản có nội dung
bí mật nhà nước được thực hiện theo quy định tại Điều 5, 6, 7, 8
của Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm 2000.
- Dấu chỉ mức độ khẩn
- Tùy theo mức độ cần được
chuyển phát nhanh, văn bản được xác định độ khẩn theo 4 mức sau: Khẩn, thượng
khẩn, hỏa tốc, hỏa tốc hẹn giờ; khi soạn thảo văn bản có tính chất khẩn, đơn vị
hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn bản quyết
định.
- Đối với những văn bản có
phạm vi, đối tượng được phổ biến, sử dụng hạn chế, sử dụng các chỉ dẫn về phạm
vi lưu hành như “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (hội nghị)”, “XEM XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH
NỘI BỘ”.
- Đối với công văn, ngoài
các thành phần được quy định có thể bổ sung địa chỉ cơ quan, tổ chức; địa chỉ
thư điện tử (Email); số điện thoại, số Fax; địa chỉ Trang tin điện tử
(Website).
- Đối với những văn bản
cần được quản lý chặt chẽ về số lượng bản phát hành phải có ký hiệu người đánh
máy và số lượng bản phát hành.
- Trường hợp văn bản có
phụ lục kèm theo thì trong văn bản phải có chỉ dẫn về phụ lục đó. Phụ lục văn
bản phải có tiêu đề; văn bản có từ hai phụ lục trở lên thì các phụ lục phải
được đánh số thứ tự bằng chữ số La Mã.
- Văn bản có hai trang trở
lên thì phải đánh số trang bằng chữ số Ả - rập.
2. Kỹ thuật trình bày
- Dấu chỉ mức độ mật:
Con dấu các độ mật (TUYỆT
MẬT, TỐI MẬT hoặc MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại Điều 16 Thông tư số 33/2015/TT-BCA ngày 20/7/2015 của Bộ Công
an Hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002
của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước năm
2000. Dấu độ mật chỉ được đóng vào ô số 10a, dấu thu hồi được đóng vào ô số 11
(Phụ lục II).
- Dấu chỉ mức độ khẩn:
Con dấu các độ khẩn được
khắc sẵn hình chữ nhật có kích thước 30mm x 8mm, 40mm x 8mm và 20mm x 8mm, trên
đó các từ “KHẨN”, “THƯỢNG KHẨN”, “HỎA TỐC” và “HỎA TỐC HẸN GIỜ” trình bày bằng
chữ in hoa, phông chữ Times New Roman cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm
và đặt cân đối trong khung hình chữ nhật viền đơn. Dấu độ khẩn được đóng vào ô
số 10b (Phụ lục II).
- Các chỉ dẫn về phạm vi
lưu hành:
Các chỉ dẫn về phạm vi lưu
hành trình bày tại ô số 11; các cụm từ “TRẢ LẠI SAU KHI HỌP (HỘI NGHỊ)”, “XEM
XONG TRẢ LẠI”, “LƯU HÀNH NỘI BỘ” trình bày cân đối trong một khung hình chữ
nhật viền đơn, bằng chữ in hoa, phông chữ Times New Roman, cỡ chữ 13 đến 14,
kiểu chữ đứng, đậm.
- Địa chỉ cơ quan, tổ
chức; địa chỉ thư điện tử (Email); số điện thoại, số Telex, số Fax; địa chỉ
Trang thông tin điện tử (Website):
Các thành phần này được
trình bày tại ô số 14 trang thứ nhất của văn bản, bằng chữ in thường, cỡ chữ từ
11 đến 12, kiểu chữ đứng, dưới một đường kẻ nét liền kéo dài hết chiều ngang
của vùng trình bày văn bản.
- Ký hiệu người đánh máy
và số lượng bản phát hành:
Được trình bày tại ô số
13; ký hiệu bằng chữ in hoa, số lượng bản bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 11, kiểu
chữ đứng.
- Phụ lục văn bản:
Phụ lục văn bản được trình
bày trên các trang riêng; từ “Phụ lục” và số thứ tự của phụ lục được trình bày
thành một dòng riêng, canh giữa, bằng chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng,
đậm; tên phụ lục được trình bày canh giữa, bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 13 đến
14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Số trang văn bản:
Số trang được trình bày
tại góc phải ở cuối trang giấy (phần footer) bằng chữ số Ả - rập, cỡ chữ 13 -
14, kiểu chữ đứng, không đánh số trang thứ nhất. Số trang của phụ lục được đánh
số riêng theo từng phụ lục.
Mẫu chữ và chi tiết trình
bày các thành phần thể thức văn bản được minh họa tại Phụ lục IV; Mẫu trình bày
một số loại văn bản hành chính của Viện kiểm sát nhân dân được minh họa tại Phụ
lục VII kèm theo quy định này.
Chương
III
THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN SAO VÀ VĂN BẢN
CHUYÊN NGÀNH
Điều
17. Thể thức bản sao văn bản
1. Các hình thức bản sao
Các hình thức bản sao gồm:
Sao y bản chính, sao lục và trích sao. Hình thức bản sao được thực hiện theo
quy định tại khoản 4, 5, 6 Điều 2 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP.
Cụ thể như sau:
- Bản “SAO Y BẢN CHÍNH” là
bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức
quy định.
- Bản “TRÍCH SAO” là bản
sao một phần nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định.
Bản “Sao y bản chính” và bản
“Trích sao” phải được thực hiện từ bản chính nhưng không giới hạn đối tượng cơ
quan sao văn bản là cơ quan ban hành hay cơ quan lưu trữ đang quản lý bản chính
thực hiện.
- “Bản SAO LỤC” là bản sao
đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản được thực hiện từ bản “SAO Y BẢN CHÍNH”
và trình bày theo thể thức quy định.
2. Tên cơ quan, tổ chức
sao văn bản
Là tên của cơ quan, tổ chức
thực hiện việc sao văn bản.
3. Số, ký hiệu của bản sao
Gồm số thứ tự đăng ký được
đánh chung cho các loại văn bản sao do cơ quan, tổ chức thực hiện và chữ viết
tắt tên loại bản sao theo bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và bản sao kèm
theo Phụ lục I Quy định này. Số được ghi bằng chữ số Ả rập, bắt đầu từ số 01
ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hằng năm;
4. Các thành phần thể thức
khác
Các thành phần thể thức
khác của bản sao văn bản gồm địa danh và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên
và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu của cơ quan sao văn bản và nơi nhận được
thực hiện theo hướng dẫn tại Điều 10, 13, 14, 15 của Quy định này.
5. Giá trị pháp lý của bản
sao văn bản
Bản sao y bản chính, sao
lục và trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản
chính. Bản sao chụp (photocopy cả con dấu và chữ ký của bản chính văn bản)
không thực hiện đúng thủ tục, thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao thì chỉ có
giá trị thông tin, tham khảo.
Điều
18. Kỹ thuật trình bày văn bản sao
1. Vị trí trình bày các
thành phần thể thức bản sao (trên trang giấy khổ A4)
Thực hiện theo sơ đồ bố
trí các thành phần thể thức bản sao kèm theo Phụ lục III Quy định này.
Các thành phần thể thức
bản sao được trình bày trên cùng một tờ giấy, ngay sau phần cuối cùng của văn
bản cần sao được photocopy, dưới một đường kẻ nét liền, kéo dài hết chiều ngang
của vùng trình bày văn bản.
2. Kỹ thuật trình bày bản
sao
- Cụm từ “SAO Y BẢN
CHÍNH”, “TRÍCH SAO”, hoặc “SAO LỤC” được trình bày tại ô số 1 (Phụ lục III)
bằng chữ in hoa, cỡ chữ 13 đến 14, kiểu chữ đứng, đậm.
- Tên cơ quan, tổ chức sao
văn bản (tại ô số 2); số, ký hiệu bản sao (tại ô số 3); địa danh và ngày,
tháng, năm sao (tại ô số 4); chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền
(tại ô số 5a, 5b và 5c); dấu của cơ quan, tổ chức sao văn bản (tại ô số 6); nơi
nhận (tại ô số 7) được trình bày theo hướng dẫn trình bày các thành phần thể
thức (Phụ lục III).
Mẫu chữ và chi tiết trình
bày các thành phần thể thức bản sao được minh họa tại Phụ lục IV của Quy định
này.
Điều
19. Văn bản chuyên ngành
1. Hình thức văn bản
Văn bản chuyên ngành kiểm
sát theo chức năng, nhiệm vụ được quy định tại Luật tổ chức Viện kiểm sát nhân
dân, pháp luật tố tụng hình sự, tố tụng dân sự và các quy định của pháp luật về
tố tụng khác được áp dụng thống nhất đối với Viện kiểm sát các cấp.
Hình thức văn bản chuyên ngành của Viện kiểm sát nhân dân do Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân tối cao quy định.
2. Thể thức và kỹ thuật trình bày
Các thành phần thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành được quy định trên cơ sở quy định của
pháp luật gồm: Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010;
Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ.
Chương
IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Điều
20. Hiệu lực thi hành
Quy định về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính trong ngành Kiểm sát nhân dân
có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký Quyết định ban hành; các quy định liên quan
trước đây trái với Quy định này đều bãi bỏ.
Điều 21. Trách nhiệm thực hiện
Thủ trưởng đơn vị thuộc
Viện kiểm sát nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện kiểm sát quân sự trung ương, Viện
trưởng Viện kiểm sát nhân dân cấp cao, Viện trưởng Viện kiểm sát nhân dân tỉnh,
thành phố trực thuộc trung ương chịu trách nhiệm triển
khai thực hiện Quy định này tại đơn vị mình. Trong quá trình thực hiện nếu có
vấn đề phát sinh, vướng mắc, phản ánh về Viện kiểm sát nhân dân tối cao (qua
Văn phòng) để kịp thời hướng dẫn.
Điều 22. Trách nhiệm hướng dẫn, kiểm tra và chế độ báo cáo
Văn phòng Viện kiểm sát
nhân dân tối cao chịu trách nhiệm theo dõi, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc việc
thực hiện Quy định này trong ngành Kiểm sát nhân dân; thực hiện chế độ báo cáo
theo quy định của Nhà nước và của Ngành./.