TỔNG CỤC HẢI QUAN
CỤC HẢI QUAN
BÌNH DƯƠNG
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
Số: 343/QĐ-HQBD
|
Bình Dương, ngày 31 tháng 05 năm 2013
|
QUYẾT ĐỊNH
VỀ
VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ CỦA CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
CỤC TRƯỞNG CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
Căn cứ Luật Hải quan số
29/2011/QH10 ngày 29/6/2001 và luật sửa đổi bổ sung một số điều của Luật Hải
quan số 42/2005/QH11 ngày 14/6/2005;
Căn cứ Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về việc Quy định chi tiết thi
hành một số điều của Pháp lệnh lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;
Căn cứ Thông tư số 04/2013/TT-BNV
ngày 16 tháng 4 năm 2013 của Bộ Nội vụ về việc Hướng dẫn xây dựng công tác văn
thư, lưu trữ ngành Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 224/QĐ-TCHQ
ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác lưu trữ
ngành Hải quan;
Căn cứ Quyết định số 225/QĐ-TCHQ
ngày 06/02/2009 của Tổng cục Hải quan về việc ban hành Quy chế công tác văn thư
ngành Hải quan;
Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Cục
Hải quan Bình Dương,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành Quy chế công tác Văn thư - lưu trữ của Cục Hải quan tỉnh Bình
Dương.
Điều 2. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký, những quy định trước đây của
Cục Hải quan Bình Dương trái với Quy chế này đều được bãi bỏ.
Điều 3. Chánh Văn phòng, Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan
Bình Dương có trách nhiệm thi hành quyết định này.
Nơi nhận:
- Như điều 3;
- TCHQ;
- LĐ Cục (để b/c);
- Lưu: VT, VP.
|
CỤC
TRƯỞNG
Nguyễn Phước Việt Dũng
|
QUY CHẾ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỤC HẢI QUAN BÌNH DƯƠNG
(Ban hành kèm theo Quyết định số 343 ngày 31 tháng 05 năm 2013 của Cục trưởng Cục Hải quan Bình Dương)
Chương 1.
NHỮNG QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi
và đối tượng áp dụng
1. Phạm vi áp dụng
Quy chế này quy định các hoạt động về
văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ đạo của Cục Hải quan Bình Dương để
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình.
2. Đối tượng áp dụng
Cán bộ công chức, viên chức làm công
tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của Cục Hải
quan Bình Dương; lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan; quản
lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.
Cán bộ công chức, viên chức làm công
tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành
trong quá trình hoạt động của Cục Hải quan Bình Dương.
Điều 2. Giảỉ
thích từ ngữ
1. Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Hải quan Bình Dương bao gồm
tất cả những quy định về hoạt động văn thư, lưu trữ trong quá trình quản lý, chỉ
đạo, điều hành của Cục Hải quan Bình Dương để thực hiện chức
năng, nhiệm vụ của mình.
2. Văn bản đến là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành
chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn
bản mật) và đơn, thư gửi đến Cục Hải quan Bình Dương.
3. Văn bản đi là tất cả các loại văn
bản, bao gồm văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản,
văn bản nội bộ và văn bản mật) do Cục Hải quan Bình Dương phát hành.
4. Bản thảo văn bản là bản được viết
hoặc đánh máy, hình thành trong quá trình soạn thảo văn bản.
5. Bản gốc văn bản là bản hoàn chỉnh
về nội dung, thể thức văn bản được Cục Hải quan Bình Dương
ban hành và có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
6. Bản gốc, bản chính văn bản là bản
hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, có chữ ký trực tiếp của người có thẩm
quyền và được Cục Hải quan Bình Dương ban hành.
7. Bản sao y bản chính là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính.
8. Bản trích sao là bản sao một phần
nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản trích sao phải
được thực hiện từ bản chính.
9. Bản sao lục
là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y
bản chính và trình bày theo thể thức quy định.
10. Hồ sơ là một tập tài liệu có liên
quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm
chung, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết
công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của Cục Hải quan Bình Dương.
11. Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp
văn bản tài liệu hình thành trong quá trình theo dõi, giải
quyết công việc của Cục Hải quan Bình Dương theo những nguyên tắc và phương
pháp nhất định.
12. Thu thập tài liệu là quá trình
xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu có giá trị để chuyển vào
Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ tỉnh.
13. Chỉnh lý tài liệu là việc phân loại,
xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành
trong hoạt động của Cục Hải quan Bình Dương
14. Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo
quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ,
thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Điều 3. Trách
nhiệm đối với công tác văn thư, lưu trữ
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Cục
Hải quan Bình Dương trong việc quản lý công tác văn thư,
lưu trữ
a) Tổ chức xây dựng, ban hành, chỉ đạo
việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật hiện hành;
b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ,
quy định về công tác văn thư, lưu trữ đối với các đơn vị thuộc, trực thuộc; giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về công
tác văn thư, lưu trữ theo thẩm quyền.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
Chánh Văn phòng giúp Cục trưởng Cục Hải
quan Bình Dương trực tiếp quản lý, kiểm tra, giám sát việc thực hiện công tác
văn thư, lưu trữ tại Cục Hải quan Bình Dương, đồng thời tổ chức hướng dẫn nghiệp
vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các đơn vị thuộc và trực thuộc Cục Hải quan
Bình Dương.
3. Trách nhiệm của Trưởng các đơn vị
thuộc và trực thuộc
Trưởng các đơn vị thuộc và trực thuộc
Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm triển khai, tổ chức thực hiện các quy định
của Cục Hải quan Bình Dương về công tác văn thư, lưu trữ.
4. Trách nhiệm của mỗi cá nhân
Trong quá trình giải quyết công việc
liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, mỗi cán bộ, công chức, viên chức phải
thực hiện nghiêm túc các quy định của Cục Hải quan Bình Dương về văn thư, lưu trữ.
Điều 4. Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
Mọi hoạt động trong công tác văn thư,
lưu trữ của Cục Hải quan Bình Dương phải thực hiện theo các quy định của pháp
luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Chương 2.
CÔNG TÁC VĂN THƯ
MỤC 1. SOẠN THẢO
VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN
Điều 5. Hình thức
văn bản
- Gồm các loại hình văn bản sau:
- Văn bản hành chính;
- Văn bản chuyên ngành;
- Văn bản trao đổi giữa Cục Hải quan
Bình Dương với cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân bên ngoài.
Điều 6. Thể thức
văn bản
Thực hiện theo Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản hành chính.
Điều 7. Soạn thảo
văn bản
Việc soạn thảo văn bản được thực hiện
như sau:
a) Căn cứ tính chất, nội dung của văn
bản cần soạn thảo, lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương giao cho một đơn vị hoặc một
công chức, viên chức soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo văn bản.
b) Đơn vị hoặc công chức, viên chức
được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:
- Xác định hình thức, nội dung và độ
mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản;
- Thu thập, xử lý thông tin có liên
quan;
- Soạn thảo văn bản;
- Trường hợp cần
thiết, đề xuất với Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, tham khảo ý kiến của các cơ quan,
đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hoàn chỉnh bản
thảo;
- Trình duyệt dự thảo văn bản.
Điều 8. Duyệt dự
thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung dự thảo văn bản đã duyệt
1. Văn bản dự thảo
phải do người có thẩm quyền ký duyệt văn bản.
2. Trong trường hợp dự thảo đã được
Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương phê duyệt, nhưng thấy cần thiết phải sửa chữa,
bổ sung thêm vào dự thảo thì đơn vị hoặc cá nhân được giao nhiệm vụ soạn thảo
văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định việc sửa chữa, bổ
sung.
Điều 9. Kiểm tra
văn bản trước khi ký ban hành
1. Người đứng đầu đơn vị chủ trì soạn thảo văn bản phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về độ
chính xác của nội dung văn bản, ký nháy/tắt vào cuối nội
dung văn bản (sau dấu ./.) trước khi trình Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ký
ban hành; đề xuất mức độ khẩn; đối chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật
nhà nước xác định việc đóng dấu mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn
bản quyết định.
2. Lãnh đạo Văn phòng có trách nhiệm
giúp Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương kiểm tra lần cuối và chịu trách nhiệm về
thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn bản của Cục và phải ký
nháy/tắt vào vị trí cuối cùng ở “Nơi
nhận”.
Điều 10. Ký văn
bản
1. Thẩm quyền ký văn bản thực hiện
theo quy định của pháp luật, Quy chế làm việc của Cục Hải quan Bình Dương.
2. Quyền hạn, chức vụ, họ và tên, chữ
ký của người có thẩm quyền
Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ký tất
cả các văn bản do Cục Hải quan Bình Dương ban hành. Các trường hợp ký thay (phải
ghi KT.), ký thừa lệnh (phải ghi TL.), ký thừa ủy quyền (phải ghi TUQ.), ký
thay mặt (phải ghi TM.).
3. Không dùng bút chì, bút mực đỏ để
ký văn bản.
Điều 11. Bản sao
văn bản
1. Các hình thức bản sao gồm: sao y bản
chính, sao lục và trích sao.
2. Thể thức bản sao thực hiện theo
Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
3. Việc sao y bản chính, sao lục,
trích sao văn bản do Lãnh đạo Văn phòng Cục Hải quan Bình Dương quyết định.
4. Bản sao y bản chính, sao lục, trích sao thực hiện đúng quy định pháp luật có giá trị pháp lý như bản
chính.
5. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và
chữ ký của văn bản chính) không thực hiện theo quy định tại Khoản 1 Điều này
thì chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
6. Không được sao, chụp, chuyển phát
ra ngoài Cục Hải quan Bình Dương những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp
các ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị ghi trong văn bản cần thiết cho việc
giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
MỤC 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 12. Nguyên
tắc chung
1. Tất cả văn bản đi, văn bản đến của
Cục Hải quan Bình Dương ban hành phải được quản lý tập trung tại Văn thư Cục Hải
quan Bình Dương (sau đây gọi tắt là Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp
luật. Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân
không có trách nhiệm giải quyết.
2. Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày
nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là
trong ngày làm việc tiếp theo. Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: “Hỏa
tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ),“Thượng khẩn” và “Khẩn” (sau đây gọi chung là
văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký.
3. Văn bản, tài liệu có nội dung mang
bí mật nhà nước (sau đây gọi tắt là văn bản mật) được đăng ký, quản lý theo quy
định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Quy chế
này.
Điều 13. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản đến Cục Hải quan Bình
Dương phải được quản lý theo trình tự sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến.
2. Trình, chuyển giao văn bản đến.
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc
giải quyết văn bản đến.
Điều 14. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
1. Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi
nguồn, trong giờ (hoặc ngoài giờ làm việc), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ
tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu
có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký
nhận.
2. Đối với bản fax, phải chụp lại trước
khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần
thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến. Sau đó,
khi nhận được bản chính, phải đóng dấu Đến vào bản chính
và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến).
3. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc,
ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm
ký nhận và báo cáo ngay với Chánh Văn phòng để xử lý.
4. Văn bản đến phải được đăng ký vào
cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy tính.
5. Văn bản mật đến được đăng ký trên
máy tính, vào số, ngày đến và không scan nội dung.
Điều 15. Trình, chuyển giao văn bản đến
1. Văn bản đến sau khi được đăng ký,
phải trình người có thẩm quyền để xin ý kiến phân phối văn bản. Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
2. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết,
công chức, viên chức văn thư đăng ký tiếp và chuyển văn bản
theo ý kiến chỉ đạo.
3. Việc chuyển giao văn bản phải đảm
bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản. Người nhận
văn bản phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản.
Điều 16. Giải
quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Sau khi nhận được văn bản đến, đơn
vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyết kịp thời theo thời hạn yêu cầu của
Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương; theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo
quy định của pháp luật.
2. Trường hợp văn bản đến không có
yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết được thực hiện theo Quy chế làm việc của Cục Hải quan Bình Dương.
3. Văn thư có trách nhiệm tổng hợp số
liệu văn bản đến, văn bản đến đã được giải quyết, đã đến hạn nhưng chưa được giải
quyết để báo cáo Chánh Văn phòng. Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn
quy định.
4. Chánh Văn phòng có trách nhiệm đôn
đốc, báo cáo Lãnh đạo Cục về tình hình giải quyết, tiến độ và kết quả giải quyết
văn bản đến để thông báo cho các đơn vị liên quan.
Điều 17. Trình tự
giải quyết văn bản đi
Văn bản đi phải được quản lý theo
trình tự sau:
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản.
2. Đăng ký văn bản đi.
3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu
mức độ mật, khẩn.
4. Làm thủ tục phát hành, chuyển phát
và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.
5. Lưu văn bản đi.
Điều 18. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày,
tháng của văn bản
1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản
Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện
sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết.
2. Ghi số và ngày, tháng ban hành văn
bản
a) Ghi số của văn bản
Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức
được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất
quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật
được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
Việc ghi số văn bản hành chính thực
hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số
01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
b) Ghi ngày, tháng của văn bản
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành.
Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản
hành chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
3. Văn bản mật đi được đánh số và
đăng ký riêng.
Điều 19. Đăng ký
văn bản
Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đi và cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy tính.
1. Lập sổ đăng ký văn bản đi
Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại
văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký
văn bản đi cho phù hợp.
Văn bản mật đi được đăng ký riêng.
2. Đăng ký văn bản đi
Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện
theo phương pháp cổ truyền (đăng ký bằng số) hoặc đăng ký trên máy tính.
Điều 20. Nhân bản,
đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
1. Nhân bản
a) Số lượng văn bản cần nhân bản để
phát hành được xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến
nhiều nơi mà trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải
có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ở Văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể
trong văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên
cơ quan, tổ chức), đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải
quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, báo cáo, giám sát, kiểm tra liên
quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác chỉ để biết, để
tham khảo.
c) Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và
thực hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
d) Việc nhân bản văn bản mật phải có
ý kiến của Lãnh đạo cơ quan, đơn vị và được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
2. Đóng dấu cơ quan
a) Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu phải
trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
b) Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn,
đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏ tươi theo quy định.
c) Đóng dấu vào phụ lục kèm theo.
Việc đóng đấu lên các phụ lục kèm
theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu,
trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
d) Đóng dấu giáp lai
Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản,
tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo: Dấu được đóng
vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần
các tờ giấy, mỗi dấu không quá 05 trang.
3. Đóng dấu độ khẩn, mật
a) Việc đóng dấu các độ khẩn (KHẨN,
THƯỢNG KHẨN, HỎA TỐC, HỎA TỐC HẸN GIỜ) trên văn bản hành
chính được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
b) Việc đóng dấu các độ mật (MẬT, TUYỆT
MẬT, TỐI MẬT) và dấu thu hồi được khắc sẵn theo quy định tại
Mục 2, Thông tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13 tháng 9 năm 2002
hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính
phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước.
c) Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật
và dấu phạm vi lưu hành (TRẢ LẠI SAU KHI HỌP, XEM XONG TRẢ
LẠI, LƯU HÀNH NỘI BỘ) trên văn bản được
thực hiện theo quy định tại Điểm c, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV.
Điều 21. Thủ tục
phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi
1. Thủ tục phát hành văn bản
Văn thư cơ quan, đơn vị tiến hành các
công việc sau đây khi phát hành:
a) Lựa chọn bì;
b) Viết bì;
c) Vào bì và dán bì;
d) Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật
và dấu khác lên bì (nếu có).
2. Chuyển phát văn bản đi
a) Những văn bản đã làm đầy đủ các thủ
tục hành chính phải được phát hành ngay trong ngày văn bản đó được đăng ký, chậm
nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký
văn bản.
b) Đối với những
văn bản "HẸN GIỜ", "HỎA TỐC", "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải được phát hành ngay
sau khi làm đầy đủ các thủ tục hành chính.
c) Văn bản đi được chuyển phát qua
bưu điện phải được đăng ký vào sổ gửi văn bản đi bưu điện. Khi giao bì văn bản,
phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ;
d) Việc chuyển giao trực tiếp văn bản
cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức hoặc cho các
cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài phải được ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản;
đ) Chuyển phát
văn bản đi bằng máy fax, qua mạng
Trong trường hợp cần chuyển phát
nhanh, văn bản đi có thể được chuyển phát cho nơi nhận bằng máy fax hoặc chuyển
qua mạng, trong ngày làm việc phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá
trị lưu trữ.
e) Chuyển phát văn bản mật thực hiện
theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3
năm 2002 của Chính phủ và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an.
3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản
đi
a) Công chức, viên chức văn thư có
trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
b) Lập Phiếu gửi để theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản. Việc xác định những
văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất,
trình người ký quyết định;
c) Đối với những văn bản đi có đóng dấu
“Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn;
khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc
thất lạc;
d) Trường hợp phát hiện văn bản bị thất
lạc, không có người nhận phải báo cáo ngay Lãnh đạo Văn phòng để xử lý.
Điều 22. Lưu văn
bản đi
1. Mỗi văn bản đi phải được lưu hai bản:
bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị và 01 bản chính lưu trong hồ sơ công việc.
2. Bản gốc lưu tại Văn thư cơ quan, đơn vị phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng
ký.
3. Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng
bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định
hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
4. Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo
dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của
pháp luật và quy định cụ thể của Cục Hải quan Bình Dương.
MỤC 3. LẬP HỒ SƠ
VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 23. Nội
dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nội dung việc lập hồ sơ công việc
a) Mở hồ sơ
Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của cơ
quan, đơn vị và thực tế công việc được giao, cán bộ, công chức, viên chức phải
chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa hồ sơ. Cán bộ, công chức, viên chức
trong quá trình giải quyết công việc của mình sẽ tiếp tục
đưa các văn bản hình thành có liên quan vào hồ sơ.
b) Thu thập văn bản vào hồ sơ
Cán bộ, công chức, viên chức có trách
nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên
quan đến sự việc vào hồ sơ;
Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp
xếp theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau
của công việc để lựa chọn cách sắp xếp cho thích hợp (chủ yếu là theo trình tự
thời gian và diễn biến công việc).
c) Kết thúc và biên mục hồ sơ
Khi công việc giải quyết xong thì hồ
sơ cũng kết thúc. Cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm
tra, xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và
loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong
hồ sơ;
Đối với các hồ sơ có thời hạn bảo quản
vĩnh viễn, cán bộ, công chức, viên chức phải biên mục hồ sơ đầy đủ.
2. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập
a) Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng
chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn
vị, đơn vị hình thành hồ sơ;
b) Văn bản, tài liệu được thu thập
vào hồ sơ phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyết công việc;
c) Văn bản trong hồ sơ phải có giá trị
bảo quản tương đối đồng đều.
Điều 24. Giao nhận hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ chức
1. Trách nhiệm cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức phải
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương theo thời hạn được
quy định tại Khoản 2 Điều này. Trường hợp cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp
lưu phải thông báo bằng văn bản cho Lưu trữ Cục Hải quan
Bình Dương biết và phải được sự đồng ý của Lãnh đạo Cục Hải
quan Bình Dương nhưng thời hạn giữ lại không quá 02 năm;
b) Cán bộ, công chức, viên chức khi
chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ
sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoăc cho người kế nhiệm,
không được giữ hồ sơ, tài liệu của cơ quan, đơn vị làm tài liệu riêng hoặc mang
sang cơ quan, tổ chức khác.
2. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu
a) Trong thời hạn 01 năm kể từ ngày
công việc kết thúc;
b) Sau 03 tháng kể từ ngày công trình
được quyết toán đối với tài liệu xây dựng cơ bản;
3. Thủ tục giao nhận
Khi giao nộp hồ sơ, tài liệu đơn vị,
cán bộ, công chức, viên chức phải lập 02 bản Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và
02 bản Biên bản giao nhận tài liệu. Lưu trữ Cục Hải quan
Bình Dương và bên giao tài liệu mỗi bên giữ mỗi loại một bản.
Điều 25. Trách
nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ tại Cục Hải quan Bình Dương
1. Trách nhiệm của người đứng đầu Cục
Hải quan Bình Dương
Hàng năm Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương
có trách nhiệm chỉ đạo xây dựng Danh mục hồ sơ của Cục Hải quan Bình Dương; chỉ
đạo công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn
vị thuộc phạm vi quản lý của mình.
2. Trách nhiệm của Chánh Văn phòng
a) Tham mưu cho người đứng đầu Cục Hải
quan Bình Dương trong việc chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn lập
hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ đối với các đơn vị thuộc, trực
thuộc;
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ tại đơn vị mình.
3. Trách nhiệm của cán bộ, công chức,
viên chức
a) Cán bộ, công chức, viên chức có
trách nhiệm lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết;
b) Giao nộp hồ sơ, tài liệu đúng thời
hạn và đúng thủ tục quy định.
4. Trách nhiệm của công chức, viên chức
văn thư, lưu trữ
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
có trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị và cán bộ, công chức,
viên chức lập hồ sơ công việc; giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, tổ
chức theo đúng quy định của Nhà nước.
MỤC 4. QUẢN LÝ VÀ
SỬ DỤNG CON DẤU
Điều 26. Quản lý
con dấu
1. Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương việc quản lý, sử dụng
con dấu của cơ quan, đơn vị. Lãnh đạo các đơn vị thuộc, trực
thuộc chịu trách nhiệm trước Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương việc quản lý và sử
dụng con dấu của đơn vị mình quản lý (đối với đơn vị có con dấu riêng).
2. Các con dấu của Cục Hải quan Bình
Dương, con dấu các đơn vị thuộc, trực thuộc được giao cho công chức, viên chức
văn thư quản lý và sử dụng. Công chức, viên chức văn thư
được giao sử dụng và bảo quản con dấu chịu trách nhiệm trước lãnh đạo Cục Hải
quan Bình Dương, Lãnh đạo đơn vị việc quản lý và sử dụng con dấu, có trách nhiệm
thực hiện những quy định sau:
a) Con dấu phải được bảo quản tại
phòng làm việc của công chức, viên chức văn thư. Trường hợp cần đưa con dấu ra
khỏi cơ quan, đơn vị phải được sự đồng ý của người đứng đầu cơ quan, đơn vị và
phải chịu trách nhiệm về việc bảo quản, sử dụng con dấu. Con dấu phải được bảo
quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc;
b) Không giao con dấu cho người khác
khi chưa được phép bằng văn bản của người có thẩm quyền.
3. Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng,
cán bộ, công chức, viên chức văn thư phải báo cáo người đứng đầu cơ quan, đơn vị
làm thủ tục đổi con dấu. Trường hợp con dấu bị mất, người đứng đầu cơ quan, đơn
vị phải báo cáo cơ quan công an, nơi xảy ra mất con dấu, lập biên bản.
4. Khi đơn vị có quyết định chia,
tách hoặc sáp nhập phải nộp con dấu cũ và làm thủ tục xin khắc con dấu mới.
Điều 27. Sử dụng con dấu
1. Cán bộ, công chức, viên chức văn
thư phải tự tay đóng dấu vào các văn bản của cơ quan, đơn vị.
2. Chỉ đóng dấu vào các văn bản khi
các văn bản đúng hình thức, thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.
3. Không được đóng dấu trong các trường
hợp sau: Đóng dấu vào giấy không có nội dung, đóng dấu trước khi ký, đóng dấu sẵn
trên giấy trắng hoặc đóng dấu lên các
văn bản có chữ ký của người không có thẩm quyền.
Chương 3.
CÔNG TÁC LƯU TRỮ
MỤC 1. CÔNG TÁC
THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 28. Giao nhận
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Hàng năm công chức, viên chức lưu trữ
cơ quan, đơn vị có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu
vào kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương, cụ thể:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài
liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cán bộ,
công chức, viên chức xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần nộp lưu vào Lưu trữ
cơ quan.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cán bộ, công
chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp
lưu”.
4. Chuẩn bị kho và các phương tiện bảo
quản để tiếp nhận hồ sơ, tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu,
kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu và
lập Biên bản giao nhận tài liệu.
Điều 29. Chỉnh lý tài liệu
Hồ sơ, tài liệu của cơ quan, Cục Hải
quan Bình Dương phải được chỉnh lý hoàn chỉnh và bảo quản trong kho lưu trữ.
1. Nguyên tắc chỉnh lý
a) Không phân tán phông lưu trữ;
b) Khi phân loại, lập hồ sơ (chỉnh sửa
hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ), phải tôn trọng sự hình thành tài liệu
theo trình tự theo dõi, giải quyết công việc (không phá vỡ
hồ sơ đã lập);
c) Tài liệu sau khi chỉnh lý phải phản
ánh được các hoạt động của cơ quan, đơn vị.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt
yêu cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh;
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ
sơ, tài liệu;
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu;
d) Lập công cụ tra cứu: Mục lục hồ
sơ, cơ sở dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu sử dụng tài liệu;
đ) Lập danh mục tài liệu hết giá trị.
Điều 30. Xác định
gỉá trị tài liệu
1. Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Cục Hải
quan Bình Dương có nhiệm vụ giúp Chánh Văn phòng xây dựng Bảng thời hạn bảo quản
tài liệu trình Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương ban hành
sau khi có ý kiến thẩm định của cơ quan có thẩm quyền.
2. Việc xác định giá trị tài liệu phải
đạt được yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản
vĩnh viễn và tài liệu bảo quản có thời hạn bằng số năm cụ thể;
b) Xác định tài liệu hết giá trị để
tiêu hủy.
Điều 31. Hội đồng
xác định giá trị tài liệu
Thực hiện theo quy định tại Điều 18
Luật lưu trữ 2011.
Điều 32. Hủy tài
liệu hết giá trị
Thực hiện theo quy định tại Điều 28
Luật lưu trữ 2011.
Điều 33. Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử
Thực hiện theo quy định tại Điều 21 Luật lưu trữ 2011.
MỤC 2. BẢO QUẢN,
TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ
Điều 34. Bảo quản
tài liệu lưu trữ
1. Hồ sơ, tài liệu
chưa đến hạn nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan Cục do cán
bộ, công chức, viên chức tự bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho
các hồ sơ, tài liệu.
2. Hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp
lưu phải được giao nộp vào Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương và tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương. Kho lưu trữ phải được trang bị đầy đủ
các thiết bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
3. Chánh Văn
phòng có trách nhiệm chỉ đạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ:
bố trí kho lưu trữ theo đúng tiêu chuẩn quy định; thực hiện các biện pháp phòng
chống cháy, nổ, phòng chống thiên tai, phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ
và tài liệu lưu trữ; trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ; duy trì các chế độ bảo quản phù hợp với
từng loại tài liệu lưu trữ.
Công chức, viên chức văn thư, lưu trữ
của Cục Hải quan Bình Dương có trách nhiệm: bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu
lưu trữ; hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu; thường
xuyên kiểm tra tình hình tài liệu có trong kho để nắm được
số lượng, chất lượng tài liệu.
Điều 35. Đối tượng
và thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu
1. Tất cả cán bộ, công chức, viên chức
trong, ngoài cơ quan, tổ chức và mọi cá nhân đều được khai thác, sử dụng tài liệu
lưu trữ vì mục đích công vụ và các nhu cầu riêng chính đáng.
2. Cán bộ, công chức, viên chức ngoài
cơ quan, đơn vị nghiên cứu tài liệu vì mục đích công vụ phải
có giấy giới thiệu ghi rõ mục đích nghiên cứu tài liệu và phải được Lãnh đạo Cục
Hải quan Bình Dương hoặc Chánh Văn phòng đồng ý.
3. Cá nhân khai thác sử dụng tài liệu
vì mục đích riêng phải có đơn xin sử dụng tài liệu, chứng minh thư nhân dân hoặc
hộ chiếu và phải được Lãnh đạo Cục Hải quan Bình Dương hoặc Chánh Văn phòng đồng
ý.
Điều 36. Các
hình thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo quy định tại Điều 32
Luật lưu trữ 2011.
Điều 37. Thẩm
quyền cho phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ
Thực hiện theo các quy định tại Điều
31 và Điều 34 Luật lưu trữ 2011.
Điều 38. Quản lý
việc sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Lưu trữ Cục Hải quan Bình Dương phải
có Nội quy mượn - trả hồ sơ lưu trữ.
2. Nội quy bao gồm các nội dung cần
quy định sau:
a) Thời gian mượn trả hồ sơ;
b) Các giấy tờ cần xuất trình khi đến
mượn hồ sơ, tài liệu;
c) Những vật dụng được và không được
mang vào Phòng lưu trữ;
d) Quy định người mượn phải thực hiện
các thủ tục nghiên cứu và khai thác tài liệu theo hướng dẫn của nhân viên Phòng
lưu trữ;
đ) Người mượn không được tự ý sao, chụp
ảnh tài liệu, dữ liệu trên máy tính và thông tin trong
công cụ tra cứu khi chưa được phép;
e) Ngoài các quy định trên, người mượn
cần thực hiện nghiêm chỉnh các quy định có liên quan trong Nội quy ra, vào cơ
quan; Quy định về sử dụng tài liệu; Quy định về phòng chòng cháy nổ của cơ
quan, tổ chức.
3. Công chức, viên chức lưu trữ cơ
quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức) phải lập các Sổ nhập, xuất tài liệu,
sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng
ký người mượn hồ sơ để quản lý tài liệu lưu trữ và phục vụ khai thác tài liệu./.