|
UỶ BAN NHÂN DÂN
TỈNH VĨNH LONG
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 1785/QĐ-UBND
|
Vĩnh Long, ngày 01 tháng 12 năm 2014
|
QUYẾT ĐỊNH
PHÊ DUYỆT ĐỀ ÁN GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU
TÍCH ĐỐNG CỦA CÁC CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2015 -
2019
CHỦ TỊCH UỶ BAN NHÂN DÂN TỈNH VĨNH LONG
Căn cứ Luật Tổ chức
Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày 26/11/2003;
Căn cứ Luật Lưu trữ
số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
Căn cứ Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
Căn cứ Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
Căn cứ Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản tài liệu
hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương;
Căn cứ Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
Căn cứ Thông tư số
03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu giấy;
Căn cứ Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác
định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Căn cứ Hướng dẫn
liên ngành số 1238/HDLN-STC-SNV ngày 09/12/2011 của liên ngành Sở Tài chính - Sở
Nội vụ về việc hướng dẫn đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
Căn cứ Công văn số
944/STC-HCSN ngày 08/10/2014 của Sở Tài chính về việc thẩm định Đề án Giải quyết
tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn
2015 - 2019;
Xét Tờ trình số
354/TTr-SNV-VTLT ngày 03 tháng 11 năm 2014 của Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh Long,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều
1. Phê duyệt Đề
án Giải quyết tài liệu tích đống của các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Long giai đoạn 2015 - 2019 (Kèm theo Đề án số 284/ĐA-SNV, ngày 03/11/2014
của Giám đốc Sở Nội vụ).
Điều
2. Trách nhiệm
phối hợp triển khai thực hiện Đề án:
1. Giám đốc Sở Nội vụ
triển khai các cơ quan cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã có tài liệu tích đống tổ chức
thực hiện Đề án nêu ở Điều 01 Quyết định này; chỉ đạo Chi cục trưởng Chi cục
Văn thư - Lưu trữ tỉnh kiểm tra đôn đốc, hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ để
chỉnh lý hoàn chỉnh và lựa chọn những hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh
viễn giao nộp vào lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
2. Theo nội dung danh
mục Đề án được duyệt, thủ trưởng các cơ quan lập dự toán kế hoạch kinh phí hàng
năm theo phân kỳ của Đề án để cơ quan tài chính xem xét trình cấp có thẩm quyền
phê duyệt triển khai thực hiện.
3. Giám đốc Sở Tài
chính bố trí kinh phí từ nguồn ngân sách tỉnh cho các cơ quan cấp tỉnh (nêu
trong Đề án) theo kế hoạch dự toán kinh phí hàng năm để xử lý khối tài liệu
tích đống từng giai đoạn ghi trong Đề án đã được duyệt.
4. Chủ tịch UBND các
huyện, thị xã, thành phố có kế hoạch phân bổ kinh phí hàng năm cho các cơ quan,
tổ chức cấp mình và Uỷ ban nhân dân cấp xã để chỉnh lý, sắp xếp tài liệu tích đống
của địa phương mình.
Điều
3. Chánh Văn
phòng UBND tỉnh, Giám đốc Sở Nội vụ, Sở Tài chính, thủ trưởng các cơ quan, tổ
chức có tên trong đề án, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các huyện, thị xã, thành phố
chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Quyết định có hiệu lực
kể từ ngày ký./.
|
|
KT. CHỦ TỊCH
PHÓ CHỦ TỊCH
Nguyễn Văn Thanh
|
|
UBND TỈNH VĨNH LONG
SỞ NỘI VỤ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ
HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
---------------
|
|
Số: 284/ĐA-SNV
|
Vĩnh Long, ngày 03 tháng 11 năm 2014
|
ĐỀ ÁN
"GIẢI QUYẾT TÀI LIỆU TÍCH ĐỐNG''
CỦA CƠ QUAN, TỔ CHỨC TRÊN ĐỊA BÀN TỈNH VĨNH LONG GIAI ĐOẠN 2015 - 2019
(Ban hành kèm theo Quyết định số 1785/QĐ-UBND, ngày 01/12/2014 của Chủ tịch
UBND tỉnh Vĩnh Long)
Công tác lưu trữ ra đời
do sự đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu. Đảng,
Nhà nước ta rất quan tâm đến công tác lưu trữ, luôn coi công tác lưu trữ là một
mắc xích không thể thiếu trong bộ máy quản lý nhà nước, đồng thời là một trong
những mặt hoạt động rất quan trọng của Nhà nước nói chung. Ngày nay, những yêu
cầu mới của công tác quản lý nhà nước, quản lý xã hội, công tác lưu trữ ngày
càng có vai trò đặc biệt quan trọng đối với các lĩnh vực của đời sống xã hội và
kiến thiết quốc gia.
Tài liệu lưu trữ chứa
đựng thông tin quá khứ, có tính lịch sử, phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành,
phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội an ninh quốc
phòng…của địa phương, khối tài liệu này đã, đang và sẽ góp phần quan trọng
trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc nói chung, cũng như việc phát triển
về mọi mặt kinh tế xã hội của tỉnh nhà. Tài liệu lưu trữ không chỉ là bằng chứng
không gì thay thế đã ghi lại quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức và cá
nhân, phản ánh trung thực từng thời khắc lịch sử quan trọng trong bảo vệ và xây
dựng chính quyền. Tài liệu lưu trữ có tính chính xác cao, là thông tin cấp I,
do Nhà nước thống nhất quản lý, được Nhà nước đăng ký, bảo quản, khai thác, sử
dụng theo quy định của pháp luật về lưu trữ.
Với ý nghĩa và vai trò
quan trọng của tài liệu lưu trữ và đặc biệt là tiềm năng về thông tin quá khứ
và thông tin dự báo của chúng mà việc tổ chức tốt công tác lưu trữ sẽ cung cấp
kịp thời các thông tin cần thiết trong hoạt động quản lý xây dựng nên một nền
công vụ hoạt động mang tính hiện đại, thông suốt có hệ thống, nâng cao năng suất,
chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền
hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay. Với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt
đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp xếp và bảo quản theo quy định của
pháp luật.
Để đưa công tác lưu trữ
của tỉnh đi vào nền nếp, góp phần bảo quản an toàn, phát huy giá trị tài liệu
lưu trữ. Sở Nội vụ xây dựng Đề án Giải quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ
chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long giai đoạn từ 2015 - 2019 để trình Chủ tịch Uỷ
ban nhân dân tỉnh phê duyệt.
Phần
I
THỰC TRẠNG
CÔNG TÁC LƯU TRỮ VÀ CƠ SỞ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN
I.
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC LƯU TRỮ TÀI LIỆU CỦA TỈNH HIỆN NAY:
1. Về thực trạng:
Thực trạng công tác
văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long nhiều năm qua tuy đã có chuyển biến
tích cực đặc biệt là Uỷ ban nhân dân tỉnh đã phê duyệt Đề án giải quyết tài liệu
tích đống giai đoạn từ 2007-2010, thực hiện Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ, Chỉ
thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường chỉ
đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long và
nhiều văn bản khác hướng dẫn về hoạt động nghiệp vụ lưu trữ, từ đó công tác văn
thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long đã có những chuyển biến tích cực và đạt
được nhiều kết quả đáng ghi nhận.
Công tác quản lý Nhà
nước đã được tập trung thống nhất với việc thực hiện Nghị định số 13/2008/NĐ-CP
ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương; Nghị định số 14/2008/NĐ-CP
ngày 04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ
ban nhân dân quận, huyện, thành phố thuộc tỉnh; chức năng quản lý nhà nước về
văn thư, lưu trữ được giao về Sở Nội vụ và Phòng Nội vụ các huyện, thị xã, thành
phố chuyển Trung tâm Lưu trữ tỉnh từ trực thuộc Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh
về Sở Nội vụ quản lý và tiếp tục thực hiện nhiệm vụ theo Nghị định số
24/2014/NĐ-CP ngày 04/4/2014 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên
môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh thành phố trực thuộc Trung ương. Thông tư số
02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thư, lưu trữ Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ và Uỷ ban nhân dân các cấp. Trong 5 năm qua Chi cục Văn
thư - Lưu trữ đã giúp Sở Nội vụ tham mưu cho Uỷ ban nhân dân tỉnh và Sở Nội vụ
ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nhằm quản lý thống nhất về mặt chuyên
môn, nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh. Cho thấy công tác
nghiệp vụ lưu trữ có nhiều chuyển biến như: Các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh
đã quan tâm đến việc bố trí cán bộ đúng chuyên môn nghiệp vụ làm công tác văn
thư, lưu trữ, bước đầu đầu tư kinh phí mua sắm trang thiết bị phục vụ công tác
lưu trữ; chủ động bố trí phòng, kho lưu trữ cơ bản đáp ứng được yêu cầu bảo quản
tài liệu lưu trữ; hàng năm nhiều cơ quan, tổ chức đã có kế hoạch triển khai việc
thu thập, bổ sung, phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý khoa học tài
liệu lưu trữ, phục vụ tốt nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ của các tổ
chức và cá nhân khi có yêu cầu.
Tuy nhiên, việc thực
hiện nhiệm vụ quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ từ tỉnh đến huyện,
xã còn hạn chế. Một số lãnh đạo cơ quan, tổ chức chưa nhận thức đầy đủ tầm quan
trọng của công tác lưu trữ vì vậy tài liệu ở cơ quan, tổ chức chưa được lập
thành hồ sơ công việc, chỉnh lý, sắp xếp khoa học, dẫn đến số lượng tài liệu tồn
đọng ngày càng lớn nhất là tài liệu cấp huyện, cấp xã đang có nguy cơ xuống cấp,
hư hỏng nghiêm trọng. Nhiều tài liệu đóng bao, bó gói bị mối mọt, côn trùng làm
hư hại, không có khả năng khôi phục, không có phòng kho để bảo quản mà để rải
rác tại các phòng chuyên môn không tập trung vào lưu trữ cơ quan để quản lý có
những đơn vị tài liệu được để nơi cầu thang và bị thấm nước khi có mưa, nước ngập...
công tác lưu trữ ở nhiều cơ quan, đơn vị chưa được quan tâm đúng mức, dẫn đến
khối lượng tài liệu tồn đọng ngày càng lớn, nguy cơ tài liệu lưu trữ bị hư hỏng,
thất lạc, mất mát ngày càng cao.
Trong những năm qua việc
bố trí cán bộ làm công tác văn thư, lưu trữ ở hầu hết các ngành, các cấp tuy có
quan tâm nhưng vẫn còn thiếu về số lượng, yếu về chuyên môn, đặc biệt là lưu trữ
chuyên trách; công tác đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ cũng hạn chế, phần lớn cán bộ
chuyên môn chưa lập được hồ sơ công việc do mình theo dõi phụ trách. Từ đó công
tác lưu trữ chưa được thực hiện theo quy định và tài liệu lưu trữ ngày càng
tích đống thêm. Tài liệu lưu trữ của tỉnh Vĩnh Long chủ yếu được hình thành từ
sau ngày giải phóng thống nhất đất nước năm 1975, tài liệu tại thời điểm này
tình trạng vật lý rất kém, chất lượng giấy thấp, chữ mờ, tài liệu ngày càng bị
hư hỏng theo thời gian. Khối tài liệu từ khi tách tỉnh năm 1992 trở lại đây
cũng đang có nguy cơ bị hư hỏng, có rất nhiều nguyên nhân nhưng nguyên nhân
chính vẫn là do chưa được phân loại sắp xếp và điều kiện bảo quản tài liệu lưu
trữ không đảm bảo nhất là tài liệu cấp huyện và cấp xã.
Tại các nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử, công tác bảo quản còn rất nhiều hạn chế, chỉ có một số lượng
tài liệu được chỉnh lý theo Đề án giải quyết tài liệu tích đống giai đoạn 2007
- 2010 đã được lập hồ sơ hoàn chỉnh và bảo quản tốt tại Chi cục Văn thư - Lưu
trữ, còn lại một số lượng lớn đang được lưu giữ tại cơ quan, tổ chức cấp tỉnh
và cấp huyện, cấp xã phần lớn tài liệu còn rời lẻ, tích đống, đóng bao và để
trong các tủ, kho tạm, không được bảo quản đúng theo quy định. Theo số liệu khảo
sát tại các nguồn nộp lưu cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã thì khối lượng tài liệu
tồn đọng chưa được chỉnh lý còn rất nhiều hiện đã có 4.048 mét. Trong đó có
1.526 mét tài liệu cấp tỉnh, 1.623 mét tài liệu cấp huyện và 899 mét tài liệu cấp
xã theo thống kê của các đơn vị.
Tài liệu lưu trữ nói
trên chủ yếu là tài liệu trên nền giấy, các loại tài liệu khác như phim, ảnh,
băng đĩa và các chất liệu khác là rất ít và được bảo quản tại các cơ quan, đơn
vị có đặc thù riêng như Đài Phát thanh và Truyền hình, Bảo hiểm xã hội ...
Trong nhiều năm qua,
tài liệu phải bảo quản ở những kho tạm, chật hẹp, ẩm thấp, không có đủ các
trang thiết bị bảo quản tối thiểu theo quy định hiện hành của Nhà nước. Cùng với
những nguyên nhân như môi trường, khí hậu, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu
cầu. Phần lớn tài liệu còn tồn đọng hiện nay đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng
kể đã bị hư hỏng hoặc đang bị hư hỏng ở mức độ khác nhau. Ngoài những nguyên
nhân khách quan, còn do khó khăn về kinh phí, nguồn nhân lực nên các công việc
xử lý nghiệp vụ lưu trữ mới chỉ thực hiện ở mức độ rất hạn chế, một số ít tài
liệu được phân loại, sắp xếp sơ bộ và công cụ tra cứu chủ yếu là sổ đăng ký văn
bản đi, đến.
Nhìn chung tình trạng
vật lý cũng như tình trạng xử lý nghiệp vụ của phần lớn tài liệu hiện bảo quản
tại các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử chưa
đạt yêu cầu. Thực trạng đó đã gây không ít khó khăn lớn đối với công tác quản
lý và phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu của xã hội mà còn dẫn tới
nguy cơ tiềm tàng là nhiều tài liệu có giá trị cao sẽ bị hư hỏng theo thời
gian. Trước thực trạng này nếu không được sự quan tâm đầu tư kịp thời, đúng mức
thì chỉ trong một thời gian không xa nữa, tài liệu lưu trữ của tỉnh sẽ bị hư hỏng,
không thể khôi phục được.
2. Về nguyên nhân:
Tài liệu hình thành với
thời gian tồn tại khá dài, những nguyên nhân trực tiếp ảnh hưởng như: Môi trường
khí hậu, các loại côn trùng phá hoại, điều kiện bảo quản không đáp ứng yêu cầu,
phần lớn tài liệu đã bị xuống cấp, một bộ phận đáng kể đã và đang bị hư hỏng ở
mức độ khác nhau như bản viết tay, đánh máy chữ, in Ronéo, hình ảnh, ghi âm, với
các chất liệu ghi tin như mực viết, chì, giấy, mực in và lưu trữ trên các vật
mang tin khác nhau như giấy, phim ảnh và băng đĩa từ. Trong đó giấy là phương
tiện chủ yếu. Đồng thời giấy được sử dụng để làm tài liệu cũng rất đa dạng,
phong phú về chủng loại như giấy làm từ rơm rạ, bã mía, giấy pơ-luya, giấy
can...và rất khác nhau về chất lượng.
Ngoài những nguyên
nhân khách quan do lịch sử để lại, trong nhiều năm qua, phần lớn các cơ quan
xây dựng mới không quan tâm bố trí xây dựng kho bảo quản tài liệu lưu trữ bảo
quản ở những kho tạm hoặc phòng làm việc chật hẹp, ẩm thấp, không có đầy đủ các
trang thiết bị bảo quản tối thiểu (cặp, hộp, kệ…)
Để củng cố công tác
lưu trữ của tỉnh đi vào nền nếp cần phải chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ nhằm
loại bỏ những tài liệu không có giá trị hoặc hết giá trị; đồng thời đưa vào bảo
quản và lưu trữ những tài liệu có giá trị vĩnh viễn để phục vụ công tác thực tiễn
của các cơ quan, tổ chức góp phần xây dựng phát triển kinh tế - xã hội, an ninh
- quốc phòng và nhiều lĩnh vực khoa học khác của tỉnh. Đáp ứng kịp thời nhu cầu
nghiên cứu lịch sử của xã hội và theo Luật Lưu trữ hiện hành thì việc ban hành
Đề án "Giải quyết tài liệu tích đống'' của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh
Vĩnh Long giai đoạn năm 2015 - 2019 là hết sức cần thiết.
II.
CƠ SỞ PHÁP LÝ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN:
- Luật Lưu trữ số
01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011;
- Nghị định số
01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số
điều của Luật Lưu trữ;
- Chỉ thị số
05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng 3 năm 2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường
bảo vệ và phát huy giá trị tài liệu lưu trữ;
- Quyết định số
579/QĐ-BNV ngày 27/6/2012 của Bộ Nội vụ phê duyệt quy hoạch ngành Văn thư - Lưu
trữ đến năm 2020 tầm nhìn đến năm 2030;
- Thông tư số
09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức;
- Thông tư số
13/2011/TT-BNV ngày 24/10/2011 của Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Uỷ ban nhân dân các tỉnh, thành phố trực
thuộc trung ương;
- Thông tư số
14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 của Bộ Nội vụ quy định quản lý hồ sơ, tài liệu
hình thành trong hoạt động của Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân xã phường,
thị trấn;
- Công văn số
283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban
hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;
- Thông tư số
03/2010/TT-BNV ngày 29/4/2010 của Bộ Nội vụ quy định định mức kinh tế kỹ thuật
chỉnh lý tài liệu giấy;
- Chỉ thị số
06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh về việc tăng cường
chỉ đạo và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tỉnh Vĩnh Long;
- Thông tư số
12/2010/TT-BNV ngày 26/11/2010 của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn phương pháp xác
định đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy;
- Hướng dẫn Liên ngành
số 1238/HDLN-STC-SNV ngày 09/12/2011 của Sở Tài chính - Sở Nội vụ tỉnh Vĩnh
Long Hướng dẫn về việc đơn giá chỉnh lý tài liệu giấy.
Phần
II
MỤC TIÊU, PHẠM
VI NHIỆM VỤ, GIẢI PHÁP THỰC HIỆN
I.
MỤC TIÊU:
1. Mục tiêu chung:
Giải quyết dứt điểm số
lượng tài liệu tích đống giai đoạn từ năm 2010 trở về trước của các sở, ban
ngành và các cơ quan đơn vị trong tỉnh (riêng cấp xã từ khi hình thành đến năm
2010) là việc làm hết sức cần thiết nhằm bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả
tài liệu lưu trữ, nhằm nâng cao vai trò trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ
chức chính trị xã hội, tổ chức kinh tế và mọi công dân phải chấp hành nghiêm Luật
Lưu trữ đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc gia phục
vụ cho công tác xây dựng, phát triển kinh tế - xã hội, an ninh - quốc phòng,
nghiên cứu lịch sử trên địa bàn tỉnh.
2. Mục tiêu cụ thể:
- Tổ chức phân loại
khoa học, xác định giá trị, lựa chọn, bảo quản an toàn để nâng tuổi thọ tài liệu,
phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu tại các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh.
- Hình thành nguyên tắc
trong việc quản lý tài liệu lưu trữ một cách nghiêm túc, bắt buộc cán bộ, công
chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
hàng năm.
- Xây dựng hoàn thiện
hệ thống công cụ thống kê tra cứu truyền thống và hệ thống cơ sở dữ liệu thông
tin cấp II để quản lý và phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
- Cải thiện trang thiết
bị và phương tiện kỹ thuật phục vụ cho các hoạt động nghiệp vụ về lưu trữ nhất
là phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ.
II.
PHẠM VI CỦA ĐỀ ÁN:
1. Đối tượng:
Các cơ quan, tổ chức cấp
tỉnh, cấp huyện thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử và cấp
xã.
2. Thời gian:
- Thời gian thực hiện
Đề án: Từ năm 2015 - 2019;
- Thời gian của tài liệu:
Từ năm 2010 trở về trước.
3. Cơ quan thực hiện:
- Cơ quan chủ trì: Chi
cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh.
- Cơ quan phối hợp:
Các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu lưu trữ vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh và Phòng Nội vụ cấp huyện, Uỷ ban nhân dân cấp xã.
III.
GIẢI PHÁP THỰC HIỆN:
Để thực hiện tốt công
tác lưu trữ và giải quyết số lượng tài liệu tích đống như đã nêu tại Đề án
trong thời gian tới các cơ quan, tổ chức cần phải tổ chức các công việc cụ thể
như sau:
1. Giải pháp trước
mắt:
- Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh tập trung
chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức
mình để chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số lượng tài liệu tích đống chưa được sắp
xếp chỉnh lý trong các năm qua.
- Chủ tịch Uỷ ban nhân
dân cấp huyện chỉ đạo Phòng Nội vụ, Văn phòng thống kê (đối với cấp xã), thu thập
tài liệu từ các nguồn nộp lưu cấp huyện và cấp xã để chuẩn bị cho chỉnh lý hết
khối lượng tài liệu tích đống theo thời gian quy định của Đề án này.
- Thời gian thực hiện
từ năm 2015 - 2019.
- Kinh phí để giải quyết
khối tài liệu tồn đọng của tỉnh do ngân sách tỉnh cấp cụ thể như sau:
+ Đối với cơ quan, tổ
chức cấp tỉnh lập dự trù kinh phí trình cấp có thẩm quyền quyết định;
+ Đối với các cơ quan,
tổ chức cấp huyện và cấp xã Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện, phải phân bổ
kinh phí hàng năm để giải quyết tài liệu tích đống của địa phương mình theo Đề
án.
+ Đối với các cơ quan,
tổ chức không hưởng ngân sách của tỉnh phải dành khoản kinh phí hợp lý để giải
quyết tài liệu tích đống của cơ quan, tổ chức mình và chọn lọc những hồ sơ tài
liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn đã đến và quá hạn nộp lưu nộp vào Lưu trữ lịch
sử tỉnh theo quy định của Luật Lưu trữ.
2. Giải pháp lâu
dài:
- Thủ trưởng các cơ
quan, tổ chức các cấp kiên quyết chỉ đạo, kiểm tra việc lập hồ sơ công việc của
cán bộ công chức, hàng năm phải thực hiện việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan theo quy định của pháp luật về lưu trữ và đưa vào tiêu chuẩn xét
thi đua hoàn thành công việc hàng năm. Tuyệt đối không để tồn đọng tài liệu
không được sắp xếp chỉnh lý ở cơ quan, tổ chức mình, chấp hành nghiêm Luật Lưu
trữ và các văn bản chỉ đạo hướng dẫn của Trung ương, của tỉnh về chuyên môn
nghiệp vụ lưu trữ.
- Lãnh đạo phải quan
tâm đúng mức việc bố trí kinh phí để phục vụ cho công tác lưu trữ, mua sắm
trang thiết bị, sửa chữa, nâng cấp phòng, kho để bảo quản, bảo vệ an toàn tài
liệu lưu trữ.
- Phân công công chức,
viên chức đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ theo dõi phụ trách công tác
văn thư, lưu trữ, có kế hoạch đào tạo nâng cao trình độ đáp ứng tốt nhiệm vụ được
giao.
- Hàng năm chỉ đạo việc
kiểm tra chọn lọc những tài liệu có giá trị giao nộp vào Lưu trữ lịch sử theo
quy định và thực hiện việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị theo hướng dẫn của Cục
Văn thư và Lưu trữ nhà nước và của Lưu trữ lịch sử tỉnh.
3. Những công việc
cụ thể:
Việc phân loại, chỉnh
lý xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và phục vụ sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Lý do cơ bản là
phần lớn các tài liệu mà các cơ quan, tổ chức đang quản lý ở dưới dạng bó gói,
vừa nhiều về khối lượng, vừa phong phú về nội dung, vừa đa dạng về thể loại. Muốn
quản lý được chặt chẽ tài liệu và sử dụng có hiệu quả thì khối tài liệu đó phải
được phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê và sắp xếp khoa học.
Công việc này đòi hỏi phải đầu tư rất nhiều công sức, thời gian và kinh phí, phải
có đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ có chuyên môn nghiệp vụ vững vàng và có
kinh nghiệm trong công tác chỉnh lý tài liệu.
Nội dung cụ thể các bước
chỉnh lý được quy định tại Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục
Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về việc ban hành bảng hướng dẫn chỉnh lý tài liệu
hành chính; Quyết định số 128/QĐ-VTLTNN ngày 01/6/2009 của Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước về ban hành quy trình "Chỉnh lý tài liệu giấy" theo tiêu
chuẩn TCVN 9001-2000, bao gồm:
Bước 1. Giao nhận tài liệu (Biên bản giao nhận tài liệu).
Bước 2. Vận chuyển tài liệu đến địa điểm chỉnh lý.
Bước 3. Vệ sinh sơ bộ đến từng tập tài liệu.
Bước 4. Khảo sát và biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý.
- Kế hoạch chỉnh lý
- Nghiên cứu chọn
phương án chỉnh lý và hệ thống hoá tài liệu
- Viết Lịch sử đơn vị
hình thành phông và Lịch sử phông
- Hướng dẫn xác định
giá trị tài liệu
- Hướng dẫn phân loại,
lập hồ sơ
Bước 5. Phân loại tài liệu theo hướng dẫn
Bước 6. Lập hồ sơ hoặc chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ, kết hợp với
xác định giá trị tài liệu theo hướng dẫn lập hồ sơ.
a) Lập hồ sơ đối với
tài liệu chưa được lập hồ sơ
- Tập hợp tài liệu
theo đặc trưng chủ yếu thành hồ sơ;
- Viết tiêu đề hồ sơ;
- Sắp xếp các văn bản
bên trong hồ sơ, loại ra những văn bản trùng thừa và hết giá trị về mọi phương
diện;
- Xác định thời hạn bảo
quản cho hồ sơ.
b) Chỉnh sửa, hoàn thiện
hồ sơ đối với tài liệu đã được lập hồ sơ nhưng chưa đạt yêu cầu.
Kiểm tra việc lập hồ
sơ theo những nội dung công việc quy định tại Điểm a và tiến hành chỉnh sửa,
hoàn thiện đối với những hồ sơ chưa đạt yêu cầu.
* Đối với các hồ sơ
được giữ lại bảo quản có thời hạn:
Bước 7. Biên mục phiếu tin.
Bước 8. Kiểm tra, chỉnh sửa việc lập hồ sơ và việc biên mục phiếu
tin.
Bước 9. Hệ thống hoá phiếu tin theo phương án phân loại.
Bước 10. Hệ thống hoá hồ sơ theo phiếu tin.
Bước 11. Biên mục hồ sơ:
a) Đánh số tờ cho tài
liệu có thời hạn bảo quản từ 20 năm trở lên.
b) Viết mục lục văn bản
đối với hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn.
c) Viết bìa hồ sơ và
chứng từ kết thúc.
Bước 12. Kiểm tra và chỉnh sửa việc biên mục hồ sơ.
Bước 13. Đánh số chính thức cho hồ sơ vào trường số 3 của phiếu tin
và lên bìa hồ sơ.
Bước 14. Vệ sinh tài liệu, tháo bỏ ghim kẹp, làm phẳng và đưa tài
liệu vào bìa hồ sơ.
Bước 15. Đưa hồ sơ vào hộp (cặp).
Bước 16. Viết và dán nhãn hộp (cặp).
Bước 17. Vận chuyển tài liệu vào kho, xếp lên giá, kệ.
Bước 18. Giao nhận tài liệu sau chỉnh lý (Biên bản giao, nhận tài
liệu).
Bước 19. Nhập phiếu tin vào cơ sở dữ liệu.
Bước 20. Kiểm tra, chỉnh sửa việc nhập phiếu tin.
Bước 21. Lập mục lục hồ sơ:
a) Viết lời nói đầu
b) Lập các bản tra cứu
bổ trợ
c) Tập hợp dữ liệu và
in mục lục hồ sơ từ cơ sở dữ liệu (03 bộ)
Đóng quyển mục lục hồ
sơ (03 bộ)
Bước 22. Xử lý tài liệu loại:
a) Sắp xếp, bó gói, thống
kê, lập danh mục tài liệu loại
b) Viết thuyết minh
tài liệu loại
Bước 23. Kết thúc chỉnh lý:
a) Hoàn chỉnh và bàn
giao hồ sơ Phông
b) Viết báo cáo tổng kết
chỉnh lý
c) Tổ chức họp rút
kinh nghiệm
Phần
III
KINH PHÍ VÀ
LỘ TRÌNH THỰC HIỆN
I.
KINH PHÍ:
Đơn giá chỉnh lý tài
liệu thực hiện theo Hướng dẫn Liên ngành số 1238/HDLN.STC-SNV ngày 09/12/2011 của
liên ngành Sở Tài chính - Sở Nội vụ "Về việc hướng dẫn đơn giá chỉnh lý
tài liệu giấy" cụ thể:
- Tổng dự toán kinh
phí để chỉnh lý cho 4.048 mét tài liệu với tổng số tiền là:
13.803.680.000 đồng
(mười ba tỷ, tám trăm lẻ ba triệu sáu trăm tám mươi ngàn đồng) * Cấp tỉnh:
1.526 mét x 3.410.000đ/1mét = 5.203.660.000 đồng (năm tỷ, hai trăm lẻ ba triệu,
sáu trăm sáu mươi ngàn đồng)
* Cấp huyện: 1.623 mét
x 3.410.000đ/1mét = 5.534.430.000 đồng (năm tỷ, năm trăm ba mươi bốn triệu, bốn
trăm ba mươi ngàn đồng)
* Cấp xã: 899 mét x
3.410.000đ/1mét = 3.065.590.000 đồng (ba tỷ, không trăm sáu mươi lăm triệu, năm
trăm chín mươi ngàn đồng)
Riêng các cơ quan, đơn
vị không hưởng ngân sách tỉnh phải sử dụng kinh phí của đơn vị để chỉnh lý tài
liệu tồn đọng là 951mét x 3.410.000đ/1mét = 3.242.910.000 đồng (Ba tỷ, hai trăm
bốn mươi hai triệu, chín trăm mười ngàn đồng).
II.
LỘ TRÌNH THỰC HIỆN:
Đề án được thực hiện
trong các năm từ 2015 - 2019
Tổng số mét tài liệu
là: 4.999 mét chia cho 5 năm = 999,8 mét/ 1 năm
Trong đó: 6 cơ quan,
đơn vị không thuộc ngân sách tỉnh cấp có 951 mét tài liệu thì Lãnh đạo các cơ
quan tự sắp xếp thời gian hợp lý và bố trí kinh phí để chỉnh lý sắp xếp hồ sơ
tài liệu của cơ quan mình, kịp thời chọn lọc những tài liệu có giá trị giao nộp
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định cụ thể:
|
STT
|
Tên cơ
quan, đơn vị
|
Khối lượng
tài liệu
|
Kinh
phí
|
|
Đơn giá (1 mét tài liệu)
|
Thành tiền
|
|
1
|
Cục Thuế
|
88
|
3.410.000
|
300.080.000
|
|
2
|
Các Chi cục thuế huyện, thị xã, thành phố
|
773
|
3.410.000
|
2.635.930.000
|
|
3
|
Chi nhánh Ngân hàng NN và PTNT
|
10
|
3.410.000
|
34.100.000
|
|
4
|
Bưu điện
|
57
|
3.410.000
|
194.370.000
|
|
5
|
Đài Phát thanh và Truyền hình
|
13
|
3.410.000
|
44.330.000
|
|
6
|
Bộ Chỉ huy Quân sự tỉnh
|
10
|
3.410.000
|
34.100.000
|
|
|
Tổng cộng
|
951
|
3.410.000
|
3.242.910.000
|
Dự kiến thời
gian thực hiện chỉnh lý tài liệu từ năm 2015 đến năm 2019 với khối lượng tài liệu
và kinh phí từng năm của cấp tỉnh cụ thể như sau:
|
STT
|
Tên cơ
quan, đơn vị
|
Khối lượng
tài liệu
|
Kinh
phí
|
|
Đơn giá
(1 mét
tài liệu)
|
Thành
tiền
|
|
|
Năm 2015
|
554
|
3.410.000
|
1.889.140.000
|
|
1
|
Sở Xây dựng
|
354
|
3.410.000
|
1.207.140.000
|
|
2
|
Sở Tài chính
|
100
|
3.410.000
|
341.000.000
|
|
3
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
100
|
3.410.000
|
341.000.000
|
|
|
Năm 2016
|
405
|
3.410.000
|
1.381.050.000
|
|
1
|
Sở Tài chính
|
100
|
3.410.000
|
341.000.000
|
|
2
|
Văn phòng UBND tỉnh
|
100
|
3.410.000
|
341.000.000
|
|
3
|
Sở Y tế
|
205
|
3.410.000
|
699.050.000
|
|
|
Năm 2017
|
257
|
3.410.000
|
876.370.000
|
|
1
|
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông thôn và các
đơn vị trực thuộc
|
145
|
3.410.000
|
494.450.000
|
|
2
|
Sở Giao thông vận tải và các đơn vị trực thuộc
|
112
|
3.410.000
|
381.920.000
|
|
|
Năm 2018
|
206
|
3.410.000
|
702.460.000
|
|
1
|
Ban quản lý các khu công nghiệp
|
42
|
3.410.000
|
143.220.000
|
|
2
|
Sở Văn hoá, Thể thao và Du lịch và các đơn vị
trực thuộc
|
109
|
3.410.000
|
371.690.000
|
|
3
|
Sở Lao động Thương binh và Xã hội và các đơn vị
trực thuộc
|
55
|
3.410.000
|
187.550.000
|
|
|
Năm 2019
|
104
|
3.410.000
|
354.640.000
|
|
1
|
Sở Kế hoạch và Đầu tư
|
75
|
3.410.000
|
255.750.000
|
|
2
|
Sở Khoa học và Công nghệ
|
15
|
3.410.000
|
51.150.000
|
|
3
|
Sở Tư pháp
|
14
|
3.410.000
|
47.740.000
|
Dự kiến thời
gian thực hiện chỉnh lý tài liệu từ năm 2015 đến năm 2019 với khối lượng tài liệu
và kinh phí từng năm của cấp huyện, cấp xã cụ thể như sau:
|
STT
|
Tên cơ
quan, đơn vị
|
Khối lượng
tài liệu
|
Kinh
phí
|
|
Đơn giá (1 mét tài liệu)
|
Thành tiền
|
|
|
Năm 2015
|
513
|
3.410.000
|
1.749.330.000
|
|
1
|
Các phòng, ban của huyện Trà Ôn
|
200
|
3.410.000
|
682.000.000
|
|
2
|
Các xã, phường của thành phố Vĩnh Long
|
200
|
3.410.000
|
682.000.000
|
|
3
|
Các xã, thị trấn của huyện Vũng Liêm
|
113
|
3.410.000
|
385.330.000
|
|
|
Năm 2016
|
472
|
3.410.000
|
1.609.520.000
|
|
1
|
Các phòng, ban của thị xã Bình Minh
|
392
|
3.410.000
|
1.336.720.000
|
|
2
|
Các xã của huyện Bình Tân
|
55
|
3.410.000
|
187.550.000
|
|
3
|
Các xã, thị trấn của huyện Mang Thít
|
25
|
3.410.000
|
85.250.000
|
|
|
Năm 2017
|
518
|
3.410.000
|
1.766.380.000
|
|
1
|
Các phòng, ban của huyện Vũng Liêm
|
339
|
3.410.000
|
1.155.990.000
|
|
2
|
Xã, thị trấn của huyện Tam Bình
|
99
|
3.410.000
|
337.590.000
|
|
3
|
Các xã, thị trấn huyện Trà Ôn
|
60
|
3.410.000
|
204.600.000
|
|
4
|
Các phòng, ban của thành phố Vĩnh Long
|
20
|
3.410.000
|
68.200.000
|
|
|
Năm 2018
|
520
|
3.410.000
|
1.773.200.000
|
|
1
|
Các phòng, ban của huyện Long Hồ
|
205
|
3.410.000
|
699.050.000
|
|
2
|
Các xã, thị trấn của thị xã Bình Minh
|
202
|
3.410.000
|
688.820.000
|
|
3
|
Các phòng, ban của huyện Tam Bình
|
113
|
3.410.000
|
385.330.000
|
|
|
Năm 2019
|
499
|
3.410.000
|
1.701.590.000
|
|
1
|
Các phòng, ban của huyện Trà Ôn
|
295
|
3.410.000
|
1.005.950.000
|
|
2
|
Các xã, thị trấn của huyện Long Hồ
|
145
|
3.410.000
|
494.450.000
|
|
3
|
Các phòng, ban của huyện Bình Tân
|
59
|
3.410.000
|
201.190.000
|
Phần
IV
TỔ CHỨC THỰC HIỆN
1. Trách nhiệm của
các cơ quan, đơn vị:
a) Thủ trưởng các cơ
quan cấp tỉnh thuộc nguồn nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tập trung
chỉ đạo việc thống kê số lượng, thành phần tài liệu của cơ quan, đơn vị mình; tổ
chức triển khai thực hiện phối hợp với Chi cục Văn thư - Lưu trữ lập kế hoạch
chỉnh lý hoàn chỉnh dứt điểm số lượng tài liệu tích đống chưa được sắp xếp, chỉnh
lý trong các năm qua.
b) Chi cục Văn thư -
Lưu trữ chịu trách nhiệm hướng dẫn về chuyên môn nghiệp vụ và có trách nhiệm quản
lý, giám sát chất lượng chỉnh lý tài liệu tại các cơ quan, đơn vị bảo đảm thống
nhất, đúng quy định về chuyên môn kỹ thuật chỉnh lý khoa học tài liệu lưu trữ.
2. Tổ chức quản lý
nguồn kinh phí:
a) Hàng năm căn cứ Đề
án này các cơ quan, đơn vị căn cứ kế hoạch được duyệt chủ động lập kế hoạch
ngân sách cho công tác chỉnh lý tài liệu vào chi phí nghiệp vụ chuyên môn của
ngành, để Sở Tài chính cấp kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống và kinh phí mua
sắm trang thiết bị để bảo quản tài liệu sau chỉnh lý.
b) Riêng đối với các
cơ quan không hưởng ngân sách tỉnh đóng trên địa bàn tỉnh, đề nghị cơ quan hàng
năm lập kế hoạch, dự trù kinh phí chỉnh lý tài liệu tích đống của cơ quan mình
để tiến hành chỉnh lý; đảm bảo xử lý hết khối lượng tài liệu tích đống. Đồng thời
quan tâm hơn nữa đến công tác bảo quản, bảo vệ an toàn tài liệu để phát huy giá
trị của tài liệu lưu trữ.
c) Đối với Uỷ ban nhân
dân cấp huyện, cấp xã, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện phân bổ kinh phí và
chỉ đạo việc thu thập tài liệu của cấp huyện và tài liệu cấp xã, để tổ chức chỉnh
lý dứt điểm khối lượng tài liệu tích đống theo Đề án này.
d) Việc quyết toán chỉ
được thực hiện sau khi có thẩm định của Chi cục Văn thư - Lưu trữ về chất lượng
và kỹ thuật chỉnh lý tài liệu đạt yêu cầu theo quy định của pháp luật về nghiệp
vụ lưu trữ.
Phần
V
GIẢI PHÁP THỰC
HIỆN VÀ KIẾN NGHỊ
1. Uỷ ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo các sở, ban ngành và địa phương cần kiên quyết quán triệt, kiểm tra việc
thực hiện lập hồ sơ công việc của cán bộ, công chức, viên chức; hàng năm phải
thực hiện giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo quy định và đưa
tiêu chí hoàn thành việc lập hồ sơ công việc thành tiêu chuẩn xét thi đua hoàn
thành nhiệm vụ hàng năm.
2. Uỷ ban nhân dân tỉnh
chỉ đạo các cơ quan, đơn vị phải thực hiện việc bố trí kinh phí chỉnh lý tài liệu,
mua sắm trang thiết bị, sửa chữa nâng cấp phòng, kho lưu trữ để bảo quản, bảo vệ
an toàn tài liệu lưu trữ.
3. Tuyển dụng mới hoặc
đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao chuyên môn nghiệp vụ cho công chức, viên chức làm
công tác văn thư, lưu trữ, chuẩn hoá nghiệp vụ để đáp ứng tốt yêu cầu của công
việc.
4. Các cơ quan, đơn vị
trên địa bàn tỉnh phải bố trí công chức, viên chức có chuyên môn nghiệp vụ làm
công tác văn thư, lưu trữ; thực hiện nghiêm túc việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ
hàng năm tại cơ quan theo đúng quy định, xem đó là nhiệm vụ chuyên môn thường
xuyên của đơn vị. Từ sau năm kết thúc Đề án, Uỷ ban nhân dân tỉnh không bổ sung
kinh phí hỗ trợ các đơn vị đã được phê duyệt trong Đề án Thực hiện công tác chỉnh
lý tài liệu tích đống.
5. Lưu trữ lịch sử tỉnh,
Lưu trữ cấp huyện, Lưu trữ của các cơ quan, tổ chức cấp tỉnh cần xây dựng Quy
chế khai thác sử dụng tài liệu; xây dựng công cụ tra cứu khoa học phục vụ công
tác tra tìm tài liệu. Mặt khác cần tích cực có biện pháp tuyên truyền, giới thiệu
về công tác lưu trữ cũng như vai trò của tài liệu lưu trữ đối với hoạt động quản
lý nhà nước và phục vụ xã hội.
6. Các cơ quan, đơn vị
và địa phương cần thực hiện nghiêm Luật Lưu trữ, Chỉ thị số 05/2007/CT-TTg ngày
02/3/2007 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường bảo vệ và phát huy giá trị
tài liệu lưu trữ và Chỉ thị số 06/CT-UBND ngày 07/5/2012 của Uỷ ban nhân dân tỉnh
về việc tăng cường chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ tỉnh Vĩnh Long.
7. Các cơ quan, đơn vị
sau khi được cấp kinh phí có trách nhiệm sử dụng kinh phí được cấp đúng mục
đích.
Tóm lại Đề án "Giải
quyết tài liệu tích đống'' của cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Vĩnh Long
giai đoạn 2015 - 2019 có ý nghĩa thiết thực góp phần quan trọng trong việc quản
lý, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia,
phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc, chấm dứt tình trạng tài liệu lưu
trữ không được quản lý bị mục nát theo thời gian, là động lực thúc đẩy phát triển
sự nghiệp lưu trữ theo hướng hiện đại hoá, đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu
nghiên cứu tài liệu lưu trữ của tổ chức, cá nhân và của toàn xã hội./.
|
|
KT. GIÁM ĐỐC
PHÓ GIÁM ĐỐC
Lưu Hoài Phẩm
|