|
ỦY BAN NHÂN DÂN
HUYỆN CẦN GIỜ
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 16/2011/QĐ-UBND
|
Cần Giờ, ngày 07
tháng 7 năm 2011
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ
ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ
Căn cứ Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy
ban nhân dân ngày 26 tháng 11 năm 2003;
Căn cứ Nghị quyết số 26/2008/QH12 ngày 15
tháng 11 năm 2008 của Quốc hội khóa XII về thực hiện thí điểm không tổ chức Hội
đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Nghị quyết số 724/2009/UBTVQH12 ngày
16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội về danh sách huyện, quận,
phường của tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thực hiện thí điểm không tổ
chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Nghị quyết số 725/2009/UBTVQH12 ngày
16 tháng 01 năm 2009 của Ủy ban Thường vụ Quốc hội khóa XII về điều chỉnh nhiệm
vụ, quyền hạn của Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc
Trung ương và quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của Ủy ban nhân dân
huyện, quận, phường nơi không tổ chức Hội đồng nhân dân huyện, quận, phường;
Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04
tháng 4 năm 2001;
Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP
ngày 08 tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư;
Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08
tháng 4 năm 2004 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp
lệnh Lưu trữ quốc gia;
Căn cứ Thông tư liên tịch số
07/2002/TTLT-BCA-BTCCBCP ngày 06 tháng 5 năm 2002 của Bộ Công an và Ban Tổ chức
- Cán bộ Chính phủ (nay là Bộ Nội vụ) về việc hướng dẫn thực hiện một số quy định
tại Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng 8 năm 2001 của Chính phủ về quản
lý và sử dụng con dấu;
Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19
tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính; Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm
2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật
trình bày văn bản;
Căn cứ Quyết định số 93/2010/QĐ-UBND ngày 31
tháng 12 năm 2010 của Ủy ban nhân dân thành phố Hồ Chí Minh về ban hành Quy chế
(mẫu) công tác văn thư, lưu trữ cơ quan;
Xét đề nghị của Trưởng Phòng Nội vụ huyện tại
Tờ trình số 63/TTr-NV ngày 05 tháng 7 năm 2011,
QUYẾT ĐỊNH:
Điều 1. Ban hành kèm theo
Quyết định này Quy chế về công tác văn thư, lưu trữ của Ủy ban nhân dân huyện.
Điều 2. Quyết định này có
hiệu lực thi hành sau 7 ngày, kể từ ngày ký.
Bãi bỏ Quyết định số 234/QĐ-UBND ngày 28
tháng 4 năm 2008 của Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Cần Giờ về ban hành Quy
chế công tác văn thư và lưu trữ.
Điều 3. Chánh Văn phòng Ủy ban
nhân dân huyện, Trưởng Phòng Nội vụ huyện, Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc
nguồn nộp lưu vào Lưu trữ huyện có trách nhiệm thi hành Quyết định này./.
|
|
TM. ỦY BAN NHÂN DÂN
CHỦ TỊCH
Huỳnh Cách Mạng
|
QUY CHẾ
VỀ
CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CẦN GIỜ
(Ban
hành kèm theo Quyết định số 16/2011/QĐ-UBND ngày 07 tháng 7 năm 2011 của Ủy ban
nhân dân huyện Cần Giờ)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi và đối
tượng điều chỉnh
1. Phạm vi áp dụng: Quy chế này áp dụng công
tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ tại các phòng chuyên môn thuộc Ủy ban
nhân dân huyện Cần Giờ; các cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ
huyện (Tòa án nhân dân huyện, Viện Kiểm sát nhân dân huyện và các cơ quan được tổ
chức theo ngành dọc tại huyện không thuộc phạm vi áp dụng tại Quy chế này).
2. Đối tượng điều chỉnh:
a) Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn
thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản đến, văn bản đi, tài liệu khác hình
thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, đơn vị; lập hồ sơ hiện hành và
giao nộp hồ sơ vào lưu trữ; quản lý và sử dụng con dấu.
b) Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về
thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động
của các cơ quan, đơn vị.
Điều 2. Trách nhiệm
quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
1. Thủ trưởng cơ quan chịu trách nhiệm chung
về quản lý và hoạt động của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình.
2. Chánh Văn phòng hoặc người phụ trách công
tác hành chính giúp người đứng đầu trực tiếp quản lý, kiểm tra và giám sát việc
thực hiện công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan. Phòng Nội vụ tổ chức hướng dẫn
nghiệp vụ về công tác văn thư, lưu trữ cho các phòng chuyên môn, đơn vị trực
thuộc Ủy ban nhân dân huyện.
3. Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị trực thuộc có
trách nhiệm triển khai và tổ chức thực hiện các quy định tại Quy chế này.
4. Toàn thể cán bộ, công chức, viên chức
thuộc Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm tuân thủ đúng theo các quy định tại
Quy chế.
Điều 3. Tổ chức,
nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ cơ quan
Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ
cấu tổ chức của từng cơ quan, có thể thành lập tổ hoặc bố trí người làm văn
thư, lưu trữ cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ cơ quan có thể bố trí nhân sự
làm chuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực
văn thư, lưu trữ cụ thể: phụ trách văn thư; phụ trách lưu trữ; phụ trách văn
thư, lưu trữ; phụ trách và theo dõi việc tiếp nhận và hoàn trả hồ sơ; theo dõi
công văn đến; theo dõi công văn đi; nhân viên giao liên; phụ trách kho lưu trữ
tài liệu đơn vị…
1. Văn thư cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể
sau:
a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn
vị, cá nhân sau khi có ý kiến của người có thẩm quyền;
c) Giúp Chánh Văn phòng hoặc Thủ trưởng các
phòng chuyên môn, đơn vị theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến;
d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người
có thẩm quyền xem xét; duyệt, ký ban hành;
đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình
bày; ghi số và ngày, tháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật;
e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển
phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;
g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu,
sử dụng bản lưu;
h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký,
quản lý văn bản; làm thủ tục cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ,
công chức, viên chức;
i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và
các loại con dấu khác;
k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ
thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ cơ quan.
2. Lưu trữ cơ quan có những nhiệm vụ cụ thể
sau:
a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức
trong cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện
hành;
b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu
vào lưu trữ hiện hành;
c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị,
thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu;
d) Đảm bảo bí mật, bảo vệ an toàn hồ sơ, tài
liệu;
đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài
liệu lưu trữ;
e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp
lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định và các thủ tục tiêu hủy tài
liệu hết giá trị.
Điều 4. Cán bộ văn
thư và cán bộ lưu trữ
Người được bố trí làm công tác văn thư, lưu
trữ phải bảo đảm tiêu chuẩn nghiệp vụ các ngạch công chức ngành văn thư, lưu
trữ theo quy định của pháp luật.
Điều 5. Kinh phí cho
hoạt động văn thư, lưu trữ
1. Hàng năm, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị có
trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trù kinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng
và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ theo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ
cơ quan từ nguồn kinh phí được cấp thường xuyên của cơ quan, đơn vị hoặc từ
kinh phí khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
2. Trường hợp cần thiết, thủ trưởng cơ quan, đơn
vị chỉ đạo lập dự toán trình cơ quan có thẩm quyền duyệt cấp kinh phí để thực
hiện tốt nhiệm vụ văn thư, lưu trữ của cơ quan, đơn vị mình.
Điều 6. Bảo vệ bí mật
Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ
1. Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu
trữ của cơ quan thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí
mật của Nhà nước và quy định tại Quy chế này.
2. Chánh Văn phòng hoặc các Thủ trưởng các cơ
quan, đơn vị trực thuộc có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: “Tuyệt mật”, “Tối
mật”, “Mật”. Công chức, viên chức thực hiện công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm
vụ bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhà nước theo luật định.
Chương II
CÔNG TÁC
VĂN THƯ
Mục 1. SOẠN THẢO, BAN
HÀNH VĂN BẢN
Điều 7. Hình thức văn
bản
Các loại văn bản hành chính của cơ quan, đơn
vị ban hành được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV
ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản hành chính và Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06
tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản.
Điều 8. Thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản
Về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của
cơ quan được thực hiện đúng theo quy định tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày
19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ và Thông tư liên tịch số
55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06 tháng 5 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính
phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản.
Phụ lục kèm theo Quy chế này là mẫu trình bày
văn bản hành chính của cơ quan ban hành, gồm:
1. Phụ lục I: Bảng chữ viết tắt tên loại văn
bản hành chính và bản sao do cơ quan ban hành.
2. Phụ lục II: Sơ đồ bố trí các thành phần
thể thức văn bản.
3. Phụ lục III: Mẫu chữ và chi tiết trình bày
thể thức văn bản và thể thức bản sao.
4. Phụ lục IV: 15 mẫu văn bản.
a) 13 mẫu trình bày văn bản hành chính (từ
mẫu 1.1 đến mẫu 1.14).
b) 01 mẫu trình bày bản sao văn bản (mẫu 2.1).
Điều 9. Soạn thảo văn
bản
Cán bộ được giao thụ lý, giải quyết hồ sơ
trực tiếp soạn thảo văn bản hành chính thông thường thuộc phạm vi chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức văn bản. Thủ trưởng
các cơ quan, đơn vị sau khi xem xét, điều chỉnh, duyệt nội dung và ký nháy ngay
cuối dòng nội dung của văn bản, đối với văn bản quan trọng phải ký nháy ở cuối
mỗi trang.
Đối với trường hợp các cơ quan được giao tham
mưu xây dựng các văn bản quy phạm pháp luật thì việc soạn thảo văn bản quy phạm
pháp luật được thực hiện theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật hiện
hành.
Điều 10. Duyệt bản
thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt
1. Bản thảo văn bản được phân công duyệt theo
quy trình:
Căn cứ tổ chức của cơ quan, quy trình soạn thảo
được quy định cụ thể theo từng bước, từ việc soạn thảo đến trình người quản lý
trực tiếp, có ý kiến sửa chữa, bổ sung và trình đến cấp trên phụ trách và cuối
cùng là người đứng đầu cơ quan ký theo thẩm quyền (đối với các văn bản do người
đứng đầu ký). Trước khi trình người đứng đầu ký, Chánh Văn phòng hoặc người được
phân công có trách nhiệm rà soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản
(nếu phát hiện sai sót, thì đề nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại).
2. Trường hợp các loại văn bản người đứng đầu
phân công cho cấp dưới trực tiếp phụ trách ký, thì trước khi trình cấp dưới
trực tiếp ký cần phải chuyển cho Chánh Văn phòng hoặc người được phân công rà
soát lại lần cuối về thể thức và nội dung văn bản (nếu phát hiện sai sót, thì đề
nghị bộ phận soạn thảo sửa chữa lại).
Điều 11. Đánh máy,
nhân bản
1. Việc soạn thảo văn bản hành chính thông
thường do cán bộ, chuyên viên được giao giải quyết công việc thực hiện. Trường
hợp văn bản của lãnh đạo được dự thảo bằng bản viết tay và được giao cho bộ
phận văn thư đánh máy, thì việc đánh máy văn bản phải đúng nguyên văn bản thảo,
đúng thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sai sót
hoặc không rõ ràng trong bản thảo thì người đánh máy phải hỏi lại cá nhân soạn
thảo hoặc người duyệt bản thảo đó.
2. Nhân bản đúng số lượng quy định phát hành:
a) Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được
xác định trên cơ sở số lượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà
trong văn bản không liệt kê đủ danh sách thì bộ phận soạn thảo phải có phụ lục
nơi nhận kèm theo để lưu ở văn thư;
b) Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong
văn bản trên nguyên tắc văn bản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm
quyền giải quyết, tổ chức thực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra
liên quan đến nội dung văn bản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một
đối tượng, không gửi đến các đối tượng khác không thuộc phạm vi điều chỉnh và
liên quan đến nội dung của văn bản.
3. Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực
hiện đánh máy, nhân bản theo đúng thời gian quy định.
4. Việc nhân bản văn bản mật do lãnh đạo
quyết định và được thực hiện theo các quy định về bảo vệ bí mật Nhà nước.
Điều 12. Kiểm tra văn
bản trước khi ký ban hành
1. Cá nhân soạn thảo văn bản phải kiểm tra và
chịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản, đề xuất mức độ khẩn, đối
chiếu quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật Nhà nước xác định việc đóng dấu
mật, đối tượng nhận văn bản, trình người ký văn bản quyết định.
2. Chánh Văn phòng hoặc người được phân công,
giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý công tác văn thư,
có trách nhiệm kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức, kỹ thuật
trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Điều 13. Ký văn bản
Hình thức ký văn bản được sử dụng con dấu của
cơ quan, gồm có:
- Người đứng đầu cơ quan;
- Cấp dưới trực tiếp của người đứng đầu cơ
quan theo phân công, ủy quyền cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký
sẽ ghi ký thay (KT);
- Chánh Văn phòng được Chủ tịch giao ký một
số văn bản cụ thể bằng văn bản riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa lệnh
(TL);
- Trường hợp người đứng đầu đơn vị trong cơ
quan được người đứng đầu cơ quan ủy quyền ký một số văn bản cụ thể bằng văn bản
riêng, khi đó thẩm quyền ký sẽ ghi thừa ủy quyền (TUQ).
Điều 14. Bản sao văn
bản
1. Các hình thức bản sao được quy định tại Quy
chế này gồm bản sao y bản chính, bản trích sao và bản sao lục.
2. Thể thức bản sao được quy định như sau:
Hình thức sao: Sao y bản chính hoặc trích sao,
hoặc sao lục; tên cơ quan, tổ chức sao văn bản; số, ký hiệu bản sao; địa danh
và ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu
của cơ quan, tổ chức sao văn bản; nơi nhận.
3. Bản sao y bản chính, bản trích sao và bản
sao lục được thực hiện theo đúng quy định tại Quy chế này có giá trị pháp lý như
bản chính.
4. Bản sao chụp (photocopy cả dấu và chữ ký
của văn bản chính) không được thực hiện theo đúng thể thức quy định tại Khoản 2
của Điều này, chỉ có giá trị thông tin, tham khảo.
5. Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài
cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo
ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được
thể chế hóa bằng văn bản hành chính.
Mục 2. QUẢN LÝ VĂN
BẢN
Điều 15. Trình tự
quản lý văn bản đến
Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi
đến cơ quan (sau đây gọi chung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự
sau:
1. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;
2. Trình, chuyển giao văn bản đến;
3. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải
quyết văn bản đến.
Điều 16. Tiếp nhận, đăng
ký văn bản đến
1. Tất cả văn bản đến tại cơ quan, đơn vị đều
phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan (trừ trường hợp
có quy định khác). Tất cả các loại văn bản (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển
qua mạng và văn bản mật), đơn, thư gửi đến cơ quan được gọi chung là văn bản đến.
Văn bản đến từ mọi nguồn đều phải được tập
trung tại văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký vào chương trình
quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan.
2. Văn bản đến chuyển phát qua máy Fax hoặc
qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang
của mỗi văn bản...; trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo
cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết. Văn
bản đến loại này cũng thuộc diện đăng ký tại văn thư, đối với bản chuyển phát
qua máy Fax (loại giấy nhiệt) thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, văn bản đến
chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng
dấu “Đến”, đến khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua
mạng, cán bộ văn thư cũng phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến (số đến và
ngày đến là số thứ tự và ngày, tháng, năm đăng ký bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng) và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng.
3. Những văn bản do các cán bộ, chuyên viên đi
họp mang về hoặc nhận trực tiếp phải được đăng ký tại văn thư trước khi xử lý
theo quy định. Những văn bản đến không được đăng ký tại văn thư, các phòng, cá
nhân không có trách nhiệm giải quyết.
4. Văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng
ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo.
5. Các bì văn bản đến cán bộ văn thư không
bóc: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, đơn
vị và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận. Đối
với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến
công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển
cho văn thư để đăng ký.
6. Đối với những bì thư gửi đích danh lãnh đạo,
văn thư gửi trực tiếp đến tên người nhận hoặc người được phân công bóc gỡ các
bì thư của lãnh đạo; sau khi có ý kiến của lãnh đạo thì văn bản phải được
chuyển đến văn thư để được đăng ký và xử lý tiếp.
7. Đối với những bì thư có ký hiệu mật, tối mật,
tuyệt mật hoặc có ghi “chỉ người có tên mới được bóc bì”, văn thư chỉ đăng ký
và chuyển đến người nhận hoặc người có trách nhiệm xử lý. Sau khi xử lý xong,
các văn bản trên phải chuyển cho Chánh Văn phòng, hoặc người được giao trách
nhiệm quản lý theo chế độ bảo quản tài liệu mật.
8. Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày
lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơ quan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với người
đứng đầu hoặc người được phân công để xử lý.
9. Khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư phải
kiểm tra về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có) đặc biệt
lưu ý đối với những bì thư có độ khẩn, mật. Văn bản đến bị thiếu, rách, bị bóc,
hoặc văn bản bên trong không đúng với số ghi ngoài bì, nơi nhận, văn bản hỏa
tốc hẹn giờ mà chuyển đến muộn hơn thời gian ghi ở ngoài bì hoặc trường hợp
phát hiện sai sót, văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo
người được giao trách nhiệm xem xét giải quyết, nếu cần thiết phải lập biên bản
có chữ ký xác nhận của người đưa văn bản đến.
10. Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký
văn bản đến hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính.
Điều 17. Trình,
chuyển giao văn bản đến
1. Tất cả các loại văn bản đến sau khi đăng
ký vào sổ văn bản đến, văn thư phải trình lãnh đạo cơ quan hoặc đến người có
trách nhiệm giải quyết.
2. Đối với loại văn bản đến có yêu cầu giải
quyết công việc khẩn, được chuyển ngay đến người phụ trách lĩnh vực để xử lý
sau đó chuyển lại văn thư để được đăng ký.
3. Đối với loại văn bản đến bình thường, văn
thư đăng ký và chuyển cho người phụ trách lĩnh vực để xử lý.
4. Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn
thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý
kiến chỉ đạo hoặc lưu tại văn thư.
5. Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo các
yêu cầu về tính chính xác, giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải được ghi
nhận vào chương trình quản lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan (hoặc vào
sổ chuyển giao văn bản).
Điều 18. Giải quyết
và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
1. Người đứng đầu cơ quan, đơn vị có trách
nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bản đến, cấp phó của người đứng đầu được
người đứng đầu phân công trực tiếp chỉ đạo giải quyết các văn bản đến thuộc các
lĩnh vực được phân công phụ trách.
2. Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu,
cấp phó của người đứng đầu giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Người đứng
đầu cơ quan, đơn vị phân công cho cán bộ, công chức của cơ quan, đơn vị nghiên
cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy
định của cơ quan.
3. Trong công tác xử lý văn bản đến, người đứng
đầu cơ quan, đơn vị giao cho Chánh Văn phòng hoặc người được phân công chịu trách
nhiệm thực hiện những công việc sau:
a) Xem xét toàn bộ văn bản đến và báo cáo
những văn bản quan trọng, khẩn cấp.
b) Chuyển văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân
giải quyết.
c) Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
4. Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về
thời hạn trả lời thì thời hạn giải quyết không quá 15 ngày làm việc.
Điều 19. Trình tự
quản lý văn bản đi
Tất cả văn bản đi của cơ quan, đơn vị phát
hành phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan theo trình
tự sau:
1. Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật
trình bày; ghi số, ký hiệu và ngày, tháng, năm của văn bản;
2. Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật
(nếu có);
3. Đăng ký văn bản đi;
4. Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc
chuyển phát văn bản đi;
5. Lưu văn bản đi.
Điều 20. Chuyển phát
văn bản đi
1. Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục
văn thư và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong
ngày làm việc tiếp theo.
2. Văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận
bằng Fax hoặc chuyển qua mạng để thông tin nhanh. Sau đó, chuyển bản chính thức
đến nơi nhận.
Điều 21. Lưu văn bản đi
1. Mỗi văn bản đi được lưu hai bản: Bản gốc
lưu tại văn thư cơ quan, được sắp xếp theo thứ tự đăng ký, một bản chính lưu
trong hồ sơ giải quyết công việc và được chuyển giao cho bộ phận lưu trữ theo
thời hạn quy định.
2. Văn bản đi có chế độ mật được lưu tại văn
thư theo chế độ bảo vệ bí mật Nhà nước, được sắp xếp theo số thứ tự và bảo quản
trong cặp, hộp. Tuyệt đối không được mang ra khỏi cơ quan, trường hợp cần khai
thác sử dụng phải được sự đồng ý của Lãnh đạo.
3. Các văn bản liên ngành mà không lấy số tại
văn thư thì sau khi đóng dấu văn thư có trách nhiệm theo dõi lưu bản chính.
4. Bản lưu những văn bản quan trọng của Ủy
ban nhân dân huyện phải được in bằng giấy tốt có độ pH trung tính và được in
bằng mực bền màu.
Mục 3. LẬP HỒ SƠ HIỆN
HÀNH VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
Điều 22. Nội dung
việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập
1. Nguyên tắc:
Tất cả công chức, viên chức khi làm việc có
liên quan đến công văn giấy tờ đều phải có trách nhiệm lập hồ sơ công việc được
phân công theo dõi và giải quyết, đến thời hạn quy định nộp vào lưu trữ hiện
hành.
2. Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:
a) Mở hồ sơ: Hàng năm, căn cứ vào danh mục hồ
sơ của cơ quan, đơn vị và thực tế công việc được giao, mỗi công chức, viên chức
chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa để quản lý văn bản liên quan đến
công việc giải quyết, ngoài bìa ghi rõ tiêu đề hồ sơ. Trong quá trình giải
quyết công việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa hồ
sơ đó.
b) Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:
- Công chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ
sơ cần thu thập đầy đủ các văn bản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự
việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;
- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp
theo một trình tự hợp lý, tùy theo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một
cách sắp xếp cho thích hợp.
- Kết thúc và biên mục hồ sơ: Khi công việc
giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, công chức, viên chức có trách nhiệm
lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờ còn thiếu và
loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo không cần để trong
hồ sơ.
3. Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:
- Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức
năng, nhiệm vụ của đơn vị hình thành hồ sơ;
- Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ
có sự liên quan chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự
việc hay trình tự giải quyết công việc;
- Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản
tương đối đồng đều;
- Sau khi giải quyết xong công việc, hồ sơ
giải quyết công việc, bộ phận văn thư có trách nhiệm kiểm tra danh mục, thành phần
hồ sơ và lưu giữ tại văn thư chờ chuyển giao lưu trữ theo quy định. Trường hợp
hồ sơ đang trong giai đoạn góp ý, lấy ý kiến hoặc trao đổi, phối hợp giải quyết,
thì chuyên viên xử lý hồ sơ cần thể hiện phần ghi chú trong phiếu trình để văn
thư chuyển giao hồ sơ lại cho đơn vị, cá nhân tiếp tục theo dõi, xử lý.
Công chức, viên chức thuộc Ủy ban nhân dân
huyện phải thực hiện nghiêm túc các quy định về công tác quản lý tài liệu tại
cơ quan, đơn vị; tài liệu lưu trữ phục vụ cho yêu cầu công tác của từng cá nhân
phải được sắp xếp gọn gàng, khoa học, tiện cho công tác tra cứu, khai thác sử
dụng theo quy định và có hiệu quả.
Điều 23. Giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Trách nhiệm của các phòng, tổ chuyên môn
và cá nhân trong cơ quan:
a) Các phòng, tổ chuyên môn và cá nhân trong
cơ quan, đơn vị phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu
trữ hiện hành của cơ quan, đơn vị theo thời hạn được quy định tại Khoản 2 Điều
này.
b) Trường hợp các phòng, tổ chuyên môn hoặc
cá nhân cần giữ lại những hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu thì phải lập danh
mục gửi cho lưu trữ hiện hành của cơ quan, nhưng thời hạn giữ lại không được
quá hai năm.
c) Cán bộ, công chức, viên chức khi chuyển
công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao lại toàn
bộ hồ sơ, tài liệu cho cơ quan, đơn vị hoặc người kế nhiệm, không được giữ hồ
sơ, tài liệu của cơ quan làm của riêng hoặc mang sang cơ quan khác.
2. Thời hạn giao nộp tài liệu vào lưu trữ
hiện hành được quy định như sau:
a) Tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn
nghiệp vụ: sau một năm kể từ năm công việc kết thúc;
b) Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng
khoa học và công nghệ: sau một năm kể từ năm công trình được nghiệm thu chính
thức;
c) Tài liệu xây dựng cơ bản: sau ba tháng kể
từ khi công trình được quyết toán;
d) Cơ sở dữ liệu, tài liệu ảnh, phim điện
ảnh; mi-crô-phim; tài liệu ghi âm, ghi hình và tài liệu khác: sau ba tháng kể
từ khi công việc kết thúc.
3. Thủ tục giao nộp:
Khi giao nộp tài liệu phải lập hai bản “Mục
lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và hai bản “Biên bản giao nhận tài liệu” theo mẫu
do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Các phòng, tổ chuyên
môn hoặc cá nhân giao nộp tài liệu vào lưu trữ hiện hành của cơ quan giữ mỗi
loại một bản.
Điều 24. Trách nhiệm đối
với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
1. Người đứng đầu cơ quan chỉ đạo người được phân
công chịu trách nhiệm tham mưu lập kế hoạch hàng năm để bảo đảm triển khai thực
hiện tốt công tác quản lý và hoạt động văn thư, lưu trữ của cơ quan.
2. Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ:
a) Tham mưu cho người đứng đầu trong việc chỉ
đạo, kiểm tra, hướng dẫn việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ
hiện hành đối với các đơn vị thuộc cơ quan.
b) Tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan.
3. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị trực thuộc chịu
trách nhiệm trước người đứng đầu cơ quan về việc lập hồ sơ, bảo quản và giao
nộp hồ sơ, tài liệu của cơ quan vào lưu trữ hiện hành.
4. Trách nhiệm của cán bộ, công chức, viên
chức: lập hồ sơ công việc được phân công theo dõi, giải quyết.
5. Trách nhiệm của cán bộ lưu trữ: cán bộ
chuyên trách lưu trữ cơ quan có trách nhiệm hướng dẫn cho các đơn vị và công
chức, viên chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định.
Mục 4. QUẢN LÝ VÀ SỬ
DỤNG CON DẤU TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ
Điều 25. Quản lý và
sử dụng con dấu
1. Chánh Văn phòng hoặc người được phân công
giúp người đứng đầu quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị theo đúng
quy định hiện hành.
2. Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ và
sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị và các loại dấu khác (nếu có) theo đúng quy
định.
3. Cán bộ văn thư được phân công đóng dấu,
không được mang dấu ra khỏi khu vực đóng dấu khi không có sự chỉ đạo của lãnh đạo
cơ quan, đơn vị.
4. Không được tự ý giao con dấu cho người
khác sử dụng khi không có chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan, đơn vị bằng văn bản.
Điều 26. Đóng dấu
1. Tuyệt đối không được đóng dấu khống chỉ.
2. Không đóng dấu đối với các văn bản ký vượt
thẩm quyền, thiếu chữ ký nháy của đơn vị chuyên môn soạn thảo văn bản, các bản
sao có chữ ký không rõ ràng, lem luốc.
3. Dấu được đóng trùm lên 1/3 chữ ký về bên
trái.
4. Đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản
chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên
một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục.
5. Đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi lên văn
bản, tài liệu chuyên ngành được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ
trưởng cơ quan quản lý ngành. Trường hợp đóng dấu lên các bản Hợp đồng, Biên
bản, Dự toán có nhiều trang, dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản
hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, mỗi dấu đóng giáp lai không
quá 05 (năm) tờ giấy.
6. Đối với các tài liệu bí mật Nhà nước, tùy
theo mức độ mật phải đóng dấu độ mật: Tuyệt mật, Tối mật, Mật.
Chương III
CÔNG TÁC
LƯU TRỮ
Mục 1. CÔNG TÁC THU
THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU
Điều 27. Thu thập hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
Hàng năm, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm phối
hợp thực hiện những công việc sau:
1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu.
2. Phối hợp với các đơn vị, cá nhân xác định
hồ sơ, tài liệu cần thu thập.
3. Hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ
sơ, tài liệu giao nộp và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”.
4. Chuẩn bị các kho tàng và phương tiện để
tiếp nhận tài liệu.
5. Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên
bản giao nhận tài liệu”. Thủ tục giao nhận thực hiện theo Khoản 3, Điều 23 của
Quy chế này.
Điều 28. Chỉnh lý tài
liệu
1. Nguyên tắc:
a) Khi phân loại và lập hồ sơ phải tôn trọng
sự hình thành của tài liệu theo trình tự giải quyết công việc.
b) Tài liệu sau khi chỉnh lý phản ánh được
hoạt động của cơ quan.
c) Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ có trách
nhiệm tổ chức phân loại, chỉnh lý tài liệu bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.
2. Tài liệu sau khi chỉnh lý phải đạt yêu
cầu:
a) Phân loại và lập hồ sơ hoàn chỉnh.
b) Xác định thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài
liệu cần bảo quản vĩnh viễn và bảo quản có thời hạn.
c) Hệ thống hóa hồ sơ, tài liệu.
d) Lập công cụ tra cứu: mục lục hồ sơ, cơ sở
dữ liệu và các công cụ tra cứu khác phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, sử
dụng tài liệu.
e) Lập danh mục xác định tài liệu hết giá trị
để làm thủ tục tiêu hủy.
Điều 29. Xác định giá
trị tài liệu
1. Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt được
các yêu cầu sau:
a) Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn
và tài liệu cần bảo quản có thời hạn tính bằng số lượng năm;
b) Xác định tài liệu hết giá trị cần loại ra để
tiêu hủy.
2. Thời hạn bảo quản tài liệu theo Quy định
thời hạn bảo quản tài liệu do Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước ban
hành.
Điều 30. Hội đồng xác
định giá trị tài liệu của cơ quan
1. Khi tiến hành xác định giá trị tài liệu,
cơ quan phải thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu. Hội đồng có nhiệm vụ
tư vấn cho người đứng đầu cơ quan về việc quyết định:
a) Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại bảo quản;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị.
2. Thành phần của Hội đồng xác định giá trị
tài liệu thực hiện theo Công văn 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19 tháng 12 năm 2006 của
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước về hướng dẫn tổ chức tiêu hủy tài liệu hết giá
trị.
3. Hội đồng làm việc theo phương thức sau đây:
a) Từng thành viên Hội đồng xem xét, đối
chiếu danh mục tài liệu hết giá trị với Mục lục hồ sơ, tài liệu giữ lại. Kiểm
tra thực tế tài liệu (nếu cần);
b) Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết
theo đa số về tài liệu dự kiến tiêu hủy. Biên bản cuộc họp có đủ chữ ký của các
thành viên trong Hội đồng và được lập thành hai bản, một bản lưu tại hồ sơ hủy
tài liệu, một bản đưa vào hồ sơ trình cấp có thẩm quyền thẩm tra tài liệu hết
giá trị;
c) Thông qua Biên bản, trình người đứng đầu
cơ quan quyết định.
Điều 31. Tiêu hủy tài
liệu hết giá trị
1. Nghiêm cấm các đơn vị, cá nhân tự tiêu hủy
hồ sơ, tài liệu dưới bất kỳ hình thức nào và bán tài liệu tiêu hủy ra thị
trường tự do.
2. Thẩm quyền quyết định tiêu hủy tài liệu
hết giá trị Lãnh đạo cơ quan, đơn vị quyết định tiêu hủy tài liệu hết giá trị
bảo quản tại lưu trữ cơ quan sau khi có ý kiến thẩm định đề xuất bằng văn bản
của Hội đồng xác định giá trị tài liệu và ý kiến bằng văn bản của cơ quan có
thẩm quyền. Khi tiêu hủy phải hủy hết thông tin trên tài liệu.
3. Hồ sơ tiêu hủy tài liệu hết giá trị, bao
gồm:
a) Tờ trình về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị;
b) Danh mục tài liệu hết giá trị kèm theo bản
thuyết minh;
c) Quyết định thành lập Hội đồng xác định giá
trị tài liệu;
d) Biên bản họp Hội đồng xác định giá trị;
đ) Văn bản của cấp có thẩm quyền về việc thẩm
tra tài liệu hết giá trị;
e) Quyết định của người có thẩm quyền cho
phép tiêu hủy tài liệu hết giá trị;
g) Biên bản về việc tiêu hủy tài liệu hết giá
trị và các tài liệu liên quan khác.
4. Việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị được thực
hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước và các quy định
pháp luật hiện hành có liên quan.
Điều 32. Nộp lưu hồ
sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử
1. Trách nhiệm của cơ quan, đơn vị nộp tài
liệu vào Lưu trữ lịch sử:
a) Giao nộp tài liệu vào lưu trữ lịch sử theo
đúng thời hạn quy định.
Trường hợp muốn giữ lại hồ sơ, tài liệu đã đến
thời hạn giao nộp phải được sự đồng ý bằng văn bản của lãnh đạo Ủy ban nhân dân
huyện.
b) Giao nộp tài liệu trên cơ sở hồ sơ hoặc đơn
vị bảo quản được thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu”;
c) Giao nộp đầy đủ hộp, cặp và công cụ tra
cứu kèm theo;
d) Vận chuyển tài liệu đến nơi giao nộp.
2. Trách nhiệm của Lưu trữ lịch sử:
a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;
b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành lựa chọn
tài liệu cần thu thập;
c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành chuẩn bị tài
liệu giao nộp;
d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để
tiếp nhận tài liệu;
đ) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập “Biên
bản giao nhận tài liệu”.
“Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” và “Biên bản
giao nhận tài liệu” được lập thành hai bản theo mẫu thống nhất do Cục trưởng
Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn. Lưu trữ của cơ quan và Lưu trữ lịch
sử giữ mỗi loại một bản.
3. Thành phần và thời hạn giao nộp tài liệu
vào Lưu trữ lịch sử thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu
trữ Nhà nước.
Mục 2. THỐNG KÊ, BẢO
QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 33. Thống kê tài
liệu lưu trữ
1. Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm: thống
kê tài liệu lưu trữ, kho lưu trữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán
bộ, công chức, viên chức làm công tác lưu trữ.
2. Thống kê lưu trữ được thực hiện theo chế độ
định kỳ. Số liệu thống kê lưu trữ định kỳ hàng năm được tính từ 0 giờ ngày 01
tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng 12.
3. Báo cáo thống kê được thực hiện theo quy định
của Bộ Nội vụ về chế độ báo cáo thống kê tổng hợp công tác văn thư, lưu trữ.
Điều 34. Bảo quản tài
liệu lưu trữ
1. Nguyên tắc:
a) Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu hoặc
không thuộc diện nộp vào lưu trữ hiện hành do công chức, viên chức các đơn vị
bảo quản và phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.
b) Hồ sơ, tài liệu lưu trữ tập trung bảo quản
trong kho lưu trữ của cơ quan. Kho lưu trữ được trang bị đầy đủ các trang thiết
bị, phương tiện cần thiết theo quy định đảm bảo an toàn cho tài liệu.
2. Người được phân công phụ trách có trách
nhiệm tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị chỉ đạo và tổ chức thực hiện các
quy trình về bảo quản tài liệu lưu trữ:
a) Xây dựng hoặc bố trí kho lưu trữ theo đúng
tiêu chuẩn quy định;
b) Thực hiện các biện pháp phòng, chống cháy,
nổ; phòng, chống thiên tai; phòng gian, bảo mật đối với kho lưu trữ và tài liệu
lưu trữ;
c) Trang bị đầy đủ các thiết bị kỹ thuật,
phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ;
d) Duy trì nhiệt độ, độ ẩm, ánh sáng phù hợp
tài liệu lưu trữ;
đ) Thực hiện các biện pháp phòng, chống côn
trùng, nấm mốc, khử a-xít và các tác nhân khác gây hư hỏng tài liệu; thường
xuyên tổ chức vệ sinh kho tàng theo định kỳ;
e) Tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ bị hư
hỏng hoặc có nguy cơ bị hư hỏng;
g) Thực hiện chế độ bảo hiểm tài liệu lưu trữ
đối với tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm.
3. Công chức phụ trách công tác lưu trữ
chuyên trách hoặc kiêm nhiệm có trách nhiệm:
a) Thực hiện đúng các quy định của Nhà nước
và của cơ quan về bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu và kho lưu trữ;
b) Bố trí, sắp xếp khoa học tài liệu lưu trữ;
hồ sơ, tài liệu trong kho để trong hộp (cặp), dán nhãn ghi đầy đủ thông tin
theo quy định để tiện thống kê, kiểm tra và tra cứu;
c) Thường xuyên kiểm tra tình hình tài liệu
có trong kho để nắm được số lượng,
chất lượng tài liệu trên cơ sở đó có kế hoạch
bảo quản và tu bổ phục chế.
4. Áp dụng theo tiêu chuẩn các loại kho lưu
trữ do Bộ trưởng Bộ Nội vụ quy định.
5. Kỹ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ được
thực hiện theo hướng dẫn của Cục trưởng Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước.
Mục 3. TỔ CHỨC SỬ
DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN
Điều 35. Đối tượng và
thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Đối tượng được phép khai thác sử dụng tài
liệu lưu trữ hiện hành:
- Cán bộ, công chức, viên chức trong và ngoài
cơ quan đến nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ để thực hiện nhiệm vụ được
giao.
- Cá nhân đến sử dụng tài liệu phục vụ cho
nhu cầu của bản thân.
- Người nước ngoài đến nghiên cứu tài liệu.
2. Thủ tục khai thác, sử dụng tài liệu lưu
trữ hiện hành:
- Các đối tượng là người thuộc cơ quan phải
có ý kiến của lãnh đạo cơ quan cho phép được nghiên cứu, sử dụng những tài liệu
có liên quan.
- Các đối tượng không phải là người thuộc cơ
quan khi đến nghiên cứu tài liệu lưu trữ phải có giấy giới thiệu của cơ quan, đơn
vị quản lý. Nếu là công dân Việt Nam thì phải có chứng minh nhân dân (hoặc giấy
giới thiệu của chính quyền nơi cư trú).
- Tất cả các đối tượng đến nghiên cứu tài
liệu phải ghi vào phiếu yêu cầu sử dụng tài liệu.
Điều 36. Các hình
thức tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ
1. Cán bộ phụ trách công tác lưu trữ phải lập
các sổ nhập, xuất tài liệu, sổ đăng ký mục lục hồ sơ và sổ đăng ký độc giả theo
đúng quy định của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước để quản lý tài liệu lưu trữ
và phục vụ khai thác tài liệu.
2. Mượn tài liệu nghiên cứu tại chỗ: Sau khi
nghiên cứu văn bản xong, người khai thác phải trả đầy đủ tài liệu mượn và ký
trả hồ sơ, tài liệu vào sổ theo dõi mượn tài liệu. Cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ phải giám sát trong quá trình mượn và kiểm tra tài liệu sau khi hoàn trả.
3. Mượn tài liệu về nơi làm việc: Trường hợp đặc
biệt do nhu cầu công tác công chức, viên chức thuộc cơ quan cần sử dụng hồ sơ,
tài liệu ở ngoài kho phải được Chánh Văn phòng hoặc người được phân công đồng
ý. Người mượn tài liệu phải chịu trách nhiệm bảo quản an toàn tài liệu và trả đúng
hạn.
4. Sao, chụp tài liệu lưu trữ: người đến khai
thác cần sao chụp tài liệu phải thực hiện đầy đủ thủ tục khai thác và có giấy
xin sao chụp tài liệu, đồng thời phải được sự đồng ý của người có thẩm quyền
mới được phép sao chụp. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải do cán bộ lưu trữ
thực hiện. Đối với tài liệu mật được thực hiện theo quy chế bảo vệ bí mật Nhà
nước.
5. Đơn vị, cá nhân khi sử dụng tài liệu lưu
trữ phải chấp hành nghiêm chỉnh các quy định về bảo mật thông tin và phải giữ
gìn bảo đảm an toàn tài liệu.
Điều 37. Thẩm quyền
cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ
Thẩm quyền quyết định việc cho phép khai thác
sử dụng tài liệu lưu trữ tại cơ quan như sau:
1. Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu
cho phép việc sử dụng bản chính các tài liệu lưu trữ đối với các tổ chức, cá
nhân nước ngoài hoặc có yếu tố nước ngoài; cho phép sử dụng tài liệu lưu trữ
loại mật.
2. Người được giao trách nhiệm cho phép việc
sử dụng bản sao, bản điện tử các tài liệu lưu trữ đối với công chức, viên chức
thuộc cơ quan, đơn vị và cá nhân có nhu cầu chính đáng.
3. Cán bộ phụ trách lưu trữ cơ quan, đơn vị
chỉ cho phép sử dụng tài liệu khi được sự đồng ý của người có thẩm quyền.
4. Việc sao chụp tài liệu lưu trữ phải được ý
kiến phê duyệt của lãnh đạo.
Điều 38. Quản lý việc
sử dụng tài liệu lưu trữ
Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ được
quản lý bằng các công cụ sau:
1. Chương trình phần mềm quản lý hồ sơ lưu
trữ;
2. Sổ giao nhận tài liệu.
Chương IV
TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
Điều 39. Khen thưởng
và xử lý vi phạm
1. Việc thực hiện các nội dung của Quy chế
này là một trong những tiêu chí để bình xét thi đua, khen thưởng đối với tập
thể các phòng chuyên môn và cá nhân công chức, viên chức; là cơ sở đánh giá,
nhận xét, phân loại công chức, viên chức và xem xét nâng bậc lương, nâng ngạch
công chức, viên chức.
2. Công chức, viên chức vi phạm các quy định
tại Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm phải chịu các hình thức
kỷ luật theo quy định của pháp luật.
3. Trường hợp công chức, viên chức vi phạm
các quy định tại Quy chế này mà gây thiệt hại vật chất cho cơ quan, đơn vị phải
bồi thường thiệt hại theo quy định của pháp luật hiện hành.
Điều 40. Khiếu nại,
tố cáo
1. Các cơ quan, đơn vị; công chức, viên chức
có quyền khiếu nại, tố cáo đối với các hành vi vi phạm pháp luật về công tác
văn thư, lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị công tác.
2. Việc giải quyết khiếu nại, tố cáo trong
công tác văn thư, lưu trữ được thực hiện theo quy định của pháp luật về khiếu
nại, tố cáo.
Điều 41. Tổ chức thực
hiện
1. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện, Thủ
trưởng các cơ quan, đơn vị có trách nhiệm phổ biến, triển khai thực hiện Quy
chế này đến toàn thể cán bộ, công chức, viên chức trong phạm vi quản lý.
2. Chánh Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện,
Trưởng Phòng Nội vụ huyện có trách nhiệm đôn đốc, theo dõi việc thực hiện Quy
chế này.
3. Trong quá trình thực hiện, nếu phát sinh
vướng mắc, cần điều chỉnh, bổ sung, Chánh Văn phòng, Trưởng Phòng Nội vụ huyện
hoặc người được phân công tham mưu đề xuất lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện điều
chỉnh, sửa đổi, bổ sung Quy chế này cho phù hợp tình hình thực tế./.
|
FILE ĐƯỢC
ĐÍNH KÈM THEO VĂN BẢN
|