Quyết định 03/QĐ-CBQTG Quy chế công tác văn thư, lưu trữ Cục Bản quyền tác giả

• Số hiệu: 03/QĐ-CBQTG
• Loại văn bản: Quyết định
• Nơi ban hành: Cục Bản quyền tác giả Việt Nam
• Người ký: ***
• Ngày ban hành: 28/11/2001

CỤC BẢN QUYỀN TÁC GIẢ -------	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc ---------
Số: 03/QĐ-CBQTG	Hà Nội, ngày 28 tháng 11 năm 2001

QUYẾT ĐỊNH

VỀ VIỆC BAN HÀNH QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC BẢN QUYỀN TÁC GIẢ

CỤC TRƯỞNG CỤC BẢN QUYỀN TÁC GIẢ

- Căn cứ Quyết định số 521/TC-QĐ ngày 06 tháng 03 năm 1997 của Bộ trưởng Bộ Văn hoá - Thông tin về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của Cục Bản quyền tác giả;
- Căn cứ Quy chế về công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin ban hành kèm theo Quyết định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25/6/2001;
- Xét đề nghị của Trưởng phòng Hành chính tổng hợp Cục Bản quyền tác giả,

QUYẾT ĐỊNH

Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này "Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả".

Điều 2. Quy chế này có hiệu lực sau 15 ngày kể từ ngày ký. Những quy định trước đây trái với những quy định tại Quy chế này đều bãi bỏ.

Điều 3. Trưởng phòng Hành chính tổng hợp, Trưởng phòng Quản lý bản quyền, Trưởng phòng Quản lý hiệp hội - thông tin, Trưởng Đại diện Cục Bản quyền tác giả tại thành phố Hồ Chí Minh và cán bộ, công chức thuộc Cục Bản quyền tác giả chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này./.

QUY CHẾ

CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CỤC BẢN QUYỀN TÁC GIẢ
(Ban hành kèm theo Quyết định số 03/QĐ-CBQTG ngày 28 tháng 11 năm 2001 của Cục trưởng Cục Bản quyền tác giả)

Chương I

QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1. Đối tượng và phạm vi áp dụng

Công tác văn thư, lưu trữ ở Cục Bản quyền tác giả là những hoạt động nghiệp vụ bao gồm công việc xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản, quản lý con dấu, lập hồ sơ công việc, thu thập, bổ sung, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ nhằm phục vụ nhanh, chính xác cho công tác quản lý Nhà nước và các hoạt động của Cục Bản quyền tác giả.

Mọi hoạt động nghiệp vụ công tác văn thư và lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả chịu sự điều chỉnh của Quy chế này và các quy định tại "Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin" ban hành kèm theo Quyết định số 36/2001/QĐ-BVHTT ngày 25/6/2001, Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước, các văn bản hiện hành của Nhà nước về văn thư, lưu trữ.

Quy chế này được áp dụng thống nhất trong các Phòng, Đại diện Cục Bản quyền tác giả tại thành phố Hồ Chí Minh (Đại diện).

Điều 2. Trách nhiệm thực hiện

Trưởng phòng Hành chính tổng hợp của Cục Bản quyền tác giả chịu trách nhiệm trước Cục trưởng về công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả và có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả theo qui định hiện hành của Nhà nước, Quy chế Văn thư, lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin và Quy chế này.

Trưởng các Phòng, Đại diện thuộc Cục Bản quyền tác giả có trách nhiệm tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ của Phòng, Đại diện mình phụ trách theo đúng Quy chế này và Quy chế công tác văn thư lưu trữ của Bộ Văn hoá - Thông tin, các văn bản hiện hành của Nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ.

Mọi cán bộ, công chức thuộc Cục Bản quyền tác giả có liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ có trách nhiệm thực hiện những quy định tại Quy chế này.

Điều 3. Kinh phí hoạt động văn thư, lưu trữ

Kinh phí phục vụ công tác văn thư, lưu trữ được dự trù và chi tiêu theo kế hoạch ngân sách do Bộ Văn hoá - Thông tin duyệt. Việc sử dụng và quản lý kinh phí thực hiện theo chế độ hiện hành.

Chương 2

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1: Nội dung, tổ chức và nhiệm vụ công tác văn thư

Điều 4. Nội dung công tác văn thư

1- Về xây dựng và ban hành văn bản:

- Dự thảo văn bản;

- Duyệt bản thảo văn bản;

- Đánh máy, nhân bản văn bản đã được duyệt;

- Ký văn bản;

- Phát hành văn bản.

2- Về quản lý và giải quyết văn bản:

- Quản lý và giải quyết văn bản đến;

- Quản lý văn bản đi;

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

3- Về quản lý và sử dụng con dấu.

Điều 5. Bộ phận văn thư và nhiệm vụ chủ yếu của văn thư

Phòng Hành chính tổng hợp cử nhân sự làm công tác văn thư phù hợp.

Nhiệm vụ chính của công chức văn thư:

- Thực hiện qui trình văn bản đi;

- Thực hiện qui trình văn bản đến;

- Phối hợp với công chức phụ trách tổng hợp của phòng giúp thủ trưởng theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến;

- Sắp xếp, bảo quản bản lưu và phục vụ tra cứu, sử dụng theo yêu cầu công tác của cơ quan;

- Chuẩn bị giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức;

- Bảo quản và sử dụng con dấu.

Mục 2: Xây dựng văn bản

Điều 6. Thể loại và thể thức văn bản

1- Văn bản của Cục Bản quyền tác giả bao gồm toàn bộ những văn bản được hình thành trong quá trình quản lý, chỉ đạo điều hành và giải quyết công việc nhằm thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Cục Bản quyền tác giả.

Văn bản của Cục Bản quyền tác giả gồm: Quyết định, Quy chế, Công văn hành chính, Thông báo, Báo cáo, Tờ trình, Đề án, Phương án, Chương trình, Kế hoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy chứng nhận, Giấy mời, Giấy phép, Giấy giới thiệu, Giấy đi đường, Giấy uỷ quyền, Giấy uỷ nhiệm, Giấy nghỉ phép.

2- Quy trình xây dựng và ban hành văn bản quy phạm pháp luật tuân theo Luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật ngày 23/11/1996.

3- Các văn bản khi ban hành phải được thực hiện theo thể thức quy định, gồm: Quốc hiệu, tên cơ quan, số và ký hiệu, địa danh và ngày, tháng, năm, tên loại và trích yếu, nội dung văn bản, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan, nơi nhận, dấu mức độ khẩn, mật (đối với văn bản khẩn, mật) (02 phụ lục kèm theo).

Điều 7. Soạn thảo văn bản

1- Các Phòng, Đại diện được giao soạn thảo văn bản phải chịu trách nhiệm về nội dung, thể thức và tính chất hợp pháp của văn bản. Tuỳ theo từng văn bản cụ thể, Cục trưởng có thể lấy yêu cầu góp ý, bổ sung của các đơn vị, cá nhân liên quan để hoàn chỉnh văn bản trước khi ký ban hành. Tất cả các bản thảo văn bản đều phải do người ký hoặc người được uỷ quyền duyệt trước khi đánh máy để ký ban hành. Khi trình duyệt bản thảo phải đính kèm các văn bản, tài liệu có liên quan. Khi trình ký văn bản chính thức phải kèm theo bản thảo đã được duyệt. Không được tự ý sửa chữa, bổ sung vào bản thảo đã được duyệt. Nếu cần sửa chữa, bổ sung phải trình người ký quyết định. Văn bản trình lãnh đạo Bộ Văn hoá - Thông tin ký theo thẩm quyền phải có chữ ký tắt của Cục trưởng Bản quyền tác giả.

Các Trưởng phòng, Trưởng đại diện phải ký tắt trước khi trình Cục trưởng ký.

2- Phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm kiểm tra lần cuối thể thức văn bản trước khi đóng dấu. Khi phát hiện văn bản sai về thể thức hoặc nội dung thì báo cáo người ký ban hành để yêu cầu các Trưởng phòng, Trưởng đại diện được giao nhiệm vụ soạn thảo sửa chữa, hoàn chỉnh.

3- Chức vụ, họ và tên người ký văn bản phải được ghi chính xác, rõ ràng, đúng quy định.

Điều 8. Đánh máy, nhân bản văn bản

1- Kỹ thuật trình bày, thể thức, ký hiệu, kiểu chữ, cỡ chữ trong văn bản được thực hiện thống nhất theo quy định của Chính phủ, của Bộ Văn hoá Thông tin (02 phụ lục kèm theo).

Bản thảo phải được đánh máy chính xác, đúng nguyên văn, đúng số lượng và thời gian quy định. Trưởng phòng, Trưởng đại diện được giao soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại bản đánh máy trước khi trình Cục trưởng ký.

2- Văn bản gửi các tổ chức và cá nhân nước ngoài, báo cáo tại các hội nghị, hội thảo quốc tế phải viết bằng tiếng Việt để duyệt. Khi gửi văn bản đi cần kèm theo bản dịch không chính thức bằng tiếng nước ngoài tương ứng.

Mục 3: Ban hành văn bản

Điều 9. Ký văn bản

1- Cục trưởng ký tất cả các văn bản của đơn vị. Cục trưởng có thể giao cho Phó Cục trưởng ký thay (KT) những văn bản theo sự uỷ nhiệm của Cục trưởng và những văn bản thuộc các lĩnh vực được phân công.

Trường hợp Cục trưởng và các Phó Cục trưởng đều đi vắng, Cục trưởng có thể giao cho một cán bộ phụ trách dưới mình một cấp ký thừa uỷ quyền (TUQ) một số văn bản và phải có văn bản giao ký thừa uỷ quyền trong thời gian nhất định:

- Ký giấy giới thiệu, giấy đi đường, giấy nghỉ phép (theo duyệt của Cục trưởng).

- Ký các văn bản khác nếu được Cục trưởng uỷ quyền.

Trưởng phòng, Trưởng đại diện ký thừa lệnh các văn bản nếu được Cục trưởng uỷ quyền.

2- Không được dùng bút chì, bút mực đỏ và các thứ mực dễ phai để ký văn bản.

3- Số lượng bản chính cần ban hành và thời gian ban hành do người ký văn bản quyết định. Không được nhân bản thêm và giữ lại văn bản có chữ ký chưa đóng dấu sau khi văn bản đã ban hành.

4- Văn bản đã ký, đóng dấu và được phép ban hành, phải được ban hành đúng thời gian theo yêu cầu của văn bản.

Điều 10. Sao văn bản

1- Việc sao lại các văn bản của Cục Bản quyền tác giả, của Bộ Văn hoá - Thông tin và văn bản của cấp trên để gửi cho các đơn vị khác thực hiện do Cục trưởng quyết định.

2- Việc sao văn bản được thực hiện thống nhất theo hai loại gồm: "Sao nguyên văn bản chính" và "Trích sao". Thể thức văn bản sao gồm: dòng chữ "Sao nguyên văn bản chính" hoặc "Trích sao", tên cơ quan sao văn bản, số, ký hiệu bản sao, địa danh, ngày, tháng, năm, chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền, dấu cơ quan.

3- Không được sao chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghi bên lề văn bản. Trường hợp những ý kiến của Cục trưởng ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch, trao đổi công tác phải được thể chế hoá bằng văn bản hành chính.

4- Văn bản sao nguyên văn hoặc trích sao đúng thể thức có giá trị pháp lý như bản chính. Văn bản dùng để sao phải là bản chính hoặc bản sao có giá trị pháp lý như bản chính.

Mục 4: Tiếp nhận và xử lý văn bản

Điều 11. Tiếp nhận văn bản

"Văn bản đi" là văn bản do Cục Bản quyền tác giả gửi đi các địa chỉ được xác định.

"Văn bản đến" là văn bản của các tổ chức, cá nhân khác gửi đến Cục Bản quyền tác giả.

"Văn bản đi" và "Văn bản đến" phải được đăng ký thống nhất ở văn thư Cục Bản quyền tác giả. Phòng Hành chính tổng hợp chỉ trình Cục trưởng những văn bản đã đăng ký.

"Văn bản đi" và "Văn bản đến" được ghi số theo thứ tự từ số 01 cho văn bản đầu tiên của ngày làm việc đầu năm và kết thúc bằng số của văn bản cuối cùng của ngày làm việc cuối năm. Sổ ghi đăng ký "Văn bản đi" và "Văn bản đến" được dùng thống nhất theo mẫu của Cục Lưu trữ Nhà nước đã ban hành.

Điều 12. Xử lý văn bản đi

1- Văn thư có nhiệm vụ rà soát thể thức văn bản đi, ghi số, ghi ngày, tháng, năm, đăng ký vào sổ, đóng dấu (kể cả dấu độ mật, khẩn nếu có) và gửi văn bản đi. Văn bản có đóng dấu "Khẩn", "Thượng khẩn", "Hoả tốc" phải được gửi ngay sau khi đăng ký và phải bảo đảm thời hạn đến nơi nhận ghi trên phong bì.

2- Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếu có), 01 bản lưu ở văn thư, 01 bản lưu trong hồ sơ công việc ở nơi soạn thảo văn bản.

3- Người ký văn bản căn cứ yêu cầu giải quyết công việc quyết định gửi văn bản đến những nơi có thẩm quyền giám sát, giải quyết, có trách nhiệm thi hành hoặc để biết.

4- Việc gửi văn bản từ cấp trên xuống cấp dưới và ngược lại phải theo nguyên tắc gửi trực tiếp, không gửi vượt cấp. Trường hợp đặc biệt cần gửi vượt cấp thì phải gửi một bản cho cơ quan quản lý cấp trên trực tiếp biết.

Điều 13. Xử lý văn bản đến

1- Văn thư có nhiệm vụ bóc bì văn bản đến, phân loại, đóng dấu đến, vào sổ theo dõi, chuyển cho Cục trưởng cho ý kiến, sau đó chuyển đến địa chỉ theo sự chỉ đạo của Cục trưởng ngay trong ngày nhận được văn bản. Trường hợp bì có dấu mật (A), tối mật (B), tuyệt mật (C), sau khi vào sổ theo dõi riêng số ghi trên bì thư, văn thư chuyển trực tiếp bì thư cho cá nhân, tổ chức được ghi tên trên bì.

2- Khi phát hiện "Văn bản đến" sai thể thức (không số, không thời gian ban hành, không dấu hoặc có dấu nhưng không có chữ ký, hoặc người ký vượt thẩm quyền v.v...) thì báo cáo Cục trưởng và làm thủ tục gửi trả lại nơi gửi.

3- Văn bản có dấu "Công văn đến" đã được Cục trưởng cho ý kiến chuyển tiếp thì chuyên viên tổng hợp giúp việc Cục trưởng chuyển nơi nhận để xử lý và theo dõi thực hiện.

4- Những văn bản đến thuộc loại mật, tối mật, tuyệt mật và những văn bản gửi các tổ chức Đảng, Công đoàn, Đoàn thanh niên không thuộc trách nhiệm văn thư bóc bì, trước khi chuyển đến nơi nhận phải vào sổ, người nhận phải ký nhận vào sổ theo dõi.

Văn bản gửi các nước, các tổ chức quốc tế hoặc tổ chức, cá nhân nước ngoài (kể cả tài liệu fax) phải được sự đồng ý của Cục trưởng. Tất cả các bản fax phải lưu bản gốc ngay sau khi fax và vào sổ theo dõi fax đi. Trường hợp gửi bằng thư điện tử thì phải in ra để Cục trưởng duyệt trước khi gửi đi. Phòng Hành chính tổng hợp lập sổ theo dõi fax đi và fax đến. Người fax đi phải ghi các thông tin và lưu bản fax tại sổ fax đi. Các văn bản fax đến được lưu tại sổ fax đến. Hết năm công tác, cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thu hồi sổ fax đi, fax đến vào kho lưu trữ.

Mục 5: Quản lý văn bản, quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ công việc

Điều 14. Quản lý văn bản

1- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm tổ chức quản lý văn bản đi, đến theo quy trình nghiệp vụ, theo dõi quá trình xử lý văn bản đi, đến nhằm quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ.

2- Chuyên viên phụ trách văn thư trực tiếp thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của văn thư.

Điều 15. Quản lý và sử dụng con dấu

1- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp chịu trách nhiệm trước Cục trưởng việc quản lý con dấu.

Con dấu phải được chuyên viên văn thư bảo quản tại phòng làm việc của Phòng Hành chính tổng hợp. Không đưa dấu ra khỏi phòng Hành chính tổng hợp và khỏi cơ quan. Con dấu phải được bảo quản an toàn trong giờ cũng như ngoài giờ làm việc. Khi đóng dấu xong, chuyên viên phụ trách văn thư phải cất con dấu vào tủ và khoá tủ đựng con dấu.

2- Chuyên viên văn thư quản lý con dấu chỉ được đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký của người có thẩm quyền.

Đóng dấu phải đúng chiều, rõ ràng, trùm 1/3 chữ ký ở phía trái.

Đối với các bản phụ lục kèm theo, đóng dấu vào góc trên bên trái phụ lục, đấu dè lên hàng chữ đầu trang bằng 1/3 đường kính con dấu (dấu treo). Nếu phụ lục có từ 2 trang trở lên thì ngoài việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai.

Khi đóng dấu văn bản, tài liệu không lưu ở văn thư (các hợp đồng, biên bản nghiệm thu, giấy chứng nhận...), văn thư phải lập sổ theo dõi riêng.

Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ.

3- Khi nét dấu bị mòn hoặc biến dạng, người quản lý và sử dụng con dấu phải báo cáo Cục trưởng làm thủ tục đổi con dấu.

Điều 16. Lập hồ sơ công việc

Cán bộ công chức khi giải quyết công việc nào phải lập hồ sơ về công việc đó. Cán bộ, công chức làm công tác chuyên môn có liên quan đến tài liệu, văn bản đều phải lập hồ sơ.

Những văn bản giao dịch không liên quan, hoặc không có giá trị tham khảo thì không đưa vào hồ sơ.

Chuyên viên văn thư Phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm hướng dẫn nghiệp vụ cho các cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc theo đúng quy định của Cục Lưu trữ Nhà nước.

Chương III

CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Điều 17. Công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ

1- Công tác lưu trữ là một hoạt động nghiệp vụ bao gồm các công việc về thu thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng, tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu lưu trữ đã hết giá trị và lựa chọn tài liệu để giao nộp vào Lưu trữ lịch sử.

2- Tài liệu lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả là bản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp có giá trị thực tiễn, giá trị lịch sử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, được lựa chọn và bảo quản tại lưu trữ cơ quan.

Điều 18. Nhiệm vụ của lưu trữ

Chuyên viên văn thư kiêm lưu trữ thuộc Phòng Hành chính tổng hợp có nhiệm vụ:

- Hướng dẫn, kiểm tra đôn đốc các bộ phận và cá nhân trong đơn vị lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ;

- Thu nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp vào lưu trữ;

- Chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, xây dựng các công cụ thống kê tra cứu;

- Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ;

- Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ;

- Thực hiện báo cáo, thống kê định kỳ và đột xuất theo quy định của Nhà nước và của Bộ;

- Ứng dụng công nghệ tin học vào công tác lưu trữ.

- Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho và các trang thiết bị lưu trữ.

Mục 2: Thu thập, bổ sung, quản lý hồ sơ, tài liệu

Điều 19. Thu thập, bổ sung hồ sơ tài liệu lưu trữ

1- Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Cục Bản quyền tác giả sau năm công tác. Trong trường hợp các cá nhân cần giữ lại hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho lưu trữ biết, nhưng thời hạn giữ lại cũng không được quá một năm. Tài liệu nộp vào lưu trữ Cục Bản quyền tác giả phải được lập thành hồ sơ.

Riêng hồ sơ đăng ký quyền tác giả và hồ sơ xử lý đơn thư khiếu nại tố cáo Phòng Quản lý bản quyền chịu trách nhiệm lưu trữ theo chế độ hiện hành về lưu trữ.

2- Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc hoặc nghỉ hưu đều phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Lưu trữ Cục Bản quyền tác giả, không được giữ hồ hơ, tài liệu của Cục Bản quyền tác giả làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vị khác.

Cán bộ, công chức được Cục trưởng cử tham dự hội nghị, hội thảo trong và ngoài nước phải nộp lại các tài liệu, sách báo liên quan cho Phòng Quản lý hiệp hội - thông tin sau khi về để quản lý và khai thác phục vụ công tác chuyên môn của cơ quan.

3- Hàng năm, bộ phận lưu trữ Cục Bản quyền tác giả có nhiệm vụ tổ chức thu thập hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào kho lưu trữ Cục Bản quyền tác giả. Cụ thể là:

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu;

- Phối hợp cùng các đơn vị, cá nhân, xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu vào lưu trữ;

- Hướng dẫn, hỗ trợ các đơn vị, cá nhân chuẩn bị hồ sơ, tài liệu để giao nộp;

- Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện bảo quản để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận và làm các thủ tục giao nhận;

Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu phải có biên bản kèm theo mục lục hồ sơ, tài liệu nộp.

4- Những hồ sơ, tài liệu có giá trị vĩnh viễn của cơ quan là nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được giữ lại bảo quản tại lưu trữ Cục Bản quyền tác giả trong thời hạn 10 năm kể từ khi công việc kết thúc. Sau thời hạn trên, những hồ sơ, tài liệu đó phải nộp vào Lưu trữ lịch sử.

Những hồ sơ, tài liệu của Cục Bản quyền tác giả không thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử được bảo quản tại kho lưu trữ Cục Bản quyền tác giả cho tới khi hết giá trị, không cần lưu giữ thì làm thủ tục để tiêu huỷ.

Mục 3: Xác định giá trị và tiêu huỷ tài liệu

Điều 20. Xác định giá trị tài liệu

Việc xác định giá trị tài liệu để giữ lại bảo quản những tài liệu có giá trị và loại ra những tài liệu hết giá trị để tiêu huỷ phải do Hội đồng xác định giá trị tài liệu thực hiện.

Điều 21. Thành phần và phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu

1- Thành phần Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Phó Cục trưởng: Chủ tịch

- Trưởng Phòng Hành chính tổng hợp: Phó Chủ tịch

- Chuyên viên lưu trữ của Cục: Uỷ viên kiêm thư ký

- Đại diện phòng có tài liệu huỷ: Uỷ viên

- Đại diện lưu trữ Bộ Văn hoá - Thông tin: Uỷ viên

2- Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Từng thành viên Hội đồng nghiên cứu danh mục và thực tế hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ để xác định cụ thể những hồ sơ, tài liệu nào cần giữ lại hay có thể loại huỷ.

- Tập thể Hội đồng họp để thảo luận và thống nhất kết luận về danh mục những hồ sơ, tài liệu cần giữ lại và có thể loại huỷ.

- Lập biên bản đề nghị Cục trưởng xem xét, quyết định.

Điều 22. Tiêu huỷ tài liệu

1- Nghiêm cấm các cá nhân tự tiện huỷ hồ sơ, tài liệu của cơ quan dưới bất cứ hình thức nào.

2- Thủ tục tiêu huỷ tài liệu:

- Lập danh mục hồ sơ tài liệu huỷ kèm theo bản thuyết minh huỷ trình Cục trưởng;

- Cục trưởng ra quyết định thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu để kiểm tra những hồ sơ, tài liệu đề nghị huỷ;

- Hội đồng xác định giá trị tài liệu họp xem xét và kết luận tài liệu nào cần giữ lại và tài liệu được huỷ;

- Cục trưởng ra quyết định tiêu huỷ tài liệu sau khi có ý kiến thẩm định bằng văn bản của Lưu trữ Bộ Văn hoá - Thông tin.

3- Chỉ tổ chức tiêu huỷ những tài liệu trong danh mục kèm theo quyết định tiêu huỷ do Cục trưởng ký. Tổ chức việc tiêu huỷ phải tuyệt đối an toàn, huỷ hết các thông tin trong từng tài liệu. Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu phải được lập và lưu trữ tại Cục Bản quyền tác giả ít nhất 20 năm.

Mục 4: Bảo quản, tổ chức sử dụng tài liệu

Điều 23. Bảo quản tài liệu

1- Hồ sơ, tài liệu chưa đến hạn nộp lưu trữ do các cá nhân, phòng tự bảo quản, phải đảm bảo an toàn cho các hồ sơ, tài liệu đó.

2- Hồ sơ, tài liệu lưu trữ phải được tập trung bảo quản trong kho lưu trữ của Cục Bản quyền tác giả. Bộ phận lưu trữ Cục Bản quyền tác giả có nhiệm vụ lập các công cụ thống kê cần thiết như sổ xuất, nhập tài liệu, mục lục hồ sơ v.v... để quản lý và tra tìm hồ sơ, tài liệu, thực hiện chế độ kiểm tra thường xuyên toàn bộ tài liệu lưu trữ trong kho.

3- Hồ sơ, tài liệu bảo quản trong kho lưu trữ phải được để trong hộp (cặp) sắp xếp trên giá, tủ một cách khoa học, thuận tiện cho việc quản lý và khai thác, sử dụng.

4- Kho lưu trữ cần được trang bị đầy đủ các thiết bị, phương tiện cần thiết phù hợp theo hướng dẫn của Cục Lưu trữ Nhà nước để bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ.

Điều 24. Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ

1- Tài liệu lưu trữ được sử dụng để phục vụ nhu cầu công tác của cán bộ, công chức thuộc Cục Bản quyền tác giả. Cán bộ, công chức Cục Bản quyền tác giả được nghiên cứu tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi công tác chuyên môn hoặc vấn dề mà bản thân có trách nhiệm theo dõi.

2- Cá nhân, tổ chức ngoài cơ quan có nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phải có ý kiến của Cục trưởng.

3- Tài liệu lưu trữ chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu trữ. Trường hợp đặc biệt do nhu cầu công tác cần sử dụng tài liệu ở ngoài nơi lưu trữ phải được Cục trưởng cho phép.

4- Việc sao, chụp tài liệu lưu trữ phải được Cục trưởng Cục Bản quyền tác giả cho phép.

Chương IV

ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 25. Tổ chức thực hiện

1- Trưởng phòng Hành chính tổng hợp có trách nhiệm tổ chức hướng dẫn, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra các cán bộ, công chức của Cục Bản quyền tác giả thực hiện Quy chế này.

2- Những cán bộ, công chức vi phạm quy định tại Quy chế này, tùy theo tính chất và mức độ, sẽ bị xử lý theo quy định của pháp luật.

3- Khi cần bổ sung, sửa đổi nội dung Quy chế này, Phòng Hành chính tổng hợp trình Cục trưởng xem xét, quyết định./.

Tiếng Anh (English)

THE DIRECTOR OF THE COPYRIGHT OFFICE -------	SOCIALIST REPUBLIC OF VIET NAM Independence - Freedom – Happiness ---------
No: 03/QD-CBQTG	Hanoi, November 28, 2001

DECISION

ISSUANCE OF THE REGULATIONS ON CLERICAL AND ARCHIVAL WORK OF THE COPYRIGHT OFFICE

DIRECTOR OF THE COPYRIGHT OFFICE

- Pursuant to Decision 521/TC-QD on 6 March 1997 by the Minister of Culture and Information defining functions, tasks, powers and organization of the Copyright Office;
- Pursuant to the Regulations on clerical and archival work of the Ministry of Culture and Information issued attached to Decision 36/2001/QD-BVHTT on 25 June 2001;
- On proposals of the Head of the General Administration Section of the Copyright Office;

DECIDES

Article 1. To issue attached to this Decision the “Regulations on Clerical and Archival Work of the Copyright Office.”

Article 2. The Regulations shall come into effect within 15 days after the signing date. Previous regulations contrary to these Regulations shall be abrogated.

Article 3. The Heads of the General Administration Section, the Copyright Management Section, the Information Associations Management Section, the Chief Representative of the Copyright Office in Ho Chi Minh City and all civil servants in the Copyright Office shall be responsible to implement this Decision.

...

...

...

REGULATIONS

ON CLERICAL AND ARCHIVAL WORK OF THE COPYRIGHT OFFICE
(Issued attached to Decision 03/QD-CBQTG on 28 November 2001 by the Director of the Copyright Office)

Chapter I

GENERAL PROVISIONS

Article 1. Applicable entities and scope

The clerical and archival work in the Copyright Office includes professional activities, from drafting and issuing documents, managing and dealing with documents, managing the seals, setting up working files, collecting, supplementing, keeping and using archives in order to serve promptly and effectively the State management and other activities of the Copyright Office.

All professional activities in terms of clerical and archival work of the Copyright Office shall be adjusted by the Regulations and the “Regulations on clerical and archival work of the Ministry of Culture and Information” issued attached to Decision 36/2001/QD-BVHTT on 25 June 2001, the Ordinance of State secrets, other existing legal documents on documents and archives.

The Regulations shall be applied consistently in all sections and the Representative in Ho Chi Minh City administered by the Copyright Office.

Article 2. Responsibilities for implementation

...

...

...

The heads of the sections and the Chief Representative administered by the Copyright Office shall be responsible to organize and manage clerical and archival work in their sections or representative office in line with these Regulations and the Regulations on Clerical and Archival Work of the Ministry of Culture and Information, the existing legal documents of the State on clerical and archival work.

All cadres and civil servants in the Copyright Office concerned with clerical and archival work shall have responsibilities to realize the Regulations.

Article 3. Budget for clerical and archival work

The budget for clerical and archival work shall be estimated and spent in conformity with the budget plan approved by the Ministry of Culture and Information. The use and management of this budget must follow the current regimes.

Chapter II

CLERICAL WORK

Section 1. CONTENTS, ORGANIZATION AND DUTIES OF THE CLERICAL WORK

Article 4. Contents of clerical work

1. Drafting and issuing documents

...

...

...

- To approve documents

- To type and duplicate the approved documents

- To sign documents

- To issue documents

2. Managing and dealing with documents

- To manage and deal with the incoming documents

- To manage the outgoing documents

- To set up and offer the document files to the archival agencies

Article 5. Clerical unit and its major tasks

...

...

...

The major tasks of clerical civil servants are as follows:

- To carry out procedures for outgoing documents

- To carry out procedures for incoming documents

- To coordinate with the civil servants in charge of general affairs in the Section to assist the head in monitoring the processing of outgoing documents;

- To arrange, keep the copies and perform the reference and exploitation according to work demand;

- To prepare introductions and travel-warrants for civil servants and cadres;

- To manage and use seals.

Section 2. DRAFTING DOCUMENTS

Article 6. Categories and forms of documents

...

...

...

Documents of the Copyright Office include: Decisions, Regulations, Administrative documents, Notices, Reports, Statements, Projects, Programs, Plans, Minutes, Contracts, Certificates, Invitations, Licenses, Introductions, Travel Warrants, Proxies, Authorizations, Leave of Absence.

2. The process of drafting and issuing legal documents shall be stipulated by the Law on the Issuance of Legal Documents on 23 November 1996.

3. To be issued, all documents must be formatted in the specified layout: Country’s name, office’s name, number and code, locality and date, category and subject, contents, title, full name and signature of the competent entity, official seal, recipients, “Urgent” or “Secret” seals (if necessary) (02 enclosed annexes).

Article 7. Drafting documents

1. The sections or the representative office assigned to draft documents shall be responsible for the contents, format and legality of the documents. Relying on specific documents, the Director can request suggestions or supplementary ideas from the relevant units or individuals to complete the documents before signing and issuing them. All draft documents must be examined by the signatories or their proxies before typing. A draft document must be submitted enclosed with all related documents and materials for approval. The official documents must be submitted attached with the approved drafts for signing. No person is allowed to amend or supplement the approved drafts. If necessary, the amendment or supplementation must be decided by the signatories. The documents submitted to the management of the Ministry of Culture and Information for signing must be initialed by the Director of the Copyright Office.

The section heads and the chief representative must initial documents before submitting them to the Director.

2. The General Administration Section shall be responsible to finalize the documents’ format before sealing. All mistakes in the documents (format or contents) must be reported to the signatories who will request the section heads or the chief representative, who has been assigned to draft the documents, to correct and perfect the documents.

3. The title and full name of the signatories must be noted clearly and accurately as stipulated.

Article 8. Typing and duplicating documents

...

...

...

The documents must be typed accurately in the stipulated quantity and schedule. The section heads or the chief representative assigned to draft the documents shall be responsible to check the typed documents before submitting them to the Director for his signature.

2. Documents to foreign organizations and individuals as well as reports and speeches at international seminars or meetings must be written in Vietnamese for approval. They must be enclosed with the unofficial translation in the required foreign languages.

Section 3. ISSUING DOCUMENTS

Article 9. Signing documents

1. The Director shall sign all documents within the Office. The Director can authorize the Vice Directors to sign the documents on his behalf and the documents relating to their assigned fields.

In case the Director and all Vice Directors are absent, the Director can authorize in writing one of his subordinate managerial cadres to sign some documents (attached with the written authorization) in specified periods:

- To sign introductions, travel-warrants, and leave of absence (in line with the approval by the Director)

- To sign other documents authorized by the Director.

The section heads or the chief representative shall sign documents by order of the Director when authorized by the Director.

...

...

...

3. The number of the original copies and the issuance time shall be decided by the signatories. Nobody is allowed to duplicate and keep the signed documents without seal after the issuance of the documents.

4. The signed and sealed documents that are permitted to be issued must be issued on schedule.

Article 10. Copying documents

1. The copy of the documents issued by the Copyright Office, by the Ministry of Culture and Information and by the higher authorities, which are to be sent to other units, shall be decided by the Director.

2. The documents shall be consistently copied in two categories - “Certified true copy” and “Excerpted copy.” The format of the copied documents shall consist of “Certified true copy” or “Excerpted copy”, name of the office copying the documents, number and code of the copy, location and date, title, full name and the signature of the competent entity, and official seal.

3. Nobody is allowed to copy the comments or opinions in the document’s margins and spread them out of the office. In case the comments or opinions in the margins by the Director are necessary for working transactions, they must be made official in separate administrative documents.

4. The true or excerpted copies with the proper form shall have the same validity as the original. The documents used for copying must be the original or a copy with the same validity.

Section 4. RECEIVING AND DEALING WITH DOCUMENTS

Article 11. Receiving documents

...

...

...

“Incoming documents” include the documents from other organizations and individuals sent to the Copyright Office.

“Outgoing documents” and “Incoming documents” shall be registered by the clerical staff of the Copyright Office. The General Administration Section shall submit only the registered documents to the Director.

“Outgoing documents” and “Incoming documents” shall be numbered from 01 (for the first document on the first working day of the year), and ending with the number of the last document on the final working day of the year. The registration book for “Outgoing documents” and “Incoming documents” shall follow the form issued by the State Archives Bureau.

Article 12. Dealing with outgoing documents

1. The clerical staff shall check the format of outgoing documents, enter their number and date in the registration book, seal (secret seal if necessary) and send. The documents with “Urgent”, “Very Urgent”, “Express” shall be immediately delivered after registration to ensure the receipt deadline noted on the envelope.

2. At least two (02) originals of each outgoing document and its annexes (if available) shall be kept, one by the clerical staff and one in the working archives of the section where the document is drafted.

3. The signatories shall, relying on the work requirements, decide the delivery of documents to competent agencies (for supervision, settlement, implementation or report).

4. Documents from a higher level to a lower level and vice versa shall be delivered to the direct competent level in proper sequences. In a special case, a copy of the document shall be sent to the direct competent agency.

Article 13. Dealing with incoming documents

...

...

...

2. Upon discovering “Incoming documents” with incorrect forms (without number, issuance date, seal or signature; or by incompetent signatories, etc.), the clerical staff shall report to the Director and return the documents to the senders.

3. The general specialist-assistants of the Director shall send the documents marked as “Incoming” accepted by the Director for further delivery to the recipients.

4. “Secret”, “absolute secret” and “top secret” incoming documents, or those to Party cells, trade union and youth union organizations shall not be opened by the clerical staff. Before delivery to the recipients, they shall be registered and the recipients shall have to confirm the receipt by signing in the registration book.

The documents to other countries or international organizations or foreign organizations and individuals (including fax) shall be approved by the Director. The originals of all faxes must be kept and registered. If sent via email, the documents must be printed out for the Director to check before sending. The General Administration Section shall monitor all incoming and outgoing faxes. A fax-sender must record all necessary information and keep a fax copy in the “outgoing” book. The incoming faxes shall be kept in the “incoming” book. At the end of the working year, the archivist shall be responsible to collect the incoming and outgoing books for archives.

Section 5. MANAGING DOCUMENTS, MANAGING AND USING THE SEALS, SETTING UP A WORKING FILE

Article 14. Managing documents

1. The head of the General Administration Section shall be responsible to organize the management of incoming and outgoing documents in accordance with the provisions and to monitor the treatment of all documents for the sake of effective clerical and archival work.

2. The clerical specialists shall directly undertake the work under their competence.

Article 15. Managing and using the seals

...

...

...

The seals must be kept by the clerical specialists in the working office of the General Administration Section. No seal is to be taken out of the General Administration Section or the Office. The seals must be kept safe in and out of working hours. After sealing, the clerical specialists shall store the seals in the chest which must be locked.

2. The clerical specialists in charge of managing the seals shall only seal documents with correct forms and signed by the competent entities.

The seal must be applied in a correct and clear manner, covering one-third of the signature on the left.

The enclosed annexes shall be sealed on the left upper corner. The seal shall cover the first line with one-third of its diameter (hanging seal). An annex of two pages or more must be marked with a single impression of the seal appearing on all pages.

When sealing documents not kept by the clerical staff (contracts, inspection minutes, certificates, etc.), the clerical staff must register them in a specific book.

Applying the seal to a blank document is strictly prohibited.

3. When a seal becomes worn or deformed, the seal keeper must report to the Director to permit procedures to remake the seal.

Article 16. Setting up a working file

All civil servants, when dealing with specified work, shall have to create working files. Only civil servants in charge of professional activities relating to documents can create files.

...

...

...

The clerical specialists of the General Administration Section shall be responsible to instruct civil servants to set up their working files as stipulated by the State Archives Bureau.

Chapter III

ARCHIVAL WORK

Section 1.

Article 17. Archival work and documents for archives

1. Archival work is a professional activity to collect, supplement, correct, evaluate, preserve, exploit and use, cancel invalid documents and archives and select documents for historical archives.

2. Archives of the Copyright Office shall be the originals, masters or legal copies of practical and historical value created during the Office’s operation and selected and kept at the Office’s archives.

Article 18. Archivist’s duties

Archivists in the General Administration Section shall have duties as follows:

...

...

...

- To collect files and documents for archives;

- To correct and evaluate documents, to devise tools for statistics and reference;

- To protect and preserve archives;

- To serve the exploitation and use of archives;

- To make periodical and unscheduled reports and statistics as stipulated by the State and the Ministry;

- To introduce information technologies into archival work;

- To plan the construction, improvement and upgrading of storehouse, facilities and devices for archives.

Section 2. COLLECTION, SUPPLEMENTATION AND MANAGEMENT OF FILES AND DOCUMENTS

Article 19. Collection, supplementation and management of files and documents

...

...

...

The Copyright Management Section shall be responsible to keep the files on copyright registration and on dealing with complaints and claims in conformity with the existing regimes.

2. Cadres or civil servants, when changing jobs, quitting jobs or retiring on a pension, shall have to hand over all files and documents to the archives of the Copyright Office. They are not permitted to keep files and documents of the Copyright Office as their personal property or take them to other agencies.

Cadres or civil servants dispatched by the Director to attend conferences or seminars at home and abroad shall have to deliver all related documents to the Information Associations Management Section after their repatriation for management and further exploitation to serve the Office’s professional work.

3. Annually, the archivists of the Copyright Office shall collect files and documents for archives, namely:

- To plan the collection of files and documents;

- To coordinate with all sections and individuals to identify necessary files and documents for archives;

- To instruct and assist the sections and individuals to prepare files and documents for archives;

- To prepare facilities and other equipment to preserve documents;

- To receive documents and do delivery/receipt procedures.

...

...

...

4. Files and documents with permanent validity as historical archives shall be kept and preserved at the Copyright Office for ten years after the work ends. When this duration expires, these files and document shall be contributed to the historical archives.

Files and documents of the Copyright Office which are not contributed to the historical archives shall be kept at the archives of the Copyright Office until they become invalid. If they are not necessary for archives, they must be cancelled.

Section 3. EVALUATING AND CANCELING DOCUMENTS

Article 20. Evaluating documents

The evaluation of documents to keep valuable documents and take out the invalid shall be conducted by the Evaluation Council.

Article 21. Members and working method of the Evaluation Council

1. Membership

- Vice Director - Chairman

- Head of the General Administration Section - Vice Chairman

...

...

...

- Representative of the section providing documents - Member

- Representative of the Ministry of Culture and Information - Member

2. Working method

- Each member of the Evaluation Council shall study the list and realities of files and documents in order to identify files and documents for archives or cancellation;

- The Evaluation Council collectively discusses and fixes the list of documents and files for archives or cancellation;

- To make and submit the minutes to the Director for consideration and final decision.

Article 22. Canceling documents

1. Individuals are strictly prohibited to cancel files and documents of the Office on their own initiative in any way.

2. Cancellation process

...

...

...

- The Director gives the decision to empower the Evaluation Council to check the files and documents proposed for cancellation;

- The Evaluation Council considers and identifies the documents for archives and for cancellation;

- The Director gives the decision to cancel documents after obtaining the comments in writing by the Archives of the Ministry of Culture and Information.

3. To cancel the documents in the list attached with the decision on cancellation signed by the Director. The cancellation must be absolutely safe. All information in each document must be cancelled. The record on the cancellation must be made and kept at the Copyright Office for at least 20 years.

Section 4. MANAGEMENT AND USE OF DOCUMENTS

Article 23. Management of documents

1. Files and documents which need not be contributed to the archives shall be kept safe by the responsible sections or individuals.

2. Archives must be concentrated and preserved in the storehouse of the Copyright Office. The archivists of the Copyright Office shall have to set up necessary statistic instruments, such as input and output books, file lists, etc. in order to manage and look up files or documents. The whole archives must be regularly examined.

3. Archives in the storehouse must be kept in boxes and arranged in shelves or trunks in a scientific and systematical way to facilitate their management and exploitation.

...

...

...

Article 24. Use of archives

1. Archives shall be used to serve working requirements of cadres and civil servants in the Copyright Office. Cadres and civil servants of the Copyright Office shall have the right to study archives relating to their professional work or competence.

2. Individuals or organizations out of the Office, who want to exploit and use archives, must obtain permission from the Director.

3. Archives shall be studied on the spot, otherwise the Director’s permission must be obtained.

4. The reproduction and copying of archives must be permitted by the Director of the Copyright Office.

Chapter IV

IMPLEMENTATION

Article 25. Implementation

1. The Head of the General Administration Section shall be responsible to instruct, supervise, speed up and inspect cadres and civil servants of the Copyright Office to implement the Regulations.

...

...

...

3. Any amendment or supplementation of the Regulations shall be submitted by the General Administration Section to the Director for his consideration and decision.