|
TỔNG
LIÊN ĐOÀN
LAO ĐỘNG VIỆT NAM
-------
|
CỘNG
HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
---------
|
|
Số:
1156/HD-TLĐ
|
Hà
Nội, ngày 23 tháng 06 năm 2005
|
HƯỚNG DẪN
VỀ THỂ THỨC VÀ KỸ THUẬT TRÌNH BÀY VĂN BẢN CỦA TỔ CHỨC CÔNG
ĐOÀN
Thi hành Nghị quyết số 05/NQ-ĐCT ngày 22 tháng 11
năm 2000 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam về công tác thông
tin, báo cáo trong hệ thống tổ chức Công đoàn và Điều 4 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư.
Căn cứ Quy định về công tác văn thư, lưu trữ của
tổ chức Công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1406/QĐ-TLĐ ngày 23 tháng 6 năm
2005 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam.
Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam Hướng dẫn về thể
thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức Công đoàn để thực hiện thống
nhất trong các cấp Công đoàn cả nước như sau:
I. Các thành phần thể thức
bắt buộc.
1. Quốc hiệu.
Quốc hiệu gồm 2 dòng chữ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
Quốc hiệu được trình bày trang đầu, góc phải, dòng
đầu; phía dưới có đường kẻ ngang để phân cách với địa điểm và ngày tháng, năm
ban hành văn bản. Đường kẻ có độ dài bằng độ dài tiêu đề (ô số 1 - Phụ lục II -
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản).
Ví dụ:
CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
2. Tên cơ quan ban hành
văn bản.
Tên cơ quan ban hành văn bản là thành phần thể thức
xác định tác giả văn bản, bao gồm tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan
chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có). Tên cơ quan ban hành văn bản phải được
ghi đúng theo tên gọi chính thức trong văn bản thành lập của cơ quan có thẩm
quyền. Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan chủ quản cấp trên trực tiếp
có thể viết tắt cụm từ thông dụng.
a. Văn bản của Đại hội Công đoàn cấp nào thì ghi
tên cơ quan ban hành vưan bản là Đại hội Công đoàn cấp đó; ghi rõ Đại hội đại biểu
hay Đại hội toàn thể lần thứ mấy hoặc thời gian của nhiệm kỳ. Văn bản do Đoàn
chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư cách đại biểu, Ban kiểm phiếu ban hành
thì ghi tên cơ quan ban hành là Đoàn chủ tịch, Đoàn thư ký, Ban thẩm tra tư
cách đại biểu, Ban kiểm phiếu.
a1. Văn bản của Đại hội Công đoàn toàn quốc.
Ví dụ:
+ Văn bản của Đại hội
Đại hội đại biểu công đoàn toàn quốc
Lần thứ IX
+ Văn bản của Đoàn Chủ tịch Đại hội
Đại hội đại biểu công đoàn toàn quốc
Lần thứ IX
Đoàn chủ tịch
+ Văn bản của Đoàn Thư ký Đại hội
Đại hội đại biểu công đoàn toàn quốc
Lần thứ IX
Đoàn thư ký
+ Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu
Đại hội đại biểu công đoàn toàn quốc
Lần thứ IX
Ban thẩm tra tư cách đại biểu
+ Văn bản của Ban kiểm phiếu
Đại hội đại biểu công đoàn toàn quốc
Lần thứ IX
Ban kiểm phiếu
a2. Văn bản của Đại hội các Liên đoàn Lao động tỉnh,
thành phố, Công đoàn ngành trung ương, công đoàn cấp trên cơ sở, công đoàn cơ
sở, nghiệp đoàn cũng thực hiện theo nguyên tắc trên.
b. Văn bản của các cấp công đoàn từ Tổng Liên đoàn
đến cấp cơ sở ghi tên cơ quan bán hành văn bản như sau:
- Văn bản của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch và Uỷ
ban Kiểm tra Tổng Liên đoàn ghi chung là:
Tổng liên đoàn Lao động
Việt Nam
- Văn bản của Ban Chấp hành, Ban Thường vụ và Uỷ
ban Kiểm tra công đoàn các cấp ghi theo nguyên tắc chung là: Dòng trên ghi tên cơ
quan công đoàn chủ quản cấp trên trực tiếp, dòng dưới ghi tên cơ quan công đoàn
ra văn bản.
Ví dụ:
Tổng liên đoàn LĐVN
LĐLĐ thành phố Hà Nội
Tổng liên đoàn LĐVN
CĐ xây dựng Việt Nam
Tổng liên đoàn LĐVN
CĐ tổng công ty hàng không Việt Nam
Tổng liên đoàn LĐVN
LĐLĐ thành phố Hà Nội
LĐLĐ thành phố Hà Nội
LĐLĐ huyện Đông Anh
LĐLĐ thành phố Hà Nội
CĐ xây dựng
LĐLĐ quận Hoàn Kiếm
CĐCS phường Trần Hưng Đạo
c. Văn bản của các ban, đơn vị được lập theo quyết
định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành công đoàn
các cấp (ban tham mưu giúp việc, các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng hoạt động
có thời hạn của cơ quan công đoàn cùng cấp) ghi tên cơ quan ban hành văn bản và
tên cơ quan công đoàn mà cơ quan đó trực thuộc.
Ví dụ:
Tổng liên đoàn LĐVN
Ban tổ chức
Tổng liên đoàn LĐVN
Trường đại học công đoàn
Tổng liên đoàn LĐLĐ
Công ty in công đoàn
Tổng liên đoàn LĐVN
Hội đồng khoa học
d. Tên cơ quan ban hành văn bản và tên cơ quan công
đoàn chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có) được trình bày ở trang đầu, bên trái,
ngang với dòng tiêu đề, phía dưới có dấu gạch ngang để phân cách với số và ký
hiệu văn bản (ô số 2 - Phụ lục II).
3. Số và ký hiệu của văn
bản.
a. Số Nghị quyết của Ban Chấp hành (NQ-BCH), Nghị
quyết của Đoàn Chủ tịch (NQ-ĐCT), Nghị quyết của Ban Thường vụ (NQ-BTV) và số
Chỉ thị là số thứ tự được ghi liên tục từ số 01 cho mỗi Nghị quyết và Chỉ thị
được ban hành trong 1 nhiệm kỳ; số các loại văn bản khác được ghi liên tục từ
số 01 cho mỗi loại văn bản ban hành trong 1 năm (từ ngày 01 tháng 01 đến ngày
31 tháng 12) của công đoàn cấp đó. Nhiệm kỳ được tính từ ngày liền kề sau ngày bế
mạc đại hội lần này đến hết ngày bế mạc đại hội lần kế tiếp. Số văn bản viết bằng
chữ số ả rập.
b. Ký hiệu văn bản gồm 2 nhóm chữ viết tắt của tên
thể loại văn bản là tên cơ quan (hoặc liên cơ quan) ban hành văn bản. Ghi đầy
đủ tên tắt của cơ quan ban hành; giữa số và ký hiệu có dấu gạch chéo (/), giữa
tên loại văn bản và tên cơ quan có dấu gạch ngang (-).
Số và ký hiệu văn bản được trình bày cân đối dưới
tên cơ quan ban hành văn bản (ô số 3 - Phụ lục II).
Ví dụ:
Quyết định của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn ghi số
và ký hiệu:
Tổng Liên Đoàn Lao Động
Việt Nam
––––––––––––
Số: 127/ QĐ- TLĐ
Tổng liên đoàn LĐVN
LĐLĐ tỉnh Bến Tre
––––––––––––
Số: 127/ QĐ- LĐLĐ
c. Những số và ký hiệu đặc thù được vận dụng thống
nhất:
- Một số tên loại văn bản được ghi thống nhất ký
hiệu để tránh trùng lập khi viết tắt như sau: (Phụ lục I - Bảng chữ viết tắt tên
loại văn bản và bản sao).
Ví dụ:
Quyết định, Quy định: QĐ
Chỉ thị: CT
Chương trình: Ctr
Thông tri, Tờ trình: TTr
- Văn bản của Uỷ ban Kiểm tra công đoàn các cấp:
UBKT
- Số và ký hiệu văn bản của Đại hội công đoàn các cấp
(Đoàn Chủ tịch, đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư các đại biểu, Ban Kiểm phiếu) được
đánh liên tục từ số 01 cho tất cả các loại văn bản kể từ ngày khai mạc đến hết
ngày bế mạc đại hội với ký hiệu là: Số:......./ĐH.
- Số và ký hiệu văn bản của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội
đồng, đoàn kiểm tra, tổ công tác... được đánh liên tục từ 01 cho tất cả các loại
văn bản của từng ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng theo nhiệm kỳ cơ quan công
đoàn cùng cấp; ký hiệu là tên viết tắt của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng
(BCĐ, TB, HĐ)...
- Thể loại quyết định và quy định khi ban hành độc lập
của cùng một cơ quan công đoàn được đánh chung một hệ thống số - ký hiệu.
4. Địa danh và ngày,
tháng, năm ban hành văn bản.
a. Địa danh ban hành văn bản.
Văn bản của Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và của
Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố trực thuộc Tổng Liên đoàn ghi địa danh ban hành
văn bản là tên thành phố hoặc thị xã, tỉnh lỵ mà cơ quan công đoàn ban hành văn
bản có trụ sở.
Văn bản của cơ quan công đoàn cấp huyện, quận, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh ghi địa danh ban hành văn bản là tên riêng của huyện, quận,
thị xã, thành phố đó.
Văn bản của cơ quan công đoàn cấp cơ sở xã, phường,
thị trấn ghi địa danh ban hành văn bản là tên riêng của xã, phường, thị trấn đó.
Nghị quyết các kỳ họp của Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch,
Ban Thường vụ ghi địa danh nơi tổ chức họp.
Những địa danh hành chính mang tên người, địa danh một
âm tiết, địa danh theo số thứ tự thì trước tên người, tên riêng một âm tiết, số
thứ tự ghi thêm cấp hành chính của địa danh ban hành văn bản là thành phố,
huyện, quận, thị xã, xã, phường, thị trấn.
Ví dụ:
- Địa danh mang tên người:
Văn bản của Liên đoàn Lao động thành phố Hồ Chí Minh
Thành phố Hồ Chí Minh
- Địa danh hành chính một âm tiết:
Văn bản của Liên đoàn Lao động tỉnh Thừa Thiên - Huế
Thành phố Huế
- Địa danh hành chính theo số thứ tự:
Văn bản của Liên đoàn Lao động Quận 12 (thành phố Hồ
Chí Minh)
Quận 12
b. Ngày, tháng, năm ban hành văn bản
Là ngày vào sổ chính thức phát hành văn bản đó. Ngày
dưới 10 và tháng dưới 3 phải ghi tên thêm số không (0), đứng trước và viết đầy
đủ các từ ngày.......
tháng........năm.........Không dùng các dấu chấm (.)
hoặc dấu ngang nối (-) hoặc dấu gạch chéo để thay các từ ngày, tháng, năm trong
thành phần thể thức văn bản.
Địa danh và ngày, tháng, năm ban hành văn bản được trình
bày ở trang đầu, phía phả, dưới tiêu đề văn bản. Giữa địa danh và ngày, tháng,
năm ban hành văn bản có dấu phẩy (ô số 4 - Phụ lục II).
Ví dụ:
Hà Nội, ngày 09 tháng 01 năm 2003
Phủ Lý, ngày 10 tháng 03 năm 2003
5. Tên loại văn bản và
trích yếu nội dung văn bản.
a. Tên loại văn bản là tên gọi của thể loại văn bản
như nghị quyết, quyết định, chỉ thị, thông báo...
b. Trích yếu nội cung của văn bản là một câu ngắn gọn
phản ánh khái quát nội dung của văn bản. Cùng một thể loại văn bản mà cơ quan
thường trực của Ban Chấp hành (Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ) ban hành theo thẩm
quyền thì trong trích yếu nội dung có thể ghi tên tác giả của văn bản đó.
Tên loại văn bản được trình bày chính giữa; trích yếu
nội dung văn bản được trình bày dưới tên loại (ô số 5a - Phụ lục II).
Ví dụ:
Trường hợp không ghi tên tác giả văn bản.
Quyết định
Về việc ban hành Quy chế khen thưởng của tổ chức
Công đoàn
Trường hợp có ghi tên tác giả văn bản.
Kết luận
của Ban Thường vụ liên đoàn lao động tỉnh
Về.................
Riêng công văn thì trích yếu nội dung được ghi dưới
số và ký hiệu (ô số 5b - Phụ lục II).
Số 124/TLĐ
V/v báo cáo tổng kết năm 2004
6. Nội dung văn bản.
Nội dung văn bản là thành phần chủ yếu của một văn bản.
a. Nội dung văn bản phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Phù hợp với hình thức văn bản được sử dụng.
- Phù hợp với đường lối, chính sách của Đảng và Nhà
nước; hợp hiến, hợp pháp và hợp lý.
- Các vấn đề, sự việc được trình bày ngắn gọn, rõ
ràng, chính xác.
- Sử dụng ngôn ngữ viết; dùng từ ngữ phổ thông, đơn
nghĩa; không dùng từ ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thật sự cần thiết.
- Sử dụng văn phong hành chính; cách diễn đạt đơn giản,
dễ hiểu.
- Không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
Đối với những từ, cụm từ được sử dụng nhiều lần trong văn bản thì có thể viết tắt
nhưng các chữ viết tắt lần đầu của từ, cụm từ phải được đặt trong ngoặc đơn ngay
sau từ, cụm từ đó.
- Các chữ viết hoa thực hiện theo đúng chính tả tiếng
Việt.
- Khi viện dẫn các văn bản liên quan, phải ghi đúng
tên loại và trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu, ngày, tháng, năm và cơ quan,
tổ chức ban hành vă bản.
b. Bố cục văn bản có thể theo phần, chương, mục, điều,
khoản, điểm hoặc phân chia theo các phần, mục theo một trình tự nhất định.
Phần nội dung văn bản được trình bày dưới phần tên loại
và trích yếu nội dung (số 6 - Phụ lục II).
7. Chữ ký, thể thức đề ký
và dấu cơ quan ban hành.
a. Chữ ký, thể thức để ký.
Chữ ký thể hiện trách nhiệm và thẩm quyền của người
ký đối với văn bản được ban hành. Văn bản phải ghi đúng, đủ chức vụ được bầu hoặc
được bổ nhiệm và họ tên người ký. Trước họ và tên của người ký, không ghi học
hàm, học vị và các danh hiệu danh dự khác.
Không ghi lại tên cơ quan ban hành văn bản trừ trường
hợp đối với văn bản liên tịch của tổ chức công đoàn với cơ quan, tổ chức khác.
Người chịu trách nhiệm về nội dung văn bả có thể ký
"nháy" vào chữ cuối cùng của nội dung văn bản dự thảo.
Người ký không dùng bút chì, mực mầu đỏ hoặc mầu nhạt,
mực dễ phai để ký văn bản chính thức.
Văn bản của các cơ quan lãnh đạo của tổ chức công đoàn:
Đại hội (Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu,
Ban Kiểm phiếu), Ban Chấp hành, Đoàn Chủ tịch, Ban Thường vụ, Uỷ ban Kiểm tra
Công đoàn các cấp ghi thể thức đề ký thay mặt (TM).
+ Văn bản của đại hội.
Ví dụ:
TM. Đoàn chủ tịch
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Đoàn thư ký
Trưởng đoàn
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Ban thẩm tra tư cách đại biểu
Trưởng ban
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Ban kiểm phiếu
Trưởng ban
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Ban chấp hành
Chủ tịch
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Đoàn chủ tịch
Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch)
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Ban thường vụ
Chủ tịch (hoặc Phó chủ tịch)
(Chữ ký)
Họ và tên
TM. Uỷ ban kiểm tra
Chủ nhiệm (hoặc Phó chủ nhiệm)
(Chữ ký)
Họ và tên
- Đối với văn bản của các ban tham mưu giúp việc của
Tổng Liên đoàn, các Liên đoàn Lao động tỉnh, thành phố, công đoàn ngành trung
ương ghi thể thức để ký thừa lệnh cơ quan thường trực của Ban Chấp hành, cấp
trưởng hoặc quyền cấp trưởng ký trực tiếp, cấp phó ký thay cấp trưởng ghi thể
thức đề ký thay (KT.).
+ Cấp trưởng ký trực tiếp.
Ví dụ:
TL. Đoàn chủ tịch
Trưởng ban
(Chữ ký)
Họ và tên
+ Cấp phó ký thay
Ví dụ:
TL. Đoàn chủ tịch
KT. Trưởng ban
Phó ban
(Chữ ký)
Họ và tên
+ Trường hợp chưa bổ nhiệm cấp trưởng, quyền cấp trưởng,
thì không đề KT. (ký thay) mà ghi đúng chức vụ người ký.
Ví dụ: Khi chưa bổ nhiệm chánh hoặc quyền chánh văn
phòng mà văn bản của văn phòng ban hành do một phó văn phòng phụ trách ký thì thể
thức đề ký là:
Phó văn phòng
(Chữ ký)
Họ và tên
Chú ý: Người được uỷ quyền trực tiếp ký không uỷ quyền
cho người khác ký thay.
b. Dấu cơ quan công đoàn ban hành văn bản.
Dấu của cơ quan công đoàn ban hành văn bản xác nhận
pháp nhân, thẩm quyền của cơ quan ban hành văn bản. Dấu đóng trên văn bản phải đúng
chiều, ngay ngắn, rõ ràng và trùm lên khoảng 1/3 chữ ký ở phía bên trái. Mực
dấu có mầu đỏ tươi theo quy định của Bộ Công an.
Thể thức đề ký, chữ ký và dấu cơ quan ban hành được
trìh bày bên phải, dưới phần nội dung văn bản (ô số 7a, 7b, 7c - Phụ lục II).
Chữ ký, thể thức đề ký và dấu của liên cơ quan ban hành
được trình bày ngang hàng. Cơ quan chủ trì ban hành được trình bày ở vị trí bên
phải.
c. Ký và sử dụng dấu đối với văn bản đại hội và biên
bản.
- Văn bản đại hội:
Văn bản của Đại hội và Đoàn Chủ tịch Đại hội Công đoàn
các cấp ban hành do Đoàn Chủ tịch phân công người ký; văn bản của Đoàn Thư ký
do Trưởng đoàn Thư ký ký; văn bản của Đoàn Thư ký do Trưởng đoàn Thư ký ký; văn
bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu Đại hội do Trưởng ban Thẩm tra tư cách
đại biểu ký; văn bản của Ban Kiểm phiếu do Trưởng Ban Kiểm phiếu do Trưởng Ban
Kiểm phiếu ký.
Văn bản của Đại hội, Đoàn Chủ tịch, Đoàn Thư ký Đại
hội đóng dấu tương ứng. Văn bản của Ban Thẩm tra tư cách đại biểu và văn bản của
Ban Kiểm phiếu dùng dấu đại hội.
Trong trường hợp không có dấu đại hội thì đại diện Ban
Chấp hành công đoàn nhiệm kỳ mới xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn Chủ
tịch, Đoàn Thư ký, Ban Thẩm tra tư cách đại biểu, Ban Kiểm phiếu ký trên các
văn bản đại hội để lưu.
Ví dụ:
Xác nhận chữ ký của người thay mặt Đoàn Chủ tịch đại
hội:
TM. Đoàn chủ tịch
(Chữ ký)
Họ và tên
Xác nhận
Chữ ký của đồng chí..............
TM. Ban chấp hành
(Ghi rõ chức vụ)
Ký và đóng dấu
Họ và tên
- Biên bản đại hội, hội nghị:
Đại hội, hội nghị của cơ quan công đoàn các cấp đều
phải ghi biên bản. Biên bản phải được người chủ trì đại hội, hội nghị và người ghi
biên bản ký. Chữ ký của người chủ trì được trình bày ở góc phải và chữ ký của người
ghi biên bản được trình bày ở góc trái trang cuối biên bản.
Các biên bản đều phải được đóng dấu. Đối với biên bản
có từ 2 trang trở lên phải đóng dấu giáp lai lề trái (các trang biên bản được
xếp so le đóng 1 lần để khuôn dấu thể hiện ở các lề trang giấy tiếp nhau).
+ Về ký, đóng dấu biên bản đại hội:
* Trường hợp đại hội có con dấu
Ví dụ:
|
TM. Đoàn thư ký
(Chữ ký và đóng dấu Đoàn Thư ký)
Họ và tên
|
TM. Đoàn chủ tịch
(Chữ ký và đóng dấu Đoàn Chủ tịch)
Họ và tên
|
* Trường hợp đại hội không có con dấu thì đại diện Ban
Chấp hành công đoàn nhiệm kỳ mới xác nhận của người thay mặt Đoàn Chủ tịch thay
mặt Đoàn Chủ tịch đại hội.
Ví dụ:
|
TM. đoàn thư ký
(Chữ ký)
Họ và tên
|
TM. đoàn chủ tịch
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Xác nhận
Chữ ký của đồng chí............
TM. Ban chấp hành
(Ghi rõ chức vụ)
Chữ ký và đóng dấu
Họ và tên
+ Về ký, đóng dấu biên bản hội nghị:
* Trường hợp được đóng dấu lên chữ ký của người chủ
trì hội nghị theo quy định dùng dấu của cơ quan công đoàn các cấp.
Ví dụ:
|
TM. đoàn thư ký
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Chủ trì hội nghị
(Ghi rõ chức vụ)
(Chữ ký và đóng dấu)
Họ và tên
|
* Trường hợp không được đóng dấu lên chữ ký của người
chủ trì hội nghị theo quy dịnh thì lãnh đạo văn phòng thừa lệnh Ban Thường vụ
hoặc Thủ trưởng cơ quan công đoàn xác nhận chữ ký của người chủ trì hội nghị.
Ví dụ:
|
Người ghi biên bản
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Chủ trì hội nghị
(Ghi rõ chức vụ)
(Chữ ký)
Họ và tên
|
Xác nhận
Chữ ký của đồng chí............
TM. Ban thường vụ
(Chánh hoặc Phó Chánh văn phòng)
(Chữ ký và đóng dấu cơ quan công đoàn)
Họ và tên
d. Thể thức đề ký và sử dụng con dấu đối với văn bản
của ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... hoạt động có thời hạn.
- Về thể thức đề ký văn bản:
Thể thức đề ký văn bản của các ban chỉ đạo, tiểu ban,
hội đồng... ghi cả chức vụ được bầu hoặc được bổ nhiệm cao nhất và chức vụ kiêm
nhiệm của người ký như trong quyết định thành lập ban chỉ đạo, tiểu ban, hội
đồng...
Ví dụ:
Phó chủ tịch
Kiêm...
Trưởng tiểu ban
(Chữ ký)
Họ và tên
Uỷ viên đoàn chủ tịch
Kiêm...
Chủ tịch hội đồng
(Chữ ký)
Họ và tên
- Về sử dụng con dấu:
+ Các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... thành lập nhưng
không có con dấu riêng thì trong quyết định thành lập phải có điều khoản quy
định về sử dụng con dấu của cơ quan công đoàn có thẩm quyền thành lập ban chỉ
đạo, tiểu ban, hội đồng đó.
+ Đối với các ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng... đã
thành lập nhưng chưa có quy định về sử dụng con dấu thì phải có quy định bổ sung
việc sử dụng con dấu. Nếu các đồng chí lãnh đạo ban chỉ đạo, tiểu ban, hội đồng...
là thường trực cơ quan lãnh đạo ký văn bản thì được sử dụng con dấu của cơ quan
công đoàn cùng cấp.
8. Nơi nhận văn bản.
Nơi nhận văn bản ghi tên cơ quan hoặc cá nhân văn bản
với mục đích như để thực hiện, để báo cáo, để phối hợp, để biết v.v... và nơi
lưu. Nơi nhận được trình bày tại góc trái dưới phần nội dung văn bản (ô số 8b -
Phụ lục II).
Đối với tờ trình phải ghi rõ gửi cấp có thẩm quyền xử
lý phía dưới "tên loại và trích yếu nội dung văn bản".
Đối với công văn thì nơi nhận được ghi trực tiếp sau
các cụm từ "Kính gửi......" và "Đồng kính gửi........" (nếu
có) trên phần nội dung văn bản (ô số 8a - Phụ lục II) và còn được ghi như các
loại văn bản có tên gọi khác (ô số 8b - Phụ lục II).
* Văn bản của các đơn vị trực thuộc cơ quan công đoàn
dùng con dấu của cơ quan Nhà nước thì thể thức văn bản trình bày theo quy định
của cơ quan Nhà nước có thẩm quyền.
II. Các thành phần thể
thức bổ sung.
Ngoài các thành phần thể thức bắt buộc, tuỳ theo nội
dung và tính chất từng văn bản cụ thể, người ký văn bản có thể quyết định bổ
sung các thành phần thể thức sau đây:
1. Dấu chỉ mức độ mật.
Dấu chỉ mức độ mật có 3 mức: Mật, Tối mật và Tuyệt mật.
Dấu chỉ mức độ mật có viền khung hình chữ nhật và được
trình bày phía dưới số và ký hiệu văn bản (ô số 9 - Phụ lục II).
2. Dấu chỉ mức độ khẩn.
Dấu chỉ mức độ khẩn có 3 mức: Khẩn, thượng khẩn, hoả
tốc hẹn giờ.
Dấu chỉ mức độ khẩn được trình bày phía dưới dấu chỉ
mức độ mật (ô số 10 - Phụ lục II).
3. Chỉ dẫn về phạm vi
phổ biến, dự thảo và tài liệu hội nghị.
- Đối với văn bản cần chỉ dẫn phạm vi phổ biến, sử
dụng thì phải ghi hoặc đóng các dấu chỉ dẫn cụ thể cho từng trường hợp
như: "thu hồi", "xong hội nghị trả lại", "xem xong trả
lại", "xem xong trả lại trước ngày.....", "không phổ
biến", "lưu hành nội bộ". Các thành phần này được trình bày dưới
địa điểm và ngày tháng năm ban hành văn bản (ô số 11 - Phụ lục II). Riêng trường
hợp chỉ dẫn "không phổ biến trên các phương tiện thông tin đại chúng"
ghi ở phía dưới, chính giữa trang cuối cùng của văn bản.
- Đối với văn bản dự thảo nhiều lần thì phải ghi
ngày tháng năm dự thảo và có chỉ dẫn "Dự thảo lần thứ...." được trình
bày dưới số và ký hiệu (ô số 12b - Phụ lục II); văn bản giao cho các cơ quan,
đơn vị chức năng dự thảo thì có thể ghi tên cơ quan, đơn vị đó vào trang
cuối, phía trái văn bản.
- Văn bản được sử dụng tại hội nghị thì ghi chỉ dẫn
"Tài liệu hội nghị .....ngày......", trình bày phía trên tiêu đề và
địa điểm, ngày tháng năm ban hành
văn bản (ô số 12a - Phụ lục II).
- Ký hiệu chỉ tên người đánh máy, tệp
văn bản và số lượng bản phát hành được trình bày tại lề trái chân trang đối với
văn bản 1 trang, tại lề trái trên cùng từ trang thứ 2 đến trang cuối cùng đối
với văn bản có nhiều trang.
III. Bản sao và các thành
phần thể thức bản sao.
1. Các loại bản sao.
Có 3 loại bản sao:
- "Bản sao y bản chính" là bản sao đầy
đủ, chính xác nội dung của văn bản và được trình bày theo thể thức quy định. Bản
sao y bản chính phải được thực hiện từ bản chính;
- "Bản trích sao" là bản sao đầy đủ, chính
xác nội dung của văn bản, được thực hiện từ bản sao y bản chính và trình bày
theo thể thức quy định;
2. Các hình thức sao.
- Sao thông thường: là hình thức sao bằng cách viết
lại hay đánh máy lại nội dung cần sao.
- Sao photocopy: là hình thức chụp lại văn bản bằng
máy photocopy, máy fax, hoặc các thiết bị chụp ảnh khác.
3. Thể thức bản sao và
cách trình bày.
a. Thể thức bản sao và cách trình bày thông thường:
Để đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực thi hành,
các loại bản sao phải có đủ các thành phần thể thức bản sao và được trình bày phía
dưới đường phân cách (đường 13 - Phụ lục III - Sơ đồ bố trí các thành phần thể
thức bản sao) với nội dung được sao như sau:
- Tên cơ quan công đoàn sao văn bản trình bày ở trên
cùng, góc trái, dưới đường phân cách (ô số 14 - Phụ lục III).
- Số và ký hiệu bản sao: Các bản sao được đánh chung một hệ
thống số của từng cơ quan công đoàn sao theo nhiệm kỳ hoặc theo năm dương lịch;
ký hiệu các loại bản sao là SY (sao y bản chính), TS (trích sao), SL (sao lục).
Số và ký hiệu bản sao trình bày dưới tên cơ quan công đoàn sao (ô số 15 - Phụ
lục III).
- Chỉ dẫn loại bản sao: Tuỳ thuộc vào loại bản sao
để ghi: "Sao y bản chính", hoặc "Trích sao từ bản chính......ngày…….của"
hoặc "Sao lục". Chỉ dẫn loại bản sao được trình bày trên cùng góc
phải, dưới đường phân cách (ô số 16 - Phụ lục III).
- Địa điểm, ngày, tháng, năm sao văn bản trình bày
dưới chỉ dẫn loại bản sao (ô số 17 - Phụ lục III).
- Chữ ký, thể thức đề ký bản sao và dấu cơ quan công
đoàn sao được trình bày dưới địa điểm, ngày tháng năm sao (ô số 18 - Phụ lục
III).
- Nơi nhận bản sao nếu cần có thể ghi rõ mục đích sao gửi như:
Để thi hành, để phổ biến, v.v… Nơi nhận bản sao được trình bày dưới số và ký
hiệu sao (ô số 19 - Phụ lục III).
b. Văn bản sao nhiều lần.
Đối với văn bản sao lục nhiều lần chỉ cần trình bày
một lần thể thức sao lục. Trong trường hợp văn bản chính hết trang thì phần sao
lục trình bày vào trang mới và đánh số trang tiếp tục liền với văn bản chính, giữa
trang cuối văn bản chính và trang trình bày phần sao cần đóng dấu giáp
lai.
c. Bản sao bằng hình thức Photocopy:
- Nếu photocopy bản chính có phần chữ ký để in niều
bản và đóng dấu cơ quan ban hành thì bản sao đó có giá trị
pháp lý như bản chính và không phải trình bày thể thức bản sao.
- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ
quan ban hành có trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó có giá trị
pháp lý như bản chính.
- Nếu photocopy bản chính cả phần chữ ký và dấu cơ
quan ban hành nhưng không trình bày thể thức bản sao thì bản sao đó chỉ có giá
trị thông trị, tham khảo.
IV. Kỹ thuật trình bày văn
bản.
Một số yêu cầu kỹ thuật trình bày văn bản của tổ
chức công đoàn như sau:
1. Văn bản được đánh máy hoặc in trên giấy trắng có kích thước 210
x 297mm (tiêu chuẩn A4) sai số cho phép ( 2.
2. Vùng trình bày văn bản: (Phụ lục II).
a. Mặt trước:
- Cách mép trên trang giấy: từ 20 đến 25mm.
- Cách mép dưới trang giấy: từ 20 đến 25mm.
- Cách mép trái trang giấy: từ 30 đến 35mm.
- Cách mép phải trang giấy: từ 15 đến 20mm.
b. Mặt sau (nếu in 2 mặt):
- Cách mép trên trang giấy: từ 20 đến 25mm.
- Cách mép dưới trang giấy: từ 20 đến 25mm.
- Cách mép trái trang giấy: từ 15 đến 20mm.
- Cách mép phải trang giấy: từ 30 đến 35mm.
3. Mẫu chữ và chi tiết trình bày thể thức văn bản và
thể thức bản sao thực hiện theo minh hoạ tại Phụ lục IV.
4. Mẫu trình bày một số văn bản chủ yếu của tổ chức
Công đoàn thực hiện theo minh hoạ tại Phụ lục IV.
5. Số trang của văn bản được trình bày tại chính giữa,
trên đầu trang giấy (phần header) hoặc tại góc phải, ở cuối trang giấy (phần
footer), bằng chữ số ả rập, cỡ chữ bằng cỡ chữ lời văn (13 - 14), kiểu chữ đứng.
6. Những văn bản có hai phụ lục trở lên thì phải ghi
số thứ tự của phụ lục bằng chữ số ả rập.
7. Những văn bản, văn kiện của công đoàn in thành sách,
đăng báo, in trên tạp chí không trình bày theo yêu cầu kỹ thuật này.
V. Tổ chức thực hiện.
1. Hướng dẫn này thay thế "Hướng dẫn trình bày
thể thức văn bản của tổ chức công đoàn" trong nội dung, "Quy định về công
tác xây dựng, ban hành văn bản và công tác văn thư, lưu trữ trong tổ chức công
đoàn" Ban hành kèm theo Quyết định số: 1219/QĐ - TLĐ ngày 22 tháng 8 năm
2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam và có hiệu lực từ ngày
ký.
2. Các cấp công đoàn từ Tổng Liên đoàn đến công đoàn
cơ sỏ, nghiệp đoàn tổ chức thực hiện hướng dẫn này.
3. Trong quá trình thực hiện nếu có vướng mắc đề
nghị phản ánh về Tổng Liên đoàn.
|
Nơi nhận:
- Các LĐLĐ tỉnh, TP, CĐ ngành TW và CĐ
Tổng Công ty trực thuộc TLĐ
- Các ban, đơn vị trực thuộc TLĐ
- Lưu: Văn thư, Tổng hợp
|
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
UỶ VIÊN
Hoàng Ngọc Thanh
|
PHỤ LỤC I
BẢNG CHỮ VIẾT TẮT MỘT SỐ
KÝ HIỆU VĂN BẢN VÀ BẢN SAO
|
STT
|
Tên
loại văn bản
|
Chữ
viết tắt
|
|
1
|
Nghị quyết
|
NQ
|
|
2
|
Nghị quyết liên tịch
|
NQLT
|
|
3
|
Thông tư liên tịch
|
TTLT
|
|
4
|
Chỉ thị
|
CT
|
|
5
|
Thông tri, Tờ trình
|
TTr
|
|
6
|
Quyết định, Qui định
|
QĐ
|
|
7
|
Chương trình
|
CTr
|
|
8
|
Qui chế
|
QC
|
|
9
|
Báo cáo
|
BC
|
|
10
|
Kế hoạch
|
KH
|
|
11
|
Hướng dẫn
|
HD
|
|
12
|
Thông báo
|
TB
|
|
13
|
Đề án
|
ĐA
|
|
|
Bản
sao văn bản
|
|
|
1
|
Sao y bản
chính
|
SY
|
|
2
|
Trích sao
|
TS
|
|
3
|
Sao lục
|
SL
|
PHỤ LỤC II
SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC THÀNH
PHẦN THỂ THỨC VĂN BẢN
|
30 – 35mm
|
20 – 25mm
|
15-20mm
|
|
|
|
|