|
TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO
ĐỘNG VIỆT NAM
--------
|
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ
NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập - Tự do - Hạnh phúc
----------------
|
|
Số: 821/QĐ-TLĐ
|
Hà Nội, ngày 16
tháng 06 năm 2015
|
QUYẾT ĐỊNH
BAN
HÀNH QUY CHẾ QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC, NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG TỔ
CHỨC CÔNG ĐOÀN
ĐOÀN CHỦ TỊCH TỔNG LIÊN ĐOÀN LAO ĐỘNG
VIỆT NAM
Căn cứ Luật Cán bộ, công chức và Điều lệ Công
đoàn Việt Nam;
Căn cứ Quy chế số 01 ngày 7 tháng 01 năm 1997
của Ban Tổ chức Trung ương về quản lý hồ sơ cán bộ;
Căn cứ Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/03/2010
của Chính phủ quy định về tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức;
Căn cứ Nghị định số 29/2012/NĐ-CP ngày 12/4/2012
của Chính phủ về tuyển dụng, sử dụng và quản lý viên chức;
Căn cứ Thông tư số 11/2012/TT-BNV ngày 17/12/2012
của Bộ Nội vụ quy định về chế độ báo cáo thống kê và quản lý hồ sơ công chức;
Căn cứ Quy định về phân công, phân cấp quản
lý cán bộ, công chức, viên chức công đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 1468/QĐ-TLĐ
ngày 11/11/2009 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam;
Xét đề nghị của Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn,
QUYẾT ĐỊNH
Điều 1. Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế quản lý hồ sơ cán
bộ, công chức, viên chức, người lao động trong tổ chức công đoàn.
Điều 2. Các ban, Văn phòng, Văn phòng Ủy ban Kiểm tra Tổng Liên
đoàn, các công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực
thuộc Tổng Liên đoàn, các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn, các liên đoàn lao động
tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương chịu trách nhiệm thi hành Quyết định này.
Điều 3. Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và thay thế Quyết
định số 751/QĐ-TLĐ ngày 25 tháng 5 năm 2001 của Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn về
quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên trong hệ thống Công đoàn./.
|
Nơi nhận:
-
Như Điều 2;
- Các ủy viên ĐCT (b/c);
- Ban Tổ chức TW (b/c);
- Lưu ToC, VP TLĐ.
|
TM. ĐOÀN CHỦ TỊCH
CHỦ TỊCH
Đặng Ngọc Tùng
|
QUY CHẾ
QUẢN
LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ, CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC NGƯỜI LAO ĐỘNG TRONG TỔ CHỨC CÔNG ĐOÀN
(Ban hành kèm theo Quyết định số 821QĐ-TLĐ ngày 16 tháng 6 năm 2015 của Đoàn
Chủ tịch Tổng Liên đoàn)
Chương I
QUY ĐỊNH
CHUNG
Điều 1. Phạm vi điều
chỉnh
Quy chế này quy định về xây dựng và quản lý hồ
sơ cán bộ, công chức, viên chức và người lao động làm việc theo chế độ hợp đồng
lao động không xác định thời hạn trong tổ chức công đoàn; thẩm quyền, trách nhiệm
của Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị công đoàn trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ,
công chức, viên chức và người lao động.
Điều 2. Đối tượng áp
dụng
1. Quy chế này được áp dụng đối với:
a) Các cơ quan, đơn vị trong tổ chức Công
đoàn
b) Cán bộ, công chức, viên chức và người lao
động làm việc theo chế độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn trong tổ chức
công đoàn (gọi chung là cán bộ công đoàn), bao gồm:
- Cán bộ, công chức tại Cơ quan Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam, cán bộ, công chức thuộc các liên đoàn lao động tỉnh, thành
phố, các công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực
thuộc Tổng Liên đoàn.
- Công chức, viên chức làm việc tại các đơn vị
sự nghiệp của tổ chức công đoàn.
- Người lao động tại các cơ quan, đơn vị công
đoàn làm việc theo chế độ hợp đồng không xác định thời hạn theo quy định của
Nghị định số 68/2000/NĐ-CP ngày 17/11/2000 của Chính phủ về thực hiện chế độ hợp
đồng một số loại công việc trong cơ quan hành chính nhà nước, đơn vị sự nghiệp.
Điều 3. Nguyên tắc
chung về hồ sơ cán bộ công đoàn
Mỗi cán bộ công đoàn hưởng lương từ nguồn tài
chính công đoàn hoặc từ nguồn tài chính của các đơn vị sự nghiệp của tổ chức
công đoàn đều phải có hồ sơ cá nhân đầy đủ, rõ ràng; người mới được tuyển dụng
lần đầu vào cơ quan, đơn vị nào của tổ chức công đoàn thì cơ quan, đơn vị đó có
trách nhiệm lập hồ sơ ban đầu (hồ sơ gốc) cho cán bộ công đoàn.
Điều 4. Hồ sơ và hồ
sơ gốc của cán bộ công đoàn
1. Hồ sơ cán bộ công đoàn là tài liệu pháp lý
phản ánh các thông tin cơ bản nhất về cán bộ công đoàn, bao gồm: nguồn gốc xuất
thân, quá trình học tập, quá trình công tác, hoàn cảnh kinh tế, phẩm chất,
trình độ, năng lực, các mối quan hệ gia đình và xã hội, thể hiện ở sơ yếu lý lịch,
văn bằng, chứng chỉ và các văn bản tài liệu có liên quan khác, được cập nhật
trong quá trình công tác của cán bộ công đoàn kể từ khi được tuyển dụng.
2. Hồ sơ gốc: là hồ sơ do cơ quan có thẩm quyền
quản lý lập và xác nhận lần đầu khi công chức, viên chức được tuyển dụng theo quy
định của pháp luật. Thành phần hồ sơ gốc như quy định tại Điều 7 Quy chế này.
Chương II
QUY ĐỊNH
VỀ QUẢN LÝ HỒ SƠ
Điều 5. Phân cấp quản
lý hồ sơ
1. Tổng Liên đoàn Lao động Việt Nam quản lý hồ
sơ:
- Hồ sơ cán bộ, công chức, người lao động tại
cơ quan Tổng Liên đoàn.
- Hồ sơ của chủ tịch, phó chủ tịch công đoàn
ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng Liên
đoàn.
- Hồ sơ của cấp trưởng, cấp phó, kế toán trưởng
các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn.
- Sơ yếu lý lịch và bản bổ sung lý lịch hàng
năm của các ủy viên ban thường vụ, ủy viên ủy ban kiểm tra các liên đoàn lao động
tỉnh, thành phố, công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công
ty trực thuộc Tổng Liên đoàn.
2. Liên đoàn lao động tỉnh, thành phố, công đoàn
ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công ty trực thuộc Tổng Liên
đoàn (gọi chung là công đoàn cấp tỉnh) quản lý hồ sơ cán bộ thuộc diện quản lý của
đơn vị mình gồm:
- Cán bộ, công chức, người lao động tại cơ
quan công đoàn cấp tỉnh.
- Cán bộ chuyên trách công đoàn làm việc tại
công đoàn cấp trên trực tiếp cơ sở và cấp cơ sở hưởng lương từ nguồn tài chính
công đoàn trong chỉ tiêu biên chế được giao.
- Người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các
đơn vị sự nghiệp trực thuộc. Thẩm quyền quản lý hồ sơ viên chức, người lao động
trong các đơn vị sự nghiệp trực thuộc công đoàn cấp tỉnh do ban thường vụ các
đơn vị phân cấp và hướng dẫn thực hiện.
3. Các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn quản
lý hồ sơ viên chức, người lao động của đơn vị theo phân cấp của Tổng Liên đoàn.
Điều 6. Nguyên tắc quản
lý hồ sơ
1. Bảo đảm sự quản lý thống nhất của Tổng Liên
đoàn Lao động Việt Nam trong công tác quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn.
2. Công tác xây dựng và quản lý hồ sơ cán bộ
công đoàn được thực hiện thống nhất, khoa học và phải phản ánh được đầy đủ,
chính xác thông tin của từng cán bộ công đoàn từ khi được tuyển dụng hoặc tiếp
nhận vào làm việc tại các cơ quan, đơn vị công đoàn cho đến khi không làm việc
tại cơ quan, đơn vị công đoàn.
3. Hồ sơ cán bộ công đoàn được quản lý, sử dụng
và bảo quản theo chế độ tài liệu mật do nhà nước quy định, chỉ những người được
Thủ trưởng cơ quan hoặc người có thẩm quyền quản lý hồ sơ đồng ý bằng văn bản mới
được nghiên cứu, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công đoàn. Nghiêm cấm việc
tự ý phát tán thông tin trong hồ sơ cán bộ công đoàn.
4. Cán bộ công đoàn có trách nhiệm kê khai đầy
đủ, rõ ràng, chính xác và chịu trách nhiệm về tính trung thực của những thông tin
trong hồ sơ do mình kê khai. Những tài liệu do cán bộ công đoàn kê khai phải được
cơ quan quản lý xác nhận.
5. Hồ sơ cán bộ công đoàn phải được xây dựng,
lưu trữ, và bảo quản bằng công nghệ thông tin để quản lý, sử dụng và khai thác
nhanh chóng, chính xác, có hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý, phân tích chất lượng
đội ngũ cán bộ công đoàn.
Điều 7. Thành phần hồ
sơ cán bộ công đoàn
1. Đối với trường hợp tuyển dụng lần đầu
Trong thời gian 30 ngày, kể từ ngày có quyết
định tuyển dụng, cơ quan quản lý có trách nhiệm hướng dẫn cán bộ công đoàn kê
khai hồ sơ gốc, xác minh, xác nhận, đóng dấu và đưa vào hồ sơ quản lý. Thành phần
hồ sơ gốc gồm:
a) Quyển “Lý lịch cán bộ, công chức” do cán bộ
công đoàn tự kê khai và được cơ quan quản lý cán bộ thẩm tra, chứng nhận;
b) Bản “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” (mẫu
2C/ TCTW) phản ánh tóm tắt về bản thân cán bộ công đoàn, các mối quan hệ gia đình
và xã hội của cán bộ công đoàn.
c) Bản sao giấy khai sinh gốc có chứng thực của
cơ quan có thẩm quyền; giấy khám sức khỏe do đơn vị y tế từ cấp huyện trở lên cấp
và bản sao các loại giấy tờ có liên quan đến trình độ đào tạo của cán bộ công đoàn
như: bảng điểm, văn bằng, chứng chỉ về trình độ đào tạo chuyên môn, lý luận
chính trị, ngoại ngữ, tin học, bồi dưỡng nghiệp vụ..(có công chứng).
Trường hợp, văn bằng chứng chỉ được cấp bằng
tiếng nước ngoài phải được dịch sang Tiếng Việt theo quy định của pháp luật và
có chứng thực của cơ quan có thẩm quyền;
d) Các quyết định tuyển dụng (thi tuyển hoặc
xét tuyển), quyết định tiếp nhận cán bộ công đoàn.
2. Đối với cán bộ công đoàn đang công tác
Ngoài các thành phần hồ sơ gốc theo quy định
tại Khoản 1 của Điều này còn có:
a) Bản “Phiếu bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”
là tài liệu do cán bộ công đoàn kê khai bổ sung theo định kỳ hàng năm hoặc theo
yêu cầu của cơ quan quản lý cán bộ công đoàn (phiếu phải có xác nhận của cơ
quan quản lý);
b) Các quyết định về việc bổ nhiệm, điều động,
luân chuyển, biệt phái, nâng ngạch, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật của cán bộ
công đoàn;
c) Các bản tự kiểm điểm, nhận xét đánh giá
hàng năm của cán bộ công đoàn;
d) Các bản nhận xét đánh giá của cơ quan, tổ
chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn (hàng năm, khi hết nhiệm kỳ, bầu cử hoặc bổ
nhiệm, giới thiệu ứng cử, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật hoặc sau các đợt
công tác, Tổng kết học tập);
đ) Bản kê khai tài sản đối với các trường hợp
thuộc diện phải kê khai tài sản theo quy định hiện hành;
e) Đơn, thư kèm theo các văn bản thẩm tra,
xác minh, biên bản, kết luận của cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm quyền về những
vấn đề liên quan đến cán bộ công đoàn và gia đình được phản ánh trong đơn thư.
Không lưu trong thành phần hồ sơ những đơn,
thư nặc danh, hoặc đơn, thư chưa được xem xét, kết luận của cơ quan có thẩm quyền;
g) Những văn bản khác có liên quan trực tiếp
đến quá trình công tác và các quan hệ xã hội của cán bộ công đoàn;
h) Đối với cán bộ công đoàn được bổ nhiệm giữ
chức vụ lãnh đạo, quản lý phải bổ sung đầy đủ các tài liệu có liên quan đến việc
bổ nhiệm vào hồ sơ.
3. Đối với thành phần hồ sơ viên chức phải có
thêm hợp đồng làm việc.
4. Đối với hồ sơ của người làm việc theo chế
độ hợp đồng lao động không xác định thời hạn, đơn vị không phải lập quyển “Lý lịch
cán bộ, công chức”.
Điều 8. Lưu giữ, bảo
quản hồ sơ cán bộ công đoàn
1. Việc lưu giữ, bảo quản hồ sơ cán bộ công
đoàn phải thực hiện đầy đủ các bước: lập sổ hồ sơ; phân loại tài liệu; lập phiếu
liệt kê tài liệu; lập phiếu kiểm soát hồ sơ và vào sổ đăng ký hồ sơ; lập thư mục
hồ sơ để phục vụ công tác tra cứu.
2. Lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn phải đảm bảo
các yêu cầu sau:
a) Sắp xếp hồ sơ theo vần tên A, B, C hoặc
theo đầu mối trực thuộc bảo đảm nguyên tắc dễ tìm, dễ lấy, dễ tra cứu;
b) Tài liệu trong mỗi hồ sơ phải được xếp
thành từng nhóm để thuận lợi cho việc tra cứu, kèm theo phiếu liệt kê tài liệu,
phiếu kiểm soát hồ sơ và để trong một bì hồ sơ;
c) Ngoài bì hồ sơ ghi các thông tin cơ bản của
cán bộ công đoàn để phục vụ cho công tác tìm kiếm, lưu giữ như: họ và tên; các
bí danh; quê quán và số hồ sơ (số hiệu công chức nếu có);
3. Quy trình lưu giữ hồ sơ cán bộ công đoàn được
thực hiện như sau:
a) Kiểm tra và xử lý để bảo đảm các tài liệu
được lưu trữ trong thành phần hồ sơ là những tài liệu chính thức, tin cậy và có
giá trị pháp lý;
b) Loại bỏ những tài liệu trùng lặp, thừa, chỉ
giữ lại mỗi loại tài liệu một bản;
c) Trường hợp cần hủy tài liệu trong thành phần
hồ sơ cán bộ công đoàn phải thành lập hội đồng hủy tài liệu hồ sơ. Hội đồng hủy
tài liệu hồ sơ cán bộ công đoàn do người đứng đầu cơ quan quản lý cán bộ công
đoàn quyết định. Khi tiến hành tiêu hủy phải lập biên bản ghi rõ lý do hủy, cơ
quan có thẩm quyền cho phép hủy tài liệu, hồ sơ cán bộ công đoàn, danh mục tài
liệu hủy, ngày và nơi hủy. Biên bản hủy phải lưu trong thành phần hồ sơ cán bộ
công đoàn.
4. Chế độ bảo quản hồ sơ cán bộ công đoàn
theo chế độ bảo mật của nhà nước và phải đảm bảo các chế độ và điều kiện cơ sở
vật chất, trang thiết bị gồm:
a) Trang thiết bị và phương tiện bảo quản hồ
sơ giấy gồm: Phòng để lưu giữ hồ sơ riêng biệt với phòng làm việc hoặc tủ lưu
giữ hồ sơ.... bảo đảm hồ sơ cán bộ công đoàn được lưu giữ lâu dài, an toàn và bảo
mật;
b) Định kỳ hoặc đột xuất kiểm tra tình trạng
hồ sơ và các vấn đề liên quan, làm vệ sinh và bảo dưỡng trang thiết bị bảo quản;
d) Trường hợp bảo quản theo chế độ lưu trữ
trên máy tính thì cần đảm bảo tính bảo mật, an toàn, an ninh máy tính, tránh
sao chụp và sửa chữa hồ sơ.
Điều 9. Nghiên cứu,
khai thác hồ sơ cán bộ công đoàn
1. Đối tượng được nghiên cứu, sử dụng và khai
thác hồ sơ:
a) Cơ quan quản lý, sử dụng cán bộ công đoàn
và người thực hiện nhiệm vụ quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn được nghiên cứu, sử
dụng và khai thác hồ sơ cán bộ công đoàn để phục vụ yêu cầu công tác;
b) Trường hợp cần thiết, được sự đồng ý bằng văn
bản của người đứng đầu cơ quan quản lý hồ sơ, cán bộ công đoàn được nghiên cứu
toàn bộ hoặc một phần hồ sơ của mình hoặc đề nghị cơ quan quản lý hồ sơ cung cấp
bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của mình để phục vụ cho việc giao dịch
hành chính của bản thân.
2. Các quy định khi nghiên cứu hồ sơ:
a) Có giấy giới thiệu của cơ quan, tổ chức,
đơn vị có thẩm quyền quản lý hồ sơ ghi rõ địa chỉ, chức danh, yêu cầu nghiên cứu
hồ sơ của ai, về vấn đề gì. Các yêu cầu phải được ghi cụ thể trong “Phiếu
nghiên cứu hồ sơ công chức”;
b) Chỉ được nghiên cứu tại nơi lưu giữ hồ sơ;
c) Chỉ được xem những tài liệu (hoặc một phần
tài liệu) có nội dung liên quan đến nhiệm vụ, công việc được giao;
d) Không được làm sai lệch nội dung và hình
thức hồ sơ như: đánh dấu, tẩy xóa, sửa chữa, thêm, bớt các tài liệu đã có trong
hồ sơ;
đ) Được sao chụp lại những tài liệu liên quan
trong thành phần hồ sơ khi được người đứng đầu cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý
hồ sơ đồng ý. Đối với những trường hợp đặc biệt, cần mượn một số tài liệu trong
hồ sơ thì phải được Thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ cho phép bằng văn bản,
thời gian mượn không quá 15 ngày.
Điều 10. Bổ sung hồ
sơ
1. Hồ sơ cán bộ công đoàn phải được bổ sung
thường xuyên để phản ánh kịp thời những thay đổi về bản thân và gia đình cán bộ
công đoàn như: Các quyết định bổ nhiệm, điều động, chuyển ngạch, nâng bậc
lương; khen thưởng, kỷ luật, học tập bồi dưỡng, kiểm điểm, nhận xét, đánh giá
công tác hàng năm, các biên bản thẩm tra, xác minh, tổng hợp phiếu tín nhiệm;
các đơn thư tố cáo đã kết luận; các bản thành tích khen thưởng, biên bản kỷ luật
.vv...
2. Tài liệu bổ sung hồ sơ còn do cơ quan quản
lý cán bộ công đoàn thu thập được liên quan đến cán bộ công đoàn và Thủ trưởng
cơ quan quản lý cán bộ công đoàn quyết định cho lưu vào hồ sơ. Tất cả các tài
liệu bổ sung đều phải ghi rõ tên, đơn vị của người cung cấp tài liệu, họ và tên
người trích sao, trích sao từ văn bản nào, ngày trích sao...
3. Định kỳ hàng năm, chậm nhất là ngày 15
tháng 01 của năm sau, cơ quan quản lý nhắc nhở, hướng dẫn cán bộ công đoàn kê
khai bổ sung những thông tin phát sinh có liên quan đến bản thân, quan hệ gia
đình và xã hội của năm trước và xác nhận để bổ sung vào hồ sơ thông qua “Phiếu
bổ sung lý lịch cán bộ, công chức”.
Trường hợp các thông tin phát sinh do cán bộ
công đoàn tự kê khai mà không đầy đủ, không chính xác hoặc có sự gian lận thì
người tự kê khai phải chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý và trước pháp luật.
Điều 11. Chuyển giao,
tiếp nhận hồ sơ
1. Trường hợp cán bộ, công chức, viên chức
ngoài tổ chức công đoàn được điều động, luân chuyển, đến cơ quan, đơn vị của tổ
chức công đoàn thì Thủ trưởng đơn vị tiếp nhận cán bộ, công chức phải yêu cầu
cơ quan quản lý hồ sơ cán bộ, công chức cũ bàn giao đầy đủ hồ sơ của cán bộ,
công chức đó. Thời gian tiếp nhận hồ sơ là 30 ngày, kể từ ngày cán bộ, công chức
có quyết định điều động, luân chuyển.
2. Trường hợp cán bộ công đoàn được điều động,
luân chuyển, chuyển đổi vị trí công tác, bổ nhiệm chức vụ, ngạch công chức, chức
danh nghề nghiệp làm thay đổi thẩm quyền quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn giữa
các cơ quan, đơn vị trong hệ thống công đoàn, thì trong thời hạn 30 ngày kể từ
ngày có quyết định của cơ quan có thẩm quyền, Thủ trưởng cơ quan, đơn vị đang
quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn có trách nhiệm chuyển giao hồ sơ của cán bộ công
đoàn đó cho đơn vị mới có thẩm quyền quản lý hồ sơ.
3. Hồ sơ khi tiếp nhận phải đảm bảo các yêu cầu
sau:
a) Ghi phiếu chuyển hồ sơ theo biểu mẫu quy định;
b) Kiểm tra niêm phong, dấu bưu điện (nếu gửi
qua đường bưu điện) và xác nhận tình trạng tài liệu nhận được vào phiếu chuyển hồ
sơ và gửi trả phiếu này cho nơi giao hồ sơ hoặc có văn bản trả lời nơi gửi hồ sơ
và xác nhận tình trạng niêm phong;
c) Vào sổ giao, nhận hồ sơ;
d) Lập số hồ sơ, lập phiếu liệt kê tài liệu,
lập phiếu kiểm soát hồ sơ, vào sổ đăng ký hồ sơ và lập biên bản giao nhận;
4. Cán bộ công đoàn nghỉ hưu, chuyển công
tác, thôi việc, hoặc bị kỷ luật buộc thôi việc và từ trần thì việc chuyển giao
và lưu trữ hồ sơ được thực hiện như sau:
a) Cán bộ công đoàn nghỉ hưu, thôi việc hoặc
bị kỷ luật buộc thôi việc được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”
và các Quyết định liên quan. Hồ sơ gốc vẫn do cơ quan, tổ chức, đơn vị có thẩm
quyền quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo quản và đưa vào nhóm cán bộ
công đoàn thôi việc. Cơ quan có thẩm quyền quản lý cán bộ công đoàn chỉ được
xác nhận và cấp lại bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” khi có yêu cầu bằng
văn bản và trên cơ sở hồ sơ gốc lưu trữ;
b) Đối với cán bộ công đoàn từ trần thì gia
đình được nhận một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức”. Hồ sơ gốc vẫn do
cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn lưu giữ, bảo quản;
c) Đối với cán bộ công đoàn chuyển công tác
hoặc không tiếp tục làm việc tại cơ quan, đơn vị của tổ chức công đoàn được nhận
một bản sao “Sơ yếu lý lịch cán bộ, công chức” của bản thân. Hồ sơ gốc vẫn do
cơ quan, tổ chức, đơn vị quản lý cán bộ công đoàn đó lưu giữ, bảo quản và chỉ được
chuyển giao cho các cơ quan, tổ chức, đơn vị khác quản lý khi các cơ quan, tổ
chức, đơn vị đó có yêu cầu bằng văn bản.
Chương III
TRÁCH
NHIỆM CỦA CƠ QUAN, ĐƠN VỊ VÀ CÁ NHÂN TRONG QUẢN LÝ HỒ SƠ CÁN BỘ CÔNG ĐOÀN
Điều 12. Trách nhiệm
của thủ trưởng cơ quan quản lý hồ sơ.
1. Chấp hành sự chỉ đạo, kiểm tra và hướng dẫn
của Tổng Liên đoàn về nghiệp vụ, công tác quản lý hồ sơ cán bộ công đoàn bằng công
nghệ thông tin, đồng thời hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc ban (bộ phận) tổ chức của
cơ quan, đơn vị về công tác quản lý hồ sơ.
2. Chỉ đạo thực hiện các quy định về bổ sung,
chuyển giao, tiếp nhận, nghiên cứu, sử dụng, khai thác, lưu trữ, bảo quản hồ sơ
cán bộ công đoàn như quy định tại Điều 10, Điều 11 của Quy chế này.
Điều 13. Trách nhiệm
của cán bộ trực tiếp làm nhiệm vụ quản lý hồ sơ
1. Chủ động đề xuất kế hoạch, biện pháp quản
lý, sử dụng và khai thác hồ sơ của cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của
đơn vị. Bổ sung các tài liệu vào hồ sơ cán bộ công đoàn bảo đảm kịp thời, chính
xác.
2. Tổ chức việc sắp xếp, bảo quản, lưu giữ hồ
sơ. Đôn đốc việc bổ sung hồ sơ, thu thập đầy đủ các thành phần tài liệu trong hồ
sơ cán bộ công đoàn thuộc thẩm quyền quản lý của cơ quan, đơn vị mình. Cung cấp
số liệu, tư liệu nhanh chóng, chính xác.
3. Thực hiện nguyên tắc bảo mật hồ sơ. Nghiên
cứu, phát hiện các vấn đề chưa rõ hoặc mâu thuẫn trong hồ sơ và những vấn đề nảy
sinh trong công tác quản lý hồ sơ, báo cáo người đứng đầu cơ quan có thẩm quyền
quản lý cán bộ công đoàn xem xét, xử lý.
4. Cung cấp đúng và đầy đủ các tài liệu cho
người đến nghiên cứu, khai thác hồ sơ theo “Phiếu nghiên cứu hồ sơ công chức” đã
được người đứng đầu cơ quan, đơn vị quản lý hồ sơ phê duyệt.
5. Kiểm tra tình trạng hồ sơ khi trả phải đảm
bảo đúng như khi cho mượn và vào sổ theo dõi nghiên cứu hồ sơ công chức theo
quy định.
6. Thực hiện chế độ báo cáo thống kê cán bộ
công đoàn định kỳ hàng năm, hoặc theo yêu cầu của đột xuất của Tổng Liên đoàn.
Thời điểm báo cáo tính đến hết ngày 31 tháng 12 của năm trước, báo cáo về Tổng
Liên đoàn (qua Ban Tổ chức) trước ngày 31 tháng 3 của năm kế tiếp theo biểu mẫu
đính kèm Quy chế này.
Điều 14. Trách nhiệm
của cán bộ công đoàn đối với hồ sơ cá nhân
1. Cán bộ công đoàn có trách nhiệm kê khai đầy
đủ, rõ ràng, trung thực hồ sơ của mình theo hướng dẫn của cơ quan hoặc ban (bộ
phận) tổ chức của đơn vị và tự chịu trách nhiệm về các thông tin mình kê khai.
Trường hợp các thông tin kê khai không đầy đủ, thiếu chính xác hoặc không trung
thực thì phải chịu trách nhiệm theo các quy định của pháp luật hiện hành.
2. Hàng năm, cán bộ công đoàn có trách nhiệm
bổ sung đầy đủ các giấy tờ, tài liệu vào hồ sơ cá nhân theo hướng dẫn của ban
(bộ phận) tổ chức của đơn vị.
3. Trường hợp cán bộ công đoàn muốn điều chỉnh,
bổ sung thông tin trong hồ sơ của mình thì phải báo cáo với người đứng đầu cơ
quan quản lý và các cơ quan có thẩm quyền xem xét, giải quyết theo quy định.
Nội dung báo cáo thống kê được thực hiện theo
biểu mẫu đính kèm Quy chế này.
Chương IV
TỔ CHỨC
THỰC HIỆN
Điều 15. Trách nhiệm
triển khai thực hiện Quy chế
1. Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn có trách nhiệm
giúp Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn chỉ đạo triển khai thực hiện Quy chế này
trong các cơ quan, đơn vị của tổ chức công đoàn; hướng dẫn, theo dõi, kiểm tra
các cơ quan, đơn vị trong việc thực hiện Quy chế; định kỳ hàng năm báo cáo Đoàn
Chủ tịch Tổng Liên đoàn về tình hình, kết quả thực hiện Quy chế; đề xuất việc sửa
đổi, bổ sung Quy chế cho phù hợp với yêu cầu công tác.
2. Thủ trưởng cơ quan các liên đoàn lao động
tỉnh, thành phố, công đoàn ngành Trung ương và tương đương, công đoàn tổng công
ty trực thuộc Tổng Liên đoàn, lãnh đạo các đơn vị trực thuộc Tổng Liên đoàn có
trách nhiệm phổ biến công khai Quy chế này đến cán bộ công đoàn của đơn vị và tổ
chức triển khai thực hiện theo đúng quy định, đồng thời có trách nhiệm chỉ đạo
chuyển giao hồ sơ cán bộ công đoàn không thuộc thẩm quyền đơn vị quản lý cho
các đơn vị có thẩm quyền quản lý trong thời hạn 03 tháng kể từ ngày Quy chế này
có hiệu lực thi hành.
Điều 16. Điều khoản
thi hành
1. Bản Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký
và thay thế Quy chế quản lý hồ sơ cán bộ, công nhân viên trong tổ chức Công
đoàn ban hành kèm theo Quyết định số 751/QĐ-TLĐ ngày 25 tháng 5 năm 2001 của
Đoàn Chủ tịch Tổng Liên đoàn.
2. Trong quá trình thực hiện, nếu có vấn đề
khó khăn, vướng mắc đề nghị Thủ trưởng các đơn vị phản ánh về Tổng Liên đoàn
(qua Ban Tổ chức Tổng Liên đoàn) để nghiên cứu, xử lý theo quy định.
2C/TCTW
|
(Bộ,
Tỉnh…...............)
Đơn vị trực thuộc: ..................
Đơn vị cơ sở:..........................
|
SƠ YẾU LÝ LỊCH
|
Số hiệu
cán bộ, công chức
|
|
|
1) Họ và tên khai
sinh…………….......................………..Nam, nữ………..
(viết chữ in hoa)
2) Các tên gọi khác
……………………………………………......................
3) Cấp ủy hiện
tại………………………….. Cấp ủy kiêm…….....................
Chức vụ (Đảng, đoàn
thể, chính quyền, kể cả chức vụ kiêm nhiệm): .......
...............................................................
Phụ cấp chức vụ: ......................
4) Sinh ngày …
tháng … năm …..........
5) Nơi sinh ……………………………………………...................................
|
6) Quê quán (xã, phường)……………………(huyện,
quận) …………. (tỉnh, TP)…………….
7) Nơi ở hiện nay: ……………………………………. đ/thoại:……………….............................
8) Dân tộc: ……………………………… 9) Tôn giáo
…………………………...........................
10) Thành phần gia đình xuất thân:........................................................................................
(ghi là công nhân, nông dân, cán bộ, công chức, trí thức, quân nhân, dân nghèo
thành thị, tiểu thương, tư sản…)
11) Nghề nghiệp bản thân trước khi được
tuyển dụng:……………………..............................
(Ghi nghề được đào tạo hoặc công nhân (thợ gì), làm ruộng, buôn bán, học sinh,
sinh viên)
12) Ngày được tuyển dụng: Ngày …/…/…......
vào cơ quan nào, ở đâu:……….................
13) Ngày vào cơ quan hiện đang công
tác: …/…/….. Ngày tham gia cách mạng: …/…/…...
14) Ngày vào đảng cộng sản Việt Nam: …/…/….........
- Ngày chính thức: …/…/….........
15) Ngày tham gia các tổ chức chính trị,
xã hội:………………………………..........................
(Ngày vào đoàn TNCSHCM, Công đoàn, Hội…)
16) Ngày nhập ngũ: …/…/… - Ngày xuất
ngũ: …/…/… Quân hàm…………….........
17) Trình độ học vấn: ……..........…………….
- Học hàm, học vị cao nhất: …………..............
(Lớp mấy) (GS, PSG, TS, Thạc sĩ, Cử nhân, Kỹ sư ...
năm nào, chuyên ngành gì)
Lý luận chính trị ………………………......... -
Ngoại ngữ: …………………………..
(Cử nhân, Cao cấp, Trung cấp, Sơ cấp) (Anh (A/B/C/D), Nga (A/B/C/D) Pháp
(A/B/C/D)
18) Công tác chính đang
làm:………………………………………………….............................
19) Ngạch công chức …………………… Bậc
lương:……… Hệ số ………. Từ ……./……/……
20) Danh hiệu được phong (năm nào):
………………………………………...............................
(Anh hùng lao động, anh hùng lực lượng vũ trang, nhà giáo, thầy thuốc, nghệ sĩ
nhân dân, ưu tú)
21) Số trường công tác: ………………….. Công
việc làm lâu nhất: ………...........................
22) Khen thưởng:
………………………………………………………………….........................
(Huân, Huy chương, năm nào)
23) Kỷ luật (đảng, chính quyền, đoàn
thể, cấp quyết định, năm nào, lý do, hình thức):..............
24) Tình trạng sức khỏe: ………….., Cao
……..m, Cân nặng: ………kg, Nhóm máu…………
(tốt,
bình thường, yếu hoặc có bệnh mãn tính)
25) Số chứng minh nhân dân: ……………..
Thương binh: …………. Gia đình liệt sĩ:................
26) ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG
VỀ CHUYÊN MÔN, NGHIỆP VỤ, LÝ LUẬN CHÍNH TRỊ, NGOẠI NGỮ
|
Tên trường
|
Ngành học hoặc tên
lớp học
|
Thời gian học
|
Hình thức học
|
Văn bằng, chứng
chỉ, trình độ gì
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Ghi chú: Hình thức học: Chính quy, tại chức,
chuyên tu, bồi dưỡng / Văn bằng: Tiến sĩ, phó tiến sĩ, thạc sĩ, cử nhân, kỹ
sư.
27) TÓM TẮT QUÁ TRÌNH
CÔNG TÁC
|
Từ tháng, năm
đến tháng, năm
|
Chức danh, chức vụ,
đơn vị công tác (đảng, chính quyền, đoàn thể)
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
28) ĐẶC ĐIỂM LỊCH SỬ
BẢN THÂN
a) Khai rõ: bị bắt, bị tù (từ tháng năm nào đến
tháng năm nào, ở đâu), đã khai báo cho ai, những vấn đề gì: ....................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
b) Bản thân có làm việc trong chế độ cũ (cơ
quan, đơn vị nào, địa điểm, chức danh, chức vụ, thời gian làm việc ...)
.....................................................................................................................................................
.....................................................................................................................................................
29) QUAN HỆ VỚI NƯỚC NGOÀI
- Tham gia hoặc có quan hệ với các tổ chức
chính trị, kinh tế, xã hội nào ở nước ngoài (làm gì, tổ chức nào, đặt trụ sở ở
đâu...?):
.....................................................................................................................................................
- Có thân nhân (bố, mẹ, vợ, chồng, con, anh
chị em ruột) ở nước ngoài (làm gì, địa chỉ ...)?
.....................................................................................................................................................
30) QUAN HỆ VỚI GIA ĐÌNH:
a) Bản thân: Bố mẹ, vợ chồng, anh chị em
ruột
|
Quan hệ
|
Họ và tên
|
Năm sinh
|
Quê quán, nghề nghiệp,
chức danh, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài nước); Thành viên
các tổ chức chính trị-xã hội ...
|
|
Bố, mẹ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Vợ chồng
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Các con
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Anh chị
em ruột
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
b) Bố mẹ, anh chị em
ruột (vợ hoặc chồng)
|
Quan hệ
|
Họ và
tên
|
Năm sinh
|
Quê
quán, nghề nghiệp, chức danh, đơn vị công tác, học tập, nơi ở (trong, ngoài
nước): Thành viên các tổ chức chính trị Xã hội
|
|
Bố
|
|
|
|
|
Mẹ
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Anh chị
em ruột
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
31) HOÀN CẢNH
KINH TẾ GIA ĐÌNH:
Quá trình lương của bản
thân
|
Tháng/năm
|
|
|
|
|
|
|
Ngạch/bậc
|
|
|
|
|
|
|
Hệ số lương
|
|
|
|
|
|
Nguồn thu nhập chính
của gia đình (hàng năm):
+ Lương
…………………........................................................................................................
+ các nguồn khác: ……………………………………………………..................................................
Nhà ở:
+ được cấp, được thuê, loại nhà: ….............,
tổng diện tích sử dụng:…........................m²
+ Nhà tự mua, tự xây, loại nhà: …............…,
tổng diện tích sử dụng: …........................m²
Đất ở: + Đất được cấp: ….............…
m² + Đầu tư mua: ….......................……..m²
Đất sản xuất kinh doanh (tổng diện
tích được cấp, tự mua, tự khai phá): ...............................
...................................................................................................................................................
|
Người
khai
Tôi xin cam đoan những lời khai trên đây là đúng sự thật
(Ký
tên)
|
Ngày …
tháng … năm 2013
Xác nhận của cơ quan quản lý
|
Mẫu 2d
Họ và tên: …………………… Tên
gọi khác: …………..................... Số hiệu: ……….................
Chức vụ, đơn vị:.................................................................................................................
PHIẾU BỔ SUNG LÝ LỊCH
Năm ...........
Ngày sinh: …/…/19…
Ngày vào đảng: …/…/19…...
Địa chỉ thường trú hiện nay: ................................…………………
Số điện thoại:...................
Ngạch cán bộ, công chức: …………….. bậc: …….. (hệ
số lương: ……..) từ tháng … năm 199…
(Mã số: ………………)
I. CHỨC DANH, CHỨC VỤ,
ĐƠN VỊ CÔNG TÁC
(Chức
vụ mới nhận hoặc thay đổi chức danh, chức vụ cũ)
|
Từ tháng, năm đến
tháng, năm
|
Chức danh, chức vụ
được bổ nhiệm, bầu cử, điều động, miễn nhiệm (trong đảng, chính quyền, đoàn
thể, tổ chức của nước ngoài hoặc liên doanh với nước ngoài), thay đổi về nội
dung công việc, đơn vị công tác, danh hiệu được phong…
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
II. ĐÀO TẠO, BỒI DƯỠNG
NÂNG CAO TRÌNH ĐỘ, KIẾN THỨC
(chỉ
khai bổ sung sau khi đã kết thúc khóa đào tạo, bồi dưỡng)
|
Trường
và nơi học
|
Ngành
học, tên lớp học
|
Học từ
tháng/năm đến tháng/năm
|
Hình
thức học
|
Văn
bằng, trình độ
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
|
|
|
…/19…-…/19…
|
|
|
Ghi chú: Hình thức
học: Chính quy, tại chức, chuyên tu, bồi dưỡng…/ Văn bằng: Tiến sĩ, Phó tiến
sĩ, Thạc sĩ, cử nhân, kỹ sư… hoặc chứng chỉ
III. ĐI NƯỚC NGOÀI
(Từ ngày …/…/19… đến ngày …/…/19… đi nước nào. Đã làm việc ở cơ
quan, tổ chức nào. Nội dung công việc)
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
IV. KHEN THƯỞNG: ..........................................................................................................
V. KỶ LUẬT: (lý do, hình thức): ..........................................................................................
VI. TÌNH TRẠNG SỨC KHỎE: ............................................................................................
VII. VỀ KINH TẾ BẢN THÂN: nhà, đất (tự làm, được
mua, được cấp, thừa kế) và những tài sản khác có giá trị lớn khác):
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
VIII. VỀ GIA ĐÌNH: Thay đổi về quan hệ,
hoàn cảnh kinh tế, chính trị, xã hội, nơi ở, nơi làm việc của những người thân
trong gia đình (bố, mẹ, vợ, chồng, các con, anh chị em ruột ... ).
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
IX. NHỮNG VẤN ĐỀ KHÁC CẦN BỔ SUNG:
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
..........................................................................................................................................
|
Ngày … tháng … năm
199…
Người viết bổ sung
|
Ngày … tháng… năm
199…
Xác nhận của cơ quan
|